PLACE BONAVENTURE DU 7 AU 10 FÉVRIER 20131).pdfM. Patrick Leroux y fera une conférence. Coût :...

GUIDE DE L’EXPOSANT

PLACE BONAVENTURE – DU 7 AU 10 FÉVRIER 2013

Informations générales…………………………………………………………… p. 2 - 4

Gestion de l’événement Heures d’ouverture Billets d’admission Adresse et dates de livraison Salon en Ligne Déjeuner de l’Industrie Billets de courtoisie Billets en pré-vente Carte d’identification Sécurité

Règlements…………………………………………………………………………….. p. 5 - 7 Utilisation de l’espace Assurances Préservation de l’intégrité des lieux Bon d’entrée et de sortie Incendie Sonorisation Personnel Concours

Montage et démontage………………………………………………………….. p. 8 - 9 Horaire d’entrée Montage Manutention des marchandises Entreposage Démontage et sortie

Aménagement et décoration…………………………………………………….. p. 10

Aide-mémoire …………………………………………………………………………… p. 11

Contribuez au succès du salon……………………………………………………. p. 12

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La direction du Salon a créé ce guide pour vous assurer une excellente participation au Salon du bateau et des sports nautiques de Montréal 2013. Pour toute information supplémentaire, n’hésitez pas à communiquer avec l’équipe du Salon à l’un des numéros ci-après en fonction du besoin.

L’événement est organisé par : L’Association Maritime du Québec 621, rue Stravinski, bureau 200 Brossard (Québec) J4X 1Y7

(T) 450 466-1777 (F) 450 466-6056 (C) [email protected]

La gestion et les ventes de l’événement sont confiées à : DEE Global 2665, rue Jean-Désy, suite B Longueuil (Québec) J4G 1G6

(T) 450 442-0023 (F) 450 442-4605 (C) [email protected] ou [email protected]

Lieu de l’événement : Place Bonaventure 800, rue De La Gauchetière O. Montréal (Québec) H5A 1K6

(T) 514 397-2222 (F) 514 397-2384 www.placebonaventure.com

Montage/démontage :

SUM Logistik 540, rue Canning Montréal (Québec) H3J 2A1


Manutention, accrochage d’enseigne, raccordement d’eau et d’évacuation, air comprimé, électricité :

GES 2345, rue Lapierre Lasalle (Québec) H8N 1B7

(T) 514 367-4848 (F) 514 367-4850 (C) www.gesexpo.ca

Hébergement : Hôtel Hilton Montréal Bonaventure 900, rue De La Gauchetière Ouest Montréal (Québec) H5A 1E4


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http://www.placebonaventure.com/


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HEURES D’OUVERTURE ADMISSION

Jeudi 7 février 11h à 21h Adulte 13$

Vendredi 8 février 11h à 21h Âge d’or / Étudiant 10$

Samedi 9 février 10h à 20h Enfant 12 ans et moins Gratuit

Dimanche 10 février 10h à 18h Forfait famille 2 adultes et 2 ados

30 $

Billets en ligne www.salondubateau.com

11 $

ADRESSE ET DATES DE LIVRAISON

Le matériel d’exposition devra être expédié, franc de port, à l’adresse suivante :

SALON EN LIGNE

Tous les formulaires nécessaires pour votre participation au Salon du bateau et des sports nautiques de

Montréal se trouvent sur le site Web du Salon, soit www.salondubateau.com, dans la section Exposants

– Accès. Une fois à l’intérieur de cette section privée, veuillez cliquer sur Infos Salon – Exposants.

N’hésitez pas à consulter l’aide-mémoire, qui se trouve à la fin de ce guide, afin de compléter toutes les

étapes nécessaires. Si vous n’avez pas encore reçu votre code d’accès, veuillez contacter Ariane Demers

au 450-466-1777 ou à [email protected] .

