Procesoptimering og gevinstrealisering Projekt: KY ... dokumenter... · Opgaverne baserer sig på...

Procesoptimering og gevinstrealisering

Projekt:

KY Kommunernes Ydelsessystem

© 2016 EG A/S. Indholdet af dette materiale, herunder tekst, billeder og anden grafik og deres arrangement, er ophavsretligt beskyttet af EG A/S eller dets tilknyttede, associerede eller relaterede selskaber."

Fase 1: Igangsættelse

Fase 2:

Forberedelse

Fase 3: Ibrugtagning

Fase 4: Forankring

Klargøring

Idriftsættelse

Planlægning

Procesoptimering og gevinstrealisering

2 © 2016 EG A/S

Indholdsfortegnelse

1 Indledning ................................................................................................................................................... 4

1.1 Baggrund ............................................................................................................................................. 4

2 Introduktion til materialet.......................................................................................................................... 6

2.1 Læsevejledning .................................................................................................................................... 6

3 Begrebsafklaring ....................................................................................................................................... 8

4 Workshop: As-Is analyse ........................................................................................................................ 10

4.1 Ydelsesbeskrivelse for Workshop: As-Is analyse .............................................................................. 10

4.2 Deltagere ........................................................................................................................................... 11

4.3 Facilitering ......................................................................................................................................... 11

4.4 Metode, optegning og beskrivelse af As-Is ........................................................................................ 11

Analyse med 'Brown paper' ....................................................................................................... 11

Analyse med procesdokumentationssystemer .......................................................................... 15

Analyse ud fra generiske As-Is procesdiagrammer og kommentarer ....................................... 16

4.5 Validering ........................................................................................................................................... 16

4.6 Guidelines .......................................................................................................................................... 17

Guidelines til at tegne optimalt på 'Brown paper'....................................................................... 17

Guidelines til at tegne optimale procesdiagrammer i Word, Visio, Bizagi eller lign................... 17

Guidelines til at skrive optimale proceskommentarer ................................................................ 19

4.7 Eksempel på komplet As-Is procesdiagram og proceskommentarark .............................................. 20

4.8 Generiske As-Is processer ................................................................................................................ 24

5 Workshop: As-Is idealisering ................................................................................................................. 25

5.1 Ydelsesbeskrivelse for workshop: Idealisering af As-Is .................................................................... 25

5.2 Deltagere ........................................................................................................................................... 26

5.3 Facilitering ......................................................................................................................................... 26

Forberedelse inden workshoppen ............................................................................................. 26

KY-forretningsprocesser ............................................................................................................ 27

5.4 Metode, Idealisering .......................................................................................................................... 28

Metode, Drøftelse, optegning og beskrivelse af As-Is med idealisering ................................... 30

5.4.1.1 Idealisering på 'Brown paper' eller i procesdokumentationssystem .................................. 32

Metode, Forbedringsforslagsliste .............................................................................................. 33

5.5 Validering ........................................................................................................................................... 34

5.6 Generiske As-Is processer med idealisering ..................................................................................... 34

6 Aktivitet: To-Be – optegning og beskrivelse......................................................................................... 36

6.1 Facilitering ......................................................................................................................................... 36

6.2 Optegning og beskrivelse af To-Be ................................................................................................... 36

Guideline til udfyldelse af To-Be proceskommentararket .......................................................... 38

3 © 2016 EG A/S

6.3 Validering ........................................................................................................................................... 39

6.4 Generisk To-Be proces ...................................................................................................................... 39

7 Workshops: Opstart på gevinstrealisering ........................................................................................... 40

7.1 Ydelsesbeskrivelse for Workshops: Opstart på gevinstrealisering ................................................... 40

7.2 Deltagere ........................................................................................................................................... 42

7.3 Facilitering ......................................................................................................................................... 42

7.4 Metode, Gevinstanalyse (step 1) ....................................................................................................... 42

Gevinsthypoteser ....................................................................................................................... 42

Indsats-/effektdiagram ............................................................................................................... 46

Konsolideret gevinstrealiseringsplan og rensning af forbedringsforslagslisten ......................... 47

7.5 Metode, Beslutningsproces (step 2) .................................................................................................. 49

7.6 Validering ........................................................................................................................................... 51

7.7 Generiske gevinsthypoteser .............................................................................................................. 51

8 Fra plan til eksekvering af gevinster ..................................................................................................... 54

9 Revisionshistorik ..................................................................................................................................... 57

4 © 2016 EG A/S

1 Indledning

KOMBIT og KL har siden maj 2014 præsenteret forskelligt materiale, der handler om effektivisering og

gevinstrealisering relateret til Kommunernes Ydelsessystem (KY). Vi har talt om effektivisering og

gevinstrealisering i overordnede generelle termer, der egner sig til at sætte dagsordenen ledelsesmæssigt.

Der er skabt en forståelse for betydningen af arbejdet med lokalt at optimere processer og realisere gevinster.

Flere kommuner efterspørger dog fortsat konkrete værktøjer/redskaber, der kan bruges i arbejdet med at

analysere og beslutte potentielle gevinster ved brugen af KY. Hvordan er det, vi gør i praksis? Det glæder

KOMBIT, at kommunerne på denne vis viser, at det er lokalt i de enkelte kommuner, der skal arbejdes med

procesoptimering og gevinstrealisering.

Materialet i dette dokument er udarbejdet af EG i samarbejde med KOMBIT og tre pilotkommuner,

henholdsvis Randers, Fredensborg og Vordingborg Kommune. Desuden er materialet efterfølgende reviewet

af yderligere tre pilotkommuner, henholdsvis Gladsaxe, Lolland og Nyborg Kommune.

Det er KOMBITs, EG's og ovenfor nævnte pilotkommuners vurdering, at I med dette materiale har et godt

udgangspunkt for at komme i gang med gevinstrealiseringsarbejdet, idet materialet step for step beskriver og

forklarer de aktiviteter, som I bør gennemføre for at få optimal udbytte af gevinstrealiseringsarbejdet.

Ved at arbejde lokalt med procesoptimering og gevinstrealisering skabes et godt fundament for at høste

potentielle gevinster. Det konkrete effektiviseringspotentiale afhænger af lokale forhold, fx af jeres nuværende

processer, ambitionsniveauet for optimering af processerne og deraf afledte ambitioner for at realisere

gevinster. Det kan vise sig, at potentialet er højere eller lavere end angivet i de generelle betragtninger,

ligesom der kan være processer, som I allerede har optimeret.

Jeres arbejde med procesoptimering og gevinstrealisering skal derfor basere sig på klare lokale

forudsætninger, så KY kommer til at skabe værdi for jer.

1.1 Baggrund

Som nævnt indledningsvis har KL og KOMBIT siden maj 2014 publiceret forskelligt materiale relateret til

effektivisering og gevinstrealisering i relation til KY, fx har KOMBIT i marts 2015 publiceret to opgaver

vedrørende gevinstrealisering i KIGO:

0200.0300.0100 'Udarbejd gevinsttræ og gevinstrealiseringsplan'

0200.0300.0110 'Udpeg gevinstejer'

Opgaverne baserer sig på KL's metodevejledning 'Roller og ansvar i digitaliseringsprojekter' og var også

udgangspunkt på KY-netværksmøde i maj 2014, hvor kommunerne fik en overordnet introduktion til

gevinstrealisering relateret til KY og konkret til arbejdet med gevinsttræer.

Den enkelte kommunes

effektiviseringspotentiale skal

analyseres og besluttes lokalt

i kommunen.

5 © 2016 EG A/S

I september 2014 publicerede KL, på foranledning af KOMBIT, analyse og opgørelse af tidsforbruget på

eksisterende opgaver og processer, der forventeligt kan effektiviseres med KY. I en periode dokumenterede

sagsbehandlerne i Roskilde, Aalborg, Esbjerg og Ballerup Kommune deres anvendte tidsforbrug på

forskellige hovedopgaver/-processer og delprocesser. Resultaterne er siden valideret af 64 kommuner, og

førmålingen er brugt som udgangspunkt for at vurdere en gennemsnitlig potentiel effektivisering relateret til

brugen af KY.

KOMBIT håber, I får glæde af materialet, og ønsker jer god arbejdslyst.

6 © 2016 EG A/S

2 Introduktion til materialet

Materialet i dette dokument er, som skrevet i indledningen, udarbejdet af EG i samarbejde med KOMBIT og

seks af pilotkommunerne.

Formålet med materialet er dels at sikre, at I som kommuner har et fælles fundament for arbejdet med

gevinstrealisering og derved kan trække på hinandens erfaringer. Herudover er formålet at sikre, at den

enkelte kommune har adgang til et "rammeværktøj", der kan anvendes ved kommunens eget arbejde med

gevinstrealisering.

Materialet anviser forslag til aktiviteter, metoder og værktøjer, der gør det muligt for jer at få optegnet og

beskrevet jeres nuværende arbejdsgange, at få kigget på og talt om, hvordan KY kommer til at forandre

arbejdsgangene, og analysere, hvorvidt arbejdsgangene kan optimeres yderligere, og ikke mindst at få talt om

og besluttet, hvilke gevinster I vil gå efter at høste.

Dette er således et materiale, der ikke kun er anvendeligt i forhold til arbejdet med gevinstrealisering. Det kan

også anvendes som udgangspunkt for og understøttelse af arbejdet med forandringsledelse. Læs evt. mere

herom i Implementeringshåndbogen, afsnit 5.3 'Koncept for forandringsledelse'.

2.1 Læsevejledning

Materialets målgruppe er kommunernes KY-projektleder og/eller udpegede person(er), der skal drive

kommunens procesoptimering og gevinstrealisering.

Figuren nedenfor illustrerer fire centrale aktiviteter, der bør gennemføres for at skabe et solidt lokalt

fundament for gevinstrealiseringen. Hver aktivitet er beskrevet i et kapitel for sig:

For at imødegå kommunernes forskellige modenhedsniveau i forhold til at udføre aktiviteterne kan materialet

anvendes på forskellig vis, fx:

Du kan læse og følge materialet fra ende til anden.

Du kan vælge at læse/"plukke" et kapitel svarende til den aktivitet, som du skal i gang med, og derved få

en komplet drejebog over aktiviteten.

Du kan vælge at bruge materialet som supplerende inspiration til den gevinstrealiseringsmetode, som I

måske allerede anvender i din kommune.

Hvert kapitel indeholder henholdsvis en ydelsesbeskrivelse, en metodebeskrivelse og guidelines/anvisninger

til at anvende de til metoden knyttede redskaber og skabeloner. Ydelsesbeskrivelsen beskriver overordnet de

enkelte aktiviteter. Metodebeskrivelsen beskriver konkret den anbefalede fremgangsmåde og anvendte

metode samt nødvendige forudsætninger for at arbejde med den aktuelle aktivitet. Guidelines/anvisninger

beskriver trin for trin, hvordan redskabet/skabelonen skal anvendes.

Kapitel 4

Workshop: As-Is

analyse

Kapitel 5

Workshop:

As-Is Idealisering

Kapitel 6

Optegning og

beskrivelse af

To-Be processer

Kapitel 7

Workshops:

Opstart på

gevinstrealisering

Figur 1 Centrale aktiviteter i gevinstrealiseringsarbejdet

7 © 2016 EG A/S

Ud over beskrivelserne af de ovenfor viste aktiviteter indeholder materialet:

Begrebsafklaring med definitioner af de gevinstrealiseringsbegreber, der anvendes i materialet.

Skabelon til procesdiagram og skabelon til proceskommentarark til optegning af processer.

Generiske eksempler på procesdiagrammer og proceskommentarer for As-Is processer. Disse

eksempler kan anvendes som inspiration til kommunens eget arbejde med at få optegnet og beskrevet

de nuværende As-Is processer.

Generisk eksempel på "fuld" idealisering af én af ovennævnte As-Is processer. For de øvrige generiske

As-Is processer er idealiseringen påbegyndt.

Generisk eksempel på procesdiagram og proceskommentarer for én To-Be proces, dvs. optegning og

beskrivelse af, hvordan den fremtidige proces skal være.

Diverse skabeloner til brug for arbejdet med gevinstrealisering.

Procesdiagrammer er udarbejdet som Visio-filer og pdf-filer, mens proceskommentarark er udarbejdet som

Excel-filer. Øvrige skabeloner er udarbejdet som enten Word-filer, Excel-filer eller PowerPoint. Alt materiale,

som er udarbejdet til 'Procesoptimering og gevinstrealisering', tilgås via KY's dokumentbibliotek, under

'Procesoptimering og Gevinstrealisering'.

Det er naturligvis op til jer selv at beslutte, hvorvidt I ønsker at følge materialet slavisk, anvende udvalgte dele

af materialet, eller om I vil vælge at gå en helt tredje vej. Det vigtigste er, at I får iscenesat og gennemført

gevinstrealiseringsarbejdet på en for jer hensigtsmæssig og effektiv måde, da det – som nævnt i indledningen

– er jeres egen opgave at analysere og beslutte, hvad effektiviseringspotentialet skal være hos jer.

https://share-komm.kombit.dk/P008/Delte%20dokumenter/Forms/Procesoptimering%20og%20gevinstrealisering.aspx

8 © 2016 EG A/S

3 Begrebsafklaring

Definition af begreber, der anvendes i materialet:

Facilitere

Facilitere er den teknik og styreform, der anvendes af mødeleder/konsulent (også kaldet facilitator) for at gøre det lettere for en forsamlet gruppe af mennesker at løse en given opgave, fx en opgave som at få optegnet og beskrevet processer, hvor det er vigtigt, at der holdes fokus på form og proces.

Forbedringsforslag

Et forbedringsforslag er et konkret forslag til ændring af en As-Is aktivitet, der skønnes at kunne optimere den samlede As-Is proces. Forbedringsforslag udledes i arbejdet med idealisering af As-Is processerne.

Forbedringsforslags- liste

Forbedringsforslagslisten er en opsamling af de forbedringsforslag, der er udledt af arbejdet med idealisering af As-Is processerne.

Forudsætningsforslag

Et forudsætningsforslag er et forbedringsforslag, der er nødvendig at implementere, for at en gevinsthypotese kan implementeres.

Gevinsthypotese Gevinsthypotese udledes af arbejdet med As-Is, Idealisering og To-Be og er forbedringsinitiativer, som kommunen skønner at kunne høste en gevinst på. Der opstilles en reel gevinsthypotese med kvantitative og/eller kvalitative gevinster samt med forudsætninger/indsats.

Idealisering

Idealisering er næste step efter optegningen og beskrivelsen af As-Is og er en kritisk gennemgang af As-Is med henblik på at få optegnet og beskrevet, hvor og hvad der kan optimeres.

Indsats-/effektdiagram

Indsats/-effektdiagram er et diagram, hvor forbedringsforslagsinitiativerne, der er videreført som gevinsthypoteser, indsættes med henblik på prioritering af gevinsterne i forhold til de strategiske mål og den organisatoriske indsats.

Konsolideret gevinstrealiseringsplan

Konsolideret gevinstrealiseringsplan indeholder en samlet oversigt over aktiviteter, der skal iværksættes på både kort og langt sigt, for at kommunen kan høste de ønskede gevinster.

Procesbetegnelse Der opereres med 3 procesbetegnelser i materialet, henholdsvis:

As-Is: En optegning og beskrivelse af, hvordan en proces er på nuværende tidspunkt. As-Is med idealisering: En optegning og beskrivelse af, hvordan As-Is processen er, efter at KY- forretningsproces og eventuel øvrig procesoptimering er indarbejdet i processen. To-Be: En optegning og beskrivelse af, hvordan den fremtidige proces kommer til at være, når KY og eventuel øvrig procesoptimering er indarbejdet i processen.

Procesdiagram

Procesdiagram er en kortlægning og kronologisk optegning af en række aktiviteter, der synliggør og giver et visuelt billede af en arbejdsproces. Procesdiagrammet har til formål på en enkel og overskuelig måde at afdække, hvem der gør hvad og i hvilken rækkefølge.

