PROJECT MANAGEMENT Prof. Teresa L.Ju

PROJECT MANAGEMENT Prof. Teresa L.Ju

Quản lý dự án

Phần 1

Tổng quan về Quản lý dự án1

2

Mục tiêu môn học

1. Hiểu được khung quản lý dự án tiêu chuẩn

2. Nêu rõ mục đích cho mỗi giai đoạn của quản lý

dự án

3. Nhận biết và sử dụng các công cụ và các khuôn

mẫu của quản lý dự án

4. Áp dụng các khái niệm Quản lý dự án để đạt

được các kết quả dự án khả quan hơn

3

Các chủ đề thảo luận

• Định nghĩa về Dự án và Quản lý dự án

• Mô hình Tam giác quản lý

• Khung phương pháp luận cho quản lý dự án

• Tổng quan về phạm vi kiến thức quan trọng

• Vai trò và trách nhiệm

• Các biểu mẫu sẵn có của Quản lý dự án

4

Các tiêu chí dự án

• Các dự án được định hướng theo một mục tiêu

• Mỗi dự án đều có đặc điểm riêng• Các dự án đều mang tính hữu hạn• Dự án đòi hỏi sự phối hợp các hoạt động

tương quan• Mỗi dự án luôn được quản lý để thành công• Tất cả các bên phải hiểu rõ phạm vi, khả năng

thành công của dự án, và trách nhiệm của mỗi bên trong những thành công đó.

5

Tại sao dự án lại thất bại?

31% các dự án bị hủy bỏ trước khi hoàn thành

53% trong số đó hoàn thành với chi phí bị đội lên rất nhiều

• Thiếu cam kết: các bên liên quan chính và / hoặc người sử dụng không tham gia / cam kết; không có sự hòa giải hay ban chỉ đạo thích hợp.

• Chi phí và thời gian dự kiến không chính xác: thời gian dự kiến không thực tế - quá dài hoặc quá ngắn; chi phí dự kiến quá cao hoặc quá thấp

• Xác định kém: những yêu cầu không được vạch ra, hiểu và hành động theo.

6

Tại sao dự án thất bại? • Phạm vi dự án bị mất kiểm soát và

rủi ro xuất hiện mà không được quản lý

• Những thử nghiệm kỹ thuật cần thiết chỉ được thực hiện qua loa hoặc bị bỏ qua.

• Quản lý dự án được tiến hành qua loa: điều lệ dự án, kế hoạch dự án, kế hoạch thông tin liên lạc, tình trạng dự án hàng tuần, quá trình kiểm soát thay đổi không được lập ra và sử dụng.

Chỉ có 12% trong tổng số các dự án được thực hiện đúng hạn và nằm trong phạm vi ngân sách

75% các hệ thống lớn được coi là vận hành thất bại

7

Các tiêu chuẩn đo lường động lực thành công

oĐịnh lượng:• Đúng hạn/không vượt ngân sách• Tổng doanh thu và doanh thu ròng• Doanh thu lặp lại, doanh thu bổ sung vào công

việc và chi phí các dịch vụ đặc biệt• Các hạn thanh toán và thu nợ• Số lượng việc phải làm lại và loại bỏ

oĐịnh tính:• Chất lượng• Sự thỏa mãn của khách hàng

8

Tam giác quản lý

Thời gian

Chi phí

Chất lượng

Phạm vi

9

Tam giác quản lý mục tiêu

Cán bộ quản lý dự án có trách nhiệm thỏa mãn các mục tiêu của Tam giác

• Giảm thời gian tiêu chuẩn sẽ làm tăng chi phí (đặc biệt nếu làm việc ngoài giờ là cần thiết) và có thể giảm phạm vi (chức năng và tính năng) của hệ thống.

