Podręcznik Użytkownika Oprogramowanie Integra 7 Moduły ... · odpowiednich dokumentów takich...
Transcript of Podręcznik Użytkownika Oprogramowanie Integra 7 Moduły ... · odpowiednich dokumentów takich...
Instrukcja Integra 7 (moduły podstawowe) - ver. 4.03 [2012-01-31] / Copyright by Integra Software 1
Podręcznik Użytkownika Oprogramowanie Integra 7
Moduły podstawowe
1 Spis treści
1 SPIS TREŚCI .......................................................................................... 1
2 INTEGRA 7, INFORMACJE OGÓLNE................................................... 4
2.1 PRZEZNACZENIE PROGRAMU .............................................................. 4 2.2 BUDOWA PROGRAMU ......................................................................... 4
3 INSTALACJA ........................................................................................ 10
3.1 INSTALACJA AUTOMATYCZNA (PEŁNA WERSJA) ................................... 11 3.2 INSTALACJA ZAAWANSOWANA ........................................................... 12 3.3 PROCES INSTALACJI PLIKÓW PROGRAMU ........................................... 14 3.4 AKTUALIZACJA. ODINSTALOWANIE PROGRAMU ................................... 16
4 URUCHOMIENIE PROGRAMU ............................................................ 17
4.1 ODBLOKOWANIE PROGRAMU ............................................................. 17 4.2 LOGOWANIE DO PROGRAMU.............................................................. 19
5 PORUSZANIE SIĘ W SYSTEMIE INTEGRA 7 .................................... 20
5.1 OPIS GŁÓWNEGO OKNA PROGRAMU .................................................. 20 5.2 OPIS MENU GŁÓWNEGO PROGRAMU .................................................. 23 5.3 FILTROWANIE – WYSZUKIWANIE DANYCH ........................................... 26
6 KONFIGURACJA PROGRAMU ........................................................... 27
6.1 KREATOR PIERWSZEGO URUCHOMIENIA ............................................ 27 6.2 PARAMETRY PROGRAMU – EDYCJA DANYCH FIRMY............................. 29 6.3 KONFIGURACJA SKRÓTÓW KLAWIATUROWYCH ................................... 30 6.4 ARCHIWIZACJA DANYCH .................................................................... 31 6.5 KONFIGURACJA DRUKARKI FISKALNEJ ................................................ 33 6.6 ZMIANA BAZY DANYCH ...................................................................... 33 6.7 KONFIGURACJA PARAMETRÓW SPRZĘTOWYCH .................................. 34 6.8 DODAWANIE UŻYTKOWNIKÓW I MODYFIKACJA UPRAWNIEŃ .................. 34 6.9 KONFIGURACJA MAGAZYNÓW............................................................ 35 6.10 KONFIGURACJA REJESTRÓW SPRZEDAŻY .......................................... 37 6.11 KONFIGURACJA MODUŁU KASA ......................................................... 37 6.12 KONFIGURACJA PUNKTÓW SPRZEDAŻY .............................................. 39 6.13 KONFIGURACJA PARAMETRÓW FINANSOWYCH ................................... 44
2
7 KARTOTEKI SYSTEMU INTEGRA 7 .................................................. 47
7.1 KONTRAHENCI ................................................................................. 47 7.2 POJAZDY ......................................................................................... 49 7.3 SPRZĘTY ......................................................................................... 50 7.4 TOWARY ......................................................................................... 50 7.5 USŁUGI ........................................................................................... 51 7.6 KONFIGURACJA KARTOTEK PROGRAMU ............................................. 52 7.7 GRUPOWA ZMIANA PARAMETRÓW KARTOTEK. ................................... 77 7.8 EKSPORT KARTOTEK I LIST DO PLIKU *.XLS ........................................ 80 7.9 SCALANIE KARTOTEK ....................................................................... 82 7.10 KONFIGURACJA GRUP CENOWYCH .................................................... 84 7.11 KONFIGURACJA GRUP RABATOWYCH ................................................ 85
8 PRACA Z PROGRAMEM ..................................................................... 86
OBSŁUGA SERWISU POJAZDÓW .............................................................. 86 8.1 TERMINARZ – PLANOWANIE PRACY SERWISU ..................................... 86 8.2 WYSTAWIANIE ZLECEŃ ..................................................................... 92 8.3 KOSZTORYSY NAPRAW ................................................................... 111 OBSŁUGA SERWISU SPRZĘTU ............................................................... 114 8.4 TERMINARZ – PLANOWANIE PRACY SERWISU ................................... 114 8.5 WYSTAWIANIE ZLECEŃ ................................................................... 115 OBSŁUGA SPRZEDAŻY I MAGAZYNU ...................................................... 118 8.6 WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY ....................................... 118 8.7 WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH............................... 124 8.8 WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW KASOWYCH ....................................... 167
9 RAPORTY I REJESTRY .................................................................... 174
9.1 RAPORTY SERWISOWE ................................................................... 174 9.2 RAPORT ZAKUPU ........................................................................... 180 9.3 RAPORTY SPRZEDAŻY .................................................................... 181 9.4 REJESTRY DOKUMENTÓW .............................................................. 185 9.5 RAPORTY MAGAZYNOWE ................................................................ 186 9.6 RAPORTY KASOWE ........................................................................ 188
10 MODUŁ FINANSE .............................................................................. 189
10.1 WYSTAWIENIE FAKTURY ZAKUPU (TOWARY NA MAGAZYN) ................ 189 10.2 WYSTAWIENIE FAKTURY ZAKUPU (KOSZTY FIRMY) ............................ 191 10.3 WYSTAWIENIE FAKTURY ZAKUPU KORYGUJĄCEJ (FZK) .................... 193 10.4 WYSTAWIENIE FAKTURY ZAKUPU (WNT) ......................................... 195 10.5 WYSTAWIENIE KOREKTY FAKTURY ZAKUPU (WNTK) ........................ 197 10.6 DOKUMENTY KASOWE (DOSTĘPNE W MODULE FINANSE) .................. 199 10.7 WINDYKACJA PRZETERMINOWANYCH PŁATNOŚCI ............................. 202
3
Od autorów
Dziękujemy za podjęcie decyzji o wyborze naszego oprogramowania. Mamy nadzieję, że program
Integra 7 pozwoli sprawniej, wygodniej i w sposób bardziej ekonomiczny prowadzić działalność
Państwa firmy, oraz że wpłynie on na wzrost rentowności i efektywności Państwa działań.
Program Integra 7 został zaprojektowany przez zespół osób od lat związanych z branżą
motoryzacyjną, dzięki czemu jego funkcje odpowiadają faktycznym oczekiwaniom rynku. Ergonomia
i łatwość obsługi były jednymi z podstawowych założeń podczas procesu jego tworzenia.
Gorąco zachęcamy do przeczytania niniejszej instrukcji obsługi. Została ona napisana, aby ułatwić
Państwu rozpoczęcie pracy z programem oraz pomóc w wykorzystywaniu bardziej złożonych funkcji.
Dołożyliśmy wszelkich starań, aby informacje zawarte w tej publikacji przedstawione były w sposób
przejrzysty i czytelny oraz przyczyniały się do coraz lepszego poznania funkcjonalności
oprogramowania. Użytkowanie systemu Integra 7 pozwoli Państwu usprawnić i przyspieszyć
czynności związane zarówno z codzienną obsługą klienta jak i funkcjonowaniem całej firmy oraz
przyczyni się do odniesienia kolejnych sukcesów.
Jednocześnie zachęcamy do korzystania z zasobów witryny internetowej firmy Integra Software
(www.integra.com.pl), gdzie są publikowane dodatkowe opisy, narzędzia, filmy instruktażowe i inne
przydatne materiały, dzięki którym można jeszcze lepiej poznać i wykorzystać oprogramowanie Integra
7.
Uwaga:
Mimo, iż zespół redakcyjny firmy Integra dołożył wszelkich starań, aby informacje zawarte
w instrukcji odpowiadały funkcjom programu, ze względu na stały i dynamiczny rozwój oferowanych
systemów niniejsza instrukcja może zawierać w niektórych obszarach treść niezgodną z najnowszą
wersją oprogramowania.
Dostępność poszczególnych modułów czy funkcji programu jest uzależniona od zakupionej licencji.
Zespół Redakcyjny Integra 7.
Koszalin, 31 styczeń 2012
4
2 Integra 7, informacje ogólne
2.1 Przeznaczenie programu
Wykorzystując doświadczenie w branży motoryzacyjnej oraz osiągnięcia na polu kreowania rozwiązań
informatycznych dla sektora auto-moto, stworzyliśmy kompletny system wspomagający
funkcjonowanie przedsiębiorstw prowadzących działalność w tym sektorze oraz w sektorze
technicznym.
Integra 7 może znaleźć zastosowanie praktycznie w każdej firmie będącej podmiotem o profilu
motoryzacyjnym czy technicznym. Dotyczy to zarówno małych sklepów czy warsztatów wyposażonych
w jedno stanowisko do obsługi klientów, jak i dużych kompleksów o złożonej strukturze organizacyjnej
i kadrowej oraz mocno rozwiniętej infrastrukturze informatycznej.
Dzięki wykorzystaniu najnowszych rozwiązań programistycznych, technologii .NET oraz serwerów
SQL firmy Microsoft stworzyliśmy program mocno zintegrowany ze środowiskiem MS Windows. Dzięki
temu jest on łatwy w obsłudze; charakteryzuje się przyjaznym interfejsem użytkownika obsługiwanym
w sposób intuicyjny, a co za tym idzie nie wymaga czasochłonnych szkoleń pracowników. Takie
ukształtowanie programu pozwala na zwiększenie wydajności pracy, przyspieszenie często
wykonywanych czynności i w efekcie podniesienie jakości świadczonych przez firmę usług. Wiąże się
z tym budowanie dobrej opinii i wizerunku przedsiębiorstwa i w efekcie zwiększenie satysfakcji klienta.
Poszczególne programy serii Integra 7 są przeznaczone dla:
- Integra Firma 7-sklepów oraz lokalnych dystrybutorów części i akcesoriów samochodowych
- Integra Car 7 - serwisów pojazdów osobowych oraz dostawczych
- Integra Truck 7 - serwisów pojazdów ciężarowych, dostawczych i osobowych
- Integra Serwis 7 - firm oferujących usługi serwisowe w branżach technicznych, m.in. AGD, RTV,
GSM, elektrotechniki motoryzacyjnej, elektronarzędzi, urządzeń diagnostycznych, linii produkcyjnych,
sprzętu biurowego itp.
Uwaga! Klienci nie posiadający w programie modułów serwisowych mogą pominąć opisy dotyczące
serwisu.
2.2 Budowa programu
Integra 7 charakteryzuje się modułową budową i jest skonstruowany w taki sposób, że każdy
z elementów oprogramowania może pracować niezależnie od innych. Każdy moduł jest wydzielonym
logicznie, samodzielnym programem w obrębie jednej aplikacji. Dzięki temu odbiorca systemu nie
musi posiadać w programie elementów, które go nie dotyczą lub nie leżą w kręgu jego zainteresowań.
Moduły można dowolnie łączyć zgodnie z zapotrzebowaniem na wymagane funkcje. Oczywiście kiedy
chcemy wiernie odwzorować strukturę organizacyjną firmy moduły stają się zależne od siebie i często
te związki wymuszają instalację dodatkowych elementów środowiska.
5
Program Integra 7 składa się z następujących modułów:
Serwis pojazdów osobowych
Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego naprawę pojazdu
osobowego. Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności
z tym związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i
materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie
odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu
jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a także pozwala na kontrolę
dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem.
Serwis pojazdów ciężarowych
Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego naprawę pojazdów
ciężarowych. Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności
z tym związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i
materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie
odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu
jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a także pozwala na kontrolę
dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem.
Serwis podzespołów
Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego serwis, naprawę czy
regeneracje podzespołów (np. pomp Diesel, alternatorów, rozruszników, automatycznych skrzyń
biegów). Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności
z tym związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i
materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie
odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu
jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a także pozwala na kontrolę
dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem.
Serwis urządzeń
Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego serwis, naprawę czy
regeneracje urządzeń (np. urządzeń diagnostycznych, urządzeń pomiarowych, linii produkcyjnych).
Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności
z tym związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i
materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie
odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu
jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a także pozwala na kontrolę
dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem.
6
Serwis sprzętu
Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego serwis, naprawę czy
regeneracje sprzętu (np. radioodtwarzaczy samochodowych, elektronarzędzi, elektroniki użytkowej –
AGD/RTV/GSM). Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności z tym
związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i
materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie
odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu
jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a także pozwala na kontrolę
dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem.
Przechowalnia opon
Moduł ten zawiera funkcje zapewniające sprawną obsługę serwisów opon. Karty przechowalni
pozwalają prowadzić ewidencję w zakresie przyjmowania i wydawania opon klientów serwisu oraz
mogą być powiązane ze zleceniami napraw dot. wymiany opon. Podczas przyjęcia opon, drukowana
jest specjalna karta z potwierdzeniem przekazania opon do przechowalni.
Sprzedaż detaliczna
Środowisko Integra 7 posiada również element umożliwiający prowadzenie sprzedaży towarów i usług.
Moduł ten umożliwia wystawianie faktur, paragonów i rozliczeń wewnętrznych. W przypadku
współpracy z modułami Magazyn i Kasa automatycznie generowane są dokumenty magazynowe i
kasowe związane z procesem sprzedaży.
Magazyn
Sprawną i funkcjonalną gospodarkę magazynową realizuje moduł Magazyn. Pozwala on na
przechowywanie w kartotece, danych dot. towarów oraz na generowanie dokumentów
magazynowych. Dzięki niemu mamy pełną kontrolę nad kolejkowaniem wejść i wyjść towarów oraz
posiadamy informację o ich stanach, lokalizacjach i cenach.
Kasa
Kasa jest modułem gwarantującym poprawną obsługę rozliczeń gotówkowych
i bezgotówkowych z klientami. Pozwala na generowanie dokumentów KP i KW oraz ich
odpowiedników w przypadku płatności przelewem bankowym. Rozliczanie zaliczek, raporty kasowe
oraz możliwość powiązania dokumentów kasowych z dokumentami sprzedaży pozwala na pełną
kontrolę finansów firmy.
CRM/Zadania
Przypominają o okresowych naprawach oraz o wymianie eksploatacyjnych części np., filtrów, oleju,
płynu hamulcowego., świec, pasków, wycieraczek, opon itp. Przypomnienia są wyświetlane przy
otwieraniu zleceń oraz na liście CRM, która umożliwia grupowe wysyłanie przypomnień do wielu
klientów za pomocą wiadomości SMS. Funkcję powiadomień SMS można również wykorzystać dla
przekazania klientom innych ważnych informacji np. o zakupie nowego sprzętu i rozszerzeniu
działalności oraz akcjach typu "przegląd zimowy". Za pomocą tej funkcji można też informować klienta
o zakończeniu naprawy. System również zawiera funkcje dot. przydzielania i kontroli realizacji zadań
przez pracowników firmy.
7
Finanse
Jest to moduł pozwalający na ewidencję zarówno zakupów na magazyn jak i kosztów firmy typu płace,
media, telefony, środki BHP itp. Dokumenty typu KW, KP, BW, BP, KM oraz raporty kasowe,
należności i zobowiązań zapewniają kontrolę przepływu gotówki, a także orientacyjnie ustalają
dochody i podatek VAT. Moduł ten ściśle współpracuje z Interfejsem systemów F-K oraz modułem
Home Banking.
Raporty / Analizy
Zaawansowane raporty i statystyki to część systemu najbardziej przydatna dla właścicieli firm
i kierowników działów. Przy pomocy tego modułu osoby kontrolujące funkcjonowanie firmy mają
możliwość oceny: rentowności działań, wyników finansowych, przerobu stanowisk serwisowych,
wydajności pracowników. Można również na podstawie określonych raportów analizować pod
względem ilościowym i jakościowym obsługiwane przez serwis marki pojazdów. Dzięki temu
budżetowanie, uzgadnianie zakupów narzędzi, tworzenie asortymentu części oraz planowanie
inwestycji staje się znacznie prostsze i skuteczniejsze. Moduł Raporty / Analizy oferuje również
możliwość tworzenia różnego rodzaju wykresów oraz ich eksport, wraz z danymi źródłowymi, do
programów zewnętrznych w celu poddania ich dalszej obróbce.
Menadżer
Moduł Menadżer jest swojego rodzaju centrum dowodzenia, przeznaczonym dla właścicieli firm i
administratorów systemu. Z jego poziomu możliwy jest dostęp do wszystkich kartotek środowiska
Integra 7. Przy wykorzystaniu tego modułu konfiguruje się program, ustawia parametry pracy i
uprawnienia poszczególnych pracowników. Dzięki Menadżerowi konfiguruje się również pracę z
programami zewnętrznymi.
Home Banking
Moduł umożliwiający import operacji wygenerowanych w systemie bankowym (m.in. BOŚ, BPH
Sezam, BZWBK, ING Bank Śląski, mBank, PKO BP Inteligo, PKO BP iPKO, PekaoBIZNES24,
Pekao24, Spółdzielcza Grupa Bankowa). Dzięki takiemu rozwiązaniu podczas importu w programie
Integra 7 generowane są dokumenty kasowe, które automatycznie są podpinane do dokumentów
zakupu/sprzedaży. W ten prosty i szybki sposób można wykonać rozliczenie kasowe w/w
dokumentów.
Interfejs systemów F-K
Moduł ten umożliwia eksport dokumentów sprzedaży, magazynowych, kasowych i zakupu do
zewnętrznych systemów F-K. Dzięki takiemu rozwiązaniu czas potrzebny na wprowadzenie do
systemu F-K dokumentów wygenerowanych w programie Integra 7 został ograniczony do minimum.
Terminarz
Terminarz pozwala lepszą organizację pracy serwisu. W module tym nie tylko istnieje możliwość
zarezerwowania terminu, ale również określenia zakresu naprawy i wstępnych kosztów. Dzięki
współpracy z modułem SMS możliwe jest wysyłanie do klientów krótkich wiadomości tekstowych z
ustalonym terminem i zakresem naprawy. Moduł umożliwia kontrolę wykorzystania poszczególnych
stanowisk serwisowych zarówno na dzień bieżący jak również na najbliższy tydzień. To wszystko
sprawia, że funkcjonujące w serwisie stanowiska naprawcze mogą być optymalne wykorzystane.
8
Interfejs systemów SKP
Moduł ten pozwala na importowanie z systemu SKP do programu Integra 7 informacji o
przeprowadzonym badaniu technicznym. Umożliwia to wystawienie w programie Integra 7 dokumentu
sprzedaży za przeprowadzone badanie. Na podstawie zaimportowanych informacji generowane są
również przypomnienia dotyczące daty następnego badania technicznego (w module CRM/Zadania).
Gromadzone w ten sposób informacje można w przyszłości wykorzystać w celu powiadomienia
klientów o zbliżającym się terminie wykonania kolejnego badania technicznego.
Interfejs systemów serwisowych
Moduł ten umożliwia komunikację programu Integra 7 z branżowymi systemami serwisowymi. Pozwala
wygodny i szybki dostęp do informacji zawartych w takich programach jak: WorkshopCD (Vivid),
AutoData, ESI[tronic] (Bosch), AIS (AuDaCon), TecDoc . Baza pojazdów w systemie Integra 7 posiada
specjalne identyfikatory, umożliwiające automatyczny wybór pojazdu w systemach serwisowych.
Moduł uszkodzeń – samochody osobowe
Serwisy, warsztaty pojazdów osobowych i dostawczych mogą korzystać ze specjalnego modułu z
graficznym interfejsem do szybkiego opisu uszkodzeń zewnętrznych podczas przyjęcia pojazdu do
naprawy. Moduł zawiera wiele schematów z różnymi typami nadwozi pojazdów osobowych i
dostawczych.
Moduł uszkodzeń – samochody ciężarowe
Serwisy, warsztaty pojazdów ciężarowych mogą korzystać ze specjalnego modułu
z graficznym interfejsem do szybkiego opisu uszkodzeń zewnętrznych podczas przyjęcia pojazdu do
naprawy. Moduł zawiera wiele schematów z różnymi typami nadwozi pojazdów ciężarowych.
Czasy napraw – samochody osobowe
Dane umożliwiające przygotowanie szybkiej wyceny naprawy w oparciu o dane producenta pojazdu.
Pomyłki przy podawaniu cen dotyczących wykonania danej usługi, powodują konkretne straty dla
każdego serwisu. Aby zapobiec takim zdarzeniom potrzebne są sprawdzone informacje niezbędne do
poprawnej kalkulacji prac warsztatowych. Wszystkie zawarte w module czasy napraw są zgodne z
informacjami producentów samochodów osobowych i uwzględniają indywidualne opcje i wyposażenie
pojazdu. Wiarygodna wycena usługi ma bardzo duży wpływ na profesjonalna obsługę klientów
serwisu. Baza czasów napraw jest objęta licencją abonamentową.
Czasy napraw – samochody ciężarowe
Dane umożliwiające przygotowanie szybkiej wyceny naprawy w oparciu o dane producenta pojazdu.
Pomyłki przy podawaniu cen dotyczących wykonania danej usługi, powodują konkretne straty dla
każdego serwisu. Aby zapobiec takim zdarzeniom potrzebne są sprawdzone informacje niezbędne do
poprawnej kalkulacji prac warsztatowych. Wszystkie zawarte w module czasy napraw są zgodne z
informacjami producentów samochodów ciężarowych i uwzględniają indywidualne opcje i wyposażenie
pojazdu. Wiarygodna wycena usługi ma bardzo duży wpływ na profesjonalna obsługę klientów
serwisu. Baza czasów napraw jest objęta licencją abonamentową.
9
Moduł SMS
Wiadomości SMS można wysyłać grupowo na życzenie klientów (jednocześnie nawet kilka tysięcy).
Wybór odbiorców można przygotować wg roczników, adresu zamieszkania oraz informacji dot.
wykonywania okresowych usług serwisowych i wymiany eksploatacyjnych części. Funkcję SMS
można również wykorzystać dla przekazania klientom innych ważnych informacji np. o zakupie
nowego sprzętu i rozszerzeniu działalności oraz akcjach promocyjnych typu "przegląd zimowy",
wyprzedaż części, itp. Moduł ten oferuje możliwość wprowadzenia własnych szablonów sms lub edycji
już istniejących.
Rys. 2-1 przedstawia zakres modułów podstawowych wchodzących w skład zakupionego programu.
Przedstawiono również możliwość rozszerzenia programu o dodatkową funkcjonalność wykorzystując
w tym celu moduły opcjonalne. Pola ze znakiem * oznaczają brak możliwości dołączenia modułu do
wybranej wersji systemu Integra 7 .
Moduł
Inte
gra
Fir
ma
7
Inte
gra
Ca
r 7
Inte
gra
Tru
ck
7
Inte
gra
Se
rwis
7
Mo
du
ły
po
ds
taw
ow
e
Menadżer X X X X
Sprzedaż detaliczna X X X X
Magazyn X X X X
Kasa/Bank X X X X
Terminarz X X X
Serwis sam. osobowych X X
Serwis sam. ciężarowych X
Mo
du
ły d
od
atk
ow
e (
op
cjo
na
lne)
Finanse
Interfejs systemów F-K
Home Banking
Raporty/Analizy
CRM/Zadania
Serwis podzespołów X
Serwis urządzeń
Serwis sprzętów
Przechowalnia opon
Moduł SMS
Interfejs systemów serwisowych * *
Interfejs systemów SKP * *
Moduł uszkodzeń - sam. osobowe * *
Czasy napraw - sam. osobowe * *
Moduł uszkodzeń - sam. ciężarowe * * *
Czasy napraw - sam. ciężarowe * * *
Rys. 2-1 Moduły wchodzące w skład poszczególnych programów systemu Integra 7
10
3 Instalacja
Wersja instalacyjna programu Integra 7 znajduje się na płycie CD-ROM. Po włożeniu płyty do napędu
nastąpi automatyczne uruchomienie programu instalacyjnego. Jeżeli to nie nastąpi, należy ręcznie
uruchomić znajdujący się na płycie plik o nazwie „SystemCheck.exe”. Po jego uruchomieniu pojawia
się okno Sprawdzanie systemu (Rys. 3-1). Program ten służy do kontroli parametrów komputera z
wymaganiami programu Integra 7. W celu sprawdzenia zgodności, należy wybrać przycisk Testuj.
Jeśli komputer spełnia wymagania, wówczas będzie możliwa kontynuacja instalacji (wybrać przycisk
Dalej).
Rys. 3-1 Okno programu do kontroli zasobów komputera
Okno powitalne (rys. 3-2), zawiera informacje o wersji programu Integra 7. Aby kontynuować instalację
programu, należy wybrać przycisk Dalej.
Rys. 3-2 Okno powitalne instalatora
Okno Rodzaj instalacji (Rys. 3-3) pozwala na wybór sposobu instalacji (automatyczna lub
zaawansowana). Instalacja automatyczna spowoduje zainstalowanie programu z zalecanymi
11
ustawieniami. Wybór instalacji zaawansowanej umożliwi zainstalowanie programu lokalnie lub
sieciowo. W dalszym etapie można będzie wybrać lokalizację dla plików programu oraz dla bazy
danych. Po wyborze wymaganego sposobu instalacji należy wcisnąć Dalej.
Rys. 3-3 Wybór rodzaju instalacji
3.1 Instalacja automatyczna (pełna wersja)
Program instalacyjny sprawdzi obecność instancji Integra Serwera SQL (MSDE), wymaganego do
działania programu (Rys. 3-4). W przypadku braku instancji serwera pojawi się odpowiedni komunikat,
a wybór przycisku Dalej spowoduje rozpoczęcie instalacji serwera.
Rys. 3-4 Weryfikacja obecności instancji Integra i instalacja serwera
Po instalacji środowiska MSDE nastąpi instalacja plików programu (patrz p. 3.3).
12
3.2 Instalacja zaawansowana
3.2.1 Instalacja lokalna
Program instalacyjny sprawdzi obecność instancji Integra Serwera SQL (Rys. 3-5), wymaganego do
prawidłowego działania programu. W przypadku jego braku rozpocznie się instalacja Serwera SQL
(patrz p. 3.1).
Rys. 3-5 Weryfikacja obecności instancji Integra i wybór rodzaju instalacji
W następnym kroku (rys. 3-6) mamy możliwość wyboru miejsca instalacji plików programu. Aby
zmienić miejsce instalacji plików programu, należy wybrać przycisk Zmień... i wskazać nową ścieżkę
(docelowe miejsce instalacji programu). Po aktualizacji ustawień w oknie Wybierz parametry instalacji
programu, należy wybrać przycisk Dalej w celu kontynuowania instalacji.
Rys. 3-6 Okno zmiany parametrów instalacji
13
3.2.2 Instalacja sieciowa
Instalacja sieciowa dotyczy stanowisk, które będą łączyć się z bazą danych umieszczoną na innym
komputerze (np. na serwerze dedykowanym). W celu wyboru lokalizacji serwera należy wcisnąć
przycisk Szukaj (Rys. 3-7), a następnie wskazać właściwe miejsce sieciowe.
Rys. 3-7 Okno wyboru lokalizacji serwera bazy danych w sieci
Można też ręcznie wpisać lokalizację serwera podając jego nazwę oraz dodając \INTEGRA,
a następnie wcisnąć Połącz (Rys. 3-8).
Po ustaleniu zdalnego serwera należy wcisnąć Dalej. Wyświetli się wówczas okno Wybierz parametry
instalacji programu (patrz Rys. 3-6)). Po zaznaczeniu parametrów należy wcisnąć Dalej, aby
kontynuować instalację.
Rys. 3-8 Okno lokalizacji serwera bazy danych w sieci
14
3.3 Proces instalacji plików programu
W kolejnym etapie zostaną zainstalowanie pliki programu oraz bazy danych. W oknie Gotowy do
rozpoczęcia instalacji (Rys. 3-9) należy wcisnąć przycisk Instaluj, a następnie potwierdzić rozpoczęcie
instalacji za pomocą przycisku Tak. Uruchomi się wówczas proces instalacji programu.
Rys. 3-9 Uruchomienie instalacji plików programu
Postęp instalacji będzie uwidoczniony za pomocą skali procentowej oraz pasków postępu (Rys. 3-10).
Czas instalacji potrwa kilka minut. Będzie on uzależniony od dostępnych zasobów komputera (pamięć,
procesor, dysk twardy).
Rys. 3-10 Proces instalacji plików programu
15
Na końcu instalacji wyświetla się komunikat informujący o możliwości obejrzenia wykonanych
czynności (Rys. 3-11).
Rys. 3-11 Wybór zapisu czynności instalacyjnych
Okno Zakończono instalację (Rys. 3-12) umożliwia uruchomienie programu bezpośrednio po
wyłączeniu instalatora oraz przeczytanie pliku z informacjami dodatkowymi.
Rys. 3-12 Komunikat informujący o poprawnym zakończeniu instalacji programu Integra 7
16
3.4 Aktualizacja. Odinstalowanie programu
Przed wykonaniem aktualizacji programu do nowszej
wersji zaleca się wykonanie na każdym stanowisku
archiwizacji ustawień programu (dot. m.in.:
widoczności modułów, konfiguracji filtrów i kolumn na
listach, itp.).
W tym celu należy z menu Program->Archiwizacja
danych uruchomić funkcję Archiwizacja danych, a
następnie wybrać przycisk Zapisz ustawienia
programu. W ten sposób zostanie utworzony plik z
rozszerzeniem *.reg, który będzie zawierał informacje
o ustawieniach programu na stanowisku, z którego
został utworzony (Rys. 3-13). W celu przywrócenia
ustawień programu sprzed aktualizacji wystarczy uruchomić ten plik.
Rys. 3-13 Okno archiwizacja – Zapisz ustawienia programu
Po włożeniu płyty instalacyjnej do napędu i uruchomieniu instalatora, pojawi się okno umożliwiające
wykonanie aktualizacji programu (Rys. 3-14). Należy wtedy zaznaczyć opcję Aktualizacja
automatyczna i nacisnąć przycisk Dalej.
Z tego miejsca można także odinstalować program z komputera, zaznaczając Odinstaluj program i
wciskając Dalej. Odinstalowanie programu oraz bazy danych można również wykonać z poziomu
Panelu Sterowania systemu operacyjnego Windows poprzez Dodaj lub usuń programy.
Rys. 3-14 Okno wyboru aktualizacji lub odinstalowania
17
4 Uruchomienie programu
Skrót uruchamiający program znajduje się na pulpicie oraz w Menu Start. Start Programy Integra
7 Integra 7.
W trakcie uruchamiania program wyświetla
okno powitalne zawierające m.in. informacje o:
wersji programu i bazy danych,
użytkowniku posiadającym licencję na
produkt.
Rys. 4-1 Okno powitalne systemu Integra 7
4.1 Odblokowanie programu
System jest odblokowywany indywidualnie na każde stanowisko komputerowe. Po instalacji zostanie
wyświetlone okno odblokowania (Rys. 4-2), gdzie wpisujemy dane firmy, numer i opis stanowiska, a
następnie wciskamy przycisk Formularz odbl.
Rys. 4-2 Okno odblokowania programu
18
Wyświetli się wówczas Formularz odblokowania programu (przykład na Rys. 4-3), w którym należy uzupełnić:
dane teleadresowe firmy (przede wszystkim pola oznaczone znakiem „*”),
ilość zakupionych stanowisk,
numer stanowiska,
opis stanowiska,
nazwa użytkownika,
uwagi (np. numer dokumentu zakupu licencji programu).
Rys. 4-3 Przykładowy formularz odblokowania programu
Po uzupełnieniu danych należy przesłać formularz do firmy Integra Software przez Internet (wciskając
przycisk Wyślij).
Kod odblokowujący zostanie wygenerowany przez firmę Integra Software i przekazany klientowi. Po
wygenerowaniu kodu odblokowującego przez firmę Integra Software, należy go pobrać z systemu
licencyjnego przyciskiem Odblokuj w oknie odblokowania programu. (rys. 4-4).
19
Rys. 4-4 Wpisanie kodu odblokowującego w oknie odblokowania programu
4.2 Logowanie do programu
Po odblokowaniu i przy kolejnych uruchomieniach zostanie wyświetlone okno logowania (Rys. 4-5), w
którym należy podać swój login oraz hasło, a następnie nacisnąć Loguj lub przycisk ‘Enter’ na
klawiaturze.
Przy pierwszym logowaniu podajemy:
Login: admin
Hasło: admin
Ze względów bezpieczeństwa dostępu do funkcji programu zaleca się zmianę hasła administratora w
karcie pracownika (opis w p.6.8 Dodawanie użytkowników i modyfikacja uprawnień).
Rys. 4-5 Okno logowania
20
5 Poruszanie się w systemie Integra 7
5.1 Opis głównego okna programu
W celu ułatwienia obsługi programu, okno główne podzielono na kilka obszarów (Rys. 5-1):
1. Pasek ikon - umożliwia szybkie wywołanie przypisanej funkcji.
2. Obszar menu głównego - udostępnia wszystkie funkcje modułów (6) w postaci tekstowej.
3. Obszar zawierający przyciski konfiguracyjne – umożliwia zarządzanie filtrami oraz widokiem okna
programu.
4. Obszar drzewa dokumentów i kartotek (Zawartość).
5. Obszar paska filtrów - służy do wyszukiwania dokumentów i kartotek wg różnych kryteriów. Wyniki
wyszukiwania są wyświetlane w obszarze (7).
6. Obszar wyboru modułów – umożliwia szybkie nawigowanie między poszczególnymi modułami.
7. Obszar prezentacji listy dokumentów i kartotek.
8. Pasek informacyjny – prezentuje ilość pozycji wyświetlanych w oknie głównym i nazwę serwera
bazy danych.
9. Obszar szczegółów kartoteki – pokazuje szczegóły aktualnie zaznaczonej pozycji na liście
dokumentów i kartotek.
Rys. 5-1 Główne okno programu
21
5.1.1 Obszar menu
Na obszar menu aplikacji składa się:
menu główne (opisane w punkcie 5.2),
menu modyfikacji dokumentów, kartotek oraz zgłaszania uwag – cztery pierwsze ikony służą do
przeprowadzania podstawowych operacji na wybranej pozycji z listy, ikona Uwagi służy do
zgłaszania uwag do programu, ikona Kolumny pozwala na automatyczne dopasowanie
szerokości kolumn wyświetlanej listy, ikona pomoc pozwala na połączenie online z działem
pomocy technicznej firmy Integra Software,
Rys. 5-2 Menu modyfikacji dokumentów, kartotek oraz zgłaszania uwag
menu funkcyjne modułu - zmienia się w zależności od tego, jaki moduł Integra 7 jest aktywny i
pozwala na dostęp, do najważniejszych funkcji. Menu modułu zmienia się
w zależności od tego, jaki moduł Integra 7 jest aktywny.
Rys. 5-3 Pasek ikon funkcyjnych dla modułu Serwis
5.1.2 Drzewo dokumentów i kartotek
W lewej części okna programu znajduje się okno Zawartość (Rys. 5-4). Jest w nim widoczne „drzewo”
kartotek i dokumentów które zapewnia szybsze i łatwiejsze wyszukiwanie oraz wyświetlanie
potrzebnych danych.
Rys. 5-4 Obszar drzewa dokumentów i kartotek (Zawartość)
22
Za pomocą podwójnego kliknięcia, albo używając znaku „+”, można rozwijać poszczególne gałęzie
drzewa i przechodzić do niższych jego poziomów.
5.1.3 Obszar podglądu dokumentów i kartotek
Obszar prezentacji listy dokumentów i kartotek stanowi największą część okna głównego Integra 7. Na
Rys. 5-1 jest on oznaczony numerem (7) i wypełniony towarami. Każdy
z towarów zajmuje jeden wiersz. Podwójne kliknięcie na wybranym towarze powoduje otwarcie jego
kartoteki do edycji.
5.1.4 Obszar szczegółów kartoteki
Obszar szczegółów kartoteki oznaczony jest numerem (9) na Rys. 5-1. Na zakładce Podgląd
wyświetlane są dodatkowe informacje o wybranej pozycji: np. szczegóły dotyczące lokalizacji towaru,
jego stanu (minimalnego, zalecanego i maksymalnego), bieżącej ceny sprzedaży netto/brutto, rotacji.
Na innych zakładkach znajdziemy zamienniki, ceny zakupu, grupy cenowe jak i bieżące rezerwacje.
Typ i wygląd informacji wyświetlanych w obszarze szczegółów jest uzależniony od rodzaju kartoteki.
5.1.5 Menu podręczne
Pojedyncze kliknięcie prawym klawiszem myszy w obszarze prezentacji listy dokumentów
i kartotek (7), powoduje wyświetlenie menu podręcznego (przykład na Rys. 5-5).
Rys. 5-5 Menu podręczne w kartotece towarów
Menu podręczne zawiera te same funkcje co pasek przycisków edycyjnych. Umożliwia dodawanie i
usuwanie danych w kartotekach, a także ich wyświetlanie i modyfikację. Pozycja Konfiguracja kolumn
pozwala na zmianę ilości i kolejności wyświetlanych kolumn aktywnej listy, natomiast Konfiguracja
menu pozwala odpowiednio dopasować zawartość menu podręcznego. W zależności od rodzaju
kartoteki menu podręczne udostępnia także szereg innych, przydatnych funkcji.
23
5.2 Opis menu głównego programu
Na poniższym rysunku przedstawione zostało menu główne programu Integra 7.
Rys. 5-6 Menu główne systemu Integra 7
Znajdują się w nim następujące pozycje:
Program,
Edycja,
Kartoteki,
Dokumenty,
Raporty,
Administracja,
Pomoc.
5.2.1 Program
Menu Program (Rys. 5-7) pozwala m.in. na zmianę zalogowanego pracownika, wybór odpowiedniego
modułu, ustawienie parametrów drukarki fiskalnej, archiwizację danych i aktualizację programu.
Uwaga! Opis funkcji menu Program został umieszczony w rozdziale 6 Konfiguracja programu.
Zachęcamy do zapoznania się z tym opisem.
Rys. 5-7 Menu Program
24
5.2.2 Edycja
Menu Edycja (Rys. 5-8) pozwala na modyfikowanie, tworzenie, przeglądanie i usuwanie pozycji
aktywnej kartoteki. Wybranie opcji Dodaj, Modyfikuj i Pokaż powoduje wyświetlenie dodatkowego
okna, które umożliwia odpowiednio dodanie, modyfikację lub podgląd wybranej pozycji. Wciśnięcie
Usuń spowoduje wyświetlenie komunikatu wymagającego potwierdzenia chęć usunięcia kartoteki.
Rys. 5-8 Menu umożliwiające edycję kartotek
5.2.3 Kartoteki
Menu Kartoteki (Rys. 5-9) pozwala na dostęp m.in. do kartotek: kontrahentów, usług, towarów. Dostęp
ten jest uzależniony od aktualnie włączonego modułu.
Rys. 5-9 Menu umożliwiające dostęp do kartotek w module Menadżer
Dostęp do kartotek zgromadzonych w programie możliwy jest także z opisanego wcześniej drzewa
dokumentów i kartotek.
25
5.2.4 Dokumenty
Dokumenty wygenerowane w programie można przeglądać z menu Dokumenty (Rys. 5-10).
Zawartość jest uzależniona od aktualnie aktywnego modułu.
Rys. 5-10 Menu umożliwiające dostęp do dokumentów
5.2.5 Administracja
Menu Administracja ( Rys. 5-11) umożliwia zmianę konfiguracji programu. Za pomocą tego menu
można m.in. ustalić grupy cenowe, dodać nowego pracownika, utworzyć nowy magazyn, punkt
sprzedaży itp. Uwaga! Dostęp do menu Administracja jest możliwy tylko z poziomu modułu
Menadżer.
Rys. 5-11 Menu Administracja
26
5.3 Filtrowanie – wyszukiwanie danych
Filtry umożliwiają wyświetlenie w obszarze prezentacji listy dokumentów i kartotek tylko tych
elementów, które spełniają ustawione kryteria (np. nr rejestracyjny, okres czasu, marka
i model pojazdu itp). Wyszukiwanie uruchamia się za pomocą przycisku . Przycisk czyści
ustawione kryteria wyszukiwania.
Rys. 5-12 Obszar filtrów – zakładka Podstawowy
Na Rys. 5-13 zobrazowano wyniki wyszukania zleceń dla pojazdu VW Golf III (1H1).
Rys. 5-13 Wyniki wyszukania przy pomocy filtrów (zakładka Dodatkowy)
27
6 Konfiguracja programu
Po instalacji i uruchomieniu programu Integra 7, można przystąpić do jego skonfigurowania. Czynności
konfiguracyjne należy przeprowadzić bezpośrednio po zainstalowaniu programu. Prawidłowe
ustawienie wszystkich parametrów na początku pracy z programem prawdopodobnie pozwoli już do
tego nie wracać w przyszłości. Wszystkie czynności związane z konfiguracją programu powinna
wykonywać osoba posiadająca uprawnienia administratora.
6.1 Kreator pierwszego uruchomienia
Kreator pierwszego uruchomienia pomaga użytkownikowi skonfigurować program krok po kroku i
dostosować do specyfiki firmy (konfiguracja magazynów, punktów sprzedaży, pracowników itd.).
Kreator uruchomi się automatycznie po pierwszym zalogowaniu do programu (logując się pierwszy
raz należy wpisać login: admin, hasło: admin). Kreatora można również wywołać korzystając z menu
Administracja (Rys. 6-1).
Rys. 6-1 Menu Administracja, kreator pierwszego uruchomienia
Zostanie uruchomione okno Kreatora pierwszego uruchomienia programu, które w siedmiu krokach
pozwoli na przystosowanie programu do potrzeb firmy (Rys. 6-2).
28
Rys. 6-2 Kreator pierwszego uruchomienia, krok 1
Po uzupełnieniu danych firmy wciskamy przycisk Dalej i przechodzimy do konfiguracji magazynu (Rys. 6-3).
Rys. 6-3 Kreator pierwszego uruchomienia, krok 2
Kreator proponuje dodanie domyślnego magazynu o nazwie Magazyn główny. Przy pomocy
przycisków edycyjnych możemy dodać nowy magazyn (przycisk Dodaj), obejrzeć szczegóły
29
istniejącego (przycisk Info) oraz edytować istniejący magazyn (przycisk Edytuj). Po wpisaniu nazwy
magazynu oraz symbolu wciskamy przycisk Zapisz (Rys. 6-4).
Rys. 6-4 Okno dodawania nowego magazynu
Nowy magazyn będzie prezentowany jako moduł Magazyn opon w obszarze wyboru modułów
(Rys. 6-5). W dalszych krokach (po wciśnięciu przycisku Dalej) możemy w podobny sposób
skonfigurować kasy, punkty sprzedaży (serwisy), użytkowników oraz kasę fiskalną.
Rys. 6-5 Widok nowego magazynu w obszarze wyboru modułów
6.2 Parametry programu – edycja danych firmy
Aby rozpocząć ustawianie parametrów programu trzeba się zalogować jako administrator
i przejść do modułu Menadżer. W module tym, korzystając z menu Administracja należy wybrać
Parametry programu (Rys. 6-6).
Rys. 6-6 Menu Administracja, opcja Parametry programu
Okno Parametry programu (rys. 6-7) pozwoli na edycję danych firmy. Można w nim również sprawdzić
szczegóły posiadanej licencji. Po wprowadzeniu danych należy wcisnąć przycisk Zapisz w celu
30
zachowania tych informacji w systemie. Dane te można w każdej chwili poprawić ponownie wykonując
wyżej opisane czynności.
Rys. 6-7 Okno – Parametry programu
6.3 Konfiguracja skrótów klawiaturowych
System Integra 7 zawiera ułatwienia obsługi w postaci skrótów klawiaturowych. Użytkownik ma wpływ
na konfigurację skrótów klawiaturowych wg własnych preferencji czy przyzwyczajeń nabytych w innych
programach.
Sposób zmiany konfiguracji (Rys. 6-8):
1. Wybieramy z menu Program -> Ustawienia indywidualne -> Konfiguracja klawiatury,
2. Zaznaczamy wybraną funkcję na liście modułów,
3. Ustawiamy kursor myszy w polu skrótu i wciskamy na klawiaturze nowy skrót. Po
wprowadzeniu modyfikacji wciskamy przycisk OK.
31
Rys. 6-8 Konfiguracja skrótów klawiaturowych
6.4 Archiwizacja danych
System Integra 7 posiada wbudowane mechanizmy ułatwiające wykonywanie kopii bezpieczeństwa
danych, będących zabezpieczeniem na wypadek ich utraty. Zalecamy, aby archiwizować dane
codziennie (np. po zakończeniu pracy), a pliki kopii zapisywać dodatkowo na niezależnym nośniku (np.
płycie, dysku sieciowym, pamięci zewnętrznej itp.).
Uwaga! Archiwizacja może zostać wykonana tylko na stanowisku, na którym jest zainstalowany
serwer bazy danych.
6.4.1 Ręczna kopia zapasowa (Rys. 6-9)
otworzyć menu Program -> Archiwizacja danych -> Archiwizacja danych,
wskazać lokalizację dla archiwum przyciskiem ,
dodatkowo można zabezpieczyć archiwum hasłem (opcja Użyj hasła),
zatwierdzić przyciskiem OK.
Rys. 6-9 Archiwizacja ręczna
32
6.4.2 Automatyczna kopia zapasowa (Rys. 6-10)
otworzyć menu Program -> Archiwizacja danych -> Konfiguracja,
wskazać lokalizację dla archiwum przyciskiem ,
ustawić czas wykonywania się kopii (można ustawić dwie różne pory),
dodatkowo można zabezpieczyć archiwum hasłem (opcja "Użyj hasła"),
wprowadzić dodatkową lokalizację dla plików archiwum,
zatwierdzić przyciskiem OK.
Rys. 6-10 Archiwizacja automatyczna
6.4.3 Odzyskiwanie danych z kopii (Rys. 6-11)
otworzyć menu Program -> Archiwizacja danych -> Odtwarzanie danych,
wskazać lokalizację pliku archiwum przyciskiem ,
zatwierdzić przyciskiem OK.
Rys. 6-11 Odtwarzanie archiwum
Uwaga! Odzyskanie danych będzie możliwe tylko w ramach tej samej wersji bazy danych. W
przypadku konieczności odtworzenia z innej wersji bazy, prosimy o kontakt z działem
technicznym firmy Integra.
33
6.5 Konfiguracja drukarki fiskalnej
System Integra 7 współpracuje z szeroką gamą drukarek fiskalnych. Konfiguracja drukarki fiskalnej
odbywa się w menu Program -> Drukarka fiskalna. W oknie konfiguracji należy wybrać z listy
posiadaną drukarkę oraz port komputera, do którego jest podłączona (Rys. 6-12).
Uwaga! Jeśli nie posiadamy drukarki fiskalnej, a paragony wystawiamy na kasie fiskalnej,
wówczas wybieramy z listy pozycję Zewnętrzna kasa fiskalna.
Rys. 6-12 Konfiguracja drukarki fiskalnej
6.6 Zmiana bazy danych
W przypadku konieczności przełączenia się na inną bazę danych (np. demonstracyjną), wybieramy
Program -> Zmiana bazy, a następnie wybieramy wymaganą bazę z listy i potwierdzamy przyciskiem
OK (Rys. 6-13). Po tej czynności należy ponownie uruchomić program Integra.
Rys. 6-13 Odtwarzanie archiwum
34
6.7 Konfiguracja parametrów sprzętowych
System Integra 7 posiada możliwość konfiguracji w zależności od parametrów sprzętowych
komputera, dzięki czemu może lepiej funkcjonować na słabszych komputerach.
W celu zmiany parametrów sprzętowych wybieramy menu Program -> Parametry sprzętowe
komputera (Rys. 6-14) i ustawiamy parametry minimalne lub zalecane (w zależności od posiadanej
konfiguracji komputera). Można także ustawić rozdzielczość ekranu. Posiadaną konfigurację można
sprawdzić funkcją Sprawdź konfigurację komputera.
Rys. 6-14 Zmiana parametrów sprzętowych
6.8 Dodawanie użytkowników i modyfikacja uprawnień
Aby dodać nowych pracowników i nadać im uprawnienia lub zmienić uprawnienia wpisanego już
pracownika, należy przejść do modułu Menadżer i wybrać menu Administracja -> Pracownicy.
Z poziomu wyświetlonej listy można dodać, usunąć lub edytować kartę pracownika wraz z jego
uprawnieniami. Aby dodać nowego pracownika należy wybrać z paska przycisków edycji lub z menu
podręcznego przycisk Dodaj. Kartę do wprowadzenia danych użytkownika przedstawia Rys. 6-15.
Rys. 6-15 Karta pracownika
35
W tej karcie wprowadza się kolejno:
Login, Imię, Nazwisko, Stanowisko, ew. oddział firmy w którym pracownik pracuje.
Następnie poprzez zaznaczenie odpowiednich pól wyboru określić, czy jest to osoba obsługująca
program, pracownik serwisu i czy ma funkcjonować w module CRM/Zadania. Po wprowadzeniu
danych podstawowych można ustawić takiemu pracownikowi hasło przy pomocy przycisku Zmiana
hasła oraz wprowadzić dodatkowe informacje ułatwiające kontakt z pracownikiem (np. telefony, email).
Ponadto każdemu z pracowników można przypisać udział procentowy w sprzedaży towarów
i usług, a także wprowadzić stawkę godzinową i kod kreskowy (potrzebny do autoryzacji zleceń w
module Rejestracji Czasu Pracy Serwisanta). Jeśli założony użytkownik ma uprawnienia do sprzedaży
towarów i usług, możemy mu ustalić maksymalny rabat jaki może przyznać klientowi jak i
dopuszczalny termin płatności. Informacje te pomogą w przyszłości w prowizyjnym rozliczaniu lub
premiowaniu pracowników. Istnieje możliwość kopiowania uprawnień z wcześniej zdefiniowanych
profilów (przycisk Kopiuj uprawnienia).
Gdy informacje podstawowe są już uzupełnione można przejść na zakładkę Uprawnienia, którą
przedstawia Rys. 6-16. Za pomocą przycisków Zezwalaj i Zabroń określamy jakie czynności w
programie może wykonywać dany pracownik. Uprawnienia są konfigurowane dla poszczególnych
modułów programu, zatem należy wybrać odpowiedni moduł z listy rozwijalnej w górnej części okna.
Rys. 6-16 Pracownik, uprawnienia
6.9 Konfiguracja magazynów
Po zakończeniu dodawania użytkowników systemu oraz modyfikacji ich uprawnień należy utworzyć
oraz skonfigurować magazyny. Aby tego dokonać postępuje się podobnie jak
w przypadku pracowników. Mianowicie pozostając w module Menadżer z drzewa kartotek należy
36
wybrać gałąź Administracja -> Magazyny. Gdy wyświetli się lista magazynów, w obszarze podglądu
kartotek, można podobnie jak w przypadku pracowników skorzystać z menu podręcznego lub paska
ikon i wybierając przycisk Dodaj wyświetlić kartę Magazyn – Nowy.
Rys. 6-17 Karta Magazyn – Nowy
W karcie tej uzupełnia się następujące dane:
Nazwa - nazwa magazynu,
Symbol - stanowi identyfikator w nr dokumentów magazynowych,
Obsługa zamówień i dostaw pojazdów – dot. współpracy magazynu z modułem sprzedaży poj.,
Aktywny – pole wyboru dzięki któremu możemy aktywować magazyn.
W dalszej kolejności uzupełnia się dane drukowane na dokumentach magazynowych: Dane firmy,
Nazwa magazynu, Nr kat. towaru, Nr zlecenia, Nr dok. sprzedaży/zakupu, Cena towaru, Wartość
towaru/dokument, itp.
Należy również wprowadzić, o ile nie jest to początek roku, nr dokumentów, które mają być
wystawione jako następne. Z tego miejsca również ustalamy ilość drukowanych kopii dokumentów,
marginesy oraz cykl numeracji, od którego zależy identyfikator numeru dokumentu.
Po wprowadzeniu wszystkich danych należy zachować informacje i zamknąć kartę przy użyciu
klawisza Zapisz. Aby dodać kolejne magazyny całą operację trzeba powtórzyć. Należy zwrócić uwagę,
aby nazwy i symbole były różne dla każdego z magazynów.
Uwaga!
Użytkownicy, którzy pragną przyspieszyć pracę na liście kartotek towarowych, mogą
skorzystać z opcji Nie wyświetlaj pozycji po otwarciu listy towarów... Zaznaczenie pola
powoduje, że lista towarów domyślnie jest pusta - zarówno z poziomu dokumentów jak i
kartoteki towarów.
37
6.10 Konfiguracja rejestrów sprzedaży
Gdy wszystkie magazyny są już skonfigurowane należy wprowadzić i ustawić parametry rejestrów
sprzedaży. Aby wykonać tę operację postępuje się analogicznie do punktów opisanych powyżej.
Wybierając kolejno Administracja -> Rejestry Sprzedaży z menu podręcznego lub paska edycji
należy wcisnąć przycisk Dodaj. Wyświetli się karta Rejestr Sprzedaży – Nowy (Rys. 6-18).
W karcie tej uzupełnia się następujące dane:
Nazwa – nazwa rejestru,
Symbol - stanowi identyfikator w nr dokumentów,
Aktywny - pole wyboru dzięki któremu możemy
aktywować dany rejestr,
Cykl numeracji – roczny lub miesięczny,
Schemat numeracji – mamy do wyboru roczny,
miesięczny lub określany samodzielnie (własny –
przycisk ? pozwala zapoznać się z zasadami
tworzenia własnych schematów numeracji),
Numery kolejne - kolejne nr dokumentów
sprzedaży i dokumentów korygujących.
Rys. 6-18 Karta Rejestr Sprzedaży – Nowy
Po ustawieniu parametrów należy kliknąć Zapisz w celu zachowania informacji i zamknięcia karty.
Rejestrów sprzedaży można również wprowadzić kilka, tak jak było to w przypadku magazynów. Może
to pomóc w rozdzieleniu dokumentów sprzedaży pochodzących z różnych punktów sprzedaży i
przyczynić się do tworzenia bardziej czytelnych dla księgowości eksportów tychże rejestrów.
6.11 Konfiguracja modułu Kasa
Aby dodać nową kasę i ją skonfigurować należy wybrać menu Administracja -> Kasy po czym dodać
nową kasę. Po wyświetleniu karty Kasa, przedstawionej na Rys. 6-19, można ustawić następujące
parametry:
Nazwa – nazwa, pod jaką będzie identyfikowana kasa (np.: Kasa główna, Kasa serwis, Kasa-Bank,
Kasa 3 itp.);
38
Symbol – krótkie oznaczenie kasy, wykorzystywane później jako wyróżnik w nazwie dokumentów
kasowych (np.: KG, KS, KB, K3 itp.) ;
Typ kasy – określenie stosowanej formy płatności w danej kasie:
- gotówkowa – obsługa transakcji gotówkowych; wystawiane dokumenty to KP (kasa przyjmie) i KW
(kasa wyda);
- bankowa – obsługa transakcji przelewów bankowych; wystawiane dokumenty to BP (bank przyjmie) i
BW (bank wyda);
- karty kredytowe – obsługa transakcji dokonywanych kartami płatniczymi; wystawiane dokumenty to
BP (bank przyjmie) i BW (bank wyda);
Numery kolejne dokumentów – możliwość ręcznego wpisania od jakiego numeru będą wystawiane
dokumenty kasowe;
Blokada edycji dokumentów – blokada edycji dokumentów kasowych zgodnie z ustawionymi
parametrami (dodatkowo należy wyłączyć pracownikowi uprawnienie do edycji dok. kasowych powyżej
daty granicznej);
Drukowane informacje - możliwość ustalenia drukowanych informacji tj. logo, danych firmy, nazwy
kasy, nr dokumentu sprzedaży lub zakupu;
Logo – możliwość dodania pliku graficznego, które będzie drukowane na dok. kasowych;
Liczba drukowanych kopii dok. kasowych - jeśli wprowadzimy „0” dokumenty kasowe nie będą
drukowane;
Marginesy – możliwość dopasowania wydruku np. do papieru firmowego;
Cykl numeracji –numerowanie dok. kasowych w cyklu miesięcznym lub rocznym.
Wyświetl przed wydrukiem okno z wyborem drukarki – możliwość wyboru drukarki przed wydrukiem
dokumentu kasowego
Drukuj automatycznie KP podczas generowania KP z dok. Sprzedaży/zlecenia
Rys. 6-19 Karta Kasa – nowy
39
6.12 Konfiguracja punktów sprzedaży
W systemie Integra 7 funkcjonują cztery typy punktów sprzedaży, na podstawie, których można
tworzyć nowe punkty sprzedaży:
Serwis pojazdów,
Serwis sprzętowy,
Sprzedaż detaliczna,
Sprzedaż hurtowa.
Postępując podobnie jak w wyżej opisanych przypadkach, aby dodać nowy punkt sprzedaży, należy
wybrać Administracja -> Serwisy / Punkty Sprzedaży po czym dodać i wybrać jeden
z punktów sprzedaży. Z chwilą wyświetlenia listy punktów sprzedaży danego typu, korzystając z paska
przycisków edycji lub menu podręcznego dodajemy nowy punkt sprzedaży.
Rys. 6-20 Karta Serwis samochodowy – Nowy
Jeżeli został wybrany typ punktu Serwis pojazdów ustawia się dla niego następujące parametry:
Nazwa – nazwa punktu serwisowego/sprzedaży,
Symbol - pełni rolę infiksu w nr zlecenia naprawy,
Aktywny - pole wyboru dzięki któremu możemy aktywować punkt sprzedaży,
Ikona - wybór ikony,
40
Moduł magazynowy - określenie czy punkt ma współpracować z magazynem (którym) oraz czy ma
tworzyć i wystawiać dokumenty magazynowe,
Moduł kasowy - określenie czy punkt ma współpracować z kasą (którą) oraz czy ma tworzyć i
wystawiać dokumenty kasowe,
Terminarz (Edytuj) - Wprowadzenie stanowisk obsługi serwisowej wraz z godzinami ich pracy (będą
one widoczne m.in. w terminarzu napraw),
System olejowy – konfiguracja współpracy z systemem olejowym (dodatkowy moduł),
Wystawiane dokumenty - określenie z którym rejestrem sprzedaży współpracuje dany punkt sprzedaży
i jakie dokumenty można z niego wystawiać,
Stosowane ceny - rodzaj cen wykorzystywanych podczas dodawania pozycji do dokumentów
Sposób liczenia podatku VAT - określenie sposobu naliczania podatku VAT,
Cykl numeracji - wybór w jakim cyklu mają być tworzone dokumenty,
Czasy napraw – określenie stawki za 1 rbh oraz współczynnika dla katalogowych czasów napraw firmy
AuDaCon AG wbudowanych w program Integra 7 (wymagany dodatkowy moduł),
Numery kolejne dokumentów - wprowadzenie kolejnych nr dokumentów (zlecenie, kosztorys,
protokół),
Blokada edycji dokumentów – możliwość zablokowania edycji wystawionych dokumentów zgodnie z
wprowadzonymi w tym miejscu parametrami.
Na drugiej zakładce zatytułowanej Wydruki znajdują się pola wyboru, dzięki którym można
skonfigurować wydruk dokumentów i zleceń (Rys. 6-21).
Rys. 6-21 Karta Serwis Samochodowy- Nowy, zakładka Wydruki
Na tej zakładce można określić sposób drukowania daty, liczbę drukowanych egzemplarzy
dokumentów, wielkość marginesów, drukowane dwa załączniki do zlecenia (np. warunki gwarancji czy
41
formularz bezpłatnego przeglądu) oraz standardowe informacje umieszczane w stopkach
dokumentów. Zaznaczenie opcji Kod EAN w sekcji Drukowane informacje spowoduje umieszczenie
kodu kreskowego na wydruku dokumentów sprzedaży oraz zleceń. Skanowanie kodu kreskowego na
dokumencie pozwala w szybki sposób odszukanie go w programie. Do dołączenia załączników
drukowanych wraz z zleceniem wystarczy kliknąć w przycisk Edytuj i wprowadzić/wkleić tekst. W
bardzo łatwy sposób można z tego miejsca na stronie dodać logo firmy. Klikając na tekst niebieską
czcionką (Pole def. 1-3) możemy wprowadzić nazwy pól definiowanych widocznych na karcie zleceń
oraz dokumentach sprzedaży. Więcej informacji na temat samych pól można znaleźć w p.8.2.2.1.
Ostatnią zakładką przy konfiguracji punktu sprzedaży typu serwis jest zakładka ustawień domyślnych
dla dokumentów (Rys. 6-22). W zakładce tej znajdują się między innymi parametry domyślne dla nowo
otwieranych zleceń:
Typ – płatne lub gwarancyjne;
Ustawienia statusów – wybór innej nazwy dla bieżących statusów systemowych,
Ustaw datę i godz. odbioru – zaznaczenie pola i wprowadzenie wartości (np. 4) spowoduje, że przy
otwarciu zlecenia pojawi się informacja że pojazd można odebrać za cztery godziny,
Kontrola stanu licznika – zaznaczając pole i wybierając jednostkę, program będzie kontrolował stan
licznika przy kolejnej wizycie pojazdu w warsztacie,
Grupa kontrahentów – w tym polu określamy domyślną grupę kontrahentów,
Województwo – domyślne województwo, z którego pochodzi większość klientów serwisu.
Rys. 6-22 Karta Serwis samochodowy – Nowy, zakładka Domyślne
42
Na tej karcie możemy zaznaczyć możliwość automatycznego rozpoczęcia zlecenia po dołączeniu
towaru/usługi. Opcja ta umożliwia automatyczną zmianę statusu zlecenia z Oczekującego na
Rozpoczęte po dodaniu przynajmniej jednej z pozycji do zlecenia.
Poza tym można na zakładce tej zamieścić:
domyślne uwagi dodatkowe do zlecenia,
dowolny tekst pisany drobnym drukiem (np. zgoda na przetwarzanie danych osobowych),
uwagi dodatkowe odbierającego,
uwagi serwisanta,
uwagi dodatkowe drukowane na potwierdzeniu przyjęcia
pojazdu.
Dodatkowo pod przyciskiem Ustawienia statusów możemy
zmienić domyślne statusy systemowe na inne jak to widać na
rysunku 6-23.(Nowe statusy wprowadzamy z poziomu
Dokumenty -> Zlecenia - Inne -> Statusy zleceń.)
Rys. 6-23 Okno Domyślne statusy zleceń
Jeżeli poza serwisem samochodowym w firmie znajduje się np. sklep z częściami, można założyć
punkt sprzedaży detalicznej (Rys. 6-24).
Rys. 6-24 Karta Punkt sprzedaży detalicznej – nowy, zakładka Podstawowe
43
W parametrach punktu sprzedaży detalicznej konfiguruje się:
Nazwa – nazwa punktu sprzedaży detalicznej,
Symbol - pełni rolę infiksu w dokumentach sprzedaży wystawionych z danego punktu,
Aktywny - pole wyboru dzięki któremu możemy aktywować punkt sprzedaży,
Moduł magazynowy - określenie czy punkt ma współpracować z magazynem (którym) oraz czy ma
tworzyć i wystawiać dokumenty magazynowe,
Moduł kasowy - określenie czy punkt ma współpracować z kasą (którą) oraz czy ma tworzyć i
wystawiać dokumenty kasowe,
Sprzedaż pojazdów – konfiguracja w przypadku sprzedaży pojazdów (wymagany moduł DMS),
Wystawiane dokumenty - Rodzaj wystawianych dokumentów i powiązanie ich z wybranym rejestrem
sprzedaży,
Rejestr dokumentów sprzedaży - określenie z którym rejestrem sprzedaży współpracuje dany punkt
sprzedaży i jakie dokumenty można z niego wystawiać,
Stosowane ceny - typ stosowanych cen (Netto, Brutto),
Sposób liczenia podatku VAT - określenie sposobu naliczania podatku.
Ponadto podobnie jak w przypadku punktu serwisowego, można sterować danymi drukowanymi na
dokumentach sprzedaży co pokazuje Rys 6-23.
Dzięki temu można ustawić:
Drukowanie informacje - dokumenty (Dane firmy, Nazwa punktu sprzedaży itp.),
Drukowana data sprzed. - sposób drukowania daty sprzedaży,
Marginesy – wielkość marginesu górnego i dolnego,
Liczba drukowanych egzemplarzy – dokumentu sprzedaży i polecenia przelewu,
Stopka dokumentu kredytowego - Zawartość stopki dokumentu kredytowego,
Stopka - Zawartość stopki gotówkowych dokumentów sprzedaży,
Uwagi dodatkowe/Wystawienie dokumentu – zawartość będzie drukowana na dokumentach
sprzedaży,
Drukowane inf. – Sprzedaż pojazdów – konfigurowane w przypadku sprzedaży pojazdów (wymagany
moduł DMS).
W zasadzie po zakończeniu wykonywania czynności omówionych do tej pory w rozdziale szóstym
można zacząć pracę z programem. Aby jednak ułatwić sobie ją w przyszłości dobrze byłoby pokusić
się o ustawienie wstępnych parametrów finansowych systemu Integra 7.
44
Rys. 6-23 Karta Punkt sprzedaży detalicznej, zakładka Wydruki
6.13 Konfiguracja parametrów finansowych
Parametry finansowe w systemie Integra 7 są wstępnie ustalone i po instalacji nie trzeba ich
koniecznie modyfikować. Można jednak to zrobić jeżeli firma ma wypracowane standardy obsługi
stałych klientów, przydzielania rabatów oraz określoną politykę co do stosowanych form płatności. Do
parametrów finansowych w Integra 7 należą:
6.13.1 Stawki VAT
Standardowo wprowadzone są trzy poziomy tego podatku: 0%,
8% oraz 23%. W przypadku konieczności zmiany lub dodania
nowej stawki należy wybrać z menu Administracja → Stawki
VAT (Rys. 6-26). W tym oknie można ustawić kod, nazwę,
stawkę procentową, kod PTU oraz Indeks obcy (określający
stawkę VAT dla programów zewnętrznych - może to być 1, 2
lub G w zależności od tego jakie oznaczenie ma dana stawka w
programie zewnętrznym).
Rys. 6-26 Stawka VAT
45
6.13.2 Grupy cenowe
Kolejnym elementem finansowym jakim należy się zająć to grupy cenowe. Pozwalają one na
przypisanie kontrahenta do konkretnego przedziału cenowego, w którym można określić standardowe
narzuty na towary i rabaty na usługi. Aby wyświetlić okno z grupą cenową (Rys. 6-27) należy wybrać
menu Administracja → Grupy cenowe. W celu konfiguracji grupy cenowej należy podać jej nazwę,
narzut na towary (ustalić czy narzucamy go od cen sprzedaży/cen zakupu), narzut na usługi oraz
określić typ punktu sprzedaży w jakim grupa ta obowiązuje. Istnieje możliwość zdefiniowania
odrębnych narzutów na grupy towarowe. W przypadku przedstawionym na Rys. 6-27 detaliczna cena
sprzedaży towaru będzie uzależniona od tego do jakiej grupy będzie należał. W przypadku, gdy będą
to tarcze BREMBO, sprzedaż towaru będzie z upustem 20% od bazowej ceny sprzedaży. Jeśli
producentem będzie TRW, to upust będzie równy 25% a w przypadku producenta TEXTAR sprzedaż
odbędzie się z upustem 30% od bazowej ceny sprzedaży. W przypadku sprzedaży np. filtrów będzie
zastosowany ogólny upust 10%. Pole Zezwalaj na zmianę grupy w trakcie sprzedaży pozwoli nam
zmienić grupę cenową na wystawionym dokumencie sprzedaży, a w przypadku serwisu przejść na
inną grupę na trwającym zleceniu lub już zamkniętym.
Rys. 6-27 Grupa cenowa
6.13.3 Formy płatności
W przypadku form płatności do słownika wprowadzone są domyślnie jej podstawowe typy. Są to:
płatność gotówką, przelewem, kartą kredytową i czekiem. Mogą one określać typ dla innych form
płatności zdefiniowanych indywidualnie. Aby dodać nową formę płatności należy
z menu wybrać Administracja → Formy płatności (Rys. 6-28). Dodatkowo, istnieje możliwość
wyliczania opłaty dodatkowej (przydatne dla kard kredytowych) jak i ustawienia indeksu obcego,
46
wymaganego do komunikacji z programami zewnętrznymi, np. CDN Optima. Indeks zależy od
konfiguracji programu zewnętrznego, z którym system Integra 7 ma wymieniać dane. W celu
uzyskania szczegółowej informacji, należy skontaktować się z działem technicznym firmy Integra
Software.
Rys. 6-28 Forma płatności
6.13.4 Rabaty
Okno dodawania rabatów oraz ich modyfikacji wyświetlamy podobnie jak było to w przypadku
parametrów omawianych w grupach cenowych (Administracja → Rabaty). Z chwilą wyświetlenia okna
(Rys. 6-29) definiując rabat, można wprowadzić tam następujące dane: nazwę rabatu, rabat na towary
procentowo, rabat na usługi procentowo, typ punktu sprzedaży do którego przypisany jest dany rabat.
Po zaznaczeniu opcji Indywidualny rabat klienta, będzie można go przypisać na karcie kontrahenta
jako rabat domyślny. Rabat zdefiniowany jak na Rys. 6-29 będzie ustalał ceny wg następujących
priorytetów: na filtr Bosch rabat 20%, na pozostałe towary Bosch 15%, na towary NGK 5%, na
wszystkie pozostałe towary oraz usługi 10%. Zapisując dane w tym oknie kończy się ustawianie
parametrów i można przystąpić do pracy w programie.
Rys. 6-29 Rabat
47
7 Kartoteki systemu Integra 7
Informacje i wszelkie dane zapisywane w systemie Integra 7 przechowywane są
w kartotekach. Kartoteki pełnią funkcję widzianej przez wszystkie moduły biblioteki danych. Dzięki
współdzieleniu zbioru kartotek nie ma konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych
informacji. Środowisko Integra 7 posiada pięć podstawowych kartotek: Kontrahenci, Pojazdy, Sprzęty,
Towary i Usługi. Każda z kartotek posiada swoją kartę, służącą do uzupełniania danych. Karta taka
składa się z dwóch zakładek: Podstawowej, gdzie zapisywane są informacje najbardziej przydatne
oraz Dodatkowej, gdzie mieszczą się dane uzupełniające. Zbiór danych, jakim są kartoteki służy do
wykonywania operacji na dokumentach. Przy jego wykorzystaniu pracownik jest w stanie poprawnie
wprowadzić dane do: zlecenia, dokumentów sprzedaży, dokumentów magazynowych czy kasowych.
W każdej z kartotek możliwe jest skonfigurowanie ustawień domyślnych, tzn. takich, które będą
przypisywane każdej nowej pozycji (pojazd, kontrahent itp.) - patrz r.7.6.
7.1 Kontrahenci
Ta kartoteka gromadzi dane o wszystkich kontrahentach firmy. Bez względu na to, czy jest to klient
serwisu lub sklepu, czy odbiorca lub dostawca części, czy też wreszcie osoba prywatna lub osoba
prowadząca działalność, jeżeli miała kontakt z firmą musi trafić na listę kontrahentów. Raz zapisany
kontrahent może być wykorzystywany wielokrotnie w procesach wystawiania zlecenia, sprzedaży,
dostawy itp. Figuruje on na stałe w bazie danych firmy. Kartoteka służąca do wprowadzania danych
przedstawiona jest na Rys. 7-1.
Rys. 7-1 Kartoteka kontrahenta
48
Na zakładce Podstawowe jak sama nazwa wskazuje zamieszczone są podstawowe dane
identyfikujące i opisujące kontrahenta. Informacje pogrupowane są w kilku przedziałach.
Druga zakładka zatytułowana Dodatkowe zawiera informacje uzupełniające o kontrahencie (m.in.
Cechy własne). Nie są to informacje wymagane, ale często okazują się bardzo przydatne.
Warto zwrócić uwagę na możliwość wyboru jednego z numerów (NIP lub PESEL) , który będzie
drukowany na fakturach.
W zakładce CRM prezentowane są informacje (przypomnienia) przechowywane w dodatkowym
module CRM.
49
7.2 Pojazdy
Kolejną kartoteką systemu Integra 7 jest kartoteka pojazdów. Gromadzi ona wszelkie dane dotyczące
naprawianych na serwisie pojazdów. Wiąże ona również pojazd z kontrahentem. Kartoteka do
wprowadzania i edycji danych pojazdu przedstawiona została na rysunku poniżej.
R ys . 7 - 2 K a r t a P o j a zd - zak ł a dk a P od s t a wo we
W sekcji Pojazd umieszczone zostały 3 pola, których nazwy można dostosować do własnych potrzeb.
Możliwa jest zmiana nazwy pól: Nr silnika, Kod wyp. oraz Pole def. 3. W celu zmiany nazwy pola
należy wybrać menu Kartoteki -> Pojazdy Inne -> Ustawienia domyślne i klikając w nazwę pola
zmienić ją.
Oprócz danych podstawowych można uzupełnić też inne informacje o pojeździe do czego
przeznaczona jest zakładka Dodatkowe. Zakładka Salon/Komis dostępna jest po wykupieniu modułu
DMS służącego do sprzedaży pojazdów. W zakładce CRM-przypomnienia prezentowane są
informacje przechowywane w dodatkowym module CRM.
50
7.3 Sprzęty
Kartoteka sprzętów przechowuje dane dotyczące naprawianych w serwisie urządzeń/sprzętów
(alternatorów, rozruszników, pomp wtryskowych itp.). Serwisowane sprzęty są przypisane do
kontrahentów.
7.4 Towary
Kartoteka towarów w obsłudze jest bardzo podobna do wcześniej omówionych kartotek kontrahentów i
pojazdów. Tak jak i one posiada swoją kartę do edycji i dodawania danych (Rys. 7-3). Istnieje
możliwość zmiana nazwy niektórych pól widocznych na kartotece (Nr kat., Nr fabr., Nr OE, Nr
dostawcy). W celu zmiany nazwy pola należy wybrać menu Kartoteki -> Towary Inne -> Ustawienia
domyślne i klikając w nazwę pola zmienić ją.
Rys. 7-3 Karta Towar - Edycja, zakładka Podstawowe
Na zakładkach danych dodatkowych tak jak w wyżej omawianych kartach znajdują się informacje
uzupełniające.
51
7.5 Usługi
Kartoteka ta gromadzi informacje na temat usług oferowanych przez serwis. Identycznie jak we
wszystkich omówionych wyżej przypadkach do wprowadzania i edycji danych służy odpowiednia karta
(Rys. 7-4). Cena usługi może być wyliczana na podstawie przypisanej ilości rbh oraz stawki za 1 rbh
(ustawiona jednostka rbh oraz wybrana stawka w polu Rodzaj usług). W przypadku, gdy wykonanie
usługi wiąże się z dodatkowymi pracami, można je wprowadzić w pole Zakres Usługi. Ostateczna cena
usługi będzie sumą kosztów poszczególnych prac. Istnieje również możliwość określenia ceny usługi
ręcznie - należy ustawić odpowiednią jednostkę usługi np. operacja – oper oraz wprowadzić cenę
usługi do pól cena netto/cena brutto. Pola te będą aktywne, gdy wybrana jednostka miary usługi nie
będzie w konfiguracji miała zaznaczonej opcji.
Rys. 7-4 Karta Usługi - zakładka Podstawowe
Na zakładce Dodatkowe można wprowadzić m.in. dodatkowe jednostki miary, które będą
wykorzystywane podczas przyjęcia towaru na magazyn (np. zakup beczki oleju 208l, który będzie
sprzedawany na litry). Zakładka Współczynniki pozwala zdefiniować dla tej samej usługi różne ceny w
zależności od marki i modelu pojazdu.
52
7.6 Konfiguracja kartotek programu
W programie Integra 7 można ustawić domyślne parametry nowo tworzonych kartotek oraz
wystawianych dokumentów. Poniżej opisano najczęściej stosowane konfiguracje. Konfiguracja
domyślna spowoduje, że nowo tworzone kartoteki bądź dokumenty będą miały od razu wypełnione
pewne dane, co zaoszczędzi czas przy pracy z programem.
7.6.1 Konfiguracja grup i podgrup kartotek
Grupy towarów (rys. 7-5)
(Menu programu -> Kartoteki -> Towary - Inne -> Grupy).
Rys. 7-5 Karta Grupa towarów
Podgrupy towarów (rys. 7-6)
(Menu programu -> Kartoteki -> Towary - Inne ->
Podgrupy).
1. Podgrupa – określenie nazwy podgrupy towarów.
2. Niezależna numeracja w obrębie podgrupy – określa, czy
indeks identyfikujący pozycję towarową ma być
generowany oddzielnie dla każdej podgrupy towarów
(zaznaczone Niezależna numeracja w obrębie grupy), czy
nie.
Rys. 7-6 Karta Podgrupa towarów - Nowy
Grupy usług (rys. 7-7)
(Menu programu -> Kartoteki -> Usługi - Inne -> Grupy)
1. Grupa – Określenie nazwy grupy usług.
Rys. 7-7 Karta Grupa usług - Nowy
53
Podgrupy usług (rys. 7-8)
(Menu programu -> Kartoteki -> Usługi - Inne ->
Podgrupy).
1. Podgrupa – określenie nazwy podgrupy usług.
2. Niezależna numeracja w obrębie podgrupy –
określa, indeks identyfikujący usługę ma być
generowany oddzielnie dla każdej podgrupy usług
(zaznaczone Niezależna numeracja), czy nie.
Rys. 7-8 Karta Podgrupa usług - Nowy
Grupy kontrahentów (rys. 7-9)
(Menu programu -> Kartoteki -> Kontrahenci - Inne ->
Grupy)
1. Grupa – Określenie nazwy grupy kontrahentów.
2. Niezależna numeracja w obrębie grupy – określa,
czy indeks ma być generowany oddzielnie dla każdej
grupy kontrahentów (zaznaczenie Niezależna
numeracja w obrębie grupy), czy nie.
Rys. 7-9 Karta Grupa kontrahentów
54
7.6.2 Kontrahenci – ustawienia domyślne
(Menu programu -> Kartoteki -> Kontrahenci - Inne -> Ustawienia domyślne).
Rys. 7-10 Karta Kontrahent – Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe
1. Grupa kontrahenta – przyporządkowanie nowych kontrahentów do z góry określonej grupy,
zazwyczaj Odbiorcy.
2. Województwo i kraj – jeżeli większość kontrahentów pochodzi z jednego regionu można
ustawić domyślne województwo dla nowo tworzonych kontrahentów.
3. Forma i warunki płatności – domyślne ustawienia dot. formy i terminu płatności oraz kredytu
kupieckiego.
4. Grupa cenowa – parametr (narzut lub upust) określający obliczanie cen sprzedaży dla klienta.
5. Rabat – domyślny rabat dla sprzedaży towarów i usług.
6. IBAN – format numeru konta, w chwili obecnej wszystkie numery kont muszą go spełniać, więc
należy domyślnie zaznaczać opcję.
7. Typ kontrahenta – określa, w jakim obszarze będzie dostępny kontrahent (tzn. sprzedaż,
serwis, zakupy, gwarancje). Domyślnie klient serwisu oraz detalu.
8. Rodzaj kontrahenta – umożliwia podział kontrahentów na firmy oraz osoby prywatne.
Informacja wymagana przy wystawianiu paragonów do faktur sprzedaży.
55
Rys. 7-11 Karta Kontrahent – Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe
1. Drukuj na FV – konfiguracja domyślnie drukowanego na dokumentach sprzedaży numeru
ewidencyjnego (NIP lub PESEL)
2. Cechy własne – dodatkowe informacje specyficzne dla kontrahentów. Konfiguracja nazw cech
własnych została przedstawiona w p.7.6.7 Nazwy cech własnych. Cechy można wykorzystać
podczas raportowania np. wartości sprzedaży wśród stałych klientów (posiadających kartę
rabatową).
3. Dostawy/Rezerwacje – w polu Dodaj automatycznie dostawcę w dok. PZ istnieje możliwość
przyporządkowania odpowiedniego formatu faktur elektronicznych, które będą importowane na
dok. PZ. Dzięki temu podczas importu faktury elektronicznej kontrahent będzie automatycznie
ustawiany na karcie dok. PZ.
56
7.6.3 Towary – ustawienia domyślne
(Menu programu -> Kartoteki -> Towary - Inne -> Ustawienia domyślne).
Rys. 7-12 Karta Towar – Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe
1. Grupa towaru – przyporządkowanie towaru w kartotece do określonej grupy, (przydatne, jeżeli
tworzymy grupę jednakowych części, np. świec, wycieraczek itp.).
2. Podgrupa towaru – przyporządkowanie towaru do podgrupy (przydatne, jeżeli tworzymy grupę
jednakowych części, np. świec, wycieraczek itp.).
3. Jednostka miary – domyślnie ustawiono „sztuki”.
4. Parametry określające ilość całkowitą towaru, aktywność (czy nowo utworzone towary mają być
od razu widoczne w kartotece), numer seryjny (czy dana sztuka towaru posiada indywidualny
numer seryjny). Domyślnie zaznaczone pole Aktywny.
5. Obliczanie cen towaru – określamy parametry cenowe towaru, narzut oraz bazową cenę
sprzedaży.
6. Stawki VAT na zakup i sprzedaż towaru. Domyślnie należy pozostawić 23% w obu przypadkach.
7. Marża minimalna – domyślna minimalna marża z jaką towar może zostać sprzedany.
57
Rys. 7-13 Karta Towar – Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe 1
1. Stany kontrolne towaru w magazynie – określamy stany minimalne, zalecane oraz maksymalne
dla nowo tworzonego towaru w magazynie. Stany kontrolne można wykorzystywać przy
zamówieniach towaru u dostawców.
2. Funkcje przypominające o wymianie towaru po określonym czasie lub przebiegu.
3. Aktualizacja cen zakupu i sprzedaży. W przypadku dostaw towaru w różnych cenach zalecane
jest ustawienie tych parametrów. Decydują one o aktualizacji cen do sprzedaży.
4. Cechy własne towarów –zostały umieszczone na zakładce Dodatkowe 2 – zawierają dodatkowe
informacje specyficzne dla towaru. Konfiguracja nazw cech własnych została przedstawiona w
rozdziale p.7.6.7 Nazwy cech własnych.
58
7.6.4 Usługi – ustawienia domyślne
(Menu programu -> Kartoteki -> Usługi - Inne -> Ustawienia domyślne).
Rys. 7-14 Karta Usługa – Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe
1. Grupa usługi – przyporządkowanie usługi w kartotece do określonej grupy.
2. Podgrupa usługi – przyporządkowanie usługi do podgrupy (przydatne, jeżeli tworzymy grupę
jednakowych usług, np. Mechanika-> Wymiana paska rozrządu, Mechanika-> Wymiana płynu
chłodzącego itp.).
3. Jednostka pracy – domyślna jednostka usługi.
4. Stawka VAT – stawka dla sprzedaży.
5. Obszar funkcjonowania usługi – czy usługa ma być domyślne tworzona dla wszystkich punktów
sprzedaży, czy np. tylko dla serwisu.
6. Rodzaj usług – wycena jednej RBH wg zdefiniowanego stawki.
7. Aktywna – czy usługa po utworzeniu ma być od razu widoczna w kartotece. Domyślnie
zaznaczone.
59
Rys. 7-15 Karta Usługa – Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe
1. Zalecenie wykonania po – w tym polu można określić po jakim przebiegu lub czasie usługa
powinna być ponownie wykonana. Zaznaczenie opcji Przypomnij pozwoli automatycznie
wygenerować odpowiednie przypomnienie w module CRM, jeśli taka usługa była dodana do
zlecenia naprawy samochodu. Zaznaczenie opcji Wyświetl przy zleceniu spowoduje wyświetlenie
przypomnienia podczas otwierania nowego zlecenia na samochód (oczywiście, jeśli wcześniej w
tym samochodzie usługa została przynajmniej raz wykonana oraz nadszedł czas na wykonanie
jej ponownie).
2. Cechy własne usługi - dodatkowe informacje specyficzne dla usługi. Konfiguracja nazw cech
własnych zostanie przedstawiona w p.7.6.7 Nazwy cech własnych.
60
7.6.5 Pojazdy – ustawienia domyślne
(Menu programu -> Kartoteki -> Pojazdy - Inne -> Ustawienia domyślne).
Rys. 7-16 Kara Pojazd – Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe
1. Aktywny – czy po utworzeniu nowego pojazdu ma on być od razu widoczny w kartotece.
Domyślne zaznaczone.
2. Przepisz – określa, czy dla nowego pojazdu użytkownik jest jednocześnie właścicielem
(przepisuje dane użytkownika do sekcji Właściciel).
61
Rys. 7-17 Kara Pojazd – Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe
1. Dane dodatkowe – informacje dokładniej charakteryzujące nowo tworzony pojazd. Przydatne w
przypadku jeżeli serwis specjalizuje się np. w naprawach silników Diesel – wszystkie nowo
tworzone pojazdy będą miały przypisanie do rodzaju paliwa Diesel.
2. Przeglądy – ustawienia domyślnych cykli między okresowymi przeglądami technicznymi
i serwisowymi pojazdów.
3. Cechy własne pojazdu – dodatkowe informacje specyficzne dla pojazdu. Konfiguracja nazw cech
własnych zostanie przedstawiona w rozdziale Nazwy cech własnych.
62
7.6.6 Sprzęty/Urządzenia/Podzespoły – ustawienia domyślne
(Menu programu -> Kartoteki -> Sprzęty/Podzespoły/Urządzenia - Inne -> Ustawienia domyślne).
Rys. 7-18 Karta Sprzęt – Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe
1. Aktywny – czy po utworzeniu nowego sprzętu ma on być od razu widoczny w kartotece.
Domyślne zaznaczone.
2. Przepisz – określa, czy dla nowego sprzętu użytkownik jest jednocześnie właścicielem
(przepisuje dane użytkownika do sekcji Właściciel).
63
Rys. 7-19 Karta Sprzęt ustawienia - domyślne, zakładka Dodatkowe
1. Cechy własne sprzętu/urządzenia/podzespołu – dodatkowe informacje specyficzne dla tych
kartotek. Konfiguracja nazw cech własnych zostanie przedstawiona poniżej.
2. Przeglądy – ustawienia domyślnych cykli między okresowymi przeglądami serwisowymi
sprzętu/urządzenia/podzespołu.
64
7.6.7 Nazwy cech własnych dla kartotek
(Moduł Menedżer-> Menu programu -> Kartoteki-> Cechy własne).
Konfiguracja nazw cech własnych dla kartotek (rys. 7-20).
Rys. 7-20 Zakładanie nowych cech własnych
1. Wybór kartoteki, dla której ma odbyć się konfiguracja nazw cech własnych.
2. Konfiguracja poszczególnych nagłówków cech własnych.
65
7.6.8 Kasa/Bank – ustawienia domyślne
(Moduł Menedżer-> Menu programu-> Administracja-> Kasy)
Konfigurację parametrów domyślnych należy odbyć dla każdego modułu Kasa lub Bank oddzielnie.
Konfiguracja domyślnych parametrów dokumentów kasowych/bankowych (rys. 7-21).
Rys. 7-21 Karta edycji ustawień domyślnych modułu Kasa, zakładka Podstawowe
1. Dane podstawowe – Konfiguracja modułu jako Kasa, Konto bankowe lub Karty kredytowe.
2. Drukowane informacje – wybór, jakie dane mają się drukować na dokumentach wystawianych w
modułu Kasa/Bank.
3. Liczba drukowanych kopii – konfiguracja ilości drukowanych kopii dokumentów
kasowych/bankowych podczas automatycznego wystawienia.
4. Logo – logo w nagłówku wydrukowanych dokumentów kasowych/bankowych.
5. Marginesy – górny i dolny margines wydruku. Istotne np. kiedy nadruk ma się odbywać na
papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce np. dane firmy.
6. Numeracja dokumentów – określa, czy numeracja ma zaczynać się od początku po upływie
miesiąca, czy roku.
7. Drukuj automatycznie KP podczas generowania KP z dok. sprzedaży/zlecenia – konfiguracja
pozwalająca na automatyczny wydruk dokumentu kasowego podczas sprzedaży bez
potwierdzenia ze strony użytkownika programu.
66
7.6.9 Magazyn ustawienia domyślne.
(Moduł Menedżer-> Menu programu-> Administracja-> Magazyny)
Konfigurację parametrów domyślnych należy odbyć dla każdego modułu Magazyn oddzielnie.
Rys. 7-22 Ustawienia domyślne magazynu
1. Dane podstawowe– konfiguracja nazwy oraz symbolu magazynu, który będzie drukowany na
dokumentach magazynowych.
2. Drukowane informacje – konfiguracja widocznych informacji na wydrukach dokumentów
magazynowych.
3. Ceny stosowane na WZ/WZK
4. Liczba drukowanych kopii – konfiguracja ilości drukowanych kopii dla poszczególnych dokumentów
magazynowych.
5. Numery kolejne dokumentów – umożliwia ustawienie własnych numerów kolejnych dla
67
dokumentów magazynowych jeżeli użytkownik programu chce zachować ciągłość numeracji z
poprzedniego rozwiązania.
6. Rezerwacje – ustawienie automatycznego anulowania dokumentu RT jeśli nie zostanie w
odpowiednim terminie zrealizowany (w ten sposób towar wróci do ponownej sprzedaży).
7. Import zamówień – Konfiguracja folderu na dysku z którego będą importowane dok. ZA i ZK.
8. Tytuły oraz dodatkowe informacje drukowane na dokumentach - możliwość zdefiniowania tytułów
oraz treści dokumentów drukowanych jako Protokół dostawy (podczas wystawiania PZ) oraz
Zamówienie od klienta (ZK).
9. Marginesy – górny i dolny margines wydruku. Istotne np. kiedy nadruk ma się odbywać na papierze
firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce np. dane firmy.
10. Numeracja dokumentów – określa, czy numeracja ma zaczynać się od początku po upływie
miesiąca, czy roku.
11. Zaznaczenie opcji:
Wyświetl przed wydrukiem okno z wyborem drukarki – pozwala przed wydrukiem dok.
magazynowych wybrać drukarkę,
Nie wyświetlaj pozycji po otwarciu listy towarów… - po przejściu na listę towarów w programie,
będzie ona pusta. Wyszukiwanie części na magazynie odbywa się przez wprowadzenie
odpowiednich informacji do filtrów znajdujących się w górnej części okna. Włączenie funkcji
zalecane jest w przypadku stwierdzenia długiego czasu wyświetlania listy (zwykle przy bardzo dużej
ilości kartotek),
Wyświetl na liście towarów dok. PZ kolumnę „Upust” zamiast kolumny „Marża”. – pozwala na dok.
PZ, na liście towarów wyświetlać informację dot. upustu zamiast marży. Funkcja przydatna do
kontroli upustu podczas przyjmowania towaru na magazyn (w przypadku, gdy znamy poziom upustu
od cen katalogowych dostawcy wg własnych warunków handlowych i chcemy kontrolować, czy
został on zachowany podczas bieżącej dostawy).
68
7.6.10 Sprzedaż detaliczna – ustawienia domyślne
(Moduł Menedżer-> Menu programu-> Administracja-> Punkty sprzedaży - Inne-> Sprzedaż
detaliczna). Konfigurację parametrów domyślnych należy odbyć dla każdego modułu Sprzedaż
detaliczna oddzielnie (rys. 7-23).
Rys. 7-23 Karta Punkt sprzedaży detalicznej, zakładka Podstawowe
1. Dane podstawowe – konfiguracja nazwy oraz symbolu punktu sprzedaży detalicznej.
2. Współpraca z modułem magazynowym – w przypadku większej ilości skonfigurowanych
magazynów jeden jest ustawiony jako domyślny.
3. Współpraca z modułem kasowym – domyślna kasa, w której mają być rozliczane dokumenty
sprzedaży.
4. Sprzedaż pojazdów – konfiguracja dotyczy modułu DMS (opisany w odrębnej instrukcji)
5. Wystawiane dokumenty – typy dokumentów, które można wystawić w danym punkcie sprzedaży
(np. FV, paragon itd.) oraz ich numeracja (rejestr sprzedaży).
6. Parametry cenowe – stosowane ceny oraz algorytmy obliczania podatku VAT na dokumentach
sprzedaży.
7. Blokada edycji dokumentów – ograniczenie edycji wystawionych dokumentów sprzedaży zgodnie z
datą graniczną.
8. Ustaw kontrahenta Nieokreślony – podczas tworzenia paragonu fiskalnego, będzie on domyślnie
wystawiany na kontrahenta Nieokreślony. Pozostaje jednak możliwość ręcznej podmiany
kontrahenta i wystawienie paragonu imiennego.
69
Zakładka Wydruki (rys. 7-24).
Rys. 7-24 Karta Punkt sprzedaży detalicznej, zakładka Wydruki
1. Drukowane informacje – domyślny zakres danych, które pojawią się na wydruku dokumentu
sprzedaży.
2. Drukowana data sprzedaży – drukowana data sprzedaży na dokumencie sprzedaży. Domyślnie
ustawiona Pełna data.
3. Marginesy – górny i dolny margines wydruku. Istotne kiedy np. nadruk dokumentu sprzedaży ma
się odbywać na papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce jakieś dane.
4. Liczba drukowanych egzemplarzy – ilość automatycznie drukowanych egzemplarzy dokumentu
sprzedaży. Jeżeli ustawiona na 2 lub więcej, w nagłówku program na pierwszym egzemplarzu
wydrukuje napis Oryginał, a na drugim i pozostałych Kopia. Jeżeli ilość ustawiona na 1 to program
będzie drukował napis Oryginał/Kopia.
5. Stopka dokumentu kredytowego – dodatkowa informacja drukowana na dokumentach sprzedaży,
na których formą płatności jest przelew. W stopce dok. kredytowego można umieścić numer konta
bankowego, na które powinny trafiać przelewy od klientów.
6. Stopka dokumentu – dodatkowa informacja drukowana na każdym dokumencie sprzedaży. Może
zawierać klauzulę z podziękowaniami lub informację o obsłudze reklamacji sprzedaży.
7. Stopka (dane rejestrowe firmy) – miejsce na dane rejestrowe firmy.
8. Uwagi dodatkowe – dodatkowe informacje drukowane na dokumencie sprzedaży
9. Logo – wybór graficznego logo dla dokumentów sprzedaży oraz jego konfiguracja na wydruku.
10. Szablon wydruku dok. (F, P, FP, FUE, N) – pozwala na zmianę szablonu wydruku dla
dokumentów faktury, paragonu, faktury pro forma, faktury unijnej i dokumentów wewnętrznych.
70
7.6.11 Serwis pojazdów – ustawienia domyślne
(Moduł Menedżer-> Menu programu-> Administracja-> Punkty sprzedaży - Inne-> Serwis pojazdów)
Konfigurację parametrów domyślnych należy odbyć dla każdego modułu Serwis pojazdów oddzielnie.
Rys. 7-25 Karta Serwis samochodowy, zakładka Podstawowe
1. Dane podstawowe – konfiguracja nazwy, symbolu oraz typu (ciężarowy czy osobowy) modułu
serwis pojazdów.
2. Ikona – umożliwia wybór własnej ikony serwisu widocznej na bocznym pasku modułów.
3. Współpraca z modułem magazynowym – w przypadku większej ilości skonfigurowanych
magazynów jeden jest ustawiony jako domyślny.
4. Współpraca z modułem kasowym – domyślna kasa, w której mają być rozliczane dokumenty
sprzedaży oraz zlecenia.
5. Terminarz – konfiguracja stanowisk terminarza dla modułu serwis pojazdów.
6. System olejowy – konfiguracja współpracy z systemami olejowymi (Almar, Lube Master) –
wymagany dodatkowy moduł Interfejs Systemów Olejowych.
7. Wystawiane dokumenty – typy dokumentów, które można wystawić w danym punkcie sprzedaży
(np. FV, paragon itd.) oraz ich numeracja (rejestr sprzedaży).
8. Parametry cenowe – stosowane ceny oraz algorytmy obliczania podatku VAT na dok. sprzedaży.
9. Cykl numeracji zleceń – określa, czy numeracja ma zaczynać się od początku po upływie
każdego miesiąca, czy po upływie roku.
10. Czasy napraw – parametr wykorzystywany do obliczeń cen usług przy korzystaniu z bazy danych
71
Czasy napraw firmy AuDaCon AG – wymagany dodatkowy moduł Czasy napraw.
11. Numery kolejne dokumentów – umożliwia ustawienie własnych numerów kolejnych dla zleceń i
kosztorysów jeżeli użytkownik programu chce zachować ciągłość numeracji z poprzedniego
rozwiązania.
12. Blokada edycji dokumentów - ograniczenie edycji wystawionych dokumentów zgodnie z datą
graniczną.
Rys. 7-26 Karta Serwis samochodowy, zakładka Wydruki
1. Drukowane informacje – domyślny zakres danych, które pojawią się na wydruku dokumentu
sprzedaży. Pole def.1, Pole def.2, Pole def.3 są to pola definiowane. Zmiana nazwy pola odbywa
się przez podwójne kliknięcie myszą. Jeśli zawartość takiego pola ma być drukowana na
dokumencie sprzedaży, należy je zaznaczyć podobnie jak pozostałe drukowane informacje.
2. Drukowane informacje na zleceniach – domyślny zakres danych, który pojawia się na wydruku
zleceń naprawy. W tym miejscu możemy do dyspozycji 3 pola definiowane, którym można nadać
dowolną nazwę (podwójnie klikając na nie myszą), a następnie wyświetlać oraz drukować na
zleceniu (w tym przypadku są to pola: Nr umowy, Nr autoryzacji oraz Poj. zastęp).
3. Zlecenia – num. ewidencyjne – funkcja pozwala na wprowadzenie dodatkowych numerów (np.
sygnatur ISO), które będą drukowane na zleceniu naprawy, potwierdzeniu przyjęcia i karcie
serwisowej.
4. Drukowana data sprzedaży – drukowana data sprzedaży na dokumencie sprzedaży. Domyślnie
ustawiona Pełna data.
72
5. Liczba drukowanych egzemplarzy – ilość automatycznie drukowanych egzemplarzy dokumentu
sprzedaży. Jeżeli ustawiona na 2 lub więcej, w nagłówku program na pierwszym egzemplarzu
wydrukuje napis Oryginał a na drugim i pozostałych Kopia. Jeżeli ilość ustawiona na 1 to program
będzie drukował napis Oryginał/Kopia.
6. Marginesy – górny i dolny margines wydruku. Istotne kiedy np. nadruk dokumentu sprzedaży ma
się odbywać na papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce jakieś dane.
7. Drukowane załączniki – dodatkowe dokumenty (format txt) drukowane przy zleceniu (np. warunki
gwarancji, check lista przeglądu samochodu) ich drukowanie można dodatkowo ustalić z poziomu
karty zlecenia.
8. Stopka dokumentu kredytowego – dodatkowa informacja drukowana na dokumentach sprzedaży,
na których formą płatności jest Przelew. W stopce dok. kredytowego można umieścić numer
konta bankowego, na które powinny trafiać przelewy od klientów.
9. Stopka dokumentu – dodatkowa informacja drukowana na każdym dokumencie sprzedaży. Może
zawierać klauzulę z podziękowaniami lub informację o obsłudze reklamacji sprzedaży.
10. Stopka (dane rejestrowe firmy) – miejsce na dane rejestrowe firmy.
11. Logo – wybór graficznego logo dla dokumentów sprzedaży oraz jego konfiguracja na wydruku.
Rys. 7-27 Karta Serwis samochodowy, zakładka Domyślne
73
1. Typ i ustawienia statusów –Typ określa, czy jest to zlecenie płatne, czy gwarancyjne. Domyślne
statusy zleceń pozwalają dla konkretnego stanu systemowego (Oczekujące, Rozpoczęte,
Wstrzymane, Zakończone) zmienić wyświetlaną nazwę statusu.
2. Data i godzina odbioru – ustawia datę i godzinę odbioru pojazdu; w konfiguracji należy podać
opóźnienie w godzinach.
3. Dane odbiorcy – ustawienie domyślnej grupy i województwa dla kontrahentów tworzonych na
zleceniach.
4. Kontrola stanu licznika – zaznaczenie opcji nie pozwoli wystawić zlecenia naprawy bez podania
stanu licznika pojazdu.
5. Automatyczne rozpoczynanie zlecenia… - Po wystawieniu zlecenia, otrzymuje ono status
Oczekujące. Po zaznaczeniu opcji status zlecenia automatycznie zmieni się na Rozpoczęte jeśli
do zlecenia zostanie dodany Towar lub Usługa.
6. Automatycznie dołączaj zlecenia zerowe….. – funkcja pozwala podłączyć zlecenie zerowe do
dok. PZ jako dodatkowy koszt zakupu (Stosowane w dodatkowym module DMS przy sprzedaży
samochodów).
7. Uwagi dodatkowe dla zlecenia – domyślny tekst, który jest drukowany na zleceniu naprawy. Może
zawierać np. dodatkowe uniwersalne uwagi i zapisy dot. obsługi zlecenia.
8. Dodatkowe informacje do zlecenia (drobny druk) – domyślny tekst, który jest drukowany małą
czcionką na zleceniu naprawy. Może zawierać np. informacje o pozwoleniu na przetwarzanie
danych osobowych.
9. Uwagi dodatkowe odbierającego – domyślny tekst, który jest drukowany na potwierdzeniu
pozostawienia pojazdu do naprawy.
10. Uwagi serwisanta – domyślny tekst, który jest drukowany na karcie serwisowej przekazywanej
serwisantowi z opisem czynności do wykonania.
11. Uwagi dodatkowe dla potwierdzenia – domyślny tekst, który jest drukowany na potwierdzeniu
pozostawienia pojazdu w serwisie do naprawy. Może zawierać np. informację o braku
odpowiedzialności zleceniobiorcy za rzeczy pozostawione w samochodzie na czas naprawy.
74
7.6.12 Serwis sprzętu – ustawienia domyślne
(Moduł Menedżer-> Menu programu-> Administracja-> Punkty sprzedaży - Inne-> Serwisy sprzętowe)
Konfigurację parametrów domyślnych należy odbyć dla każdego modułu Serwis sprzętowy oddzielnie.
Rys. 7-28 Karta Serwis sprzętowy, zakładka Podstawowe
1. Dane podstawowe – konfiguracja nazwy, typu (sprzęt, urządzenia, podzespoły) oraz symbolu
modułu serwis sprzętowy.
2. Współpraca z modułem magazynowym – w przypadku większej ilości skonfigurowanych
magazynów jeden jest ustawiony jako domyślny.
3. Współpraca z modułem kasowym – domyślna kasa, w której mają być rozliczane dokumenty
sprzedaży oraz zlecenia.
4. Terminarz – konfiguracja stanowisk terminarza dla modułu serwis sprzętowy.
5. Cykl numeracji zleceń oraz numery kolejne zleceń – określa, czy numeracja ma zaczynać się od
początku po upływie każdego miesiąca, czy po upływie roku.
6. Numery kolejne dokumentów – możliwe ustawienie własnych numerów kolejnych
7. Wystawiane dokumenty – typy dokumentów, które można wystawić w danym punkcie sprzedaży
(np. FV, paragon itd.) oraz ich numeracja (rejestr sprzedaży).
8. Parametry cenowe – stosowane ceny oraz algorytmy obliczania podatku VAT na dok. sprzedaży.
9. Blokada edycji dokumentów - ograniczenie edycji wystawionych dokumentów zgodnie z datą
graniczną.
75
Rys. 7-29 Karta Serwis sprzętowy, zakładka Wydruki
1. Drukowane informacje – domyślny zakres danych, które pojawią się na wydruku dokumentu
sprzedaży.
2. Drukowane informacje na zleceniach – domyślny zakres danych, który pojawia się na wydruku
zleceń naprawy.
3. Drukowana data sprzedaży – drukowana data sprzedaży na dokumencie sprzedaży. Domyślnie
ustawiona Pełna data.
4. Marginesy – górny i dolny margines wydruku. Istotne kiedy np. nadruk dokumentu sprzedaży ma
się odbywać na papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce jakieś dane.
5. Liczba drukowanych egzemplarzy – ilość automatycznie drukowanych egzemplarzy dokumentu
sprzedaży. Jeżeli ustawiona na 2 lub więcej, w nagłówku program na pierwszym egzemplarzu
wydrukuje napis Oryginał a na drugim i pozostałych Kopia. Jeżeli ilość ustawiona na 1 to program
będzie drukował napis Oryginał/Kopia.
6. Stopka dokumentu kredytowego – dodatkowa informacja drukowana na dokumentach sprzedaży,
na których formą płatności jest „przelew”. W stopce dok. kredytowego można umieścić numer
konta bankowego, na które powinny trafiać przelewy od klientów.
7. Stopka – dodatkowa informacja drukowana na każdym dokumencie sprzedaży. Może zawierać
klauzulę z podziękowaniami lub informację o obsłudze reklamacji sprzedaży.
8. Stopka (dane rejestrowe firmy) – miejsce na dane rejestrowe firmy.
9. Logo – wybór graficznego logo dla dokumentów sprzedaży oraz jego konfiguracja na stronie.
76
Rys. 7-30 Karta Serwis sprzętowy, zakładka Domyślne
1. Typ i ustawienia statusów –Typ określa, czy jest to zlecenie płatne, czy gwarancyjne.
Domyślne statusy zleceń pozwalają dla konkretnego stanu systemowego (Oczekujące,
Rozpoczęte, Wstrzymane, Zakończone) zmienić wyświetlaną nazwę statusu.
2. Data i godzina odbioru – ustawia datę i godzinę odbioru sprzętu; w konfiguracji należy podać
opóźnienie w godzinach.
3. Dane odbiorcy – ustawienie domyślnej grupy i województwa dla kontrahentów tworzonych
na zleceniach.
4. Uwagi dodatkowe dla zlecenia – domyślny tekst, który jest drukowany na zleceniu naprawy.
Może zawierać np. dodatkowe uniwersalne uwagi i zapisy dot. obsługi zlecenia.
5. Uwagi dodatkowe dla odbierającego – domyślny tekst, który jest drukowany na
potwierdzeniu pozostawienia pojazdu do naprawy.
6. Uwagi serwisanta – domyślny tekst, który jest drukowany na karcie serwisowej
przekazywanej serwisantowi z opisem czynności do wykonania.
7. Uwagi dodatkowe dla potwierdzenia – domyślny tekst, który jest drukowany na
potwierdzeniu pozostawienia sprzętu w serwisie do naprawy.
77
7.7 Grupowa zmiana parametrów kartotek.
Grupowa zmiana parametrów towarów i usług umożliwia posegregowanie i uporządkowanie kartoteki
towarów/usług. Grupowa zmiana parametrów w połączeniu z modułem CRM/Zadania pozwala na
uaktualnienie przypomnień do wykonanych już usług lub sprzedanych towarów (może to być istotne w
przypadku np. dokupienia modułu CRM, kiedy chcemy, aby wykonane do tej pory naprawy, czy
okresowe przeglądy zostały umieszczone na liście przypomnień dla klientów).
Uwaga! Przed użyciem tej funkcji zalecane jest utworzenie archiwum bazy danych (rozdz. 6.4).
7.7.1 Grupowa zmiana parametrów kartoteki towarów.
Aby uruchomić funkcję należy przejść w module Menedżer do Kartoteki-> Grupowa zmiana
parametrów towarów.
Rys. 7-31 Karta Grupowa zmiana parametrów towarów, zakładka Podstawowe
1. Wybór towarów - sekcja odpowiedzialna za odfiltrowanie zakresu towarów, który chcemy poddać
grupowej zmianie parametrów. (na rys. 7-31wybrano cały asortyment z grupy Filtry, którego
dostawcą jest Hurtownia Motoryzacyjna). Przycisk Wyświetl wybrane towary pozwala sprawdzić,
które kartoteki zostaną zmienione zgodnie z zaznaczonymi parametrami.
2. Zmień parametry podstawowe - sekcja parametrów możliwych do zmiany (na rys. 7-31 wybrano
zmianę dostawcy na firmę Auto Partner) .
UWAGA! Wybór przycisku Zapisz uruchamia proces zmiany parametrów
78
Rys. 7-32 Karta Grupowa zmiana parametrów towarów, zakładka Cenowe
Na zakładce Cenowe znajdują się parametry cenowe kartotek, które możemy zmieniać (np.
w celu uruchomienia promocji na dany asortyment, bądź aktualizację cen dla danej grupy
kontrahentów powiązanych z grupami cenowymi). Parametry są zmieniane dla zakresu towarów
odfiltrowanych na zakładce Podstawowe (rys.7-31).
7.7.2 Grupowa zmiana parametrów kartoteki usług.
Aby uruchomić funkcję należy przejść w module Menedżer do menu Kartoteki-> Grupowa zmiana
parametrów usług.
Zakładka Podstawowe (rys. 7-33).
1. Usługi - sekcja odpowiedzialna za odfiltrowanie zakresu usług, który chcemy poddać grupowej
zmianie parametrów.
2. Zmień parametry podstawowe - sekcja podstawowych parametrów możliwych do zmiany (np.
zmiana jednostki lub przypisania usługi do określonego rodzaju punktu sprzedaży).
3. Zmień parametry CRM – sekcja parametrów umożliwiających grupową zmianę parametrów na
kartach usług odpowiadających za generowanie przypomnień w module CRM.
79
Rys. 7-33 Karta Grupowa zmiana parametrów usług, zakładka Podstawowe
Rys. 7-34 Karta Grupowa zmiana parametrów usług, zakładka Cenowe
Na zakładce Cenowe znajdują się parametry cenowe kartotek usług, które możemy zmieniać (np. w
celu uruchomienia promocji na dany rodzaj usług, bądź aktualizację cen dla danej grupy kontrahentów
powiązanych z grupami cenowymi). Parametry są zmieniane dla zakresu usług odfiltrowanych na
zakładce Podstawowe rys. 7-33.
80
7.8 Eksport kartotek i list do pliku *.xls
Program Integra 7 umożliwia eksportowanie kartotek (np. kontrahentów, towarów) oraz list programu
(np. zleceń, dok. sprzedaży) do formatu xls obsługiwanego przez program Microsoft Excel. Przed
przeprowadzeniem eksportu musimy najpierw ustalić jaki zakres danych chcemy wyeksportować. W
tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy np. na liście kartotek, wybieramy Konfiguracja kolumn
(rys. 7-35) i określamy zakres wyświetlanych kolumn. Po ustaleniu które kolumny mają się wyświetlać,
a zarazem eksportować, ponownie klikamy prawym przyciskiem myszy na liście towarów i wciskamy
przycisk Eksportuj (rys 7-35).
Rys. 7-35 Eksport kartoteki pojazdów do programu MS Excel
81
Analogicznie, można wyeksportować inne listy z programu (np. listę zleceń widoczną na rysunku
7-36). W przypadku zleceń mamy w tej sposób możliwość przygotowania szeregu zestawień, w
zależności od tego wg jakich parametrów jest prezentowana lista zleceń np. status zlecenia, serwisant
itp. - takie pozycje zostaną umieszczone w eksportowanym pliku.
Rys. 7-36 Eksport listy zleceń do programu Microsoft Excel
UWAGA!
Eksportowanie list jest uzależnione
od posiadania odpowiedniego
uprawnienia w module Menadżer !
Rys. 7-37 Uprawnienie do eksportu list
82
7.9 Scalanie kartotek
Funkcja scalania kartotek umożliwia łączenie dwóch i więcej kartotek w jedną w celu uporządkowania
danych znajdujących się w programie. Przy pomocy tej funkcji możliwe jest np. połączenie w jedną
dwóch kartotek założonych na tego samego kontrahenta.
Rys. 7-38 przedstawia dwie kartoteki założone na tego samego kontrahenta. Do każdej kartoteki
dołączony jest dokument sprzedaży.
Rys. 7-38 Dwie kartoteki założone na tego samego kontrahenta
W celu scalenia tych kartotek w jedną należy zaznaczyć myszą kartotekę, która po scaleniu ma zostać
usunięta, a następnie prawym przyciskiem z menu podręcznego wybrać funkcję Porządkowanie
(scalanie) powielonych kartotek (Rys. 7-39).
Rys. 7-39 Menu podręczne
83
W oknie scalania kartotek (Rys. 7-40) w sekcji(1) wprowadzona została kartoteka, która będzie po
scaleniu usunięta. W sekcji (2) za pomocą przycisku Wybierz należy wskazać kartotekę, która po
scaleniu pozostanie w bazie. Do tej kartoteki zostaną podłączone wszystkie dokumenty powiązane z
usuniętą kartoteką.
W celu scalenia wybranych kartotek, należy zatwierdzić przyciskiem Scal.
Rys. 7-40 Okno scalania powielonych kartotek
Kartoteka, która po scaleniu pozostała w bazie posiada powiązania ze wszystkimi dokumentami , które
były przedtem powiązane z kartoteką usuniętą (Rys. 7-41).
Rys. 7-41 Scalona kartoteka z powiązanymi dokumentami sprzedaży
UWAGA!
Opisaną funkcję scalania można wykorzystywać do wszystkich kartotek w programie
(kontrahenci, towary, usługi, pojazdy, sprzęty).
84
7.10 Konfiguracja grup cenowych
Grupy cenowe służą do przygotowania wielu schematów wyliczania cen sprzedaży dla towarów i
usług. Każdy klient powinien być przypisany do jednej z grup cenowych. Dzięki takiemu zabiegowi
program automatycznie przypisze odpowiedni poziom cen dla klienta na zleceniu i dokumencie
sprzedaży.
Konfigurację grup cenowych przeprowadza się w module
Menadżer w menu Administracja -> Grupy cenowe.
Rys. 7-42 Menu Grupy cenowe
Konfiguracja nowej grupy cenowej została przedstawiona na Rys. 7-43.
Zgodnie z przykładową konfiguracją w grupie Stały klient ceny towarów i usług zostaną wyliczone z
upustem 10%. Wyjątek będą stanowiły towary z grupy Oleje, smary, dla których będzie obowiązywał
upust 5% oraz towary z grupy Filtry z upustem 15%, których producentem jest firma Bosch.
Rys. 7-43 Konfiguracja grupy cenowej
Tak przygotowaną grupę cenową można przypisać do danego klienta w kartotece kontrahenta.
85
7.11 Konfiguracja grup rabatowych
Grupy rabatowe służą podobnie jak grupy cenowe do przygotowania wielu schematów wyliczania cen
sprzedaży dla towarów i usług. W ten sposób można przygotować schemat warunków handlowych,
który następnie będzie przypisany do odpowiedniego kontrahenta.
Konfigurację grup rabatowych przeprowadza się w module Menadżer
w menu Administracja -> Rabaty.
Rys. 7-44 Menu Rabaty
Konfiguracja nowej grupy rabatowej została przedstawiona na Rys. 7-45.
Zgodnie z przykładową konfiguracją indywidualnego rabatu dla klienta Jan Kowalski wszystkie ceny
usług zostaną objęte 20% rabatem, natomiast ogólny rabat dla towarów został ustalony na poziomie
15%. Wyjątek będą stanowiły towary z grupy Oleje, smary, dla których będzie obowiązywał rabat 5%
oraz towary , których producentem jest firma Bosch. W tym przypadku Filtry zostaną objęte rabatem
10%, natomiast paski napędowe rabatem 20%.
Rys. 7-45 Konfiguracja grupy cenowej
Tak przygotowaną grupę rabatową można przypisać do danego klienta w kartotece kontrahenta.
UWAGA!
Przypisanie kontrahenta jednocześnie do grupy cenowej i grupy rabatowej powoduje
sumowanie rabatów z obydwu grup.
86
8 Praca z programem
Informacje zawarte w poprzednich rozdziałach będą bardzo pomocne w dalszej pracy, która nie opiera
się wyłącznie na tworzeniu nowych towarów, usług czy też wprowadzaniu kontrahentów i ich
pojazdów. Głównym elementem programu jest możliwość tworzenia zleceń naprawy, dokumentów
sprzedaży, dokumentów magazynowych oraz dokumentów kasowych.
OBSŁUGA SERWISU POJAZDÓW
8.1 Terminarz – planowanie pracy serwisu
Bardzo ważnym elementem pracy każdego serwisu jest odpowiednie zaplanowanie pracy
w celu pełnego wykorzystania możliwości firmy w zakresie wykonywania napraw.
W systemie Integra 7 dostępny jest Terminarz napraw, służący do planowania pracy na
poszczególnych stanowiskach naprawczych w serwisie. Dzięki temu możliwe jest poprawienie
organizacji firmy, zwiększenie wydajności serwisu z jednoczesnym obniżeniem kosztów, a co za tym
idzie – zwiększeniem obrotów.
Terminarz jest dostępny w module Serwis i można go uruchomić na dwa sposoby:
wybierając pozycję Terminarz w obszarze wyboru modułów,
wybierając ikonę Terminarza z paska ikon.
Terminarz umożliwia wyświetlenie widoku jednego dnia (zakładka Dzień), jak również całego tygodnia
roboczego. Dzięki takiemu rozwiązaniu, umawiając klienta na naprawę mamy pełny podgląd aktualnej
sytuacji w serwisie. Ustalając datę i godzinę naprawy możemy zaplanować godziny pracy
indywidualnie dla każdego stanowiska naprawczego oraz przydzielić naprawy poszczególnym
serwisantom. Ponadto system po wprowadzeniu pojazdu do terminarza może wysyłać wiadomość
SMS z ustalonym terminem i zakresem naprawy, a także przypominać klientowi o umówionym
terminie na godzinę przed naprawą.
Rys. 8-1 przedstawia widok zakładek Dzień i Tydzień Terminarza.
87
Rys. 8-1 Planowanie pracy w Terminarzu
Konfigurację poszczególnych stanowisk Terminarza wraz z godzinami pracy można przeprowadzić
poprzez menu Administracja – Ustawienia (w module Terminarz).
Rys. 8-2 Konfiguracja stanowisk Terminarza
88
1. Dodaj/Edytuj/Usuń - Przyciski odpowiadające za edycję stanowisk z terminarza.
2. Soboty pracujące – pole włączające na terminarzu możliwość rezerwowania terminów w soboty.
3. Dodawaj przypomnienia w module CRM – zaznaczając to pole przypomnienia do zapisywanego
terminu w terminarzu będą się dodawały automatycznie.
4. Kontroluj czas napraw – zaznaczając pole program będzie kontrolował zarezerwowany termin z
czasem wynikającym z dodanych na terminie usług.
8.1.1 Utworzenie nowego wpisu w terminarzu
- Z poziomu modułu Terminarz dodajemy nowy termin.
- Zaznaczamy zakres czasu dla odpowiedniego stanowiska. Po czym klikamy prawym przyciskiem
myszy i wybieramy Rezerwuj termin (Rys. 8-3).
Rys. 8-3 Rezerwacja terminu na stanowisku naprawczym
- Wypełniamy kartę Zapis w terminarzu (Rys. 8-4).
Rys. 8-4 Zapis w terminarzu
89
1. Przypisanie serwisanta poprzez wciśnięcie przycisku.
2. Dodanie przypomnienia w module CRM.
Okno pośrednie dodawania daty przypomnienia w CRM (rys 8-5) pozwala określić czas
przypomnienia, zmienić tytuł czy też zmodyfikować opis widoczny w systemie CRM. Aby je wyłączyć
możliwość określenia daty przypomnienia trzeba zaznaczyć opcje Nie pokazuj okna z ustawieniem
godziny przypomnienia i zapisać termin.
Rys. 8-5 Okno pośrednie z możliwością określenia daty przypomnienia
Uwaga! Jeśli z poziomu Terminarza wejdziemy w menu Administracja -> Ustawienia
i włączymy Dodawaj przypomnienia w module CRM to przycisk (2) będzie wyszarzony,
a przypomnienia do zapisu w terminarzu będą dodawane automatycznie.
3. Ustalenie zakresu zlecenia:
Wybór usterki ze słownika (przycisk Usterki),
Wybór usługi ze słownika (przycisk Usługi),
Dodanie nowej usterki (przycisk D).
4. Uzupełnienie danych pojazdu i zleceniodawcy (wpisanie nowego, lub wybór z listy).
W przypadku dodania nowego, dane zostaną zapisane do odpowiednich karotek.
5. Dodanie dodatkowych uwag dotyczących wpisu w terminarzu.
6. Zaznaczenie pól Wyślij SMS spowoduje, że klient otrzyma wiadomość SMS dot. terminu i
zakresu naprawy (ew. z podaniem wstępnego kosztu) oraz przypomnienie o naprawie na godzinę
przed umówionym terminem.
90
8.1.1.1 Funkcje terminarza
- Przypisanie kosztorysu do terminu bezpośrednio z poziomu terminarza.
Za pomocą przycisku Kosztorys (u dołu okna terminarza – Rys. 8-6) można przypisać utworzony
wcześniej kosztorys do terminu, dzięki czemu dane pojazdu, kontrahenta, usterki i usługi zostaną
przeniesione do terminarza. Takie rozwiązanie znacznie skraca czas potrzebny na umówienie klienta
na naprawę (jeśli wcześniej przygotowano dla niego kosztorys naprawy).
Rys. 8-6 Wystawienie kosztorysu z terminarza
- Tworzenie zlecenia bezpośrednio z poziomu terminarza
Za pomocą przycisku Dodaj zlec. (u dołu okna terminarza – Rys. 8-7) można otworzyć zlecenie,
automatycznie przenosząc do niego wszystkie dane wprowadzone podczas umawiania klienta na
naprawę. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia pracę i skraca czas obsługi klienta.
Z poziomu terminarza można także podejrzeć wystawione zlecenie (przycisk Info Zlec.) albo edytować
(przycisk Edytuj Zlec.)
Rys. 8-7 Wystawienie zlecenia z terminarza
91
- Rezerwacja towarów z poziomu terminarza
Do wpisu w terminarzu można wykonać rezerwację towarów, aby nie zostały zużyte do innych napraw.
W tym celu wciskamy prawy przycisk myszy na wybranym terminie i wybieramy Rezerwuj towary (Rys.
8-8). Zostanie wyświetlony nowy dokument RT, w którym wpisujemy towary do rezerwacji.
Rys. 8-8 Rezerwacja towarów z terminarza
- Przenoszenie wpisów na inny termin
W tym celu wciskamy prawy przycisk myszy na wybranym terminie i wybieramy Wytnij. Następnie
zaznaczamy obszar w innym terminie i wybieramy Wklej .
Rys. 8-9 Przenoszenie wpisów na inny termin
92
8.2 Wystawianie zleceń
Zlecenie jest wystawiane w chwili przybycia klienta do serwisu i zamieszczane są w nim szczegółowe
informacje dotyczące zleceniodawcy, naprawianego pojazdu, zakresu czynności do wykonania, oraz
dodatkowe uwagi. Zlecenia w programie Integra 7 zaprojektowane są w taki sposób, aby skutecznie
wspomagały proces naprawy i gwarantowały szybki dostęp do niezbędnych informacji.
Zlecenia naprawy dostępne są w module Serwis. Nowe zlecenie można otworzyć na 4 sposoby:
za pomocą ikony Nowe zlecenie
wybierając Dodaj z paska edycji
wybierając Dodaj z menu podręcznego (prawy klawisz myszy).
przy użyciu czytnika kodów 2D
Wszystkie aktualnie realizowane zlecenia naprawy są widoczne na liście zleceń (Rys. 8-10).
Z poziomu listy możemy skonfigurować zakres wyświetlanych kolumn, a sama lista pozwala na
kontrolowanie bieżącej sytuacji i nadzorowanie pracy serwisu. Domyślnie wyświetlane są otwarte
zlecenia, natomiast w każdej chwili można wyświetlić listę wszystkich zleceń (także zamkniętych),
odznaczając opcję Otwarte.
Rys. 8-10 Lista zleceń z widoczną kolumną Nr nadwozia VIN
Jedną z funkcji programu dostępnych z poziomu tego okna jest wyszukiwanie w polu szukania
złożonego po numerze VIN (Rys. 8-10). To czy program będzie wyszukiwał po numerze VIN czy nie,
ustalamy klikając na zaznaczoną w prawym górnym rogu ikonę (Rys. 8-10).
93
8.2.1 Szybkie zlecenie
Program Integra 7 umożliwia otwarcie szybkiego zlecenia, które zawiera tylko podstawowe dane
niezbędne do rozpoczęcia naprawy, natomiast pozostałe informacje uzupełniane są w dogodnym dla
klienta momencie. Dzięki temu można szybko i sprawnie obsłużyć klientów, którzy się spieszą. Przy
tworzeniu tego rodzaju zleceń można korzystać z bazy kontrahentów i pojazdów oraz z gotowych
słowników usterek i usług. Na zleceniu widoczny jest wstępny koszt usługi. Czas wystawienia
szybkiego zlecenia to około 30 sekund.
Szybkie zlecenia wykorzystywane są np. przy usługach: wymiany oleju, regulacji świateł, wymiany
wycieraczek itp.
Rys. 8-11 Karta szybkiego zlecenia
94
8.2.2 Zlecenie pełne
8.2.2.1 Zakładka Zlecenie
Jeżeli klient naprawiał już pojazd w danym serwisie można wprowadzić nr rejestracyjny lub jego część
i pozostałe dane na temat pojazdu i kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie. Niezależnie od
tego czy już naprawiał pojazd czy nie, zawsze można sczytać dane klienta wraz z pojazdem z nowego
dowodu rejestracyjnego za pomocą czytnika 2D (rys. 8-12), co nie tylko oszczędza czas, ale eliminuje
błędy np. w danych teleadresowych, czy numerze VIN.
Opis funkcji sczytywania danych z dowodu rej.
W trakcie sczytywania czytnikiem priorytetowym polem identyfikacyjnym jest numer rejestracyjny
pojazdu, w przypadku braku pojazdu o takim numerze rej. sprawdzane jest czy w bazie występuje
kontrahent o numerze pesel lub regon odpowiadający sczytanemu z dowodu rej. Jeśli kontrahent
nie zostanie zidentyfikowany po tych numerach, sprawdzana jest następnie nazwa kontrahenta.
Jeśli program zidentyfikuje go w bazie kontrahentów, których nazwa odpowiada temu z dowodu
rej., wyświetli ich w postaci listy, z której można wybrać odpowiedniego kontrahenta. Jeśli żaden z
nich nie jest właścicielem pojazdu wprowadzonym w dowodzie rej., zamknięcie listy spowoduje
pobranie danych kontrahenta z dowodu rejestracyjnego.
Uwaga!
Sczytywania za pomocą czytnika dokonujemy z dowolnego miejsca w module serwis pojazdów.
W programie wprowadzono możliwość przepisania danych pojazdu i kontrahenta sczytanych
z dowodu rejestracyjnego do bazy programu Integra. Do tego celu służy przycisk P (rys. 8-13).
Przycisk ten dostępne jest tylko po operacji sczytania danych z dowodu.
Rys. 8-12 Sczytywanie danych za pomocą czytnika 2D
95
Rys. 8-13 Karta zlecenia po sczytaniu pojazdu za pomocą czytnika
W przypadku ręcznego wprowadzania danych możemy wykorzystać specjalny formularz dowodu
rejestracyjnego (przycisk Dow. Rej.) lub też wypełniać dane z poziomu karty zlecenia (rys. 8-14). W
ramce można ustalić czy program ma drukować załączniki tekstowe dołączane do zlecenia. Ich
ustawienie zostało opisane w r.6.12.
Rys. 8-14 Karta zlecenia pełnego
96
Po wprowadzeniu danych kontrahenta i pojazdu, kolejny krok to określenie Zakresu zlecenia (Rys. 8-
14), który można uzupełnić przy pomocy dostępnego w programie słownika usterek i usług oraz
katalogu czasów napraw (moduł dodatkowy). Czasy napraw to baza czynności serwisowych
wyrażonych w rbh przygotowana przez firmę AuDaCon AG na podstawie danych producentów
samochodów. Istnieje również możliwość dodania do zakresu zlecenia części zamiennych łącznie z
cenami. W tym celu należy przy wciśniętym na klawiaturze klawiszu CTRL wybrać przycisk Towary
(zastąpi przycisk Usługi w zakresie zlecenia). Wstępny zakres naprawy jest automatycznie
przenoszony do zakresu usług na zakładce Towary/Usługi. Dzięki temu, że widoczny jest koszt
poszczególnych usług, można przedstawić klientowi wstępną informację dotyczącą kosztów naprawy.
Okna czasów napraw, usług oraz usterek do wyboru przedstawiono na rysunku poniżej.
Rys. 8-15 Baza czasów napraw, Słowniki usług i usterek
Przy otwieraniu zlecenia dot. pojazdów istnieje możliwość szybkiego opisu
uszkodzeń zewnętrznych pojazdu w Module uszkodzeń, dzięki czemu w
zleceniu znajdują się informacje o ewentualnych uszkodzeniach lub brakach. W
tym celu należy wcisnąć myszą ikonę pojazdu w sekcji Uwagi dodatkowe karty
zlecenia (Rys. 8-16). Moduł uszkodzeń pojazdu opisano w rozdziale 10.
Rys. 8-16 Uruchomienie modułu uszkodzeń z karty zlecenia
97
Jeśli wcześniej określiliśmy pola definiowane (patrz p.6.12), istnieje możliwość wprowadzenia
informacji w te pola. Może to być informacja o numerze: polisy, szkody, zlecenia wewnętrznego,
umowy, autoryzacji, a także o pojeździe zastępczym czy lokalizacji (rys. 8-17).
Rys. 8-17 Pola definiowane
Na rysunku 8-14 warto zwrócić uwagę na pole Wstrzymaj. Zaznaczając je możemy zmienić status
zlecenia na Wstrzymane w związku z zawieszeniem realizacji zlecenia np. z powodu oczekiwania na
dostawę części.
Aplikacja umożliwia również wstawienie nowych statusów oraz edycje już istniejących, co sprawia że
w sposób bardziej naturalny możemy uporządkować listę zleceń oraz mamy dokładniejszą kontrolę
stopnia realizacji naprawy. Konfiguracja statusów została omówiona w r. 6.12.
Warto zwrócić uwagę na funkcję Przywróć zlecenie (rys. 8-18). Można z niej skorzystać, gdy zlecenie
posiada status Zamknięte i nie wystawiono do niego dokumentu sprzedaży. Opcja ta umożliwia powrót
zlecenia do statusu Rozpoczęte.
Rys. 8-18 Menu podręczne, opcja Przywróć zlecenie
98
8.2.2.2 Zakładka Towary / Usługi
Dodawanie towarów do zlecenia
Podczas naprawy pojazdu wprowadzamy do zlecenia pozycje dot. części zamiennych oraz
wykonanych usług. Towary / Usługi wprowadzane są z domyślną ceną (rys. 8-19) dla wybranego
kontrahenta, jednakże podczas dodawania poszczególnych pozycji do zlecenia cena jak i narzut mogą
zostać zmienione (rys. 8-20). Automatycznie są również uwzględniane stałe rabaty przyznane
klientowi oraz przynależność do konkretnej grupy cenowej (np. cena promocyjna, sezonowa itp.),
określona w karcie kontrahenta.
Rys. 8-19 Zlecenie – zakładka Towary/Usługi
Rys. 8-20 Narzut na towarze w trakcie dodawania towaru
99
Szybkie dodawanie towaru
Podczas dodawania towaru do zlecenia można skorzystać z funkcji Szybkiego dodawania towaru
(przycisk „Dodaj tow. >>” dostępny z wciśniętym na klawiaturze przyciskiem Ctrl). Wyświetlone okno
pozwala na wpisanie informacji dot. danego towaru i dodanie go do zlecenia (tzw. dodanie „z ręki”). W
przypadku funkcji szybkiego dodawania nie jest konieczne zakładanie karty towaru w kartotece, co
znacznie przyspiesza proces obsługi zleceń i dokumentów sprzedaży. Funkcja ta jest szczególnie
przydatna dla użytkowników programu, którzy nie prowadzą ścisłej kontroli magazynu.
Uwaga!
W przypadku skonfigurowanej współpracy punktu sprzedaży z magazynem program nie
pozwoli wystawić dok. magazynowego zanim towar nie zostanie przyjęty do magazynu.
Rys. 8-21 Szybkie dodawanie towaru do zlecenia
Po wciśnięciu przycisku Dodaj towar na zakładce zlecenia w obszarze towarów (Rys. 8-19),
wyświetlona zostanie lista towarów (w zależności od ustawień magazynu, patrz r. 6.9) widoczna na
rysunku 8-22. Wybrane pozycje dodajemy do zlecenia za pomocą lewego przycisku myszy i klawisza
Wybierz, lub poprzez podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy. Możliwy jest również wybór
wielokrotny kilku towarów naraz ( z użyciem przycisku Wybór wielokrotny). W tym przypadku wybrane
z listy towarów pozycje są dodawane do zlecenia (domyślnie po jednej sztuce), bez wyświetlania okna
pośredniego przy każdym towarze. W przypadku, gdy istnieje potrzeba sprawdzenia dostępności
towaru u dostawców należy skorzystać z funkcji Sprawdź stan online (Rys. 8-22) dostępnej z menu
podręcznego wywołanego prawym klawiszem myszy. Wywołane okno prezentuje stany online (w
czasie rzeczywistym) w centrali oraz obsługującej nas fili, u dostawców do których dostęp został
wcześniej skonfigurowany w parametrach programu. Należy zwrócić uwagę na pierwszego dostawcę
na liście. Tylko przy tym dostawcy prezentowane są nie tylko stany, ale również ceny zakupu
wynikające z warunków handlowych.
100
Rys. 8-22 Lista towarów
Po wybraniu towaru, który chcemy dodać do zlecenia, wyświetla się „okno pośrednie”,
w którym określamy ilość towaru dodawanego do zlecenia (Rys. 8-23). Z poziomu tego okna dostępne
są cztery opcje: wybranie innego towaru (przycisk Wybierz…), utworzenie nowej pozycji w
magazynie(przycisk Dodaj), podgląd informacji o towarze (przycisk Info) oraz edycja karty wybranego
towaru (przycisk Edytuj).
Przycisk Pokaż/Ukryj historię dostaw pozwala sprawdzić w jakiej cenie był zakupiony towar podczas
konkretnej dostawy. Klikając dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na liście historii dostaw, istnieje
możliwość wyboru dostawy, z której chcemy sprzedać towar (np. ze względu na datę produkcji). W
celu sprawdzenia dotychczasowych cen sprzedaży, należy wybrać przycisk Pokaż historię sprzedaży.
Podobnie jak w przypadku usług, podczas dodawania towaru do zlecenia, można dołączyć do niego
odpowiedniego pracownika, którego chcemy premiować na podstawie sprzedaży części. W tym celu
wybieramy przycisk Dołącz w obszarze Pracownicy.
Z wyświetlonej listy pracowników wybieramy nazwisko pracownika lub pracowników i określamy udział
procentowy. W ten sposób informacja o udziale w sprzedaży części trafi do raportu serwisanta.
101
Rys. 8-23 Okno Towar
Opis funkcji w oknie Towar:
1. Drukuj opis w nowym wierszu – Informacja widoczna w oknie opis zostanie wydrukowana na
dokumencie sprzedaży od nowej linii.
2. W komplecie – dodany towar zostanie automatycznie przypisany do kompletu (patrz dalej opis
Komplety – grupowanie towarów i usług do jednej pozycji).
3. Nr seryjny – w przypadku, gdy towar ma na swojej karcie zaznaczone pole Numery seryjne,
można dodając towar wprowadzić jego numer seryjny (który będzie drukowany na dokumencie
sprzedaży).
Dodawanie usług do zlecenia
Następny krok w obsłudze zlecenia to uzupełnienie listy usług. Po wciśnięciu przycisku Dodaj usługę
w obszarze usług (Rys. 8-19), wyświetlona zostaje lista usług do wyboru (Rys. 8-24). Wybrane pozycje
dodajemy do zlecenia podobnie jak towary: za pomocą lewego przycisku myszy i przycisku Wybierz,
lub poprzez podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy. Możliwe jest także szybkie dodawanie
usług - podobnie jak w przypadku towarów nie jest wymagane założenie karty usługi w kartotece.
103
Zwiększanie ilości operacji na usłudze W przypadku, gdy chcemy zwiększyć ilość operacji na usłudze, program oferuje taką funkcjonalność w bardzo prosty sposób. Przykład (Rys. 8-25): Wymiana amortyzatorów przedniej osi (czas pracy 0,7rbh za 1 stronę). Wystarczy wprowadzić w polu (1) ilość rbh przypadających na wymianę 1 amortyzatora (0,7rbh), w polu (2) liczbę operacji do wykonania – 2, a następnie, wcisnąć przycisk „=” . Odpowiednio zaktualizuje się: pole (1) - 1,4 rbh pole (2) – zostanie puste pole (3) – zostanie uzupełnione opisem dotyczącym ilości operacji pole (4) – skorygowane zostają roboczogodziny przypisanych serwisantów.
Również w przypadku usług, można przypisać określony udział procentowy poszczególnym
pracownikom, poprzez wciśnięcie klawisz Dołącz w obszarze Serwisanci (Rys. 8-25, 8-26). Do jednej
usługi można dodać kilku pracowników z różnym udziałem w danej naprawie. Takie informacje
stanowią podstawę do prowizyjnego wynagradzania mechaników.
Rys. 8-26 Dołączanie serwisanta do usługi
Dodatkowo istnieje możliwość importu usług z systemu ESI[tronic] oraz korzystanie z bazy czasów
napraw zaimportowanej do programu z aplikacji AuDaCon (przycisk Czasy napraw rys. 8-27). Atutem
tego rozwiązania jest dużo szybsze załadowanie listy czasów napraw lepsze tłumaczenie pojęć oraz
uwzględnienie tzw. prac zespolonych. Dużym ułatwieniem jest fakt, że usługi wpisane wcześniej w
zakresie zlecenia przenoszone są automatycznie na listę usług w zleceniu. Kolejnym atutem jest
informacja na kosztorysie/fakturze, że koszt naprawy został wyliczony w oparciu o dane przygotowane
przez firmę AuDaCon A.G (rys. 8-28). Dokładny opis współpracy z systemami serwisowymi i
katalogami części opisano w Instrukcji użytkownika cz.2 rozdział 2.
104
Rys. 8-27 Czasy napraw – Praca zespolona
Rys. 8-28 Informacja o sposobie wyliczania kosztu naprawy
105
Komplety – grupowanie towarów i usług do jednej pozycji
Dzięki funkcji Kompletacji w trakcie tworzenia dokumentu można decydować o pozycjach, które
zostaną wydrukowane na rozliczeniu zlecenia lub fakturze czy paragonie. Funkcja ta umożliwi
zastąpienie wielu pozycji wchodzących w zakres danej naprawy czy usługi jedną pozycją, np. Przegląd
pojazdu po 30.000 km, Montaż instalacji gazowej itp. Istnieje możliwość utworzenia 2 kompletów na
jednym dokumencie sprzedaży.
Po zaznaczeniu towarów i usług, które mają stanowić komplet należy z menu podręcznego wybrać
opcję Dołącz zaznaczone do kompletu. Przy wybranych pozycjach na zleceniu pojawi się znacznik K1,
który będzie informował o przypisaniu pozycji do pierwszego kompletu. Następnie w polu Nazwa
kompletu należy wprowadzić nazwę, która na wydruku dokumentu sprzedaży będzie reprezentowała
komplet K1. Nazwę można wprowadzić ręcznie lub skorzystać z gotowego słownika klikając na lupę.
Następnie można zaznaczyć kolejne pozycje i z menu podręcznego wybrać opcję Dołącz zaznaczone
do kompletu 2. Przy wybranych pozycjach na zleceniu pojawi się znacznik K2. Nazwę drugiego
kompletu wprowadzamy w polu oznaczonym etykietą K2 rys 8-29).
Rys. 8-29 Tworzenie kompletów
UWAGA!
Konfiguracja domyślna programu umożliwia utworzenie tylko jednego kompletu. W celu włączenia obsługi dwóch kompletów należy w module Menadżer w menu Administracja -> Parametry programu na zakładce Dodatkowe zaznaczyć opcje Obsługa 2 kompletów na zleceniu/dok. sprzedaży.
106
Zakładka Rozliczenie / Dok. sprzedaży
Kolejna zakładka zlecenia jest związana z rozliczeniem naprawy. Do każdego zlecenia można
wystawić dokument sprzedaży typu: faktura, paragon fiskalny, faktura unijna. Można również rozliczyć
zlecenie wystawiając dokument wewnętrzny (w tym przypadku opcjonalnie może nie być naliczany
podatek VAT; dokument wykorzystywany do wewnętrznych rozliczeń w firmie, np. przy naprawie
samochodu służbowego). Do zlecenia można nie wystawiać dokumentu sprzedaży – taka
funkcjonalność jest przydatna dla firm rozliczających się ryczałtowo lub w przypadku, gdy będzie
wystawiana faktura zbiorcza do kilku zleceń.
Uwaga! Dokument sprzedaży można wystawić do zlecenia jeśli zostało ono zakończone.
Na Rys. 8-30 przedstawiono przykład wypełnienia zakładki Rozliczenie / Dok. sprzedaży
w zleceniu. Jako typ wybrano fakturę VAT. Ustawiono także dwie formy płatności.
W obszarze Drukowane informacje można wybrać informacje, które zostaną umieszczone na wydruku
dok. sprzedaży. Na wydruku znajdzie się także tekst dodatkowy wpisany w polu Uwagi.
Rys. 8-30 Rozliczenie zlecenia
Informacje dotyczące kontrahenta związane z zakończeniem zlecenia (np. grupa cenowa, rabat, forma
i termin płatności) są automatycznie pobierane z karty kontrahenta, co znacznie skraca czas obsługi
zlecenia. Można je w każdej chwili zmienić, np. gdy klient kolejny raz korzysta z usług serwisu i
upomina się o większy rabat.
107
Możliwa jest także zmiana kontrahenta na wystawianym dokumencie sprzedaży, jeżeli ma on być inny
niż w zleceniu (np. gdy naprawę pojazdu zleca użytkownik (kierowca), a dokument sprzedaży ma
zostać wystawiony na firmę właściciela pojazdu).
Rys. 8-31 Zmiana kontrahenta na dokumencie sprzedaży
Jeśli istnieje taka potrzeba, można podzielić należność za wykonanie zlecenia i określić dwie różne
formy oraz dwa terminy płatności. Integra 7 umożliwia także eksport dokumentu sprzedaży do pliku.
Funkcja ta może być wykorzystywana do rozliczeń gwarancyjnych, obsługi flot, czy do wysyłania na
życzenie klienta faktury pocztą elektroniczną. Na zakładce Rozliczenie/Dok. sprzedaży można także
określić które informacje mają być wydrukowane na dokumencie rozliczeniowym, np. dane pojazdu,
udzielony klientowi rabat itp.
Program umożliwia usunięcie faktury z ostatnim wystawionym numerem (rys. 8-32). Operacja ta różni
się tym od anulowania, że w systemie nie zostaje żaden ślad po dokumencie. Funkcja ta wymaga
odpowiednich uprawnień nadanych przez administratora systemu.
Uwaga!
Po usunięciu dokumentu należy przeprowadzić korektę w numeracji dokumentów
z poziomu Administracja -> Rejestry sprzedaży -> Rejestr podstawowy, a następnie Numery
kolejne, pozycja Faktura VAT.
108
Rys. 8-32 Usuwanie dokumentu sprzedaży
Program posiada wbudowane mechanizmy pozwalające automatycznie kontrolować sprzedaż
poszczególnym kontrahentom. Każdy kontrahent może mieć ustaloną domyślną formę płatności,
termin płatności, maksymalny kredyt kupiecki (rys. 8-33). Program kontroluje te parametry podczas
tworzenia dokumentu i w przypadku przekroczenia któregokolwiek z parametrów (np. zbyt długi termin
płatności) możliwe jest zablokowanie sprzedaży.
Rys. 8-33 Karta kontrahenta
109
Dokument sprzedaży wystawiony przy rozliczaniu zlecenia jest z nim ściśle powiązany. Numer
zlecenia jest widoczny na liście dokumentów sprzedaży, a dostęp do zlecenia jest możliwy także z
poziomu dokumentu sprzedaży. Dzięki temu możliwy jest szybki podgląd zlecenia, które zostało
rozliczone danym dokumentem (rys. 8-34).
Rys. 8-34 Powiązanie dokumentu sprzedaży ze zleceniem
8.2.2.3 Zakładka Inne
Ostatnia zakładka Zlecenia to zakładka Inne (Rys. 8-35), z poziomu której możliwa jest m.in. obsługa
dokumentów powiązanych ze zleceniem (dok. kasowych, magazynowych oraz innych, np. kosztorysu
na podstawie którego utworzono zlecenie). W zakresie tych dokumentów program umożliwia ich
dołączanie i odłączanie od zlecenia oraz podgląd i edycję. Na ostatniej zakładce zlecenia znajduje się
także pole Uwagi, w którym można wpisać wszelkie dodatkowe informacje dot. zlecenia (m.in.
naprawy które należałoby wykonać ze względu na stan techniczny pojazdu, a na które klient nie
wyraził zgody, np. wymiana podzespołów układy hamulcowego).
110
Z poziomu zakładki Inne możliwe jest także tworzenie raportów:
Historia pojazdu – wyświetla wszystkie wykonane w danym pojeździe naprawy i użyte do nich części;
takie informacje są przydatne np. przy weryfikacji usterki, zgłaszaniu przez klienta reklamacji itp.
Raport kontrahenta – wyświetla informacje dot. sprzedaży towarów i usług danemu kontrahentowi,
przydatne np. przy ustalaniu rabatu czy innych warunków płatności danego klienta.
Rys. 8-35 Zlecenie – zakładka Inne
111
8.3 Kosztorysy napraw
Tworzenie kosztorysów pozwala na przygotowanie klientom wstępnej wyceny naprawy. Ważne jest,
aby informacja dotycząca kosztów została przekazana klientowi szybko i rzetelnie. Pomyłka związana
z niedoszacowaniem kosztów naprawy może narazić serwis na straty, natomiast zawyżenie ceny
może zniechęcić klienta.
Uzgadniając koszty napraw możemy korzystać z różnych źródeł: w przypadku towarów: Integra
Katalog, Integra WebKatalog, Integra Cennik, TecDoc, ESI[tronic]; natomiast w przypadku usług ze
słownika usterek, usług oraz dostępnych w systemach serwisowych informacji dotyczących czasów
napraw (AuDaCon, Autodata, ESI[tronic], VIVID).
Jeżeli klient zdecyduje się na naprawę, na podstawie wcześniejszych ustaleń zawartych
w kosztorysie można szybko i sprawnie utworzyć zlecenie. W tym przypadku koszty i zakres naprawy
na zleceniu będą zgodne z ustaleniami zawartymi w kosztorysie.
Rys. 8-36 Karta Kosztorysu
112
8.3.1 Kosztorysy wzorcowe
System Integra 7 umożliwia obsługę kosztorysów wzorcowych, tj. kosztorysów do wielokrotnego
użytku dla popularnych napraw (np. montaż autoalarmu, montaż instalacji gazowej czy montaż
ogrzewania postojowego). Główną ich zaletą jest to, że można korzystać z nich wielokrotnie oraz to
przypisać (lub nie) do konkretnej marki/modelu/wersji pojazdu. Spróbujmy stworzyć taki kosztorys dla
instalacji Autoalarmu. Po wybraniu nowego kosztorysu na zakładce Nagłówek wprowadzamy tylko
dane w pole Uwagi/Opis – będzie to przydatne do późniejszego odnalezienia kosztorysu. Resztę pól
pozostawiamy niewypełnione. Można również skorzystać z automatycznego przeliczania wartości
kosztorysu dołączonego do zlecenia naprawy, w przypadku, gdy nastąpi zmiana cen towarów lub
stawek za usługi serwisowe. W tym celu należy zaznaczyć opcję Po dołączeniu aktualizuj ceny
towarów i usług.
Rys. 8-37 Karta kosztorysu wzorcowego, zakładka Nagłówek
Notatka:
Przygotowując kosztorys pod konkretną markę/model/wersję pojazdu trzeba te pola wybrać.
Teraz przechodzimy na pola Towary/Usługi i dopieramy potrzebne komponenty. Po zakończeniu
wciskamy przycisk Zapisz.
113
Rys. 8-38 Karta kosztorysu wzorcowego, zakładka Towary/Usługi
Tak przygotowany kosztorys można już wykorzystać do zlecenia. W tym celu korzystamy
z przycisku K widocznego obok żółtego dymka. Wybieramy kosztorys, towary i usługi zostaną
przeniesione – w zależności od potrzeb możemy zmodyfikować dodane towary/usługi.
Rys. 8-39 Karta zlecenia i przycisk do pobierania danych z kosztorysu
Uwaga! Kosztorys pobrany przez przycisk K można wykorzystywać wielokrotnie. Jeśli
dołączymy go z zakładki Inne, to nie będziemy mogli go więcej wykorzystać.
114
OBSŁUGA SERWISU SPRZĘTU
Moduł serwisu sprzętu jest dedykowany dla firm prowadzących serwis, naprawy i regenerację
w różnych branżach technicznych.
Rodzaje modułów w Serwisie Sprzętu:
Serwis Podzespołów np. pomp Diesel, alternatorów, rozruszników, silników,
automatycznych skrzyni biegów, sterowników, zestawów wskaźników, ogrzewania
postojowego itp.
Serwis Sprzętu np. radioodtwarzaczy samochodowych, elektronarzędzi , elektroniki
użytkowej - (AGD/RTV/GSM), sprzętu biurowego (komputery, drukarki, kserokopiarki, kasy
fiskalne), sprzętu ogrodowego, maszyn budowlanych itp.
Serwis Urządzeń np. urządzeń diagnostycznych, urządzeń pomiarowych, urządzeń
rejestrujących (tachografy), linii produkcyjnych itp.
8.4 Terminarz – planowanie pracy serwisu
Funkcje Terminarza zostały szczegółowo omówione w punkcie 8.1.
Podczas konfiguracji Terminarza należy dodać odpowiednie stanowisko dla serwisu sprzętu, w którym
będzie można planować pracę serwisu sprzętu. Konfigurację poszczególnych stanowisk Terminarza
wraz z godzinami pracy można przeprowadzić poprzez menu Administracja – Ustawienia (w module
Terminarz).
Konfiguracja stanowisk terminarza jest przedstawiona na Rys. 8-40, a widok zaplanowanego dnia
pracy na Rys. 8-41.
Rys. 8-40 Konfiguracja stanowisk serwisu sprzętu w Terminarzu
115
Rys. 8-41 Planowanie pracy w Terminarzu
8.5 Wystawianie zleceń
Zlecenie jest wystawiane w chwili przybycia klienta do serwisu i zamieszczane są w nim szczegółowe
informacje dotyczące zleceniodawcy, naprawianego sprzętu, zakresu czynności do wykonania, oraz
dodatkowe uwagi. Zlecenia w programie Integra 7 zaprojektowane są w taki sposób, aby skutecznie
wspomagały proces naprawy i gwarantowały szybki dostęp do niezbędnych informacji.
Zlecenia naprawy dostępne są w module Serwis. Nowe zlecenie można otworzyć na trzy sposoby:
za pomocą ikony Nowe zlecenie
wybierając Dodaj z paska edycji
wybierając Dodaj z menu podręcznego (prawy klawisz
myszy)
Poniższe rysunki przedstawiają kartę nowego zlecenia dla podzespołów, urządzeń i sprzętu. Jeżeli
klient naprawiał już sprzęt w danym serwisie, można wprowadzić nr fabryczny, seryjny, własny lub
jego część i pozostałe dane na temat sprzętu i kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie.
Informacje o sposobie dodawania towarów i usług, wystawiania dok. sprzedaży ze zlecenia
oraz wystawiania dokumentów magazynowych i kasowych, przedstawiono odpowiednio w p.
8.2.2.
116
8.5.1 Przykład zlecenia w serwisie podzespołów
Rys. 8-42 Zlecenie w serwisie podzespołów
8.5.2 Przykład zlecenia w serwisie urządzeń
Rys. 8-43 Zlecenie w serwisie urządzeń
118
OBSŁUGA SPRZEDAŻY I MAGAZYNU
8.6 Wystawianie dokumentów sprzedaży
Bez względu na rodzaj punktu sprzedaży, z którego będzie wystawiany dokument, karta do jego edycji
pozostaje bez zmian. Nie zmienia się on również w przypadku wystawiania różnego rodzaju
dokumentów (paragon, faktura). Wystawienie faktury z poziomu zlecenia zostało omówione w
poprzednim rozdziale. Można to zrobić również inaczej- wybrać z drzewa gałąź Dokumenty
Sprzedaży (ewentualnie wybrać konkretny typ dokumentu np. paragon, faktura) i wcisnąć przycisk
Dodaj.
Rys. 8-45 Karta Dokumentu sprzedaży
Dane dokumentu
Po wyświetleniu karty można przystąpić do jej uzupełniania. Typ dokumentu może zostać wybrany
automatycznie w dwóch przypadkach: jeżeli wybrany został wcześniej przy edycji rozliczania zlecenia
lub w przypadku wybrania konkretnego dokumentu sprzedaży. Pole to pozostaje puste tylko w
przypadku wybrania dokumentu otwartego. Numer dokumentu generowany jest automatycznie po
zapisaniu dokumentu z zaznaczonym polem wyboru Wystaw. Grupa cenowa i rabat są przejmowane
domyślnie z ustawień kontrahenta (oczywiście można je w każdej chwili dowolnie zmienić). Data
119
sprzedaży i wystawienia dokumentu są ustawiane samoczynnie chyba, że jest konieczność ich
zmiany, można zrobić to ręcznie. Formy płatności, kwoty i terminy płatności są przejmowane z
dokumentu zlecenia lub można je ustawić samodzielnie w przypadku dokumentu sprzedaży nie
związanego ze zleceniem (punkt sprzedaży detalicznej). Wybór kontrahenta odbywa się w ten sam
sposób jak miało to miejsce w przypadku zlecenia naprawy.
Pola definiowane – na karcie dokumentu sprzedaży w sekcji Dane dokumentu zostały umieszczone 3
pola definiowane. W polach tych można umieszczać dodatkowe informacje (np. Nr umowy), których
brakuje w standardowym dokumencie sprzedaży. Zmiana nazwy pola definiowanego jest możliwa w
module Menadżer, menu Administracja -> Punkty sprzedaży .W wybranym do edycji punkcie
sprzedaży na zakładce Wydruki w sekcji Drukowane informacje – dokumenty zmiana nazwy pola
definiowanego odbywa się przez podwójne kliknięcie myszą na nazwie pola (pola w kolorze
niebieskim).
Eksport to funkcja, która eksportuje dokument sprzedaży do wybranego formatu elektronicznego w
celu późniejszego wysłania go i zaimportowania w innym programie u odbiorcy.
Drukowane informacje umożliwiają wybór elementów drukowanych na dokumencie sprzedaży.
Stosowane ceny – istnieje możliwość zmiany stosowanych cen (np. z brutto na netto). Zmiana będzie
obowiązywała wyłącznie na wystawionym dokumencie. Zmiana stosowanych cen jest możliwa przed
dodaniem towarów/usług do dokumentu sprzedaży.
Statusy są polami wyboru uzupełnianymi automatycznie po dokonaniu operacji modyfikujących
dokument sprzedaży. W przypadku wystawienia dokumentu sprzedaży do zlecenia statusy są
dziedziczone.
W polu uwag można wprowadzić dodatkową informację dotyczącą danego dokumentu.
Pola dotyczące tego kto wystawił dokument i kto go odebrał mogą być uzupełniane przez program
(odpowiednio – osoba zalogowana w systemie i imię oraz nazwisko wybranego kontrahenta) lub
wybierane ręcznie w zależności od potrzeb.
Towary/Usługi - dodawanie towarów i usług opisane zostało szczegółowo w rozdziale poświęconym
wystawianiu zleceń tj. 8.2 i 8.5.
Inne - na zakładce Inne (Rys. 8-46) zamieszczone są informacje dotyczące dołączonych dokumentów
magazynowych, kasowych i innych (np. kosztorysów czy faktur pro forma). Można z niej także
wykonać raport kontrahenta, zawierający historię sprzedaży dla kontrahenta oraz anulowanie
dokumentu.
120
Rys. 8-46 Karta dokumentu sprzedaży- zakładka Inne
Uwaga! Istnieje możliwość usunięcia ostatniej faktury VAT. Opis operacji usunięcia faktury znajduje się w r. 8.2.2.3. Notatka: Jeśli wciśniemy przycisk Drukuj (rys. 8-46) znajdujący się w lewym dolnym rogu karty dokumentu sprzedaży, pojawi się możliwość wydruku oryginału, kopii lub duplikatu dokumentu sprzedaży (kolejno pojawiające się komunikaty prezentowane są poniżej).
Rys. 8-47 Drukowanie oryginału, kopii i duplikatu dokumentu sprzedaży
121
8.6.1 Tworzenie dok. sprzedaży z listy towarów
Przydatną funkcją jest możliwość utworzenia dokumentów sprzedaży z listy towarów. W tym celu
wyświetlamy listę towarów, zaznaczamy wybrane towary (trzymając przycisk CTRL na klawiaturze),
klikamy prawym przyciskiem myszy na zaznaczonej pozycji, a następnie wybieramy odpowiednią
opcję z menu podręcznego (Rys. 8-47):
- Dodaj do dok. sprzedaży – jeśli wybrane pozycje mają trafić do zapisanego, lecz niewystawionego
dok. sprzedaży (dokumenty bez numeru).
- Dodaj do nowego dok. sprzedaży - jeśli wybrane pozycje mają trafić do nowego dok. sprzedaży
(pojawi się wówczas nowy dokument do edycji).
Rys. 8-47 Dodawanie towarów do dok. sprzedaży z listy towarów
Uwaga!
Opisana powyżej funkcjonalność dotyczy modułów typu sprzedaż. W przypadku modułów typu serwis
w podobny sposób można dodawać towary i usługi również do zleceń.
122
8.6.2 Podsuwanie wartości dok. sprzedaży
Program umożliwia zaznaczenie od kilku do kilkudziesięciu dokumentów sprzedaży
i skorzystanie z funkcji Podsumowanie wartości dokumentów. Zaznaczone dokumenty zostaną
zsumowane z rozbiciem na wartość brutto / netto oraz towary i usługi rys. 8-48.
Rys. 8-48 Podsumowanie wartości na liście faktur VAT
8.6.3 Dokumenty korygujące
Do każdego dokumentu sprzedaży można wystawić dokument korygujący. Aby tego dokonać należy
wybrać z drzewa gałąź Dokumenty Sprzedaży Korygujące. Następnie przyciskając klawisz Dodaj
wyświetli się lista możliwych dokumentów (Rys. 8-49).
Rys. 8-49 Lista dokumentów korygujących
123
Po wybraniu typu dokumentu wyświetla się lista dokumentów, np. faktur, do których możemy wykonać
korektę. Dzięki tej funkcji można dokonywać zwrotu towarów, anulowania usług lub dodawania tychże
elementów do już wystawionego dokumentu sprzedaży. System Integra 7 dbając o prawidłowy stan
kasy oraz poprawne stany magazynowe wystawia do dokumentu korygującego odpowiednie dla niego
dokumenty kasowe oraz magazynowe. Aby ułatwić obsługę korekt dokumentów, towary i usługi
zostały rozdzielone na dwie zakładki. W oknie znajdującym się w górnej części karty jest stan obecny
towarów lub usług na dokumencie sprzedaży, a w dolnym stan jaki powinien być po korekcie.
Rys. 8-50 Dokument korygujący, zakładka Usługi
Po uzupełnieniu odpowiednich danych można zapisać korektę. Pozostałe zakładki wyglądają tak samo
jak w przypadku standardowego dokumentu sprzedaży.
UWAGA!
Istnieje możliwość utworzenia korekty bezpośrednio z listy dokumentów sprzedaży. Wystarczy
wskazać na liście odpowiedni dokument, a następnie z menu podręcznego wybrać opcję
Wystaw korektę.
124
8.7 Wystawianie dokumentów magazynowych
W większości przypadków dokumenty magazynowe są wystawiane samoczynnie. Ma to zastosowanie
w małych firmach, w których pracuje kilka osób i nie ma pracowników wyznaczonych do kontroli
gospodarki magazynowej. W takiej sytuacji do zleceń i dokumentów sprzedaży automatycznie
dołączane są odpowiednie dokumenty magazynowe. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku
dokumentów korygujących. Ręczne wystawianie dokumentów magazynowych jest wymagane tylko w
przypadku przyjęć magazynowych, przyjęć wewnętrznych lub rozchodów wewnętrznych na potrzeby
własne.
Oczywiście w firmach o rozbudowanej strukturze można wyłączyć automatyczne generowanie
dokumentów magazynowych i przekazać to w ręce pracowników. Pracownik serwisu wystawiając
zlecenie lub dokument sprzedaży może do niego taki istniejący dokument magazynowy dołączyć.
8.7.1 Dokument PZ
Dokumenty typu PZ (przyjęcie zewnętrzne) wystawia się w przypadku wprowadzenia na magazyn
zakupionych towarów. Możliwe jest ręczne wprowadzenie towarów na magazyn, automatyczny import
faktury elektronicznej z pliku oraz import faktur elektronicznych online (Rys. 8-51).
Rys. 8-51 Karta dokumentu PZ
125
Import faktur elektronicznych z pliku
Przycisk Wczytaj faktury (1) w sekcji Faktury elektroniczne - offline (Rys. 8-51) pozwala na
automatyczny import faktury elektronicznej z pliku. Po wyborze tego przycisku wyświetla się
standardowe okno obsługi plików systemu operacyjnego MS Windows, gdzie można wskazać plik z
fakturą elektroniczną otrzymaną od dostawcy (Rys. 8-52).
Rys. 8-52 Wybór pliku z fakturą elektroniczną
Po imporcie takiego pliku wszystkie towary, które były w nim umieszczone są przyjęte na magazyn. W
przypadku, gdy towar jest przyjmowany na magazyn pierwszy raz, zostanie założona dla niego nowa
kartoteka. Jak widać na Rys. 8-53 towary, które znajdowały się na fakturze elektronicznej przeszły na
zakładkę towarów.
Ta funkcja jest bardzo wygodna w przypadku, gdy do wczytania jest bardzo duża ilość towarów.
Normalnie pracownik wprowadzałby je cały dzień. W tym przypadku import trwa kilka sekund, a rola
pracownika ogranicza się jedynie do kontroli poprawności stanów magazynowych i zgodności
asortymentu z listą.
Po wczytaniu towarów z pliku do dok. PZ istnieje możliwość wprowadzenia lokalizacji oraz daty
produkcji przyjmowanego towaru. W tym celu należy wywołać menu podręczne prawym przyciskiem
myszy. Informacja o lokalizacji towaru pojawi się na wydruku dok. PZ, co pozwoli na odpowiednie
rozmieszczenie towaru w magazynie. Informacja o lokalizacji ułatwia również przeprowadzenie
inwentaryzacji magazynu. Wprowadzenie daty produkcji przyjmowanego towaru pozwoli podczas
dodawania części do zlecenia (lub dok. sprzedaży) na wybór towaru z dowolnej dostawy w taki
sposób, aby wydać z magazynu towar ze starszą datą.
126
Dokument PZ może być drukowany w cenach zakupu/sprzedaży w wartościach netto/brutto.
Wystarczy zaznaczyć odpowiednią opcję.
Rys. 8-53 Dokument PZ, zaimportowane towary
Import faktur elektronicznych online
Program umożliwia import faktur elektronicznych online (2) bezpośrednio z systemu dostawcy (Rys. 8-
51). Przycisk Pobierz faktury po wcześniejszym wskazaniu dostawcy pobiera listę faktur dostępnych
online (Rys. 8-54). Po wskazaniu odpowiedniej faktury i wyborze przycisku Pobierz, następuje import
pozycji do dok. PZ w podobny sposób jak w przypadku importu z pliku.
Rys. 8-54 Lista faktur pobrana online z systemu dostawcy
127
Ręczne dodawanie towarów do dokumentu PZ
Ręczne dodawanie towarów do dokumentu PZ jest również możliwe i nie różni się niczym od
dodawania towarów do zleceń lub dokumentów sprzedaży. Na zakładce Towary, po wciśnięciu
klawisza Dodaj… wyświetla się odpowiednia lista, z której można dodać towary do dokumentu.
Niestety w przypadku dodawania ręcznego nie są zakładane automatycznie karty towarów, co
oznacza, że jeżeli przyjmujemy towar, którego wcześniej na magazynie nie było, należy ręcznie
utworzyć jego kartę za pomocą przycisku Dodaj znajdującego się na liście towarów (możliwość
utworzenia karty towaru z pełnymi danymi). Istnieje również możliwość szybkiego utworzenia karty
towaru (z podstawowymi danymi o towarze). W tym celu należy na zakładce Towary należy wybrać
przycisk Dodaj nowy towar.
8.7.1.1 Obsługa dodatkowych jednostek miar
Program Integra 7 podczas wprowadzania towarów do magazynu pozwala na przypisanie dodatkowej
jednostki miary. Ma to zastosowanie np. podczas wprowadzania do magazynu oleju w beczkach,
który ma być sprzedany w litrach; wycieraczek w kompletach, które mają być sprzedane na sztuki itp.
Konfiguracja dodatkowych jednostek odbywa się w kartotece towaru, w zakładce Dodatkowe (Rys.
8-55). Należy wpisać nazwę jednostki, skrót oraz mnożnik (przelicznik jednostki).
Rys. 8-55 Konfiguracja dodatkowych jednostek miar w kartotece towaru
128
Podczas dodawania towaru do PZ można wybrać z listy dodatkową jednostkę miary (Rys. 8-56).
Rys. 8-56 Dodawanie tow. do PZ - wybór dodatkowej jednostki miary
Dzięki funkcjonalności dodatkowych jednostek miar można:
Przyjąć olej w beczkach i sprzedać w litrach,
Przyjąć towar w beczkach i sprzedać w beczkach,
Przyjąć towar w litrach i sprzedać w litrach.
129
8.7.1.2 Drukowanie etykiet towarowych
Etykiety towarowe pozwalają na uporządkowanie towarów na magazynie. Program Integra pozwala na
ich wydruk na zwykłych drukarkach i papierze do etykiet. Do okna umożliwiającego wydruk takich
etykiet możemy przejść z poziomu listy towarów (rys. 8-57) , klikając prawym przyciskiem na towarze –
lub z poziomu listy dokumentów magazynowych (PZ, PW itd.)
W obu przypadkach wybieramy opcje Drukuj etykiety towarowe. Przytrzymując klawisz CTRL/SHIFT
na klawiaturze możemy zaznaczyć dowolną liczbę dokumentów magazynowych lub towarów.
Rys. 8-57 Przejście do drukowania etykiet towarowych
Za pomocą przycisku Ustaw (rys. 8-57) możemy określić liczbę drukowanych etykiet dla
poszczególnego towaru - wyniki wprowadzonych zmian widać w kolumnie Druk. Klawiszem Przepisz
Ilość -> Druk do kolumny Druk możemy przepisać ilość dostępną na magazynie. Klikając w okienko
Szablon możemy wybrać typ szablonu na którym wydrukujemy etykiety – znajdziemy tutaj cztery
zdefiniowane formaty do wyboru. Program oferuje możliwość określenia własnego formatu. W tym celu
wybieramy przycisk z trzema kropkami, a później Dodaj (rys. 8-58). Papier dopasowany do
dostępnych w programie szablonów można zamówić w Dziale Handlowym firmy Integra (tel. 094 348
80 11).
Po ustaleniu liczby drukowanych etykiet jak i wybraniu stosownego szablonu klikając na ikonę lupy
(Podgląd – Rys. 8-59) w ten sposób sprawdzimy rozkład i czytelność etykiet przed wydrukiem. W
przypadku, gdy wydruk etykiet ma odbyć się na arkuszu wcześniej częściowo wykorzystanym, można
określić kolumnę i wiersz etykiety, od której rozpocznie się wydruk. Jeśli brakuje nam kodów
kreskowych, musimy zaznaczyć opcje Uzupełniaj kod kreskowy indeksem i w celu sprawdzenia
wybrać ponownie Podgląd.
130
Rys. 8-58 Przejście do drukowania etykiet towarowych
Rys. 8-59 Podgląd wydruku Etykiet towarowych
Uwaga! Każda drukarka ma inne parametry zadruku strony – zaleca się przeprowadzenie
wydruku testowego.
131
8.7.2 Dokument PW
Dokument PW (Rys. 8-60) służy do wprowadzania towarów na magazyn. Jest to tzw. przyjęcie
wewnętrzne, które można wykorzystać jeżeli firma prowadzi np. działalność produkcyjną. Po
przekazaniu elementów do montażu (dokument RW) można przyjąć już gotowy wyrób dokumentem
PW. Przyjęcie wewnętrzne można też wykorzystać wtedy, gdy posiadamy towar, który powinien
znaleźć się na magazynie, a nie mamy na niego dokumentu zakupu bo zaginął (np. gdy sklep gdzie
towar był kupiony został zlikwidowany i nie można poprosić o duplikat dokumentu sprzedaży).
Rys. 8-60 Dokument PW, przyjęcie wewnętrzne
W tym przypadku towary do dokumentu można dodawać:
Ręcznie (oczywiście, gdy brak karty towaru w programie, musimy stworzyć nową ),
Przyciskiem Importuj - import pozycji towarowych z wcześniej przygotowanego pliku CSV
(format pliku dostępny w Dziale Technicznym firmy Integra Software).
132
8.7.3 Dokument WZ
Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) towarzyszy zawsze dokumentom sprzedaży. Jest on najczęściej
generowany automatycznie przy wystawianiu faktury, ale można go przygotować również ręcznie.
Nie dołączaj do dokumentu sprzedaży (1) – zaznaczenie opcji spowoduje, że dok. WZ utworzony
ręcznie, nie będzie automatycznie podpinany do nowego dokumentu sprzedaży wystawianego na tego
samego kontrahenta.
Drukowane informacje (2) – standardowo na wydruku dok. WZ są prezentowane ceny zakupu netto.
Istnieje możliwość wydruku tego dokumentu w cenach brutto oraz w cenach sprzedaży.
Kolektor danych (3) – sekcja ta umożliwia współpracę z kolektorem danych (funkcja dedykowana dla
większych magazynów).
Karta dokumentu WZ jest przedstawiona na Rys. 8-61.
Rys. 8-61 Dokument WZ (wydanie zewnętrzne)
W przypadku, gdy towar wydawany jest z magazynu na podstawie dok. WZ, a dopiero w późniejszym
terminie na jego podstawie wystawiany jest dokument sprzedaży, możliwe jest podczas dodawania
towaru do dokumentu określenie indywidualnej ceny sprzedaży (1) (Rys. 8-62).
133
Rys. 8-62 Dokument WZ – ustalenie indywidualnej ceny sprzedaży
Dokument WZ może być wydrukowany w cenach zakupu lub sprzedaży (2) zgodnie z ustawieniami na
Rys. 8-62.
Rys. 8-63 Wydruk dok. WZ z cenami zakupu i sprzedaży
134
8.7.4 Dokument RW
Dokumenty RW (rozchód wewnętrzny, Rys. 8-64) powiązane są najczęściej zleceniami napraw (pole z
numerem zlecenia) i są przeważnie generowane automatycznie. Można je wystawiać również ręcznie.
Wystawianie ręczne dokumentów RW odbywa się w dwóch przypadkach:
przy prowadzeniu zaawansowanej gospodarki magazynowej obsługiwanej przez wyznaczone do
tego osoby (numer zlecenia, do którego wydawane są części ustawiany jest ręcznie),
gdy dokument wystawiany jest na potrzeby własne firmy - wymaga zaznaczenia opcji Potrzeby
własne (1) (nie jest powiązany ze zleceniem ani dokumentem sprzedaży - np. zużycie płynu do
szyb w samochodach firmowych).
Rys. 8-64 Dokument RW, rozchód wewnętrzny
Istnieje możliwość przypisania do dokumentu osoby, która pobrała towar z magazynu (2)
Kolektor danych (3) – sekcja ta umożliwia współpracę z kolektorem danych (funkcja dedykowana dla
większych magazynów – została opisana w rozdziale 8.7.9.4).
135
8.7.5 Dokument BO
Bilans otwarcia BO jest dokumentem, który wykonuje się zwykle tylko raz na początku pracy
z programem Integra 7 (Rys. 8-65). Utworzenie dokumentu BO polega na dodaniu wszystkich towarów
jakie są w firmie (np. na podstawie przeprowadzonego spisu z natury) i ustalenie ich stanów
początkowych wynikających z inwentaryzacji.
Towary do dokumentu można dodawać:
Ręcznie – przycisk Dodaj (oczywiście, gdy brak karty towaru w programie, musimy stworzyć
nową),
Przyciskiem Importuj (1) - import pozycji towarowych z wcześniej przygotowanego pliku
CSV (format pliku dostępny w Dziale Technicznym firmy Integra Software).
Pole Szukanie złożone (2) służy do szybkiego wyszukiwania pozycji na liście. Możliwe jest szukanie
po nazwie, numerze katalogowym oraz indeksie
Rys. 8-65 Dokument BO, bilans otwarcia
136
8.7.6 Dokument ZA
Dokumenty ZA to zamówienia do dostawców. Generowanie zamówień możliwe jest na 3 sposoby:
Ręczne przygotowanie zamówienia do jednego dostawcy,
Automatyczne przygotowanie zamówienia do jednego dostawcy,
Automatyczne przygotowanie zamówień do wielu dostawców jednocześnie,
Przygotowanie zamówienia do dostawcy na podstawie Zamówienia od klienta.
8.7.6.1 Ręczne przygotowanie zamówienia do jednego dostawcy
Zamówienie tworzy się w module magazyn. Na liście dokumentów ZA z menu podręcznego (prawy
przycisk myszy) należy wybrać funkcję Dodaj (Rys. 8-66). W celu dodania pozycji do zamówienia,
należy przejść na zakładkę Towary i przyciskiem Dodaj wybrać towary z listy).
Rys. 8-66 Dokument ZA tworzony ręcznie
8.7.6.2 Automatyczne tworzenie zamówienia do jednego dostawcy
Istnieje możliwość utworzenia zamówienia na towary w sposób automatyczny (Rys. 8-67). Warunkiem
prawidłowego działania tej funkcji jest uzupełnienie na kartotekach ilości minimalnych, zalecanych i
maksymalnych dla towarów na własnym magazynie (zmiana parametrów opisana w rozdziale 7.7.1).
Tworzenie zamówienia rozpoczyna się identycznie jak w rozdziale 8.7.6.1, z tą różnicą, że do
wprowadzenia pozycji wykorzystuje się przycisk Automatyczne przygotowanie.
Podczas automatycznego przygotowania zamówienia można sprecyzować kryteria wyboru towarów
do zamówienia, tj.: grupę, podgrupę, producenta oraz dostawcę towaru. Dodatkowo można zaznaczyć
ilości, do jakich zostaną uzupełnione stany zamówionych towarów.
137
Rys. 8-67 Dokument ZA tworzony automatycznie do jednego dostawcy
8.7.6.3 Automatyczne przygotowanie zamówień do wielu dostawców jednocześnie
Istnieje możliwość utworzenia automatycznie kilku zamówień do różnych dostawców (Rys. 8-66).
Zamówienia przygotowujemy w module magazyn. Na liście dokumentów ZA z menu podręcznego
(prawy przycisk myszy) należy wybrać funkcję Automatyczne przygotowanie zamówień lub skorzystać
z funkcji dostępnej na pasku ikon (Rys. 8-66). Podczas automatycznego przygotowania zamówienia
można sprecyzować kryteria wyboru towarów do zamówień, np.: grupę, podgrupę, producenta...
Dodatkowo można zaznaczyć ilości, do jakich zostaną uzupełnione stany zamówionych towarów.
Warto zwrócić uwagę na funkcję Uzupełnij stany wg sprzedaży z wybranego zakresu dat, która
umożliwia przygotowanie zamówień na towary, które w zadanym okresie czasu zostały wydane z
magazynu (1).
Warunkiem prawidłowego tworzenia automatycznego zamówienia jest uzupełnienie na kartotekach
towarów informacji o dostawcy, u którego zamawiany będzie towar.
Po automatycznym wprowadzeniu pozycji na kartę zamówienia w kolumnie Dostawca prezentowa jest
nazwa domyślnego dostawcy ustawionego na karcie towaru. Przed wygenerowaniem zamówień
istnieje możliwość sprawdzenia online dostępności towaru u dostawcy. W tym celu należy skorzystać z
przycisku Dostępność (2). Czas sprawdzenia dostępności towarów umieszczonych w zamówieniu
zależy od ilości pozycji oraz liczby dostawców u których dostępność będzie sprawdzana. Po
wykonaniu tej funkcji zostaną wypełnione kolumny Stan (centrala) oraz Stan (filia) z prawej strony
138
okna zamówienia. W prezentowanym na rys. 8-66 przykładzie wyraźnie widać, że filtr powietrza z
przypisanym dostawcą Inter Cars jest dostępny w firmie Auto Partner(zarówno w centrali jak i filii
dostępność tego towaru jest >10). W celu zmiany dostawcy dla tego towaru na zamówieniu należy
wywołać funkcję Sprawdź stan online towaru dostępną z menu podręcznego (3). W wyświetlonym
oknie prezentującym stan online towaru wyraźnie widać, że jest dostępny u wszystkich
skonfigurowanych dostawców. Aby towar trafił na zamówienie do dostawcy, który ma go aktualnie na
stanie magazynowym, należy ustawić dostawcę wybierając przycisk Dla tworzonego zamówienia.
W ten sposób na tworzonym zamówieniu w kolumnie Dostawca nastąpi zamiana firmy u której
będziemy zamawiać towar.
Po wybraniu przycisku Zapisz (4), okno Automatycznego przygotowania zamówień zostanie
podzielone na kilka zamówień do różnych dostawców. O tym, na jakie zamówienie (do jakiego
dostawcy) trafi konkretny towar decyduje przypisanie dostawcy na karcie towaru.
Rys. 8-68 Dokument ZA tworzony automatycznie do wielu dostawców
8.7.6.4 Eksport zamówienia (ZA) do pliku
Przygotowane zamówienie (ZA) można wyeksportować do pliku txt. (Rys. 8-67). Tak utworzony plik
może być wykorzystany przy tworzeniu zamówienia na części w systemie zamówieniowym dostawcy.
Dzięki takiemu rozwiązaniu nie ma potrzeby ręcznego przepisywania zamówienia z Integry do
Katalogu części.
Format Integra Katalog (TXT) umożliwia wygenerowanie pliku, który będzie można wykorzystać przy
tworzeniu zamówień w cennikach dostawców: AP Katalog, Inter-Team Katalog, Fota Katalog, Integra
Katalog Motogama, Integra Katalog FHU Górecki.
Format Inter Cars(txt) umożliwia wygenerowanie pliku, który będzie można wykorzystać przy tworzeniu
zamówień w IC Katalogu.
139
8.7.6.5 Przygotowanie zamówienia do dostawcy na podstawie dok. ZK.
Można utworzyć zamówienie do dostawcy (ZA) na podstawie wcześniej utworzonego zamówienia od
klienta (ZK) (Rys. 8-69). Przygotowanie takiego zamówienia polega na dołączeniu w sekcji
Zamówienia od klientów odpowiedniego dokumentu wskazanego na liście dok. ZK wywołanej
przyciskiem Dodaj. W ten sposób pozycje zamówione przez klienta z dokumentu ZK zostaną
automatycznie przeniesione na kartę dokumentu ZA.
Rys. 8-69 Automatyczne tworzenie zamówienia
140
8.7.7 Inwentaryzacja magazynu
8.7.7.1 INSTRUKCJA INWENTARYZACJI – WSTĘP
Inwentaryzacją nazywamy czynności zmierzające do sporządzenia szczegółowego spisu z natury
stanów magazynowych towaru na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą
spisu faktycznego stanu wszystkich towarów, oraz zweryfikowaniu różnic pomiędzy stanem
stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji przychodów i
rozchodów towarów prowadzonej w programie.
Różnice te mogą wynikać z różnych powodów, m.in.: upływu daty ważności towaru (np. środki
chemiczne, elementy gumowe, itp.), błędów popełnianych podczas przyjmowania i wydawania
towarów z magazynu (pomyłki liczbowe w zapisach dokumentów PZ, PW, WZ, RW, MM, itp),
kradzieże, nadużycia, itp.
Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu towarów w magazynie.
Zalecane jest przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z załączonym harmonogramem (Zał. nr 1).
Czynności związane z inwentaryzacją obejmują m.in.:
1. Utworzenie Arkusza spisu (AS) z natury zawierającego listę towarów, które powinny znajdować
się w magazynie. Zazwyczaj przygotowuje się jeden arkusz obejmujący wszystkie towary.
Można także, w przypadku inwentaryzacji częściowej, przygotować arkusz, który będzie zawierał
towary wg określonych grup (np.: Filtry oleju) lub wg lokalizacji (np. Regał 1 Półka 2; Regał 2
Półka 3, itp.).
Jeśli towar w magazynie nie jest pogrupowany wg rodzaju asortymentu zaleca się automatyczny
podział towaru w magazynie na grupy asortymentowe za pomocą funkcji „Grupowa zmiana
parametrów towarów”. Taka operacja nie powinna zająć dużo czasu, a może ułatwić
przeprowadzenie inwentaryzacji. Weryfikacja podziału towaru na grupy asortymentowe może być
wykonana za pomocą dynamicznych raportów magazynowych.
Przed inwentaryzacją zalecane jest wydrukowanie etykiet z kodami kreskowymi dla towarów,
które nie posiadają kodów kreskowych. Znacznie ułatwi to wykonanie inwentaryzacji przy użyciu
czytnika kodów lub kolektora danych. Etykiety można drukować za pomocą funkcji Drukuj
etykiety towarowe dostępnej z poziomu kartoteki towarów.
2. Przygotowanie Arkuszy inwentaryzacyjnych (AI) służących do określenia (spisania) faktycznej
ilości towarów znajdujących się w magazynie. Można przygotować jeden arkusz obejmujący
wszystkie towary lub wiele arkuszy z podziałem towarów na grupy towarowe lub lokalizacje. Taki
podział umożliwi przeprowadzenie inwentaryzacji etapowej bez konieczności blokowania
sprzedaży całego asortymentu znajdującego się w magazynie.
3. Spis rzeczywistych stanów towaru, które aktualnie znajdują się w magazynie. W programie są
dostępne cztery metody spisywania stanów magazynowych:
a) za pomocą papierowych arkuszy AI,
b) z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych,
c) przy pomocy bezprzewodowych kolektorów danych,
d) za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych.
141
4. Weryfikacja stanów magazynowych zapisanych w programie ze stanem rzeczywistym towarów,
poprzez wprowadzenie spisanych danych o stanie rzeczywistym do arkusza/y
inwentaryzacyjnego w programie – dok. AI.
5. Zakończenie procesu inwentaryzacji na Arkuszu spisu z natury oraz automatyczne wystawienie
dokumentów RI+ oraz RI – obejmujących ewidencje różnic stanów magazynowych dot. braków
jak i nadmiarów towaru w magazynie.
6. Wydruk zakończonego arkusza spisu z natury i jego formalne potwierdzenie przez osoby
wykonujące inwentaryzację.
Uwaga!
Moduł magazyn zawiera funkcje umożliwiające przeprowadzanie inwentaryzacji bez
konieczności przerywania sprzedaży wszystkich towarów – możliwe jest stopniowe wyłączanie
kolejnych spisywanych grup, dzięki czemu możliwa jest w tym czasie sprzedaż pozostałego
asortymentu.
8.7.8 Tworzenie Arkusza Spisu z Natury (AS).
Aby utworzyć arkusz spisu z natury (AS) wybieramy moduł magazynu, w którym będzie
przeprowadzany spis. Następnie z menu Dokumenty->Magazynowe-> Dok. Inwentaryzacyjne
zaznaczamy pozycję AS-Arkusze Spisu z Natury. W celu utworzenia nowego arkusza AS, w głównym
obszarze okna należy wybrać z menu podręcznego (spod prawego klawisza myszy) opcję Dodaj.
Rys. 8-70 Tworzenie Arkusza Spisu z Natury (AS)
142
W polu Opis głównego okna arkusza spisu z natury należy wprowadzić informację pozwalającą łatwo
odszukać dok. AS (Rys.8-71). W górnej części arkusza znajduje się pole Uwagi, w które można
wpisywać uwagi dotyczące danego spisu. Arkusz spisu z natury zawiera wszystkie aktywne towary,
które powinny znajdować się w wybranym magazynie. Należy pamiętać, że na liście towarów dok. AS
domyślnie prezentowane są towary ze stanem większym od zera. Stan magazynowy towarów przed
spisem jest określany na dzień, który został wybrany przy tworzeniu arkusza w polu „Data spisu” Jeśli
spis ma zostać ustalony na inny dzień, należy zmienić datę spisu w dokumencie a następnie nacisnąć
przycisk „Odśwież listę” znajdujący się w dolnej części okna.
Rys. 8-71 Przygotowanie Arkusza Spisu z Natury (AS)
Aby przeprowadzić spis towarów znajdujących się w dok. AS, tworzymy Arkusze inwentaryzacyjne
(AI). Z dokumentów AI drukowane są arkusze, na których pracownicy nanoszą faktyczny stan
magazynowy towarów, a następnie wprowadzają je w programie do dokumentu AI . W systemie
dostępne są różne szablony wydruków AI różniące się od siebie wielkością czcionki i ilością pozycji
towarowych na wydruku. Dokumenty AS powinny być tworzone przez osoby posiadające duży zakres
uprawnień np. właściciel firmy, kierownik magazynu itp.. Dostęp do Arkuszy inwentaryzacyjnych (AI)
powinni mieć pracownicy o mniejszych uprawnieniach np. pracownicy sklepów, działów części, osoby
obsługujące magazyn.
143
8.7.9 Tworzenie Arkusza Inwentaryzacyjnego (AI).
Arkusz AI tworzymy za pomocą przycisku Utwórz arkusz AI (dostępny w dolnej części okna Arkusza
spisu na zakładce podstawowe). Można także utworzyć arkusz AI nie powiązany z dok. AS (z poziomu
listy dok. AI), a następnie dołączyć go do dok. AS za pomocą przycisku Dołącz z poziomu zakładki
Inne w sekcji Dołączone dokumenty.
8.7.9.1 Wprowadzenie towarów do arkusza inwentaryzacyjnego.
Tworząc Arkusz Inwentaryzacyjny AI możemy ustalić, jakie towary mają znaleźć się na tym arkuszu.
Istnieje możliwość utworzenia wielu arkuszy AI zawierających towary wg określonych grup (np.: Filtry
oleju, Świece zapłonowe) lub wg lokalizacji (np. Regał 1, Regał 2, itp). Utworzenie arkuszy z
podziałem na grupy towarowe lub lokalizacje umożliwi wykonanie spisu z natury w kilku etapach, nie
blokując sprzedaży całego asortymentu. Po wyborze opcji Utwórz arkusz AI, dostępnej z poziomu
dokumentu AS, pojawi się okno wyboru towarów (Rys. 8-72).
Rys. 8-72 Okno wyboru towarów na dok. AI
Jeśli nie wybierzemy konkretnej lokalizacji lub grupy/podgrupy, arkusz zostanie utworzony dla całego
asortymentu znajdującego się na magazynie. Opcja „Inwentaryzacja ręczna” powinna być stosowana
w przypadku gdy spisujemy stan rzeczywisty towaru za pomocą papierowych arkuszy AI oraz metek
inwentaryzacyjnych. W tej opcji jest wypełniana kolumna „Stan ze spisu” co zapewnia nam szybszą i
sprawniejszą inwentaryzację, ponieważ przy wpisywaniu stanów rzeczywistych z arkusza papierowego
do programu, edytujemy tylko pozycje, dla których stan magazynowy w programie jest niezgodny z
rzeczywistą ilością towaru.
Jeśli podczas inwentaryzacji stosujemy czytniki kodów kreskowych lub kolektory danych powinna być
stosowana opcja Inwentaryzacja czytnikiem kodów (Rys. 8-73). W tej opcji kolumna Stan ze spisu nie
jest wypełniana ponieważ uzupełniamy te dane na bieżąco podczas spisywania stanów
magazynowych za pomocą czytnika kodów kreskowych.
144
Rys. 8-73 Okno wyboru towarów na dok. AI (opcje dodatkowe)
W opcjach dodatkowych (rozwijanych przyciskiem Opcje dodatkowe) mamy możliwość wybrania
funkcji Uwzględnij towary ze stanem zerowym – uwzględniamy wtedy na arkuszach również te towary,
których nie powinno być na stanie magazynu. W/w funkcja powinna być stosowana tylko przy spisie
małej liczby towarów np. o dużej wartości.
Należy pamiętać, że włączenie tej funkcji może spowodować, że na dokumencie AI pojawi się nam
bardzo duża ilość towarów z pozycjami, które zakupiono i sprzedano tylko jeden raz. np. dla 20 tys.
towarów wydruk takiego dok. AI zajmie około 700 stron A4.
Uwaga!
W przypadku większej liczby kartotek towarowych (pow. 1000), nie zaleca się używania funkcji
Uwzględnij towary ze stanem zerowym ponieważ może to znacznie wydłużyć i utrudnić
inwentaryzację.
W opcjach dodatkowych jest również dostępna funkcja Nie wyświetlaj kolumny ilość początkowa na
liście towarów dok. AI, która pozwala ukryć na liście dokumentu AI stan towarów przed spisem (stan
magazynowy z programu). Stosowanie tej funkcji zalecane jest również tylko w przypadku małej ilości
pozycji na dok. AI, ponieważ weryfikując stany magazynowe w dok. AI będzie wymagana edycja
wszystkich pozycji również tych dla których stan magazynowy na dokumencie AI jest zgodny ze
spisem na wydruku.
Jeżeli utworzono arkusz AI z błędnie wybranym zakresem grup lub lokalizacji, istnieje możliwość
zmiany tego zakresu za pomocą przycisku Zmień zakres AI (Rys. 8-74).
UWAGA !
Wykonanie tej operacji spowoduje usunięcie dotychczas wprowadzonych stanów ze spisu.
145
Rys. 8-74 Okno Arkusza Inwentaryzacyjnego (AI)
8.7.9.2 Wprowadzenie stanów magazynowych do arkusza inwentaryzacyjnego po spisie z natury.
W zależności od wybranej metody przeprowadzenia inwentaryzacji (inwentaryzacja kolektorem
danych, czytnikiem kodów lub inwentaryzacja ręczna) należy wybrać jedną z opcji przy tworzeniu dok.
AI oraz przyjąć odpowiedni sposób spisywania stanów magazynowych do arkusza AI.
Ręczny spis stanów magazynowych – wykorzystujemy w przypadku braku kodów kreskowych
EAN na towarach znajdujących się w magazynie.
Spis stanów magazynowych przy użyciu czytnika kodów kreskowych - wykorzystujemy w
przypadku, gdy na towarach znajdujących się w magazynie oraz na kartotekach towarów w
programie, są dostępne kody kreskowe EAN i firma posiada czytnik w/w kodów.
Spis stanów magazynowych za pomocą kolektora danych - wykorzystujemy w przypadku
gdy na towarach znajdujących się w magazynie oraz na kartotekach towarów w programie , są
dostępne kody kreskowe EAN i firma posiada w/w kolektor danych .
Ręczny spis stanów magazynowych przy częściowym użyciu czytnika kodów kreskowych
lub kolektorów danych – wykorzystujemy w przypadku, gdy kody kreskowe EAN są dostępne
tylko na części towarów znajdujących się w magazynie.
146
Spis stanów magazynowych za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych – Spis towarów za
pomocą etykiet inwentaryzacyjnych jest najbardziej dokładną, a zarazem najbardziej
czasochłonną metodą inwentaryzacji. Ta metoda jest zalecana dla spisu towarów o wysokiej
wartości, gdzie wymagana jest bardzo duża dokładność przeprowadzanej inwentaryzacji.
8.7.9.3 Ręczny spis stanów magazynowych.
Po utworzeniu w programie Arkusza inwentaryzacyjnego należy go wydrukować (Rys. 8-75). W
systemie są dostępne różne szablony wydruków dokumentów AI, różniących się wielkością czcionki i
ilością pozycji towarowych, które mieszczą się na jednej stronie kartki A4.
Rys. 8-75 Wybór szablonu wydruku arkusza inwentaryzacyjnego
147
Po wydrukowaniu AI należy przystąpić do ręcznego spisywania towarów znajdujących się w
magazynie. Po wypełnieniu wydrukowanego arkusza AI rzeczywistymi stanami towarów na
magazynie, należy uzupełnić w programie ilości dla towarów w arkuszu AI przez wypełnienie kolumny
Ilość ze spisu (Rys. 8-76). Aby wpisać właściwą ilość danego towaru z wypełnionego wydruku arkusza
inwentaryzacyjnego, należy dwukrotnie na nią kliknąć. Wyświetli się okno pośrednie z możliwością
wprowadzenia rzeczywistego stanu magazynowego dla danej pozycji.
Rys. 8-76 Uzupełnienie kolumny Ilość ze spisu
Po potwierdzeniu wpisanej ilości przyciskiem ENTER program automatycznie przejdzie do następnej
pozycji arkusza inwentaryzacyjnego. Ponowne wciśnięcie przycisku ENTER wyświetli okno pośrednie
dla kolejnej pozycji. W ten sposób możemy szybko edytować po kolei wszystkie pozycje arkusza
inwentaryzacyjnego.
W mniejszych firmach z niewielką ilością towarów i w sytuacji, gdy np. spis sporządza właściciel firmy
można wydrukować na Arkuszu Inwentaryzacyjnym ilość początkową towaru. W takich przypadkach
nie ma konieczności wpisywania ilości dla pozycji, w których stan rzeczywisty towaru w magazynie
zgadza się z ilością początkową towaru zapisaną w programie.
Uwaga!
Aby spisujący stan magazynowy nie sugerował się tym, jaka powinna być ilość towaru, tylko
wprowadzał ilość rzeczywistą towaru znajdującego się w magazynie, nie zaleca się drukowania
stanu początkowego na Arkuszu AI.
148
8.7.9.4 Spis stanów magazynowych przy użyciu czytnika kodów kreskowych
W przypadku, gdy kartoteki towarów posiadają wprowadzone
kody EAN (kody kreskowe), możliwe jest bardzo szybkie
ustalenie rzeczywistych stanów magazynowych przy użyciu
czytnika kodów kreskowych. W takim przypadku podczas
tworzenia dokumentu AI wybieramy opcję Inwentaryzacja
czytnikiem kodów (Rys. 8-77).
Rys. 8-77 Wybór metody wprowadzania pozycji do arkusza
Przy otwartym oknie Arkusza Inwentaryzacyjnego odczytujemy czytnikiem kody z towarów.
Zeskanowanie kodu kreskowego automatycznie edytuje pozycję z towarem na dokumencie AI
ustalając ilość spisywanego towaru na 1. Kolejne skanowanie tego samego kodu kreskowego
powiększa ilość tego towaru na dok. AI. Po zeskanowaniu kodu odpowiednią ilość razy
(odpowiadającą ilości towaru na magazynie), skanujemy następny towar, a program automatycznie
przechodzi do odpowiedniej pozycji towarowej na arkuszu.
142
Po wprowadzeniu wszystkich pozycji na AI, należy zapisać dane wciskając przycisk Zapisz (Rys. 8-78).
Rys. 8-78 Zapisanie dok. AI po wprowadzeniu danych
143
8.7.9.5 Spis stanów magazynowych za pomocą kolektora danych (Motorola / Symbol MC 30xx)
W przypadku, gdy do inwentaryzacji wykorzystywany jest kolektor danych, podczas tworzenia arkusza
AI należy wybrać opcję Inwentaryzacja czytnikiem kodów oraz ewentualnie wskazać lokalizację lub
grupę towarową, która będzie spisywana.
Istotne jest, aby do takiego arkusza wprowadzone zostały tylko towary zawierające kod EAN (kod
kreskowy) (Rys. 8-79). Dla towarów bez kodów EAN wymagane będzie utworzenie odrębnych arkuszy
spisowych i przeprowadzenie ręcznego spisu tych towarów.
Rys. 8-79 Zapisanie dok. AI po wprowadzeniu danych
Po utworzeniu arkusza AI należy wykonać eksport pozycji w nim zawartych do interfejsu kolektora
danych. W tym celu należy nacisnąć przycisk Eksportuj (Rys. 8-80) i wskazać lokalizację w której ma
być zapisany plik eksportu.
Tak wyeksportowany plik można zaimportować do interfejsu obsługującego kolektor danych.
144
Rys. 8-80 Eksport pozycji z dok. AI
Aby wprowadzić do kolektora kartoteki towarowe ze stanami magazynowymi z danego dok. AI, należy
wybrać przycisk Interfejs Kolektora (Rys. 8-80), a następnie w interfejsie opcję Eksport do skanera
(Rys. 8-81) i wskazać właściwy plik wyeksportowany z dok. AI.
Spowoduje to zapisanie w pamięci kolektora kartotek towarowych i umożliwi przeprowadzenie spisu
towarów znajdujących się w magazynie. Ilość spisanych towarów jest przechowywana w pamięci
kolektora.
Po zakończeniu spisu należy zaimportować spisane ilości z pamięci kolektora do dok. AI wykorzystując
przycisk „Import ze skanera”. Podczas tej operacji tworzony jest automatycznie plik z danymi, który
należy zaimportować do danego dok. AI.
W arkuszu inwentaryzacyjnym AI import spisanych towarów nastąpi po naciśnięciu przycisku Importuj
oraz wskazaniu odpowiedniej lokalizacji pliku.
Na podstawie informacji zawartych w pliku, do dokumentu AI zostaną wprowadzone, ustalone podczas
spisu stany znajdujących się w magazynie towarów.
145
Rys. 8-81 Eksport pozycji do skanera (kolektora)
8.7.9.6 Spis stanów magazynowych za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych.
W programie Integra 7 została wprowadzona możliwość drukowania etykiet dla kartotek towarowych. W
celu przeprowadzenia spisu z wykorzystaniem etykiet, należy je wydrukować dla poszczególnych
towarów w ilościach takich jakie znajdują się w programie. W tym celu należy z poziomu listy
dokumentów AI, dla danego dokumentu przy użyciu prawego przycisku myszy, uruchomić funkcję:
Drukuj etykiety towarowe (Rys.8-82).
Po wykonaniu tej czynności pojawi się okno pośrednie, w którym domyślnie są już ustawione ilości
drukowanych etykiet zgodne ze stanem magazynowym w programie (Rys. 8-83).
Przed rozpoczęciem wydruku należy wybrać szablon odpowiadający rozmiarowi etykiet
samoprzylepnych, za pomocą których zostanie przeprowadzona inwentaryzacja.
Wydrukowane w ten sposób etykiety należy umieścić na każdym spisywanym towarze w magazynie.
Jeśli po wykonaniu tej operacji pozostaną jeszcze wolne etykiety, będzie to wskazywało na braki w
magazynie. Jeśli zabraknie wydrukowanych etykiet, będzie to oznaczało, że stan rzeczywisty na
magazynie jest większy niż stan tych towarów w komputerze.
Takie nadmiarowe pozycje należy zapisać w wydrukowanym wcześniej Wykazie nadwyżek
magazynowych, a następnie wprowadzić do dokumentu AI poprzez funkcję Dodaj. W/w rejestr można
wydrukować z poziomu zakładki Inne w dok. AS (Rys. 8-84).
146
Rys. 8-82 Wydruk etykiet towarowych dla towarów znajdujących się na dok. AI
Rys. 8-83 Wydruk etykiet towarowych dla towarów znajdujących się na dok. AI
147
Rys. 8-84 Wydruk etykiet towarowych dla towarów znajdujących się na dok. AI
8.7.9.7 Zakończenie spisu towaru w arkuszu inwentaryzacyjnym AI
Po zakończeniu spisu stanów towarowych w magazynie i wprowadzeniu tych stanów do arkuszy AI,
należy zamienić jego status na zakończony. Zmianę statusu wykonuje się poprzez naciśnięcie
przycisku Zakończ (Rys. 8-85). Zakończenie arkusza AI oznacza, że spisano wszystkie towary
znajdujące się na tym arkuszu i że nie będzie on już edytowany.
Jeśli spis stanów towarowych w magazynie był przeprowadzony z wykorzystaniem kodów kreskowych
(inwentaryzacja czytnikiem kodów lub kolektorem danych), wówczas przed zakończeniem arkusza
inwentaryzacyjnego należy „wyzerować” stan magazynowy dla brakujących pozycji. Aby wykonać taką
operację należy nacisnąć przycisk Wyzeruj niewypełnione (Rys. 8-82). W efekcie dla niewypełnionych
pozycji w kolumnie Ilość ze spisu zostanie wprowadzona wartość 0.
Uwaga!
Zakończenie arkusza AI w sytuacji, gdy nie wypełniono stanu ze spisu (z magazynu) dla
wszystkich znajdujących się na nim pozycji nie jest możliwe (Rys. 8-86).
148
Rys. 8-85 Zakończenie spisu towarów na dok. AI
Rys. 8-86 Komunikat informujący o braku możliwości zakończenia dok. AI
Program dzięki wbudowanemu systemowi uprawnień pozwala regulować dostęp do arkuszy AI o
statusie zakończony tylko wybranym pracownikom firmy.
Należy zwrócić uwagę, że zakończenie arkusza AI nie powoduje zmiany stanów magazynowych
spisywanych towarów w programie.
Po zakończeniu arkusza AI spisany stan magazynowy towarów jest wprowadzany na arkusz spisu z
natury i to poprzez ten arkusz (AS) ustalane są stany magazynowe w programie.
149
Istotne jest również zwrócenie uwagi na fakt, że towary znajdujące się na arkuszu AI zostaną
odblokowane dopiero po zakończeniu całej inwentaryzacji (zakończeniu arkusza AS), do tego momentu
sprzedaż i dostawa tych towarów jest zablokowana.
Rys. 8-87 Komunikat informujący o braku możliwości zakończenia dok. AI
Na arkuszu inwentaryzacyjnym dostępna jest funkcja umożliwiająca sprawdzenie ilości spisanych sztuk
oraz porównanie tej wartości z ilością sztuk przed inwentaryzacją (Rys. 8-86, 8-87)
Określenie ilości sztuk może pozwolić na zaplanowanie czasu potrzebnego na wykonanie
inwentaryzacji.
150
8.7.10 Zakończenie inwentaryzacji - wystawienie dokumentu AS
Po przeprowadzeniu spisu stanów magazynowych oraz zakończeniu wszystkich arkuszy AI zaleca się
sprawdzenie różnic powstałych podczas spisu.
Rys. 8-88 Raport różnic inwentaryzacyjnych
Taką kontrolę umożliwia raport różnic inwentaryzacyjnych dostępny na zakładce Inne arkusza AS (Rys.
8-88). Kontrola różnic przed zakończeniem inwentaryzacji pozwala osobie koordynującej proces
inwentaryzacji na szybki dostęp do informacji jakie zmiany stanów magazynowych zostaną
wprowadzone po zakończeniu inwentaryzacji.
Wyświetlenie tego raportu pozwala również zidentyfikować nieprawidłowości powstałe w trakcie spisu.
W przypadku dużych różnic między stanem magazynowym w programie, a stanem spisanym z
magazynu, można wykonać ponowną dokładną kontrolę pozycji, których stan faktyczny jest znacząco
różny od tego, który jest zapisany w programie.
151
Kolejnym elementem, który zaleca się wykonać przed zakończeniem inwentaryzacji jest Wykaz różnic
dla pozycji niewypełnionych (Rys.8-88, 8-89).
Wykaz ten umożliwia skontrolowanie, czy spisano wszystkie towary znajdujące się na arkuszu spisu z
natury. Innymi słowy, czy dla wszystkich towarów zostały utworzone arkusze inwentaryzacyjne.
Sytuacja taka może wystąpić, gdy omyłkowo nie został utworzony arkusz inwentaryzacyjny np. na jedną
z grup towarowych lub lokalizację.
Rys. 8-89 Raport różnic inwentaryzacyjnych
Należy zwrócić uwagę na to, że proces inwentaryzacji może być zakończony jedynie w sytuacji, gdy
wszystkie towary znajdujące się na arkuszu spisu z natury (AS) zostały spisane za pomocą arkuszy AI
(został ustalony ich faktyczny stan w magazynie). Ponadto wszystkie utworzone podczas inwentaryzacji
arkusze AI zostały zakończone i dołączone do Arkusza Spisu z Natury (AS).
152
Zakończenie inwentaryzacji wykonuje się poprzez naciśnięcie przycisku Zakończ inwentaryzację (Rys.
8-90). Zakończenie inwentaryzacji spowoduje wprowadzenie dla inwentaryzowanego magazynu
blokady na edycję dokumentów magazynowych wystawionych przed datą spisu. Dostęp do
dokumentów wystawionych przed tą datą regulowany jest odpowiednimi uprawnieniami.
Rys. 8-90 Zakończenie inwentaryzacji
Po zakończeniu inwentaryzacji zostaną skorygowane stany magazynowe i automatycznie
wygenerowane dokumenty RI+ oraz RI- (dla tych pozycji, których stan towaru w programie jest
niezgodny z rzeczywistym stanem towaru w magazynie, ustalonym podczas inwentaryzacji).
Należy zwrócić uwagę na to, iż towary wprowadzone na magazyn poprzez dok. RI+ będą domyślnie
wprowadzone w ostatniej cenie zakupu. Istnieje możliwość zmiany domyślnej ceny dla wprowadzanych
towarów na bazową cenę zakupu lub średnią cenę zakupu (Rys. 8-91).
Dokumenty RI+ zostaną wygenerowane w przypadku, gdy ilość towaru spisana podczas inwentaryzacji
przekracza stan magazynowy towaru zapisany w programie (Rys. 8-92).
Dokumenty RI- generowane są w sytuacji, gdy ilość towaru spisana podczas inwentaryzacji jest
mniejsza niż stan magazynowy towaru zapisany w programie. Dokumenty RI są wystawiane
automatycznie podczas zakończenia Arkusza Spisu z Natury (AS). Po wystawieniu dokumentów
RI+/RI-, stan magazynu jest korygowany.
153
Rys. 8-91 Zakończenie inwentaryzacji – wybór domyślnej ceny zakupu dla dok. RI+
Rys. 8-92 Automatycznie wygenerowany dok. RI+ oraz jego wydruk
154
8.7.11 Wydruk arkusza spisu z natury
Wraz z zakończeniem inwentaryzacji możliwy jest wydruk arkusza spisu z natury (Rys. 8-93, 8-94). Na
podstawie wydruku arkusza spisu z natury ustalana jest wartość towaru znajdującego się w magazynie.
Przypominamy, że inwentaryzację należy przeprowadzić jak najdokładniej ponieważ wysokość zapasów
magazynowych ma wpływ na zobowiązania podatkowe firmy.
Rys. 8-93 Drukowanie Arkusza Spisu z Natury
Uwaga!
Jeśli w programie skonfigurowanych jest kilka magazynów, dla każdego z nich należy
przeprowadzić niezależną inwentaryzacje i wydrukować odpowiedni arkusz spisu z natury.
156
8.7.12 Dodatkowe funkcje w arkuszach AS i AI
8.7.12.1 Wykaz nadwyżek magazynowych
Służy do wydrukowania arkusza, na którym można odręcznie wprowadzić informację o wszelkich
nadwyżkach magazynowych, które zostały zaewidencjonowane podczas spisu. Na podstawie
wypełnionego ręcznie wykazu można dodać nadwyżki do arkusza inwentaryzacyjnego AI, aby po
zakończeniu dok. AS został zwiększony stan tych towarów na magazynie.
Rys. 8-95 Wykaz nadwyżek magazynowych
157
8.7.12.2 Funkcja kontrolująca powtarzające się towary na arkuszach AI
W przypadku, gdy na tworzonym arkuszu AI znajdują się towary występujące na wcześniej utworzonym
innym arkuszu AI program wyświetla komunikat z ostrzeżeniem o takich towarach oraz umożliwia
wydruk zestawienia z powtarzającymi się towarami (Rys. 8-96).
Rys. 8-96 Wykaz powtarzających się towarów
158
8.7.12.3 Sortowanie pozycji na dokumencie AI wg numerów katalogowych
Domyślnie program sortuje pozycje w arkuszu AI według indeksu towaru. W celu sprawnego
przeprowadzenia spisu towarów takie sortownie jest najbardziej optymalne, pod warunkiem ze towary
posiadają naklejone etykiety z w/w indeksem i są układane na półkach w kolejności zgodnej z w/w
indeksami. W przypadku, gdy spisywany towar jest poukładany na półkach wg nr katalogowych,
pozycje na dokumencie AI powinny być posortowane wg nr katalogowych. (Rys. 8-97)
Rys. 8-97 Sortowanie pozycji na Arkuszu Inwentaryzacyjnym wg nr katalogowych
159
8.7.12.4 Sortowanie pozycji w dok. AI wg nr użytkowych (tzw. skrótów lub oznaczeń handlowych np. WR7DC)
Domyślnie program sortuje pozycje w arkuszu AI według indeksu towaru. W celu sprawnego
przeprowadzenia spisu towarów takie sortownie jest najbardziej optymalne, pod warunkiem ze towary
posiadają naklejone etykiety z w/w indeksem i są układane na półkach w kolejności zgodnej z w/w
indeksami.
W przypadku, gdy spisywany towar jest poukładany na półkach wg skrótów tzw. oznaczeń handlowych
(nr użytkowych) np. WR7DC, P3355, 5PK980, WVA20687, pozycje na dokumencie AI powinny być
posortowane wg nr w/w skrótów. Oznaczenia skrótów są zazwyczaj ściśle powiązane z nr
katalogowymi i są bardzo wygodne w identyfikowaniu części zamiennych podczas spisu.
Rys. 8-98 Sortowanie pozycji na Arkuszu Inwentaryzacyjnym wg skrótów
Uwaga!
Aby zapewnić sprawne wprowadzenie spisanego towaru z wydruku do dok. AI, pozycje na
wydruku arkusza AI powinny być zawsze tak samo posortowane jak towary na arkuszu AI w
programie.
160
8.7.12.5 Wydruki różnic z AI i AS.
W systemie z poziomu dokumentów Arkusza Spisu i Arkusza Inwentaryzacyjnego dostępne są wydruki
pokazujące niezgodności inwentaryzacyjne.
Wykaz różnic dla pozycji niewypełnionych generowany jest z poziomu AS (zakładka: Inne), i pokazuje
towary, które nie zostały jeszcze przeliczone – dla nich kolumna Ilość ze spisu nie została wypełniona
(Rys. 8-99). Dostępna jest opcja wygenerowania Arkusza Inwentaryzacyjnego dla tych pozycji w
momencie zatwierdzania AS.
Rys. 8-99 Wykaz różnic dla pozycji niewypełnionych
161
8.7.12.6 Wykaz różnic inwentaryzacyjnych
Na Wykazie różnic inwentaryzacyjnych, który jest dostępny z poziomu dokumentu Arkusza spisu
(zakładka: Inne), znajdują się zaewidencjonowane podczas spisu nadwyżki i niedobory (Rys. 8-100). W
momencie zatwierdzania dokumentu AS automatycznie generowane dokumenty RI+/- skorygują
widniejące na tym zestawieniu różnice magazynowe.
Wydruk różnic dostępny jest również z poziomu dokumentu Arkusza inwentaryzacyjnego.
Rys. 8-100 Wykaz różnic inwentaryzacyjnych
162
8.7.12.7 Automatyczna weryfikacja towarów posiadających wiele lokalizacji
W sytuacji gdy, te same towary znajdują się w różnych lokalizacjach magazynu i mają określoną w
karcie towaru lokalizację, przed rozpoczęciem odczytu należy włączyć parametr programu Podczas
inwentaryzacji ustalaj stan towaru w lokalizacjach (Rys. 8-101).
Rys. 8-101 Ustalanie stanu towarów w lokalizacjach
Włączenie tej opcji spowoduje, że dla towarów, które znajdują się na więcej niż jednej lokalizacji,
system będzie wyświetlał okno z możliwością wyboru odpowiedniego miejsca składowania towaru.
UWAGA !
Jeżeli parametr Podczas inwentaryzacji ustalaj stan towaru w lokalizacjach nie zostanie
zaznaczony, wówczas odczytany stan będzie wprowadzany dla pierwszej pozycji (lokalizacji)
Arkusza inwentaryzacyjnego z tym towarem.
163
8.7.13 Zestawienie angaży czasowych z próbnej inwentaryzacji.
Poniżej przedstawiamy porównanie czasów przeprowadzenia próbnej inwentaryzacji, za pomocą
papierowych arkuszy i czytnika kodów kreskowych.
Inwentaryzację wykonano w małym sklepie motoryzacyjnym, spis towarów wykonywały 2 osoby.
Przykładowe angaże czasowe podczas inwentaryzacji w sklepie.
Różnica: około 15 godzin !!!!
Jak widać w w/w tabeli, inwentaryzacja za pomocą czytnika kodów kreskowych zajęła prawie o 15
godzin mniej niż spis na papierowych arkuszach. Również dokładność inwentaryzacji za pomocą
czytników jest znacznie większa.
Najszybszą metodą inwentaryzacji jest spis towarów za pomocą kolektora danych. Umożliwia on bardzo
szybkie przeprowadzenie spisu przy udziale nawet jednej osoby. Ponadto nie jesteśmy ograniczeni
odległością od stanowiska z komp. PC ponieważ pozycje towarowe mamy bezpośrednio dostępne w
kolektorze danych, które są na bieżąco uzupełniane ilościami spisywanych towarów. Ma to szczególnie
duże znaczenie kiedy spis wykonujemy w większym sklepie lub pomieszczeniach magazynowych.
Spis towarów za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych jest najbardziej dokładną, a zarazem najbardziej
czasochłonną metodą inwentaryzacji. Ta metoda jest zalecana dla spisu towarów o wysokiej wartości,
gdzie wymagana jest bardzo duża dokładność przeprowadzanej inwentaryzacji.
LP Grupa towarów Ilość sztuk
Papierowe arkusze
Czytnik kodów kreskowych
11
Wycieraczki 360 130 min 22 min
22
Filtry 2730 260 min 102 min
33
Paski napędowe 860 280 min 87 min
44
Świece zapłonowe 1020 250 min 55 min
55
Przewody zapłonowe 750 230 min 60 min
Razem:
1180 min 20 godzin
326 min 5,5 godziny
164
Załącznik nr 1
Przykładowy Harmonogram Inwentaryzacji
dla Magazynu ____________________
1. Ustalenie terminu i czasu trwania inwentaryzacji.
Planowana data rozpoczęcia spisu_________________ godz. ___________
Planowana data zakończenia spisu _________________godz. ___________
2. Wyznaczenie osób obecnych przy spisie:
Przewodniczący(osoba odpowiedzialna za inwentaryzację):
__________________________________________________________ Pozostałe osoby uczestniczące w spisie:
1.__________________________ 3. ________________________
2. _________________________ 4. _________________________
3. Uzupełnienie etykiet z kodami kreskowymi, dla towarów które ich nie posiadają.
4. Przygotowanie dokumentów inwentaryzacyjnych - termin realizacji: …………..………….
a. Utworzenie AS (Arkusza Spisu).
b. Wybór metody przeprowadzenia spisu.
c. Utworzenie dokumentów AI (Arkusz Inwentaryzacyjny):
- wydruk AI dla metody spisu za pomocą papierowych arkuszy;
- eksport danych do kolektora dla metody z wykorzystaniem
kolektorów danych;
d. Przygotowanie druków „Wykazu nadwyżek magazynowych”
(Załącznik nr 2).
e. Przygotowanie druków „Rejestru towarów wydanych w trakcie
inwentaryzacji” (Załącznik nr 3)
f. Przekazanie w/w wydruków dla osób obecnych przy spisie.
5. Przeprowadzenie spisu z natury wybraną metodą Termin realizacji.
165
6. Wprowadzenie danych do systemu Integra 7
- termin realizacji: …………..………….
a. Wprowadzenie pozycji do dokumentu AI.
- ręczne wprowadzenie danych dla metody papierowych arkuszy;
- import danych z kolektora do systemu;
b. Wprowadzenie do dokumentu AI pozycji z „Wykazu nadwyżek
magazynowych”
c. Wyzerowanie niewypełnionych pozycji w arkuszach AI.
d. Zakończenie AI.
7. Rozliczenie inwentaryzacji - termin realizacji: …………..………….
a. Określenie ilościowe i wartościowe różnic inwentaryzacyjnych –
Wydruk „Wykazu różnic inwentaryzacyjnych”.
b. Wyjaśnienie różnic z osobami odpowiedzialnymi materialnie za
towar znajdujący się w sklepie lub magazynie i ewentualne
uzupełnienie stanów odnalezionych towarów w poszczególnych
dok. AI
c. Utworzenie dokumentów RI+/RI- (ustalenie faktycznego stanu
magazynowego).
8. Zakończenie inwentaryzacji - termin realizacji: …………..………….
a. Zakończenie dokumentu AS
b. Wydruk zakończonego arkusza spisu z natury i jego formalne
potwierdzenie przez osoby wykonujące inwentaryzację.
Przygotował/a:
…………………..
166
Załącznik nr 2 ________________ data
Wykaz nadwyżek magazynowych nr ……………………
L
LP
Nazwa
Nr katalogowy
Indeks
Stan mag.
JM
11
22
33
44
55
66
77
88
99
110
111
112
113
114
115
Uwagi:………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
167
8.8 Wystawianie dokumentów kasowych
System Integra 7 umożliwia wystawianie dokumentów kasowych zarówno do transakcji gotówkowych
jak i bezgotówkowych (przelewy bankowe, płatności kartami płatniczymi). Są to dokumenty KP i KW
(kasa przyjmie i kasa wyda) dla rozliczeń gotówkowych oraz BP i BW (bank przyjmie i bank wyda) dla
rozliczeń bezgotówkowych.
Dokumenty KP i KW mogą być tworzone i/lub wystawiane automatycznie w chwili wystawiania zleceń,
dok. sprzedaży, dokumentów zakupu czy korekt (decydują o tym ustawienia danego punktu sprzedaży)
lub mogą być przygotowywane ręcznie, a następnie dołączane do odpowiednich dokumentów (zlecenie,
dokument sprzedaży, dokument zakupu, korekta).
Do transakcji bezgotówkowych należy utworzyć dedykowaną kasę typu „bank” lub „karty kredytowe”,
gdzie będziemy wystawiać dokumenty BP (bank przyjmie) i BW (bank wyda) do zleceń, dokumentów
sprzedaży, dokumentów zakupu, korekt.
Szczegóły dot. tworzenia i konfiguracji kas można znaleźć w punkcie 6.11
Aby ręcznie utworzyć dokument kasowy należy przejść do modułu Kasa i wybrać z drzewa gałąź
Dokumenty Kasowe po czym wcisnąć przycisk Dodaj z paska edycji lub wybrać odpowiadającą mu
opcję z menu podręcznego. Powinno wyświetlić się okienko z możliwością wyboru interesującego nas
dokumentu kasowego (Rys. 8-102)
Rys. 8-102 Wybór dokumentu kasowego
Jeśli w ustawieniach punktu sprzedaży zaznaczono pozycje dot. tworzenia i/lub wystawiania dok.
kasowych (Rys. 8-103), to podczas wystawiania dokumentu sprzedaży, zakupu czy korekty z opcją
płatności „gotówka”, program zaproponuje automatyczne wygenerowanie lub wystawienie dok.
kasowego (KP lub KW).
Rys. 8-103 Konfiguracja współpracy punktu sprzedaży z modułem kasowym
168
Dokumenty sprzedaży / zakupu są rozliczone kasowo jeśli posiadają dołączone dok. kasowe na łączną
kwotę, na którą opiewają. Ręczne rozliczenie polega na:
dołączeniu dokumentów kasowych do dokumentu sprzedaży czy zakupu w zakładce Inne (Rys.
8-104),
Rys. 8-104 Dołączanie dok. kasowych do faktury
dołączeniu dokumentów sprzedaży czy zakupu do dokumentu kasowego w obszarze Rozliczenie
(Rys. 8-105),
Rys. 8-105 Dołączanie dok. sprzedaży do dok. kasowego
wciśnięciu prawego przycisku myszy na dokumencie nierozliczonym kasowo, wyborze pozycji
Rozlicz kasowo (Rys. 8-106). Program automatycznie poda kwotę rozliczenia w karcie rozliczania
dokumentu (Rys. 8-107). Można ręcznie zmienić tę kwotę, a także wybrać formę płatności, kasę
oraz datę rozliczenia.
169
Rys. 8-106 Rozliczanie kasowe nierozliczonych dokumentów z poziomu listy dokumentów
Rys. 8-107 Karta rozliczania dokumentu
170
8.8.1 Dokument KP (kasa przyjmie)
Dokumenty KP umożliwiają rozliczanie kasowe dokumentów sprzedaży oraz zleceń naprawy przy
płatnościach gotówką. Ponadto są wystawiane w przypadku dopłat gotówki związanych
z korektami dok. sprzedaży. Z chwilą wystawiania dokumentu sprzedaży, zlecenia lub korekty system
pyta się czy wystawić dokument kasowy na kwotę opiewającą na dokumencie sprzedaży (chyba, że
ustawiono inaczej – patrz opis powyżej). Jeżeli zostanie wybrana opcja Tak dokument kasowy zostanie
utworzony i/lub wystawiony oraz dołączony do dokumentu sprzedaży lub zlecenia.
Rys. 8-108 Dokument KP (kasa przyjmie)
8.8.2 Dokument KW (kasa wyda)
Dokumenty KW umożliwiają rozliczanie kasowe dokumentów zakupu przy płatnościach gotówką.
Wystawia się je wówczas, gdy z kasy wypłacana jest gotówka na poczet zakupów czy zwrotów klientom
(np. z tytułu korekt dok. sprzedaży).
W przypadku, gdy firma przekazuje pracownikowi zaliczkę na poczet zakupów, zaznaczamy opcję
Zaliczka w obszarze Status (Rys. 8-109).
171
Rys. 8-109 Dokument KW (kasa wyda)
8.8.3 Dokument BP (bank przyjmie)
Dokumenty BP służą do rozliczania kasowego dokumentów sprzedaży oraz zleceń naprawy przy
płatnościach przelewem lub kartą płatniczą. Ponadto są wystawiane w przypadku bezgotówkowych
dopłat związanych z korektami dok. sprzedaży.
Rys. 8-110 Dokument BP (bank przyjmie)
172
8.8.4 Dokument BW (bank wyda)
Dokument BW czyli Bank Wyda ma zastosowanie przy płatnościach przelewem za m. in.:
zobowiązania firmy: zakupy u dostawców, media (gaz, energia, telefon), z tytułu wypłaty
wynagrodzeń, transport itp.
Rys. 8-111 Dokument BW (bank wyda)
173
8.8.5 Dokument KM (kompensata)
Dokument KM czyli kompensata ma na celu uregulowanie wzajemnych zobowiązań
z kontrahentem. W pierwszym kroku musimy wybrać kontrahenta, a następnie dołączamy zarówno po
stronie należności, jak i zobowiązań dokumenty, które chcemy skompensować (rys. 8-112).
Rys. 8-112 Karta Kompensata - Nowy
Zależnie od tego czy chcemy rozliczyć się zupełnie z kontrahentem, czy tylko rozliczyć kwotę
wynikającą z różnicy, możemy wykonać dwie operacje:
1. Aby ustalić kwotę rozliczenia, wciskamy przycisk (1) Ustal wartość i przycisk Zapisz. W ten sposób
rozliczymy różnicę wynikającą z dołączonych dokumentów.
2. W przypadku, gdy chcemy rozliczyć się zupełnie z kontrahentem, musimy zaznaczyć opcję (2)
Utwórz dok. kasowy i przycisk Zapisz. W tym momencie zostanie wystawiony dodatkowo do
dokumentu KM dokument KP/KW, który rozliczy do końca wszystkie dokumenty.
Notatka: Do wydrukowania dokumentu KM musimy zaznaczyć pole Drukuj.
174
9 Raporty i rejestry
Program Integra 7 daje użytkownikom możliwość generowania różnego rodzaju raportów
i zestawień na podstawie zgromadzonych danych. Raporty pozwalają na bieżącą analizę osiąganych
wyników i ułatwiają podejmowanie decyzji związanych z prowadzeniem działalności. Znajdują się one w
menu głównym – pozycja Raporty i są uzależnione od aktywnego modułu.
Rys. 9-1 Menu Raporty
9.1 Raporty serwisowe
9.1.1 Historia pojazdu
Raport Historia pojazdu pozwala wyświetlić wszystkie naprawy wykonane w wybranym pojeździe, oraz
zużyte do tych napraw części zamienne. Interesujący nas samochód wybieramy z listy pojazdów (Rys.
9-2) poprzez dwukrotne kliknięcie lub za pomocą przycisku Wybierz.
Rys. 9-2 Lista pojazdów
175
Następnie ustawiamy parametry raportu. Okno służące do ustawiania parametrów raportu wygląda
następująco (Rys. 9-3):
zakres dat – okres, z którego dane mają być wzięte pod uwagę przy tworzeniu raportu,
szczegóły dotyczące wyświetlanych informacji – czy mają być wyszczególnione zużyte części i
wykonane usługi.
Uwagi, wprowadzone do zlecenia na zakładce Rozliczenie/Dok. sprzedaży.
Rys. 9-3 Ustawienia raportu Historia pojazdu
W utworzonym w ten sposób raporcie znajdują się:
podstawowe informacje na temat danego pojazdu i jego właściciela,
numery kolejnych zleceń oraz utworzonych do nich dok. sprzedaży wraz z datą,
wykonane usługi, uwagi i użyte do tego części oraz szczegółowe informacje na ich temat (indeks, nr
katalogowy, ilość, jednostka, rabat, wartość netto oraz ilość rbh).
Raport zawiera podsumowanie wartości netto z podziałem na towary i usługi oraz łączną sumę netto.
Przykładowy raport przedstawia Rys. 9-4.
177
9.1.2 Raport serwisantów
Raport ten pozwala zapoznać się z wynikami pracy poszczególnych serwisantów. Jest to
wyszczególnienie wykonanych przez pracowników usług (wartość i liczba roboczogodzin) oraz użytych
towarów. Po wybraniu tego raportu z listy należy ustawić jego parametry, czyli:
Zakres dat – okres, z którego dane mają być wzięte pod uwagę przy tworzeniu raportu uwzględnienie
serwisantów (tylko aktywni, tylko z obrotem > 0, obrót nie przydzielony). Dodatkowo można ustawić
parametry prezentacji graficznej raportu w postaci wykresu.
Rys. 9-5 Ustawienia Raportu serwisantów
Takie zestawienie informacji pozwala na ocenę efektywności pracy poszczególnych serwisantów i
premiowanie ich na podstawie faktycznie osiągniętych wyników. W raporcie znajduje się także
podsumowanie wykonanych w danym okresie usług (wartość i liczba roboczogodzin) oraz użytych
towarów, co pozwala na ocenę efektywności całego serwisu. Przykład Raportu serwisantów
przedstawia Rys. 9-6.
Rys. 9-6 Raport serwisantów
178
9.1.3 Raport serwisanta
Raport ten pełni podobną funkcję jak raport serwisantów, z tą różnicą że jest tworzony dla jednego,
wybranego pracownika. Serwisant wybierany jest z listy pracowników poprzez dwukrotne kliknięcie lub
użycie przycisku Wybierz.
Rys. 9-7 Lista pracowników
Kolejnym krokiem przy tworzeniu raportu serwisanta jest wybranie okresu z którego dane mają być
wzięte pod uwagę przy tworzeniu raportu (wybór serwisu i ustawienie zakresu dat). Okno służące do
ustawiania parametrów do raportu serwisanta wygląda następująco:
Rys. 9-8 Ustawienia Raportu serwisanta
Raport serwisanta zawiera szczegółowe informacje na temat wykonanych przez niego usług
i użytych do tego części (nazwa, indeks, nr katalogowy, ilość, jednostka, rabat, wartość netto oraz ilość
roboczogodzin). Informacje te są pogrupowane w porządku chronologicznym,
z podziałem na poszczególne zlecenia i utworzone do tych zleceń dokumenty sprzedaży.
179
W raporcie znajduje się podsumowanie wykonanych w danym okresie usług (wartość i liczba
roboczogodzin) oraz użytych towarów.
Rys. 9-9 Przykładowy Raport serwisanta
9.1.4 Raporty gwarancyjne
Pozwalają na wyświetlenie zestawienia napraw gwarancyjnych w zależności od kontrahenta (gwaranta)
oraz pojazdu.
180
9.2 Raport zakupu
9.2.1 Raport zakupu sumaryczny
Prezentuje łączną
wartość zakupów
(netto, VAT, brutto) za
dany okres czasu.
Rys. 9-10 Raport zakupu sumaryczny
9.2.2 Raport zakupu/sprzedaży sumaryczny
Prezentuje łączną
wartość zakupów,
sprzedaży oraz
różnicę między nimi
(netto, VAT, brutto)
za dany okres czasu.
Rys. 9-11 Raport zakupu/sprzedaży sumaryczny
181
9.3 Raporty sprzedaży
Drugi rodzaj raportów dostępnych w systemie Integra 7 to raporty sprzedaży. Pozwalają one na
zestawienie danych dotyczących sprzedaży zarówno towarów, jak i usług w wybranym okresie czasu.
Rys. 9-12 Dostępne raporty sprzedaży
9.3.1 Raport sprzedaży towarów
Tworzymy go wybierając z listy raportów sprzedaży pozycję Raport sprzedaży towarów. Następnie
wybieramy zakres dat, zaznaczając w ten sposób okres czasu, z którego dane mają zostać pobrane do
raportu.
Rys. 9-13 Ustawienia Raportu sprzedaży towarów
W utworzonym w ten sposób raporcie wyszczególnione są następujące informacje dotyczące
sprzedanych towarów: nazwa, indeks, numer katalogowy, ilość oraz wartość netto i brutto.
Poszczególne pozycje towarów są podzielone na grupy główne i podgrupy, w obrębie których
podsumowane są wartości sprzedaży netto i brutto. Raport zawiera także łączną wartość towarów
sprzedanych w danym okresie czasu. Przykładowy raport przedstawiono na Rys. 9-10.
182
Rys. 9-10 Przykładowy Raport sprzedaży towarów
9.3.2 Raport sprzedaży towaru
Przedstawia listę dok. sprzedaży, na których znalazł się wybrany przez nas towar oraz w ramach
każdego dok. informacje o: ilości, udzielonym rabacie, cenie zakupu netto, marży netto, wartości netto i
wartości brutto wybranego towaru.
183
9.3.3 Raport sprzedaży usług
Tworzymy go wybierając z listy raportów sprzedaży pozycję Raport sprzedaży usług. Podobnie jak w
przypadku innych raportów rozpoczynamy od ustawienia zakresu dat (Rys. 9-11)
Rys. 9-11 Ustawienia raportu sprzedaży usług
Sposób tworzenia i budowa tego raportu jest podobne jak w przypadku raportu sprzedaży towarów.
Poszczególne pozycje usług są podzielone na grupy główne i podgrupy, w obrębie których
podsumowane są wartości sprzedaży netto i brutto. Raport zawiera także łączną wartość usług
sprzedanych w danym okresie czasu. Przykładowy raport sprzedaży usług przedstawiono na Rys. 9-12.
Rys. 9-12 Przykładowy Raport sprzedaży usług
184
9.3.4 Raport sprzedaży usługi
Przedstawia listę dok. sprzedaży, na których znalazła się wybrana przez nas usługa oraz w ramach
każdego dok. informacje o: ilości, udzielonym rabacie, wartości netto i wartości brutto wybranej usługi.
9.3.5 Raport sprzedaży sumaryczny
Prezentuje podsumowanie wartości sprzedaży w zadanym okresie. Otrzymujemy w nim informację o:
wartości netto, kwocie VAT i wartości brutto sprzedaży. Dodatkowo powyższe informacje przedstawione
są w rozbiciu na różne stawki podatku VAT (o ile wystąpiły).
Rys. 9-13 Przykładowy Raport sprzedaży usług
9.3.6 Raport kontrahenta
Przedstawia listę dokumentów sprzedaży wystawionych danemu kontrahentowi wraz z listą ujętych w
nich towarów i usług. Przy towarach znajdziemy informację o: ilości, jednostkach miary, rabatach,
wartościach netto i wartościach brutto. Dodatkowo jest pokazane podsumowanie z: wartością netto i
brutto sprzedanych towarów, wartością netto i brutto sprzedanych usług, a także wartość łączna
sprzedaży.
185
9.4 Rejestry dokumentów
Rys. 9-14 Rejestry dokumentów
System Integra 7 zawiera następujące rejestry dokumentów:
Rejestr dokumentów sprzedaży,
Rejestr paragonów fiskalnych,
Rejestr faktur VAT,
Rejestr faktur VAT Marża,
Rejestr faktur zaliczkowych,
Rejestr dok. wewnętrznych,
Rejestr paragonów fiskalnych korygujących,
Rejestr faktur VAT korygujących,
Rejestr faktur zaliczkowych korygujących,
Rejestr dok. wewnętrznych korygujących,
Rejestr dokumentów WNT.
Rejestry dokumentów sprzedaży można wyeksportować do pliku w celu wykorzystania
w programach finansowo-księgowych lub zaimportować z programów finansowo-księgowych. Służy do
tego Interfejs Systemów Finansowo-Księgowych, opisany w Instrukcji użytkownika cz.2 rozdział 3.
186
9.5 Raporty magazynowe
Raporty te umożliwiają sprawną gospodarkę magazynową i są pomocne przy tworzeniu zamówień.
\
Rys. 9-15 Raporty magazynowe
9.5.1 Stany magazynowe
Raport ten pozwala na wyświetlenie listy towarów wraz z ich stanami magazynowymi. Aby go utworzyć
wybieramy pozycję Stany magazynowe z listy raportów magazynowych i ewentualnie ustalamy zakres
grup i podgrup towarów do raportu. Jeśli raport ma być wykonany dla wybranego magazynu,
zaznaczamy jego nazwę przy pomocy myszy.
Rys. 9-16 Ustawienia raportu Stany magazynowe
W raporcie znajdują się następujące informacje szczegółowe: numer katalogowy, indeks, nazwa towaru
oraz jego ilość znajdująca się w magazynie. Przykładowy raport dla wybranej grupy Filtry i podgrupy
Powietrza przedstawiono na Rys. 9-17.
187
Rys. 9-17 Przykładowy raport stanów magazynowych
9.5.2 Stany magazynowe z cenami
Raport ten tworzymy wybierając z listy raportów magazynowych pozycję Stany magazynowe z cenami.
Następnie ustawiamy kryteria podobnie jak w poprzednim raporcie magazynowym.
Budowa tego raportu jest podobna do poprzedniego - znajdują się w nim następujące informacje
szczegółowe: numer katalogowy, indeks, nazwa towaru oraz ilość znajdująca się
w magazynie, a także cena netto i wartość danego towaru.
9.5.3 Pozostałe raporty magazynowe:
Raport dostaw / zobowiązań – przedstawia listę dostaw wraz z prezentacją dokumentu
zakupu, daty operacji, wartości netto, wartości brutto oraz informacją czy dokument został
rozliczony.
Raport zarezerwowanych towarów – przedstawia listę towarów zarezerwowanych
z prezentacją ilości rezerwacji, stanu w magazynie oraz różnicy między stanem,
a rezerwacją.
Raport przekroczeń stanów kontrolnych – prezentuje listę towarów w zależności od różnic
między stanem w magazynie, a stanem minimalnym lub zalecanym lub maksymalnym. Stany
kontrolne ustala się w kartotece towaru (zakładka Dodatkowe).
Historia towaru – przedstawia ilości przychodów i rozchodów wybranego towaru
w zadanym okresie z jednoczesną prezentacją dokumentów magazynowych.
Historyczne stany magazynowe z cenami – prezentuje stany magazynowe na zadany dzień.
188
9.6 Raporty kasowe
System Integra 7 udostępnia użytkownikowi następujące raporty związane z kasą:
Raporty dostępne z menu głównego
(Rys. 9-18):
Rys. 9-18 Menu Raporty kasowe
Raport kasowy – pokazuje listę dok. kasowych z wartościami przychodu i rozchodu w
zadanym okresie czasu oraz podsumowanie: przychód, rozchód, zmianę stanu, stan
początkowy i stan końcowy kasy (raport po wygenerowaniu może być wydrukowany, ale nie
zostaje zapisany w bazie w formie dokumentu).
Raport dostaw / zobowiązań – lista kontrahentów, którym zalegamy z płatnościami. Raport
jest generowany na podstawie dok. PZ. Można go wykonać dla konkretnego kontrahenta, za
dany okres.
Raport zaliczek – raport wykonywany na podstawie dokumentów KW (kasa wyda)
i BW (bank wyda), które mają zaznaczoną opcję Zaliczka (są wystawiane na poczet zakupów).
W raporcie znajdziemy listę tych dokumentów wraz z kwotą i kwotą pozostałą po rozliczeniu
nimi faktury zakupu w module Finanse.
Raport dostępny z drzewa dokumentów (Rys. 9-19):
Raport kasowy z numeracją – pozwala wygenerować listę dok. kasowych z wartościami
przychodu i rozchodu w zadanym okresie czasu oraz podsumowanie: przychód, rozchód,
zmianę stanu, stan początkowy i stan końcowy kasy. Różnica między Raportem kasowym i
Raportem kasowym z numeracją polega na tym, że ten ostatni otrzymuje własny numer i
zostaje zapisany w bazie. Należy zwrócić uwagę, że okres za jaki zostanie wygenerowany
Raport kasowy z numeracją zostanie zablokowany. Nie będzie możliwości wystawienia
dokumentów kasowych z datą pokrywającą się z zakresem dat raportu kasowego.
189
10 Moduł Finanse
Moduł Finanse pozwala na ewidencję kosztów firmy takich jak: płace, energia, telefony, czynsz oraz
innych bieżących wydatków wprowadzanych do systemu na podstawie dokumentów zakupu. Koszty
firmy można podzielić na różne kategorie, które można wykorzystać przy analizowaniu wydatków firmy.
Dzięki temu możemy np. porównać jak wyglądały opłaty za telefony, czy energię elektryczną w
ostatnich kilku miesiącach.
Z dokumentów zakupu można także korzystać w przypadku ewidencji zakupów części zamiennych. W
przypadku zwrotu części mamy możliwość wystawienia korekty dok. zakupu, a nawet wystawienia kilku
korekt w przypadku, gdy dokument zakupu korygowany jest wielokrotnie. Moduł zapewnia obsługę dok.
typu KW, KP, BW, BP, KM oraz zawiera wiele raportów dot. należności i zobowiązań firmy, które
zapewniają kontrolę przepływu gotówki, a także pozwalają orientacyjnie ustalić dochody firmy oraz
podatek VAT. Opcjonalnie jest możliwa współpraca z programami Finansowo Księgowymi i systemami
bankowymi (np. BOŚ, BPH, BZWBK, ING Bank Śląski, mBank, PEKAO SA, PKO BP, Inteligo,
Spółdzielcza Grupa Bankowa).
10.1 Wystawienie faktury zakupu (towary na magazyn)
Dodajemy nową fakturę zakupu.
Uzupełniamy zakładkę Podstawowe - nr dok. zakupu, formy płatności, datę zakupu, datę
wystawienia, terminy płatności, dane kontrahenta. Kwota faktury zakupu zostanie automatycznie
obliczona na podstawie dołączonych dokumentów PZ oraz wartości wprowadzonych w sekcji
Koszty.
W polu Opis zaleca się wpisywać zawartość faktury zakupu.
W polu Uwagi można wprowadzić dodatkową informację dla danego dokumentu.
Pola dotyczące pracownika wystawiającego i odbierającego dokument mogą być uzupełniane przez
program lub wybierane ręcznie w zależności od potrzeb.
Wybieramy odpowiednią kategorię w sekcji Towary na magazyn (np. Zakupy towaru na magazyn).
Jeśli brakuje odpowiedniej kategorii, można ją dodać przyciskiem […].
Tworzymy dok. przyjęcia zewnętrznego PZ (przycisk Utwórz PZ). W przypadku, gdy dok. PZ został
przygotowany wcześniej, istnieje możliwość dołączenia go do FZ (zakładka Dodatkowe przycisk
Dołącz w sekcji Dołączone dokumenty magazynowe – Rys. 10-2).
W przypadku, gdy faktura zakupu zawiera pozycje kosztowe (np. koszty transportu), należy
wypełnić sekcję Koszty. Wybieramy odpowiednią kategorię kosztów (jeśli brakuje odpowiedniej
kategorii, można ją dodać przyciskiem […].
Istnieje możliwość rejestracji ponoszonych kosztów, które nie są potwierdzone dokumentem
zakupu. W tym celu należy wypełnić sekcję Koszty bez zaznaczenia opcji Koszty księgowe.
Wystawiamy dokument przyciskiem Zapisz.
Przykład wypełnienia zakładki „Podstawowe” przedstawia Rys. 10-1. Przykład wypełnienia zakładki „Dodatkowe” przedstawia Rys. 10-2.
190
Rys. 10-1 Przykład wypełnienia faktury zakupu – zakładka „Podstawowe"
Rys. 10-2 Przykład wypełnienia faktury zakupu – zakładka „Dodatkowe"
191
10.2 Wystawienie faktury zakupu (koszty firmy)
Dodajemy nową fakturę zakupu.
Uzupełniamy zakładkę Podstawowe - nr dok. zakupu, formy płatności, datę zakupu, datę
wystawienia, terminy płatności, dane kontrahenta. Kwoty zostaną obliczone na podstawie wpisów w
sekcji Koszty.
W polu Opis zaleca się wpisywać zawartość faktury zakupu.
Wybieramy odpowiednią kategorię w sekcji Koszty (np. art. BHP, odzież robocza, energia
elektryczna, czynsz, wynagrodzenia, usługi transportowe itp.). Jeśli brakuje odpowiedniej kategorii,
można ją dodać przyciskiem […].
Można również przypisać udział w kosztach do różnych punktów sprzedaży. W tym celu wciskamy
Dodaj w sekcji Udział w kosztach na zakładce Dodatkowe, a następnie wybieramy punkt sprzedaży
i przypisujemy do niego udział procentowy (Rys. 10-4).
W polu Uwagi można wprowadzić dodatkową informację dotyczącą danego dokumentu.
Pola dotyczące pracownika wystawiającego i odbierającego dokument mogą być uzupełniane przez
program lub wybierane ręcznie w zależności od potrzeb.
Wystawiamy dokument przyciskiem Zapisz.
Przykład wypełnienia zakładki Podstawowe faktury zakupu dot. kosztów przedstawiono na Rys. 10-3.
Rys. 10-3 Przykład wypełnienia faktury zakupu – zakładka Podstawowe
Przykład wypełnienia zakładki Dodatkowe faktury zakupu dot. kosztów przedstawia Rys. 10-4.
192
Rys. 10-4 Przykład wypełnienia faktury zakupu – zakładka Dodatkowe
Na Rys. 10-5 przedstawiono listę faktur zakupu
Rys. 10-5 Przykładowa lista faktur zakupu
193
10.3 Wystawienie faktury zakupu korygującej (FZK)
W momencie otrzymania faktury korygującej na zakupione towary czy usługi, należy wykonać korektę
odpowiedniej faktury zakupu.
Wystawiamy dokument FZK, wciskając prawy przycisk myszy na dokumencie, który chcemy
skorygować i wybieramy Utwórz korektę, albo dodajemy nowy dokument z poziomu Faktur Zakupu
Korygujących (Rys. 10-6).
Rys. 10-6 Sposób dodania korekty faktury zakupu
Wypełniamy zakładkę Podstawowe (nr dok. zakupu, data korekty, wystawienia i terminu płatności,
uwagi (Rys. 10-7).
Dla faktur zakupu dot. towarów na magazyn tworzymy dok. PZK (przyjęcie zewnętrzne korygujące)
za pomocą przycisku Utwórz PZK (Rys. 10-7) lub dołączamy przyciskiem Dołącz w sekcji
Dołączone dokumenty magazynowe na zakładce Dodatkowe, jeśli PZK utworzono wcześniej
(Rys.16-8).
Dla faktur zakupu dot. kosztów wpisujemy kwotę, o którą zmniejszono lub zwiększono wartość
dokumentu (Rys. 10-8).
Wystawiamy dokument przyciskiem Zapisz.
194
Rys. 10-7 Przykład wypełnienia korekty faktury zakupu – zakładka Podstawowe
Rys. 10-8 Wpisanie kwoty korekty dotyczącej kosztów
195
10.4 Wystawienie faktury zakupu (WNT)
Faktury zakupu WNT stosuje się w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru.
Dodajemy nową fakturę zakupu.
Pobieramy aktualne kursy walut potwierdzając wyświetlony komunikat
Zakładka Dane dokumentu
Uzupełniamy zakładkę Dane dokumentu - nr dok. zakupu, datę zakupu z rach. oraz datę wystawienia
WNT, formy i terminy płatności, dane kontrahenta, rodzaj waluty (korzystając z przycisku Pobierz kurs
można pobrać aktualny kurs waluty z NBP, po którym zostanie przeliczona wartość zakupu na
złotówki). Kwota faktury zakupu zostanie automatycznie obliczona na podstawie wprowadzonych
pozycji na zakładce Towary oraz wartości wprowadzonych w sekcji Koszty.
W polu Opis zaleca się wpisywać zawartość faktury zakupu.
W polu Uwagi można wprowadzić dodatkową informację dla danego dokumentu.
Pola dotyczące pracownika wystawiającego i odbierającego dokument mogą być uzupełniane przez
program lub wybierane ręcznie w zależności od potrzeb.
Wybieramy odpowiednią kategorię w sekcji Towary na magazyn (np. Zakupy towaru na magazyn).
Jeśli brakuje odpowiedniej kategorii, można ją dodać przyciskiem […].
W przypadku, gdy faktura zakupu zawiera pozycje kosztowe (np. koszty transportu), należy
wypełnić sekcję Koszty. Wybieramy odpowiednią kategorię kosztów (jeśli brakuje odpowiedniej
kategorii, można ją dodać przyciskiem […].
Zakładka Towary
Dodajemy pozycje towarowe do dokumentu wykorzystując przyciski Dodaj… . W oknie pośrednim
określamy ilość zakupionego towaru oraz cenę jednostkową w walucie, w której została wystawiona
faktura zakupu (np. EUR)
Wystawiamy dokument przyciskiem Zapisz.
Przykład wypełnienia zakładki Dane dokumentu przedstawia Rys. 10-9. Przykład wypełnienia zakładki Towary przedstawia Rys. 10-10.
196
Rys. 10-9 Przykład wypełnienia faktury zakupu WNT – zakładka Dane dokumentu
Rys. 10-10 Przykład wypełnienia faktury zakupu WNT – zakładka Towary
197
10.5 Wystawienie korekty faktury zakupu (WNTK)
W momencie otrzymania faktury korygującej na zakupione towary czy usługi, należy wykonać korektę
odpowiedniej faktury zakupu.
Wystawiamy dokument FZK, wciskając prawy przycisk myszy na dokumencie, który chcemy
skorygować i wybieramy Utwórz korektę, albo dodajemy nowy dokument z poziomu Faktur Zakupu
Korygujących (Rys. 10-6).
Rys. 10-6 Sposób dodania korekty faktury zakupu
Zakładka Dane dokumentu
Wypełniamy zakładkę Dane dokumentu (nr dok. zakupu, opis, data korekty z rach oraz data wyst.
WNTK, forma i termin płatności, uwagi (Rys. 10-7).
Dla faktur zakupu dot. kosztów wpisujemy kwotę, o którą zmniejszono lub zwiększono wartość
dokumentu.
Zakładka Towary
Na zakładce Towary w sekcji Powinno być korygujemy ilość lub cenę jednostkową wybranej pozycji.
(Rys. 10-7).
Wystawiamy dokument przyciskiem Zapisz.
198
Rys. 10-11 Przykład wypełnienia korekty faktury zakupu WNTK – zakładka Dane dokumentu
Rys. 10-12 Przykład wypełnienia korekty faktury zakupu WNTK – zakładka Towary
199
10.6 Dokumenty kasowe (dostępne w module Finanse)
Standardowe dokumenty kasowe KP, KW, BP i BW zostały opisane w rozdziale 8.8.
10.6.1 Dokument KM (kompensata)
Kompensata jest dokumentem, który ułatwia rozliczenia z kontrahentami. Wystawia się go wówczas,
gdy mamy należności oraz zobowiązania we wzajemnych transakcjach z danym kontrahentem.
Kompensaty pozwalają na ograniczenie ilości czynności wykonywanych w programie Integra 7.
Rys. 10-9 przedstawia kartę kompensaty. W obszarze „Należności” dołączamy dokumenty, które są
zobowiązaniami kontrahenta wobec naszej firmy, a w obszarze „Zobowiązania” dołączamy dokumenty,
które są naszym zobowiązaniem wobec tego samego kontrahenta.
Dokument KM można zakończyć na 2 sposoby:
3. Utworzenie wyłącznie kompensaty (dokumenty zostaną rozliczone do kwoty wspólnej dla
zobowiązań i należności).
W celu utworzenia wyłącznie kompensaty, która rozliczy zobowiązania i należności w części
wspólnej, należy przed wystawieniem dokumentu KM wybrać przycisk Ustal wartość (Rys. 10-13).
4. Utworzenie kompensaty z całkowitym rozliczeniem kasowym
W przypadku, gdy dokumenty zobowiązań i należności mają zostać całkowicie rozliczone kasowo,
należy przed wystawieniem dokumentu KM zaznaczyć opcję Utwórz dok. kasowy (Rys. 10-9). W
konsekwencji program obliczy wartości kwot i wystawi odpowiednie dokumenty kasowe:
KP bądź BP w przypadku, gdy należności przekraczają wartość zobowiązań,
KW bądź BW jeśli wartość zobowiązań jest większa niż należności.
200
Rys. 10-13 Dokument KM (kompensata)
10.6.2 Dokument RD (rozliczenia dodatkowe)
Dokument RD jest szczególnym rodzajem dokumentu kasowego. W programie został wprowadzony do
rozliczeń dokonywanymi kartami płatniczymi, ponieważ właśnie wtedy pojawia się problem z
prawidłowym rozliczeniem dokumentów sprzedaży. Zastosowanie tego dokumentu zostanie
przedstawione na przykładzie:
Przykład:
1. Wystawiono fakturę sprzedaży na kwotę 1200zł. Klient dokonuje płatności kartą.
2. Z tytułu obsłużonej płatności kartą na konto firmy wpływa kwota 1164,00zł, która jest
pomniejszona o prowizję firmy obsługującej terminal. W programie Integra 7 wystawiono dok.
kasowy BP na kwotę 1164zł.
3. Firma obsługująca terminal wystawiła za swoje usługi fakturę na kwotę 36zł. Faktura zakupu
została zarejestrowana w programie Integra 7 (Rys. 10-14).
W celu prawidłowego rozliczenia kasowego dokumentu sprzedaży należy wystawić dokument RD
(Rys. 10-15), do którego podłączamy odpowiednio dok. BP (1), fakturę sprzedaży (2) oraz fakturę
zakupu (3). Tak wystawiony dokument RD całkowicie rozliczy wszystkie dołączone do niego
dokumenty.
201
Rys. 10-14 Wystawione dokumenty FV, BP, FZ
Rys. 10-15 Rozliczenie kasowe dokumentów FV i FZ za pomocą dokumentu RD
202
10.7 Windykacja przeterminowanych płatności
Funkcje umożliwiają wysłanie wiadomości SMS oraz wystawienie dokumentu Wezwania do zapłaty dla
kontrahentów, którzy nie wywiązali się ze zobowiązań wobec naszej firmy (Rys. 10-16, Rys. 10-17).
Rys. 10-16 Wybór opcji Wezwanie do zapłaty z listy dok. sprzedaży
10-17 Wybór opcji Wezwanie do zapłaty z listy kontrahentów
203
10.7.1 SMS dot. przeterminowanych płatności
Funkcja dostępna jest na liście dokumentów sprzedaży w module Finanse w menu podręcznym (prawy
przycisk myszy) (Rys. 10-16).
W celu odfiltrowania przeterminowanych płatności na liście dokumentów sprzedaży należy ustalić
graniczne daty płatności oraz zaznaczyć opcję Nierozliczone kasowo (Rys. 10-16). Następnie należy
wybrać funkcję Wyślij SMS dot. zapłaty lub Wyślij SMS dot. zapłaty (nr i kwota) (Rys. 10-16).
Automatycznie przygotowane okna z wiadomościami przygotowanymi do wysłania prezentuje Rys. 10-
18.
10-18 Okna wiadomości Wyślij SMS dot. zapłaty oraz Wyślij SMS dot. zapłaty (nr i kwota)
10.7.2 Wezwania do zapłaty
Tworzenie wezwań do zapłaty odbywa się w module Finanse oraz Kasa bezpośrednio z listy
dokumentów sprzedaży (Rys. 10-16) oraz z listy kontrahentów (Rys. 10-17). Należy wcisnąć prawy
przycisk myszy, a następnie wybrać pozycję Wezwanie do zapłaty.
Karta Wezwanie do zapłaty (Rys. 10-19) umożliwia dołączenie nierozliczonych dokumentów, dzięki
czemu zostanie obliczona wartość zobowiązań klienta wobec naszej firmy. Ponadto można ustalić datę
płatności zaległych kwot, a także wysokość odsetek za zwłokę. Do wyboru jest kilka wzorów ponagleń,
które zostaną umieszczone na wydruku.
204
10-19 Wezwanie do zapłaty
Wydruk wezwania do zapłaty (Rys. 10-20) będzie zawierał dane wystawiającego oraz dłużnika,
informacje dot. nierozliczonych dokumentów, a także tekst wezwania (zgodnie z wybranym wcześniej
wzorem ponaglenia).
206
NOTATKI
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
207
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
208
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
209
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………..
7.4.40.8