Profa. María L. Moctezuma Dewey University 27/03/2017 · los pisen, ni se pillen contra otros...
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Profa. María L. Moctezuma
Dewey University
27/03/2017
Objetivos
• Describir la evolución de la oficina.
• Definir ergonomía.
• Mencionar aspectos considerados por la
ergonomía para mantener un ambiente
agradable y seguro.
• Describir el estilo modular en las áreas de
trabajo.
• Identificar equipos utilizados en la oficina
automatizada.
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Objetivos
• Definir diferentes sistemas de información.
• Explicar la importancia de conservar la salud
para desempeñarse mejor en la oficina.
• Conocer la importancia de la seguridad en la
oficina.
• Saber el efecto positivo de los recesos en la
jornada de oficina.
• Practicar medidas efectivas de seguridad y salud
en el lugar de trabajo.
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Introducción
• Las tecnologías nuevas afectan la ejecución de
las tareas y la visión del empleado como recurso
humano en la empresa.
• Se necesita flexibilidad y mantenerse al día para
contribuir al crecimiento y desarrollo de la
empresa.
• Hay que tener habilidad para administrar
múltiples tareas simultáneamente.
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Evolución en la oficina
• Estación de trabajo• Área modular abierta.
• Está equipada con
computadora, teléfono,
escáner e impresora, como
mínimo.
• Archivo electrónico
y microfilmación• Para conservar grandes
cantidades de documentos
sin ocupar mucho espacio.
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Evolución de la oficina
•Equipo y mobiliario• Ajustado a las necesidades físicas individuales para
ayudar a la productividad sin afectar la salud.
• Los equipos seguirán reduciendo en tamaño.
• Uso de programas de reconocimiento de voz.
• La tecnología robótica facilita realizar muchas tareas
rutinarias.
• Cobra importancia la habilidad para trabajar en equipo.
• Hay que aumentar las destrezas de comunicación
interpersonal.
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Organización esquemática de la
oficina moderna• El diseño esquemático dependerá del tamaño de la
empresa, tipo de trabajo a realizar, filosofía administrativa y nivel de especialización de los servicios.
• Se utilizan oficinas abiertas con paredes modulares (oficinas panorámicas).
• Se diseñan tomando en consideración: • el flujo de trabajo
• uso óptimo del espacio y de equipos costosos
• fomento de relaciones entre empleados
• crear un ambiente más atractivo para empleado y visitante
• facilitar la restructuración de diseños
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• A pesar del diseño abierto, hay que separar un
área que ofrezca privacidad.
• La ley Health Insurance Portability and Account-
ability Act (HIPAA) exige que se provea al cliente
un lugar donde se atienda en forma individual y
privada.
• Desventajas de las oficinas modulares:
• distracciones
• interrupciones innecesarias
• falta de privacidad
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• Otras modalidades• Oficina compartida
• Se le llama también oficinas hoteles.
• Las comparten empleados que viajan frecuentemente y
vienen esporádicamente a la oficina.
• Hay que “reservar” para tener acceso al espacio.
• Oficina en el hogar
• A este modalidad se le conoce como telecommute.
• Hay millones de personas que trabajan desde el hogar.
• Permanecen conectados con la oficina a través del correo
electrónico, el fax, el teléfono y otras formas de tele-
comunicación.
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• Otras modalidades• Horario flexible
• Provee para distribuir las horas de trabajo a conveniencia
cumpliendo con las requeridas.
• Comenzar a trabajar más temprano o más tarde.
• Lo importante es que se realice el trabajo y haya personal
disponible durante el horario regular de la empresa.
• Se comparten recursos físicos, escritorio, computadoras,
materiales, etc.
• La oficina virtual puede estar en cualquier lugar donde el
usuario tenga computadora y medios de comunicación.
• Es importante observar los principios ergonómicos para no
afectar la salud y seguridad del empleado.
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La ergonomía• Estudio de datos biológicos y tecnológicos
aplicados a problemas de mutua adaptación entre el
hombre y la máquina (RAE).
• Estudia los aspectos que afectan el área de trabajo
para que el empleado realice las tareas con
seguridad y comodidad.
• Elementos para diseñar la oficina
ergonómicamente:
• Niveles de autoridad según están en el organigrama de la
empresa
• Distribución de funciones y flujo del trabajo
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La ergonomía
•Elementos para diseñar la oficina
ergonómicamente:• Dimensiones de los espacios disponibles
• Comunicación entre divisiones o departamentos
• Número de empleados
• Equipo básico que utilizará cada empleado
• Aspectos ambientales necesarios para satisfacer las
necesidades individuales de los empleados
• Posibilidades de restructuración
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La ergonomía• Factores a considerar
• Iluminación
• La poca iluminación produce fatiga visual y dolor de cabeza, por
lo que se cometen más errores y hay baja productividad
• Temperatura
• 78°Farenheit / 23° Celsius
• Color
• Impacta sicológicamente al individuo.
