presentatie BaO Discimus 2019-2020 · 2-)9; vfkrromddu 0hhuolqjhq phw hhq : +: ri -: w\sh ri lq khw...
Transcript of presentatie BaO Discimus 2019-2020 · 2-)9; vfkrromddu 0hhuolqjhq phw hhq : +: ri -: w\sh ri lq khw...
10/11/2019
1
Discimus en registratie leerlinggegevens
Opleiding schoolsecretariaten 2019-2020
Programma
Algemene informatieLeerlingenzendingenDiscimusAchter de schermenContactgegevens
│2
10/11/2019
2
Algemene informatie
• Geen praktische demonstratie van de werking van uw schooladministratiepakket.
Alles wat voorkomt in deze presentatie moetmogelijk zijn via uw schooladministratiepakket.
Algemene informatie
4
10/11/2019
3
Werkzaamheden AGODI
Vastleggen schoolstructuur
Verzamelen leerlingen-gegevens
Controle leerlingen-gegevens
Berekening omkadering/
werkingsmiddelen
Verzamelen gegevens personeel
Betaling wedden
Controle aanwending
5
Leerlingenzendingen
10/11/2019
4
Concurrentieel vervoer
7
WIE?Scholen in Vlaams-Brabant, in
het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en in een aantal
andere gemeenten
WAAROM?Financieringswet
WELKE LEERLINGEN?
Die regelmatig en georganiseerd opgehaald worden vanuit het Waals
Gewest
8
10/11/2019
5
WANNEER?Bezorgen voor 1 maart
HOE? Formulier op Mijn Onderwijs
WEETJE853 scholen krijgen dit formulier
9
Omzendbrief “Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs” BaO/2008/03 van 29/08/2008
Overzicht, contactgegevens, info in bijlagen…
Reglementering
10
10/11/2019
6
Discimus
Inleiding
10/11/2019
7
Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens uit te wisselen met AGODI
Doelstelling
13
Berekenen van omkadering en toelagenLeerplichtcontrole en opvolging kleuterparticipatieUitwisseling van gegevens met verschillende partners:
Groeipakket, CLB’s, AGIOn, Leer- en Ervaringsdatabank, Inburgering…
Cijfergegevens voor beleidsondersteuning, statistieken, doorgeven aan Onderwijskoepels en GO!, andere instanties …
Kwaliteit is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen
Gebruik van leerlingengegevens door AGODI
14
10/11/2019
8
MAG
DA
15
Groeipakket
Alle kleuter-, lagere en basisscholen voor gewoon en buitengewoon onderwijs
Alle scholen voor gewoon en buitengewoon secundair onderwijs
Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO’s)
Syntra Vlaanderen
Internaten
DKO
Uitzondering: enkele ziekenhuisscholen
Deelnemers
16
10/11/2019
9
AGODIDatabank met toegangspoortenVerstuurt en ontvangt gegevens
SoftwareleveranciersAansluiten schooladministratiepakket op toegangspoortenGebruiksvriendelijke toegang tot databank
SchooladministratieOnmiddellijk registreren in schooladministratiepakket
Partners in succes
17
School voert informatie in het schooladministratiepakket inInformatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AGODIMeteen antwoord of de verwerking geslaagd is
Vergeet niet om regelmatig naar de foutmeldingen te kijken
Mogelijkheid om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt
Werking Discimus
18
10/11/2019
10
Overzicht over uitgewisselde leerlingengegevens via Discimus op Mijn Onderwijs
Na verificatieMogelijkheid om zelf op te vragen via Mijn Onderwijs op eender welk moment
Overzicht over uitgewisselde studiebewijzen via Discimus op Mijn Onderwijs
Mogelijkheid om zelf op te vragen via Mijn Onderwijs
Enkel zichtbaar in Mijn onderwijs als je de rechten CONFIDENTIEEL hebt bij thema leerlingen.
