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Políticas de Conducta México
Abril 2007 Este manual es propiedad exclusiva de HR Ratings de México S.A de C.V.
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CONTENIDO
I. Principios Generales
II. Calidad en el Proceso de Calificación
III. Manejo y divulgación de la información Información confidencial
Transparencia y Revelación de Información
Rumores
Diseminación simultanea de la información
Medios de Comunicación
IV. Conflictos de Interés Conflictos de Interés e Independencia
Inversiones Personales y Préstamos
Préstamos
Regalos, entretenimiento y trato preferencial
V. Actividades externas
VI. Comportamiento
VII. Sanciones Aplicables
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1. Principios Generales ♦ Con el objetivo de que HR Ratings opere de manera ética y con apego a las sanas
prácticas de mercado, la empresa ha designado a la Dirección de Administración y
Recursos Humanos como la persona encargada de vigilar el cumplimiento de la normativa
aplicable, el Código de Conducta y el presente documento por parte de todos y cada uno
de los empleados, consejeros y accionistas de HR Ratings. Adicionalmente, la Dirección
de Administración y Recursos Humanos es la encargada de mantener informados a todos
los empleados, consejeros y accionistas de HR Ratings de cualquier cambio y/o
actualización en las leyes, reglamentos y disposiciones aplicables. En caso de ausencia,
será el Director General el encargado de asumir dichas funciones.
♦ El código de conducta se divulga de manera clara y transparente al publico inversionista
en la página de Internet (www.hrratings.com) dando a conocer oportunamente todas y
cada una de sus modificaciones y explicando la manera en que se dará cumplimiento al
mismo. El cumplimiento del mismo se relaciona estrechamente con el Manual de
Operación de la empresa y el Manual de Control Interno. Adicionalmente, se publican las
Políticas de Conducta, así como sus modificaciones y actualizaciones, haciendo
transparente la manera en que se da cumplimiento del Código de Conducta al público en
general.
♦ Con el objetivo de evitar conflictos de interés entre las áreas encargadas del proceso de
calificación y gestión del cobro de honorarios y cuotas, la Dirección de Administración y
Recursos Humanos es la encargada de realizar la gestión; así como el cobro de
honorarios y cuotas por los servicios que preste HR Ratings, manteniendo independientes
de dicho proceso a las áreas encargadas de análisis y calificación crediticia. La separación
de funciones se garantiza mediante el procedimiento establecido en el Manual de
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Operación donde la Dirección de Administración y Recursos Humanos no participa en las
decisiones del área de análisis y la Dirección de Análisis no es involucrada en el proceso
de contratación de los servicios por parte de los emisores y de las gestión y cobro de
honorarios y cuotas. La Dirección General será la encargada de monitorear y vigilar el
cumplimiento de lo anterior por parte de las dos Direcciones y en caso de encontrar alguna
falta deberá ser evaluada y analizada conforme a las políticas y mecanismos para
identificar, eliminar o manejar adecuadamente los conflictos de interés descritos
posteriormente. Las sanciones podrán variar dependiendo de la gravedad e impacto sobre
la continuidad de las operaciones de HR Ratings, y podrán ser:
o Amonestación verbal
o Amonestación escrita
o Suspensión de 3 a 10 días sin goce de sueldo
o Terminación de la relación laboral
o Ejercer acción legal
♦ La Dirección de Análisis mantendrá la comunicación con los participantes del mercado sea
a través de la sección de contactos en la página de Internet, vía telefónica o vía correo
electrónico, apegándose a las políticas de comunicación externa expresadas en este
mismo documento. La Dirección de Análisis deberá presentar un reporte mensual de
planteamientos, quejas, y cuestionamientos sobre políticas, procesos y metodologías de la
empresa. Dicho reporte deberá ser enviado vía corre electrónico al Director General una
vez el mes y deberá de contener como mínimo la siguiente información:
o Fecha del reporte
o Fecha de cada uno de los eventos
o Nombre del participante de mercado
o Razón Social del participante de mercado
o Tipo de comunicación (queja, sugerencia o cuestionamiento)
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o Vía de comunicación
o Descripción detallado del evento
♦ Con el objetivo de que HR Ratings provea lo necesario para que el personal directivo,
técnico y demás empleados reporten libremente el conocimiento de cualquier actividad
ilícita, no ética o que contravenga los principios expuestos en este Código de Conducta,
HR Ratings ha establecido las siguientes políticas:
Cualquier empleado deberá reportar a la Dirección de Administración y
Recursos Humanos cualquier actividad ilícita, no ética o que contravenga los
principios expuestos en el Código de Conducta y en caso de ausencia o de
considerarlo conveniente lo podrá hacer directamente a la Dirección General.
Queda estrictamente prohibido cualquier tipo de presión y/o represalia a
algún empleado, consejero o accionista por reportar cualquier actividad ilícita,
no ética o que contravenga los principios expuestos en el Código de
Conducta y en las políticas del presente documento.
Con el fin de facilitar a los integrantes de HR Ratings el reporte de cualquier
actividad ilícita, no ética o que contravenga los principios expuestos en el
Código de Conducta y en estos principios, el reporte se podrá realizar por el
medio que más convenga a los empleados, consejeros o accionistas,
pudiendo ser escrito o verbal.
El reporte no podrá ser anónimo pero se mantendrá en completa
confidencialidad durante el proceso de la investigación realizada por la
Dirección de Administración y Recursos Humanos.
