PHÂN HỆ BIÊN MỤC VÀ KHO

NHÓM 3

DÀN BÀII, Phân hệ biên mục tài liệu:

1, giới thiệu chung

2, Quy trình chung của phân hệ biên mục

3, Các chuẩn và các công cụ hỗ trợ biên mục

4, Worksheet

5, Biên mục tài liệu theo khổ mẫu MARC21

6, Biên mục sao chép

7, Biên mục qua đơn nhận, Biên mục trực tiếp không qua đơn nhận

II, Biên mục tài liệu

1, biên mục mới hoàn toàn

2, Biên mục tài liệu lấy từ bổ sung

3, Biên mục sách đơn, sách bộ

4, Tìm kiếm biểu ghi

5, Tham số biên mục

6, Một số chú ý trong quá trình biên mục

III, Phân hệ quản lý kho

1, Tổ chức kho

2, thông tin hệ thống lưu trữ

3, kiểm kê

4, thanh lý

I) Phân hệ biên mục tài liệu

1, Giới thiệu chung

- Phân hệ là công cụ hỗ trợ đưa ra các quy tắc

biên mục nhất quán cũng như các chuẩn biên

mục và mô tả biên mục theo các tiêu chuẩn

quốc tế; hỗ trợ tối đa các công cụ cho cán bộ

biên mục.

(chèn ảnh)

Các tính năng của module:

- Giao diện biên mục thân thiện, dễ sử dụng

- Cho phép biên mục mọi loại hình tài liệu: sách, tranh ảnh, dữ liệu số,…

- Cho phép tùy biến các tham số trong biên mục

- Cho phép tạo lập các trường cũng như cácWorksheet nhập dữ liệu

- Nhập/ xuất biểu ghi

- Xử lý, tìm kiếm, truy cập, cập nhập dữ liệu số

- In mục lục, phích tư liệu, các bào liên quan đếnbiên mục

- Tìm kiếm

- Kiểm soát tính nhất quan

2, Quy trình chung của

phân hệ biên mục tài liệu

A giá trị ngầm định

B biên mục bổ sung

C nhập bản ghi mới

D sửa chữa

E xóa

F xem

G nhập bản ghi

H xuất bản ghi

2, Quy trình chung của

phân hệ biên mục tài liệu

A.Giá trị ngầm định

+khi biên mục cho những ấn phấm có 1 vài thuộc tính

chung nào đó, cán bộ trung tâm có thể sử dung chức

năng này để đặt những giá trị cố định cố định cho các

trường tương ứng trong bản ghi biên mục, nhằm giảm

bớt thao tác lặp đi lặp lại khi nhập tin cho những trường

này với các đầu ấn phẩm khác nhau.

+trong phần này các bộ có thể đạt giá trị ngầm định cho

1 trường hoặc tra cứu nhãn trường cần đạt giá trị ngầm

định.

B. Biên mục bổ sung+Khi bổ sung 1 đầu ấn phẩm mới vào kho vào kho sáchcủa thư viện, bên canh những thông tin lưu trữ,thông tin về lượng,cán bộ bổ sung cần phải khai báo 1 số thông tin như nhan đề, năm xb,đặc trưng số lượng...để làm dữ liệuban đầu cho quá trình biên mục chi tiết.+Chưc năng biên mục bổ sung cho phép cán bộ có thểnhanh chóng và dễ dàng theo dõi các dầu ấn phẩm mới, từđó tiến hành biên mục cho các đâu ấn phẩm.+Danh mục các ấn phẩm chi tiết được hiển thị dưới dạngISBD rút gọn, cùng với mã tài liệu, tên cán bộ tiến hànhbiên mục sơ lược và ngày nhập vào cơ sở dữ liệu.

2, Quy trình chung của phân hệ biên mục tài liệu

C.Nhập mới bản ghi

+cho phép người dùng biên mục chi tiết cho 1 tư liệu trong thư viện.Tư liệu

này có thể là 1 ấn phẩm dạng văn tự hoặc các dạng thức khác nhau như video,

bản đồ, tranh ảnh, vật phẩm dữ liệu điện tử, trang web…

+chức năng này sử dụng cơ chế kiểm soát tính nhất quán thông qua từ

điểntham chiếu để hạn chế những sai sót nhầm lẫn.

+Để việc nhập bản ghi được tiến hành nhanh chóng cán bộ trung tâm có thể

tiến hành phân nhóm các trường trên giao diện nhập liệu.

+Các trường trong mẫu nhập liệu biểu thị theo hàng ngang và được phân nhóm

theo 2 kiểu là nhóm theo vùngvà nhóm theo MARC 21. Có thể dễ dàng thay

đổi giao diện giữa 2 kiểu phân nhóm này. Mô tả thể 2 nhóm như sau:

-Nhóm theo chức năng:các trường có cùng 1 chức năng sẽ được hiên thị lân

cận nhau và được đặt dưới 1 nhan đề tiểu muc chung là tên chức năng.Có 9

nhóm chức năng: quản lý, nhan đề-thư mục, tác giả-xuất bản, khung phân loại,

nội dung,dữ liệu điên tử,liên kết, mã xếp giá, chỉ số chuẩn(ISBN,ISSN,…).