Proces- dokumentationssystemer

Procesdokumentationssystemer anvendes til optegning af procesdiagrammer. Visio og Bizagi er navnene på to af de it-procesdokumentationssystemer, der findes på markedet.

9 © 2016 EG A/S

I EG anvender vi Visio, da det er et enkelt, overskueligt og intuitivt program at bruge. Visio er et ekstra program til Microsoft Office. Bizagi er et program, der kan downloades via internettet, men herudover har EG ikke kendskab til programmet. Har I kendskab til eller erfaring med andre procesdokumentationssystemer, kan de naturligvis også anvendes.

Proceskommentarark

Proceskommentarark er et supplement til procesdiagrammet og indeholder en uddybende beskrivelse af, hvad der sker i hver enkelt optegnet aktivitet i procesdiagrammet.

10 © 2016 EG A/S

4 Workshop: As-Is analyse

4.1 Ydelsesbeskrivelse for Workshop: As-Is analyse

Formål: Formålet med As-Is analysen er at få dokumenteret, hvordan processerne er på Ydelseskontoret i dag: Hvad gør vi, i hvilken rækkefølge gør vi det, og hvem gør det? Under arbejdet med at få optegnet processer bliver der naturligt udvekslet viden og erfaringer blandt deltagerne. Detaljer, sammenhænge m.m. vil blive drøftet, hvilket er med til at give deltagerne en fælles indsigt i og forståelse for helheden. Det at få optegnet og kortlagt en nuværende proces er det essentielle grundlag for at kunne optimere og idealisere processerne fremadrettet. "Hvis vi ikke har nogen anelse om, hvordan den nuværende proces er, er det umuligt at forbedre den – i hvert fald umuligt at vide, om det er en reel forbedring …"

Deltagere: 3 til 4 berørte medarbejdere og evt. ledere med faglig indsigt og kendskab til processerne.

Facilitering: 2 interne/eksterne konsulenter eller eventuelt en kombination.

Metode: As-Is analysen kan i praksis gennemføres på flere måder. Traditionelt har mange igennem tiden anvendt den såkaldte "Brown paper"-analyse, der går på, at processerne optegnes på en stor tavle eller papir, der hænges på væggen. I de senere år er flere imidlertid begyndt at anvende ét af de på markedet tilgængelige procesdokumentationssystemer, fx Microsoft Visio eller Bizagi. Begge metoder gennemgås i materialet nedenfor. Herudover beskrives der også en tredje metode, der tager sit udgangspunkt i de til materialet hørende generiske As-Is processer, som EG har optegnet i samarbejde med KOMBIT og 3 af pilotkommunerne. Mere konkret går metoden ud på, at kommunen indarbejder sine egne processer i de allerede optegnede generiske As-Is processer.

Validering: Efter optegning og rentegning af processerne skal arbejdet valideres af workshopdeltagerne. Efter validering foretages eventuelle tilretninger, og processerne klassificeres.

Rammer/værktøjer: Mødelokale Pc Projektor Tavle og/eller "Brown paper" samt tuschpenne Procesdiagramskabelon Proceskommentarskabelon Evt. programmerne Visio eller Bizagi til optegning af procesdiagram

Varighed: Forberedelse: Facilitator skal påregne ca. ½ arbejdsdag til forberedelse af workshoppen. Afholdelse: Der skal påregnes 2 til 4 arbejdsdage til afholdelse af workshoppen. Validering: Typisk 3-14 dage afhængigt af omfanget.

11 © 2016 EG A/S

4.2 Deltagere

Det er EG's erfaring, at det bedste resultat opnås ved, at I involverer et udsnit af de berørte medarbejdere,

som i relation til KY-implementeringen nok primært vil være sagsbehandlerne fra Ydelseskontoret. Det

anbefales, at der maks. deltager 3 til 4 medarbejdere i workshoppen, da der ellers er risiko for, at der bliver for

meget snak og for lidt fremdrift.

Udvælgelsen af workshopdeltagere bør ske ud fra, at de har de fornødne kompetencer og viden til at

understøtte en optimal optegning af processerne. Dvs. de skal have indgående kendskab til processernes

forløb og indhold, og det skal kunne forventes, at de bidrager konstruktivt til afdækning af processerne.

Herudover vil det også være en fordel, hvis det er medarbejdere, der generelt er åbne for og indstillet på at

bidrage til jeres kontinuerlige forretningsudvikling, fx ved at medvirke til procesoptimering, fjernelse af spild-

elementer, identificering af gevinstpotentialer, motivering af kolleger, sikring af, at igangsatte aktiviteter bliver

"implementeret i bund" – med det for sigte, at der oparbejdes en "forbedringskultur" i organisationen, således

at det bliver en naturlig del af medarbejdernes hverdag at tænke i forbedringsforslag mv.

4.3 Facilitering

Det er EG's erfaring, at det bedste resultat opnås, hvis workshoppen faciliteres af 2 interne/eksterne

konsulenter eller eventuelt en kombination.

Inden workshoppen afholdes, skal de 2 konsulenter have aftalt, hvordan de fordeler ansvaret og opgaverne

på workshoppen mellem sig. En typisk fordeling vil her være, at den ene konsulent varetager rollen som

facilitator af workshoppen, mens den anden konsulent varetager rollen som referent.

Facilitator har hovedansvaret for at drive processen på workshoppen. Det vil derfor også typisk være

konsulenten med denne rolle, der udfordrer og stiller spørgsmål til deltagerkredsen og varetager opgaven

med optegning af processen. Den anden konsulent varetager opgaven med at få dokumenteret relevante

uddybninger til processen i proceskommentarskabelonen.

4.4 Metode, optegning og beskrivelse af As-Is

As-Is analysen er essentiel for arbejdet med gevinstrealisering, idet jeres effektiviserings- og gevinstpotentiale

i høj grad afhænger af, hvordan I løser opgaverne i KMD Aktiv og BIS-Y i dag. Sagt på en anden måde: "For

at I kan se, hvad der kan optimeres i fremtiden, skal I vide, hvordan I løser opgaver i dag".

Selve afdækningen af, hvordan processerne løses i dag, gennemføres ved, at facilitator stiller "nysgerrige"

spørgsmål til workshopdeltagerne, fx hvordan starter processen, dvs. hvad er det første der sker, hvordan

sker det, og hvem gør det? Hvad er så det næste, der sker, hvordan sker det, og hvem gør det? Anvend

gerne reflekterende spørgsmål for at sikre, at workshopdeltagerne er kommet hele vejen rundt om en aktivitet

og/eller proces, fx er det altid sådan, at I gør? – eller kan det også forekomme, at I gør det på en anden

måde? Vil I lige prøve at tage et kig på procesdiagrammet og så fortælle mig, om aktiviteterne altid løses i den

viste rækkefølge, eller om der kan være varianter?

Sideløbende med afdækningen skal processen optegnes og beskrives. Der findes flere metoder til, hvordan I

kan gøre det. Nedenfor gennemgås to af de mest anvendte metoder, henholdsvis 'Brown paper' og

'Procesdokumentationssystem' . Desuden gennemgås også en tredje metode, hvor der tages udgangspunkt i

de af EG, KOMBIT og 3 pilotkommuner optegnede 'Generiske As-Is processer'.

Analyse med 'Brown paper'

Hvis I ikke er vant til at arbejde med optegning og optimering af processer, eller hvis workshopdeltagernes

baggrund for at arbejde hermed er på forskelligt niveau, kan 'Brown paper'-metoden med fordel anvendes.

12 © 2016 EG A/S

Optegningen af processen sker ved, at facilitator som det første tegner et procesdiagram med svømmebaner

på en tavle eller på papir/"Brown paper". Herefter påbegyndes opgaven med at få afdækket, hvordan

processen er i dag. Der sættes én post-it på tavlen/papiret for hver aktivitet i processen, og der skrives en kort

overskrift for aktiviteten med tuschpen på hver post-it.

Figur 2 Eksempel på optegning af proces på papir/"Brown paper"

For yderligere information om optegning på papir/"Brown paper" henvises til afsnit 4.6.1 'Guidelines til at

tegne optimalt på 'Brown paper'.

Sideløbende med optegningen noterer den anden facilitator en uddybende beskrivelse af aktiviteten i et

særskilt proceskommentarark, herunder hvilken rolle der udfører aktiviteten m.m. Til brug for udarbejdelsen af

proceskommentarer kan skabelon 'Bilag 4.1 As-Is proceskommentar skabelon' 1med fordel anvendes:

1 'Bilag 4.1 As-Is proceskommentar skabelon' tilgås via KY's dokumentbibliotek, under menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'


13 © 2016 EG A/S

Skabelon 1 Eksempel på 'Bilag 4.1 As-Is proceskommentar skabelon'

For yderligere information om udfyldelse af proceskommentarark henvises til afsnit 4.6.3 'Guidelines til at

skrive optimale proceskommentarer'.

Optegningen af processen afsluttes med, at facilitator gennemgår processen fra start til slut med det formål at

få kontrolleret, om processen "holder vand", eller om der eventuelt er noget, der skal tilrettes.

Når workshopdeltagerne er enige om, at processen er korrekt optegnet, skal facilitator rentegne processen.

Dette kan gøres i direkte forlængelse af workshoppen, eller alternativt tages et billede af "Brown paper-

diagrammet", så rentegningen kan foretages på et senere tidspunkt.

Rentegningen laves på A4-papir, i Word eller i ét af de på markedet tilgængelige procesdiagramsystemer. Til

brug for rentegning af processen kan skabelonen 'Bilag 4.2 Procesdiagram skabelon'2 med fordel anvendes.

2 'Bilag 4.2 Procesdiagram skabelon' tilgås via KY's dokumentbibliotek, under menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'



14 © 2016 EG A/S

As-Is procesanalyse

2.03.01 Uddannelseshjælp eller KontanthjælpY

dels

esko

nto

rJo

bce

nte

rB

org

er

Ekste

rne

syste

me

rOBS. Processen anvendes også ved behandling af ansøgninger om §34 støtte fra borgere, der ikke modtager udbetaling af forsørgelsesydelse via KMD Aktiv.

Procesformål: At sikre ensartet arbejdsgang ifm. behandling af ansøgning om uddannelseshjælp eller kontanthjælp.

Proces input:

Proces output:

Procesejer: Ydelseschefen

Start

2.03.01.1Behov for

uddannelseshjælp eller kontanthjælp

2.03.01.7Vejledning og evt.

udlevering af ansøgningsskema

2.03.01.8.Modtage og

udfylde ansøgningsskema

2.03.01.12Henvisning til Jobcenter?

Ja

2.03.01.2Personligt

fremmøde på Jobcenter?

2.03.01.3Ansøger om


2.03.01.11Ansøgning om


Ja

2.03.01.4Sagen behandles i

Jobcenter

2.03.01.5Har borger fremsendt

ansøgning til Ydelseskontor?

Nej

2.03.01.6Vejledning

afsluttet4Ja

2.03.01.10Personligt

fremmøde på Ydelseskontor?

Nej

2.03.01.14Post scannes

2.03.01.15Scannet materiale

sendes til kommune

2.03.01.13Materiale sendes

til scanning

1

1

Nej

Ja

2.03.01.16Scannet materiale modtages i ESDH

2

Nej

2.03.01.9Afleveres på

Ydelseskontor?

2

1

Ja

Nej

12.03.01.17Fordeles til

sagsbehandler

3

Skabelon 2 Eksempel på udfyldt 'Bilag 4.2 Procesdiagram skabelon'

I forbindelse med rentegningen skal de respektive aktiviteter nummereres således, at der er én til én

reference mellem aktiviteten i diagrammet og aktiviteten i proceskommentararket. For yderligere information

om optegning i procesdiagrammer henvises til afsnit 4.6.2 'Guidelines til at tegne optimale procesdiagrammer

i Word, Visio, Bizagi eller lign.'.

Efter endt optegning sendes procesdiagram og -kommentarer til validering hos workshopdeltagerne – læs

mere herom i afsnit 4.5 'Validering'.

Fordele/ulemper ved 'Brown paper'-metoden:

Fordele: - Aktiverer workshopdeltagerne - Enkelt og overskueligt at se processen i helhed …

Ulemper: - Tager lidt længere tid - Procesdiagram skal rentegnes bagefter

15 © 2016 EG A/S

Analyse med procesdokumentationssystemer

Hvis det skal gå lidt hurtigere, og der eksisterer en "forankret projektkultur"3 i kommunen, kan metoden med

optegning af processerne i et af de på markedet tilgængelige procesdokumentationssystemer med fordel

anvendes:

Facilitator optegner løbende procesdiagrammet på pc'en, der er tilkoblet en projektor, så workshopdeltagerne

kan følge med i, hvordan processen nu ser ud mv. Til dette arbejde kan skabelonen 'Bilag 4.2 Procesdiagram

skabelon'4 med fordel anvendes. Den anden facilitator noterer proceskommentarerne sideløbende i

proceskommentarskabelonen 'Bilag 4.1 As-Is proceskommentar skabelonen'5.

For yderligere information om udfyldelse af procesdiagram og proceskommentarark henvises til henholdsvis

afsnit 4.6.2 'Guidelines til at tegne optimale procesdiagrammer i Word, Visio, Bizagi eller lign.' og 4.6.3

'Guidelines til at skrive optimale proceskommentarer'.



Afhængigt af hvor sikre deltagerne er på, at processen er korrekt optegnet og beskrevet, kan det vælges at

sende procesdiagram og -kommentarer til efterfølgende validering hos workshopdeltagerne. Læs mere herom

i afsnit 4.5 'Validering'.

Fordele/ulemper ved 'Procesdokumentationssystem'-metoden:

Fordele: - Tegnearbejdet kan mere eller mindre gøres færdigt under selve workshoppen. Herved spares der tid i forhold til den efterfølgende rentegning mv.

Ulemper: - Der er er risiko for, at fokus og energi kommer til at rette sig mod at få optegnet processerne i procesdokumentationssystemet i stedet for at drøfte arbejdsgangene.

3 Med forankret projektkultur menes, at både projektledere, ledere og medarbejderne er vant til og fortrolige med at arbejde med optegning og optimering af processer i et procesdokumentationssystem. 4 'Bilag 4.2 Procesdiagram skabelon' tilgås via KY's dokumentbibliotek, under menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'. 5 'Bilag 4.1 As-Is proceskommentar skabelonen' tilgås via KYs dokumentbibliotek, under menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'

Figur 3 Eksempel på procesdokumentation




16 © 2016 EG A/S

Analyse ud fra generiske As-Is procesdiagrammer og kommentarer

Som nævnt i 'Ydelsesbeskrivelsen' under 'Metode' har EG i samarbejde med KOMBIT og 3 pilotkommuner

(Vordingborg, Fredensborg og Randers) udarbejdet en række generiske As-Is processer, som I kan bruge

som inspiration og/eller udgangspunkt for arbejdet med at få optegnet egne As-Is processer. Læs mere om de

generiske processer i afsnit 4.8 'Generiske As-Is processer'.

Metoden, der beskrives her i afsnittet, har sit udgangspunkt i, at I vælger at indarbejde jeres egne processer i

de allerede optegnede generiske As-Is processer. Anvendelse af metoden forudsætter, at facilitator har solid

erfaring med optegning og optimering af processer i ét eller flere af de på markedet tilgængelige proces-

dokumentationssystemer.

Herudover fordrer metoden også, at både facilitator og workshopdeltagerne har et indgående kendskab til og

overblik over nuværende processer, da metoden stiller store krav til deltagerne om at kunne spotte og

gennemskue, hvordan egne procesaktiviteter passer ind i de generiske procesaktiviteter, fx om der er behov

for at tilføje, flytte og/eller slette aktiviteter i procesdiagrammet.

Facilitator viser, via tilkoblet projektor, den pågældende generiske As-Is proces, så workshopdeltagerne

løbende kan følge med i, hvordan processen bliver tilpasset egen proces. Processen gennemgås aktivitet for

aktivitet, og facilitator korrigerer løbende aktivitetsbokse og tilhørende pile, så egne arbejdsgange og

aktiviteter integreres i den generiske As-Is proces.