DÉJEUNER DE L’INDUSTRIE

Les exposants sont invités à un déjeuner de l’industrie qui se tiendra au Salon Bonaventure à l’Hôtel

Hilton Bonaventure le vendredi 8 février à compter de 8h30. M. Patrick Leroux y fera une conférence.

Coût : 10$ Places limitées, réservez avant le 6 février 2013 au bureau de l’AMQ.

Nom de l’expéditeur (exposant)

Numéro de kiosque

Salon du Bateau

a/s Le Receveur

Place Bonaventure

Quai de déchargement

Montréal (Québec) H5A 1G1

*Bien que toutes les précautions nécessaires seront prises, la direction du Salon n’est pas responsable de la perte ou du bris de matériel et d’accessoires envoyés à cette adresse.

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BILLETS DE COURTOISIE

Chaque exposant a droit à des billets de courtoisie et pour déterminer le nombre de billets, nous avons

établi le ratio selon les pieds carrés loués par chacun.

100 pi2 À 500 pi2 : 2 billets de courtoisie

500 pi2 additionnel : 1 billet de courtoisie

BILLETS EN PRÉ-VENTE

Vous pouvez vous procurer des billets en pré-vente, au coût de 10.50$ chacun en complétant le

formulaire de commande, disponible en ligne dans la section privée des exposants, avant le 18 janvier

2013. Tous les billets commandés après le 18 janvier devront être récupérés au bureau du promoteur, et

ceci jusqu’au 7 février à 11h, soit à l’ouverture du Salon.

*Aucun billet de pré-vente ne sera vendu après l’ouverture du Salon le 7 Février 2013 à 11h.

CARTE D’IDENTIFICATION

Le nombre d’accréditations accordées aux exposants dépend de la grandeur de l’espace loué :

100 pi2 à 500 pi2 : 5 badges

501 pi2 à 1000 pi2 : 10 badges

Plus de 1001 pi2 : 1 badge/150 pi2 supplémentaire

Maximum de 45 badges

Celles-ci devront être portées en permanence tout au long de l’événement et toute accréditation

additionnelle coûte 15 $ l’unité (même en cas de perte, vol ou oubli). Elles seront remises à l’entrée au

niveau 100 lors du montage, à compter du mardi 5 février.

SÉCURITÉ

Des agents de sécurité de la Place Bonaventure assurent un service de sécurité de base pendant

l’événement. Par contre, la direction du Salon ne peut se rendre responsable des vols, bris ou autres

incidents et se réserve le droit d’intervenir dans tout événement pouvant troubler l’ordre ou menacer la

sécurité des visiteurs.

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RÈGLEMENTS

UTILISATION DE L’ESPACE

Seules les unités de l’année courante pourront être exposées au salon, sauf sur autorisation

spéciale des organisateurs du Salon.

Tout concessionnaire travaillant dans le kiosque d’un fabricant, doit être membre de l’AMQ.

Un exposant ne sera pas autorisé à utiliser son espace dans le but d’attirer la clientèle vers un

autre événement qui soit tenu simultanément avec le salon dont il fait partie.

Un exposant ne sera pas autorisé à annoncer, à distribuer ou à posséder des dépliants ou

brochures de toute marque dont il n’est pas l’exposant principal.

Il est interdit d’exposer des moteurs hors-bords sur des supports au niveau 400. Ils devront être

installés sur les tableaux des bateaux. Seuls les moteurs dont la corporation est exposante à

titre corporatif seront acceptés dans tout autre kiosque.

L’accès aux sorties de secours, cabinets d’incendie, déclencheurs d’alarme et tout autre

équipement de sécurité ne doit être obstrué par aucun kiosque, matériaux ou quelques objets

possibles.

Un espace loué ne peut être utilisé à des fins de promotion ou de publicité pour un autre

concessionnaire.

Un exposant ne peut en aucun cas céder ou transférer l’utilisation de l’espace qui lui a été

assigné.

