Plan Van Aanpak Stadhuis Almelo
description
Transcript of Plan Van Aanpak Stadhuis Almelo
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 1 van 25
PLAN VAN AANPAK
STADHUIS ALMELO
Plan van Aanpak voor de bouw van een nieuw Stadhuis op de locatie Haven Noord Zijde.
1 december 2010
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 2 van 25
INHOUDSOPGAVE
1 INLEIDING .......................................................................................................................3
2 PROJECTDEFINITIE...........................................................................................................3
3 PROJECTFASERING..........................................................................................................5
4 PROGRAMMA VAN EISEN .................................................................................................6
5 AANBESTEDINGSVORM....................................................................................................8
6 ARCHITECTENSELECTIE....................................................................................................8
7 PROJECTORGANISATIE ..................................................................................................10
8 COMMUNICATIE ............................................................................................................13
9 PROJECTBEHEERSING ....................................................................................................14
10 RISICOBEHEERSING ........................................................................................................17
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 3 van 25
1 INLEIDING
Voor u ligt het Plan van Aanpak waarin de stappen staan omschreven om te komen tot een nieuwe
huisvesting voor het bestuurlijk en ambtelijk apparaat van de gemeente Almelo. In dit plan staat de
herijking van het Programma van Eisen, de procedure voor de architectenselectie, de fasering,
organisatie en beheer van het project centraal.
Om het proces van ontwikkeling en realisatie van het stadhuis adequaat te kunnen aansturen en
begeleiden, is het van belang dat er goede afspraken worden gemaakt over wie welke taken verricht en
wie welke verantwoordelijkheid draagt. Daarnaast is het in verband met de gewenste kwaliteit van
belang dat de communicatie tussen de verschillende interne en externe partijen goed verloopt, om
zodoende zeker te zijn ven een juiste afstemming binnen het proces.
Doel van het Plan van Aanpak
Dit Plan van Aanpak is opgesteld om sturing te geven aan het gehele proces en koers te kunnen
houden. Dit wordt bereikt doordat het Plan van Aanpak een duidelijk en gestructureerd beeld geeft van
de projectdoelstellingen en de methoden waarop deze worden gerealiseerd. Daarnaast geeft het Plan
van Aanpak aan alle betrokkenen inzicht in het hernieuwde Programma van Eisen, de procedure voor de
architectenselectie, de projectorganisatie, de uit te voeren werkzaamheden per fase en de doorlooptijd
van de deelprojecten. Hierdoor kan de projectvoortgang worden bewaakt, kan politieke en bestuurlijke
besluitvorming tijdig plaatsvinden en kan de communicatie en afstemming over het project optimaal
worden vormgegeven.
2 PROJECTDEFINITIE
De huisvesting van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie van de gemeente Almelo is op dit moment
verdeeld over het huidige stadhuis op het Stadhuisplein, de Javatoren aan de Stationsstraat en enkele
andere locaties. De gemeente Almelo vindt het wenselijk dat alle functies op één locatie gehuisvest
worden. Het huidige stadhuis voldoet niet meer aan de arbo-eisen en komt niet in aanmerking voor
uitbreiding.
Medio 2010 zijn diverse varianten onderzocht in het kader van de huisvesting voor de bestuurlijke en
ambtelijke organisatie. In totaal zijn drie varianten onderzocht:
A) Renovatievariant – onderzoek naar risico’s en definitieve haalbaarheid van volledige renovatie van
het huidige stadhuis;
B) Minder dure nieuwbouwvariant – globaal onderzoek naar een substantieel goedkopere
nieuwbouwvariant;
C) Variant groot onderhoud – uitvoering achterstallig en groot onderhoud van het huidige stadhuis
waarbij het stadhuis veilig en bedrijfszeker is en voldoet aan de ARBO-eisen;
Op 11 november 2010 heeft de Raad gekozen voor het bouwen van een substantieel goedkopere
nieuwbouwvariant op de locatie hoek E. Gorterstraat en Haven Noord Zijde (nader te noemen locatie
Haven Noord Zijde). Met dit besluit is ook een taakstellend investeringsbudget voor het nieuwe
Stadhuis vastgesteld.
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 4 van 25
Uitgangspunten
Naast de regulier wet- en regelgeving, liggen de volgende documenten ten grondslag aan het project:
• College programma 2010 - 2014.
• Programma van Eisen (PvE) Stadhuis Almelo – Haven Noord Zijde – d.d. 1 december 2010.
Stedenbouwkundige randvoorwaarden
De locatie van het nieuwe Stadhuis, hoek Haven Noord Zijde – E. Gorterstraat behoort niet tot het
binnenstadsplan. Voor deze locatie en het nieuwe Stadhuis stelt de gemeente Almelo
stedenbouwkundige kaders op. Deze kaders worden meegegeven aan de architect die het ontwerp voor
het nieuwe Stadhuis maakt. De stedenbouwkundige randvoorwaarden worden ter besluitvorming aan
de raad voorgelegd.
Projectdoelstelling
Doelstelling van het project is een adequate huisvesting voor de ambtelijke en bestuurlijke organisatie
van de gemeente Almelo, die voldoet aan de huidige eisen en regelgeving ten aanzien van
arbeidsomstandigheden en de technische, functionele en ruimtelijke eisen die worden gesteld aan de
huisvesting vanuit de organisatie zelf.
