Tecnicas Secret Aria Les Auxiliar Administrativo 36095 Completo
PROCESO ADMINISTRATIVO COMPLETO APLICADO (1).pdf
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Universidad Mariano Gálvez de GuatemalaFacultad de Administración de EmpresasPlan Fin de Semana
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APLICACIÓN Área de Administración de
Empresas
La empresa
• Es una unidad económico administrativa, en la que se unen, trabajo, bienes y capital para generar a su vez bienes y/o servicios que contribuyan al logro de los objetivos preestablecidos.
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preestablecidos.
• El crecimiento• La supervivencia, que implica desafíos
y peligros que representan amenazas.• Las Utilidades, el producto de manejar
Objetivos de la EmpresaObjetivos de la Empresa
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• Las Utilidades, el producto de manejar provechosamente los entornos que rodean la empresa de forma que al producirse las utilidades consigue acrecentar sus fortalezas y minimizar el efecto de sus debilidades
1. Bienes materiales: � Edificios, instalaciones: Que se realizan para
adaptarlos a la labor productiva.� Maquinaria: Que tiene como objeto multiplicar la
capacidad productiva del trabajo humano
Elementos que conforman la empresaElementos que conforman la empresa
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capacidad productiva del trabajo humano� Los equipos: Que sirven como instrumentos o
herramientas que complementan y aplican más al detalle la acción de la maquinaria
� Las materias primas� Dinero: Capital constituido por valores, acciones u
obligaciones.
Elemento humano
Sistemas: Son las relaciones en que deben coordinarse las diversas cosas, las diversas personas, o éstas en su conjunto. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa.
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que son los bienes inmateriales de la empresa. Sistemas de producción: formulas, patentes,
métodos , sistemas de ventas, de crédito, sistemas de finanzas
Sistemas de organización y administración: consistentes en la forma como debe estar estructurada la empresa, separación de funciones, niveles jerárquicos, el grado de centralización o descentralización.
• Según su razón de ser: Lucrativas o no lucrativas.
• Según su actividad económica o giro:▫ Empresas industriales: Que se dedican a la producción de bienes
Clasificación de las empresas
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▫ Empresas industriales: Que se dedican a la producción de bienes mediante la trasformación de materia priva a través de los procesos de producción. Ej. Electricidad, textiles, químicas
▫ Empresas Comerciales: Se encargan de hacer llegar el producto al mercado para su consumo
▫ Empresas financieras: Comercian la recepción de depósitos y la concesión de préstamo, Ej. Bancos, seguros Financieras.
▫ Empresas de Servicio: Pueden ser personales y auxiliares a la industria y el comercio. Ej. Transporte, lavandería etc.
• Por el régimen de propiedad:▫ De único propietario▫ De sociedad▫ Cooperativas
• Por el origen de su capital: ▫ Privada▫ Pública o estatal
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▫ Pública o estatal▫ Empresa Mixta▫ Empresa transnacional: Son aquellas cuyos centros
de producción y venta se encuentran en varios países pero su control y dirección provienen básicamente de uno
▫ Empresa multinacional: El capital es aportado por particulares o gobiernos de varios países, pero la dirección y planeación se efectúa por miembros de esos países.
• Por su régimen jurídico▫ Empresa individual▫ Sociedad� Sociedad colectiva� Sociedad en comandita simple� Comandita por acciones
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� Comandita por acciones� De responsabilidad limitada� Sociedad Anónima � Base legal Código de Comercio
• Inscribirse como comerciante Art. 334 Código de Comercio Capital de Q. 2,000 o más
• Inscribir la Empresa: El objeto de esto es obtener la patente de Comercio de empresa individual, que es una licencia para operar comercialmente (En el Registro Mercantil).
• Inscribirse como contribuyente: La ley del IVA establece que el Registro Mercantil debe informar regularmente al
Obligaciones de los comerciantesObligaciones de los comerciantes
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establece que el Registro Mercantil debe informar regularmente al Ministerio de Finanzas de las nuevas inscripciones de comercialmente, el comerciante debe inscribirse en un plazo de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de su inscripción. Para obtener No. De NIT
• Obligación Ética: La buena fé art. 669 del Código de Comercio, En el Art. 362 del mismo código, señala los casos de competencia desleal. Adicionalmente tiene el compromiso social de generar puestos de trabajo
• Llevar libros Contables• Obligaciones ante la Seguridad Social
Proceso Administrativo• Definición: Serie de etapas que representan la
Administración en acción, las que deben ser interrelacionadas para el logro de los objetivos organizacionales.
Etapa Fase A que responde?
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Etapa Fase A que responde?Previsión Qué puede hacerse?
Mecánica Planeación Qué se va hacer?
Organización Cómo se va hacer?
Integración Con qué y con quién se va a hacer?
Dinámica Dirección Ver que se haga
Control Cómo se ha realizado?
Mecánica• La etapa estática o mecánica de la
Administración es cómo deben ser las cosas, es lo constructivo.
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cosas, es lo constructivo.• Comprende la Previsión (anticiparse
a algo), la Planeación (trata sobre que se va a realizar) y Organización (indica cómo se va a realizar )
Previsión • Responde a ¿Qué puede hacerse? Viene de
prever, ver anticipadamente, implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras.
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• Con base en la consideración de las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de esa empresa
PRINCIPIOS PREVISIÓN
• Probabilidad o previsibilidad: Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca serán 100%
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tomando en cuenta que nunca serán 100% certeras.
