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COMITÊ DE GOVERNANÇA, GESTÃO DE RISCOS, CONTROLES E INTEGRIDADE
UBERLÂNDIA/MG-2019
PROJETO PILOTO DE GESTÃO DE RISCOS NA DIRETORIA DE
PROCESSOS SELETIVOS (DIRPS)
1. INTRODUÇÃO
A Universidade Federal de Uberlândia – UFU, no intuito de aprimorar os seus processos
internos em prol dos seus objetivos estratégicos e estatutários, bem como fortalecer a
governança no setor público naquilo que é norteado pelos órgãos de controle, está
desenvolvendo uma série de ações internas dentro desta temática.
Estas ações estão em consonância com o planejamento estratégico da Universidade,
definido Plano Institucional de Desenvolvimento e Expansão (PIDE 2016-2021) ,
conforme descrito a seguir:
Diretriz 10 - Aprimorar e criar mecanismos voltados para o planejamento, a
execução plena e o controle contínuo dos processos administrativos,
logísticos, de serviços, obras e de sustentabilidade social e ambiental. Esta
diretriz abrange as iniciativas que visam modernizar os processos administrativos,
logísticos, de serviços e de obras, com vistas à melhoria dos processos de licitação,
de compra, de manutenção, de execução dos serviços gerais, de fiscalização dos
contratos celebrados, de monitoramento e contabilização dos custos envolvidos e
de avaliação dos riscos existentes nos diversos níveis da gestão da
Universidade. Portanto, tal diretriz contempla propostas para a formalização e
consolidação dos diversos elementos de governança presentes na instituição.
Meta 2188 - Implementar a Governança Pública na Universidade Federal de
Uberlândia, com vistas a gestão de riscos, mapeamento de processos,
aprimoramento dos controles internos, desenvolvimento da transparência,
valorização da equidade, prezando pela probidade e eficiência, cumprindo as
obrigações de accountability.
Neste sentido, e considerando a Instrução Normativa Conjunta MP/CGU 01/2016, a UFU
constituiu um Comitê de Governança, Gestão de Riscos e Controles através da
PORTARIA R Nº 775 de 17 de abril de 2017, e que posteriormente com a inclusão de
novas atribuições passou a ser designado Comitê de Governança, Gestão de Riscos,
Controles e Integridade pela Portaria SEI REITO Nº 409 de 11 de maio de 2018. Os
normativos referentes ao Comitê podem ser consultados no link acima.
O Comitê de Governança, Gestão de Riscos, Controles e Integridade da UFU é presidido
pelo reitor desta Universidade, e composto pelos titulares das seguintes Unidades: Pró-
reitoria de Administração e Planejamento – PROPLAD, Pró-reitoria de Gestão de Pessoas
– PROGEP, Pró-reitoria de Graduação – PROGRAD, Pró-reitoria de Pesquisa e Pós-
graduação – PROPP, Pró-reitoria de Extensão e Cultura – PROEXC, Pró-reitoria de
Assistência Estudantil – PROAE e Prefeitura Universitária – PREFE. São competências
do Comitê, dentre outras:
Institucionalizar estruturas adequadas de governança, integridade, gestão de riscos
e controles internos;
Promover a integração dos agentes responsáveis pela governança, pela gestão de
riscos e pelos controles internos;
Aprovar políticas, programas, diretrizes, metodologias e mecanismos para
comunicação e institucionalização da gestão de riscos, dos controles internos e da
integridade;
Supervisionar o mapeamento e a avaliação dos riscos chave que podem
comprometer a prestação de serviços de interesse público;
Liderar e supervisionar a institucionalização da gestão de riscos e dos controles
internos, oferecendo suporte necessário para sua efetiva implementação na UFU;
Estabelecer limites de exposição a riscos globais da UFU, bem com os limites de
alçada ao nível de unidade, política pública, ou atividade;
Aprovar e supervisionar método de priorização de temas e macroprocessos para
gerenciamento de riscos e implementação dos controles internos da gestão;
Dentre as ações desenvolvidas pelo Comitê, destaca-se a primeira delas, que consistiu na
aprovação da Política de Gestão de Riscos da UFU, que já está em sua segunda versão, e
que deverá ser revisada em breve. Para disseminar as práticas estabelecidas nesta política
por toda a Instituição, bem como identificar possíveis lacunas e aprimorar o conteúdo da
política e metodologia, e ainda, considerando a impossibilidade de mapear processos e
riscos em toda a Instituição de maneira simultânea e imediata o Comitê, com o auxílio
de uma Comissão Executiva, aprovou e planejou a execução de um projeto piloto em uma
Diretoria da Universidade, que foi a Diretoria de Processos Seletivos, definida a partir de
critérios levantados pela Comissão.
