Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner · Desentral stab. Ansvaret for...
Transcript of Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner · Desentral stab. Ansvaret for...
Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner
NOTAT NOVEMBER 2018
NYE KRISTIANSAND KOMMUNE
1020331-01 ► Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner ► 2018 ► 1
OPPDRAGSGIVER: Nye Kristiansand kommune
RAPPORT NR: 1020331-01
RAPPORTENS TITTEL: Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner
ANSVARLIG KONSULENT: Rune Holbæk
FOTOGRAFI PÅ FORSIDE: Shutterstock.com
DATO: 30.11.2018
1020331-01 ► Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner ► 2018 ► 2
Innhold 1 Formål og bakgrunn ..................................................................................................................3
1.1 Anbefalingen fra tidligere utredning ..........................................................................................3
1.2 Begrepsapparatet og noen forutsetninger ................................................................................3
1.3 Oversikt over planlagt organisering av stabsressurser .............................................................5
2 Felles prinsipper for organisering av stab og støtte i hele kommunen ...............................6
3 Videre prosess ........................................................................................................................ 10
1020331-01 ► Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner ► 2018 ► 3
1 Formål og bakgrunn I dette notatet presenteres resultatet av programledelsens arbeid med prinsipper for organisering
av stabs- og støttefunksjonene i nye Kristiansand kommune. Hovedspørsmålet som det skal tas
stilling til er hvilke oppgaver og ansvar som skal legges til sentrale staber, og hvilke oppgaver og
ansvar som skal legges i fagstab under direktørene.
Programledelsens arbeid tar utgangspunkt i innspill som har kommet i forbindelse med workshoper
avholdt i arbeidet med å organisere nivå 1,2 og 3 i nye Kristiansand kommune.
Hensikten med dette drøftingsnotat er å skape en felles forståelse/plattform mellom ledelsen og de
tillitsvalgte før en går inn i videre prosess med å utvikle de beste løsningene for den overordnede
organiseringen av stabs- og støttefunksjonene og organiseringen av stabs- og støtteressursene i
de ulike sektorene.
Prinsippene som dette notatet ønsker å fastsette, vil benyttes som grunnlag for de videre
prosessene med å drøfte dimensjonering, ansvars- og oppgavefordeling, kompetansebehov og
konkret arbeidsform for stabs- og støttefunksjonene i Nye Kristiansand.
1.1 Anbefalingen fra tidligere utredning1
Viktige prinsipper for valg av modell
► Ny organisasjonsmodell må sikre effektiv styring, samhandling, innovasjon/utviklingsorientering og kostnadseffektivitet
► Ledergruppe med tilstrekkelig kapasitet til å drive med strategi og utvikling
► Kommunens stab- og støttefunksjoner organiseres etter «hybridmodellen»
• Modellen vurderes å ta opp i seg det beste fra sentral- og desentral modell. Den gir
mindre sårbarhet ved fravær, skaper enhetlig praksis innenfor viktige områder som
personal og økonomi, samtidig som den gir god innsikt i utfordringene innen de ulike
tjenesteområdene. Detaljer må avklares og justeres når den nye kommunen tar form.
• Ansvaret for stabsoppgaver vil være plassert i sentral stab, men noen av stabs-
stillingene vil være plassert lokalt i nær tilknytning til direktørene og tjenestene som de
skal betjene. Personalansvaret for stabsstillingene ligger i sentral stab.
• Direktørene for de fire kommunalområdene vil fortsatt ha ansvar for fagstaber på eget
fag- og tjenesteområde
1.2 Begrepsapparatet og noen forutsetninger Hovedspørsmålet som det skal tas stilling til er hvilke oppgaver og ansvar som skal legges til
sentrale staber, og hvilke oppgaver og ansvar som eventuelt skal legges i stab under direktørene.
Begrepet stabs- og støttefunksjoner brukes i vid forstand om fellesfunksjoner i en organisasjon.
I en organisasjonsteoretisk sammenheng defineres gjerne stab som de funksjonene i en
organisasjon som støtter og ivaretar ledelsens oppgaver når det gjelder styring, utvikling,
planlegging, koordinering, analyse, revisjon, rådgivning og rapportering.
