PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i...
Transcript of PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i...
MURVICA d.o.o.
Trg Stjepana Radića 1/2 51260 Crikvenica, Hrvatska Telefon: +385 (0)51 455 500
E-mail: [email protected] OIB: 68902357395
2015 MURVICA d.o.o.
KLASA: 470-01/15-01/1
URBROJ: 2170/01-10-01/01-15-3
Crikvenica, 1.09.2015.
PRAVILNIK
O FINANCIJSKOM
UPRAVLJANJU I KONTROLI
RIJEKA, SVIBANJ 2015
Direktor: Jevgenij Prpić, mag. ing. geod. et geoinf.
Izradio: Consultor d.o.o. Rijeka Naziv dok: Pravilnik o FMC Društva MURVICA d.o.o. Ver: 01
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 2 / 67
Izdanje: 01/2015.
2015 MURVICA d.o.o.
SADRŽAJ
Sadržaj ............................................................................................................................................ 2 1 Uvodne i opće odrednice .......................................................................................................... 3
1.1 Svrha i obuhvat ................................................................................................................. 3 2 osnovni podaci ......................................................................................................................... 4
2.1 Podaci o poduzeću ............................................................................................................ 4 2.2 Misija ................................................................................................................................. 4 2.3 Vizija ................................................................................................................................. 4 2.4 Izjava o ciljevima .............................................................................................................. 5
3 Struktura društva ..................................................................................................................... 8 3.1 Unutarnja organizacija ...................................................................................................... 8
Ured direktora ............................................................................................................ 8 Odjel tehničkih poslova .............................................................................................. 8 Odjel općih poslova .................................................................................................... 9 Odjel financijsko računovodstvenih poslova ............................................................... 9
a. Organizacijska struktura ..................................................................................................... 10 4 MAPA PROCESA ...................................................................................................................... 11
a. Definicije ............................................................................................................................. 11 b. Popis FMC procesa .............................................................................................................. 12 a. Definicije ............................................................................................................................. 64 b. Popis rizika.......................................................................................................................... 65
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 3 / 67
Izdanje: 01/2015.
2015 MURVICA d.o.o.
1 UVODNE I OPĆE ODREDNICE
1.1 Svrha i obuhvat Svrha ovog dokumenta je osigurati temeljne informacije o sustavu unutarnjih financijskih kontrola kojeg uspostavlja Društvo a kojim se, upravljajući rizicima, osigurava razumna sigurnost da će se u ostvarivanju ciljeva sredstva Društva koristiti pravilno, etično, ekonomično, djelotvorno i učinkovito. To znači u skladu sa zakonima i drugim propisima, štiteći sredstva od gubitka, zlouporabe i štete.
Sustav unutarnje kontrole Sustavi unutarnje kontrole su zakoni, politike i procedure koje utječu na svakodnevno poslovanje organizacije i upravljanje organizacijom. Unutarnja kontrola obuhvaća međusobno povezane aktivnosti, planove, stavove, politike,sustave, resurse i nastojanje ljudi određene organizacije radi stvaranja razumne sigurnosti da će ta organizacija ostvariti svoje ciljeve i misiju. Struktura predstavlja okvir u kojem se provode planovi organizacije. Strukturom se trebaju definirati sve funkcionalne ustrojstvene jedinice i njihovi međusobni odnosi. Ustrojstvena shema treba davati jasnu sliku o odnosima ovlasti i odgovornosti među različitim funkcijama. Unutarnju kontrolu provode zaposlenici na svim razinama u organizaciji i to kroz načelo samokontrole. Izjava o viziji pokazuje dugoročan smjer i opisuje što organizacija želi ostvariti u razdoblju od 15 do 20 godina. Izjava o viziji istovremeno treba biti ambiciozna i realna. Ona nema vremenski okvir, pa postoji onoliko dugo koliko postoji i organizacija. Misija jedne organizacije je glavni razlog postojanja i djelovanja korisnika proračuna, a sastoji se od područja djelovanja, vrijednosti i ciljeva koji se žele ostvariti. Ona odgovara na pitanja “tko smo”, “što radimo”, “zašto postojimo” i “kome služimo”. Poslovni procesi mogu se opisati kao niz logički povezanih aktivnosti koje koriste resurse poduzeća, a čiji je glavni cilj zadovoljenje potreba kupca za proizvodima ili uslugama odgovarajuće kvalitete u adekvatnom vremenskom roku, uz istodobno ostvarivanje neke vrijednosti. Sa pragmatičnog stajališta, poslovni procesi (eng. business processes) opisuju način na koji se nešto u organizaciji radi. Međutim, jedinstvena definicija poslovnog procesa ne postoji i ovisi o kontekstu u kojem se koristi.
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 4 / 67
Izdanje: 01/2015.
2015 MURVICA d.o.o.
2 OSNOVNI PODACI
2.1 Podaci o poduzeću
GKTD „MURVICA“ d.o.o. sa sjedištem u Crikvenici, upisana u registru Trgovačkog suda u Rijeci MBS
040076986, OIB: 68902357395, provela je podjelu sa osnivanjem prijenosom više dijelova imovine
GKTD „MURVICA“ d.o.o. kao društva koje se dijeli i koje ne prestaje, na novo društvo koje se osniva
radi provođenja odvajanja s osnivanjem. Podjela društva je realizirana dana 08. svibnja 2014. godine
na način da su vodne djelatnosti sukladno Zakonu o vodama ostale glavna djelatnost GKTD
„MURVICA“ koje je preimenovano u MURVICA d.o.o. kao društva koje se dijeli i ne prestaje , a sve
druge djelatnosti prenose se na novo društvo EKO – MURVICA d.o.o..
Podjela odvajanjem provedena je prijenosom dijela imovine GKTD „MURVICA d.o.o. na novo društvo
EKO – MURVICA d.o.o. , a sastoji se iz nekretnina , opreme , inventara,sitnog inventara, te ostalih
imovinskih prava odnosno materijalne i nematerijalne imovine. U GKTD „MURVICA“ koje je
preimenovano u MURVICA d.o.o. kao društva koje se dijeli i ne prestaje ostala je imovina vezana
za djelatnost odvodnje otpadnih voda s pripadajućim imovinskim pravima i obvezama , odnosno
materijalna i nematerijalna imovina.
2.2 Misija
Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava
javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje na području Grada
Crikvenice te je prioritetno naša misija osiguranje trajnog i kvalitetnog obavljanja navedenih usluga
uz održavanje komunalnih vodnih građevina za javnu odvodnju u stanju funkcionalne sposobnosti,
sa maksimalnim poštivanjem zaštite okoliša i javnog interesa lokalnih zajednica u kojima djelujemo,
uz stalnu brigu o zadovoljstvu svojih radnika, kao i svih korisnika usluga što čini okosnicu sadašnjeg
i budućeg poslovanja upravljanja Društva MURVICA d.o.o.
Poboljšanje kvalitete življenja kako sadašnjih, tako i budućih naraštaja našeg grada, stalnim i
kvalitetnim održavanjem i unapređenjem sustava javne odvodnje otpadnih te oborinskih voda i
utjecanje na svijest korisnika o potrebi kontinuiranog održavanja i izgradnje sustava odvodnje, ali i
priključenja što većeg broja korisnika na sustav javne odvodnje.
Namjera poduzeća je efikasno i efektivno poslovanje u skladu sa važećim propisima i standardima.
Želja nam je sadašnjim i budućim korisnicima osigurati sigurni i kvalitetni sustav javne odvodnje
otpadnih te oborinskih voda uz stalni cilj očuvanja okoliša i zdravlja korisnika uz potporu šire
društvene zajednice.
2.3 Vizija
Društvo želi postati moderno, suvremeno, tehnički opremljeno na zavidnom nivou, s kadrovskom
strukturom obučenom za obavljanje svih poslova i radnih zadataka. Naša budućnost će biti
fokusirana na racionalizaciji troškova poslovanja u svim fazama kako bi se omogućilo ulaganje u
održavanje i rekonstrukciju postojećeg sustava.
Želimo doprinijeti stvaranju grada čistog i ugodnog življenja, na dobrobit i zadovoljstvo naših
korisnika, zaposlenika i šire društvene zajednice, poštujući pri tome načela ekonomičnosti,
racionalnosti i svrsishodnosti. Dužnost i cilj kao savjesnog pružatelja vodnih usluga je radnicima
osigurati priliku za učenje, razvoj i stvaranje karijere, biti tvrtka koja zna prepoznati i nagraditi
uspjeh, kontinuirano unaprjeđivati tehnološku opremljenost te pratiti svjetske trendove u djelatnosti
kako bi iste primijenili u svome radu i time poboljšali kvalitetu usluge, postavljati ambiciozne i
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 5 / 67
Izdanje: 01/2015.
2015 MURVICA d.o.o.
ostvarive ciljeve, brinuti o zaštiti i zdravlju zaposlenika, kao i zaštiti okoliša i na taj način ispuniti
svoju ulogu prema široj društvenoj zajednici.
Unaprjeđenje kvalitete usluga u javnoj odvodnji otpadnih te oborinskih voda i time osiguranje
zadovoljstva naših korisnika, zaposlenika, poslovnih partnera i lokalne zajednice u kojoj djelujemo.
Prioritet nam je biti usmjeren na kontinuirano pružanje vodne usluge razvojem i stalnim
unapređivanjem vlastitih tehničko-tehnoloških i ljudskih resursa, zasnovano na principima zaštite
okoliša.
Naše buduće djelovanje mora počivati na povećanju zadovoljstva svih korisnika naših usluga,
izgradnjom odgovarajućeg sustava javne odvodnje otpadnih voda i njegovog pročišćavanja kao i
održavanje sustava oborinske odvodnje, kako bi područje kojim upravljamo učinili ugodnijim i
poželjnijim za život.
Želimo postati najkvalitetniji pružatelj vodnih usluga na našem području, prepoznatljiv u cijeloj
Hrvatskoj po primjeni najbolje dostupne svjetske prakse i tehnologije u uvažavanju načela zaštite
okoliša te postati jedan od vodećih čimbenika u djelatnostima javne odvodnje i pročišćavanja
otpadnih voda područja županije čime ćemo doprinijeti podizanju kvalitete življenja građana.
2.4 Izjava o ciljevima
Ciljevi Društva su:
- Ekološki ciljevi:
o Izgradnja uređaja za pročišćavanje otpadnih voda
o Zaštita morske sredine stavljanjem pod kontrolu stanja septičkih i sabirnih jama na
području upravljanja te daljnji razvoj i širenje sustava javne odvodnje
o Održavanje biološke raznolikosti
o Briga o sustavu javne odvodnje otpadnih i oborinskih voda te pročišćavanju
otpadnih voda i ostalim djelatnostima vezanim za zaštitu okoliša
- Socijalni ciljevi
o Poboljšati uvjete zaštite na radu
o Poboljšati kvalitetu stanovanja razvojem sustava javne odvodnje
o Poboljšavati mjere pročišćavanje otpadnih voda
o Sustavno raditi na promjeni svijesti građana o potrebi priključenja na sustav javne
odvodnje
o Poboljšanje usluga i informiranost potrošača
o Približiti svoje poslovanje korisnicima usluga, zainteresiranoj javnosti i ukupnoj
javnosti
o Povećati učinkovitost kroz dobro unutarnje ustrojstvo, upravljanje i razvoj ljudskih
potencijala, uključujući i stalno stručno usavršavanje, pravilnu i pravičnu
preraspodjelu radnih zadataka
- Ekonomski ciljevi
o Korištenje sredstva Europske unije za unaprjeđenje sustava javne odvodnje
o Poticanje razvoja sustava javne odvodnje
o Racionalno korištenje sustava javne odvodnje
o Aktivna suradnja s Gradom Crikvenica u pogledu investicija
o Smanjenje operativnih troškova
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 6 / 67
Izdanje: 01/2015.
2015 MURVICA d.o.o.
o Uvođenje nove sistematizacije
o Racionalizacija komercijalnih i tehničkih procedura
o Energetska efikasnost i modernizacija voznog parka
o Ostvariti zadovoljstvo kupca visokom kvalitetom usluga, uz prikladnu cijenu u
djelatnosti Društva MURVICA d.o.o.
o pratiti tehnološki razvitak struke i biti nositelj novih tehnologija na našem području
o nastaviti ostvarivati uravnoteženo, pravilno, svrhovito, učinkovito, ekonomično i
transparentno financijsko poslovanje
Opći ciljevi razvoja odvodnje temelje se na programima jedinica lokalne samouprave kao i
programima prihvaćenim od strane Hrvatskih voda. U opće ciljeve spada i trajno
unaprjeđenje organizacije poslovanja, uvođenje sustava kvalitete poslovanja, dogradnja i
unaprjeđenje sustava upravljanja komunalnom infrastrukturom, razvoj komunalnog
informacijskog sustava te razvoj sustava daljinskog nadzora i upravljanja objektima. U
posebne ciljeve spada provođenje godišnjih aktivnosti dogovorenih s Gradom Crikvenica i
Hrvatskim vodama. Trenutno aktualni projekti su:
o izrada studijske i projektne dokumentacije za izgradnju vodokomunalne
infrastrukture aglomeracija Novi Vinodolski, Crikvenica i Selce. Ovaj projekt
sufinancira se iz fondova Europske unije – Kohezijskog fonda i sredstvima Korisnika
i Partnera projekta. U projektu se nalaze KTD Vodovod Žrnovnica d.o.o. kao
Korisnik, te Grad Novi Vinodolski, Grad Crikvenica i MURVICA d.o.o. kao Partneri;
o aplikacija za natječajza dostavu prijedloga projekata E.N. 2.1.16. u sklopu
operativnog plana ''Zaštita okoliša'' . Aplikacija se odnosi na financiranje provedbe
investicijskih projekata koji se odnose na manje dijelove sustava javne
vodoopskrbe/odvodnje. MURVICA d.o.o. je na ovom natječaju predala zahtjev za
dodjelu sredstava za Izgradnju I. faze sustava javne odvodnje naselja Jadranovo;
o rekonstrukcija sustava javne odvodnje u ulici Ante Starčevića u Crikvenici. Izrađeni
su idejni projekti i očekuje se izdavanje lokacijske dozvole.
o izgradnja sustava javne odvodnje u ulici Vatroslava Lisinskog u Crikvenici.
