Projektirányítás

Barhcs Oktatkzpont 2008

Projektirnyts jegyzet

sszelltotta: Burghardt Ferenc Barhcs Oktatkzpont

2008

Projektirnyts TARTALOMJEGYZK

- 1 -

Tartalomjegyzk

TARTALOMJEGYZK ...................................................................................................................................... 1

A PROJEKTIRNYTS ALAPISMERETEI ................................................................................................. 5

BEVEZETS ......................................................................................................................................................... 5 A PROJEKTIRNYTS ALAPFOGALMAI ............................................................................................................... 8

Projekt ........................................................................................................................................................... 8 Projektmenedzsment .................................................................................................................................... 13

A projektmenedzsment terletei ............................................................................................................................... 15 A projektmenedzsment feladatai .............................................................................................................................. 16

A PROJEKT KRNYEZETE ................................................................................................................................... 17 A projekt-tpus tevkenysgek defincija .................................................................................................. 17 A rendszeresen vgzett tevkenysgek defincija ....................................................................................... 17 A projektek menedzselsben felvetd j problmatpusok ....................................................................... 18 Szereplk, szerepek ...................................................................................................................................... 19 Szervezet, projektszervezet ........................................................................................................................... 21

A lineris funkcionlis szervezeti felpts ............................................................................................................ 24 A projektorientlt szervezeti megolds ..................................................................................................................... 25 Mtrix szervezeti struktra ....................................................................................................................................... 26 A projekt szervezet tipikus felptse ....................................................................................................................... 27

A PROJEKT LETNEK SZAKASZAI ..................................................................................................................... 28 Kezdemnyezs ............................................................................................................................................ 28 Definils .................................................................................................................................................... 29 Tervezs ....................................................................................................................................................... 31 Vgrehajts .................................................................................................................................................. 32 Zrs, rtkels ........................................................................................................................................... 33

PROJEKTTERVEZS ...................................................................................................................................... 35

PROJEKTTERVEZSI FELADATOK ....................................................................................................................... 35 KVETELMNYELEMZS, VLTOZSKEZELS .................................................................................................. 36

Kvetelmnyelemzs .................................................................................................................................... 36 Vltozskezels ............................................................................................................................................ 38

KOCKZATELEMZS ......................................................................................................................................... 39 Kockzatok .................................................................................................................................................. 39 Kockzati forrsok ....................................................................................................................................... 40 Kockzatmenedzsment ................................................................................................................................. 41

A PROJEKTTERVEZS ALAPELVEI ...................................................................................................................... 45 A TERVEZS FOLYAMATA ................................................................................................................................. 46

Idtervezs ............................................................................................................................................................... 47 Feladattervezs ......................................................................................................................................................... 47 Erforrs-tervezs .................................................................................................................................................... 47 Kltsgtervezs ........................................................................................................................................................ 47

FELADATTERVEZS ...................................................................................................................................... 50

MUNKALEBONTSI TERV .................................................................................................................................. 50 FELADATOK KZTTI KAPCSOLATOK AZONOSTSA ........................................................................................ 56

Elzmnylista (tevkenysglista) ................................................................................................................. 57 Hlterv ....................................................................................................................................................... 58

Tevkenysg-l hl ............................................................................................................................................... 59 Tevkenysg-csompont hl ................................................................................................................................ 61

Svos diagram ............................................................................................................................................. 63 Tevkenysgek logikai kapcsolatai .............................................................................................................. 64 Tevkenysgek mozgstere .......................................................................................................................... 65

Ketts kapcsolat megvalstsa ................................................................................................................................ 65 Mrfldkvek, sszefoglal tevkenysgek .................................................................................................. 66

Mrfldk ................................................................................................................................................................. 66 sszefoglal tevkenysg......................................................................................................................................... 67


- 2 -

TEMTERV ....................................................................................................................................................... 68

A MUNKACSOMAGOK IDBECSLSE .................................................................................................................. 68 A vgrehajtsi id becslse .......................................................................................................................... 68 A munkarfordts becslse ......................................................................................................................... 69

TEMTERV KISZMTSA ................................................................................................................................. 70 Elrehalads ............................................................................................................................................... 71 Visszafel halads ....................................................................................................................................... 73 Tartalkid .................................................................................................................................................. 74 A kritikus t ................................................................................................................................................. 76 Negatv tartalkid ...................................................................................................................................... 77

ERFORRSTERVEZS ................................................................................................................................ 79

ERFORRS ...................................................................................................................................................... 80 Erforrs-kszletek ...................................................................................................................................... 81

ERFORRSOK HOZZRENDELSE .................................................................................................................... 82 AZ ERFORRS-KIEGYENSLYOZS FOLYAMATA ............................................................................................. 85

Erforrs-hasznlat tervezse, brzolsa.................................................................................................. 85 Az erforrs-kiegyenslyozs megvalstsnak lehetsgei ...................................................................... 89

Erforrs-korltos allokls ...................................................................................................................................... 90 Idkorltos erforrs-allokls ................................................................................................................................. 91

A MUNKA SZABLYOZSA ................................................................................................................................ 92

KLTSGTERVEZS ...................................................................................................................................... 96

KLTSGTERVEZS ALAPELVEI ........................................................................................................................ 96 KLTSGBECSLS ............................................................................................................................................. 97 A KLTSGVETS ADATFORRSAI .................................................................................................................... 99

Bels munkaer- s eszkzkltsg ............................................................................................................... 99 Kls munkaer- s eszkzkltsg ............................................................................................................... 99

rbzis elszmolsi mdok .................................................................................................................................. 100 A kltsgbzis elszmolsi mdok ....................................................................................................................... 100 Clbzis elszmolsi mdok ................................................................................................................................. 101

Anyagkltsg ............................................................................................................................................. 102 PNZRAMLSI TERV ...................................................................................................................................... 103

Bevteli forrsok ........................................................................................................................................ 103 Kltsgek cskkentsnek mdjai .............................................................................................................. 104

IDTERVEZS ................................................................................................................................................ 105

TEMTERV MDOSTSA (TTEMEZS) ........................................................................................................ 106

A PROJEKT NYOMON KVETSE ........................................................................................................... 107

A PROJEKTKONTROLL ..................................................................................................................................... 107 A kontroll clja s feladata a projektekben ............................................................................................... 107 A projekt ellenrzsnek mdszerei ........................................................................................................... 109 Az elrehalads mrse ............................................................................................................................. 111

Az temterv-teljestmny mrse (teljests kontroll) ............................................................................................ 111 A kltsgteljestmny mrse (kltsg kontroll) ..................................................................................................... 112

A DOKUMENTLS SZEREPE ........................................................................................................................... 116 A projektdokumentci .............................................................................................................................. 116

A CSOPORTMUNKA FELADATAI ....................................................................................................................... 120 Szemlyhez kapcsold folyamatok ........................................................................................................... 120 Kommunikcihoz kapcsold folyamatok ................................................................................................ 121 A csoportmunka fogalma, clja, fbb tpusai ............................................................................................ 121 A csoportmunka folyamata, munkamdszerei ........................................................................................... 122 Teamek tpusai ........................................................................................................................................... 124 Hatkony team-munka felttelei ................................................................................................................ 124 Kommunikci a projekt-teamen bell ...................................................................................................... 124

PROJEKTIRNYTS SZMTGPPEL ................................................................................................ 125

EGY PROJEKTIRNYT PROGRAM AZ MS PROJECT ..................................................................................... 127 MUNKAKRNYEZET S ANNAK BELLTSAI .................................................................................................. 130


- 3 -

A kezelfellet ............................................................................................................................................ 130 A program menszerkezete: ....................................................................................................................... 130 Naptrak belltsa, megadsa ................................................................................................................. 133

A projekt alapnaptrnak kivlasztsa .................................................................................................................... 133 Naptrak belltsa ................................................................................................................................................. 134 Az idelszmols alapjai ........................................................................................................................................ 137 j naptr ltrehozsa .............................................................................................................................................. 138

Naptr tevkenysghez val rendelse ...................................................................................................... 139 Erforrsnaptrak belltsa .................................................................................................................... 140

FELADATELEMZS .......................................................................................................................................... 141 Kvetelmnyek:.......................................................................................................................................... 141 Meglv erforrsok: ................................................................................................................................ 141 Szksges erforrsok ............................................................................................................................... 141 Kockzatok ................................................................................................................................................ 141

FELADATTERVEZS ......................................................................................................................................... 142 Tevkenysgek meghatrozsa .................................................................................................................. 144 Tevkenysgek rgztse ............................................................................................................................ 144 Tevkenysgek csoportostsa ................................................................................................................... 145 Mrfldkvek rgztse .............................................................................................................................. 146 Kapcsolatok ............................................................................................................................................... 148 Tevkenysgek sszekapcsolsa ................................................................................................................ 148 Fontosabb tevkenysgnzetek .................................................................................................................. 150 A projekt tjai ............................................................................................................................................ 153

Tartalkidej utak ................................................................................................................................................... 153 Kritikus t ............................................................................................................................................................... 154 A kritikus t s a tartalkidej utak megjelentse ................................................................................................. 155

Hatrid, korltok ..................................................................................................................................... 156 ERFORRSTERVEZS ..................................................................................................................................... 157

Az erforrskszlet sszelltsa ............................................................................................................... 157 Ember, gp, egyb kapacitskorltos erforrs felvitele ........................................................................................ 157 Anyag tpus erforrs felvtele ............................................................................................................................. 158 Kltsg tpus erforrs felvtele ........................................................................................................................... 158 Erforrsnaptr belltsa ....................................................................................................................................... 158 Erforrskltsgek belltsa .................................................................................................................................. 159

Erforrs hozzrendels ............................................................................................................................ 160 Az erforrsok tevkenysgekhez val hozzrendelse ......................................................................................... 160 A tevkenysghosszak s az erforrs-mennyisgek kapcsolata ............................................................................ 161

Erforrs-temezs .................................................................................................................................... 177 Az erforrsszint kiegyenltsnek lehetsgei ...................................................................................................... 180 Prioritsok .............................................................................................................................................................. 182 Gpi erforrsszint simts ..................................................................................................................................... 183

KLTSGTERVEZS ......................................................................................................................................... 199 A kltsgtervezs cljai .............................................................................................................................. 199 Kltsgkezelsi mdok ............................................................................................................................... 200 A beptett kltsgkezels eszkzei ............................................................................................................ 200

Arnyos erforrs-kltsgek megadsa .................................................................................................................. 200 Kltsgek kzvetlen megadsa ............................................................................................................................... 204

Egyni kltsgkezels ................................................................................................................................ 218 A SLYOM MINTAPROJEKT OPTIMALIZLSA ............................................................................................. 219 VGREHAJTS, NYOMONKVETS .................................................................................................................. 223

