Propuesta Comercial General
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8/4/2019 Propuesta Comercial General
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PROPUESTA DE SISTEMATIZACIN
1. MODELOS DE SISTEMATIZACIN
QualityERP es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning / Planificacin de recursos
empresariales) modular que integra de manera sencilla las transacciones administrativas y
contables de cualquier empresa, consta principalmente de los siguientes mdulos: Inventarios,
Facturacin, Cartera, Cuentas por Pagar, Tesorera, Contabilidad & Configuracin. Estos mdulos
cuyo contenido es detallado ms adelante trabajan totalmente en lnea y de manera centralizada,disminuyendo el margen de error y aumentando la calidad tanto de la informacin registrada como
de las estadsticas obtenidas, adems de permitirle conocer el estado real de su empresa en el
momento que usted decida realizar cualquier consulta o generar cualquier reporte.
QualityPOS esun paquete reducido que contempla los procesos bsicos para el funcionamiento de
un punto de venta, siendo su costo ms reducido y su licenciamiento se establece por estacin (PC
o Equipo), la informacin generada en un sistema de punto de venta est totalmente integrada a
las estadsticas del sistema administrativo QualityERP.
2. LICENCIAMIENTO
Los productos QualityERP y QualityPOS, pueden ser adquiridos independientemente o juntos
dependiendo las necesidades puntuales de su empresa, las modalidades del licenciamiento son las
siguientes:
QualityERP, Modalidad Bsica (5 Estaciones).
Instalacin en Servidor
Incluye la Instalacin del sistema administrativo QualityERP en un (1) Servidor, tambin incluye:Instalacin del Sistema Operativo en caso de requerirse para clientes en la ciudad de Barranquilla.
(Se debe poseer la licencia del Sistema Operativo y sta debe ser adquirida por su empresa).
Instalacin de Estaciones
Incluye la instalacin del sistema QualityERP en cuatro (4) estaciones que se encuentren en la
misma Red LAN del servidor.
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QualityPOS, Modalidad Bsica
Instalacin en Servidor
Si el sistema de punto de venta (QualityPOS) trabajara en lnea con un sistema administrativo
(QualityERP), no ser necesaria la instalacin de un servidor en el punto de venta, pero si el punto
de venta es adquirido independientemente del sistema administrativo, se realizar la instalacin
del servidor en la misma estacin del punto de venta.
Instalacin de Estaciones
Se instalar una (1) estacin por licencia de QualityPOS adquirida.
3. MODIFICACIONES AL PRODUCTO
Los paquetes de software propuestos no incluyen ningn tipo de modificacin,
cualquier solicitud de modificacin a la aplicacin actual o desarrollo nuevo, ser
estudiada y de resultar viable ser cotizada independientemente al costo de la licencia
adquirida.
4. GARANTA
QualityERP
Con la adquisicin del sistema administrativo (QualityERP), automticamente quedar
cobijado por un contrato de soporte de 1 Meses (30 das), que empezarn a contar
desde el momento que se realice la instalacin y puesta en marcha del sistema en por
lo menos una estacin.
QualityPOSCon la adquisicin del sistema de punto de venta (QualityPOS), automticamente
quedar cobijado por un contrato de soporte de 15 das, que empezarn a contar
desde el momento que se realice la instalacin y puesta en marcha del sistema en el
punto de venta.
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5. ACCESO REMOTO DE LAS ESTACIONES
El acceso remoto de las estaciones al servidor principal se realiza por medio de
diferentes herramientas tecnolgicas, siendo la ms popular y efectiva el servicio de
Terminal Server, las licencias de Terminal Server (TSC), no estn incluidas en esta
propuesta, de modo que de inclinarse por esta modalidad sera recesara la adquisicin
de las licencias por parte del cliente.
6. SOPORTE TCNICO
El servicio de soporte tcnico se brindar siempre bajo la modalidad de soporte
adquirida por su empresa, cobijar cualquier inconveniente presentado exclusivamentecon el software licenciado (QualityERP, QualityPOS), abarcando situaciones como:
consultas sobre manipulacin de la aplicacin, capacitaciones de usuarios y
diagnsticos de comportamientos inesperados por parte del sistema.
NO se asume ninguna responsabilidad sobre inconvenientes causados por virus,
problemas de interconexiones de redes o cualquier otra novedad ajena al desempeo
de la aplicacin administrativa.