Ishodovana je lokacijska dozvola, te se očekuje dovršetak glavnog projekta i
ishođenje građevinske dozvole..
- Generalni ciljevi za kraj planskog perioda – 5 godina:
o neprekidna opskrba projektiranom potrebnom uslugom odvodnje otpadnih voda,
o poboljšanje operativne efikasnosti objekata sustava javne odvodnje kroz programe
rehabilitacije sistema, upravljanja potražnjom, smanjenja propuštanja, optimizaciju
mreže, unapređenje postrojenja, kontrolu procesa, itd.
o poboljšanje kvaliteta i efikasnosti usluga odvodnje otpadnih voda za stanovništvo,
o pokrivenost troškova iz cijene, čija visina ne prelazi 5% prosječnog prihoda za
domaćinstva,
o realizacija kapitalnih investicija koje će omogućiti pružanje usluga na području
djelovanja Društva MURVICA d.o.o. zadovoljivši potrebe kupaca za uslugama
odvodnje otpadnih voda,
o stabilan gotovinski tok, podizanje i održavanje potrebne razine naplate,
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 7 / 67
Izdanje: 01/2015.
2015 MURVICA d.o.o.
o poštovanje principa održivog razvoja i zaštite prirodne sredine, smanjenje
zagađenja životne sredine upotrebom svih raspoloživih mjera.
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 8 / 67
Izdanje: 01/2015.
2015 MURVICA d.o.o.
3 STRUKTURA DRUŠTVA
3.1 Unutarnja organizacija
Popisom radnih mjesta sa pripadajućim koeficijentima složenosti poslova MURVICA d.o.o. uređena je unutrašnja organizacija MURVICA d.o.o. (u daljnjem tekstu: Društvo), sadržaj rada organizacijskih jedinica s razgraničenjem njihove nadležnosti, odgovornosti, poslovodnih i funkcionalnih ovlaštenja unutar Društva, radnih mjesta, opisa poslova i uvjeta koji radnici moraju ispunjavati za određeno radno mjesto, te druga pitanja koje se odnose na organizaciju i sistematizaciju Društva
Poslodavac rad organizira kroz sljedeće organizacijske jedinice:
Oznaka Naziv organizacijske jedinice
2107/0I-I0 Uprava Društva
2107/0I-I0-03 Odjel tehničkih poslova
2107/0I-I0-02 Odjel općih poslova
2107/0I-I0-01 Odjel financijsko -računovodstvenih poslova
U ovom poglavlju su sažeto opisane nadležnosti tj. djelokrug poslova svake od temeljnih organizacijskih jedinica, priložene su organizacijske sheme i shodno tome opisi radnih mjesta.
Ured direktora
Ured direktora ima ključnu odgovornost uspostave nesmetanog poslovanja i provođenja aktivnosti
Uprave Društva putem tajničko administrativnih poslova širokog spektra prema utvrđenim internim
procedurama i zakonskim obavezama funkcije Direktora Društva.
Također Ured Direktora vrši i pružanje informacija korisnicima usluga te drugim interesnim stranama
(mediji, državne i druge institucije, Skupština, Nadzorni odbor…) odgovaranjem na postavljena
pitanja i pritužbe pristigle bilo kojim komunikacijskim sredstvima i kanalima u skladu sa zakonskim i
internim odredbama o informiranju, odlukama vlasnika (Grada Crikvenice) i nalozima uprave
Društva.
Odjel tehničkih poslova
Odjel tehničkih poslova ima ključnu odgovornost izgradnje i održavanja sustava odvodnje, otpadnih i oborinskih voda. To se ostvaruje kroz realizaciju planova investicijskog i tekućeg održavanja te posebnu kontrolu i upravljanje nad UPOV-ima (Uređajima za Pročišćavanje Otpadnih Voda). Odjel je također odgovoran za praćenje stanja kapaciteta te izrade prijedloga o potrebama razvoja i proširenja postojećeg sustava odvodnje.
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 9 / 67
Izdanje: 01/2015.
2015 MURVICA d.o.o.
Odjel općih poslova
Odjel općih poslova organizira i provodi, pravne poslove vezane uz prava i obveze radnika i Društva. pravne regulative, općih i drugih akata Društva te kadrovske poslove organizacije provedbe zapošljavanja i korištenja kadrovskih resursa.
Odjel financijsko računovodstvenih poslova
Odjel financijsko-računovodstvenih poslova poslova odgovorno je za pravovremeno i kvalitetno vođenje financijske politike Društva u što ulazi organizacija poslova pribavljanja sredstava, praćenje troškova, izrada razvojnih planova Društva te usklađivanje i analiza financijskih planova s planovima Društva i zakonskim odredbama.
MURVICA d.o.o. Trg Stjepana Radića 1/2 51260 Crikvenica, Hrvatska
Telefon: +385 (0)51 455 500
E-mail: [email protected] OIB: 68902357395
2015 MURVICA d.o.o.
a. Organizacijska struktura
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 11 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
4 MAPA PROCESA
Svrha ovog poglavlja je osigurati temeljne informacije o procesima organizacije vezanih uz sustav financijskog upravljanja i kontrole. Sastavljanje popisa procesa i izrada mape (knjige) procesa osigurava jedinstvenost odvijanja poslovnih procesa, utvrđivanje aktivnosti koje se provode, odgovornost za provođenje aktivnosti i rok u kojem se trebaju provesti te pregled kontrola koje su utvrđene u pojedinom procesu, a koje osiguravaju ostvarenje ciljeva samog procesa.
a. Definicije
Naziv Opis
Naziv procesa Kratko i sažeto označava srž procesa
Vlasnik procesa Vlasnik procesa može biti samo jedna osoba, ona određuje kako se proces treba provoditi te je odgovorna za provođenje procesa
Cilj procesa Opisuje ono što se želi ili mora postići odvijanjem aktivnosti ili radnji procesa
Glavni rizici Neželjeni događaji koji mogu spriječiti ostvarenje zadanog cilja
Opis procesa
Ulazi u proces su zahtjevi korisnika, podaci, ideje i sve što se u procesu mijenja kako bi se postigao rezultat procesa. Aktivnosti su radnje koje je potrebno provesti kako bi se od ulaza dobili izlazi odnosno željeni rezultat procesa. Izlazi iz procesa su rezultati koje je proces ostvario u odnosu na ulaze u proces.
Tablica odgovornosti
O – primarna odgovornost je odgovornost na nivou procesa, a odnosi se na svrhu procesa, ciljeve, zadaće
S – sekundarna odgovornost ili suodgovornost. Suodgovornost podrazumijeva formaliziranje (dijela) ovlasti i informiranost o aktivnostima i statusima u procesu rada
I – informiranost; osoba treba biti informirana (npr. dostavljenim dokumentom ili zapisom)
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 12 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
b. Popis FMC procesa
U nastavku slijedi tablični prikaz relevantnih procesa.
SKUPINA PROCESA
NAZIV PROCESA ŠIFRA PROCESA
Izvrš
avanje
Naplata i prisilna naplata 1-01
Plaćanje računa 1-02
Isplata sredstva udrugama građana 1-03
Zaprimanje robe 1-04
Zaprimanje radova 1-05
Zaprimanje usluga 1-06
Zaprimanje, otprema i arhiviranje dokumenata 1-07
Javna
nabava
Provođenje javne nabave 2-01
Provođenje bagatelne nabave 2-02
Raču
novodst
vo
Zaprimanje računa i provjera 3-01
Blagajničko poslovanje 3-02
Knjigovodstvo 3-03
Sastavljanje godišnjeg obračuna 3-04
Usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige 3-05
Knjigovodstveni postupci pri izradi financijskih izvješća 3-06
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 13 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA
VLASNIK PROCESA Voditelj odjela općih poslova
NAZIV PROCESA
Proces naplate i prisilne naplate komunalnih i ostalih usluga
CILJ PROCESA
Pravovremeno naplaćene komunalne i ostale usluge
GLAVNI RIZICI
Nemogućnost naplate
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Izvod poslovnog računa
Račun obveznika plaćanja
AKTIVNOSTI:
Knjiženje uplata i zatvaranje po zaduženjima
Usklađenje zatvaranja uplata sa zaduženjima
Izrada mjesečnog izvještaja
Provjera naplaćenih potraživanja
Izrada opomene pred ovrhu
Upis dostava opomena u knjigu izlazne pošte
Prosljeđivanje informacija o nenaplaćenim potraživanjima
Praćenje naplate utuženih potraživanja
Arhiviranje dokumentacije
IZLAZ: Mjesečni izvještaj uplata
Izrađena opomena pred ovrhu
Dostavljena opomena stranici
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces, programska/informatička podrška
TABLICA ODGOVORNOSTI
Uključene osobe
Ključne Aktivnosti V
od
ite
lj o
dije
la
op
ćih
po
slo
va
Re
fere
nt
za
raču
no
vod
stvo
I
Re
fere
nt
za
raču
no
vod
stvo
II
Up
rava
Knjiženje uplata i zatvaranje po zaduženjima
O O
Usklađenje zatvaranja uplata sa zaduženjima
O O
Izrada mjesečnog izvještaja O O I
Provjera naplaćenih potraživanja O
Izrada opomene pred ovrhu O
Upis dostava opomena u knjigu izlazne pošte
O
Prosljeđivanje informacija o nenaplaćenim potraživanjima
O I I
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 14 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Praćenje naplate utuženih potraživanja O I I
Arhiviranje dokumentacije O
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 15 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje
Popratni dokumenti
Odgovornost Rok
POČETAK
Knjiženje uplata
Kontrola
Provjera stanja naplate
Izdavanje opomena
Kontrola
Dostava opomene
Ako obveze nisu podmirene provodi
se postupak utuženja
Kontrola
KRAJ
DA
NE
DA
NE
NE
KontrolaNE
DA
Kontrolira se ispravnost i točnost podataka na način da se provjerava da li je ispravno korisnik zadužen
Referent za računovodstvo I
Prije početka obračuna za
prethodni mjesec
Zapisnik o zaduženju
Svakodnevno knjiženje uplata Komunalnih i ostalih usluga te zatvaranje istih po zaduženjima: Od Fine se preuzimaju i prebacuju izvadci u program.
Referent za računovodstvo I/ Referent za
računovodstvo II
Knjiga računa,
račun
Kontrolira se jesu li su sve uplate po izvodu proknjižene. One koje nisu istražuje se o kojim osobama se radi i upisuju šifre i uplata te se knjiži ručno
Referent za računovodstvo I/ Referent za
računovodstvo II
Knjiga računa
Kad je kontrola izvršena prelazi se po uplatama te se iste zatvaraju sa zaduženjima. Ispisuje se proknjiženi izvadak i prilaže uz originalni primjerak.
Mjesečni izvještaj
Provjeravanje stanja naplate
Izdavanje opomena pred ovrhu radi naplate potraživanja: 2 x godišnje šalju se opomene pred ovrhu. U programu se zadaju periodi koji su sporni i izvlače opomene za osobe koje se u tom ispisu nalaze.
Voditelj odijela općih poslova
2x godišnje Izlistaj
Opomene se ispisuju u 1 primjerak, ovjeravaju se i kuvertiraju.
Voditelj odijela općih poslova/
Direktor
Kuvertirane opomene predaju se na evidenciju u knjigu izlazne pošte.
Poštar
Opomene dostavlja u poštu. Opomene se dostavljaju stranci običnom poštom.
Poštar
Opomene koje nisu uručene stranci vraćaju se.
Voditelj odijela općih poslova
Opomene koje nisu uručene prekuvertiraju se i šalju ponovo. Dugovanja koja su podmirena, iste opomene se arhiviraju i predaju u arhivu.
Voditelj odijela općih poslova/
Referent za računovodstvo I
i II
Opomena
Provjerava se plaćanje po opomenama
Voditelj odijela općih poslova
Ako obveze po opomeni nisu podmirene priprema se dokumentacija za utuženje.
Voditelj odijela općih poslova
Kontrolira se sva potrebna dokumentacija za tužbu
Voditelj odijela općih poslova
Provođenje postupka utuženja. Voditelj odijela općih poslova
Praćenje naplate utuženih potraživanja, predavanje sve dokumentacije u vezi sa prigovorom, arhiviranje i prelazak u parnični postupak.
