Projektu vadīšana - Iecava...Projektu raksturojoši faktori • Projekti atšķiras no ikdienas...
Transcript of Projektu vadīšana - Iecava...Projektu raksturojoši faktori • Projekti atšķiras no ikdienas...
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
Projektu vadīšana Iecava, 2012.gada 11.oktobris
ESF projekta „Iecavas novada pašvaldības kapacitātes stiprināšana” ietvaros (vienošanās Nr. 1DP/1.5.2.2.3/11/APIA/SIF/093/101)
100% no projekta finansē Eiropas Savienība ar Eiropas Sociālā fonda starpniecību. 1.5.2.2.3. apakšaktivitāti. „Atbalsts pašvaldībām kapacitātes stiprināšanā Eiropas Savienības politiku instrumentu un pārējās ārvalstu finanšu palīdzības līdzfinansēto projektu un pasākumu īstenošanai” administrē Valsts kanceleja sadarbībā ar Sabiedrības integrācijas fondu.
Apmācības īsteno:
NK Konsultāciju birojs
Lektors: Igors Klapenkovs
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
2
Kas ir projekts
• Unikāls process - koordinētu darbību
kopums ar noteiktu sākuma un beigu
termiņu – kura rezultātā jāsasniedz
īpašām prasībām atbilstošs mērķis,
iekļaujoties noteiktā laika, izmaksu un
resursu ietvaros.
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
3
• Inovatīvs
• Unikāls - vienreizējs
• Iepriekš formulēts mērķis
• Ierobežots laikā un telpā
• Ierobežoti resursi
• Nozīmīgs, aktuāls
• Starpdisciplinārs
• Saistīts ar nenoteiktību, riskiem
• Specifiska organizēšana, kompleksums
Projekta pazīmes
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
4
Kas nav projekts?
• Vienkāršas izmaiņas
• Maznozīmīgas idejas īstenošana
• Regulāras darbības pastāvīgu uzdevumu
veikšanai
• Regulāri ikdienas uzdevumi
• Ikdienas lēmumi
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
5
Projektu raksturojoši faktori
• Projekti atšķiras no ikdienas darba
• Projektu nolūks ir panākt izmaiņas
• Projektiem ir noteikts laika rāmis, sākums un
beigas
• Projekti tiek plānoti
• Projekti izmanto resursus, tiem nepieciešams
budžets
• Projektus novērtē – izvērtēšanas kritērijus nosaka
sākumā
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
6
Projektu raksturojoši faktori
• Projekti sasniedz rezultātus, tie ne vienmēr paredzami sākumā
• Projekta rezultāts var būt konkrēts produkts, pārmaiņu process, u.c.
• Noslēgumā parasti jāpieņem lēmums par rezultāta pielietojamību
– Vai rezultāts ir izmantojams, “institucionalizējams”?
• Projektu plānošana un īstenošana iesaista cilvēkus
• Projektu vadīšana ir procesu, cilvēku, resursu vadīšana
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
7
Kāpēc projektus īsteno?
