Prosedur Audit Dalam

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan : PK.UITM.FSSR.(P).03

No. Keluaran : 02

PROSEDUR PROSES AUDIT DALAM

No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa : 22/09/2013

Muka Surat : 1/19

1

FSSR

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

PROSEDURAUDIT DALAM

PK.UITM.FSSR (P).03

Disediakan Disemak Diluluskan

Tanda tangan

Nama Linda Abd Hamid Dr. Arba’iyah Ab. Aziz Prof Dr. Hj. D’zul Haimi Md. Zain (A.I.S)

Jawatan Ketua Sistem Audit Timbalan Dekan (Akademik) Dekan

Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 2/19

2

FSSR


REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini

sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan - pindaan yang dinyatakan di

dalamnya.

MUKA SURAT DIPINDA

Tarikh No.

Keluaran/ Pindaan

No. Para

MukaSurat

Bentuk Pindaan Tarikh Diluluskan

22/09/2013 02/01 4.5 07/18 perubahan perkataan kepincangan kepada ‘Ketidakpatuhan’

22/09/2013 02/01 4.8 08/18 Perubahan penggunaan English ke Bahasa Melayu

22/09/2013 02/01 4.8 08/18 Perubahan perkataan kepincangan kepada ‘ketidakpatuhan’.

22/09/2013 02/01 5.0 09/18 Penambahan dan pengemaskinian beberapa singkatan

22/09/2013 02/01 6.0 10-16/18Penambahan dan pengemaskinian singkatan dan tanggungjawab serta tindakan.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 3/19

3

FSSR


22/09/2013 02/01 8.0 18/18 Penambahan Lampiran 8.1,8.4, 8.6

18/05/2015 02/02 Muka hadapan

Perubahan pada nama Dekan dan Timbalan Dekan (Akademik) pada muka surat hadapan prosedur

18/05/2015 02/02 4/18 Perubahan muka surat pada isi kandungan prosedur

12/01/2016 02/02 hadapan Tarikh baru dimasukkan dan Tanda tangan digital dimasukkan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 4/19

4

FSSR


KANDUNGAN MUKASURAT

1. Objektif 5

2. Skop 5

3. Dokumen Rujukan 6

4. Definisi 7 - 9

5. Singkatan 10

6. Tanggungjawab dan Tindakan 11 - 17

7. Rekod Kualiti 18

8. Lampiran 19

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 5/19

5

FSSR


1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan untuk memastikan Audit Dalam FSSR

dijalankan bagi menilai prestasi keberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan

Kualiti (SPK) FSSR secara berterusan.

2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai bagi semua aktiviti Audit Dalam FSSR. Ia diterima

pakai oleh Wakil Pengurusan (WP), Ketua Sistem Audit (KSA) dan Pasukan

Auditor Dalam dan pegawai yang telah dilantik untuk merancang dan

melaksanakan serta menilai tahap keberkesanan Audit Dalam (AD) ke atas

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) FSSR.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 6/19

6

FSSR


3.0 DOKUMEN RUJUKAN

JENIS DOKUMEN RUJUKAN

3.1. Manual Kualiti

i) Input Kaji Semula Pengurusan

ii) Kepuasan Pelanggan

iii) Audit Dalam

iv) Pemantauan dan Pengukuran Proses

v) Pemantauan dan Pengukuran Produk

3.2. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi

Spesifikasi

3.3. Prosedur Tindakan Pembetulan

3.4. Prosedur Tindakan Pencegahan

MK. UiTM. FSSR. 01

Seksyen 5.6.2

Seksyen 8.2.1

Seksyen 8.2.2

Seksyen 8.2.3

Seksyen 8.2.4

PK.UiTM.FSSR.(P).04

PK.UiTM.FSSR.(P).05

PK.UiTM.FSSR.(P).06

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 7/19

7

FSSR


4.0 DEFINISI 4.1 Audit Dalam

Pemeriksaan yang dijalankan oleh PAD bagi menilai sama ada Sistem

Pengurusan Kualiti FSSR dilaksanakan dengan terkawal dan berkesan

seperti yang dirancang. Audit Dalam dijalankan dua (2) kali setahun dan

dirancang dengan mengambilkira status dan kepentingan sesuatu proses

dan bidang yang akan diaudit selain daripada mengambilkira hasil audit

yang lepas. Kriteria, skop, dan kaedah audit akan ditentukan oleh

Pasukan Audit Dalam (PAD).

