Presentazione ScheDia

Luca Sarto – [email protected] Pezzoni – [email protected]

Schedia era un importante porto fluviale, allaconfluenza del canale artificiale che collegavaAlessandria con il Nilo Canopi, dove le merciprovenienti dall’Alto Egitto e dirette al BassoEgitto venivano sottoposte alle tasse doganali etrasferite su imbarcazioni più piccole. Era unpunto di passaggio obbligato per la verifica e ladistribuzione dei flussi mercantili e commerciali.

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ScheDia™ è una metodologia che collegale dimensioni organizzative di un’aziendacon i risultati di efficacia e di efficienza daessa generabili. Rappresenta un punto dipassaggio utile per l’analisi dei processilavorativi e l’individuazione delle possibiliazioni di miglioramento.

Lo scopo di ScheDia™ è fornire alle aziende, in tempi brevi, una visione dei suoiprocessiprocessi di organizzazione, gestione e controllo in termini di efficaciaefficacia edefficienzaefficienza, secondo un metodologia originale ed esclusiva.

Tale metodologia, che include anche verifiche di rispondenza alle principalinormative vigenti, è ispirata ai più moderni concetti di gestione del business.

L’implementazione si articola in fasi “conoscitive” (0-1-2) ed “attuative” (3-4-5).Le prime si svolgono indicativamente in un arco temporale di circa due mesi; le


Le prime si svolgono indicativamente in un arco temporale di circa due mesi; lealtre vengono strutturate e realizzate, su richiesta dell’azienda, in relazione allesue esigenze e tempistiche.

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� Fotografia d’insieme dello stato dell’azienda in relazione ai suoi principaliambiti di rappresentazione (“ambiti di riferimento”)

� Focalizzazione delle aree di criticità e di debolezza (“self assessment” e “gapanalysis”) in termini di competenze e capacità (“fattori di successo”)


� Individuazione delle priorità di intervento sui processi organizzativi

� Attivazione di iniziative di miglioramento (“action plan”)

� Monitoraggio dei risultati in termini di efficacia (competitività) e di efficienza(redditività)

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Nelle pagine seguenti sono sinteticamente illustrati i contenuti e gli output di ciascuna Fase di ScheDia™


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L’obiettivo di questa Fase preliminare, cheviene fornita a titolotitolo completamentecompletamente gratuitogratuitoee senzasenza impegnoimpegno, è di tracciare un profiloorientativo di valutazione dell’azienda,attraverso i suoi principali ambiti dirappresentazione.

Questa fase consiste nelle seguenti attività:

� Intervista strutturata alle persone chiave

� Elaborazione di un documento di sintesi

La durata di ciascuna intervista è contenuta incirca un’ora.

La presentazione del documento di sintesiavviene dopo qualche giorno dalcompletamento delle interviste.

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L’output di questa Fase preliminare è:

� Documento di sintesi del profiloorientativo di valutazionedell’azienda

� Presentazione e commento deldocumento di sintesi al Managementaziendale

Output

L’obiettivo di questa Fase è la raccolta el’analisi di documentazione e di informazioniper acquisire la conoscenza delle attività edella organizzazione dell’azienda.

In particolare, viene svolta l’analisi di:

� Documentazione organizzativa

� Documentazione aziendale (organigrammi,deleghe e procure, job description)

� Casi di iniziative insoddisfacenti (poorcases analysis)cases analysis)

� Documentazione predisposta ai sensi delD.Lgs 81/08 e/o D.Lgs 231/2001

� Organizzazione contabile ed amministrativa

� Sistemi informativi

� Macro-struttura dei processi

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L’obiettivo di questa Fase è la realizzazione del SelfAssessment e della Gap Analysis.

Il Self Assessment prevede le seguenti attività:

� Interviste con il Management dell’azienda con l’ausilio di questionari strutturati

� Identificazione da parte del Management dei processi e delle aree aziendali più lontane dai parametri di corretta gestione (attività “deboli”)

� Valutazione da parte del Management delle debolezze legate a ciascuno dei processi e delle aree aziendale individuati

La Gap Analysis consiste nella:Gli output di questa Fase vengono preventivamentecondivisi con il Management dell’azienda. InLa Gap Analysis consiste nella:

� Analisi di dettaglio del sistema di controllo in esserein ciascun dei processi e/o attività individuati nelSelf Assessment

� Identificazione delle eventuali carenze del sistema dicontrollo interno esistente in ciascuno dei processie/o attività

� Suggerimenti mirati per le modifiche organizzative edelle procedure di controllo, necessarie per mitigareo risolvere le carenze identificate

� Definizione di un piano di lavoro dettagliato (ActionPlan) per l’integrazione del sistema di controllointerno dell’azienda

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condivisi con il Management dell’azienda. Inparticolare, viene formalizzato un documento disintesi riepilogativo dell’attività di aggiornamentodel Self Assessment e della Gap Analysis cheriporterà, per ciascun Ambito di Riferimento e perciascun Fattore di Successo, la valutazione dello“stato dell’arte” dell’azienda, attraverso elementiinformativi riguardanti:

� attività principali e collegamento con i relativiprocessi aziendali

� funzioni aziendali coinvolte

� attuali presidi di controllo (procedure, sistemadi deleghe e procure, ordini di servizio, etc.)

� rischio potenziale e residuo

� eventuali azioni di miglioramento

Output


Successivamente all’ultimazione della Fase 2, puòessere messa a disposizione un’attività diassistenza ad un apposito Gruppo di Lavorocostituito all’interno all’azienda, allo scopo diaggiornare l’attuale patrimonio organizzativo(processi e procedure) rispetto alle evidenze emersenel corso delle precedenti Fasi (attività “deboli”).

In questa Fase vengono svolte le seguenti attività:

� Analisi degli attuali strumenti di controllorispetto alle attività “deboli” individuate nelcorso del Self Assessment e della Gap Analysis

� Formulazione di proposte di possibili risoluzionidei gap evidenziati, da sottoporre alla Gli output di questa Fase vengono condivisidei gap evidenziati, da sottoporre allavalutazione dell’azienda

Le analisi sopra descritte, supportate anche dalleinformazioni raccolte nel Self Assessment, vengonorealizzate tenendo in considerazione i principalifattori caratterizzanti della struttura aziendale.

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Gli output di questa Fase vengono condivisicon il Gruppo di Lavoro ed il Managementdell’azienda.

In particolare, vengono predisposti i seguentidocumenti:

� sintesi riepilogativa dei principali gapevidenziati e delle possibili risoluzionidegli stessi

� aggiornamento delle procedure aziendaliconcordate

Output


In questa Fase può essere messa a disposizionedell’azienda un’attività di assistenza per laformalizzazione del Modello

Con riferimento alla struttura organizzativa,all’articolazione dei processi nonché dei risultatidelle precedenti Fasi, viene fornito il supporto perla formalizzazione del Modello specificatamenteriferito all’azienda.

In particolare, per ognuna delle attività cuil’azienda è risultata più debole dalle risultanze delSelf Assessment, viene predisposta una sezionededicata, comprendente:

� Le attività “deboli”, emerse nell’aggiornamento

Output

� Le attività “deboli”, emerse nell’aggiornamentodel Self Assessment

� I processi aziendali nell’ambito dei quali èprevista la gestione delle attività “deboli”

� I principi generali di comportamento

� I protocolli generali e specifici di controllo perla gestione e regolamentazione della attività“deboli”

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AI termine di questa Fase, una bozza delModello, validata e condivisa con il Gruppo diLavoro, viene consegnata al Managementdell’azienda per l’approvazione.

Output


In questa Fase può essere messa a disposizionedell’azienda un’attività di assistenza per l’effettivaattuazione del Modello, comprendente:

� Sessioni formative rivolte al personale dell’azienda,nell’ambito delle quali vengono illustrati i principaliaspetti caratterizzanti il Modello

� Audit finalizzati a verificare l’effettiva attuazione deicontrolli definiti nel Modello, rispetto alle diverseattività svolte

� Assistenza per la formalizzazione della reportistica,così come definita nel Modello

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Gli output previsti in questa Fase sono:

� Materiali didattici per l’erogazione dellesessioni formative

� Relazioni relative agli audit svolti

� Sistema di reportingOutput


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