-Nhóm theo MARC 21:sử dụng MARC 21 làm cho các trường thuộc cùng 1

vùng sẽ hiển thị lân cận nhau và được đặt dưới 1 nhan đề tiểu mục chung của

vùng.Điều này rất thuận tiện trong quá trình biên mục tài liệu cho các cán bộ

của trung tâm.

2, Quy trình chung của phân hệ biên mục tài liệu

D. Sửa chữa:cho phép cán bộ trung tâm sửa lại giá trị của 1 nhóm trường

trong bản ghi biên mục của 1 tư liệu trong thư viện. Tư liệu này có thể là 1

trong những ấn phẩm dạng tư liệu hoặc văn tự khác.

E.Xóa: cho phép hủy thông tin biên mục của 1 tư liệu trong thư viện đồng

thời cũng hủy các thông tin có liên quan( thông tin về bổ sung, xếp giá,

mượn-trả) của tư liệu đó.

F.Xem: cho phép cán bộ duyệt xem thông tin biên mục của 1 nhóm hoặc

toàn bộ số bản ghi trong cơ sở dữ liệu.

+cho phép người dùng tái sử dụng toàn bộ hoặc 1 phần thông tin biên mục

đã được cập nhật ở 1 bản ghi có sẵn cho các ản ghi mới.

+đồng thời cho phép hiển thị thông tin của ấn phẩm theo các định dạng

khác nhau như MARC…

G.Nhập bản ghi:trong quá trình biên mục 1 ấn phẩm để tìm được thông tin

của ấn phẩm cán bộ trung tâm sử dụng chức năng nhập bản ghi của phần

mềm Libol 5.0.

H.Xuất bản ghi: cho phép người dùng có thể xuất thông tin về ấn phẩm ra

1 file có phần mở rộng hoặc mặc định *.iso.

3, Các chuẩn và các công cụ hỗ trợ biên mục tài liệu

- Tiêu chuẩn VN ( TCVN):

. TCVN 4743: 1989 : xử lý thông tin - mô tả thư mục tài liệu ban hành

vào năm 1989

.TCVN 5698: 1992 :từ và cụm từ tiếng nước ngoài viết tắt trong thư mục

ban hành năm 1992

. TCVN 7539: 2005 : khổ mẫu marc21 cho dữ liệu thư mục ban hành năm

2005

. TCVN 7587: 2007 : thông tin và tư liệu - tên và mã địa danh việt nam

dùng trong lưu trữ và trao đổi thông tin khoa học và công nghệ

. TCVN 7588: 2007 : thông tin và tư liệu - tên và mã tổ chức dịch vụ

thông tin khoa học & công nghệ vn trong lưu trữ và trao đổi thông tin

KH&CN

. TCVN 4524: 2009 : tư liệu - bài tóm tắt cho xuất bản phẩm và tư liệu

. TCVN 5679: 2009 : từ và cụm từ tiếng việt viết tắt trong mô tả thư mục

. TCVN 5453: 2009 : thông tin và tư liệu từ vựng

- Tiêu chuẩn quốc tế (ISO)

. Quy tắc mô tả tài liệu theo tiêu chuẩn quốc tế

ISBD

. Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2

- Các công cụ hỗ trợ biên mục:

. MARC21

. ISIS MARC

. Các khung phân loại : DDC, BBK ,UDC,LC và

các khung đề mục chủ đề, bộ từ khóa.

4, Thiết lập các biểu mẫu nhập tin

(Worksheet)

- Các worksheet được thiết lập sẽ được sử dụngtrong quá trình nhập thông tin chi tiết của biểughi vào CSDL.

- Ngoài ra người dùng có thể xem và sửa dữ liệucủa biểu ghi theo các worksheet nhập tin khácnhau

- Chương trình cũng hỗ trợ người dùng xemtoàn bộ thông tin của biểu ghi thông qua worksheet full

5, Biên mục tài liệu theo khổ mẫu MARC21

Màn hình nhập tin Marc21 gồm 3 phần chính:

a, Phần thông tin biểu ghi

b, Phần thông tin nhãn trường

c, Các phím chức năng

a, Phần thông tin biểu ghi:

- Số MFN: do hệ thống tự mặc định theo thứ tựtăng dần

- Loại biểu ghi: do người dùng nhập khi tiến hànhbổ sung tài liệu

- Các trường điều kiện: do hệ thống tự động mặcđịnh

- Tình trạng biểu ghi: hiển thị tình trạng hiện thờicủa biểu ghi

b, Phần thông tin nhãn trường:

- Các nhãn trường chính

- Các nhãn trường con

- Các chỉ thị ngầm định

c, Các phím chức năng:

