1

รศ.ดร.เพญประภา ศวโรจนภาควชาเวชศาสตรชมชน คณะแพทยศาสตร

มหาวทยาลยเชยงใหมpsiviroj@gmail.com

การจดลาดบความสาคญPriority Setting

การบรหารโครงการใดๆ ใหประสบผลสาเรจ กเปรยบเสมอนกบเราบรหารกายและใจ ใหมความสมบรณพรอม

โดยอาศย 4 ขนตอน

การจดลาดบความสาคญของปญหา

การวางแผนและจดทาโครงการแกไขปญหา

การชแจงโครงการและเพอขออนมตและดาเนนการตามแผน

การประเมนผลเพอพฒนาโครงการ

2

• การตดสนใจเลอกทางานดวยเงนและคนทมอยวา จะทาอะไรกอน• ตองพจารณาอยางเปนศาสตร และมหลกเกณฑ

เปรยบเสมอนกบหวใจของการบรหารโครงการ

การจดลาดบความสาคญของปญหา

• มการใชขอมลทเกยวของและจาเปนตองระดมประสบการณความคด วธการจากผลการวจย

• ผบรหารโครงการและทมงาน จะตองรวมกนใชประสบการณและความสามารถทมของแตละคน

• เขยนแผนแกไขปญหา ใหตรงกบสถานการณ และพนทของปญหาใหมากทสดเปรยบเสมอนสวนของสมอง ทตองกลนกรอง และทบทวน วเคราะห จนไดเปนแผนงาน/โครงการทดทสด

การวางแผน และจดทาโครงการแกปญหา

3

• ลกษณะของแบบโครงการทด นอกจากจะตองมวธการแกไขไดผลและสอดคลอง/ตรงสถานการณแลว

• การเขยนโครงการใหเขาใจงาย เหนประโยชนทสามารถนาไปปฏบตไดงาย และมผลตอบแทนคมคามาก และสามารถชแจงใหผบรหาร ผจดสรรงบประมาณ อนมตใหดาเนนการ และใหเงนสนบสนน เขาใจในหลกการ ขอดหรอประโยชนทจะไดรบจากการลงทนเปรยบเสมอนมอทคลองแคลว สามารถไขวควางานมาทาไดโดยงาย

การชแจงโครงการเพอขออนมตและการดาเนนการตามแผน

• เปาหมายสงสดของการบรหารโครงการคอ การทาใหโครงการนนๆ กาวหนาไปจนถงระดบทผปฏบตสามารถทาเองไดตามปกตและขนสดทายประชาชนรบไปปฏบต

• การรเรมโครงการใหมไปทละขนตอน เปนการวางรากฐาน ซงใชเวลาแตกตางกน ตามความยงยาก และซบซอนของปญหา และถาหากมการปฏบตตามขนตอนอยางถกตองและตอเนอง จะไปถงสายทางขนสดทายไดเปรยบเสมอนสองเทาทมงมนกาวเดน เพอใหถงเปาหมายแมวาอยไกลกตาม

การประเมนผลเพอการพฒนาโครงการ

4

Development ofProgramming Management

Situationanalysis

PrioritySetting

ProgramDesigns

ProgramImplementation

Evaluation andAccountability

• สขภาพของประชาชนมปญหาทจะตองทาจานวนมาก• ถาไมจดลาดบกอนหลง จะไปทางานทงาย แตเกดผลดตอ

ประชาชนไมมาก จงเสยทรพยากร และเวลาไปไมคม• นกบรหาร/นกวชาการมมาก แตละคนถนด และคดวาเรองของตน

สาคญทสด• ถาไมมหลกเกณฑเลอกเรองทจะทา

ปญหาทสาคญกลบจะถกละไว เพราะยาก และไมอยากทา

การจดลาดบความสาคญของปญหา(Priority of Problems)

5

• หลกเกณฑในการคดเลอกและจดลาดบความสาคญของปญหาคอมาตรการทผวางแผนกาหนดขนโดยอาศยการเรยนร ไมวาจะมาจากตาราเรยน หรอจากประสบการณ เพอเปนเครองวดวาลกษณะอยางไรจงสมควรพจารณาวา เปนปญหา