1 Rapporten «Overordnet administrativ organisering i nye Kristiansand kommune» 12.04.18
1020331-01 ► Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner ► 2018 ► 4
Stabsoppgavene skal bidra til overordnet ledelse, samfunns- og tjenesteutvikling, og tilrettelegge
for demokratiske prosesser. Stabsfunksjoner kan knyttes til ulike ledelsesnivå i en organisasjon, og
innholdet i stabsfunksjonene kan variere mellom nivåene.
Støttefunksjonene blir vanligvis definert som driftsrelaterte oppgaver. Støttefunksjonene skal
sørge for effektiv drift av fellesoppgaver, og være en servicefunksjon for alle medarbeidere og
ledere i kommunen. I det praktiske liv kan det være vanskelig å trekke et skarpt skille mellom
stabsfunksjoner og støttefunksjoner. I analysesammenheng kan det være fornuftig å trekke et slikt
skille.
Spørsmålene til drøfting og avklaring i denne utredningen har derfor vært hvordan stabsoppgavene
i Nye Kristiansand kommune skal organiseres, og dette gjelder i særlig grad:
► Personal
► Virksomhetsstyring og økonomi og controllerfunksjonen
► Strategi og utvikling
► Anskaffelser og innkjøp
► Digitalisering og IT
► Kommunikasjon
► Juridisk bistand
► Oppfølging av kommunale selskaper og interkommunale samarbeidsløsninger
Vi har lagt til grunn at typiske støtteoppgaver organiseres i fellesavdelinger sentralt, og ikke i
fagstaber innen tjenesteområdene. Dette gjelder bl.a.:
► Lønningsfunksjonen
► Regnskapsfunksjonen
► Skatteinnkreving og innkreving av kommunale avgifter og gebyrer
► Dokumentforvalting/arkiv og posttjenester
► Resepsjon og servicesenter
Tidligere utredning har vurdert tre aktuelle modeller for organisering av kommunens
stabsoppgaver:
► Sentralisert modell - ansvaret for alle stabsoppgavene legges til sentrale staber
► Desentral modell - ansvaret for stabsoppgavene deles mellom sentral stab og de nye kommunalavdelingene
► Hybridmodell - en kombinasjon av sentral og desentral organisering
1. Sentral stab. Ansvar for alle stabsfunksjonene legges til en sentral stab. Modellen åpner imidlertid for at enkelte stillinger øremerkes eller dedikeres til bestemte tjenesteområder slik som skole, barnehager, helse- og omsorg. På denne måten sikrer man at de sentrale stabene har nødvendig sektor- og fagkompetanse på de områdene de skal understøtte linjelederne.
2. Desentral stab. Ansvaret for administrative stabsoppgaver, som berører hele kommunen som organisasjon, legges sentralt: overordnet planlegging, utarbeiding av strategier, sentral økonomifunksjon, personalstrategi, samt kommunens digitaliserings- og IT-strategi. Ansvaret for stabsfunksjoner som gjelder støtte til den enkelte direktør organiseres desentralt. Dette vil bl.a. gjelde administrativ støtter innenfor økonomi- og controllerfunksjon, personal, innkjøp og juridisk bistand.
3. Hybrid modell. Ansvaret for stabsoppgaver vil være plassert i sentral stab, men noen av stabs-stillingene vil være plassert lokalt i nær tilknytning til direktørene og tjenestene som de skal betjene. Personalansvaret for stabsstillingene ligger i sentral stab.
1020331-01 ► Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner ► 2018 ► 5
1.3 Oversikt over planlagt organisering av stabsressurser En oversikt over det vedtatte forslaget til organisering av ledernivå 2 og 3 i nye Kristiansand
kommune, er vist i figuren nedenfor.
Figur 1-1 Samlet oversikt over organisering av ledere på nivå 2 og 3 i Nye Kristiansand kommune
Oversikten viser at det i Nye Kristiansand vil være
► 39 ledere på nivå 2 hvorav 10 stabsledere for felles staber i de ulike direktørområdene
► 140 ledere på nivå 3
Det er kun Samhandling og innovasjon som legger opp til og ikke ha egen stabsleder for
fellesfunksjonene i sitt direktørområde.
Dette notatet legger opp til å drøfte felles prinsipper for organisering av stab og støttefunksjonene i
hele kommunen, både for de tre sentrale stabsområdene og for de 10 sektorvise stabsområdene.