Nu de doelen van dit project duidelijk zijn, zal in het volgende hoofdstuk het proces om deze doelen te
bereiken worden gefaseerd in op zichzelf staande stappen.
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 5 van 25
3 PROJECTFASERING
Het is gebruikelijk om complexe vraagstukken te faseren in overzichtelijke stappen. Elke stap wordt
afgesloten met een officieel document waar alle betrokken partijen het over eens zijn. Na deze
goedkeuring kan de projectorganisatie doorgaan met de volgende stap.
De ontwikkeling van de huisvesting voor de ambtelijke organisatie van de gemeente Almelo is
opgedeeld in twee fasen, die op hun beurt weer uit diverse stappen bestaan. De volgende twee
paragrafen bevatten een uitwerking van deze beide fasen.
Voorbereidingsfase
Het doel van de voorbereidingsfase is de uitwerking van alle facetten die nodig zijn voor de realisatie
van een fysieke structuur voor het stadhuis te Almelo. Figuur 3.1 geeft deze fase met de verschillende
stappen schematisch weer. De volgorde van de diverse stappen komt overeen met een traditionele
organisatie van de bouwvoorbereiding. Het voordeel van deze organisatievorm is dat de gebruikers en
de opdrachtgever maximale inbreng en sturing houden tijdens het ontwerp- en bouwproces.
Figuur 3.1 Fasering voorbereidingsfase
Tegelijk met dit Plan van Aanpak vindt een herijking van het Programma van Eisen plaats. Op het
moment dat dit Plan van Aanpak met het geactualiseerde Programma van Eisen en de gekozen
aanbestedingsvorm voor de architect is goedgekeurd en vastgesteld, kunnen aan het projectteam
ontwerppartners worden toegevoegd. De manier van aanbesteden wordt in hoofdstuk 5 besproken. De
ontwerppartners zullen een concreet ontwerp voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie
ontwikkelen op basis van het PvE. De volgende stap is de vertaling van het definitieve ontwerp in een
bestek met bestektekeningen. Dit zijn de contractdocumenten voor de selectie van de bouwpartners.
Stap 1
projectplan
Stap 2
Programma
van Eisen
Stap 4
Schets
ontwerp
2 Stap 9
Aanbesteding en
gunning
Stap 3
Selectie bouw-
ontwerppartnrs
Stap 7
Bestek en
bestektekeningen
Stap 8
Selectie
bouwpartners
Stap 5
Voorlopig
ontwerp
Stap 6
Definitief
ontwerp
Ontwerpfase
Bestekfase
Initiatieffase / definitiefase
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 6 van 25
Realisatiefase
Na selectie van de bouwpartners start de realisatiefase. Tijdens de realisatiefase kan op basis van
eventuele deelprojecten een fasering van de werkzaamheden worden gemaakt. Elk (deel)project wordt
afgerond door een oplevering tussen de opdrachtgever, gebruiker en de desbetreffende aannemer en/of
leverancier. Dit is in figuur 3.2 schematisch weergegeven.
Figuur 3.2 Fasering realisatiefase
Tijdens de realisatie van de fysieke structuur is het zaak dat het kantoor- en dienstverleningsconcept
intern uitgewerkt wordt in concrete projectplannen en activiteiten. Voor het verkrijgen van draagvlak
dienen deze plannen op regelmatige basis te worden gecommuniceerd naar de interne organisatie,
zodat na de oplevering van het stadhuis direct gestart kan worden met de implementatie van de
(nieuwe) concepten. Het project eindigt met een garantie- en onderhoudstermijn van de ontwerp- en
bouwpartners op de geleverde producten.
4 PROGRAMMA VAN EISEN
Het Programma van Eisen (PvE) voor het nieuwe Stadhuis Haven Noord Zijde dd 1 december 2010
maakt integraal onderdeel uit van dit Plan van Aanpak. In het PvE staan alle ruimtelijke, functionele en
technische eisen waar het nieuwe Stadhuis aan moet voldoen.
In beginsel is afgesproken om het Programma van Eisen dat in 2008 is vastgesteld te handhaven. Er
heeft wel een actualisatie plaats gevonden naar de actualiteit van nu en de thans geldende regelgeving.
Ruimtelijk gezien is rekening gehouden met de wijzigingen die betrekking hebben op de besluitvorming
over de nieuwe huisvesting van het Werkplein. Het aantal formatieplaatsen is geactualiseerd naar de
formatie van ultimo 2010.
Formuleringen in het Programma van Eisen van 2008 die betrekking hebben op de uiterlijke
verschijningsvorm van het nieuwe Stadhuis op de locatie van de Wierdensestraat – Markt zijn uit het
geactualiseerde Programma van Eisen verwijderd.
De duurzaamheidparagraaf is aangepast met een verwijzing naar de BREEAM-NL methode. De ambitie
is om te streven naar een zgn. “excellent” score. Voor al het overige in het geactualiseerde Programma
van Eisen wordt recht gedaan aan het besluit om een substantieel minder duur Stadhuis te bouwen.
Het Programma van Eisen is als bijlage A toegevoegd.