Pour éviter d’obstruer les allées, les exposants doivent installer leurs embarcations dans les

limites de leur terrain. Aucun objet ne peut être installé dans les halls d’exposition.

Toute distribution de matériel à des fins de sollicitation ou de toute autre nature doit se faire

dans les limites du kiosque. Les exposants qui ne se conforment pas à ce règlement en seront

avisés. L’AMQ se réserve le droit d’expulser tout exposant qui ne se conforme pas aux

règlements du salon.

ASSURANCES

Toutes les précautions raisonnables seront prises afin de prévenir les pertes et protéger les

intérêts des exposants. En aucune circonstance, la Direction de l’exposition et ses représentants

ne pourront être tenus responsables en cas de pertes et/ou dommages, quelle que soit la façon

dont ces pertes et/ou dommages peuvent être causés. De plus, celle-ci décline toute

responsabilité pour tout dommage, perte, tort ou blessure causé à la personne ou à la propriété

de l’exposant, quelle qu’en soit la cause.

Les exposants sont responsables de se procurer suffisamment d’assurance pour protéger leur

personnel, les kiosques et le matériel d’exposition contre les risques ci-haut mentionnés. Une

preuve d’assurance responsabilité, avec une limite d’au moins 2 000 000 $, devra être en votre

possession sur place. Cette preuve d’assurances devra être fournie à l’AMQ avant le 7 décembre

2012.

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PRÉSERVATION DE L’INTÉGRITÉ DES LIEUX

L’exposant sera tenu responsable des frais occasionnés par lui-même ou l’un de ses représentants,

pour toute détérioration des cloisons, du plancher, des colonnes ou à la propriété d’autrui.

L’exposant ne peut utiliser ou permettre d’utiliser clou, vis, crochet, ni tout autre équipement

similaire pour accrocher quoi que ce soit sur les murs, colonnes ou planchers. Il est interdit

d’utiliser de la peinture sur les planchers ou d’y fixer quoi que ce soit sans une protection

suffisante qui aura été approuvée par la Direction de l’exposition. Aucun matériel adhésif autre

que les rubans adhésifs approuvés ne peuvent être utilisés sur le sol.

RUBANS AUTORISÉS : Polyken 105c LPDE / Scapa 274004 / DC-W002A / DC-W188F

BON D’ENTRÉE ET DE SORTIE

Pour toute entrée ou sortie avant ou après les heures d’ouverture du Salon, un bon d’entrée ou de

sortie est nécessaire. Ces bons seront disponibles au bureau du promoteur tout au long de

l’événement. Le personnel d’entretien engagé par les exposants ne peut accéder au hall

d’exposition sans un bon d’entrée, et aucune marchandise ne peut être transportée à l’extérieur

sans un bon de sortie.

INCENDIE

Le service des incendies de la Ville de Montréal exige que tous

les matériaux utilisés pour la construction du kiosque et/ou

décoration soient à l’épreuve du feu.

Les moteurs actionnés à l’essence, au diesel ou au propane ne devront pas fonctionner

durant les heures d’exposition, à moins d’une permission écrite de la direction du Salon.

Il est très important que les réservoirs ou cylindres soient remplis à moitié de combustible

pour empêcher l’accumulation d’oxygène. Ces réservoirs ou cylindres doivent être munis

de couvercles de sûreté et doivent demeurer scellés pour la durée de l’exposition.

Les batteries doivent être débranchées.

Les décorations constituées d’arbres tel que sapin, pin, épinette, bouleau et autre ou

encore de branches de ceux-ci, ainsi que les arbres en nitrocellulose sont interdits dans le

Hall d’exposition.

Des inspecteurs peuvent exiger le démantèlement de kiosque ou le retrait d’équipement qui serait jugé

non conforme à ces normes. Tous les appareils électriques en opération au salon doivent être approuvés

par la C.S.A. et porter un sceau d’approbation.