1020331-01 ► Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner ► 2018 ► 6
2 Felles prinsipper for organisering av stab og støtte i hele kommunen
Kommunens stab- og støttefunksjoner organiseres etter samspillsmodellen
I nye Kristiansand kommune ønsker man å benytte samspillsmodellen som et mer beskrivende
navn på den såkalte «hybridmodellen» for organisering av stab og støttefunksjonene.
Samspillsmodellen vurderes å ta opp i seg det beste fra sentral- og desentral modell. Den gir
mindre sårbarhet ved fravær, skaper enhetlig praksis innenfor viktige områder som personal og
økonomi, samtidig som den gir god innsikt i utfordringene innen de ulike tjenesteområdene.
Kommunens stab- og støttefunksjoner organiseres etter «samspillsmodellen» som er vist i figuren
nedenfor.
Figur 2-1 Samspillsmodell for fellesfunksjoner i Nye Kristiansand kommune
Ansvaret for stabsoppgavene som er vist i de lyseblå boksene til venstre, vil være plassert i sentral
stab, men noen av stabsstillingene vil være dedikert for de ulike sektorene og jobbe i samarbeid
med direktørene og tjenestene som de har ansvaret for. Personalansvaret for stabsstillingene vil
ligge i sentral stab og de vil ha sin faste kontorplass i sentral stab.
Samspillsmodellen er definert som en sentral organisering
av stabs- og støtteressursene med dedikerte sektorressurser knyttet til
kommunaldirektørområdet og kommunalsjefsnivået på de fagområdene hvor
dette er mest hensiktsmessig organisasjonsform
for å sikre helhetlig styring og utvikling.
1020331-01 ► Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner ► 2018 ► 7
Felles målsetninger i Nye Kristiansand for å sikre ressursoptimal arbeidsfordeling
Felles målsetninger for hvordan organisere samspillsmodellen best mulig innen stab og støttefunksjoner og sikre ressursoptimal arbeidsfordeling i Nye Kristiansand
► Sikrer helhetlig styring og utvikling
► Sikrer nødvendig støtte til ulike ledernivåer gjennom; effektiv drift, robuste og framtidsrettet
løsninger og god tjenestekvalitet
► Effektiv oppgaveløsning med lite dobbeltarbeid der kommunen ikke bruker unødvendig mye tid
på intern samordning
► At kommunen balanserer ut behovene i hele linja, fra virksomhetene (operativt nivå) til
strategisk nivå
► At kommunen skaper et fagmiljø med mulighet til faglig utvikling og kontinuerlig
forbedringsarbeid
► At kommunen leverer analyser og beslutningsunderlag i rett tid, som understøtter ledelsens
beslutningsprosesser
► At mer av det vi gjør i kommunen er kunnskapsbasert, og at vi tilrettelegger for utviklingsarbeid
i hele kommunen
Hvilke fagområder skal ha sentral stab med dedikerte sektorressurser
► Personal og organisasjonsutvikling
► Økonomi og controllerfunksjonen
Til vurdering
► Mediarådgivning og kommunikasjonsstrategi
► Innkjøp - sentral stab med dedikerte sektorressurser inn mot teknisk sektor
► IKT drift – sentral stab med noe dedikerte sektorressurser
Hvilke fagområder skal kun ha sentral stab uten dedikerte sektorressurser
► Digitalisering, strategi og porteføljestyring
► Innbyggerdialog/servicetorg
► Kommuneadvokat
► Overordnet samhandling og plan
► Dokumentsenter, arkiv
► FoUIA, strategi og porteføljestyring
► Virksomhetsstyring system, årshjul – system og metodikk
► Overordnet strategi og plan – system og metodikk
► Innovasjonsstrategi
► Eierstyring og oppfølging av kommunale selskaper – sentral stab i samarbeid med de aktuelle fagdirektørene
Gjennomføre en felles kartlegging av dagens stabs- og støtteressurser
En viktig forutsetning for å kunne gjennomføre gode prosesser og lage gode planer for nye
Kristiansand kommune, vil være å gjennomføre en grundig kartlegging av dagens behov,
kompetanse og ressurser i Søgne, Songdalen og Søgne, slik som vist i tabellen nedenfor.