เปนเครองชวดงายๆ ขนพนฐานทจะนาไปชวดไดทกปญหา

การจดลาดบความสาคญของปญหา(Priority of Problems)

ลกษณะการจดลาดบความสาคญของปญหา• การรวมกนสรางหลกเกณฑขนพนฐานทเหนพองตองกน

เสยกอน (consensus) หรอรวมกนกาหนดกตกาในการคดเลอก

• ลกษณะควรเปนสากล สามารถใชวดปญหาไดโดยทวไป• เปนการตดสนใจวา ปญหาใดมความสาคญทสด และสาคญ

ลดหลนกนลงไปตามลาดบ• ผวางแผนจะตองมเครองมอในการตดสนใจ (หลกเกณฑหรอ

มาตรการขนพนฐาน) ในการคดเลอก และจดลาดบความสาคญของปญหา

6

กระบวนการจดลาดบความสาคญ(Prioritization process)

1. ประเมนสขภาพชมชน (Community Health assessment)

- prerequisite for eligibility

- provides data on the overall health of a community anduncovers target priority areas where a population mayhave increased risk for poor health outcomes

2. ประเมนองคกร (Agency assessment)

- analyze their results

- determine strengths and areas for improvement toaddress through continuous quality improvementefforts.

กระบวนการจดลาดบความสาคญ(Prioritization process)

3. ชแจงวตถประสงคและกระบวนการ (Clarify objectives andprocesses)- ensure that all team members have a clearunderstanding of the goals and objectives along withthe chosen prioritization process

4. สรางเกณฑ (Establish criteria)

- Selection of appropriate prioritization criteria onwhich to judge the merit of potential focus areas isimportant to avoid selection based on bias or hiddenagendas and ensure that everyone is ‘on the same page.

7

Commonly Used Prioritization CriteriaCriteria to Identify Priority Problem Criteria to Identify Priority Intervention

for Problem

• คาใชจาย/ ผลตอบแทนจากการลงทนCost and/or return on investment

• ความพรอมของการแกปญหาAvailability of solutions

• ผลกระทบของปญหา Impact of problem

• ความพรอมของทรพยากรในการแกปญหา(คน เวลา เงน และอปกรณ)Availability of resources (staff, time, money,equipment) to solve problem

• ความเรงดวนของการแกปญหาUrgency of solving problem (H1N1 or air pollution)

• ขนาดของปญหา (เชน ของบคคลทไดรบผลกระทบSize of problem (e.g. # of individuals affected)

• ความเชยวชาญในการดาเนนการแกปญหาExpertise to implement solution

• ผลตอบแทนจากการลงทนReturn on investment

• ประสทธผลของการแกปญหาEffectiveness of solution

• ความงายในการดาเนนงาน/ การบารงรกษาEase of Implementation/ maintenance

• ผลกระทบเชงลบทอาจเกดขนPotential negative consequences

• พจารณาในแงกฎหมาย Legal considerations

• ผลกระทบตอระบบ หรอสขภาพImpact on systems or health

• ความเปนไปไดของการแทรกแซง Feasibilityof intervention

Example of Prioritization Criteria

John J. HalonWorld Health Organization5D.Nominal Group DiscussionMinistry of Public HealthMahidol University

8

A = ขนาดของปญหา ใหคะแนนระหวาง 0-10B = ความรนแรงของปญหา ใหคะแนนระหวาง 0-20C = ประสทธภาพของการปฏบตงาน ใหคะแนนระหวาง 0-10D = ขอจากด ใหคะแนน 0-1สตรBasic Priority Rating(BPR) =

(A + B)C/3xD

เกณฑการจดลาดบความสาคญของปญหาของ John J. Hanlon

• เทคโนโลย• ขนาดของปญหา• การยอมรบของสงคม• ความเปนไปไดในการสนบสนน

เกณฑการจดลาดบความสาคญของปญหาของ WHO

9

• เทคโนโลยในการแกไขปญหา: มวธการทไดผลในการลดปญหา, บคคลและเงนพรอมทจะนาไปใชหรอไม,ผปฏบตทวไปใชเปนเพยงใด, แกปญหาไดหลายดานหรอไม

