Písemnosti při Písemnosti při obchodováníobchodování

Ivana RybáčkováIvana Rybáčková

Písemnosti při obchodováníPísemnosti při obchodování DODAVATELDODAVATEL Nevyžádaná nabídkaNevyžádaná nabídka NabídkaNabídka

Potvrzení objednávkyPotvrzení objednávky

Návěstí zásilky (avízo)Návěstí zásilky (avízo) Dodací list, fakturaDodací list, faktura Odpověď na reklamaciOdpověď na reklamaci Odpověď na urgenciOdpověď na urgenci Odpověď na upomínkuOdpověď na upomínku

ODBĚRATELODBĚRATEL PoptávkaPoptávka Odpověď na nabídku Odpověď na nabídku

(objednávka)(objednávka) Odvolávka Odvolávka (zpřesňuje (zpřesňuje

objednávku)objednávku)

Přepravní dispozicePřepravní dispozice

ReklamaceReklamace UrgenceUrgence Upomínka Upomínka (1. upomínka, 2. (1. upomínka, 2.

upomínka, poslední upomínka – pokus upomínka, poslední upomínka – pokus o smír)o smír)

NabídkaNabídkaKaždá nabídka by měla obsahovat:Každá nabídka by měla obsahovat: Popis nabízeného zboží (služby)Popis nabízeného zboží (služby) Cenu zboží (služby), event. Množství, které prodávající Cenu zboží (služby), event. Množství, které prodávající může dodatmůže dodat Dodací, platební a přepravní podmínkyDodací, platební a přepravní podmínky Výzvu k objednávceVýzvu k objednávce

Nabízet lze také volná místa, obytné a skladovací prostory, Nabízet lze také volná místa, obytné a skladovací prostory, pozemky aj. V těchto případech se nabídka přibližuje spíše pozemky aj. V těchto případech se nabídka přibližuje spíše propagačním materiálům.propagačním materiálům.

Zvláštní typ nabídky – dopisy rozesílané vybraným skupinám Zvláštní typ nabídky – dopisy rozesílané vybraným skupinám adresátů (lékaři, právníci apod.) Obsahují propagační nabídky adresátů (lékaři, právníci apod.) Obsahují propagační nabídky a jedná se prakticky o reklamní písemnosti.a jedná se prakticky o reklamní písemnosti.

Nevyžádaná nabídkaNevyžádaná nabídka je iniciativou prodávajícíhoje iniciativou prodávajícího Musí být přesvědčivá a bezvadná i po formální stránceMusí být přesvědčivá a bezvadná i po formální stránce Cíl – získat zákazníkaCíl – získat zákazníka Musí obsahovat:Musí obsahovat:

oslovení zákazníka, zdvořilostní fráze,výzvu k objednávce, oslovení zákazníka, zdvořilostní fráze,výzvu k objednávce,

závěrečnou zdvořilostní větu. závěrečnou zdvořilostní větu.

Měla by se týkat vždy jen jednoho předmětu (nenabízet Měla by se týkat vždy jen jednoho předmětu (nenabízet

současně čistokrevná štěňata a zajišťování pohřbůsoučasně čistokrevná štěňata a zajišťování pohřbů

Nevyžádanou nabídkou jsou i nejrůznější propagační Nevyžádanou nabídkou jsou i nejrůznější propagační

odpovědní dopisnice, odpovědi na poptávkové inzeráty nebo odpovědní dopisnice, odpovědi na poptávkové inzeráty nebo

písemnosti při průzkumu trhu. Může mít formu inzerátu, ale písemnosti při průzkumu trhu. Může mít formu inzerátu, ale

může jít také o individuální písemnost.může jít také o individuální písemnost.

PoptávkaPoptávka

Kupující hledá nejvhodnějšího prodávajícíhoKupující hledá nejvhodnějšího prodávajícího Může požádat o cenu, vzorky, event. o dodací Může požádat o cenu, vzorky, event. o dodací

podmínkypodmínky Je vhodné uvést i způsob získání informací o Je vhodné uvést i způsob získání informací o

dodavatelidodavateli V závěru poptávky se vyžaduje brzká nabídkaV závěru poptávky se vyžaduje brzká nabídka Pokud je podkladem nabídky inzerát nebo Pokud je podkladem nabídky inzerát nebo

propagační dopis, zajímají kupujícího i doplňující propagační dopis, zajímají kupujícího i doplňující nebo zpřesňující informacenebo zpřesňující informace

Poptávka je nezávazná !!!Poptávka je nezávazná !!!