• Oscuros producen depresión; brillantes, animan.
• Colores fríos – azul, violeta y verde; producen un efecto calmante
• Colores cálidos – rojo, amarillo y naranja; ideales para áreas de
producción
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La ergonomía• Factores a considerar
• Ruido
• Si nos exponemos a ruidos intenso, pueden provocarnos
fatiga, tensión y dificultad para concentrarnos.
• Para evitarlo hay que mantener el equipo en buen estado.
• Amortiguar el ruido con bases de fieltro o acetato bajo el
equipo y pisos alfombrados.
• Colocar las máquinas sobre bases fijas para evitar
vibraciones.
• Reducir la intensidad del timbre telefónico.
• Utilizar paredes con revestimiento especial o aislamiento
en las ventanas para disminuir ruidos exteriores.
• Evitar ubicar oficinas en zonas cercanas a áreas que
produzcan mucho ruido.
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La ergonomía
•Factores a considerar• Decoración
• Utilizar plantas naturales
• Áreas del edificio con jardines, peceras, murales con
motivos naturales, etc.
• Cuadros, pinturas y fotografías que armonicen con el
ambiente de la oficina.
• Tablones de edicto.
• Mapas indicando salidas y entrada cerca de
ascensores o escaleras.
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La salud
• Sueño – ocho horas diarias
• Alimentación – dieta variada y balanceada
• Higiene – baño diario, cuidado de cabello y
dentadura, uñas limpias y cuidadas
• Ejercicio
• Recreación – hacer aquello que realmente
nos produzca distracción
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La seguridad
• La Occupational Safety and Health Agency (OSHA) orienta cómo prevenir accidentes y qué hacer cuando ocurren.
• Cuidado con:• Pisos mojados o resbalosos
• Gavetas de escritorios o archivos abiertas
• Cables sueltos o en áreas de tránsito
• Equipo fuera de lugar
• Escaleras en malas condiciones o con poca iluminación
• Falta de iluminación adecuada en áreas de almacenaje
• Incentivar a empleados por cada año en que no se registren accidentes.
• Síndrome del túnel carpiano y fatiga visual
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La seguridad
• Seguridad personal• Mantener a la mano los teléfonos de emergencia.
• Tener disponibles los teléfonos de ejecutivos y otro personal.
• Conocer salidas de emergencia y ubicación de extintores de fuego.
• Tener un botiquín de primeros auxilios.
• Estar alerta al caminar en el área de trabajo y pasillos.
• Abrir y cerrar puertas cuidadosamente.
• Llevar la llave del automóvil en la mano al salir del trabajo.
• Avisar a la seguridad si va a trabajar fuera del horario regular.
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La ambientación• Áreas de recreación pasiva y descanso
• Mesas para juegos, televisor, máquina de vídeos, billares y
máquinas de juegos electrónicos
• Muebles cómodos
• Acceso a nevera, horno de microondas y cocina para
preparar alimentos
• Limpieza y mantenimiento• Realizarla diariamente y en forma meticulosa.
• Limpiar muebles y equipos con un paño húmedo, no
abrasivos.
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La ambientación
•Limpieza y mantenimiento• Ubicar extintores, alarmas, manguera para
incendio y detectores de humo, calor o fuego en
sitios estratégicos. Asegurarse de que funcionan.
• Mantener visibles números de teléfono de
emergencia.
• Revisar fechas de expiración del contenido de ex-
tintores para recargarlos cuando sea necesario.
• Mantener instalaciones sanitarias funcionando
perfectamente. Ambientarlas con plantas
naturales, cuadros y asientos para descanso.
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Consejos para usuarios de
equipo de computación•Organizar el área de trabajo
adecuadamente.• Zona de trabajo principal – distancia desde el
codo a la mano; colocar materiales e instrumentos
utiliza-dos con más frecuencia
• Zona secundaria – a distancia del brazo; poner
artículos que se usan con frecuencia, pero no
todo el tiempo
• Zona de referencia – más allá de la distancia del
brazo; colocar elementos menos utilizados
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•Recomendaciones para usuario de
PCs:• Mantener una buena postura.
• Ajustar el control del brillo y contraste de la
pantalla.
• Cambiar de actividad periódicamente.
• Cotejar trabajos extensos en papel.
• Pararse cada media hora para variar la posición
del cuerpo.
