•1

\

~~REPUBLIKA E KOSOVES/REPUBLIKA KOSOVA/ REPUBLIC OF KOSOVO

QEVERIA E KOSOVES I VLADA KOSOVA IGOVERNMENT OF KOSOVAZYRA E KRYEMINISTRIT lURED PREMIJERA IOFFICE OF THE PRIME MINISTER

AGJENCIA SHTETERORE EARKIVAVE TE KOSOVESPRISHTlNE, KOSOVE, LAGJA E SPITALIT, P.N.

Prishtine, 12.07~,2 i} 13Nr. Prot.~..sJ/2013

Ne baze te nenit 13 te Ligjit mbi arkivat shteteror (Ligji 04/1-088) dhe Ligjit peradministirim e punes ne zyre (<<Gaz.04L-184), Kryeshefi i Agjencise Shteterore te Arkivave teKosoves, miraton:

RREGULLORENPER MENAGJIM ZYRTAR DHE ARKIVOR

DISPOZIT AT E PERGJITHSHME

Neni 1.Me kete Rregullore percaktohet menyra e menaxhimit zyrtar dhe arkivor ne Agjencine

Shteterore te Arkivave te Kosoves (me tutje Agjencia).

Neni 2.Menagjimi zyrtar dhe arkivor ne Agjenci perfshine: prammm, evidencimin dhe

shperndarjen e lendeve (shkresave) ne pune, perpunimi administrativo-teknik i lendeve, dergimi ipostes, cregjistrimi i lendeve dhe shkresave, klasifikimi dhe arkivimi, vendosja, ruajtja dhemirembajtja; evidencimi ne librin arkivor, asgjesimi imaterial it te pavlershem dokumentar dhepranimin e lendes arkivore nga nga poseduesit dhe krijuesit e saj.

Neni 3.Ne kuader te menagjimit zyrtar terminet ne vijim kane keto kuptime:Shkrese eshte cdo perpilim i shkruar me ane te cilit fillon, ploteson, ndryshon, nderpritet

ose perfundon ndonje veprimt zyrtar.Sht~jce :~shte permbajtje e shkruar (tabele, grafikon, vizatim, harte etj. ose mjet fizik i

bashkangjitur neshkrese si dheshmi e permbajtjes se saj) ..•<

.,."

2

Lende eshte teresi e shkresave dhe dokumenteve te cilet kane te bejne per te njejtenceshtje ose detyre dhe perbejne nje teresi te vecante, Lenda perbehet prej dokumenteve te ciletjane te lidhur se bashku gjate kryerjes se puneve ne nje detyre ose ne nje Ierni te veprimtarise.

Dosje eshte teresi e disa lendeve te cilat kane te bejne per te njejten materije ose personate njejte fizike ose juridik.

Fashikull eshte teresi e te gjitha lendeve ose dosjeve te cilat pas kryerjes se procedures sebashku ruhen te rregulluara ne te njejtin mbeshtjelles, kuti, etj.

Shkrimtorja eshte njesi organizative ose vend i punes ne kuader te ciles kryhetmenaxhimi zyrtar.

Arkivi i Sekretarise eshte vend ku ruhet lendet e kryera deri te kalimi i vitit vijues nekontekst te vitit kur lenda ka perfunduar dhe dorezohet ne depon qendrore te Agjencise.

Dokumenti paraqet cdo shenim, perkatesisht deshmi, te cfardo lloji.forme dhe teknikesse punimit (doreshkrim, dokument i shtypur, vizatim, dokument elektronik etj.), i cili mepermbajtjen, kontekstin dhe strukturen ofron deshmi per aktivitetet te cilat personi juridik osefizik i ndermerre, i kryen ose i perfundon nc proceduren e veprimtarise se vet, i cili eshte inenshkruar dhe i vertetuar.

Dokumenti elektronik eshte teresi e te dhenave te perbera nga shkronjat, simbolet,numrat, shenimet grafike dhe video shenimet te perfshira dergese, me shkrim, vendim ose necfardo akti tjeter te cilen e hartojne personat juridik dhe fizik ose organi i pushtetit me qellim teshfrytezimit per qarkullim juridik ose ne proceduren juridike, gjyqesore ose te tjere paraorganeve te pushtetit, nese eshte perpiluar ne formen elektronike, i digjitalizuar, i derguar, ipranuar, i ruajtur ose i arkivuar ne mediat elektronike, magnetike, optike ose te tjera.

Digjitalizimi eshte bartja e Iendes arkivore nga format tjera ne formen elektronike meqellim te gjetjes me te lehte, shfrytezimit dhe publikimit.

Neni 4.Ne kuader te menagjimit arkivor terminet ne vijim kane kete dornethenie:Materiali dokumentar e perbejne shkresat, fotografimet, te dhenat, dokumentet, librat

dhe evidencat tjera per ato dokumente, te pranuara ose te krijuara me punen e Agjencise deri sajane me rendesi per veprimtarine vijuese ose deri sa nga ai material nuk behet perzgjedhja elendes arkivore.

Lende arkivore, eshte i tere materiali burimor dhe i reprodukuar (i shkruar, i vizatuar, ishtypur, i fotografuar, i filmuar, i fonografuar, i mekanografuar, mikroforma, shenimet e lexuarame rnakine, shenimet digjitale, datoteka, duke perfshire edhe programet dhe mjetet pershfrytezimin e tyre, si dhe te gjitha dokumentet e tjera te krijuara ne ndonje forme tjeter) ngaAgjencia me vlere te perhershme per shkencen, kulturen dhe per nevojat e pergjithshme publike.