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♦ Con el objetivo que todos los empleados, accionistas, directivos y consejeros de la
empresa cumplan con la normatividad aplicable así como del Código de Conducta y el
presente documento, HR Ratings aplica las siguientes políticas y mecanismos para
asegurar y facilitar el cumplimiento de este manual:
El proceso de reclutamiento incluye la entrega de tanto el Código de
Conducta como las Políticas de Conducta, y se les explica (por parte de la
Gerencia de Recursos Humanos) la importancia de dicho documento, así
como la necesidad de cumplir al pie de la letra dicho Código, el Manual de
Control Interno, Programa General de Funcionamiento, Manual de
Operaciones y el Manual de Recursos Humanos.
Los documentos descritos en el punto anterior deberán ser firmados por
todos y cada uno de los empleados durante el proceso de reclutamiento y
refrendado cada seis meses. Estos documentos serán almacenados en los
expedientes de todos y cada uno de los empleados, consejeros y accionistas
de HR Ratings. En caso de que algún integrante de HR Ratings se niegue a
firmar dicho documento, se podrá iniciar una investigación por parte de la
Dirección de Administración y Recursos Humanos. La firma de dichos
documentos se realiza con el objetivo de que todos y cada uno de los
empleados asegure que tiene conocimiento de dicho contenidos y se
compromete a sujetarse a los mismos y darles cumplimiento..
En caso de existir cambios al Código o Políticas de Conducta, el Manual de
Control Interno, Programa General de Funcionamiento, Manual de
Operaciones y el Manual de Recursos Humanos, la Dirección de
Administración y Recursos Humanos deberá asegurarse que todos y cada
uno de los empleados, consejeros y accionistas estén enterados y les sea
explicado a detalle la modificación y/o actualización. Lo empleados deberán
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firmar en todas y cada una de las hojas del nuevo documento. Una vez que
se den por enterados, se comprometen al estricto cumplimiento de la nueva
política correspondiente.
La Dirección de Administración y Recursos Humanos realizará revisiones
continuas sin previo aviso respecto al seguimiento de procesos
procedimientos por parte de las diferentes áreas de HR Ratings y se
realizarán sin previo aviso a las áreas y empleados respectivos. En caso de
encontrar desviaciones a las políticas, procesos y procedimientos se
notificará a la Dirección General y se aplicará la sanción correspondiente
dependiendo de la gravedad de la desviación.
2. Calidad en el Proceso de Calificación ♦ Al inicio de una relación con algún cliente se pondrá a su disposición, a través de la
Dirección de Administración y Recursos Humanos, las metodologías y procedimientos de
calificación a las emisoras y con antelación a la prestación de servicios de HR Ratings.
Respecto a las metodologías la Dirección de Análisis será la encargada de dar la
explicación detallada con antelación a la prestación de servicios, y adicionalmente le podrá
ser solicitado tanto por escrito como verbalmente por el cliente en cualquier momento del
proceso de calificación. Respecto al Código de Conducta y las Políticas de Conducta la
Dirección de Administración y Recursos Humanos será la encargada de dar las
explicaciones detalladas cuando el cliente o prospecto de cliente lo solicite. Siempre y con
antelación a la contratación del servicio. La Dirección General Adjunta será la enargada de
dar una explicación detallada de los siguientes puntos, en caso que el Cliente los solicite:
• Metodologías sobre la calificación del emisor y/o emisión
• Código de Conducta
• Políticas de Conducta
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• Proceso de Calificación
♦ Con el objetivo de asegurar que la calidad del proceso de análisis, cualquier análisis de
calificación crediticia será realizado con información de aportada por la emisora y/o
información pública con estricto apego a las metodologías tanto cualitativas como
cuantitativas contenidas en los manuales de HR Ratings. Para asegurar el cumplimiento
de las mismas el analista responsable deberá presentar al Comité de Análisis un reporte
apegado al proceso y metodología de calificación de HR Ratings (ver Manual de
Operación). Cualquier análisis con desviación de dichas metodologías podrá ser
presentado al Comité de Análisis, pero deberá ir acompañado de una nota técnica,
avalada por el Director de Análisis, explicando las razones de dicha desviación.
♦ HR Ratings señalará claramente en todos y cada uno de sus documentos públicos que las
calificaciones son opiniones de HR Ratings otorgadas en nombre de la empresa y no así
de su personal directivo o técnico. Para asegurar lo anterior HR Ratings y su personal
debe cumplir con lo siguiente:
• Apegarse a los procedimientos del Manual de Operación.
• Cualquier publicación de HR Ratings deberá contar con la leyenda
aclaratoria de que las calificaciones son opiniones de HR Ratings
otorgadas a nombre de la empresa y no así de su personal directivo o
técnico
• Todas las decisiones se toman en el Comité de Análisis (con base al
Manual de Operación), siendo de carácter confidencial la votación del
mismo, así como el nombre de los integrantes del mismo comité
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• La comunicación a los participantes del mercado se deberá realizar a
través del Director de Análisis y en caso de ausencia el Director
General Adjunto.
♦ HR Ratings deberá actualizar y revisar las calificaciones que otorgue al menos de manera
trimestral e incluyendo la visita al emisor de por lo menos una vez al año. En caso de que
HR Ratings no haya adquirido la responsabilidad de llevar actualizaciones posteriores lo
deberá de expresar en el reporte de análisis que se publica al mercado a través de la
página de Internet y en medios masivos de comunicación. Las actualizaciones se deberán
de hacer con apego a las metodologías de calificación y en seguimiento de los
procedimientos del Manual de Operación. Lo anterior estará explícitamente planteado en el
Contrato de Prestación de Servicios. La actualización de las calidad crediticia del emisor
y/o emisión, se realizará cuando:
I. Exista cualquier información que pudiese tener impacto en la
calidad crediticia del emisor. (ver Manual de Operación)
II. Revisión periódica del emisor y/o emisión con visita al emisor de
por lo menos una vez al año
♦ Con la finalidad de preservar la integridad del proceso de calificación, cualquier emisora
que requiera una explicación sobre las calificaciones, metodologías y procedimientos de
calificación podrá recurrir al Director de Análisis, como persona encargada de aclarar
dudas y cuestionamientos al público inversionista, emisores, y participantes del mercado
en general. Lo anterior se deberá hacer con apego a las políticas expresadas en este
mismo documento en la sección de Políticas Generales.