4.2 Auditee Semua staf UiTM yang melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM.

4.3 Auditor Dalam

Staff UiTM yang berkelayakan, terlatih dan dilantik menganggotai PAD.

Perlantikan Auditor Dalam dibuat oleh Dekan FSSR bagi tempoh dua (2)

tahun.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 8/19

8

FSSR


4.4 Audit Susulan Audit yang dilaksana bagi menilai keberkesanan tindakan pembetulan

terhadap ketidakpatuhan di dalam SPK FSSR semasa pelaksanaan Audit

Dalam.

4.5 Ketidakpatuhan Ketidakcekapan dan ketidakberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan

Kualiti FSSR seperti yang telah dirancang dan ditetapkan.

4.6 Senarai Semak Audit Satu senarai perkara yang perlu diaudit di dalam format khas bagi

membantu Auditor Dalam semasa pengauditan.

4.7 Nota Auditor Nota bertulis Auditor Dalaman mengikut format khas yang telah

ditetapkan.

4.8 Laporan Penemuan Hasil Audit (LPHA) Laporan yang menerangkan penemuan audit menurut kategori yang

berkenaan iaitu :

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 9/19

9

FSSR


1. Major Noncomformity

(Major NC)

Sebarang ketidakpatuhan yang

akan menjejaskan Sistem

Pengurusan Kualiti FSSR secara

langsung.

2. Minor Noncomformity

(Minor NC)

Sebarang ketidakpatuhan yang

boleh menjejaskan Sistem

Pengurusan Kualiti FSSR secara

tidak langsung.

3. Pemerhatian Sebarang ketidakpatuhan kecil

yang perlu dikemaskini

pelaksanaannya dari masa ke

semasa.

4. RC (Requires Correction) Memerlukan Pembetulan.

5. SFI (Scope for Improvement) Skop untuk Penambahbaikan

6. XFSSR Isu-isu yang perlu dikemaskini oleh

FSSR untuk penilaian Audit Dalam

pada sesi audit seterusnya.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 10/19

10

FSSR


5.0 SINGKATAN

UiTM - Universiti Teknologi MARA

NC - Naib Canselor UiTM

P - Pengerusi

NP - Naib Pengerusi

D - Dekan FSSR

WP - Wakil Pengurusan Kualiti FSSR

KSA - Ketua Sistem Audit

PAD - Pasukan Audit Dalam

MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

AD - Audit Dalam

SSA - Senarai Semak Audit

LAD - Laporan Audit Dalam

LPA - Laporan Penemuan Audit

LPHA - Laporan Penemuan Hasil Audit

LPP - Log Penilaian Penemuan

AS - Audit Susulan

JAD - Jadual Audit Dalam

JKK - Jawatankuasa Jaminan Kualiti

JKAD - Jawatankuasa Audit Dalam

PE - Pegawai Eksekutif

PYB - Pegawai yang Bertanggungjawab

PTJ - Pusat Tanggungjawab

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 11/19

11

FSSR


6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

D 1. Lantik KSA dan Auditor Dalam.

WP

2. Bincang dengan JJK untuk pelaksanaan Audit

Dalam FSSR.

3. Pastikan perancangan Audit Dalam dijalankan

mengikut jadual pelaksanaan yang telah

dipersetujui.

4. Dapatkan persetujuan PNC INQKA untuk jadual

Audit Tahunan FSSR.

5. Tentukan objektif audit, skop dan kriteria.

6. Bentuk PAD dan agihkan tugas.

7. Semak dan Kaji LPHA.

8. Pastikan tindakan pembetulan dan pencegahan

telah dilaksanakan oleh Auditee secara

berkesan.

9. Dapatkan KSA untuk membuat Audit Susulan

dan tutup penemuan jika telah diselesaikan.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 12/19

12

FSSR


KSA

10. Rancang dan sediakan bidang tugas PAD.

11. Sediakan JAD dan Skop Pengauditan.

12. Kemukakan JAD dan skop pengauditan kepada

WP untuk mendapatkan kelulusan.