• Giảm chi phí (cắt giảm ngân sách) sẽ làm tăng thời gian (chậm tiến độ) và có thể giảm phạm vi (chức năng và tính năng) của hệ thống

• Tăng phạm vi (thêm tính năng) chắc chắn sẽ tăng thời gian và/hoặc chi phí

• Giảm phạm vi có thể giảm thời gian và chi phí (cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng)

10

Khái niệm về Quản lý giá trị thu được • Quản lý giá trị thu được (EVM) là 1 phương pháp

đo lường hiệu quả dự án. EVM so sánh số lượng công việc được lên kế hoạch với những gì thực sự đạt được, dựa trên những tiêu chí dùng để xác định xem liệu chi phí và hiệu quả tiến độ có phù hợp với những gì được dự thảo trong ngân sách, lịch trình và được thông qua lúc ban đầu.

• Đây là phần giới thiệu về chủ đề này, học cách quản lý bằng Giá trị thu được sẽ được dạy trong những khóa tiếp theo

Phương sai chi phí (CV)= Giá trị thu được (EV) – chi phí thực (AC)Phương sai tiến độ (SV) = Giá trị thu được (EV)- giá trị theo kế hoạch (PV)

11

Tầm quan trọng của việc tái kiểm tra sản phẩm

• Tăng lợi nhuận trong tương lai bằng cách tận dụng những nỗ lực trong quá khứ, những kiến thức và thực tiễn tốt nhất cho thành công

• Cải thiện cả hiệu suất và hiệu lực trong công tác đào tạo nhân viên mới

• Cho phép ra quyết định đón đầu, giáo dục và ràng buộc khách hàng

• Bổ sung cấu trúc cần thiết và tính chính xác cho việc kiểm tra sản phẩm của dự án, chất lượng, tiến độ và những cam kết theo hợp đồng

• Đảm bảo công nhận doanh thu hợp lý• Cho phép bạn gánh chịu nhiều rủi ro hơn; khi bạn có thể tiếp

nhận nhiều rủi ro hơn bạn sẽ có khách hàng tham khảo. Khi có khách hàng tham khảo tốt bạn sẽ THẮNG!

12

Sự đan xen của các nguyên tắc

Vòng đời quản lý dự án

(Công việc quản lý dự án của dự án)

Vòng đời dự án

(Công việc của dự án như triển bổ sung phần mềm)

Vòng đời sản phẩm

(Vòng đời của một sản phẩm hay dịch vụ)

13

• Vòng đời quản lý dự án – những giai đoạn thông thường và những phạm vi kiến thức ứng dụng với bất kỳ dự án nào

• Vòng đời dự án – quá trình hoàn tất công việc, cùng tồn tại với vòng đời quản lý dự án. Phương pháp luận cho vòng đời dự án có thể mô tả công việc nào được thực hiện, bởi ai, các kết quả và tiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc.

• Vòng đời sản phẩm – bao gồm sản phẩm hoặc dịch vụ từ giai đoạn khái niệm tới khi thu hồi vốn và có thể bao gồm nhiều dự án thông qua chu kỳ.

Sự đan xen của các nguyên tắc

Các giai đoạn của Quản lý dự án

Tổng quan Quản lý dự án

14

Đề xuất Lập kế hoạch

Thực hiện Quản lý Kết thúc

15

Giai đoạn: Đề xuất ý tưởng

• Khởi xướng các công việc để vạch rõ một dự án và dự trù các nguồn lực cần thiết

• Xác định phạm vi, các yêu cầu, tình huống kinh doanh và danh sách công việc (SOW)

• Hoàn thành phân tích các bên liên quan



16

Giai đoạn: Lập kế hoạch

• Hoàn thiện phạm vi và các kết quả• Chuẩn bị kế hoạch công việc, ngân sách và

phân chia nguồn lực• Chuẩn bị các tài liệu truyền thông• Xác định rủi ro và lên kế hoạch quản lý rủi

ro



17

Giai đoạn: Thực hiện

• Quản lý kế hoạch công việc, ngân sách và các nguồn lực

• Quản lý chất lượng• Truyền đạt lại với đội dự án (khởi động, tập

huấn, tình trạng…)• Đưa ra các kết quả dự kiến (báo cáo kết quả đầu

tư - ROI, triển khai hệ thống…)



18

Giai đoạn: Quản lý

•Quản lý hạn chế - phạm vi, thời gian và chi phí (thay đổi phạm vi)

•Quản lý các vấn đề và rủi ro – tăng cao và leo thang



19

Giai đoạn: Kết thúc

•Tất cả các công việc giấy tờ được hoàn thiện, kí kết và kết thúc.