Este documento apresenta, portanto, o Projeto Piloto de Gestão de Riscos realizados nos
processos internos da Diretoria de Processo Seletivo – DIRPS, da Universidade Federal
de Uberlândia, em conformidade com as definições estabelecidas na Política da
Instituição, e diretrizes estabelecidas pelo Comitê e demais normativos.
2. PROJETO PILOTO
O Projeto Piloto realizado na DIRPS se iniciou em agosto de 2018, seguindo até janeiro
de 2019. Através deste projeto, nos propomos a implementar, de forma inicial, a gestão
de riscos da UFU, por meio de controles internos administrativos, assegurando a
constante e eficaz gestão dos recursos públicos em benefício da sociedade.
A escolha da DIRPS como área para desenvolver o presente piloto se deu devido à uma
série de fatores, principalmente devido a uma reestruturação interna pela qual a Diretoria
vinha passando, e por se tratar da porta de entrada dos estudantes na atividade fim da
Instituição. Atualmente, a DIRPS está vinculada à Pró-Reitoria de Graduação, conforme
organograma da Pró-reitoria abaixo.
Divisão de Logística Administrativa
Divisão de Processamento de Informações e Estatísticas
DIRETORIA DE ENSINO
Divisão de Administração
Setor de Arquivo
Setor de Matrícula
Divisão de Informação e Atendimento ao Acadêmico
Divisão de Controle Acadêmico
Setor de Processamento
Divisão de Registro
Setor de Matrícula
Setor de Matrícula
Setor de Matrícula
Setor de Matrícula
DIRETARIA DE PROCESSO SELETIVOS
SECRETARIA
PRÓ-REITORIA DE GRADUAÇÃO
PRÓ-REITORSECRETARIA
DIRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO E CONTROLE ACADÊMICO
SECRETARIA SECRETARIA
Divisão de Educação Básica e Profissional
Divisão de Formação Discente
Setor de Estágio
Setor de Projetos
Divisão de Formação Docente Divisão de Licenciatura
Divisão de Projetos Pedagógicos
Divisão de Processamentos Técnicos e Administrativos
Para tanto, o objetivo geral deste projeto foi o de contribuir para a melhoria do
desempenho da Administração Pública, por meio de implantação de controles
internos proporcionais aos riscos de atividades específicas da UFU, garantindo
observância às normas legais e procedimentos atinentes à matéria, e realçar a
relevância do sistema de controle interno não só como inibidora de desvios, mas como
auxílio na melhoria do desempenho da Administração Pública.
Como objetivo específico, este projeto buscou aprimorar as práticas de governança,
gestão de riscos e controles internos da Diretoria de Processos Seletivos da UFU, para
validação da metodologia aplicada e posterior disseminação em todas as áreas da
Universidade.
3. METODOLOGIA
A metodologia do presente projeto piloto consistiu na identificação de uma área que
pudesse ser analisada de forma imediata e na aplicação da Matriz de Riscos e
Controles (anexo I e II) em cada processo previamente mapeado, analisando a eficácia
dos controles internos existentes quanto aos riscos identificados e avaliados nas suas
diferentes etapas.
Buscou-se, como resultado, um diagnóstico acerca de quais controles deveriam
efetivamente ser implementados ou aprimorados, mediante uma atuação prioritária da
organização, mitigando os principais riscos existentes nos processos na Diretoria de
Processo Seletivo.
É importante salientar que o trabalho das equipes envolvidas traçou um cenário do
momento em análise. Mas este é um mapeamento dinâmico, que deve ser monitorado
constantemente.