Pour plus d’informations, vous pouvez rejoindre le Service des incendies de la Ville de Montréal au (514)

872-3791 ou Monsieur Martin Ouellet de la Place Bonaventure au (514) 397-2340.

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Le coroplast, le foamcore, les

plantes et/ou fleurs artificielles

sont strictement interdits dans les

halls d’exposition.

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SONORISATION

La musique et l’information diffusées à l’intérieur du kiosque ne doivent pas dépasser 85 décibels

à 1.5 mètres de la source. Un expert en acoustique vérifiera l’installation et le volume le jour

précédant l’ouverture officielle du Salon. Ce règlement fera l’objet d’un contrôle constant pour

toute la durée du Salon. Les moniteurs et les télévisions devront être placés à l’arrière du kiosque.

Il est interdit de faire des démonstrations avec microphone.

PERSONNEL

L’exposant est responsable des faits et gestes de ses employés, agents, fournisseurs et

entrepreneurs durant leur présence sur les lieux du Salon. L’exposant doit assurer la présence

d’au moins une personne responsable dans le kiosque durant toutes les heures d’ouverture de

l’exposition.

CONCOURS

Toute sollicitation commerciale doit être effectuée dans les limites du stand. Ce type d’activité est

strictement interdit dans les allées, restaurants et corridors. Les réclames commerciales et les

concours organisés par les exposants en rapport avec leur participation à l’événement n’engagent

et ne doivent pas engager le promoteur d’aucune façon. L’exposant ne pourra organiser de

concours publicitaires à moins d’avoir obtenu l’autorisation de la Régie des alcools, des courses et

des jeux du Québec et d’en avoir fourni la preuve au promoteur. Tout concours doit être

approuvé par l’Association Maritime du Québec.

Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec

(T) 514 873-3577

(T) 800 363-0320

www.racj.gouv.qc.ca

L’AMQ se réserve le droit de refuser l’admission ou d’expulser tout visiteur, exposant

ou employé qui ne se respecte pas ces consignes ou qui perturbe le bon

fonctionnement des opérations de l’événement.

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http://www.racj.gouv.qc.ca/

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MONTAGE ET DÉMONTAGE

HORAIRE D’ENTRÉE

Un horaire d’entrée vous sera transmis avant la tenue de l’exposition par SUM Logistik. Pour des

questions pertinentes à l’horaire, vous pouvez communiquer avec Monique Dufour en composant

le (514) 282-8743, poste 224 ou par courriel à [email protected]. Chaque exposant et/ou

son transporteur devra avoir en main cet horaire et s’y conformer, afin d’éviter tout

engorgement et des délais d’attente.

MONTAGE

Le montage débutera le lundi 4 février à 00h01 et se terminera le mercredi 6 février à 22h, selon

l’horaire précis établi par la responsable technique. L’accès au débarcadère de la Place

Bonaventure est situé à l’angle des rues Montfort et St-Jacques. Afin d’éviter les embouteillages

de l’accès aux portes de réception, veuillez suivre ces indications :

Le stationnement à l’aire de réception est interdit et les camions doivent quitter les lieux

aussitôt le déchargement terminé, sinon ils seront remorqués aux frais de l’exposant.

20 minutes sont allouées pour décharger la marchandise.

Des chariots seront disponibles pour le transport de votre marchandise lourde à votre

kiosque. Par contre, nous vous conseillons d’apporter votre propre chariot à main, puisque

les quantités sont limitées.

Les exposants devront engager leur propre personnel pour décharger le matériel.

Du 7 au 10 février, il sera possible pour les exposants d’apporter du matériel vers leur kiosque

durant l’heure précédant l’ouverture du Salon, en utilisant de l’équipement roulant léger. Par

contre, durant les heures d’ouverture du Salon, le transport de marchandise ne peut se faire que

manuellement.