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♦ HR Ratings siempre hará del conocimiento del cliente, la forma y periodicidad en que
habrá de entregar la información solicitada. Dicha información se entregará con base a los
siguientes políticas:
• En una calificación inicial dicha información será solicitada como parte
del Contrato de Prestación de Servicios.
• En las actualizaciones subsecuentes, dicha información deberá ser
solicitada por parte del Director de Análisis (con base en el proceso
establecido en el Manual de Operación).
• La periodicidad con la que el emisor deberá entregar la información
expresada claramente en el contrato de prestación de servicio y
dependerá de las características propias del emisor y/o emisión.
♦ Las sanciones aplicables respecto a los lineamientos de difamación y protección de
propiedad intelectual de terceras personas dependerán del impacto sobre la continuidad
de las operaciones de HR Ratings y deberán ser reportados por todos y cada uno de los
empleados de HR Ratings. El personal directivo será el encargado de dar vigilancia al
cumplimiento de dichos lineamientos y en caso de observar alguna actividad contraria a
dichos lineamientos deberá reportarlo a la Dirección de Administración y Recursos
Humanos y/o a la Dirección General.
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3. Manejo y Divulgación de la Información Información Confidencial A continuación se presentan algunas de las principales políticas que deberá seguir todos y
cada uno de los empleados de HR Ratings, con el objetivo de dar cumplimiento al Código de
Conducta:
• La información confidencial se refiere a la información recibida por HR Ratings de parte
de una emisora, o miembro del grupo empresarial al que pertenezca, o sus contadores,
abogados, u otros agentes que es individualizada como “Propia y Confidencial” o con
relación a la cual el cliente han informado por escrito a HR Ratings, acerca de tal
naturaleza propia y confidencial.
• La información no se considera confidencial si dicha información era
considerablemente conocida por HR Ratings al momento de su publicación; o era
conocida por el público en el momento de su divulgación; o se hace del conocimiento
público al momento de su publicación (por una acción no imputable a HR Ratings)
luego de tal publicación; o es aprobada por escrito por el cliente para divulgación
pública; o su divulgación es requerida por cualquier agencia gubernamental o
autoridad.
• Con el objetivo de proteger la información recibida por las emisoras, cualquier
documento confidencial entregado a HR Ratings será entregado en fólder cerrado, con
el nombre de la persona o área a quien va dirigido en la parte superior, fecha de
entrega y con sello de la empresa como confirmación de recibido y con sello indicando
la confidencialidad de la misma. Adicionalmente, la información podrá ser recibida por
correo electrónico con marca de confidencial y dirigido únicamente a las personas
autorizadas para dicho propósito. De igual manera, cualquier comunicación confidencial
de HR Ratings a sus clientes deberá tener el mismo tratamiento.
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• Toda la información confidencial estará protegida bajo el amparo del los convenios de
confidencialidad firmados entre HR Ratings y el Cliente, HR Ratings y sus empleados y
HR Ratings y proveedores (con acceso a dicho tipo de información), que permita la
protección legal de la información confidencial.. La Dirección de Administración y
Recursos Humanos será la encargada de dar seguimiento a la firma de dichos
convenios, así como el cumplimiento de los mismos. La información confidencial que
los clientes proporcionan a la empresa no podrá ser utilizada para otro propósito que no
sea el análisis de la calidad crediticia del cliente y de la emisión de que se trate. Para
esto HR Ratings ha establecido la firma de convenios de confidencialidad, entre sus
clientes, sus empleados y proveedores (con acceso a dicho tipo de información).
• Como medida de prevención y protección de expedientes, la información confidencial
de cada cliente serán tratados bajo de acuerdo a la normativa señalada por la empresa
en el Manuales de Control Interno, Código de Conducta y Programa General de
Funcionamiento y el presente documento. Dicha información será guardada en un lugar
seguro y bajo llave en los archivos destinados para dicho efecto en el área de análisis,
así como con los respectivos controles de acceso establecidos en el Manual de Control
Interno. Adicionalmente, se mantendrán los escritorios limpios de expediente al
terminar cada día.
• Queda estrictamente prohibido transportar sin previa autorización de la Dirección de
Análisis expedientes fuera de la oficina. Dicho permiso deberá ser por escrito,
explicando la razón del evento, y notificando a la Dirección General y a la Dirección de
Administración y Recursos Humanos.
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• Como medida de protección a los archivos e información confidencial de los clientes, el
acceso a las oficinas de HR Ratings estará restringido a través de tarjetas de acceso
electrónicas y la atención a clientes se realizará en salas de juntas con acceso
independiente de la operación interna de HR Ratings.
• HR Ratings podrá publicar una acción de calificación con respecto a una emisión y/o
emisor que incorpora información confidencial sin divulgarla específicamente.
• Todas las nuevas calificaciones, cambios de calificaciones, o suspensiones, y en
general toda opinión de la empresa respecto a un emisor, se mantendrá como
confidencial hasta que sea aprobada por el Comité de Análisis y publicada a través del
proceso de divulgación correspondiente.
• La relación con los medios de comunicación se permite únicamente a personas
autorizadas y en seguimiento de los lineamientos indicados en este documento. Ningún
empleado de la empresa podrá comunicarse o dar información a ningún representante
de los medios o prensa, a excepción de los autorizados con base a los lineamientos de
este documento.
