PROGRAM MOBILITI PELAJAR...a) Kebenaran lawatan ke luar negara b) Kebenaran menjalankan latihan...
Transcript of PROGRAM MOBILITI PELAJAR...a) Kebenaran lawatan ke luar negara b) Kebenaran menjalankan latihan...
PROGRAM
MOBILITI PELAJAR
PEJABAT HAL EHWAL ANTARABANGSA
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA)
UTM
Summer School
Lawatan Akademik
Malaysia-Indonesia-Thailand
(M-I-T) Program
Internship/ Non-
graduating Student
(NGS)
Lain-lain
Malaysia-Indonesia-Thailand
(M-I-T) Program
Summer School
Program
Internship/ Non-
graduating Student
(NGS)
Global Outreach program
KLASIFIKASI PROGRAM
MOLIBITI PELAJAR
DEFINASI PROGRAM MOBILITI PELAJAR
No. Jenis Mobiliti Mobiliti Terlibat
Justifikasi Program Peruntukan Yuran Tempoh Kredit
1. UTM Global Outreach Program
Outbound Satu program pengantarabangsaan yang menggalakkan pelajar UTM untuk melawat universiti di luar negara dan melakukan aktiviti akademik seperti pembentangan kajian, menyertai seminar, program pertukaran budaya, khidmat masyarakat
Disediakan maksimum RM1000
Tiada 7 – 14 hari Tiada
2.
Lawatan Akademik
Inbound Pelajar dari universiti luar negara datang ke mana-mana fakulti di UTM dan menjalani program akademik seperti pembentangan kajian, menyertai seminar, program pertukaran budaya
Tidak disediakan, Dibiayai oleh pelawat
Hostel Maksima 7 hari
Tiada
Samb…
No. Jenis Mobiliti Mobiliti Terlibat
Justifikasi Program Peruntukan Yuran Tempoh Kredit
3. Non-Graduating Student (NGS)
Outbound Pelajar UTM pergi ke universiti luar negara untuk menjalani latihan ilmiah/ latihan industri/ research collaboration
Disediakan Tiada Lebih daripada 2 minggu dan kurang dari 1 semester
Jika Berkaitan
4. Non-Graduating Student (NGS)
Inbound Pelajar universiti luar negara datang ke UTM untuk menjalani latihan ilmiah/ latihan industri/ research collaboration/ lab attachment
Tidak Disediakan. Dibiayai oleh pelajar Hanya pelajar dari Indian Institute of Technology (IIT), India sahaja yang dibiayai RM 4000
Ada 2 minggu hingga 1 tahun kalendar akademik
Ada
5. Study Abroad (Termasuk Program Summer School contoh : M-I-T Program, Harvard Summer School, Hanyang International Summer School)
Outbound Pelajar UTM menjalani program akademik seperti pengajian satu semester atau pengajian pada musim pana (summer school program) di universiti luar negara
Disediakan Bergantung kepada universiti yang disertai
1 bulan hingga 1 tahun kalendar akademik
Ada
CARTA ALIR PROSIDUR
TANGGUNG
JAWAB DOKUMEN
Rujuk 1.1
Rujuk 1.2
Rujuk 1.3
PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM
Permohonan untuk menjalankan program perlu
dikemukakan sekurang-kurangnya 90 hari dari tarikh
program
PERMOHONAN KELULUSAN KELUAR NEGARA/PENAJAAN
PIHAK LUAR
Semua lawatan/program mahasiswa ke luar negara
(termasuk negara-negara ASEAN) hendaklah mendapat
kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa &
Alumni).
PERMOHONAN WANG PENDAHULUAN
Pelajar/fakulti yang memohon wang pendahuluan program
hendaklah mengemukakan permohonan ke Pejabat Timb.
Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)
PEMANTAUAN PROGRAM
Setiap program yang berjalan akan dipantau melalui
penghantaran Laporan Program ke Pejabat Hal Ehwal
Antarabangsa dan Laporan Kewangan ke Pejabat Bendahari
Permohonan keluar
negara :
Jadual KN HEMA
E-form Tuntutan
Permohonan
Pendahuluan Pelbagai /
E-form tuntutan lain-lain
perbelanjaan (Bayaran
Balik Wang) - Sistem
UTMFin
Laporan Program
PERMOHONAN
KELULUSAN
PROGRAM
TAMAT
PERMOHONAN
KELULUSAN
KELUAR
NEGARA.PENAJAAN
PIHAK LUAR
PERMOHONAN PENDAHULUAN DAN
MULA
1.0 PROSIDUR PERMOHONAN PROGRAM MOBILITI MAHASISWA (OUTBOUND)
- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad
PEMANTAUAN PROGRAM
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB
DOKUMEN
Permohonan untuk menjalankan program perlu dikemukakan sekurang-kurangnya 90 hari (3 bulan) sebelum program dijalankan bagi membolehkan penganjur mengambil tindakan yang selanjutnya dalam masa yang ditetapkan. 1.1.1 Dekan fakulti menghantar surat permohonan dan kertas kerja program ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa untuk semakan dan sokongan. 1.1.2 Semakan isi kandungan kertas kerja (senarai nama peserta, butiran program) 1.1.3 Permohonan yang tidak lengkap dipulangkan ke fakulti untuk penambah baikan 1.1.4 Butiran program bagi permohonan yang lengkap akan direkodkan ke dalam sistem international program (iProgram) dan diproses. 1.1.5 Permohonan dimajukan ke Pengurus Mobiliti Pelajar dan Pengarah HEA untuk semakan aktiviti program dan sokongan 1.1.6 Permohonan dimajukan ke Pejabat TNC (Akademik & Antarabangsa) untuk kelulusan program serta peruntukan
Fakulti
HEA
HEA
HEA
HEA
Timbalan Naib Canselor
(Akademik & Antarabangsa)
1) Surat permohonan fakulti 2) Kertas Kerja Proram *Untuk UTM Global Outreach Program, template kertas kerja permohonan. Templete Kertas Kerja *Untuk program lain keluar negara,sila gunakan borang (UTM)OIA-OB1 Letter 1 – Borang permohonan GOP (Sistem iProgram) 1) Contoh 1 –
memenuhi syarat 2) Contoh 2 – Tidak
memenuhi syarat Surat kelulusan program Contoh Surat kelulusan
HEA
1.1 PROSIDUR PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM MOBILITI MAHASISWA
- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad
MULA
Permohonan kelulusan program serta peruntukan ke Timbalan Naib Canselor
(Akademik & Antarabangsa) melalui Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa
Pengrekodan permohonan yang diterima dalam iprogram
Semakan dan sokongan Pengurus Mobiliti dan Pengarah HEA
Semak nama
pelajar. Lengkap?
TIDAK
YA
Kelulusan Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)
TAMAT
Semak aktiviti
program. Lengkap?
TIDAK
YA
HEMA
1.2 PROSIDUR PERMOHONAN KELULUSAN KELUAR NEGARA BAGI PROGRAM MOBILITI PELAJAR
- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB
DOKUMEN
Semua lawatan/program mahasiswa ke luar negara (termasuk negara-negara ASEAN) hendaklah mendapat kelulusan Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni). Semua permohonan perlu dikemukakan melalui Pejabat Timbalan Naib Canselor (HEM & A) sekurang-kurangnya 2 bulan sebelum tarikh bermula program; 1.2.1 Sediakan surat kepada Naib Canselor melalui TNC (HEM &A) dengan menyatakan perkara: a) Kebenaran lawatan ke luar negara b) Kebenaran menjalankan latihan praktikal c) Kebenaran menghadiri kuliah di universiti luar negara (Study Abroad) 1.2.2 Surat permohonan disertakan dengan salinan kertas kerja dan Jadual KN(HEMA) yang telah lengkap diisi oleh mahasiswa serta surat kelulusan program 1.2.3 Permohonan yang tidak lengkap akan dikembalikan semula ke fakulti/ penganjur untuk penambah baikan 1.2.4 Permohonan yang lengkap akan diproses oleh Pejabat TNC (HEM &A) untuk kelulusan.