• ขนาดของปญหา: ความชกของการปวย-การตาย, ความรนแรงของโรค, การแพรกระจาย, การขาดแคลนผใหบรการ

เกณฑการจดลาดบความสาคญของปญหาของ WHO

• ความยอมรบของสงคม: ความสาคญตอพนท และการยอมรบของชมชน, ผลกระทบตอกลมคน, ปญหาของกลมและพนท

• ความเปนไปไดในการสนบสนน และความสนใจของหวหนา: ความสอดคลองกบแผน/ นโยบายของประเทศและพนท, ความเปนไปไดในการสนบสนน

เกณฑการจดลาดบความสาคญของปญหาของ WHO

10

5 D. Death Mortality Rate ของชมชน Disability จานวนประชากรทมแนวโนมทกอใหเกดความพการ Disease Mortality Rate ทเกดขนในชมชน Discomfort ความรสกไมสขสบาย/การตระหนกถงความสาคญของปญหา Dissatisfaction ความรสกไมพงพอใจของประชาชนตอปญหาทเกดขนคานวณคะแนนตามระบบ Composition Index คอใหคะแนน3 2 1 แลวเอาคะแนนทงหมดมารวมกน

• ขนาด• ความรนแรง• ความยากงายในการแกไข• ปฏกรยาของชมชน

เกณฑการจดลาดบความสาคญของปญหาของ MOPH

11

• ขนาด• ความรนแรง• ความเสยหาย• ความสนใจของชมชน/แนวโนม• ความเปนไปได

เกณฑการจดลาดบความสาคญของปญหาของ Mahidol University

• ขนาดของกลมผไดรบผลกระทบจากปญหา• ความรายแรงและความเรงดวนของปญหา• ความเสยหายในอนาคต• หลกความเสมอภาค• การยอมรบในปญหารวมกนของชมชน

หลกเกณฑทวไปของการจดลาดบความสาคญของปญหา

12

1. Multi-voting Technique2. Strategy Grids3. Nominal Group Technique4. The Hanlon Method5. Prioritization Matrix

*NACCHO(National Association of Country& City Health Official s)

5 Prioritization Methods*

1. Round 1 vote – list of health problems, eachparticipant votes for their highest priority items. canvote for as many health problems, depending on thenumber of items on the list, a maximum number ofvotes per participant can be established.

2. Update list - Health problems with a vote countequivalent to half the number of participants, allother health problems are eliminated (e.g. if 20participants are voting, only health problemsreceiving 10 or more votes remain).

1. Multi-voting Technique

13

3. Round 2 vote – Each participant votes for theirhighest priority items. In this round, participants canvote a number of times equivalent to half the numberof health problems on the list (e.g. if ten items remainon the list, each participant can cast five votes).

4. Repeat – Step 3 should be repeated until the list isnarrowed down to the desired number of healthpriorities.

Multi-voting Technique

Red =

Health Indicator Round 1Vote

Round 2Vote

Round 3Vote

Collect and maintain reliable, comparable, and valid data

Evaluate public health processes, programs, and interventions.

Maintain competent public health workforce

Implement quality improvement of public health processes,programs, and interventions

Analyze public health data to identify health problems

Conduct timely investigations of health problems in coordinationwith other governmental agencies and key stakeholders

Develop and implement a strategic plan

Provide information on public health issues and functions throughmultiple methods to a variety of audiences

Identify and use evidence-based and promising practices

Conduct and monitor enforcement activities for which the agencyhas the authority

Conduct a comprehensive planning process resulting in acommunity health improvement plan

Identify and implement strategies to improve access to healthservice

Red=Round 1 Elimination Green = Round 2 Elimination Blue = Round 3 Elimination

14

1. Select criteria – Choose two broad criteria that arecurrently most relevant to the agency (e.g.‘importance/urgency,’ ‘cost/impact,’ ‘need/feasibility,’etc.), Competing activities. The example strategy gridbelow uses ‘Need’ and ‘Feasibility’ as the criteria.