Voditelj odijela općih poslova
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 16 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA
VLASNIK PROCESA Voditelj odijela financijsko računovodstvenih poslova
NAZIV PROCESA
Proces plaćanja računa
SVRHA PROCESA
Točno i pravovremeno podmirivanje financijskih obaveza Društva
GLAVNI RIZICI
Nepravovremeno podmirene obveze
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Račun dobavljača
Knjiga ulaznih računa
AKTIVNOSTI:
Upis pristiglih računa u knjizi ulaze pošte
Raspoređivanje računa voditeljima ODJELA na likvidaciju
Likvidiranje (odobrenje) računa u knjizi nabave
Unos u knjigu ulaznih računa, izrada naloga za plaćanje
Odobrenje i supotpis svih naloga za plaćanje
Supotpis računa za plaćanje
Odabir računa za plaćanje prema roku dospijeća i raspoloživim financijskim resursima
IZLAZ: Izvršeno plaćanje računa
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Prostor za rad, programska / informatička podrška,informatička oprema, radnici uključeni u proces, raspoloživa financijska sredstva na žiro-računu
TABLICA ODGOVORNOSTI
Uključene osobe
Ključne Aktivnosti
Up
rava
/dir
ekto
r
Nar
uči
telj
tro
ška
Vo
dit
elj
od
ijela
fin
anci
jsko
-ra
čun
ovo
dst
ven
ih
po
slo
va
Re
fere
nt
za
raču
no
vod
stvo
II
Ad
min
istr
ativ
ni
refe
ren
t
Upis pristiglih računa u knjizi ulaze pošte O
Raspoređivanje računa voditeljima ODJELA na likvidaciju
O
Likvidiranje računa O
Unos u poreznu knjigu ulaznih računa, izrada naloga za plaćanje
O
Odobrenje i supotpis svih naloga za plaćanje O
Supotpis računa za plaćanje O
Odabir računa za plaćanje prema roku dospijeća i raspoloživim financijskim resursima
O
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 17 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Dijagram tijeka Opis aktivnosti
Izvršenje
Popratni dokumenti
Odgovornost Rok
POČETAK
Zaprimanje nalogaza isplatu
Upis u knjigu ulaznih računa
Provjera računa
NE
Kontrola
Kontaktiranje s dobavljačem ili povrat računa
Likvidatura
Odabir računa za plaćanje
Kontrola
Pisanje naloga
Potpis naloga za plaćanje
NE
DA
NE
DA
Slanje naloga u banku na plaćanje
Odlaganje računa
KRAJ
Zaprimanje računa dobavljača u knjigu pošte te upisivanje podataka računa u istu
Administrativni referent
Dnevno Račun/virman
Prosljeđivanje računa Nositelju troška na likvidaciju računa i utvrđivanje suštinske ispravnosti
Administrativni referent
Utvrđivanje suštinske ispravnosti računa te likvidiranje računa na pozicijama u planu nabave
Viši referent za računovodstvo
Dostava likvidiranih računa Referentu knjigovođi II na unos u poreznu knjigu. Isti obavlja formalnu i računsku točnost te ispisuje virman za plaćanje
Referent za računovodstvo II
Dostava računa i virmana Direktoru na odobrenje za plaćanje i potpis virmana za plaćanje
Direktor
Dostava odobrenih računa za plaćanje Voditelju financija i računovodstva na plaćanje
Voditelj odijela financijsko-računovodstvenih poslova
Provjera valute plaćanja, provjera ugovorenog roka plaćanja iz sklopljenih ugovora. Utvrđivanje mogućnosti kompenziranja te provođenja Cesija. Predkontiranje i dostava računa na knjiženje
Voditelj odijela financijsko-računovodstvenih poslova
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 18 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-2
Verzija 1.1.
VLASNIK PROCESA Voditelj odijela financijsko računovodstvenih poslova
NAZIV PROCESA
Proces isplate sredstva udrugama građana CILJ PROCESA
Svrsishodno zadovoljenje potreba za donacijama udruga građana uz sustavnu kontrolu namjenske primjene isplaćenih sredstava
GLAVNI RIZICI Nenamjenski utrošak doniranih sredstava
Nedovoljna sredstva za isplatu
Nedostavljanje izvješća o utrošku sredstava KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Zahtjev za donacijom
Financijski plan
AKTIVNOSTI:
Zaprimanje i evidentiranje zahtjeva za donacijom
Predaja zahtjeva na obradu
Odobrenje zahtjeva
Izrada Ugovora o donaciji
Ovjeravanje ugovora o donaciji
Isplata sredstava prema Ugovoru o donaciji
Kontrola namjenskog korištenja isplaćenih sredstava
Arhiviranje dokumentacije
IZLAZ: Isplaćena donacija udruzi građana
Izvješće o obavljanim provjerama
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces, programska/informatička podrška
TABLICA ODGOVORNOSTI
Uključene osobe
Ključne Aktivnosti
Vo
dit
elj
od
ijela
fin
anci
jsko
-ra
čun
ovo
dst
ven
ih
po
slo
va
Vo
dit
elj
od
ijela
op
ćih
po
slo
va
Up
rava
Ad
min
istr
ativ
ni
refe
ren
t
Zaprimanje i evidentiranje zahtjeva za donacijom
Zaprimanje zahtjeva na obradu-utvrđivanje financijske mogućnosti isplate donacije
O
Odobrenje zahtjeva i Izrada Odluke o donaciji O
Izrada Ugovora o donaciji sa obdarenikom O
Ovjeravanje ugovora o donaciji O
Isplata sredstava prema Ugovoru o donaciji O
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 19 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Kontrola namjenskog korištenja isplaćenih sredstva
O
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 20 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
POČETAK
Zaprimanjezahtjeva
Kontrola
Zahtjev se odobrava
NE
DA
Izrada i ovjeravanje Ugovora o donacijiI
Kontrola utrošenih sredstava
Isplata sredstava po odobrenim zahtjevima
Povratna informacija tražitelju donacije
KRAJ
Zahtjevi se zaprimaju od pojedinih udruga putem pošte ili osobno u pisarnicu.
Administrativni referent
Odmah po
primitku
Zahtjevi udruga
Zahtjevi se predaju na obradu na način da se utvrđuju sredstva rezerivirana za donacije a prema financijskom planu Društva.
Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
Zahtjev se odobrava.Piše se Odluka o donaciji.
Uprava
U slučaju ne odobravanja sredstava prosljeđuje se informacija tražitelju donacije
Administrativni referent
Do 30 dana od primitka
Izrada Ugovora o donaciji Voditelj odijela općih poslova
Ovjeravanje ugovora o donaciji Uprava
Isplata sredstava prema ugovoru o donaciji
Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
Kontrola namjenskog korištenja isplaćenih sredstava i arhiviranje dokumentacije
Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 21 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA
VLASNIK PROCESA Voditelj odjela na koju se nabava odnosi/Naručitelj troška
NAZIV PROCESA
Proces zaprimanje roba
SVRHA PROCESA
Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje roba prema uvjetima iz narudžbe (narudžbenice, ugovora, ponude.)
GLAVNI RIZICI
Odstupanje od naručene kvalitete ili količine robe
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Narudžbenica, ponude, ugovor za količinu i kvalitetu robe
AKTIVNOSTI:
Prijem robe
Kvalitativno i kvantitativno provjeravanje parametara iz narudžbenice, ugovora, ponude
Likvidiranje ulaznog računa od strane voditelja radne jedinice čime se potvrđuje kvantiteta i kvaliteta zaprimljene robe
Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa
Arhiviranje dokumentacije
IZLAZ: Plaćeni ulazni računi
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA
Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi
TABLICA ODGOVORNOSTI
Uključene osobe
Ključne Aktivnosti
Vo
dit
elj
i
od
jela
/Nar
uči
telj
tro
ška
Up
rava
Re
fere
nt
za
raču
no
vod
stvo
II
Prijem robe O
Kvalitativno i kvantitativno provjeravanje parametara iz narudžbe (narudžbenice, ugovora, ponude.)
O
Likvidiranje ulaznog računa od strane voditelja radne jedinice čime se potvrđuje kvantiteta i kvaliteta zaprimljene robe
O
Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa O
Arhiviranje dokumentacije S O
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 22 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
POČETAK
Prijem robe
Provjera formalnih parametara pratećeg dokumenta uz robu
Provjera suštinskih parametara uz prateći
dokument
Provjera matematičkih parametara uz prateći
dokument
Likvidacija ulaznog računa
Kontrola
KRAJ
DA
NE
Ovjera plaćanja
Prijem robe
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Ugovor, otpremnica,
otpremnica – račun,
narudžbenica, račun
Kvalitativno i kvantitativno provjeravanje parametara iz narudžbe (narudžbenice, ugovora, ponude.)
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Suštinski se provjerava prateći dokument uz robu
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Provjeravaju se matematički parametri
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Likvidiranje ulaznog računa od strane voditelja radne jedinice čime se potvrđuje kvantiteta i kvaliteta zaprimljene robe. Prilaganje potpisane sa obije strane narudžbenice, dostavnice, izdatnice itd. uz račun kojim se potvrđuje da je roba zaprimljena
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa
Uprava
Arhiviranje dokumentacije
Referent računovođa II
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 23 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA
VLASNIK PROCESA Voditelj odjela na koju se nabava odnosi/Naručitelj troška
NAZIV PROCESA
Proces zaprimanje radova
SVRHA PROCESA
Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje radova prema uvjetima iz ugovora i troškovnika te izvješća nadzornog tijela
GLAVNI RIZICI
Odstupanje od naručene kvalitete ili količine radova
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Situacija, račun
AKTIVNOSTI:
Zaprimanje dokumentacije o izvršenim radovima
Provjera matematičkih, kvantitativnih i kvalitativnih parametara dokumentacije
Izrada zapisnika o izvedenim radovima
Potvrđivanje dokumentacije o izvršenim radovima
Prosljeđivanje dokumentacije na računovodstveno financijsko postupanje
Arhiviranje dokumentacije
IZLAZ: Plaćeni račun
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA
Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi
TABLICA ODGOVORNOSTI
Uključene osobe
Ključne Aktivnosti U
pra
va
Vo
dit
elj
o
dje
la/N
aru
čite
l
j tro
ška
Re
fere
nt
za
raču
no
vod
stvo
II
Vo
dit
elj
od
ijela
fi
nan
cijs
ko-
raču
no
vod
stve
ni
h p
osl
ova
Zaprimanje dokumentacije o izvršenim radovima O
Provjera matematičkih, kvantitativnih i kvalitativnih parametara dokumentacije
O
Zaprimanje zapisa o tehničkom pregledu onih radova koji podliježu tehničkom pregledu
O
Pregled zaprimljene dokumentacije O
Potvrđivanje dokumentacije o izvršenim radovima
I O
Prosljeđivanje dokumentacije na računovodstveno financijsko postupanje
S O
Arhiviranje dokumentacije O O
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 24 / 67
Izdanje: 01/2015.
Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
POČETAK
Zaprimanje dokumentacije
izvođača o izvršenim radovima
Provjera matematičkih parametara
dokumentacije
Provjera suštinskih parametara
dokumentacije
Provjera formalnih parametara
dokumentacije
Zaprimanje dokumentacije
nadzornog organa o izvršenim radovima
Kontrola
A
NE
Usporedba izvršenih radova sa
troškovnikom
DA
Izvođač radova dostavlja dokumentaciju o izvršenim radovima
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Nakon objavljenih
radova
Ugovor, troškovnik,
izvješće nadzornog
organa, građevinski
dnevnik, narudžbenica,
računi
Provjeravaju se matematički parametri dokumentacije
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Provjeravaju se suštinski parametri dokumentacije
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Provjeravaju se formalni parametri dokumentacije
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Nadzorni organ dostavlja dokumentaciju o izvršenom nadzoru radova
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Zapisnici o nadzoru
Privremene i Okončana situacija
Obavlja se usporedba izvršenih radova sa specifikacijama iz troškovnika
Voditelj odjela/Naručitelj
troška Troškovnik
Obavlja se kontrola nakon provjere dokumentacije
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 25 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
A
Potvrđivanje dokumentacije o
izvršenim radovima
Proslijeđivanje dokumentacije na računovodstveno
financijsko postupanje
KRAJ
Arhiviranje dokumentacije
Ovlaštena osoba potvrđuje dokumentaciju o izvršenim radovima.
Uprava Nakon
kontrole
Dokumentacija se prosljeđuje u odjel računovodstva na računovodstveno i financijsko postupanje.
Referent za računovodstvo
II/Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
Nakon obrade dokumentacije ista se arhivira.
Referent za računovodstvo II
Sukladno pravilniku o
čuvanju arhivske
građe
Pravilnik o čuvanju arhivske
građe
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 26 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA
VLASNIK PROCESA Voditelj odjela na koju se nabava odnosi/Naručitelj troška
NAZIV PROCESA
Proces zaprimanje usluga
SVRHA PROCESA
Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje usluga prema uvjetima iz ugovora
GLAVNI RIZICI
Odstupanje od naručene kvalitete ili količine usluga
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Narudžbenica, ponude, ugovor za količinu i kvalitetu
AKTIVNOSTI:
Zaprimanje usluga
Provjera kvantitativnih, kvalitativnih parametara iz narudžbenice, ugovora, ponude
Potpisivanje
Likvidiranje ulaznog računa od strane voditelja radne jedinice čime se potvrđuje kvantiteta i kvaliteta zaprimljene robe
Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa
Arhiviranje dokumentacije
IZLAZ: Zapisnik o izvršenim uslugama
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA
Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi
TABLICA ODGOVORNOSTI
Uključene osobe
Ključne Aktivnosti
Vo
dit
elj
o
dje
la/N
aru
čite
lj t
rošk
a
Up
rava
Viš
i re
fere
nt
za
raču
no
vod
stvo
i
fin
anci
je
Zaprimanje usluga O
Provjera matematičkih, kvantitativnih, kvalitativnih i formalnih parametara iz narudžbenice, ugovora, ponude
O
Likvidiranje ulaznog računa od strane voditelja radne jedinice čime se potvrđuje kvantiteta i kvaliteta zaprimljene robe
O
Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa O
Arhiviranje dokumentacije S
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 27 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
POČETAK
Preuzimanje dokumentacije o izvršenoj usluzi
Usporedba izvršene usluge sa
narudžbenicom
Provjera matematičkih parametara
dokumentacije o izvršenoj usluzi
Provjera formalnih parametara
dokumentacije o izvršenoj usluzi
Kontrola
DA
NE
Likvidiranje ulaznog računa
Odobrenje i ovjera plaćanja
Provjera suštinskih parametara
dokumentacije o izvršenoj usluzi
Prosljeđivanje dokumentacije na rač-fin. postupanje
KRAJ
Preuzima se dokumentacija o izvršenoj usluzi
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Radni nalog, zapisnik o
primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica
Izvršenje usluge se uspoređuje sa narudžbenicom da bi se dobio uvid da li je usluga izvršena u skladu s naručenim
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Provjeravaju se matematički parametri u izvršenoj usluzi
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Provjeravaju se suštinski parametri u izvršenoj usluzi
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Provjeravaju se formalni parametri u izvršenoj usluzi
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Odmah bez odgode
Obavlja se kontrola prema svim provjerama
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Odmah bez odgode
Radni nalog, zapisnik o
primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica
Likvidiranje ulaznog računa kojom se potvrđuje se dokumentacija o izvršenoj usluzi
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
Izvješće o obavljenoj usluzi
Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa
Uprava
Radni nalog, zapisnik o
primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica
Dokumentacija se prosljeđuje u odjel računovodstva na računovodstveno financijsko postupanje
Viši referent za račun. i financije
Radni nalog, zapisnik o
primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 28 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA
VLASNIK PROCESA Administrativni referent
NAZIV PROCESA
Proces zaprimanja, otpreme i arhiviranja dokumenata
SVRHA PROCESA
Točno i pravovremeno evidentiranje svih zaprimljenih dokumenata te njihova pravodobna obrada i otprema.
