Presentacion proyectos
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Gestión de Proyectos
Master en Evaluación de Proyectos
ITBA – UCEMASemana 11: Organización y Funciones de laSemana 11: Organización y Funciones de la
Oficina de ProyectosOficina de Proyectos
Oficina de Proyectos
Organización y Funciones
• Misión, Objetivos y Responsabilidades de la Oficina de Proyectos. Factores clave en el diseño. Variables a considerar. Etapas en el Diseño.
• Ejemplo de Puesta en Marcha y documentación del Plan del Proyecto
Requerimientos
Crecimiento de lapráctica de laGestión de Proyectos
Necesidad de un métodosistemático deimplementación
La Oficina de Proyectos
• Proveer servicios o consultoría interna en todos los aspectos que la Organización debe generar aptitudes en la implementación de sus proyectos
Estrategia Modelo 5 fuerzas de M.Porter
Competen
cia
Mercado
Amenaza
Amenaza
Sustitutos
Poder de Negociación
Nuevos Competidores
Proveedores Clientes Poder de
Negociación
Uso de Recursos / Costos
Tiempo
Concepción
Desarrollo
Implementación
Cierre
Ciclo de vida de Proyectos
RecursosHumanos
Comunicación AbastecimientoRiesgos
Gerenciamientode
Proyectos
AlcanceVisión
Integral
CalidadCostosTiempos
Modelo PMIModelo PMIAreas deAreas deConocimientoConocimiento
ProcesosProcesos
Areas de Areas de
ConocimientoConocimiento IniciaciónIniciación PlaneamientoPlaneamiento EjecuciónEjecución
SeguimientoSeguimiento
y Controly Control CierreCierre
1.- Integración1.- Integración
2.- Alcance2.- Alcance
3.- Tiempos3.- Tiempos
4.- Costos4.- Costos
5.- Calidad5.- Calidad
6.- Recursos 6.- Recursos
HumanosHumanos
7.- Comuni-7.- Comuni-
cacióncación
8.- Riesgos8.- Riesgos
9.- Aprovisio9.- Aprovisio
namientonamiento
Oficina de Proyectos
MISION
Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus emprendimientos
Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organización
y respetando los procedimientos establecidos
Proveer visión sistémica y metodología
1.-Concepción Generación
2.- DesarrolloPreliminar
3.- Planeamiento
4.- Programación
5.-E
jecu
ción
Mon
itor
eo
6.- Cambios
7.- Cierre delProyecto
Generado internamente como iniciativa de la organización
Iniciado por un cliente a través de un requerimiento
La organización formaliza su intención
Se relevan los requerimientos
Project CharterSe construye la Estructura del ProyectoWBS
Se desarrolla el Cronograma del ProyectoSe definen los recursos y su organizaciónSe especifican materiales, equipos e instalacionesSe establece el PresupuestoSe calculan los riesgosSe contratan los recursos
Se ejecuta el PlanSe monitorean los resultados
Se introducen loscambios y modificacionesy mejoras necesarias
Se cierran formalmente todos los documentos
Se registran las lecciones aprendidas
HO
JA D
E R
UTA
Uso de Recursos / Costos
Tiempo
Concepción
Desarrollo
Implementación
Cierre
1.-Concepción Generación
2.- Desarrollo
3.- Planeamiento
4.- ProgramaciónRiesgos
5.-E
jecu
ción
Mon
itor
eo
6.- Cambios
7.- Cierre delProyecto
Soporte a losSoporte a losequiposequipos
Consultoría Consultoría
Métodos yMétodos yEstándaresEstándares
CapacitaciónCapacitación
ProjectProjectManagersManagers
Beneficios
Reconocimiento
Mejora Rentabilidad
Efectividad de Equipos
Mejora en la Organización
Cambio cultural
Profesionalismo
Herramientas Validadas
Soporte Administrativo
• Complejidad en los canales de comunicación
• Número de canales = n(n-1) / 2
• Grupo 20 personas = 20(20-1) / 2 = 190
Soporte a losSoporte a losequiposequipos
Consultoría Consultoría
Métodos yMétodos yEstándaresEstándares
CapacitaciónCapacitación
ProjectProjectManagersManagers
2 2D I V I S I Ó N E D U C A C I O N C O N T I N U A
A d m i n i s t r a c i ó n d e P r o y e c t o s I n g P e d r o d e l C a m p o
C a l i d a dC a l i d a d
¿ S e i d e n t i f i c a n o p o r t u n i d a d e s d e m e j o r a ?6 .