Mijn Onderwijs
19
20
10/11/2019
11
21
22
10/11/2019
12
Schooladministratiepakket
Meerdere schooladministratiepakketten mogelijk
Doorgeven welk pakket welke gegevens mag uitwisselen via ‘BAO/BKL Algemene gegevens’
Wijzigingen melden aan helpdesk Discimus, anders foutmelding
20029 - Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te
registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam bij AGODI.”
24
10/11/2019
13
25
In- en uitschrijvingen
10/11/2019
14
Registratie binnen de 7 kalenderdagen en uiterlijk op de eerste dag van lesbijwoning
Vallen onder de 7 kalenderdagen:Elke inschrijving van leerling in het lopend schooljaarInschrijvingen met het oog op volgend schooljaar
In- en uitschrijvingen
27
OEFENINGEN
inschrijving: 15/05/2019begindatum: 14/09/2019
Datum uiterlijke registratie?
inschrijving: 14/09/2019 (kleuter)begindatum: 20/04/2020
Datum uiterlijke registratie?
In- en uitschrijvingen
28
10/11/2019
15
inschrijving: 14/09/2019begindatum: 20/09/2019
Datum uiterlijke registratie?
inschrijving: 04/11/2019begindatum: 04/11/2019
Datum uiterlijke registratie ?
In- en uitschrijvingen
29
Inschrijvingen
Geregistreerd persoon
- Stamnummer- Identificatiegegevens
- Adres
Inschrijving
- Inschrijvingsdatum- Begindatum
Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum- Einddatum- Specifieke
inschrijvingsgegevens
Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum- Einddatum- Specifieke
inschrijvingsgegevens
Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum- Einddatum- Specifieke
inschrijvingsgegevens
Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum- Einddatum- Specifieke
inschrijvingsgegevens30
10/11/2019
16
Inschrijvingen
Geregistreerd persoon
- Stamnummer- Identificatiegegevens
- Adres
Inschrijving
- Inschrijvingsdatum- Begindatum
Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum- Einddatum- Specifieke
inschrijvingsgegevens
Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum- Einddatum- Specifieke
inschrijvingsgegevens
Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum- Einddatum- Specifieke
inschrijvingsgegevens
Inschrijving in Administratieve groep
(INSADM)
- Begindatum- Einddatum- Specifieke
inschrijvingsgegevens
- 8 mei 2016- 1 september 2016
1-09-2016 31-08-2017, 1e leerjaar
1-09-2017 10-09-2017, 2e leerjaar
11-09-2017 31-08-2018, 1e leerjaar
1-09-2018 31-08-2019, 2e leerjaar
31
InstellingsnummerStamnummerIdentificatienummerGeboortedatumGeslachtFamilienaamEerste voornaamStraat woonplaats
HuisnummerBusnummerPostcode woonplaatsLand woonplaatsNationaliteit
In- en uitschrijvingen
32
10/11/2019
17
Identificatienummer (INSZ)Rijksregisternummer
yy mm dd xxx xx3de laatste cijfer geeft geslacht weer
Even = meisjeOneven = jongen
BisnummerZelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40
In- en uitschrijvingen
33
Identificatienummerterug te vinden op achterzijde Kids-ID, op ISI+-kaart of de achterzijde van het e-ID
In- en uitschrijvingen
34
10/11/2019
18
Probeer steeds een identificatienummer te bemachtigen om fouten te vermijden.