• Todo empleado de la empresa tiene estrictamente prohibido la transmisión, distribución
o envío de información considerada de uso interno fuera de la empresa. La
información de uso interno es la que se transmite entre el analista, el Comité de
Análisis, el personal técnico y el cliente, antes que el Comité de Análisis apruebe la
información para ser distribuida en un comunicado de prensa en la forma y términos
establecidos en el procedimiento correspondiente.
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• Toda aquella información que se considere de uso interno y que sea enviada,
transmitida o distribuida dentro de la empresa, deberá de estar acompañada de la
leyenda “UNICAMENTE PARA USO INTERNO” al inicio del documento, e-mail, o
cualquier medio de comunicación interna.
Transparencia y Revelación
• HR Ratings publicará a través de su página de Internet las fuentes de sus ingresos así
como la distribución de los mismos. HR Ratings publica todos aquellos ingresos
obtenidos por conceptos diferentes a la calificación de valores, así como la proporción
que representan dichos ingresos totales. Dicha información se actualiza de manera
anual en la página de Internet. En caso de haber obtenido ingresos por conceptos
distintos a los relacionados con el servicio de calificación de valores por parte de la
emisora objetivo de calificación, HR Ratings deberá divulgar la proporción de los
mismos en relación a los percibidos por la actividad principal al momento de que se
publique la calificación de dicho emisor.
• Cuando se inicia la relación con un cliente, HR Ratings le indica a sus clientes las
tarifas y cuotas actuales de cobro por los conceptos de prestación de servicios en
antelación a la firma del contrato de prestación de servicios. Una vez que ya se ha
firmado el contrato, dicha información se actualizará a los clientes de manera anual con
el objetivo de que estén enterados de las cuotas anuales de mantenimiento. Las cuotas
se les enviarán a las personas encargadas (a traves de la Dirección de Administración
y Recursos Humanos) del contacto en la emisora en antelación al inicio del contrato y
con antelación al pago de renovación anual.
• HR Ratings entregará a sus clientes, la información que resulte crítica explicando los
factores que se tomaron en cuenta para elaborar el análisis crediticio, con antelación a
la publicación una calificación o revisión, siempre que sea factible. El reporte crediticio
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será enviado a través de corre electrónico con carácter de confidencial a las personas
responsables en la emisora y deberá incluir por lo menos:
• Antecedentes Crediticios.
• Aspectos Generales.
• Fortalezas y Debilidades Crediticias.
• Variables Relevantes.
• Indicadores Socioeconómicos.
• Finanzas Públicas.
• Deuda Pública.
• Perspectivas.
• Características propias de la emisión tales como:
Emisora
Clave de Emisión
Plazo
Monto autorizado
Fecha de calificación
En su caso, HR Ratings considerará en su análisis cualquier aclaración o información
adicional proveída por el emisor que conduzca a una mayor precisión en la calificación,
conforme al procedimiento establecido en el Manual de Operación y en el Programa
General de Funcionamiento.
Asimismo, la emisora la revisará la información contenida en el análisis y podrá solicitar
que no se divulgue aquella que tenga carácter confidencial.
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• Para el caso de calificaciones que no sean requeridas para emisiones bursátiles o
créditos bancarios, el Emisor podrá mantener en carácter de privada dicha calificación
hasta que el Emisor solicite su publicación
• Las calificaciones no solicitadas son aquellas que fueron realizadas sin la participación
de los emisores, donde HR Ratings se reserva el derecho, a su absoluta discreción, de
emitir opiniones de calificación sin la participación del emisor, siempre y cuando:
Cuente con suficiente información para realizar un análisis adecuado y
apegado a las metodologías de calificación; y Existe un significativo interés del mercado crediticio o del público
inversionista
En el caso de calificaciones no solicitadas, HR Ratings especificará ampliamente la
naturaleza de las mismas en el reporte y comunicado de prensa que es transmitido a
medios masivos de comunicación y que es publicado a través de su página de Internet.
• Con el objetivo de evitar emitir calificaciones poco claras o confusas, al publicar una
calificación, HR Ratings explicará claramente los supuestos y elementos utilizados para
el otorgamiento de la misma. De conformidad con la “Guía para Formulación de
Reportes Crediticios” de HR Ratings.
• La página de Internet de HR Ratings será el principal medio de comunicación entre los
participantes del mercado y HR Ratings. La Dirección de Administración y Recursos
Humanos será la encargada de mantener actualizada la información referente a,
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Código de Conducta, políticas, metodologías, procesos, procedimientos y más
significativos de calificación e información general de la empresa. En lo referente a
calificaciones y el estatus de las mismas, matrices de transición, información histórica
sobre índices de incumplimiento, escalas y nomenclaturas serán responsabilidad de la
Dirección de Análisis. El encargado de vigilar el contenido e integridad total de la
página será el Director General.
• La información mínima con la que deberá contar la página de Internet será:
• Con excepción de las calificaciones de tipo privado proporcionadas a las
emisoras, todas las calificaciones que emita HR Ratings tendrán que ser
del dominio público. Asimismo, se publicará cualquier decisión de
suspender el seguimiento de una calificación, dando a conocer las
razones de este hecho.
• Las calificaciones emitidas al público deberán de incluir la definición de
cada categoría de calificación, la definición de incumplimiento de pago y
el periodo de tiempo que HR Ratings de México tomo como referencia
para dicha calificación.
• Las matrices de transición entre las calificaciones otorgadas y, cuando
sea posible, información histórica sobre los índices de incumplimiento de
pago para cada una de las categorías de calificación.
• La metodología, procedimientos y procesos utilizados para la evaluación
crediticia de los valores, así como cualquier modificación sustancial en los
mismos.
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• Escalas, nomenclaturas e interpretación de la calificación.
• Código de Conducta.