Elkszletek a nyomon kvetshez ........................................................................................................... 223 A nyomonkvets alapvet szablyai ......................................................................................................... 225 Bzistervi adatok mentse ......................................................................................................................... 226 Nyomonkvets a tervezeszkzn bell ................................................................................................... 228 Nyomon kvetsi mdok ............................................................................................................................ 232

llapotdtum .......................................................................................................................................................... 233 Szzalkos nyomon kvets ....................................................................................................................... 236 Idtartam egysg nyomon kvets ........................................................................................................... 242 Munkaegysg nyomon kvets ................................................................................................................. 251 Kltsgalap nyomon kvets ................................................................................................................... 256 Ltrehozott rtken alapul projekt-kontrol .............................................................................................. 257

A PROJEKT LEZRSA, KIRTKELSE ............................................................................................................ 263


- 4 -

ELEMZSEK, JELENTSEK KSZTSE .............................................................................................................. 264 Szrs ........................................................................................................................................................ 264 Csoportosts ............................................................................................................................................. 266 Formzsok ............................................................................................................................................... 268 Egyni s szmolt mezk............................................................................................................................ 269 Illusztrlt jelentsek ................................................................................................................................... 273 Hagyomnyos jelentsek............................................................................................................................ 274 Nyomtats .................................................................................................................................................. 276

ELLENRZ KRDSEK ............................................................................................................................ 280

FELHASZNLT IRODALOM ....................................................................................................................... 281

KNYVEK ....................................................................................................................................................... 281 HASZNOS WEBOLDALAK ................................................................................................................................. 281

SZMAGYARZAT ....................................................................................................................................... 282

Projektirnyits A PROJEKTIRNYTS ALAPISMERETEI - 1. fejezet

- 5 -

A projektirnyts alapismeretei

Bevezets

Az embert krlvev vilg egyre gyorsabban, egyre nagyobb mrtkben vltozik. A fennmaradshoz, illetve a sikeres mkdshez a vllalatoknak1 s a szerve-zeteknek2 folyamatosan mdostaniuk kell termkeiket s szolgltatsaikat. A szntelen innovci3 projekteken keresztl valsthat meg. A nagyobb vllalkozs tbb innovcit, az pedig tbb projektet jelent. Ha krlnznk, mindentt tallhatunk projekteket s projektmenedzsereket is. Minden rendszerelemz, grafikus, mrnk, gyvd, tuds, cs, kmves, aki egyedi termket hoz ltre, a projektvezets kihvsaival tallja magt szemben. Nem csoda, hogy a projektmenedzsment tudomnya mra eltrbe kerlt. A projektmenedzsment elveit a klnbz ipargakban, illetve llami szinten is al-kalmazzk, mivel a vezetk felismertk, hogy a vllalatuk egyre inkbb projektek ltal vezrelt szervezett alakult t. A vltozsok, s projektek azonban mr tbb ezer ve ksrik az emberek lett. Mr az kori piramisok ptsekor is szksg volt a projektmenedzser magasszint koordincis s szervezsi kpessgeire.

1. bra. Az els "projekt"

A projektmenedzsment j tpus feladat, mivel a projektek klnbznek a rend-szeresen vgzett vllalati tevkenysgektl. Hogy a vllalatok el tudjk vgezni a projektekben megfogalmazd j feladatokat, erre a clra az utbbi tven vben sok eszkz s mdszer szletett.


- 6 -

Akkor most mi is a klnbsg egy tbb ezer vvel ezeltti s egy napjainkban meg-valstand feladat kztt? Egyltaln mi is a projektmenedzsment? A projektmenedzsment fogalmt az 1950-es vekben hatroztk meg a hidegh-bors vdelmi programok sorn. Ennek kvetkeztben az alapelvek a replgyrts s a hadiipar terletn fejldtek ki, de a 90-es vekben a projektmenedzsment tlpett addigi hatrain, elismert s nagyra becslt kszsgg vltozott, melyet szmos szervezetben bevezettek, az egszsggytl a gyrtsig, a szoftverektl a termszetes erforrsokig. A projektmenedzsment viszonylag fiatal ga a menedzsment tudomnynak, mivel a XX. szzad els felnek vgn jelent meg. A hres - hrhedt, amerikai atombomba ellltsra irnyul sszetett tudomnyos/hadszati kutatsi program, a Manhattan projekt viselte elszr ezt a nevet. A rendszervlts utn talakulban lv magyar gazdasgi helyzetben nehezebb volt elfogadtatni ezt a modern, tudomnyos irnytsi szemlletet, mivel a hazai vllalati menedzserek az alkalmazott mdszerekben gyakran a rgebben haszn-latos, - pejoratv rtelemben vett - tervgazdasgi formulkat vltk felfedezni. Errl azonban termszetesen sz sem volt. A szisztematikus tervezs minden, clra irnyul gazdasgi tevkenysg elvgzse esetben javthatja a hatkonysgot. Mindezek mellett egy gyorsan vltoz szervezeti krnyezetben, - amely a piac-gazdasg egyre inkbb termszetes velejrja - rendkvl fontoss vlt olyan technikk kidolgozsa, amely javtja a szervezetek rugalmassgt, alkalmazkodsi kpessgt is. Ezek kz a praktikus mdszerek kz tartoznak a projekt-menedzselsi technikk, s ezrt rtkeldtek fel a vllalatok mkdsben az ehhez kapcsold eljrsok is.

2. bra. A "project" s a "manage" szavak sztri jelentse

A projekt kifejezs a latin proiectum szbl ered, melynek jelentse elre helyezett, elre vettett dolog. A projekt teht az eredeti jelentsnek megfelelen, mindig magban foglalja a tervezs s a jvre irnyul cselekvs rtelmi elemeit.


- 7 -

A projekt defincija szerint (egyes elmletek szerint a projekt nem definiland, elemi fogalom) olyan egyszer elvgzett munka, melynek jl meghatrozhat kezdeti s befejezsi idpontja van. Ez a fajta munka ellenttben llhat a szervezetek rendszeresen vgzett tevkenysgvel, az ismtld feladatokkal (pld. tmeggyr-ts), melyeknek nincs hatrozott idbeli lezrsuk. Ezek a tevkenysgek a szervezeti tagok rszrl fejlett stratgiai szemlletet ig-nyelnek, mivel a projektek eredmnyei a vllalat stratgiai cljainak elrst segtik. Emellett szksg van mg - tbbek kztt - a rsztvevk megfelel gyakorlati tapasztalatra, folyamatos innovatv jelleg szellemi munkjra s szakismeretre, illetve jl szervezett csapatmunkra is. A mindennapi szhasznlatban a projektek nagyobb, nmagban zrt rszterlett is projektnek nevezik, holott ezek a rsz-tevkenysg csomagok az eredeti definci kritriumait nem, vagy csak rszben elgtik ki. A projektek lehetv teszik, hogy alkalmazkodjunk a vltoz felttelekhez. Egy szervezet talaktsa, egy vllalat helyzetnek felmrse j piacokon, j termkek kifejlesztse vagy j technolgia adaptlsa mind olyan szksges vltozsok, melyek projekteken keresztl valsthatk meg. Az egyre inkbb projektorientlt munkahelyeken a projektmenedzsment kritikus fon-tossg kszsgg vlik. A szakemberek a szervezet minden szintjn rtkesebbek lesznek, ha megrtik s alkalmazzk a projektmenedzsment elveket.


- 8 -

A projektirnyts alapfogalmai

Projekt

A htkznapi beszdben sokszor elhangz projekt sznak nem csak az rsmdja (projekt, project, prodzsekt), hanem rtelmezse is sokfle, azonban minden rtel-mezsnek vannak kzs vonsai. A projekt egyik defincija Aggteleky Bla s Bajna Mikls szerzpros projekt meg-hatrozsbl indul ki, k a kvetkezkppen fogalmaznak:

A projektek idben behatrolt, gyakorlati vonatkozs, vagy absztrakt tervek, melyek mretk, bonyolultsguk, jdonsgtartalmuk s jelentsgk kvetkeztben a menedzsment rutinszer megoldsi metdusaival nem oldhatak meg kielgten.

A fenti rtelmezs a kvetkez fogalmi elemekbl pl fel: Behatrols A projektek idben azrt tekinthetk behatroltaknak, mert meghatrozott kezdsi s befejezsi idponttal rendelkeznek. Ennek kvetkeztben ideiglenes szervezeti formknak minsthetjk a projektszervezetek ltrehozst, mivel a projektfeladatok teljestse utn megsznik fennllsuk rtelme, s ez okbl a projektekben rsztvev dolgozi csoport is feloszlik. Gyakorlati, vagy absztrakt4 vonatkozs A projektek gyakran valamilyen szervezeti cl elrse rdekben jnnek ltre, vagyis konkrtan megjelen feladatokat kell megoldaniuk. Ezek legtbbszr olyan feladatok, melyeknek komoly kihatsuk lehet a vllalkozs mkdsre, mivel konkrtan hat-nak arra, (pldul egy j zemcsarnok felptse). Az absztrakt vonatkozs tervek viszont kzvetett mdon segtik el a szervezeti clok elrst, vagy kapcsolatban llnak azzal. Ilyenek lehetnek pldul egy j termelsi eljrs kifejlesztse, vagy egy msfle konfliktuskezelsi mdszer kidol-gozsa. Mret A projektek ltalban nagyobb, de a szervezeti mkdst csak ideiglenesen befolysol vllalati tennivalk elvgzsre jnnek ltre. Ez egyben azt is jelenti, hogy ez a feladat a szervezet tlagos felptsi szerkezetben nem, vagy igen bonyolult mdon lenne csak megoldhat. Ez a problma gy kezelhet viszonylag egyszeren, hogy tmeneti projektszervezeti formk jnnek ltre a szervezeten bell, melyek nem zavarjk a vllalati rutinfeladatok elvgzst, s gy knnyebben lehet fkuszlni a megoldand projektproblmkra is. Ez a megolds azonban a beosztottaktl is jelents alkalmazkodst kvn.