MANUTENTION DES MARCHANDISES

Des chariots élévateurs ainsi que des grues seront disponibles pour le transport du matériel lourd

et ce service est gratuit, cependant tout temps supplémentaire à l'horaire établit avec la

responsable technique sera à la charge de l'exposant. Vous devez réserver la durée d’utilisation

de l’un ou l’autre des services mentionnés pour l’aménagement de vos kiosques auprès de Mme

Monique Dufour. Quant aux exposants qui n’auront pas fait de réservation, aucun horaire fixe

ne leur sera garanti pour la manutention de leur kiosque. Des chariots seront aussi disponibles

pour le transport de votre marchandise lourde à votre kiosque. Nous vous offrons aussi, au bas de

la rampe, la possibilité de faire nettoyer vos embarcations.

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ENTREPOSAGE

Les boites, coffres et tout matériel de montage doit être retirés de l’aire d’exposition avant

l’ouverture du salon. Une aire d’entreposage sera à votre disposition pendant cette période. Avant

de les entreposer et afin d’éviter la confusion, vous pourrez vous procurer des étiquettes

d’identification auprès du responsable technique. Placez les étiquettes sur chacune des boites et

écrivez (en lettres majuscules) le nom de votre compagnie et le numéro de votre stand.

Numérotez vos boites. Informez la personne responsable à la réception sur les quais lorsque votre

matériel est prêt pour entreposage. Les boîtes et caisses non-identifiées et laissées dans les

allées, seront considérées comme des rebuts. Les remorques non-utilisées doivent être

rapportées.

DÉMONTAGE ET SORTIE

La sortie des marchandises débutera le dimanche 10 février à 18h et se termine le lundi 11 février

à 23h. Toute dérogation de cet horaire doit faire l’objet d’une entente spéciale avec la responsable

technique. Aucun démontage ne sera permis avant la fermeture du Salon, soit le dimanche 10

février à 18h. Aucun chariot ne pourra circuler tant et aussi longtemps que les tapis d’allées ne

soient enlevés. Tout équipement laissé sur place après 23h le 11 février, sera déplacé et

entreposé aux frais de l’exposant.

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AMÉNAGEMENT ET DÉCORATION

Les stands standards et préfabriqués ne doivent pas dépasser 8 pieds de haut.

Un exposant qui compte employer ou construire un mur préfabriqué doit s’assurer des détails

suivants :

Une allocation d’un pouce doit être laissée de chaque côté des cloisons du stand. Pour

toute dimension non-conforme, vous devez obtenir l’autorisation de la direction.

Les kiosques doivent être dotés de parois de huit pieds de hauteur à l’arrière du kiosque

et les murs latéraux doivent avoir trois pieds de hauteur, seulement pour les premiers

2/3 du kiosque.

Seuls les kiosques à murs rigides seront acceptés (aucun rideau).

Pour des raisons d’esthétique et d’uniformité, les tapis sont obligatoires et ne doivent

excéder les limites du kiosque.

L’exposant qui a un kiosque de type demi-lune doit fermer les côtés de façon esthétique

et avec un matériau rigide.

Les déclencheurs d’alarme, les chambres électriques, les panneaux de signalisation et

l’accès des locaux ne doivent être dissimulés par les kiosques.

Toutes les parois des stands doivent être fabriquées de matériaux peints ou recouverts

avec bon goût sur toutes les surfaces exposées à la vue du public.

Toute demande spéciale concernant l'apparence d'un stand doit être soumise pour approbation à la

direction du Salon au plus tard trente (30) jours avant l'ouverture du Salon et être accompagnée

d'un plan ou croquis illustrant la demande. La direction du Salon permet l'utilisation de bannières*

et d'objets promotionnels, à condition de suivre les règlements suivants :

La superficie louée par l'exposant doit être de 400 pieds carré (minimum). Obtenir l'autorisation préalable de la direction du Salon pour toutes les installations. Laisser un espace minimum de 12 pieds (3,6 m) au-dessus du plancher. Le matériel graphique doit apparaître sur les deux (2) côtés, lorsqu'ils sont visibles. Le

français doit y être prédominant. Toute affiche devra avoir un maximum de 16 pieds de large par 8 pieds de haut et ne pas

excéder les limites du stand où elle est installée.