GLAVNI RIZICI
Gubitak ili oštećenje dokumenata.
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Zaprimljeni dokumenti
AKTIVNOSTI:
Zaprimanje i evidentiranje dokumenata
Raspoređivanje i otpremanje dokumenata voditeljima radnih jedinica
Arhiviranje i čuvanje dokumenata
IZLAZ: Arhivirana dokumentacija
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA
Zaposlenici potrebni za odvijanje procesa. Programska i informatička podrška.
TABLICA ODGOVORNOSTI
Uključene osobe
Ključne Aktivnosti A
dm
inis
trat
ivn
i
refe
ren
t
Vo
dit
elj
i rad
nih
je
din
ica
Zaprimanje i evidentiranje dokumenata O
Raspoređivanje i otpremanje dokumenata voditeljima radnih jedinica O
Arhiviranje dokumenata S O
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 29 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
POČETAK
Zaprimanje dokumenata
Kontrola
Obrada dokumenata
Otpremanje dokumenata
Arhiviranjei čuvanje
KRAJ
DA
NE
Izlučivanje registraturnog gradiva
Zaprimanje i evidentiranje dokumenata
Administrativni referent
Raspoređivanje i otpremanje dokumenata voditeljima odjela
Administrativni referent
Arhiviranje i čuvanje dokumenata
Voditelj odjela/Naručitelj
troška
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 30 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-1.3.
Verzija 1.1.
VLASNIK PROCESA Voditelj odjela financijsko i računovodstvenih poslova
NAZIV PROCESA
Provođenje postupka javne nabave
CILJ PROCESA Nabava roba, radova i usluga putem javno objavljenog poziva za nadmetanje u cilju ekonomičnog i pravodobnog zadovoljenja stvarnih potreba, provođenja postupka u skladu sa zakonskim odredbama i
učinkovitog korištenja raspoloživih sredstava.
GLAVNI RIZICI
Predmet nabave nije dobro utvrđen
Procijenjena vrijednost nije dobro utvrđena Dokumentacija za provođenje nabave sadrži propuste i nedostatke Nemogućnost realizacije planirane nabave Rizik krive procjene količine
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ:
Zahtjev za nabavu
Financijski plan
Plan nabave
Nabavna dokumentacija ( tehničke specifikacije itd.)
AKTIVNOSTI:
Zaprimanje zahtjeva za nabavom
Provjera zahtjeva s financijskim planom i planom nabave za tekuću godinu
Osnivanje stručnog povjerenstva
Izrada nabavne dokumentacije (tehničke specifikacije, ponudbeni troškovnici i ostalih uvjeti)
Izrada dokumentacije za nadmetanje
Objava poziva za nadmetanje
Zaprimanje i otvaranje pristiglih ponuda
Sastavljanje zapisnika o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda
Rangiranje ponuda sukladno kriteriju za odabir i uvjetima propisanim dokumentacijom/uputama za prikupljanje ponuda
Odabir najpovoljnije ponude/ekonomski najpovoljnije ponude
Slanje obavijesti o odabiru ponude
Pregled prigovora i žalbi
Zaključenje ugovora s odabranim ponuditeljem
Prikupljanje, distribucija i arhiviranje kompletne dokumentacije postupka prikupljanja ponuda
IZLAZ:
Zapisnik o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda
Odluka o odabiru ponude
Ugovor
Realizacija planirane nabave
Praćenje realizacije nabave
Ocjena dobavljača
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 31 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA
Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces nabave, programska/informatička podrška
TABLICA ODGOVORNOSTI
Uključene osobe
Ključne Aktivnosti V
od
ite
lj
od
jela
/Nar
uči
tel
j tr
ošk
a
Vo
dit
elj
od
jela
fi
nan
cija
i ra
čun
.
Up
rava
Vo
dit
elj
od
jela
o
pći
h p
osl
ova
Ad
min
istr
ativ
ni
refe
ren
t I
Stru
čno
p
ovj
eren
stvo
Pisanje zahtjeva za nabavu O
Provjera zahtjeva s financijskim planom i planom nabave za tekuću godinu
O
Osnivanje stručnog povjerenstva O
Izrada nabavne dokumentacije (tehničke specifikacije, ponudbeni troškovnici i ostalih uvjeti)
O
Priprema i objava poziva za nadmetanje O O
Zaprimanje i otvaranje pristiglih ponuda O
Sastavljanje zapisnika o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda
O
Rangiranje ponuda sukladno kriteriju za odabir i uvjetima propisanim dokumentacijom/uputama za prikupljanje ponuda
O
Odabir najpovoljnije ponude O
Slanje obavijesti o odabiru ponude O
Pregled prigovora i žalbi O
Zaključenje ugovora s odabranim ponuditeljem
O O
Prikupljanje, distribucija i arhiviranje kompletne dokumentacije postupka prikupljanja ponuda
O
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 32 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
POČETAK
Planiranje nabave
Odobrenje zahtjeva za nabavu
Odluka o početku postupka JN
Izrada dokumentacije za
nadmetanje i poziva
Kontrola
A
DA
DA
NE
NE
Zahtjev za nabavu
Slanje poziva i objava javne
nabave
Ispravak objave ili dokumentacije po
zahtjevu nadmetanja
Planirati sredstva za nabavu i financijskom planu. Plan nabave mora se objaviti na internetskim stranicama. Plan nabave i sve njegove izmjene i dopune moraju na internetskim stranicama biti dostupne najmanje do 60 dana od dana prihvaćanja Plana
Direktor i Voditelj odijela
financijsko-računovodstvenih
poslova
U roku 60 dana od
dana donošenja proračuna, odnosno
financijskog plana.
ZJN Čl.20
Sukladno planu nabave zahtjev za nabavu podnosi Voditelj odjela na koji se odnosi nabava
Voditelj ODJELA na koju se odnosi
nabava
Bez odgode ( odmah)
Zahtjev za nabavu odobrava direktor
Direktor
Pripremu i provedbu postupka javne nabave obavljaju ovlašteni predstavnici naručitelja. Donošenje odluke o početku postupka otvorene javne nabave te osnivanje stručnog povjerenstva. Odluku potpisuje direktor.
Direktor Podaci u odluci
Izrada dokumentacije za nadmetanje sukladno zahtjevima za pripremu dokumentacije, ZJN i Uredbe o načinu izrade i postupanju s dokumentacijom za nadmetanje i ponudama.
Voditelj ODJELA na koju se odnosi nabava, Stručno
povjerenstvo
2-4 tjedna
Uredba o načinu izrade i
postupanju s dokumentacijom za nadmetanje i ponudama (NN
10/12) ZJN čl.78
Kontrola dokumentacije za nadmetanje.
Stručno povjerenstvo
Slanje poziva za nadmetanje u EOJN („on line“, poštom, faksom ili na drugi dokaziv način) obrazac 2. Objava poziva u EOJN Pozivaju se svi potencijalni ponuditelji da ako ispunjavaju sve tražene uvjete dostave ponudu do krajnjeg roka za dostavu ponude.
Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova, Voditelj
odijela općih poslova Stručno
povjerenstvo
1 tjedan
Obrazac EOJN, Izjava o postojanju
ili nepostojanju sukoba interesa,
Izjava o odgovornoj osobi
naručit. ZJN čl. 23, 31, 55,
56
U slučaju prispijeća pisanih zahtjeva za izmjenom ili ispravkom objave i/ili dokumentacije za nadmetanje, naručitelj po potrebi mijenja ili ispravlja objavu, odnosno dokumentaciju. Naručitelj osigurava dostupnost…
Stručno povjerenstvo
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 33 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Javna nabava II Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
A
Ispravak objave ili dokumentacije po
zahtjevu nadmetanja
Preuzimanje dokumentacije i
vođenje evidencije
Dostava i prijem ponuda za
sudjelovanje u nadmetanju
Dokaz o preuzetoj dokumentaciji potencijalnog ponuditelja
Zahtjev za povrat ponude ili izmjena
B
DA
NE
…izmjena ili ispravaka svim gospodarskim subjektima. Rok za dostavu ponude produžuje se ako ispravak/izmjena ima značajan utjecaj na izradu ponuda. O produženju rokova za dostavu ponuda dokazivo se obavještavaju svi gospodarski subjekti.
Stručno povjerenstvo
10-15 dana prije isteka roka dostave ponuda-za izmjenu
dokumentacije u 4-6 dana prije isteka
roka dostave ponuda-za dodatne
informacije zatražene od ponuditelja
Čl.31. ZJN
Naručitelj stavlja na raspolaganje dokumentaciju za nadmetanje gospodarskim subjektima (u papirnatom obliku ili elektroničkom na Internet stranici NN ili naručitelja). Naručitelj vodi evidenciju o gospodarskim subjektima koji su zatražili uvid u dokumentaciju, koji su otkupili dokumentaciju ili izradili preslike dokumentacije za nadmetanje (tajni podaci do otvaranja ponuda)
Stručno povjerenstvo
ZJN Čl.,31, 78.
Naručitelju se predaju ponude do isteka roka za dostavu ponuda. U Upisnik o zaprimanju ponuda upisuju se sve ponude po redoslijedu zaprimanja, a na omotnici ponude bilježi se datum i vrijeme zaprimanja
Stručno povjerenstvo
20/40 dana, ovisno o procijenjenoj
vrijednosti nabave od dana slanja
poziva za nadmetanje
ZJN čl. 62, 87 Uredba
čl.10,11,12,13 14,15,16,17
Putem Elektroničkog oglasnika javne nabave dobivamo na našu mail adresu koju dostavljamo u postupku objave dokaz o preuzetoj dokumentaciji sa nazivom tvrtke koja je preuzela dokumentaciju za nadmetanje, te je iste naručitelj obvezan evidentirati.
Voditelj odijela financijsko-računovod.
poslova
Upisnik o
zaprimanju ponuda
U roku za dostavu ponuda, ponuditelj može potpisanom izjavom izmijeniti svoju ponudu, nadopuniti je ili odustati od ponude. U slučaju odustajanja, ponuditelj zahtijeva povrat svoje neotvorene ponude.
Stručno povjerenstvo
Čl.14. Uredbe
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 34 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Javna nabava III Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
B
Javno otvaranje poziva
Vođenje zapisnika o otvaranju ponude
Pregled i ocjena ponuda
Odluka o odabiru ponude
C
PONIŠTENJEODABIR
Javno otvaranje ponuda održava se na naznačenome mjestu i u naznačeno vrijeme od strane najmanje 2 ovlaštena predstavnika naručitelja. Ponude se otvaraju prema redoslijedu zaprimanja iz upisnika o zaprimanju ponuda. Ponude se označavaju rednim brojevima sukladno redoslijedu upisa u Upisnik o zaprimanju ponuda. (Ponuda pristigla nakon roka se ne otvara. Zakašnjela ponuda se vraća gospodarskom subjektu.)
Stručno povjerenstvo
ZJN Čl.89. Uredba o načinu
izrade i postupanja s
dokumentacijo m za
nadmetanje i ponudama čl.18
NN 10/12
Vodi se zapisnik o otvaranju ponuda. Utvrđuje se jesu li ponude potpisane, od koliko se dijelova sastoje, postoje li traženi prilozi. Zapisnik potpisuju ovlašteni predstavnici naručitelja, ovlašteni predstavnici ponuditelja. Preslika zapisnika se uručuje svim nazočnim predstavnicima ponuditelja. Ostalim ponuditeljima se dostavlja na njihov pisani zahtjev. Provjerava se ispravnost ponuda, te se vodi zapisnik u kojem se navode analitički ponude, njihova prihvatljivost, odnosno razlozi isključenja ponuda
Stručno povjerenstvo
Uredba o načinu izrade i
postupanja s dokumentacijo
m za nadmetanje i
ponudama čl.23 NN 10/12 ZJN čl. 89 Zapisnik o otvaranju Ponuda
Postupak pregleda i ocjene ponuda obavljaju stručne osobe naručitelja, te ako je potrebno neovisne stručne osobe, na temelju uvjeta i zahtjeva iz dokumentacije za nadmetanje. Pregled ponuda obuhvaća: usporedbu cijena ponuda, provjera računske ispravnosti ponuda. O pregledu i ocjeni ponuda izrađuje se zapisnik.
