Praktični savetiza pripremu zahteva za naknadu štete usled COVID-19 pandemije

© 2020 PricewaterhouseCoopers Consulting , d.o.o. Sva prava zadržana. “PwC” se odnosi na mrežu društava članica grupe PwC, odnosno na jednu ili više članica mreže društava od kojih svaka predstavlja pravno nezavisan subjekt.

Izbijanje COVID-19 pandemije uticalo je na pojačanu neizvesnost kada je reč o poslovnim prilikama u svetu. Organizacije se suočavaju sa različitim izazovima u pogledu zdravlja i sigurnosti zaposlenih, infrastrukture rada od kuće, poremećaja u lancu nabavke i likvidnosti.

U okviru borbe sa negativnim efektima novonastale krize, važno je razmotriti i potencijalne mehanizme za nadoknadu nastalih gubitaka. Iako pravni mehanizam možda trenutno još nije utvrđen - ono što je važno znati jesu koraci koje bi trebalo poduzeti odmah u cilju pripreme za naknadu nastalih gubitaka, i istovremeno u cilju pripreme odgovora na očekivane zahteve ka Vašoj kompaniji.

Mnoge organizacije trenutno trpe gubitke u vezi sa COVID-19 pandemijom. Naknada štete se može zahtevati različitim mehanizmima, od poslovnih partnera, osiguravajućih društava ili na osnovu bilateralnih ugovora o investiranju. Mehanizam kojim je najprimerenije zahtevati naknadu štete trebalo bi analizirati sa timom pravnih savetnika. Bez obzira na mehanizam, postupak kvantifikacije gubitaka i štete je univerzalan, a njega bi trebalo sprovesti što je pre moguće.

Sa stanovišta mehanizama za naknadu štete, bilo stvarnih gubitaka (damnum emergens) ili izgubljene dobiti (lucrum cessans), oštećena strana je generalno u obavezi da dokaže nastale gubitke -konkretno, pojavu i iznos gubitaka, kao i uzročno-posledičnu vezu između gubitka i događaja koji ga je izazvao. Oštećena strana bi takođe trebalo da

dokaže da je preduzela razumne korake za ublažavanje nastalih gubitaka i da obelodani da li su predmetni gubici već u potpunosti ili delimično nadoknađeni na druge načine.

Iako je upravljanje novčanim tokovima trenutno presudno za kompanije kako bi održale kontinuitet poslovanja, one bi takođe trebalo da se na vreme pripreme za postupak sanacije. Važno je delovati sada i otpočeti prikupljanje dokaza u vezi sa potencijalnim štetama jer kasnije može biti teško vratiti se korak unazad, i retrospektivno rekreirati i prikupiti neophodne informacije; takođe, protok vremena će možda učiniti da propustite čuvanje podataka i dokumenata koji bi možda podržali Vašu poziciju.

1. 2.

ZAŠTO JE ZNAČAJNO OTPOČETI SA PRIKUPLJANJEM DOKUMENTACIJE ŠTO PRE

5 KORAKAZA EFEKTIVNU KVANTIFIKACIJU ŠTETE

2 Praktični saveti za pripremu zahteva za naknadu štete usled COVID-19 pandemije

Preispitajte sve ugovore koji potencijalno omogućavaju zahtevanje naknade štete(stvarnog gubitka ili izgubljene dobiti), ili obavezuju na naknadu štete drugoj ugovornoj strani. Takođe je važno ispitati ugovorne odredbe koje tretiraju sadašnju situaciji, a koje mogu ograničavati ili onemogućiti zahteve za naknadom štete.

Identifikujte dokumenta neophodna za dokazivanje štete, i rokove do kojih treba podneti zahtev i dokumentaciju.Ako potrebne informacije nisu u potpunosti jasne, nejasnoće iskomunicirajte osiguravajućem društvu (ukoliko je ono druga ugovorna strana) ili se obratite advokatu.

Saveti:

Pored dokaza o nastaloj šteti, važno je jasno dokumentovati odluke koje je kompanija donela kao odgovor na krizu i koje su sprovedene u cilju ublažavanja bilo kakvih gubitaka, uključujući vladine anti krizne mere.

Iako bi bilo poželjno da zahtev bude robustan, podnošenje prijave u datom roku je važnije, jer će u većini slučajevima biti moguće dopuniti aplikaciju tokom postupka.

Ako ste kompanija koja posluje u više zemalja, važno je sagledati ograničenja u svim zemljama u kojima Vaša kompanija posluje, jer ograničenja mogu imati različite vremenske okvire.

