Project Office Luís Eduardo M C de Oliveira Fernando Pedrosa Lopes.
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Project OfficeProject Office
Luís Eduardo M C de OliveiraLuís Eduardo M C de Oliveira
Fernando Pedrosa LopesFernando Pedrosa Lopes
Surgimento de Surgimento de Project OfficesProject Offices
desejo de melhorar a taxa de sucesso de projetos, que continuamente se tornam mais complexos
necessidade de aliviar o gerente de projetos de tarefas administrativas associadas ao gerenciamento de um projeto.
Veremos então...Veremos então...• O que vem a ser um Project Office ou
“Escritório de Projetos”.
• Funções Básicas de um Project Office.
• Competência em Gerência de Projetos.
• Como Implementar um Project Office.
O que vem a ser um O que vem a ser um Project OfficeProject Office ou ou
“Escritório de “Escritório de Projetos”?Projetos”?
• Um programa para manter as melhores práticas de GP
• Um lugar para os GPs• Um “depósito” estático da
informação de GP controlado pelo alto nível da organização
• Uma entidade organizacional que apoia o GP no atingimento das metas do projeto, dando assistência no planejamento, estimativa, cronograma, monitoramento e controle do projeto
Objetivo Básico de Objetivo Básico de um um Project OfficeProject Office
Dar orientação e suporte que permita à
organização desenvolver seus projetos da forma mais eficiente e eficaz
possível.
Project OfficeProject Officealgumas variaçõesalgumas variações1. Projeto Autônomo
2. Project Support Office
Projeto AutônomoProjeto Autônomo• Separado das operações da
empresa• Gerenciamento de um
projeto específico• Responsabilidade total
sobre o sucesso do projeto
Equipedo projetoAutônomo
Alta Administração
GP doProjeto Autônomo Operações
da empresa
Project Support Project Support OfficeOffice(apoio, planejamento e controle)(apoio, planejamento e controle)• Apoio a diversos projetos
simultâneos• Suporte, ferramentas e
serviços para planejamento, controle de mudanças, prazos e custos
ProjectSupportOffice
Projeto1
Projeto2
Projeto3
Projeto4
Funções Básicas de Funções Básicas de um um
Project OfficeProject Office
1. Suporte 1. Suporte AdministrativoAdministrativo- Manutenção de cronogramas- Manutenção de controle de horas- Produção e distribuição de relatórios- Manutenção de uma “sala de visibilidade”
ou “sala de guerra”- Arquivamento (propostas, ordens de
mudanças, controle de horas, orçamentos, cronogramas, dados relacionados às pessoas)
- Manutenção de histórico do projeto- Operação de ferramentas computacionais
2. Métodos e 2. Métodos e PadrõesPadrões- Implementação do Projeto: (quais procedimentos devem ser seguidos no
desenvolvimento do projeto?)- Preparação de proposta- Avaliação de riscos- Construção de WBS (work breakdown
structure)- Elaboração de cronograma e orçamento- Alocação de recursos- Gerenciamento de contratos / suprimentos- Fechamento do projeto- Gerenciamento de mudança
2. Métodos e Padrões 2. Métodos e Padrões (cont.)(cont.)- Documentação do Projeto: (qual a documentação necessária para
o projeto?)- Desenvolvimento de formulários
padrão- Educação dos envolvidos no seu papel
no trabalho com documentação- Coleção e manutenção de
documentação- Arquivo de documentação
3. Consultoria e 3. Consultoria e MentoraçãoMentoração- Suporte ao desenvolvimento de
propostas- Assistência no start up de projetos- Resposta imediata às necessidades da
organização- Condução de avaliações de riscos- Assistência na retomada de projetos- Mentoração com alta gerência
4. Treinamento4. Treinamento- Desenvolvimento, junto a experts de
educação e treinamento, de currículo para treinamento em gerência de projetos
- Ajuda no desenho de cursos específicos- Identificação de fornecedores que
possam preparar e desenvolver cursos pertinentes
- Apoio à área de treinamento da empresa na realização de cursos
5. Manutenção de 5. Manutenção de GPsGPs- Descrição de cargos em projetos- Alocação da pessoa certa p/ o cargo
certo no momento certo- Apoio na contratação de profissionais
de projetos necessários- Avaliação das capacidades dos GPs- Identificação de níveis salariais
oferecidos no mercado p/ profissionais de projetos nos seus diferentes níveis de competência e experiência
Posições Possíveis Posições Possíveis em um em um Project Project OfficeOffice• Chief Project Officer (CPO)• Gerentes de Projetos• Experts em Metodologia• Especialistas em Documentação• Coordenador de Suporte
Administrativo• Coordenador de Comunicação• Coordenador de Controle de
Mudanças e Resolução de Problemas• Coordenador de Gerenciamento de
Riscos
Chief Project Officer Chief Project Officer (CPO)(CPO)Responsável pelo portfólio de projetos da organização
Conhecimentoe Capacitação em
Gerência por Projetos Superintendênciade Sistema de Gerenciamento
de Projetos de Grandes Empreendimentos
Revisõesde Projetos
Interface comAlta ADM
e Stakeholders
PlanejamentoEstratégico de
ProjetosDecisões de
Negócios em Novos Projetos
Prioridades eRecursos
Superintendênciade Projetos Estratégicos
CPO
Competência em Competência em Gerência de ProjetosGerência de Projetos
3 Níveis de 3 Níveis de CompetênciaCompetência
Competência em GP
Competência Individual
Competência de Equipe
Competência Organizacional
Nossos profissionais estão fazendo o melhor trabalho possível?Eles estão qualificados?