Članovi povjerenstva
za ocjenu i odabir
ponuda
Uredba o načinu izrade i
postupanja s dokumentacijom za nadmetanje i
ponudama čl.19,20,21 i 23
NN 10/12 ZJN čl. 32, Zapis o
pregledu i ocjeni ponuda ZJN čl.
90
Nakon pregleda i ocjene ponuda javni naručitelj donosi odluku o odabiru ili odluku o poništenju. Ako su pristigle dvije ili više prihvatljivih ponuda s istom najnižom cijenom kada je kriterij odabira najniža cijena javni naručitelj će odabrati ponudu koja je zaprimljena ranije.
Direktor
Ako rok nije određen u
dokumentaciji za nadmetanje,
onda rok iznosi 30 dana od dana
isteka roka za dostavu ponude
Odluka o odabiru
ZJN Čl. 93, 96. i 97.
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 35 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Javna nabava IV Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
C
Izrada odluke o poništenju
nadmetanja
Objava odluke o poništenju javnog
nadmetanja
Poziv za dostavu izvornika traženih
dokumenata
Odabir ponude
D
Razlozi za poništenje postupka javne nabave mogu biti prije isteka roka za dostavu ponuda i nakon isteka roka za dostavu ponuda. Odluku o poništenju s preslikom zapisnika o pregledu i ocjeni ponuda javni naručitelj je obvezan dostaviti svakom ponuditelju.
Stručno povjerenstvo
Bez odgode, na dokaziv
način.
ZJN čl. 100 Odluka o
poništenju
Zapisnik o pregledu i ocjeni
Odluka o poništenju postupka javne nabave naručitelj može objaviti u Elektroničkom oglasniku javne nabave u »Narodnim novinama« i dostavlja ponuditeljima preporučeno
Stručno povjerenstvo
Bez odgode
Odluka o poništenju
postupka ZJN čl. 100,101
Nakon pregleda i ocjene ponuda valjane ponude rangiraju se prema kriteriju za odabir ponude. Nakon rangiranja ponuda, a prije donošenja odluke o odabiru, javni naručitelj obvezan je od najpovoljnijeg ponuditelja s kojim namjerava sklopiti ugovor o javnoj nabavi, zatražiti dostavu izvornika ili ovjerenih preslika svih onih dokumenata (potvrde, isprave, izvodi, ovlaštenja i sl.) koji su bili traženi, a koje izdaju nadležna tijela. Ako ih ranije nije dostavio
Stručno povjerenstvo
ZJN čl. 94, 95
Naručitelj pregledava i ocjenjuje zaprimljene ponude i donosi odluku o odabiru prema kriteriju za odabir ponude koji je određen u pozivu na nadmetanje ili dokumentaciji za nadmetanje. Za odabir je dovoljna jedna prihvatljiva ponuda. O pregledu i ocjeni te o rezultatu pregleda i ocjene ponuda sastavlja se zapisnik o pregledu i ocjeni ponuda. U zapisniku o pregledu i ocjeni ponuda javni naručitelj obvezno navodi analitički prikaz traženih i danih dokaza o sposobnosti, prihvatljivost ponuda te razloge isključenja ponuda. Ako su dvije ili više valjanih ponuda jednako rangirane prema kriteriju za odabir ponude, javni naručitelj odabrat će ponudu koja je zaprimljena ranije
Stručno povjerenstvo
i Direktor
60 dana od dana isteka
roka za dostavu ponude.
ZJN čl. 82, 96 Kriteriji za odabir
ponude
Zapisnik o pregledu i ocjeni
ponuda
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 36 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Javna nabava V Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
D
Izrada odluke o odabiru ponude
Dostava odluke
Zahtjev za uvid u ponude
Provođenje uvida ponude
Istek rokamirovanja
Izjava žalbe
E
DA
DA
Dostava žalbe i dokumentacije za
javnu nabavu državnoj komisiji
NE
NE
Izrađuje se odluka o odabiru najpovoljnije ponude. Odluku potpisuje odgovorna osoba naručitelja –Direktor
Stručno povjerenstvo
30 dana od dana isteka roka za
dostavu ponude
ZJN čl. 96, 97, 99
Odluka o odabiru ponude dostavlja se svakom ponuditelju preporučenom poštom s povratnicom ili na drugi dokaziv način, zajedno sa preslikom zapisnika o pregledu i ocjeni ponuda.
Stručno povjerenstvo
ZJN čl. 96
Ponuditelju je dopušten uvid u njegovu ponudu i u izračun cijene iz njegove ponude ako je javni naručitelj ispravljao računske pogreške u ponudi.
Ponuditelj ZJN čl.
102
Nakon dostave odluke o odabiru ili odluke o poništenju do isteka roka za izjavljivanje žalbe , javni naručitelj je obvezan ponuditelju na njegov zahtjev omogućiti uvid u bilo koju ponudu uključujući i naknadno dostavljene dokumente osim u one podatke koji su označeni tajnima
Stručno povjerenstvo
ZJN čl.
102
Javni naručitelj obvezan je primijeniti rok mirovanja.. Početak roka mirovanja računa se od prvoga sljedećeg dana nakon dana dostave odluke o odabiru. Naručitelj ne smije potpisati ugovor o javnoj nabavi prije isteka roka mirovanja
Stručno povjerenstvo
15 dana kod nabave velike
vrijednosti, deset dana kod nabave male vrijednosti od dana dostave odluke o odabiru
ZJN čl. 98
Nezadovoljni ponuditelj može tražiti zaštitu svojih prava pred Državnom komisijom za kontrolu postupaka javne nabave protiv odluke, radnje, propuštanja radnje naručitelja i sl.
Nezadovoljni ponuditelj
Rok kod nabava velike vrijednosti je 10 dana, a kod
nabava male vrijednosti 5 dana.
ZJN čl. 139,
141,145,146
Naručitelj je obvezan odmah, a najkasnije u roku pet dana od dana primitka žalbe dostaviti Državnoj komisiji: 1. žalbu s podatkom i dokazom o načinu i vremenu dostave, 2. odgovor na žalbu s očitovanjem o žalbenom navodu i o žalbenom zahtjevu, 3. dokumentaciju koja se odnosi na postupak javne nabave s popisom priloga
Stručno povjerenstvo
U roku pet dana od dana primitka
žalbe
ZJN čl. 154
Žalba i dokument
acija za javnu
nabavu
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 37 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Javna nabava VI Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
E
Objava informacije o zaustavljanju postupka javne
nabave
Postupak pravne zaštite
Pravomoćna odluka pravne zaštite
Potpisivanje ugovora
Obavijest o sklopljenom
ugovoru
F
Pohrana dokumentacije
Dostava jamstva za ispunjavanje
ugovora
Po primitku primjerka žalbe, naručitelj je obvezan bez odgađanja na isti način i na istim internetskim stranicama na kojima je objavljena osnovna dokumentacija za nadmetanje objaviti informaciju da je izjavljena žalba i da se zaustavlja postupak javne nabave.
Stručno povjerenstvo
ZJN čl. 157
Provođenje postupka pravne zaštite do konačne odluke Državne komisije ili Upravnog suda
Direktor
Po pravomoćnosti rješenja za pravnu zaštitu može se nastaviti sa zaključivanjem ugovora ili sa ponavljanjem cjelokupnog postupka ako Državna komisija poništi postupak ili ga vrati u određenu fazu postupka koja se mora ponoviti.
Stručno povjerenstvo
Rješenje ZJN
čl. 164
Jamstvo za uredno izvršenje ugovora dostavlja odabrani natjecatelj, ako je isto bilo traženo u dokumentaciji za nadmetanje
Stručno povjerenstvo
ZJN čl. 76
Naručitelj potpisuje ugovor s odabranim ponuditeljem U ugovoru moraju biti ugovoreni instrumenti osiguranja plaćanja, odredbe o ugovornoj kazni, instrumenti kvalitete izvođenja radova i otklanjanja nedostataka u jamstvenom roku.
Direktor
U roku 15 dana kod nabave
velike vrijednosti
odnosno 10 dana kod
nabave male vrijednosti
ZJN čl. 25
Obavijest o svakom sklopljenom ugovoru u Elektroničkom oglasniku javne nabave »Narodnim novinama«.
Stručno povjerenstvo
48 dana od dana sklapanja
ugovora o javnoj nabavi
Obavijest o sklopljenom ugovoru ZJN
čl. 60 Obrazac 3
Naručitelj je obvezan svu dokumentaciju o svakom postupku javne nabave čuvati najmanje četiri godine od završetka postupka javne nabave. Za čuvanje dokumentacije odgovoran je arhivar
Voditelj financija i
računovodstva ZJN čl. 104
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 38 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Javna nabava VII Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
F
Povrat jamstva za ponudu
Izvršenje ugovora o javnoj nabavi
Izvršenje ugovora o javnoj nabavi
Vođenje registra javne nabave
KRAJ
Dostava izvješća o javnoj nabavi
Neposredno nakon završetka postupka javne nabave javni naručitelj će svim natjecateljima ili ponuditeljima vratiti jamstva za urednost ponude natjecateljima čije ponude nisu odabrane, uratke/dokumente za koje je u dokumentaciji za nadmetanje predvidio povrat.
Stručno povjerenstvo
U roku od 30 dana od
konačnosti odluke o odabiru
ZJN čl. 103
Ugovorne strane izvršavaju ugovor o javnoj nabavi u skladu s uvjetima određenima u dokumentaciji za nadmetanje i odabranom ponudom. Stručni savjetnik za poslove javne nabave obvezan je kontrolirati je li izvršenje ugovora o javnoj nabavi u skladu s uvjetima određenima u dokumentaciji za nadmetanje i odabranom ponudom.
Ugovorne strane
Izmjene ugovora o javnoj nabavi za vrijeme njegova trajanja smatraju se novim ugovorom za koji je javni naručitelj obvezan provesti novi postupak javne nabave ako su te izmjene bitne u odnosu na sadržaj osnovnog ugovora i predstavljaju namjeru ugovornih strana da ponovo određuju osnovne elemente toga ugovora.
Stručno povjerenstvo
ZJN čl. 105, 83
Naručitelj je obvezan voditi registar ugovora o javnoj nabavi i okvirnih sporazuma te podatke iz registra ažurirati najmanje svakih šest mjeseci. Naručitelj je obvezan objaviti registar ugovora o javnoj nabavi i okvirnih sporazuma na internetskim stranicama. Za vođenje registra ugovora odgovoran je Stručni savjetnik za poslove javne nabave
Voditelj odijela financijsko-računovod.
poslova
ZJN čl.21
Registar ugovora
Naručitelj je obvezan izraditi izvješće o javnoj nabavi za prethodnu godinu i dostaviti ga Središnjem tijelu državne uprave.
Direktor do 31.
ožujka svake godine
ZJN čl.181
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 39 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-1
Verzija 1.1.
VLASNIK PROCESA Naručitelj troška
NAZIV PROCESA
Provođenje postupka bagatelne nabave
SVRHA PROCESA Nabava roba, radova i usluga u cilju ekonomičnog i pravodobnog zadovoljenja stvarnih potreba i učinkovitog korištenja raspoloživih sredstva na ekonomičan i transparentan način.
GLAVNI RIZICI
Predmet nabave nije dobro utvrđen Procijenjena vrijednost nije dobro utvrđena Dokumentacija za provođenje nabave sadrži propuste i nedostatke Nemogućnost realizacije planirane nabave Rizik krive procjene količine
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ:
Zahtjev za nabavu
Financijski plan
Plan nabave
Nabavna dokumentacija ( tehničke specifikacije itd.)
AKTIVNOSTI:
Zahtjev za nabavom
Provjera zahtjeva s financijskim planom i planom nabave za tekuću godinu
Izrada nabavne dokumentacije (tehničke specifikacije, ponudbeni troškovnici i ostalih uvjeti)
Slanje poziva na dostavu ponuda na dokaziv način
Zaprimanje ponuda i otvaranje pristiglih ponuda
Sastavljanje zapisnika o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda
Rangiranje ponuda sukladno kriteriju za odabir i uvjetima propisanim dokumentacijom/uputama za prikupljanje ponuda
Odabir najpovoljnije ponude
Slanje obavijesti o odabiru ponude
Zaključenje ugovora s odabranim ponuditeljem
Prikupljanje, distribucija i arhiviranje kompletne dokumentacije postupka prikupljanja ponuda
IZLAZ:
Zapisnik o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda
Odluka o odabiru ponude
Realizacija planirane nabave
Praćenje realizacije nabave
Ocjena dobavljača
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces nabave, programska/informatička podrška
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 40 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
TABLICA ODGOVORNOSTI
Uključene osobe
Ključne Aktivnosti U
pra
va
Vo
dit
elj
od
jela
/N
aru
čite
lj
tro
ška
Vo
dit
elj
od
ijel
a FI
R
Vo
dit
elj
od
ijel
a o
pći
h
po
slo
va
Stru
čno
p
ovj
eren
stvo
Zahtjev za nabavom O
Provjera zahtjeva s financijskim planom i planom nabave za tekuću godinu
O
Odobrenje zahtjeva za nabavom O
Izrada nabave dokumentacije (tehničke specifikacije, ponudbeni troškovnici i ostali uvjeti)
O
Slanje pozivna na dostavu ponuda na dokaziv način O
Zaprimanje i otvaranje pristiglih ponude O
Sastavljanje zapisnika o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda
O
Rangiranje ponuda sukladno kriteriju za odabir i uvjetima propisanim dokumentacijom/uputama za prikupljanje ponuda
O
Odabir najpovoljnije ponude O S
Slanje obavijesti o odabiru ponude O
Zaključenje ugovora s odabranim ponuditeljem O
Prikupljanje, distribucija i arhiviranje kompletne dokumentacije postupka prikupljanja ponuda
O I
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 41 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje
Popratni dokumenti Odgovornost Rok
POČETAK
Prikupljanje zahtjeva za nabavu
Kontrola
Određivanje postupka nabave
Kontrola
Zaključivanje ugovora
Pregled dobivene robe i usluge
KRAJ
DA
NE
DA
Zaprimanje ponuda
Provedba postupka nabave
Ispitivanje, ocjenjivanje i
usporedba ponuda
NE
Odobrenje zahtjeva za nabavu od pojedinih organizacijskih jedinica
Direktor
Kontrola točnosti i potpunosti podataka
Odabir odgovarajuće procedure i donošenje odluke o provođenju postupka
Voditelj RJ
Izrada dokumentacije za nadmetanje, osnivanje stručnog povjerenstva, poziv na nadmetanje
Voditelj RJ
Zaprimanje i evidentiranje ponuda Voditelj RJ
Pregled i ocjena ponuda, isključivanje iz nadmetanja nevažećih ponuda, odabir najpovoljnije ponude, obavijest o izboru
Stručno povjerenstvo
Zaključivanje ugovora s dobavljačem
Voditelj odijela općih poslova
Praćenje izvršenja ugovora i ocjena naručenih roba i usluga
Voditelj RJ
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 42 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-2
Verzija 1.1.