Perzgjedhja e lendes arkivore dhe asgjesimi i materialit te pavlershem dokumentareshte procedure ku Ienda arkivore perzgjidhet nga materiali dokumentar duke asgjesuar ato pjesete materialit dokumentar te cilat nuk paraqesin rendesi per punen vijuese te Agjencise dhe nuk ekane cilesine e lendes arkivore.

Materialin e pavlershem dokumentar e perbejne materiali dokumentar, te cilit i kaperfunduar rendesia per pune vijuese operative ne Agjenci dhe nuk ka me vlere si lende arkivore.

Lista e kategorive te materialit dokumentar me afate te ruajtjes eshte akt ipergjithshem, i cili perfshin regjistrin e te gjitha kategorive te material it dokumentar te krijuar

3

me pune dhe afatet e tyre te ruajtjes. Ne baze te Listes behet perzgjedhja e Iendes arkivore(kategorive te cilat kane afat te ruajtjes se perhershme) dhe asgjesimi i materialit dokumentar(kategorive me afat operativ te ruajtjes).

Libri arkivor eshte evidence e cila perban regjistrin e tere materialit dokumentar(pasqyre inventari) te krijuar me pune, si dhe atij materiali dokumentar i cili ne cfardo bazegjendet ne Agjenci.

Njesia regjistraturike eshte fashikull, kuti, regjistrator, ku arkivohet (vendoset) materialdokumentar dhe lende arkivore.

Mbeshtjellesi eshte kemishez mbrojtese e lendeve;

Neni 5.Menagjimi zyrtar dhe arkivor udhehiqet sipas parimit te besushmerise, obligushmerise,

gjitheperfshishmerise, kontinuitetit, pasqyriteti, thjeshtesise, ekspedivitetit, racionalitetit.

PRANIMI, HAPJA, KONTROLLI DHE SHPERNDARJA E POSTES

Pranimi ipostesNeni 6.

Pranimi i postes (shkresave, dergesave, pakove, dergesave me vlere, telegrameve etj.)behet ne Shkrimtore te Agjencise.

Posta pranohet gjate orarit te punes, dhe e pranon personi i caktuar i shkrimtores osepersoni qe e zevendeson. Jashte orarit te punes posten e pranon personi kujdestar, nese eshte iorganizuar sherbimi i kujdestarise.

Neni 7.Pranimi i postes behet nga dorezimi i drejteperdrejt, nepermjet te postes,Punetori i cili e pranon drejteperdrejt posten nga pala ose nepermjet kuririt, eshte i

obliguar qe tc verteton pranimin e dergeses duke vene shenjen e yules se pranimit osenenshkrimin ne librin e ekspedicionit te dergimit, fletedergese, fletekthese ose ne kopje teshkreses ku origjinali pranohet (pervec nese pranimi eshte vertetuar ne librin e pranimit).

Pranimi i postes nga sherbimi postal ose terheqja nga fahu postar behet sipas dispozitavepostare ne fuqi.

Nese zyrtari i cili e pranon dergesen nuk eshte i autorizuar qe ta hap, duhet menjehere paspranimit t'ia dorezon zyrtarit te autorizuar per hapje te saj.

Pranimi i dergesave te zakonshme nuk vertetohet, ndersa pranimi i dergesavekonfidenciale dhe teper konfidenciale, dergesave me vlere dhe te tjera qe vertetohet me shkrim,evidentohen ne librin e pranimit te postes.

Dergesa e derguar gabimisht nuk hapet dhe nuk regjistrohet ne librin e protokolit, pormenjehere idergohet pranuesit te theksuar.

Nese mbeshtjellesi i dergeses se pranuar eshte demtuar, e sidomos nese ekziston dyshimine hapje te paautorizuar, para hapjes se dergeses behet nje procesverbal dhe konstatohet lloji dhevellimi i demtimit, si dhe nese dicka mungon ne dergesen e pranuar.

4

Neni 8.Posta elektronike pranohet/dergohet nepermjet programit te vecante ose programit i cili

eshte pjese perberse e kerkuesit.Posten elektronike e pranon punetori i autorizuar per pranim te saj, perkatesisht punetori

qe i mundesohet qasja pjeses se sistemit kompjuterik, i cili e pranon posten, ndersa e happersoni i autorizuar per qasje dhe shfrytezim te adreses elektronike.

Posten e pranuar ne adresen personale elektronike ne kuader te sistemit informative happersoni te cilit posta elektronike i eshte derguar ose personi i cili per te eshte i autorizuar.

Pranimi i postes vertetohet me kthimin e porosise, e cila permban vertetimin peridentifikimin e postes se pranuar ose permbajtjes se saj te teresishme, daten dhe kohen epranimit dhe nenshkrimin e kualifikuar elektronik te personit te autorizuar per pranim te postesperkatesisht leshuarjes se vertetimit per pranim.

Hapja dhe kontrollimi i postes

Neni 9.

Te gjitha dergesat e zakonshme te pranuara ne mbeshtjelles te mbyllur hapen ne vend in ecaktuar (zyra e pranimit ne Agjenci), dhe e hap personi i autorizuar nga Kryeshefi ekzekutiv.

Pranimi i dergesave konfidenciale, atyre me vlere dhe dergesat tjera te peraferta,vertetohen me shkrim dhe regjistrohen ne librin e pranimit te postes.

Dergesat te cilat jane konfidenciale i hap Kryeshefi Ekzekutitiv.Shkrimtorja e ndan materialin propogandistik dhe te shtypur, gazetat dhe revistat nga

dergesat ne forme letre dhe te paketave. Dergesat ne letra dhe paketa ndahen ne zyrtare, private,dergesat e gabuara dhe ato te paderguara. Dergesat zyrtare ndahen sipas urgjences ose rendesise.

