Projekti alustamise kontrollküsimustik (Checklist) Antud kontrollküsimustikku kasutatakse projekti teostatavuse hindamiseks, et tagada kõigi oluliste aspektide läbimõtlemist enne projekti alustamist. Kursiivis on selgitus. Tegemist on näidisega hüpoteetilise projekti näitel. Täidetakse väljad, mis antud projektis on kohased. Peaks defineerima kohustuslikud väljad, ülejäänud on soovitav lisainfo. Täidab tellija esindaja (sponsor, osakonna juhataja, volitatud projektijuht) ja IT juht kontrollib üle. Hindab juhtkond, kes võtab vastu otsuse projekti alustamisest. Projekti nimi: Toetuse taotluste menetlemise infosüsteem Koostaja: Avo Aasma Kuupäev: 24.01.2013 Versioon: 1.0 Projekti eesmärk Mida:

• Arendada infosüsteem, mille abil saaks elektroonselt menetleda toetuse taotlusi.

• Piisav kirjeldus, mis selgitab, mida ollakse tegemas Kuidas:

• Arendus tellitakse hanke korras • Kirjeldada, kuidas eesmärk saavutatakse

Tulemus: • Tulemuseks on testitud ja toimiv infosüsteem. Kasutajad on

koolitatud. Tulemus vastab eesmärkidele, taotlusi saab elektroonselt menetleda. Soovitud ärikasud on saavutatud: töö on muutunud efektiivsemaks, läbipaistvamaks ja vigu on vähem.

• Kirjeldada projekti tulemus ja millal see on saavutatud. Projekti skoop Taustinfo

• Praeguseks probleemiks on suur käsitöö hulk, taotluste menetlemiseks kulub palju aega. Esineb vigu. Kasutajatele ebamugav ja aeganõudev.

• Kirjeldada, mis ajendab projekti ette võtma, mis probleemi lahendatakse

Oodatavad ärikasud (mõjud tööprotsessidele, infovahetusele, kulude kokku hoid vms) • Menetluskäik muutub kiiremaks • Väheneb käsitööde maht, tööaja kokkuhoid • Võimalik on protsessi käiku jälgida, kes mida ja millal on teinud,

kelle käes on tööde järg • Väheneb vigade arv, kuna andmete sisestusel kasutatakse

eelkontrolli ja valideerimist • Taotlejatele mugavam ja kiirem, juhendab kasutajat, kasutajate

rahulolu • Väheneb taotluste kontrolli aeg

• Kirjeldada, mida tulemusena oodatakse ja mis probleemid lahendatud saavad

Millised äriprotsessid ja funktsioonid on skoobis ja millised ei ole? • Skoobis taotluste menetluse protsess ja sellega seotud

raamatupidamise tegevused. Samuti nõukogu protsessid, kes toetusi kinnitab.

• Skoobis ei ole ärianalüüs (Business Intelligence) • Kirjeldada, millised äriprotsesid tehtavas projektis osalevad

Millised asukohad on skoobis ja millised mitte? • Kasutajad on peakontorist ja maakonna keskkustest • Kui on asukohti rohkem, siis tuua välja, keda projekt puudutab

Millised on projekti liidesed? • X-tee liides:

o Äriregister o Maksuamet o Krediidiinfo

• Liides raamatupidamisega • Dokumendihaldus • Pangaliides • Loetleda elektroonsed liidestused teiste infosüsteemidega

Millised IT tegevusprotseduurid on vajalikud? • Administreerimine/monitooring • Varukoopiate tegemine • Loetleda vajalikud IT tegevusprotseduurid, mis tekivad

süsteemi kasutuselevõtu järgselt Kas vastuvõtu testimise plaan ja testimine on vajalikud?

• Tarnija esitab testplaani, tellija viib läbi testimised iga etapi järel ja lõpus terviktestimise.

• Kui tegemist on arendusprojektiga, siis kirjeldada, kuidas veendutakse tulemuse toimivuses

Kas süsteemi analüüs on vajalik, kui jah, siis mida vaja on? • Vajalik on algul läbi viia detailanalüüs, mille tulemuseks on

analüüsi dokument. Kinnitatud analüüsi alusel toimub arendamine

• Infosüsteemi arendusprojekti puhul tuua välja analüüsi ulatus (eelanalüüs, detailanalüüs, nõuete püstitamine)

Millist koolitust on vaja? • Vaja on lõppkasutaja koolitust, peakasutaja koolitust ja

administraatori koolitus • Kirjeldada, kuidas tööprotsessi muudatus kasutajateni viiakse.

