Prêmio MAKE Award 2009
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Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.
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Gestão do Conhecimento
O Case DOCUMENTAR
Unidade de Gestão do Conteúdo e Conhecimento
Ângela Guimarães
Diretora
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A Documentar
.
.
Gestão do Conhecimento
Corporativo
Organização de Documentos
2007/09
2006
2000
1995
1985
Modelagem de Processos e Normatização
Gestão física e eletrônica de conteúdos informacionais
corporativos
Mais de 24 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos e Informação
Carteira constituída por grandes clientes, com atuação em todo o território Nacional Empresa inovadora e precursora nesse segmento com Metodologia e Competência reconhecidas pelo mercado Empresa Reconhecida -
2008 Entre as 200 maiores empresas
brasileiras de TI – Info Exame Entre as 200 maiores empresas
do segmento PME – Revista Exame PME
Mais de duzentos funcionários, profissionais diversas áreas do conhecimento
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Referências
Secretaria de Estado de Desenvolvimento
Econômico
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Referências
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Alguns Projetos
BPO Embratel Samarco
P3P Vale Banco Fidis Petrobras
RSUD
Processos Sest/Senat Samarco GC Sanofi Votoratin Belgo
Mineira CCEE Banco Itaú
S. Normativo BNDES Petrobras
Materiais Petrobras RH Banco Itau Petros
Taxonomia Deten Quimica Vale Rede Globo Sest/Senat SEDE Sanofi
GD/GI Açominas Ambeve
Jurídico e Financeiro
Deten Química Sest/Senat Ferrous Fiat
Comunicação Samarco GD Sanofi Samarco P3P Belgo Mineira Andrade
Gutierrez SENAC -SP SEDE BDMG Jurídico
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Reconhecimento
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A Documentar em 2006
.
Modelagem de Processos
e Sistemas Normativos
Gestão física e eletrônica de conteúdos
informacionais corporativos
21 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos
Carteira constituída por grandes clientes
Gestão do Conhecimento
Corporativo
Organização de Documentos
Prestação de serviços de Consolidação de Sistemas Normativos, Modelagem de Processos de Gestão de Documentos e Gestão da Informação
Empresa visionária e precursora nesse segmento
Metodologia reconhecida pelo mercado
DESAFIO?
2007/09
2006
2000
1995
1985
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Equipe Interdisciplinar
Grande volume de projetos
Dispersão geográfica da equipe
Necessidade de investir na maior integração e colaboração entre os membros da equipe
Necessidade de se registrar as INFORMAÇÕES relacionadas ao conteúdo dos Projeto Técnicos já executados, de forma a possibilitar a reutilização a partir de uma recuperação mais precisa, ágil e integrada;
Necessidade de administrar o CONHECIMENTO Organizacional Necessidade de desenvolver uma nova área de NEGÓCIO
O que motivou?
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Desenvolver continuamente a cultura de produção, registro, compartilhamento e gestão do conhecimento técnico-tecnológico
Internalizar na rotina e na cultura empresarial o processo de inovação
.
.
.
Objetivos Estratégicos
Ação Estratégica
PLANEJAMENTO ESTRÁTÉGICO DOCUMENTAR
2006
1
2
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Ações
implantação, em outubro de 2006, da Unidade de Gestão do Conteúdo e do Conhecimento – UGC sob o comando de uma das sócias da empresa.
Desenvolvimento do Planejamento Estratégico da Unidade, definido Objetivos e metas para os próximos 03 anos.
Definição dos projetos e atividades a serem implantados, com base nos objetivos e metas definidos, nas necessidades identificadas e nos critérios do “Prêmio Make”.
Implantação da “Intranet Documentar”, como um ambiente de colaboração, compartilhamento do conhecimento e acesso à informações relevantes para as atividades profissionais.