Letrat me vlere dhe dergesat tjera me vlere i hap zyrtari pergjegjes per menagjimfinanciar ose zyrtari te cilin e autorizon Kryeshefi ekzekutiv.

Zyrtari i cili hap dergesat, nuk do ta hap ate dergese ku para titullit te Agjencise eshteemri i zyrtarit te Agjencise, por te pahapur ia dorezon personit ne emer te te cilit figuron, meqellim te hapjes.

Posten elektronike te Agjencise e hap personi zyrtar i autorizuar nga Agjencia, meautorizim me shkrim.

Neni 10.Gjate hapjes se zarfave dhe dergesave te tjera duhet pasur kujdes qe ato mos te demtohen,

qe shtojcat mos te ndahen nga shkresat si dhe ndonje shkrese ose shtojce mos te mbetet ne zarfe.Kur hapet posta duhet vertetuar se numrat e shkresave te cilat j ane ne zarfe ose pako

perputhen me numrat e regjistruar ne shkresa.Nese ndonje nga shkresat mungojne ose jane pranuar vetem shtojcat pa numer themelor

dhe ne te kunderten, keshtu do te konstatojne me shenim zyrtar ne shkresen e pranuar jo te plote.

5

Shperndarja e postes

Neni 11.Pas hapjes dhe kontrollit te postes se pranuar, ne cdo shkrese vehet shenja e yules se

pranimit, sipas rregullit ne kendin e eperm te djathte te faqes se pare te shkreses ose ne ndonjevend te lire te faqes se pare te shkreses,

Shenja mund te vehet edhe ne anen e prapme te shkreses ne pjesen e epermete djathte ose ne ndonje cope letre te bashkangjitur shkreses,

Vula e pranimit nuk vehet ne shtojce te shkresave.Ne shenjen e yules se pranimit shenohen: Republika e Kosoves, Qeveria e Kosoves -

Agjencia Shteterore e Arkivave te Kosoves, data e pranimit te postes, shenja e klasifikimit telendes, perkatesisht shenjes se njesise organizative ne te cilin shkresa eshte percaktuar, numri ishtojcave dhe vlera nese eshte shenuar ne shkresa, si dhe shenja se shkresa eshte pranuardrejteperdrejt nga pala ose ka arritur me peste.

Neni 12.Signimin dhe klasifikimin e postes ne Agjenci e bene zyrtari i shkrimtores ne njesi

organizative, sherbime etj. ne te njejten dite kur eshte pranuar posta, ploteson kolonen "njesiaorganizative" ne vulen e pranimit, sipas shenjave te njesive te brendshme organizative teaprovuara me pare.

Shenjat mund te jene dyshifrore me numra arab prej 01 deri 09, dhe sipas nevojes dheme tutje 10,11,12 etj. dhe mund te shenohen edhe me shkronja, si psh. sektori administrativ,sektori financiar, etj.

REGJISTRIMI I SHKRESA VE NE EVIDENCEN THEMELORE

Neni 13.Menaxhimi zyrtar i udhehiqet sipas sistemit te librit te protokolit.Libri i protokolit eshte evidenca theme lore e shkresave (lendeve) ne sistemin e

menaxhimit zyrtar, i cili mbeshtetet ne protokol dhe ne planin e shenjave te klasifikimit.Ne librin e protokolit regjitrohen te gjitha shkresat e pranuara (hyrese) dhe vetanake

(dalese), pervec atyre te cilat regjistrohen ne evidence te vecanta (fatura, kambialet, informatatper libra, telegramet, urimet, falenderimet, diplomat, mirnjohjet, urdher udhtimet etj.)

Ne librin e protokolit nuk regjistrohen lender te cilat nuk paraqesin korespodence zyrtare(fletedergesat, fletekthesat, lajmerimet interne, revistat, publikimet, prospektet, shtypi, gazetatzyrtare, materialet per mbledhje etj.).

Shkresat regjistrohen, sipas rregullit, ne te njejten dite kur jane pranuar dhe te njejtendate. Nese kjo nuk eshte e mundur per shkak te numrit te madh te shkresave, ose arsyve te tjera,regjistrimi nuk eshte bere te njejten dite, shkresat ne protokol regjistrohen me se largu ne ditenvijuse, dhe ate para regjistrimit te postes se re te pranuar dhe me daten kur ne te vertet janepranuar. Prioritet per regjistrimin e lendeve kane ato te cilat jane te lidhur me afat.

6

Neni 14.

Libri i pranimit te lendes arkivoreNe Agjenci udhehiqet edhe libri per pranimin e lendes arkivore ose sic quhet edhe Libri i

inventarit hyres.Ne kete liber regjistrohen sipas udhezimit profesional procesverbalet e pranimit te

fondev dhe koleksionet arkivore qe hyjne ne Agjenci. Procesverbali per pranim-dorezim telendes arkivore perpilohet ne pese kopje. Procesverbali se pari regjistrohet ne librin e protokolitdhe pastaj ne Librin e Pranimit te lendes arkivore.

Kopjet e procesverbalit: nje mbetet ne shkrimtore, nje ne dosje te regjistratures nesherbimin e inspekcinit, nje nje dosjen e fondit, nje ne sherbimin informativ dhe nje e merredorezuesi.

