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Planeamiento y Control de la Producción
I UNIDAD:
PROCESO ADMINISTRATIVO EN
LA PRODUCCION AGROINDUSTRIAL
PROCESO ADMINISTRATIVO: FUNCIÓN DE LA PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN
Docente: Ing. Miguel Angel Quispe Solano
TARMA 2012
Competencias
Explicar el proceso administrativo en la
industria manufacturera para aplicarlos en
plantas agroindustriales.
El Proceso Administrativo
Son los medios por los cuales se administra, distinguen
el gerente del no gerente. Una expresión sumaria de
estas funciones fundamentales de la administración es:
Planificacion
Organizacion
Direccion
Control
Orden del proceso administrativo
PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN Y/O
EJECUCIÓN
CONTROL Y/O
CONDUCCION
OPERATIVA
¿QUE HACER?
¿CÓMO HACERLO?
HACERLO O
REALIZARLO
VERIFICACIÓN
Estas 4 funciones están entrelazadas e
interrelacionadas, normalmente no llevan a
cabo una secuencia particular,
probablemente este orden se puede tener
en una organización ya establecida, dicho
orden puede variar:
Un administrador de la producción puede
dirigir y después planear.
En general se pone mas énfasis en
determinadas funciones que en otras
dependiendo de la situación particular.
Así mismo unas funciones deben
ejecutarse antes que otras:
La dirección requerirá de personas que lleven actividades señaladas.
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No se puede ejercer una conducción
operativa en el vació debe hacer una
planificación previa a conducirla
operativamente.
Dependiendo de los diferentes niveles de una
organización o incluso entre varios tipos de
empresa: se dan diferentes casos.
Ejemplo: Los administradores de
alta gerencia se dedican a la planeacion y a la
organización de los niveles inferiores.
En cambio los administradores de primer nivel se dedican mas a la dirección y la conducción operativa
La Planificación como función
del proceso Administrativo
Se define como el conjunto de acciones
que se debe de llevar a cabo para
alcanzar una meta u objetivo.
Ejemplo:
planificar la producción implica definir qué
es lo que se va a producir, en qué cantidad
y calidad, cómo se realizará el proceso y
otros
PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas entre si por un flujo de información (o de materiales portadores de información) significativa, y que se combinan para suministrar un producto material o inmaterial importante y bien definido.
Proceso de: fabricación
desarrollo
logístico compra - despacho
mantención
facturación, etc.
√ Definición de objetivos y metas: Esto permite tomar el rumbo adecuado para la empresa en su camino hacia el éxito. Se debe precisar qué es lo que queremos hacer en forma clara y realista, y cuánto tiempo necesitarás de acuerdo con las capacidades de la empresa.
¿Que se debe de hacer Para una planificación exitosa?
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√ Encontrar la manera de
alcanzar las metas:
Establece todas las posibles
maneras de alcanzar las
metas, evalúa las alternativas
y decide por la que más le
convenga a la empresa.
En general la planificación debe preparar acciones futuras.
La planificación se da en los niveles superiores aquí ejerce una gran influencia en el éxito de la organización al futuro distante y a las estrategias.
Los niveles mas bajos planean sobre las
tareas de su sector, con un horizonte de
tiempo reducido.
A medida que se baja de nivel crece la
afinación o el detalle de los planes,
reduciendo cada vez mas la inseguridad o
riesgo de la planificación.
IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN
PLANIFICACIÓN
Dirigir
esfuerzos
Especificar metas
en el tiempo Facilita la
coordinación
Reduce el
trabajo
improductivo.
Mejor aprovechamiento
de recursos.
Permite el control
Es una función o una etapa fundamental del
proceso administrativo, pudiéndose afirmar
que es básica para el cumplimiento de las
otras etapas del proceso, sin planificación:
√ No habría nada que organizar
√ Nada para ejecutar
√ Nadie para dirigir
√ Nada para ser controlado y nada que necesite control
Planificación Los Resultados de la planificación, los
objetivos y los datos teóricos se agrupan formando planes
Ejemplo:
√ Planes de ventas
√ Planes de producción
√ Planes de personal
√ Planes de trabajo
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El PLAN DE PRODUCCIÓN contiene, por ejemplo: Los objetivos y datos teóricos sobre fabricación de productos. Así mismo ciertos plazos.
Solo con estas informaciones se puede verificar, durante la fabricación, si se están realizando o no, y en que medida, las tareas previstas en la planificación.