Wat als je een leerling zonder identificatienummer doorstuurt
Controleer de correctheid van de naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, nationaliteitAGODI gaat eerst zoeken in eigen databankVervolgens manueel opzoeken in rijksregisterWanneer niet gevonden –> wordt er een bisnummer aangemaaktU importeert het identificatienummer via uw schooladministratiepakket
In- en uitschrijvingen
35
Juiste persoonsgegevens en INSZ-nummer belangrijk voorLeerplichtcontroleKleuterparticipatieSchooltoeslag (groeipakket)Koppeling loopbaanKoppeling CLB-gegevensStudiebewijs en koppeling Leer- en ErvaringsdatabankKind en Gezin…
In- en uitschrijvingen
36
10/11/2019
19
Stamnummer wordt automatisch toegekendNiet manueel wijzigen, anders foutmeldingen in DiscimusBij herinschrijving krijgt de leerling zijn oorspronkelijk stamnummer terug
In- en uitschrijvingen
37
Veld “inschrijvingsdatum”Datum van ondertekening van het pedagogisch project en schoolreglement; niet het moment waarop u als school de inschrijving registreert in uw schooladministratiepakketDatum ligt voor of op de begindatum in de school
Veld “begindatum”Het voorziene instapmomentMoment waarop de leerling effectief zal starten in de school
In- en uitschrijvingen
38
10/11/2019
20
Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in het basisonderwijsNodig voor een correcte berekening van toelagen en omkadering
In- en uitschrijvingen
39
NIEUW schooljaar 19-20:
- Leerlingen met een V, GV of IV type 2, 4, 6 of 7 in het gewoon onderwijs die in bepaald schooljaar nood hebben aan ondersteuning
- School gewoon onderwijs registreert:- startdatum ondersteuning- school voor BuBaO die de ondersteuning opneemt
(type en soort verslag moet niet doorgestuurd worden –AGODI raadpleegt de databanken)
- School BuBaO kan raadplegen:door de school ondersteunde leerlingen type 2, 4, 6 en 7 die werden geregistreerd door de scholen gewoon onderwijs
Ondersteuningsmodel types 2, 4, 6 en 7
10/11/2019
21
Instellingsnummer HoofdstructuurBegindatumEinddatumVestigingsplaatsFinancierbaarheidCursus levensbeschouwingAnderstalige nieuwkomer (gewoon BaO)Gewezen anderstalige nieuwkomer (gewoon BaO)
Verblijfsregeling (BO)Thuisloos (gewoon BaO)Trekkende bevolking Informatie vorige inschrijvingAanleiding vroege uitschrijvingSituatie na vroege uitschrijvingIndividueel aangepast curriculum (gewoon BaO)
In- en uitschrijvingen
41
Begin- en einddatum
Meestal begindatum 01/09 en einddatum 31/08Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigenBij wijziging administratieve groep/klas of vestigingsplaats
Einddatum wijzigen naar dag voordienAanmaak nieuwe inschrijving administratieve groep voor de nieuwe situatie
In- en uitschrijvingen
42
10/11/2019
22
Administratieve groep
Soepele controles vooraleer het schooljaar startNadien strengere controles of de administratieve groep wordt ingericht in de vestigingsplaats
Foutmelding: “Deze combinatie van administratieve groep, onderwijstaal, vestigingsplaats en type BuO is dit schooljaar niet toegelaten voor deze school.” Contacteer uw schoolbeheerteam. Zie BAO Algemene gegevens
In- en uitschrijvingen
43
Vestigingsplaats
Gebruik van Discimusnummer vestigingsplaats (onveranderlijk over de schooljaren heen)Kan verschillen van Edisonnummer vestigingsplaats (aanpasbaar door de school)Omzetting gebeurt achter de schermen, of eenmalig in te voeren in het schooladministratiepakket
In- en uitschrijvingen
44
10/11/2019
23
Anderstalige nieuwkomers en gewezen anderstalige nieuwkomersAanduiden in het schooladministratiepakket.Enkel gewoon basisonderwijsMeer informatie zie omzendbrief ‘Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers’