Het Nieuwe Werken
In het PvE wordt gesproken over een werkomgevingconcept dat activiteitgerelateerd en niet-
persoonsgebonden is. Dit houdt in dat:
- iedere medewerker gebruik kan maken van iedere beschikbaar gestelde werkplek;
Stap 10
Realisatie fysieke
structuur
Stap 11
Oplevering
2
Stap 12
Ingebruikname
Stap 13
Garantie- en onderhoudstermijn
Uitvoeringsfase Nazorgfase
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 7 van 25
- de werkomgeving plaats biedt aan verschillende soorten werkzaamheden;
- er 0,9 werkplek per fte beschikbaar wordt gesteld;
- het concept valt of staat bij attitude van alle medewerkers.
In de afgelopen jaren heeft “Het Nieuwe Werken” (tijd en plaats onafhankelijk werken) dusdanige
vormen aangenomen dat er binnen de gemeente Almelo nadrukkelijk nagedacht moet worden over de
mate van invoering van “Het Nieuwe Werken”.
Binnen de projectorganisatie van het nieuwe Stadhuis is een werkgroep opgericht die zich verdiept in
Het Nieuwe Werken. Gedurende het proces zal de werkgroep het management, de OR en de
medewerkers van Almelo nauw betrekken bij het project.
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 8 van 25
5 AANBESTEDINGSVORM
EU aanbesteden is verplicht voor het op de markt brengen van werken (lees stadhuis) door een
aanbestedende dienst boven het op dat moment geldende drempelbedrag (thans € 4.845.000,-).
Aanbestedende diensten zijn publiekrechtelijke instellingen, de staat en haar territoriale lichamen (o.a.
provincies en gemeenten). De Gemeente Almelo is geclassificeerd als aanbestedende dienst en als
zodanig gehouden aan de EU aanbestedingsregels.
De EU selectie van de uitvoerende
partijen (aannemer, installateur etc)
voor het stadhuis van Almelo wordt in
eigen beheer uitgevoerd. Bij een
aanbesteding in eigen beheer wordt
het plan aanbesteed op basis van een
volledig uitgewerkt bestek. Bij
ontwikkeling in eigen beheer stuurt de
opdrachtgever zelf het proces aan en
gaat de gemeente zelf de contractuele
relaties aan met de ontwerp- &
bouwpartners.
Bij het afronden van het Definitief
Ontwerp wordt de afweging gemaakt
om een bouwteam te formeren, dit
hangt af van de financiële voordelen die op dat moment te behalen zijn en de dan geldende
omstandigheden. Bij een bouwteam constructie wordt een aannemer vroegtijdig, na het vaststellen van
het definitief ontwerp, in het ontwerpproces betrokken om zo zijn specifieke kennis in het project te
brengen.
6 ARCHITECTENSELECTIE
De architect voor het nieuwe Stadhuis van Almelo wordt door middel van een Europese aanbesteding
geselecteerd. Uit de verschillende procedures is gekozen voor een niet-openbare procedure om de
architect te selecteren. Deze niet-openbare procedure bestaat uit twee fasen.
Fase I - selectiefase
In de eerste fase, de selectiefase, mag iedere architect zich aanmelden om mee te doen aan de
procedure. Aan de hand van de geschiktheideisen, die van te voren zijn opgesteld, beoordeelt de
selectiecommissie alle ingeschreven bureaus. Uiteindelijk nodigt de selectiecommissie minimaal vijf
bureaus uit een offerte te maken voor de volgende fase.
Fase II - gunningfase
In fase twee worden minimaal vijf architecten uitgenodigd om een offerte in te dienen en hun visie op
de ontwerpopgave te presenteren aan de gunningcommissie. Deze visie mogen ze versterken met
referentiebeelden.
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 9 van 25
Volgens planning zal deze procedure voor de architectenselectie ongeveer 4 maanden in beslag nemen
Bij de procedure van een niet-openbare aanbesteding wordt door de opdrachtgever een architect
gekozen en geen ontwerp. De keuze vindt plaats op basis van de visie van de architect op de
ontwerpopgave. Deze visie mag versterkt worden door referentiebeelden van vergelijkbare projecten.
De keuze van de architect wordt genomen door de selectiecommissie en bekrachtigd door het College
van B&W.
Na de keuze van de architect wordt gestart met de Voorontwerpfase. Het voorontwerp wordt tijdens
een informatiebijeenkomst gepresenteerd aan en besproken met de Raad, belanghebbenden en
inwoners van Almelo.
Vervolgens start de architect met het definitieve ontwerp. Het definitieve ontwerp wordt ter
besluitvorming aan de Raad voorgelegd.
.
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 10 van 25
7 PROJECTORGANISATIE
Voor het ontwerpen en uitvoeren van de projectdoelen is een projectorganisatie nodig die de
samenwerking tussen de verschillende partijen structureert.
7.1 Organisatieschema
Er wordt onderscheid gemaakt in de projectomgeving en het project. De projectomgeving betreft de
bestaande ambtelijke en bestuurlijke organisatie van de gemeente en is gericht op de ambtelijke en
bestuurlijke besluitvorming. Het project is gericht op planvorming, het omvat de realisatie van een
nieuwe passende huisvesting en wordt omschreven als projectorganisatie. De ambtelijke
verantwoordelijke van het project (projectmanager) legt verantwoording af aan het directieteam. De
bestuurlijke eindverantwoordelijke van het project (college van B&W) legt verantwoording af aan de
raad. De volgende projectorganisatorische niveaus worden in het project onderscheiden:
- Beleidsniveau en voorwaardenscheppende niveau (stuurgroep en kerngroep)
- Uitvoeringsniveau (projectmanagementteam, planteam en werkgroepen)
De projectorganisatie voor de ontwikkeling van het stadhuis voor de gemeente Almelo kan worden
georganiseerd middels de projectstructuur in figuur 7.1. In dit figuur worden de verschillende partijen
en hun rol, schematisch weergegeven.