Fakulti / Penganjur
Pejabat TNC (HEM & A) Pejabat TNC (HEM & A)
1) Surat permohonan 2) Salinan Kertas Kerja 3) Jadual KN (HEMA) Lampiran B 4) Senarai peserta lawatan/ program 5) Surat Kelulusan Program dari Pej.TNC AA Surat kelulusan program ke luar negara
MULA
Permohonan kelulusan keluar negara mahasiwa kepada Timbalan
Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni)
Semakan. Lengkap?
Kelulusan oleh Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (HEM&A)
TAMAT
TIDAK
YA
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB
DOKUMEN
Penganjur perlu membuat permohonan wang pendahuluan program ke Pejabat TNCAA selepas mendapatkan surat kelulusan program. Permohonan boleh dikemukakan sekurang 1.3.1 Pegawai Pengiring perlu membuat tuntutan wang pendahuluan melalui portal UTMFin UTM dengan memasukkan butiran program pada borang 1.3.2 Borang permohonan yang lengkap diisi dikemukakan ke Pejabat TNCAA untuk pendaftaran dan kelulusan Pegawai 1.3.3 Pejabat TNCAA akan mengemukakan permohonan ke Pejabat Bendahari untuk diproses 1.3.4 Cek akan dikeluarkan atas nama Pegawai pengiring (pemohon) dan cek akan di tunaikan
Pegawai Pengiring
Pejabat TNCAA Pejabat TNCAA Pejabat Bendahari/ Pegawai Pengiring
Dokumen –dokumen bagi permohonan wang pendahuluan
1) E-form tuntutan pendahuluan pelbagai dalam portal UTMFin 2) Surat kelulusan program
1.3 PROSIDUR PERMOHONAN PENDAHULUAN PROGRAM
- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad
MULA
Permohonan wang pendahuluan ke Pej. TNCAA melalui e-from
tuntutan kewangan UTMFin
Permohonan diproses ke Pej. Bendahari
Urusan mentunaikan cek, pembelian tiket dan lain-lain
TAMAT
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB
DOKUMEN
***Selepas tamat program Penganjur perlu menghantar Laporan Program dan laporan Kewangan selepas 14 hari dari tarikh program berjalan 1.4.1 Selepas tamat program dan kembali ke UTM, penganjur diwajibkan untuk menyediakan laporan 1.4.2 Laporan kewangan dikemukakan ke Pej. Bendahari untuk penyelarasan dan tutup akaun 1.4.3 Laporan program perlu dikemukakan ke Pejabat HEA untuk pengrekodan dan dinaik turun ke dalam laman web 1.4.4 Sijil penyertaan akan diberikan kepada penganjur yang menghantar laporan program ke Pejabat HEA
Pegawai Pengiring
Fakulti Fakulti/ Pej. Bendahari Fakulti/ Pejabat HEA
Pejabat HEA
1.4.2 : 1) Laporan kewangan 2) Resit dan bukti pembelian yang telah disahkan 1.4.3 : 1) Laporan program (hardcopy dan softcopy di dalam CD) Format laporan Lampiran C1 & C2 1.4.4 Contoh Sijil GOP
1.4 PEMANTAUAN SELEPAS PROGRAM TAMAT
- UTM Global Outreach Program, Non-Graduating Student (NGS), Study Abroad
MULA
Pelaporan program
TAMAT
Pelaporan program/ aktiviti
sebenar dijalankan
Laporan kewangan kepada Pej.
Bendahari untuk penyelarasan
kewangan dan tutup akaun
1.4 PEMANTAUAN PROGRAM Perlaksanaan Program GOP oleh pelajar dan pengiring
Sijil Pelajar
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB
DOKUMEN
Rujuk 2.1 Rujuk 2.2
Program Pelajar Tanpa Ijazah (NGS) termasuklah program-program seperti
internship,lab-attachment,one-two semester abroad dan student exchange
Semua permohonan pelajar dari universiti luar negara yang ingin belajar di
UTM perlu melalui pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA)
PERMOHONAN
Permohonan hendaklah dibuat selewat-lewatnya 2 bulan sebelum ketibaan
pelajar. Surat tawaran akan dikeluarkan kepada pemohon setelah proses
permohonan tamat
SELEPAS KETIBAAN PELAJAR
Pelajar NGS yang tiba di UTM perlu melalui proses pendaftaran yang telah
ditetapkan termasuklah perlu membuat pembayaran yuran dan perlu
menyediakan laporan untuk dihantar ke Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa
(HEA)
2.0 PROSIDUR PERMOHONAN MENERIMA PELAJAR TANPA IJAZAH/
NON-GRADUATING STUDENT (NGS) - INBOUND
MULA
MULA
•Permohonan dari fakulti •Permohonan dari universiti
luar negara/ pelajar
Prosidur selepas ketibaan pelajar
2.1 PROSIDUR MENERIMA PERMOHONAN DARI FAKULTI BAGI PELAJAR TANPA IJAZAH/
NON-GRADUATING STUDENT (NGS) - INBOUND
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB
DOKUMEN
PERMOHONAN DARI FAKULTI
Prosedur 2.1 terpakai bagi permohonan yang dikemukakan oleh pihak
fakulti apabila pihak fakulti menerima permohonan terus daripada universiti
luar negara/ pelajar
2.1.1 Pihak fakulti yang telah menerima permohonan terus daripada
pelajar, perlu mengemukakan permohonan ke Pejabat Hal Ehwal
Antarabangsa (HEA) selewat-lewatnya dua bulan sebelum kedatangan
pelajar
2.1.2 Pejabat HEA akan menyemak status pelajar. Permohonan bagi
pelajar pasca-ijazah (PG) akan dimajukan ke Sekolah Pengajian Siswazah
(SPS) untuk pemprosesan
2.1.3 Permohonan pelajar pra-ijazah (UG) akan disemak dan diproses
oleh HEA. Maklumat yang tidak lengkap dimohon dari fakulti
2.1.4 Permohonan yang lengkap akan melalui proses permohonan no.
matrik dari Bahagian pengurusan Akademik (BPA) dan permohonan kolej
kediaman di Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni (HEM&A)
2.1.5 Nombor matrik yang diterima digunakan untuk penyediaan surat
tawaran dan maklum balas permohonan kolej kediaman dari Pejabat
HEM&A dimaklumkan ke fakulti.
2.1.6 Surat tawaran disediakan dan diedarkan kepada pelajar dan fakulti
Tamat proses permohonan
Fakulti
HEA
HEA
HEA
HEA
HEA
1) Surat
permohonan
2) Borang
permohonan
UTM (OIA)-
1B1
MULA
Permohonan
Status Pelajar?
SPS
Lengkap?
Mohon data dari fakulti
Terima Data
Lengkap?
Permohonan No. Matrik
Terima No. Matrik dari BPA
Surat Tawaran
Edar Surat Tawaran
Permohonan Kolej Kediaman
Kelulusan Pej. HEMA
Maklum pada fakulti
TAMAT
TIDAK
TIDAK
UG
PG
2.2 PROSIDUR PERMOHONAN DARI UNIVERSITI LUAR NEGARA/
INSTITUSI BAGI PELAJAR NGS - INBOUND
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB
DOKUMEN
PERMOHONAN DARI UNIVERSITI/ INTITUSI LUAR
Prosedur ini terpakai bagi permohonan yang dikemukakan oleh universiti luar negara/ pelajar kepada Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA) 2.2.1 Pejabat Hal Ehwal Antarabangsa (HEA) Menerima permohonan dari universitI luar 2.2.2 Menyemak status pelajar samada Pra-Ijazah (UG) atau Pasca-Ijazah (PG). Permohonan bagi pelajar PG akan dimajukan ke Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) untuk diproses. 2.2.3 Menyemak permohonan samada lengkap atau tidak 2.2.4 Mohon maklumat tambahan bagi permohonan yang tidak lengkap dari pemohon 2.2.5 Permohonan yang lengkap akan dimajukan ke fakulti yang bersesuaian dengan pemohon untuk semakan & persetujuan 2.2.6 Menerima maklumbalas fakulti samada menerima atau menolak permohonan
HEA 1) Surat
permohonan
2) Borang
permohonan
UTM (OIA)-
IB1
MULA
Terima Permohonan
Status Pelajar?
SPS
Lengkap?