• Objetividad: Las previsiones deben descansar en hechos más que en opiniones objetivas.
• Medición: Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas y medirlas.
Elementos de la previsión• Objetivos: Descripción de los resultados que se
esperan alcanzar.• Investigación: Determinación de los factores
positivos o negativos que habrán de influir en la consecución de los objetivos.
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consecución de los objetivos.▫ Técnicas de Investigación
▫ La observación▫ La encuesta▫ La encuesta por cuestionario▫ La entrevista
• Alternativas: Nacen de la investigación y son posibles cursos de acción.
¿Como aplicar los elementos de la previsión?• Se inicia con el planteamiento de un supuesto por
ejemplo la necesidad de crear una Empresa en este ejemplo “Creación de un Colegio Kindergarden”
• Se plantean los objetivos de la investigación para la creación de la misma. Por ejemplo:▫ Identificar la necesidad de un Kindergarten con
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▫ Identificar la necesidad de un Kindergarten con cuidados integrales con niños menores de 6 años.
▫ Identificar los servicios adicionales.▫ Identificar oportunidad de mercado para un Jardín
para niños en la Ciudad San Cristóbal
• Con la utilización de las técnicas de investigación se realiza la investigación. Estableciendo el lugar donde se realizará el tamaño de la población (Muestra) a la que se aplicará etc.
Se coloca el encabezado del cuestionario y las instrucciones
1. Tiene usted hijos menores de 6 años Si No
2. Estaría dispuesto a inscribirlos en un nuevo Colegio?
Utilizando el cuestionario se realizará la investigación. (En este ejemplo colocaremos solamente 4 preguntas)
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2. Estaría dispuesto a inscribirlos en un nuevo Colegio?Si No
3. En que lugar le gustaría que se ubicase (Se colocan alternativas derivado a la zona u área en donde se quiera implementar)
4. Que servicios adicionales le gustaría que tuviese el nuevo colegioServicio de Bus Computación Ingles
Las preguntas del cuestionario tienen que contribuir al logro de los objetivos planteados con anterioridad
Posterior a realizar las encuestas al numero de personas establecidas en la muestra se procede a la tabulación de resultados que propiciaran el análisis e
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resultados que propiciaran el análisis e interpretación de los mismos, para ello se pueden utilizar graficas, para facilitar la interpretación de los resultados.
Por ejemplo por cada pregunta se realiza una gráfica
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El 39% considera que el colegio debería de ubicarse en pinares, el 33% en el Sector A-2, el 12% en Panorama y el 16% en Valle Dorado
Del análisis e interpretación nacen las alternativas • Por ejemplo• Colocar el colegio en pinares o en el sector A-2• Brindar servicios adicionales de: Bus, clases de
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• Brindar servicios adicionales de: Bus, clases de computación, Ingles.
• Con las alternativas se puede aplicar el proceso de toma de decisiones.
1. Identificación del problema: elección de compra de computadoras
2. Identificación de los criterios de decisión:
Aplicación proceso de toma de decisiones para compra de computadoras del colegio
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decisión:a) Preciob) Marcac) Mantenimientod) Capacidad de memoria RAMe) Velocidad del procesadorf) Presentación del equipo
3. Asignación de ponderaciones a los criterios, para facilitar se le coloca una ponderación sobre 10 puntos a cada una.
4. Desarrollo de alternativas: Se identifican las empresas y que ofrecen cada una
5. Para facilitar en una matriz se puede colocar el
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5. Para facilitar en una matriz se puede colocar el análisis de alternativas y la escogencia o selección de alternativa, que son los puntos 5 y 6 del proceso
Alternativa Precio MarcaManteni
miento
Capacidad memoria RAM
Velocidad procesa
dor
Presentación del equipo
Total
Empresa BION 8 9 8 10 9 9 53
Criterios de decisión
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MicroSIS 7 9 9 9 9 8 51
Compulandia 9 10 10 10 10 10 59
Intermarket 8 9 8 8 8 8 49
• Como se puede observar en el cuadro anterior la empresa Compulandia es la que tubo una mayor puntuación por lo tanto se decide realizar la compra con ellos
• Implementación de la alternativa: Se
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• Implementación de la alternativa: Se efectúa la compra en la empresa compulandia.
• Evaluación: Se evalúa posterior a la compra el beneficio de la decisión de compra.
• Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la
La Planeación
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logro de los mismos antes de emprender la acción .
PRINCIPIOS PLANEACIÓN• Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones
vagas o genéricas, porque van a regir acciones concretas.• Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios
que surjan en éste.• Unidad de Dirección: Un plan por función, y una
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• Unidad de Dirección: Un plan por función, y una coordinación tal que integrados formen un solo plan general.
• Rentabilidad: Deberá lograr una relación favorable en el balance costo-beneficio.
• Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas con su funcionamiento.
• Visión: Pretende ser el norte a donde se proyecta la institución, describe el propósito a largo plazo.Establece el marco de referencia para definir y
formalizar la Misión.▫ Inspira, motiva e integra o mueve a las personas para
Elementos de la Planeación:
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▫ Inspira, motiva e integra o mueve a las personas para que actúen y se gafa cumplir la razón de ser de la empresa (Misión).