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Acesso e reutilização das informações
geradas em projetos já executados
Registro e compartilhamento do conhecimento interno e externo
Registro e compartilhamento
das lições aprendidas
Efetivação do processo
colaborativo
Potencialização da geração de inovação
de valor
Fomento e criação de novos
conhecimentos
Otimização da inteligência corporativa
Objetivos da GC
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Prêmio MAKE - Most Admired Knowledge Enterprise - de excelência em Gestão do Conhecimento, avalia, através de seus critérios, se uma organização:
1. Estabelece uma
cultura
corporativa de
Gestão do
conhecimen
to
2. Cria,
mantém e
oferece
suporte à
Gestão do
Conhecimen
to.
3. Maximiza o valor do
capital intelectual
4. Desenvolve
e entreg
a conhecimen
to baseado em produtos e
serviços
5. Cria e mantém um ambiente de compartilhamento
de conhecimen
tos
6. Cria e manté
m uma
cultura
corporativa de
aprendizado contín
uo
7. Gerencia o
conhecimento do cliente para aumentar a fidelidade e valor
para o mesm
o
8. Gerencia o
conhecimen
to para gerar valor
ao acioni
sta
Foco – Critérios MAKE
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1. Estabelece uma cultura corporativa de Gestão do conhecimento
Concurso para criação do Logo e Slogan da UGC Medalha de honra Concurso para criação do Logo e Slogan para Intranet Cartão de agradecimento
Atende RH (Canal de comunicação entre a empresa e os colaboradores)
Notícias Gerais Conhecimento Qualidade Dicas
FAQS Desenvolvimento do Plano de Carreira
Política de participação em eventos, seminários e congressos
UGC“Disseminando
Informação colhendo conhecimento”
Intranet Documentar
“Espaço para integração, conexão
e colaboração”
Medalha de honra
A GC na DOCUMENTAR
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2. A Administração cria, mantém e oferece suporte à Gestão do Conhecimento.
Planejamento estratégico da
Documentar
Criação da Unidade de Gestão
de Conteúdo e Conhecimento,
dirigida por uma das sócias da
empresa .
.
.
A GC na DOCUMENTAR
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3. Maximiza o valor do capital intelectual Desenvolvimento do Plano de Carreira: cargos existentes na empresa, hierarquia, atribuições, competências e qualificações necessárias e os critérios de promoção.
Mapeamento de competências Programas de capacitação Programas de integração com
clientes Definição e Construção de
Processos, Padrões e Metodologias
Implementação de um processo contínuo de gestão de redes de relacionamento
Desenvolvimento da tecnlogia i4BS
Capital Intelectual
Capital Estrutural
InovaçãoPantentesMarcas
Processo
s
Capital Humano
Capital de Relaciona
mento
Network
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4. Desenvolve e entrega conhecimento baseado em produtos e serviços
com o envolvimento de todas as áreas da empresa, com o intuito de desenvolver estudos de viabilidade e implementação de de produtos/serviços e melhorias a partir da contribuição de idéias dos colaboradores.
Gestão da Inovação e desenvolvimento de novos produtos
Desenvolvimento contínuo de novos produtos com base na observação das demandas do mercado e solicitação dos clientes
A GC na DOCUMENTAR
Projeto Banco de Idéias – “INOVANDO COM SUAS IDÉIAS”
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I4BS Web/WebPart:
• Busca por Dossiê Eletrônico
• Busca pela Estrutura de Pastas
• Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search).
• Busca Avançada• Busca por
Perspectivas (Taxonomias)
• Busca por Tipo de Documento
I4BS Web/WebPart:
• Busca por Dossiê Eletrônico
• Busca pela Estrutura de Pastas
• Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search).
