Ponencia Documadrid 2009. Adapting E Factura. Una solución para tres necesidades: facturación...
-
Upload
adapting -
Category
Technology
-
view
1.281 -
download
3
description
Transcript of Ponencia Documadrid 2009. Adapting E Factura. Una solución para tres necesidades: facturación...
Jornada DOCUMADRID 2009:Contenidos y documentos digitales
Una única plataforma para 3 necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental: Adapting eFacturaRubén Lafuente Jorge
Director Técnico/ I+D+i
Indice1. ¿Quiénes somos?2. ¿Por qué factura electrónica?3. Solución tecnológica 3 x 1: Adapting
eFactura 4. Ventajas de la solución
Rubén Lafuente Jorge
Director Técnico/ I+D+i
www.adapting.com www.gestiondocumental.bizwww.facturacionelectronica.biz
¿Quiénes somos?• Misión:
Consultoría y desarrollo de aplicaciones web para gestión de contenidos digitales en Pymes, desde 1999.Parque Tecnológico Valencia, 20 empleados.
• Divisiones:Adapting ONE: consultoría y proyectos a medidaAdapting LAB: “software factory”
Plataforma ECM• ECM = Enterprise
Content Management
= Gestión de contenidos empresariales
• Tipos de contenido:▫ Facturas▫ Documentos texto▫ Registros certificados▫ Presentaciones▫ Páginas web▫ Imágenes,vídeos,multimed
ia▫ Catálogos▫ Bases de datos▫ Ficheros de programas▫ Plugins, widgets, etc.
Productos (suites) de la plataforma•Facturación electrónica
•Gestor documental
•Gestor de contenidos web
•Catálogos y e-commerce
•Gestor redes sociales
•Campus e-learning
Concepto modular
CAPTURE eFACTURE E-LEARNING E-COMMERCE
MÓDULO COLLABORATION
DOCUMENT WEBMANAGER
MÓDULO WORKFLOW
CORE PLATAFORMA
Esquema montaje de productos
¿Por qué factura electrónica?
1. Bases legales2. Motivos organizativos/ económicos3. Razones medioambientales
Impulso legal
• Aceptación por la Agencia Tributaria▫ Firma electrónica reconocida▫ Seguridad legal
• Ley de Contratos Sector Público (Ley 30/2007 de 30/10)▫ Obliga al uso de la factura electrónica▫ Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae’)▫ De obligado cumplimiento para contratar con AAPP:
01/08/2009 Obligatorio para Grandes Empresas 01/11/2010 Obligatorio para cualquier empresa
3 tipos de ordenamiento
•Firma electrónica (desde 1999)•Facturación electrónica (desde 2003)
▫Emitida a clientes▫Recibida de proveedores (en digital)
•Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007)▫Recibida de proveedores (en papel)▫Impresión de factura electrónica
¿Formato AEAT-Facturae obligatorio?• NO, se puede usar cualquier formato, pero se
debe incluir imagen legible de la factura JUNTO con firma electrónica reconocida. ▫ P.ej. XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT,
etc.
• PERO, aquellos que sean proveedores de la AEAT u otras AAPP, deberán expedir sus facturas en formato ‘Facturae’ (AEAT-CCI)▫ Plazo máx. obligatorio▫ Permite automatización de procesos
Formas de envío
•No existe un modo único. Se puede enviar por:▫Correo electrónico▫FTP▫Página Web protegida con descarga.▫Servicios Web, integración, etc.
•El cliente debe aceptar ANTES la factura electrónica.
Motivos organizativos/económicos• Ahorro de costes• Facilidad y rapidez de búsqueda• Acceso a información en tiempo real• Reducción de tiempos de gestión y toma de
decisiones• Posibilidad de integrar con aplicaciones int. de
gestión• Administración y contabilidad automatizadas• Control de acciones erróneas• Ahorro de papel y espacio• Será obligatorio para facturar
a las AAPP.
Ahorro por e-factura•Gartner Group:
▫Los costes suelen reducirse en un 56% (emisor) y un 48% (receptor)
•PriceWaterHouseCoopers:▫Entre un 60 y un 80%
•Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI):▫Hasta un 40% de ahorro
• Informe 2007 de Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC): ▫Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros.▫Ahorro por factura electrónica recibida:0,70 euros,
Homologada AEAT: Nº 4187598A0D12B49F
Plataforma tecnológica (3x1)
1. Digitalización certificada (orden EHA/962/2007)
2. Recepción/ emisión de e-facturas 3. Gestión documental
1/3. Digitalización certificada (i)1. Digitalización de la factura (multi-escáner )2. Firma electrónica y sello de metadatos incrustado en fichero3. Conservación de repositorio documental seguro4. Clasificación e indexación de metadatos5. La facturas pueden destruirse
1/3. Digitalización certificada (ii)Cumplimiento de requisitos:• Escaneado sin pérdida/ 1 fichero x factura/ resol. > 200ppp.• Formato de fichero (PDF/A).• Firma electrónica reconocida con metadatos en fichero.• No manipulación de datos entre escáner y base de datos.• Cierre fiscal mediante firma de una copia de
base de datos.• Posibilidad de auditoría e inspección.
2a/3. Recepción de e-facturas1. Captura de la e-factura:
▫ Captura manual desde correo electrónico▫ Webservice de captura automática
2. Comprobación de firma digital válida3. Almacenamiento en Intranet de facturas:
▫ Combinación con facturas digitalizadas posible
4. Indexación de metadatos obligatorios (manual / asistida)5. Inicio del flujo de aprobación integrado ERP
2b/3. Emisión de e-facturas1. Captura de datos para facturar (p.ej. ERP)
▫ Fichero TXT/ XML en directorio activo (red local)▫ Webservice de captura automática
2. Generación de documento con firma electrónica avanzada 3. Almacenamiento en Intranet de facturas (varios formatos)4. Envío de factura al cliente:
▫ Envío de email con adjunto + registro▫ Envío de enlace por email (acceso Extranet) + registro
2/3. Esquema de emisión/recepción
• Correo electrónico
• FTP
• HTTPS
Autoridadesde Certificación
Listas deCertificadosRevocados
FirmaElectrónica
FacturaElectrónica
+
FirmaElectrónica
FacturaElectrónica
+
Almacenamiento
Módulos VerificaciónFirma Electrónica
FirmaElectrónica
FacturaElectrónica
+
Módulos GeneraciónFirma Electrónica
FirmaElectrónica
FacturaElectrónica
+FacturaElectrónica
Módulos GeneraciónFirma Electrónica
Emisor
Receptor
2/3. Facturación electrónica
•Requisitos e-factura según la AEAT:▫Campos obligatorios para las e-facturas▫Firma electrónica avanzada y reconocida▫Consentimiento de ambas partes▫Accesibilidad completa e inmediata▫Conservación de base de datos matriz
(emisor)▫Verificación de campos y de firma digital
(receptor)
3/3. Intranet de facturas
La intranet de Facturas es la aplicación Web que se encargará de dar acceso organizado a las facturas y documentos anexos.
3/3. Intranet de facturas
Factura digitalizada y firmada en PDF/A
Ficha de metadatos (registro IVA)
3/3. Intranet de facturas
Integración desdeOutlook con el portal defacturas.
3/3. Intranet de facturas
3/3. Workflow aprobación de facturas
CERRADO
ACEPTADO
PENDIENTECONTABILIDAD
(NO VISIBLE)
ARCHIVADO9
PUBLICADO5
60
10
EN CURSO1
90
Supervisor
Todos
Registro
Supervisor
PENDIENTETRAMITACIÓN
Dirección
REVISIÓN TÉCNICA
AUTORIZACIÓN DIRECCIÓN
12 14 16
Técnico
Técnico
Administración
Administración
Dirección
Nueva factura
Registro
Administración
RECHAZADO ACEPTADO
5550
Administración
RECHAZADO
95Supervisor
Vis
ualiz
ació
nM
odifi
caci
ón
3/3. Roles de usuario
• Administración • Técnico• Controller/ Director financiero/ Gerente• Supervisor
3/3. Extranet de facturas
Ejemplo Extranet para clientes
• Integrada con puestos de digitalización (multi-puesto)• Control de acceso y distribución• Acceso por navegador a facturas (multi-formato)• Consulta de facturas por clientes (Extranet) –opcional–• Integración con sistemas de la empresa:
▫ Directorio activo ▫ Integración clientes correo/ Office▫ Webservices
3/3. Intranet de facturas
Módulos adicionales
1. Módulo Facturae2. Módulo OCR/ICR3. Ampliación a otros tipos documentales
Módulo “Facturae”• EMISIÓN:
▫Convierte facturas del ERP a formato Facturae 3.2
▫Visualiza XML-Facturae en formato legible (PDF)▫Empresa desarrolladora Facturae en registro AEAT
• RECEPCIÓN:▫Valida formato XML-Facturae ▫Captura XML-Facturae y lo convierte a fichero/
datos entendibles por ERP▫Visualiza XML-Facturae en formato legible (PDF)
Integración con software OCR/ICR• Empleo de mejores marcas• Formatos estructurados/ no estructurados• Herramientas de validación
Proyecto llave en mano1. Análisis de la necesidad2. Personalización del producto3. Integración de la solución4. Validación de la solución5. Puesta en marcha 6. Soporte y mantenimiento Necesidad del
cliente
Funcionalidad cubierta por solución eFactura
Trabajo a medida
Plazos típicos: 4-8 semanas
Beneficios de la solución• No limita el número de facturas ni documentos• Una sola instalación en su empresa para todos los
escáneres • Incorpora portal de facturas y extranet (opcional)• Tecnología 100% web, se integra con su intranet • ‘Workflows’ básicos incorporados de emisión/ recepción.• Solución 3x1: digitaliz. certificada, e-factura y gestión
docum.• Facturación electrónica en formato Facturae posible.• Integración con ERP• Ampliable a gestión documental con más tipos
documentales
Contacto:::: Parc Tecnològic València ::::
c/ Charles R. Darwin 20Edif. InnovaCentre
E-46980-Paterna (Valencia)
Tel. 96 131 82 [email protected]
www.adapting.com www.gestiondocumental.bizwww.facturacionelectronica.biz