VLASNIK PROCESA Referent za računovodstvo II
NAZIV PROCESA
Proces zaprimanja računa, njihove provjere i plaćanja
SVRHA PROCESA
Zaprimljeni računi su formalno ispravni i provjereni te pravodobno plaćeni
GLAVNI RIZICI
Računi su formalno neispravni Prolongirani vremenski rokovi plaćanja računa Obrada računa nije izvršena u utvrđenim rokovima Nemogućnost realizacije računovodstvenih aktivnosti
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Ulazni račun
Financijski plan
Plan nabave
AKTIVNOSTI:
Zaprimanje računa
Suštinska kontrola računa
Računovodstvena i matematička kontrola računa
Odobrenje računa za plaćanje i evidentiranje
Obrada računa, kontiranje i knjiženje računa
Priprema računa za plaćanje
Plaćanje računa
Pohrana računa
IZLAZ: Zaprimljeni račun zapisan u knjigu ulazne pošte
Zaprimljeni račun zapisan u knjigu ulaznih računa
Plaćeni račun
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces zaprimanja, provjere, knjiženja i plaćanja računa programska/informatička podrška
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 43 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
TABLICA ODGOVORNOSTI
Uključene osobe
Ključne Aktivnosti
Ad
min
istr
ativ
ni
refe
ren
t
Re
fere
nt
za
raču
no
vod
stvo
II
Vo
dit
elj
od
ijela
/
Nar
uči
telj
tro
ška
Dir
ekto
r
Vo
dit
elj
od
ijela
fi
nan
cijs
ko-
raču
no
vod
stve
nih
p
osl
ova
Zaprimanje računa O
Suštinska kontrola računa O
Računovodstvena i matematička kontrola računa
O
Odobrenje računa za plaćanje i likvidiranje u knjizi nabave
O O
Obrada računa, kontiranje i knjiženje računa
O O
Priprema računa za plaćanje O S
Plaćanje računa O
Pohrana računa S O
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 44 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
Zaprimanje računa s pošte, upis u knjigu pošte, a zatim upis u urudžbenu knjigu, dodjela urudžbenog broja
Administrativni referent
Dnevno Urudžbena
knjiga, knjiga nabave
Provjera postojanja potpisa, žiga ili druge oznake kojom se može potvrditi da je račun odobren za evidentiranje. Zaprimljeni računi sadrže referencu na broj narudžbenice /ugovora na temelju kojeg su roba/usluge/radovi isporučeni. Ukoliko račun nema sve elemente suštinske ispravnosti kontaktira se dobavljača na ispravak. Nakon kontrole likvidira se račun na poziciji plana nabave. Upisuje se vrsta troška te postotak terećenja troška po odjelima
Osoba ovlaštena za odobrenje
računa, odnosno
naručioc troška
3 dana (paziti na valutu plaćanja)
Ugovor/ Narudžbenica
Obrada računa, likvidacija, upis u knjigu ulaznih računa, poreznu knjigu te dodjeljivanje broja ulazne fakture. Izrada virmana za plaćanje. Na zaprimljenim računima navedeni su svi zakonski elementi računa: mjesto izdavanja, broj i nadnevak, ime (naziv), adresu i osobni identifikacijski broj poduzetnika, koji je isporučio dobra ili obavio usluge (prodavatelja), ime (naziv), adresu i osobni identifikacijski broj obveznika kome su isporučena dobra ili obavljene usluge (kupca), količinu i uobičajeni trgovački naziv isporučenih dobara te vrstu i količinu obavljenih usluga, nadnevak isporuke dobara ili obavljenih usluga, iznos naknade (cijene) isporučenih dobara ili obavljenih usluga, razvrstane po poreznoj stopi, iznos poreza razvrstan po poreznoj stopi i zbrojni iznos naknade i poreza. Računska kontrola ispravnosti iznosa za plaćanje, kontrola priložene dokumentacije (narudžbenica, ugovor, otpremnica, potvrda o izvršenoj usluzi i radu, putne karte, hotelski računi, primke, izdatnice i sl.)
Referent za računovodstvo
II
Unutar mjeseca na koji se odnosi račun unošenje u poreznu knjigu/izrada virmana za plaćanje 3 dana (paziti na valutu plaćanja)
Porezna knjiga
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 45 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
U koliko račun ne sadrži sve zakonske elemente računa kontaktira se dobavljač ili se račun vraća na dopunu
Administrativni referent
Dnevno Urudžbena
knjiga, Knjiga nabave
Odobravanje troška, odobravanje računa za plaćanje, ovjerom na računu.
Osoba ovlaštena za odobrenje
računa, odnosno
naručioc troška
3 dana (paziti na valutu plaćanja)
Dokumenti po kojima treba
izvršiti plaćanje
Zaprimanje računa na plaćanje. Potrebno je utvrditi, dali se radi o trošku održavanje, trošku sitnog inventara, investicijskog odrzavanja, kapitalnim investicijama te dati nalog za knjiženja istih. Izvršiti kontiranja specifičnog troška. Pregledati dali postoje dugovanja od strane dobavljača kako bi se mogao izvršiti prijeboj istog. Paziti na valutu plaćanja ukoliko je specifično ugovoreno. Prema roku dospijeća za plaćanje i prema raspoloživim financijskim sredstvima odabiru se računi i ostali zahtjevi za plaćanje
Referent za računovodstvo
II
Unutar mjeseca na koji se odnosi račun unošenje u poreznu knjigu
Porezna knjiga
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 46 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
POČETAK
Zaprimanje računa
Provjera računa
DA
Kontaktiranje s dobavljačem ili povrat računa
Predaja u likvidaturu i kompletiranje
Obrada računa
Kontiranje računa
Knjiženje računa
NE
A
Zaprimanje računa na knjiženje. Kontiranje, knjiženje računa na kontima glavne knjige te raspoređivanje troška po radnim jedinicama kako je upisao naručioc troška. Ukoliko se radi o sitnom inventaru upisivanje inventara po karticama djelatnika. Rashodovanje sitnog inventata temeljem računovodstvenih politika Izlistavanje temeljnice i odlaganje računa sa temeljnicom u registrator.
Referent za računovodstvo
II
Unutar mjeseca na
koji se odnosi
račun/izrada virmana za plaćanje 3
dana (paziti na valutu plaćanja)
Porezna knjiga
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 47 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Knjiženje računa
Odabir računa za plaćanje
Kontrola
Pisanje naloga
DA
NE
Evidentiranje plaćanja u knjizi ulaznih računa
Odlaganje računa
KRAJ
B
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 48 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-2
Verzija 1.1.
VLASNIK PROCESA Blagajnik/ca
NAZIV PROCESA
Proces blagajničkog poslovanja SVRHA PROCESA
Zaprimljeni računi su formalno ispravni i provjereni te pravodobno plaćeni
GLAVNI RIZICI
Propusti u vođenju blagajničkog dnevnika
Neispravan obračun isplata/uplata Rizik netočnog prikaza stanja blagajne -krađa
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Računi
Uplatnice
Putni nalozi
AKTIVNOSTI:
Vršenje gotovinskih uplata i isplata
Knjiženje uplata i isplata
Vođenje blagajničkog dnevnika
Dnevni obračun blagajne
Izdavanje naloga za knjiženje
Polog gotovine
IZLAZ:
Blagajnički dnevnik
Uplatnice/isplatnice gotovine
Nalog za knjiženje
Potvrde o pologu gotovine
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces blagajničkog poslovanja, programska/informatička podrška
TABLICA ODGOVORNOSTI
Uključene osobe
Ključne Aktivnosti B
laga
jnik
/ca
Vršenje gotovinskih uplata i isplata O
Knjiženje uplata i isplata O
Vođenje blagajničkog dnevnika O
Dnevni obračun blagajne O
Izdavanje naloga za knjiženje O
Polog gotovine O
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 49 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
POSTUPAK ZAPRIMANJA GOTOVINSKIH UPLATA I POLOG GOTOVINE
Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
POČETAK
Zaprimanje nalogaza isplatu
Kontrola
Uplata
Izrada i ispis uplate i naloga knjiženja
Kontrola
Polog gotovine
Zaključavanje blagajničkog
dnevnika
Kontrola
KRAJ
DA
DA
NE
DA
NE
NE
Zaprimanje gotovine i pratećih dokumenata od fizičkih ili pravnih osoba.
Blagajnik Povremeno Izlazni računi, Uplatnice, Isplatnice
Skeniranje bar koda sa računa, kontrola točnosti iznosa na dokumentu/ izrada uplatnice po šifri komitenta, izrada uplatnice po kontu (prihoda) u program/ Kontrola unosa podataka.
Blagajnik Odmah po zaprimanju
Kompjuterska tisak uplate na račun/izrada uplatnice i ispis, knjiženje uplate u blagajnički dnevnik i na nalog za knjiženje prometa blagajne.
Blagajnik
Kontrola i brojenje novca. Blagajnik
Uplatnica glavne blagajne, Blagajnički dnevnik, Nalog za knjiženje
Blagajnik potpisuju uplatnicu i zadržava jedan primjerak uplatnice za arhivu (blagajnički dnevnik)/odreska od računa, a jedan primjerak ispostavlja uplatitelju.
Blagajnik Uplatnica glavne
blagajne
Kontrola, izrada specifikacije novca, brojanje novca te pakiranje u posebne vrećice za DNT. Polog gotovine Blagajnik predaje u FINU kao gotovinsku uplatu na žiro račun Društva u DNT.
Blagajnik
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 50 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-2
Verzija 1.1.
VLASNIK PROCESA Viši referent za računovodstvo i financije
NAZIV PROCESA
Proces knjigovodstva
CILJ PROCESA
Pravodobno i točno evidentiranje poslovnih događaja
GLAVNI RIZICI
Propusti u vođenju poslovnih knjiga Nepravovremeno zaprimanje ulaze dokumentacije Nepravovremeno izdavanje izlaznih računa Neispravna pohrana dokumentacije
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Knjigovodstvene isprave
Poslovne knjige
AKTIVNOSTI:
Zaprimanje dokumentacije
Kontiranje poslovnih događaja
Knjiženje u poslovnim knjigama
Usklađivanje knjigovodstvenih stanja
Odlaganje dokumentacije
Knjiženje poslovnih promjena
Provjera knjigovodstvenog stanja
IZLAZ: Knjigovodstvene evidencije s financijskim podacima o
poslovanju Društva
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces knjigovodstva, programska/informatička podrška
TABLICA ODGOVORNOSTI
Uključene osobe
Ključne Aktivnosti
Re
fere
nt
za
raču
no
vod
stvo
I
Re
fere
nt
knji
govo
đa
II
Viš
i ref
eren
t za
raču
no
vod
stvo
i fi
nan
cije
Vo
dit
elj
od
jela
fi
nan
cije
raču
no
vod
stvo
i ko
me
rcij
ala
Zaprimanje dokumentacije O O
Kontiranje poslovnih događaja O O O O
Knjiženje u poslovnim knjigama O O
Usklađivanje knjigovodstvenog stanja O O O I
Odlaganje dokumentacije O O
Knjiženje poslovnih promjena O O
Provjera knjigovodstvenog stanja O O O O
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 51 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
POSTUPAK KNJIŽENJA IZLAZNIH RAČUNA
Knjiženje IRA Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
POČETAK
Zaprimanje podataka
Kontrola
Kontrola
KRAJ
DA
DA
NE
Knjiženje
Kontrola
DA
NE
Usklađivanje stanja
NE
Povlačenje i preuzimanje podataka
Zaprimanje podataka za fakturiranje koje se odvija iz posebnog programa (komunalno). Zaprimanje radnih naloga, Ugovora itd. temeljem čega se vrši fakturiranje iz programa –Robno.
Referent za računovodstvo I
Unutar obračunskog perioda
Elektronički ispis podataka od Vodovoda,
Radni nalog Ugovor
Kontrola potpunosti i točnosti podataka i naziva temeljem Zakona, unutarnjih odluka, Cjenika itd.