• Busca Avançada• Busca por
Perspectivas (Taxonomias)
• Busca por Tipo de Documento
Desenvolvimento da Base do Conhecimento Organização do conhecimento interno vinculado aos projetos realizados Organização do conhecimento interno e externo com conteúdos de
interesse da empresa
5. Cria e mantém um ambiente de compartilhamento de conhecimentos
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5. Cria e mantém um ambiente de compartilhamento de conhecimentos
Criação do Alerta de RevistasCriação do Notícias do Conhecimento (Boletim Interno) Implementação de práticas de interação e socialização dos
colaboradores
A GC na DOCUMENTAR
Desenvolvimento da Intranet: Maior facilidade de acesso aos produtos e serviços da Gestão do
Conhecimento Criação de canais de comunicação Aperfeiçoamento dos processos de interação e comunicação interna
Tecnologias utilizadas
INTRANET DOCUMENTAR
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Programa Capacitar (Investimento na formação técnica e comportamental da equipe)
IntegraçãoFormação básica Formação operacionalCircuito do conhecimento Formação de sucessores Convênios com Instituições
6. Cria e mantém uma cultura corporativa de aprendizado contínuo
A GC na DOCUMENTAR
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7. Gerencia o conhecimento do cliente para aumentar a fidelidade dos mesmos e valor ao cliente
Site Documentar: Maior usabilidade e melhoria na recuperação das informações, com a inclusão de:
Banco do Conhecimento Noticias e Destaques Documentar Versões em português e inglês Blog Corporativo Documentar
Envio de Notícias de interesse (personalizado
Inteligência Competitiva
Base de dados Comercial
Pesquisa de satisfação do cliente
Metodolgia de Gerenciamento de Projetos
Gestão de Cases
A GC na DOCUMENTAR
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8. Gerencia o conhecimento para gerar valor ao acionista
Registro das Metodologias relacionadas aos vários produtos
Documentar
Ampliação do portfólio de serviços Desenvolvimento da tecnologia
i4BS
A solução i4BS é uma tecnologia que disponibiliza serviços automatizados para gerenciamento, busca e disseminação seletiva de informações, que podem ser integradas a soluções de BPMS e Portal.
Com a solução i4BS já foram desenvolvidos produtos específicos: gestão de dossiês de empregados; gestão de documentos jurídicos; gestão de processos de concessão de créditos, entre outros.
A GC na DOCUMENTAR
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A INTRANET DOCUMENTAR
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Biblioteca de Links Gestão Terminológica:
Glossário Técnico Taxonomia Corporativa
Ambiente e práticas de compartilhamento do conhecimento
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Alguns Números
Número de usuários cadastrados atualmente na Intranet: 265
Últimos números de acessos mensais:1535 em julho998 em agosto1276 em setembro
NC já publicados: 438 – 1a. Publicação: 28/02/07
Número de colaboradores que já se apresentaram: 18 – desde 17/11/2008
Número de documentos na Base do Conhecimento: 18.600
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Alguns Números
Circuito do Conhecimento: 9 edições e 22 documentos publicados na Intranet este ano
Número de trabalhos aprovados em eventos/periódicos neste ano: 6
Número de termos na taxonomia Documentar: 253 termos, sendo 23contribuições de colaboradores neste ano
Número de recursos incorporados à Intranet no mês de setembro: 4 (Agenda de recursos, Padrões de documentos de projetos, Reservas de salas e Controle de tarefas da UGC)
Funcionalidades da Intranet atualmente: 70 entre repositórios de documentos e sistemas
Eventos Mapeados e divulgados em 2009 (cursos, palestras, congressos): 81
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Media de atendimentos realizados por mês: 1º. Trimestre do canal de atendimento: 358 consultas/média de 1,08 consulta
por funcionário (somente dúvidas e questionamentos dos processos já instalados).
Último trimestre do canal de atendimento: 261 consultas /média 1,08 consulta por funcionário (dúvidas e questionamentos de processos já instalados e dos novos processos - Plano de Cargos e Salários, Avaliação de Desempenho e Convênios) .