2. Create a grid – Set up a grid with four quadrants andassign one broad criteria to each axis. Create arrows onthe axes to indicate ‘high’ or ‘low,’ as shown below.

2. Strategy Grids

1. Select criteria – Choose two broad criteria that arecurrently most relevant to the agency (e.g.‘importance/urgency,’ ‘cost/impact,’ ‘need/feasibility,’etc.), Competing activities. The example strategy gridbelow uses ‘Need’ and ‘Feasibility’ as the criteria.

2. Create a grid – Set up a grid with four quadrants andassign one broad criteria to each axis. Create arrows onthe axes to indicate ‘high’ or ‘low,’ as shown below.

Strategy Grids

15

3. Label quadrants – Based on the axes, label eachquadrant as either ‘High Need/High Feasibility,’ ‘HighNeed/Low Impact,’ ‘Low Need/High Feasibility,’ ‘LowNeed/Low Feasibility.’

4. Categorize & Prioritize - Place competing activities,projects, or programs in the appropriate quadrant basedon the quadrant labels. The example below depicts‘Need’ and ‘Feasibility’ as the criteria and items havebeen prioritized as follows:

Strategy Grids

Strategic Grid

Low

Low

Low Need, High Feasibility High Need, High Feasibility

Low Need, Low Feasibility High Need, Low Feasibility

NeedHigh

High

Feasibility

Sixteen parenting classes ina primarily agingcommunity with a low teenpregnancy rate

High blood pressurescreening program in acommunity with rapidlyincreasing rates of stroke

Investing in healtheducation materials inChinese in a communitywith <0.1% non-Thaispeaking population

Access to dental carein a community with alargely uninsuredpopulation.

16

Rating the Changeability

MoreImportant

LessImportant

MoreChangeable

LessChangeable

High Priority for

Program

Low priority exceptto demonstratechange for politicalpurposes

Priority forinnovative program:evaluation crucial

No program

Rating the Changeability withCardiovascular Disease

MoreImportant

LessImportant

MoreChangeable

LessChangeable

Smoking Medical treatment,Related behavior

-Eating foods with highfatty-acid content

-Overeating-Lack of exercise

Not Relaxing

17

The Action Priority Matrix

Low

Low

Quick Wins(High Impact, Low Effort)

Major Projects(High Impact, High Effort)

Fill Ins(Low Impact, Low Effort)

Thankless Tasks(Low Impact, High Effort)

EffortHigh

High

Impact

How to use the Tool• Quick Win (High Impact, Low Effort) are the most attractive

projects, because they give you a good return for relatively littleeffort. Focus on these as much as you can

• Major Projects (High Impact, High Effort) give good returns,but they are time-consuming. This means that one major projectcan "crowd out" many quick wins.

• Fill Ins (Low Impact, Low Effort): Don't worry too muchabout doing these activities – if you have spare time, do them,but drop them or delegate them if something better comes along.

• Thankless Tasks (Low Impact, High Effort): Try to avoidthese activities. Not only do they give little return, they also soakup time that you should be using on quick wins.

18

Action Priority Matrix Worksheet

Activity Impact (0-10)0=No impact

10=MaximumImpact

Effort(0-10) 0=NoEffort

10=MaximumEffort

1.

2.

3.

4.

..

How to use the Tool• Step 1

List the major activities that you want to or need to complete.

• Step 2Score these on impact (from, say, 0 for no impact to 10 formaximum impact), and on effort involved (from, say, 0 for noreal effort to 10 for a major effort).

• Step 3Plot the activities on the Action Priority Matrix, based on yourscores.

• Step 4Prioritize appropriately, and delegate or eliminate low-impactactivities

19

This method is useful in the early phases of prioritizationwhen there exists a need to generate a lot of ideas in ashort amount of time and when input from multipleindividuals must be taken into consideration.

NGT can be used to brainstorm ideas and create a broadlist of possibilities and Multi-voting can be used tonarrow down the list to pinpoint the top priorities.

