1

La Planificación en la organización universitaria:posibilidades, dificultades y experiencias en procesos participativos

Día 2: El planeamiento estratégico en la universidad

SEMINARIO: PLANIFICAR Y GESTIONARLA UNIVERSIDAD

UNCUYO – OCTUBRE 2015

mmarqui@ungs.edu.ar

PROPÓSITOS DE LA REUNIÓN

2

IDEAS ASOCIADAS AL PLANEAMIENTO

Reflexividad: previa a la

acción

Selectividad:elección de

objetivos, metas y medios

Adaptabilidad:versatilidad para adecuarse a los

cambios

Intencionalidad: esfuerzo voluntario de construcción del

futuro

Anticipación:imaginación para idear

futuros posibles

Direccionalidad: orientación de la acción hacia

un sentido deseado

Características de un Plan

ESCENARIOS DE FALTA DE PLANEAMIENTO

3

NIVELES DEL PLANEAMIENTO

Nivel Espacial Nivel operacional

�Central o nacional

�Regional

�Local

�Institucional

�Plan

�Programa

�Proyecto

�Acción

ENFOQUES DEL PLANEAMIENTO

Planificación normativaDeber ser. Objetivos prescriptivos

Contexto estable y predecible

Proceso cerrado, centralizado, realizado por grupos técnicos, desde la cúpula o desde afuera

Relación sujeto que planifica –objeto que es planificado

Planificación

Planificación estratégicaHacer. Objetivos para la acción

Contexto inestable y turbulento

Proceso abierto, descentralizado, participativo, desde la base o desde adentro

Relación sujeto - sujeto

Planificación y gestión

4

LA PLANIFICACIÓN EN EL MARCO DEL GOBIERNO Y LA GESTIÓN UNIVERSITARIA

Tom

a d

e d

ecis

ion

es

Gobierno

Marco regulador

Pre

supuesto

Eva

luació

n e

xtern

a

Gestión de corto plazo:• Prioridades definidas por la

urgencia• Asignación de recursos

histórica o política• Pugna de intereses en cada

decisión• Información se construye

ante la necesidad• Dependencia de incentivos

externos• Se exacerban las

contradicciones de objetivos• Superposición de acciones• Comunicación esporádica• Etc.

Consensos mínimos

Participación según intereses

Compromisos corto plazo

COMPONENTES DEL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO

PensarEstrategia y plan

SostenerInformación y decisión

AprenderEvaluación, revisión

y mejora

HacerImplementación: acción

táctica y operacional

ComunicarProceso continuo

ComunicarProceso continuo

5

LA PLANIFICACIÓN COMO INSTRUMENTO DE GOBIERNO Y GESTIÓN EN LA UNIVERSIDAD

Co

nte

xto

cam

bia

nte

Marco regulador

conse

nso

s

Eva

luació

n e

xtern

a

Pensa

rH

ace

r

Diagnóstico

Estrategia

Plan

MetasPresupuesto

TácticasAccionesRecursosCoordinaciónGestión

• Liderazgo• Participación• Compromiso

Apre

nder Monitoreo

Evaluación

Mejora

GobiernoSostener (información para la toma de decisiones)

Proceso de comunicación continuaS

iste

ma

de

tom

a d

e d

ecis

ion

es

PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO EN LA UNIVERSIDAD

gobernanza

Continuo Integrado FlexibleColectivo

6

MisiónEl propósito de la universidad como expresión hacia otros

y delimitación de su alcance

Valores y visiónCreencias de la institución e imagen a futuro

BrechaDistancia entre la situación actual y la esperada

EstrategiaDefinición de los caminos necesarios para achicar la brecha

PlanEstablece los objetivos con las acciones,

responsables y recursos

Gestión estratégicaCómo se lograrán los objetivos

Metodología

Objetivos / líneas / áreas Estratégica/os

Principales desafíos para alcanzar la visión: distinguibles, viables, pocos,

orientadores

Objetivos operacionales

Unen los objetivos estratégicos con las acciones

Acciones / proyectosActividades necesarias para alcanzar los objetivos, con responsables, tiempos, y recursos. Medibles y

monitoreables

Monitoreo / evaluación

Resultados

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA SITUACIONAL: PRINCIPALES CONCEPTOS

SITUACIÓN:

ESCENARIO: Forma de tratamiento de la incertidumbre a través de alternativas. Consideración de diferentes posibilidades que no se pueden predecir pero sí prever.

7

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA SITUACIONAL: MOMENTOS

Momento Explicativo: Análisis situacional

Momento normativo: imagen objetivo

Momento estratégico:

diseño del plan

Momento Táctico –operacional:

Ejecución y evaluación

Momento explicativoEL ANÁLISIS SITUACIONAL

problemas.