- 9 -

Bonyolultsg A projektek gynevezett rosszul strukturlt, sszetett problematikkkal foglalkoznak, melyeket rendszerint olyan mdon oldanak meg, hogy a komplex projekteket felbontjk tbb kisebb, mr kzzelfoghat rsztevkenysgg, majd azokat felada-tokk, s vgl egy szakember, vagy csoport szmra jl definilt mveletekk. Ebbl a gondolkodsmdbl ered az a tves s felsznes projekt fogalom hasznlat, hogy kisebb, csomagszer rszfeladatokat is projekteknek cmkznek, holott azok mr fogyaszthat mretek, jl rtelmezhetk s rszben rutineljrssal megoldhatk, vagyis a fenti projektdefinci mr nem, vagy csak rszben rvnyes rjuk. jdonsgtartalom A fentebb emltett problematikk egyszerre bonyolultak s rszben, vagy egszben ismeretlenek a szervezet szmra, vagyis a vllalat nem rendelkezik semmilyen gyakorlattal a feladatok megoldsban. ppen ebbl az okbl kifolylag klntik el a vele val foglalatossgot a vllalkozs alaptevkenysgeitl, mivel az ltalnos tevkenysgekkel dolgoz szervezeti tagok a napi rutinfeladatok elvgzse mellett valsznleg kptelenek lennnek az innovatv megoldsok kimunklsra is. A projektek megoldshoz teht szksg van egy elklntett erforrsokkal rendelkez csapatra, akik ideiglenesen kiszaktva eredeti feladatkrkbl csak a projektfeladatok szervezeti oldalrl tekintve jdonsgtartalommal br megoldsra fkuszlnak. Jelentsg A fontossg az elzkkel sszefgg projektdefincis ismrv, hiszen a nagy mret, a problma magas bonyolultsgi foka, illetleg annak innovativitst ignyl kezelse, mind klnlegess s kiemeltt teszi a projekteket a szervezeti mkdsben. Az ilyen tpus feladatok mindemellett ltalban tkeignyesek, sikerk nagyban fgg a hatkony idmenedzselstl, eredmnyeik pedig gykeresen hathatnak a vllalkozs eredmnyre s piaci pozcijra. Nem rutinszer mkds Az elzekben felsorolt jellemzk pontosan megmutattk, hogy a projektek kln-leges bnsmdot ignyelnek, mivel a napi munkafeladatok mellett ezeket a problmkat hatkonyan megoldani nem, vagy csak kis valsznsggel lehetsges. Amennyiben azonban a vllalat vezetsge nem akarja, hogy ezek a tevkenysgek csorbt szenvedjenek, vagy cskkenjenek a sikeres megolds eslyei, akkor meg kell bontania a szervezet mkdsi rutinjait, hierarchijt, s ideiglenesen j, a projektkihvshoz a lehet legnagyobb mrtkben alkalmazkod tevkenysgi rendet kell ltrehoznia, a projekt sikerig, vagy lezrulsig. Fenti defincik mellett termszetesen szmos ms, a projektek lnyegt megragadni kvn meghatrozs szletett. Ezek kzl pldul az ISO5 minsgbiztostsi rendszere a 8402 (1994) szabvny kialaktsakor is fontosnak tartotta, hogy pontos fogalmi keretet alkosson meg a projektek szmra, mely alapjn a projekt:

Egyedi folyamatrendszer, amely kezdsi s befejezsi dtumokkal meg-jellt, specifikus kvetelmnyeknek belertve az id-, kltsg- s erforrs-korltokat megfelel clkitzs elrse rdekben vllalt, koordinlt s kontrolllt tevkenysgek csoportja.


- 10 -

Vgl, amennyiben folytatjuk ezt a folyamatelv gondolatmenetet, akkor nem hagyhatjuk figyelmen kvl a projektekkel s a ksbb definilsra kerl projekt-menedzsmenttel foglalkoz hazai szakemberek kzl taln a legismertebb szerz, Grg Mihly vlemnyt sem a projektek meghatrozsval kapcsolatban, aki gy definil:

A projekt olyan egyszeri, komplex tevkenysgfolyamat, amelynek vgered-mnye definilt clja elre meghatrozott mszaki paramterekkel lerhat, olyan nmagban mkdkpes ltestmny, aminek megvalstsa idben s pnzrtkben is egyarnt meghatrozott.

E nhny kzelt definci alapjn mr lthat, hogy a projektek jellemzinek leglnyegesebb vonsait szmos mdon meg lehet fogalmazni. A mr fent emltett ISO rendszer annyiban lpett tl az egymstl elszigetelt meghatrozsok halmazn, hogy az ISO 10006 szabvnyban mr megprbltk sszegyjteni a projektek kzs ismrveit is (1 -5. pont), melyeket tovbbi elemekkel lehet kiegszteni (6 12. pont):

1. A projektszervezet ideiglenes, a projektproblma megoldsnak lettarta-mra alaktjk ki.

2. A projektek szmos esetben egy nagyobb projektstruktra, pldul egy megaprojekt rszt kpezik.

3. A projektclkitzseket s termkjellemzket folyamatosan lehet megha-trozni s elrni a projekt idtartama alatt.

4. A projekt vgeredmnye lehet egy termk, vagy szolgltats egy, vagy tbb egysgnek ltrehozsa.

5. A projekttevkenysgek kzti viszony is lehet komplex. 6. A projektnek mindig van megvalstand clja. 7. Ltezik a projektfeladatok elvgzsre valamilyen formj projektterv. 8. Definilt a projekt megvalstsra sznt idkeret, mely tevkenysgszinten

hatrozza meg az egyes mveletek elvgzsi idejt. 9. Meghatrozott a megvalstsra sznt kltsgvets, mely tevkenys-

genknt is meghatrozza a feladat elvgzshez szksges erforrsokat, s azok kltsgt.

10. Ltezik egy, a tevkenysgek kapcsolatait is bemutat logikai temterv. 11. Lteznek a projekt-termkekkel szemben megfogalmazott minsgi elvr-

sok, kvetelmnyek. 12. Ltezik a projekt megvalstst gtl bizonytalansgi, kockzati terletek

megjellse, ezek rtkelse s a megfelel reakcik tervei. A projektek teht olyan egyedi s specilis kpzdmnyek, melyek eltrnek ms szervezeti formktl s mveletektl, mivel teljes mrtkben a szervezeti vltozs bevezetsvel s menedzsmentjvel foglalkoznak, s tlpik a hagyomnyos funk-cionlis szervezeti hatrokat. Mindemellett, a projektek olyan ideiglenes szervezeti megoldsok, amelyeket meghatrozott kezdet s befejezs jellemez, st esetkben mg az is lehetsges, hogy egyszerre tbb cg a projekt tulajdonosa, mely konzorcilis6 forma teljes s szabad kommunikcit ignyel a felek kztt.


- 11 -

Egy projekt tbb szakaszra bonthat, mely szakaszok vezeti szempontbl klnll egysget alkotnak. Ahogy a projektnek, gy egy szakasznak is van meghatrozott llapota, szolgltatsa s tevkenysge, szervezeti felptse, valamint vges lefutsi ideje. A szakasz vgt a benne meghatrozott llapot, szolgltats elrse jelenti, amennyiben kielgti a megllapods szerinti minsgi feltteleket. A klnbz projektszervezsi mdszertanok7 (pld. PRINCE) meghatrozzk a projektnek s szakaszainak szervezeti felptst, a projekttervek tartalmt s szerkezett, valamint ellenrzsi pontokat annak biztostsra, hogy a munklatok a tervek szerint folynak. E hrom elem, valamint az elrend llapot, szolgltats s az azokat elllt tevkenysgek foglaljk magukba a klnbz mdszertanok alkotelemeit. A projekt fbb tulajdonsgai az albbi felsorolsban sszegezhetk:

konkrt cl rdekben folyik egyedi dolgot llt el, jdonsgtartalommal br van kezdete

van vge az eredmnynek bizonyos kritriumoknak kell eleget tennie rgztett a kltsgvetse erforrsokat hasznl fel.

Vizulisan ezt tkrzi az albbi bra:

Cl Kltsg

(Erforrsok)

Minsg

Id

Tevkenysgek

3. bra. A projekt fogalma


- 12 -

A hrom legfontosabb tnyez (id, kltsg, minsg) egyms ellen hat. Ezt nevez-zk projekthromszgnek, vagy hrmas korltnak.

Id

MinsgKltsg

CL

4. bra. Projekthromszg

A projektmenedzsment feladata a kvnt cl rdekben egyenslyban tartani a hrom elemet. Vizsgljuk meg a projekthromszg hrom tnyezjnek sszefggst: Ha cskkenteni akarjuk a kltsgeket, akkor vagy rosszabb minsg lesz az eredmny, vagy/s megn a rfordtott id. Ha cskkenteni akarjuk a cl elrshez szksges idtartamot, akkor ez vagy a minsg rovsra megy, vagy/s drasztikusan emelkednek a kltsgek. Ha a minsget kvnjuk javtani, akkor emelkedik a kltsg, s/vagy hosszabb ideig tart a megvalsts. Vagyis a gyorsan, olcsn s jt megrendeli elvrs nem teljesthet: Mindennek van ra, mindenhez id kell, valamint van meghatrozott minsgi elvrs is a produktummal szemben. Ettl brmely irnyba elmozdulni csakis komp-romisszumok rn lehet. Ltjuk, hogy a projekteket vgigksri az id-kltsg-minsg hrmasa. Ezek kzl a minsg a legkevsb szmszersthet. Ha mindenron kpletet akarunk keresni a minsg kiszmtshoz, akkor ez leginkbb az albbi arnyprral jellemezhet:

Minsg = Eredmny

Elvrs

5. bra. A minsgi arny

Akkor teljestettk a minsgi kritriumokat, ha ez az arny egyhez kzelt. Ha kisebb egynl, akkor az gyfl nincs megelgedve az eredmnnyel. Ha lnyegesen nagyobb egynl, akkor ugyan az gyfl elgedett lesz (ha egyltaln szreveszi az elvrtnl jobb minsget, hiszen nem ignyelte), de a projekt val-sznleg tbbe fog kerlni.