•Hoàn thành hỗ trợ bàn giao

•Các bài học rút ra, tất cả các tài liệu dự án được lưu trữ



Phạm vi kiến thức

Tổng quan quản lý dự án

21

Phạm vi kiến thức Quản lý dự án

QUẢN LÝ TÍCH HỢP QUẢN LÝ PHẠM VI QUẢN LÝ THỜI GIAN

QUẢN LÝ CHI PHÍ QUẢN LÝ CHẤT

LƯỢNG QUẢN LÝ NGUỒN

NHÂN LỰC

QUẢN LÝ PHƯƠNG TIỆN LIÊN LẠC QUẢN LÝ RỦI RO

QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG MUA SẮM


QUẢN LÝ TÍCH HỢP

QUẢN LÝ PHẠM VI

QUẢN LÝ THỜI GIAN

Điều lệ dự án Kế hoạch quản lý

dự án Thực hiện dự án Kiểm soát thay đổiNhằm phối hợp rất

nhiều quá trình & các hoạt động quản lý dự án.

Xây dựng ý tưởng Lập kế hoạch

phạm vi Xác định phạm vi Xác minh phạm vi Kiểm soát thay đổi

phạm vi

Xác định hoạt động

Sắp xếp chuỗi hoạt động

Ước tính thời lượng hoạt động

Sắp xếp lịch trình Kiểm soát tiến độ

23


QUẢN LÝ CHI PHÍ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC

Lập kế hoạch phân bổ nguồn lực

Dự toán chi phí Lập ngân sách

cho chi phí Kiểm soát chi phí

Lập kế hoạch quản lý chất lượng

Đảm bảo chất lượng

Kiểm soát chất lượng

Lên kế hoạch tổ chức

Trau dồi nguồn nhân lực

Phát triển nhóm dự án

Phạm vi kiến thức Quản lý dự ánQUẢN LÝ

PHƯƠNG TIỆN LIÊN LẠC

QUẢN LÝ RỦI RO QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG MUA SẮM

Lập kế hoạch truyền thông

Phân phối thông tin

Báo cáo thành tích Kết thúc hành

chính

Lập kế hoạch quản lý rủi ro

Nhận diện rủi ro Phân tích rủi ro

định tính Phân tích rủi ro

định lượng Lập kế hoạch phản

ứng với rủi ro Quan sát/kiểm

soát rủi ro

Lập kế hoạch mua sắm

Lựa chọn nguồn lực

Quản trị hợp đồng Kết thúc hợp đồng

Các vai trò tiêu chuẩn

Tổng quan quản lý dự án

26

Các vai trò quản lý dự án tiêu chuẩnChủ nhiệm dự án Cán bộ quản lý dự án

• Xem xét tất cả các khía cạnh của dự án – bao gồm hợp đồng, phạm vi, lịch trình, ngân sách, kế hoạch công việc, rủi ro

• Thúc đẩy phân bổ nguồn lực• Cố vấn cho Cán bộ quản lý bằng cách cung cấp sự hỗ trợ và thông tin

• Xem xét việc đảm bảo chất lượng• Giám sát tổng thể quản lý dự án

• Xem xét, lên kế hoạch, chỉ đạo, tổ chức, kiểm soát dự án

• Thỏa mãn phạm vi, lịch trình, ngân sách và chu kì thanh toán

• Đạt được sự hài lòng của khách hàng và các tiêu chuẩn chất lượng của toàn bộ dự án

• Giúp tuyển chọn nhóm dự án, phân chia công việc cho mỗi thành viên và đánh giá hiệu quả công việc

• Giám sát toàn bộ công việc và có điểu chỉnh về phạm vì, lịch trình và/hoặc ngân sách khi cần thiết để đạt được mục đích của khách hàng và công ty