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 11 van 25
Organogram Project Nieuwbouw Stadhuis
Projectomgeving
Project
Figuur 7.1 Projectorganisatieschema voorbereidingsfase
De gemeenteraad
De rol van de gemeenteraad en de positie van de gemeenteraad in dit project is gebaseerd op
kaderstelling en controle. Kaderstelling bij de start van het project in de zin van een heldere opdracht
aan het college en beschikbaarstelling van de middelen en controlerend t.a.v. het resultaat, zowel naar
de doelmatigheid als de doeltreffendheid.
De gemeenteraad is direct betrokken geweest bij het ontwerp voor zover dat betrekking heeft op het
bestuur en de dienstverlening. Voor een adequate en snelle informatie uitwisseling (bijvoorbeeld bij
afsluiting van een fase en de start van een nieuwe fase) wordt voorgesteld gebruik te maken van de
informatiebijeenkomsten van de raad.
Gemeenteraad
College van B&W
Directieteam
Beslu
itvorm
end
Stuurgroep
Projectmanagementteam
Ambtelijk klank-
bord GMO/OR
Werkgroep
Publieks-
dienstverlening
Werkgroep
Het Nieuwe
Werken
Planteam
Kerngroep
Klankbordgroep
Werkgroep
Duurzaamheid
Werkgroep
Bestuurlijke
ruimten
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 12 van 25
Na de vaststelling van het onderliggende Plan van Aanpak door de gemeenteraad en daarmee de
instemming met het Programma van Eisen en de te volgen procedure voor de architectenselectie zijn er
de volgende momenten in het proces waarop procesonderdelen aan de gemeenteraad worden
voorgelegd:
• Vaststelling bestemmingsplan voor het gebied Haven Noordzijde / Egbert Gorterstraat
• Vaststelling stedenbouwkundige randvoorwaarden (t.b.v. het ontwerpproces)
• Afstemming omtrent het voorlopig ontwerp
• Vaststelling van het definitief ontwerp
Daarnaast wordt er via de gebruikelijke bestuursrapportages aan de gemeenteraad gerapporteerd over
de voortgang van het project.
Het College van Burgemeester en Wethouders
Het College van Burgemeester en Wethouders voert de door de gemeenteraad verstrekte opdracht uit.
Het college is het besluitvormende orgaan voor vaststelling van de beslisdocumenten na afsluiting van
elk van de te onderscheiden projectfasen. Dat wil zeggen dat het college in laatste instantie besluit
over de vaststelling van de architectkeuze, het structuurontwerp, de gunning en de
opdrachtverstrekking voor uitvoering. Het college vormt samen met het directieteam de stuurgroep. De
portefeuillehouder Facilitaire Zaken vormt samen met de directeur Bedrijfsvoering, de intern
projectmanager en de intern assistent projectleider de kerngroep, als een soort dagelijks bestuur vanuit
de stuurgroep. Het college draagt zorg voor een adequate informatievoorziening aan gemeenteraad en
burgers.
De rol van de OR
De positie van de OR in de fase waarop dit Plan van Aanpak betrekking heeft, kent zowel een formele
als een informele kant. De formele kant betreft het adviesrecht van de OR op grond van artikel 25 van
de WOR. Een eerder uitgevoerde analyse van de momenten waarop de OR formeel om advies wordt
gevraagd heeft geleid tot de conclusie dat dat het geval is op momenten dat er een fase in de
besluitvorming wordt afgerond. Met de ondernemingsraad is eerder afgesproken dat zij bij elk van de af
te sluiten fasen (op basis van het fasedocument) in de gelegenheid worden gesteld advies uit te
brengen.
De informele kant betreft de wijze waarop de OR bij de verschillende fasen wordt betrokken, anders
dan het formele adviesrecht. Hierbij gaat het om regelmatige informatie door de projectleider aan de OR
en om mogelijke directe deelneming van de OR in bijvoorbeeld werkgroepen. In dit verband is het
denkbaar (zo de OR ook zelf daarvoor kiest) een vertegenwoordiger van de OR op te nemen in de
werkgroep Het Nieuwe Werken.
De rol van het GMO (Gemeentelijk Management Overleg)
Het GMO is het ambtelijk management platform van directie en afdelingshoofden. Het GMO wordt
regelmatig (minimaal eens per halfjaar of zoveel vaker als nodig of gewenst is) door de projectleider
geïnformeerd over de voortgang van het project. Maar ook omgekeerd kan het GMO signalen vanuit het
management c.q. de organisatie inbrengen. Met name in relatie tot de opdrachten aan en resultaten van
de werkgroepen, speelt het management van de organisatie een belangrijke rol. Ook voor de
samenstelling van de werkgroepen zal een beroep worden gedaan op het management van de
organisatie.
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 13 van 25
8 COMMUNICATIE
Voor de communicatie over het nieuw te bouwen stadhuis wordt een communicatieplan opgesteld. Dit
communicatieplan is een dynamisch document dat gedurende het proces aangepast kan worden aan de
actualiteit. In verschillende aparte notities/deelplannen worden specifiek de strategie, te ontwikkelen
middelen en activiteiten en wijze van inwonersparticipatie nader uitgewerkt. Ook worden per
deelproject afzonderlijke communicatieconcepten opgesteld.