▫ Ejemplo del Colegio: “Ser para el año 2,015 el Kindergarten líder en Ciudad San Cristóbal, que se distinga por la preparación Integral y el uso de tecnología y técnicas de enseñanzas modernas”
• Misión: Es la declaración duradera de los objetivos que distinguen a una organización de otras similares. Describe el propósito, los clientes, los productos o servicios, los mercados, la filosofía de la empresa.▫ La misión es simplemente el enunciado de quienes
somos, la razón de ser de la empresa, que hacemos, para que lo hacemos, para quién y a través de qué lo hacemos.
▫ Ejemplo de misión: “Somos una institución que
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▫ Ejemplo de misión: “Somos una institución que busca enseñar por medio de distintos juegos, a desarrollar las diferentes capacidades de cada niño o niña, con un personal altamente capacitado, instalaciones y mobiliario acordes a las necesidades de cada grado. Comprometidos con los padres de familia a brindarles a sus hijos (as) educación basada en valores en un ambiente seguro, atractivo y sano.
Valores: Son el conjunto de características y cualidades que buscamos en las personas que traban en la empresa, los cuales facilitarán el logro de la visión y misión.
• Para lograr nuestra misión, en el colegio nos apoyamos de cinco valores fundamentales que son compartidos por todo el personal docente, administrativo y de apoyo de la
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todo el personal docente, administrativo y de apoyo de la Institución
�Responsabilidad�Honestidad�Respeto mutuo�Ética�Profesionalismo
• Objetivos: Implica la idea de algo hacia lo cual se dirigen acciones, son los fines. Pueden ser a corto, mediano y largo plazo, o generales y específicos.
� Lograr un prestigio a través de los servicios.� Cubrir la demanda y ampliar nuestros servicios� Crear fuentes de empleo.
• Metas: Son las realizaciones parciales de los objetivos, son los objetivos cuantificados.
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objetivos, son los objetivos cuantificados.� Corto Plazo (2 meses)� Lograr la inscripción de 40 niños(as).
� Mediano Plazo (1 año)� Incrementar la demanda de 40 a 60 niños(as).
� Largo Plazo (3 años)� Ampliar los servicios de Kindergarten a nivel primario.
• Políticas: Son criterios generales que tienen por objeto orientar la acción. Son Flexibles. Es un criterio del cual se pueden tomar decisiones diversas.▫ De pago:
� Los pagos de inscripción y mensualidades se deberán realizar por anticipado.
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▫ De cobro:� Por cheque rechazado se cobraran gastos
administrativos por valor de Q50.00.▫ Salarial:
� Si el personal labora horas extras estas deberán ser incluidas en el pago quincenal.
Normas: Todo señalamiento imperativo y especifico de algo que ha de realizarse.Ejemplos:
• No se entregará ningún niño(a) a otra persona si no trae la carta de
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autorización de los padres de familia en el formato dado por el colegio.
• Si utilizan servicio de bus no se le esperara más de 5 minutos.
•Estrategias: Es un programa general de acción para realizar los objetivos propuestos, son los cursos de acción a seguir, responde al que hacer▫ Contar con personal docentes especializado
en cada una de las áreas de educación.
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en cada una de las áreas de educación.• Tácticas: Del griego taktiké, es el maniobrar
hábilmente lo dispuesto en la estrategia, responde al como hacerlo.▫ Para mantener personal profesional, el Colegio
aportará un 50% de la preparación Universitaria de su personal docente.
• Procedimientos: Son los planes que señalan la secuencia lógica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de la empresa. Generalmente se acompañan de un flujograma
No. Actividad Responsable
1 Da información sobre los costos y de requerimiento de la papelería necesaria.
Secretaria
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papelería necesaria.
2. Llega con la papelería requerida. Padre de Familia
3. Revisa la documentación:3.1 Si está completa entrega boleta de pago.3.2 Si no esta completa informa al padre de familia y regresa al paso 1.
Secretaria
4. Recibe boleta de pago y efectúa el pago correspondiente Padre de familia
5. Recibe el pago y llena papelería de inscripción. Entrega talonario de pago.
Secretaria
• Programas: Son planes que fijan el tiempo requerido para las realizaciones de objetivos u otros planes.
ACTIVIDADESACTIVIDADESACTIVIDADESACTIVIDADES HORARIOHORARIOHORARIOHORARIO FECHAFECHAFECHAFECHA RESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLE
Sesión Informativa para padres de alumnos de:
Programa de Actividades para el mes de Enero 2011
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Sesión Informativa para padres de alumnos de:
Pre-Kinder
Kinder
14:00-15:00
15:30-16:308
Sub-Directora
Académica
Sesión Informativa para padres de alumnos de:
Nursery
Pre-Nursery
Jardín
Maternal
15:30-16:30
14:00-15:00
14:00-15:00
14:00-15:00
9Sub-Directora
Académica
Asamblea Cívica “Bienvenida” 9:00-10:00 30Kinder y Maestra
Encargada
Presupuesto AnualPresupuesto AnualPresupuesto AnualPresupuesto Anual
del 1 de enero al 31 de diciembre 2011del 1 de enero al 31 de diciembre 2011del 1 de enero al 31 de diciembre 2011del 1 de enero al 31 de diciembre 2011
Kindergarten ""Kindergarten ""Kindergarten ""Kindergarten ""
IngresosIngresosIngresosIngresos
Por Colegiaturas Q 180,000.00
Presupuestos: Es un plan cuantificable en unidades monetarias a una fecha prevista.