Mida on vaja teha, et kasutajad omandaks muutunud protsessi töövõtted?

Millist dokumentatasiooni on vaja? • Detailanalüüsi dokument • Andmemudel • Kasutusjuhend • Taasteplaan ja paigaldusjuhend • Kasutajajuhend

• Loetleda kõik projekti tulemusena tekkivad dokumendid Millised on kriitilised nõuded?

• Olulised protsessid on hõlmatud, ei tohi tekkida pudelikaelu protsessis

• Mida tuleb kindlasti silmas pidada, et projekti eesmärgid saavutada

Eeldused Organisatsioonilised eeldused:

• Pädev projekti organisatsioon (sponsor, projektijuhid, juhtrühm) • Tellija esindajate aktiivne osalus • Hea kommunikatsioon, kasutajate varane kaasamine,

huvigruppide informeerimine • Mida on vaja organisatsiooni poolt tagada

Keskkonna eeldused: • Vajaliku riistvara ressursi tagamine

Välised eeldused: • X-tee liidestuse tagatus • Kui projekt sõltub välistest teguritest (kolmandad osapooled,

infrastruktuur, seadusandlus vms), siis tuua need siin välja Piirangud Projekti makimaalne maksumus: 120 000 €

Mis on eeldatava maksumuse ülempiir, mis on eelarve piir

Projekti lõpetamise hiliseim tähtaeg: 1.11.2014 Mis ajaks hiljemalt tulemust on vaja, et projektil oleks mõtet

Millised on projektidevahelised sõltuvused? • Dokumendihalduse infosüsteemi arendused on lõpetatud • Raamatupidamise tarkvara versioon on uuendatud • Kui on projekte, millest antud projekt sõltub, siis tuua siin välja

Organisatsioonilised piirangud: • Arvestada tuleb puhkuste perioodiga • Vaja on kasutada välist projektijuhti • Mida on vaja arvestada organisatsiooni ressursside kasutamisel

Keskkonna piirangud: • Olemasolev Interneti kiirus on 16 Mb/s • Kas on keskkonna piiranguid, mida peab arvestama

Välised piirangud: • Kasutada tuleb X-tee uut formaati • Arvestada tuleb kehtiva seadusandluse nõudeid • Kas on väliseid piiranguid, mida peab arvestama

Lahtised küsimused

Kirjelda lühidalt lahtised küsimused, mida tuleb lahendada enne projekti algust või projekti käigus? • Detailanalüüsi käigus selgitada, kas liidestus XXX välise

infosüsteemiga on võimalik ja vajalik • Kas on nõudeid või asjaolusid, mis praegu veel selged ei ole

Sponsor Kes kinnitab projekti skoobi?

• Finantsjuht

• Kes on sponsor (amet) Kes kinnitab projekti nõuded?

• Osakonna juhataja • Sponsor või äriüksuse juht, kes ärikasusid saab

Kes kõrvaldab projekti takistused? • Finantsjuht • Tüüpiliselt sponsor

Kes võtab vastu valmis tulemuse? • Osakonna juhataja • Sponsor või äriüksuse juht, kes ärikasusid saab

Projekti juht Kes juhib projekti?

Organisatsioon: Organisatsiooni nimi Amet: Praegune amet Nimi: Projektijuhi nimi

Õigused: • Skoobi, eelarve ja tähtaja sees olevate muudatuste otsustamine • Kui õigusi on vaja piirata, siis tuua välja õiguste piirid

Huvigrupid Keda projekt mõjutab?

• Omad töötajad • Välised taotlejad, kliendid • Kellega peab projekti läbiviies arvestama, kes saavad

mõjutatud projekti tulemusest (näit. avalikkus) Kes projekti mõjutavad?