- 13 -

Projektmenedzsment

A nvekv szm projektek egyre tbb olyan embert ignyelnek, akik rtenek ahhoz, hogyan kell vezetni egy projektet. A projekt minden rsztvevje a rszmunkaids csapattagtl a szponzorknt szerepl vezrigazgatig eredmnyesebben dolgozik, ha megrti a projektmenedzsment alapjait. Az alapok megtanulsa klnlegesen fontos a menedzserek szmra, brmely szervezeti szinten dolgozzanak is, mert mindegyikk szmos projektben vesz majd rszt, s hatskrk miatt nagy befolyssal lesznek a folyamatokra. A projektmenedzsment mr nem csak szemlyi kszsgek sszessge, hanem szervezeti kompetencia8 is. Akr a projektmenedzsment kapacitsnak nvelsvel bzzk meg, akr csak kisebb szerepet jtszik egy projektben, minden egyes rsztvev hozzjrul az eredmnyes mkdshez. Azok a vezrigazgatk, akik kivlasztjk s tmogatjk a projektet, adott esetben csak egy-kt rt tltenek el hetente kzvetlenl a projektekkel, de ha beszlik a projektmenedzsment nyelvt, akkor a csapat ezltal is rzkeli a tmogatst. Ugyangy, a funkcionlis egysgek vezeti - akiknek elsdleges feladata a megfelel emberek kivlasztsa a projekthez - eredmnyesebb dntseket hoznak, s nvelik a munkatrsak hatkonysgt, ha ismerik s hasznljk a projektmenedzsment eszkzeit. Termszetesen a team tag-jai s a projektvezetk kzvetlenl hatnak a vgeredmnyre azzal, hogy mennyire fogadjk el, s alkalmazzk gyakorlatban a projektmenedzsment elveit. A projektmenedzsment clja, hogy minl tbb lehetsges veszlyt s problmt elre jelezve gy szervezze meg (tervezstl a megvalstson t az ellenrzsig) az egyes tevkenysgeket, hogy a projekt az sszes felmerl nehzsgek ellenre a lehet legteljesebben s legsikeresebben valsuljon meg. A projektmenedzsmentet nevezhetnnk akr vltozsmenedzsmentnek is, mivel a projekt a szervezetek egyik legjobb eszkze ahhoz, hogy a vllalat az egyik llapotbl egy msik llapotba jusson. Msik lehetsges megkzelts szerint a projektmenedzsment fogalma elsdlegesen a vltozsok bevezetshez kapcsoldik. A mr idzett Aggteleky s Bajna szerzpros alkotott mr egy pontosabb s tfo-gbb defincit, mely szerint a projektmenedzsment:

egyrszt a projektek lebonyoltsra szolgl vezetsi feladatok, szerve-zetek, technikk s eszkzk sszessge, msrszt olyan projekttervezsi s -megvalstsi eljrs s elv, amelyet alkalmazkodkpessg, tter, innovcis kpessg s kreativits jellemez olyan komplex problematikk esetben, amikor a megolds clorientlt s tfog szemlleti mdot, valamint optimlst kvetel meg, ha rszterleteket kell koordinlni.


- 14 -

Grg M. szerz gy egsztette ki az elz defincit:

A szervezetek irnytsban kialakult olyan vezetsi tevkenysg s egyben a vezetstudomny nllsult terlete, amely eltren egy szervezet operatv tevkenysgeinek folyamatos, bizonyos vonatkozsban rutinsze-rnek tekinthet irnytsi mdjtl, elssorban a szervezeti stratgia ltal letre hvott egyszeri komplex feladatok teljestsvel foglalkozik.

Lnyegt tekintve a projektmenedzsment egy szakaszokbl ll dntsi folyamat, amelyben lpsrl lpsre s elre meghatrozott sorrendben alternatvkat ksztnk, hasonltunk ssze s zrunk ki, vgighaladva a projekt teljes ciklusn a kvnt projektcl elrsnek rdekben. A projekt jellemzibl addan az eredmnyessg mrcje a tartalmak, kltsgek, bevtelek s az idbeli temezs betartsa. A projektvezet a megvalsts sorn ezeket a feladatoknak, az erforrsoknak s hatridknek a kezelsvel tudja ir-nytani. Ezt mutatja be a projektmenedzsment hromszg, mely a tervezs clrendszert s dinamikjt rzkelteti. Itt, az elz projekthromszghz kpest legnagyobb hang-slyt az id kapja, ami jelents befolysol tnyez lehet a kltsgek alakulsban. Az irnyts ezen hromszg egyenslyban tartsval valsthat meg, ami azt jelenti, hogy brmelyik sarok irnyba billen el a projektegyensly, a msik kt tnyez hangslyozsval visszallthat. Pldul, ha a hatrid veszlybe kerl, a feladatok tcsoportostsval, illetve ptllagos erforrsok bevonsval, vagy hatkonyabb felhasznlsval az egyensly helyre billenthet. Termszetesen az eredetileg kitztt clokat (tartalmi s projektcl) nem szabad figyelmen kvl hagyni.

6. bra. A projektmenedzsment hromszg

A tartalmi cl az a vgeredmny elvrs, amire a projektet ltrehoztk. A projektcl pedig ennek a vgeredmnynek az elrse, a hromszg egyenslyban tartsval.

erforrsok hatrid

feladatok

teljestmny

hatkonysgk

now

-how

kiindulsihelyzet

tartalmicl

projektcl


- 15 -

A projektmenedzsment terletei

A projektmenedzsment PMI (Project Management Institute)9 ltal definilt felosz-tsa: Hatkrmenedzsment Tartalmazza a projekt hatkrnek (elvrsok, clok, eredmny, jellemzk, illetve az ezek alapjn meghatrozott feladatok kre) definilst, valamint a vltozsok kezelse sorn alkalmazand mdszertant. Idmenedzsment Fbb elemei: az temterv kszts lpsei, techniki, az temterv ellenrzse-szablyozsa (monitoring-kontrolling). Kltsgmenedzsment Ez a terlet a kltsgvets kialaktsra s ennek monitoring-kontrollingjra koncent-rl. Minsgmenedzsment Lerja a minsgtervezs elemeit, valamint foglalkozik a projekt minsgbiztosts s kontrolling krdseivel. Emberi erforrs menedzsment F tmja az emberi erforrsok projekt szmra trtn biztostsa, a szereplk kompetencia fejlesztse, a motivls, a konfliktuskezels lehetsgei, a kultrk, munkamdszerek sszeegyeztetsnek krdsei, valamint etikai krdsek. Kommunikci menedzsment Arra vonatkozan ad tmutatst, hogyan kell elkszteni a kommunikcis tervet, miknt kell kommuniklni a klnbz csoportokkal, s milyen kommunikcis technikkat lehet ehhez alkalmazni. Kockzatmenedzsment A kockzatok azonostsnak, felmrsnek, elemzsnek, a veszlyek cskken-tsnek s a krok enyhtsnek lehetsges mdszereivel foglalkozik. Beszllt menedzsment A (szerzdses) alvllalkozi kapcsolatok sajtossgaival foglalkozik, az ajnlat-adstl a szerzdsek teljestst kvet lezrs-rtkelsig. Integrci menedzsment Tmja rszben a fenti terletek sszekapcsolsa, rszben maga a tervezsi, szervezsi folyamat s annak techniki, a teljests figyelse, a vltozsok kezelse. Bizonyos tmk nem klnthetek el egyrtelmen csupn egyik vagy msik ter-lethez, pldul a projektszereplk kezelsnek vannak hatkr, emberi erforrs menedzsment, kommunikcis s adott esetben beszllt menedzsment tmak-rbe tartoz vonatkozsai is.


- 16 -

A projektmenedzsment feladatai

1. Tmogat szervezet ltrehozsa: A projektmenedzsment alaktsa gy az intzmny szervezeti rendjt, hogy az a projekt tmogatst szolglja. Teremtse meg annak feltteleit, hogy: a projekt folyamata tlthat s irnythat legyen, a projektben rszt vevk megkapjk a szksges vezeti s szakmai tmoga-

tst, az eredmnyek bepljenek az intzmnyi folyamatokba s az intzmnyi

kultrba.

2. A projektet tmogat szervezeti rend kialaktsa a rendelkezsre ll erforrsok figyelembevtelvel.

3. Intzmnyi projektterv ksztse, melyben rgzteni kell: projekt clrendszert, a projekt temezst, a projekthez szksges szervezeti rendet s a projekthez szksges emberi s egyb erforrsokat.


- 17 -

A projekt krnyezete

A projektmenedzsment megrtse a projektek krnyezetnek megrtsvel kezd-dik, mert ez jelentsen klnbzik a hagyomnyos szervezeti krnyezettl. A teljestend feladatok brmely munkahely esetn kt csoportra oszthatk: projektekre s rendszeresen vgzett tevkenysgekre. Leegyszerstve a projektek azok a feladatok, melyeket csak egyszer vgznk el, a rendszeresen vgzett tevkenysgek pedig azok, amelyeket sokszor. Miutn mindkettt kln-kln elemeztk, ltni fogjuk, mennyire eltr kihvst jelen-tenek a menedzsmentnek.

A projekt-tpus tevkenysgek defincija

Minden projekt kt fontos jellemzvel rendelkezik:

1. Minden projektnek van kezdete s befejezse. A kezds pillanata nem biztos, hogy egyrtelm, mivel ltalban egy tletet fejlesztnk tovbb projektt. A vgt azonban pontosan definilni kell, mert a projekt minden rsztve-vjnek egyet kell rtenie abban, hogy mit rtnk a projekt befejezse alatt. A befejezs nem jelent okvetlenl sikeres lezrst. Ha egy projektrl a megvalsts folyamn kiderl, hogy soha nem ri el cljt (a projekttermk nem kszl el), akkor is le kell zrni. Ilyenkor nem a rsztvevk ltal meghatrozott befejezst tekintjk a projekt vgnek.

2. Minden projekt egyedi termket llt el. Az eredmny lehet kzzelfoghat (egy plet, vagy szoftver), vagy elvont (pld. oktatsi irnyelvek).

Minden iparg bvelkedik projektekben, me, nhny plda:

Mrnki projekt gpkocsi-mszerfal vezrlsnek ttervezsre Krhzi adminisztrcis projekt a belgygyszati osztly poli feladatainak

tszervezsre Hirdet cg projektje j telefontarifa-csomag bevezetshez nyomtatott s

televzis reklmanyag ksztsre ISO minsts megszerzse

Ezek a projektek mind felismerheten j, s a cljuk elrsvel lezrul feladatok, a projektek egyediek, s ideiglenesek. Azt is lthatjuk, hogy ezek kzl nmelyik projekt kzzelfoghat termket hoz ltre (szoftver, vagy mszerfal), mg a tbbi nem ennyire kzzelfoghat (poli feladatok tszervezse). A projektek eredmnyei teht lehetnek kzzelfoghatak, vagy elvon-tak.

A rendszeresen vgzett tevkenysgek defincija

A rendszeresen vgzett tevkenysgek a projekttel ellenttes jellemzkkel rendel-keznek, mivel nincs befejezsk, s eredmnyk hasonl, sokszor egyforma


- 18 -

szolgltats, vagy termk. A rendszeresen vgzett tevkenysgek gyakran a vllalat, szervezet elsdleges cljait kpviselik. Lssunk erre is nhny pldt:

Biztostsi cg, napi tbb szz, ezer krelem feldolgozsval Banki gyintzs 10-30 szolgltatssal, napi tbb szz gyfl kiszolglsval Kzlekedsi vllalat, tbb szz jrattal, tbb ezer utassal

A rendszeresen vgzett tevkenysgek hasonl termkeket lltanak el, illetve ha-sonl szolgltats nyjtanak, nincs hatrozott lezrsuk. A hagyomnyos menedzsmentelmlet szinte kizrlag a rendszeresen vgzett tev-kenysgekkel foglalkozott.