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Por Colegiaturas Q 180,000.00
Por Venta de Mercadería Q 30,000.00
EgresosEgresosEgresosEgresos
Servicio Telefónico Q 7,200.00
Servicio de Energía Eléctrica Q 12,000.00
Servicio de Agua Potable Q 6,000.00
Sueldos Administración Q 5,000.00
Sueldos Conserjería Q 6,000.00
Sueldos Maestros Q 25,000.00
Gastos Médicos Q 20,000.00
Q 210,000.00
Q 81,200.00
Excedente AnualExcedente AnualExcedente AnualExcedente Anual Q 128,800.00
•Por su amplitud: Estratégicos y operacionales
•Por el marco temporal: De corto, mediano
Clasificación de los tipos de Clasificación de los tipos de planesplanes
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•Por el marco temporal: De corto, mediano y largo plazo.
•Por su especificidad: Direccionales y específicos.
•Por su frecuencia de uso: De uso único o de uso permanente.
• PLANES ESTRATÉGICOS: Son planes que abarca toda la organización, establecen objetivos generales y posicionan a una organización en función de su ambiente.
• PLANES OPERACIONALES: Son planes en los que se especifican los detalles acerca
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en los que se especifican los detalles acerca de la forma en que los objetivos tendrán que ser alcanzados.
• PLANES DIRECCIONALES: Planes flexibles en los que se establecen lineamientos generales.
• Investigar es buscar la solución a un problema, dar explicación a hechos que observamos o que deseamos estudiar.
• Los aspectos necesarios para un plan de investigación son:
Plan de Investigación
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• Los aspectos necesarios para un plan de investigación son:▫ Planteamiento de un problema▫ Hipótesis▫ Comprobación empírica▫ Operación de resultados▫ Hallazgos de la investigación
� Antecedentes del estudio� Justificación del estudio� Propósitos del estudio� Objetivos del estudio� Resultados a obtener� Alcances del estudio� Fases necesarias o acciones para lograr los
Contenido de un planContenido de un plan
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� Alcances del estudio� Fases necesarias o acciones para lograr los
objetivos� Recursos necesarios� Calendarización� Costos� Estrategias a utilizar� Autorización� Representación gráfica del plan de trabajo� Anexos
ObjetivosObjetivos MetasMetas ActividadesActividades RecursosRecursos ResponsablesResponsables TiempoTiempo
Ejemplo de la Matriz de PlaneaciónEjemplo de la Matriz de Planeación
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Concepto: Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo
Gerente
ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN
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humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Se refiere a cómo deben ser las funciones, jerarquías y actividades.
Jefe
Administrativo
Jefe
Financiero
Jefe de
ventas
PRINCIPIOS ORGANIZACIÓN• Especialización: Cuanto más se divide el trabajo dedicando a
cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, destreza y precisión.
• Unidad de mando: Para cada función debe existir un solo
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• Unidad de mando: Para cada función debe existir un solo mando.
• Autoridad-responsabilidad: Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel, así como su autoridad.
• Equilibrio de Dirección-control: A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento. De los controles adecuados para asegurar la unidad de mando.
• Definición de Puestos: Debe precisarse por escrito las actas y responsable de cada puesto.
• Funciones: Son las actividades generales que hace una unidad de la organización, como ventas, finanzas, producción etc.
Elementos de la organizaciónElementos de la organización
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• Jerarquías: Son los niveles o diferentes estrados de autoridad y responsabilidad en la organización.
• Atribuciones: Son actividades específicas de un puesto. Es el verbo en acción. Ejemplo Supervisar
•• División del TrabajoDivisión del Trabajo: Separación y delimitación de las actividades de cada trabajador, con el fin de que se realice con mayor precisión, eficiencia y mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo
•• Departamentalización: Departamentalización: Agrupación de
Para lograr la Organización se vale de:Para lograr la Organización se vale de:
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•• Departamentalización: Departamentalización: Agrupación de funciones y/o actividades de trabajo que son similares.▫▫ Por funciónPor función▫▫ Por productoPor producto▫▫ GeográficaGeográfica▫▫ Por proceso etc.Por proceso etc.
Como se aplican los elementos de la Como se aplican los elementos de la organizaciónorganización
La Jerarquización de puestos, o estructura orgánica
Código Titulo del puesto Número de plazas
1
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
Directora
Sub Directora Administrativa
Contador
Secretaria
Encargado de personal de apoyo
1
1
1
1
1
45
1.1.3
1.1.3.1
1.1.3.2
1.1.3.3
1.1.3.4
1.2
1.2.1
1.2.1.1
1.2.1.2
1.2.1.3
1.2.1.4
1.2.1.5
Encargado de personal de apoyo
Pilotos
Cocineras
Conserje
Guardia de Seguridad
Sub Directora Académica
Supervisora
Maestro de Educación Física
Maestra de Maternal y Jardín
Maestra de Pre-Nursery y nursery
Maestra de Pre-Kinder y Kinder
Niñeras
1
2
2
1
2
1
1
1
1
1
1
2
Organigrama Kindergarten la ABU
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Fecha de elaboración 13/07/2011Fecha de elaboración 13/07/2011Elaborado Por: Sandra GuzmánElaborado Por: Sandra Guzmán
DESCRIPCIÓN DE PUESTODESCRIPCIÓN DE PUESTOIdentificación del PuestoIdentificación del Puesto:Titulo del puesto: DirectorCódigo: 1Autoridad sobre: Sub Directora Administrativa, Sub Directora Académica y cada uno de sus
subalternos.Naturaleza del puesto: Administrativa
Atribuciones:Atribuciones:• General: Planificar, coordinar y dirigir las actividades del colegio• Específicas:
▫ Elaborar la planificación anual con la participación de las Sub Directoras.▫ Realizar entrevistas para la contratación de personal▫ Contratar personal
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▫ Contratar personal▫ Atender a padres de familia▫ Supervisar las actividades del colegio▫ Representación legal del colegio
• Responsabilidades: Logro de objetivos, manejo de bienes, manejo de personal.