• Políticas de Conducta
• Contactos para cualquier tipo de pregunta, aclaración, o sugerencia de
parte de cualquier participante del mercado.
• El análisis de transiciones e incumplimiento de sus calificaciones se llevará a cabo de,
con el objetivo de demostrar al mercado el desempeño histórico de sus calificaciones.
Dichos estudios estarán a la disposición del público en general en la página de Internet
de HR Ratings y serán realizados por la Dirección de Análisis y aprobados antes de su
publicación por el Comité de Análisis.
Rumores
• HR Ratings tiene la política de no originar, circular o divulgar rumores de carácter
sensacionalista que puedan afectar la reputación de la empresa o a alguno de nuestros
clientes. Para lograr lo anterior se limita al Director de Análisis el intercambio de
información con los participantes de mercado y se aplican estrictamente las políticas y
diseminación de información expuestas en este documento y en el Código de
Conducta. Las sanciones de originar, circular o divulgar rumores variaran dependiendo
del impacto sobre la continuidad de las operaciones de HR Ratings y serán evaluados
por la Dirección de Administración y Recursos Humanos y la Dirección General.
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Diseminación Simultanea De La Información
• La divulgación de información se realiza por parte del Comité de Análisis y llevará a
cabo a través de la Dirección General Adjunta, quien se encargará de enviar a la Bolsa
Mexicana de valores, Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV), Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y medios de comunicación la nueva calificación o
cambios de calificación, así como la información relevante utilizada para la
determinación de dicha calificación.
• Las calificaciones que se divulguen, así como sus cambios, modificaciones o
cancelaciones, el mismo día en que acontezca el acto, indicando por lo menos la
denominación de la emisora, clave de la emisión, tipo de emisión, plazo, monto
autorizado, fecha de calificación inicial así como la justificación para dicho acto
mediante la transmisión vía electrónica a la Vicepresidencia de Supervisión Bursátil de
la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, a la Bolsa Mexicana de valores y público
en general, de manera simultanea y gratuita a través del sistema electrónico de envío
autorizado por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores. Dicho documento debe
indicar la emisora, clave de emisión, tipo de emisión, plazo, monto autorizado, fecha de
calificación inicial y toda aquella información relevante utilizada para su determinación,
mediante su transmisión vía electrónica a la Vicepresidencia de Supervisión Bursátil de
la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV) y de manera simultanea en la
Bolsa Mexicana de Valores (BMV) vía su sistema de información EMISNET y al público
en general de manera simultanea a través de alguna red de comunicación electrónica
como: Bloomberg, Reuters, Infosel y la pagina de Internet de HR Ratings de México,
S.A. de C.V. Asimismo, se deberá enviar un ejemplar impreso de la información antes
mencionada, el mismo día de su formulación, a la Vicepresidencia de Supervisión
Bursátil de la CNBV y a la Bolsa Mexicana de valores.
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Medios de Comunicación
• El Director de Análisis será el encargado la comunicación con los participantes del
mercado a fin de recibir preguntas, planteamientos o quejas.
• Los empleados de la empresa solo podrán comentar sobre emisores y/o emisiones en
los que ellos formen parte del personal responsable. Sin embargo, el Director de
Análisis, podrá realizar comentarios respecto a todas las emisoras y/o emisiones que
se encuentren dentro de su área de acción, respetando los lineamientos establecidos
en el Código de Conducta u en este mismo documento.
• En caso de que una emisora y/o emisión se encuentre en el proceso de calificación y
aún no exista una posición oficial del Comité de Análisis respecto de la emisora y/o
emisión, los empleados de la empresa se abstendrán de cualquier tipo de comentario a
los medios.
• Ningún empleado de la empresa podrá contradecir la opinión oficial del Comité de
Análisis respecto a una emisora.
• Ningún empleado de la empresa podrá hacer comentarios sobre alguna calificación
crediticia previa a su publicación con motivo de la decisión oficial del Comité de
Análisis, aún cuando sea hecho por el analista encargado de hacer dicho análisis.
• Todo aquel empleado de la empresa que realice una entrevista, o mantenga cualquier
tipo de comunicación con medios deberá cuidar el lenguaje y tono a través de toda la
entrevista. Se espera que el empleado mantenga un tono de profesionalismo poniendo
particular atención en los adjetivos a usar. Palabras como “horrible”, “increíble”,
“estupendo” o las frases como “lo peor” y “lo mejor” deberán excluirse para cualquier
tipo de comunicación con los medios. En el caso de entrevistas para radio, televisión o
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prensa es responsabilidad del empleado establecer con anterioridad a la entrevista las
bases, temas y reglas de la conversación.
• Todo empleado autorizado para intercambiar comunicaciones con medios deberá
abstenerse de realizar cualquier comentario y en caso de que los medios realicen las
preguntas deberán contestar que “No puedo responder pues no tengo la información
correspondiente”.
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4. Conflictos de Intereses Conflictos de Interés e Independencia
• Cualquier calificación emitida por HR Ratings, deberá de apegarse a las metodologías
sistemáticas de la empresa y se realizará con total objetividad e independencia. La
Dirección de Análisis será la encargada de asegurarse que todos y cada uno de los
analistas de HR Ratings se apeguen a las metodologías. El Comité de Análisis
evaluará únicamente análisis con apego a las metodologías y a los procesos de control
interno.
• El área de la Dirección de Administración y Recursos Humanos deberá asegurarse que
todos y cada uno de los empleados, consejeros y accionistas de HR Ratings sigan las
políticas expresadas en este documento respecto a la identificación, manejo y
divulgación de conflictos de interés:
• Es obligación de todos y cada uno de los empleados, consejeros y
accionistas el revelar cualquier relación de tipo personal que
genere un potencial conflicto de interés en relación con las
emisoras que se califiquen, incluyendo ciertas relaciones laborales
tanto en lo individual como sus familiares.