Los alcances y limitantes del soporte tcnico estarn detalladas en el contrato de
soporte.
COSTO DEL SOPORTE TCNICO
El costo del soporte tcnico equivale al 10% del costo de la solucin completa
implementada.
VIGENCIA DEL SOPORTE TCNICO
Durante la vigencia de la garanta del software, el soporte tcnico no tendr costo
alguno, una vez haya expirado el perodo de garanta puede solicitar la renovacin del
contrato de soporte para adquirir la modalidad de soporte que ms le convenga, o bien
no adquirir un contrato de soporte y cancelar el valor del servicio prestado cuando
usted as lo solicite.
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ACTUALIZACIONES DEL SISTEMA
El sistema administrativo QualityERP evoluciona constantemente mejorando el
rendimiento, corrigiendo Bugs o implementando nuevos informes, reportes o
consultas. Estas actualizaciones se liberan peridicamente a un servidor en internet y
el sistema QualityERP se encarga automticamente de descargarla y gestionar la
actualizacin del archivo en cuestin.
Este servicio solo est disponible para los clientes que estn cobijados por un plan de
soporte tcnico.
7. INPLANTACIN O IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA
Una vez adquirido el sistema en su versin correspondiente, se iniciar con el proceso
de parametrizacicin de acuerdo a las especificaciones requeridas por su empresa, en
este perodo se desplazar personal de soporte de Quality Systems Group hacia las
instalaciones donde se requiera, para clientes en la ciudad de Barranquilla este proceso
no tiene costo alguno, pero si hay necesidad de desplazarse a otras ciudades el cliente
debe correr con los costos como se describen a continuacin:
Tiquete Areo o Terrestre segn el caso.
Hospedaje o Alojamiento
Manutencin
8. REINSTALACIN DEL SISTEMA
La reinstalacin del sistema en una estacin que ha sido formateada o que ha
presentado fallos de hardware no presentar ningn costo para las empresas que
tengan algn tipo de plan de soporte, para las empresas que no posean plan, secobrar la tarifa vigente (tarifa mnima de asesora personalizada).
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9. CONTENIDO DETALLADO DE CADA MDULO
MODULO DE ALMACN
GENERALIDADES
El sistema de inventarios permite registrar un catlogo completo de productos, servicios o
combos de productos, controlando el IVA que manejan, completa parametrizacin
contable por producto, clasificacin en Lneas & Sub Lneas de productos, descontinuar
productos, asignacin de cdigo rpido para facilitar la bsqueda, manejo de cdigo de
barras, unidades de medidas e imagen del producto, permite relacionar productos
secundarios a un producto principal, para ser descargados automticamente cuando el
producto principal es vendido y un sistema novedoso de tallas para moda y calzado
brindando la posibilidad de ser creadas por el cliente y manejadas a su gusto.
Adems de las transacciones de inventarios como son las entradas, salidas y
transferencias de mercancas entre almacenes, todas stas con su respectivo reporte
para impresin y soporte, posibilidad de exportar a PDF o Excel y de reimprimir la
transaccin en cualquier momento.
Consultas especializadas en el seguimiento a las transacciones, movimientos del Kardex
y otras.
1. PARMETROS
Catlogo de productos & Servicios
Configuracin de transacciones de inventario
2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Toma & aplicacin de inventario
Entradas & Salidas de mercancas por conceptos
Transferencia entre bodegas
Ordenes de compras
3. CONSULTAS
Inventario general
Inventario comparativo
Balance del inventario
Movimiento del kardex por producto
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Movimiento del kardex por tipo de transaccin
Movimiento diario del kardex
Productos con stock mnimo
MODULO DE CARTERA
GENERALIDADES
El sistema de cartera le permite registrar clientes con sus respectivos datos formateados
especficamente para la presentacin de los medios magnticos, registro de saldos
iniciales ya sea de notas dbito o facturas, realizacin de notas debito y crdito a clientes,Informes de cartera general, por almacn, por vendedor, por edades, cartera a una fecha
de corte, estado de cuenta de clientes, etc.