Sideløbende hermed korrigerer den anden facilitator proceskommentarerne i det til processen knyttede

generiske As-Is proceskommentarark, således at der fortsat er overensstemmelse mellem procesdiagram og

proceskommentararket.



Afhængigt af hvor sikre deltagerne er på, at processen er korrekt optegnet og beskrevet, kan det vælges at

sende procesdiagram og -kommentarer til efterfølgende validering hos deltagerne. Læs mere herom i afsnit

4.5 'Validering'.

Fordele/ulemper ved analyse ud fra generiske As-Is procesdiagrammer og kommentarer:

Fordele: - Tegnearbejdet kan mere eller mindre gøres færdigt under selve workshoppen. Herved spares der tid i forhold til den efterfølgende rentegning mv.

Ulemper: - Kræver, at facilitator har solid erfaring med at optegne og dokumentere processer, da der ellers er stor risiko for, at "tingene" løber af sporet, og at workshoppen praktisk talt bliver umulig at gennemføre. - Risiko for, at workshopdeltagerne bliver forvirrede over at skulle forholde sig til både egne og de generiske processer, hvorved overblik mistes. Dermed er der også en potentiel risiko for, at det ender ud med processer, der ikke fuldt ud afspejler, hvordan jeres nuværende processer er.

4.5 Validering

Efter rentegning sammenholdes procesdiagrammet med proceskommentarerne, og eventuelle

uoverensstemmelser mellem de to dokumenter identificeres og bortelimineres gennem tilretning af enten

procesdiagram eller proceskommentarer.

Hvis validering ikke er gennemført direkte på workshoppen, sendes procesdiagrammer og -kommentarer til

validering hos workshopdeltagerne. De får typisk 3-14 dage til at validere materialet og give tilbagemelding på

eventuelle ændringer. Valideringen kan fx foretages ved, at deltagerne inddrager en bredere kreds af kolleger

for at høre, om de kan tilslutte sig processen, eller om de har kommentarer/rettelser hertil.

Efter endt validering tilrettes procesdiagram og proceskommentarer med eventuelle rettelser, hvorefter de

klassificeres som "Final As-Is procesdiagram_v1" og "Final As-Is proceskommentarer_v1".

17 © 2016 EG A/S

4.6 Guidelines

De efterfølgende afsnit indeholder tre guidelines til brug for arbejdet med at optegne procesdiagrammer og

skrive proceskommentarer.

Guidelines til at tegne optimalt på 'Brown paper'

1. Hæng 'Brown paper' op, eller gør stor tavle klar.

2. Sørg for at have post-it-blokke og tuschpenne klar.

3. Skriv processens navn øverst på tavle eller papir/'Brown paper'.

4. Selve optegningen:

- Tegn én svømmebane pr. rolle eller system på tavle eller papir/'Brown paper'.

- Brug altid kun én start- og én slutboks. Fra en startboks kan der kun være én pil ud, og ingen

pile ind. Fra en slutboks kan der være flere pile ind, men ingen pile ud.

- Du bør som udgangspunkt starte øverst til venstre og slutte mod højre.

- Skriv med tuschpen på post-it, og sæt op på tavle eller papir/'Brown paper' for hver aktivitet i

processen.

- Forbind alle aktiviteter (post-it) med pile.

- Der kan godt være flere pile ind i en aktivitets- eller blanketboks, men der kan kun være én pil

ud fra boksen. Hvis der skal være flere udfald til boksen, skal det håndteres ved at lave 2 eller

flere spørgebokse efter hinanden. En spørgeboks kan have flere pile ind, og der skal være to

udfaldspile, henholdsvis én 'ja-pil' og én 'nej-pil'. Spørgsmålet i boksen skal derfor formuleres,

så der kan svares enten 'ja' eller 'nej'. Boksen 'Anden proces' kan have én eller flere pile ind,

men ingen pile ud.

- Skriv en kort sigende tekst i boksen, dvs. undlad at skrive lange tekster og/eller forklaringer i og

uden for boksene. Er der behov for at skrive mere forklaring til én boks, så skriv det ind som én

kommentar i proceskommentarskabelonen.

Guidelines til at tegne optimale procesdiagrammer i Word, Visio, Bizagi eller lign.

1. Tegn altid på horisontalt eller vertikalt A4-format, og hold dig så vidt muligt inden for rammerne.

2. Brug gerne flere sider at tegne på frem for at presse procestegningen sammen på én side. Det kan nemt komme til at virke uoverskueligt.

3. I øverste linje til venstre skrives, at det er en As-Is procesanalyse.

4. I feltet under skrives procesnummer og -navn.

5. Påfør altid nedenstående informationer i en særskilt tekstboks – se eksempel nedenfor:

- Procesformål (hvad er det reelle formål med processen?).

- Procesejer (hvem har ansvaret for at vedligeholde og udvikle processen – titel (ikke navn)).

6. Tegnetekniske regler: - Når du designer dit diagram, bør du som udgangspunkt starte øverst til venstre og slutte mod

højre. Tegn en svømmebane pr. rolle eller system.

- Brug altid kun én start- og én slutboks. Fra en startboks kan der kun være én pil ud, og ingen pile ind. Fra en slutboks kan der være flere pile ind, men ingen pile ud.

18 © 2016 EG A/S

Figur 4 Bokssymboler, som anvendes til at tegne procesdiagrammer

- Lav godt med luft imellem boksene i diagrammet. Det gør det nemmere at foretage rettelser, hvis der kommer ændringer til optegningen.

- Lav god plads i boksene, da hver boks – med undtagelse af 'Anden proces' – skal nummereres med det i 4 ovenfor nævnte procesnummer efterfulgt af et fortløbende nummer: 1, 2, 3, 4 og opefter. I boksen 'Anden proces' skrives nummeret på den proces, der skal henvises til. OBS. Det anbefales, at du venter med at nummerere boksene, indtil du er sikker på rækkefølgen af aktiviteterne.

- Vent med at lægge pile på diagrammet, indtil du er sikker på, hvordan flowet er, og om der evt. mangler nogle bokse.

- Brug som udgangspunkt kun nedenstående boks-symboler til at tegne procesdiagrammer:

19 © 2016 EG A/S

- Der kan godt være flere pile ind i en aktivitets- eller blanketboks, men der kun kan være én pil

ud fra boksen. Såfremt der skal være flere udfald til boksen, skal det håndteres ved at lave 2

eller flere spørgebokse efter hinanden. En spørgeboks kan have flere pile ind, og der skal

være to udfaldspile, henholdsvis én 'ja-pil' og én 'nej-pil'. Spørgsmålet i boksen skal derfor

formuleres, så der kan svares enten 'ja' eller 'nej'. En anden procesboks kan have en eller

flere pile ind, men ingen pile ud.

- Brug forbindelsessymboler i stedet for at trække lange vinklede og krydsende pile mellem

boksene i diagrammet. Det er med til forbedre overblikket og strukturen i diagrammet. Der

opereres med 2 forbindelsessymboler, henholdsvis:

= anvendes, hvis 2 bokse skal forbindes uden brug af pile. Det kan være 2 bokse på

samme side eller 2 bokse på hver sin side.

= anvendes, når processen er på flere sider, og den sidste boks på en side derfor

skal forbindes med den første boks på næste side.

Se eksempel på anvendelse heraf i figur 4 ovenfor og eventuelt i eksemplet i afsnit 4.7

'Eksempel på komplet As-Is procesdiagram og proceskommentarark'.

- Skriv korte sigende tekster i aktivitetsboksen, og undlad at skrive uden for boksen. Er der

behov for mere forklaring, må du uddybe det i beskrivelsen af aktiviteten i

proceskommentararket.

Guidelines til at skrive optimale proceskommentarer

1. Brug altid proceskommentarskabelonen, og vær opmærksom på at holde dig inden for papirets

udskriftsmargen, uanset om du vil printe ud på A4- eller A3-papir.

2. Skriv i øverste linje, at det er As-Is procesanalyse, og skriv dernæst:

- Procesnummer og -navn (skal stemme overens med det, der skrives i procesdiagrammet)

- Procesejer (skal stemme overens med det, der skrives i procesdiagrammet)

- Procesformål (skal stemme overens med det, der skrives i procesdiagrammet).

3. Skrivetekniske regler:

- Hver linje i proceskommentararket skal konsekvent referere til én i As-Is diagrammet optegnet

boks, dvs. der skal være en entydig reference mellem proceskommentaren i

proceskommentararket og boksen i As-Is diagrammet.

- I kolonnen 'As-Is aktivitetsnr.' skrives nummeret, som boksen har fået i As-Is diagrammet.

OBS: Hvis 'Brown paper'-metoden anvendes, foretages nummerering først i forbindelse med

rentegningen af diagrammet.

- I kolonnen 'Aktivitetsnavn' skrives navnet/teksten, som boksen har fået i As-Is diagrammet.

- I kolonnen 'As-Is aktiv tid (min)' kan evt. skrives, hvor mange minutter det skønnes at tage at

udføre den pågældende handling. Oplysningen kan være relevant i forhold til den senere

udarbejdelse af gevinsthypoteser.

- I kolonnen 'Proceskommentar' skrives en uddybende forklaring på, hvad der skal gøres,

spørges om eller henvises til i den pågældende boks. Forklaringen skal principielt være så

uddybende, at alle kan læse, forstå og udføre handlingen.

20 © 2016 EG A/S

- I kolonnen 'Nuværende it-understøttelse' skrives, hvordan den pågældende handling it-

understøttes.

- I kolonnen 'Rolle (udfører af opgaven)' skrives navnet på det team/kontor/funktion, der udfører

den pågældende handling.

- I kolonnen 'Evt. bemærkninger' kan skrives supplerende bemærkninger, der skønnes at

kunne bidrage til det videre procesarbejde. Kunne fx være om kommende lovændringer,

forhåndsinfo om KY m.m.

4.7 Eksempel på komplet As-Is procesdiagram og proceskommentarark

Nedenfor ses et eksempel på et udfyldt As-Is procesdiagram og proceskommentarark. De viste eksempler er

udarbejdet over processen 'Uddannelseshjælp eller kontanthjælp'. Procesdiagrammet består af tre sider, og

er udarbejdet efter anvisningen i afsnit 4.6.2 'Guidelines til at tegne optimale procesdiagrammer i Word, Visio

Bizagi eller lign.'.

As-Is procesanalyse

2.03.01 Uddannelseshjælp eller Kontanthjælp

Yd

els

esko

nto

rJo

bce

nte

rB

org

er

Ekste

rne

syste

me

r

OBS. Processen anvendes også ved behandling af ansøgninger om §34 støtte fra borgere, der ikke modtager udbetaling af forsørgelsesydelse via KMD Aktiv.

Procesformål: At sikre ensartet arbejdsgang ifm. behandling af ansøgning om uddannelseshjælp eller kontanthjælp.

Proces input:

Proces output:

Procesejer: Ydelseschefen

Start

2.03.01.1Behov for


2.03.01.7Vejledning og evt.

udlevering af ansøgningsskema

2.03.01.8.Modtage og

udfylde ansøgningsskema

2.03.01.12Henvisning til Jobcenter?

Ja

2.03.01.2Personligt

fremmøde på Jobcenter?

2.03.01.3Ansøger om


2.03.01.11Ansøgning om


Ja

2.03.01.4Sagen behandles i

Jobcenter

2.03.01.5Har borger fremsendt

ansøgning til Ydelseskontor?

Nej

2.03.01.6Vejledning

afsluttet4Ja

2.03.01.10Personligt

fremmøde på Ydelseskontor?

Nej

2.03.01.14Post scannes

2.03.01.15Scannet materiale

sendes til kommune

2.03.01.13Materiale sendes

til scanning

1

1

Nej

Ja

2.03.01.16Scannet materiale modtages i ESDH

2

Nej


Ydelseskontor?

2

1

Ja

Nej

12.03.01.17Fordeles til

sagsbehandler

3

Skabelon 3 Eksempel på udfyldt As-Is procesdiagram, side 1

21 © 2016 EG A/S


Yd

els

esko

nto

rJo

bce

nte

rB

org

er

Ekste

rne

syste

me

r

1

2.03.01.23Behov for yderligere

oplysninger?

2.03.01.25Brev vedr. manglende oplysninger

2.03.01.24Indsamle yderligere

oplysninger

Ja

22.03.01.20Oplys sag

2.03.01.21Indhente

oplysninger fra:

2.03.01.22Oplys sag fortsat


Ydelseskontor?

3

1

Ja

Nej

2.03.01.19Sag oprettes

2.03.01.18Er sag allerede

oprettet?

Ja

Nej Nej

eIndkomst

R75

Boligstøtte

FerieKonto



Yd

els

esko

nto

rJo

bce

nte

rB

org

er

Ekste

rne

syste

me

r

2.03.01.32Bevilling?

2.03.01.36Opdater sagen i KMD Aktiv med

afslag

22.03.01.28

Skriv og send partshøringsbrev

2.03.01.29Modtager

partshøringsbrev

Ja

2.03.01.27Behov for

partshøring?

Nej


Ydelseskontor?

3

1

2.03.01.33Opdater sag i

KMD Aktiv med bevilling

2.03.01.34Skrive og sende

bevilling til borger

2.03.01.35Modtager afgørelse

2.03.01.31Træffe afgørelse

Ja

Slut

2.03.01.37Skrive og sende

afslag

4


Proceskommentararket er udarbejdet efter anvisningen i afsnit 4.6.3 'Guidelines til at skrive optimale

proceskommentarer'.

23 © 2016 EG A/S

Skabelon 6 Eksempel på udfyldt As-Is proceskommentarark

24 © 2016 EG A/S

4.8 Generiske As-Is processer

Som inspiration til jeres eget arbejde med optegning af As-Is processer har EG i samarbejde med KOMBIT og pilotkommunerne Randers, Vordingborg og Fredensborg udarbejdet en række generiske As-Is processer, som alle tilgås via KY's dokumentbibliotek, under menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'

Bilag 4.A As-Is Uddannelseshjælp eller Kontanthjælp - diagram

Bilag 4.AA As-Is Uddannelseshjælp eller Kontanthjælp - kommentarer

Bilag 4.B As-Is Ledighedsydelse - diagram

Bilag 4.BB As-Is Ledighedsydelse - kommentar

Bilag 4.C As-Is Ledighedsydelse under ferie - diagram

Bilag 4.CC As-Is Ledighedsydelse under ferie - kommentarer

Bilag 4.D As-Is Revalideringsydelse - diagram

Bilag 4.DD As-Is Revalideringsydelse - kommentarerer

Bilag 4.E As-Is Ressourceforløbsydelse - diagram

Bilag 4.EE As-Is Ressourceforløbsydelse - kommentarer

Bilag 4.F As-Is Fleksløntilskud - diagram

Bilag 4.FF As-Is Fleksløntilskud - kommentarer

Bilag 4.G As-Is Enkeltydelser - diagram

Bilag 4.GG As-Is Enkeltydelser - kommentarer

Bilag 4.H As-Is Administration - diagram

Bilag 4.HH As-Is Administration - kommentarer

Bilag 4.J As-Is §82A tilskud til tandpleje - diagram

Bilag 4.JJ As-Is §82A tilskud til tandpleje - kommentarer


25 © 2016 EG A/S

5 Workshop: As-Is idealisering

5.1 Ydelsesbeskrivelse for workshop: Idealisering af As-Is

Formål: Formålet med idealisering af As-Is processerne er at få indkredset aktiviteter, der kan optimeres eller måske alternativt helt kan udgå, fordi de ikke er værdiskabende eller ikke er nødvendige længere. Herudover er formålet også at få udarbejdet en samlet oversigt over forbedringsforslag, der kan bruges som udgangspunkt for det efterfølgende gevinstrealiseringsarbejde med opstilling af gevinsthypoteser m.m.