Requerimientos del puesto:Académicos: Poseer titulo de Maestra de Educación MediaConocimientos: Psicología, Pedagogía, problemas de aprendizaje del habla, manejo de paquetes
de computación.
Habilidades: Manejo de personal, manejo de paquetes de computo, relaciones personales
Actitudes: Amabilidad, presentación personal, responsabilidad, Don de mando, trabajo en equipo, honestidad.
CONCEPTO
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
OBJETO
Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y
OrganigramasOrganigramas48
Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.
UTILIDAD
• Proporcionan una imagen formal de la organización
• Constituyen una fuente de consulta oficial
• Facilitan el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía
• Representan un elemento técnico valioso para el análisis organizacional
1. La división de funciones.
2. Los niveles jerárquicos.
3. Las líneas de autoridad y responsabilidad.
4. Los canales formales de comunicación.
5. La naturaleza lineal o staff del departamento. Esto suele
Que revelan los Organigramas?Que revelan los Organigramas?49
5. La naturaleza lineal o staff del departamento. Esto suele indicarse ya sea por distintos colores, por distintos gruesos de la línea de comunicación o, en forma más usual, marcando la autoridad con línea llena y la staff con línea punteada.
6. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
7. Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.
POR SU NATURALEZAPOR SU NATURALEZA
Microadministrativos
Corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.
Macroadministrativos
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Macroadministrativos
Involucran a más de una organización.
Mesoadministrativos
Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más organizaciones de un mismo sector.
POR SU ÁMBITO DE APLICACIÓNPOR SU ÁMBITO DE APLICACIÓN
Generales
Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico,
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organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características.
Específicos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización.
POR SU CONTENIDOPOR SU CONTENIDO
Integrales o Estructurales
Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.
Funcionales
Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades
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Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades incluidas en el gráfico.
De Puestos, Plazas y Unidades, o Integración de Puestos
Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.
POR SU PRESENTACIÓNPOR SU PRESENTACIÓN
VerticalesPresentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización.
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Los organigramas verticales tienen las siguientes ventajas:
• Son los más usados y, por lo mismo, fácilmente comprendidos
• Indican en forma objetiva las jerarquías del personal
Entre las desventajas figura el llamado “efecto de triangulación”, ya que después de dos niveles es muy difícil indicar los puestos inferiores para lo que se requeriría hacer cartas muy alargadas.
GERENTE DE FABRICACION
JEFE ALMACENESSUPERTINTENDENTE DE
FABRICACION
JEFE DEPARTAMENTO DE TECNICAS DE PRODUCCION
CRECIMIENTO VERTICAL
54Elaborado por:
Fecha:
ENCARGADO ALMACEN MATERIAS PRIMAS
ENCARGADOALMACEN
HERRAMIENTA
ENCARGADO BODEGA
PRODUCTOS TERMINADOS
ENCARGADO TROQUELES PEQUEÑOS
ENCARGADO SECCION PRENSAS
ENCARGADO SECCION ARMADO
ENCARGADO SECCION PINTURA
JEFE CONTROL CALIDAD
JEFE ANALISIS METODOS
Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente.
Los organigramas horizontales tienen las siguientes ventajas:
• Siguen la forma normal en que se acostumbra leer (de
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• Siguen la forma normal en que se acostumbra leer (de izquierda a derecha)
• Disminuyen en forma considerable el efecto de triangulación
• Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad normal.
Entre las desventajas figura el llamado “efecto de triangulación”, ya que después de dos niveles es muy difícil indicar los puestos inferiores para lo que se requeriría hacer cartas muy alargadas.
ASAMBLEA DE CONSEJO GERENTE
Gerente de
Organización
Gerente
Comercial
Gerente de
Jefe Ventas Foráneas
Jefe Ventas Locales
Jefe Acabado
Organigrama HorizontalOrganigrama HorizontalNOMBRE
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ASAMBLEA DE
ACCIONISTAS
CONSEJO
DIRECTIVO
GERENTE
GENERAL
Gerente de
Producción
Contador
Gerente de
Personal
Jefe Montaje
Jefe Almacén
Cajero
Contador General
Enc. Cobranzas
Elaborado por:
Fecha:
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Mixtos
La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.
De BloqueDe Bloque
Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas ubicadas en los últimos niveles jerárquicos seleccionados para el gráfico.
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GERENTE GENERAL
Jefe Comercial Jefe de Fábrica Contralor
JefeVentas Locales
JefeAlmacenes
Jefe SecciónContaduría
Organigrama MixtoOrganigrama Mixto
Ventas Locales
JefeVentas Foráneas
JefeVentas Extranjero
Almacenes
EncargadoSección Prensas
EncargadoSección Pintura
EncargadoSección Despacho
Contaduría
Jefe SecciónFacturación
Jefe Sección Caja
Jefe SecciónCobranzasElaborado por:
Fecha:
CircularesEstán formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.
