Una plataforma 3 en 1:Facturación electrónica, digitalización certificada y

gestión documental

Rubén Lafuente– Director I+D y Producto

Docuventas Valencia– 20 de mayo 2010

Indice

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Adapting

Fabricante de soluciones de gestión de contenidos

empresariales (ECM) en tecnología web.

Localizada en Parque Tecnológico de Valencia.

Experiencia en desarrollo e implantación desde 1999.

Especialización en gestión documental y e-factura.

Nueva plataforma abox en desarrollo (Adapting LAB)

Content software for smart

companies

Adapting: plan 2008 - 2011

Mejora y transformación tecnológica de la plataforma de gestión documental y de contenidos. Concepto modular.

Basada en estándares web, normas archivísticas, legislación aplicable.

Énfasis en interoperabilidad y usabilidad. Capacidad de parametrización.

Despliegue de una red nacional de partners distribuidores para la comercialización. Fase de selección.

abox : plataforma ECM

Tipos de contenido:•Documentos texto•Facturas, albaranes, etc.•Registros, contratos, certificados, etc.•Páginas web, noticias, vídeos,…•Catálogos, pedidos, etc.•Bases de datos independientes•Aplicaciones, cursos, formularios,…•Registros de usuarios, logs, acciones,…

ECM = Enterprise Content Management = Gestión de Contenidos Empresariales

Módulos de gestión documental:

abox : plataforma modular

Módulos de gestión de contenidos (en desarrollo):

abox : plataforma modular

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¿por qué factura electrónica?

1. Bases e impulso legales

2. Motivos organizativos/ económicos: ahorro

3. Razones medioambientales

Impulso legal: “apagón del papel”

Aceptación por la Agencia Tributaria:- Firma electrónica reconocida (desde 1999)- Factura electrónica regulada (desde 2003)

Ley de Contratos Sector Público (Ley 30/2007 de 30/10):- Obliga al uso de la factura electrónica - Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae’)- De obligado cumplimiento para contratar con AAPP

Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007):- Recibida de proveedores (en papel)- Impresión de factura electrónica

¿Facturae formato obligatorio?

NO, se puede usar cualquier formato, pero conviene incluir imagen legible de la factura JUNTO con firma electrónica reconocida.

P.ej. XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, etc.

PERO, los proveedores de la AEAT y AAPP, deberán expedir sus facturas en formato ‘Facturae’ (AEAT-CCI):

Plazo máx. obligatorio (01/11/2010)

Permite automatización de procesos

Modos de envío de e-facturas

No existe un modo único. Se puede enviar por:Correo electrónicoFTPPágina Web protegida con descarga.Servicios Web, integración, etc.

El cliente debe aceptar ANTES la factura electrónica.

Ahorro de la e-factura

Gartner Group:Los costes se reducen en un 56% (emisor) y un 48% (receptor)

PriceWaterHouseCoopers:Entre un 60 y un 80%

Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI):Hasta un 40% de ahorro

Informe 2007 de Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC):

Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros.

Ahorro por factura electrónica recibida: 0,70 euros.

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3 soluciones en 1

1. Recepción/ emisión de e-facturas

2. Digitalización certificada(orden EHA/962/2007)

3. Gestión documental

1/3. Emisión de e-facturas (i)

1. Captura de datos para facturar del ERP– Fichero TXT/ XML en directorio activo (red local)– Webservice de captura automática

2. Generación de documento con firma electrónica avanzada

3. Almacenamiento en Intranet de facturas (varios formatos)

4. Envío de factura al cliente:– Envío de email con adjunto + registro– Envío de enlace por email (acceso Extranet) + registro

1/3. Emisión de e-facturas (ii)

• Requisitos e-factura según la AEAT:– Campos obligatorios para las e-facturas– Firma electrónica avanzada y reconocida– Consentimiento de ambas partes– Accesibilidad completa e inmediata– Conservación de base de datos matriz (emisor)– Verificación de campos y de firma digital (receptor)

• Formato Facturae (opcional, para AAPP)

1/3. Recepción de e-facturas (iii)

1. Captura de la e-factura:– Captura manual desde correo electrónico (“botón cliente correo”)

– Webservice de captura automática

2. Comprobación de firma digital válida

3. Almacenamiento en Intranet de facturas:– Combinación con facturas digitalizadas posible

4. Indexación de metadatos obligatorios (manual / asistida)

5. Inicio del flujo de aprobación integración ERP

2/3. Digitalización certificada (i)

1. Digitalización de la factura (multi-escáner )

2. Firma electrónica y sello de metadatos incrustado en fichero

3. Conservación de repositorio documental seguro

4. Clasificación e indexación de metadatos

5. La facturas pueden destruirse

2/3. Digitalización certificada (ii)

Cumplimiento de requisitos:

• Escaneado sin pérdida/ 1 fichero x factura/ resol. > 200ppp.

• Formato de fichero sin pérdida (PDF/A).

• Firma electrónica reconocida con metadatos en fichero.

• No manipulación de datos entre escáner y base de datos.

• Cierre fiscal mediante firma de una copia de base de datos.

• Posibilidad de auditoría e inspección.

3/3. Gestión documental (i)

La gestión documental intranet o extranet es la aplicación web que se encargará de dar acceso organizado a las facturas y otros documentos anexos.

3/3. Gestión documental (ii)

Factura digitalizada y firmada en PDF/A

Ficha del record con metadatos y comandos

3/3. Gestión documental (iii)

• Workflow de recepción y aprobación de facturas:

• Roles de usuarios:- Entrada

- Contable

- Técnico

- Controller/ Director financiero/ Gerente

- Supervisor

Módulos adicionales

1. Módulo “Facturae”

2. Módulo “Extranet”

3. Gestor documental avanzado (otros tipos documentales)

4. Módulo de OCR/ ICR:

Partners de:

Proyecto de implantación

1. Análisis de la necesidad

2. Personalización del producto

3. Integración de la solución

4. Validación de la solución

5. Puesta en marcha

6. Soporte y mantenimiento

Resumen de beneficios

• No limita el número de facturas ni documentos.

• Una sola instalación en su empresa para todos los puestos de digitalización.

• Incorpora portal de facturas y una extranet, 100% web.

• Workflows básicos incorporados de emisión/ recepción.

• Facturación electrónica en formato “Facturae” posible.• Solución 3x1: e-factura + digitalz.certif. + gestión docum.

• Facilita la integración con ERP / herramientas OCR/ICR.

• Ampliable a la gestión documental de otros tipos documentales y records.

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¡gracias por su atención!

Adapting, S.L

Valencia Parc Tecnològic

c/ Charles Robert Darwin, 20

E-46980 Paterna (Valencia) – SPAIN

Tel.: + 34 961318244

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