• Stratēģiski nozīmīgu mērķu sasniegšana
• Jauna produkta, pakalpojuma izstrāde
• Uzlabojumu izstrāde
• Pārmaiņu ieviešana
• Ierobežota finansējuma sadale
– konkurējošiem risinājumiem
– lielākais ekonomiskais vai cita veida
ieguvums
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
8
Tendences projektu vadīšanā Mūsdienu vides ietekme
• Konkurence, jaunu produktu attīstība,
izmaksas
• Procesi, indikatori, outsource, empower,
projektu kultūra
• Tehnoloģiju att. + ātra nomaiņa, e-bizness,
• Ierobežoti resursi
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
9
Tendences projektu vadīšanā
• Tehnoloģijas
• Sadarbības vide
• Vairāki projekti vienlaikus
• Projektos balstīta darba organizācija
• Ekonomiskā ieguvuma maksimizēšana
• Projektu vadīšana kā nozīmīga prasme
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
10
Projektu vadīšana
• Projekta vadīšana – zināšanu, prasmju,
pieredzes un tehnisko līdzekļu
pielietošana un resursu organizēšana
projekta aktivitātēs, lai sasniegtu projekta
mērķi un izpildītu “pasūtītāja” vajadzības
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
11
Projekta attīstības fāzes
• Inicializācija/ definēšana
• Priekšizpēte
• Pamatkoncepcija
• Detalizēta koncepcija
• Realizācija
• Ieviešana
• Lietošana
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
12
Projektu veidi
• Pēc ilguma, lieluma
• Pēc rakstura
• Pēc īstenotāja
• Pēc rentabilitātes
• Pēc satura jeb darbības jomām
• Pēc citām pazīmēm
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
13
Pēc sasniedzamā mērķa
• Investīciju projekti
• Zinātnisko pētījumu projekti
• Produktu (pakalpojumu) attīstības projekti
• Organizatoriskie projekti
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
14
Pēc īstenotāja
• Iekšējie
• Pasūtījuma projekti
• Personiskie
• Valsts/ pašvaldību
• Uzņēmumu
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
15
Pēc satura
• Mārketinga projekti
• Produktu (pakalpojumu) attīstības projekti
• Attiecību organizēšanas projekti
• Notikuma mārketinga projekti
• Kvalitātes projekti
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
16
Kāpēc projekti neizdodas • Nepietiekama gala lietotāju iesaiste
• Nepietiekama komandas iesaiste un komunikācija
• Nepilnīgas, mainīgas prasības
• Nepietiekams vadības atbalsts
• Tehnoloģiskā vai profesionālā nekompetence
• Resursu nepietiekamība
• Nereālistiski uzstādījumi, neskaidri mērķi
• Nereālistisks laika grafiks
• Plānošanas trūkums
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
17
Kāpēc projekti izdodas • Lietotāju aktīva iesaistīšanās
• Vadības atbalsts
• Skaidri definētas prasības
• Atbilstoša plānošana
• Reālistiski plānotie rezultāti
• Mazāki, pārredzamāki projekta posmi
• Kompetenta projekta komanda
• Projekta piederība (lietotājs, vadība, komanda)
• Skaidrs redzējums un mērķi
• Fokusēts un intensīvs komandas darbs
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
18
Projekta būtība Shematisks atspoguļojums
RESURSI Nauda
Cilvēkresursi
Projekts REZULTĀTI Produkti
Pakalpojumi
Rezultātu
izmantošana
ikdienas darbībā
IETEKME Iznākumi
Ieguvumi
Īstenošana
Plānošana un domāšana
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
19
Projekta dzīvotspēja: Biznesa ieguvumi un stratēģiskā atbilstība
LAIKS
APJOMS IZMAKSAS
KVALITĀTE
Biznesa
ieguvumi
Stratēģiskā
atbilstība
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
20
Projekta fāzes
Vispārējs projekta norises attēlošanas veids, kurā projekts ir sadalīts atsevišķās, viennozīmīgi apzīmētās, laikā nošķirtās sastāvdaļās ar definētiem starprezultātiem un iepriekšnoteiktiem pārbaudes punktiem. Katra fāžu modeļa sastāvdaļa ir kopējā projekta starprezultāts.
Saistīts ar jēdzieniem “projekta fāžu koncepcija”, “projekta dzīves cikls”, “projekta fāžu plāns”.