Sus ventaja son:
• Señalan muy bien, forzando casi a ello, la importancia de los niveles
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• Señalan muy bien, forzando casi a ello, la importancia de los niveles jerárquicos.
• Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo.
• Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.
Sin embargo, resultan confusas y difíciles de leer, que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.
60
Contralor
Gerente dePersonal
ContadorGeneral
CajeroEncargadoCobranzas
Jefe Ventas
Organigrama CircularOrganigrama Circular
GerenteGeneral
GerenteComercial
Gerente deProducción
Gerente deOrganización
Jefe VentasLocales
Jefe VentasForáneas
Jefe Almacén
Jefe Montaje
Jefe Acabado
Elaborado por:
Fecha:
EscalarConsiste en señalar con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes. Para mayor claridad pueden usarse distintos
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
CONSEJO DIRECTIVO
GERENTE GENERAL
GERENTE PERSONAL
Enc. sueldos y salarios
Enc. relaciones laborales
GERENTE DE ORGANIZACIÓN
Enc. sistemas fábrica
Enc. sistemas oficina
61
claridad pueden usarse distintos tipos de letra.
Estos organigramas son poco usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.
CONTRALOR
Contador general
Enc. de cobranzas
Cajero
GERENTE DE PRODUCCIÓN
Jefe de almacén
Jefe de montaje
Jefe de acabado
GERENTE COMERCIAL
Jefe ventas locales
Jefe ventas foráneas
1. Las líneas que representan la autoridad o el principio de mando deben quedar bien claras por lo que deben sacarse a la mitad del cuadro, siempre una sola línea. Estas líneas deben ser de un solo grosor.
Correcto
Reglas para elaborar organigramas62
Incorrecto
2. Los organigramas no deben contener flechas, porque no representan flujo sino una relación.
Correcto
63
Incorrecto
3. Es recomendable utilizar el mismo tipo de figura y tamaño para cada unidad de la organización independientemente del nivel a que correspondan y si son de Staff o de línea, la colocación de las figuras debe corresponder a la jerarquía de cada nivel.
Correcto
64
Incorrecto
4. Los cuadros deben de mostrar en forma uniforme y clara si se trata de funciones ó puestos.
Correcto:
Funciones:
•Gerencia General
•--- Asesoría Jurídica
•Gerencia Administrativa
•Gerencia Financiera
65
Incorrecto
•Gerencia de Ventas
Puestos:
•Gerente General
•Gerente Administrativo
•Gerente Financiero
•Gerente de Ventas
•------ Asesor Jurídico
5. No utilizar uniones o subdivisiones innecesarias al ubicar las unidades
Correcto
66
Incorrecto
a) Datos del organigrama1. Nombre de la empresa u organización a que pertenece. En el caso
que sea de una unidad, anotar el nombre de la unidad y de la empresa.
2. Nombre de la o las personas que lo elaboración
3. Fecha de elaboración, o fecha que toma vigencia.
4. Opcional puede agregar el tipo de organigrama y/o su clasificación
Consideraciones importantes para la elaboración Consideraciones importantes para la elaboración de Organigramasde Organigramas
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b) Los organigramas deben ser ante todo, muy claros, por ello se recomienda que no tengan un número excesivo de cuadros y puestos. Por ejemplo cuando existen muchas secretarias, en algunos casos se pueden omitir en el organigrama general y se colocan solo en los organigramas específicos.
c) Las posiciones de igual responsabilidad administrativa deben aparecer sobre un mismo nivel aunque existen pequeñas diferencias de sueldos y condiciones. Es muy importante guardar la simplicidad.
PRINCIPIOS INTEGRACIÓN• De la Integración de Personas:• De la adecuación de hombres y funciones: Debe tratar de adaptar
los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres.• De la provisión de elementos administrativos: Debe proveerse
a cada miembro de un organismo social de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones del
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necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones del puesto.
• De la importancia de la introducción adecuada: Es la adecuada inducción del elemento humano cuando se integra a la organización.
• De la Integración de Cosas:• Del carácter administrativo de esta integración• Del abastecimiento oportuno• De la instalación y mantenimiento• De la delegación y control
• Reclutamiento: Tiene por objeto hacer de personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella. Es una convocatoria sin compromiso para la empresa.
Elementos de la Integración de Elementos de la Integración de personaspersonas
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la empresa.
• Selección: Consiste en escoger entre los distintos candidatos otorgados por la fase de reclutamiento, al candidato idóneo para el puesto
• PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
� Recepción de las solicitudes que pasaron el proceso de revisión y evaluación.
� Pruebas de idoneidad� Entrevistas de selección� Verificación de datos y referencias
70
� Verificación de datos y referencias� Examen médico� Entrevista con el jefe inmediato� Descripción realista del puesto� Decisión de contratar
CONTRATACIÓNCONTRATACIÓN
• Es establecer por medio del contrato individual de trabajo, el vinculo económico jurídico, mediante el que una persona (Trabajador)
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mediante el que una persona (Trabajador)queda obligada a presta a otra (Patrono) sus servicios personales o a ejecutarle una obra personalmente bajo la dependencia continua y dirección inmediata o delegada de esta ultima a cambio de una retribución de cualquier clase.
