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Projektmanagement
Reader
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Inhaltsverzeichnis
Grundsätzliches zu Projekten und Projektmanagement ......................................................... 3
1. Phase // Ideenfindung ........................................................................................................ 5
1. Phase // Analyse der Machbarkeitskriterien ........................................................................ 5
1. Phase // Zieldefinition ......................................................................................................... 6
1. Phase // Konzeption ........................................................................................................... 7
2. Phase // Planung ................................................................................................................ 8
3. Phase // Durchführung...................................................................................................... 16
4. Phase // Abschluss, Reflexion, Bericht ............................................................................. 17
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Grundsätzliches zu Projekten und Projektmanagement
Ein Projekt: - ist ein Vorhaben,
- das zeitlich begrenzt, das heißt nicht kontinuierlich,
- überschaubar
- und innovativ ist.
Das heißt konkreter, ein Projekt: - hat einen genau festgelegten Zeit- und Kostenrahmen,
- behandelt eine zusätzliche Aufgabenstellung,
- beschreitet häufig unbekannte Wege in neue Richtungen,
- arbeitet auf fest gelegtes und überprüfbares Ergebnis hin.
Funktionen des Projektmanagements à Aufgabe
des/der Projektmanagers/in
Zielsetzung à übernimmt die Verantwortung, um ein Ziel zu erreichen
Planung à strukturiert das Projekt, legt Termine fest
Organisation à gestaltet Arbeitsaufträge
Entscheidungen à trifft Entscheidungen und fordert sie ein
Motivation à leitet ein Team bzw. seine Mitarbeiter/innen (bei großen Projekten)
Kommunikation und Information àsorgt für eine gute Kommunikation zwischen den Akteur/innen und versorgt sie mit allen notwendigen Informationen
Kontrolle à überprüft Ziele und Ergebnisse, kontrolliert die Kosten
Projektmanagement ist die Gesamtheit der Planungs-, Steuerungs-, und Kontrollmaßnahmen eines Projektes. Ein/e Pro-
jektmanager/in sichert demnach, dass alle Teilaufgaben zum richtigen Zeitpunkt von den jeweils zu-
gehörigen/verantwortlichen Personen ausgeführt werden.
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Ein Projekt hat vier Projektphasen 1. Phase:
- Ideenfindung
- Analyse der Machbarkeitskriterien
- Zieldefinition
- Konzeption
Die erste Phase eines Projektes kann unter Umständen einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen
als schließlich die Planung und Durchführung des Projektes selbst. In der Praxis werden beispielswei-
se häufig Förderungsgelder zur Projektrealisierung beantragt – und für eine Bewilligung ist ein durch-dachtes Konzept notwendig. Entsprechend ist die Konzeptionsphase eines Projektes nicht zu unter-
schätzen, da sie die Grundlage für das Projekt darstellt.
2. Phase:
- Planung
- Vorbereitung In der Planungsphase wird das Konzept mit konkreten Inhalten ausgefüllt. Der/die Projektmanager/in
behält alle Abläufe und Fristen im Blick.
3. Phase:
- Durchführung Die Durchführung des Projektes muss laufend von dem/der Projektmanager/in an neue Bedingungen
angepasst werden. Er/sie muss sofort auf Probleme reagieren und sich notfalls um Alternativen („Plan
B“) bemühen.
4. Phase:
- Abschluss
- Reflexion
- Bericht
In der letzten Projektphase finden alle notwendigen Nachbereitungen und schließlich die Auswertung
des Projektes statt, um den Projekterfolg anhand der gesetzten Ziele zu bemessen. In der Regel wird
ein Projektbericht als Beleg verfasst. In seltenen Fällen lassen sich trotz entsprechender Korrekturen der Verlauf und die Ziele des Projek-
tes nicht vereinbaren, so dass das Projekt abgebrochen werden muss. Gescheiterte Projekte sollten
dennoch ausgewertet werden, um die entsprechenden Ergebnisse und Erfahrungen in ein nächstes
Projekt einfließen zu lassen (= Lerneffekt).
1. Phase // Ideenfindung
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Zentrale Fragen: - Was wird gebraucht?
- Was passt zur Einrichtung?