27

Các vai trò quản lý dự án tiêu chuẩnNhóm dự án Đội ngũ bán hàng

• Giúp xác định phạm vi và ước tính công việc

• Báo cáo tình trạng, chi phí, các vấn đề• Đảm bảo chất lượng so với kế hoạch

công việc• Triển khai nhiệm vụ dự án bao gồm

phân tích quy trình kinh doanh, các yêu cầu kĩ thuật, hoàn thiện phần mềm, phát triển tình huống kinh doanh, xem xét báo cáo kết quả đầu tư ROI, thiết lập lộ trình, thử nghiệm, xử lý sự cố

• Trợ giúp Cán bộ Quản lý dự án nếu cần

• Thực hiện đánh giá để nhận biết và xác định phạm vi

• Tham gia cập nhật tình trạng dự án• Giúp Nhóm dự án xác định các cơ hội

bán hàng mới• Chuyển giao phản hồi của khách

hàng cho Nhóm dự án• Hỗ trợ bàn giao dự án từ bảo trì đến

hỗ trợ

Khách hàng

• Là người tài trợ và ủng hộ dự án• Phân chia nguồn lực (công nghệ thông tin, các doanh nghiệp chức năng/kinh

doanh vừa và nhỏ - SMEs, v.. v.) để đạt được kết quả• Cung cấp không gian và công cụ làm việc thích hợp• Tích cực tham gia tất cả các cuộc họp• Chịu trách nhiệm về tất cả các chấp thuận trong phạm vi hiệu lực của hợp đồng

28

Trách nhiệm của cán bộ quản lý dự án

Đưa ra chỉ đạo và định hướng Giao tiếp hiệu quả Hành động theo yêu cầu Quản lý kết quả trong thời gian, chi phí và chất lượng

yêu cầu Thúc đẩy giải quyết vấn đề và mẫu thuẫn Thúc đẩy làm việc nhóm và liên kết giữa các nhóm dự án Tạo ra một môi trường có tính tôn trọng, phát triển và

tích cực Khuyến khích hành động Xây dựng các mối quan hệ khách hàng và nhóm dự án Bảo vệ nhóm dự án khỏi những yêu cầu ngoài dự án Có vai trò như Trưởng ban quản lý thay đổi Đảm bảo các lợi ích của dự án được công nhận

Quản lý rủi ro và Phạm vi

Các biểu mẫu Quản lý dự án

29

Các biểu mẫu Quản lý dự án

• Đánh giá phạm vi – tiền danh sách công việc (Pre SOW)

• Mẫu Danh sách công việc SOW

• Thỏa thuận dịch vụ chuyên nghiệp

• Điều lệ dự án

• Kế hoạch dự án• Theo dõi ngân

sách• Mẫu Thông báo

dự án• Biểu đồ RASCI• Ủy ban hành

động• Danh sách Câu

hỏi và trả lời, Hồ sơ quản lý dự án

• Kế hoạch thông tin

• Mẫu khởi động • Báo cáo tình

trạng hàng tuần• Đơn yêu cầu thay

đổi phạm vi• Đơn chấp thuận

của khách hàng• Ghi chú cuộc họp

và Mẫu chương trình nghị sự

• Nhật kí quản lý rủi ro và các vấn đề

• Kế hoạch chuyển giao tri thức

• Ủy ban tóm lược dự án

• Mẫu các bài học rút ra

• Mẫu đơn đánh giá dự án

Thực hiện và Quản lýLập kế hoạch Đề xuất Kết thúc

31

Quản lý rủi ro – Các dạng rủi ro• Rủi ro giải pháp gây nguy hại tới khả năng

hoạt động trong môi trường khách hàng của giải pháp. Rủi ro giải pháp gắn với những thuộc tính của môi trường khách hàng.

• Rủi ro dự án gây nguy hại tới thành công của dự án. Mức độ rủi ro dự án là những thuộc tính của quy trình, lịch trình hoặc nhóm dự án.

• Rủi ro bên ngoài có thể gây nguy hại tới giải pháp hoặc thành công của dự án. Nguy cơ bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của khách hàng hoặc dự án và là những thuộc tính của nên kinh tế, các tổ chức thứ 3 hoặc thị trường.