72
Inducción de personalInducción de personal• Se ocupa de introducir al nuevo empleado a la
organización y su unidad de trabajo, así como a su labor específica, para reducir el nivel de incertidumbre y lograr un mayor grado de eficiencia y eficacia en el puesto.puesto.
• OBJETIVOS:▫ Dar la bienvenida a los nuevos empleados▫ Familiares con los objetivos ideológicos, historia, estructura
operativa e instalaciones.▫ Precisar las tareas y responsabilidades del puesto
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CAPACITACIÓNCAPACITACIÓN• Creación de un entorno de oportunidades mediante
varios enfoques y programas para mejorar los conocimientos y las destrezas del personal.conocimientos y las destrezas del personal.
• Del adjetivo capaz, es el conjunto de actividades cuya finalidad es proporcionar, conocimiento, desarrollar habilidades y modificar actitudes del trabajador en todos los niveles, para desarrollar mejor su puesto.
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•Adiestramiento: del adjetivo diestro, es el conjunto de actividades cuya finalidad es incrementar los conocimientos y habilidades del trabajador vinculadas a su puesto.
•Desarrollo: Ayuda al individuo en el •Desarrollo: Ayuda al individuo en el manejo de responsabilidades futuras independientemente de las actuales.
• La diferencia entre capacitación y adiestramiento, es que la capacitación es teórica y el adiestramiento es práctico.
� Identificar el proceso de reclutamiento, acompañado de un anuncio
� Identificar el proceso de selección� Identificar el proceso de contratación
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Como aplicar los elementos de la Como aplicar los elementos de la Integración de personasIntegración de personas
� Identificar el proceso de contratación� Elaborar un contrato de trabajo
� Elaborar un programa de inducción� Describir el proceso de integración de las
cosas
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• Concepto: Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador.
DirecciónDirección
autoridad del administrador.• Koontz O´Donell dice: Es la función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados
Del griego dirigere, regir gobernar. Del griego dirigere, regir gobernar.
La Dirección es la esencia de la La Dirección es la esencia de la
administración. Fayol indica: una vez administración. Fayol indica: una vez
construido el organismo social, se trata de construido el organismo social, se trata de
hacerlo funcionarhacerlo funcionar..
PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN• Coordinación de Intereses: El logro del fin común se hará
más fácil cuando mejor se logren coordinar los intereses degrupo.
• Impersonalidad del Mando: La autoridad debe ejercitarsemás como producto de una necesidad de todo el organismoque como resultado de la voluntad del que manda.
77
que como resultado de la voluntad del que manda.• La Vía Jerárquica: La transmisión de órdenes debe
realizarse a través de los conductos respectivos de la jerarquíaorganizacional.
• Resolución de Conflictos: Resolverlos pronto, sin afectarla disciplina ni dañar las personas.
• Aprovechamiento del Conflicto: Aprovechar elconflicto para forzar el encuentro de soluciones. Todoconflicto suele ser constructivo.
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Elementos de la Dirección
•Comunicación• Autoridad• Autoridad• Liderazgo• Supervisión • Motivación
79
ComunicaciónComunicación• Es un proceso mediante el cual los conocimientos,
tendencias y sentimientos son conocidos o trasladados a otros.
Tipos de barreras: físicas,Fisiológicas, semánticas psicológicas
EmisorReceptorMensajeCanal Canal
Retroalimentación
Barreras de la comunicación
Fisiológicas, semánticas psicológicas
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AutoridadAutoridad
• Es la facultad de que esta investiga una persona dentro de una empresa o institución para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus colaboradores. Es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas.Tipos de autoridad Origen de AutoridadTipos de autoridad Origen de Autoridad▫ De línea - El convenio de trabajo▫ De staff - La propiedad de los ▫ Funcional bienes productivos
- El régimen económico socialimperante
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Autoridad de Línea: Es la autoridad que ejercen los superiores sobre sus colaboradores inmediatos, siguiendo la línea de mando. Utiliza el poder legitimo, de recompensa y coercitivo, los cuales
son inherentes al puesto.
• Autoridad de Staff: A diferencia de la autoridad de • Autoridad de Staff: A diferencia de la autoridad de línea, esta no implica una relación de mando, no tiene responsabilidad directa por el logro de objetivos sino una relación especial de ASESORAMIENTO entre puestos, se representa con línea punteada en el organigrama. Utiliza el poder de experto o experiencia
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LiderazgoLiderazgo• Es el arte o proceso de influir en las
personas para que se esfuercen con buena disponibilidad y entusiasmo hacia la consecución de metas grupales.
••Componentes del LiderazgoComponentes del Liderazgo:••Componentes del LiderazgoComponentes del Liderazgo:�El poder�El entendimiento fundamental de las
personas�Habilidad de Inspirar�Habilidad de actuar
83
LiderazgoLiderazgoSe le llama a la
capacidad que tienen
algunas personas
(LIDERES), de (LIDERES), de
influir, y guiar
efectivamente a otros,
para que se esfuercen
al logro de los
objetivos.
Al Papa Juan Pablo II, lo
podemos distinguir porque
era un LIDER
CARISMATICO.
El Liderazgo carismático es la
cualidad de las personas
84
cualidad de las personas
cuyos seguidores les atribuyen
aptitudes heroicas o de
extraordinaria capacidad de
liderazgo, cuando observan
en ellos ciertas formas de
conducta.