O mapeamento de riscos, enquanto Projeto Piloto, seguiu as etapas:
1. Reuniões semanais durante 5 meses com a participação dos servidores das
diversas áreas da Diretoria de Processos Seletivos e os membros da Comissão
Executiva do Comitê de Governança, Gestão de Riscos, Controles e Integridade;
2. Apresentação da Diretoria de Processos Seletivos e suas respectivas frentes de
trabalho: Atendimento, Divulgação/Aplicação/Correção/ Recurso, Elaboração,
Tecnologia da Informação, Financeiro/ Secretaria, e Geral/Comuns à todas as
anteriores. Estas frentes de trabalho constituem a divisão das atividades no
âmbito da Diretoria;
3. Apresentação dos macro fluxos dos processos das diversas frentes envolvidas;
4. Identificação, avaliação e definição do risco, a partir da análise e discussão dos
fluxos apresentados:
a. Foram identificados e relacionados os riscos inerentes as atividades da
DIRPS, e relacionado com a área a qual estava vinculado o risco.
b. Os eventos foram avaliados sob a perspectiva de probabilidade e impacto
de sua ocorrência, de acordo com o estabelecido na Política de Gestão de
Riscos da UFU. A avaliação de riscos foi realizada por meio de análises
qualitativas, quantitativas ou da combinação de ambas;
c. Cálculo do grau do risco, de acordo com Matriz de Probabilidade x
Impacto estabelecida na Política (Tabela I) e a respectiva ação de
tratamento (Tabela II) também estabelecidas pela Política de Gestão de
Riscos (Aceitar, Reduzir ou compartilhar, Evitar). Desta forma foi
possível mensurar uma escala de tratamento de prioridades.
Tabela I: Matriz de Probabilidade e Impacto
Fonte: Politica de Gestão de Riscos da UFU
Tabela II: Escala para Tratamento
1 a 2 Risco Baixo
3 a 6 Risco Moderado
8 a 12 Risco Elevado
15 a 25 Risco Extremo
Fonte: Politica de Gestão de Riscos da UFU
d. Identificação da categoria dos riscos, de acordo com os níveis
estabelecidos na Política de Gestão de Riscos: Estratégico, Operacional,
Imagem/reputação, Legal, Financeiro/Orçamentário e Legal/jurídico.
e. Os itens a, b, c e d foram projetados em uma planilha de controle, anexa
à este relatório.
5. Foi estabelecido um número de identificação de cada risco no processo mapeado
(Planilha de Riscos x Etapa do Fluxograma em que se visualizava o risco). Assim
Probabilidade Matriz de Probabilidade x Impacto
1 1 2 3 4 5
2 2 4 6 8 10
3 3 6 9 12 15
4 4 8 12 16 20
5 5 10 15 20 25
Impacto 1 2 3 4 5
é possível identificar em que etapa dos processos estão cada um dos riscos
identificados
6. Definição de um Plano de Ação e Identificação dos Responsáveis pelas ações:
a. Com base no produto resultante das reuniões, a Diretoria de Processos
Seletivos complementou a planilha com o plano de ação para os Riscos
em que a matriz de riscos descrevia como “Reduzir ou compartilhar” ou
“Evitar”, inserindo, assim, o modo de mitigação do risco, o responsável e
o prazo para conclusão das etapas. Os riscos classificados como baixos
cuja ação estratégia de ação a partir da matriz de probabilidade x impacto
é a de aceitação, não foram tratados.
4. RESULTADOS
Ao final das reuniões semanais realizadas, foram mapeados 93 riscos que,
posteriormente, foram reduzidos para 82, pois foram identificadas duplicidades e
redundâncias entre as frentes de trabalho.
Desses 82 riscos, 77% (63 riscos) foram classificados, dentro da matriz de riscos, com
grau igual ou superior a 8, ou seja, com a necessidade de uma ação de mitigação.
