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Project Management:
le criticità che accompagnano il cambiamento Salvatore Dessi
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Project Management
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Mercato
Le imprese italiane, soprattutto quelle di piccole e medie dimensioni, devono far fronte ad un'abile concorrenza, anche a livello internazionale; le continue e crescenti difficoltà che esse incontrano, devono spingere l’Imprenditore ed il Top Management a mettere in discussione il proprio operato e quindi a rivedere le strategie.
Nel correggere i piani d'azione, le aziende devono badare a differenziarsi dai concorrenti, attuare iniziative che abbiano peculiarità distintive, tali da generare un vantaggio competitivo e quindi attrarre i clienti.
Quando un’impresa cresce, cresce la complessità aziendale da gestire. Per favorire lo sviluppo armonioso di un’impresa è molto utile saperne leggere la complessità e saper scegliere gli strumenti adatti per gestirla … sempre ricordando che la complessità non gestita genera inefficienza e frena lo sviluppo.
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Project Management
Il Project Management ha,
quale obiettivo primario, la
creazione di valore aggiunto
….
… attraverso la definizione,
pianificazione, organizzazione,
controllo e guida del Progetto.
è un investimento, anche sul
cambiamento culturale, per un
ritorno nel medio/lungo
termine
è la risposta, in termini di
flessibilità ed integrazione, che
ci viene richiesta dalla
competizione a livello globale
generatasi per la situazione
turbolenta del mercato
… non è un tool software :
l’implementazione di un
sistema di Project
Management in Azienda è
esso stesso un progetto
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Vantaggi nell’adottare un sistema di Project Management
flessibilità ed adattamento alle
esigenze dell'ambiente e del mercato
capacità di assicurare il coordinamento di
funzioni specialistiche e competenze molto
differenziate
elevata capacità di innovazione
migliore comunicazione
controllo dei livelli di qualità, costi e tempi
riduzione del rischio di insuccesso
razionalizzazione dei processi aziendali e
conseguente miglioramento della
prestazione complessiva
dell’organizzazione
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Come ?
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L’introduzione di un sistema di Project Management coinvolge:
Le organizzazioni se non esiste una cultura radicata nell’organizzazione, difficilmente la gestione dei progetti potrà avere successo.
Le persone le organizzazioni, per gestire i progetti, hanno bisogno che le persone siano adeguatamente formate.
Organizzazioni e persone
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Come procedere ……….. agire sulle organizzazioni
La cultura della gestione per Progetti non deve essere limitata al ruolo del Project Manager.
Occorre agire anche sul contesto:
1. l’implementazione del sistema dovrà considerare tutti i profili aziendali;
2. incidere sulle forma organizzativa (strutture project oriented), agire sulle procedure, sulla prassi
gestionale ed amministrativa, allo scopo di definire ruoli, contenuti, compiti e modalità operative;
3. affrontare e risolvere le inevitabili resistenze che le singole linee aziendali manifesteranno nei
confronti della gestione per progetti e spiegare alla struttura in che cosa si traduce concretamente il
cambiamento.
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Possibili integrazioni nelle organizzazioni
General Manager
QA
Sales Engineering Quality Control
Supply Chain
Production
HSE
Service ADM & Finance
Human Resources
ICT
Project
Management
Department
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Come procedere ……….. agire sulle organizzazioni …
Realizzare in azienda una diffusa cultura di Project Management significa:
1. non limitarsi a delle risposte episodiche rispetto difficoltà che crediamo essere contingenti
2. percorrere un percorso strategico, ben motivato e definito in maniera chiara e consapevole
3. portare innovazione:
non dare per scontato nulla di quanto esiste nell’impresa, in modo da poterlo rimettere in
discussione e provare a migliorarlo;
trovare una soluzione alternativa e nuova ad un problema per il quale si possiedono soluzioni
già note ed applicate;
4. introdurre il cambiamento
E’ fondamentale il sostegno effettivo (commitment) dell’Imprenditore e del Top Management allo scopo
di determinare la percezione della cultura di Project Management quale necessità e conseguentemente
come opportunità di crescita.
La cultura deve nascere dal management.
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1. La professione del PM si svolge secondo standard e metodologie rigorose; le persone devono avere
specifica competenza (capacità dimostrata di sapere applicare le conoscenze e le metodologie) per dare il
contributo loro richiesto;
2. investire in formazione;
3. Processi formativi con obiettivi anche diversificati:
formazione specifica per le certificazioni:
tematica rispetto i temi collegati (costi, soft skills, procurement, risk management, …)
specialistica per settore
1. certificazione dei Project Manager:
1. attestato di competenza per il PM e per l’Azienda
2. maggiore fiducia da parte dei Clienti
2. messa a punto di sistemi premianti che favoriscano la fase di cambiamento e che siano in chiara sintonia
con i nuovi comportamenti richiesti
Come procedere ……….. agire sulle persone …
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Cambiare non è mai facile
insufficiente convinzione
dell’Imprenditore e del Top Management
sopraggiunte difficoltà: economiche,
competitive, ….
limiti strutturali del Progetto di
cambiamento (i.e. inadeguatezza del
team)
insufficienti risorse a disposizione (tempo
e/o risorse)
resistenze da parte degli stakeholders
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Resistenze
Un sistema di Project Management rigoroso tende ad eliminare o quantomeno mitigare la
dipendenza dei singoli: l’implementazione del sistema va a considerare tutti i profili
aziendali, anche quelli più intimi, i principi, i riti, i miti …
in questo senso il Progetto può essere ostacolato dai più bravi.
Il cambiamento, così come l’innovazione, viene percepito come
una perdita di controllo:
attività abituali
ruolo in Azienda
sulle attuali e future possibilità di incrementare la propria
posizione e conseguentemente il proprio reddito
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Possibili soluzioni
Creazione di un comitato manageriale che periodicamente verifichi il progress dell’implementazione del sistema 14
sbloccare le resistenze e accelerare il coinvolgimento
delle persone,
raffreddare le tensioni e gli stress prodotti
dall’impatto innovativo,
favorire l’integrazione fra le risorse aziendali ed il
cambiamento culturale atteso
favorire il funzionamento dei gruppi
lavorare sul piano formativo per costruire
e trasferire nuove competenze
stimolare il livello di coinvolgimento, motivazione ed energia adeguati, durante
tutto lo svolgimento del progetto (empowerment delle
persone e dei ruoli).
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