85
Michael Jordán
La capacidad del trabajo en
equipo de Michael Jordán y la
del entrenador Phil Jachson
apoyando con conocimientos apoyando con conocimientos
inusuales sobre el campo de
batalla del baloncesto
profesional fue la clave del
exitoso liderazgo en este
equipo.
86
Bill Gates, como líder visionario de Bill Gates, como líder visionario de
MicrosoftMicrosoft
Capacidad de crear y plantear
una visión realista, creíble y
atractiva del futuro para una atractiva del futuro para una
organización o una unidad de
la misma, que constituya un
desarrollo y mejoramiento de
la situación actual.
87
Adolfo HitlerAdolfo Hitler
LIDER AUTOCRATICO
Impone y espera
cumplimiento, es dogmático
y seguro y conduce por
medio de la capacidad de
retener u otorgar premios y
castigos
88
Lideres transaccionales
Líderes que identifican lo
que deben hacer los
subordinados para cumplir
sus objetivos, precisan los
papeles y tareas papeles y tareas
organizacionales, establecen
una estructura
organizacional, retribuyen el
desempeño y se interesan en
las necesidades sociales de
sus seguidores
89
Líderes transformacionalesLíderes que articulan una
visión e inspiran a sus
seguidores. Poseen seguidores. Poseen
asimismo la capacidad de
motivar, moldear la cultura
organizacional y crear un
ambiente favorable al
cambio organizacional
90
Cualidades del líder� Tener una visión clara, saber a donde va y a
donde dirigir a los demás
� Capacidad de expresión
� Valores
� Buen comportamiento � Buen comportamiento
� Sensibilidad
� Carisma
� Poder
� Credibilidad
� Confianza en si mismo
� Creatividad
91
92
PoderPoder• Es la capacidad de ejercer influencia, o sea la
capacidad o habilidad que tienen las personas o grupos de inducir o influir sobre las creencias o acciones de otras personas, cambiando sus actitudes o comportamiento.actitudes o comportamiento.
• Fuentes de Poder:� Poder legitimo� Poder de recompensa� Poder coercitivo� Poder referencial� Poder de experiencia
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SupervisiónSupervisiónConsiste en ver o vigilar que las cosas se
hagan como fueron ordenadas
MotivaciónEs un termino genérico que se aplica a una
amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos fuerzas similares
94
Teoría de la Jerarquía de las Necesidades
El psicólogo Abraham Maslow, concibió las necesidades humanas bajo la forma de una jerarquía, la cual va de
Auto
Realización
De
Estimación
jerarquía, la cual va de abajo hacia arriba, y concluyo que una vez satisfecha una serie de necesidades, estas dejan de fungir como motivadores
Necesidades de
Asociación o Aceptación
NecesidadesDe Seguridad
Necesidades fisiológicas
Como aplicar los elementos de la Como aplicar los elementos de la DirecciónDirección
• Describa el proceso de comunicación que se llevará en la empresa
• Describa el proceso de liderazgo
95
• Describa el proceso de liderazgo• Describa la motivación de la empresa y elabore
un programa de motivación• Describa el proceso de supervisión
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ControlControl
•Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes o acciones correctivas
PRINCIPIOS DE CONTROL
• Del Carácter Administrativo del Control: Es necesario distinguir “las operaciones” de control de “la función” de control.
• De los Estándares: El control es imposible sino existen estándares.
97
estándares.• Del Carácter Medial del Control: Un control debe
usarse sólo si el costo que impone resulta justo en relación con los beneficios que de él se esperan.
• Del Principio de Excepción: El control es mucho más eficaz cuando se concentra en los casos que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.
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Elementos del Control
1. Su establecimiento2. Su operación3. Su evaluación
Proceso básico de controlProceso básico de control�Establecimiento de normas�Medición del desempeño con base a las
normas�Corrección de las variaciones respecto de
normas y planes
• Elabore un control con el siguiente contenido� Nombre del control� Tipo de control� Objetivos del control
99
Como aplicar el proceso de ControlComo aplicar el proceso de Control
� Objetivos del control� Normas del control� Periocidad del control (Cada cuanto tiempo se
tiene que llevar a cabo)� Responsable de su ejecución� A quién se le reportan los resultados� Matriz o formato de Control
100Kindergarten “La Abu”
ClaveClaveClaveClave NombreNombreNombreNombre
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nes
Mar
tes
Mie
rco
les
Jueve
s
Vie
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Mar
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s
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OBJETIVOSOBJETIVOSOBJETIVOSOBJETIVOS DELDELDELDEL CONTROLCONTROLCONTROLCONTROL
•Llevar el registro de asistencia de los alumnos.
•Servir como instrumento de reporte a los padres de familia.
PERIOCIDADPERIOCIDADPERIOCIDADPERIOCIDAD:::: Diariamente.
RESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLE:::: Maestra de Grado.
AUTORIDADAUTORIDADAUTORIDADAUTORIDAD AAAA QUIENQUIENQUIENQUIEN SESESESE ENTREGAENTREGAENTREGAENTREGA ELELELEL REPORTEREPORTEREPORTEREPORTE:::: Sub Directora Académica.
CONTROL DE ASISTENCIA DE ALUMNOS
Mie
rco
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Mie
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les
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Observaciones:Observaciones:Observaciones:Observaciones: Si está marcado con un CCquiere decir que si se presento a clases y si esta marcado con una X es que no se presento a clases.