8

Momento explicativoEL PROBLEMA

• Se realiza un recorte en función de prioridades y vínculo con la misión: problema focal

El momento explicativoDescriptores

9

Momento explicativo

El momento explicativoANALISIS DE ACTORES

Actores involucrados:

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El momento normativoLA IMAGEN O SITUACIÓN OBJETIVO

� Horizonte temporario lejano.

� Futuro deseado unido a la intención de alcanzarlo.

� Contracara de la situación problemática.

� Tiene en cuenta las condiciones externas e internas

� Es consistente con:

� los recursos,

� el tiempo disponible,

� la viabilidad política

� y los valores y misión de la institución.

El momento normativoLA IMAGEN O SITUACIÓN OBJETIVO

Escenarios:

� Representación de futuros posibles y deseables y anticipación de posibles obstáculos.

� Lugar en el que se da la interacción entre el actor y el entorno.

� Su objetivo es reducir la incertidumbre.

� Permite simular el comportamiento de determinadas variables condicionantes para preparar respuestas.

� Se revisan y reestructuran conceptualmente de manera constante.

� No es elegido pero sí es previsto para responder ante diferentes circunstancias.

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El momento normativoLA IMAGEN O SITUACIÓN OBJETIVO

Objetivo o propósito.

El momento estratégicoVIABILIDAD

Construcción de viabilidad: relación que existe entre el “debe ser” del plan y el “puede ser”. Es un análisis dinámico en una situación concreta en la que existen restricciones que obstaculizan y ponen en riesgo la continuidad del plan.

Dimensiones de la viabilidad:

�Política

�Económico – técnica

�Institucional

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El momento estratégicoVIABILIDAD POLÍTICA: ESTRATEGIAS BASICAS PARA SUPERAR LAS RESTRICCIONES

Existen tres tipos básicos de estrategias para aumentar las capacidades y materializar el plan:

Cooperación: los actores relevantes para la viabilidad del plan tienen intereses coincidentes frente a los resultados. Todos pierden si el plan se detiene. El medio aplicable para resolver dificultades es la negociación.

Persuación: No hay conflicto de intereses, pero tampoco coincidencia. Indiferencia y neutralidad que requiere ser modificada, es decir, lograr la adhesión al plan de los actores.

Confrontación: Existe conflicto de intereses irreconciliables y se opta por el enfrentamiento. El juego se resolverá a favor del actor que haga mejor uso de la fuerza disponible.

Momento estratégIcoOTROS ASPECTOS DE CONSTRUCCIÓN DE VIABILIDAD

Viabilidad económica: detección de restricciones de recursos económicos y financieros para materializar las acciones.

Viabilidad organizativa o institucional: capacidad institucional para llevar adelante el plan en términos e su coherencia con la misión y visión.

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El momento estratégicoDefinición de TRAYECTORIAS o líneas estratégicas

A partir del análisis de la viabilidad es posible establecer la secuencia de operaciones o “cursos de acción” que se encadenan en la situación inicial y la situación objetivo, y que son seleccionadas por los ámbitos de decisión o los responsables del diseño de la planificación

Requisitos:

�Vinculación con la misión y visión

�Capacidad técnica de achicar la brecha

�Tener mayores probabilidades de éxito y menos vulnerabilidad

�Ser menos costosa

Ejercicio grupal

Analizar un plan estratégico de una universidad considerando:• Su relación con la misión y la visión• Sus antecedentes (planes anteriores, evaluaciones)• Metodología del diseño (participación, circuitos, áreas)• Organización

• Diagnóstico (interno, externo)• Objetivos generales• Líneas o áreas estratégicas (trayectorias)• Niveles inferiores de planeamiento

• Presupuesto• Seguimiento y evaluación

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El momento tácticoPROYECTOS O PLANES DE ACCION

�Se alinean con las líneas estratégicas

�Se diseñan e implementan en niveles operativos

�Incluyen actividades detalladas y presupuesto

�Pueden formularse en pazos menores al plan general

�Vinculación permanente entre niveles: comunicación y compromiso

�Deben plantearse en una base o matriz común que permita incorporarlos al plan general

LA MATRIZ DE MARCO LOGICO:HERRAMIENTA PARA LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO DE INTERVENCIÓN

FIN Es el objetivo INSTITUCIONAL o ESTRATEGICO al cual el proyecto pretende contribuir. Su plena realización está más allá del alcance del proyecto.

PROPOSITO Es el objetivo CONCRETO del proyecto: la dirección del proyecto deberá comprobar su realización al día siguiente de culminada la ejecución.

COMPONENTES O

RESULTADOS

Son los productos o servicios que el proyecto prevé producir a fin de lograr el propósito. Tienen autonomía relativa.