13. Meluluskan JAD dan Skop Pengauditan.

14. Buat persiapan untuk melaksanakan

pengauditan dengan :

a. Memahami proses pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti FSSR.

b. LPHA terdahulu.

c. Dokumen – dokumen yang berkaitan

d. Manual Kualiti.

15. Sediakan Senarai Semak Audit (SSA).

16. Sediakan Auditor’s TOOL (iaitu Manual Kualiti,

Prosedur Kualiti yang terlibat, Senarai Semak,

Borang LPA, alat tulis dan sebagainya).

17. Maklumkan melalui memo atau notis kepada

Auditee mengenai pengauditan yang akan

dijalankan seminggu lebih awal.

A. Sebelum Hari Pengauditan

B. Tentukan PAD membuat persediaan sewajarnya,

dengan menyediakan SSA dan borang LPA yang

secukupnya.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 13/19

13

FSSR


B. Pelaksanaan Pengauditan 18. Adakan mesyuarat pembukaan dengan Auditee.

19. Selia PAD dengan menyemak tahap

keberkesanan dan tahap kawalan Sistem

Pengurusan Kualiti FSSR serta rekod-rekod

yang berkaitan.

20. Kumpulkan bukti objektif secara bertulis melalui

proses temuduga, pemeriksaan dokumen dan

rekod secara terpilih serta mengesan sebarang

kepincangan ke atas sistem pelaksaan SPK

FSSR.

C. Selepas Pengauditan. 21. Sediakan LPA mengikut format laporan yang

disediakan.

22. Adakan mesyuarat penutup untuk

membincangkan dan memaklumkan penemuan

audit.

23. Laksanakan AS yang dipersetujui.

24. Kemaskini Borang LPHA.

25. Buat analisis dan rumusan mengenai tahap

keberkesanan, tindakan pencegahan dan

tindakan pembetulan yang telah dibuat oleh

Auditee.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 14/19

14

FSSR


26. Jika tidak berkesan, bincang semula dan

serahkan kepada Auditee untuk diadakan

pembetulan berdasarkan kepada cadangan baru.

27. Selenggara log Laporan Tindakan Pembetulan.

28. Selenggara log Laporan Tindakan Pencegahan.

29. Sediakan LPHA berdasarkan kepada LPA dan

serahkan kepada WP.

30. Failkan semua tindakan pembetulan yang telah

diambil dalam Fail Tindakan Pembetulan.

31. Failkan semua tindakan pencegahan yang telah

diambil dalam Fail Tindakan Pencegahan.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 15/19

15

FSSR


PAD 32. Bincang dengan Auditee mengenai sebarang

cadangan pembetulan dan penambahbaikan

terhadap Sistem Pengurusan Kualiti FSSR.

33. Tetapkan tarikh yang dipersetujui oleh Auditee

untuk menyelesaikan tindakan pencegahan,

tindakan pembetulan dan Audit Susulan.

34. Catatkan butir – butir penemuan audit dengan

menggunakan borang LPA dan kenalpasti

cadangan penambahbaikan tindakan

pembetulan yang sewajarnya untuk Auditee.

35. Pastikan Auditee menantangani Borang LPA.

Auditee 36. Buat pembetulan atau penambahbaikan seperti

mana yang telah dipersetujui dengan PAD.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 16/19

16

FSSR


Admin SePADU 38. Hantar Memo Cadangan Lawatan kepada PTJ

yang diaudit.

Ketua PTJ/Auditee

39. Beri maklumbalas berkenaan cadangan tarikh AD.

40. Buat persiapan untuk AD.

Admin SePADU

41. Hantar Pelan AD kepada PTJ.

PAD

42. Kendali Mesyuarat Pembukaan di PTJ.

43. Laksanakan AD dengan mengumpul dan

mengesahkan maklumat serta bentuk

penemuan audit.

44. Sediakan rumusan AD PTJ yang diaudit.

45. Laksana Mesyuarat Penutup untuk maklumkan

rumusan dan sebarang ketidakpatuhan di PTJ.

46. Sediakan Laporan Penemuan dan Laporan

Ketidakpatuhan (jika ada) melalui SePADU.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 17/19

17

FSSR


KSA

47. Semak dan sahkan Laporan Penemuan PAD

dari SePADU.

48. Hantar kepada PTJ/Auditee.

49. Sediakan Ringkasan Eksekutif AD apabila

semua Laporan Penemuan PAD diterima.