Numero de melhoria em processos/produtos realizados antes e após a implementação: A área de RH atualmente tem 23 processos de trabalho. 60% dos processos
foram revisados em função da implementação da prática. Tempo médio de solução de problema antes e após da implementação da prática; Os problemas eram solucionados em um prazo médio de 10 dias. Desde a
implantação do canal são solucionados em 2 dias. As respostas fora de prazo não chegam a 1%
FAQs geradas (Reuso da informação). 35 FAQs 8 revisões no Manual do Empregado
Dados do Atende RH
Alguns Números
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Desenvolvimento da Base do Conhecimento ( reuniu, em uma base única, o conteúdo relevante e atual para o negócio) com crescimento de 400% de acessos mensais.
Reutilização de conteúdos já registrados em projetos da empresa, verificado através do crescimento de de 300% do número de acessos, por usuário, as informações disponibilizadas na Intranet.
Fomento à criação e disseminação do conhecimento de interesse organizacional, com crescimento de 220% de participação após a implantação das praticas de incentivo a gestão do conhecimento na empresa.
Aumento em 33% a taxa de novas visitas ao site da Documentar, possibilitando novos contatos, clientes e parcerias.
Alguns Números
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Proteção do conhecimento organizacional
Maior integração da equipe
Redução de retrabalho
Fomento à criação e disseminação do conhecimento
Automação do processo de registro e recuperação de informações
Promoção e fomento ao debate e a análise de novas práticas
Incentivo ao processo de inovação
Elaboração da Linha de atuação “Gestão do Conhecimento”
Agilidade e precisão na tomada de decisão
Resultados
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Depoimentos
“O processo de Gestão do Conhecimento implantado na Documentar realmente agregou muito valor ao nosso dia-a-dia. A forma com que foi implantado
despertou/incentivou a cultura do compartilhamento de conhecimento de forma padronizada e estruturada, possibilitando a recuperação rápida e precisa das
informações, por qualquer funcionário, indiferente do projeto ou região que estiver trabalhando. As iniciativas da UGC encurtaram às distâncias geográficas entre a
Documentar e seus funcionários além de potencializar a formação dos nossos talentos internos.”
Renata Melo – Gerente de Gestão de Pessoas
“Depois da estruturação de nossa Intranet pude perceber como melhorou o compartilhamento e disseminação de informações empresa-colaborador-empresa. A UGC está fazendo um excelente trabalho! As notícias, a Base de Conhecimento, os links, os eventos, ou seja, toda informação útil para nossa atuação é compartilhada
gerando conhecimento, isso nos diferencia e qualifica perante o mercado e os clientes”.Elaine Pinto – Gerente Regional de Vendas
UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.
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Depoimentos
UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.
“A utilização da Intranet foi muito importante para o Sistema de Gestão da Qualidade pois permitiu, de uma maneira muito simplificada, a gestão, o controle e a publicação de toda a
documentação e registros exigidos pela NBR ISO 9001/2008.
Uma das maiores dificuldades encontradas pelo Escritório da Qualidade era a manutenção dos documentos atualizados no sistema de gestão anterior - SIS. Qualquer atualização e publicação necessárias eram de responsabilidade da TI da empresa, o que nos deixava
“presos”. Agora, com a Intranet (SharePoint), o próprio Escritório da Qualidade faz todas as publicações e alterações. Além disso, temos a garantia de que todos os usuários da Empresa
tem acesso ao nosso conteúdo de maneira simples!”Ana Rita Garcia – Consultora e Representante da Direção na Gestão da Qualidade
“Tive a oportunidade de acessar a Intranet da empresa em que um amigo meu trabalha e pude comparar e notar algo que me deixou feliz, ele tem um limite de acesso enquanto
aqui na intranet da Documentar temos mas conteúdos ; informação, dicas etc. e podemos assim acompanhar o crescimento da empresa da qual faço parte . E recebi o cartão de
contribuição/participação. Parabéns pelo crescimento e sucesso.”Elaine do Vale Vasconcelos – Auxiliar Técnico
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Ângela Rodrigues de Araújo Guimarã[email protected]@documentar.com.br
Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.
UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.
Obrigada!!!