Premessa Ottimizzazione del processo di gestione delle missioni e realizzazione di un sistema...
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PremessaPremessa
Ottimizzazione del processo di gestione delle missioni e realizzazione di un sistema
informativo che copra integralmente tutte le fasi del processo prevedendo l’integrazione dei
diversi sistemi coinvolti nel processo
Modernizzazione delle Pubbliche Amministrazioni
Innovazione tecnologica
Semplificazione delle procedure e dell’organizzazione
Contenimento della spesa pubblica
Interventi volti alla corretta gestione e programmazione delle risorse pubbliche
La situazione desiderata alla quale la RGS vuole tendere indica le linea guida cui deve essere orientata la nuova applicazione.
L’applicazione “Missioni” deve rispondere alla necessità di progettare un processo organico ed efficiente, basato sulla normativa esistente prendendo in esame l’intero iter amministrativo dalla fase di conferimento dell’incarico al rimborso delle spese di missioni, allo scopo di:
Linee guidaLinee guida
ottenere uno strumento per raggiungere maggiori obiettivi di risparmio e migliorare la gestione delle risorse, in coerenza con i criteri di efficienza ed efficacia propri del generale processo di razionalizzazione della spesa
aumentare l’efficacia del servizio migliorandone la qualità
migliorare i tempi di percorrenza del processo in termini di riduzione di tempo
ObiettiviObiettivi
limitare il flusso cartaceo in previsione di una completa materializzazione con la digitalizzazione dei documenti giustificativi
assistere gli Uffici che gestiscono il trattamento di missione del personale del MEF supportandoli nelle diversi fasi e informandoli sulle attività da svolgere
comunicare al personale le informazioni sulla missione e lo stato del proprio provvedimento
supportare l’analisi della spesa e dei costi, dal momento di attribuzione dell’incarico alla liquidazione della parcella, consentendo di allocare meglio le risorse rispetto alle esigenze degli Ispettorati e delle Ragionerie territoriali
gestire la rilevazione analitica delle informazioni anche ai fini dell'alimentazione della contabilità economico analitica e del controllo di gestione
Febbraio 2007: avvio lavori La tendenza a sperimentare approcci innovativi nel soddisfacimento delle esigenze di informatizzazione, ha indotto la Ragioneria Generale dello Stato a costituire un gruppo volto a rappresentare i requisiti dei diversi Dipartimenti realizzando un unico processo flessibile e calibrato sulle necessità di tutto il Ministero.
La soluzione, quindi, soddisfa le esigenze dei diversi Dipartimenti avvalendosi di un sistema modulare che traccia tutte le fasi del processo e di alcune applicazioni trasversali, già in uso dall’Amministrazione.
Gennaio 2008: avvio sistema per la RGS A partire dalle missioni del 2008 tutti i dipendenti della RGS fruiranno delle nuove funzionalità che automatizzano l’intero processo.
Il progettoIl progetto
La procedura automatizzata La procedura automatizzata
L’applicazione prevede la gestione dell’intero iter delle missioni, nazionali ed estere, prevedendo l’automazione delle seguenti fasi:
Programmazione Disponibilità budget per U.O.
Revisione risorse
Autorizzazione Conferimento incarico
Monitoraggio disponibilità finanziaria
Autorizzazione alla missione
Gestione anticipo Richiesta anticipo
Autorizzazione anticipo
Erogazione anticipo
Prenotazione Richiesta soluzioni e prenotazione
Ricezione consuntivo prenotazioni
Rimborso spese Compilazione nota spese
Liquidazione nota spese
Controllo di legalità Controllo UCB
E’ prevista l’integrazione con:
il SICOGE nella fase di liquidazione
i sistemi informatici del fornitore di servizi alberghieri e di viaggio nella fase di
prenotazione
i sistemi informatici dell’istituto di credito gestore delle carte di credito nella fase di
rimborso spese
L’utilizzo della firma digitale consente di scambiare ed archiviare con mezzi informatici i
documenti cartacei previsti nel processo garantendone l’integrità, l’autenticità e la non
ripudiabilità
La procedura automatizzata La procedura automatizzata
Le funzionalità rese disponibili consentono:
di seguire tutto il processo e controllarne l’esito, garantendo la trasparenza, la comunicazione, l’integrazione e il coordinamento delle diverse fasi dando rilievo principalmente a quelle che mettono in comunicazione diverse strutture organizzative
di tracciare tutte le spese sostenute in occasione delle missioni, permettendo così di verificare la situazione sia debitoria che creditoria del soggetto nei confronti dell’Amministrazione
di gestire tutte le informazioni necessarie a rappresentare l’utilizzo delle risorse in senso economico analitico sia nella fase di programmazione che nel corso della gestione
La procedura automatizzata La procedura automatizzata
Al 30 aprile risultano trattate con la nuova applicazione 1500 missioni di cui più di 1000 in
fase di liquidazione
E’ tuttora in corso un’analisi per ottenere elementi di ritorno volti a quantificare e valutare i
risultati raggiunti in termini di efficienza e di riduzione dei tempi di percorrenza delle varie
fasi.
RisultatiRisultati
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Automazione dell’intero processo
Offerta di servizi on-line ai dipendenti
Possibilità di fruire del servizio anche dall’esterno con una postazione collegata ad internet
Integrazione con altri sistemi
Capitalizzazione dell’informazione
Informazioni utili al monitoraggio e al supporto alle decisioni
Garanzia di trasparenza del fasi del processo
Eliminazione dei lavori ripetitivi e a basso valore aggiunto
Integrazione con altri sistemi
Capitalizzazione dell’informazione
Elementi utili alla valutazione dell'efficacia della fornitura dei servizi
Informazioni per la rilevazione analitica economica
RisultatiRisultati