1. PARAMETROS
Administracin de clientes
Conceptos de notas a clientes
2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Saldos iniciales de cuentas por cobrar
Notas dbito y Crdito
3. CONSULTAS
Estado de cuenta de clientes
Informe general de cuentas por cobrar
Informe general de cartera a una fecha de corte
Anlisis horizontal de vencimientos de cartera
Informe de cartera por vendedor
MODULO DE CUENTAS POR PAGAR
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GENERALIDADES
El sistema de cuentas por pagar permite registrar informacin de proveedores con sus
respectivos datos formateados especficamente para la presentacin de los mediosmagnticos, registro de compras a proveedores generando su respectiva cuenta por
pagar y liquidando automticamente las retenciones del caso segn los parmetros
establecidos, notas dbito y crdito a proveedores, saldos iniciales de cuentas por pagar,
Causacin de gastos, informes de cuentas por pagar por almacn, estado de cuentas de
proveedores, cuentas por pagar por edades y anlisis de compras de productos y
proveedores.
1. PARAMETROS
Administracin de proveedores
Administrador de actividades comerciales
Administracin de conceptos de notas a proveedores
2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Saldos inciales de cuentas por pagar
Radicacin de facturas de proveedor
Notas Dbito y Crdito
Causacin de gastos
3. CONSULTAS
Informe general de cuentas por pagar
Anulacin de radicacin de facturas de proveedores
Estado de cuenta de proveedores
Informe de compras (Proveedor Vs Producto)
Informe de compras (Productos Vs Proveedor)
MODULO DE TESORERIA
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GENERALIDADES
El sistema de tesorera le permite registrar cajas, bancos, cuentas bancaras, chequeras,
franquicias para ventas con tarjetas debito y crdito liquidando automticamente lascomisiones y retenciones a las tarifas establecidas. Permite realizar recibos de caja de
facturas a crdito o notas, recibos de caja por anticipos de clientes que pueden ser
cruzados al momento de facturar o reembolsados por medio de un egreso, realizar
comprobantes de egresos en 3 modalidades diferentes (Pago a Proveedores, Conceptos
Predefinidos y Con cuentas contables directas), permite realizar notas bancaras y
transferencia de fondos entre cajas y bancos, as como tambin consignar y transferir
cheques entre almacenes.
Estos procesos generan sus estadsticas de seguimiento.
1. PARAMETROS
Administracin de conceptos de recibos de caja & comprobantes de egresos
Administracin de conceptos de notas bancarias
Administracin de Cajas, Bancos, Cuentas Bancaras & Chequeras.
2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Recibos de caja
Comprobantes de egreso en 3 Modalidades
Notas bancaras
Transferencia de fondos
Consignacin & Transferencia de Cheques
3. CONSULTAS
Informe general de recibos de caja (Reimpresin, Anulacin & Consulta)
Informe general de comprobantes de egresos (Reimpresin, Anulacin & Consulta)
Movimiento detallado de cajas y bancos
Informe de anticipos de clientes
Informe general de cheques
Informe de tesorera para cuadre de caja
Informe de ventas con tarjetas para consolidacin bancara
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MODULO DE FACTURACIN
GENERALIDADES
El sistema de facturacin permite registrar clientes, vendedores asignados a un almacn,
listas de precios por almacn, resoluciones de facturacin por almacn, autorizar
descuentos sobre un producto especifico, bsqueda de productos por cdigo de barras,
por cdigo rpido o bsqueda manual por nombre con filtro de coincidencias, permite
vender productos en unidad ,paquetes o cajas, descuentos en ventas, retenciones
automticas de acuerdo a parmetros, ventas en diferentes formas de pago (efectivo,
cheque, tarjeta dbito, tarjeta crdito, anticipos y crdito), asignacin & control de cupos
de crdito, devolucin de mercancas, cotizaciones, reimpresin & anulacin de facturas,
estadsticas de ventas como facturacin general, escala de ventas de productos, Informe
Fiscal (Comprobante diario de ventas), cuadre diario de caja.
1. PARAMETROS
Administracin de clientes
Administracin de listas de precios
Administracin de resoluciones de facturacin
Administracin de vendedores
Administracin de bases de retencin
Administracin de Impuestos de IVA
2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Facturacin a clientes
Devolucin de mercancas
Cotizacin de mercancas
Cuadre diario de caja
3. CONSULTAS
Informe general de facturacin (Reimpresin, Anulacin & Consulta)
Escala de ventas de productos
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Fuentes contables
Administracin de terceros
Administracin de comprobantes contables
Parametrizacin contable del sistema
Numeracin de Libros
2. CONSULTAS
Libro Diario
Libro Auxiliar
Balance General
Balance de Prueba
Libro diario por tercero
Libro diario general resumido
Extracto de cuentas corrientes
Estado de resultados por centro de costo
Balance general comparativo
Balance de prueba comparativo
Libro Mayor & Balance
Libro Inventario & Balance
3. MEDIOS MAGNTICOS
Configuracin de Formatos, Conceptos & Cuentas.
