Prof. Filling & Record Management - Day#2

Professional Filling & Record Management

Menggunakan Microsoft Access 2010

MS Access Series

Bab 2 Merancang dan Membuat Database

Fungsi Database (Contoh Kasus: Database Koperasi): Menyimpan dan mengelola data anggota koperasi Menyimpan dan mengelola data simpanan anggota Sebagai alat untuk memudahkan pembagian SHU

Informasi yang dihasilkan:

Informasi jumlah anggota koperasi Data anggota koperasi Informasi jumlah simpanan anggota Informasi simpanan yang tertunggak Daftar pembagian SHU (rekapitulasi)

MS Access Series


2. A. Membuat File Database

1. Jalankan MS Access2. Klik menu/tab File3. Klik New lalu klik Blank Database pada Available Templates4. Klik tombol folder untuk menentukan lokasi penyimpanan dan nama file5. Klik Create

MS Access Series


2. B. Membuat Table Data Utama

Table utama yang harus dibuat adalah:1.Table Data Anggota2.Table Data Simpanan dan table Pengambilan Simpanan3.Table Data SHU

2. B. 1. Table Data Anggota

1. Pada menu Table Tools di bawah Fields, klik View, pilih Design View, lalu beri nama tbl_Anggota

MS Access Series


2. B. 1. Table Data Anggota

2. Masukkan nama kolom dan pengaturan seperti tampak pada gambar:

MS Access Series


2. B. 1. Table Data AnggotaField Name Data Type Field SizeRecID AutoNumber Long IntegerRecTime Date/TimeNomorAnggota Text 10NamaAnggota Text 50JenisKelamin Text 1Agama Text 15TempatLahir Text 50TanggalLahir Date/TimePerusahaan Text 10UnitKerja Text 10Lokasi Text 10Alamat Text 255Kota Text 50KodePos Text 10Telepon Text 50TanggalMasuk Date/TimeTanggalKeluar Date/TimeFileFoto AttachmentCatatan Memo

MS Access Series


2. B. 1. Table Data Anggota3. Pada field RecTime isikan properti Default

Value dengan Now()4. Untuk field TanggalLahir, TanggalMasuk

dan TanggalKeluar, pilih properti Format: Short Date

5. Klik field NomorAnggota, lalu klik ikon kunci pada menu Table Tools Design untuk menjadikannya primary key

MS Access Series


2. B. 2. Table Data SimpananField Name Data Type Field SizeRecID AutoNumber Long IntegerRecTime Date/TimeNomorAnggota Text 10JenisSimpanan Text 1TanggalSimpan Date/TimePeriodeTahun Number IntegerPeriodeBulan Number ByteJumlah Currency

1. Isikan properti Default Value pada RecTime dengan Now()2. Isikan properti Format pada field TanggalSimpan dengan Short Date3. Pada field Jumlah, isikan properti Format dengan Standard, dan

Decimal Places dengan 0 (nol)4. Jadikan field RecID sebagai primary key

MS Access Series


2. B. 3. Table Data Pengambilan SimpananField Name Data Type Field SizeRecID AutoNumber Long IntegerRecTime Date/TimeNomorAnggota Text 10JenisSimpanan Text 1TanggalAmbil Date/TimeJumlah CurrencyKeterangan Text 255

1. Isikan properti Default Value pada RecTime dengan Now()2. Pada field Jumlah, isikan properti Format dengan Standard, dan

Decimal Places dengan 0 (nol)3. Jadikan field RecID sebagai primary key

MS Access Series


2. B. 4. Table Data SHUField Name Data Type Field SizeRecID AutoNumber Long IntegerRecTime Date/TimeNomorAnggota Text 10PeriodeTahun Number IntegerSHU_MU CurrencySHU_AE Currency

1. Isikan properti Default Value pada RecTime dengan Now()2. Pada field SHU_MU dan SHU_AE, isikan properti Format dengan

Standard, dan Decimal Places dengan 0 (nol)3. Jadikan field RecID sebagai primary key

MS Access Series


2. C. Membuat Table Data Pendukung

Table pendukung yang harus dibuat adalah:1.Table Jenis Simpanan2.Table Perusahaan dan Unit Kerja3.Table Lokasi

Table Data Pendukung Tambahan

Selain itu, untuk menjaga konsistensi, perlu ditambahkan table Agama, table Bulan, table Tahun dan table Pecahan Uang.

MS Access Series


2. C. 1. Table Jenis SimpananField Name Data Type Field SizeJenisSImpanan Text 1NamaSimpanan Text 50Jumlah CurrencyUrutan Number Byte