Gráfico 1. “Riscos – Por Grau”
Tabela 3. Quantidade de riscos por Grau e Ação
Grau do Risco Ação Quantidade de Riscos Risco Baixo (Grau 1 a 2) Aceitar 1 Risco Moderado (Grau 3 a 6) Reduzir ou Compartilhar 18 Risco Elevado (Grau 8 a 12) Evitar 42 Risco Extremo (Grau 15 a 25) Evitar 21 Total 82
1%
22%
51%
26%
Gráfico 1. Riscos - Por Grau
Risco Baixo (Grau 1 a 2)
Risco Moderado (Grau 3 a 6)
Risco Elevado (Grau 8 a 12)
Risco Extremo (Grau 15 a 25)
Total: 82 (100%)
No Gráfico 2. “Riscos – Por Frente de Trabalho” é demonstrado o total de
riscos por frente de trabalho e o total de riscos com grau igual ou superior a 8,
cuja política defino a ação de evitar o risco.
A partir do cenário em que se identificaram 63 riscos a serem evitados, foram
apontados os riscos que dependeriam da tratativa exclusiva da DIRPS (46 Riscos)
e os riscos em que a DIRPS é ou poderia ser impactada, mas que a tratativa
ocorreria em outro setor (17 riscos). O Gráfico 3. “Riscos – DIRPS x Outras
Áreas” demonstra este cenário.
8
31
16 15
6 64
25
14
11
4 5
1-Atendimento 2-Divulgação,aplicação, correção
e recurso
3-Elaboração 4-Tecnologia daInformação
5 - Financeiro /Secretaria
6 - Geral / comuns
Gráfico 2. Riscos - Por Frente de Trabalho
Total de Riscos (82) Total de Riscos acima de grau 8 - Evitar (63)
46; 73%
17; 27%
Gráfico 3. Riscos - DIRPS x Outras Áreas
DIRPS
Outras Unidades
Total: 63 (100%)
Durante as reuniões, com o foco de discussão nos riscos, abordando possíveis
falhas, impactos e áreas envolvidas, muitas das ações de mitigação foram descritas
e implementadas de imediato ou em curto período de tempo. E, à medida que cada
frente de trabalho finalizava a demonstração de seus procedimentos por meio dos
fluxogramas e os riscos eram descritos, as equipes já se reuniam internamente e
traçavam planos de mitigação das causas e implementação de ferramentas ou
atitudes que pudessem otimizar os controles existentes.
Assim, ao final do trabalho o resultado pôde ser mensurado nas ações que seriam
de responsabilidade da Diretoria (DIRPS) e de outras áreas. Dentro desta
perspectiva, foram apresentados, também, as ações que já haviam sido concluídas,
as que estavam em andamento e as que ainda não haviam iniciado a tratativa. Os
gráficos 4 e 5 demonstram este cenário.
1412
20
Concluido Em andamento Ainda não iniciado (porém,dentro do cronograma)
Gráfico 5. DIRPS
Ressalta-se que os números apresentados no decorrer desta conclusão são
dinâmicos, pois a planilha com o resultado do trabalho é constantemente revista e
o status de cada ação muda periodicamente.
O objetivo é o de que todas as ações de mitigação de riscos sejam implementas,
de acordo com os prazos delimitados inicialmente. No entanto, riscos que antes
possuíam um grau alto dentro da matriz, podem, com ações de controle ou de
correção, serem reclassificados para um grau mais baixo. O contrário também
pode ocorrer, ou seja, um risco que antes não era ponto de prioridade, mas que
por algum evento, se torna um risco de prioridade alta em sua tratativa.
Dessa forma, a finalização do Projeto Piloto demonstrou que o levantamento
realizado é um ponto de partida, uma fotografia, mas que, pela sua dinamicidade,
torna-se uma excelente e constante ferramenta de controle e de escala de
prioridades e de alocação de recursos, sejam eles humanos, financeiros ou
tecnológicos.
Concluindo, o projeto piloto de gestão de riscos na Diretoria de Processos
Seletivos da Universidade Federal de Uberlândia foi concluído com êxito, e
contribuiu efetivamente para a melhoria dos processos internos deste Diretoria,
atingindo aos objetivos propostos.
4
8
5
Concluido Em andamento Ainda não iniciado (porém,dentro do cronograma)
Gráfico 6. Outras Unidades