Individueel aangepast curriculumEnkel gewoon basisonderwijsAlle leerlingen met een verslag voor toegang tot een individueel aangepast curriculum in het gewoon basisonderwijs of voor toegang tot het buitengewoon onderwijsGeen getuigschrift basisonderwijs mogelijk, tenzij de leerdoelen van het IAC door de onderwijsinspectie als gelijkwaardig worden beschouwd
In- en uitschrijvingen
45
Informatie vorige inschrijving
Toegelaten waarden“01” Normaal Ingeschreven “02” Ingeschreven in de Franse Gemeenschap
Basisonderwijs“03” Onbekend“04” Niet ingeschreven“05” Ingeschreven in de Franse Gemeenschap
Secundair onderwijs
In- en uitschrijvingen
46
10/11/2019
24
Aanleiding tot uitschrijving en situatie na vroege uitschrijving
Standaardwaarden bij inschrijvingX – normaal einde schooljaar of module10 – geen informatie
Wijzigen bij vroege uitschrijvingNodig voor de leerplichtcontrole
naar andere schooloverleden…
In- en uitschrijvingen
47
Aanleiding tot uitschrijving : mogelijke waarden
“X ” Normaal einde schooljaar of module“E” Initiatief van leerling of ouders“O” Overlijden leerling“P” Langdurige problematische afwezigheid (enkel in
uitzonderlijke situaties)“S” Op advies van school of CLB“T” Tucht“D” Ontbinding inschrijving wegens onredelijkheid
aanpassingen voor leerling met specifiekeonderwijsbehoeften (niet van toepassing in buitengewoon onderwijs)
In- en uitschrijvingen
48
10/11/2019
25
Situatie na uitschrijving : mogelijke waarden
“06” Verhuisd naar het buitenland en loopt school in het buitenland“07” Leerling is overleden“09” Andere “10” Geen informatie (enkel einde schooljaar)“12” Wijziging binnen de eigen school of naar andere erkende, gesubsidieerde, gefinancierde Nederlandstalige school“13” Gedomicilieerd in België, maar ingeschreven in een school in het buitenland“14” Overstap naar individueel huisonderwijs“15” Overstap naar het privé-onderwijs“16” Overstap naar het Franstalig onderwijs in België“17” (Tijdelijke) vrijstelling van de leerplicht ingevolge ziekte, handicap
In- en uitschrijvingen
49
Dubbele inschrijvingen zijn opvraagbaar
Enkel zichtbaar wanneer er een overlap is bij inschrijving in administratieve groepWelke leerling, welke periode, welke andere school, welke inschrijvingsdatumHuidig of volgend schooljaar ( pas na 1/7)Leerling kan slechts in 1 school financierbaar/subsidieerbaar zijnAlle door de Vlaamse Gemeenschap gefinancierde en gesubsidieerde scholen
In- en uitschrijvingen
50
10/11/2019
26
Raadpleeg schoolloopbaan:
Te gebruiken nadat een leerling ingeschreven isIn welke school/scholen was de leerling vorig schooljaar ingeschrevenBij een late inschrijving tijdens het schooljaar: enkel de inschrijvingsgegevens van begin schooljaarBij schoolverlaten: in welke school is de leerling vervolgens ingeschreven (afhankelijk van het tijdstip van schoolverlaten)
In- en uitschrijvingen
51
Voorbeeld 1 schoolloopbaan
School A 01/09/2016 - 31/08/2017School B 01/09/2017 - 31/08/2018 School C 01/09/2018 - 31/08/2019
School A roept schoolloopbaan op Ziet gegevens van school B
School B roept schoolloopbaan op Ziet gegevens A en C
School C roept schoolloopbaan op Ziet gegevens B
In- en uitschrijvingen
52
10/11/2019
27
Voorbeeld 2 schoolloopbaan
School A 01/09/2015 - 31/08/2016School B 15/11/2017 – 31/08/2018 School C 01/09/2018 – 31/08/2019
School A roept schoolloopbaan op Ziet niets want schooljaar +1 geen gegevens
School B roept schoolloopbaan op Ziet enkel C, want schooljaar -1 geen gegevens
School C roept schoolloopbaan op Ziet gegevens B
In- en uitschrijvingen
53