Ketua PTJ

50. Semak senarai penemuan di dalam SePADU.

51. Laksana tindakan pembetulan (jika ada) dan

kemaskini di dalam SePADU.

WP/PYB 52. Buat analisis dan kenalpasti punca

ketidakpatuhan.

PYB

53. Laksanakan tindakan pembetulan.

WP

54. Pastikan Tindakan Pembetulan telah diambil

dengan berkesan.

PAD

55. Laksana audit susulan.

56. Sahkan Tindakan Pembetulan.

57. Kemaskini Laporan Ketidakpatuhan.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 18/19

18

FSSR


7.0 REKOD KUALITI

Bil. Jenis/Rekod Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan

1. Fail Am Audit Dalam 600-FSSR (PT.12/7) Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5 5 tahun

2. Audit Dalam – Fail Kerja 600-FSSR (PT.12/10/2) Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5 5 tahun

3. Minit Mesyuarat MKSP 600-FSSR (PT.12/10/5) Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5 5 tahun

4. Minit Mesyuarat Audit Dalam 600-FSSR (PT.12/10/6) Bilik Dokumen Kualiti

FSSR, Aras 5 5 tahun

5. PDCA – Laporan Tindakan / Pembetulan 600-FSSR (PT.12/10/4) Bilik Dokumen Kualiti

FSSR, Aras 5 5 tahun

6. Laporan Audit Dalam 600-FSSR (PT.12/10/7) Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5 5 tahun

7. Laporan Audit Luar 600-FSSR (PT.12/10/8) Bilik Dokumen Kualiti FSSR, Aras 5 5 tahun

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02


Muka Surat : 19/19

19

FSSR


8.0 LAMPIRAN

1. Carta Alir Proses Audit Dalam

2. Contoh Borang Senarai Semak Audit (DL.UiTM.AD02)

3. Contoh Borang Perincian Penilaian (DL.UiTM.AD04)

4. Contoh Borang Laporan Audit Dalam

5. Contoh Laporan Ketidakpatuhan

6. Contoh Borang Penilaian Penemuan

7. Contoh Log Laporan Tindakan Pembetulan (DL.UiTM.TPMBT01)

8. Contoh Log Laporan Tindakan Pencegahan (DL.UiTM.TPCGH01)

9. Contoh Borang Tindakan Pembetulan / Pencegahan (DL.UiTM.TPMBT03)

SEPADU

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

20


CARTA ALIR PROSEDUR AUDIT DALAMAN

PK. UiTM. FSSR (P).03 TANGGUNG

JAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA REKOD/AP/PA

MULA

D Lantik PAD

WP Bincang dengan JJK untuk pelaksanaan Audit Dalam FSSR.

WP Pastikan perancangan Audit Dalam dijalankan mengikut jadual pelaksanaan yang telah dipersetujui

KSA

Rancang dan sediakan bidang tugas PAD. Sediakan JAD dan skop pengauditan. Kemukakan JAD kepada WP untuk mendapatkan kelulusan.

WP Maklumkan kepada KSA dan satu salinan kepada WP mengenai JAD dan skop pengauditan melalui memo

KSA

Buat persiapan untuk melaksanakan pengauditan dan sediakan keperluan yang berkenaan

Sebelum Hari Pengauditan Tentukan PAD membuat persediaan sewajarnya, dengan menyediakan SSA dan borang LPA yang secukupnya

Pelaksanaan Pengauditan Adakan mesyuarat pembukaan dengan Auditee. Selia PAD dengan menyemak tahap keberkesanan dan tahap kawalan Sistem Pengurusan Kualiti FSSR serta rekod-rekod yang berkaitan.

Kumpulkan bukti objektif secara bertulis melalui proses temuduga, pemeriksaan dokumen dan rekod secara terpilih serta mengesan sebarang kepincangan ke atas sistem pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti FSSR

PAD

Bincang dengan Auditee mengenai sebarang cadangan pembetulan dan penambahbaikan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti FSSR

sambungan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

21


TANGGUNG JAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA REKOD/AP/PA

sambungan

PAD

Tetapkan tarikh yang dipersetujui oleh Auditee untuk menyelesaikan tindakan pembetulan dan audit susulan.