Cuanto mas cuidadosa, sistemática y detallada sea la planificación en la empresa:
√ Se podrá coordinar mejor los objetivos y tareas.
√ Se podrá verificar y asegurar la ejecución de las tareas, destinadas a alcanzar los objetivos propuestos.
La planificación debería realizarse en colaboración con los afectados, es decir promoviendo la participación.
En la definición de planificación se distinguen
entre objetivo y tarea.
El objetivo se refiere a un estado determinado, al
que se aspira que ha de alcanzarse mediante el
cumplimiento de tareas.
los objetivos generales o globales de una empresa
son primordialmente económicos y humanos
Las tareas son las acciones necesarias para
alcanzar los objetivos
En una empresa toda tarea esta dirigida a un
determinado objetivo.
A corto plazo
Operaciones de trabajo necesarias y la
Duración de cada una de ellas: de ello
se tiene los planes de montaje,
planes de trabajo y otros
Recursos humanos, materiales financieros
e informáticos de aquí sale: Planes de personal,
planes de materiales, planes de inversiones
Quien, con que se alcanzara el objetivo
Relación entre Planificación
Objetivos y Tareas
Planificación
Planificación de Tareas Planificación de Objetivos
Planificación de Proceso Planificación de Recursos
Aquello que debe alcanzarse
DETERMINAN FIJAN
A largo plazo
Debido a la variedad de niveles y complejidad que presentan las tareas de planificación en la practica se emplean diversas características:
√ El plazo de la planificación (vigencia)
√ La etapa de la planificación
*Fijar objetivos a largo plazo (Planeamiento estratégico)
*Realización de objetivos (Planificación operativa)
√ El nivel de la planificación
Ejemplo: Planificación a corto Plazo, mediano y largo plazo
Nuevos datos:
informaciones y
valores empíricos
Nuevos datos:
informaciones y
valores empíricos
Nuevos datos:
informaciones y
valores empíricos
Conducción
Operativa
De la
Ejecución
De las
Operaciones
Lapso de mas
o menos 3
Meses a 1año
Planificación
a corto plazo
Concretización
de planificación
Parcial para
Tareas
Especificas
Ejemplo:
Cálculos previos,
adquisición de Mate-
riales, programas,
plan de trabajo
Datos
teóricos
presentes
Lapso de mas
o menos 1 a
3 años
Planificación
a mediano plazo
Concretización
de planificación
Parcial para
sectores
Empresariales
Ejemplo:
Planificación
- De Finanzas
-De inversiones
-De adquisiones
Datos
teóricos
presentes
Lapso de mas
o menos 3 a
5 años
Planificación
a largo plazo
Planificación de
Objetivos o
plan general
Ejemplo: Plan
de Desarrollo
de Un nuevo
Producto
Datos
teóricos
presentes
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Por consiguiente la planificación es un proceso
dinámico, en el que constantemente hay que
estar reuniendo nuevos datos, informaciones,
experiencias y conocimientos que deben ser
utilizados para adaptar los planes a largo,
mediano y corto plazo.
Niveles de la planificación
Después de Jerarquizar los objetivos se planifican
las tareas de cada uno de los sectores de la
empresa.
De esta manera aparece paralelamente con la
jerarquía de los objetivos una jerarquía de
planificaciones con varios niveles
Ejemplo: Objetivos y planificación por niveles de
Jerarquía
1er Nivel
4er Nivel
2do Nivel
3er Nivel
Gerencia
Ventas
Diseño
Recursos
humanos
Compras
Materiales
Producción
Fabricación
Recursos
Físicos
Ingeniería
de Métodos
Las tareas de planificación y los planes de
una empresa no pueden analizarse por
separado.
Por el contrario existen múltiples relaciones
entre los puestos superiores e inferiores de
planificación y los sectores vecinos (las
distintas planificaciones y planes están
vinculadas horizontal y vertical)
INTERACCION ENTRE LAS PLANIFICACIONES PARCIALES
Ejemplo: Objetivos y planificación por niveles de
Jerarquía 1er Nivel
2do Nivel
3er Nivel
Planificación Empresarial
Planificación
de Ventas
Planificación de
Producción
Planificación de
Financiera
Planificación de
Recursos humanos
Planificación
de Diseños
Planificación
de Inversiones
Planificación
de Fabricación
Planificación
de Compras
Planificación
de Capital
Interdependencia de la Planificación parcial dentro de un sector de la empresa
Interdependencia de la Planificación parcial dentro de los sectores vecinos de la empresa
FASES O PASOS GENERALES PARA LA EJECUCION DE TAREAS DE
PLANIFICACION
El trabajo de planificar, tanto para la empresa completa como para el
sector parcial de la producción es un proceso complejo, por ello para la planificación
se necesita proceder paso a paso y sistemáticamente.