“De leerling is te jong of te oud voor deze administratieve groep”
Meestal verkeerde instapdatum gekozen“INSZ-nummer onjuist”“Geboortedatum niet overeenkomstig met INSZ-nummer”“Postcode vorm onjuist voor dit land”“Persoon heeft in WebEDISON-zendingen ander stamnummer binnen deze school: stamnummer = xxxxxxx”
Foutmeldingen
54
10/11/2019
28
Andere frequente foutmeldingen:“Er bestaat al een Geregistreerd Persoon voor deze ID_GRP”“Er bestaat geen Inschrijving voor deze ID_GRP, ID_INS”
Contacteer uw schoolsoftwareleverancier
Foutmeldingen
55
Aan- en afwezigheden
10/11/2019
29
Uitwisseling van afwezigheidsgegevensNiet-leerplichtige kleuters
Afwezigheden (vanaf 19-20)Leerplichtige kleuters, lager- en secundair onderwijs
AfwezighedenWaarom
Schooltoeslag (groeipakket)Kleuterparticipatie Toelatingsvoorwaarden gewoon lager onderwijs
Aan- en afwezigheden
57
RegistratieElke afwezigheidscode (ook - )Wordt doorgestuurd bij invoer of wijziging van code in schooladministratiepakket
Wanneer registreren?Binnen de 7 kalenderdagenLater aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan
Aan- en afwezigheden
58
10/11/2019
30
Raadplegen
Scholen kunnen alle gegevens opvragen die ze zelf hebben geregistreerd voor hun leerlingen in Discimus(bvb. overstap naar ander schooladministratiepakket)Voor het lopende en voorafgaande schooljaar kunnen scholen de problematische afwezigheden opvragen van de leerplichtige leerlingenVoor kleuters kunnen scholen opvragen hoeveel halve dagen een kind kleuteronderwijs volgde in een andere school
Aan- en afwezigheden
59
Regelmatige aanwezigheid relevant voor recht op groeipakket
Meer informatie over de codes die u kan registreren, vindt u terug in de volgende omzendbrieven
Omzendbrief BAO/2002/11 : Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijsBaO/2006/04 Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijsBaO/2006/05 Controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs
Aantal codes bij schoolverandering of aantal halve dagen aanwezig op einde schooljaar niet meer doorgeven op papier
Aan- en afwezigheden
60
10/11/2019
31
Openstaande afwezigheden _”Niet vergeten om de juiste code in te vullen.Op het einde van het schooljaar zouden er best geen openstaande afwezigheden meer zijn
Tucht (Nieuw 19-20)Preventieve schorsingTijdelijke uitsluitingDefinitieve uitsluiting
Aan- en afwezigheden
61
30108 - Basisscholen mogen geen les geven en ook geen aan-of afwezigheden doorsturen op woensdagnamiddag, zaterdag, zondag of vakantiedagen. Indien u een afwijking hierop wilt, neem dan contact op met AGODI
30106 – Huidige kalenderdatum valt niet binnen het beheervenster voor deze operatie
Steeds van 15/08/xx (voor start schooljaar) tot 30/09/xx (volgend op schooljaar)Nadien toestemming vragen aan AGODI om nog door te sturen
Foutmeldingen
62
10/11/2019
32
Leerlingenkenmerken
Leerlingenkenmerken
64
10/11/2019
33
Registratie Bij een nieuw ingevuld formulierBinnen de 7 kalenderdagenEnkel nodig als er nog geen leerlingenkenmerken geregistreerd werden door een andere school (of indien leerlingenkenmerken gewijzigd zijn)Let op de geldigheidsdatum
Zoek/Raadpleeg leerlingenkenmerkenformulierOver scholen heenKan meteen nadat je de leerling geregistreerd hebt via Discimus
Leerlingenkenmerken
65
Formulier vergeten te registreren/wijzigen?Huidig schooljaar: geen probleem, je kan steeds doorsturen tot 30/06 van het lopende schooljaarVoorgaande schooljaar: een geldigheidsdatum kiezen in het voorgaande schooljaar kan niet meer. Je neemt dan als geldigheidsdatum 01/09/xxxx (in het huidige schooljaar)
Formulier opvragen = formulier registreren!