Catatkan butir-butir penemuan audit dengan menggunakan borang LPA dan kenalpasti cadangan penambahbaikan dan tindakan pembetulan yang sewajarnya untuk Auditee

Pastikan Auditee menandatangani Borang LPA

KSA

Selepas Pengauditan Sediakan LPA mengikut format laporan Adakan perbincangan dan memaklumkan penemuan audit

AUDITEE Buat pembetulan atau penambahbaikan seperti mana yang telah dipersetujui dengan PAD.

KSA

Laksanakan AS yang dipersetujui. Kemaskini Borang LPHA

Buat analisis dan rumusan mengenai tahap keberkesanan dan tindakan pembetulan yang telah dibuat oleh Auditee.

Bincang / Kaji semula dengan PAD untuk tindakan pembetulan, jika tidak berkesan, bincang semula dan serahkan kepada Auditee untuk diadakan pembetulan berdasarkan kepada cadangan baru

Selenggara log Laporan Tindakan Pembetulan dan sediakan LPHA berdasarkan kepada LPA dan serahkan kepada WP

Failkan semua tindakan pembetulan yang telah diambil dalam Fail Tindakan Pembetulan

WP

Semak dan kaji LPHA. Pastikan tindakan pembetulan telah dilaksanakan oleh Auditee. Dapatkan KSA untuk membuat Audit Susulan dan tutup penemuan jika telah diselesaikan.

TAMAT

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

Institute of Quality & Knowledge Advancement

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

SENARAI SEMAK AUDIT

Bil. Audit :

No. Helaian :

AUDITOR :

PROSES : Tarikh :

Bil Rujukan Perkara untuk diperiksa Auditee Respon/Penemuan Bukti

DL.UiTM.AD02

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

CONTOH LAPORAN PENEMUAN AUDIT DALAM

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

CONTOH LAPORAN KETIDAKPATUHAN

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

CONTOH LOG PENILAIAN PENEMUAN

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

InQKA/DL.UiTM.AD v. 2rah/2007

DL.UiTM.AD04Lampiran 8.4

Perincian PenilaianMerangkumio Penerangan tentang skop dan tujuan audit di bahagian atau proses yang diaudito Bilangan Audit (berserta nombor rujukan)o Tarikh audito Bahagian atau proses yang diaudito Nama Auditor Dalamano Ringkasan secara umum bagi bahagian atau proses yang diaudit termasuk statistik

penemuan.

Penemuan Bilangan PeratusNI

InQKAJumlah

Punca Ketidakpatuhan(untuk N dan I sahaja)

Bilangan Peratus

SistemPeralatanManusiaJumlah

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

InQKA/DL.UiTM.AD v. 2rah/2007

DL.UiTM.AD04Lampiran 8.4

AD BIL 5 (1/2006)

Bahagian: .......................................................

Auditor Dalaman:

Proses/Aspek:

Auditee:

Dilihat:

Senarai bukti objektif

Didapati:

Nyatakan penemuan termasuk:

o Kekuatan

o Kelemahan dan ketidakpatuhan

o Ruang penambahbaikan

o Kesimpulan (termasuk keberkesanan atau kecekapan proses)

o Cadangan-cadangan

Nota berkaitan dengan log penilaian penemuan:

Tandatangan Auditor Dalaman

____________________________ (Nama: )

____________________________ (Nama: )

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSANTINDAKAN PENCEGAHAN

Log Tindakan Pencegahan No. Rujukan : DL.UiTM.TPCGH01UNIVERSITITEKNOLOGI

MARA

LOG TINDAKAN PENCEGAHAN ( Jangkamasa)

Bil. Punca/Masalah Pegawaibertanggungjawab

Tindakan Pencegahan YangDiambil

TarikhSiap

TarikhSusulan Status

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSANTINDAKAN PEMBETULAN

Log Tindakan Pembetulan No. Rujukan : DL.UiTM.TPMBT01UNIVERSITITEKNOLOGI

MARA

LOG TINDAKAN PEMBETULAN ( Jangkamasa)

Bil Punca/Masalah Pegawaibertanggungjawab

Tindakan Pembetulan YangDiambil

TarikhSiap

TarikhSusulan Status

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

DL.UiTM.TPMBT03

Keluaran Julai 2009

Borang Tindakan Pembetulan/Pencegahan Bahagian 1: Laporan Penemuan/Masalah

Nama pegawai yang melaporkan masalah::

Nombor telefon:

E-mail:

Tarikh Laporan:

Apakah masalah?:

Di mana berlaku? Bila berlaku?