ACTIVIDADES Son las acciones necesarias para lograr cada componente o resultado. Son secuenciales.

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EL ARBOL DE PROBLEMASca

usas

con

secu

enci

as

Demora de graduación de los estudiantes en el

tiempo previsto

La calidad de la enseñanza se ve

afectada

Dificultad de inserción laboral

La eficiencia interna se ve afectada

Alumnos desmotivados

Formación poco integrada

Dificultades para programar la oferta

Reducida oferta horaria de los cursos

Fracaso escolarDificultades en las

condiciones de estudio y cursado

Los docentes ofertan horarios de

cuerdo a sus preferencias

Déficit en la formación del nivel

medio

Muchos alumnos trabajan

EL ARBOL DE OBJETIVOS

med

ios

fin

es

Los estudiantes se gradúan en el tiempo

previsto

Mejora la calidad de la enseñanza

Mejora la inserción laboral

Mejora la eficiencia interna

Alumnos motivadosFormación más

integradaLa oferta se planifica

Amplia oferta horaria de los cursos

Mejor rendimiento escolar

Mejores condiciones de estudio y cursado

Incentivos a los docentes para modificar sus

horarios de cursos

Sistema de tutoríasSistema de becas ayuda económica

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LOS ACTORES INVOLUCRADOS

beneficiarios

neutros o perjudicados

alternativa

CUADRO DE INVOLUCRADOS

Actor o grupos

Intereses institucionales

Cómo perciben el problema

Qué poder y mandato tienen

Interés en el proyecto

Conflictos potenciales

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CUADRO DE INVOLUCRADOSActores Intereses

institucionales Problema percibido

Poder y mandato Interés en el proyecto

Conflictos potenciales

Estudiantes Mejorar sus condiciones de estudio

Existen limitantes institucionales y sociales que dificultan su condición de estudiante y futuro graduado

Voto como claustro. Demandan mejoras en su situación a las autoridades.

Alto Las expectativas de los estudiantes pueden ser superiores a los resultados del proyecto.

Docentes Mantener su situación ante cualquier cambio institucional o mejorarla

Los docentes de las materias de los primeros años se ven perjudicados por los cursos masivos

Voto como claustro. Ellos son quienes establecen los horarios de los cursos.

Mediano Pueden negarse a abrir cursos en horarios clave. Pueden negarse a ofrecer estrategias complementarias de apoyo al estudiante.

Autoridades Mostrar que la institución es eficiente Ofrecer una enseñanza de calidad que otorgue prestigio institucional

Los bajos índices de graduación implican un problema al cual deben responder ante el gobierno y la agencia evaluadora.

Manejan algunos recursos para proyectos especiales. Definen el presupuesto institucional. Tienen que garantizar eficiencia y calidad institucional.

Alta Hay que convencerlos sobre la necesidad de invertir fondos en becas y programas tutoriales como medios para resolver el problema percibido

LA ELECCIÓN DE ALTERNATIVAS

cuatro requerimientos fundamentales

óptimamínimo costo

factiblepertinente

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ARBOL DE ALTERNATIVAS

PROBLEMA

OBJETIVO

Alternativa 3Alternativa 1 Alternativa 2

ARBOL DE ALTERNATIVAS

Demora en el tiempo graduación

estudiantes

Que se gradúen en el tiempo previsto

Sistema de tutorías

Modificación de horarios de

cursos por parte de

profesores

Sistema de becas de

ayuda económica

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LA MATRIZ DE MARCO LOGICO:HERRAMIENTA PARA LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO DE INTERVENCIÓN

FIN Mejorar la calidad en la enseñanza y la eficiencia interna de la institución

PROPOSITO Reducir el tiempo de demora en la graduación de los estudiantes de la Universidad X en el términos de Y años

COMPONENTES O

RESULTADOS

• Instalación de un sistema de becas para estudiantes

• Creación de un sistema de tutorías

• Incentivos a los docentes para que adapten la oferta horaria de los cursos a las necesidades de los estudiantes

Las ACTIVIDADES de un proyecto

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Las ACTIVIDADES de un proyecto (Ejemplo)

Componente Actividades Presupuesto

2. Creación de un sistema de tutorías

1.Conformación del equipo de trabajo a cargo del diseño del programa.

2.Diseño del programa de tutorías.

3.Diseño y publicación de afiches para sensibilizar a la comunidad.

4.Charlas informativas para docentes, estudiantes avanzados y graduados.