• Juhtkond • Omad töötajad • Kes võivad projekti käiku mõjutada, kelle mõjuga peab

arvestama Ressursid ja vastutus

Milliseid ressursse on vaja? • Tellijapoolne projektijuht • Peakasutaja • Testijad • Valdkondade esindajad • Väline arendaja • Keda on projekti läbiviimiseks vaja, rollid

Mida nad tegema peavad? • Korraldama tellijapoolsete ressursside tööd projektis • Osalema detailanalüüsis ja andma edasi äriprotsessi teadmuse • Testima etappide vahetulemusi ja lõpptulemust • Kirjeldada mitte-enesestmõistetavad rollide tegevused

Ajakava Projekti algus: 1.05.2013 Projekti lõpp: 1.11.2013 Kui palju töötunde läheb vaja: Täita, kui on teada

Millised eeldused on tehtud? • Töömahu osas on saadud eksperthinnang

• Mis alustel ajakava on koostatud Tulemus Mis on projekti lõpptulemus?

• Projekt on tähtajaks ja eelarve piires juurutatud • Oodatud ärikasud on saavutatavad • Uus tööprotsess on juurutatud ja kasutajad vajalikud töövõtted

omandanud Kes vastutab tulemuste eest?

• Arendaja vastutab eesmärkidele vastava detailanalüüsi koostamise eest ja sellele vastava arendustöö teostamise eest ning juurutuse läbiviimise eest

• Sponsor vastutab ressursside eraldamise eest ja tulemuse vastuvõtmise eest

• Tellijapoolne projektijuht vastutab organisatsiooni sisese töökorralduse ja selle tulemuslikkuse eest

Etapid Millised on projekti etapid?

• Detailanalüüs • 3 arendusetappi • Juurutus • Testperiood/pilootprojekt • Loetleda projekti etapid

Vahetulemused Millised on etappide vahetulemused?

• Kui saab vahetulemused eraldi välja tuua, siis kirjeldada need siin

Ärianalüüs Miks seda projekti tehakse?

• Et tõsta töö efektiivsust, parandada töö kvaliteeti, suurendada klientide rahulolu ja parandada ülevaadet tööprotsessist, et teha paremaid juhtimisotsuseid

Mis juhtub, kui me ei tee? • Olemasolevad vahendid ei ole jätkusuutlikud, võimalikud on

suuremad häired tööprotsessis Miks seda praegu teha?

• Olemas on organisatsiooni ootus parema töökorralduse järele Kui kriitiline on projekti mõju?

• Mõjutab oma töötajate tööprotsessi töökoormuse vähenemise suunas, lihtsustab klientide suhtlust meie organisatsiooniga

Tasuvuse hinnang: • Eeldatav investeeringu tasuvusaeg on 1,5 aastat

Riskid Mis võib valesti minna?

• Arenduspartner osutub ebapädevaks • Detailanalüüs ei too kogu protsessi olemust välja • Juurutusel on kasutajate vastuseis • Tuua välja sel hetkel teadaolevad suuremad riskid

Millised on riskide mõjud?

• Projekti tähtaeg ületatakse • Vead tarkvaras • Tarkvara ei toeta kogu äriprotsessi, tekivad pudelikaelad

protsessis • Kasutajad ei võta tarkvara omaks ja töötavad selle

kasutuselevõtul vastu • Millised võimalikud negatiivsed mõjud võivad tekkida

Millised on vastumeetmed? • Hanketingimustega tuleb välistada ebapädevad arendajad

(hinna osakaal ei või olla suur) • Detailanalüüsi ülevaatamiseks tuleb varuda aega ja tutvuda

projekteeritud lahendusega põhjalikult. Vajadusel kaasata väline ekspert

• Kaasata lõppkasutaja esindajad juba projeti algusest • Kuidas vähendada riskide mõju

Kvaliteedi kriteeriumid

Püstitatud kvaliteedi nõuded: • Detailanalüüs vastab äriprotsessile ja protsessi on optimeeritud • Arendus on tehtud tähtaegselt ja vastab detailanalüüsile • Testimised annavad soovitud tulemuse • Kasutajad on koolitatud ja omandanud peamised kasutusvõtted • Eesmärgiga püstitatud ärikasud on saavutatud • Seada mõõdetavad kriteeriumid tulemuse hindamiseks

Kulud Loetle kõik riistvara, tarkvara, võrgu, personali, ruumide ja muud

kulud: • Riistvara: • Tarkvara: Tarkvara litsensid xxx € • Võrk: • Personal: • Ruumid: Kokku: YYY €

Projektijuhtimise plaan

Plaan asub /Server/projektijuhtimise plaan.docx

Kinnitused Kinnituse tähtaeg: Roll Nimi Kuupäev Allkiri

Kliendi esindaja Sponsor Osakonna juht IT projekti juht IT direktor