Leerlingenkenmerken
66
10/11/2019
34
Studiebewijzen
Wordt doorgestuurd vanaf 21/06 van het lopende schooljaar, binnen de 7
kalenderdagen na uitreikingsdatum
Zichtbaar voor andere scholen en de LED vanaf 01/07
68
10/11/2019
35
Getuigschrift basisonderwijs
Regelgeving: BaO/98/11 Het uitreiken van het getuigschrift basisonderwijs
BaO/2000/2 Procedure gelijkwaardige leerdoelen en getuigschrift basisonderwijs in het
buitengewoon basisonderwijs
Overzicht met doorgestuurde studiebewijzen via Mijn Onderwijs
69
Gewoon basisonderwijs
Altijd iets sturen voor:- Leerlingen van het 6de leerjaar- Leerlingen die volgend schooljaar geen lager onderwijs meer kunnen volgen o.b.v. hun leeftijd
Doorsturen indien getuigschrift behaald:
- Leerlingen van andere leerjaren
Mogelijk om een getuigschrift uit te reiken aan leerlingen die vóór 1/1 al 8 jaar geworden zijn.
70
10/11/2019
36
Buitengewoon basisonderwijs
Getuigschrift behalen mits de bereikte leerdoelen door onderwijsinspectie
als gelijkwaardig worden beschouwd met die van het gewoon lager
onderwijs
Zeker doorsturen indien getuigschrift behaald
Alle types
71
Raadpleeg studiebewijsAlles van de eigen schoolVan andere school
Kan meteen nadat je de leerling geregistreerd hebt via Discimus
Leerling met getuigschrift basisonderwijs mag enkel mits toelating van de klassenraad opnieuw lager onderwijs volgen
Studiebewijzen
72
10/11/2019
37
30105 – Het beheervenster voor dit schooljaar staat niet open voor deze school
Steeds van 21/06/SJ tot 30/09/SJ+1 Nadien toestemming vragen aan AGODI om nog door te sturen
foutcode 20029 – “Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam bij AGODI”.
Foutmeldingen
73
31001 – Er mag een informatie over het al dan niet behalen van een getuigschrift basisonderwijs worden gestuurd voor leerlingen van jonge leeftijd
Pas vanaf 8 jaar mogelijk om een getuigschrift te behalen
30506 – Vrije leerlingen kunnen geen studiebewijs halen30303 -- Uitreikingsdatum ligt te ver in de toekomst30405 – een {soort bewijs} mag slechts eenmaal per schooljaar en leerling worden uitgereikt
Foutmeldingen
74
10/11/2019
38
Waarom registreren?
• Uitwisseling LED (Leer- en Ervaringsdatabank)• Secundaire scholen raadplegen via discimus
Getuigschriften nog afprinten?
• Geen wijziging bestaande regelgeving• Afprint bezorgen
Veel gestelde vragen
75
Aandachtspunten
76
10/11/2019
39
Discimus basis voor werkzaamheden AGODI
Maak gebruik van correcte identificatiegegevens
Registreer binnen de 7 kalenderdagen
77
Raadpleeg regelmatig je dubbele inschrijvingen
Kijk regelmatig naar je foutmeldingen
Openstaande afwezigheden
78
10/11/2019
40
Raadpleeg uitgewisselde inschrijvingen via Mijn Onderwijs
Raadpleeg uitgewisselde studiebewijzen via Mijn Onderwijs
Raadpleeg uitgewisselde afwezigheidscodes via schooladministratiepakket: -, B
79
Omzendbrief “NO/2012/01 DISCIMUS – Uitwisseling van leerlingengegevens
Overzicht, contactgegevens, info in bijlagen…
Reglementering
80
10/11/2019
41
4 teamleden2 Coördinatoren4 Backoffice
ScholenSchooladministratiepakketKwaliteitscontrolesOndersteuning verificateurs
Verificateur
Achter de schermen…
81
[email protected]+32(0)2 553 92 35
www.agodi.be
Vragen?Contacteer ons
10/11/2019
42
Zijn er vragen?