A projektek menedzselsben felvetd j problmatpusok

Az egyedi s rendszeres munkavgzs eltr menedzsmentmdszereket ignyel. Mivel a projekteknek ms jellemzik vannak, mint a rendszeresen vgzett tevkeny-sgeknek, j tpus problmk el lltjk a vllalatokat. Az eltrs dimenzii a kvetkezk:

IPARI TERMELS PROJEKT

A termk ellltsa fix telephelyen, vltozatlan krlmnyek mellett trtnik.

A projekteredmny ltrehozsnak helyszne s krlmnyei projektrl projektre vltoznak.

A vgtermk standardizlt. A projekteredmny minden esetben egyedi, br nhny eleme lehet standard is.

Az adsvteli szerzds a termk fizikai ellltsa utn jn ltre. A termk ltrehozst az elad (a gyrt) kezdemnyezi.

Az adsvteli szerzds megelzi a projekt eredmnyt. A projektnek a ltrehozst a projekttulajdonos (a vev) kezdemnyezi.

A termk ellltsa s az rtkestsi folyamatok idben s trben elvlnak egymstl.

A projekteredmny ltrehozsi s rtkestsi folyamatai idben gyakorlatilag egybeesnek.

A vgeredmny ltrehozsa A termelsi folyamatok ltalban azonos helysznen, azonos krlmnyek kztt trtnnek, mivel gy minimlisra lehet cskkenteni a vltozssal jr kltsgeket. A projektek, pldul hdptsek esetben, ez a mdszer nem vezethet eredmnyre, mivel minden egyes hidat specilis, klnbz adottsg helyszneken, eltr krl-mnyek kztt, egyedi megvalstsi mdszerrel kell megpteni. A vgtermk Az ltalnos termelsi folyamatok vgtermkei, vagy szolgltatsai azonos s standardizlt jellemzkkel rendelkeznek, ezzel szemben a projektek vgeredmnyei mindig specilisak, egyediek, ahogy minden hd is ms s ms.


- 19 -

Az adsvtel Az ipari tmegtermels ltalnos jellemzje a folyamatos termels, mely azzal jr, hogy a termk ellltsnak idpontja megelzi a termk eladst. A termk ell-ltst a gyrt kezdemnyezi, aki a gyrts kzben prbl termknek piacot s vevt tallni. A projektek megkezdse kls, vagy bels megbz ltal veszi kezde-tt. A kls megbzsi-, s vllalkozsi szerzds ltrejtte utn kezddnek meg a tnyleges projektmunklatok. Elllts s rtkests A termk ellltsa s rtkestse kt teljesen kln zajl folyamata az ipari tpus termelsnek, mivel a vllalatok ltalban a folyamatos gyrtssal ellltott term-kekhez keresik a megfelel kereskedelmi partnereket. Ezzel szemben, a projektek esetben a ltrehozs az elzetes megllapods felttele.

Szereplk, szerepek

Az angol szaknyelv stakeholder-nek, elremozdtnak nevezi a projekten munkl-kod, a projektet elrelendt szemlyeket, csoportokat, vagyis a projekt szereplit. Egy projektben ltalban az albbi szereplk vehetnek rszt.

Szponzor: az a hivatalos jogkrrel rendelkez szemly, aki vgs soron felels a projektrt. Jogkre a szervezetben minden projekttl fggetlen, gy kapcsolatot teremthet a projekt s a normlis dntshozsi folyamat kztt, akr eljrhat a projektmenedzser nevben is, befolysolhatja a projekt prio-ritsait. adja ki a projektalapt okiratot (ez ruhzza fel jogkrkkel a projektmenedzsert), ttekinti s jvhagyja a projekttervet. Feladata a projektmenedzser tmogatsa a szervezeti akadlyok legyzsben, az er-forrsok biztostsa (csak rszben az anyagiak), felels a projekt sikerrt.

Tmogat: lehet a szponzorral megegyez szemly is. A tmogat a projekt szszljaknt tevkenykedik, figyel a hatalmon lv emberek vlemnyre. Akadoz folyamatok esetn, vagy nehzsgek idejn elmozdt, segtsget nyjt.

Megbz: olyan helyzetben lv szemly, vagy szervezet, aki/ami egy szerz-dskts rvn megvsrolja egy szervezet vagy szemly szolgltatsait. Abban az esetben is fizet a szerzdses szolgltatsokrt, ha a szerzds csak informlis jelleg, ugyanazon szervezet kt egysge kztt jn ltre.

Felhasznl: a felhasznl, s a megbz szerepnek egyttes megjelense a leggyakoribb. A felhasznl nem felttlenl vsrol, de a termkkel valamilyen kapcsolata van, hasznlja azt. pp ezrt a minsg vevorientcija azt jelenti, hogy a felhasznl megelgedettsgt kell elrni.

Tulajdonos: bizonyos jogosultsgok kizrlagos gyakorlsa illeti meg, a dologi, jogi jogosultsgokra az abszolt hatskr jellemz.

rdekeltek: sokszor jelentsebb szereplk, mint a tbbiek. A kzvetlen anyagi rdekeltsg szereplket knny feltrkpezni, de az egyb rdekelteket


- 20 -

nehz azonostani. A projekt tartalmtl fggen kls rdekeltek lehetnek a kormnyhivatalok, nkormnyzatok, prtok, szakszervezetek, lobby szerveze-tek, trsadalom stb. Bels rdekeltek lehetnek mindazok, akiket kzvetlen mdon nem vontak be a projektbe, de valamilyen mdon mgis rinti a projekt (pl. foglalkoztatsi biztonsg, szemlyes ambcik stb.).

Projektmenedzser: dntsi hatskre minden esetben a vllalat fels vezetstl szrmazik. Az ily mdon biztostott hatskr a projektmenedzser jogosult hatskre. Ez csak egyik sszetevje a valsgos hatskrnek, amely nagyban fgg a projektmenedzser befolysol kpessgtl, ami kiter-jedhet beosztottaira, a vele egyenrangakra s feletteseire is. gy a valsgos hatskr lehet kisebb, egyenl vagy ppen nagyobb, mint a jogosult hatskr. A projektmenedzsert a projekt idtartamn bell a lehet legkorbban kell kijellni, idelis esetben mr a definilsi fzisban. Minl ksbb kerl kijellsre, annl tbb olyan dnts szlethet, amiben a projektmenedzser mg nem vett rszt, s amelyekkel esetleg nem is rt egyet. Ezeket a problmkat a projektmenedzsernek a lehet legkorbban jeleznie kell, hogy a dntsek mdostsa megfontolhat legyen. A vllalt korai ktelezettsgek nagyban befolysoljk a projekt sikert. A sikeres projektmenedzser kiemelten fontos menedzseri kpessgei: j szemlyi kommunikcis kszsg, j prob-lma-definilsi s -megoldsi kpessg, vezetsi-, mozgstsi-, motivcis kpessg.

Projekt-team: minden olyan csoport, vagy szemly team-tagnak tekintend, aki idejvel, kpessgeivel s erfesztseivel hozzjrul a projekt sikerhez. A team tagjainak kijellse a projekt elejn, a definilsi s tervezsi szakasz-ban trtnik. A projektmenedzser a kszsgek alapjn kijelli a megfelel szakembereket a rszfeladatokhoz, kihirdeti a projekttervet. A team-tagok megegyeznek a projektben vllalt felelssgket s szerepket illeten.

7. bra. A projektek szerepli

Kis projektek esetn knny azonostani a fbb szereplket, de nagyobb projek-teknl ez sokkal nehezebb, jval tbb idt ignyel, de nem szabad sajnlni az erre sznt idt, mert a projekt-team kialaktsa kulcsfontossg a projekt sikerben.

Projektmenedzser

Megbz rdekeltek Tulajdonos

Felhasznl

Tmogat

Szponzor

Projekt-team


- 21 -

Szervezet, projektszervezet

Ha 3-4 ember dolgozik egytt, akkor a munkjuk megszervezshez clszer szer-vezetet ltrehozni. Mr az is egy szervezet, ha a nhny egytt dolgoz ember kzl az egyik formlisan, vagy informlisan vezet szerepet jtszik, azaz mondja meg a tbbieknek, hogy mit csinljanak, s azok ezt el is fogadjk. Vannak ugyanis formlis s informlis szervezetek. A formlis szervezetek tulajdo-nosi s vezeti dntsek alapjn jnnek ltre. Az informlis szervezetek spontn emberi kapcsolatok mentn, maguktl alakulnak ki. A szervezet defincija:

A szervezet a krnyezetvel aktv kapcsolatban lv, nfenntartsra trekv emberi trsulsi rendszer, amely valamilyen konkrt cl elrse rdekben jtt ltre.

A szervezetek sajt, bels rendszer szerint mkdnek, termszetesen folyamatosan reaglva a kls krnyezet (piaci, gazdasgi, jogi, stb. hatsok) elemeire. A szervezet (s bels rendszernek) alapvet sajtossgait az albbiak szerint sszegezhetjk:

ismert a teljes rendszer clja s a rendszer teljestmnynek mrtke, definilt a rendszer krnyezete s a mkds felttelei

ismertek a rendszer erforrsai, a bels termelsi tnyezk definiltak a rendszer komponensei10, azok clja, tevkenysge, llapota s a

clok teljestsnek mrtkrendszere a cl elrse rdekben meghatrozott bemenetekbl meghatrozott felt-

telek mellett vgzett tevkenysggel meghatrozott kimeneteket llt el van vezet szerve

Ahhoz, hogy megismerhessk a projektszervezetek egyedisgeit, s ezltal kpet kaphassunk az alkalmazottak projektekben jtszott szereprl, elszr valamifle-kppen csoportostanunk kell a szervezeti formkat. A vllalatokat jellemz tnyezket kt csoportra elsdleges s msodlagos struktra-alkot tnyezkre bonthatjuk, melyek a kvetkezk: Elsdleges tnyezk: Ezek a jellemzk alapveten szksgesek ahhoz, hogy a klnbz szervezeti formkat csoportostani lehessen. Ezen jellemzk hrom f fajtjt klnbztetjk meg a szervezetek elsdleges struktra-alkot tnyezinek:

Munkamegoszts: A szervezeti feladatok kisebb rszfeladatokra val bontst s e feladatrszek szervezeti egysgekhez val teleptsnek tevkenysgt nevezzk gy. Ez a tnyez adja meg a vllalat tagolsnak alapjt is, hiszen gy klnthetk el az egyes szervezeti rszlegek. Hrom elv alapjn oszthat-juk fel a szervezetet, gymint funkci, trgy s rgi szerint. Funkcionlisan szervezdik egy szervezet, ha az azonos jelleg szakisme-retet felttelez szervezeti feladatokat egy munkahelyi csoport ltja el (pld.