Deltagere: Deltagerne fra As-Is analyseworkshoppen.

Facilitering: 2 interne/eksterne konsulenter til facilitering og dokumentation – som udgangspunkt de samme som ved As-Is analyseworkshoppen.

Metode: Inden workshoppen skal der foretages et par tilretninger i As-Is proces-diagrammerne og As-Is proceskommentararkene. Herudover skal proceskommentararkene opdateres med en kort beskrivelse af den kommende KY-funktionalitet ud for aktiviteter, hvor det forventes, at KY vil komme til at påvirke aktiviteten. Som inspirationskilde til idealiseringsarbejdet anvendes en tilpasset version af lean-teoriens spildhjul, der består af 7 spildtyper. Workshoppen indledes med, at facilitator gennemgår de 7 spildtyper for deltagerne. Herefter går deltagerne i gang med at drøfte mulighederne for idealisering af de enkelte aktiviteter i As-Is processerne ud fra de 7 spildtyper og beskrivelsen af den kommende KY-funktionalitet i proceskommentararkene. Efterhånden som deltagerne får afdækket, hvorvidt det er muligt eller ikke muligt at idealisere en aktivitet, farvelægges denne med Grøn, Gul eller Rød i henholdsvis As-Is procesdiagrammet og As-Is proceskommentararket. Som ved As-Is analyseworkshoppen kan idealiseringen gennemføres via 'Brown paper'-metoden eller direkte via et af procesdokumentationssystemerne.

Validering: Hvis validering ikke foretages direkte på workshoppen, sendes proces-diagrammer, proceskommentarark og forbedringsforslagsliste til validering hos workshopdeltagerne. Efter validering foretages eventuelle tilretninger, og processerne klassificeres.

Rammer/værktøjer: Mødelokale Pc Projektor As-Is procesdiagrammer og proceskommentarer fra As-Is analyseworkshoppen KY-forretningsprocesser og evt. også KOMBITs forretningsprocesser for KY Kravspecifikationen for KY Forbedringsforslagsliste-skabelon Tavle og/eller "Brown paper", tuschpenne og post-it-blokke i farverne grøn, gul og rød, hvis 'Brown paper'-metoden anvendes.

26 © 2016 EG A/S

Varighed: Forberedelse: Facilitator skal påregne 1 til 2 arbejdsdage til forberedelse af workshoppen. Afholdelse: 1 til 2 arbejdsdage til afholdelse af workshoppen. Validering: Typisk 3 til 14 dage afhængigt af omfanget.

5.2 Deltagere

Det er EG's erfaring, at det bedste resultat opnås, hvis der fortsættes med den samme deltagerkreds som ved

As-Is analyseworkshoppen.

Hvis det ikke er muligt, er det fortsat vigtigt at have for øje, at deltagere i workshoppen bør have et indgående

kendskab til processernes forløb og indhold, og at det skal være medarbejdere, der generelt er åbne for og

indstillet på at bidrage til den løbende forretningsudvikling.

OBS: Hvis der er deltagere, der ikke er gengangere fra As-Is workshoppen, anbefales det, at de pågældende

– inden workshoppen – læser og sætter sig ind i materialet fra As-Is workshoppen, således at de har de bedst

mulige forudsætninger for at kunne bidrage konstruktivt ved idealiseringen.

5.3 Facilitering

Det er EG's erfaring, at det bedste resultat opnås, hvis facilitator og evt. referent er den/de samme som ved

As-Is analyseworkshoppen. Hvis der inddrages nye konsulenter, forudsætter det, at de forbereder sig grundigt

til dagen, blandt andet ved at læse og sætte sig ind i materialet fra As-Is analyseworkshoppen.

Endvidere er det vigtigt, at de på forhånd har aftalt, hvordan de fordeler ansvaret og opgaverne mellem sig på

workshoppen. En typisk fordeling vil her være, at den ene konsulent varetager rollen som facilitator af

workshoppen, mens den anden konsulent varetager rollen som referent.

Facilitator har hovedansvaret for at drive processen på workshoppen. Det vil derfor også typisk være

konsulenten med denne rolle, der gennemgår spildhjulet, udfordrer og stiller spørgsmål til deltagerkredsen,

og som varetager opgaven med farvelægning af As-Is procesdiagrammerne. Den anden konsulent varetager

rollen som referent, der består i at opdatere As-Is proceskommentararkene med farve, forbedringsforslag

m.m. og desuden at få alle identificerede forbedringsforslag opsamlet i en Forbedringsforslagsliste.

Forberedelse inden workshoppen

Inden workshoppen skal facilitator og/eller referenten foretage et par tilføjelser i As-Is procesdiagrammerne og

As-Is proceskommentararkene:

'As-Is procesanalyse' i øverste linje skal ændres til 'As-Is procesanalyse med idealisering' i både proces-

diagrammerne og i proceskommentararkene.

I proceskommentararkene skal der tilføjes fire ekstra kolonner, henholdsvis 'Farve',

'Forbedringsforslagsnr.', 'Forbedringsforslagsnavn' og 'Diverse kommentarer', og nedenstående farvetabel

skal enten skrives eller kopieres ind i arket, så det står som forklaring over kolonnen 'Farve' .

Aktiviteter, der er nødvendige og forbliver uændret

Aktiviteter, der er nødvendige, men kan ændres Aktiviteter, der ikke er nødvendige og kan fjernes

27 © 2016 EG A/S

I proceskommentararkene skal der i kolonnen 'Evt. bemærkninger' tilføjes en kort beskrivelse af den

kommende KY-funktionalitet ud for aktiviteter, hvor det forventes, at KY vil komme til at påvirke

aktiviteten. Til brug for arbejdet hermed har EG udarbejdet en række KY-proceskommentarark, der på

et overordnet niveau beskriver, hvordan funktionaliteten forventes at blive i KY. Læs mere herom i

afsnit 5.3.1 'KY-forretningsprocesser'.

Skabelon 7 Eksempel med tilretninger, som foretages i forbindelse med opstart af idealiseringsarbejdet

Ved "Gem" klassificeres dokumenterne 'As-Is procesdiagram_ideal_v1' og 'As- Is

proceskommentarer_ideal_v1'

KY-forretningsprocesser

KY-proceskommentararkene er udarbejdet med udgangspunkt i KOMBITs forretningsprocesser for KY og ud

fra henholdsvis løsningsbeskrivelsen for KY og den i september 2015 gældende Kravspecifikation.

Proceskommentararkene er listet nedenfor og tilgås via KY's dokumentbibliotek, under menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'.

5.1-AA KY forretningsproces Uddannelseshjælp Kontanthjælp - kommentarer

5.1-BB KY forretningsproces Ledighedsydelse - kommentarer

5.1-DD KY forretningsproces Revalideringsydelse - kommentarer

5.1-EE KY forretningsproces Ressourceforløbsydelse - kommentarer

5.1-FF KY forretningsproces Fleksløntilskud - kommentarer

5.1-GG KY forretningsproces Enkeltydelser - kommentarer

5.1-HH KY forretningsproces Administration - kommentarer

https://share-komm.kombit.dk/P008/Delte%20dokumenter/Forms/Forretningsprocesser.aspx

https://share-komm.kombit.dk/P008/Delte%20dokumenter/Bilag%2002%20Kravspecifikation.pdf


28 © 2016 EG A/S

5.4 Metode, Idealisering

Idealiseringen foretages med udgangspunkt i As-Is procesdiagrammerne og proceskommentararkene, der

blev udarbejdet på As-Is analyseworkshoppen, og som facilitator nu inden idealiseringsworkshoppen har

forberedt med de i afsnit 5.3 'Facilitering' nævnte tilføjelser.

Grundlæggende går idealisering ud på at "gennemhøvle" As-Is processerne for at se, hvilke aktiviteter der er

nødvendige, hvilke aktiviteter der kan gøres bedre/mere effektive, hvilke aktiviteter der kan undværes, hvilke

aktiviteter der kan gøres billigere osv. Det handler således ikke kun om at kigge på, hvordan KY kan være

med til at optimere jeres processer. I bør også kigge på, om der kan være yderligere optimeringsmuligheder.

For at fremme og inspirere idealiseringen af processerne anvendes en tilpasset version af lean-teoriens

spildhjul som inspirationskilde i selve idealiseringsarbejdet.

Det er EG's erfaring, at det med en drøftelse af KY As-Is processerne ud fra ovennævnte spildhjulsteori

sikres, at workshopdeltagerne kommer omkring de hyppigst forekommende potentielle kilder til spild, og

dermed får I også det bedst mulige grundlag for at komme med forslag til, hvordan processerne kan

optimeres/forbedres.

Spildhjulet rummer 7 spildtyper fra lean-teorien. For at sikre et fælles udgangspunkt til idealiseringsarbejdet

anbefaler EG, at workshoppen indledes med, at facilitator gennemgår de 7 spildtyper med en kort forklaring

om, hvad der ligger bag de forskellige begreber.

Se spildhjulet og forklaringer til hver enkelt type nedenfor.

Den tilpassede version af spildhjulet omfatter følgende spildtyper:

Unødvendige processer: Her må workshopdeltagerne begynde med at spørge sig selv og hinanden om, hvorvidt den pågældende proces overhovedet er nødvendig og værdiskabende for at kunne opretholde serviceniveau og lovgivning på området. Hvis workshopdeltagerne enes om, at processen ikke er relevant og værdiskabende, kan de beslutte at vælge den fra og dermed reducere den tid, der normalt medgår til at udføre den pågældende arbejdsopgave.

29 © 2016 EG A/S

Hvis de enes om, at processen er nødvendig og værdiskabende, bør den underkastes et kritisk lys i forhold til, om processen kan optimeres. Ansvarsskift: Her må workshopdeltagerne kritisk vurdere, hvorvidt den behandlede proces indeholder mange ansvarsskift. Erfaringsmæssigt tager et ansvarsskift i sagsbehandling ofte ganske lang tid, fordi der skal overføres viden fra afgivende til modtagende sagsbehandler. Dvs. jo flere ansvarsskift i processen, jo større bliver tidsforbruget, idet der skal anvendes tid til videnoverdragelse ad flere omgange. Omvendt betyder det også, at jo færre ansvarsskift der er nødvendige i én proces, desto mindre tid går der med videnoverdragelse. Workshopdeltagerne bør derfor kigge på mulighederne for at reducere omfanget af ansvarsskift, så fx den enkelte sagsbehandler selv varetager hele sagsbehandlingen i en sag. Afbrydelser og forstyrrelser: Vi ved alle, hvor meget hyppige afbrydelser og forstyrrelser kan betyde for den personlige effektivitet. Hver gang vi bliver afbrudt i en kompleks arbejdsopgave, vil det ofte tage lang tid at "komme tilbage" til opgaven igen rent tankemæssigt. Derfor må omfanget af afbrydelser og forstyrrelser søges reduceret mest muligt under hensyntagen til både opgavemængde, effektivitet, opgaveflow, sociale forhold på arbejdspladsen mv. Hvis workshopdeltagerne kan identificere aktiviteter i processerne, der enten via fjernelse eller idealisering kan medvirke til en reduktion af afbrydelser, vil det fremme effektiviteten. En klog mand har en gang sagt: "Hvis du er i stand til at fjerne/reducere 5 daglige irritationsmomenter fra brugerne, kan du hæve effektiviteten med 15-20 % – fx langsomt it-system, tunge processer, udefrakommende forstyrrelser mv." Ventetid og bunker: Sikring af et godt opgaveflow er stærkt medvirkende til en høj effektivitet i sagsbehandlingen og er med til at modvirke, at der opstår flaskehalse hos én eller flere sagsbehandlere. Workshopdeltagerne må derfor kritisk forholde sig til, hvorvidt der er tendens til, at der opstår ventetid i en eller flere af sagsbehandlingsprocesserne, herunder hvorfor ventetiden opstår. Dernæst må workshopdeltagerne vurdere årsagerne hertil og komme med forslag til, hvordan de kan imødegås. Overservicering: Overservicering er kort beskrevet den grad af servicering, der overstiger servicemodtagerens forventninger og/eller kommunens egne servicemål. Når overservicering indtræder i sagsbehandlingen, er der i høj grad tale om spild – også selv om det er positivt ment – idet den ekstra service som oftest ikke vil være mere værdiskabende for hverken borgeren eller kommunen. Workshopdeltagerne bør derfor også kigge på, om der er områder, hvor der ydes en service, der ligger over almindelig praksis og måske også over kommunens erklærede serviceniveau. Er det tilfældet, bør de medtages i idealiseringsarbejdet med henblik på en nedjustering af serviceniveauet, så det følger kommunens erklærede servicemål. Her kan det fx være relevant at kigge på kommunens kanalstrategi. Informationssøgning: Informationssøgning og indsamling af oplysninger fra forskellige eksterne datakilder er ofte et tidskrævende arbejde i sagsbehandlingen, og det fordrer gode it-systemer, hurtige kommunikationslinjer og erfarne medarbejdere med stor faglig indsigt. Vi ved allerede nu, at KY kommer til at indeholde øget automatisering i forbindelse med indhentning af oplysninger om borgerens forhold, men der kan – afhængigt af kommunens behov – fortsat være nogle informationer, som kommunen må indhente via andre kanaler. Her må workshopdeltagerne kigge nærmere på, om der evt. er mulighed for at optimere arbejdsgangene, så de kan bidrage til en mere effektiv sagsbehandling fremover. Det kunne fx være opslag om lovgivning m.m. Fejl: Fejl bliver ofte udnævnt som den store skurk inden for produktion af serviceydelser (og produkter). Det er helt naturligt, at jo flere fejl der laves, jo mere kritisk, mistroisk og utilfreds bliver borgeren med hensyn til den sagsbehandling, der ydes fra kommunen. Omvendt betyder det også, at jo færre fejl der laves, desto større bliver borgerens oplevelse af at få en troværdig og kvalificeret sagsbehandling, hvilket bidrager til at højne tilfredsheden hos både borger og sagsbehandler. Workshopdeltagerne bør derfor have et særligt øje på dette element. Evt. kilder til fejl findes bedst ved, at workshopdeltagerne gennemgår processerne med en tættekam, og herefter skal årsagen til fejlen synliggøres, så den medtages i idealiseringsarbejdet.

30 © 2016 EG A/S

Metode, Drøftelse, optegning og beskrivelse af As-Is med idealisering

Efter facilitators gennemgang af de 7 spildtyper går workshopdeltagerne i gang med at drøfte mulighederne

for idealisering af de enkelte As-Is processer ud fra de 7 spildtyper og beskrivelsen af den kommende KY-

funktionalitet i proceskommentararkene.

Efterhånden som det afdækkes, hvorvidt det er muligt eller ikke muligt at idealisere en aktivitet, farvelægges

den pågældende aktivitet i procesdiagrammet jf. nedenstående anvisning:

Aktivitetsbokse, hvor aktiviteten forbliver uændret, farves grøn.

Aktivitetsbokse, hvor det skønnes, at aktiviteten kan optimeres, farves gul.

Aktivitetsbokse, hvor det skønnes, at aktiviteten ikke er nødvendig og/eller værdiskabende og

derfor kan udgå, farves rød.

Alle bokse i procesdiagrammet skal således være farvelagt med én af ovenstående farver ved afslutningen af

gennemgangen og drøftelsen af processen.


Yd

els

esko

nto

rJo

bce

nte

rB

org

er

Ekste

rne

syste

me

r

1


oplysninger?



oplysninger

Ja


2.03.01.21Indhente

oplysninger fra:

eIndkomst

R75

2.03.01.22Oplys sag fortsat

Boligstøtte

FerieKonto


Ydelseskontor?

3

1

Ja

Nej



oprettet?

Ja

Nej Nej

Skabelon 8 Eksempel på farvelægning af idealiseret As-Is procesanalyse

31 © 2016 EG A/S

Ud over farvelægningen af boksene i procesdiagrammet skal As-Is proceskommentar-vedarkene også

opdateres undervejs, jf. nedenstående anvisning:

Kolonne

Betydning/beskrivelse Hvad skal du gøre?

