POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH PROSEDUR KUALITI PS 02 ...
Transcript of POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH PROSEDUR KUALITI PS 02 ...
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
i
POLITEKNIK SULTAN AZLAN SHAH
PROSEDUR KUALITI
PS – 02
PENGURUSAN PEROLEHAN
BEKALAN DAN PERKHIDMATAN
PEMILIK PROSES: PEGAWAI EKSEKUTIF TERTINGGI
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
i
REKOD KUALITI
Nama Prosedur Pengurusan Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan
No.Prosedur PSAS-PK-PS-02
Keluaran 05 Pindaan 0
Pemegang Proses Pegawai Eksekutif Tertinggi
Tarikh Kuatkuasa : 03.08.2020
REKOD KELULUSAN
Jawatan
Disediakan oleh: Pegawai Eksekutif Tertinggi
Disemak oleh: Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)
Diluluskan oleh: Pengarah PSAS
REKOD KAWALAN PINDAAN
No.Pindaan No.Muka Surat Perubahan Pindaan Tarikh Kuatkuasa
Pindaan
Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’.
i. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua
organisasi
ii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa
iii. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula
pindaan, kajian semula dan edaran
iv. Semua maklumat diedar melalui CD,MS.Teams,Laman Web PSAS & Storage Server PSAS
v. Sekiranya maklumat dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal
vi. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%
vii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
ii
KANDUNGAN HALAMAN
1. Kriteria Kecemerlangan Proses
1.1. Maklumat Umum Proses
1.2. Maklumat Yang Dikomunikasi
1.3. Definisi
1.4. Singkatan
1
1
2
3
2. SIPOC Diagram 4.4.1
2.1. Perancangan Perolehan
2.2. Perancangan Perbelanjaan Perolehan
2.3. Penerimaan dan pembayaran
2.4. Menilai Keberkesanan Proses
4
4
5
5
3. Proses Kerja 4.4.1
3.1. Perancangan Perolehan
3.2. Perancangan Perbelanjaan Perolehan
3.3. Pembelian Terus
3.4. Sebutharga / Tender
3.5. Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan
3.6. Pembayaran Kepada Pembekal
3.7. Menilai Keberkesanan Proses
6
6
7
8
10
10
11
4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) 12
5. Maklumat Perlu Diselenggara (Rekod) 7.5 13
6. Rujukan 7.5 14
7. Senarai Lampiran 8.5 14
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 1/14
1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES
1.1 Maklumat Umum Proses
MAKLUMAT PENERANGAN
i. Objektif
Prosedur ini sebagai panduan dalam proses
pengurusan perolehan bekalan, perkhidmatan dan
kerja mengikut peraturan perolehan, kriteria dan
masa yang ditetapkan bagi memastikan keperluan
proses pengajaran dan pembelajaran dijalankan
dengan sempurna
ii. Skop Menyelaras Kontrak Pusat
Menyelaras Pembelian Terus
Menyelaras Sebutharga
Menyelaras Tender Terbuka
iii. Pelanggan proses 5.2 Pengarah
Ketua Jabatan/Ketua Unit
Pegawai Perolehan Jabatan/Unit
Pegawai Penerima
Unit Kewangan
Jawatankuasa Sebutharga
iv. Pihak berkepentingan 4.2 Kementerian Pendidikan Tinggi
Jabatan Pendidikan Politeknik
Kementerian Kewangan
Jabatan Akauntan Negara
1.2 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4+
MAKLUMAT TANGGUNGJAWAB MASA KAEDAH PENERIMA
Sebutharga
/Tender
Pegawai
Perolehan
Jabatan/Unit
Bergantung
kepada keperluan
permohonan
e-Perolehan Urusetia
Sebutharga,Per
olehan dan
Tender
Nota Minta Pegawai
Perolehan
Jabatan/Unit
Bergantung
kepada keperluan
permohonan
e-Perolehan PT(KEW)
Peg.Perolehan
Jabatan/Unit
Pesanan
Tempatan
PT(KEW) 14 hari dari tarikh
nota minta
diluluskan
e-Perolehan Pegawai
Perolehan
Jabatan/Unit
Borang
Prestasi
Pembekal
Pegawai
Perolehan
Jabatan/Unit
Selepas
menerima
bekalan
Serahan
Tangan
Unit Kewangan
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 2/14
1.3 Definisi
PERKATAAN PENERANGAN
Bekalan Merangkumi bahan luak, alat tulis,perkakasan komputer,
perkakasan elektronik dan bekalan-bekalan lain
Perkhidmatan Meliputi perkhidmatan kawalan keselamatan, perkhidmatan
kebersihan, perkhidmatan percetakan, perkhidmatan perundingan
dan perkhidmatan-perkhidmatan lain.
Kerja Meliputi pembaikan dan penyelenggaraan
Pembelian Terus Merupakan kaedah bagi melaksanakan sesuatu perolehan yang
melibatkan jumlah RM20,000.00 dan tertakluk kepada peraturan
perolehan semasa yang berkuatkuasa.
Sebutharga Merupakan kaedah untuk melaksanakan sesuatu perolehan yang
melibatkan jumlah had nilai melebihi RM20,000.00 hingga
RM500,000.00 setahun di kalangan pembekal yang berdaftar dalam
kod bidang berkaitan
Tender Merupakan kaedah untuk melaksanakan sesuatu perolehan yang
melibatkan jumlah had nilai melebihi RM500,000.00 setahun di
kalangan pembekal yang berdaftar dalam kod bidang berkaitan.
Jawatankuasa Pembuka
Sebutharga/Tender
Terdiri daripada sekurang-kurangnya dua orang pegawai. Salah
seorang daripadanya adalah Kumpulan Pengurusan dan
Profesional. Jawatankuasa ini adalah dilantik Pengarah pada setiap
awal tahun
Jawatankuasa Sebutharga Terdiri daripada 3 orang pegawai yang dilantik secara bertulis oleh
Pengarah PSAS dan dipengerusikan oleh Pengarah
Rekod Pembekal Maklumat prestasi pembekal yang dilaporkan oleh Jabatan/Unit
yang menerima bekalan
Nota Minta Borang Pesanan Bekalan/Perkhidmatan
Nota Kredit Denda dan pemotongan pembayaran
Pesanan Pembelian Dokumen awal yang diperlukan sebelum sesuatu perolehan
dilaksanakan
Anggaran Belanjawan Mengurus Keperluan peruntukan yang diperlukan bagi tempoh setahun bagi
tahun berikutnya.
Jabatan Akauntan Negara Jabatan yang mengurus bayaran bagi perolehan
Pegawai Stor Pegawai yang menguruskan stor
Pegawai Perolehan Jabatan/Unit Pegawai yang dilantik oleh Pengarah/Ketua Jabatan untuk
menguruskan perolehan di Jabatan/Unit
Penyelaras Aset Jabatan/Unit Pegawai yang dilantik oleh Pengarah/Ketua Jabatan untuk
melaksanakan proses pengurusan aset di Jabatan/Unit
Dokumen Maklumat yang diwujudkan sama ada dalam bentuk kertas, atau
imej yang diimbas atau secara elektronik, yang masih boleh dipinda
atau diubah
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 3/14
1.4 Singkatan
SINGKATAN PENERANGAN
TP Timbalan Pengarah
ABM Anggaran Belanja Mengurus
PBM Pihak Berkuasa Melulus
PPABM Pegawai Penyelaras ABM
PET Pegawai Eksekutif Tertinggi
PA Penolong Akauntan
PEM.AK Pembantu Akauntan
PT(KEW) Pembantu Tadbir Kewangan
KPT Ketua Pembantu Tadbir
KJ Ketua Jabatan
KU Ketua Unit
PP J/U Pegawai Perolehan Jabatan/Unit
UKew Unit Kewangan
PO Pembantu Operasi
SPS Sistem Pengurusan Stor
SPA Sistem Pengurusan Aset
SST Surat Setuju Terima
eP e-Perolehan
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 4/14
2. SIPOC Diagram 4.4.1
2.1 Perancangan Perolehan
SOURCES OF
INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS
RECEIVER OF
OUTPUTS
Pengarah Surat arahan
menyediakan
unjuran
keperluan
perolehan
Jabatan/Unit
menyediakan
perancangan
perolehan dan
spesifikasi
bekalan/
perkhidmatan
Surat arahan /
Minit Mesyuarat
KJ/KU
PP J/U Menyenaraikan
spesifikasi
bekalan/
perkhidmatan
Sedia Senarai
dan Spesifikasi
Dokumen
spesifikasi dan
anggaran
keperluan
Ukew (Pegawai
Perolehan)
Ukew (Pegawai
Perolehan)
Senarai ABM
dari
Jabatan/Unit
Kumpul dan
Hantar ABM
ABM BKP, JPP
2.2 Perancangan Perbelanjaan Perolehan
SOURCE OF
INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS
RECEIVER OF
OUTPUTS
Pengarah Waran
Peruntukan
Agih
Peruntukan
Merancang
perbelanjaan
KJ/KU
Urusetia
Sebutharga
Sebutharga
lebih dari
RM20,000.00
sehingga
RM500,000.0
0
Laksana
Penilaian
Surat Setuju
Terima (SST)
Ukew
(Pegawai
Perolehan)
PP J/U Senarai
Permohonan
Jabatan/Unit
Sedia Nota
Minta
Nota Minta
Sebutharga
Pengarah
UKew Dokumen
Nota Minta
Sedia
Pesanan
Tempatan
Pesanan
Tempatan
PP J/U
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 5/14
2.3 Penerimaan dan Pembayaran
SOURCE OF
INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS
RECEIVER
OF
OUTPUTS
PP J/U /
Pegawai Stor
Bekalan yang
dipesan
Terima dan
Semak
Bekalan
Bekalan disemak PP J/U /
Pegawai
Stor
PP J/U Pesanan
Pembelian, Invois,
Nota Penerimaan
Bekalan/Perkhidm
atan (DO) dan
Prestasi Pembekal
Sedia
Dokumen
Pesanan
Pembelian, Invois,
Nota Penerimaan
Bekalan/Perkhidm
atan (DO) dan
Prestasi Pembekal
yang telah lengkap
SST
UKew
Ukew Pesanan
Pembelian, Invois,
Nota Penerimaan
Bekalan/Perkhidm
atan (DO) dan
Prestasi Pembekal
SST
Salinan Perjanjian
Kontrak
Laksana
Bayaran
Baucar Bayaran Jabatan
Akaunta
n
Negara
Pegawai Stor /
Penolong
Pegawai Aset
Jabatan / Unit
Sistem SPS
Sistem SPA
Daftar
Bekalan
Stok yang
didaftarkan
Aset yang
didaftarkan
Staf
2.4 Menilai Keberkesanan Proses
SOURCE OF
INPUTS INPUTS PROCESS OUTPUTS
RECEIVER OF
OUTPUTS
PP J/U Borang soal selidik Penilaian Perkhidmata
n yang
memenuhi
kehendak
Jabatan dan
Unit
Ukew Borang soal selidik Menganalisa Laporan
Analisa
Prestasi
Pembekal
Institusi
Pegawai
Perolehan
Laporan Analisa
Prestasi Pembekal
Memaklumkan
kepada
Kementerian
Kewangan
pembekal yang
Surat
kepada
Kementerian
Kewangan
Kementerian
Kewangan
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 6/14
disenaraihitam
kan.
3. PROSES KERJA 4.4.1
3.1 Perancangan Perolehan
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1 Pegawai Perancangan Mengisi /mengemaskini maklumat perolehan tahunan seperti
berikut:
- Tajuk perancangan
- Tajuk perolehan
- Perihal perolehan
- Kategori perolehan
- Kaedah perolehan
- Tarikh jemputan
Amaun anggaran
2 Pegawai Pengesah
Perancangan
Menyemak/mengemaskini/mengesahkan maklumat perancangan
perolehan
3 Pegawai Pelulus
Perancangan
Menyemak/Mengemaskini/ Melulus maklumat Perancangan
Perolehan
3.2 Perancangan Perbelanjaan Perolehan
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1 Pegawai Perancangan Mengisi /mengemaskini maklumat perbelanjaan tahunan yang akan
digunapakai seperti berikut :
- Tajuk perancangan
- Kod Akaun
- Jenis perbelanjaan
- Jumlah bajet yang diluluskan
- Bajet untuk kegunaan eP
- Peruntukan diluar eP
Justifikasi tidak menggunakan eP
2 Pegawai Pelulus
Perancangan
Menyemak/Mengemaskini/ Melulus maklumat Perancangan
Perbelanjaan
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 7/14
3.3 Pembelian Terus
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1 Peminta (Pegawai
Perolehan
Jabatan/Unit)
Carian item dan membuat perbandingan harga melalui hasil carian
katalog
Hasil carian sekurang-kuranganya 3 pembekal teruskan pilih
pembekal dari katalog
Jika hasil carian melalui katalog kurang dari 3 atau terdapat
keperluan khusus/tambahan kepada spesifikasi item atau
melibatkan perolehan bermasa, kaedah pelawaan tawaran harga
(Simple Quote) hendaklah digunapakai
2 Peminta (Pegawai
Perolehan
Jabatan/Unit)
Hasil carian (Sekiranya Ada Katalog)
- Perbandingan hendaklah dibuat dengan sekurang- kurangnya
3 pembekal dari segi spesifikasi item dan harga yang
ditawarkan (kecuali bagi perolehan segera dan G2G)
- Agensi boleh membuat pertanyaan kepada pembekal
berkenaan item yang ditawarkan (sekiranya perlu)
Menyediakan nota minta dengan mengesyorkan item dan
pembekal berkaitan
3 Pelulus (Ketua
Jabatan/Unit)
Meluluskan/meminda dan melulus/mengembalikan kepada
peminta bagi tujuan kaji semula/menolak nota minta
4 Peminta (Unit
Kewangan)
Mengeluarkan Pesanan Kerajaan bagi pemenuhan bekalan/
perkhidmatan kepada pembekal.
5 Peminta (Pegawai
Perolehan
Jabatan/Unit)
Hasil carian (Sekiranya Tiada katalog)
- Menetapkan kaedah pelawaan tawaran harga Penyediaan
spesifikasi item
- Menetapkan kriteria kelayakan pembekal berdasarkan lokaliti
dan jenis perniagaan
Pelawaan tawaran harga kepada sekurang-kurangnya 3 pembekal
berdasrkan kriteria yang ditetapkan
6 Pembekal
Pembekal membuat menawaran harga berdasarkan kaedah
pelawaan tawaran harga yang ditetapkan
- Tunggal – penawaran harga hanya boleh dihantar sekali
sahaja dalam tempoh yang ditetapkan
- Berulang – penawaran harga boleh dihantar dan dikemaskini
lebih daripada sekali dalam tempoh yang ditetapkan.
Sistem akan memaparkan kedudukan pembekal berdasarkan
tawaran harga semasa dalam tempoh yang ditetapkan.
7 Peminta (Pegawai
Perolehan
Jabatan/Unit)
Tawaran tunggal/berulang
- Membandingkan tawaran harga yang ditawarkan
- Menyediakan nota minta dengan mengesyorkan pembekal
dan item berkaitan
8 Pelulus Nota Minta
(Ketua Jabatan/Unit)
Memperakui/meminda/menolak nota minta
9 Peminta (Unit
Kewangan)
Perolehan Tidak Bermasa
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 8/14
- Mengeluarkan pesanan kerajaan bagi pemenuhan bekalan/
perkhidmatan kepada pembekal.
10 Peminta (Pegawai
Perolehan
Jabatan/Unit)
Perolehan Bermasa
Pengeluaran Surat Setuju Terima oleh Agensi kepada pembekal
yang berjaya bagi perolehan bekalan / perkhidmatan bermasa
11 Pembekal
Pembekal mengesahkan SST
Sekiranya pembekal menolak SST, peminta boleh mencipta
semula Nota Minta atau pelawan harga
12 Pentadbir Kontrak
Penyediaan Kontrak bagi perolehan bekalan/perkhidmatan
bermasa
13 Peminta (Unit
Kewangan)
Mengeluarkan pesanan kerajaan bagi pemenuhan
bekalan/perkhidmatan kepada pembekal.
3.4 Sebutharga/ tender
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1 Pencadang Spesifikasi Menyediakan spesifikasi untuk item yang diperlukan.
2 Urusetia Perolehan
Memulakan aktiviti perolehan;
Menyediakan perincian sebutharga / tender;
Menentukan penilaian, 1 peringkat (1 tier) atau 2 peringkat (2
tiers);
Pembentukan Jawatankuasa Spesifikasi.
3 Pelulus Jawatankuasa
/ Pengarah
Membuat semakan, mengemaskini Jawatankuasa Spesifikasi dan
meluluskan Sebutharga / Tender.
4 Pelulus
Jawatankuasa/
Pengarah
Menyerahkan semula Sebutharga / Tender kepada Urusetia
Perolehan
5 Jawatankuasa
Spesifikasi
Menyediakan Spesifikasi dan menetapkan syarat/dokumen wajib
pematuhan;
Menyediakan kriteria penilaian;
Menyediakan skema skor;
Menetapkan markah lulus untuk penilaian teknikal dan kewangan
6 Urusetia Perolehan Membentuk Jawatankuasa Pembuka, Penilaian, Penilaian
Teknikal, Penilaian Kewangan (yang berkaitan) untuk penilaian;
Menetapkan tarikh notis iklan dan tarikh-tarikh lain yang berkaitan;
Menyediakan dokumen tawaran.
7 Pelulus Iklan /
Pengarah Semua kelulusan berkaitan mesti diperolehi sebelum iklan.
Pengesahan dan meluluskan SebutHargar/Tender untuk
diiklankan.
Menyerahkan semula SebutHarga/Tender kepada Urusetia
Perolehan untuk dikaji semula (jika perlu).
8 Sistem
Notis dipaparkan dalam papan kenyataan
Jika ada taklimat / lawatan tapak, jemputan taklimat / lawatan
tapak akan dihantar kepada pembekal yang layak;
Pembekal yang berminat boleh membuat pendaftaran kehadiran;
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 9/14
Jika tiada taklimat/lawatan tapak, dokumen tawaran akan dihantar
kepada pembekal yang layak.
9 Urusetia Perolehan /
Pembantu Urusetia
Agensi hendaklah membuat pendaftaran kehadiran pada tarikh
taklimat/lawatan tapak;
Pendaftaran kehadiran taklimat hanya dibenarkan kepada wakil
pembekal yang didaftarkan dalam modul Pengurusan Pembekal;
Dokumen tawaran akan diserahkan kepada pembekal
berdasarkan pendaftaran kehadiran dan kriteria kelayakan
pembekal.
10 Pembekal
Menyediakan cadangan teknikal dan kewangan;
Menghantar tawaran sebelum tarikh tutup;
Menyerahkan sampel sekiranya perlu.
11 Sistem Paparan jadual harga di papan kenyataan portal.
12 (Peringkat 1)
Jawatankuasa
Penilaian
Semakan kelayakan
Penyerahan dokumen
Dokumen lengkap dan betul
Penyerahan sampel (jika ada)
13 (Peringkat 2)
a. Jawatankuasa
Pembuka
b. Jawatankuasa
Penilaian Teknikal
Jawatankuasa
Penilaian Kewangan
Penyisihan pembekal yang tidak menepati kriteria pematuhan.
Dokumen tawaran yang melepasi kelayakan untuk dinilai akan
dibawa ke proses seterusnya.
Menjana laporan penilaian.
14 Jawatankuasa
Penilaian Teknikal
Menilai tawaran teknikal;
Hanya pembekal yang melepasi penilaian teknikal layak dibawa
untuk penilaian kewangan;
Menjana laporan penilaian.
15 Jawatankuasa
Penilaian Kewangan
Menilai tawaran kewangan;
Menjana laporan penilaian.
16 Urusetia
Membuat pengesyoran kepada PBM berdasarkan laporan-laporan
Jawatankuasa;
Melengkapkan kertas taklimat
17 Jawatankuasa
Sebuthara / Lembaga
Perolehan
Memuktamadkan pembekal berdasarkan laporan dan
Jawatankuasa Penilaian
18 Urusetia Carta Alir Pemilihan Terus.
Menyediakan dan menyerahkan Surat Niat (jika perlu) kepada
pembekal bagi tujuan rundingan selain daripada harga.
Menyemak Surat Niat.
Menyetuju terima/Menolak surat Niat.
19 Pembekal Pembekal perlu mengesahkan surat niat.
20 Urusetia Menyediakan dan menyerahkan SuratSetujuTerima kepada
pembekal.
21 Pembekal Menyemak Surat Setuju Terima
Setuju terima/Tolak Surat Setuju Terima.
22 Pentadbir Kontrak Penyediaan kontrak.
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 10/14
23 Peminta Mengeluarkan pesanan bagi pemenuhanbekalan/perkhidmatan
kepada pembekal.
24 Urusetia
Carta Alir Pemilihan Pelbagai
Menyediakan dan menyerahkan Surat Niat kepada pembekal
yang disenarai pendek bagi tujuan rundingan harga dan lain-lain
25 Pembekal Menyemak Surat Niat.
Setuju terima/Tolak Surat Niat.
26 Urusetia Mengunci masuk hasil rundingan.
27 Jawatankuasa Sebut
Harga/Lembaga
Perolehan
Memuktamadkan pembekal.
28 Urusetia
Menyediakan dan menyerahkan Surat Setuju Terima kepada satu
pembekal atau lebih berdasarkan keputusan.
29 Pembekal Menyemak Surat Setuju Terima.
Setuju terima/Tolak Surat Setuju Terima.
30 Pentadbir Kontrak Penyediaan kontrak.
31 Peminta Mengeluarkan pesanan bagi pemenuhan bekalan /perkhidmatan
kepada pembekal.
3.5 Penerimaan Bekalan / Perkhidmatan
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1 Pegawai Perolehan
Jabatan/ Unit /
Pegawai Stor
Memeriksa bekalan yang dibekalkan oleh pembekal.
Bekalan yang tidak memenuhi dan menepati spesifikasi,
dikembalikan kepada pembekal.
Menerima bekalan dan perkhidmatan yang dibekalkan jika ianya
memenuhi dan menepati spesifikasi dan dokumen-dokumen
serahan yang berkaitan serta copkan tarikh terima.
Merekodkan penerimaan bekalan dalam Kew P.A-2 / Kew P.A-3 /
Kew 300-J3/ Kew 300-J4.
3.6 Pembayaran kepada Pembekal
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1 PT(Kew) Menerima invois dan pesanan pembelian. Pastikan nama dan
nombor akaun bank serta pesanan pembelian telah dilengkapkan
2 PT(Kew) Menguruskan pembayaran dalam tempoh 7 hari selepas
penerimaan Invois.
3 TPSA / PET / PA Memantau Laporan Daftar Bil 2 kali sebulan untuk memastikan
pembayaran telah dilaksanakan dalam tempoh tersebut.
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 11/14
3.7 Menilai Keberkesanan Proses
BIL TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
1 Pegawai Perolehan
Jabatan/ Unit /
Pegawai Stor
Melengkapkan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal (rujuk
sama ada Lampiran)
Bagi perolehan yang dilantik secara kontrak, pegawai perlu
mengisi borang ”Laporan Kerja” bagi menilai prestasi kerja yang
dilaksanakan setiap bulan dan mengisi borang penilaian prestasi
pembekal diakhir kontrak.
Menyerahkan dokumen-dokumen serahan yang berkaitan dan
sesalinan Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal kepada
Penolong Akauntan.
2 PA
Mengisikan peratusan markah yang diperolehi daripada Lampiran
1 ke dalam Borang Analisa Prestasi Pembekal (Lampiran 2).
Laporan Kerja perlu disertakan pada baucar bayaran dan tidak
perlu dinilai bersama prestasi pembekal yang lain.
Menyenaraihitamkan pembekal sekiranya markah yang diperolehi
dalam Lampiran 2 mencapai tahap SEDERHANA lebih daripada 3
kali.
Menyediakan Laporan Analisa Prestasi Pembekal dan
membentangkannya di dalam Mesyuarat Kajian Semula
Pengurusan.
Menyimpan dan menyelenggara Borang Soal Selidik Prestasi
Pembekal dan Borang Analisa Prestasi Pembekal dari masa ke
semasa.
3 Pegawai Perolehan Menghantar pemakluman prestasi pembekal yang
disenaraihitamkan ke Kementerian Kewangan untuk tindakan
seterusnya
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 12/14
4. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)
Perancangan 8.1 (PLAN)
Output perancangan Pesanan Tempatan
Nota Minta
Prestasi Pembekal
Kelulusan perancangan Pengarah
Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO, CHECK & CONTROL)
Kaedah kawalan 8.5 Rujuk Pekeliling Perbendaharaan (1PP)
Rujuk dan akur kepada proses kerja
Pemantauan Pengarah / Timbalan
Pengarah / Penolong Akauntan / PET
Kawalan Proses yang disumber luar 8.4 Juruaudit luar
Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2 Kod Pesanan Tempatan
Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Tidak Berkaitan
Pemeliharaan 8.5.4 Tidak Berkaitan
Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5 Penilaian dan Analisa Prestasi Pembekal
Kawalan Perubahan 8.5.6 Tidak Berkaitan
Tindakan 10 (ACTION)
Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif kualiti
Penilaian pencapaian piagam pelanggan
Penilaian audit dalaman dan luaran
Penilaian Prestasi Pembekal
Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan
Penambahbaikan 10.3 Semakan berperingkat dokumen
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 13/14
5. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5
BIL REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN
1. Waran Peruntukan.
Mengikut Arahan
Perkhidmatan Unit Kewangan
2. Surat Lantikan Jawatankuasa
Sebutharga dan Jawatankuasa
Pembuka Sebutharga
5 tahun Bilik Fail di Pejabat
Pentadbiran & Kewangan
3. Lampiran analisa
Mengikut Arahan
Perkhidmatan
Bilik Fail di Pejabat
Pentadbiran
4. Pesanan Kerajaan
Mengikut Arahan
Perkhidmatan Unit Kewangan
5. Borang Soal Selidik Prestasi
Pembekal 5 tahun Bilik Penolong Akauntan di
Pejabat Pentadbiran
6. Borang Analisa Prestasi Pembekal
5 tahun
Bilik Penolong Akauntan di
Pejabat Pentadbiran
7. Laporan Daftar Bil 7 tahun Unit Kewangan
8. Fail Kontrak Pusat 5 tahun Bilik Pegawai Perolehan di
Pejabat pentadbiran
9. Kad-Kad dan Buku-Buku Stok (Kew
P.A-2, Kew P.A-3) Selama-lamanya Bilik Pegawai Aset
(TPSA)
10. Borang Pesanan Pembelian Mengikut Arahan
Perbendaharaan
Bilik Penolong Akauntan di
Pejabat Pentadbiran
11. Laporan Analisa Prestasi Pembekal 5 tahun Bilik Penolong Akauntan di
Pejabat Pentadbiran
12. Borang Pemesanan Pengeluaran
Barang-barang 2 tahun Bilik Pegawai Stor
13. Senarai Semak Kriteria Pemilihan
Kontraktor Untuk Perolehan Kerja
Melalui Sebutharga 1 tahun
Pejabat Pentadbiran/
jabatan/
unit
14. Senarai Projek/Kerja yang sedang
dan telah dilaksanakan untuk
tempoh 12 bulan
1 tahun Pejabat Pentadbiran
PS-02 Keluaran 05 Pindaan 0
M/S 14/14
6. RUJUKAN
RUJUKAN MAKLUMAT
Rujukan 7.5 1PP (Pekeliling Perbendaharaan)
Akta Acara Kewangan 1957
Tatacara Pengurusan Stor (TPS) AM 6.1
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2012 –
Peraturan Perolehan Percetakan
Pekeliling Kewangan 2.1 Kaedah Perolehan –
Tatacara Penyediaan, Penilaian Tender dan
Penerimaan Tender/Had Nilai Perolehan Kuasa,
Tanggungjawab Perolehan dan Jawatankuasa
Sebutharga
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 5.1 –
Perolehan Secara Elektronik
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 1.8, Pindaan
Mengenai Kadar Bayaran dan Syarat Bayaran
Saguhati
7. SENARAI LAMPIRAN 8.5
BIL. RUJUKAN NAMA LAMPIRAN
1 PS-02/FOR/1 Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal
2 PS-02/FOR/2 Borang Analisa Prestasi Pembekal
3 PS-02/FOR/3 Senarai Projek / Kerja Yang Sedang Dan Telah
Dilaksanakan Untuk Tempoh 12 Bulan
PS-02/FOR/1 Keluaran 05 Pindaan 0
Borang Soal Selidik Prestasi Pembekal
No. P.O :
Tarikh P.O : Jumlah P.O. : Tarikh Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan :
Syarikat Pembekal : Alamat :
Jenis Bekalan/Perkhidmatan :
Sila tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan.
1 2 3 4 5
SANGAT LEMAH LEMAH SEDERHANA BAIK CEMERLANG
BIL KRITERIA PENILAIAN SKOR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pembekal yang dinilai :
Keupayaan pembekal memenuhi permintaan dari segi harga berbanding pembekal lain.
Keupayaan pembekal untuk membekal barangan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan.
Keupayaan pembekal untuk membekal barangan/perkhidmatan dalam tempoh yang ditetapkan.
Keupayaan pembekal untuk memberi jaminan terhadap kualiti bekalan/perkhidmatan yang diberikan adalah terbaik.
Keupayaan pembekal untuk membuat tindakan pembetulan sekiranya bekalan/perkhidmatan yang dibekalkan tidak memenuhi spesifikasi/kuantiti yang ditetapkan.
Penilaian terhadap pembekal dari segi sikap dan kerjasama yang ditunjukkan oleh pembekal sebelum dan selepas bekalan/perkhidmatan
dijalankan.
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
Purata Penilaian = Jumlah Skor
Bil Kriteria
PS-02/FOR/1 Keluaran 05 Pindaan 0
Rumusan
Tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan bagi tahap keupayaan pembekal dalam membekalkan bekalan/perkhidmatan:
1.00 – 1.99 2.00 – 2.99 3.00 – 3.99 4.00 – 4.49 4.50 – 5.00
SANGAT LEMAH LEMAH SEDERHANA BAIK CEMERLANG
Catatan :
Penilaian yang dibuat adalah berdasarkan bekalan/perkhidmatan yang diterima
Perakuan:
Tandatangan Pegawai Perolehan : Nama : Jabatan/ Unit :
Tarikh :
Pengesahan Perakuan:
Tandatangan Ketua Jabatan : Nama :
Jabatan/ Unit :
Tarikh :
PS-02/FOR/2 Keluaran 05 Pindaan 0
Skala Penilaian
1.00 – 1.99 2.00 – 2.99 3.00 – 3.99 4.00 – 4.49 4.50 – 5.00
SANGAT LEMAH LEMAH SEDERHANA BAIK CEMERLANG
Bil Syarikat
Pembekal
No.Pesanan
Kerajaan
Tarikh
Pesanan
Kerajaan
Jumlah
(RM)
Jenis Bekalan/
Perkhidmatan/
Kerja
Jabatan/Unit KRITERIA Jumlah Purata
Penilaian
Rumusan
1 2 3 4 5 6
JUMLAH PURATA PENILAIAN :
PURATA PENILAIAN PRESTASI : JUMLAH PURATA PENILAIAN
BILANGAN PESANAN KERAJAAN
Borang Analisa Prestasi Pembekal
PS-02/FOR/2 Keluaran 05 Pindaan 0
Borang Analisa Prestasi Pembekal
ITEM KRITERIA
1 2 3 4 5
1 Berdaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)
1.1 Tarikh luput pendaftaran
1.2 Alamat berdaftar (induk atau cawangan)
1.2.1 Di dalam Daerah Batang Padang
1.2.2 Di luar Daerah Batang Padang
2 Berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)
2.1 Tarikh luput pendaftaran
2.2 Bidang berkaitan
2.3 Alamat berdaftar
3 Berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan
Malaysia (CIDB )
3.1 Tarikh luput pendaftaran
3.2 Gred, kategori dan pengkhususan
3.3 Alamat berdaftar
4 Pengalaman kerja
4.1 Pengalaman memberikan perkhidmatan di PSAS
4.2 Pengalaman kerja luar di agensi -agensi lain
Disediakan oleh :
……………………………………………
Pegawai Perolehan
NO SEBUTHARGA : _________________________________
SYARIKAT YANG DITAWARKAN SEBUTHARGA
PS-02/FOR/3 Keluaran 05 Pindaan 0
Senarai Projek / Kerja Yang Sedang Dan Telah Dilaksanakan Untuk Tempoh 12 Bulan
Bil Nama / Jenis Kontrak Harga Kontrak Tempoh Kontrak
Catatan Mula Tamat
Peringatan
Sila sertakan satu salinan surat tawaran bagi …………………………………
setiap kontrak yang disenaraikan dan juga surat-surat (Tandatangan Kontraktor)
kepujian mengenai prestasi yang dikeluarkan oleh Nama :
pihak berkenaan jika ada Alamat & Cop Syarikat :
Borang ini perlu dilampirkan di dalam Lampiran Q.