In het voorgaande proces zijn diverse bijeenkomsten geweest met betrokkenen over een nieuw te
bouwen Stadhuis in Almelo. Nagegaan moet worden of de goede ervaringen en opbrengsten uit het
eerdere traject kunnen worden ingepast in de communicatieaanpak. Te denken valt aan de opbrengst
van de inspiratiesessie met inwoners of de wijze van speeddaten met de architecten en de manier
waarop zij kennis konden maken met de stad, inwoners en medewerkers.
Er zal gekozen worden voor optimaal informeren en maximale transparantie over het proces en de
besluitvorming.
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 14 van 25
9 PROJECTBEHEERSING
De beheersing van een project omvat de bewaking van geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit.
Gedurende het hele project dienen deze beheersfactoren te worden gecontroleerd, aan- en bijgestuurd
ten opzichte van de vastgestelde normen, marges en uitgangspunten volgens de hieronder beschreven
procedures. GROTIK Beheersaspecten, Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit.
Geld: Het PMteam bewaakt het uiteindelijk vast te stellen projectbudget door de registratie van alle
handelingen die een relatie hebben met financiën.
Risico’s: Voor de risicobeheersing wordt verwezen naar hoofdstuk10 van dit Plan van Aanpak.
Organisatie: Om de kwaliteit van de gewenste ondersteuning en begeleiding te kunnen bereiken is een
projectorganisatie geformeerd.
Tijd: Het uitgangspunt voor de bewaking van tijd is de projectplanning. Een projectplanning geeft per
activiteit de doorlooptijd en de relatie met andere activiteiten schematisch weer.
Informatie: Voor een vlot verlopend proces is goede communicatie essentieel. Het realiseren van
draagvlak bij alle betrokken partijen vereist tijdige en correcte communicatie en informatieverstrekking.
Om de informatievoorziening en de communicatie tussen alle, bij het proces betrokken, partijen goed te
laten verlopen, wordt een communicatieplan opgesteld. In dit plan wordt helder en duidelijk vastgelegd
wie, waarover, in welke fase en op welke wijze geïnformeerd of geconsulteerd wordt en wie waarvoor
verantwoordelijk is.
Kwaliteit: De kwaliteit van de te realiseren huisvesting is als uitgangspunt vastgelegd in het Programma
van Eisen. Het Programma van Eisen geldt als toetsingskader voor het gehele ontwerp- en
realisatieproces.
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 15 van 25
9.1 Kwaliteitsborging
De kwaliteit van de te realiseren huisvesting is als uitgangspunt vastgelegd in het Programma van
Eisen. Dit Programma van Eisen geldt als toetsingskader voor het gehele ontwerp- en realisatieproces.
Planwijzigingen of afwijkingen op het Programma van Eisen ten gevolge van voortschrijdend inzicht
worden ter goedkeuring voorgelegd aan het PMteam en indien noodzakelijk aan het college en de
gemeenteraad van de gemeente Almelo.
Het Programma van Eisen wordt in nauw overleg met de betrokken organisaties vertaald in een
ontwerp. Dit ontwerp komt in verschillende stadia tot stand, waarbij onderscheid wordt gemaakt
tussen het structuurontwerp, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp en het bestek met
bestektekeningen. Na goedkeuring van elk stadium door het College van B&W en/of gemeenteraad
geldt het goedgekeurde ontwerp als uitgangspunt voor het vervolgproces. Elke fase wordt afgesloten
met een fasedocument.
9.2 Budgetbewaking
Het projectbudget wordt bewaakt door middel van de registratie van alle handelingen die een relatie
hebben met financiën. De basis voor de bewaking van het budget is het door de raad beschikbaar
gestelde krediet. Dit krediet is opgebouwd uit alle kosten die nodig zijn voor de ontwikkeling en
realisatie van het nieuwe stadhuis. Per deelproject worden deelbudgetten als taakstellend toegewezen.
9.3 Voortgangsbewaking
Het uitgangspunt voor de bewaking van tijd is de projectplanning. Een projectplanning geeft per
activiteit de doorlooptijd en de relatie met andere activiteiten schematisch weer. De basis voor de
projectplanning is het tijdschema in tabel 9.1.
Fase / stap duur periode
Structuurontwerp 4 maanden februari 2011 t/m mei 2011
Voorlopig Ontwerp 4 maanden juni 2011 t/m september 2011
Definitief Ontwerp 6 maanden oktober 2011 t/m maart 2012
Bouwvoorbereiding/ bestekfase/
aanbesteding
8 maanden april 2012 t/m november 2012
Uitvoering, oplevering en ingebruikname 24 maanden december 2012 t/m november2014
Nazorg 2 maanden december 2014 t/m januari 2015
Tabel 9.1 Doorlooptijd project
Procedure Bestemmingsplan
Voor de locatie van het nieuwe Stadhuis, hoek Haven Noord Zijde – E. Gorterstraat wordt een nieuw
bestemmingsplan opgesteld. Deze procedure zal separaat aan de verschillende fasen van het project
doorlopen worden. De voorbereidingen voor deze procedure zijn inmiddels gestart. Het
bestemmingsplan wordt ter besluitvorming aan de raad voorgelegd.