Solution Risks

Project Risks

External Risks

32

Sự thực hiện

Nỗ lựcCao

Thấp

Sự linh hoạt

Chiến lược Dự án Hệ thống

Mức độ nỗ lực kết hợp với thay đổi sẽ tăng khi việc thực hiện dự

án tiến triển

Sự linh hoạt giảm khi dự án chuyển từ giai đoạn chiến lược

sang giai đoạn thực hiện

Kế hoạch về phạm vi – Thực hiện đúng ngay từ sớm

33

• Mức độ nỗ lực cần có để sửa sai hoặc những yêu cầu bị bỏ qua tăng lên trong chu kỳ của dự án.

• Bởi vậy, điều quan trọng là những nhiệm vụ dự án phải khoanh vùng phạm vi một cách hợp lý, thu thập yêu cầu, và xác định đúng nhiệm vụ và hành động cần thiết để đáp ứng đòi hỏi được chỉ ra trong kế hoạch công việc.

Kế hoạch về phạm vi – Thực hiện đúng ngay từ sớm

Sự thực hiện

Nỗ lựcCao

Thấp

Sự linh hoạt

Chiến lược Dự án Hệ thống

34

Điều lệ dự án

Kế hoạch dự án và Ngân sách

Nhật ký giảm thiểu vấn đề/rủi ro

Báo cáo tình trạng theo tuần

Yêu cầu thay đổi phạm vi

Quản lý phạm vi dự án

35

Trao đổi với khách hàng Vạch ra cho các bên liên

quan chính trong tổ chức khách hàng

Tìm kiếm một cách kĩ lưỡng thông tin từ khách hàng

Thự hiện phỏng vấn khách hàng

Thúc đẩy sự tham gia của khách hàng

Thiết lập đại sứ khách hàng Kết quả truyền thông

Sử dụng dữ liệu định lượng

Bổ sung nhưng dữ liệu chuyên ngành

Cẩn trọng khi trình bày

Công cụ truyền thông và quá trình Thông báo về dự án Công cụ quản lý dự

án Sổ ghi chép dự án Báo cáo tình trạng

khách hạng Báo cáo hiệu quả

nội bộ Ban lãnh đạo

36

1. Khách hàng của bạn vừa yêu cầu trì hoãn dự án 4 tuần trong khi họ tái điều thành viên của nhóm dự án sang một dự án cấp bách định hướng thị trường. Bạn nên phản ứng thế nào? Làm thế nào để nhận biết đâu là ưu tiên và tập trung của khách hàng? Làm thế nào để chỉ ra sự chậm trễ và đâu là những quan hệ tài chính mật thiết?

2. Bạn đang chỉ đạo 1 dự án mà những cuộc họp báo cáo tình trạng hàng tuần diễn ra vô tổ chức, nhiều người nói về nhu cầu cá nhân và kéo dài quá thời gian cuộc họp. Bạn có đề xuất gì để thay đối hành vi này?

Thảo luận nhóm

3. Trong quá trình thử nghiệm sự chấp nhận của người sử dụng với 1 hệ thống mới, 1 nhà quản lý chỉ ra một cách chính xác rằng một số kịch bản kinh doanh phổ biến đã không được tính đến. Bạn nghĩ việc này đã xảy ra như thế nào và bạn có thể làm điều gì khác biệt?

4. Bạn nhận được phản hồi từ các thành viên trong nhóm dự án về nhiệm vụ tiếp xúc với khách hàng mà nhóm nội bộ của khách hàng đã yêu cầu sự thay đổi và một số chỉnh sửa nhỏ “phía sau hậu trường”.

Các thành viên nhóm không đề cập tới vấn đề này trong cuộc họp hàng tuần bởi khách hàng nói với họ rằng điều này xảy ra thường xuyên và hầu hết các nhà cung cấp đều thực hiện. Bạn sẽ xử trí như thế nào đối với nhóm này và với khách hàng?

Thảo luận nhóm

PROJECT MANAGEMENT Prof. Teresa L.Ju

Documents

Transcript of PROJECT MANAGEMENT Prof. Teresa L.Ju