Projeto de implantação de um sistema ERP
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Projeto de implantação de um sistema ERP
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O software ERP é um sistema de informática responsável por cuidar de
todas as operações diárias de uma empresa, desde o Faturamento até o
balanço contábil, de Compras a fluxo de caixa, de apuração de impostos a
Administração de Pessoal, de inventário de estoque às contas a receber, do
ponto dos funcionários a controle do maquinário da fábrica, enfim, todo o
trabalho administrativo e operacional feito numa empresa.
O que é um sistema ERP?
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Devido ao crescimento, a entidade tem maior necessidade de
que suas operações sejam registradas em tempo real, afim de
gerar informações aos gestores com tempestividade.
Com a utilização de diversos sistemas, um para cada área, e que
não interagem entre si, a empresa não consegue manter o
controle efetivo sobre seus ativos e como consequência os
processos ficam prejudicados.
Justificativa
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Os Colégios Rotciv vêm crescendo ao longo dos últimos anos, quando
iniciou suas atividades, atuava apenas na educação infantil em um
pequeno imóvel alugado, com o passar dos anos e o sucesso de sua
metodologia de ensino o Centro Educacional Rotciv cresceu e se tornou
uma rede de colégios, que oferecem da educação infantil até o ensino
médio.
Caracterização do contexto
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A empresa vem trabalhando com uma contabilidade externa
(serviço terceirizado), porém com o crescimento demasiado nos
últimos anos, sua contabilidade precisa ser trazida para dentro
da entidade, o que vem a calhar, tendo em vista necessidade de
a empresa integrar seus processos, desde a cotação de preços
com fornecedores até a saída dos materiais.
Caracterização do contexto
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Falta de controle sobre os ativos;
Falta de integração entre os setores e a contabilidade;
Falta de tempestividade.
Seleção dos problemas
Implantação de um sistema ERP
Solução proposta
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O objetivo geral deste projeto é a implantação de um sistema ERP que irá substituir os atuais sistemas, otimizando a gestão contábil e empresarial.
Objetivo geral
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Implementar um sistema ERP que poderá sofrer ajustes para atender as especificações da rede de colégios Rotciv.
Melhorar e ampliar a qualidade nos procedimentos contábeis, além de otimizar os processos de entrada e saída e um maior controle na estocagem garantindo maior agilidade e exatidão na distribuição dos materiais.
Otimizar todas as atividades operacionais e administrativas dentro dos processos organizacionais.
Utilizar uma metodologia de implantação rápida e com menor custo possível e que não interfira nos processos administrativos da rede de colégios
Objetivos específicos
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Otimização da gestão e do controle do negócio; e
Implantação de um software ERP.
Metas
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Contratação de uma consultoria especializada;
Definição da equipe de contabilidade;
Segregação dos processos;
Instalação do software ERP;
Validação;
Utilização e Manutenção.
Ações
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Inicialmente a empresa atuava com apenas um pequeno imóvel alugado e a
sua contabilidade era externa.
Devido à complexidade de sua expansão, houve a necessidade de contratar
a consultoria de uma empresa especializada e montar uma equipe para
atuar no novo setor de contabilidade.
Detalhamento de Ações
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Dado os primeiros passos, a empresa precisou definir seus processos,
desde a compra até a saída de materiais, afim de estabelecer um padrão
para que as informações coletadas sejam fidedignas e representativas.
Após a preparação, foi dado treinamento para os funcionários que utilizarão
o sistema, assim como a instalação e validação do mesmo.
Detalhamento de Ações
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Com todas as etapas deste processo prontas, a empresa pode utilizar o
sistema e usufruir dos benefícios gerados por ele.
Em virtude de possíveis erros, aprimoramento de ferramentas e novas
tecnologias, a manutenção do sistema será feita com o suporte da empresa
responsável.
Detalhamento de Ações
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A fim de que as metas estabelecidas ocorram de acordo o planejado deve ser realizado um estudo de viabilidade do projeto. Após confirmação de viabilidade, segundo PADOVEZE (2014), precisam ser seguidos os seguintes processos:
Organização do projeto; Implantação; Treinamento; Operação; Avaliação final.
Implementação
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Estrutura Organizacional
Tendo em vista o crescimento ocorrido a instituição deve dispor de infraestrutura para atender as novas necessidades. A estrutura organizacional da empresa precisa então ser revista, disponibilizando mais espaço para os equipamentos e execução das atividades.
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Recursos HumanosA instituição precisa disponibilizar de mão de obra para atender as novas necessidades da empresa. Caso o quadro de funcionários atual não seja suficiente, é preciso que seja feita a contratação de novos funcionários.
É essencial que os responsáveis pelo projeto tenham habilidade suficiente para o gerenciamento dos aspectos humanos e motivacionais envolvidos. É indispensável a qualificação de todo o quadro de funcionários para a utilização devida do programa.
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Recursos MateriaisDevem ser reestruturados os computadores já utilizados pela entidade para que tenham a capacidade de satisfazer os requisitos necessários para implantação do novo sistema de informações. A empresa pode ainda optar por adquirir novos computadores, máquinas mais modernas, possivelmente melhorando o desempenho do sistema. Esse aspecto é muito importante no processo pois podem haver falhas caso não forem atendidos os quesitos propostos.
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Cronograma de ExecuçãoO cronograma de execução servirá para elencar os processos necessários para a realização da aquisição do sistema ERP bem como o término da implantação do mesmo. É uma etapa essencial para êxito do projeto de implantação pois com base nele é possível estimar custos, tempo, gerenciamento de atividades e avalição da viabilidade do projeto.
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Objetivo do cronogramaO objetivo do cronograma é o de definir como serão os procedimentos ou as etapas de elaboração do projeto de implantação do sistema ERP na empresa. Este deve compor uma lista de atividades/serviços que pretendem ser executados.
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Etapas do cronograma
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Custos e financiamentosOs custos e financiamentos de um determinado sistema ERP, estará diretamente relacionado com o porte da empresa, com o grau de necessidade, quais os tipos de módulo e se atende ao seu negócio de maneira eficiente e eficaz.
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Custos
• Custos para a contratação do sistema ERP;• Licença de uso;• Integração e testes do sistema;• Custos de manutenção e suporte;• Consultoria;• Treinamento;• Customização.
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Financiamento Com relação ao financiamento, é necessário possuir um cadastro em algum banco. No Brasil, muitas empresas precisam de linha de crédito, porém poucas conhecem o BNDES (Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social). Este possui juros baixos e passa credibilidade para as empresas que querem adquirir algum financiamento.
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Desembolso
O custo do ERP não se limitará ao desembolso da fase de
implantação. Deverá compreender o ciclo de vida completo do
produto, que se inicia na implantação e continua durante o seu
uso com atualizações e manutenções, seja por equipe própria
ou por terceiros.
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Adquirir um ERP: QUANTIDADE UNITÁRIO TOTAL– licenciamento do fabricante ERP (POR PONTO DE ACESSO)
90 R$ 189,00 R$17.010,00
– servidor da aplicação do ERP 1 R$40.000,00 R$40.000,00– consultoria para implantação (POR HORA) 120 R$ 117,00 R$ 14.040,00– treinamentos (datashows, desktops, material didático e locais para treinamentos)
1 R$15.000,00 R$15.000,00
– customizações 1 R$ 8.000,00 R$ 8.000,00– atualização dos desktops 90 R$ 49,90 R$ 4.491,00– servidor de banco de dados 1 R$28.000,00 R$28.000,00– licenciamento para o software gerenciador de banco de dados
1 R$ 899,00 R$ 899,00
– despesas de viagem, estadia e alimentação para o time de projeto
1 R$12.000,00 R$12.000,00
– sistema operacional para os servidores 2 R$ 239,90 R$ 479,80– sistema anti-virus para os servidores 2 R$ 399,00 R$ 798,00– sistema de backup para os servidores (ANUAL) EM NUVEM
1 R$ 7.300,00 R$ 7.300,00
– mídias e unidades de backups 2 R$ 9.000,00 R$18.000,00– datacenter 1 R$30.000,00 R$30.000,00
R$196.017,80
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Manter um ERP:
– manutenção mensal do fabricante do ERP (MENSAL)
1 R$ 7.000,00 R$ 7.000,00
– suporte interno ao ERP (EQUIPE DE TI) - MENSAL
1 R$12.000,00 R$ 12.000,00
– customizações futuras (ajustes a mudanças da empresa, relatórios e melhorias)
VARIÁVEL
– manutenção das licenças dos demais softwares envolvidos (ANUAL)
90 R$ 239,90 R$ 21.591,00
– upgrades VARIÁVEL
R$ 40.591,00
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MONITORAMENTO E AVALIAÇÃOMonitoramento é o acompanhamento contínuo do desenvolvimento da implantação do sistema, gerenciando o cronograma do projeto garantindo o cumprimento dos prazos.
Avaliação compreende (dentro das diversas datas cronogramadas):
•Verificação do atendimento dos objetivos previstos;•Verificação da eficácia das novas operacionalidades pretendidas;•Verificação do alcance das metas de desempenho determinadas quando da organização do projeto;•Verificação do alcance do retorno do investimento pretendido.
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Obrigado!
Andressa MonteiroMithelle Maximino
Rodrigo BorgesVictor Claudio