- 22 -

marketing, pnzgy, szemlygy, stb.). A vllalat ltal ellltott termkekkel, szolgltatsokkal kapcsolatos munkafeladatok szerinti felosztst nevezzk trgy szerinti munkamegosztsnak, mg ha az egyes rtkestsi terletekhez tartoz munkafeladatok szerint alaktjuk ki a vllalatot, azt rgi szerint felosztsnak nevezzk. Annak alapjn, hogy egy vllalatban csak egy, vagy prhuzamosan kt, vagy tbb munkamegosztsi elv szerint szervezzk a munkavgzst, beszlhetnk egydimenzis, illetve kt vagy tbbdimenzis szervezetekrl.

Hatskrmegoszts: A fentiek alapjn ltrehozott szervezeti egysgek s az alkalmazottak csak akkor tudjk a rjuk hrul feladatokat megoldani, ha ahhoz megfelel hatskrrel (illetkessgi, dntsi, utastsi s ellenrzsi jogkrrel) rendelkeznek. A dntsi s utastsi jogkrknek a szervezeti egysgekhez val hozzrendelsi tevkenysgt nevezzk hatskrmegosz-tsnak. Amennyiben egy alrendelt szervezeti egysg csak egy felsbb egysgtl kaphat utastst, akkor egyvonalas szervezetrl, mg ha egymssal prhuzamosan tbb flrendelt teheti ugyanezt, akkor tbbvonalas szerve-zetrl beszlnk.

Koordinci: A szervezeti egysgek az elz kt strukturlis jellemz hatsbl kvetkezen jelentsen differencildnak, elklnlhetnek. Szinergikus11 hatst azonban csak akkor lehet elrni, ha a fenti elvek mentn ltrehozott szervezettestek tevkenysgt illesztjk egymshoz, vagyis sszehangoljuk tevkenysgeiket. Ezt a clt a szervezet vezetse klnbz koordincis tevkenysgekkel, technikkkal rheti el. Hrom f koordincis eszkztpust klnbztethetnk meg, gymint a technokratikus, a strukturlis s a szemlyorientlt mdszereket. A technokratikus eszkzk kz tartoznak tbbek kztt a szervezeti mkdsi szablyok, eljrsi - hivatali utak, tervek, programok. A strukturlis12 elemek jellemz csoportjt a szervezetben meg-figyelhet al- s mellrendeltsgek (vertiklis s horizontlis koordinci), vagyis a szervezeti hierarchia kialaktsa, s a klnbz szervezeti testletek, bizottsgok, teamek ltrehozsa jelentik; mg a szemlyorientlt eszkzket pldul a szervezeti kultra formlsa, az alkalmazottak kiv-lasztsi rendszernek kialaktsa s a konfliktuskezelsi eljrsok definilsa alkotjk.

Msodlagos tnyezk: Az elsdleges jellemzk beazonostjk, hogy melyik szervezet milyen nagyobb osztlyba sorolhat, azonban megkrdjelezhetetlen, hogy a gazdasgi letben minden szervezetnek egyedi a megjelensi formja, felptse, mkdse. J plda lehet erre az a hasonlat, miszerint az embereket is lehet nagyobb csoportokra, pl. rasszokra osztani kls megjelensk alapjn, azonban mgis egyrtelm, hogy minden ember ms s ms, elklnlt egynisg. Nos, ugyangy van ez a szervezeteknl is.


- 23 -

Mindezek alapjn, msodlagos, szrmaztatott jellemzknt rdemes figyelembe venni a szervezet pontos megjelentshez szksges konfigurcis elemeket is:

a szervezet mlysgi tagozdsa, vagyis a szervezeti hierarchia szinteknek a szma

a szervezet szlessgi tagozdsa, vagyis az egy vezet al kzvetlenl tartoz szervezeti csoportok, alrendeltek szma

az egyes egysgek mrete, melyet az adott szervezeti csoportban egytt dolgoz foglalkoztatottak szmval szoks jellemezni.

A fentiekben trgyalt munkamegosztsi s hatskr-megosztsi lehetsgek alapjn egy olyan 2*2-es mtrixfellet hozhat ltre, melyben csoportosthatv vlnak a klnbz szervezeti formk. Ezek elhelyezkedst a 8. bra jelenti meg:

Munka- megoszts

hatskrmegoszts

Egy-dimenzis Kt-, vagy tbb-

dimenzis

Egy-vonalas Lineris

Divizionlis

Tbb-vonalas Funkcionlis

Mtrix Dulis

szervezetek:

Team

Project

8. bra. Szervezeti formk

Lthat, hogy a projektszervezetek munkamegoszts szempontjbl kt, vagy tbb-dimenzis, hatskr-megosztsi szempontbl tbbvonalas szervezetnek minslnek. Mindezek mellett a projektszervezetek egy nagyobb szervezeti csoportosulsba, a dulis szervezetek kategrijba is tartoznak. A szervezeti felpts alapveten befolysolja a munkavgzs krlmnyeit. A projektmenedzsment szempontjbl hrom, egymstl karakterisztikusan jl elha-trolhat szervezettpussal rdemes foglalkozni.


- 24 -

A lineris funkcionlis szervezeti felpts

A funkcionlis szervezeti struktrban trtn projektmegvalsts sorn a klnfle projekttevkenysgeket a funkcionlis szervezeti egysgek irnytjk s teljestik, a projekt megvalstsval sszefgg lnyegi dntseket a vllalati fels vezets hozza meg, s ebben az elrendezsben sajtos mdon helyezkedik el a projekt-menedzser, aki a fels vezeti szint kzvetlen irnytsa alatt ltja el funkcijt. Ebben az elrendezsben a projektmenedzsernek nincs kzvetlen utastsi joga a funkcionlis szervezetek szmra, s nincs kzvetlen ellenrzsi joga a szervezetek felett, minthogy a projekt-menedzsert nem kti velk ssze gynevezett vonali kap-csolat. Ugyanakkor a funkcionlis vezetk hatskre csak a funkcionlis terletk hatrig terjed, gy k nem tudnak a projekt egszre vonatkoz dntst hozni a teljests sorn. Az ilyen dntsek meghozatala hatatlanul a fels vezeti szintre hrul.

Vezetsg

Pnzgy,szmvitel

Termels-irnyts

Kereske-delem

Fejleszts,tervezs

2. Projekt-menedzser

Alaptevkenysgek


9. bra. A lineris funkcionlis szervezeti felpts

A projektmenedzser sokkal inkbb informcis kzpont szerepet tlt be, mint a projektfolyamatok vals koordintort s integrtort. Szerepe a trzskar szerep-krvel mutat hasonlsgot, mivel feladata az informcik pontostsn alapul feltr, elemz, valamint tancsad s dnts-elkszt, illetve csak korltozottan koordinl jelleg. Befolysa a dntshozatalra (fels vezetk), s vgrehajtsra (funkcionlis irnyts, vgrehajts) igen jelents lehet, de hatskre mindig kisebb, mint a felelssge. Ebbl addan a funkcionlis egysgek rdekei egy konfliktus esetn rendszerint httrbe szortjk az integrlt projektrdeket. A tmegtermelssel foglalkoz cgek ltalban ilyen szervezeti struktrjak, ebben a struktrban ritkbbak a projektjelleg feladatok, a projekt vgrehajtsa ilyen kere-tek kztt viszonylag nehz. Elnye ugyanakkor ennek a struktrnak, hogy az azonos erforrsok koncentrcija rvn azok sszerbb, hatkonyabb felhasznlst teszi lehetv, mivel mdot ad arra, hogy az adott szakterleten felhalmozott tapasztalatok minden projekt szmra hasznosuljanak, mikzben az egyes munkatrsaknak kzvetlen lehetsgk van kollgik szakmai segtsgt ignybe venni.


- 25 -

A projektorientlt szervezeti megolds

Ebben a szervezeti struktrban a projekt tevkenysgeit az erre a clra kialaktott szervezeti egysg irnytja a projektmenedzser vezetsvel. A szervezet magba integrlja a klnbz funkcionlis tevkenysgeket a szksges idtartamra s a szksges kapacitsban, gy sszettele s mrete a projektmegvalsts sorn is vltozik. A projekt teljestsvel sszefgg lnyegi dntseket a projektmenedzser hozza meg, aki a vllalati fels vezeti szint kzvetlen irnytsa alatt vgzi mun-kjt. A projektmenedzsernek kzvetlen utastsi s ugyanilyen mrtkben ellenr-zsi joga van, mivel az egyes funkcionlis tevkenysgek a sajt szervezetbe integrltan, a vllalati funkcionlis szervezettl elklntve lteznek, noha utbbiakkal rtelemszeren informcis, illetve adatszolgltatsi kapcsolatban van. A projekt-menedzser feladata a feltr s elemz tevkenysgen tl egyrtelmen koordinl s dntshoz. Hatskre s felelssge tfedsben vannak, gy a szervezeti, s a projekt egysg knnyen mkdtethet.

Pnzgy,szmvitel

Termels-irnyts

Kereske-delem

Fejleszts,tervezs


Alaptevkenysgek


Pnzgy,szmvitel

Pnzgy,szmvitel

Termels-irnyts

Termels-irnyts

Kereske-delem

Kereske-delem

Fejleszts,tervezs

Fejleszts,tervezs

Vezetsg

10. bra. A projektorientlt szervezeti struktra

Ennek a struktrnak az erssge elssorban abban nyilvnul meg, hogy bizonyos feladatra egyetlen szervezeti egysgbe integrlja a szksges kapacitsokat, s gy erforrsait egy adott feladat teljestsre tudja koncentrlni, elkerlve a megosztott-sgbl szrmaz vesztesgeket. Htrnya, hogy konfliktus esetn a projektrdek httrbe szorthatja a funkcionlis egysgek szakmai rdekeit. Tovbbi htrnya, hogy a szervezeti egysg a folyama-tos ideiglenessg llapotban van, mivel egyrszt mind ltszmt, mind szakmai sszettelt tekintve folyamatosan vltozik, msrszt a szervezeti egysg a projekt befejezsekor megsznik.