Farve Er relateret til farvelægningen af aktivitetsboksene i procesdiagrammet

Feltet farvelægges med den samme farve, som aktivitetsboksen har fået i procesdiagrammet.

Forbedringsforslagsnr. Er en fortløbende nummerering af aktiviteter, der skønnes at kunne optimeres, og som derfor skal medtages i Forbedringsforslagslisten.

Der påføres nummer i feltet ud for proceskommentarer, der er knyttet til bokse, der er farvet gule i procesdiagrammet. De nummereres fra 1 og opefter. Læs mere herom i afsnit 5.4.2 'Metode, Forbedringsforslagsliste' OBS: Vær opmærksom på, at den fortløbende nummerering skal gå på tværs af proceskommentararkene, idet Forbedringsforslagslisten er en samlet oversigt over forbedringsforslag fra alle processer.

Forbedringsforslagsnavn Udfyldes med det nye aktivitetsnavn, hvis aktivitetsboksen i proces-diagrammet skal benævnes med et andet navn i fremtiden.

Feltet udfyldes, hvis det skønnes hensigtsmæssigt at ændre navnet i den fremtidige proces.

Diverse kommentarer Udfyldes, hvis det skønnes, at aktiviteten kan optimeres, og skal indeholde en kort beskrivelse af, hvordan der kan optimeres, og hvilken gevinst det forventes at kunne medføre.

Feltet udfyldes ved proces-kommentarer, der er knyttet til bokse, der er farvet gule eller røde i procesdiagrammet.

Alle felter i kolonnen 'Farve' skal således være farvelagt, og er farvemarkeringen gul, skal de efterfølgende tre

kolonner i arket også være udfyldte, mens det kun er den sidste kolonne, som er udfyldt, hvis

farvemarkeringen er rød.

32 © 2016 EG A/S

Skabelon 9 Eksempel med opdateret As-Is proceskommentarark

5.4.1.1 Idealisering på 'Brown paper' eller i procesdokumentationssystem

På tilsvarende vis som ved As-Is analyseworkshoppen kan I her vælge, om idealiseringen skal gennemføres

via 'Brown paper'-metoden eller direkte via et af procesdokumentationssystemerne.

Hvis I har valgt at anvende et procesdokumentationssystem til optegning og dokumentation af As-Is proces-

diagrammerne, anbefales det at gennemføre idealiseringen direkte i diagrammet i procesdokumen-

tationssystemet. Facilitator foretager således farvelægningen af procesdiagrammet direkte i proces-

dokumentationssystemet, der er koblet op til en projektor, så workshopdeltagerne kan følge med på

storskærm.

Hvis I har valgt at optegne og dokumentere As-Is procesdiagrammerne på papir, kan 'Brown paper'- metoden

med fordel anvendes ved arbejdet med idealisering. Facilitator skal på forhånd have optegnet As-Is

diagrammerne på enten en tavle eller på papir/'Brown paper', jf. de i afsnit 4.6.1 beskrevne guidelines til at

tegne optimalt på 'Brown paper'.

Farvelægningen foretages ved, at facilitator sætter en 'Grøn', 'Gul' eller 'Rød' post-it på hver aktivitetsboks i

diagrammet på tavlen/papiret.

Når idealiseringen er endeligt afsluttet:

1) Tages et billede af procesdiagrammet på tavlen/papiret, hvorefter billedet bruges som grundlag for en

rentegning på A4-papir.

Eller

2) Facilitator laver med det samme en rentegning af diagrammet på tavlen/papiret.

33 © 2016 EG A/S

Metode, Forbedringsforslagsliste

Undervejs i gennemgangen og drøftelsen af As-Is processerne har workshopdeltagerne formentlig

identificeret en række forbedringsforslag, dvs. aktivitetsbokse, der i procesdiagrammet og

proceskommentararkene er farvet gule. For at få et samlet overblik over alle identificerede forbedringsforslag

kan skabelonen 'Bilag 5.2 Forbedringsforslagsliste skabelon' 6 anvendes. "Et samlet overblik" giver også den

fordel, at I får belyst, hvorvidt der er processer, som indeholder den/de samme forbedringsforslag.

Forbedringsforslagslisten kan også anvendes som udgangspunkt for den workshop, der senere skal afholdes

med henblik på opstilling af gevinsthypoteser m.m. Læs mere herom i afsnit 7 'Workshops: Opstart på

gevinstrealisering'.

Skabelon 10 Eksempel på udfyldt Forbedringsforslagsliste

Nedenfor er en anvisning til udfyldelse af forbedringsforslagslisten:

Kolonnenavn

Hvad gør du her?

Forbedringsforslagsnr. Her skrives nummeret, som forbedringsforslaget er angivet med i proceskommentararket til den pågældende proces.

Procesnr. Her skrives procesnummeret for den proces, som forbedringsforslaget kommer fra.

Procesnavn Her skrives procesnavnet for den proces, som forbedringsforslaget kommer fra.

Beskrivelse af forbedringsforslag/initiativ

Her beskrives, hvad forbedringsforslaget går ud på – og evt. et par stikord om gevinstpotentialet.

6 'Bilag 5.2 Forbedringsforslagsliste skabelon' tilgås via KY's dokumentbibliotek, under menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'.

http://extranet/extranet/customer71/ext_0008209/Lists/DocJournalArchive/07.%20OI%20Leverancer/7.3%20Gevinstrealisering/Produkt%204.1.15%20'Procesoptimer%20og%20gevinstrealiser'/Bilag%205.2_Forbedringsforslagsliste_skabelon_v2.0.xlsx

34 © 2016 EG A/S

Forbedringsforslagslisten kan udbygges med flere kolonner, hvis der er behov for det. Det kan fx være

relevant, hvis workshopdeltagerne finder det hensigtsmæssigt at foretage en kategorisering af

forbedringsforslagene i 'serviceniveau', 'økonomi' m.m.

5.5 Validering

Hvis det ikke er sket på selve workshoppen, skal facilitator og/eller referent kontrollere, at der er

overensstemmelse mellem procesdiagrammerne og de tilhørende proceskommentarark. Eventuelle

uoverensstemmelser fjernes ved tilretning af enten procesdiagrammet eller proceskommentararket.

Herefter sendes procesdiagrammerne, proceskommentararkene og forbedringsforslagslisten til validering hos

workshopdeltagerne. De får typisk 3-14 dage til at validere materialet og give tilbagemelding om eventuelle

ændringer. Valideringen kan fx foretages ved, at deltagerne inddrager en bredere kreds af kolleger for at

høre, om de har kommentarer/rettelser hertil.

Efter endt validering tilrettes procesdiagram og proceskommentarer med eventuelle ændringer, hvorefter de

klassificeres som 'As-Is procesdiagram_ideal_v2' og 'As-Is proceskommentarer_ideal_v2'.

5.6 Generiske As-Is processer med idealisering

Som inspiration til jeres arbejde med idealisering af processerne har EG i samarbejde med KOMBIT og pilotkommunerne Randers, Vordingborg og Fredensborg udarbejdet en generisk As-Is proces med færdiggjort idealisering. Processen kan tilgås via KYs dokumentbibliotek under menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'.

Bilag 5.G As-Is idealisering Enkeltydelse - diagram

Bilag 5.GG As-Is idealisering Enkeltydelse - kommentarer

Herudover har EG med udgangspunkt i de i afsnit 6.3.1 nævnte KY-forretningsprocesser påbegyndt

idealiseringen af de øvrige generiske As-Is processer fra afsnit 4.8 'Generiske As-Is processer'. Det vil sige,

at KY-forretningsprocesserne er indarbejdet i diagrammerne og proceskommentararkene.

De generiske As-Is processer med påbegyndt idealisering er listet nedenfor og tilgås via KY's dokumentbibliotek, under menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'.

Bilag 5.A As-Is idealiseret Uddannelse Kontanthjælp - diagram

Bilag 5.AA As-Is idealiseret Uddannelse Kontanthjælp - kommentarer

Bilag 5.B As-Is idealiseret Ledighedsydelse - diagram

Bilag 5.BB As-Is idealiseret Ledighedsydelse - kommentarer

Bilag 5.C As-Is idealiseret Ledighedsydelse ferie - diagram

Bilag 5.CC As-Is idealiseret Ledighedsydelse ferie - kommentarer

Bilag 5.D As-Is idealiseret Revalideringsydelse - diagram

Bilag 5.DD As-Is idealiseret Revalideringsydelse - kommentarer

Bilag 5.E As-Is idealiseret Ressourceforløbsydelse - diagram

Bilag 5.EE As-Is idealiseret Ressourceforløbsydelse - kommentarer

Bilag 5.F As-Is idealiseret Fleksløntilskud - diagram

Bilag 5.FF As-Is idealiseret Fleksløntilskud – kommentarer



35 © 2016 EG A/S

Bilag 5.H As-Is idealiseret Administration - diagram

Bilag 5.HH As-Is idealiseret Administration - kommentarer

Bilag 5.J As-Is idealiseret § 82 tilskud tandpleje - diagram

Bilag 5.JJ As-Is idealiseret § 82 tilskud tandpleje - kommentarer

36 © 2016 EG A/S

6 Aktivitet: To-Be – optegning og beskrivelse

Efter endt validering og eventuel tilretning af de idealiserede As-Is processer skal de fremtidige processer

optegnes og beskrives i henholdsvis To-Be procesdiagram og To-Be proceskommentarark.

To-Be procesdiagram og To-Be proceskommentarark er således det endelige dokumentationsmateriale for,

hvordan jeres fremtidige arbejdsgange bliver.

6.1 Facilitering

Det vil som udgangspunkt være facilitator, der varetager opgaven hermed – evt. suppleret med faglig støtte

fra én eller to af deltagerne fra KY As-Is idealiseringsworkshoppen.

Det skal påregnes, at optegningen af processerne vil tage 1 til 2 arbejdsdage.

6.2 Optegning og beskrivelse af To-Be

Facilitator åbner en kopi af idealiseret As-Is procesdiagram og går som det første op i øverste linje og ændrer

overskriften til 'To-Be procesanalyse'.

Dernæst påbegyndes arbejdet med at tilrette procesdiagrammet jf. nedenstående anvisning:

Farve på boksen

Betydning Hvad skal du gøre?

Rød Aktiviteter, der ikke længere er værdiskabende, skal udgå af diagrammet.

Slet de røde bokse i procesdiagrammet, og forbind dernæst de to bokse henholdsvis "før" og "efter" med hinanden.

Gul Aktiviteter, der fortsat er nødvendige, men som skal ændres i en eller anden form.

Tag med udgangspunkt i idealisereret As-Is proceskommentarark stilling til, om der skal tilrettes noget i forbindelse med de bokse, der er farvet gule. Det kan fx være:

At navnet i boksen skal ændres, hvis der i proceskommentararket er angivet et forbedringsforslagsnavn til boksen.

At boksen skal rykkes frem eller tilbage i procesdiagrammet, og nye bokse og pile skal forbindes.

At boksen skal rykkes til en anden svømmebane.

Grøn Aktiviteter, der fortsat er nødvendige, men hvortil der ikke er ændringer.

De grønne bokse skal forblive uændrede i processen.

Når procesdiagrammet er gennemgået, og nødvendige tilretninger af bokse og pile er foretaget, skal den

sidste finpudsning af diagrammet foretages ved, at:

Alle bokse gøres hvide/"farveløse" igen.

37 © 2016 EG A/S

Det tjekkes, at boksene er nummereret i kontinuerlig rækkefølge. Evt. omnummerering af boksene

kan være nødvendig, hvis der er fjernet, tilføjet eller flyttet bokse i optegningen af To-Be

procesdiagrammet.

Som støtte til optegningen af diagrammet kan det anbefales at læse afsnit 4.6.2 'Guidelines til at tegne

optimale procesdiagrammer i Word, Visio, Bizagi eller lign.'.

Efter endt finpudsning klassificeres procesdiagrammet som 'To-Be proces-diagram_v1'.


Yd

els

esko

nto

rJo

bce

nte

rB

org

er

Ekste

rne

syste

me

r

1


oplysninger?



oplysninger

Ja



Ydelseskontoret?

3

1

Ja

Nej



oprettet?

Ja

Nej Nej

Skabelon 11 Eksempel på To-Be procesdiagram

Næste opgave er nu, at det til diagrammet hørende To-Be proceskommentarark skal udarbejdes. Hertil kan

'Bilag 6.1 To-Be proceskommentar skabelon' 7 anvendes.

7 'Bilag 6.1 To-Be proceskommentar skabelon' tilgås via KY's dokumentbibliotek, under menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'.

http://extranet/extranet/customer71/ext_0008209/Lists/DocJournalArchive/07.%20OI%20Leverancer/7.3%20Gevinstrealisering/Produkt%204.1.15%20'Procesoptimer%20og%20gevinstrealiser'/Bilag%206.1_To-Be_proceskommentar_skabelon_v1.0.xlsx

38 © 2016 EG A/S

Skabelon 12 Eksempel på udfyldt To-Be proceskommentarark

Udarbejdelsen sker med udgangspunkt i oplysningerne fra proceskommentararket As-Is med idealisering. En

del af oplysningerne vil formentlig kunne kopieres direkte til To-Be, men vær opmærksom på at få overført,

slettet og tilrettet korrekt, så informationer ikke er misvisende eller går tabt mv. For yderligere information om

udfyldelse af proceskommentararket henvises til afsnit 6.2.1 'Guidelines til at udfylde proceskommentarark'.

Procesdiagrammet klassificeres som 'To-Be proceskommentar-ark_v1'.

Guideline til udfyldelse af To-Be proceskommentararket

1. Brug altid proceskommentarskabelonen, og vær opmærksom på at holde dig inden for papirets

udskriftsmargen, uanset om du vil printe ud på A4- eller A3-papir.

2. Skriv i øverste linje, at det er To-Be procesanalyse, og skriv dernæst:

- Procesnummer og -navn (skal stemme overens med det, der skrives i procesdiagrammet)

- Procesejer (skal stemme overens med det, der skrives i procesdiagrammet)

- Procesformål (skal stemme overens med det, der skrives i procesdiagrammet).

39 © 2016 EG A/S

3. Skrivetekniske regler:

- Hver linje i proceskommentararket skal konsekvent referere til én i To-Be diagrammet

optegnet boks, dvs. der skal være en entydig reference mellem proceskommentaren i

proceskommentararket og boksen i To-Be diagrammet.

- I kolonnen 'To-Be aktivitetsnr.' skrives nummeret, som boksen har fået tildelt i To-Be

diagrammet.

- I kolonnen 'Aktivitetsnavn' skrives navnet/teksten, som boksen har fået i To-Be diagrammet.

- I kolonnen 'To-Be aktiv tid (min)' kan evt. skrives, hvor mange minutter det skønnes at tage at

udføre den pågældende handling. Oplysningen kan være relevant i forhold til den senere

udarbejdelse af gevinsthypoteser.

- I kolonnen 'Proceskommentar' skrives en uddybende forklaring til, hvad der skal gøres,

spørges om eller henvises til i den pågældende boks. Beskrivelsen kan "copy-pastes" fra

proceskommentararket for As-Is med idealisering og tilrettes, hvis kommentaren skal ændres

jf. farvelægningen fra idealiseringsarbejdet. Alternativt kan beskrivelsen laves "helt fra

bunden".

- I kolonnen 'it-understøttelse' skrives, hvordan den pågældende handling it-understøttes

fremadrettet med den nye procesoptegning.

- I kolonnen 'Rolle (udfører af opgaven)' skrives navnet på det team/kontor/funktion, der

udfører den pågældende handling. Rollen kan have skiftet navn jf. farvelægningen fra

idealiseringsarbejdet.

I kolonnen 'Evt. bemærkninger' kan evt. supplerende bemærkninger tilføjes, fx kommende lovændringer mv.