Apakah tindakan yang telah diambil (jika ada)?

Arahan: Sila lengkapkan Bahagian 1 dan hantar borang ini kepada Wakil Pengurusan/Ketua

Jabatan

Bahagian 2: Tindakan Wakil Pengurusan/Ketua Jabatan SPK UiTM Tarikh diterima: No Rujukan Log:

Adakah ini ketidakpatuhan SPK? (ya atau tidak berserta ulasan. Nyatakan rujukan SPK atau klausa ISO)

Adakah ini ketidakpatuhan Bahagian atau Fakulti ? Bahagian_________ Fakulti_______________

Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan ke atas ketidakpatuhan: (Nama pegawai)

Tarikh

Bahagian 3: Tindakan Pegawai Bertanggungjawab (PYB)) Tindakan pembetulan jangka pendek yang diperlukan:

Pegawai yang mengambil tindakan pembetulan (Jangka pendek) : (Nama pegawai)

Tarikh perlu diselesai:

Tarikh selesai:

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

DL.UiTM.TPMBT03

Keluaran Julai 2009

Tindakan Pegawai Bertanggungjawab (PYB) Apakah punca sebenar masalah?

Tindakan jangkapanjang yang perlu diambil:

Pegawai yang mengambil tindakan pembetulan (Jangka panjang) : (Nama pegawai)

Tarikh perlu diselesai:

Tarikh selesai:

Ketidakpatuhan ditutup __________________________________________________ _______________ Tandatangan (Wakil Pengurusan/Ketua Jabatan) Tarikh

Arahan: Kemaskini log tindakan pembetulan

Bahagian 4: Sekiranya melibatkan perubahan kepada Manual Kualiti Korporat dan Prosedur Kualiti

Korporat

Apakah terdapat cadangan untuk meminda Dokumen Kualiti (jika ada)?

Bahagian 5: Keberkesanan Tindakan Pembetulan/Pencegahan. Untuk diisi oleh Wakil

pengurusan/ketua Jabatan sekurang-kurangnya 3 bulan selepas tindakan di ambil.

Adakah tindakan pembetulan/pencegahan untuk menyelesaikan masalah secara berkesan (masalah tidak lagi berulang) dalam mengatasi punca sebenar masalah berlaku? (Jelaskan bagaimana kesimpulan dibuat)

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

UNIVERSITIn TEKNOLOGI

14111> MARA

PEMENANGitmenraah Kual iti

20.48

Dato' Prof Ir Dr SAHOL HAMID Abu Bakar, FASc ID.Phil. (C.Eng)(Sussex), MSc. (C.Eng)(Colorado), MSc. (Econ)(Colorado),

BEng (Firms.) (ITM), FIEM, P.Eng

NAIB CANSELORVICE CHANCELLOR

CanseleriChancellery

Aras 6, Canseleri Tuanku Syed SirajuddinUniversiti Teknologi MARA

40450 Shah Alam Selangor D. Ehsan, MALAYSIATel: +603 5544 2001/2222

Palm: +603 5544 2030/2223E-mel: [email protected]

vcTosalam.uitm.edu.my

Rujukan : 600-CAN (InQKA 12/1)Tarikh : 31 Januari 2012

SemuaKetua Jabatan/ Bahagian/Pusat/UnitDekan-Dekan Fakulti/Rektor Kampus-KampusUniversiti Teknologi MARA

Assalamu'alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Ybhg. Datuk/Dato'/Datin/Prof./Tuan/Puan,

MAKLUMAN MENGENAI PENGGUNAAN SISTEM E-PELAPORAN AUDITDALAM UITM (SePADU)

Sukacita dimaklumkan bahawa Mesyuarat Lembaga Kualiti Bil 02/2011 telahbersetuju supaya pelaporan Audit Dalam dibuat melalui Sistem e-PelaporanAudit Dalam UiTM (SePADU) dan penggunaannya dipanjangkan ke semuaPTJ mulai Januari 2012.