Paso Contenido Pregunta Ejemplo
3°Paso
Plantear posibles
alternativas de
solucion
¿Cuales son las
alternativas?
La salsa de
Alcachofa puede
ser envasada en
sachets, latas,
vidrio, balde
1°Paso
Analizar la
situación inicial y
fijar los objetivos
¿Que se quiere
analizar?
Producción
económica de Salsa
de Alcachofas
2°Paso
Recopilar datos e
informes
relevantes
¿Cuales son los
valores empiricos,
informaciones y
datos con las que
se puede contar?
Obtención de
informaciones sobre
procesos tecnológicos
de producción de
salsa de Alcachofas
Pasos Generales para la ejecución de tareas de planificación
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4°Paso
Evaluar las
alternativas
¿Cuales son los
aspectos
positivos y
negativos de las
alternativas?
Los costos de los
equipos para la
producían de salsa
de Alcachofa en
vidrio son muy
altos, la mejor
calidad se alcanza
en presentación
de envases de
sachets
5°Paso
Elegir la
alternativa
adecuada
¿Cual es la
alternativa ideal,
considerando
costos y
utilidades?
Tomando en
consideración la
calidad requerida, se
llego a la conclusión
de que la mejor
alternativa es la
producción de salsas
envasada en Sachets
6°Paso
Controlar el logro
de los objetivos
¿Puede uno
llegar a alcanzar
el logro de los
objetivos
planeados por
medio de la
alternativa
escogida?
El resultado de
calculo previo
para la salsa de
Alcachofa fue que
habría que
producirlas
envasándolos en
latas
La Organización como función
del proceso Administrativo
Organizar es determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo establecido por la autoridad, mediante la fijación de responsabilidades.
¿ ORGANIZAR ? por lo tanto, organizar es el
proceso de determinación
de las actividades y
cargos necesarios dentro
de la
empresa,distribuyéndolas
de acuerdo con las mejores
relaciones funcionales.
Las Ventajas de la organización
permite que:
√ Se conocen de mejor manera las actividades
√ Se mejoran las relaciones de trabajo
√ Ayuda a la especialización
√ Se facilita la delegación de autoridad
PRINCIPIOS DE LA
ORGANIZACIÓN El principio es un concepto que nos facilitará la tarea
de organizar y podríamos definir “principio” como
una proposición de validez general, el cual nos va a
servir como guía de acción.
1) Principio del objetivo perseguido: Toda organización debe tener un enunciado claro, detallado y completo de los objetivos perseguidos.
2) Principio de sencillez: Deben eliminarse todas aquellas actividades que no sean absolutamente necesarias.
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3)Principio de la funcionalización:
Toda empresa y toda organización
debe construirse teniendo en cuenta
las principales funciones, es decir,
las tareas y no a los individuos o
grupos de individuos.
Por lo tanto, la funcionalización es el
agrupamiento lógico de las
operaciones o actividades análogas.
4)Principio de la centralización de la autoridad y la responsabilidad: Debe existir un control ejecutivo centralizado en donde la autoridad y la responsabilidad estén centralizadas.
Es importante señalar que se pueden delegar funciones y responsabilidades, pero finalmente quien delega la responsabilidad no puede desligarse de ella.
5)Principio de la
especialización: Mientras
más se divide el trabajo,
asignado a cada empleado,
mediante una actividad
limitada y concreta, se
obtiene siempre mayor
eficiencia, precisión y
destreza.
6)Principio de la unidad de mando: Para cada función debe haber un sólo jefe, por lo tanto, cada subordinado debe recibir órdenes de un sólo jefe y así evitar la duplicidad del mando
7) Principio de la división del trabajo: Al dividir el trabajo se logran mejores resultados, con la misma cantidad de esfuerzo y si a esto se le suma la especialización de la empresa, ahorra tiempo y recursos.
8)Principio de departamentalización: Bajo este principio deben definirse claramente los departamentos y secciones de la diferentes funciones de la organización y el trabajo de cada una de estas secciones debe organizarse de manera lógica.
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LA ORGANIZACIÓN Y LA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
√ Especialización del trabajo
√ Delegación de autoridad
√ Departamentalización
√ Alcances del control
√ La estructura de la organización
determina quién lo hará y cómo se
llevará a cabo.
