Pokok Bahasan Minggu ke-6

MODUL INVENTORY

Gambaran Umum Command Centre Inventory

Pada modul Inventory ini akan dibahas aktivitasaktivitas yang berhubungan dengan: pemeliharaan item-item sediaan seperti mencatat, mengubah, menghapus, menetapkan dan menyesuaikan harga, memasukkan hasil perhitungan fisik item sediaan dan menerbitkan laporan-laporan yang terkait.

Gambaran Umum Command Centre Inventory Items Register (Untuk mengetahui posisi kuantitas barang dan historisnya atas barang yang dimiliki perusahaan disebut Kartu Persediaan) Build items (Membuat item dari item yang lain) Adjust Inventory (Di dalam jendela ini dapat ditentukan kuantitas dan nilai awal dari sediaan) Item List (Selain dapat membuat sebuah item baru, jendela ini menampilkan item-item yang sudah dimasukkan yang sebelumnya sudah dicatat.) Auto Build Items (Membuat item dari item yang lain secara otomatis) Set items Prices (Penyesuaian harga jual item) Count Inventory (Stock Opname (Cek fisik Qty item) Receive items (Terima barang dari pesanan) Locations (Daftar gudang /lokasi) Move items (Untuk memindahkan item-item persediaan antar lokasi) Transaction Journal (Untuk melihat seluruh transaksi jurnal yg telah dimasukkan)

Membuat Inventory (Mencatat Item Persediaan)1. Aktifkan Command Centre Inventory > item list > New 2. Memasukkan profil item: Masukkan nomor item pada field item number (max 30 karakter), kemudian tekan tombol tab Masukkan nama pada field name (max 30 karakter), kemudian tekan tombol tab Anda dapat menyalin informasi item yang ada ke item yang sedang anda buat. Klik tombol copy from, pilih item yang akan disalin lalu klik ok Tentukan apakah anda membeli, menjual, atau meyimpan item persediaan dengan menandai kotak-kotak periksa yang relevan, lalu akan muncul field-field sebagai berikut: - Pada field Cost of Sales Account (Masukkan akun untuk menampung harga pokok penjualan) - Pada field Income Account for Tracking Sales ( Masukkan akun untuk menampung akun pendapatan dari penjualan akun) - Pada field Asset Account for item inventory (Masukkan akun yang ingin anda gunakan untuk menampung total nilai dari item tersebut)

Membuat Inventory (Mencatat Item Persediaan)3. Klik tab item details, kemudian masukan Detail item Jika ingin menyisipkan sebuah gambar yang mewakili item ini, double in this area to link to picture file > Link > pilih file image dari jendela open yg ditampilkan > klik ganda file image yang dipilih > klik ok Pada field teks Description, masukkan deskripsi tentang item ini Tandai kotak periksa Use item Description on sales and Purchases, jika anda ingin deskripsi item yang anda masukkan pada fields Description muncul pada faktur penjualan/order pembelian 4. Jika ini adalah item yang dibeli, klik tab Buying details. Lalu masukan detail pembelian: Masukan harga beli standar item tersebut pada field standard cost Masukkan satuan pembelian item tersebut (buah, kotak, lusin, dll) pada field Buying Unit of Measure Masukan jumlah item pada field Number of items per buying unit

Membuat Inventory (Mencatat Item Persediaan)Masukkan pajak untuk pajak pembelian item pada field Tax code when Bought Masukkan informasi berikut untuk To Do List Masukkan tingkat persedian minimum item pada field Minimum Level for Restocking Alert Masukkan pemasok dari mana biasanya anda membeli item tersebut pada field Primary Supplier for Reorders Masukan nomor item pemasok pada field Supplier item Number Masukkan kuantitas pemesanan kembali untuk item ini pada field default Reorder Quantity 5. Jika ini adalah item yang dijual, klik tab selling Details. Masukkan detail penjualan: Masukkan harga jual perunit pada field base selling price Masukkan satuan penjualan item tersebut pada field Selling Unit of Measure Masukkan jumlah item dalam satuan penjualan pada field Number of Items per Selling Unit Masukkan kode pajak untuk pajak penjualan item tersebut pada field tax code when sold Tandai kotak periksa Price are tax inclusive, jika anda menginginkan harga jual item ini termasuk pajak

Membuat Inventory (Mencatat Item Persediaan)Pilih dasar perhitungan pajak item tersebut pada field Calculate Sales Tax on Masukkan harga-harga penjualan di samping field-field Level A sampai Level F Pada Field Quantity Over , masukkan kuantitas batas untuk menentukan harga jual untuk kelompok pelanggan tertentu 6. Untuk melihat atau memasukkan historis penjualan dan pembelian klik history 7. Klik Auto Build jika ingin Menggabungkan beberapa barang menjadi satu jenis barang sesuai dengan daftar item yang akan dibuat tersebut 8. Jika menggunakan fitur multiple-locations , klik tab Locations

Mengubah Inventory & Menghapus Inventory Mengubah InventoryTransaksi harus ditampilkan dahulu pada jendela pencatatan : 1. Aktifkan Command Centre Inventory > klik tombol transcation journal 2. Tetapkan Date from dan To 3. Klik panah zoom untuk menampilkan transaksi 4. Lakukan perubahan transaksi sesuai dengan kebutuhan 5. Jika sudah klik tombol ok

Menghapus Inventory Tampilkan transaksi seperti cara sebelumnya, kemudian dari menu Edit pilih Delete transaction

Memasukkan Saldo Awal Inventory1. Aktifkan command centre Inventory > count inventory (kolom on hand, menampilkan jmlh persediaan yg ada ditangan) 2. Masukkan kuantitas awal pada kolom Counted untuk setiap item. Kuantitas awal yang dimasukkan akan ditampilkan pada kolom Difference 3. Klik tombol adjust inventory, sehingga ditampilkan jendela adjustment information 4. Masukkan sebuah akun pada field adjustment account 5. Klik tombol Continue 6. Klik tombol Opening Balance, maka jendela adjust inventory ditampilkan

Memasukkan Saldo Awal Inventory7. Masukkan nilai masing-masing item 8. Lengkapi informasi berikut: Masukkan nomor transaksi pada field inventory journal Number Masukkan tgl transaksi pada field date Masukkan keterangan pada field Memo Pada field drop-down Category tetapkan kategori untuk trransaksi ini 9. Klik tombol record untuk mencatat transaksi saldo awal item-item persediaan ini

Menetapkan harga Jual Inventory1. Aktifkan command centre Inventory dan klik tombol set item prices 2. Klik tombol Avg Cost untuk melihat harga beli rata-rata setiap item, atau klik tombol last cost untuk melihat harga beli terakhir 3. Masukkan Harga jual baru sebuah item pada kolom Current Price item yang bersangkutan 4. Klik tombol OK untuk mengakhiri proses ini

Perhitungan Fisik Inventory1. Aktifkan command centre Inventory > count inventory 2. Masukkan kuantitas hasil perhitungan pada kolom Counted untuk setiap item. Perbedaan antara kuantitas hasil perhitungan fisik dengan yg ada di tangan akan ditampilkan pada kolom Difference 3. Klik tombol adjust inventory, sehingga ditampilkan jendela adjustment information 4. Masukkan sebuah akun pada field Default adjustment account 5. Klik tombol Continue maka jendela adjust inventory ditampilkan 6. Klik Record untuk mencatatnya

Build Items Guna: Membuat item dari item yang lain 1. Aktifkan Command Centre Inventory dan klik tombol Build items 2. Masukkan nomor jurnal Persediaan pada field Inventory journal number 3. Masukkan tanggal perakitan pada kolom Date 4. Masukkan keterangan pada field Memo 5. Masukkan detail perakitan (Item number, Qty, Unit Cost, Amount, Job, Memo, Category) 6. Kilk tombol record untuk mencatat transaksi

Auto Build Items Guna: Membuat item dari item yang lain secara otomatis Caranya sama dengan Build item Perbedaanya adalah otomatisasi pengurangan atas barang yang digunakan dan penambahan atas barang yang dihasilkan Pada Auto Build, kita sudah tetapkan rumusan atas barang yang digunakan untuk menghasilkan satu jenis barang baru

Penyesuaian Inventory (Adjust Inventory)Menggunakan jendela adjust inventory 1. Aktifkan Command Centre Inventory dan klik tombol Adjust Inventory. 2. Masukkan nomor jurnal Persedian pada field Inventory Journal Number 3. Masukkan tanggal penyesuaian pada field Date 4. Masukkan keterangan pada field Memo (max 255 karakter) 5. Masukkan detail penyesuaian pada daftar scrolling Masukkan item number pd kolom item number Masukkan qty yg ingin anda tambahkan atau kurangkan pada kolom Quantity

Penyesuaian Inventory (Adjust Inventory)Masukkan harga setiap unit pada kolom Unit Cost Masukkan nilai yang anda ingin tambah dan kurangkan pada kolom amount Masukkan nomor akun untuk mengalokasikan transaksi penyesuaian tersebut pada kolom Account Masukkan job yg bersangkutan pada kolom job Masukkan keterangan pada kolom memo 6. Isikan kategori pada field drop down category

SEKIAN