Vyžádaná nabídkaVyžádaná nabídka

Odpověď na poptávkuOdpověď na poptávku Budoucí prodejce v ní musí odpovědět na všechny Budoucí prodejce v ní musí odpovědět na všechny

dotazy v poptávce, zaslat prospekty, katalogy, dotazy v poptávce, zaslat prospekty, katalogy, apod. apod.

Neměla by být záporná – pokud prodejce právě Neměla by být záporná – pokud prodejce právě nemá zboží na skladě, nabídne jiný typ nebo si nemá zboží na skladě, nabídne jiný typ nebo si zboží obstará.zboží obstará.

Nechceme odradit budoucího zákazníka!!!Nechceme odradit budoucího zákazníka!!!

Pokud obdržíme Pokud obdržíme nevyžádanou nevyžádanou nabídku ve formě nabídku ve formě propagačního propagačního dopisu, nemusíme dopisu, nemusíme na ni reagovatna ni reagovat

Při individuálně Při individuálně adresované adresované nabídce záleží na nabídce záleží na adresátovi, zda adresátovi, zda odpovíodpoví

Kladná Kladná odpověď na odpověď na

nabídkunabídku= =

ObjednávkaObjednávka

Odpověď na nabídkuOdpověď na nabídku

Úprava nabídkyÚprava nabídky

Kupující může požádat o úpravu nabídky – Kupující může požádat o úpravu nabídky – o výhodnější smluvní podmínky (snížení o výhodnější smluvní podmínky (snížení ceny, jiný termín dodávek, …)ceny, jiný termín dodávek, …)

Prodávající se snaží vyjít co nejvíce vstříc. Prodávající se snaží vyjít co nejvíce vstříc. V případě záporné odpovědi – formulovat V případě záporné odpovědi – formulovat velmi taktně, i když naprosto jednoznačně.velmi taktně, i když naprosto jednoznačně.

Nejlepší výsledek – kompromisní řešení Nejlepší výsledek – kompromisní řešení vyhovující oběma stranámvyhovující oběma stranám

Záporná odpověď na nabídkuZáporná odpověď na nabídku

Zamítavou Zamítavou odpověď je nutné odpověď je nutné vhodně stylizovat, vhodně stylizovat, aby event. budoucí aby event. budoucí partnery zcela partnery zcela jednoznačně jednoznačně neodradilaneodradila

Objednávka – vždy doporučené!!!Objednávka – vždy doporučené!!!

základ pro uzavření základ pro uzavření kupní smlouvykupní smlouvy

Odesílá se ve dvojím Odesílá se ve dvojím vyhotovenívyhotovení

(jedno partner vrátí (jedno partner vrátí obratem potvrzené obratem potvrzené objednateli)objednateli)

Pokud je objednávka Pokud je objednávka odesílána faxem – odesílána faxem – nutné odeslat ještě nutné odeslat ještě její origináljejí originál

Posíláme formou dopisu Posíláme formou dopisu nebo na formulářinebo na formuláři

Můžeme odeslat e-Můžeme odeslat e-mailem – buď přímo v mailem – buď přímo v textu zpráva nebo jako textu zpráva nebo jako přílohu. I v tomto případě přílohu. I v tomto případě by měl být příjem by měl být příjem objednávky ihned zpětně objednávky ihned zpětně potvrzen.potvrzen.

Možné vyřídit telefonicky Možné vyřídit telefonicky nebo při osobním jednání – nebo při osobním jednání – nutné dodatečně zaslat i nutné dodatečně zaslat i písemně (co nejdříve).písemně (co nejdříve).

Objednávka má obsahovat:Objednávka má obsahovat:1.1. Číslo objednávkyČíslo objednávky2.2. Datum objednávkyDatum objednávky3.3. Název objednávajícího subjektu vč. AdresyNázev objednávajícího subjektu vč. Adresy4.4. Číslo telefonu, faxu, e-mail adresu Číslo telefonu, faxu, e-mail adresu

objednávajícíhoobjednávajícího5.5. Přesný popis objednávaného zbožíPřesný popis objednávaného zboží6.6. Množství a cenu (bez DPH nebo s)Množství a cenu (bez DPH nebo s)7.7. Termín a způsob dodáníTermín a způsob dodání8.8. Způsob placení (hotovost, příkaz..)Způsob placení (hotovost, příkaz..)9.9. Číslo účtu a peněžní ústav kupujícíhoČíslo účtu a peněžní ústav kupujícího10.10.Způsob potvrzení objednávkyZpůsob potvrzení objednávky11.11.Podpis objednávajícíhoPodpis objednávajícího12.12.Razítko (není podmínkou)Razítko (není podmínkou)