¿ S e p o n e n e n m a r c h a l a s m e d i d a s c o r r e c t i v a s c u a n d o s o n r e q u e r i d a s ?
5 .
¿ L o s s i s t e m a s d e o b t e n c i ó n d e i n f o r m a c i ó n d e c a l i d a d s o n p r e c i s o s ?
4 .
¿ S e c u m p l e n t o d a s l a s l e y e s y r e g u l a c i o n e s ?3 .
¿ T o d o s l o s p r o d u c t o s o b t e n i d o s s o n a p t o s p a r a s u u s o p o r e l c l i e n t e ?
2 .
¿ S e c u m p l e e l P l a n d e C a l i d a d d e l P r o y e c t o ?1 .
5
m á x
4321
m í n
C o m p r o b a c i ó nN
• Programación Proyectos
• Actualización diagramas
• Reportes de Progreso
• Visibilidad Proyectos
• Base de datos
• Auditorías
• Registro modificaciones
• Operación Soft
P ro jec t M an age m en t - C as o P rod u c tos S e lecc ion ad os S .A .2 9
Id Nombre de tarea
1 1 Obtener especificaciones de Equipos
2 2 Definición de stock de P.T.
3 3 Selección de equipos
4 4 Compra de equipos
5 5 Instalación de equipos
6 6 Selección
7 7 Acondicionamiento
8 8 Obtener especificac. de Prod, M.P. Y Materiales
9 9 Definición de Stock para materia prima
10 10 Localizar y/o desarrollar proveedores
11 11 Seleccionar proveedores
12 12 Aprobar proveedores
13 13 Firma de contratos
14 14 Obtener especificaciones de procesos
15 15 Definición de perfiles
16 16 Búsqueda de personal
17 17 Selección de personal
18 18 Capacitación
Recursos Humanos
D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V Smay 25 '03 jun 1 '03 jun 8 '03
Soporte AdministrativoSoporte Administrativo
Soporte a losSoporte a losequiposequipos
Consultoría Consultoría
Métodos yMétodos yEstándaresEstándares
CapacitaciónCapacitación
ProjectProjectManagersManagers
Consultoría
• Soporte desarrollo de propuestas procedimientos desarrollo para
requerimientos de propuestas de trabajo
revisiones de propuestas
revisión desde el punto de vista externo
fortalezas y debilidades
Soporte a losSoporte a losequiposequipos
Consultoría Consultoría
Métodos yMétodos yEstándaresEstándares
CapacitaciónCapacitación
ProjectProjectManagersManagers
Consultoría
• Asistencia en el lanzamiento
• Disponibilidad ante eventualidades
• Evaluación de riesgos
• Recuperación de Proyectos
Consultores
Estándar• Más de cinco años de
experiencia• Expertos en:
programaciónpresupuestosasignación de
recursos
Senior• De diez a quince años
de experiencia
• Certificado Project Management Professional
Métodos y Estándares
• Preparación procedimientosresponsableequipo apoyoprogramación tareasaprobacióndivulgación
Soporte a losSoporte a losequiposequipos
Consultoría Consultoría
Métodos yMétodos yEstándaresEstándares
CapacitaciónCapacitación
ProjectProjectManagersManagers
Procedimientos
• Selección de Proyectos
• Construcción Estructura de Trabajo
• Cambios
• Camino Crítico
• Evaluación de Riesgos
• Documentación apoyo
RecursosHumanos
Comunicación AbastecimientoRiesgos
MODELO Areas de Conocimiento Gerenciamiento
deProyectos
AlcanceVisión
Integral
CalidadCostosTiempos
Mejores Prácticas
• Implementación y monitoreo
• Actualizado en los últimos desarrollosPMIUniversidadesLiteraturaSimposios
Capacitación
• Básico• Avanzado• Preparación para el
examen de certificación PMI
• Software• Visión General de
Negocios
Soporte a losSoporte a losequiposequipos
Consultoría Consultoría
Métodos yMétodos yEstándaresEstándares
CapacitaciónCapacitación
ProjectProjectManagersManagers
Project Managers