1) Especialización del trabajo:
- Muchas organizaciones están modificando y rediseñando sus tareas de manera que puedan ser llevadas a cabo por equipos.
Un equipo de trabajo es un grupo de personas que trabajan conjuntamente para la consecución de objetivos comunes.
Equipos y círculos de
calidad: la gente que
trabaja en el proceso son
los que están en mejores
condiciones para identificar
, analizar y corregir los
problemas en una situación
determinada.
Círculos de Calidad han de decidir también hasta que punto la autoridad será distribuida, entendiéndose por autoridad el derecho a tomar decisiones; es necesario ponderar los pro y contras de la centralización o descentralización, procurando encontrar el equilibrio más apropiado para la organización.
2) Delegación de autoridad:
Cadena de mando: La
delegación de autoridad
crea una cadena de
mando, que es el canal
formal que define las líneas
de autoridad desde la
cúspide hasta la base de la
organización.
GERENCIA DE LOGISTICA
La Cadena de mando incluye posiciones de línea y de plantilla.
Una posición de línea está en la cadena directa de mando y contribuye a la consecución de los objetivos de la organización, Ejemplo: Los presidentes, vicepresidentes, directores están en posiciones de línea
Las posiciones de plantilla facilitan o prestan asesoría a las posiciones de línea, se representan por líneas punteadas, ejm. Un asistente ejecutivo
Jefe de Dpto.
Gerente de planta
Vicepresidente de
Operaciones
Presidente
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3) Departamentalización Es el proceso mediante el cual se agrupan los
puestos de trabajo siguiendo un ordenamiento lógico.
Las bases más comunes para la
departamentalización:
a) Por producto o servicio: Este es un agrupamiento de acuerdo con las actividades propias de la empresa, ya sea por un determinado producto fabricado o por un determinado servicio prestado
b) Por proceso: Este agrupa por fases del proceso, pone énfasis en las instalaciones técnicas y por eso se le utiliza en los niveles operativos de la producción.
Por ejemplo: En la fabricación de telas
c) Por zonas geográficas o territorial: Este es un agrupamiento en conformidad a la localización. Este tipo de criterio es común en las organizaciones de las ventas, por ejemplo unidad de ventas por barrios, por comunas, por ciudad, región, etc.
d) Por clientes: Este es un
agrupamiento conforme al tipo
o volumen de la clientela o
compradores y esta distribución
sirve para brindar un mejor
servicio al cliente.
Por ejemplo: las grandes
tiendas
4) Alcances del Control:
El objetivo es determinar el alcance óptimo del control, que puede ser amplio o estrecho:
Un alcance amplio (organización plana) implica que un número elevado de trabajadores informa a un supervisor
Un alcance estrecho (organización de tipo alto), implica un número reducido de trabajadores informa a un supervisor.
El objetivo al que tienden es el desarrollo de estructuras organizativas más planas y más sensibles en las que puedan adoptarse sin tener que pasar por varios niveles de gestión.
HERRAMIENTAS DE
ORGANIZACIÓN
Las herramientas de
organización son las
siguientes:
√ Organigramas
√ Manual de Organización
√ Manual de Procedimiento
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Los organigramas son cuadros
esquemáticos que nos muestran la
disposición general de la organización, es
decir, la estructura administrativa,
mostrándonos cada uno de los
departamentos, unidades o secciones que
la componen y sus respectivas relaciones
con respecto a las demás unidades.
1.- Organigramas:
Se debe de Establecer qué tipo de
estructura es la más adecuada para la
empresa considerando:
Pautas para diseñar un
Organigrama
1
Estudiar las
Características
propias de la
empresa
Establecer qué tipo de
Estructura es la más
adecuada
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a) Estructura simple: es el tipo usual en
las empresas que recién empiezan y no
tienen divisiones ni diferentes categorías de
productos. Están dirigidas por el propietario
y requieren que se establezca claramente el
papel de cada trabajador en el equipo.
Los tipos básicos de estructura son los siguientes:
Gerente - Propietario
Trabajadores de
Administración
Trabajadores de
Producción
b) Estructura funcional: Las empresas de
tamaño mediano que producen uno o más
productos pueden adoptar una estructura
funcional, en el que los empleados tienden a
ser especialista en una función o en un área
de la organización, como operaciones,
ventas, finanzas, recursos humanos, etc. Las
estructuras modernas deben favorecer el
trabajo en equipo.