Reakce na objednávkuReakce na objednávku

Potvrzení Potvrzení objednávkyobjednávky

Odmítnutí Odmítnutí objednávky objednávky dodavatelemdodavatelem

V některých V některých případech může případech může dojí i ke dojí i ke Zrušení Zrušení objednávkyobjednávky

Potvrzení objednávkyPotvrzení objednávky Na vráceném Na vráceném

vyhotovení, faxem vyhotovení, faxem nebo e-mailemnebo e-mailem

Může mít formu Může mít formu obchodního dopisu, obchodního dopisu, měl by obsahovat měl by obsahovat poděkování za poděkování za objednávku. Dále je objednávku. Dále je nutné zopakovat údaje nutné zopakovat údaje o množství a ceně o množství a ceně objednaného zboží a objednaného zboží a další důležité další důležité podmínky.podmínky.

V závěru dopisu – V závěru dopisu – ujistit, že objednávka ujistit, že objednávka bude vyřízena k jeho bude vyřízena k jeho spokojenosti, event. spokojenosti, event. uvést konkrétní termín uvést konkrétní termín vyřízení objednávky.vyřízení objednávky.

Není chybou poslat Není chybou poslat potvrzení objednávky potvrzení objednávky doporučeně.doporučeně.

Odmítnutí objednávky dodavatelemOdmítnutí objednávky dodavatelem Dodavatel není povinen vyřídit:Dodavatel není povinen vyřídit:

Objednávku bez předchozí nabídkyObjednávku bez předchozí nabídky Pozdě zaslanou objednávkuPozdě zaslanou objednávku Objednávku, která má s ohledem k nabídce Objednávku, která má s ohledem k nabídce

pozměněné údajepozměněné údaje

Objednávky zaslané včas a v Objednávky zaslané včas a v souladu ssouladu s nabídkounabídkou může odmítnou může odmítnou

pouze vzhledem ke zvýšení cen nebo proto, že pouze vzhledem ke zvýšení cen nebo proto, že

zboží již nevyrábí.zboží již nevyrábí.

Odmítnutí má obsahovat poděkování za objednávku, Odmítnutí má obsahovat poděkování za objednávku,

zdvořilé odmítnutí spolu se zdůvodněním event. novou zdvořilé odmítnutí spolu se zdůvodněním event. novou

nabídku.nabídku.

Zrušení objednávkyZrušení objednávky Velice nepříjemné pro obě stranyVelice nepříjemné pro obě strany Správně lze zrušit jen tehdy, dojde-li zrušení k Správně lze zrušit jen tehdy, dojde-li zrušení k

dodavateli dříve než samotná nabídka nebo dodavateli dříve než samotná nabídka nebo současně s nísoučasně s ní

Proto se většinou řeší telefonicky, faxem nebo e-Proto se většinou řeší telefonicky, faxem nebo e-mailem, dodatečně se potvrzuje dopisem mailem, dodatečně se potvrzuje dopisem obsahujícím důvody zrušení.obsahujícím důvody zrušení.

Zdvořilá formulaceZdvořilá formulace Dojde-li ke zrušení vinou dodavatele – může být Dojde-li ke zrušení vinou dodavatele – může být

stručná, bez omluvy a zdůvodnění.stručná, bez omluvy a zdůvodnění. Pokud zrušení objednávky přijde později, je na Pokud zrušení objednávky přijde později, je na

dodavateli, zda zákazníkovi vyhoví. dodavateli, zda zákazníkovi vyhoví. Vhodné zaslat DOPORUČENĚ.Vhodné zaslat DOPORUČENĚ.

Kupní smlouvaKupní smlouva

Prodávající se zavazuje dodat Prodávající se zavazuje dodat kupujícímu movitou věc, povinen kupujícímu movitou věc, povinen předat kupujícímu doklady, které se předat kupujícímu doklady, které se ke zboží vztahujíke zboží vztahují

Kupující se zavazuje zaplatit kupní Kupující se zavazuje zaplatit kupní cenu, která byla ve smlouvě cenu, která byla ve smlouvě dohodnuta.dohodnuta.

Písemně, lze i ústněPísemně, lze i ústně

Smlouva o díloSmlouva o dílo

Provedení určitého Provedení určitého díladíla

Zhotovitel je Zhotovitel je povinen provést povinen provést dílo na svůj náklad dílo na svůj náklad a na své nebezpečí a na své nebezpečí ve sjednané době.ve sjednané době.

Objednatel je Objednatel je povinen provedené povinen provedené dílo převzít.dílo převzít.