Referent za računovodstvo I
Nakon zaprimanja podataka
Povlačenje podataka iz posebnog programa za fakturiranje u posebnu evidenciju za PDV. Poreznu knjigu. Povlačenje podataka iz robnog u Poreznu knjigu
Referent za računovodstvo I
Unutar obračunskog perioda PDV
Preuzimanje podataka iz Komunalnog i Robnog na temeljnicu i knjiženje na konta glavne knjige.
Referent za računovodstvo I
Tjedno
Kontrola preuzetih podataka i listanje temeljnice, odlaganje dokumenta (glavne rekapitulacije za sustav komunalno i arhiviranje računa u elektroničkom obliku)
Referent za računovodstvo I
Knjiženja storna računa Referent za
računovodstvo I
Knjiženje uplata primljenih na žiro račun ili kroz blagajnu
Referent za računovodstvo I i
Referent za računovodstvo II
Tjedno
Usklađivanje stanja potraživanja sa kupcima
Referent za računovodstvo I i
Referent za računovodstvo II
Jednom godišnje po završnom računu i povremeno
Kontrola knjigovodstvene evidencije potraživanja od kupaca i davanje uputa za potrebne ispravke.
Referent za računovodstvo I i
Referent za računovodstvo II
Polugodišnje
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 52 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
POSTUPAK KNJIŽENJA ULAZNIH RAČUNA
Knjiženje URA Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
POČETAK
Zaprimanje podataka
Kontrola
Kontiranje
Kontrola
KRAJ
DA
DA
NE
Knjiženje
Dokumentacija za otpis
Kontrola
DA
NE
NE
Knjiženje
Ispravak vrijednosti
Zaprimanje podataka –o dugotrajnoj imovini
Referent za računovodstvo II
Dnevno
Kontrola potpunosti podataka prema zakonu i PDV-u.
Referent za računovodstvo II
Dnevno
Kontiranje dokumenata na konta dugotrajne imovine
Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
Dnevno
Unošenje računa u knjigu OS
Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
Tijekom 1 mjeseca
Ručno knjiženje Referent za
računovodstvo II Tijekom 1 mjeseca
Kontrola knjigovodstvene evidencije dugotrajne imovine i davanje uputa za potrebne ispravke.
Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
Pojedinačno tijekom godine kod rashodovanja ili prijenosa, te za sve u 1.mjesecu
Zapisnici o inventuri
Ispis i dostava inventurnih lista povjerenstvima za inventuru. Izrada dokumenata za otpis po zapisnicima o inventuri
Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
Jednom godišnje i prema nalogu
Nalog za knjiženje
Knjiženje po zapisnicima o inventuri
Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
Jednom godišnje i prema nalogu
Obračun ispravka vrijednosti DI, i državnih potpora
Referent za računovodstvo II i Referent za računovodstvo I
Jednom godišnje i prema nalogu
Knjiženje ispravka vrijednosti dugotrajne imovine
Voditelj odijela financijsko-računovodstvenih poslova
Unutar obračunskog perioda
Nalog za knjiženje
Usklađenje knjige OS da Financijskom knjigom
Referent za računovodstvo II
Polugodišnje
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 53 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
POSTUPAK KNJIŽENJA KRATKOTRAJNE IMOVINE-SITNOG INVENTARA
Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
POČETAK
Zaprimanje podataka
Kontrola
Kontiranje
Kontrola
KRAJ
DA
DA
NE
Knjiženje
Upis u evidenciju
Kontrola
DA
NE
NE
Knjiženje
Ispravak vrijednosti
Dokumentacija za otpis
Zaprimanje podataka –o sitnom inventaru
Referent za računovodstvo II
Dnevno
-Račun dobavljača sa izdatnicom na
Odjel -Odluke o rashodu -
Obavijesti o prijenosu
Kontrola potpunosti podataka prema zakonu i PDV-u.
Referent za računovodstvo II
Dnevno
Kontiranje dokumenata sitnog inventara
Referent za računovodstvo II
Tijekom 1.mjeseca
Nalog za knjiženje
Knjiženje po dokumentu sitnog inventara
Referent za računovodstvo II
U roku od tjedan dana od dobivenog naloga
Knjiženje ispravka vrijednosti sitnog inventara
Referent za računovodstvo II
Tijekom 1 mjeseca
Upis u evidenciju sitnog inventara po karticama djelatnika
Referent za računovodstvo II
Tijekom 1.mjeseca
Zapisnici o inventuri
Ispis i dostava inventurnih lista povjerenstvima za inventuru. Izrada dokumenata za otpis po zapisnicima o inventuri
Referent za računovodstvo II
Tijekom 1.mjeseca
Nalog za knjiženje
Knjiženje po zapisnicima o inventuri
Referent za računovodstvo II
Pojedinačno tijekom godine kod rashodovanja ili prijenosa, te za sve u 12.mjesecu
Zapisnici o inventuri
Obračun ispravka vrijednosti DI, i državnih potpora
Referent za računovodstvo II
Jednom godišnje i prema nalogu
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 54 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
POSTUPAK KNJIŽENJE OSTALIH POSLOVNIH DOGAĐAJA I IZRADA BILANCE STANJA
Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
POČETAK
Zaprimanje podataka
Kontrola
Kontiranje
Kontrola
Usklađivanje stanja konta
Kontrola
KRAJ
DA
DA
NE
DA
NE
NE
Knjiženje
Zaprimanje dokumenata s podacima o ulaznih računa, obavijesti o knjiženju, obračun kamata
Referent za računovodstvo II
Dnevno
Račun dobavljača Obavijest o
knjiženju Obračun kamata
Kontrola potpunosti podataka prema zakonu i PDV-u.
Referent za računovodstvo II
Dnevno
Kontiranje ulaznih računa na konta obveza i troškova
Referent za računovodstvo II
Unutar obračunskog razdoblja
Nalog za knjiženje ulaznih
računa
Knjiženje dokumenta. ( po kontima u glavnoj knjizi/provjera, listanje temeljnice/ knjiženje plaćanja prema dobavljačima preko žiro računa
Referent za računovodstvo II
Unutar obračunskog razdoblja
Kontrola knjigovodstvene evidencije ostalih poslovnih događaja i davanje uputa za potrebne ispravke.
Voditelj odijela financijsko-računovodstvenih poslova
Mjesečno
Usklađivanje stanja konta glavne knjige i analitičkih evidencija.
Referent za računovodstvo II
jednom godišnje i
prema nalogu
Kontrola knjigovodstvene evidencije dugovanja prema dobavljačima i davanje uputa za potrebne ispravke.
Voditelj odijela financijsko-računovodstvenih poslova
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 55 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-2
Verzija 1.1.
VLASNIK PROCESA Voditelj odijela financijsko-računovodstvenih poslova
NAZIV PROCESA
Proces sastavljanja godišnjeg obračuna
SVRHA PROCESA Uspješno obaviti godišnji obračun kako bi se utvrdilo poslovanje tijekom godine.
GLAVNI RIZICI
Propusti u vođenju poslovnih knjiga
Neusklađena stanja po kontima Neusklađena stanja porezne knjige i glavne knjige Pogreške pri obračunu amortizacije, državnih potpora, doprinosa, poreza na dobit Neispravna inventura, netočan prikaz stanja -krađa Donos krivog salda u sljedeću godinu
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ:
Izvod otvorenih stavki
Popis inventurnih komisija, odluka o prihvaćanju rezultata inventura
Knjigovodstvene isprave
Poslovne knjige
AKTIVNOSTI:
Knjiženje poslovnih promjena potrebnih za zatvaranje poslovne godine (tečajne razlike, kamate, glavnice kredita)
Provjera knjigovodstvenog stanja
Obračun zateznih kamata
Otpisi potraživanja
Izrada godišnjeg popisa inventure
Knjiženje viškova i manjkova
Rashodovanje dugotrajne imovine (materijalne nematerijalne) , izrada temeljnica
Usklađenje dugotrajne imovine
Obračun državnih potpora, izrada temeljnica
Zatvaranje klase troškova i prihoda
Obračun doprinosa (hrvatske šume, turistička zajednica, spomenička renta), uplata akontacija
Konačni obračun PDV-a
Obračun poreza na dobit
Izrada GFI-pod
Izrada najniže cijene vodnih usluga
Izrada izvješća po HSFI i Zakona o računovodstvu
IZLAZ:
Bilanca, RDG, NT, Promjene kapitala, GFI-pod, obračuni doprinosa
Revizorsko izvješće
Odluka o prihvaćanju financijskih izvješća
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces godišnjeg obračuna, programska/informatička podrška
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 56 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
TABLICA ODGOVORNOSTI
Uključene osobe
Ključne Aktivnosti
Re
fere
nt
za
raču
no
vod
stvo
I
Re
fere
nt
za
raču
no
vod
stvo
II
Viš
i ref
eren
t za
fin
anci
je i
raču
no
vod
stvo
Vo
dit
elj
od
ijela
fi
nan
cijs
ko-
raču
no
vod
stve
ni
h p
osl
va
Knjiženje poslovnih promjena-zatvaranje posl.godine
O O I I
Provjera knjigovodstvenog stanja O O S I
Obračun zateznih kamata O O
Otpisi potraživanja S S O
Izrada godišnjeg popisa-inventura O
Knjiženje viškova i manjkova S O
Rashodovanje dugotrajne imovine, izrada temeljnica
O
Usklađenje dugotrajne imovine O
Rashodovanje sitnog inventara S O
Usklađenje sitnog inventara O
Obračun državnih potpora, izrada temeljnica O
Zatvaranje klase prihoda i rashoda O O
Obračun doprinosa (HGK, TZ, Spomenička renta, Hr.šume)
O
Konačni obračun PDV-a O O O
Obračun porez na dobit O S
GFI-POD O
Analiza najniže cijene vodne usluge O
Izrada godišnjih izvješća prema ZOR i HSFI O
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 57 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Usklađivanje anal. evidencije i gl. knjige
Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
POČETAK
Knjiženje
Kontrola
Obračun kamata
KRAJ
DA
NE
Otpis potraživanja
Izrada godišnjeg popisa
Zatvaranje prihoda i rashoda
Obrada doprinosa
Knjiženje
Obrada dugotrajne imovine
Obrada sitnog inventara
Obrada PDV-a
Obrada poreza na dobit
Obrada GFI POD
Analiza cijene vode
Izrada god. izvješća
Knjiženje poslovnih promjena zatvaranje posl. godine
Referent za računovodstvo I/Referent
za računovodstvo II
Provjeravaju se podatci u razdoblju usklađenja sa glavnom knjigom
Referent za računovodstvo I/Referent
za računovodstvo II
Obračun zateznih kamata Referent za
računovodstvo I /Voditelj odijela FIR
Otpisi potraživanja Voditelj odijela FIR
Izrada godišnjeg popisa-inventura Viši referent za FIR
Knjiženje viškova-manjkova Viši referent za FIR
Rashodovanje dugotrajne imovine, izrada temeljnice
Voditelj odijela FIR
Usklađenje dugotrajne imovine Voditelj odijela FIR
Rashodovanje sitnog inventara Viši referent za FIR
Usklađenje sitnog inventara Referent za
računovodstvo II
Obračun državnih potpora, izrada temeljnica
Voditelj odijela FIR
Zatvaranje klase prihoda i rashoda Referent za
računovodstvo I/Referent za računovodstvo II
Obračun doprinosa (HGK; TZ; Spomenička renta, HR. šume)
Viši referent za FIR
Konačni obračun PDV-a
Referent za računovodstvo I/Referent za računovodstvo II/ Viši
referent za FIR
Obračun poreza na dobit Viši referent za FIR
Izrada GFI –POD Viši referent za FIR
Analiza najniže cijene vodne usluge Voditelj odijela FIR
Izrada godišnjih izvješća prema ZOR i HSFI
Voditelj odijela FIR
Izrada godišnjeg popisa
KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-2
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 58 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Verzija 1.1.
VLASNIK PROCESA Viši referent za financije i računovodstvo
NAZIV PROCESA
Proces usklađivanja analitičke evidencije i glavne knjige
CILJ PROCESA
Pravovremeno obavljeno usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige
GLAVNI RIZICI
Propusti u vođenju poslovnih knjiga
Nepravovremeno zaprimanje ulaze dokumentacije Neispravna pohrana dokumentacije
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Knjigovodstveni podaci
Poslovne knjige
AKTIVNOSTI:
Provjera podataka o kupcima
Provjera analitičke evidencije dugotrajne imovine
Provjera evidencije blagajne
Provjera evidencije sitnog inventara
Provjera evidencije potraživanja
Provjera stanja glavne knjige
Usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige
IZLAZ: Izvještaj o obavljenom usklađivanju
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA
Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige
programska/informatička podrška TABLICA ODGOVORNOSTI
Uključene osobe
Ključne Aktivnosti
Re
fere
nt
raču
no
vođ
a I
Re
fere
nt
raču
no
vođ
a II
Viš
i ref
eren
t za
FI
R
Vo
dit
elj
od
jela
za
FIR
Provjera podataka o kupcima O O
Provjera analitičke evidencije dugotrajne imovine
O
Provjera evidencije blagajne O
Provjera evidencije sitnog inventara O
Provjera evidencije potraživanja O O
Provjera stanja glavne knjige O
Usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige
O O O O
Opis aktivnosti Izvršenje
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 59 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Usklađivanje anal. evidencije i gl. knjige
Odgovornost Rok Popratni
dokumenti
POČETAK
Prikupljanje podataka o pojedinim kupcima/
dobavljačima
Kontrola
Pregled analitičke evidencije dugotrajne
imovine
Pregled analitičke evidencije blagajne
DA
DA
NE
Pregled analitičke evidencije sitnog
inventara
Pregled analitičke evidencije potraživanja
Kontrola
Provjera stanja glavne knjige
Usklađivanje stanja glavne knjige
Kontrola
KRAJ
DA
DA
NE
NE
Provjeravaju se podatci o pojedinim kupcima (prikaz otvorenih stavki, dugovno i potražno stanje na računima kupaca).