3 Praktični saveti za pripremu zahteva za naknadu štete usled COVID-19 pandemije

Ako kompenzacija uključuje izgubljenu dobit ili konkretan gubitak, obratite se stručnjaku za kvantifikaciju štete što pre, kako bi se utvrdilo šta je tačno neophodno za kalkulacije. Potrebna prateća dokumentacija može se razlikovati u zavisnosti od primenjene metode obračuna, što će zavisiti od date situacije. Takođe, biće potrebno razmotriti period nastanka gubitaka, kao i da li je potrebno proceniti trajne gubitke.

Blagovremeno podnesite zahtev za naknadu, u roku koji je određen važećim ugovorom ili regulativom, i postarajte se da zahtev bude što je moguće temeljniji, najbolje u saradnji sa pravnim savetnicima.

Uspostavite interne procese tako da se informacije koje su Vam potrebne da biste dokazali štetu nalaze na jednom mestu, lako dostupne kad Vam zatrebaju. Savetuje se prikupljanje što većeg broja podataka i dokumenata, ali bi svi trebalo da budu relevantni.

3.

4.

5.

Mere za ublažavanjeDokumentovanje koraka preduzetih u cilju ublažavanje efekata krize i njihove implementacije tokom razvoja krizne situacije, kao što su: smanjenja plata i drugih fiksnih troškova, analiza alternativnih dobavljača, promena kanala distribucije („za poneti“ i slično), promena asortimana, pregovori u vezi sa odlaganjima ugovornih obaveza i otplate kredita, premeštanje zaposlenih na drugi posao;

Uticaj državnih mera na ograničavanje gubitaka izazvanih krizom.

Izgubljena dobitPoslovni i marketinški planovi i pretkrizni i krizni budžeti, revidirane projekcije poslovanja usklađene sa razvojem situacije koje odražavaju očekivanu prodaju i broj gostiju hotela i restorana tokom normalnog poslovanja i tokom krize, uključujući perspektive nakon krize;

Dokumentacija o merama optimizacije troškova usled ograničenja obima ili prestanka poslovnih aktivnosti, pregled uobičajenog nivoa prihoda i troškova u normalnim okolnostima poslovanja i ostvarenih prihoda i rashoda.

Otkazane rezervacije klijenata koji su zahtevali povraćaj depozita, uključujući komunikaciju sa njima i izvode s bankovnih računa koji potvrđuju povraćaj novca;Sankcije od trgovinskih partnera u vezi sa/uzrokovane krizom;Dodatni troškovi koji ne bi nastali da se kriza nije dogodila (povećana potreba za čišćenjem i dezinfekcijom, nabavka zaštitne opreme);Dokumentovanje penala, sankcija, zateznih kamata, uključujući posledice nepoštovanja kovenanti definisanih bankarskim i drugim ugovorima.

Stvarni gubiciTroškovi pokvarene robe/robe sa isteklimrokom trajanja/proizvoda koji zbog ograničavanja obima ili prekida poslovnih aktivnosti više nisu upotrebljivi, uključujući dokaze o odlaganju/donaciji;

Kompanija upravlja luksuznim hotelom i restoranomkoji su uglavnom namenjeni stranim klijentima. Poredgostiju hotela, hotelski restoran otvoren je i za javnost,što čini oko 50% prodaje.

Kao rezultat neočekivanih mera implementiranih usled izbijanja COVID-19 pandemije, kompanija je pretrpela značajne finansijske gubitke:

1. Hotel je zatvoren do daljnjeg, a sve rezervacije su otkazane.

2. Restoran je morao da zatvori svoje prostorije za javnost, što je rezultiralo smanjenjem prodaje; pored toga, restoran je morao da odbaci ili donira deo inventara koji nije mogao da koristi.

3. Kako bi ublažio negativne efekte smanjenja prodaje, restoran je počeo da nudi hranu “za poneti“.

4. Prosečna potrošnja kupaca hrane za poneti iznosi svega 30% pretkriznog obima prodaje, uglavnom zbog nedostatka hotelskih klijenata iz inostranstva.

5. Kompanija ima ugovor sa ključnim dobavljačem hrane kojim je utvrđena minimalna vrednost mesečne nabavke robe. Nabavka ispod minimalno ugovorene vrednosti dobavljaču omogućava naplatu penala.

Zbog ograničenja poslovnih aktivnosti, kompanija je smanjila nabavku robe i usluga, kao i troškove rada, kombinacijom smanjenja broja radnika i prinudnih odmora.

Primeri dokumenata relevantnih za studiju slučaja

STUDIJA SLUČAJA –KOJE DOKAZE TREBA PRIKUPITI

4 Praktični saveti za pripremu zahteva za naknadu štete usled COVID-19 pandemije

Marketing

Dugoročni i kratkoročni marketinški ciljevi;

Procena veličine tržišta i tržišnog udela, po proizvodu;

Trendovi prodaje, planovi, projekcije i budžeti prodaje;

Planovi i budžeti za marketing i promociju;

Analiza primljenih narudžbina i zaostataka u isporukama;

Istorija narudžbina;

Evidencija prigovora, povraćaja i izgubljenih naloga klijenata;

Razvoj novih proizvoda, analiza konkurentnosti postojećih proizvoda.

Ključni pokazatelji performansi (promet zaliha, stopa prinosa ulaganja, obrtni kapital, analiza starosti potraživanja);

Analiza generatora troškova i promena u politici raspodele troškova;

Analiza prodaje i prihoda, analiza profitabilnosti pojedinih proizvoda;

Izveštaji interne revizije;

Poreske prijave.

FinansijeRačunovodstvena dokumentacija, uključujući izveštaje rukovodstvu, finansijske izveštaje (konsolidovani i pojedinačni), glavnu knjigu;

Planovi poslovanja, budžeti, poređenje sa ostvarenjima;

Finansijsko restrukturiranje i komunikacija sa bankama;

Periodični ili ad-hoc finansijski i budžetski izveštaji rukovodstvu;

Zapisnici sa sastanaka menadžmenta i vlasnika;

Dugoročni i kratkoročni planovi poslovanja i planovi novčanih tokova;

Informacije o platama, uključujući prateću dokumentaciju za utvrđivanje uticaja vanrednog stanja;

Planirani i ostvareni investicioni planovi i programi;

Break-even analiza;

Planirani i ostvareni izdaci za istraživanje i razvoj;

Vrste potencijalno relevantnih dokumenata

KONTROLNA LISTA

5 Praktični saveti za pripremu zahteva za naknadu štete usled COVID-19 pandemije

OstaloFakture, priznanice, dostavnice;

Izvodi bankovnih računa;

Ugovori (uključujući polise osiguranja), raskidi ugovora/otkazivanje naloga, obaveštenja o uplatama, uputstva itd.;

Odobreni popusti, npr. za kvarljivu robu;

Dokumentovanje novčanih kazni, plaćanja penala, zateznih kamata u uzročno povezanih sa kriznim periodom - uključujući dokaze o njihovoj uplati;

Interna komunikacija - npr. email, bilteni;

Potvrda lekara, odluke u vezi sa dezinfekcionim i higijenskim merama;

Foto-dokumentacija.

ProizvodnjaKapacitet proizvodnje, planovi i raspored proizvodnje;

Popis zaliha i podaci o zastarelosti;

Informacije o radnoj efikasnosti;

Troškovi otpada i prerade;

Evidencija narudžbina proizvodnih inputa i ispunjenja od strane dobavljača;

Troškovi promene dobavljača;

Problemi sa održavanjem i povezani troškovi;

Izveštaji o kontroli kvaliteta;

Budžeti za nabavku;

Rezultati analize „napraviti ili kupiti” (make or buy);

Fluktuacija zaposlenih, raspoloživost/nedostatak/izostanak sa posla, vremenski raspored, troškovi prekovremenog rada;

Analiza tržišta i odnosa u industriji.

Za dokumente koji se pripremaju periodično, poput izveštaja o novčanim tokovima, sačuvajte verzije za pojedinačne periode tokom krize, kao i za period neposredno pre i nakon krize. Nastavite sa praćenjem i kada se ukinu ograničenja i kada se poslovanje normalizuje, jer može biti dugotrajnijih efekata.Uspostavite troškovne centre kako bi direktni troškovi nastali kao posledica krize i vreme rukovodstva provedeno na kriznim temama mogli da budu adekvatno alocirani.Delegirajte osobu/tim za prikupljanje podataka i definisanje pravila i procedura prikupljanja podataka. Ovo je od velike važnosti, posebno u radnom okruženju koje funkcioniše na daljinu.

Saveti:

DISPUTE ADVISORY CENTRE OF EXCELLENCE

Sirshar Qureshi+420 602 348 926sirshar.qureshi@pwc.com

Jovana Zelić+381 64 857 39 27jovana.zelic@pwc.com

Stojimo Vam na raspolaganju za sve dodatne informacije

Tanja Gligorević+381 64 820 38 30tanja.gligorevic@pwc.com