1. Pada field Jumlah, isikan properti Format dengan Standard, dan Decimal Places dengan 0 (nol)

2. Jadikan field JenisSimpanan sebagai primary key3. Isikan nilai berikut pada tabel:

MS Access Series


2. C. 2. Table PerusahaanField Name Data Type Field SizeKodePerusahaan Text 10NamaPerusahaan Text 50

1. Jadikan field KodePerusahaan sebagai primary key2. Isikan nilai berikut pada tabel:

MS Access Series


2. C. 3. Table Unit KerjaField Name Data Type Field SizeKodeUnitKerja Text 10NamaUnitKerja Text 50

1. Jadikan field KodeUnitKerja sebagai primary key2. Isikan nilai berikut pada tabel:

MS Access Series


2. C. 4. Table LokasiField Name Data Type Field SizeKodeLokasi Text 10NamaLokasi Text 50

1. Jadikan field KodeLokasi sebagai primary key2. Isikan nilai berikut pada tabel:

MS Access Series


2. C. 5. Table AgamaField Name Data Type Field SizeAgama Text 15Urutan Number Byte

1. Jadikan field Agama sebagai primary key2. Isikan nilai berikut pada tabel:

MS Access Series


2. C. 6. Table BulanField Name Data Type Field SizeBulan Number ByteNamaBulan Text 15

1. Jadikan field Bulan sebagai primary key2. Isikan nilai berikut pada tabel:

MS Access Series


2. C. 7. Table TahunField Name Data Type Field SizeTahun Number IntegerTampilanTahun Text 10

1. Jadikan field Tahun sebagai primary key2. Isikan nilai berikut pada tabel:

MS Access Series


2. C. 8. Table Pecahan UangField Name Data Type Field SizePecahan CurrencyDipakai Yes/No

1. Jadikan field Pecahan sebagai primary key2. Isikan nilai berikut pada tabel:

MS Access Series


2. D. Membuat Relationship

Relationship dibuat untuk:Menjaga integritas dataQuery pada tabel yang saling berhubungan akan secara otomatis terbuat relasinyaKeterkaitan antar-table bisa diketahui dengan mudah

1.Klik menu Database Tools Relationship

MS Access Series


2. D. Membuat Relationship

2. Tambahkan table yang akan dibuat hubungannya seperti ini:

MS Access Series


2. E. Membuat Lookup

Manfaat pembuatan lookup:Memudahkan pemakai dalam memasukkan dataMembatasi data yang bisa dimasukkan pemakaiMenampilkan data yang lebih mudah dimengerti

2. E. 1. Lookup Jenis Kelamin

Lookup untuk Jenis Kelamin menggunakan fitur Value List, dimana kita mengetikkan sendiri definisi L untuk Laki-laki dan P untuk Perempuan.

Buka tbl_Anggota dalam Design View, kemudian klik field Jenis Kelamin dan tab Lookup.

MS Access Series


2. E. 1. Lookup Jenis Kelamin

MS Access Series


2. E. 2. Lookup Agama

Sementara Lookup pada field Agama menggunakan table Agama yang sudah kita buat.

SELECT tbl_Agama.Agama, tbl_Agama.Urutan FROM tbl_Agama ORDER BY tbl_Agama.Urutan;

MS Access Series


2. E. 3. Lookup Tempat Lahir

Lookup Tempat Lahir didasarkan pada nama kota yang dimasukkan pada field TempatLahir dan dikombinasikan dengan nama kota yang dimasukkan pada field Kota (alamat), yang dikombinasikan dalam qry_Kota.

Pembuatan query qry_Kota akan dijelaskan pada penjelasan berikutnya.

MS Access Series


2. E. 4. Lookup Perusahaan

Lookup Perusahaan didasarkan pada table Perusahaan yang sudah kita buat.

MS Access Series


2. E. 5. Lookup Unit Kerja

Lookup Unit Kerja didasarkan pada table Unit Kerja yang sudah kita buat.

MS Access Series


2. E. 6. Lookup Lokasi

Lookup Lokasi didasarkan pada table Lokasi yang sudah kita buat.

MS Access Series


2. E. 7. Lookup Kota

Lookup Kota sama dengan Tempat Lahir, yaitu berdasarkan nama kota yang dimasukkan pemakai pada field TempatLahir dan field Kota.

MS Access Series


2. E. 8. Lookup NomorAnggota

Buka tbl_Simpanan dalam Design View, lalu arahkan kursor pada field NomorAnggota.

MS Access Series


2. E. 9. Lookup Jenis Simpanan

Lookup ini didasarkan pada table Jenis Simpanan.

MS Access Series


2. E. 10. Lookup Tahun

Lookup Tahun disediakan agar pemakai bisa memilih periode tahun berdasarkan teks tampilannya.

MS Access Series


2. E. 11. Lookup Bulan

Lookup Bulan disediakan agar pemakai bisa memilih periode bulan berdasarkan teks tampilannya.

MS Access Series


2. E. 12. Lookup NomorAnggota

Buka tbl_Simpanan_ambil, lalu pilih field NomorAnggota, Lookup didasarkan pada table Anggota.

MS Access Series


2. E. 13. Lookup Jenis Simpanan

Lookup ini didasarkan pada table Jenis Simpanan.

MS Access Series


2. E. 14. Lookup pada Table SHU

Lookup pada table SHU sama dengan pada table Simpanan, yaitu pada:NomorAnggotaTahunBulan

Silakan dicoba!

MS Access Series


2. F. Membuat Query Kota

Query Kota adalah Row Source pada Lookup TempatLahir dan Lookup Kota pada table Anggota.1.Klik menu Create Query Design, akan muncul Query Builder atau Query Design. Klik Close tanpa menambahkan table apapun.

1.Klik SQL pada toolbar, atau menu View SQL View.2.Ketik perintah SQL sbb:

3.Simpan query dengan nama qry_Kota.

Software and Tools for Microsoft PowerPoint.

The website with innovative solutions.

Save time and money by automating your presentations.

www.presentationpoint.com

E-Mail: [email protected]

08112503588 - 081328855570

Oleh: Tutus Kusuma

mailto:[email protected]

http://www.presentationpoint.de/

http://www.presentationpoint.de/

http://www.ppt-vorlagen.de/

Prof. Filling & Record Management - Day#2

Documents

Transcript of Prof. Filling & Record Management - Day#2