• Identificar competencias requeridas
• Identificar personas competentes
• Asignar personas a proyectos
• Incorporación de líderes de proyecto
• Evaluar las capacidades project
......managers
Soporte a losSoporte a losequiposequipos
Consultoría Consultoría
Métodos yMétodos yEstándaresEstándares
CapacitaciónCapacitación
ProjectProjectManagersManagers
Proyectos Virtuales
Proyecto AProyecto A
BaseDatos
Proyecto A
ProjectManager
OficinaProyectos
BaseDatos
Of Proyectos
OtrosDepartamentos
SistemasInformación
MétodosEstándares
EquipoA
EquipoB
EquipoC
Sitios Remotos Sitio CentralSitios Remotos Sitio Central
• FACTORES CLAVE EN EL DISEÑO
Tamaño de la Organización
Resultados esperados
Barreras a su implementación
Características de la Organización que serán
potenciadas con la creación de la oficina de
proyectos
Oficina de Proyectos
• VARIABLES A TENER EN CUENTA
Contexto , tipo de organización y antecedentes
Ubicación dentro de la Organización
Cobertura de responsabilidades
Origen del personal
Tamaño del área
Oficina de Proyectos
• VARIABLES A TENER EN CUENTA
Alcance de las funciones de soporte
desarrollo
implementación
Sistema de Información a mantener
Alcance de la Ejecución
Carácter de la Gestión de Cambio
Oficina de Proyectos
Area: Revisado : Project
ManagementSección
MANUAL PROYECTOS Propuesta de Proyecto Project Charter Hoja 1 / 9
Propuesta Iniciada por Fecha Denominación Proyecto
Gerencia General 2 mayo 2007 Oficina de Proyectos
Líder de Proyecto Inicio proyecto Nro
Gcia Proyectos inmediato P0723Decisión autorización para Persona designada Fecha Firma
1.- Elaborar Plan Inicial
2.- Elaborar Plan Proyecto Gcia Proyectos 09-Feb-07
3.- Iniciar el Proyecto Grupo de Proyecto 28-May-07
Proyectos relacionados Nombre del Proyecto Nro Proyecto ReferenciProyecto(s) precedente(s) Gestión por Objetivos p0412
Proyecto(s) siguiente(s)
Proyecto(s) alternativo(s)
Importancia del Proyecto
Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus emprendimientos
Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organización y respetando los procedimientos establecidos
Proveer visión sistémica y metodología
Necesidades del Negocio
Concentrar los esfuerzos
Aumentar la eficacia de la Gestión de Proyectos
Estrategias Poner en marcha la Oficina de Proyectos en forma progresiva
sin afectar los proyectos en curso
Area: Revisado : Project
ManagementSección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter Hoja 3 / 9
Objetivo del Proyecto
Producto Poner en marcha PMO Oficina de Proyectos
Características del Producto del Proyecto
Alcance
Proveer servicio o consultoría interna en:
Planeamiento y programación
Monitoreo
Preparación y administración de contratos
Administración de Cambios
Herramientas y métricas
Gestión de documentación
Monitoreo de activos
Auditorías de Proyectos
Area: Revisado : Project
ManagementSección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter Hoja 4 / 9
Requerimientos servicio de apoyo al producto
Sistema Informático Software ´PMO
Límites Toda la Organización
Productos Entregables Plan de Comunicaciones
Documentación de Proyectos Procedimientos de Gestión Procedimientos solicitud de servicios de PMO
Area: Revisado : Project
ManagementSección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter Hoja 5 / 9
Criterios de Aceptación Políticas de la Organización
Asunciones o Hipótesis
Eficacia de la Nueva Función