Kartlegging av dagens organisasjon, personal og stab ressurser i Kristiansand; Søgne og Songdalen - november 2018
Kommune Sektor Virksomhet Avdeling Navn Ansvarsområde Still ing Ledernivå
Still ingsstørrelse
pr. 1.11.18
1020331-01 ► Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner ► 2018 ► 8
Dette vil være et sentralt kunnskapsgrunnlag for beslutningene videre og være et viktig
vurderingsgrunnlag for hva som har fungert godt og mindre godt i dagens situasjon. En slik
kartlegging vil danne grunnlaget for en presis dialog om dagens behov og ressursbruk og
framtidens behov og forslag til dimensjonering av ulike stabs- og støttefunksjoner sentralt og i de
ulike fagstabene. Dimensjoneringen vil måtte ta hensyn til budsjettrammene for nye Kristiansand
og behovet for å gevinstrealisere effekter av at en felles kommune vil kunne drive mer effektivt enn
dagens tre kommuner.
Definere hva som er driftsoppgaver, støtte til linjen og strategisk støtte
Det er meldt inn behov for en videre prosess for å avklare hvilke oppgaver og ansvar som skal
legges til sentrale staber, og hvilke oppgaver og ansvar som eventuelt skal legges i felles stab
under direktørene. Figuren nedenfor viser et eksempel på en kartlegging av dagens
økonomiprosesser med inndeling av aktuelle arbeidsoppgaver innenfor økonomiområdet. Denne
metodikken vil være et viktig grunnlag for drøfting slik at man kan bli enige om hva som er
driftsoppgaver, støtte til linjen og hva som er strategisk støtte til overordnet ledelse innenfor alle
stabsområdene som skal ligge sentralt. Målet med en slik prosesskartlegging må være å avklare
hvor og hvordan oppgavene best bør løses i ny organisasjon. Ytterligere arbeid med
prosesskartlegging og utvikling av nye og mer effektive arbeidsprosesser bør videreføres når den
nye Kristiansand er etablert 1.01.2020.
Figur 2-2 Eksempel på aktuelle økonomiprosesser delt inn i driftsoppgaver, støtte til linjen og strategisk støtte, metodikk utviklet av Agenda Kaupang
Økonomifunksjonen - eksempel på viktige grenseoppganger mellom sentral stab og de andre direktørområdene
Det kan være vanskelig å trekke en klar linje mellom oppgaver som bør utføres sentralt og hvilke
oppgaver som bør utføres desentralt innen økonomioppfølging. Det bør derfor foretas en
kartlegging av oppgavene som utføres i dagens organisasjon for å avklare hvor og hvordan
oppgavene best bør løses i ny organisasjon.
Foreløpige planer for organiseringen av økonomifunksjonen definerer økonomirådgiverfunksjonens
oppgaver som utarbeidelse av økonomiplan, økonomirapportering og bistand i den løpende
økonomistyringen hovedsakelig på sektornivå og kommunalsjefnivå.
Løpende økonomioppgaver (fakturabehandling, bestilling, enkel økonomirapportering,
utfakturering, tilskuddsordninger, ulike oppgaver i forhold til lønn etc.) er viktige oppgaver, men er
foreløpig tenkt utført i den enkelte enhet/virksomhet.
1020331-01 ► Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner ► 2018 ► 9
Basert på denne arbeidsfordelingen vil man kunne dimensjonere et visst antall årsverk til hver
sektor som også tar hensyn til å effektivisere dagens økonomiprosesser, sikre nødvendig
lederstøtte og sikre nødvendig gevinstrealisering i den nye kommunen.
Direktørområdenes stab- og støttefunksjoner organiseres også etter samspillsmodellen
Det er vedtatt i utredningen om overordnet administrativ organisering at alle direktørene skal ha
ansvar for fagstaber innenfor eget fag- og tjenesteområde og det er lagt opp til 10 sektorvise
stabsledere.
Hovedprinsippet for organisering av disse fagstabene og nødvendig lederstøtte under hvert enkelt
kommunaldirektørområde, er at dette skal organiseres sentralt direkte under direktør med
dedikerte ressurser til hver enkelt kommunalsjef der det er hensiktsmessig. Figuren nedenfor viser
et eksempel på hvordan dette kan se ut for direktørområdet helse og mestring.