6.3 Validering

Når arbejdet med at optegne og beskrive To-Be processerne er afsluttet, sendes procesdiagrammer og -kom-

mentarer til validering hos deltagerne fra As-Is idealiseringsworkshoppen. De får typisk 3-14 dage til at

validere materialet og give tilbagemelding om eventuelle ændringer.

Efter eventuel tilretning klassificeres procesdiagrammerne og proceskommentararkene som henholdsvis

'Final To-Be procesdiagram_v1' og 'Final To-Be proceskommentarer_v1'.

6.4 Generisk To-Be proces

Som inspiration til jeres arbejde med optegning og beskrivelse af To-Be processerne har EG i samarbejde med KOMBIT og pilotkommunerne Randers, Vordingborg og Fredensborg udarbejdet én generisk To-Be proces. Processen kan tilgås via KY's dokumentbibliotek, under menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'.

Bilag 6.G To-Be Enkeltydelse – diagram

Bilag 6.GG To-Be Enkeltydelse – kommentarer



40 © 2016 EG A/S

7 Workshops: Opstart på gevinstrealisering

7.1 Ydelsesbeskrivelse for Workshops: Opstart på gevinstrealisering

Formål: Formålet er at gennemgå, konsolidere, konsekvensberegne og vurdere forbedringsforslagene, der blev udarbejdet i forbindelse med As-Is idealiseringsworkshoppen. 'Workshops: Opstart på gevinstrealisering' løber over flere dage og er overordnet inddelt i to step:

Step 1 – Gevinstanalyse Indeholder bl.a. udarbejdelse af gevinsthypoteser og konsolideret gevinstrealiseringsplan.

Step 2 – Beslutningsproces Her besluttes, hvilke gevinsthypoteser og evt. forudsætningsforslag der skal arbejdes videre med.

Desuden er formålet med disse workshops at få synliggjort områder, hvor der skal sættes ind med forandringsledelse, for at de ønskede gevinster kan indfries. Gevinstrealisering handler ikke kun om at få implementeret systemet. Det handler også om, at hele organisationen skal gennemgå en forandringsproces, for at gevinsterne kan indfries.

Deltagere: Step 1 – Gevinstanalyse: Deltagerne fra As-Is idealiseringsworkshoppen og fra As-Is analysework-shoppen Step 2 – Beslutningsproces: Projektejer, projektleder, en til to af deltagerne fra 'Step 1 – Gevinstanalyse', relevante ledere og mulige gevinstejere/-ansvarlige.

Facilitering: To interne/eksterne konsulenter til facilitering og dokumentation – som udgangspunkt de samme som ved As-Is analyseworkshoppen og As-Is idealiseringsworkshoppen.

Metode: Step 1 – Gevinstanalyse: Med udgangspunkt i 'Forbedringsforslagslisten', som blev udarbejdet ved idealiseringsworkshoppen, udpeges mulige gevinstpotentialer. Disse gevinstpotentialer indgår derefter som input til opstilling og beregning af én eller flere gevinsthypoteser. Gevinsthypoteserne udarbejdes af workshopdeltagerne – enten i plenum eller i grupper. Hvis grupper vælges, skal der afsættes tid til, at grupperne kan præsentere deres arbejde for hinanden med henblik på kvalitetssikring af, om gevinsthypoteserne "holder vand" hele vejen rundt. Når alle gevinsthypoteser er udarbejdet, foretager workshopdeltagerne i fællesskab en prioritering af gevinsthypoteserne for at få et overblik over, hvilke gevinsthypoteser der giver det mest optimale gevinstpotentiale set i forhold til indsats og effekt. Prioriteringsarbejdet afsluttes med, at de udvalgte gevinsthypoteser og eventuelle forudsætningsforslag dokumenteres i en 'Konsolideret gevinstrealiseringsplan', der herefter danner grundlaget for det videre arbejde med at implementere og eksekvere gevinstpotentialerne.

41 © 2016 EG A/S

Step 2 – Beslutningsproces: Beslutningsprocessen gennemføres ved, at deltagerne i fællesskab udvælger de gevinsthypoteser og eventuelle forudsætningsforslag, der giver mest effekt at implementere i forhold til den afsatte tid, de økonomiske rammer og kommunens strategi for området. Udvælgelsen foretages på baggrund af den konsoliderede gevinstrealiseringsplan og indsats-/effektdiagrammet, der blev udarbejdet ved gevinstanalysen.

Validering: Efter renskrivning af materialet sendes det til validering hos workshopdeltagerne. Det skal sikres, at de får tilstrækkelig tid, så de har overskud til at forholde sig kritisk og konstruktivt til materialet. Efter validering og evt. tilretning af materialet sendes det til kvalitetskontrol hos facilitator og projektledelse for at sikre, at det er i overensstemmelse med kommunens projektmodel/koncept m.m.

Rammer/værktøjer: Mødelokale Projektor Forbedringsforslagsliste Gevinsthypotese-skabelon + indsats-/effektdiagram-skabelon Konsolideret gevinstrealiseringsplan-skabelon Kravspecifikation til KY Desuden kan nedenstående dokumenter med fordel medbringes til workshoppen, da I sandsynligvis får brug for at hente oplysninger herfra, når I skal beskrive og estimere de kvantitative/kvalitative gevinster ved en gevinsthypotese: As-Is procesdiagrammer med idealisering As-Is proceskommentarer med idealisering To-Be procesdiagrammer og proceskommentarark

Varighed: Forberedelse: Facilitator skal påregne ca. ½ arbejdsdag til forberedelse af de 2 workshops. Deltagerne skal evt. afsætte et par timer til at genopfriske det allerede udarbejdede materiale. Afholdelse: Step 1 – Gevinstanalyse: 1 arbejdsdag til afholdelse OBS: Afhængigt af antallet af forbedringsforslag kan gevinstanalysen tage længere tid. Som oftest er tidsforbruget et sted mellem 2 og 4 arbejdsdage. Step 2 – Beslutningsproces: ½ arbejdsdag til afholdelse Validering: Typisk 5-10 dage afhængigt af omfanget.

42 © 2016 EG A/S

7.2 Deltagere

Det er EG's erfaring, at det bedste resultat opnås, hvis der fortsættes med den samme deltagerkreds som ved

As-Is analyseworkshoppen og As-Is idealiseringsworkshoppen.

Hvis det ikke er muligt, er det vigtigt at være opmærksom på, at deltagerne i workshoppen bør have et

indgående kendskab til processernes forløb og indhold, og at det er medarbejdere, som kan bidrage

konstruktivt og kritisk i forhold til at vurdere alternative procesforløb, øge brugen af it, fjerne spild mv.

7.3 Facilitering

Det anbefales, at facilitator og evt. referent er den/de samme som ved As-Is analyseworkshoppen og As-Is

idealiseringsworkshoppen.

Hvis der vælges ny facilitator og/eller referent, må det forudsættes, at de grundigt læser og sætter sig ind i

materialet fra de ovenfor nævnte workshops samt i de efter idealiseringsworkshoppen optegnede To-Be

procesdiagrammer inkl. proceskommentarer.

Endvidere er det vigtigt, at facilitator og referent på forhånd har aftalt, hvordan ansvar og opgaver fordeles

mellem dem. En typisk fordeling er, at den ene konsulent varetager rollen som facilitator af workshoppen,

mens den anden konsulent varetager rollen som referent.

Facilitator har hovedansvaret for at drive processen på workshoppen, og typisk er det konsulenten med denne

rolle, der udfordrer og stiller spørgsmål til deltagerkredsen.

Den anden konsulent varetager opgaven med fx at få dokumenteret og konsolideret forbedringsforslag til

udvalgte gevinsthypoteser, få indplaceret prioriterede gevinsthypoteser i indsats-/effektdiagram m.m.

Referenten har også ansvaret for at renskrive dokumentationen fra workshoppen og for at få sendt materialet

til validering hos workshopdeltagerne.

7.4 Metode, Gevinstanalyse (step 1)

Som skrevet i ydelsesbeskrivelsen kan gevinstanalysen som oftest ikke gennemføres på kun én dag. Derfor

anbefales det at planlægge med flere dage til gevinstanalysen, da det er nemmere at aflyse én workshop end

at skulle finde en dato til en ekstra workshop.

Med udgangspunkt i den ved idealiseringsworkshoppen udarbejdede forbedringsforslagsliste igangsættes

processen med at gennemgå og bearbejde de identificerede forbedringsforslag. Deltagerne gennemgår i

fællesskab listen med henblik på at udvælge de forbedringsforslag, der vurderes relevante at arbejde videre

med, fx fordi disse forbedringsforslag skønnes at have et væsentligt gevinstpotentiale.

Gevinsthypoteser

De udvalgte forbedringsforslag udgør grundlaget for at udarbejde en eller flere gevinsthypoteser. En

gevinsthypotese kan omfatte et eller flere forbedringsforslag. Nogle forbedringsforslag har tilstrækkeligt

potentiale og indhold til, at de kan "bære" at have deres egen gevinsthypotese, mens andre måske med fordel

kan grupperes og indgå konsolideret i én gevinsthypotese. Endvidere kan der være nogle af

forbedringsforslagene, som I vurderer er en forudsætning for, at en gevinsthypotese kan implementeres.

Disse forudsætningsforslag skal også identificeres og noteres i den gevinsthypotese, som de har tilknytning

til.

Det anbefales, at gevinsthypoteserne udarbejdes i plenum, således at alle deltagere har mulighed for at

bidrage til indholdet og formuleringen af gevinsthypoteserne. Alternativt kan I også vælge at opdele

deltagerne i grupper, hvor hver gruppe så får tildelt en eller flere gevinsthypoteser, som de skal udarbejde,

43 © 2016 EG A/S

eller hvor hver gruppe skal udarbejde deres bud på alle de ønskede gevinsthypoteser. Uanset

fremgangsmåde er det vigtigt, at grupperne får lejlighed til at præsentere deres arbejde for hinanden, for at

sikre, at gevinsthypoteserne bliver så valide som muligt.

Til brug for udarbejdelsen af gevinsthypoteser kan 'Bilag 7 Gevinsthypotese skabelon'8 med fordel anvendes:

Hypotesenavn: Ansøgning via selvbetjeningsløsning

Procesreference:

2.03.01 Uddannelseshjælp eller kontanthjælp

2.03.03B Ledighedsydelse under ferie

2.03.13 Enkeltydelse

Hvis vi … Kan få flere sager – min. 60 % – ind via Selvbetjeningsløsningen i stedet for manuelt/blanket og dermed undgå scanning

Så kunne vi opnå følgende gevinster: Kvantitativ gevinst – tid: Det skønnes af projektgruppen, at der vil kunne spares gns. XX min. pr. sagsoprettelse. Den tidsmæssige besparelse udregnes til: XX min * antal sager/år = XX min./år. Omregnet til timer er det: XX min./år : 60 = YY t./år. Omregnet til økonomi er besparelsen: yy t./år * gennemsnitlig kost-/timepris = zz kr./år) Kvantitativ gevinst – omkostning: Det skønnes af projektgruppen, at der vil kunne spares: XX kr. i porto pr. sag * antal sager/år = XX kr./år XX kr. på papir pr. sag * antal sager pr. år = XX kr./år Kvalitativ gevinst – service/kvalitet: Reduktion af gennemløbstiden, der bruges på oprettelse af sager, kan give bedre tid til borgerne. Reduktion af antallet af indtastninger og mulige indtastningsfejl. Forudsætninger/indsats: Organisatorisk: Der skal afsættes tid og ressourcer til at undervise borgere i selv at anvende Selvbetjeningsløsningen. At der bliver afsat nødvendige interne kompetencer til at kunne undervise borgere i Selvbetjeningsløsningen. At der er ledelsesmæssig opbakning til afsætning af tid og ressourcer til undervisning af borgere. At der ledelsesmæssigt er fokus på at animere medarbejderne til aktivt at tilskynde borgere til at anvende Selvbetjeningsløsningen. It: At it-systemet er velfungerende og understøtter den pågældende proces. Forudsætningsforslag: Ingen Økonomi/udgift: Ingen

8 'Bilag 7.1 Gevinsthypotese skabelon' tilgås via KY's dokumentbibliotek, under menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'.

http://extranet/extranet/customer71/ext_0008209/Lists/DocJournalArchive/07.%20OI%20Leverancer/7.3%20Gevinstrealisering/Produkt%204.1.15%20'Procesoptimer%20og%20gevinstrealiser'/Bilag%207.1_Gevinsthypotese_skabelon_v1.0.docx

44 © 2016 EG A/S

Andre påvirkede processer: Ingen

Organisation Prioritet Kategorisering

Indsats: Effekt:

1 Quick win Høj Middel

Skabelon 13 Eksempel på udfyldt Gevinsthypotese Opret sag – Uddannelses- og kontanthjælp

Anvisning til udfyldelse af gevinsthypotese-skabelonen:

Kolonnenavn

Hvad gør du her?

Hypotesenavn Skriv et kort og entydigt navn, der angiver, hvad gevinsthypotesen omhandler.

Procesreference

Oplist – med procesnummer og navn – den/de processer, som de i feltet 'Hvis vi' beskrevne forbedringsforslag har sit opdrag fra. Oplysninger kan findes i forbedringsforslagslisten. Informationen er nyttig at have, hvis der senere skulle opstå behov for at finde tilbage til, hvor forbedringsforslaget stammer fra, og i hvilken sammenhæng det er fremkommet.

Hvis vi … Lav en kort og præcis beskrivelse af, hvad forbedringsforslaget/forbedrings-forslagene går ud på. Indled sætningen med 'Hvis vi …'

Så kunne vi opnå følgende gevinster

'Kvantitativ gevinst – tid': Udarbejd en beregning og summering af den beregnede tid, der skønnes potentielt at kunne spares ved at gennemføre den/de ovenfor beskrevne 'Hvis vi' forbedringsforslag (fx 15.500 min.: 60 min. = 258,3 timer * 250 kr./t. (gns. timepris) = 64.583 kr. eller omregnet til sparede arbejdsdage: 258,3 timer: 7,5 t./dag = 34,4 arb.dag ~ 2,86 arb.dag/pr. måned.)

'Kvantitativ gevinst – omkostninger': Udarbejd en beregning og summering af de øvrige besparelsesmuligheder, der opstår i forbindelse med gennemførelsen af forbedringsforslaget, fx sparet porto, print, forældet software mv. Dette kan som oftest beregnes faktuelt, hvis ellers mængden af transaktioner, der ruller igennem den/de pågældende processer, er kendt.

'Kvalitativ gevinst – service/kvalitet': Oplist de forventede kvalitative og serviceorienterede forbedringsmuligheder, fx øget borgertilfredshed, øget medarbejdertilfredshed mv. Kvalitative gevinster opfattes normalt som de "bløde" elementer i gevinstberegningen, idet de er vanskelige at værdisætte, medmindre der gennemføres en "før-tilfredshedsmåling" og en "efter-tilfredshedsmåling" for på den måde at kunne vurdere udviklingen.

Forudsætninger/ indsats

'Organisatorisk': Oplist forudsætninger/tiltag af organisatorisk karakter, der vurderes at være nødvendige for at kunne sikre gevinstrealiseringen, fx kurser, workshops, sidemandsoplæring mv.

45 © 2016 EG A/S

Kolonnenavn

Hvad gør du her?

'It': Oplist forudsætninger/tiltag af teknologisk karakter, der vurderes at være nødvendige for at kunne sikre gevinstrealiseringen, fx indkøb og implementering af it-software, forbedringer/ændringer til eksisterende it-systemer mv.

'Forudsætningsforslag' Oplist eventuelle forudsætningsforslag. Forudsætningsforslag er forbedringsforslag, der ikke indgår som en del af gevinsthypotesen, men som er nødvendige at implementere, for at gevinsthypotesen kan opnås. Forudsætningsforslag angives med forbedringsforslagsnummer, procesnummer og procesnavn på den proces, som forbedringsforslaget har sit opdrag fra, samt med en kort beskrivelse af, hvad forslaget indeholder. Oplysningerne kan findes i forbedringsforslagslisten.