- Was passt zu mir?
- Was möchte ich lernen?
Methoden zur Ideenfindung: - Brainstorming
- Mind-Mapping
- Recherche
- Diskussion, Austausch mit Anderen etc.
1. Phase // Analyse der Machbarkeitskriterien
Nicht jede Projektidee ist in jeder Einrichtung zu verwirklichen. Oder die Projektidee muss an die Ge-
gebenheiten der Einrichtung angepasst werden.
Machbarkeitskriterien
Folgende Punkte sind häufig ausschlaggebende Kriterien, die über die Machbarkeit einer Idee be-
stimmen bzw. die Idee weiter eingrenzen:
- Zeitkapazitäten
- Räumlichkeiten
- Personal
- Material und Technik
- Finanzen
- Zielgruppenkompatibilität
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1. Phase // Zieldefinition
Hier werden das Projektziel bzw. die Projektziele benannt, aus denen sich die Gründe für das Projekt
und der Sinn des Projektes erklären, die zugleich die Motivation für das Projekt bedeuten. Mit anderen Worten: Warum ist das Projekt notwendig, welche Ziele sollen verfolgt werden und wel-
che Ergebnisse sind zu erwarten?
Ziele müssen: - vollständig und klar formuliert sein,
- realistisch bleiben (sie sollten anspruchsvoll, aber realisierbar sein),
- untereinander konform sein, d.h. sie dürfen sich nicht widersprechen,
- in irgendeiner Form messbar/ kontrollierbar sein und dokumentiert werden, so dass später er-
kennbar ist, ob sie tatsächlich erreicht wurden.
Projektziele gibt es auf mehreren Ebenen:
Ebene Fokus der Ein-satzstelle Inhalte
Ergebnis- ebene Extern
Imageaufwertung // Gewinnung neuer Zielgruppen // Einnah-men, Profit, Spenden // Werbung // Situationen verändern // Erfolg // Aufmerksamkeit // Bildung, Kommunikation, Menschen erreichen // Mitglieder, Besucher, Abonnenten ansprechen/ binden // etc.
Prozess- ebene Intern Team stärken // Motivation erhöhen // Kooperationen fördern //
Infopool erweitern // Arbeitsprozesse erleichtern // etc.
Persönliche Ebene -
Kontakte finden // Selbstbestätigung erhalten, Erfolg genießen // Spaß haben, Selbstverwirklichung // Erfahrungen sammeln, Umgang mit Grenzen lernen, Kompetenzen erwerben // Fort-schritt erleben // Referenz für später haben // etc.
Ziele müssen während des Projektverlaufes im Fokus bleiben. Sollte sich abzeichnen, dass Ziele nicht
erfüllt werden (können), muss der Projektverlauf oder die Zielsetzung korrigiert werden. Bei der Festlegung der Ziele sollte bereits bedacht werden, (1) mit welcher Methode das Erreichen der
einzelnen Ziele ausgewertet werden soll, (2) wann die Ziele erreicht sind und (3) wie die Ergebnisse
dargestellt werden, um die Vorbereitung der Methoden in die Projektplanung mit einfließen zu lassen.
Ist ein Projekt einmal gelaufen, ist eine nachträgliche Dokumentation und Auswertung schwer bis un-
möglich.
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1. Phase // Konzeption
Das Konzept Das Konzept beinhaltet alle grundlegenden Punkte der Projektidee und integriert sich in die Philoso-phie der Einrichtung und stimmt mit den Vorstellungen des Auftraggebers überein.
Das Konzept ist also:
- die „ausgearbeitete“ Projektidee und erklärt Absicht, Rentabilität, Konkurrenz, Strukturierung
des Projektes,
- Orientierung für die Planung,
- Richtlinie für Entscheidungen,
- Richtlinie für das Verhalten im Team und gegenüber anderen Personen,
- Unterstützung für ein überlegtes Handeln,
- Grundlage für die Erfolgskontrolle,
- nutzbar als Teil der Öffentlichkeitsarbeit (z.B. Sponsorensuche).
Im Konzept werden folgende 7 Planungsaspekte berücksichtigt, ohne jedoch konkrete Handlungsan-
weisungen zu formulieren:
Betreff à Frage
Projektinhalt à Was?Projektgründe/ -bedarf à Warum?Zielgruppe à Für wen?Materielle Mittel à Womit?Methoden und Schritte à Wie?Teamarbeit: Aufgaben, Gruppenstruktur à Wer?
Zeitplan à Wann?
Die Ausarbeitung der Projektidee zu einem konkreten Konzept findet in der Berufspraxis am besten
mit dem gesamten Projekt-Team statt, um dessen Kreativität zu nutzen. Das erarbeitete Konzept wird
schließlich schriftlich festgehalten.
Das Konzeptschreiben dient
- der Kommunikation der Projektidee,
- der Legitimation des Projektes,
- der späteren Kontrolle der Projektziele.
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In der Regel existieren ein internes und ein externes Konzeptschreiben, die jeweils verschiedene Fra-gestellungen unterschiedlich detailliert ausformulieren und ggf. weglassen.
Das externe Konzept dient als Entscheidungsgrundlage für Geldgeber oder Verantwortliche der eige-
nen Institution, die den eigentlichen Startschuss für die Planung des Projektes geben.
Das interne Konzept dient dem Projektteam als Planungsgrundlage.
2. Phase // Planung
Die Planung ist – Schritt für Schritt – das gedankliche Durchspielen zukünftiger Aktionen, woraufhin
unter Berücksichtigung der Möglichkeiten und Grenzen die Entscheidungen für die Projektumsetzung getroffen werden. Je genauer die Planung ist, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Projekt
erfolgreich verlaufen wird.
In der Planung des Projektes werden die 7 Planungsaspekte, die im Konzept grob umrissen sind, mit
konkreten Inhalten und Handlungsanweisungen im Hinblick auf das Projektziel versehen.
Projektinhalt Auf Basis der inhaltlichen Beschreibung und der Aufstellung der Aufgabenbereiche im Konzept wird nun ein detaillierter Projektstrukturplan erstellt, der folgende Fragen beantwortet:
- Was soll konkret geschehen?
- Wie ist das Projekt strukturiert?
- Welche Haupt- und Teilbereiche ergeben sich?
- Wer sind die jeweils verantwortlichen Personen?
Beispiel: Methode Projektcluster
- Hemmungslose To-do-Sammlung, die alles integriert, was bis zum Tag X erledigt/ besorgt
werden muss (vom Toilettenpapier über die Kunstobjektaufhängung bis hin zum Prominenten
für die Vernissage).
- Visualisierung der wild gesammelten Aufgaben in einer Grafik (Cluster, Diagramm, o.ä.).
- Festlegung von Hauptbereichen (Finanzen, Öffentlichkeitsarbeit, Räumlichkeiten, Catering,
Künstler, ...).
- Zuordnung von Einzelaufgaben sowie Zuordnung einer verantwortlichen Person.
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Beispiel für einen Projektcluster (Auszug):
Fertigung AufbauPlan
Behördliche Abnahme
ArchitekturSonstige Veran-
staltungenEröffnung
Kasse
Veranstaltungen
Ausstellung
Shop
FührungenMedien
AufsichtPR und
Programme Plakat
Inhalt
Einladung
LayoutKatalogBeschaffung
DruckFinanzen
VerteilungVertrieb
Abrechnung, Buchhaltung
Kostenvor-anschläge Objekte
Transport Leihverträge
BesorgungBestimmung
Ausstellungs-Management
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Projektgründe/ -bedarf Nun werden die Ziele und Motivation für das Projekt an der Begründbarkeit sowie den Bedarf im Hin-
blick auf die gegebenen Umstände gemessen.
Es werden beispielsweise folgende Punkte detailliert analysiert:
- Welcher Bedarf (der Zielgruppe, der Einsatzstelle, etc.) besteht für das Projekt?
- Welche konkurrierenden Angebote existieren?
- Sind Kooperationen mit anderen Einrichtungen möglich?
- Wem könnte das Projekt Nutzen bringen?
- Welcher Zeitpunkt ist für die Durchführung des Projekts am geeignetsten?
- An welchem Ort kann das Projekt am besten stattfinden?
Zielgruppe
In der Planung muss berücksichtigt werden, wie die beabsichtigte Zielgruppe zur Teilnahme am Pro-
jekt motiviert wird und wie ggf. das Projekt auf die Zielgruppe zugeschnitten werden kann.
Hilfreich ist dazu eine Zielgruppenanalyse:
- Wer ist die Zielgruppe?
- Wie groß ist die Zielgruppe?
- Aus welchen sozialen Bezügen stammt die Zielgruppe?
- Welche Interessen und Bedürfnisse bringt die Zielgruppe mit, und wie soll darauf reagiert wer-den?
- Welche Gemeinsamkeiten und Unterschiede bestehen innerhalb der Zielgruppe?
- Wo/ wie erreiche ich die Zielgruppe?
Materielle Mittel Es ist für die Projektplanung wichtig, die notwendigen Ressourcen, die Kosten und deren Finanzie-
rung aufzuzeigen und während des Projektverlaufes im Blick zu halten. Dabei sind die real benötigten
Geldbeträge häufig anders – meist höher – als die geschätzten Beträge. Es bietet sich daher an, 10-
20% Puffer von Beginn an mit einzuplanen, um später keine böse Überraschung zu erleben.
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Eine Ressourcen- und Kostenanalyse ist sinnvoll, um in einer Aufstellung folgende Punkte darzustel-
len:
- Was wird für welchen Teilbereich benötigt?
- Was davon ist bereits vorhanden, was muss angeschafft/ gemietet/ gebucht werden?
- Was kosten die benötigten Ressourcen?
Anschließend wird ein Kosten- und Finanzierungsplan angefertigt, der folgende Punkte erhält:
- Überblick über alle Finanzposten
- Überblick über geplante bzw. bewilligte Finanzierung (Eigenmittel, Zuwendungen von Stiftun-
gen, öffentliche Zuschüsse, private Spenden, Sponsorengelder)
Mögliche Posten in der Ressourcen- und Kostenanalyse sowie dem Kosten- und Finanzierungsplan:
- Personal, Honorarkräfte
- Material
- Verwaltung
- Porto, Telefon
- Raum
- Versicherung
- Technik
- Know How, Infomaterial
- Öffentlichkeitsarbeit, Druckaufträge
- etc.
Methoden und Schritte
Nicht jede Methode ist für jedes Projekt brauchbar. Bei der Auswahl sollte vor allem bedacht werden,
wie die Projektziele erreicht werden.
- Methoden auswählen, die zum Projekt, der Arbeitsweise von einem selbst und dem Team so-wie zur Zielgruppe passen
- Organisatorische Schritte bedenken und planen (Anmeldungsmodalitäten, Teamsitzungen,
Anfragen, Recherche, etc.)
- Wie soll das Projekt dokumentiert und ausgewertet werden? Welche Tätigkeiten sind dafür notwendig?
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Teamarbeit: Aufgaben, Gruppenstruktur Wenn die Projektstruktur und der Ablaufplan erstellt ist, kann das Team für das Projekt zusammenge-stellt werden.
Um eine bestmögliche Besetzung der Arbeitsfelder zu erreichen, sollte man vorher die Zuständigkei-
ten, Fähigkeiten und Motivation der potentiellen Teammitglieder hinterfragen:
- Wer hat die Leitung (für die Einrichtung/ für die Abteilung) inne?
Hat sie/er Erfahrung in der Teamführung und die Kompetenzen dafür?
- Wer hat in der Einrichtung welche Kompetenz und Verantwortung (Organigramm)?
- Wer hat genügend Zeitkapazitäten für das Projekt?
Bzw. wer ist nicht schon durch andere Arbeiten ausgelastet?
Motivation von Kolleg/innen/ Vorgesetzten zur Mitarbeit am Projekt:
- für Projekt/ Aktion sensibilisieren
à Was hat die Einrichtung vom Projekt?
à Welche Aspekte könnte sie motivieren, mitzumachen?
- konkrete Hilfe anfordern
à Vorschläge, Entwürfe vorbereiten und in einer Teamrunde (Wochensitzung oder ähnliches) zur Diskussion stellen.
à Termin für Gespräch und für Rechenschaftsbericht nach erfolgtem Projektabschluss ver-
einbaren.
Arbeitsaufträge verteilen:
- Welche Aufgaben werden von wem übernommen?
- Wer ist verantwortlich für den jeweiligen Projekt-Teilbereich?
- Wer übernimmt die Aufgabe, wenn eine eingeplante Person ausfällt?
Kommunikation im Team und für das Team:
- Notwendige Information weitergeben à Wer braucht welche Info, und welches Medium ist dafür am geeignetsten?
- Abfragen der Planungs-/ Ergebnisstände (regelmäßig und in allen Phasen des Projektes)
- Dokumentation des Projektverlaufes
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Teamprobleme/-konflikte
Bei größeren Projekten mit mehreren Teammitgliedern können Probleme auftreten, wenn Herange-hensweisen, Arbeitsverständnis und Rollenverständnis sich stark unterscheiden.
Hier einige Beispiele:
- „Alte Hasen/ Frischlinge“: Neue Leute bringen neue Ideen, die auch unliebsam sein können,
und kritisieren Dinge, die sonst selbstverständlich sind. Die „Frischlinge“ fühlen sich ausge-
bremst, die „alten Hasen“ fühlen sich kritisiert.
- „Platzhirschproblem“: Leute, die viel reden, aber nichts machen. Nimmt man dem „Platzhirsch“ seine Aufgabe weg, fühlt er sich hintergangen, fordert man ihn zur Erledigung auf, fühlt er sich
kritisiert.
- „Bescheidwisser-Falle“: Der „Bescheidwisser“ ist meist der Ideengeber, der alle Aufgaben an
sich reißt, nichts abgeben kann, dann klagend zusammenbricht, weil er alles alleine macht.
Andere ziehen sich zurück, weil sie eher Nebensächliches erledigen müssen.
Risiken für die Planeinhaltung:
- Nicht benannte Aufgaben.
- Fehleinschätzungen.
- Unterschätzen der Aufgaben.
- Falsche Annahmen.
- Vertrauensmissbrauch.
- Nicht geklärte Punkte.
- Alle wollen mitmachen, sind jedoch zu sehr in andere Aufgaben eingebunden (erledigen ihre
Projektaufgaben nicht in der geplanten Zeit).
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Zeitplan
Der wichtigste Faktor in einem Projekt ist die Planung der Zeit. Der Hauptgrund für Scheitern von Pro-jekten ist der Mangel an Zeit oder die Fehleinschätzung von Zeiträumen.
Deshalb muss genau geprüft werden:
- Sind genügend zeitliche Kapazitäten vorhanden?
- Was hat man selbst und was haben die Mitarbeiter/innen prozentual zu tun (Tagesgeschäft, dringende Probleme, Projektarbeit)?
à Kapazitäten können verloren gehen, wenn Menschen abgezogen werden, weil sie Drin-
genderes erledigen sollen!
- Welche Zeitdiebe gibt es?
à unangemeldete Besucher/innen, Emails, Briefe ohne Inhalt, Schwatz, Suche nach verloren
gegangenen Daten, vermeintlich dringende Probleme, Informationssuche/ Recherche.
Projektablaufplan
Die Erstellung eines Projektablaufplanes ist unabdingbar, denn er ist sowohl ein Mittel zur Planung als
auch zur Kontrolle folgender Punkte:
- Liegt der Projektverlauf im Zeitlimit?
- Muss der Ablaufplan ggf. angepasst werden?
- Müssen Strategien entwickelt werden, um bis zum Tag X fertig zu sein?
Wichtig: In der Zeitplanung müssen 20 % Puffer eingerechnet werden, da der Idealfall (Projektverlauf
ohne Komplikationen) nie eintreten wird.
Mögliche Methode zur Erstellung eines Projektablaufplans:
- jede Tätigkeit auf einem Klebezettel notieren,
- Entwicklung einer Logik am Flipchart,
- Zeichnen eines Verlaufes - links A (Anfang) und rechts E (Ende),
- Kleben einer Zeitschiene und Kennzeichnung der Abhängigkeiten durch Pfeile (Hier können
auch Risiken gekennzeichnet werden!).
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Beispiel für einen Projektablaufplan (Auszug):
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3. Phase // Durchführung
In der Projektdurchführung ist es insbesondere notwendig:
- Teilergebnisse zu kontrollieren,
- Probleme wahrzunehmen.
Dazu muss geklärt sein:
- Wer überwacht?
- Wer entscheidet?
- Wer leitet Änderungen ein? Wer ist in die Umsetzung von Änderungen einbezogen?
- Wer wird informiert?
Aspekte, die im Blick bleiben müssen:
Betreff Kontrolle
Projektinhalt - Werden die Inhalte umgesetzt? - Wurden Bereiche übersehen?
Projektgründe/ -bedarf
- Projektziel im Auge behalten. - Ziele und Durchführung aneinander anpassen. - Ggf. Projekt abbrechen, wenn Ziele nicht erreicht werden können.
Zielgruppe- Wird die Zielgruppe erreicht? - Welche Maßnahmen können noch ergriffen werden, Teilnehmende für das Projekt zu
finden?
Materielle Mittel- Budget kontinuierlich prüfen und dokumentieren. - Rechnungen/Quittungen sammeln, um Abweichungen zwischen tatsächlichen und
geplanten Ausgaben rechtzeitig zu bemerken und ggf. gegensteuern zu können.
Methoden und Schritte
- Sind die gewählten Methoden stimmig? - Werden die organisatorischen Schritte erledigt?
Teamarbeit: Auf-gaben, Gruppen-struktur
- Zieht das Team an einem Strang? - Werden die notwendigen Absprachen getroffen? - Sind alle ausreichend informiert? - Wie funktionieren die Kommunikationswege im Team? - Wie ist die Stimmung im Team? - Wie ist die Motivation für das Projekt?
Zeitplan
- Können die Termine eingehalten werden? - Was wurde noch nicht erledigt? - Wie kann eine Zeitverschiebung korrigiert werden? - Welche Probleme gibt es, und welche Gegenmaßnahmen können eingeleitet wer-
den? - Müssen Folgeschritte überarbeitet werden? - Ist eine Plankorrektur erforderlich?
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Tipps
- Der Erfolg des Projekts hängt vorrangig von guter Kommunikation ab – im Team und zur Ziel-gruppe.
- Treffen nur organisieren, wenn sie notwendig sind. Nur die Menschen einladen, die unbedingt
erforderlich sind.
- Absprachen, Treffen, Termine, etc. müssen unbedingt eingehalten werden.
- Informelle Gespräche helfen, Stimmung und Projektfortschritt festzustellen.
- Zwischenberichte anfertigen, um das Team auf dem Laufenden zu halten, Erfolge zu kenn-
zeichnen und Versäumnisse herauszustellen. Das sorgt für die notwendige Transparenz.
- Bilden von Teilprojekten bei großen Projekten.
- Persönlichen Coach suchen.
à eine Person (die unbeteiligt am Projekt ist) aus der Gruppe der Freiwilligen oder evtl. aus
dem Freundeskreis ansprechen.
à regelmäßigen Austausch (Telefonate, E-Mail-Kontakt) vereinbaren und dann berichten; In-
halte vorstellen, diskutieren, beraten.
4. Phase // Abschluss, Reflexion, Bericht
Das Projekt ist nicht mit dem Ende der Durchführungsphase vorbei. Es sollte (wie bereits erwähnt) in
der Konzept- und Planungsphase Zeit für den Abschluss und die Nachbereitung des Projektes vorge-
sehen werden.
Zum Abschluss des Projekts gehören: - Erledigung der letzten Aufgaben (z.B. Materialrückgabe, Rechnungen, Ablage, etc.).
- Auswertung von Evaluationsmaterial wie Fragebögen, Interviews, Gespräche (werden ver-
schriftlicht).
- Abschließende Reflexion: In welchem Maß wurden die Ziele erreicht? Welche Ziele wurden
nicht erreicht, und warum? Wo gab es Schwierigkeiten? Was kann aus dem Projektverlauf ge-lernt werden?
- Abschließende Zusammenführung der Reflexion und Dokumentation, die parallel zu allen Pro-
jektphasen gelaufen ist.
- Externen und internen Abschlussbericht anfertigen.