Tot slot is het belangrijk om te beseffen dat bovenstaande beheersfactoren niet op zichzelf staande
aspecten zijn. De aspecten tijd, geld en kwaliteit beïnvloeden elkaar wederzijds. Alleen door een
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 16 van 25
integrale benadering kan de projectbeheersing gestalte krijgen. Naast deze interne beheersfactoren
hebben ook externe factoren uit de omgeving invloed op het projectresultaat. Het laatste hoofdstuk
analyseert deze invloeden en beschrijft de beheersing van deze risico’s.
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 17 van 25
10 RISICOBEHEERSING
Risicobeheersing is de omgang met onzekerheden en onvoorziene omstandigheden door deze
hanteerbaar te maken. Wanneer risico’s hanteerbaar zijn kan de projectorganisatie vroegtijdig
maatregelen treffen om negatieve invloeden te beperken of te voorkomen. Naast de interne
projectorganisatie zijn er verschillende externe partijen die invloed uitoefenen op het uiteindelijke
projectresultaat. In figuur 10.1 zijn deze partijen schematisch weergegeven.
Figuur 10.1 Analyse projectomgeving
De risicofactoren zijn gecategoriseerd in de volgende risicogebieden:
1. Politieke en bestuurlijke risico’s
2. Maatschappelijke risico’s
3. Organisatorische risico’s
4. Juridische en wettelijke risico’s
5. Ontwerp- en uitvoeringsrisico’s
De invloed die elke risicofactor op het project kan uitoefenen, kan men koppelen aan één of meerdere
beheersfactoren. De risico’s en de beheersfactoren zijn ten behoeve van de projectorganisatie nader
uitgewerkt in een risicoanalyse, waarbij de risico’s zijn onderverdeeld in drie categorieën: 1 = laag
risico niveau, 2 = neutraal of nog onbekend risiconiveau en 3= hoog risiconiveau.
In eerste instantie worden de risico’s gereduceerd door dit Plan van Aanpak met duidelijke afspraken
over het doel, de fasering, de organisatie, de beheersing van het project en een goed inzicht in de taken
en verantwoordelijkheden. Risico’s kunnen nooit helemaal worden uitgesloten. Lering trekken uit
vergelijkbare projecten en een maximale organisatie van de beheersing van de risico’s kunnen de kans
op het zich voordoen van risico’s reduceren. De inzet van professioneel bouwmanagement (zowel in-
als extern) kan dit ondersteunen evenals een goede informatievoorziening, waarvan de risicobeheersing
een belangrijk onderdeel is.
Interne
organisatie
Markt
omgeving
Maatschappelijke
omgeving
Project
organisatie
Politiek-
bestuurlijke
omgeving PROJECT
Ambtelijke organisatie
gemeente Almelo
Bewoners en ondernemers
gemeente Almelo
Projectorganisatie inclusief
advies-, ontwerp- en
bouwpartners
Burgemeester en Wethouders
Almelo
Adviesbureaus Ingenieurbureaus
Aannemers Architectenbureaus
Gemeenteraad
Almelo
Media Belangenverenigingen
Managementteam
gemeente Almelo Ondernemingsraad
gemeente Almelo
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 18 van 25
BIJLAGEN
Bijlage I Projectorganisatie
Bijlage II Taak- en verantwoordelijkhedenmatrix
Bijlage III Programma van Eisen
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 19 van 25
Bijlage I – Projectorganisatie
Het directieteam
Het directieteam is verantwoordelijk voor de uitvoering van de bestuursopdracht van het college en
voor de projectorganisatie en het faciliteren van het project. Het DT vormt samen met het college de
stuurgroep. De directeur Bedrijfsvoering vormt samen met de portefeuillehouder Facilitaire Zaken en de
projectmanager, de kerngroep. De directeur Bedrijfsvoering fungeert ook als eerste aanspreekpunt voor
de projectmanager.
Stuurgroep
De stuurgroep valt onder de ‘projectorganisatie’ en treedt toetsend en bewakend op als hoogste orgaan
binnen de projectomgeving. De stuurgroep is tevens de link naar de afstemming met andere projecten
en parallel lopende beleidsinitiatieven.
Klankbordgroep(en)
Er zijn verschillende doelgroepen die op een of andere wijze te maken hebben met het project
Nieuwbouw Stadhuis. Raadsleden, omwonenden, ondernemers en bijvoorbeeld medewerkers van de
gemeente. Via één of meerdere nog in te stellen klankbordgroepen zullen zij vroegtijdig bij de processen
worden betrokken. Voordeel is dat de gemeente plannen in een tijdig stadium kan toelichten en
desgewenst de mening van de betrokkenen kan peilen. Betrokkenen kunnen meedenken en vroegtijdig
hun reactie geven. Zij zijn immers ‘deskundigen’ bij uitstek zijn als het gaat om hun eigen woon-, leef-
en werkomgeving.
Kerngroep
De kerngroep is verantwoordelijk voor wekelijkse besluiten omtrent voortgang “dagelijks bestuur”. Dit
betreft besluitvorming dan wel procedureel. De kerngroep bereidt voorstellen voor de stuurgroep en de
bestuursorganen voor. De kerngroep is verantwoordelijk voor de bewaking van de samenhang tussen
de besluitvorming en het planvormingsproces.