Økonomi/udgift Foretag en beregning og summering af de øvrige omkostninger, der kan opstå i forbindelse med gennemførelsen af gevinsthypotesen. Det kan fx være øgede udgifter til Digital Post og fjernprint.

Andre påvirkede processer

Oplist – med procesnummer og procesnavn – eventuelle andre processer, som de i feltet 'Hvis vi' beskrevne forbedringsforslag vil få påvirkning på. Med påvirkning menes: hvis forbedringsforslaget(ene) medfører, at en aktivitet i en anden proces påvirkes i enten negativ eller positiv retning. Det kan fx være, at et forbedringsforslag vedrørende processen 'Administration' vil få påvirkning på en eller flere aktiviteter i processen 'Uddannelseshjælp eller kontanthjælp', eller omvendt. Oplistningen foretages for at sikre, at I også husker at få taget hånd om denne afledte påvirkning.

Organisation 'Effekt':

Angiv workshopdeltagernes vurdering af den samlede implementeringseffekt af den udarbejdede gevinsthypotese. Effekten angives med 1 = lille, 2 = middel eller 3 = stor effekt. En lille effekt betyder, at aktiviteten har en relativt lille beløbsmæssig påvirkning på gevinsten, mens en stor effekt betyder, at aktiviteten har en relativt stor beløbsmæssig påvirkning på gevinsten. NB: Det er op til kommunen selv at vælge, om effekten skal angives som "lille, middel, stor", eller om der ønskes en mere faktuel tilgang med angivelse af beløbet svarende til den potentielle gevinst, fx 500.000 kr., 750.000 eller 1.000.000 kr.

'Indsats': Angiv workshopdeltagernes samlede vurdering af den organisatoriske indsats (ikke den tekniske indsats!) ved at gennemføre de pågældende forbedringsforslag. Indsatsen angives med 1 = lille, 2 = middel eller 3 = stor indsats. En lille indsats betyder, at aktiviteten kun vil medføre et mindre ressourcetræk og som oftest strækker sig over en kort periode. En stor indsats betyder, at aktiviteten vil medføre et væsentligt ressourcetræk, der måske også strækker sig over længere tid.

46 © 2016 EG A/S

Kolonnenavn

Hvad gør du her?

Prioritet Notér workshopdeltagernes prioritering af gevinsthypotesen. Anvend værdierne 1-3, hvor værdien 1 er højeste prioritet, og 3 er laveste prioritet.

Kategorisering Notér, om gevinsthypotesen vurderes at være en 'quick win', en 'opgave' eller et 'projekt'. OBS: Feltet udfyldes først i forbindelse med, at gevinsthypoteserne indplaceres i indsats-/effektdiagrammet. Læs mere herom i næste afsnit 7.4.2 'Indsats-/effektdiagram'.

Indsats-/effektdiagram

For at synliggøre og skabe bevidsthed om gevinsthypotesernes indbyrdes placering samt deres kortsigtede

og langsigtede potentiale indplaceres de i 'Bilag 7.2 Indsats-/effektdiagram-skabelon'9

Figur 5 Indsats-/effektdiagrammer med en gevinsthypotese og med optegning af quick wins, opgaver og projekter

Med baggrund i indsats- og effektvurderingen, der blev foretaget ved udarbejdelsen af gevinsthypoteserne,

"plottes" gevinsthypoteserne nu ind i diagrammet én for én:

Den vurderede organisatoriske indsats for opnåelse af gevinsthypotesen markeres på den vandrette linje

'Indsats'.

Den vurderede økonomiske effekt ved opnåelse af gevinsthypotesen markeres på den lodrette linje

'Effekt'.

9 'Bilag 7.2 Indsats-/effektdiagram-skabelon' tilgås via KY´s dokumentbibliotek, under menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'.

http://extranet/extranet/customer71/ext_0008209/Lists/DocJournalArchive/07.%20OI%20Leverancer/7.3%20Gevinstrealisering/Produkt%204.1.15%20'Procesoptimer%20og%20gevinstrealiser'/Bilag%207.2_Indsats_Effektdiagram_skabelon_v1.0.pptx

47 © 2016 EG A/S

Krydsfeltet mellem 'Indsats' og 'Effekt' findes og markeres med den af cirklerne øverst i skabelonen, der

svarer til nummeret på gevinsthypotesen.

Efter indplacering af gevinsthypoteserne grupperes gevinsterne i kategorierne 'Quick wins', 'Opgaver' og

'Projekter'. Således bliver det nemt og overskueligt for projektledelsen m.fl. at kommunikere forskellen på de

forskellige typer af gevinster til relevante interessenter. Grupperingen foretages ved at indtegne aflange cirkler

rundt om de indplacerede cirkler ud fra følgende anvisning:

Quick wins

Indtegn en aflang cirkel rundt om kvadranterne længst til venstre. Gevinsthypoteserne, som ligger inden

for markeringen, har en forventet gennemførelsestid på 1-3 måneder og betegnes som 'Quick wins', dvs.

aktiviteter, der med begrænset indsats kan skabe nogle positive effekter.

Opgaver

Indtegn en aflang cirkel rundt om kvadranterne i midten. Gevinsthypoteserne, som ligger inden for

markeringen, har en forventet gennemførelsestid på 4-6 måneder og betegnes som 'Opgaver', dvs.

aktiviteter, der med mellem til større indsats kan skabe tilsvarende effekter.

Projekter

Indtegn en aflang cirkel rundt om kvadranterne længst til højre. Gevinsthypoteserne, som ligger inden for

markeringen, har en forventet gennemførelselstid på 6-12 måneder og betegnes som 'Projekter', dvs.

aktiviteter, der med større indsats kan skabe mellem til større effekter.

Gevinsthypotesens kategori noteres i feltet 'Kategori' på den relevante gevinsthypotese.

OBS: Ovennævnte kategoriseringer er kun vejledende, dvs. det er op til den enkelte kommune at vælge,

hvordan inddelingen skal være hos dem.

Indsats-/effektdiagrammet kan endvidere tjene som støtteværktøj for de prioriteringer, som deltagerne skal

foretage ved den efterfølgende ½-dagsworkshop, hvor det skal besluttes, hvilke gevinsthypoteser der skal

arbejdes videre med. Er der fx udarbejdet mange gevinsthypoteser, kan det være svært at få overblikket,

hvilket også gør det sværere at få udvalgt de "rigtige" gevinsthypoteser, dvs. at få udvalgt de

gevinsthypoteser, der fx med mindst muligt indsats giver størst mulig effekt.

Konsolideret gevinstrealiseringsplan og rensning af forbedringsforslagslisten

Efter udarbejdelsen af gevinsthypoteserne og det efterfølgende arbejde med at indplacere hypoteserne i

Indsats-/effektdiagrammet skal alle de udarbejdede gevinsthypoteser og eventuelle forudsætningsforslag

dokumenteres og konsolideres i én gevinstrealiseringsplan. Hertil kan 'Bilag 7.3 Konsolideret

gevinstrealiseringsplan'10 med fordel anvendes:

10 'Bilag 7.3 Konsolideret gevinstrealiseringsplan skabelon' tilgås via KY's dokumentbibliotek, under menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'.

http://extranet/extranet/customer71/ext_0008209/Lists/DocJournalArchive/07.%20OI%20Leverancer/7.3%20Gevinstrealisering/Produkt%204.1.15%20'Procesoptimer%20og%20gevinstrealiser'/Bilag%207.3_Konsolideret_Gevinstrealiseringsplan_skabelon_v1.0.xlsx

48 © 2016 EG A/S

Skabelon 14 Eksempel på udfyldt konsolideret gevinstrealiseringsplan

Anvisning til at udfyldelse af konsolideret gevinstrealiseringsplan:

Kolonnenavn

Hvad gør du her?

Løbenr. Indsæt et fortløbende nummer for den pågældende gevinsthypotese eller forudsætningsforslag.

Hypotesenavn/Forudsætnings-forslag

Skriv det navn, som gevinsthypotesen fik tildelt ved udarbejdelsen af hypotesen. Hvis det er et forudsætningsforslag, noteres et sigende navn for forudsætningsforslaget.

Kategori Skriv et H (Hypotese) eller F (Forudsætningsforslag) i kolonnen for at indikere, om det er en gevinsthypotese eller et forudsætningsforslag.

Procesnr.

Angiv nummeret på den/de processer, som forbedringsforslaget/ene i gevinsthypotesen er initieret fra. Hvis det fx er '2.03.01 Uddannelseshjælp eller kontanthjælp', angives nummeret '2.03.01'. Oplysningerne gør det muligt at søge tilbage i det oprindelige materiale, fx hvis der skulle opstå behov for at få en mere detaljeret viden.

Procesnavn Skriv navnet på den/de processer, som forbedringsforslaget/ene er initieret fra. Hvis det fx er '2.03.01 Uddannelseshjælp eller kontanthjælp', angives navnet 'Uddannelseshjælp eller kontanthjælp'.

Gevinst i gevinsttræet Notér, hvilke gevinster i gevinsttræet gevinsthypotesen understøtter. På denne vis får I overblik over sammenhængen mellem de udarbejdede gevinsthypoteser og de i forvejen identificerede gevinster i gevinsttræet. Har I ikke udarbejdet et gevinsttræ, kan kolonnen blot skjules/slettes.

Effekt Skriv værdien af effekten. Oplysningen hentes fra feltet 'Organisation – effekt' i gevinsthypotesen. Er det et forudsætningsforslag – dvs. et forbedringsforslag, der er angivet som en forudsætning for en gevinsthypotese – skal I foretage en vurdering af effekten, som herefter skrives ind i kolonnen. Vurderingen foretages ligeledes ud fra værdierne lille = 1, middel = 2 og stor = 3.

Indsats organisation Skriv værdien af indsatsen. Oplysningen hentes fra feltet 'Organisation – indsats' i gevinsthypotesen. Bemærk dog, at værdierne skal ændres således at stor = 1, middel = 2 og lille = 3. Er det et forudsætningsforslag – dvs. et forbedringsforslag, der er angivet som en forudsætning for en gevinsthypotese – skal I foretage en vurdering af den organisatoriske indsats, som herefter skrives ind i kolonnen. Vurderingen foretages ligeledes ud fra værdierne stor = 1, middel = 2 og lille = 3.

Samlet score Skriv den samlede score, der beregnes ud fra værdien i kolonnen 'Effekt' x værdien i kolonnen 'Indsats organisation'. Jo højere score, jo bedre kan der argumenteres for, at gevinsthypotesen og/eller forudsætnings-forslaget bør indgå i handleplanens mere kortsigtede tidsramme.

Quick win, opgave, projekt

Notér, om gevinsthypotesen blev vurderet til at være henholdsvis en quick win, en opgave eller et projekt, da I indplacerede og grupperede gevinsthypoteserne i indsats-/effektdiagrammet.

49 © 2016 EG A/S

Kolonnenavn

Hvad gør du her?

Kvantitativ gevinst – tid Indsæt den beregnede (og forventede) tidsmæssige gevinst pr. år i timer eller beløb. Oplysningen vil typisk kunne hentes fra feltet 'Kvantitative – tid' i gevinsthypotesen.

Kvantitativ gevinst – omkostning

Indsæt den beregnede (og forventede) økonomiske besparelse på øvrige omkostninger. Oplysningen vil typisk kunne hentes fra feltet 'Kvantitative – omkostninger' i gevinsthypotesen.

Kvalitativ gevinst – service/kvalitet

Indsæt de kvalitative gevinster, som er noteret i feltet 'Kvalitative – service/kvalitet' i gevinsthypotesen.

Økonomi/udgift Indsæt den eventuelt beregnede (og forventede) udgift, som I vurderer, der vil være forbundet med implementering af gevinsthypotesen. Oplysningen hentes fra feltet 'Økonomi/udgift' i gevinsthypotesen.

De resterende kolonner i skabelonen (de 3 kolonner med tidsangivelse efter migrering og kolonnen med

gevinstejer/-ansvarlig) udfyldes i forbindelse med beslutningsprocessen og gennemgås derfor først i afsnit 7.5

'Metode, Beslutningsproces (step 2)'.

Næste opgave er nu at få renset forbedringsforslagslisten. Forbedringsforslag, der er udvalgt og medtaget i

en gevinsthypotese, fjernes af listen. På samme vis fjernes også forbedringsforslag, der blev vurderet til at

være et forudsætningsforslag, fra listen. Står der fortsat forbedringsforslag på listen, skal disse kvalitetssikres

i forhold til, om de har en betydning, fx som forudsætningsforslag, førend de fjernes fra listen.

Gevinstanalysen er nu gennemført, og alt relevant materiale er udarbejdet. Det vil sige, at gevinsthypoteserne

er udarbejdet, indsats-/effektdiagram er udfyldt, forbedringsforslagslisten er renset, og den konsoliderede

gevinstrealiseringsplan er udfyldt.

7.5 Metode, Beslutningsproces (step 2)

Beslutningsprocessen gennemføres ved afholdelse af en halv dags workshop.

Der er som oftest ikke kapacitet til, at alle gevinsthypoteser og eventuelle forudsætningsforslag kan

implementeres på samme tid. Desuden er det som beskrevet i KL's vejledning 'Gevinstrealisering – Mål og

opfølgning' vigtigt, at I udvælger jeres forbedringer i forhold til de mål, som skal nås. I bør altså ikke sætte for

mange initiativer i gang ad gangen!

Med udgangspunkt i det udarbejdede materiale fra gevinstanalysen skal deltagerne nu foretage den endelige

udvælgelse af, hvilke gevinsthypoteser og eventuelle forudsætningsforslag der ønskes implementeret,

herunder også, hvornår de ønskes implementeret mv.

Som oplyst i afsnit 7.4.2 'Indsats-/effektdiagram' kan indsats-/effektdiagrammet med fordel anvendes som

støtteværktøj ved udvælgelsen, fordi diagrammet på en nem, overskuelig og selvforklarende måde indikerer,

hvilke gevinsthypoteser der giver mest effekt at implementere på henholdsvis kort sigt, mellem sigt og lang

sigt.

http://www.kl.dk/ImageVaultFiles/id_64462/cf_202/Gevinstrealisering_-_M-linger_0_5.PDF

http://www.kl.dk/ImageVaultFiles/id_64462/cf_202/Gevinstrealisering_-_M-linger_0_5.PDF

50 © 2016 EG A/S

Efterhånden som udvælgelsen foretages, skal de resterende kolonner i den konsoliderede gevinstreali-

seringsplan også udfyldes:

Skabelon 15 Konsolideret gevinstrealiseringsplan med tidsangivelse for implementering og gevinstejer/-ansvarlig

Anvisning til udfyldelse af de markerede kolonner i skabelon 15:

Kolonnenavn

Hvad gør du her?

1-3 mdr. efter migrering 4-6 mdr. efter migrering 7-9 mdr. efter migrering

Marker med x i den kolonne, som svarer til tidspunktet for, hvornår gevinsthypotesen eller forudsætningsforslaget ønskes implementeret. Opdelingen af implementeringstidspunkt i flere kolonner giver et godt overblik over, hvor mange aktiviteter der skal foregå i den enkelte tidsperiode. Husk, at det ikke er alle gevinstunderstøttende aktiviteter, der realistisk set kan igangsættes fx 1-3 mdr. efter migrering.

Gevinstejer/-ansvarlig Skriv navnet på den/de personer, som skal have det overordnede ansvar for at sikre realisering og gennemførelse af gevinsthypotesen eller forudsætningsforslaget. Ved beslutningen om, hvem der skal være gevinstejer/-ansvarlig, er det vigtigt at være opmærksom på følgende:

- Ejerskabet skal placeres entydigt og præcist, så alle er klar over, hvilke roller og opgaver de har i den efterfølgende implementering af gevinsthypotesen eller forbedringsforslaget.

- Det skal sikres, at gevinstejer/-ansvarlig har forstået, hvad rollen indebærer, og desuden skal den pågældende have givet positiv accept af at ville påtage sig den givne rolle.