A organização oferece um ambiente que incentiva a condução de projetos de forma eficaz?
Estamos trabalhando com uma equipe de alta performance com toda eficiência?A equipe nos incentiva a produzir soluções mais rápidas, mais baratas e melhores que levem à satisfação do cliente?
Para uma organização desenvolver projetos
efetivamente, todas as três áreas de competências devem ser enfatizadas.
Portanto, Project Offices devem tratar de cada uma
das três áreas.
Como Implementar Como Implementar um Project Office?um Project Office?
O estabelecimento de O estabelecimento de um um Project OfficeProject Office tem tem
dois componentes:dois componentes:
•vender o conceito para alta gerência e profissionais
•de fato criar um Project Office
Vendendo o Vendendo o ConceitoConceitoPara alta gerência• convencê-los de que um
Project Office pode contribuir para o aumento dos resultados da organização.
Perguntas que a alta gerência Perguntas que a alta gerência fará:fará:- Quanto irá custar para estabelecer um
Project Office?- Quanto irá custar para mantê-lo funcionando
no dia-a-dia?- Como irá um Project Office permitir que a
empresa atinja suas metas mais efetivamente?
- Pode-se estabelecer uma ligação entre a existência de um Project Office e o aumento dos lucros e resultados?
Vendendo o Vendendo o ConceitoConceitoPara os profissionais• A implantação de um Project
Office normalmente encontra resistência dos profissionais, que ficam preocupados que ele simplesmente adicione requerimentos burocráticos e sirva como uma nova tentativa da gerência de controlá-los.
Perguntas que os Perguntas que os profissionais farão:profissionais farão:
- Por que precisamos de um Project Office?
- Como irá um Project Office tornar nossa vida mais fácil e não mais difícil?
- Irá o Project Office tirar nossa autoridade em tomadas de decisões importantes?
Na hora de sentar e de fato criar Na hora de sentar e de fato criar um um Project OfficeProject Office, 3 questões , 3 questões podem aparecer:podem aparecer:• Que funções deve conter o Project
Office? • Como irá o Project Office ser
organizado e administrado? • Onde irá o Project Office ficar
situado, tanto organizacional quanto fisicamente?
Passos para Criação Passos para Criação de um Project de um Project
OfficeOffice
Fazer uma avaliação de viabilidade
Preparar plano/
orçamento
Preparar plano de
comunicação
Determinar funções &
pessoas
Identificar um sponsor
Obter fundos & pessoas
Conduzir um piloto
Partida
ConclusãoConclusão
•Gerência por Projetos se trata de umacompetência estratégica para a organização•Ver Gerência por Projetos como solução•Não existe “Solução Mágica” !•Ter o comprometimento da alta administração•Vender a “idéia” para toda organização•Desenvolver liderança e espírito de equipe
Previsão do Gartner Previsão do Gartner GroupGroup• “Até 2004, as empresas de Informática eServiços de Tecnologia que estabelecerempadrões para gerenciamento de projetos,incluindo um Escritório de Projetos com boagovernabilidade, vão experimentar metade
dosproblemas de custos, atrasos e
cancelamentode projetos do que as que não conseguiremadotar essas práticas (70% de
probabilidade).”Gartner Group - Agosto de 2000.
Casos ReaisCasos Reais• Interferometry Software
Division Project Office– http://aips2.nrao.edu/
projectoffice/• GOOS Project Office
– http://ioc.unesco.org/goos/GPO.htm
• PM Solutions – http://www.pmsolutions.com/
services/pmo.htm
BibliografiaBibliografia•Kerzner, Harold, “Gestão de Projetos – As Melhores Práticas” – São Paulo: Bookman, 2002•Cleland D., Ireland L., “Gerência de Projetos” – Rio de Janeiro: Reichmann & Affonso Editores, 2002•PMI, “PMBOK – Project Management Body of Knowledge”, 2000 – disponível na Internet em http://www.pmi.org•Project Management Institute, “Site Oficial do PMI” -http://www.pmi.org
Muito Muito Obrigado!!!Obrigado!!!