Udheheqja e librit te protokolit

Neni 15.Libri i protokolit udhehiqet sipas sistemit te numrave themelor dhe nennumrave. Numri

themelor shenon cdo lende dhe ate sipas rendit kronologjik te pranimit te saj ose te krijimit, dukefilluar nga numri rendor 1 dhe vazhdon deri ne fund te vitit. Ne nenumrat shenohen te gjithashkresat te cilat kane te bejne ne ate lende, si dhe shkresat vetanake me te cilat formohet lenda.

Shkresa e pare (inicuese) e ndonje lende e merr numrin themelor sipas rend it vijues tenumrave themelor ne 1ibrin e protoko1it, dhe pastaj nennumrin 1. Shkresa tjeter e cila hyne neperberje te lendes e merre nennumrin vijues (sipas sistemit te numrave te rritur).

Per udheheqje te librit te protokolit (ne formen klasike dhelose elektronike) shkresatregjistrohen sipas kesaj permbajtje:

1. Ne pjesen e siperme, mbi vijen horizontale, regjistrohet numri themelor i librit teprotokolit dhe ajo prej numrit rendor 1 dhe me tutje. Nen vijen ndarese regjistrohen numratthemelor ndermjet te cileve eshte vazhduar regjistrimi i nennumrave te atyre lendeve tc cilatkane me teper se tri shkresa (nennumra), Kjo tregon se shkruarja e numrave themelor nuk eshte emundur te behet paraprakisht.

2. Ne kete rubrike regjistrohet permbajtja e shkurter e lendes. Nese shkresa ka te beje perpersonin juridik ose personin fizik, ne kete rubrike shenohet titulli dhe selia e personit juridik,perkatesisht emri, mbiemri dhe vendbanimi i personit fizik, ndersa nen titull, permbajtja eshkurter e lendes.

Nese shkresa permban ceshtje te pergjithshme, dhe se nuk ka te beje per persona fizikdhe juridik, mjafton te shenohet vetem permbajtja e shkurter e lendes (p.sh. Rregullorja permenaxhimin zyrtar).

3. Regjistrohet nennumri i shkreses se pranuar. Jane parapare tri fusha per tre nennumra,ndersa nenumri tjeter vijues (i katerti), shenohet sikurse ne menyren e shpjeguar ne rubriken 1.

7

4. Ne kete rubrike shenohet data e shkreses se pranuar sipas dates se shenuar ne vulen epranimit, perkatesisht daten e formimit te shkreses vetanake.

Per shkak te numrit te madh te lend eve ne disa organizata/organe, shpesh ndodh qeIendet nuk regjistrohen ne librin e protokolit ne te njejten dite kur jane pranuar.

5. Ketu shenohet titulli dhe selia e derguesit. Eshte e zakonshme se ne kete rubrikeshenohet shenja pala per lendet te cilat kane te bejne per ceshtjet personale dhe kane te bejne perpersonajuridik dhe fizik, perkatesisht shenjaAv, per dokumentet vetanake.

6. Shenohet nurnri i shkreses se pranuar, nese nuk e ka kete numer, shenohet data e cilagjendet ne shkrese, Nese shkresa e pranuar nuk ka date, ne kete rubrike vehet viza. Lenia erubrikes e zbrazte mund te mendohet se eshte ne pyetje neglizhenca e evidentuesit.

7. Ne kete rubrike shenohet shenja e njesise se brendshme organizative ose vendit tepunes te ciles shkresa ose lenda i dergohet ne pune (per shkresat e pranuara), perkatesishtshenja e njesise organizative me punen e te ciles eshte krijuar shkresa (per shkresat vetanake).

8. Shenohet data e cregjistrimit te shkresave - akteve.9. Nese lenda eshte kryer dhe se duhet arkivuar, ne kete rubrike shenohet shenja a/a (ad

acta). Eshte me interes edhe venia e shenjes se vendosjes ne depo ose shenjave tc tjera tecaktuara me rregulloren per menaxhim zyrtar.

Nese shkresa eshte zgjedhur burimore ose ne vazhdim te shkreses, keshtu qe per ate nukmbetet gjurme e shkruar, pervec regjistrimit ne librin e protokolit, ne kete rubrike shenohetshenja Burimore ose Bur. si dhe titulli dhe selia e organit te cilit shkresa i eshte derguar,

Shenja A (afatorja) vehet, eshte fjala per lendet te cilat duhet ruajtur deri te afati i caktuari kompletimit te dyre dhe pastaj dergohen ne procedure.

Neni 16.Ne librin e protokolit nuk guxojne te fshihen fjalet e shenuara gabimisht dhe nuk guxon

te ngjitet letra mbi kolonen e regjistruar gabimisht. Permiresimi behet duke vene nje vije te hellembi tekstet dhe nen te shenohet teksti i drejt.

Neni 17.Mbyllja e librit te protokolitNe fund te vitit kalendarik libri i protokolit mbyllet me nje shenim zyrtar te shenuar pas

numrit te fundit me konstatim se sa lende jane regjistruar ne ate vit. Kete shenim e daton dhe everteton me yule zyrtare, dhe e nenshkruan zyrtari qe e ka udhehequr protokolin dhe Drejtori iDepartamentit te administrates.

Ne kopertina te librit te protokolit shenohet titulli i Agjencise, viti per te cilin eshtembajtur ose distanca e viteve (per disa vite).

Libri konfidencial dhe teper konfidencial

Neni 18.Lender konfidenciale dhe teper konfidenciale regjistrohen ne librin e vecant te protokolit

konfidencial, perkatesisht teper konfidencial dhe udhehiqet sikurse libri i protokolit tezakonshem.

8

Regjistri i shkresave (lendeve)Neni 19.