Generacin de Medios Magnticos
4. INFORMES FISCALES
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Configuracin de Formulario de IVA & Retenciones
Anexo de IVA & Retenciones
MODULO DE NMINA
ACTUALMENTE SE ENCUENTRA EN DESARROLLO: ETAPA DE PRUEBA
PLATAFORMA DE HARDWARE
SERVIDOR
Procesador: Intel Core i3 o Superior
Memoria: 4Gb de RAM o Superior.
Sistema Operativo: 2003/2008 Server
ESTACIONES
Procesador: Pentium IV de 1.2Ghz o superiorMemoria: 1Gb de RAM, recomendable 2Gb
Sistema Operativo: Windows XP o Superior
Espacio en el disco duro: 120Mb el programa ejecutable. 15Mb la base dedatos inicial. Su crecimiento depende del volumen deinformacin que maneje la empresa.
INFORMACIN TCNICA
Lenguaje Programacin: Visual FoxPro 9.0, Visual Basic .NET 2010
Motor de Base de Datos: SQL Server 2005/2008
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IMGENES DE REFERENCIA
CATALOGO DE PRODUCTOS & SERVICIOS
ENTRADAS, SALIDAS, TRANSFERENCIAS DE MERCANCAS Y
ORDENES DE COMPRA
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EJEMPLO DE DOCUMENTO GENERADO POR UNA ENTRADA DE MCIA
ADMINISTRADOR DE CLIENTES, VENTAS, CONSULTA Y ESTADO DECUENTA
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INFORME GENERAL DE CARTERA
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INFORME GENERAL DE COMPRAS
ADMINISTRADOR DE CAJAS, BANCOS Y FRAQUICIAS DE TARJETAS
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RECIBOS DE CAJA Y COMPROBANTE DE EGRESOS
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ADMINISTRADOR DE PROVEEDORES Y CONSULTA DEEGRESOS
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REFERENCIAS COMERCIALES
AlmacenZalma
Direccion.C C Portal del Prado
Telefono. 379 18 51
Tipo de Establecimiento. Almacen de Cosmeticos
Contacto. Alicia Camargo
Almacn AudioColor Center
Direccion.C C Portal del Prado
Telefono. 370 37 45
Tipo de Establecimiento. Almacen de Tecnolgia
Contacto. Edwin Buritica
Agropecuaria la Unin
Direccion.Cll 10 N4-43 (Guamal)
Telefono. 418 25 16
Tipo de Establecimiento. Almacen Agropecuario
Contacto. Yibis Barraza
Hotel La Calera
Direccion. Cra 41 N43 -55
Telefono. 340 64 95
Tipo de Establecimiento. Hotel
Contacto. Miguel Angel Diaz
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Plaza de la Cerveza
Direccion. Plaza de la 8
Plaza de la Cerveza
Direccion. Plaza de la 14
Plaza de la Cerveza
Direccion. Plaza de la 21
Plaza de la Cerveza
Direccion. Plaza de la Malibu
Mundial de Lubricantes
Direccion. Cll 59 N50 65
Telefono. 319 83 29 349 52 23
Tipo de Establecimiento. Almacen de Lubricantes
Contacto. Sandra Carreo
Almacen Rinoceronte
Direccion. Cll 35 N44 -35
Telefono. 370 37 71
Tipo de Establecimiento. Cacharreria
Contacto. Patricia Salas
Almacen Diamante
Direccion. Cll 45 N1 - 85 C C Metro Centro Local 127
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Telefono. 364 28 48
Tipo de Establecimiento. Almacen de Ropa
Contacto. Esteban Duque
Almacen Moda Urbana
Direccion. Cll 45 N1-85 C C Metro Ce ntro Local 174
Telefono. 363 20 16
Tipo de Establecimiento. Almacen de Ropa
Contacto. Pablo Garcia