3.Nominal Group Technique (NGT)

1. Establish group structure –6-20 people to participatein the NGT process and designate a moderator to takethe lead, the moderator should clarify the objective andthe process.

2. Silent brainstorming – The moderator should state thesubject of the brainstorming and instruct the group tosilently generate ideas and list them on a sheet of paper.

3. Generate list in round-robin fashion – The moderatorshould solicit one idea from each participant and listthem on a flip chart for the group to view. This processshould be repeated until all ideas and recommendationsare listed.

Nominal Group Technique (NGT)

20

4. Simplify & clarify –The moderator then reads aloudeach item in sequence and the group responds withfeedback on how to condense or group items.

5. Group discussion – The moderator facilitates a groupdiscussion on how well each listed item measures up tothe criteria that was determined by the team prior to theNGT process.

6. Anonymous ranking – On a note card, all participantssilently rank each listed health problems on a scale from1 to 10 and the moderator collects, tallies, and calculatestotal scores.

7. Repeat if desired – Once the results are displayed, thegroup can vote to repeat the process if items on the listreceive tied scores/to be narrowed down further.

Red =

Priority Health Indicator 1st ChoiceScore= 3

2nd ChoiceScore= 2

3rd ChoiceScore= 1

TotalScore

Improve communication and coordination betweendivisions and programs within healthdepartment

4*3 6*2 6*1 30

Engage policymakers and community to supporthealth department initiatives

1*3 6*2 3*1 18

Promote understanding of public health in generaland health department as an organization amongstakeholders

3*3 1*2 6*1 17

Better utilize data and best practices to inform healthdepartment program decisions and to generatecommunity support and understanding of the healthdepartment’s role and contribution to public health

2*3 4*2 6*1 20

Establish a health department presence andrecognition at a level comparable to other major Citydepartments

4*3 5*2 5*1 27

21

1. Rate against specified criteria – Once a list of healthproblems has been identified, on a scale from zerothrough ten, rate each health problem on the followingcriteria:– size of health problem,

– magnitude of health problem, and

– effectiveness of potential interventions.

It is important to remember that this step requiresthe collection of baseline data from the communitysuch as from a community health assessment.

4.The Hanlon Method

Rating Size of Health Problem(% of populationw/health problem)

Seriousness ofHealth Problem

Effectiveness ofInterventions

9 or 10 >25% (STDs) Very serious (e.g.HIV/AIDS)

80% - 100% effective(e.g. vaccinationprogram)

7 or 8 10%-24.9% Relatively Serious 60% - 80% effective

5 or 6 1%-9.9% Serious 40% - 60% effective

3 or 4 .1%-9% Moderately Serious 20% - 40% effective

1 or 2 .01%-.09% Relatively Not Serious 5% - 20% effective

0 < .01%(Meningococcal Meningitis)

Not Serious (teenacne)

<5% effective(access to care)

Guidingconsiderations whenranking healthproblems against the3 criteria

Size of health problem should bebased on baseline data collectedfrom the individual community.

• Does it require immediateattention?• Is there public demand?• What is the economicimpact?• What is the impact onquality of life?• Is there a highhospitalization rate?

• Determine upper and lowmeasures for effectivenessand rate health problemsrelative to those limits.• For more information onassessing effectiveness ofinterventions,http://www.communityguide.org to view CDC’s Guide toCommunity Preventive

22

2. Apply the ‘PEARL’ test - Once health problems havebeen rated by criteria, use the ‘PEARL’ Test, to screen outhealth problems based on the following feasibility factors:– Propriety – Is a program for the health problem suitable?

– Economics – Does it make economic sense to address theproblem? Are there economic consequences if a problem is notcarried out?

– Acceptability – Will a community accept the program? Is itwanted?

– Resources – Is funding available or potentially available for aprogram?

– Legality – Do current laws allow program activities to beimplemented?