Regjistri i shkresave (lendeve) eshte pjese perberese e protokolit dhe ne te regjistrohenshkresat e njellojta dhe qe paraqiten ne numer te madh gjate vitit (p.sh.: pushimet vjetore, urdherudhtimet dhe te tjera - ku percaktohen me aktvendimin e Kryeshefit ekzekutiv per cdo vitkalendarik).

Neni 20.Nese menagjimi zyrtar udhehiqet dhe/ose me ndihmen e mjeteve informative, evidencat

per shkresat vetanake dhe te pranuara barten ne bazen e te dhenave, te dhenat perpunohen mendihmen e programeve te vecanta,

Permbajtja dhe renditja e rubrikave te percaktuara per udheheqjen e menagjimit zyrtarnepermjet programeve dhe meteve informative, eshte e njejte sikurse udheheqja e librave klasikene Jeter.

Evidencat - librat ndihmeseNENI21.

Me qellim te perdorimit me te lehte dhe te shpejt te shkresave, mbahen evidencat - libratndihmese, sic jane: librat interne, libri i ekspedicionit te vend it, libri i postes, libri arkivor,kontrolluesi i haxhimeve postare, regjistri i vulave, libri i pranimit te paleve, libri i vizitoreve,libri i shfrytezuesve te lendes arkivore, etj.

Ne vend te librave interne mund te perdoret baza e te dhenave elektronike, perkatesishtevidentimi i tyre nepermjet perpunimit automatik te dokumenteve.

NENI22.Regjistrimi i shkresave ne librat ndihmese (perkatesisht ne bazen elektronike te te

dhenave) behet sipas permbatjes dhe llojit te atyre librave, me qellim te kryerjes se veprimeve tepercaktuara ne menaxhimin zyrtar, sic jane: pranimi i postes, procedimi dergimi ne pune,ekspeditimi, ruajtja ne afatore, ngarkimi i pesonave zyrtar per ruajtjen e vulave, shfrytezimi ivulave, kontrollimi i shpenzimeve postare, arkivimi, etj.

Mbeshtjellesi i lendeveNENI23.

Mbeshtjellesi i lendeve hapet pas regjistrimit te shkreses se pare ne librin e protokollit osene evidence tjeter perkatese.

Shkresat e regjistruara vendosen ne rnbeshtjelles te lendeve, ku pastaj vendosen edheshkresat tjera te lendes se njejte. Renditja e tyre ne lende behet sipas datave te pranimit osedatave te krijimit te dokumenteve vetanake, dhe pasi te zgjidhen cregjistrohen dhe lendaarkivohet ne shkrimtore.

9

Ne pjesen e perparme te mbeshtjellesit shenohet shenja e klasifikimit te lendes, e cilaeshte e shenuar ne librin e protokollit. Nen te shenohet permbajtja e shkurter e lendes.

Ne pjesen e brendshme te mbeshtjellesit regjistrohet permbatja e shkresave ne Iende sipasrenditjes se veprimeve ne lende, perkatesisht sipas shenjave te librit te protokollit te shkresave tepranuara dhe atyre vetanake.

DERGIMI I SHKRESA VE NE PROCEDURE

Neni 24.Pas regjistrimit te shkresave ne librin e protokolit te gjitha shkresat dergohen ne pune ne

te njejten dite njesive organizative. Ne raste te jashtezakonshme shkresat dergohen ne pune mese largu me fillimin e punes ne diten vijuese.

Dergimi i shkresave ne pune behet me librin e ekspedicionit interen, perkatesisht mendihmen e bazes elektronike te te dhenave ose drejtperdrejt zyrtarit perkates.

Pranimi i shkresave ne pune personi zyrtar e verteton me ane te nenshkrimit dhe dates sepranimit, nepermjet te librit te eksedicionit intern, perkatesisht ne bazen perkatese elektronike tete dhenave.

PERMBAJTJA E SHKRESES ZYRTARE

Neni 25.Ne shkresat zyrtare te Agjencise, sipas rregullit, eshte i shtypur memorandum, ku jane te

dhenat per Agjencine. Pervec shenirneve nga memorandumi, ne shkresen zyrtare te Agjencisedomosdo shenohen edhe keto te dhena:

• numri i shenjes se klasifikimit, numri i protokolit, i cili perbehet nga numrithemelor dhe viti,

• data e regjistrimit te shkreses ne protokol,• adresa e plote e pranuesit te shkreses,• lenda e shkreses (permbajtja e shkurter e shkreses),• permbajtja,• nenshkrimi i personit te autorizuar,• vula zyrtare,• regjistri i shtojcave,• verejtja per dergimin e kopjeve,• verejtje per menyren e dergimit, nese shkresa nuk dergohet me posten e

zakonshme.Ne programin kompjuterik Word jane definuar standardet nderkombetare per

formatizimin e shkresave.Shkresa elektronike bartet nepermjet te rrjetit kompjuterik intern dhe ekstern. Shkresa

perpilohet ne programin kompjuterik (me se shpeshti Outllok), i cili i ka te instaluar standardetper perpilimin e komunikimit.

Ne kapitull te dokumentin data shkruhet automatikisht. Pervec dates, kapitullin epermban adresa elektronike e derguesit (ang. From), adresa elektronike e pranuesit (ang. To),

10

adresa ne te cilen dergohet kopja (ang. cc), lenda e porosise (ang. Subject) dhe shtojcat (ang.Attachments).

Shkresa elektronike pranohet ose dergohet ne arken postare elektronike (ang. inbox,mailbox).