Det er jeres egen vurdering, om I har behov for at tilføje andre/supplerende oplysninger i den konsoliderede

gevinstrealiseringsplan for at kunne træffe beslutninger på et oplyst grundlag. Behovet for flere oplysninger og

typen af oplysninger kan variere fra kommune til kommune. Betragt derfor skabelonen som et fundament, der

skal tilpasses lokalt, så den understøtter jeres behov.

Hvis der efter udvælgelsen og færdiggørelsen af den konsoliderede gevinstrealiseringsplan er tid i overskud,

kan den praktiske øvelse med udarbejdelse af tidsplan for implementering af gevinsthypoteserne, opstilling af

mål og målepunkter m.m. påbegyndes. Se kapitel 8 'Fra plan til eksekvering af gevinster'.

51 © 2016 EG A/S

7.6 Validering

Det udarbejdede materiale fra workshopforløbet renskrives og sendes til validering hos workshopdeltagerne.

Deltagerne får typisk 5 til 10 dage til at validere materialet og give tilbagemelding om ændringer.

Efter eventuel tilretning af materialet sendes det til kvalitetskontrol hos facilitator og projektledelse for at sikre,

at det er i overensstemmelse med kommunens projektmodel/koncept.

7.7 Generiske gevinsthypoteser

Under afsnit 7.4.1 'Gevinsthypoteser' er der givet et eksempel på en udfyldt gevinsthypotese. Herudover har

EG i samarbejde med KOMBIT og pilotkommunerne Randers, Vordingborg, Fredensborg og Gladsaxe

påbegyndt udfyldelse af 2 gevinsthypoteser, som I eventuelt kan bruge som udgangspunkt, når I skal i gang

med udarbejdelsen af gevinsthypoteser. I skal være opmærksomme på, at indholdet i hypoteserne er baseret

på de involverede pilotkommuners lokale forhold, så de skal tilpasses jeres lokale forhold.

De påbegyndte gevinsthypoteser er oplistet nedenfor og kan tilgås via KY's dokumentbibliotek, under

menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'.

Bilag 7.4 Generisk gevinsthypotese – Automatiske breve

Bilag 7.5 Generisk gevinsthypotese – Indhentning af oplysninger fra eksterne systemer

Som antydet ovenfor afhænger udarbejdelsen af gevinsthypoteser i stor udstrækning af lokale forhold, fx

jeres nuværende arbejdsgange, ambitionsniveau i forhold til at afdække processer og realisere gevinster mv.

Derfor vil det konkrete gevinstpotentiale også være forskelligt fra kommune til kommune. Nedenfor ses en

liste med en række gevinsttemaer, som I kan anvende som inspirationskilde til jeres lokale gevinstarbejde.

Gevinsttema Mulige gevinstpotentialer Proces

Automatisk oprettelse af sag via

Selvbetjeningsløsning:

Borger opretter ansøgning i

selvbetjeningsløsningen,

hvorefter sagen automatisk

oprettes i KY (Krav# 20).

Borgeren uploader også den til

ansøgningen relevante

dokumentation i selvbetje-

ningsløsningen, hvorefter

dokumenterne automatisk

tilknyttes sagen i KY (Krav#

228 og 117).

Opgave om sagens oprettelse

og/eller uploadet

dokumentation kan tildeles

automatisk til sagsbehandler/

sagsbehandlerteam (Krav# 19,

22 og 187).

Tidsbesparelse hos Ydelses-

kontoret

Tidsbesparelse i kommunens

scanningsenhed og/eller

reduktion af udgifter til ekstern

scanningsenhed

Reduktion af antal manuelle

indtastninger og dermed mindre

risiko for fejlindtastninger

2.03.01 Uddannelseshjælp

eller Kontanthjælp

2.03.03B Ledighedsydelse

under ferie (fleksjob)

2.03.13 Enkeltydelser


52 © 2016 EG A/S


Udarbejdelse af breve i KY

baseret på centrale eller lokale

brevskabeloner:

Mulighed for at vælge centrale

brevskabeloner, der både kan

have faste sektioner, flette-

felter og sektioner til fritekst

(Krav# 130, 177 og 178).

Mulighed for at vælge lokale

brevskabeloner, der både kan

have faste sektioner, flette-

felter og sektioner til fritekst

(Krav# 131, 177 og 178).

Der kan redigeres og tilføjes

oplysninger i brevene

(Krav# 129).

Brevene kan enten afsendes

via Print på Serviceplatformen

eller udskrives på lokal printer.

I begge situationer gælder, at

hvis sagsbehandler har

angivet, at brevet skal

afsendes, gemmes brevet

også på personens sag

(Krav# 136, 137 og 179).


kontoret (oplysninger samles i

KY)

Øget kvalitet i brevene

Bedre sagsoverblik

Breve sendes som Digital Post


eller Kontanthjælp

2.03.03A Ledighedsydelse

2.03.03B Ledighedsydelse

under ferie (fleksjob)

2.03.05 Revalideringsydelse

2.03.09 Ressourceforløbs-

ydelse

2.03.11 Fleksløntilskud

2.03.13 Enkeltydelser,

herunder også tilskud til

tandpleje: 2.03.13A Tilskud til

tandpleje jf. AKL §82A

2.03.07 Administration

Beregning af rådighedsbeløb i

KY:

Mulighed for at beregne

borgerens rådighedsbeløb ud

fra oplysninger, som

sagsbehandler indberetter og

gemmer på sagen (Krav# 36).

KY kan konfigureres, så ofte

anvendte udgifts- og

indtægtstyper vises som

standard, fx husleje, el mv.

(Krav# 37 og 199).

Bedre sagsoverblik

(oplysninger samles i KY)

Bedre sagsdokumentation

Ensartethed i

sagsbehandlingen som følge

af, at alle følger den samme

standard


Beregning af formue i KY:

Mulighed for at beregne

borgerens formue ud fra

oplysninger, som

sagsbehandler indberetter og

gemmer på sagen (Krav# 38).

KY kan konfigureres, så ofte

anvendte formueposter vises

standard, fx likvid formue, fast

Bedre sagsoverblik

Ensartethed i

sagsbehandlingen som følge

af, at alle følger den samme

standard


eller Kontanthjælp


53 © 2016 EG A/S


ejendom mv. (Krav# 39 og

200).

Elektroniske fakturaer i KY:

E-fakturaer registreres

automatisk i KY (Krav# 81 og

346).

Inden betaling af fakturaen

skal sagsbehandler godkende

eller afvise fakturaen (Krav#

82).


kontoret

2.03.13 Enkeltydelser,

herunder også tilskud til

tandpleje: 2.03.13A Tilskud til

tandpleje jf. AKL §82A

Liste 1 Liste med mulige gevinsthypoteser

Kravspecifikationen til KY tilgås via KY's dokumentbibliotek, sektionen 'KY Generelt'.

https://share-komm.kombit.dk/P008/SitePages/Startside.aspx

54 © 2016 EG A/S

8 Fra plan til eksekvering af gevinster

Når 'Step 2 - Beslutningsproces' i kapitel 7 'Workshops: Opstart på gevinstrealisering' er afsluttet, er

grundlaget på plads til, at I kan påbegynde det praktiske arbejde med eksekvering af gevinstrealiserings-

planen – det vil sige, når gevinsthypoteserne er udvalgt og grovplanlagt, og gevinstejer/-ansvarlige er

udpeget.

Det videre arbejde består blandt andet i udarbejdelse af tidsplan for implementering af de udvalgte

gevinsthypoteser og eventuelle forudsætningsforslag, opstilling af mål og målepunkter m.m. Erfaringerne

viser, at overgangen fra plan til eksekvering kan være udfordrende, og derfor er det essentielt at monitorere

udviklingen. Det være sig i forhold til både gevinsthypotesen som helhed og de enkelte aktiviteter, der skal

understøtte opnåelsen af gevinsthypotesen.

I kan med fordel anvende den konsoliderede gevinstrealiseringsplan hertil, da den nemt kan udvides med

flere kolonner og faner, således at den også understøtter det mere handlingsorienterede aspekt. I praksis kan

det gøres ved, at I udvider gevinstrealiseringsplanen med det nødvendige antal ekstra kolonner, for at I kan

følge den overordnede udvikling og status på gevinsthypotesen. Nedenfor gives eksempler på oplysninger,

der kan være relevante at udvide planen med:

Kolonnenavn

Oplysning

Startdato Indsæt startdato for igangsætning af implementeringen af gevinsthypotesen.

Status Angiv status for, hvor langt arbejdet med implementering af gevinsthypotesen er i forhold til det forventede. Status kan eventuelt markeres med farverne grøn, gul og rød.

Deadline Indsæt dato for, hvornår gevinsthypotesen skal være implementeret.

To-Be aktivitet Skriv nummer og navn på den/de To-Be aktivitet(er), som har betydning for, at gevinsthypotesen kan realiseres. Oplysningen hentes i To-Be procesdiagrammet for de processer, som er oplistet i gevinsthypotesen i feltet 'Procesreference' .

Liste 2 Oplysninger, som kan tilføjes den konsoliderede gevinstrealiseringsplan

Med hensyn til at følge udvikling og status på de understøttende aktiviteter til en gevinsthypotese anbefales

det, at I opretter en særskilt fane for hver gevinsthypotese i gevinstrealiseringsplanen. Fanen navngives med

nummer og navn på gevinsthypotesen og udfyldes herefter med de aktiviteter, som I – ved udarbejdelsen af

gevinsthypotesen – har beskrevet som nødvendige, for at I kan opnå gevinsten. Nedenfor er vist eksempel

på, hvordan en detailplan for en gevinsthypotese kan opbygges, herunder hvilke oplysninger der kan være

relevante af registrere:

55 © 2016 EG A/S

Skabelon 16 Eksempel på detailplan for gevinsthypotese i den konsoliderede gevinstrealiseringsplan

Anvisning til udfyldelse af kolonnerne i detailplanen:

Aktivitet(r) for at opnå gevinsten

Skriv de aktiviteter, der skal danne grundlag for, at de ønskede gevinster kan opnås. Det vil typisk være de it-mæssige og organisatoriske indsatser, som I har noteret i feltet 'Forudsætninger/indsats – organisation, it og forudsætningsforslag' i gevinsthypotesen. Skriv en aktivitet i hvert felt.

Startdato Indsæt startdato for igangsætning af aktiviteten.

Status Angiv status for, hvor langt I er med aktiviteten i forhold til det forventede. Status kan eventuelt markeres med farverne grøn, gul og rød.

Deadline Indsæt dato for, hvornår aktiviteten skal være afsluttet.

As-Is måling Indsæt As-Is måling ud for de aktiviteter, som I har besluttet, at der skal foretages måling på. As-Is målingen er grundlaget for, at I senere kan vurdere på, om der sker den ønskede forandring i organisationen. NB: Er der tale om en samlet As-Is måling for hele gevinsthypotesen, kan gevinstrealiseringsplanen i stedet udvides med en ekstra kolonne, hvori oplysningen registreres ud for den relevante gevinsthypotese. Vedrørende udarbejdelsen af mål og målepunkter henvises i øvrigt til KL's vejledninger på www.kl.dk/gevinstrealisering, der anviser en række praktiske vinkler på at opstille mål og løbende følge op på disse.

Opfølgende måling(er) Indsæt resultat for den/de opfølgende måling(er). Opfølgende målinger foretages og dokumenteres, for at I kan vurdere, om der sker den ønskede forandring i organisatioen. NB: Er der tale om en samlet måling for hele gevinsthypotesen, kan gevinstrealiseringsplanen i stedet udvides med en ekstra kolonne, hvori oplysningen registreres ud for den relevante gevinsthypotese. Vær opmærksom på, at der givetvis vil gå et stykke tid, fra aktiviteten er implementeret, til det er muligt at identificere, om der er sket en forandring. Eksempelvis skal sagsbehandlerne have tid til øve sig/få erfaring med KY,

http://www.kl.dk/gevinstrealisering

56 © 2016 EG A/S

førend det er muligt at måle på, om der fx er sket en kvalitativ forbedring i sagsbehandlingen. Det kan endvidere være nødvendigt med korrigerende tiltag, førend forandringen indtræffer.

Den konsoliderede gevinstrealiseringsplan har nu fået et indhold, der gør den velegnet til også at fungere som

en praktisk handleplan i det videre gevinstrealiseringsarbejde, og arbejdet kan yderligere understøttes ved, at

I kobler/supplerer gevinstrealiseringsplanen med nedenstående redskaber fra det vejledningsmateriale, som

EG har udarbejdet til at understøtte forandringsledelse i KY implementeringen:

Oplysningerne fra den konsoliderede gevinstrealiseringsplan kan anvendes som inputgiver til

udarbejdelse af målhierarkiet11 for implementeringsprojektet.

Oplysningerne fra den konsoliderede gevinstrealiseringsplan kan ligeledes anvendes som inputgiver

til den løbende fremdriftsrapportering12 til styregruppe, projektgruppe og evt. følgegrupper.

Tids- og leveranceplanen13 kan anvendes til detailplanlægning af de aktiviteter, som I har vurderet,

der skal til, for at gevinsterne kan opnås. Det vil sige til detailplanlægning af de organisations- og it-

mæssige aktiviteter, som I har noteret i sektionen 'Forudsætninger/indsats' i gevinsthypotesen og

eventuelt i detailplanen i den konsoliderede gevinstrealiseringsplan, jf. beskrivelsen ovenfor.

11 For yderligere information om udarbejdelse af målhierarki henvises til vejledningen 'Projektopstart', afsnit 2.4.2 'Projektmål og målhierarki'. Tilgås via KY's dokumentbibliotek, under menupunktet 'Procesoptimering og Gevinstrealisering'. 12 For yderligere information om fremdriftsrapportering henvises til vejledningen 'Opfølgning'. Tilgås via KY's dokumentbibliotek, under menupunktet 'Forandringsledelse'. 13 For yderligere information om Tids- og leveranceplanen henvises til vejledningen 'Projektopstart', afsnit 2.4.7 'Tids- og leveranceplan'. Tilgås via KY's dokumentbibliotek, under menupunktet 'Forandringsledelse'.



http://extranet/extranet/customer71/ext_0008209/Lists/DocJournalArchive/07.%20OI%20Leverancer/7.2%20Forandringsledelse/Produkt%203.8.21%20'Opfølgning'/KY_Opfølgning_v1%200.docx

https://share-komm.kombit.dk/P008/Delte%20dokumenter/Forms/Forandringsledelse.aspx

57 © 2016 EG A/S

9 Revisionshistorik

Version Dato Hvad er der sket

0.7 31. dec. 2015 Vejledning sendt til review hos KOMBIT

0.10 18. jan. 2016 Vejledning sendt til 1. review hos pilotkommunerne

Fredensborg, Randers, Vordingborg, Gladsaxe, Nyborg og

Lolland

0.16 29. feb. 2016 Vejledning sendt til 2. review hos KOMBIT og Gladsaxe

0.17 22. april 2016 Opdateret med ændringer på baggrund af review-kommentarer

fra KOMBIT

0.18 23. april 2016 Opdateret med ændringer på baggrund af review-kommentarer

fra Gladsaxe

1.0 11. maj 2016 Leveret til formel godkendelse hos KOMBIT

1.2 29. juni 2016 Vejledning er formelt godkendt af KOMBIT

1.3 12. august 2016 Vejledning fremsendes til formel godkendelse hos KOMBIT på

baggrund af opdatering af kapitel 7 og 8.

2.0 31. august 2016 Vejledning, version er formelt godkendt af KOMBIT

2.1 og 2.2 20. oktober 2016 Links til dokumentbibliotek er opdateret

Procesoptimering og gevinstrealisering Projekt: KY ... dokumenter... · Opgaverne baserer sig på...

Documents

Transcript of Procesoptimering og gevinstrealisering Projekt: KY ... dokumenter... · Opgaverne baserer sig på...