Eliminate any health problems which receive an answer of “No”

The Hanlon Method

3. Calculate priority scores – Based on the three criteriarankings assigned to each health problem in Step 1 of theHanlon Method, calculate the priority scores using thefollowing formula:

D = [A + (2 x B)] x C

Where: D = Priority Score

A = Size of health problem ranking

B = Seriousness of health problem ranking

C = Effectiveness of intervention ranking

The Hanlon Method

23

4. Rank the health problems – Based on the priorityscores calculated in Step 3 of the Hanlon Method,– assign ranks to the health problems with the highest

priority score receiving a rank of ‘1,’ the next highpriority score receiving a rank of ‘2,’ and so on.

The Hanlon Method

Hanlon Priority Scoring

Healthproblem

ASize

BSeriousness

CEffectiveness

of Intervention

DPriority sore

(A+2B)CRank

Cancer 8 10 6 168 3

CerebrovascularDisease

7 9 7 175 2

Heart Disease 10 10 7 210 1

24

Commonly used tools for prioritization

1. Create a matrix – List all health issues verticallydown the y-axis (vertical axis) of the matrix and allthe criteria horizontally across the x-axis of thematrix so that each row is represented by a healthissue and each column is represented by a criterion.Include an additional column for the priority score.

5. Prioritization Matrix

2. Rate against specified criteria – Fill in cells of thematrix by rating each health issue against eachcriterion which should have been established by theteam prior to beginning this process. An example ofa rating scale can include the following:

3 = criterion met well

2 = criterion met

1 = criterion not met

Prioritization Matrix

25

3. Weight the criteria – If each criterion has adiffering level of importance, account for thevariations by assigning weights to each criterion.

4. Calculate priority scores – Once the cells of the matrixhave been filled, calculate the final priority score for eachhealth problem by adding the scores across the row.

Assign ranks to the health problems with the highestpriority score receiving a rank of ‘1.’

Prioritization Matrix

Healthproblem

Criteria 1(Rating x Weight)

Criteria 2(Rating x Weight)

Criteria 3(Rating x Weight)

PriorityScore

Health problem A 2 x 0.5 = 1 1 x .25 = .25 3 x .25 = .75 2

Health problem B 3 x 0.5 = 1.5 2 x 0.5 = 0.5 2 x .25 = 0.5 2.5

Health problem C 1 x 0.5 = 0.5 1 x .25 = .25 1 x .25 = .25 1

Rating: 3 = criteria met well 2 = criteria met 1 = criteria not met

Weight the criteria:‘Criterion 1’ is twice as important as ‘Criterion 2’ and ‘Criterion 3,’

the weight of ‘Criterion 1’ could be .5and the weight of ‘Criterion 2’ and ‘Criterion 3’ could be .25.

Example Prioritization Matrix

26

Healthproblem

Linkageto

strategicvision(.25)

Do weneed toimprove

this area?(.25)

What chance isthere that

changes we putinto place will

make adifference?

(.5)

Likelihoodof

completionwithin thetimeframewe have

(.5)

Importanceto

Customer(.75)

TotalScore

Media strategyto raise publicawareness

3 x (.25) 4 x (.25) 4 x (.5) 3 x (.5) 3 x (.75) 7.5

Work withinnetwork togather &sharedata

2 x (.25) 3 x (.25) 3 x (.5) 1 x (.5) 1 x (.75) 3.5

Develop currentinformation onhealth issue

4 x (.25) 2 x (.25) 3 x (.5) 1 x (.5) 2 x (.75) 5

Rank: 4=High priority 3= Moderate priority 2= Low priority 1 =Not priority

Weight: with multipliers of .5, ‘Likelihood of making a difference’ and ‘Completion withintimeframe’ are weighted as twice as important as ‘Linkage to strategic vision’ and ‘Need forimprovement,’ with multipliers of .25. With a multiplier of .75, ‘Importance to customer’ isweighted as three times as important.

Conclusion

In a world with a growing number of health concerns, scarceresources, budget cuts, and conflicting opinions, it is veryeasy to lose sight of the ultimate goal - improving healthoutcomes.

Often times these external forces drive the decision makingprocess within a health department and make determiningwhere to focus resources and time challenging.

-Prioritization techniques provide a structured approach toanalyze health problems and solutions, relative to all criteriaand considerations, and focus on those that will prove to havethe greatest impact on the overall health of a community.