Aceptación por parte de todas las áreas que intervienen
Restricciones No interferir la operación y controles actuales
Area: Revisado : Project
ManagementSección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter Hoja 6 / 9
Roles y responsabilidades Ver Matriz de Responsabilidades
Equipo de trabajo del proyecto Integrado por:
Area: Revisado : Project
ManagementSección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter Hoja 7 / 9
Equipamiento e instalaciones asignadas
- Equipamiento en operación
- Oficina de Proyectos sector X
Comunicaciones /
Documentación /
Informes
- Plan de Comunicación
- Documento Start up
- Procedimientos
- Informes de Avance
Area: Revisado : Project
ManagementSección
MANUAL PROYECTOS Plan del ProyectoHoja 8 / 9
Riesgos del Proyecto
• Falta de claridad en la Transición
• Falta de coordinación en el Start up
• Fallas en el Funcionamiento
Area: Revisado : Project
ManagementSección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project CharterHoja 9 / 9
Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington
Nro de respuestas en % Personas full time OP
68 0 a 5
21.6 6 a 10
8.1 10 a 20
2.7 > 20
Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington
INDUSTRIAS
Construcción
Transportes
Productos Farmacéuticos
Consultoría
Comunicaciones
Seguros
Gobierno
Manufactura
Bancos / Servicios Financieros
Información& Tecnología0 5 10 15 20 25 30
Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington
SERVICIOS OFICINA PROYECTOS
Mantener un lugar para PM´s
Mantenimiento herramientas PM
Mantenimiento Project Web site
Project Portfolio Management
Soporte Administrativo
Tracking Proyectos
Entrenamiento
Mentoring
Consultoría
Establecer Métodos y Estándares
0 10 20 30 40 50 60 70 80
Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington
CONTRIBUCIONES PARA EL ÉXITO DE OP
Y2K
Requerimiento de Clientes
Entrenamiento
Lecciones Aprendidas
Validación y negociación Project Managers
Mejorar resultados de Proyectos
Satisfacer los requerimientos de la Compañía
Soporte a Alta Gerencia
Profesionales competentes en la Oficina Proyectos
0 10 20 30 40 50 60
Visión Futura Presiones del Mercado
Competencia Tecnología
Estándares Calidad Factores Políticos Sociales
Resultados Financieros Presiones Económicas
Cuestiones Legales Preocupaciones Stockholders
Visión FuturaEnfoques Organizacionales
Tradicional
•Pocos Proyectos
•Rentabilidad de la Producción
•Largos ciclos de vida
•Organización funcional por islas
Orientada a Producto
Project Management
•Proyectos generadores•de Ingresos
•PM responsable de la rentabilidad
•PM reconocido como profesión
Orientada a Proyectos
Los 6 componentes de la Excelencia
Educación &Educación &EntrenamientoEntrenamiento
CulturaCultura
IntegraciónIntegraciónProcesosProcesos
ComportamientoComportamiento
PMPMApoyo deApoyo dela Gerenciala Gerencia
Gestión de Proyectos
OportunidadesOportunidadesMejoraMejora
ActualizaciónActualizaciónMetodologíaMetodología
GestiónGestión
AceptaciónAceptaciónOrganización Organización
IntegraciónIntegraciónProcesos Procesos
Benchmarking Benchmarking
MejoraMejoraSoftware Software
•Lealtad Usuarios•Atraer nuevos adeptos•Desalentar métodos paralelos
•mostrar beneficios•mostrar costos
•Integrar procesos actuales•Integrar nuevos procesos
•Industrias similares•Industrias no similares
•nuevas ideas•nuevas aplicaciones
•Actualización Interna •Adquisición