• Caminar por el pasillo mirando hacia un punto
lejano para descansar la vista.
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• Recomendaciones para usuario de PCs:• Usar alternadamente el ratón y el teclado.
• Presionar suavemente las teclas y los botones del ratón.
• Usar un atril para colocar papeles, libros u otro material impreso.
• Dejar caer relajadamente los brazos a los lados para evitar contracciones.
• Parpadear para mantener los ojos lubricados.
• Respirar profundamente para relajar los músculos.
• Contraer y soltar los hombros para relajarlos y reducir la tensión.
• Examinarse la vista una vez al año.
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•Computadora• Dispositivo electrónico programable que puede
almacenar leer y procesar datos
• Tipos de computadora
• Mainframe o computadora de amplia capacidad
• Minicomputadora
• Computadora personal
• Computadoras portátiles
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•Teléfono• Sistemas para tomar mensajes
• Celulares
• Buscapersonas (pagers)
•Facsímil • Envía y recibe documentos a través de líneas
telefónicas por medio de un módem.
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• Fotocopiadora
• En el área de reprografía debe haber también trituradoras
de papel y equipo para encuadernar.
• Recomendaciones:
• Siga las instrucciones de manejo y funcionamiento del
fabricante.
• Utilice estabilizadores de voltaje.
• Solicite asesoramiento de un experto al conectar equipos
eléctricos para evitar sobrecargas.
• Utilice el equipo racionalmente.
• Verifique que tenga suficiente papel y de que los controles estén
bien ajustados (tamaño, nitidez, cantidad, ampliación o reduc-
ción, etc.).
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•Proyector (data projector)
•Videograbadoras y televisores
•Grabadora
•Digitalizador o escáner
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Recomendaciones para el manejo
de equipos de oficina
• Lea las instrucciones de seguridad y operación antes
de poner a funcionar cualquier unidad.
• Conserve las instrucciones de seguridad y operación
para referencias futuras.
• Siga estrictamente las advertencias de la unidad y
las instrucciones de operación y mantenimiento.
• Desconecte el aparato antes de limpiarlo.
• No use accesorios no recomendados por el
fabricante.
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Recomendaciones para el manejo
de equipos de oficina
• No deje equipos cerca de ventanas, depósitos de
agua, bañeras, piscinas, cocinas, lavadoras,
sótanos húmedos.
• Manténgalos alejados de radiadores, registros de
calor, estufas y amplificadores.
• No los coloque sobre superficies inestables.
• Deje destapadas las aberturas y ranuras.
• Opere los equipos con las fuentes de energía
indicadas.
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Recomendaciones para el manejo
de equipos de oficina
• Coloque los cables eléctricos de manera que no
los pisen, ni se pillen contra otros objetos.
• Desconecte el equipo durante tormentas
eléctricas y antes de limpiarlos.
• No sobrecargue las tomas eléctricas.
• No les inserte objetos de ningún tipo.
• No intente repararlos usted mismo.
• Desconéctelo cuando se dañen cables, enchu-
fes, no funcione o muestre cambio en el
funcionamiento.
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• Las redes aceleran el envío y recibo de comunicaciones.
• Conceptos básicos:• Sistema operativo – programa encargado de administrar los
recursos de la computadora y sobre el que funcionan los programas de aplicación.
• Procesador de texto (word processing) – permite escribir y guardar diferentes tipos de documentos; permite crear, copiar, mover, cambiar la apariencia y transformar fácilmente el texto.
• Correo electrónico (e-mail) – medio interactivo que acelera el intercambio y verificación de información
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•Conceptos básicos:• Multimedia y medios interactivos – programas de
aplicación que permiten tener algún tipo de
comunicación o interactuar con la computadora
• Base de datos (data base) – información o datos
interrelacionados sobre un tema en particular; se
pueden generar consultas y crearse informes
• Hojas de cálculo (spreadsheets) – programa que
permite manejar datos que requieren análisis numérico
y cálculos mediante formulas y funciones
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• Conceptos básicos:• Dibujos y representaciones graficas – proveen herramientas
para la creación de páginas, dibujos rápidos autoedición y
soluciones graficas
• Publicidad desde el escritorio (desktop publishing) –
combinan tipos de alta calidad, gráficas, formatos o
plantillas para obtener documentos finales con apariencia
de impresión profesional
• Internet
• red de redes
• recursos de información mundial con acceso desde una
computadora personal
• permite intercambiar información de cualquier tipo
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•Conceptos básicos:• Servicios que ofrece Internet
• Consulta de información
• Correo electrónico
• Transferencia de archivos
• Grupos de discusión
• Conversación en línea
• Transacciones comerciales y bancarias
• Multimedia y otros
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