5. Inscripción y selección de tutores.

6. Capacitación de tutores.

7. Inscripción de los alumnos y distribución de los grupos.

8. Desarrollo de las reuniones.

El CRONOGRAMA de actividades de un proyecto

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Los SUPUESTOS o condicionantes externos de un proyecto

LOS SUPUESTOS DE UN PROYECTO

Nivel de objetivo Supuesto

Fin La calidad y la eficiencia del sistema de educación superior continúan siendo evaluadas por los mismos indicadores y en base a los mismo estándares.

Propósito Se mantienen las mismas autoridades institucionales. El proyecto continúa siendo una prioridad institucional.

Componentes o resultados 1. Se mantiene el compromiso institucional de asignar incrementar la cantidad de bacas para los próximos cuatro años.

2. Se mantiene el compromiso institucional de sostener al sistema de tutorías como programa especial.

3. Se mantiene el acuerdo con los representantes docentes más allá de cualquier acontecimiento externo.

22

LA EVALUACION DEL PLAN

LA EVALUACION EN UN PROYECTO

Desempeño de un proyecto:

Diseño de una evaluación:

23

LOS INDICADORES EN LA PREPARACION DE PROYECTOS

INDICADORES DE FIN Miden el impacto general que tendrá el proyecto. Son específicos en términos de cantidad, calidad y tiempo.

INDICADORES DE PROPOSITO

Describen el efecto logrado al final del proyecto. Deben incluir metas que reflejen la situación en ese momento. Son específicos en términos de cantidad, calidad y tiempo.

INDICADORES DE RESULTADOS

Son descripciones breves pero claras de cada uno de los componentes a obtener durante la ejecución. Son específicos en términos de cantidad, calidad y oportunidad respecto de los bienes y servicios a obtener.

INDICADORES DE PROCESO

Indican el cumplimiento de las actividades programadas con pertinencia y calidad.

EVALUACION DEL PROCESO: MONITOREO

Definición:

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Beneficios del monitoreo:

EVALUACION EX POST: EFICIENCIA, EFECTIVIDAD E IMPACTO

Efectividad:

Eficiencia:

Impacto:

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EVALUACION EX POST: EFICIENCIA DEL PROYECTO

EVALUACION EX POST: EFICIENCIA DEL PROYECTO

Posibles preguntas relacionadas con la eficiencia:

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EVALUACION EX POST: EFECTIVIDAD DEL PROYECTO

Preguntas:

EVALUACION EX POST: IMPACTO DEL PROYECTO

Se refiere a la influencia del proyecto en el fin del proyecto y en otros ámbitos, considerando tanto las consecuencias planificadas como las imprevistas.Preguntas:•Hasta qué grado ha contribuido el proyecto al fin propuesto?•Qué cambios se produjeron en el universo inmediato y mediato del proyecto como resultado del mismo?•Cuáles han sido los efectos imprevistos del proyecto?•Cuáles fueron los probables efectos a largo plazo del proyecto sobre las políticas del área y de la institución?•Si fuera el caso, por qué no se materializaron los efectos esperados?

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LOS INDICADORES EN LA PREPARACION DE PROYECTOS (Ejemplo)

INDICADORES DE FIN •Grado de identificación en las evaluaciones institucionales del proyecto como una causa del mejoramiento de la calidad y la eficiencia•Nivel de reconocimiento del proyecto como causa de la mejora de la institución por parte de autoridades

INDICADORES DE PROPOSITO

En el término de 4 años se reduce la duración en la graduación promedio en un 30%

INDICADORES DE RESULTADOS

•Los alumnos tutoreados mejoran su rendimiento incrementando la aprobación de materias en el año•500 nuevas becas de ayuda económica a estudiantes mejoran sus condiciones•La oferta de materias se incrementa en todos los casos en un curso más por turno

MEDIOS DE VERIFICACION: RECOLECCIÓN DE DATOS E INFORMACIÓN

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LA RECOLECCION DE DATOS SE ENMARCA EN UN PROCESO

•Establecimiento de los momentos de verificación (hitos) y definición del grado de avance de los indicadores

•Elección de las técnicas a utilizar•Diseño y preparación del uso que se le va a

dar a las técnicas seleccionadas•Trabajo de recolección de datos•Análisis y tratamiento de los datos•Interpretación de los datos

DIFERENTES MEDIOS DE VERIFICACION

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LA MML COMO HERRAMIENTA PARA LA ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO DE INTERVENCIÓN (Completa)

NIVEL DE OBJETIVO

INDICADOR MEDIOS DE VERIFICACIÓN

SUPUESTOS

FIN

PROPOSITO

COMPONENTES

ACTIVIDADES

EVALUACION EX POST: EXPERIENCIA ADQUIRIDA

Aprendizaje operativo:

Aprendizaje de desarrollo

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EVALUACION EX POST: EXPERIENCIA ADQUIRIDA

Preguntas: