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Expediente 300/2014/00071

PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE UN SERVICIO DE TRASLADO, DEPÓSITO, CUSTODIA Y GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DOCUMENTALES DE AGENCIA TRIBUTARIA MADRID.

1. OBJETO

Es objeto del presente contrato la prestación del servicio auxiliar de traslado, depósito, custodia y gestión de archivos de expedientes y documentos generados en el Organismo Autónomo Agencia Tributaria Madrid.

Por razones de eficacia administrativa e insuficiencia y adecuación de espacios físicos, el depósito, custodia, conservación y organización de los fondos documentales se realiza externamente con apoyo en la gestión en cuanto a informatización, localización, extracción, entrega y reintegro de documentación y expedientes.

La titularidad y propiedad de los fondos de archivo son de la Agencia Tributaria Madrid. En ningún caso la documentación almacenada y custodiada en dependencias externas ajenas a la Agencia Tributaria Madrid podrá suponer por parte de la empresa adjudicataria el ejercicio de potestades públicas. Agencia Tributaria Madrid mantiene la dirección y supervisión del archivo.

Es la propia Agencia Tributaria Madrid a quien corresponde, garantizar el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, facilitar la documentación y la utilización de los datos contenidos en los documentos, e impedir el acceso a la información de aquellos documentos restringidos por las disposiciones legales.

A todos los efectos legales los expedientes y documentación de archivo de pasivo almacenados y custodiados externamente son responsabilidad de la propia Agencia Tributaria Madrid, quién facilitará los que se soliciten por los cauces legales y aquellos que deban enviarse a un organismo público en cumplimiento de trámites reglamentarios o que los mismos sean reclamados por los Tribunales de Justicia, dejando fotocopia o copia autorizada en el archivo.

Todo ello de conformidad con lo dispuesto en la Ley 30/1992, de 26 de Noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades locales y demás normas de aplicación.

El servicio consistirá en trabajos de traslado de los archivos gestionados externamente, carga, transporte, colocación, preparación, en su caso, de contenedores, suministrados por el adjudicatario, para albergar lotes de documentación administrativa y tributaria pasiva de la Agencia Tributaria Madrid, codificación de los mismos, almacenaje, custodia y gestión diaria de archivo de esta documentación.

Se considera documentación administrativa y tributaria pasiva la procedente de la actividad generada por las Unidades Administrativas de la Agencia Tributaria Madrid, en especial la relacionada con la gestión tributaria y de uso poco frecuente.

Página 1 de 29Firmado por: ANA MARIA CLAVO MARTINEZFecha: 14-05-2014 16:36:49

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Se entiende por expediente todos aquellos documentos que integran la información de los ciudadanos (informes, fichas, resultados, documentos en papel etc.), así como los elementos que los contienen (carpetas, sobres, dossieres).

Los puntos de suministro de contenedores y recogida de la documentación serán con carácter general: las instalaciones de la empresa que en la actualidad tiene almacenado, custodia y gestiona el archivo de pasivo de Agencia Tributaria Madrid y las demás dependencias de este Organismo (ver anexo I).

La documentación almacenada en las instalaciones de la empresa que en la actualidad custodia y gestiona el archivo de pasivo de Agencia Tributaria Madrid dispondrá la misma en el muelle de carga, debidamente paletizada. Toda esta documentación, en su caso, será trasladada a las instalaciones de la empresa adjudicataria para su almacén, custodia y gestión de archivo, quién dispondrá de los contenedores necesarios, procediendo a su llenado, precintado por personal de la empresa adjudicataria, confección de un inventario de su contenido y su codificación. Estos contenedores podrán ser precintados en presencia de un responsable de la Administración.

No obstante, si durante la duración del contrato se produjese la incorporación de otro centro o el cambio de ubicación de alguno de los anteriormente citados, estos quedarían incluidos en la prestación del servicio.

Realizado los traslados y el almacenaje, se requiere la custodia en las instalaciones, con adecuadas medidas de seguridad y la gestión de expedientes. En especial se destaca la gestión expedientes archivados de impuestos como el del incremento del valor de los terrenos de naturaleza urbana, por ser uno de los más dinámicos (autoliquidaciones remitidas por las entidades financieras, expedientes en los que se han grabado liquidaciones, recursos, solicitudes, expedientes pendientes del IBI, de fincas que ya tienen determinado el valor catastral, etc.).

Otros trabajos relacionados con la gestión de archivo de tipo “correctivo” y “adaptativo”.

Por la Subdirección General de Secretaría Técnica de la Agencia Tributaria Madrid, podrá solicitarse la disposición de medios personales y materiales con la finalidad de atender trabajos relacionados con la gestión de archivo que, previa justificación y conformidad del Director de los Trabajos, puedan ser necesarios por adaptación de expedientes y documentación, insuficientemente identificados, contenidos en palets y/o contenedores, para su mejor y pronta localización, por necesidades detectadas y/o sobrevenidas de carácter funcional a las expresadas de carácter general en el presente pliego de prescripciones técnicas. Se incluye el procesado, identificación, etiquetado y almacén de información mediante código de barras.

A modo de ejemplo:

Trabajos de manipulación de legajos y expedientes, atados, desatados, grapado y desgrapado de documentación, etiquetado e identificación en cajas archivadoras tipo AZ, y aquellos otras prestaciones que se puedan derivar en traslados masivos de archivos de activo a pasivo que serán objeto de custodia. Este tipo de actuaciones podrán realizarse en las instalaciones de la empresa adjudicataria o, en su caso, en dependencias de la Agencia Tributaria Madrid.


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Palets que contienen cajas que se encuentran en un elevado estado de deterioro, lo que dificulta la búsqueda de los documentos solicitados, y se aconseja su trasvase a nuevos contenedores normalizados de la empresa.

Generación de nuevos contenedores. Cambio de contenedores

EXTRACCIÓN, INVENTARIO, TRASVASE Y REFERENCIACIÓN

- EXTRACCIÓN de los soportes de documentación de las actuales unidades de instalación (contendores/cajas) deterioradas.

- INVENTARIO, catalogación, clasificación e inventario de la documentación que se ha determinado como objeto de tratamiento y su localización de almacenamiento inicial.

- TRASVASE, de la documentación por serie documental y de forma ordenada de su ubicación a los contenedores normalizados.

- REFERENCIACION, trascripción de las descripciones que figuren en los “lomos de archivadores definitivos o az” a programa informático o impreso de control de referenciación, según condiciones en las que se desarrolle el servicio.

- INFORMATIZACIÓN DE CONTENIDOS - Grabación de datos en sistema de gestión de archivo.- Creación de archivo ofimático.- Obtención de las ubicaciones para cada contenedor.- UBICACIÓN DEFINITIVA - El sistema facilita de forma automática o manual las ordenes de ubicación

para los contenedores pendientes de ubicación:- Emisión de órdenes de ubicación.- Distribución de contenedores según órdenes de ubicación.- Verificación ubicaciones.- Ubicaciones facilitadas por el sistema- Lectura automática de ubicación física de (etiqueta contenedor + etiqueta de

ubicación de estantería), validación automática con datos facilitados por el sistema.

- Actualización sistema de archivo.- Acceso sistema de préstamos de documentos.- Extracción de base de datos (Excel) para entrega.

Las horas de dedicación que puedan representar estos trabajos se realizará sin coste ni compensación económica hasta un máximo de 800 horas en el curso de los cuatro años de duración del contrato. El límite se renovará nuevamente, de forma proporcional, en caso de prórroga del contrato.

La empresa llevará un control del número de horas ejecutadas en cada actuación con antecedentes y fechas. La Subdirección General de Secretaría Técnica de la Agencia Tributaria Madrid, podrá requerir información, con periodicidad mensual, de extractos o resúmenes de las horas realizadas de forma acumulada, y saldo restante a la fecha de petición.


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Absorción de incrementos por nuevas incorporaciones

Para absorber mayor necesidades de almacén, equiparado en archivadores de dimensiones aproximadas de AZ de 35 cm. x 25 cm. x 10 cm la empresa adjudicataria facilitará sin coste un máximo de 360 metros lineales/año, equiparado en archivadores de dimensiones aproximadas de AZ de 35 cm. x 25 cm. x 10 cm. La deducción anual se renovará nuevamente, en caso de prórroga del contrato.

2. PLAZO

El plazo de prestación de servicios abarcará desde el 15 de diciembre de 2014 hasta el 14 de diciembre de 2018. El contrato podrá prorrogarse de forma expresa y por mutuo acuerdo de las partes antes de su finalización, siempre que la duración total del contrato, incluidas las prórrogas, no exceda de seis años y que las prórrogas no superen, aislada o conjuntamente, el plazo fijado originariamente.

3. PRECIO Y FORMA DE PAGO

3.1. PRECIOS UNITARIOS DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS

DESCRIPCIÓNPRECIOS

UNITARIOS (IVA excluido)

3.1.1ITEM

depósito y custodia

Depósito y custodia de la documentación (precio por contenedor y mes) y nuevas incorporaciones

0,28 €

3.1.2ITEMS

GESTION ARCHIVO

Suministro de contenedores y precintos para introducir la documentación (precio por contenedor)

1,95 €

Recogida de nuevos contenedores de documentación de Agencia Tributaria Madrid, carga de los contenedores y transporte hasta el centro de custodia (precio por contenedor)

0,86 €

Informatización de cada contenedor (precio por contenedor) 0,32 €Servicio de consulta, precio de localización por contenedor (*)

1,27 €

Servicio de consulta, Precio de reintegro, reposición o devolución y ubicación del contenedor en su posición original (precio por contenedor) (*)

1,27 €

Precio de transporte por gestión diaria de todos los envíos de centro de custodia a las dependencias de agencia tributaria (sólo ida sin coste vuelta)

4,36 €

Precio de transporte de recogida por viaje (de Agencia Tributaria Madrid a centro de custodia)

0,00 €

Retirada de la documentación y puesta a disposición de la Agencia Tributaria Madrid en muelle de carga

0,00 €

Precio expurgo de documentación que sea declarada obsoleta (los contenedores liberados deducirán las unidades de depósito y custodia)

0,00 €

(1) Digitalización de documentos (por página) 0,05 €(2) Coste hora para trabajos de archivo de tipo “correctivo” y “adaptativo”

16,50 € /HORA


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El referente para traslados masivos se establece en 0,78 €/contenedor al que se aplicará el coeficiente de adjudicación resultante de la oferta formulada por el licitador en custodia y almacén

(*) Cuando se requieran dos o más consultas del mismo contenedor, en la misma petición, el precio de localización de las citadas consultas así como el de su reposición, en la misma fecha, se considerará consulta única y precio único, no incrementando el precio por unidad.

(*) Se procederá igualmente cuando el centro de custodia facilite el contenedor completo.

(1) y (2) Se facturarán las digitalizaciones una vez excedido el número de unidades sin coste, así como las horas que excedan, igualmente sin coste, previstas en el presente pliego para trabajos relacionados con la gestión de archivo y por adaptación de expedientes y documentación contenidos en palets y/o contenedores, para su mejor identificación y localización.

Todas las digitalizaciones y horas que se realicen una vez excedido el límite expresado se indicará en los extractos de conformidad de cada uno de los servicios peticionarios previo a la conformidad de factura. El gasto se asumirá con el importe anual máximo estimado de cada anualidad.

3.2. ESTIMACIÓN PRECIO DEL TRASLADO TOTAL DEL ARCHIVO. IMPORTE MÁXIMO DETERMINADO

Cálculo realizado para efectuar aproximadamente 78 traslados en camiones tipo trailer de punto origen a punto destino, carga, descarga y manipulación, calculando una carga en cada trailer aproximadamente de 30 palets.

Estimación contenedores diciembre 2014 73.000,00Metros lineales 29.200,00Estimación AZ 292.000,00Número palets 2.325,00Estimación de traslados en vehículo tipo trailer 78Precio traslado contenedores 56.940,00 €Importe IVA 11.957,40 €Importe total 68.897,40 €

El precio unitario referente para traslados masivos se establece en 0,78 €/contenedor al que se aplicará el coeficiente de adjudicación resultante de la oferta formulada por el licitador en custodia y almacén

DETERMINACIÓN DEL PRESUPUESTO DE LICITACIÓN

El presupuesto de licitación se determina por importe máximo estimado y por precios unitarios IVA excluido, con la siguiente desagregación:

1) Componente precio por traslado de la totalidad del archivo desde la ubicación actual, en camiones tipo trailer, de punto origen a punto destino, carga, descarga y manipulación. 2) Componente por depósito y custodia.3) Componente por gestión de archivo.4) Importe máximo estimado a tanto alzado de 25.000 euros anuales (IVA excluido); 100.000 euros (IVA excluido) para el conjunto de los cuatro años para cubrir mayores necesidades de las inicialmente previstas y otros trabajos relacionados con la gestión de archivo que, previa justificación y conformidad


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del Director de los Trabajos, puedan ser necesarios por adaptación de expedientes y documentación contenidos en palets y/o contenedores, para su mejor identificación y localización.

En todo caso, en el presupuesto total se indicará como partida independiente, el importe del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

DETERMINACIÓN DEL PRECIO DE ADJUDICACIÓN.

El precio de adjudicación se conformará de la suma de los siguientes apartados:

1) Aplicando el coeficiente de adjudicación resultante de la baja ofertada al componente precio por depósito y custodia y previsión de incorporaciones.2) Aplicando el coeficiente de adjudicación resultante de la baja ofertada al componente precio del resto de ítems reflejados en el apartado 3.1 del Pliego de Prescripciones Técnicas Particulares que rige el contrato por “gestión de archivo”.3) Se adicionará el importe a tanto alzado máximo estimado de 25.000 euros (IVA excluido) anuales; 100.000 euros (IVA excluido) para el conjunto de los cuatro años, coincidente con el de licitación, sin reducción.4) Se adicionará el componente precio por traslado, al que se aplicará el mismo coeficiente de adjudicación por depósito y custodia si, concurriendo la empresa que actualmente gestiona el archivo externo de Agencia Tributaria Madrid, no resultase adjudicataria.

En todo caso, en el precio total se indicará como partida independiente, el importe del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

Consideraciones a tener en cuenta:

El precio del traslado se ha establecido como importe máximo estimado para una previsión de traslado de 73.000 contenedores. En el supuesto de que a fecha 14.12.2014, el inventario de contenedores objeto de traslado, fuese inferior a 73.000, se reajustará a la baja el importe adjudicado por traslado, facturándose el importe real, en función del menor número de contenedores resultantes. Para calcular la reducción, se aplicará el coeficiente de adjudicación al precio unitario de 0,78 € /contenedor x el menor número de contenedores.

Para la valoración de ofertas, de conformidad con los principios de no discriminación e igualdad de trato, la empresa que actualmente realiza la custodia y gestión de archivo externo de Agencia Tributaria Madrid, de estar interesada en concurrir a la licitación del contrato, deberá presentar oferta, excepto en el apartado “recogida de documentación, carga de los contenedores y transporte hasta el centro de custodia” (“precio total de traslado de actual centro de almacenaje y custodia a nuevo centro ”).


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En el supuesto de que resulte adjudicataria la citada empresa el importe máximo estimado de adjudicación se obtendrá como se ha definido anteriormente, lógicamente excluyendo el coste del traslado.

En otro supuesto, el precio del contrato se incrementará con el precio ofertado por el licitador en el concepto precio de traslado.

En la ejecución del contrato, menores necesidades de las inicialmente previstas, lleva implícito la reducción del compromiso de gasto dando lugar simplemente a un ajuste por minoración del expediente de gasto, no considerándose modificación de contrato, ya que Agencia Tributaria Madrid no adquiere ninguna obligación ni el contratista ningún derecho respecto a la cuantía total del contrato, al no imponerse la obligación de adquirir o pedir un número determinado de unidades.

DESAGREGACIÓN PRESUPUESTO ANUAL

1.1)Traslado de la totalidad del archivo desde la ubicación actual, en camiones tipo trailer, de punto origen a punto destino, carga, descarga y manipulación.

Precios IVA excluido

73.000*0,78 € =56.940,00 €

CONTENEDORES 4 CAJAS 73.000 4 AZ por cajaTOTAL CAJAS 292.000 AZMETROS LINEALES 29.200 metros linealesAZ POR PALET 126 AZ292.000 AZ 2.325 PALETS

TIPOSVOLUMEN DE

DOCUMENTACIÓNPERIODOS DE EJECUCIÓN

Infrecuente o poco probable.

40% 15 al 19 de diciembre de 2014

Probable pero con escaso movimiento

40% 20 al 26 de diciembre de 2014

Peticiones más habituales

20% Días 27 y 31 de diciembre de 2014

La documentación debe de estar perfectamente depositada, custodiada y en condiciones de una correcta gestión de archivo el día 2 de enero de 2015.

1.2) DEPÓSITO Y CUSTODIA

DEPÓSITO Y CUSTODIA UNIDADES ESTIMADAS

(mes)

PRECIOSUNITARIOS

(IVA EXCLUIDO)

TOTAL 2015(IVA

EXCLUIDO)

TOTAL 2016(IVA

EXCLUIDO)

TOTAL 2017(IVA

EXCLUIDO)

TOTAL 2018(IVA EXCLUIDO)

1.2)DEPOSITO Y CUSTODIA (*) 73.000 0,28 245.280,00 € 246.459,24 € 247.638,48 € 248.817,71 €INCORPORACIONES DEPOSITO Y CUSTODIA 350,964 0,28 1.179,24 € 1.179,24 € 1.179,24 € 1.179,24 €


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1.3) GESTIÓN

CONCEPTOS FACTURABLES POR GESTIÓN

UNIDADES ESTIMADAS

(mes)

PRECIOSUNITARIOS

(IVA EXCLUIDO)

TOTAL 2015(IVA

EXCLUIDO)

TOTAL 2016(IVA

EXCLUIDO)

TOTAL 2017(IVA

EXCLUIDO)


1.3)

INFORMATIZACION CONTENEDOR 494,455 0,32 1.898,71 € 1.898,71 € 1.898,71 € 1.898,71 €CONTENEDORES 241,788 1,95 5.657,85 € 5.657,85 € 5.657,85 € 5.657,85 €SERVICIO CONSULTAS (LOCALIZACION) 224,327 1,27 3.418,75 € 3.418,75 € 3.418,75 € 3.418,75 €

SERVICIO CONSULTAS (REINTEGRO O RESPOSICION A SU LUGAR). 88,352 1,27 1.346,48 € 1.346,48 € 1.346,48 € 1.346,48 €

ENVIO DE CONSULTAS 20,583 4,36 1.076,92 € 1.076,92 € 1.076,92 € 1.076,92 €NUEVAS RECOGIDAS Y TRANSPORTE DE ATM A CENTRO DE CUSTODIA 527,582 0,86 5.444,64 € 5.444,64 € 5.444,64 € 5.444,64 €

IMPORTE MÁXIMO ESTIMADO A TANTO ALZADO TOTAL 2015(IVA EXCLUIDO)

TOTAL 2016(IVA

EXCLUIDO)

TOTAL 2017(IVA

EXCLUIDO)


1.4)

PREVISIÓN POR MAYORES NECESIDADES DE LAS INICIALMENTE PREVISTAS Y OTROS TRABAJOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DE ARCHIVO POR ADAPTACIÓN DE EXPEDIENTES Y DOCUMENTACIÓN, INSUFICIENTEMENTE IDENTIFICADOS, CONTENIDOS EN PALETS Y/O CONTENEDORES, PARA SU MEJOR Y PRONTA LOCALIZACIÓN.

25.000,00 € 25.000,00 € 25.000,00 € 25.000,00 €

PRESUPUESTO TOTAL ACUMULADO: 1.1) Traslado de la totalidad del archivo de punto origen a punto destino , 1.2) Depósito y custodia y previsión de incorporaciones, 1.3) Gestión y 1.4) Previsión a tanto alzado

PRESUPUESTO TOTAL ACUMULADO TOTAL 2015 TOTAL 2016 TOTAL 2017 TOTAL 2018

1.1) PRECIO POR TRASLADO 56.940,00 € --------------------- --------------------- --------------------- 1.2) PRECIO LICITACIÓN ESTIMADO POR DEPÓSITO Y CUSTODIA DE ARCHIVO (INICIAL Y PREVISIÓN DE INCORPORACIONES)

246.459,24 € 247.638,48 € 248.817,72 € 249.996,95 €

1.3) PRECIO LICITACIÓN ESTIMADO POR GESTIÓN DE ARCHIVO

18.843,35 € 18.843,35 € 18.843,35 € 18.843,35 €

1.4 ) PREVISIÓN POR MAYORES NECESIDADES DE LAS INICIALMENTE PREVISTAS Y OTROS TRABAJOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DE ARCHIVO POR ADAPTACIÓN DE EXPEDIENTES Y DOCUMENTACIÓN, INSUFICIENTEMENTE IDENTIFICADOS, CONTENIDOS EN PALETS Y/O CONTENEDORES, PARA SU MEJOR Y PRONTA LOCALIZACIÓN.

25.000,00 € 25.000,00 € 25.000,00 € 25.000,00 €

IVA 21% 72.920,94 € 61.211,18 € 61.458,82 € 61.706,46 €TOTAL 420.163,53 € 352.693,01 € 354.119,89 € 355.546,76 €

(*) Unidades proyectadas a diciembre 2014 considerando promedio de unidades y conceptos facturados en el periodo (enero 2009 a julio 2013) “55 meses”.


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RESUMEN PRESUPUESTO POR ANUALIDAD.

En cumplimiento de lo dispuesto en la Base 28.8 de las de ejecución del Presupuesto de Gastos del Ayuntamiento de Madrid, la imputación presupuestaria de los gastos a cada ejercicio económico se realizará teniendo en cuenta el momento en el que pueda resultar exigible la obligación de que se trate. A tal efecto, al tratarse de un contrato que lleva aparejada prestaciones cuya realización es continuada a lo largo de todo el periodo de ejecución y cuyo régimen de pago tiene periodicidad mensual, la exigibilidad se produce desde el primer día del mes siguiente a la finalización del periodo de prestación, para lo cual será imprescindible la presentación de la correspondiente factura.

2015 2016 2017 2018 2019 TOTALTRASLADO 2014 68.897,40 € 68.897,40 €GESTION 2015 321.993,95 € 29.272,18 € 351.266,13 €GESTION 2016 323.301,92 € 29.391,08 € 352.693,00 €GESTION 2017 324.609,90 € 29.509,99 € 354.119,89 €GESTION 2018 340.732,32 € 14.814,45 €1 355.546,77 €TOTAL 390.891,35 € 352.574,10 € 354.000,98 € 370.242,31 € 14.814,45 € 1.482.523,19 €

AÑOIMPUTACIÓN

PRESUPUESTARIA2014 0,00 €2015 390.891,35 €2016 352.574,10 €2017 354.000,98 €2018 370.242,31 €2019 14.814,45 €

El precio del contrato es de 1.482.523,19 € IVA incluido (base imponible 1.225.225,78 € IVA excluido, importe IVA al 21% 257.297,41 €) A efectos de presupuesto se imputa con cargo a la aplicación presupuestaria 506.025.93200/227.04 (Custodia, depósitos y almacenaje), del Programa Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria Madrid.

El Valor estimado es de 1.935.428,96 € considerando el precio IVA excluido del contrato inicial; 1.225.225,78 €, y la previsión de una o más prórrogas hasta un máximo de 2 años, computando para cada año de prórroga el importe previsto para los últimos 12 meses de gestión (293.840,30 €); lo que representa un total de 587.680,60 € y la previsión de una modificación máxima del 10% del precio del contrato (122.522,58 € ) si las previsiones estimadas por gestión resultasen insuficientes..

La Agencia Tributaria Madrid efectuará el pago del precio mediante liquidaciones mensuales contra presentación de las correspondientes facturas emitidas, por meses vencidos, que serán abonadas previa conformidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 216.4 del TRLCSP. A los precios unitarios ofertados por la empresa adjudicataria.

En la facturación, los precios unitarios se consignarán con un máximo de 6 decimales. Los referidos precios unitarios tendrán la consideración de “precios intermedios” que aplicados por las unidades ejecutadas objeto de facturación configuran la base imponible que se redondeará a céntimos. Si por razones técnicas el adjudicatario no

1 Se ha calculado considerando la gestión de la última quincena del ejercicio 2018.


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pudiera aplicar los precios unitarios intermedios, redondeará al valor inferior más próximo que contenga el número de lugares decimales.

DESGLOSE DE FACTURAS

Las facturas identificarán las unidades de ejecución y los correspondientes precios unitarios desglosado en los siguientes conceptos:

Unidades de depósito y custodia.Nuevas incorporaciones depósito y custodia.Informatización contenedor.Suministro contenedores.Servicio consultas.Reposición de consultas.Precio de transporte por gestión diaria de todos los envíos de centro de custodia a las dependencias de Agencia Tributaria Madrid (sólo ida sin coste vuelta).Recogida de nuevos contenedores de documentación de Agencia Tributaria Madrid, carga de los contenedores y transporte hasta el centro de custodia (precio por contenedor).

Todo lo anterior referido a:

- Contenedores o expedientes y precintos suministrados en el periodo.- Contenedores o expedientes recogidos, trasladados y ubicados definitivamente.- Contenedores o expedientes solicitados y transportados para consulta en Agencia Tributaria Madrid.- Transportes efectuados en el periodo.- Contenedores o expedientes consultados en el propio centro de depósito.- Contenedores depositados y custodiados el primer día del mes que se factura.

A estos efectos, de conformidad con el apartado dos de la disposición adicional trigésima tercera del TRLCSP, el contratista deberá hacer constar en cada factura presentada, la identificación tanto del órgano administrativo con competencias en materia de contabilidad pública, como del órgano de contratación y del destinatario, según lo dispuesto en el apartado 28 del Anexo I del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.

Abonos a cuenta por operaciones preparatorias: No proceden.

4. EJECUCION DE LOS TRABAJOS

4.1 Suministro y llenado de los contenedores

La empresa adjudicataria suministrará a los centros que la Agencia Tributaria Madrid determine, con la periodicidad y en la cantidad que esta fije, los contenedores y precintos necesarios.

Estos contenedores deberán tener las siguientes características técnicas:


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Con carácter general las medidas de cajas archivadores serán de 43 cm largo x 36 cm profundo x 31 cm alto. (medidas aproximadas), con capacidad para almacenar, al menos, 4 cajas de documentación tributaria municipal, considerando que cada una de las cajas tiene unas dimensiones aproximadas de 35 cm. x 25 cm x 10 cm.

Son admisibles igualmente contenedores de documentación definitivos de medidas 43cm*40,5cm*28cm con capacidad para 4 AZ. Cumplirán los estándares de calidad requeridos para el servicio y poseerán la suficiente rigidez para mantener su forma original una vez llenos y apilados.

Estarán realizadas en un cartón con la resistencia necesaria para que pueda manipularse y soportar sin deteriorarse el peso de 4 cajas que asciende aproximadamente a un total de 15 kilos.

Dispondrán de tapa u otro sistema de cierre, de forma que no pueda verse su contenido.

Dispondrán de sistema de agarre.

El personal de la empresa adjudicataria se desplazará a dichos centros para el llenado de los contenedores, confección de un inventario de su contenido y su codificación.

Estos contenedores serán precintados por personal de la empresa adjudicataria en presencia de un responsable de la Administración antes de su carga y transporte.

El inventario que se realizará en los centros de recogida deberá contener la siguiente información:

- Código del centro- Número de contenedor- Número de las cajas incluidas en cada contenedor, con código de tributo y ejercicio a que corresponde.

Al hacerse cargo de la documentación, la empresa adjudicataria firmará el correspondiente recibí y será responsable de la misma durante el plazo de vigencia del contrato.

4.2 Carga, transporte y descarga de los contenedores

Corresponde al adjudicatario la carga, el transporte en vehículos aportados por el mismo, la descarga, el archivo en sus instalaciones y la informatización de los contenedores. Las actividades relacionadas con este apartado serán realizadas en el plazo máximo establecido en los tramos programados.

El traslado se realizará en vehículos cerrados y se adoptarán las medidas oportunas para que no exista posibilidad de pérdida o deterioro de la documentación.

En ningún caso los vehículos quedarán cargados en el exterior del punto de carga ni del de descarga.

La empresa adjudicataria se ajustará a los calendarios y orden de traslados establecidos por la Agencia Tributaria Madrid, que podrá modificarlos según las circunstancias y necesidades propias, con un preaviso de 24 horas, y sin penalización alguna.


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La empresa deberá nombrar un supervisor encargado en cada uno de los puntos de carga.

4.3 Depósito, custodia, consulta de la documentación y gestión de expedientes de archivo.

La documentación será depositada y custodiada en las instalaciones del adjudicatario.

Identificación de contenedores será anónima mediante códigos de barras, que se relacionarán con la información de las bases de datos existentes lo cual aporta anonimato a la documentación que contienen.

Los contenedores permanecerán precintados en todo momento. Por necesidades de funcionamiento podrán excepcionarse de precinto, garantizándose en todo momento la confidencialidad, protección de datos personales y seguridad de la información.

Toda la documentación será informatizada y se emitirá una etiqueta para cada contenedor con código de barras que deberá contener la siguiente información:

- Código del centro: Subdirección General.- Número de contenedor- Número de cajas incluidas en cada contenedor, con código de tributo, si

procede, y/o asunto, y ejercicio a que corresponde.- En su caso número de expediente administrativo referenciado en las cajas.- Código de localización del contenedor en el archivo definitivo

Cuando se vaya a pasivizar documentación tributaria de un ejercicio que represente gran volumen de documentación de Agencia Tributaria Madrid, la empresa adjudicataria deberá disponer de los medios humanos y materiales para retirar, codificar y archivar hasta 250 contenedores diarios.

La empresa adjudicataria deberá mantener las instalaciones donde se ubica el archivo en perfecto estado, especialmente en los que se refiere a materia de seguridad contra incendios e intrusión así como lo relativo a humedades y plagas de insectos, debiendo informar de forma inmediata a la Agencia Tributaria Madrid de cualquier incidencia que se produzca en las mismas. Personal de la Agencia Tributaria Madrid podrá comprobar con la periodicidad que considere conveniente el estado de las instalaciones.

Para consulta de la documentación, la empresa adjudicataria proporcionará periódicamente los contenedores y/o expedientes que les sean solicitados, mediante entrega física de los mismos. Si no se necesitase la documentación y/o expediente físico original, se facilitará la información vía Internet, de forma telemática o por fax al personal autorizado al efecto por la Agencia Tributaria Madrid. El lugar de entrega será el que corresponda al responsable de la dependencia solicitante.

Excepcionalmente, y a petición del Archivo solicitante, los expedientes y documentos que se requieran con carácter de urgencia, tras la localización de las pertinentes consultas, serán entregadas en un plazo máximo de veinticuatro horas. Estas peticiones urgentes no darán lugar a un mayor coste de entrega. Ello sin perjuicio de la mejora en el plazo de entrega de documentos físicos que no se considere susceptible de


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digitalización para su posterior remisión telemática o a través de cualquier otro sistema que entrañe su manipulación directa, por contenido de información de carácter personal y contenido confidencial o sensible, que sean solicitados por la Agencia Tributaria Madrid, que pueda ofertar la empresa adjudicataria, para dar respuesta con premura a los requerimientos de información efectuados por Juzgados y órganos u organismos administrativos, y en la medida en que por tal motivo interese al citado Organismo Autónomo disponer, con la misma inmediatez y agilidad que se tendría a través de un archivo interno.

Asimismo Agencia Tributaria Madrid podrá desplazar a las instalaciones del adjudicatario personal propio en los casos que considere oportuno para efectuar consultas de la documentación depositada, y para ello, el adjudicatario pondrá a su disposición el contenedor precintado correspondiente.

La empresa adjudicataria retornará al archivo los contenedores o expedientes consultados, previamente precintados que serán ubicados en el mismo lugar que lo fueron inicialmente.

Servicio de destrucción confidencial de documentos.

La Administración Tributaria podrá formular peticiones de expurgo, sin cargo alguno, de aquella documentación que sea declarada obsoleta, a partir de la cual la empresa adjudicataria creará un listado de contenedores a destruir que deberá ser conformado por escrito por la Administración y procederá a la destrucción de los mismos, realizando los procesos pertinentes para garantizar una destrucción confidencial de los documentos. Una vez destruidos los contenedores, se realizará la baja informática de los mismos en los inventarios, y se enviará el correspondiente Certificado de Destrucción.

El proceso de destrucción confidencial certificada se realizará con máquina industrial en propiedad en las mismas instalaciones de custodia de manera controlada y directa según norma DIN 32757-1 con un máximo nivel de seguridad para la destrucción de archivos.

La gestión de expedientes del archivo pasivo lleva implícito:

Los expedientes ubicados en el archivo pasivo que sean solicitados con cualquier tipo de petición (programada o de urgencia) se procederá a su localización, extracción, ordenación, transporte y entrega adoptando el responsable designado por la empresa adjudicataria las medidas de seguridad y confidencialidad, para su entrega ordenada en destino. En origen se precintará el contenedor, previa constancia de la extracción o activación hasta que sea nuevamente repasivizado en la misma ubicación, actualizándose el registro informático.

En todo momento, los armarios, estanterías, módulos, deberán estar en buen estado de conservación.

Los días, horarios, periodicidad y lugares se especifican en el Anexo 1 de este pliego.


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Cuando determinada Subdirección General solicite envíos masivos del archivo activo al archivo de pasivo que incluya suministro de contenedores, precintado, recogida y depósito en los lugares o dependencias que se indiquen, se deberá actualizar el inventario, ordenar y colocar los expedientes en la ubicación correspondiente.

En el caso de que la Subdirección General correspondiente determine, bien con personal propio bien a través de una empresa externa, que los expedientes sean sometidos a un proceso de “microfilmación, “escaneo” o procedimiento similar de almacén, el adjudicatario suministrará estos expedientes en las mismas condiciones que lo establecido para los solicitados “con carácter programado”, y en el lugar que se le indique.

Respecto a los expedientes de carácter urgente y en el horario que se le indique, el adjudicatario deberá consultar en la aplicación informática de archivos los números de expediente para proceder a la unificación de los mismos antes de su prestación.

Asimismo procederá al registro informático de su préstamo o reactivación en la mencionada aplicación. En las entregas de los expedientes activados se recogerán aquellos otros suministrados previamente y que una vez consultados deben nuevamente repasivizarse.

4.4 Retirada de la documentación.

En caso de modificación o extinción del contrato, los contenedores que deban ser retirados por la Agencia Tributaria Madrid de las instalaciones de la empresa adjudicataria, deberán ser puestos a disposición de esta en el muelle de carga del adjudicatario, debidamente paletizados y en el orden que la Agencia Tributaria Madrid determine.

4.5 Aplicación informática para el registro de la ejecución de los trabajos y soporte de la facturación emitida por la empresa adjudicataria.

Las empresas que presenten proposiciones para tomar parte en la licitación de la prestación de este servicio, deberán tener la aplicación informática que la garantice, para que la Mesa de Contratación, si lo considera conveniente, antes de la adjudicación, pueda realizar la comprobación oportuna.

Esta aplicación informática deberá disponer de las funcionalidades que permitan seguir la ejecución de los trabajos detallados en los puntos 4.1, 4.2, 4.3 y 4.4 del presente pliego de prescripciones técnicas, así como emitir mensualmente, por cada mes vencido, la factura tal y como se detalle en el punto 3 del presente Pliego.

Las unidades básicas, sin perjuicio de convenir un detalle alternativo serán:

- Código del Centro de Agencia Tributaria Madrid.- Número de contenedor.- Número de cada lote incluido en el contenedor con expresión, en su caso, del

código de tributo y ejercicio al que corresponde.


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- Número de expediente en cada lote.- Identificación de la ubicación física del contenedor en las instalaciones del

adjudicatario.

Dispondrá asimismo de aplicación informática de gestión de archivo a través de web que permitirá a los usuarios autorizados la creación, modificación y baja de administradores y usuarios para diferentes servicios así como la realización de consultas, altas de nueva documentación y solicitud de destrucción de documentación.

Fechas de:

- Precintado del contenedor.- Primera entrada del contenedor y ubicación del mismo en las instalaciones

del adjudicatario para su depósito y custodia.- Fechas de consulta de expedientes de contenedores en los locales de

Agencia Tributaria Madrid.- Fechas de consulta de expedientes de contenedores en las instalaciones del

adjudicatario.- 2ª y posteriores entradas del contenedor en las instalaciones del

adjudicatario para su depósito y custodia.

Con estos datos básicos, el adjudicatario deberá proporcionar a la Agencia Tributaria Madrid la siguiente información agrupada por meses:

1. Inventario del suministro y llenado de los contenedores, tal como prevé el punto 4.1 del pliego de prescripciones técnicas.

2. Contenedores y/o expedientes recogidos, trasladados y ubicados definitivamente cada día del mes.

3. Inventario resumen, así como inventario detallado de todos los contenedores que están en custodia del adjudicatario, distinguiendo los que se encuentran en sus instalaciones, de los que se han facilitado a la Agencia Tributaria Madrid para su consulta. Tanto el resumen como el detalle de esta información se proporcionará de acuerdo a la siguiente jerarquía:

Subdirección General de Agencia Tributaria Madrid. Tributo y ejercicio al que corresponde Número de contenedor y cajas incluidos en el mismo. En uso números de expedientes.

4. Contenedores y/o expedientes facilitados en cada mes a la Agencia Tributaria Madrid para su consulta (punto 4.3 del pliego de prescripciones técnicas).

5. Contenedores y/o expedientes facilitados a la Agencia Tributaria Madrid para su consulta en las instalaciones del adjudicatario (punto 4.3 del pliego de prescripciones técnicas).

6. Contenedores y/o expedientes devueltos tras su consulta a la Agencia Tributaria Madrid (punto 4.3 del pliego de prescripciones técnicas).

7. Relación de cajas destruidas en su caso, siguiendo indicaciones de la Agencia Tributaria Madrid (punto 4.3 del pliego de prescripciones técnicas).

8. Factura mensual con el detalle previsto en el punto 3 de este pliego de prescripciones técnicas.


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Toda la información anterior será accesible “on line” al personal de la Agencia Tributaria Madrid que ésta determine.Asimismo, cuando la Agencia Tributaria Madrid, lo solicite, la firma adjudicataria entregará soporte informático de toda la información anterior.

Por último, además de estar accesible “on line” toda la información anterior, existirá un módulo de peticiones a través del cual el personal de Agencia Tributaria Madrid hará la solicitud de entrega de contenedores y/o expedientes, petición de contenedores y/o expedientes para su consulta, petición e información.

4.6 Consultas en formato digital y digitalización de documentos.

Los Servicios peticionarios podrán requerir que determinadas consultas se faciliten en formato digital y no en formato papel. Para tal fin la empresa adjudicataria, facilitará la consulta, sin incremento de coste adicional por digitalización de documentos, hasta un límite máximo de 800.000 hojas (una cara), en el curso de los cuatro años de duración del contrato. En caso de prórroga este compromiso será directamente proporcional a la duración de la prórroga.

Se computarán igualmente en este límite las digitalizaciones de documentación del archivo (activo para pasivizar o pasivo para reactivar) que por necesidades funcionales de algún servicio se requiera, sin tener la consideración de consulta.

La digitalización de documentos lleva implícito, igualmente sin coste, los siguientes trabajos adicionales: recogida de la documentación, desatado y desgrapado, digitalización, colocación, grapado, atado, reubicación y retorno a contenedor de pasivo y, si no se realizase on line, entrega del soporte físico.

La empresa llevará un control del número de unidades digitalizadas, con referencias de los Servicios peticionarios, antecedentes y fechas. La Subdirección General de Secretaría Técnica de la Agencia Tributaria Madrid, podrá requerir información, con periodicidad mensual, de extractos o resúmenes de las digitalizaciones realizadas de forma acumulada, con identificación del Servicio peticionario, y saldo restante a la fecha de petición.

Excedido el número de unidades previsto, sin coste, al precio de la consulta se le añadirá el precio de digitalización, teniendo en cuenta el número de copias y precio unitario de digitalización por página.

Todas las digitalizaciones que se realicen una vez excedido el límite expresado se indicará en los extractos de conformidad de cada uno de los servicios peticionarios previo a la conformidad de factura. El gasto se asumirá con el importe anual máximo estimado de cada anualidad.


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4.7 Documentación de Tribunales:

Aquellos expedientes que se remitan al archivo de pasivo por devolución de los Juzgados u otros servicios ajenos a la Agencia Tributaria Madrid, de los que no se tenga referencia en la base de datos informática, se almacenarán y gestionarán igualmente por la empresa de gestión de archivo, realizando todos los trabajos necesarios de manipulación, desatados, atados e incorporación en el lugar correspondiente, con la identificación e intercalado tanto en AZ, contenedor, como en la base datos informática.

4.8 Condiciones mínimas para la ejecución del contrato:

Sin perjuicio de las especificaciones pormenorizadas descritas en el punto 5 del presente pliego de prescripciones técnicas, para la ejecución del contrato se requieren, al menos, los siguientes medios personales y materiales:

INSTALACIONES:

Las exigencias mínimas requeridas de las instalaciones de almacenaje, custodia y gestión de archivo, de obligado cumplimiento, susceptibles de inspección, en todo caso, con carácter previo a la adjudicación del contrato son las siguientes:

Nave industrial con capacidad de almacén, al menos, de 3.250 metros cúbicos, con medidas de seguridad de extinción de incendios y sistemas autónomos y automáticos de extinción.

Las instalaciones tienen que estar adecuadas a la finalidad prevista y deberán estar en disposición de licencia de actividad y funcionamiento. Deberán disponer de informe ECA de PCI favorable y en vigor con las pertinentes revisiones en instalaciones contra incendios Normativa R.D. 1942/1993, R.D. 2267/2004, R.D. 312/2005, R.D. 314/2006 (Documento básico SI: seguridad en caso de incendio). Inspección periódica para establecimientos industriales (depósito de archivos; edificación tipo C con riesgo alto de incendios).

Recinto cerrado y vallado.

Capacidad de crecimiento, en la nave de archivo, durante los cuatro próximos años de un 20%.

Vigilancia física 24 horas todos los día del año.

Control de accesos personal integrado con sistema de seguridad a oficinas, diferenciado de las zonas de archivo; disponiendo de registro informático de movimiento de entrada y salida.

Sistemas de seguridad, incluidas cámaras de vigilancia interiores y exteriores conectadas a SAI y barreras interiores de infrarrojos en la zona de muelles.

Pararrayos, carencia de arquetas en el interior de la nave.

Garantía de funcionamiento informático para consultas en caso de fallo en el suministro eléctrico.


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La documentación en archivo se encontrará repartida en diferentes sectores de incendio, al menos, dos sectores distintos.

Las estanterías de depósito serán metálicas 100%.

En el almacén no podrá identificarse la pertenencia de contenedores del Organismo Autónomo Agencia Tributaria Madrid.

Distribución del riesgo: en ningún caso deben estar juntos más de 30 contenedores por cada 10 m2 de superficie en planta.

Deberá disponer de medidas de protección activa y pasiva necesarias para un edificio de riesgo alto para custodia de documentación, destacando las siguientes:

Medidas de Protección frente al fuego Red independiente de agua al depósito de incendios.Sistema de extinción con extinción total por inundación de volúmenes mediante Agua nebulizada o Espuma de Alta Expansión que cubre la documentación sin dañarla. Sistemas de protección contra robo Red de cámaras de vigilancia (CCTV) y servicio de vigilancia in situ. Sistemas de protección contra el agua Instalaciones aisladas del exterior. Sistemas que permitan la completa circulación del agua por las redes de distribución del sistema.Sistemas de protección frente a insectos/ plagas.

5. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA CONTRATISTA

5.1 Recursos humanos y materiales afectos a la prestación de los servicios.

Recursos humanos

El adjudicatario aportará los medios humanos y todos los medios materiales necesarios para la prestación de los servicios objeto del contrato y cuidará que el personal que aporte posea la formación, cualificación, experiencia y nivel profesional adecuado en gestión de archivos, creación, envíos y preenvíos y organización.

Para la prestación de los servicios contratados, la empresa adjudicataria utilizará su propio personal, quién realizará sus funciones siguiendo las instrucciones que reciba la misma en consonancia con las obligaciones asumidas por ésta en el contrato, comprometiéndose a que todo el personal y colaboradores afectos a los servicios contratados conozcan las necesidades de Agencia Tributaria Madrid en relación al mismo.

En caso de accidente o perjuicio de cualquier tipo ocurrido a los trabajadores del archivo externo de pasivo con ocasión del ejercicio de sus cometidos, el adjudicatario cumplirá lo dispuesto en la legislación vigente bajo su responsabilidad sin que alcance en modo alguno a la Agencia Tributaria Madrid.

El contratista está obligado al cumplimiento de la normativa vigente en materia laboral, de seguridad social, de integración social de trabajadores con discapacidad y de


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prevención de riesgos laborales, conforme a lo dispuesto en la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, sobre Prevención de Riesgos Laborales y en el Reglamento de los Servicios de Prevención, aprobado por Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, así como de las que se promulguen durante la ejecución del contrato.

No existirá vinculación laboral alguna entre el personal que se destine a la ejecución del contrato y la Agencia Tributaria Madrid, por cuanto aquél queda expresamente sometido al poder direccional y de organización de la empresa adjudicataria en todo ámbito y orden legalmente establecido y siendo, por tanto, ésta la única responsable y obligada al cumplimiento de cuantas disposiciones legales resulten aplicables al caso, en especial en materia de contratación, Seguridad Social, prevención de riesgos laborales y tributaria, por cuanto dicho personal en ningún caso tendrá vinculación jurídico-laboral con la Agencia Tributaria Madrid, y ello con independencia de las facultades de Control e Inspección que legal y/o contractualmente correspondan al mismo.

El equipo de trabajo adscrito a los servicios contratados y las personas que lo integran deben conocer el contenido de los pactos relativos a la propiedad intelectual de los programas y bases de datos, esencialmente en lo que se refiere a seguridad y confidencialidad y su obligación personal de respetarlos.

5.2. Recursos Materiales, Auxiliares y de Transporte

Las infraestructuras, equipamiento del archivo externo de pasivo, medios auxiliares utilizados, elementos de transporte y equipamiento informático, serán proporcionados por la empresa adjudicataria.

El coste de estos servicios se considera incluido en la oferta global.

Informática.

El adjudicatario suministrará en el archivo pasivo los equipos ordenadores e impresoras y aplicaciones informáticas necesarios para el control, inventario y gestión de los fondos ubicados en el mismo, así como los consumibles de dichos equipos (cintas, tinta, disquetes, papel, CD, DVD, etc.).

Las bases de datos que genere han de ser compatibles para su exportación y captura por las herramientas informáticas de Agencia Tributaria Madrid.

Los datos mínimos a contemplar en dichas bases, así como su tratamiento y características le serán comunicados al adjudicatario por la Subdirección General correspondiente, y en su caso, la que se proponga por el adjudicatario en aras a la mejor localización. En base a ellos, suministrará (en soporte papel y/o CD, según se le indique) la relación de movimientos de expedientes ordenados por tipo de petición, centro peticionario; así como las estadísticas periódicas que se soliciten.

Dichos datos son propiedad de Agencia Tributaria Madrid y el adjudicatario vendrá obligado en todo momento a suministrarlos al citado Organismo, en el soporte informático adecuado y/ o en papel, con la ordenación de registros que se le indique.

Todos los documentos, independientemente del soporte en que se plasmen (papel, informática, etc.), que se elaboren y los trabajos que se realicen para la ejecución del


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presente contrato, serán de la exclusiva propiedad de la Agencia Tributaria Madrid, debiendo devolverse al mismo a la finalización del contrato y en los términos establecidos.

Asimismo, la Agencia Tributaria Madrid, a la finalización del contrato o de sus posibles prórrogas, será la propietaria de bases de datos y procesos informáticos realizados por el adjudicatario para tratar la información, en el formato que se solicite por Agencia Tributaria Madrid,.

De la misma manera, en caso de utilizarse contenedores para la custodia de la documentación, éstos pasarán a ser propiedad de la Agencia Tributaria Madrid a la finalización del contrato.

Elementos de transporte.

El adjudicatario deberá disponer de los vehículos de transporte necesarios y de características adecuadas para la correcta prestación del servicio objeto de este contrato. Serán por cuenta del adjudicatario todos los gastos necesarios para su funcionamiento: conductor, combustible, reparaciones, mantenimiento, seguros, impuestos, etc. y deberá velar por la normativa vial de aplicación.

Igualmente será por cuenta del adjudicatario el suministro de cajas, envases, recipientes, etc., necesarios para el transporte de los expedientes en las debidas condiciones.

En el caso de que el adjudicatario contrate el transporte con una tercera empresa, excepcionalmente y con causa mayor justificada que deberá comunicar a la Agencia Tributaria Madrid, será responsable de que ésta cumpla con la normativa vigente y con las condiciones de ejecución de trabajos que contemplan este contrato, haciéndose cargo en todo momento de los gastos que se puedan ocasionar.

5.3. Locales

Para la ejecución del objeto de contrato, la empresa adjudicataria deberá disponer de un local para albergar el archivo de pasivo con las siguientes características:

a) Deberá estar situado a una distancia que permita la entrega de solicitudes urgentes de los expedientes.

b) Deberá tener la capacidad suficiente para albergar la documentación administrativa, que forme parte del archivo pasivo y la que se puedan pasivizar durante la ejecución del contrato.

c) Deberá poseer las condiciones suficientes que garanticen el buen estado de conservación, confidencialidad y seguridad de los documentos depositados.

d) Serán destinados únicamente al almacenaje y custodia de archivos de documentos.

Dichas condiciones serán como mínimo:

- Señalización: Ningún rótulo o señalización debe indicar la ubicación de los locales


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destinados al archivo de pasivo de la Agencia Tributaria Madrid.

- Medidas contra incendios: Prohibición absoluta y estricta de fumar en el local o de introducir productos inflamables.

Deberá ajustarse al Real Decreto 2177/1996, de 4 de octubre, (BOE núm.: 261), por el que se aprueba la Norma Básica de la Edificación <<NBE-CPI/96: Condiciones de Protección contra Incendios de los edificios>>, del Ministerio de Fomento, y normativa concordante y complementaria.

Deberá ajustarse al Real Decreto 1942/1993, de 5 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de instalaciones de protección contra incendios, del Ministerio de Industria y Energía, Decreto 31/2003, de 13 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de Prevención de Incendios de la Comunidad de Madrid y normativa concordante y complementaria.

Los aparatos, equipos y sistemas de protección contra incendios, así como sus partes o componentes, deben reunir las características específicas, ajustándose a normas UNE, para impedir el deterioro de las Unidades Documentales.

Deberá existir un mantenimiento mínimo de las instalaciones de protección contra incendios, sometiéndose a un programa de mantenimiento que será efectuado por personal de un instalador o un mantenedor autorizado, conservando constancia documental del cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo, indicando, como mínimo las operaciones efectuadas, el resultado de las verificaciones y pruebas y la sustitución de elementos defectuosos que se hayan realizado.

Las anotaciones deberán llevarse al día y estarán a disposición de los servicios de inspección de la Agencia Tributaria Madrid.

- Medidas contra la humedad/ agua: Mantenimiento y revisión periódica del recinto y de la cobertura del edificio, que no exista instalación de agua ni desagüe en la zona del archivo. Que los documentos descansen en estanterías levantados por encima del nivel del suelo, un mínimo de 10 cm.

- Medidas antirrobo: Dispondrá de sistemas adecuados que garanticen la seguridad contra intrusión y robos, como central de alarma y sirena automática anti-sabotaje conectada con una empresa de seguridad, marcador automático conectado a un control de seguridad las 24 horas. Vigilancia de presencia física las 24 horas del día, los 365 días del año.

- Medidas contra factores biológicos.

- Limpieza regular de las instalaciones, desinsectación, así como medidas eficaces anti-roedores.

La empresa adjudicataria deberá acreditar, por medio de una empresa externa, el cumplimiento de todas las condiciones descritas así como aportar un programa de mantenimiento de dichas instalaciones.

5.4. Transferencia de documentación al finalizar el contrato


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Finalizado el periodo de contrato, si se produjera la adjudicación a otra empresa distinta, o si por cualquier otro motivo fuera necesario el traslado de la documentación a un emplazamiento diferente, la empresa adjudicataria se comprometerá a facilitar la transferencia ordenada de todos los documentos bajo su custodia, siguiendo las instrucciones de la Agencia Tributaria Madrid.

La empresa adjudicataria, cuando deje de prestar el servicio, vendrá obligada a facilitar el traslado de las cajas desde sus instalaciones a las de la nueva adjudicataria, poniendo las cajas en muelle de carga, paletizados y relacionadas, no cobrando cantidad alguna por este trabajo, ni al Organismo Autónomo Agencia Tributaria Madrid, ni a la siguiente empresa suministradora del servicio.

Con este propósito, la empresa cuyo contrato finalizase pondría inmediatamente a disposición de la Agencia Tributaria Madrid una base de datos actualizada con toda la información necesaria para la gestión y localización inmediata de la documentación, incluyendo todos los códigos de identificación, situación y localización.

La empresa adjudicataria de este contrato deberá mantener la custodia de los documentos que permanezcan a su cargo mientras dure la transferencia y garantizar la continuidad del servicio sin interrupción ni deterioro alguno en el suministro de la documentación administrativa solicitada.

En ningún caso la reubicación o traslado de la documentación depositada en el archivo Pasivo, tanto por adjudicación a una nueva empresa, como por otras causas ajenas a la Agencia Tributaria Madrid, podrá significar coste adicional alguno para el mismo, ni interrupción o deterioro del servicio. En este sentido, en caso de que se hubieran utilizado contenedores para el depósito de la documentación, éstos pasarán a ser propiedad de la Agencia Tributaria Madrid a la finalización del contrato.

5.5. Control de calidad y supervisión

La Agencia Tributaria Madrid se reserva los poderes de policía necesarios para asegurar la buena marcha del servicio. Llevará a cabo cuantos controles estime pertinentes respecto a calidad de los trabajos, personal, condiciones de los locales, cumplimiento de la legalidad, seguridad, confidencialidad y cualquier otra circunstancia, así como la supervisión de los sistemas informáticos utilizados en la prestación del servicio. El adjudicatario está obligado a subsanar de inmediato las deficiencias detectadas.

En consecuencia podrá inspeccionar al personal y su trabajo en todo lo que al contrato se refiere cuando lo considere oportuno, pudiendo suscribir un Acta en el momento de la inspección, en el que se hará constar la calidad del servicio que será firmada por la Jefe del Servicio de Coordinación Administrativa y Recursos Humanos, en su condición de Director de los Trabajos y Representante del órgano de contratación una persona de la Agencia Tributaria Madrid y por el representante designado por el contratista.

Como resultado de la evaluación, el servicio de Gestión dará el Vº Bº al pago de la facturación que presente el adjudicatario, disponiendo, en su caso, las medidas correctoras procedentes.


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Todas las modificaciones de circuitos deberán ser comunicadas y autorizadas previamente por la Dirección de la Agencia Tributaria Madrid.

En el supuesto de que por cualquier causa no imputable al adjudicatario, éste no pudiera ejecutar convenientemente el servicio, deberá comunicarlo inmediatamente al responsable designado por la Agencia Tributaria Madrid y establecerá paralelamente las medidas oportunas para evitar daños mayores.

5.6. Resolución del contrato

Además de las indicadas en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, la Dirección de la Agencia Tributaria Madrid podrá decidir la resolución del contrato en los siguientes casos: el comportamiento irregular del personal de la empresa, el incumplimiento de las obligaciones establecidas en los convenios, acuerdos, reglamentos y demás normas aplicables al caso, la vulneración del deber de confidencialidad y la suspensión del servicio.

5.7. Seguro de responsabilidad Civil

El adjudicatario acreditará, antes de la firma del contrato, haber concertado una póliza de seguro de robo y daños materiales ocasionados, así como un seguro de responsabilidad civil que cubra totalmente su actividad por un importe igual o superior a 2.300.000 Euros en virtud del cual el asegurador se obliga, a cubrir el riesgo del nacimiento a cargo del asegurado de la obligación de indemnizar los daños y perjuicios causados en la documentación custodiada de cuyas consecuencias sea civilmente responsable el asegurado, conforme a derecho.

Esta póliza deberá estar vigente durante todo el plazo de ejecución del contrato y durante el plazo de garantía que se exige en el mismo. Acreditará el justificante de pago de la prima en vigor en cada vencimiento.

5.8. Dirección y seguimiento de los trabajos

La Subdirección General de Secretaría Técnica propondrá a la Dirección de Agencia Tributaria Madrid el nombramiento del Director de los Trabajos, que a su vez será representante del Órgano de Contratación, asumiendo las funciones establecidas en la cláusula 22 del pliego de cláusulas administrativas particulares que rige el contrato.

5.9. Delegado del Contratista y sustituto

La empresa adjudicataria nombrará un Delegado del contratista, así como su sustituto para supuestos de ausencia, como único interlocutor con Agencia Tributaria Madrid, en particular, con el responsable del contrato designado por Agencia Tributaria Madrid que, al mismo tiempo, garantice que la empresa cumple con sus obligaciones contractuales, que será la persona designada expresamente por la misma quien tendrá capacidad suficiente para:

Ostentar la representación de la empresa cuando sea necesaria su actuación o presencia según los pliegos de cláusulas, así como en otros actos derivados del cumplimiento de las obligaciones contractuales, siempre en


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orden a la ejecución y buena marcha del trabajo.

Organizar la ejecución del trabajo e interpretar y poner en práctica las órdenes recibidas del Director de los trabajos.

El órgano de contratación para la ejecución del presente contrato no establecerá con el contratista adjudicatario relaciones jurídicas de carácter funcionarial o laboral de ningún tipo.

6. Modificación prevista en el contrato.

6.1 Modificación al alza:

Las circunstancias y las condiciones de la eventual modificación pueden verificarse de forma objetiva, no afectando a las condiciones de aptitud de los licitadores en la valoración de las ofertas.

a) Objeto : Por mayores necesidades de las estimadas en el contrato, cuya ejecución pudiera representar tener que incrementar el gasto comprometido por desviación de las previsiones de los trabajos descritos, tales como: informatización de documentos, incremento de metros lineales de depósito y custodia de documentación, servicio de consultas y en general cualquier ítem previsto en el presente pliego de la gestión de archivo externo que se detecten o sobrevenga con posterioridad a la adjudicación del presente contrato.

b) Precio: A los mismos precios unitarios que se deriven de la aplicación del coeficiente de adjudicación que resulte de la oferta presentada por el adjudicatario del contrato.

c) Duración: Desde la fecha en que se produzca la necesidad sobrevenida hasta la fecha de finalización del contrato.

d) Importe: La previsión máxima en toda la duración del contrato, aislada o conjuntamente, no excederá del 10% del precio del contrato (122.522,58 € ).

Se requerirá justificación documental e informe económico en el que se refleje expresamente la necesidad sobrevenida posterior a la adjudicación y su incidencia en las anualidades que resten.

e) Límite: Las mayores necesidades de almacén en el tracto sucesivo, por incremento de unidades de custodia, deberá prever el incremento resultante en cada anualidad que reste de ejecución, y en los de la eventual prórroga, sin exceder en ningún caso conjuntamente del 10% del precio del contrato.

6.2 Modificación al la baja:

Menores necesidades de las inicialmente previstas, lleva implícito la reducción del compromiso de gasto dando lugar simplemente a un ajuste por minoración del expediente de gasto, no considerándose modificación de contrato.

Las modificaciones a la baja en precios unitarios que pueda proponer el adjudicatario, de forma voluntaria, con posterioridad a la adjudicación del contrato, justificada en


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consideración a la coyuntura económica, en base a la economías de escala de nuevas naves de archivo y tecnología aplicada, no alterará las condiciones esenciales de la licitación y adjudicación, no variará la función y características esenciales de la prestación inicialmente contratada ni tampoco el precio total del contrato, tal y como esa relación queda definida por las condiciones de la adjudicación.

El menor precio unitario que pueda proponerse en todos o algunos de los ítem previstos en la ejecución del contrato, en todo caso, tendrán la consideración de renuncia voluntaria por no ser contrario al interés público, al ordenamiento jurídico y a los principios de buena administración.(artículo 25 del TRLCSP) y 1255 Código Civil y no se establecen en perjuicio de terceros 6.2 Código Civil.

En lo concerniente a su régimen, las modificaciones que se introduzcan, se estará a lo dispuesto en los artículos 106, 108, 210 y 219 del TRLCSP.

7. Confidencialidad, protección de datos personales y seguridad de la información

La empresa adjudicataria y el personal a su servicio en la prestación del contrato, tal y como se define en la letra g) del artículo 3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, están obligados en su calidad de encargados de tratamiento de datos personales por cuenta del Organismo Autónomo Agencia Tributaria Madrid al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, así como de las disposiciones que en materia de protección de datos se encuentren en vigor a la adjudicación del contrato o que puedan estarlo durante su vigencia.

La empresa adjudicataria se obliga especialmente a lo siguiente:

1º) Deberá guardar la debida confidencialidad y secreto sobre los hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos a los que tenga acceso con motivo de la prestación del servicio (art. 10 LOPD), sin que pueda conservar copia o utilizarlos para cualquier finalidad distinta a las expresamente recogidas en el presente pliego, incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en la legislación vigente (art. 12.4 LOPD). Igualmente, deberá informar a sus empleados de que sólo pueden tratar la información del Ayuntamiento para cumplir los servicios objeto de este pliego y también de la obligación de no hacer públicos, ceder o enajenar cuantos datos conozcan (artículo 9 LOPD). Esta obligación subsistirá aún después de la finalización del contrato.

2º) Asimismo, deberá incluir una cláusula de confidencialidad y secreto en los términos descritos (art. 10 LOPD) en los contratos laborales que suscriban los trabajadores destinados a la prestación del servicio objeto del presente pliego. La empresa adjudicataria, al igual que su personal, se someterán a los documentos de seguridad vigentes en el Ayuntamiento de Madrid para cada uno de los ficheros a los que tengan acceso, e igualmente a las especificaciones e instrucciones de los responsables de seguridad en materia de protección de datos de cada una de las dependencias municipales afectadas.

3º) Dicho compromiso afecta tanto a la empresa adjudicataria como a los participantes y colaboradores en el proyecto y se entiende circunscrito tanto al ámbito interno de la


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empresa como al ámbito externo de la misma. El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho al ejercicio de las acciones legales oportunas en caso de que bajo su criterio se produzca un incumplimiento de dicho compromiso.

4º) Únicamente tratará los datos personales a los que tenga acceso para la prestación del contrato conforme al contenido de este pliego de prescripciones técnicas y a las instrucciones que el Organismo Autónomo Agencia Tributaria Madrid le pueda especificar en concreto y que se incluirían como una Adenda al presente contrato. No aplicará o utilizará los datos personales indicados con fin distinto al previsto en el contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas salvo autorización expresa por parte del responsable del fichero en los términos previstos en el artículo 21 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

5º) A cumplir todas y cada una de las medidas de seguridad (nivel básico, medio o alto) que sean de aplicación en función de la tipología de datos que se utilicen y traten para la prestación del servicio objeto del presente contrato y que vienen previstas en el Título VIII del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. A este respecto no se registrarán datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones determinadas en el referido Titulo VIII respecto a su integridad y seguridad y a las de los Centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas. (Artículo 9.2. LOPD).

Para el tratamiento y acceso a los datos por parte del adjudicatario se velará específicamente por el cumplimiento de lo previsto en los artículos 92, 97, 101 y 108 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, que aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, referentes a la gestión y distribución de soportes y documentos.

6º) Los diseños, desarrollos o mantenimientos de software deberán, con carácter general, observar los estándares que se deriven de la normativa de seguridad de la información y de protección de datos, y en concreto lo relativo a la identificación y autenticación de usuarios, estableciendo un mecanismo que permita la identificación de forma inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está autorizado, limitando la posibilidad de intentar reiteradamente el acceso no autorizado al sistema de información.

7º) El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento los controles y auditorias que estime oportunos para comprobar el correcto cumplimiento por parte del adjudicatario de sus obligaciones, el cual está obligado a facilitarle cuantos datos o documentos le requiera para ello.

8º) Todos los datos personales que se traten o elaboren por la empresa adjudicataria como consecuencia de la prestación del contrato, así como los soportes del tipo que sea en los que se contengan son propiedad del Ayuntamiento de Madrid.

9º) En la medida que el adjudicatario aporta equipos informáticos para la prestación del servicio objeto del contrato, una vez finalizadas las tareas, el adjudicatario deberá borrar toda la información utilizada o que se derive de la ejecución del contrato, mediante el procedimiento técnico adecuado, o proceder a su entrega al responsable del fichero. La destrucción de la documentación de apoyo, si no se considerara indispensable por el Ayuntamiento habiéndolo comunicado por escrito, se efectuará mediante máquina destructora de papel o cualquier otro medio que garantice la ilegibilidad, efectuándose esta operación en el lugar donde se realicen los trabajos. Igualmente, deberá adoptar las medidas necesarias para impedir la recuperación posterior de información


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almacenada en soportes que vayan a ser desechados o reutilizados.

10º) De conformidad con lo que establece el artículo 12.4 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, el incumplimiento por parte del adjudicatario de las estipulaciones del presente contrato lo convierten en responsable del tratamiento respondiendo directamente de las infracciones en que hubiera incurrido, así como del pago del importe íntegro de cualquier sanción que, en materia de protección de datos de carácter personal, pudiera ser impuesta al Ayuntamiento de Madrid, así como de la totalidad de los gastos, daños y perjuicios que sufra el Ayuntamiento de Madrid como consecuencia de dicho incumplimiento (art. 12.4 LOPD).

11º) Aportará una memoria descriptiva de las medidas que adoptará para asegurar la confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada.

Asimismo, el adjudicatario deberá comunicar al organismo contratante antes de transcurridos siete días de la fecha de comunicación de la adjudicación, la persona que será directamente responsable de la puesta en práctica y de la inspección de dichas medidas de seguridad, adjuntando su perfil profesional.

LA JEFE DEL SERVICIO DE COORDINACIÓNADMINISTRATIVA Y RECURSOS HUMANOS

P.A. LA JEFE DEL DEPARTAMENTODE GESTIÓN ADMINISTRATIVA


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ANEXO I

DÍAS, HORARIOS, PERIODICIDAD Y LUGARES

El presente anexo tiene por objeto indicar a los licitadores la información sobre la situación actual del archivo pasivo y del calendario y horarios orientativos para la prestación de determinados trabajos del presente contrato. La Agencia Tributaria Madrid se reserva en todo momento la capacidad de modificar los horarios y procedimientos de organización reseñados en este anexo, siempre que redunden en un mejor servicio prestado o por razones organizativas.

Localización, extracción, ordenación, suministro, prestación, transporte y entrega ordenada en destino de los contenedores y/o expedientes ubicados en el archivo pasivo que sean solicitadas con cualquier tipo de petición (programada y de urgencia). El adjudicatario indicará cualquier incidencia y de la forma que se le indique.

Los días laborales de lunes a viernes incluidos y de 8.00 horas a 15 horas, el adjudicatario proporcionará aproximadamente 1 recorrido diario en la calle Sacramento 1, 3 y 5, salvo reunificación de Centros para entregar los expedientes en el Archivo peticionario o lugar que se indique. Las peticiones de solicitud de expedientes se realizarán por el responsable de Archivo de cada Subdirección General en cualquier momento, bien por teléfono y/o fax, o bien mediante listados y/o medios informáticos que serán recogidos por el adjudicatario.

A- Peticiones con carácter “programado”:

Todos los días laborables el adjudicatario recogerá por medios informáticos los listados de petición de expedientes que soliciten los diferentes Servicios de la Agencia Tributaria Madrid. Los expedientes solicitados se entregarán en la Unidad peticionaria o lugar que se indique ordenados por centro y servicio según listados. Se entregarán en la fecha requerida salvo los de carácter urgente.

Los expedientes programados deberán facilitarse en la Unidad peticionaria en un plazo máximo de tres días a contar desde el siguiente a la fecha de solicitud. La empresa podrá mejorar en la gestión diaria el plazo de entrega. No podrá exigirse responsabilidad a la empresa adjudicataria, por incumplimiento de plazos de entrega, si la Unidad peticionaria solicita determinados expedientes para una fecha concreta que exceda de los tres días anteriormente referidos.

C- Peticiones con carácter “urgente”:

Excepcionalmente, y a petición del Archivo solicitante, los expedientes solicitados con carácter de urgencia, tras la localización de las pertinentes consultas, serán entregadas en un plazo máximo de veinticuatro horas.2

2 En consonancia con lo dispuesto en el apartado 4.3 del Presente Pliego, sin perjuicio de la mejora en el plazo de entrega de documentos físicos que no se considere susceptible de digitalización para su posterior remisión telemática o a través de cualquier otro sistema que entrañe su manipulación directa, por contenido de información de carácter personal y contenido confidencial o sensible, que sean solicitados por la Agencia Tributaria Madrid, que pueda ofertar la empresa adjudicataria, para dar respuesta con premura a los requerimientos de información efectuados por


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Todos los apartados citados conllevan la posible unificación y registro informático oportuno.

DEPENDENCIA DIRECCIÓN

Subdirección General Secretaría Técnica C/ Sacramento, nº 3 28005- MADRID

Subdirección General Planificación C/ Sacramento, nº 3. 28005- MADRID

Subdirección General Coordinación e Inspección Catastral

C/ Sacramento, nº 9. 28005- MADRID

Subdirección General Gestión Tributaria C/ Sacramento, nº 5. 28005- MADRID

Servicio Impuesto sobre Construcciones e Instalaciones (ICIO)

C/ Ribera del Sena, nº 21

Subdirección General Servicios Jurídicos de Tributos

Plaza de la Villa 4 2805- MADRID

Subdirección General Inspección Tributaria C/ Sacramento, nº 128005- MADRID

Subdirección General Recaudación C/ Sacramento nº 1 28005 - MADRID

Se entienden incluidos en la precedente relación los cambios por traslado a otros emplazamientos y las peticiones de otras dependencias afectas al Organismo Autónomo Agencia Tributaria Madrid como Oficinas de Atención Integral al Contribuyente

C/Alcalá, 45C/ Sacramento, nº 3 C/ Hierro 27Avenida Príncipe Carlos 40C/Raimundo Fernández Villaverde 32

Juzgados y órganos u organismos administrativos, y en la medida en que por tal motivo interese al citado Organismo Autónomo disponer, con la misma inmediatez y agilidad que se tendría a través de un archivo interno.


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