(Ž.Ilmete)
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
21
Projekta fāzes
• Atsevišķu fāžu uzdevumi ir starprezultāti, ko jāsasniedz projekta posmos
• Viena posma uzdevuma izpilde ir fāzes izpilde jeb noslēgums
• Sasniegts fāzes uzdevums no kontroles viedokļa var veicināt projekta veiksmīgu attīstību
(H.D.Litke, I.Kunova)
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
22
Robežstabs (Milestone)
• Projekta fāzes sadala ar robežstabiem
• Robežstabs
– Pēc satura un termiņa noteikts rezultāts
– Ļauj izvērtēt stāvokli katras projekta fāzes noslēgumā
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
23
Robežstabi kalpo projekta uzraudzībai
• Apkopo datus par iepriekšējā fāzē veiktajiem darbiem
• Salīdzina faktiskos datus ar plānotajiem
• Analizē novirzes
• Lemj par nepieciešamiem pasākumiem noviržu novēršanai
• Plāno nākamās fāzes darbu, izmaksas un termiņus
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
24
Lēmumi pēc katras fāzes
• Pilnīgi vai daļēji atkārtot projekta fāzē veiktos darbus un veikt tajos nepieciešamās izmaiņas
• Akceptēt projekta fāzē iegūto rezultātu kā atbilstošu mērķim un akceptēt projekta nākamās fāzes sākšanu
• Atgriezties pie iepriekšējām fāzēm
• Pārtraukt projektu
(Ž.Ilmete)
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
25
“Universālās” projekta fāzes
1. Ierosināšana
2. Plānošana – Priekšizpēte
– Pamatkoncepcija
– Detalizēta koncepcija
3. Īstenošana
4. Kontrole
5. Slēgšana
• Projekta rezultātu ieviešana / palaišana tirgū
• Projekta rezultātu lietošana sākotnējā fāzē
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
26
Projekta fāžu veidus ietekmē
• Projekta komplicētība
• Projektā ieplānotie pārbaudāmie starprezultāti
• Projekta kopējais laiks
• Rīcības brīvība, ko pasūtītājs devis projekta izstrādātājam
• Projekta komandas patstāvība
• Starpposmu un beigu termiņi
(Ž.Ilmete)
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
27
Projekta vadīšanas fāzes
Ierosināšana
Plānošana
Īstenošana
Kontrole
Slēgšana
Laiks =>
Aktivitāte,
resursu
izmantoš.
līmenis
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
28
Sagaidāmie rezultāti
Produkti un pakalpojumi
Aktivitātes
Apakš-
mērķi
Mērķis
Plānošanas ietvars P
lān
oša
na
ir
inte
rak
tīvs
pro
cess
Definē
projektu
plānošanā
Definē stratēģiskajā
plānošanā
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
29
Uz rezultātu vērsta vadīšana (Results-based Management)
Uz rezultātiem vērsta vadīšana Uz resursiem vērsta vadīšana
Tad izlemj:
• Ko par pieejamiem
resursiem var sasniegt
Sāk ar pieejamiem resursiem:
• Ls
• Cilvēkresursi
Tad izlemj vajadzīgos
resursus:
• Ls
• Cilvēkresursi
Sāk ar mērķi un rezultātu:
• Kas un kā ir jāsasniedz,
izvērtējot dažādas
alternatīvas
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
30
• Specifisks S - Specific
• Mērāms M - Measurable
• Sasniedzams A - Achievable
• Atbilstošs R - Relevant
• Definēts laikā T – Time-bound
• Aizraujošs E - Exciting
• Uzskaitīts R - Recorded
Mērķu raksturojums
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
31
Stratēģisko mērķu hierarhija
Stratēģiskie
mērķi
Stratēģijas
Stratēģiskās
programmas
Kritiskie
procesi
Kritiskie
projekti
Resursi, rīki,
kapitāls
Misija Vērtības Vīzija
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
32
Projektu pārvaldības ietvars
Funkcijas
Stratēģija
Izpēte
Ietekmes
Ierosināšana Plānošana Īstenošana Kontrole Slēgšana
Stratēģija Likumu ietvars
Portfolio Projektu ietvars
Projekts Īstenošana
Ieviešana Rezultātu izmantošana
Lietotāji
Klienti
Darbinieki
Ieguvumi
Projektu pārvaldība
Rezultāti Iznākums,
ietekme
Saturs, resursi, tehnoloģijas, procesi Vajadzības,
iespējas,
problēmas
Koncepts,
ideja
Projekta vadīšanas process
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
33
Projektu vadīšana organizācijas
stratēģiskās vadīšanas ietvarā
KONKURENTU
ANALĪZE
IDEJU UN INOVĀCIJU VADĪŠANA
RESURSU PLĀNOŠANA, PIEŠĶIRŠANA, ATTĪSTĪŠANA
(prasmes, kompetences, piegādes, u.c.)