Gerencia general
Operaciones
Ventas
Finanzas
Personal
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c) Estructura multidivisional: Las grandes empresas necesitan subdividir sus actividades para atender una gran diversidad de productos.
En estos casos lo usual es una estructura multidivisional en la que los empleados serán especialistas en su área para un producto y mercado específico.
Gerencia de Recursos Humanos, Contaduría,
Investigación y desarrollo
Comité consultivo
Gerencia General
División A División B
Producción Finanzas
División C
Marketing
Producción
Finanzas
Marketing Marketing
Producción Finanzas
d) Organización de Red: Es una
organización flexible, entre fabricantes,
compradores, proveedores, clientes,,etc. Se
trata de un diseño dinámico en el que sus
principales componentes pueden ser
ensamblados o desensamblados para hacer
frente a las condiciones competitivas
cambiantes.
Una de las principales ventajas es que cada
uno de sus miembros puede concentrarse
en las actividades que mejor sabe hacer.
Investigació
n
y diseño
Distribuidores
Proveedores
Fabricantes
Especialista
s
funcionales
e) Organización completa: Se han empleado
muchos conceptos para describir los cambios
que están teniendo lugar en las organizaciones
modernas: reconversión, desplazamiento
paradigmático y reformulación.
Se visualizan las organizaciones que irán
apareciendo en el futuro como ligeras,
flexibles, sensibles, sobre todo sumamente
competitivas. Muchos de esos atributos se
sintetizan en lo que Philip Crosby ha llamado
culminación, que se caracteriza porque:
√ El liderazgo dicta las políticas con el
consentimiento de los gobernados.
√ Se aportan los requisitos de manera que
todos los entiendan.
√ Todos aprenden permanentemente gracias
a la disponibilidad de información y a la
libertad de elección.
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√ La medición del rendimiento se basa en
una cultura de consideración.
√ La organización abriga el propósito de
ayudar a los individuos a alcanzar la
excelencia en todos los aspectos de su
vida. Estas organizaciones son sensibles
comprometidas con la calidad.
Visión
Visión
Compromiso
Cultura
Visión Guía
Planificación
Gestión de rendimiento
Evaluación
Evaluación
Continua
Orientación del cliente
Cesión de Autoridad
Mejora continua
Motivación
Gestión de cambio
Liderazgo
Constitución de equipos
Cesión de autoridad
2.- Manual de organización: Es documento oficial, cuyo propósito es
describir por escrito la estructura u organización formal de la institución, señalando los objetivos, las funciones y las responsabilidades de cada unidad.
Esta información es correlativa con el organigrama. Para cada empresa existe un manual determinado, según sus propias necesidades. Los manuales también contienen las descripciones y las evaluaciones de cargos, en el cual se expresan las funciones y responsabilidades de cada operario.
3.- Manual de procedimiento:
En estos manuales se indican los
procedimientos o pasos a seguir, el cual nos
indica la forma en que se desarrolla cada
actividad, la que debe ser cumplida por todos
los miembros de la organización. También nos
indican como se procede, para cada trámite, en
la respectiva unidad.
Estos manuales son documentos oficiales de
la organización. Algunos procedimientos
pueden ser expresados a través de los
llamados flujogramas, que es una técnica de
representación visual.
La Organización debe estar presta a adaptarse
a los cambios que se produzcan en su interior y
su alrededor.
La Función de la organización hace referencia
al proceso de arreglar y ordenar el trabajo entre
los miembros de la empresa para lograr los
objetivos trazados.
Implica las actividades que dan lugar a una
estructuración de tareas y a diversos niveles de
responsabilidad.
1.-Detallar todo el trabajo que debe
ejecutarse para alcanzar los
objetivos de la organización.
2.-Dividir la carga total del trabajo en
actividades que puedan ser
ejecutadas en forma lógica y
cómoda
FASES DE LA ORGANIZACIÓN
Para una empresa o cualquier otra organización el
proceso de organizar consta de las siguientes
fases:
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3.-Combinar el trabajo de los
miembros de la organización de
modo lógico y eficiente.
4.-Establecer un mecanismo para
coordinar el trabajo .
5.- Vigilar la eficiencia de la
organización y hacer ajustes para
mantener o mejorarla.
LIMITACIONES DE LA
ORGANIZACIÓN
√ Excesiva Centralización
√ Excesiva Descentralización
√ Duplicidad de Tareas
√ Área de nadie
√ Dualidad de Mando
√ Cargos vagos
√ Servicios Mal asignados
√ Afán de Pertenencia