Toute enseigne non suspendue ne doit pas dépasser la hauteur et la largeur des murs du stand.

Aucun accrochage ne peut être fait par l'exposant lui-même.

* Les responsables de l’accrochage ont reçu la directive de n’installer aucune bannière sans qu’elle

ait été approuvée par la direction du Salon.

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Voir formulaire de demande

d’autorisation en ligne

L’AMQ peut exclure du salon ou retirer la permission d’exposer à toute compagnie qui ne respecte pas ses règlements ou qui nuit au bon déroulement ou à la réputation du salon.

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AIDE-MÉMOIRE

SERVICES ET FOURNISSEURS COORDONNÉES DATE LIMITE

TRANSPORT DE BATEAUX TRANSPORT LOISIRS

Dominique Hébert 450 708-1181 ou 450 344-0270

[email protected]

Le plus rapidement

possible

PAIEMENT FINAL POUR ESPACE AMQ

Association Maritime du Québec 450-466-1777 ou 1-877-560-1777

[email protected] 15 octobre

FORMULAIRE DE CAUTIONNEMENT DU MANUFACTURIER

AMQ


[email protected] 7 décembre

CERTIFICATION D’ASSURANCES AMQ


[email protected] 7 décembre

STAND MODULAIRE, CLÉ EN MAIN, TAPIS, LOCATION MEUBLES,

ACCESSOIRES ET BADGES DEE GLOBAL

Véronique Tremblay [email protected]

450 442-0023 15 janvier

BILLETS PRÉ-VENTE AMQ


[email protected] 18 janvier

RÉSERVATION HÔTEL

Hôtel Hilton Montréal Bonaventure 514 878-2332


ÉLECTRICITÉ /ACCROCHAGE GES

514 367-4848 1 877 399-3976

18 janvier

TÉLÉPHONIE / INTERNET INCOTEL

Claire Morin 1 866 653-7464

24 janvier

CONFIRMATION DES PRIX DONNÉS POUR LA ROUE DE FORTUNE

AMQ



MONTAGE / DÉMONTAGE SUM LOGISTIK

Monique Dufour 514 282-8743

[email protected] http://amqoperations.sumlogistik.com

30 janvier

TRANSPORT DE MARCHANDISES / COURTIER EN DOUANES

NORTH AMERICAN LOGISTIC SERVICES

Fernando Vera/Andres Valdes 514-868-6650

[email protected] [email protected]

30 janvier

BILLETS DÉJEUNER DE L’INDUSTRIE AMQ


[email protected] 6 février

AUDIOVISUEL SONORISATION RANGER

514 MON-SHOW [email protected]

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http://amqoperations.sumlogistik.com/




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*Nous vous rappelons que tous les formulaires nécessaires pour votre participation au

Salon du bateau et des sports nautiques de Montréal se trouvent sur le site Web du

Salon, soit www.salondubateau.com, dans la section Exposants – Accès.

Contribuez au succès du Salon

Ce que vous pouvez faire pour donner de la visibilité au

Salon du Bateau et des Sports Nautiques

Parlez-en sur votre site Internet, affichez les bannières publicitaires qui vous sont fournies et publicisez le site web du salon : www.salondubateau.com

Rappelez à vos clients les dates du salon sur votre boîte vocale, inscrivez-les sur vos coupons de caisse, vos factures et dans vos entêtes de courriel.

Faites un envoi courriel ou par la poste auprès de tous vos clients pour annoncer la venue et les dates du Salon. Utilisez le gabarit courriel qui vous est fourni et personnalisez-le !

Parlez-en dans vos cartes de Noël !



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