TIRGUS
ANALĪZE
TEHNOLOĢIJU
ANALĪZE
STRATĒĢISKĀ
PLĀNOŠANA
TEHNOLOĢIJU
STRATĒĢIJAS
RAŢOŠANAS
STRATĒĢIJAS
PRODUKTU
STRATĒĢIJAS PROJEKTU VADĪŠANA
(Inovāciju ieviešana,
testēšana, produktu
izstrāde un
komercializācija)
RAŢOŠANA UN
SERVISS
(Produktu pielāgošana,
produktu atbalsts,
serviss, uzturēšana)
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
34
Projektu vadīšana inovāciju
vadīšanas ietvarā
RADOŠUMS
Tirgus pētījumi
Stratēģiskā plānošana
Patērētāju grupas
Prāta vētras
Konkurentu izpēte
Darbinieku pieredze
Tīklošana
Procesu uzlabojumi
Tehnoloģiskie izrāvieni
Biznesa modeļi
IDEJU
APZINĀŠANA
IDEJU
INKUBĒŠANA
IDEJU
FILTRĒŠANA
VĒRTĒŠANA
IZVĒLE
LĒMUMS
INVESTĪCIJAS
IZSTRĀDE
KOMERCIĀLA
IEVIEŠANA
Inovāciju plūsma
KONKURENT
U ANALĪZE
IDEJU UN INOVĀCIJU VADĪŠANA
RESURSU PLĀNOŠANA, PIEŠĶIRŠANA, ATTĪSTĪŠANA
(prasmes, kompetences, piegādes, u.c.)
TIRGUS
ANALĪZE
TEHNOLOĢIJ
U ANALĪZE
STRATĒĢISKĀ
PLĀNOŠANA
TEHNOLOĢIJU
STRATĒĢIJAS
RAŢOŠANAS
STRATĒĢIJAS
PRODUKTU
STRATĒĢIJAS PROJEKTU
VADĪŠANA
(Inovāciju ieviešana,
testēšana, produktu
izstrāde un
komercializācija)
RAŢOŠANA UN
SERVISS
(Produktu
pielāgošana,
produktu atbalsts,
serviss, uzturēšana)
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
35
Inovāciju projekta vērtība
Ideja Ieviešana tirgū
Peļņa
Kumulatīvā peļņa
Laiks līdz
ieviešanai tirgū
Laiks līdz
peļņai
Projektu
vadīšanas
efektivitāte
Projektu rezultātu
ieviešanas
efektivitāte
Pastāvīgi
uzlabojumi
Adaptēts pēc A.T.Kearney
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
36
Inovāciju projektu portfolio vērtība
Ideju, projektu
ieceru
izvērtēšanas
process
Maksimāla
projektu portfolio
ekonomiskā
vērtība
Pieaug
veiksmīgo
projektu
skaits, pieaug
projektu kopējā
ekonomiskā
atdeve
Samazinās
neefektīvo
projektu skaits
Adaptēts pēc A.T.Kearney
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
37
Riski projektos
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
38
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
39
Projekta vadīšanas fāzes
Ierosināšana
Plānošana
Īstenošana
Kontrole
Slēgšana
Izmaiņu izmaksasIespēja ietekmēt gala
rezultātu
Laiks =>
Aktivitāte,
resursu
izmantoš.
līmenis
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
40
Dažādu riska faktoru ietekme
Izmaksas un personāla
iesaiste
Projekta izdošanās
varbūtība
Riski un nenoteiktība Iespēja ietekmēt projekta
nosacījumus, rezultāta
raksturlielumus, izmaksas
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
41
Pārāk daudzi projekti vienam
darbiniekam – zema efektivitāte Kompleksitāte un produktīvais laiks vērtības radīšanā atkarībā no
projektu skaita vienam darbiniekam
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
1 2 3 4 5 6
Projektu skaits
Pro
dukt
.laik
s
Laiks, ko projekta darbinieks velta reālai vērtības radīšanai Kompleksitāte
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
42
Risku vadīšanas process
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
43
Risku identificēšana
• Riski atbilstoši projektam raksturīgiem
faktoriem, piem. • novitāte;
• iepriekš formulēts mērķis;
• norobežotība laikā;
• finansiālo, materiālo un cilvēcisko resursu
ierobežotība;
• specifiska projekta organizācija;
• kompleksitāte;
• juridiskā sakārtotība;
• starpdisciplinaritāte
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
44
Risku identificēšana
• Riska līmeni ietekmējošie faktori:
– projekta iesniedzēja sadarbības partneru skaits
– iepirkumu procedūru raksturs
– paredzētais projekta īstenošanas ilgums
– projekta atskaišu iesniegšana paredzētajos termiņos
– projekta mērķa grupas piesaiste un tās raksturojums
– projekta administrēšanā iesaistītā personāla
izmaiņas
– projekta laika grafika izmaiņas
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
45
Risku identificēšana
• Pēc risku veidiem:
– Vadīšanas riski
– Personāla riski
– Finanšu riski
– Īstenošanas un saimnieciskie riski
– Juridiskie riski
– U.c.
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
46
Vadīšanas riski
• Nepareiza projekta vadības struktūra
• Vadītāja kvalifikācija un pieredze
• Vadītāja pilnvaras pieņemt lēmumu
• Pārāk liela projekta vadības komanda
• Cilvēkresursu kapacitāte
• Nepareiza aktivitāšu plānošana
• Neskaidri definēti uzdevumi
• Nepietiekama informācijas apmaiņa
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
47
Personāla riski
• riski attiecas uz projekta īstenošanā
iesaistīto personālu
• nepietiekamas zināšanas vai prasmes
• personāla mainība,
• cilvēkresursu nepietiekamība institūcijā
• cilvēkresursu neefektīvs sadalījums, lai
veiktu projektā paredzētās aktivitātes
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
48
Finanšu riski
• riski, kas saistīti ar finanšu instrumentiem
• priekšfinansējuma trūkums
• tirgus cenu nepārzināšana
• nepareizi saplānota finanšu plūsma
• inflācija
• plānoto izmaksu atšķirība no reālajām
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
49
• Resursu nepietiekamība jeb izmaksu
pārsniegšana
• Resursu nepareizs izlietojums
• Speciālistu neatbilstoša izglītība
• Sadarbības partneri neizpilda saistības
• Nav pieprasījuma, līdz ar to projekts zaudē
aktualitāti
Saimnieciskie riski
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
50
• Iekārtu bojājums/ kvalitāte
• Speciālistu trūkums un zināšanas
• Neatbilstošas kvalitātes izejvielas
• Ražošanas risks, izejvielas neder
uzstādītajai iekārtai
• Darba drošība
Tehniskie riski
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
51
Sociālie riski
• Veselība
• Konflikti starp projektā iesaistītajām
personām
• Projektā neiesaistīto personu viedoklis,
iebildumi pret projektu
• Attiecības ar “zaļajiem” – ietekme uz vidi
• Sabiedrības attieksme
• Nepareiza projekta organizācija
• Nepareizi izraudzīti speciālisti
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
52
Politiskie riski
• Valsts likumdošana un izmaiņas tajā
• Valsts drošība
• Politiskā nestabilitāte
• Politiskais lobijs
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
53
Juridiskie riski
• spēkā esošo normatīvo aktu prasību
neievērošanu;
• līgumsaistību neievērošana
• citi juridiskie aspekti
– nepareiza iepirkuma procedūras veikšana
– pārsūdzības
– tiesvedība
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
54
Risku prioritēšana
• Identificētos riskus sakārto prioritārā secībā
– Pēc risku iestāšanās iespējamības
– Pēc riska ietekmes uz projektu / organizāciju
• Atlasa turpmākai analīzei nozīmīgākos
riskus
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
55
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
56
Analīze & novērtēšana
• Analizē risku rašanās iemeslus
– izvērtē risku cēloņus
– izvērtē risku savstarpējās sakarības
– vai risku sekas izraisīs citu risku iestāšanos
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
57
Analīze & novērtēšana
• Novērtē riska iestāšanās varbūtību un sekas.
– katram riskam piešķir riska līmeni, ņemot vērā:
– riska iestāšanās varbūtību
– sekas riska iestāšanās gadījumā
• Varbūtība – iespējamais riska iestāšanās biežums projekta īstenošanas laikā vai noteiktā laika periodā;
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
58
Analīze & novērtēšana
• Sekas – riska seku ietekme uz projekta
īstenošanu kopumā, finanšu un cilvēku
resursiem, plānotajām aktivitātēm un
citiem projektam raksturīgiem faktoriem.
• Novērtējot sekas, ir jādomā par projekta
gaitu kopumā.
• Risku analīzi un līmeņa noteikšanu
dokumentē.
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
59
Analīze & novērtēšana
• Riska līmeņa noteikšanas 3 x 3 matrica
IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ
60
Rīcība
• Pasākumu plāns
• Rīcība atbilstoši pasākumu plānam
• Riski periodiski jāpārskata
• Sekošana, rezultātu analīze