Projectmanagementteam
Het projectmanagementteam draagt zorg voor het projectmanagement en is verantwoordelijk voor de
aansturing van en opdrachtverlening aan de werkgroepen. Tevens bereidt het projectmanagementteam
voorstellen voor die in de stuurgroep en kerngroep behandeld worden. Het projectmanagementteam
begeleidt de procedures rondom selecties/aanbestedingen van het project.
Planteam
Het planteam vertaalt het Programma van Eisen in een ontwerp en aanbestedingsstukken, op basis
waarvan het project, in overeenstemming met de uitgangspunten in het Programma van Eisen en
eventuele mutaties hierop, kan worden gerealiseerd. In de uitvoeringsfase maakt het planteam plaats
voor een ontwerpteam.
Het planteam bewaakt de voortgang en de uitgangspunten die aan het project ten grondslag liggen. Het
planteam staat onder leiding van het bouwprojectmanagement bureau en rapporteert via het
Projectmanagementteam (PMteam) aan de stuurgroep. Elke fase in het project wordt afgesloten met
een fasedocument, op te stellen door het planteam. De fasedocumenten worden ter goedkeuring
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 20 van 25
aangeboden aan de stuurgroep, waarna bij akkoord met de volgende fase kan worden gestart.
Daarnaast draagt het planteam zorg voor het voorbereiden, initiëren en uitvoeren van voorstellen die in
de stuurgroep dienen te worden behandeld.
Afwijkingen van de in het Programma van Eisen vastgestelde uitgangspunten dienen via de
projectmanager, via de kerngroep aan de stuurgroep te worden voorgelegd.
Werkgroepen
In het totale proces van de realisering voor het nieuwe stadhuis worden verschillende werkgroepen in
het leven geroepen. Voor alle werkgroepen wordt een opdracht opgesteld. De werkgroepen
functioneren onder verantwoordelijkheid van het PM team en worden in verschillende stadia van het
project ingezet. De betrokkenheid van de werkgroepen ligt met name bij het ontwerp van het nieuwe
stadhuis, de implementatie van het nieuwe kantoorconcept en de nazorgfase. Het PM team stelt onder
goedkeuring van de stuurgroep de bezetting van de werkgroepen vast.
1. Publieksdienstverlening
De werkgroep Publieksdienstverlening adviseert in de ontwerpfase over het ontwerp van de publiekshal
en overige ruimtes die aan de publieksdienstverlening gerelateerd zijn. Hiermee moet worden bereikt
dat de organisatie en specifiek de direct aan de publieksdienstverlening betrokken medewerkers, nauw
betrokken zijn bij ontwerpaspecten van de publieksruimten. Dit zorgt tevens voor draagvlak.
Naast deze adviserende rol krijgt de werkgroep als opdracht om:
a. een visie te ontwikkelen voor optimalisering van de publieksdienstverlening vanuit het nieuwe
stadhuis.
b. voorstellen te doen voor implementatie daarvan in de organisatie.
Basis is de beleidsnota Publieksdienstverlening en het Actieplan Publieksdienstverlening. In de
uitwerking wordt rekening gehouden met de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering w.o.
digitale dienstverlening.
2. Het Nieuwe Werken
De werkgroep Het Nieuwe Werken adviseert tijdens de ontwerp- en uitvoeringsfase over de verdere
uitwerking van “Het Nieuwe Werken” en de vertaling daarvan naar de huisvesting. Invoering van Het
Nieuwe Werken heeft niet alleen invloed op de fysieke werkplekken, maar is ook vooral een kwestie
van houding en gedrag van alle medewerkers van Almelo. De betrokkenheid van de medewerkers van
Almelo bij het proces van invoering van Het Nieuwe Werken is om die reden van cruciaal belang.
Naast de adviserende rol krijgt de werkgroep als opdracht:
a. het opstellen van een heldere visie op de kantoorhuisvesting met inbegrip van Het Nieuwe Werken.
Hieronder wordt verstaan: een visie die de ambitie en het lef van Almelo aangeeft en de mate
waarin Het Nieuwe Werken wordt ingevoerd binnen de organisatie van Almelo.
b. het voorbereiden en opstellen van het fysieke huisvestingsplan w.o. verdeling naar afdelingen, keuze
meubilair et cetera (de harde kant).
c. het voorbereiden en begeleiden van het gebruik van de werkplek, werktijden, onderscheid in soort
activiteiten, rol van het management et cetera (zachte kant).
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 21 van 25
3. Duurzaamheid
De werkgroep Duurzaamheid adviseert tijdens de ontwerpfase omtrent de toepassing en inpassing van
de duurzaamheidaspecten (bijvoorbeeld materialisering, installaties) in het ontwerp (BREEAM-NL).
Duurzaamheid is een buitengewoon belangrijk aspect in zowel de ontwerpfase, uitvoeringsfase als het
gebruik van het gebouw. De werkgroep moet het belang van duurzaamheidaspecten in de meest
optimale vorm waarborgen.
Naast deze adviserende rol krijgt de werkgroep als opdracht om een plan te ontwikkelen en de
uitvoering ervan te begeleiden voor het duurzaam gebruik van het nieuwe stadhuis. Toepassing van
duurzaamheid houdt niet op bij het bouwen ervan. Het moet ook duurzaam gebruikt worden.