Referent računovođa I
/Referent računovođa II
Jednom mjesečno
Provjeravaju se podatci u razdoblju usklađenja sa glavnom knjigom
Referent računovođa I
/Referent računovođa II
Jednom mjesečno
Glavna knjiga, pomoćne
knjige
Pregledava se analitička evidencija dugotrajne imovine
Voditelj odijela FIR Jednom mjesečno
Analitičke evidencije
Pregledava se analitička evidencija blagajne
Referent računovođa II
Jednom mjesečno
Analitičke evidencije
Pregledava se analitička evidencija sitnog inventara
Referent računovođa II
Jednom mjesečno
Analitičke evidencije
Pregledava se analitička evidencija potraživanja
Referent računovođa I
/Referent računovođa II
Jednom mjesečno
Analitičke evidencije
Provjerava se stanje u glavnoj knjizi
Viši referent za FIR Jednom mjesečno
Analitičke evidencije ,
Glavna knjiga
Vrši se usklađivanje stanja glavne knjige sa analitičkim evidencijama usporedbom stanja
Voditelj odijela FIR Jednom
mjesečno
Kontrolira se usklađivanje Viši referent za FIR Jednom
mjesečno
KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-2
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 60 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Verzija 1.1.
VLASNIK PROCESA Voditelj odjela financijsko računovodstvenih poslova
NAZIV PROCESA
Proces knjigovodstveni postupci pri izradi financijskih izvješća
SVRHA PROCESA
Ispravni financijski izvještaji – ispravno iskazane vrijednosti imovine, obveza, rashoda i izdataka, prihoda i primitaka, te uredno izvršavanje proračuna. Ispravno utvrđen rezultat poslovanja u obračunskom razdoblju.
GLAVNI RIZICI
Propusti u vođenju poslovnih knjiga
Greške u knjiženjima
Neispravna pohrana dokumentacije
KRATKI OPIS PROCESA
ULAZ: Knjigovodstveni podaci
Poslovne knjige
Zakon
AKTIVNOSTI:
Izrada probne bilance
Provođenje završnih knjiženja
Izrada konačne bilance
Preuzimanje obrazaca za financijske izvještaje
Izrada bilance poreza na dobit
Izrada financijskih izvještaja
Usvajanje izvještaja
Dostava financijskih izvještaja
IZLAZ: Financijski izvještaji
Godišnje izvješće o stanju i poslovanju društva
Bilješke uz financijske izvještaje
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA
Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces knjigovodstvenih postupaka pri izradi financijskih izvještaja programska/informatička podrška
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 61 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
TABLICA ODGOVORNOSTI
Uključene osobe
Ključne Aktivnosti
Re
fere
nt
raču
no
vođ
a I
Re
fere
nt
raču
no
vođ
a II
Vo
dit
elj
od
ijela
fin
anci
jsko
-ra
čun
ovo
dst
ven
ih
po
slo
va
Nad
zorn
i od
bo
r i
Sku
pšt
ina
Up
rava
Izrada probne bilance O
Provođenje završnih ispravaka i knjiženja O O O
Izrada konačne bilance O
Preuzimanje i popunjavanje obrazaca za financijske izvještaje
O
Izrada bilance poreza na dobit O
Izrada financijskih izvještaja
Usvajanje izvještaja O O
Dostava financijskih izvještaja
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 62 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Postupci pri izradi financijs. izvješća Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
POČETAK
Provjerapodataka
Izrada probne bilance
A
DA
NE
Kontrola
Provođenje završnih knjiženja
DA
NE
Zatvaranje prometa
Prije izrade financijskih izvještaja provode se postupci provjere prometa odnosno stanja osnovnih računa, i to kako slijedi: -da li su pravilno otvorena početna stanja -da li su proknjiženi svi knjigovodstveni dokumenti koji se odnose na poslovne događaje obračunskog razdoblja za koje je potrebno sačiniti financijski izvještaj -odgovaraju li knjigovodstvena stanja na računima novčanih sredstava odgovarajućim izvodima-provjeriti da li su usklađene kartice prometno značajnijih kupaca i dobavljača -odgovaraju li podaci o stanju danih i/ili primljenih zajmova s izvodima primatelja i/ili davatelja zajma - da li se istovrsni poslovni događaji knjiže na ujednačen način odnosno na istim osnovnim računima - da li stanje u pomoćnim evidencijama odgovara stanju iskazanom u poslovnim knjigama
Referent računovodstva
I/Referent računovodstva
II/Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
Prije izrade
izvješća
Saldo liste kupaca,
dobavljača, imovine,
financijske kartice izvod žiro računa
Sačiniti probnu bilancu koja u pravilu može ukazati na grube greške.
Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
Prije izrade
izvješća
Fin.kartice računa rashoda i prihoda i Bilanca stanja
Kontrolira se probna bilanca
Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
Provođenje završnih knjiženja
Referent za računovodstvo I/Referent za
računovodstvo II
Prije izrade
izvješća
Zatvoriti promete na osnovnim računima poslovanja. Prijenos na novu godinu. Izvršiti prijenose na račune obračuna prihoda i rashoda
Referent za računovodstvo I/Referent za
računovodstvo II
Prije izrade
izvješća
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 63 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Postupci pri izradi financijs. izvješća
Opis aktivnosti Izvršenje Popratni
dokumenti Odgovornost Rok
Kontrola
KRAJ
DA
Izrada bilance
B
Izrada izvješća
Usvajanje izvješća
Usvajanje izvješća
Sačiniti konačnu bilancu s utvrđenim ISPRAVNIM rezultatom poslovanja, odnosno ispravno utvrđenim viškom /manjkom prihoda, a u cilju izrade financijskih izvještaja.
Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
Uz izradu izviješća
Kontrolira se konačna bilanca.
Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
Provodi se popunjavanje obrazaca i pisanje bilješki.
Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
Usvajanje izvješća Nadzorni odbor i
Skupština/ Direktor
Dostava izvješća Vlasniku, Poreznoj i FINA
Voditelj odijela financijsko-
računovodstvenih poslova
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI
Strana: 64 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
POPIS RIZIKA
a. Definicije
Naziv Opis
Rizik Mogućnost nastanka događaja koji mogu nepovoljno utjecati na ostvarenje ciljeva
Upravljanje rizicima
Cjelokupan proces utvrđivanja, procjenjivanja i praćenja rizika, te poduzimanja potrebnih radni,a u svrhu smanjenja rizika
Vrednovanje rizika
a. razina utjecaja – predstavlja utjecaj koji bi neki nepovoljni događaj
imao po organizaciju u slučaju ostvarivanja takvog događaja. Taj
utjecaj može biti nekakva šteta ili izgubljena prilika. Obzirom da je
utjecaj potrebno kvantificirati predviđena je dodjela ocjene u rasponu
od 1 do 3 na način da je 1 nizak utjecaju a 3 visok utjecaj
b. vjerojatnost pojavljivanja – pokazuje koliko je vjerojatno da će se neki
neželjeni događaj zaista dogoditi. Vjerojatnost događaja treba
procijeniti za svaku utvrđeni rizik te je predviđena dodjela ocjene u
rasponu od 1 do 3 na način da je 1 niska vjerojatnost pojavljivanja a 3
visoka razina pojavljivanja
Raspon procjene
Raspon ukupnog rizika
procesa
Rizik
procesa Otklanjanje rizika
0-9 NIZAK korektivna
10-19 UMJEREN preventivna
20-27 VISOK direktivna
Otklanjanje rizika
a. direktivna kontrola (oblikovane su u svrhu poticanja radnji i događaja
potrebnih za ostvarenje ciljeva. npr. jasna definicija ciljeva, pravilnika,
procesa )
b. preventivna kontrola (oblikovane su u svrhu sprječavanja javljanja
nepravilnosti, pogrešaka i nedostataka. radi se naime o proaktivnim
mehanizmima koji djeluju u trenutku odvijanja neke aktivnosti.
Troškovno su najpovoljniji jer provode pervenciju i smanjenje nastupa
određenih rizika. npr. ovlaštenja )
c. korektivna kontrola (oblikovane su na način da ispravljaju okolnosti
nepoželjnih događaja koji su se ostvarili. planiraju postupanje u
nepredviđenim okolnostima predstavljajući sredstvo kojom organizacije
planiraju trajnost svog poslovanja nakon događaja na koje nisu mogli
utjecati)
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI Strana: 65 / 67
Izdanje: 01/2015.
b. Popis rizika
Proces Prepoznati rizik procesa ili područja
djelovanja
V R E D N O V A NJ E R I Z I K A
Razina utjecaja
Vjerojatnost pojavljivanja
Ukupno Najviši
rizik procesa
Relativan rizik
procesa
Ukupan rizik
procesa Otklanjanje
Odgovorna osoba
1 2 (1*2) 4 5 6 7 8
IZVR
ŠAV
AN
JE
Proces naplate i prisilne naplate komunalnih i ostalih
usluga
Nemogućnost naplate 3 2 6
6 3,67 11 preventivna kontrola vlasnik procesa Nepravovremeno reagiranje na potraživanja 3 1 3
Neadekvatni instumenti naplate 2 1 2
Proces plaćanja računa
Nepravovremeno podmirene obveze 1 1 1
6 3,33 10 preventivna kontrola vlasnik procesa Nedostatak sredstava 3 1 3
Dugotrajna dostava računa unutar organizacije
3 2 6
Proces isplate sredstva udrugama građana
Nenamjenski utrošak doniranih sredstava 1 1 1
1 1,00 3 korektivna kontrola vlasnik procesa Nedovoljna sredstva za isplatu 1 1 1
Nedostavljanje izvješća o utrošku sredstava 1 1 1
Proces zaprimanje roba
Odstupanje od naručene kvalitete ili količine robe
2 1 2
3 2,00 6 korektivna kontrola vlasnik procesa Odstupanje od dogovorenog roka 3 1 3
Komunikacija s dostavljačima 1 1 1
Proces zaprimanje radova
Odstupanje od naručene kvalitete ili količine radova
2 1 2
3 2,33 7 korektivna kontrola vlasnik procesa Odstupanje od dogovorenog roka 3 1 3
Komunikacija s izvođačima radova 2 1 2
Proces tehničkog pregleda
Nepravodobno i nekvalitetno izvedeni radova 3 2 6
6 4,00 12 preventivna kontrola vlasnik procesa Nastanak većih kvarova 3 1 3
Nesukladno sa specifikacijama radova iz ugovora
3 1 3
Proces zaprimanje usluga
Odstupanje od naručene kvalitete ili količine usluga
3 1 3
6 3,33 10 preventivna kontrola vlasnik procesa Odstupanje od dogovorenog roka 3 2 6
Komunikacija s dobavljačima 1 1 1
Gubitak ili oštećenje dokumenata 3 1 3 3 1,50 6 korektivna kontrola vlasnik procesa
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI Strana: 66 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka
Proces zaprimanja, otpreme i arhiviranja dokumenata
Neadekvatno arhiviranje 2 1 2
Neadekvatno provođenje procesa zaprimanja 1 1 1
JAV
NA
NA
BA
VA
Provođenje postupka javne nabave
Predmet nabave nije dobro utvrđen 3 1 3
3 2,67 8 korektivna kontrola vlasnik procesa Dokumentacija za provođenje nabave sadrži propuste i nedostatke
3 1 3
Rizik krive procjene količine 2 1 2
Provođenje postupka bagatelne nabave
Predmet nabave nije dobro utvrđen 3 1 3
3 2,67 8 korektivna kontrola vlasnik procesa Dokumentacija za provođenje nabave sadrži propuste i nedostatke
3 1 3
Rizik jednog ponuđača 2 1 2
RA
ČU
NO
VO
DSTV
O
Proces blagajničkog poslovanja
Propusti u vođenju blagajničkog dnevnika 2 1 2
9 7,00 14 preventivna kontrola vlasnik procesa Neispravan obračun isplata/uplata 3 1 3
Rizik netočnog prikaza stanja blagajne -krađa 3 3 9
Proces knjigovodstva
Propusti u vođenju poslovnih knjiga 3 1 3
9 4,33 13 preventivna kontrola vlasnik procesa Nepravovremeno zaprimanje ulazne dokumentacije
3 3 9
Neispravna pohrana dokumentacije 1 1 1
Proces zaprimanja računa, njihove provjere i plaćanja
Računi su formalno neispravni 2 2 4
6 3,50 14 preventivna kontrola vlasnik procesa Obrada računa nije izvršena u utvrđenim rokovima
3 2 6
Nemogućnost realizacije računovodstvenih aktivnosti
2 2 4
Proces sastavljanja godišnjeg obračuna
Propusti u vođenju poslovnih knjiga 3 1 3
3 3,00 9 korektivna kontrola vlasnik procesa Neispravan obračun inventura 3 1 3
Rizik netočnog prikaza stanja -krađa 3 1 3
Proces usklađivanja analitičke evidencije i glavne knjige
Propusti u vođenju poslovnih knjiga 3 1 3
3 1,50 6 korektivna kontrola vlasnik procesa Nepravovremeno zaprimanje ulaze dokumentacije
2 1 2
Neispravna pohrana dokumentacije 1 1 1
Proces knjigovodstveni postupci pri izradi financijskih
izvješća
Propusti u vođenju poslovnih knjiga 3 1 3
3 1,50 6 korektivna kontrola vlasnik procesa Greške u knjiženjima 2 1 2
Neispravna pohrana dokumentacije 1 1 1
PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI Strana: 67 / 67
Izdanje: 01/2015.
2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka