Proje Yönetiminde 3'lü Kısıt Dönemi Sona mı Eriyor?

Müşteri Memnuniyeti ve Proje Yönetimi

Üçlü Kısıtlar

Zaman

Bütçe

Proje kapsamı

Birçok proje yöneticisi için artık sadece projelerizamanında, bütçeye uygun olarak ve proje kapsamı içindeteslim etmek projenin başarısını göstermek için yeterlideğildir diye düşünülüyor ve şu sıralar proje yöneticilerininbir diğer gösterge olarak müşteri memnuniyeti ileilgilendiğini belirtiyor

Hatta proje harcamaları sınırı geçse,projenin kapsamı değişse ve zaman uzasa bile müşteri memnuniyetinin bir kıstas olarak kullanılmasını gerektiğini de ekliyor.

Genellikle PMPlerden gelen yorumlara göre ve bir kısım projeyöneticilerine göre müşteri memnuniyeti proje yöneticileritarafından dikkate alınmaması gereken bir ölçüttür. Buyorumlara göre önemli olan beklenen sonucu başarmaktır.Üçlü kısıtlar olarak kapsam, zaman çizelgesi, kaliteyi ve riskikapsayan bütçe, proje yöneticilerinin kullandığı tek kontrolölçütü olmalıdır, bu ölçütler başarıyı tanımlar

Müşteri memnuniyeti,proje yöneticisi ve proje sponsoruarasındaki üç temel kısıta bağlı anlaşmanın rolüdür. Bunedenle genelde proje yöneticisi bu konu üzerinde kontrolsağlamaz.Eğer sizin kontrolünüz altında olmayan bir işinsorumluluğunu alırsanız muhtemelen başarısız olursunuzve yeni proje yöneticilerini kendi sorumlulukları dışındagörev almaya iterseniz onlara kötülük yapmış olursunuz.

Ek olarak çoğu şirketin proje sonunda paraya yani son ürüne baktıkları gerçeğini unutmamak lazım ayrıca bu denklem projenin maliyetine oranla yararına da bağlı. Yararları ve maliyeti pek çok değerle değiştirmek mümkün, mesela bunlar kayıp zaman, müşteri memnuniyeti olabilir, burada prensibinizi yönlendirmek çok basit.

Bir de projenizin değerini nasıl topladığınız ve bu değerleri hedeflerinizi gerçekleştirmek için nasıl düşündüğünüz önemli bir etken

Markowitzin Portfolyo teorisine göre, öncelikle portfolyoyatırım stratejinizi belirleyin ve bundan sonra projenizinnasıl bununla bağlantılı olduğunu düşünün. Yeni birtekerlek icat etmenize gerek yoktur.Böylece kendideğerlendirme prensiplerinize ulaşırsınız.

Buna karşın forumlara ve sosyal sitelere baktığımızdaasıl amacın kontrolü dışındaki öğeleri kontrol etmekdeğil, proje takımının projeyi etkileyen soyut varlıklarında farkında olmasını istediğini söylüyor. Eğermüşterilerin sonuçtan memnun olmaması durumuvarsa üç kısıtın çok da önemli olmadığını belirtiyor. Projeyöneticileri müşteri memnuniyeti anketleri yapmayabaşladıklarını ve bu anketlere göre müşterilerin projeyöneticilerinden daha fazla şey beklediklerini söylüyor

Hiçbir şirket parasının boşa harcanmasını istemez fakat şirketler danışman firmaların paydaş firmaları etkileyen soyut faktörleri göz ardı edip sadece projeyi zamanında ve bütçeye teslim etmesinden yorgun olduklarını belirtiyor. Mutsuz bir paydaş memnun olamamış bir müşteridir.

Bu görüş ve fikirlerden sonra konu ile ilgili karşılaşılan diğeryorumları özetlemek gerekirse:

Müşteri tepkileri,

Sürdürülebilirlik,

Güvenlik

Üçlü kısıtlar

Bütçe

Zaman

Kapsam

Projenin her aşamasından kontrol edilip ölçülmelidir.

Proje yönetiminde üçlü kısıtlardan daha farklı olarak, insan, süreç,teknoloji ve sıralama ölçütleri uygulanabilir.İnsan ölçütü insanların son ürünü nasıl kabul edeceklerini vebunun için ürünün nasıl hazırlanması gerektiğini anlatan kısımdır.Bu kısım kalite, kabul edilebilirlik, uygunluk, eğitim veorganizasyonel değişiklikleri belirtir. Böylece son müşterinin ürünpazara çıkınca ürünü nasıl karşılayacağı anlaşılmış olur.

Süreç kısmında süreçlerin ve metodların üçlü kısıtlar kapsamındanasıl gerçekleştirildiği geleneksel proje yönetimi metriklerine bağlıolarak değerlendirilir.

Teknoloji kısmında ise teknolojikdizaynın ve gelişimin nasıl olduğuincelenir. Ürün teknoloji verimliliğiaçısından ihtiyaçları karşılıyormu, performansı özelliklerinikarşılıyor mu gibi sorulara cevaparanır.Bu durumda “elegantdesign” olabildiğince basit fakatölçülebilir, bakım yapılabilirolmalıdır.

Son aşama olan sıralama ölçütleri ise son stratejik kısıtlarıngerçekleştirilmesi ve geliştirilmesine neye göre sıralanıyorkonusuyla ilgilidir.Bu durumun Üçlü kısıtlar göz önündebulundurularak, yeni proje yönetim takımınıza , müşterilerle vesponsorlarla nasıl çalışacaklarını, projenin yararlarını nasılyöneteceklerini ve dağıtacaklarını da öğretmelisiniz. Busorumluluklar proje yöneticilerinin görevidir.

Proje yöneticisi somut ve soyut yararları kısa dönem ve uzun dönem planlar olarak belirlemek zorundadır. Risk ve projenin kalitesi de göz önüne alınması gereken ölçütlerdendir.

Üçlü kısıtlara bir de dördüncü olarak müşteri memnuniyetieklenmelidir. Müşteri ve paydaşların ihtiyaçlarını belirleyipbunları gerçekleştirmeden bir projenin başarılı olmasımümkün değildir.

Proje yöneticileri büyük resmi anlayabiliyorlar mı? , müşteri bu projeden ne bekliyor ? ve ürünün piyasadakilerden farkı ne olacak?, prototip yeterli mi yoksa bunlara ek olarak ne eklenmeli? müşterilerden ne kadar sürede prototipi geliştirmek için geri bildirim alınmalımı? gibi soruların yanıtını da bulunmalı.Artık proje yöneticileri eskisi gibi değil çok daha fazla sorumluluğa sahip.

Bugünlerde projenin başarısı rekabet eden ihtiyaçlara görebelirleniyor. Müşterinize tedarikçi olarak hangi değerisağlayabileceğinizi bilmeniz başarıyı sağlıyor.

Müşteri neye değer veriyor?Sizin organizasyonunuz neye değer veriyor?

Başarı için bunu bilmek önemli bir etken. Bu değer dengesini kurmak gerekiyor.

Bu üç kısıta ve müşteri memnuniyetine ek olarak proje başarısınıetkileyecek birkaç tane daha ek ölçüt vardır. Bunlar projegörevlilerinin desteği ve memnuniyeti, proje verisi ve dışarıdanüçüncü veri sağlayıcılardır. Proje görevlileri destek vememnuniyetleri ile projede gösterilen çabanın kalitesinibelirlerler. Projenin verilerinin depolanması ve zaman geçtikçe deverilere ulaşılabilmesi projenin kalitesi için önemlidir. Ne kadarçok veri toplanırsa proje için o kadar iyidir.

Diğer ölçüt olan dışarıdan üçüncü veri sağlayıcılar tedarikçiler ve servis sağlayıcılarının satın alım süreçlerini takip etmesini kapsayan ölçüttür. Tedarikçilerle ve servis sağlayıcılarla olan ilişkiler de proje sonucunun kalitesini etkileyen bir ölçüttür Bu nedenle iş ilişkilerinin başarılı şekilde dengelenmesi önemlidir.

Dr. Shenhar üçlü kısıtların proje başarısında sadece birkıstas olduğunu bütçe ve zaman planına uygun olarakbaşarılan projelerin başarısız sonuçlarla bitebileceğinisavunuyor. Ayrıca geç biten ve plandan daha fazla maliyetlebiten projelerin iş anlamında muhteşem sonuçlarıolabileceğini de ekliyor.Bu duruma Microsoft Windows’danörnek vererek açıklıyor;Microsoft Windows’ un da pek çok kez bu konularda

geciktiği ve yüksek maliyetlerle projelerinin sonuçlandığınısöylüyor fakat Windows’un başarısı ortadadır.

Kitapta önerilen iskeletin beş ana maddesi ise şöyle:

Verimlilik: Proje üçlü kısıtlara göre tamamlanabiliyor musorusuna cevap veren madde.

Müşteri üzerindeki etkisi: Projenin sonuçları insanları nasıl etkiliyor? Müşteriler bu sistemi kullanıyor mu? Müşterinin durumunu geliştiriyor mu? Gibi sorulara cevap bulan madde.

Proje takımı üzerindeki etkisi: Proje takımı projeden nasıl etkileniyor. Proje takımının ruhu proje zamanı ve sonunda nasıl? Proje takımı üyeleri proje sırasında yeteneklerini geliştiriyorlar mı?

İşin sonuçları: Hangi kapsamda projenin sonucundaki ürün işletmenin başarısını sağlıyor?

Geleceğe hazırlık: Projenin uzun zamandaki getirileri faydaları

Sonuç olarak özetlemek gerekirse, yorumlarda genelde üçlükısıtların proje başarısında bir etken olduğu fakat bunlarınüzerine ek kısıtların eklenebileceği tartışılmış. Üçlü kısıtlarıreddetmeden müşterilerin ihtiyaçlarını da karşılayacak şekildeproje yönetimi yapmak mümkün. Proje yönetimi konusundaartık proje yöneticilerinin daha çok yetkisi var ve kapsam dahageniştir.

Diğer e-kitaplarımıza ulaşmak

için buraya tıklayın

Haziran takvimimiz açıklandı 3 lokasyonda sürdürülen eğitimlerimiz için tıklayınız