KTHIMI I SHKRESA VE NE SHKRIMTORE DHE DERGIMI I TYRE

Neni 26.Lender e kryera i dorezohen shkrimtores me udhezim per dergim, vendosje ne afatore ose

ne arkivim me shkrim dhe/ose ne formen elektronike varesisht se ne cfare forme lenda eshtekrijuar.

Perjashtimisht, njesite organizative te cilat mbajne liber te protokolit te vecante, ose ekane te krijuar bazen e vecante te te dhenave elektronike te dokumenteve nese shkresatperpunohen me perpunimin automatik te dokumenteve, munden ne menyre vetanake te dergojneshkresat. Ne ate rast obligativisht duhet te respektojne rregullat e kesaj Rregullore.

Zyrtari i shkrimtores eshte i obliguar qe me rastin e pranimit te shkresave te vertctonrregullushmerine e tyre (numrin dhe daten e shkreses, adresen e pranuesit, nenshkrimin, vulenetj.) dhe teresine (shtojcat e shkresave etj.).

Te gjitha shkresat qe pranohen gjate dites per dergim, duhet t'i dergon diten e njejte.Shkresat e pranuara ne fund te orarit te punes, perkatesisht pas mbylljes se librit te dergesave,

\nese nuk'jane urgjent, dergohen ne diten e ardhshme.

Posta rekomande si dhe posta e cila sipas natyres kerkon deshmi per dergim dergohetperhere ne rnenyre rekomande dhe/ose me fletekthese. Te dergimi nepermjet te sherbimit tedergimit-kuririt, mbeshtjellesit duhet te jene te vulosur ose te siguruai: ne forme tjeter perkatese.

Para dergimit te shkresave te gjitha shkresat regjistrohen ne librin e dergesave (te postesose te vendit), perkatesisht ne regjistrat elektronik, nese ekzistojne.

Shpenzimet e pergjithshme postare regjistrohen ne librin ndihmes "kontrolluesi ipostes", per qellim te arsyetimit te shpenzimeve postare.

Te gjitha shkresat te cilat dergohen nepermjet te postes regjistrohen ne librin e postes.Libri i dergimit te postes sherben si evidence per dergimin e postes dhe mjeteve financiare tehargjuara. Gjate ketij veprimi cdo dite pas dergimit te postes, behet llogaria e te hollave tehargjura per peste te cilin e verteton personi i autorizuar.

Nese shkresat dergohen nepermjet te sherbimit te vet (kuririt), regjistrohen ne librin eekspedicionit te vendit.

Ne shkresat e derguara vehet vula katrore me date dhe nenshkrim te zyrtarit, i cili e kaderguar shkresen.

Neni 27.Dergesat dergohen ne zarfa te formatit perkates.Para venies ne zarfte kontrollohet se shkresa a eshte nenshkruar dhe vertetuar me YUle,

dhe se me shkrese gjenden edhe shtojcat perkatese,Ne pjesen e eperme te majte te zarftes vehet shenja vula katrore e Agjencise dhe shenohet

numri i shkreses dhe data.

11

Neni 28.Titulli dhe vendi i pranuesit te dergeses me numrin postal, sipas mundesise shenohet me

shkronja te medha, dhe para emrit te vend it vehet adresa (rruga dhe numri), pekatesisht numri ifahut postal.

Neni 29.Posta ne formen elektronike dergohet nepermjet te sistemit kompjuterik. Ne sistem

sigurohen supozimet per sigurimin e integritetit te dokumentit te derguar.Me dergues te porosise elektronike nenkuptojme "personin i cili e ka derguar porosine

elektronike ose porosia eshte derguar ne emer te tij ne pajtim me deshiren e tij". Ndermjetesuesi iporosise elektronike nuk llogaritet dergues i porosise elektronike.

Koha e dergimit te porosise elektronike llogaritet data (dita, muaji dhe viti) dhe koha(ora, minuti dhe sekondi) e daljes se saj nga sistemi informativ i cili eshte nen kontrollin ederguesit, nese derguesi dhe pranuesi nuk jane marre vesh ndryshe. Ne programin kompjuteriksigurohet harmonizimi i kohes me kohet e burimore te sakt.

SHENJIMI DHE <;REGJISTRIMI I SHKRESA VE

Neni 30.Shkresat e pranuara dhe shkresat per dergim dhe arkivim cregjistrohen ne librin e

protokolit.Shkresat e pranuara per dergim (ekspeditim) te cilat deri me atehere nuk e kane marre

numrin e librit te protokolit, ne te njejten kohe regjistohen dhe cregjistrohen si te zgjidhur dhe tederguar.

Neni 31.Me rastin e dergimit te postes interne dhe te jashtme ruhet (mbetet) kopja e shkreses.Lendet tc cilat gabimisht jane derguar, dergohen pranuesit te vertete burimor (pa kopje),

ndersa deshmi per dergimin e saj sherbenfletedergesa e cila kthehet ne kopje ose ne formualr telibrit te dergimit te postes.

Kopjet e shkresave te derguara (kontratat, marreveshjet, kerkesat, shenimet, konstatimetetj.) mbeten ne nje kopje dhe arkivohen ..

Neni 32.Pas kryerjes se cregjistrimit, shkresat te pranuara per arkivim dorezohen ne shkrimtore

dhe pastaj ne depo te Agjencise,

ARKIVIMI DHE RUAJTJA E SHKRESAVE

Neni 33.Lender e kryera shenohen (signohen) me shenjat perkatese (shenjat e klasifikimit), ne

baze te cilave do te behet klasifikimi per arkivim, ne kete menyre:

12

01 - Kryeshefi Ekzekutiv0111 - Auditori0112 - Zyrtari Certifikues0113 - Zyrtari i Prokurimit0114 - Zyrtari i Personelit

02 - Drejtorati i Veprimtarise Arkivore0211 - Sektori i rregullimit te lendes arkivore02/2 - Sektori per Mbrojtjen e lendes arkivore02/3 - Sektori i Depos

03 - Drejtorati i Arkivave Nder-komunale dhe Inspekcionit0311 - Sektori i Inspektimit03/2 - Arkivat Nder-kornunale

• 03/2.1 ANK - Prishtine• 03/2.2 ANK - Mitrovice• 03/2.3 ANK - Peje• 03/2.4 ANK - Gjakove• 03/2.5 ANK - Prizren• 03/2.6 ANK - Gjilan

04 - Drejtorati i Politikave Zhvillimore0411 - Sektori per Politika Zhvillimore04/2 - Sektori per Bashkepunim Nderkom betar

05 - Drejtorati i Administrates dhe Financave0511 - Sektori i LogjistikesOS/2- Sektori per Buxhet dhe Financa

Neni 33.Lender e kryera vendosen ne shkrimtore, e cila gjendet ne sektorin perkates te Agjencise,

dhe ne te ruhen me se shumti dy vjet dhe pastaj se bashku me evidencat tjera kryesore dhendihmese ruhen ne depon arkivore, pervec atyre qe jane ne pune te perhershme operative.

Lender mund te mbahen ne baze te reversit, por me se gjati deri me kalimin e vitit vijues.Pasd kalimit te afatit te theksuar mund tc mbahen vetem lendet dhe evidencat te cilat paraqesindokumentacion te rendesishern per punen vijuese te Agjencise.

Te perpunim automatik i te dhenave, lendet e kryera arkivohen ne mediat perkateseelektronike.

Para vendosjes se lendes ne arkiv, cdo shkrese dhe shtojce duhet renditur ne rnenyrekronologjike, qe veprimi i fundit me shkrim duhet te jete e siperme,

Lender ne arkiv renditen sipas shenjave te klasifikimit, ne baze te cilave behet klasifikimiper arkiv. Ne kuader te shenjave te klasifikimit lendet rregullohen sipas numrave rendor.

Per cdo shenje te klasifikimit, sipas rregullit duhet parapare fashikull te vecante, kuIendet klasifikohen ne kuader te cdo shenje te klasifikimit. Ne kuader te nje shenje teklasifikimit, per shkak te vellimit te madh te lendeve mund te parashihen me shume fashikuj.

Lender konfidenciale ruhen te ndara, ne menyre qe te sigurohet ruajtja e konfidencialitetitte tyre.

13

NENI35.Universiteti krijon sistem te vetin unik te mbrendshern te digjitalizimit dhe ruajtjes se

dokumenteve elektronike ne baze te standardeve bashkekohore.Para se te arkivohen, dokumtetet zyrtare te Agjencise digjitalizohen dhe ruhen ne

kompjuter, DVD, CD. Ne kete menyre, pas nje periudhe te caktuar kohore dokumentet fizikebarten ne arkiva tjera, nderkaq ne rast nevoje printohen ne hard-copy.

Lokalet e ruajtjes se lendes arkivore dhe materialit dokumentar

Neni 35.Lenda arkivore ruhet ne depot e Agjencise sepas standardeve nderkombetare

Autrozimet dhe detyrat e zyrtareve pergjegjes per lenden arkivore

Neni 36.Me Ienden arkivore dhe materialin dokumentar, e ruan dhe miremban, ndermerre masa te

nevojshme me qellim te mbrojtjes, personi i autorizuar.

Neni 37.Zyrtari e shkrimtores ne Agjenci dhe zyrtaret administrativ neper sektore jane te obliguar

qe te vertetojne rregullushmerine formale te lendeve, te kthyera nga dekanati dhe sherbimet tjeranepermjet te librit te eksedicionit intern, si dhe atyre te kthyera ne forrnen elektronike. Nesendonje dokumenti i mungon ndonje pjese e percaktuar me ligj, nese lenda nuk eshte komplet,nuk eshte klasifikuar sipas rendit kronologjik, mungojne udhezimet per veprim te metejme oseadresa nuk eshte e sakt, ia kthejne personit zyrtar qe e ka punuar ate lende,

Per te gjitha Iendet e kthyera, ato jo te plota dhe te paperfunduara, jane te obliguar qe meshkrim ta njoftojne Kryeshefin ekzekutiv.

Gjate kohes se orarit te punes shkresat dhe materiali tjeter si dhe mjetet per perpuniminautomatik te te dhenave nuk guxojne te lehen pa rnbikeqyres.

Pas perfundimit te orarit te punes shkresat dhe materiali tjeter, mjetet e perpunimitautomatik te dokumenteve, vulat dhe mjetet zyrtare dhe te tjera duhet te mbyllen ne tavolina,orgmane ose ne lokale te punes te cilat plotesisht jane te mbyllura.

Per punen jo te drejte me dokumente ne Agjenci, zyrtari pergjigjet diciplinisht, dhematerialisht nese per shkak te leshimeve ose veprimit jo te rregullt krijohet derni.

14

NDARJA E LENDES ARKIVORE DHE ASGJESIMI IMATERIAL IT TE PAVLERESHEM

Neni 38.Ndarja e lendes arkivore dhe asgjesimi i materialit te pavershem dokumentar behet ne

baze te Iistes se kategorive te materialit regjistraturik me afate te ruajtjes. Lista eshte pjeseperberese e kesaj Rregullore.

Neni 39.Lista permban: numrin rendor, shenjen e klasifikimit, llojin e lendeve - kategorine, afatin

e ruajtjes dhe verejtje.

Neni 40.Per punen ne hartimin e Listes se kategorive te materialit dokumentar me afate te ruajtjes

caktohen ata te punesuar ne Agjencise te cilet me se miri e njohin institucionin dhe veprimtarinee tij ne teresi, ekspetet sipas njesive organizative dhe qe jane profesionalisht te afte te vleresojnerendesine shoqerore, juridike, shkencoro-historike dhe praktike te dokumentacionit.

Per ruajtje te perhershme percaktohen kategorite e materialit qe perbejne te dhena perhistorike, shkencore, juridike etj. me rendesi per shoqerine

Neni 41.Per materialin dokumentar qe nuk eshte vleresuar si Iende arkivore (per ruajtje te

perhershme) afatet e ruajtjes percaktohen varesisht nga nevoja e Agjencise per shfrytezim pernevoja praktike, si dhe ne harmoni me dispozitat e vecanta ligjore.

Neni 42.Nese gjate vitit paraqiten lloje te vecanta te dokumenteve, behet ndryshimi dhe plotesimi

i Listes ekzistuese.

Neni 43.Materialit dokumentar te cilit i ka kaluar vlera operative, perkatesisht afati i ruajtjes sipas

listes se kategorive te dokumentacionit arkivor me afat te ruajtjes, ndahet (asgjesohet) si epavlershme.

Ndarja e material it te pavlershem behet cdo pese vjet, perkatesisht sipas nevojes separaqitur.

Ndarja e materialit te pavlershem behet nga dokumentacioni i rregulluar dhe i regjistruarne librin arkivor.

Neni 44.Zyrtari pergjegjes i Agjencise e perpilon regjistrin e materialit te propozuar per asgjesim.

Regjistri permban keto te dhena: numri rendor, viti i krijimit te materialit, titulli i kategorise sematerialit, afati i ruajtjes te parapare me listen e kategorive, sasine e materialit i cili eshte iparapare per asgjesim (numrin e regjistratoreve, fashkujve, lidhesve, librave etj.), verejtje pergjendjen fizike, si dhe sasine e pergjithshme te material it te propozuar per asgjesim,

Neni 45.

15

Per ndarjen e materialit te pavlershern per asgjesim perpilohet procesverbali te cilin enenshkruan anetaret e komisionit.

Neni 46.Menyra e veprimit me materialin e ndare te pavlershem e percakton me aktvendim

Agjencia e Arkivave.Agjencia e man te perhershem dokumentacionin ne lidhje me ndarjen e materialit te

pavlershem.

Neni 47.Ne librin arkivor dhe ne librin e protokolit domosdo evidencohet numri dhe data e

vendimit me te cilin eshte lejuar asgjesimi i materialit te pavlershem.

PERDORIMI I SHKRESA VE DHE VULA VE

Neni 48.Dispozitat per formen dhe perdorimin e vulave ne menagjimin zyrtar jane te perfshire ne

Ligj te vecante.Per vulat udhehiqet evidence e vecante.

Neni 49.Me vula udheheq drejtori i Departamentit te administrates qe autorizohet me vendimin e

Kryeshefit te Agjencise.

Neni 50.Me vulat qe perdoren ne Agjenci udhehiqet evidence e rregullt.Pas orarit te punes, shkresat dhe materialit tjeter (evidencat, vulat etj.) duhet te sigurohen

nga shfrytezimi i paautorizuar.

SHFRYTEZIMI I DOKUMENTACIONIT

Neni 51.Lenda arkivore dhe materiali dokumentar i Agjencise mund te ipet ne shfrytezim te

perkoheshem sherbimeve perkatese te Agjencise, vetem ne rastet kur paraqitet interesi iarsyeshem juridik, me leje me shkrim te Kryeshefit tc Agjencise, Nese ekziston arsyeshmeria,dokumentacioni mund te ipet ne forme kopje.

Lenda arkivore ne kete forme nuk mund te ipet jashte Agjencise.

Neni 52.Lender arkivore jepen ne perdorim te perkohshern vetem me ane te revers it.Lenda mund te ipet me revers me se gjati 30 dite,

16

Reversi permban keto te dhena: nurmin e lendes qe e ka Ieshuar, shkallen e besushmerise,shkalla e ruajtjes se dokumentit, permbajtja e shkurter, afati i kthimit te dokumentit, data edhenies, nenshkrimi i pranuesit dhe dorezuesit, si dhe verejtja se per cfare nevoje ipet lenda.

EVIDENCIMI I LENDES ARKIVORE DHE I MATERIALITDOKUMENTAR

Neni 53.Lenda arkivore dhe materiali dokumentar regjistrohet ne librin arkivor ose evidence te

vecante me program tc caktuar elektronik.

Neni 54.Forma dhe te dhenat qe regjistrohen ne librin arkivore dhe programin elektronik

percaktohen me udhezim te vecante.

DISPOZITAT PERFUNDIMTARE

Neni 55.Kjo Rregullore aplikohet ne menaxhimin zyrtar ne Agjencine Shteterore te Arkivave te

Kosoves.Per te gjitha ceshtjet te cilat nuk jane rregulluar me kete Rregullore do te zbatohen

dispozitat e Ligjit mbi arkivat shteterore.Kjo Rregullore hyn ne fuqi 8 (tete) dite nga aprovimi i Kryeshefit Ekzekutiv te

Agjencise,