• Todo empleado, accionista y consejero deberá avisar por escrito a
la Dirección General y Dirección de Administración y Recursos
Humanos, el posible conflicto de interés, detallando la razón del
posible conflicto y tiempo del conflicto.
• Cada caso de conflicto de interés deberá ser discutido y analizado
por la Dirección de Administración y Recursos Humanos y la
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Dirección General, determinando las medidas adecuadas parar
manejar dicho conflicto de interés. La discusión deberá de ser
convocada por parte de la Dirección de Administración y Recursos
Humanos y la resolución de dicho análisis deberá ser comunicada
por escrito al individuo en conflicto de interés. En el periodo de
análisis del conflicto de interés, se prohíbe que el individuo en
conflicto pueda participar de cualquier manera en el proceso de
análisis o calificación del emisor y/o emisión relacionada, en
conflicto.
• En caso de que alguno de los empleados, consejeros o accionistas
no revelen con oportunidad algún conflicto de interés se analizará
el caso por parte de la Dirección de Administración y Recursos
Humanos y la Dirección General para determinar el tipo de impacto
sobre la continuidad de las operaciones de HR Ratings y por lo
tanto las sanciones correspondientes, que podrán ser:
• Amonestación verbal
• Amonestación escrita
• Suspensión de 3 a 10 días sin goce de sueldo
• Terminación de la relación laboral
• Ejercer acción legal
• En los casos donde la persona oculte o no haga explicito su posible conflicto de interés
y sea descubierto por cualquier empleado, accionista o consejero de la empresa, se
seguirá en términos generales el siguiente proceso:
1) A dicha persona le será suspendido el acceso a todo tipo de información
confidencial, tanto de la empresa o emisora que le causó el conflicto de interés
como de cualquier otra.
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2) El asesor legal, la Dirección de Administración y Recursos Humanos y la
Dirección General evaluarán la gravedad del conflicto de interés, así como la
posible solución al mismo.
3) Se comunicará a la persona con dicho conflicto de interés la resolución tomada
por la Dirección de Administración y Recursos Humanos y la Dirección General, así
como las consecuencias y acciones a tomar.
4) En caso de ser considerada como grave, se notificará a la Comisión Nacional
Bancaria y de Valores sobre el caso en especifico, así como la acción tomada
• La Dirección de Administración y Recursos Humanos serán los encargados de la
gestión y cobro de honorarios y cuotas y no tendrá ningún tipo de injerencia en el
proceso de calificación de las emisoras. La Dirección de Administración y Recursos
Humanos no podrá participará en el Comité de Análisis y la relación con el cliente será
puramente de tipo administrativo. El Director General será el encargado de vigilar lo
anterior y asegurarse que la Dirección de Análisis se mantenga independiente de
actividades relacionadas con la gestión y cobro de honorarios y cuotas y se apegue al
desarrollo y seguimiento de las metodologías de análisis. Los procesos y
procedimientos descritos en el Manual de Operación aseguran la división de funciones
dentro de HR Ratings. En caso de que el Cliente solicitará información respecto a los
honorarios al personal de la Dirección de Análisis, estos deberán de remitir
inmediatamente al Cliente con la Dirección de Administración y Recursos Humanos.
• Con el objetivo de evitar conflicto de intereses, las remuneraciones del personal técnico
y directivo de HR Ratings será independiente de las calificaciones otorgadas, y de los
ingresos generados de ello. Para asegurar lo anterior se siguen políticas expresas para
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el cálculo de remuneraciones, tales que se describen en el “Manual de Recursos
Humanos”.
• Todos y cada uno de los empleados de HR Ratings, al firmar los documentos de
Código de Conducta, Políticas de Conducta, Manual de Control Interno y Manual de
Recursos Humanos, certifican haber leído las políticas, y estar de acuerdo en
cumplirlas.
• Las calificaciones emitidas por HR Ratings o las modificaciones podrían tener impactos
financieros, económicos, políticos o jurídicos potenciales en el emisor, inversionista u
otro participante, o bien la rescisión del contrato de prestación de servicios
correspondiente, sin embargo, HR Ratings no se abstendrá o limitará una acción de
calificación Los procedimientos descritos en el Manual de Operación aseguran que a
pesar de que el emisor generalmente es notificado sobre la resolución del Comité de
Análisis, con anterioridad a la publicación del resultado, y que inclusive se le permita
aportar elementos nuevos al análisis, no se limita la publicación de la calificación, con
excepción de calificaciones privadas. Las acciones de calificación que se consideran
para lo anterior son:
• Calificación Inicial: La primera calificación emitida por HR Ratings
respecto a una emisora o emisión. La calificación inicial se basa en
las metodologías de calificación y los servicios descritos en el
Contrato de Prestación de Servicios. En caso de que el emisor
decida no continuar con al emisión, el mismo podrá solicitar la no
publicación de la calificación.
• Cambio de Calificación: La modificación de la calificación actual
como resultado de una actualización de los elementos de
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calificación. Dichas actualizaciones se realizan conforme al análisis
de las variables y con los tiempos establecidos en el Manual de
Operaciones.
• Retiro: Se retira una calificación cuando se da terminada la
emisión y la emisora decide libremente no continuar con los
servicios de HR Ratings. Usualmente, dicho retiro se realizará
conforme a los tiempos establecidos en la propia emisión, o en
caso de cancelación de los servicios a lo establecido en el propio
Contrato de Prestación de Servicios.
Inversiones personales y préstamos
• Para evitar el conflicto de interés respecto a inversiones personales que pudiesen
generar conflictos de interés, en el caso de que el empleado ya contase con dicha
inversión con anterioridad a que se contratarán los servicios de HR Ratings, se le
prohibirá hacer cualquier tipo de movimiento de inversión y deberá notificar de dicha
inversión a la Dirección de Administración y Recursos Humanos y Dirección General,
así como se le prohibirá su participación en la proceso de evaluación de calidad
crediticia de la emisora o emisión.
• En caso de que el personal técnico y directivo sea el propietario de dichas inversiones,
se evaluará la reasignación del personal que participe en el proceso de evaluación
dados los conflictos de interés que se pudiesen existir para los empleados o HR
Ratings de conformidad con la normatividad aplicable.
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• Los préstamos o inversiones de largo plazo que haya sido solicitados con anterioridad
a un proceso de calificación y que se relacionen con alguna emisora o emisión donde
este involucrada en el proceso de calificación correspondiente, deberán ser reportados
por escrito a la Dirección de Administración y Recursos Humanos y Dirección General
describiendo el tipo de crédito o inversión, plazo, tasa contratada y razón del crédito,
así como fecha de contratación.
• Los prestamos entre Directivos y empleados están prohibidos y serán vigilados por la
Dirección de Administración y Recursos Humanos, así como por la Dirección General.
Regalos, entretenimiento y trato preferencial
• En caso de que cualquier persona con la que HR Ratings mantenga una relación de
negocios solicite u ofrezca al personal técnico, directivo y demás empleados de la
empresa de manera explícita o implícita algún tipo de remuneración, bien, donación,
regalo, gratificación o entretenimiento, el personal de la empresa deberá reportarlo
inmediatamente a la Dirección de Administración y Recursos Humanos y Dirección
General. La Dirección de Administración y Recursos Humanos y Dirección General
evaluarán la gravedad de la solicitud y en caso de que esto signifique el caer en algún
tipo de conflicto de interés se solicitará por escrito la terminación de la relación de
negocios con dicha persona haciéndole saber las causas y la generación de conflicto
de interés, que contraviene los estándares éticos de HR Ratings de México, S.A. de
C.V.
• En el caso de remuneraciones, bienes, donaciones, regalos, gratificaciones, o
entretenimiento que no sean con dicha intención, el personal técnico, directivo y demás
empleados de la empresa podrán aceptar los regalos, siempre que sean diferentes a
efectivo y cuyo valor no supere la cantidad de $1,000.00 (Un mil pesos 00/100 moneda
nacional) durante un mismo periodo de 12 meses. Todo tipo de remuneración, bien,
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donación, regalo, gratificación o entretenimiento recibido por parte del personal técnico,
directivo y demás empleados de la empresa deberá ser reportado por escrito a la
Dirección de Administración y Recursos Humanos y Dirección General, donde se
detallará las características de los bienes antes mencionados, fecha de entrega, y tipo
de relación con dicha empresa o emisora. En caso de que la empresa se encuentre en
el proceso de calificación queda estrictamente prohibido cualquier tipo de regalo,
remuneración, bien o donación para el equipo analítico o miembros del comité de
análisis. Los regalos descritos anteriormente podrán ser aceptados, una vez que la
calificación haya sido publicada de manera masiva y se cumpla con los requisitos
establecidos en esta política.
• Los artículos promocionales con el logotipo e imagen de la empresa no serán
considerados como regalos, gratificaciones o compensaciones.
5. ACTIVIDADES EXTERNAS • Los empleados de la empresa deberán solicitar autorización por escrito a la Dirección
de Administración y Recursos Humanos y Dirección General para:
Trabajar como directivo, socio, empleado o consultor de otro negocio afuera de la
empresa;
Comprometerse en actividades externas que puedan tener impacto en la empresa,
incluyendo:
o Recibir compensación para servir como administrador, custodio, aval,
ejecutor de cualquier persona que no sea pariente directo del empleado.
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o Trabajo como representante de cualquier organización social, política,
religiosa o empresarial.
o Trabajo como profesor, académico, o investigador.
6. COMPORTAMIENTO
Conducta Profesional
• La reputación de la empresa depende en gran parte de la confianza sobre los
empleados y directivos que conforman la empresa. Como representante de la empresa,
la conducta del empleado no solo se refleja en lo personal, sino en la reputación de la
propia organización. La empresa depende del sentido de responsabilidad y juicio de
sus empleados para conducirse de manera profesional. Cualquier comportamiento
negativo que impacte negativamente el ambiente de trabajo o dañe la reputación de la
empresa, no podrá ser tolerado. Dicho comportamiento incluye, pero no se limita a,
actos ilegales o indecentes, violencia, o todo aquel comportamiento inconsistente con
los estándares éticos y profesionales de la empresa.
• La empresa está firmemente comprometida en ofrecer un ambiente de trabajo libre de
discriminación o acoso por cuestiones de raza, color, religión, sexo, edad, nacionalidad,
discapacidades, estado civil y/o preferencias sexuales.
• La empresa no tolerará en lo absoluto acoso por parte de directivos, compañeros de
trabajo, o empleados en el área de trabajo. Este acoso puede ser verbal, físico o visual,
produciendo un ambiente intimidante, ofensivo, u hostil en el área de trabajo, o todo
aquel que interfiera en la calidad del trabajo.
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• Es ilegal y en contra de las políticas de la empresa que un empleado, hombre o mujer,
acose sexualmente a otro empleado. Acoso sexual incluye, pero no se limita, a
cuestiones como: acercamientos sexuales no solicitados, solicitar favores sexuales, o
incurrir en otra cualquier actividad, sea física, verbal, o visual de naturaleza sexual
donde:
La sumisión a dicha conducta, sea hecha explícita o implícita, sea condición para
obtener o mantener el empleo.
Dicha conducta tenga el propósito o efecto de interferir en el trabajo individual o
cree un ambiente intimidatorio, hostil u ofensivo.
• En el caso de que un empleado tenga alguna queja respecto a acoso sexual y quiera
saber si algún comportamiento es considerado como acoso sexual, deberá reportar
inmediatamente el incidente a la Dirección de Administración y Recursos Humanos de
la empresa.
• Las quejas de acoso sexual serán investigadas a la brevedad y con la máxima
discreción posible. En caso de que el empleado no se sienta cómodo para discutir la
situación con la Dirección de Administración y Recursos Humanos de la empresa o
crea que su queja no ha sido atendida con la prontitud debida, deberá presentar la
situación a la Dirección General.
• En caso de que un empleado de la empresa sea encontrado culpable de haber
cometido acoso sexual, se deberá aplicar la acción correctiva que corresponda. En
caso de que el acoso sexual sea cometido por un cliente, asesor externo o empleado
temporal, la acción correctiva será decidida por la Dirección General.
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Consumo de sustancias ilegales La empresa está comprometida en proveer un ambiente de trabajo productivo y seguro, así
como en establecer políticas y programas que promuevan los más altos estándares de ética,
calidad y salud de sus empleados. Un ambiente libre de sustancias ilegales, la salud y
productividad de nuestros empelados, así como la calidad de nuestros productos y servicios,
son vitales para nuestro negocio.
• El consumo, posesión, venta, compra o distribución de alcohol está prohibido en el
lugar físico de trabajo.
• La posesión, uso, venta, compra, o distribución de sustancias ilegales no está permitida
mientras el empleado se encuentre “en el trabajo”.
• Los problemas de rendimiento en el trabajo causados por el uso de sustancias ilegales
serán tratados como cualquier otro problema relacionado al rendimiento del empleado
en su trabajo. Cualquier disminución en el rendimiento del empleado o incidentes
causados por el uso de sustancias ilegales, deberá ser reportada inmediatamente a la
Dirección de Administración y Recursos Humanos, así como a la Dirección General,
para tomar las medidas disciplinarias correspondientes.
• Los empleados que indiquen que tienen problemas de drogadicción o alcoholismo
serán impulsados a buscar ayuda profesional. Es importante hacer notar que se espera
que el hecho de buscar ayuda profesional no disminuya el rendimiento en el trabajo.
• Asimismo, queda prohibido fumar en las áreas de trabajo. Esta política aplica a
cigarros, puros, pipas y cualquier otra sustancia que contenga tabaco, y es aplicable a
todos los empleados, asesores externos, consultores, y visitantes.
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• Únicamente está permitido fumar en:
Un cuarto separado, donde las paredes se extiendan de piso a techo y que no se
encuentre abierto al público. Este será designado por la Dirección de Administración
y Recursos Humanos para ese uso específico y la puerta deberá estar cerrada en
todo momento.
En oficinas cerradas, donde las paredes se extiendan de piso a techo, suponiendo
que todas las personas que ocupan esa oficina están de acuerdo. El humo de esta
oficina no deberá afectar a otros empleados afuera de esa oficina y en ese caso el
derecho del NO fumador se sobrepondrán al derecho de las personas fumadoras.
Uso de correo electrónico, Internet, teléfono y otros medios electrónicos de comunicación.
• Las redes telefónicas, computadoras, Internet y correo electrónico, son considerados
como activos de la empresa, los cuales deberán ser utilizados para propósitos de
negocio, dependiendo de las tareas asignadas. Todas las comunicaciones telefónicas,
información transmitida, recibida o guardada en estos sistemas, es y será en todo
momento propiedad de la empresa. El uso personal de los sistemas deberá ser de
naturaleza ocasional y no deberá de interferir con las responsabilidades del empleado o
comprometer la seguridad de la empresa
• Con el objetivo de asegurarse que los sistemas electrónicos de información y
comunicación sean usados únicamente para propósitos de negocio, personal de la
empresa, de la Dirección de Administración y Recursos Humanos podrá monitorear de
manera aleatoria el uso de dicho equipo.
• Por lo anterior, queda prohibido:
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Enviar y guardar cualquier tipo de mensaje que trate a los empleados o otras
personas de manera abusiva, insultante, obscena o cualquier otra manera
inapropiada o no profesional como:
o Cualquier mensaje que pueda ser considerado como discriminatorio basado
en sexo, color, religión, edad, nacionalidad, discapacidad, estado civil o
preferencia sexual.
o Cualquier mensaje que pueda ser difamatorio respecto de persona alguna.
o Cualquier mensaje que viole las políticas de confidencialidad de la empresa.
o Cualquier mensaje que sea ofensivo o que dañe la moral.
o Cualquier mensaje que cause daño físico.
o Cualquier mensaje que haga proselitismo político, religioso u otro tema ajeno
a la empresa.
Transmitir y guardar cualquier tipo de información confidencial o información que
pueda dañar la imagen y reputación de la empresa. Este punto es particularmente
importante dada las características de la información manejada por HR Ratings de
México en sus procesos calificación.
7. Sanciones aplicables El incumplimiento de las presentes Políticas de Conducta y el Código de Conducta puede dar
lugar a responsabilidades administrativas, civiles, laborales y penales. La Dirección de
Administración y Recursos Humanos será la principal instancia competente para examinar y
determinar las infracciones cometidas e imponer sanciones acordes a los incumplimientos, las
cuales pueden ser:
1. Amonestación verbal
2. Amonestación escrita
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3. Suspensión de 3 a 10 días sin goce de sueldo
4. Terminación de la relación laboral.
5. Ejercer acción legal
Es nuestra responsabilidad como empleado leer cuidadosamente el las Políticas de Conducta
y el Código de Conducta, con la finalidad de comprender su contenido.