- 26 -

Mtrix szervezeti struktra

Az irnytott projekt megvalstsakor a klnfle tevkenysgeket a megfelel funkcionlis szervezetek munkatrsai vgzik a projekt-menedzser s szervezetnek n. horizontlis koordincija mellett. A projekt teljestsvel sszefgg dntsek megoszlanak a funkcionlis egysgek vezeti s a projektmenedzser kztt, aki szintn a vllalati fels vezetsi szint irnytsval ltja el feladatait. A struktra sajtossgbl kvetkezik, hogy a szer-vezetileg klnfle funkcionlis egysgekhez tartoz munkatrsak ugyanazon feladat elvgzsre vonatkozan kt felettestl is kapnak utastst, illetve kt felettes gyako-rolja a kzvetlen ellenrzst is, mikzben mindkt felettes dntsi hatskrrel is rendelkezik. Mivel a hatskr ritkn azonos szint, gy a mkdkpessg kulcsa a funkcionlis vezetk s a projektmenedzser kztti hatskr- s felelssg-megosz-ts. A dntsek sok esetben a funkcionlis vezet s a projektmenedzser kztti megllapodsok, kompromisszumok. Ennek elnyeit akkor lehet kiaknzni, ha sajt mkdsi terletkn mindketten kzel azonos szint dntsi potencilt jelent hatskrrel, s ennek megfelel felelssgvllalssal rendelkeznek. Ez az egyensly ltalban magtl is felborul, de megvltoztathatja a fels vezets is, valamilyen vllalati rdek miatt.

Vezetsg

11. bra. A mtrix szervezeti struktra

A mtrix struktra igyekszik kihasznlni mind a lineris-funkcionlis, mind a projekt-orientlt szervezeti elrendezs elnyeit, s egyidejleg minimalizlni azok htrnyait. Kedveztlen velejrja, hogy a hatskrk formlis megfogalmazsnak lehetsge kevsb adott, de a jl kialaktott rdekeltsgi rendszer, amelyben a funkcionlis- s projektvezetk csak egytt, s nem egyms ellenben juthatnak elnykhz, nagy-mrtkben nvelheti a mtrixstruktra hatkony alkalmazst.


- 27 -

A projekt szervezet tipikus felptse

Egy feladat projektknt val kezelse arra utal, hogy a projekt-gazda szmra fontos dologrl van sz. ppen ezrt a megalakul ideiglenes szervezetben a vgrehajti operatv szint mellett szinte minden esetben kialaktsra kerl egy, a vezeti kontrollt biztost, stratgiai szintet kpvisel bizottsg is. Ez utbbi szoksos elnevezsei a Projekt Irnyt Bizottsg (PIB), vagy Projekt Felgyel Bizottsg (PFB). A Bizottsg tagja clszeren a projekt-gazda (szponzor), tovbb szemlyesen vagy kpviselet tjn rszt vesznek az rintett szakterletek vezeti, az gyfl/megrendel kpviselje, valamint nha, - nagyobb mrtk beszllt bevons esetn - a meg-hatroz partner(ek) kpviselje (kpviseli). A testlet f feladatai kz tartozik a projekt teljestseinek folyamatos vezeti kont-rolllsa s szksg esetn beavatkozs, ezenkvl a projektre vonatkoz stratgiai jelleg dntsek meghozatala, valamint az eredmnyek elfogadsa s dnts az esetleges premizlsrl. Gyakran ltezik egy pozci, amely tmenetet kpez a projekt szervezet stratgiai s operatv szintje kztt. E projekt szerep szoksos elnevezse a projekt igazgat vagy projekt felgyel. A pozcit betlt szemly az a PIB tag, aki a testlet funkciit, a projekt felsszint irnytst a PIB lsek kztti idpontokban gyakorolja. A projektvezet/projektmenedzser a projekt operatv irnytst vgzi, nem tagja a PIB-nek, de a PIB lsek elksztsben s lebonyoltsban rszt vesz (legtbb-szr felelsknt), az lsen beszmol a projekt llsrl. Komplexebb, nagyobb volumen projektek esetben indokolt lehet e funkci kett-bontsa, ilyenkor az egyik projektvezet a szakterlet szakrtje s elssorban a szakmai munkt vezeti, az ilyen vonatkozsokra koncentrl, mg az gynevezett funkcionlis projektvezet az sszes tbbi, ltalnos, projektmenedzsment feladatot ltja el. A projekt koordintor s/vagy a projektasszisztens a projektvezets munkjt segti, fknt szervezsi, adminisztrcis tren. A kt munkakr kztt az eltrs ltalban az, hogy a projekt koordintor egyes bonyolultabb, sszetettebb, rszben projekt-vezeti feladatknt definilt tevkenysgeket is vgezhet illetve szksg esetn a projektvezett helyettestheti is. A projekt kontroller feladata, hogy a projekt rfordtsait folyamatosan kvesse, a terv s tny adatokat sszevesse, s az eredmnyrl, a trendekrl, a levonhat kvetkeztetsekrl rendszeresen tjkoztassa a projektvezetst. Tovbb igny ese-tn szksges lehet, hogy specilis szempontok szerint elemezze a rfordts adato-kat s pnzgyi tancsokkal szolgljon. A projektvezets munkjt indokolt esetben (pldul specilis szakrtelmet ignyl tmk) konzulensek, szakrtk is segtik.


- 28 -

A projekt letnek szakaszai

A projekt egyik szakaszbl a msikba val tlpse a projekt lineris elrehaladst jelenti. A rosszul szervezett (s vgrehajtott) projektek gyakran nem ott kezddnek, ahol el kellene ket kezdeni, s gyakran nem is ott vgzdnek, ahol be kellene ket fejezni. A megfelelen felptett projektek t szakaszbl llnak.

12. bra. ltalnos projektfolyamat

A gyakorlatban ltalban a vgrehajtsra sszpontostunk, ebben testesl meg szmunkra az igazi munka. Megbeszlseken vesznk rszt, jegyzknyveket ksztnk, javaslatokat dolgozunk ki, de a kevsb sikeres projektekben sokszor azt vesszk szre, hogy ezek az erfesztseink nem hozzk meg azokat az eredm-nyeket, amelyeket a vezetk vagy akr mi magunk vrunk tlk. Mi lehet ilyenkor a baj? Tbbnyire a nem megfelel projektdefinci s projekttervezs vagy a projekt sikertelen lezrsa okozza a gondokat. Milyen feladatokat kell ezekben a szakaszok-ban elltni? Ezt tekintjk t a kvetkezkben.

Kezdemnyezs

Egy projekt kezdemnyezsre ltalban akkor kerl sor, ha olyan feladat merl fel, amelyet a hagyomnyos szervezeti keretek kztt nem lehet, vagy nem clszer megoldani. Els lpsknt meg kell prblni megfogalmazni a megoldand feladatot, meg kell vizsglni az tlet megvalsthatsgt, kockzatait. A kezdemnyezs sorn kell felkeresni a megvalstst tmogatni kpes bels s kls szereplket, akikkel egytt konkretizlni lehet a projekt tartalmt s terjedelmt. A kezdemnyezs folyamatt nagymrtkben befolysolja a kezdemnyez szervezet j projekt indtsra vonatkoz gyakorlata (ki kezdemnyezhet projektet, kinek kell jvhagynia stb.). Trvnyi vagy szakhatsgi szablyozs hatlya al es projektnl (pl. kzbeszerzs) az rvnyes szablyozs hatrozza meg a folyamatot. Ilyen esetben a plyztats, az egyttmkd partnerek, a szlltk kivlasztsa kln projektknt is kezelhet. A kezdemnyezsi fzis vgn dl el, hogy a projektet elindtjk-e, vagy sem.

Kezdemnyezs

Definils

Tervezs

Vgrehajts Zrs-rtkels

Kezdemnyezs

Definils

Tervezs



- 29 -

Definils

Szoktk koncepci kialaktsi fzisnak is nevezni. A projekt definilsa sorn a rsztvevk meghatrozzk s jvhagyjk az jonnan alaptott projekt defincis dokumentumnak (PDD) els verzijt, mely tartalmazza a projekt clrendszert, terjedelmt, nagyvonal temezst s durva erforrstervt. A projekt-terjedelem defincija meghatrozza a projekt hatrait trben, idben, kltsgben, megjelli az rintett szakterleteket, szervezeteket, folyamatokat. Clszer kln tervben rgzteni azt az eljrst (s mrtket), amellyel szksg esetn a projekt terjedelme a rszletes tervezs s vgrehajts sorn mdosthat. A projekt megfelel defincija az egyik legfontosabb sikertnyez. Enlkl a projekt tisztzatlan keretek kztt zajlik, az elrt eredmnyekrl nem lehet megmondani, hogy megfelelnek-e az elvrsoknak vagy sem, hiszen maguk az elvrsok s kit-ztt clok sem tisztk. A projekt defincis szakaszban kerl sor idelis esetben egy fontos mrfld-kre, a kzremkd felek kztti szerzds alrsra. Kls felek bevonsa esetn a szerzds alrsra azrt rdemes a projektnek mr ebben a szaka-szban sort kerteni, mert ezzel hivatalosan is megalapozzk a felek kztti egyttmkdst. Klnsen nagy szervezeteknl ez nagyon fontos, hiszen ha elkez-ddik a projekt vgrehajtsa, nagyon megnehezti a munkt, ha hivatalos szerzds hinyban aknamunkt kell vgezni, s folyamatosan bizonygatni kell a munka indokoltsgt s felsvezeti tmogatottsgt. A projekt-definci mindenkppen az egyttmkd partnerek kztti szerzds megktse eltt kezddik, de a PDD els vltozata jellemzen a szerzdskts utn vlik vglegess (ehhez minden rszvev szervezet elfogadsa szksges). A projektmenedzsment lnyegt meg lehet hatrozni a projekthromszg segt-sgvel, amely hromszg a projekt definciinak legfontosabb elemeit tartalmazza, hiszen a projekt a hromszg szerint egyszerstve valamilyen idtartam alatt, bizonyos egyb korltok kztt, clok elrse rdekben vllalt tevkenysgek cso-portja. A definilsi fzisban a hromszg cscsain tallhat elemek korai rgztse a legfontosabb. A fzis sikeres zrshoz a projektmenedzsernek a kvetkez lpseken kell vgig-mennie:

a projekt vevjnek azonostsa, definilsa a szervezeti krnyezet s jtktr feltrkpezse megvalsthatsgi tanulmnyok ksztse dokumentls

A projekt vevjnek kiltt (ltalban a megbz), annak pontos elvrsait, a cl meghatrozsa rdekben ismernnk kell. A clt ugyanis csak akkor teljestjk, ha a vev szmra rtket lltunk el. A vevvel teht ebben a fzisban tisztznunk kell,

Kezdemnyezs

Definils

Tervezs



- 30 -

hogy mi legyen a projekt ltal elrend cl s minsg. Ha nem egyrtelm a vev szemlye, akkor meg kell keresni. A projekt elfogadsrl hozott brmilyen dnts eltt tfog tanulmnytervet kell kszteni, az albbi szempontok szerint:

cl id-, erforrs- s kltsgkorltok a vgtermkkel kapcsolatos ignyek (vevtl)

o teljestmny- s mkdsi paramterek (specifikci), o minsg, megbzhatsg, karbantarthatsg, o rugalmassg, funkcionalitsi alternatvk (kompromisszumkszsg miatt), o szablyozknak val megfelels, o anyagok, o krnyezettel val kapcsolat,

kommunikci o kommunikcis csatorna meghatrozsa, o vevi ignyek a kapcsolattartssal kapcsolatban,

a sikeres befejezs kritriumai o vevi elgedettsg, o vrhat eredmny, gazdasgossgi haszon, o bels hatkonysg, o projektbl leszrt tanulsgok,

felelssgek, munkamegoszts szervezeten belli funkcik, a projektmenedzser valszn szemlye finanszrozs beszlltk fldrajzi megfontolsok (beszerzsre vagy kolgira vonatkozan) kockzati tnyezk a szerzdses felttelek elfogadhatsga

A fenti krdsek megvlaszolsa utn a projekt feladata elegend precizitssal meg-hatrozhat. A projekt ezen fzisnak lezrsa az elzekben elvgzett elemzseknek, s meg-fontolsoknak a dokumentlsa, jegyzknyvezse s jvhagysa. Ezt a jegyzknyvet Projekt Definil Dokumentumnak (PDD) nevezzk. A PDD alrsval a felek dntttek a projekt elfogadsrl.