4. Bestuurlijke ruimten
De werkgroep Bestuurlijke ruimten adviseert in de ontwerpfase over de bestuurlijke ruimtes zoals de
raadzaal, vergaderkamers/fractiekamers, B&W-kamer en Griffie. De betrokkenheid hierin van
bestuurders is van belang voor het draagvlak binnen het totaal van het bestuur. De werkgroep wordt
ondersteund door specifieke kennis en ervaring m.b.t. bestuursruimten. In de advisering door de
werkgroep wordt rekening gehouden met en uitgegaan van keuzes die reeds door het bestuur zijn
gemaakt in de fase van het tot stand komen van het Programma van Eisen.
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 22 van 25
Bijlage II – Taak- en verantwoordelijkhedenmatrix
Orgaan Taken Verantwoordelijkheden
Gemeenteraad - besluit tot bouw van een nieuw
stadhuis; inclusief de vaststelling
van een taakstellend budget (11-
11-2010)
- vaststelling Plan van Aanpak
(januari 2011)
- besluit RO-procedures
- besluit stedenbouwkundige
kaders
- afstemming voorlopig ontwerp
- besluit definitief ontwerp
- via vertegenwoordiging
betrokkenheid bij afsluiting van
elk van de fasen in het proces:
definitiefase, ontwerpfase,
bestekfase, uitvoeringsfase,
nazorgfase
- informatie over de voortgang via
de Berap
verantwoordelijk voor de
inhoudelijke en financiële kaders
van het project (kaderstellend en
controlerend)
College van B&W - uitvoering opdracht van de raad
- besluitvorming over de
onderscheiden voorstellen aan de
gemeenteraad
- vaststelling geactualiseerd PvE
- vaststelling voorlopig ontwerp
- keuze architect
- vaststelling beslisdocumenten na
afsluiting van elk van de te
onderscheiden fasen:
definitiefase, ontwerpfase,
bestekfase, uitvoeringsfase,
nazorgfase
- vormt samen met het DT de
stuurgroep
- verantwoordelijk voor de
uitvoering van de besluiten van
de raad in al zijn facetten
- voortgangsrapportage aan de
gemeenteraad via de Berap
Directieteam - vaststelling projectofferte
- vormt samen met het college de
stuurgroep
- ambtelijk eindoordeel over
voorstellen richting college/raad
- voor de projectorganisatie
- voor het faciliteren van het
project (condities)
Ambtelijk klankbord
- GMO
- OR
- Advisering o.b.v.
beslisdocumenten na afsluiting
van elk van de te onderscheiden
fasen
- Beslissing op adviesaanvragen
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 23 van 25
Stuurgroep - toetsen van voorstellen aan de
bestuursorganen
- beoordelen en toetsen van de
fasedocumenten
- bewaken kwaliteit, tijd en geld en
informatie
- initiëren van kritieke
planologische, bestuurlijke,
organisatorische en/of juridische
procedures
- coördineren en afstemmen van de
belangen van burgers en
betrokken instanties
- goedkeuring bezetting van de
werkgroepen
- Interne en externe communicatie
voor het gehele traject
- Klankborden met bestuurlijke
politieke organen
- Klankborden met ambtelijke
organen
- Afstemming/klankborden met
andere partners en burgers
- Afstemming met andere
beleidsinitiatieven c.q. -projecten
Kerngroep - wekelijks besluiten omtrent
voortgang: besluitvormend dan
wel procedureel t.b.v. goede
besluitvorming door stuurgroep,
B&W en Raad
- voorbereiden van voorstellen voor
stuurgroep en bestuursorganen
- bewaken van de samenhang
tussen besluitvorming en
planvormingsproces
Projectmanagementteam
(PM Team)
- projectcoördinatie en aansturing
werkgroepen
- voorleggen besluiten aan
kerngroep en stuurgroep
- formuleren opdrachten aan
werkgroepen
- beoordelen resultaten van de
werkgroepen
- opstellen en bewaken planning
- opstellen en beheren PvE
- opstellen en bewaken kosten
- opstellen en uitvoering geven aan
communicatieplan (intern en
extern)
- (toezien op) bouwkundige
begeleiding
- opstellen, coördineren en
uitvoeren van procedures voor
o selectie adviseurs
o aanbesteding
gebouwonderdelen
o aanbesteding inventaris
- toetsen besluiten / voornemens
aan budget
- De goede procesgang
- Kwalitatief goede en tijdige
aanlevering documenten voor
het stuurteam
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 24 van 25
Projectmanager - algeheel projectmanagement
- voorzitter PM team
- lid van stuurgroep en kerngroep
- voorleggen besluiten aan
stuurteam
- afstemming met lijnmanagers
- realisatie einddoelstelling
- organisatie van het project
- de middelen
- in- en externe contacten
- integratie van beheersaspecten
per fase incl. het
besluitvormingsdocument per
aspect geadviseerd door
specialisten
Werkgroepen - uitwerken specifieke
planonderdelen
- adviseren en informeren PM team
Verantwoordelijk voor de kwaliteit
van de informatie en advisering
door de werkgroep
Planteam / ontwerpteam - toetsen PvE
- vertaling PvE in ontwerp- en
aanbestedingsstukken
- bewaakt de voortgang en de
uitgangspunten van het project
- rapporteert aan het PM team
- bijdrage aan opstellen
fasedocument na afsluiting van
elk van de te onderscheiden fasen
- voorbereiden, initiëren en
uitvoeren van voorstellen aan PM
team en stuurgroep
Plan van Aanpak Stadhuis Haven Noord Zijde 2010/40147 Pagina 25 van 25
Bijlage III – Programma van Eisen