Mohon data dari fakulti
Terima Data
Lengkap?
Hantar Permohonan ke fakulti
Maklumbalas fakulti
TIDAK
TIDAK
UG
PG
A
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB
DOKUMEN
2.2.7 Tamat proses permohonan bagi pemohon yang tidak diterima fakulti. 2.2.8 Permohonan yang diterima akan melalui proses persetujuan tawaran subjek. Fakulti mencadangkan subjek untuk diambil pemohon. HEA menjadi perantara antara pemohon dan fakulti dalam penawaran subjek 2.2.9 Pemohon yang tidak bersetuju dengan subjek yang ditawarkan akan membatalkan permohonan.
2.2.10 Permohonan yang lengkap akan melalui proses
permohonan no. matrik dari Bahagian pengurusan Akademik
(BPA) dan permohonan kolej kediaman di Pejabat Hal Ehwal
Mahasiswa & Alumni (HEM&A)
2.2.11 Nombor matrik yang diterima digunakan untuk
penyediaan surat tawaran dan maklum balas permohonan
kolej kediaman dari Pejabat HEM&A dimaklumkan ke fakulti.
2.2.12 Surat tawaran disediakan dan diedarkan kepada
pelajar dan fakulti
Tamat proses permohonan
HEA/FAKULTI
BPA/ HEMA
HEA
Surat
Tawaran
- Contoh
Surat
Tawaran
A
Terima? TAMAT
Tawaran Subjek
Maklum pemohon
Setuju?
Permohonan No. Matrik
Terima No. Matrik dari BPA
Surat Tawaran
Edar Surat Tawaran
Permohonan Kolej Kediaman
Kelulusan Pej. HEMA
Maklum pada fakulti
TAMAT
TIDAK
YA
TIDAK
YA
Samb…
YA
CARTA ALIR PROSIDUR TANGGUNG- JAWAB
DOKUMEN
PROSIDUR SELEPAS KETIBAAN PELAJAR
2.3.1 Pelajar daftar masuk ke kolej kediaman. Fakulti membantu urusan menyambut ketibaan pelajar 2.3.2 Bagi pelajar PG, pendaftaran perlu dilakukan di Sekolah Pengajian Siswazah (SPS), 2.3.2.1 Bagi pelajar UG, pengaktifan No. ISID di Bahagian Pengurusan AKademik (BPA), dan 2.3.2.2 Bagi pelajar PG, permohonan kad matrik dibuat di SPS dan pelajar PG di Bah. Pengurusan & Pentadbiran Organisasi (BPPO) 2.3.3 Pembayaran yuran di Pej. Bendahari 2.3.5 Pendaftaran pelajar di fakulti 2.3.6 Medical Check-up di Pusat Kesihatan Universiti (jika perlu visa pelajar) 2.3.7 Permohonan visa di Pusat Pelajar Antarabangsa (ISC) jika perlu 2.3.8 Penghantaran laporan program oleh fakulti setelah program tamat 2.3.9 Pengeluaran sijil oleh Pejabat HEA selepas menerima laporan program
Fakulti/
Pelajar
Perlajar/SPS
Pelajar/BPA
Pelajar/Pej.
Bendahari
Pelajar/SPS/
BPPO
Pelajar/Fakulti
Pelajar/ PKU
Pelajar/ISC
Fakulti
HEA
Visa
1)Gambar
4 keping
(latarbelak
ang biru)
2)Salinan
Paspot
(Entrance
Sta,p &
Muka
hadapan)
3)Salinan
surat
tawaran
Laporan
Pogram
1) Sijil
Daftar Masuk Kolej Kediaman
Pembayaran Yuran di Pej. Bendahari
Permohonan Kad Matrik di SPS
Permohonan kad Matrik dari BPPO
TAMAT
TIDAK
UNDEGRADUATE
MULA
POSTGRADUATE
Pendaftran di fakulti
Visa? Medical
Check up
Permohonan Visa di ISC
Program Berjalan
Program Tamat
Laporan dari Fakulti
Sijil Pelajar
YA
2.3 PROSIDUR SELEPAS KETIBAAN PELAJAR NGS
Pengaktifan No. ISID di Pej. BPA