Figur 2-3 Eksempel på «samspillsmodellen» for fellesfunksjoner i Helse og mestring
Ansvaret for stabsoppgavene som er vist i de lyseblå boksene, vil være plassert i sentral stab, men
noen av stabsstillingene vil være dedikert for de ulike sektorene og jobbe i samarbeid med
kommunalsjefene og tjenestene som de har ansvaret for. Personalansvaret for stabsstillingene vil
ligge i sentral stab og de vil ha sin faste kontorplass i sentral stab.
1020331-01 ► Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner ► 2018 ► 10
3 Videre prosess Behov for å avklare hvilke forutsetninger som må være tilstede for å betjene sektorene på en hensiktsmessig måte
Det er behov for en videre prosess for å avklare hvilke oppgaver og ansvar som skal legges til
sentrale staber, og hvilke oppgaver og ansvar som eventuelt skal legges i stab under direktørene.
I den videre prosessen i desember og januar vil det være behov for å avklare hvilke forutsetninger
som må være tilstede for å betjene sektorene på en hensiktsmessig måte slik at man unngår at
sektorene bygger opp egne ressurser på de aktuelle områdene
► Hva skal det bety å ha en «samspillsmodell» på de sentrale stabsområdene innenfor personal,
økonomi, innkjøp og kommunikasjon?
o Hvem skal kunne definere behovet og kapasitet (antall årsverk/kompetanse)? Hvordan
skal dette skje i praksis?
o Hva er behovet ute i de ulike sektorene innenfor personal, økonomi, innkjøp og
kommunikasjon?
o Hvem skal sitte med en buffer på kapasitet og kompetanse?
o Hva skal den enkelte direktør kunne regne med av ressurser og kapasitet fra sentral
stab? Hva bør/må hver direktør ha av egne ressurser på disse fagområdene?
► Sentral stabsleder har ansvaret for penger fag og folk o Fast kontorplass er i sentral stab – hvordan sikre nok fysisk tilstedeværelse ute i
sektorene?
► Hvilken arbeidsform sikrer en størst mulig grad av helhets- og fellesskapstankegang? o Hva innebærer det å jobbe i en matrisemodell?
o Hvordan unngå for stor grad av bestiller/utfører-modell?
o Hvordan sikre at dedikerte sentrale ressurser deltar i aktuelle ledermøter i sektorene,
som en del av miljøet – prinsippet om å kunne delta på «to julebord»
Aktuelle drøftingsområder på innspillssamlinger i desember og januar
► Avklare hvilke oppgaver og ansvar som skal legges til sentrale staber, og hvilke oppgaver og
ansvar som eventuelt skal legges i sentral stab under direktørene.
► Driftsoppgaver – støtte til linjen – strategisk støtte – hva er god lederstøtte?
► Fagstaber på eget fag- og tjenesteområde/sektor – hvordan skal dette organiseres, portefølje
og kompetansebehov må avklares.
► Avklare hvilke forutsetninger som må være tilstede for å serve sektorene på en god måte slik at
man unngår at sektorene bygger opp egne ressurser på de aktuelle områdene
► Orientering om konkrete forslag til dimensjonering og organisering av økonomifunksjonen og
personalfunksjonen med dedikerte sektorressurser
► Orientering om hva hver direktør så langt har tenkt om behovet for stab og støttefunksjoner
► Avklaring av ansvar og skille mellom sektorspesifikke innovasjons- og utviklingsoppgaver
(sektor) og de sektorovergripende utfordringene (Samhandling og innovasjon)
► Drøfte forslag til videre framdrift og prosess i desember og januar 2019
o Behov for kartlegging av dagens ressurser med tanke på innplassering av stab og
støtte i februar
o Behov for felles innspillssamling innen personal for å drøfte dimensjonering, ansvars-
og oppgavefordeling, kompetansebehov og konkret arbeidsform
o Avklare behov for sektorvise innspillssamlinger om organisering av stab og lederstøtte
1020331-01 ► Prinsipper for organisering av stab- og støttefunksjoner ► 2018 ► 11
I figuren nedenfor er det vist et eksempel på en framdriftsplan for helse og mestring fram til endelig
forslag til organisering av stab og støtte foreligger til drøfting i februar 2019.
Figur 3-1 Utkast til en framdriftsplan for organisering av fellesfunksjonene i Helse og mestring