- 31 -

Tervezs

A tervezsi fzis sorn a projektvezet vezetsvel a tervez team meghatrozza a clhoz vezet utat, azaz ltrehozza a komplex projekt tervet. A rszletes elemzs s tervezs sorn a PDD-ben foglaltak egy rsze pontosodhat, a dokumentum ms elemeit esetleg meg kell vltoztatni, gy elll annak msodik, tovbbfejlesztett verzi-ja. A projekttervet olyan rszletessggel kell meghatrozni, hogy a terv kidolgozhat legyen a definilsi szakaszban kijellt idhatrokon bell. Ha a definilsi fzisban ez nem trtnt meg, akkor a projektmenedzser kijellse nem vrhat tovbb, itt meg kell ezt tenni. Clszer a projekt-team, de legalbb a rangids tagok ssze-hvsa. A projektvezet irnytsval fel kell vzolni a rszletes projekttervet. A tervezs sorn is bonthatk a tevkenysgek cselekv- s segdtevkenysgekre. A tervezs sorn az els fzis clkitzst szisztematikusan elemi munkacsomagok-ra bontjuk. Ezutn a legbonyolultabb projektekhez is kpesek vagyunk elemi tevkenysgeket definilni, felelsket rendelni, kltsgvetst, id- s erfor-rsignyt meghatrozni, minsgi kvetelmnyeket fellltani. Ezek szolglnak alapul a kvetkez vgrehajtsi fzishoz. A tervezs sorn az els fzisban azonostott kockzati tnyezk menedzsmentjt tervezzk meg. Eldntjk, hogyan reaglunk a tnyezkre, milyen enyhtsi eljrst alkalmazunk. A tervezsi szakasz fontos mrfldkve az els nagy indt projektmegbeszls. A formld projekt-team vglegesti a projekt tervt s a projektszervezetet. A komplex projekt terv tartalmazza az sszes feladatot, hatridt, a szksges erforrsokat, felelssgeket s hatskrket, a szerzdseket, a feladatok egyms-sal val kapcsolatait s minden informcit, amely a projekt sikeres kivitelezshez szksges. Ltrehozshoz a klasszikus hltervezsi mdszerek s technikk, illetve az ezeket tmogat projektmenedzsment eszkzk hasznlhatk. A feladatok temezsnl s a szksges erforrsok meghatrozsnl nagy figyelmet kell fordtani arra, hogy a projektet sszeillesszk a folyamatos, napi tev-kenysgekkel (pl. munkatrsak felmentse ms feladatok all), s biztostsuk a projekt mkdshez szksges feltteleket is (megbzlevelek, projektszoba, belp a kls szakrtknek, sajt e-mail cm stb.). A projektszervezet megfelel fellltsa klnsen fontos. A projektvezet a projekt ltal ignyelt kapacits, a kijellt team-tag rendelkezsre llsa, illetve tudsa, kpessgei, kszsgei figyelembe vtelvel krheti egy adott szemly projekthez rendelst, de akr visszahvst s msik rsztvev kijellst vagy felvtelt is. A gyakorlatban sokszor elfordul, hogy a megfelel tuds munkatrsak egybknt is igen leterheltek, tbb ms projektben is rszt vesznek, s nehzsget okoz a projektszervezet fellltsa. Ilyen esetben mg az is elkpzelhet, hogy a projekt indtst rdemes elhalasztani, amg a szksges szakemberek nem szabadulnak fel. A tervezsi szakasz vgn rkezik el a projekt egy fontos dntsi ponthoz, amikor arra kell vlaszt adni, hogy a vgrehajts elindulhat-e vagy sem.

Kezdemnyezs

Definils

Tervezs



- 32 -

Vgrehajts

A vgrehajts fzist kontroll-, vagy nyomon kvets fzisnak is nevezik. A vgrehajts sorn folyamatosan menedzselni kell a vltozsokat, llandan helyzetjelentseket (elrehaladsi jelents) kell kszteni, s a tervtl val eltrs esetn megfelel beavatkozsokat kell vgrehajtani. A kialaktott kommunikcis csatornkon keresztl tjkoztatni kell a projekt-teamet, a fels-vezetst s a vevt

a projekt elrehaladsrl, idbeli helyzetrl, a kltsgekrl, s a kedveztlen esemnyekrl, illetve azok elhrtsi mdjrl.

Ebben a fzisban a projekt team a projekt cl elrsn dolgozik, ez az a szakasz, amelyet ltalban a projekttel azonostani szoktunk. A projektvezet felelssge folyamatosan figyelemmel ksrni az aktulis terv s a tnyek eltrst, szksg esetn beavatkoz intzkedseket s tervmdostsokat alkalmazni, mg a fzis vgn elll a projekt vgtermke. A kontroll-tevkenysg lpsei a terv-tny eltrsnek elemzse, az eltrsek hatsvizsglata, dnts a beavatkoz intzkedsekrl, azok hatsainak koordinlsa a projekt tervnek min-den rintett terletn, intzkeds a kivitelezsrl, s a mdostsok kommuniklsa. A projekt-terv integritsnak rdekben a mdostsok hatsait rvnyesteni kell minden rintett terleten (tevkenysgek, erforrsok, temezs, kltsgek, szerz-dsek, projekt szervezet, kommunikci, kockzatok stb.). Az eltrselemzs eszk-zei a rendszeres teljestmny-jelentsek ellltsa s elemzse, a kls hatsok vizsglata (kiemelt figyelemmel a projekt tervezskor tett elfelttelezsekre), valamint a berkezett vltoztatsi krelmek elemzse. A mdostsok s hatsok tvezetsekor a tervezs egyes fzisait kell megismtelni a megfelel logikai sorrendben, aminek hatkonysgt nagymrtkben nveli egy korszer projektmenedzsment informcis rendszer hasznlata. A folyamatos kockzatmenedzsment tevkenysg segti a negatv hats esem-nyek sikeres elkerlst, illetve a negatv hatsok cskkentst, valamint a pozitv hatsok kihasznlst.

Kezdemnyezs

Definils

Tervezs



- 33 -

Zrs, rtkels

A zrs-rtkels a projekt utols szakasza. Szmos projekt esetben elfordul, hogy a tervezett hatridhz kpest jval k-sbb, a kiindul elkpzelsektl lnyegesen eltr vgtermket llt el a projekt. Ha menetkzben nem trtnt meg a vltozsok integrlt kezelse, a projektterv folyama-tos aktualizlsa, akkor ezen a ponton lezdhetnek ki a feszltsgek a szereplk kztt a leginkbb. A projekt vgtermknek rtkelsekor az eredeti (a projekt indtsakor megfo-galmazott) s a vltoztatsi ignyeknek megfelelen mdostott verzit is rdemes figyelembe venni. A tapasztalatok sszegyjtshez s rgztshez hasznlhat szmos csoportos mdszer (krdves rtkels, interj, ktetlen beszlgets stb.) kzl a projektvezet vlasztja ki az alkalmazandt a szakmai tlete, a szervezet gyakorlata s az adott helyzet alapjn. A projekt ekkor jabb dntsi ponthoz r: amennyiben azt az rtkels indokolja, dnteni lehet a projekt lezrsrl. Fontos, hogy a team tagok visszajelzst, rtkelst kapjanak a projektben vgzett munkjukrl, s ennek megfelel legyen a jutalmazs is. Az archivlt projekt dokumentci formjt leginkbb az adott szervezet elrsai, dokumentcis rendje, tudsmenedzsment mdszerei hatrozzk meg. Ezek hinyban a projektvezets dnthet rla. A projektzrssal kapcsolatban kt fontos dolgot rdemes kiemelni. Komolyabb, hossz idn keresztl tart s sokszerepls projekteknl rdemes lehet megadni a mdjt a projektzrsnak: kzs vacsorval, nneplssel emlkezetes-s tenni azt. Annak rdekben pedig, hogy egy sikeres vagy akr sikertelen projekt tanulsgai ne vesszenek el, rdemes a tapasztalatokat feldolgozni, a projektet rtkelni s gon-doskodni a megszerzett tuds szervezeten belli tovbbadsrl, elrhetsgnek biztostsrl. Az egyes fzisok kztt elfordulhat tfeds. Ha egy fzis lezrhatsgi kritriumt megtestest esemny mg nem kvetkezett be, de nagy valsznsggel be fog, akkor kockzatot vllalva indthat a kvetkez fzis. gy az egyes fzisok tfeds-ben kvetik egymst. Az tlapols ers, egysges projekt esetben valszn (pld. tradicionlis szerzds-tpus). ltalnosan a projekt kiindulpontja a koncepci, tlet, amely egy megbzshoz, vevi igny kielgtshez, esetleg nll kezdemnyezshez fzdik. Zr pontja a szles krben rtelmezett produktum, amely a projekt vgrehajtsa utn ltrejn, s remlhetleg mind a megbz, mind a projektmenedzser szmra gazdasgi haszonnal jr.

Kezdemnyezs

Definils

Tervezs



- 34 -

Id

R

ford

ts

Definils Tervezs Vgrehajts Lezrs

13. bra. A projekt ciklusa iddimenziban

A legltalnosabb projekt letciklus a termk letciklushoz hasonlthat. Az bra vzszintes tengelyn a projekt idbeli lefutsa, a fzisok lthatak (iddimenzi). A fggleges tengely az egyes fzisok munkarfordtsval arnyos (munkara, embernap, nha pnz), teht a projektbe

Projektirányítás

Documents

Transcript of Projektirányítás