Sehubungan dengan pelaksanaan ini, Proses Audit Dalam PTJ perludipinda bersesuaian dengan sistem ini. Semua laporan akan dijana olehsistem secara automatik dan tiada lagi penggunaan borang secara manual(Borang Laporan Ketidakpatuhan, Borang Laporan Audit Dalam dan BorangLog Penilaian Penemuan).

Bersama-sama ini disertakan Garis Panduan Pelaksanaan SePADUdan sebarang pertanyaan boleh diajukan kepada Institut Kualiti danPengembangan Ilmu (InQKA) di talian 03-55225420, 03-55225574 atau 03-55225418.

5. Kerjasama pihak Ybhg. Datuk/Dato'/Datin/Prof./Tuan/Puan untukmemanjangkan perkara ini kepada Pasukan Audit Dalam masing-masingadalah amat dihargai.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

Sekian dan wassalam.

Yang benar

*(Sese‘........, ... ....°."..

DATO' PROF. IR . DR. SAHOL HAMID ABU BAKAR, FAScNaib Canselor

s.k Penolong Naib CanselorInstitut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA)

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

Garis Panduan Pelaksanaan SePADU

GARISPANDUAN PENGGUNAAN Sistem e-Pelaporan Audit Da lam WM(SePADU)

1.0. Pendahuluan

Pekeliling Naib Canselor Bil. 12/2010 bertarikh 29 Jun 2010 memaklumkanmengenai penamatan pensijilan ISO oleh badan-badan pensijilan luar.Namun begitu, Sistem Pengurusan Kualiti sedia ada akan diteruskan. Denganitu, audit dalam ke atas sistem pengurusan kualiti adalah berjalan sepertibiasa berdasarkan piawaian IS09001:2008.

Dalam meningkatkan mutu perkhidmatan dan sistem penyampaian maklumat,Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), SePADU telah dibangunkanbagi membantu Pasukan Audit Dalam setiap PTJ (Ketua Unit PengurusanKualiti (KUPQ), Ketua Sistem Audit (KSA), para Auditor Dalaman di setiapPTJ dan juga auditee yang terlibat) khususnya dalam membuat pelaporanaudit dalam, menyemak penemuan audit dan menyimpan rekod penemuanaudit dalam melalui sistem SePADU.

Penggunaan SePADU berkuatkuasa bagi audit dalam yang dilaksanakandalam tahun 2012. Dengan penguatkuasaan ini, Prosedur Audit Dalam bagisetiap PTJ perlu dikemaskini. Borang Laporan Audit, Log Penemuan Audit,Borang Tindakan Pembetulan tidak perlu digunakan. Walaubagaimanapun, isboleh dijadikan lampiran kepada penemuan audit dalam yang dilakukan(sebagai permulaan, PTJ boleh menggunakan dan menyimpan borang-borang manual ini sebagai rekod salinan).

2.0. Proses Pelaksanaan

Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan:

KSA perlu menghubungi InQKA dengan memberi maklumat pentingPasukan Auditor Dalam mereka. Disertakan Borang Maklumat PasukanAudit Dalam untuk diisikan.

InQKA akan mendaftarkan pasukan auditor dalaman PTJ dan memberi'peranan' mereka (samada sebagai Admin/KSA/TKSA/Auditor)

3. Setelah didaftarkan, sistem boleh dicapai melalui:

Link: http://onyx.uitm.ed u my/S E PADU/uta ma. nsf/

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

Nota : Sila masukkan :

User Name dan Password yang sama seperti User Name danPassword lotus notes (e-mail) anda.

Klik pada PTJ anda* Gunakan pelayan Internet Explorer.* Akses hanya terbuka kepada auditor dalaman/ahli pasukan yangtelah berdaftar sahaja.

3.0. Untuk makluman, beberapa sesi penggunaan telah diadakan bagimemberi panduan kepada Pasukan Auditor Dalaman PTJ. Panduanpenggunaan boleh didapati daripada:

Manual pengguna (Modul Admin, KSA,Auditor dan Auditee) — bolehdimuaturun daripada sistem apabila pengguna berjaya mendaftar masuksistem.

Tutorial (dalam bentuk CD) - akan diedarkan kepada KSA PTJ.

3. Sebarang pertanyaan dan permasalahan boleh disalurkan kepada stafInQKA di talian : 03-55225420, 03-55225574 atau 03-55225418

Prosedur Audit Dalam

Documents

Transcript of Prosedur Audit Dalam