- Đánh chỉ mục

- Khôi phục các biểu ghi đã xóa

- Thêm mới

- Ghi lại

- Sao chép

- Không ghi

- Xóa

- Báo cáo

- Liên kết

- Tìm kiếm

- Xuất dữ liệu

- Dữ liệu số

- Thoát

6, Biên mục sao chép

- Biên mục sao chép thực chất là sao chép lại một hay nhiều

biểu ghi tạo ra các biểu ghi giống nhau

- Cách sao chép một biểu ghi:

+ nhấp chuột vào “ Tìm kiếm”

+ thực hiện thao tác tìm kiếm: tìm theo các tiêu chí: số MFN,

trạng thái của biểu ghi,các thông tin nhan đề,…

+ chọn biểu ghi cần sao chép: di chuyển bằng các nút: |<, <, > >|

+ nhấp chuột vào nút <sao chép> -> 1 biểu ghi mới giống như nội

dung của biểu ghi trước đó

+ lần lượt sửa các dữ liệu cần thiết

+ nhấp chuột vào nút < ghi lại> để ghi lại các thông tin vừa nhập

7, Biên mục qua đơn nhận và

biên mục trực tiếp không qua đơn nhận

II) Biên mục tài liệu1, biên mục mới hoàn toàn

- B1: chọn lọa tài liệu cần biên mục trong danh sách loại biểu

ghi

- B2: chọn Worksheet nhập tin của tài liệu trong danh sách

Worksheet

- B3: nhấp chuột vào nút “thêm mới” để tạo biểu ghi trống

- B4: thao tác nhập thông tin cho 1 biểu ghi:

+ sửa lại các chỉ thị 1 và 2 cho trường đó nếu chỉ thị

mặc đinh không phù hợp

+ nhập nội dung cho các trường con.

Chú ý: các nhãn trường chính và trường con đã được thiết lập từ

khi tạo mới worksheet và được hệ thống hỗ trợ kiểm tra để người

dùng nhập dữ liệu được chính xác.

1, biên mục mới hoàn toàn

- B5: thao tác với trường chính:

+ Lặp: nhấp chuột vào nút (+) ngay bên tráicủa trường đó

+ Xóa: nhấp chuột vào nút (-) ngay bên tráicủa trường đó

- B6: Thao tác với trường con:

+ Lặp: nhấp chuột vào nút (+) ngay bênphải của trường đó

+ Xóa: nhấp chuột vào nút (-) ngay bên

phải trường đo

- B7: Chuyển đổi trạng thái biểu ghi

- B8: Sau khi biên mục xong, nhấp chuột vào nút “ghilại” để ghi lại các thông tin vừa nhập

2, Biên mục tài liệu lấy từ bổ sung

Có 2 cách để sử dụng các biểu ghi đã có ở phòng

bổ sung”

- Cách 1: tìm kiếm theo trang thái của tài liệu

- Cách 2: tìm kiếm bằng cách quét số ĐKCB

• Cách 1: Tìm kiếm theo tình trạng của tài liệu:

- B1: từ màn hình biên mục Marc21, nhấp chuột

vào nút “ Tìm kiếm”

(chèn hình)

- B2: thực hiện thao tác tìm kiếm: tìm theo tình

trạng: Đặt chờ biên mục, nhận chờ biên mục

- B3: tích chọn các biểu ghi cần lấy

- B4: bấm chọn “ Đồng ý”

- B5: biên mục chi tiết cho tài liệu

- B6: chuyển đổi tình trạng biểu ghi vừa biên

mục

Cách 2: Tìm kiếm bằng cách quét số ĐKCB

- Quét số ĐKCB của tài liệu vào màn hình tìm

theo ĐKCB

- Xuất biểu ghi có chứa số ĐKCB đó

- Biên mục chi tiết cho tài liệu

- Chuyển đổi tình trạng biểu ghi vừa biên mục

- Sau khi biên mục xong, nhấp chuột vào nút

“ghi lại” để ghi lại các thông tin vừa nhập

3, Biên mục sách đơn và sách bộ

- Vào màn hình chính của module biên mục, nhấpchuột vào

- Chọn lọa tài liệu cần thiết lập worksheet

VD: sách

- Sau đó, nhấn chuột vào nút “thêm mới” -> Xuấthiện cửa sổ nhập tên worksheet -> nhập tênworksheet

VD: sách đơn, sách bộ

- Ấn chọn “ đồng ý” -> các bước tiếp theo làmtương tự như với biên mục mới hoàn toàn hoặc bổsung

4, Tìm kiếm biểu ghi

- Nhấp chuột vào nút “ Tìm kiếm”

- Có 2 mức độ tìm kiếm: cơ bản và nâng cao

Tìm kiếm cơ bản:

- B1: chọn tab: đơn giản

- B2: có thể tìm theo các tiêu chí:

+ Loại biểu ghi: sách, báo, tạp chí,…

+ Tình trạng: đã biên mục, đang biên mục,..

+ MFN: sử dụng các toán tử: =, >=,<=

+ Các thông tin về: tác giả, nhan đề, NXB,…

- B3: Nếu muốn tìm kiếm tất cả: nhấp chuột vào ô “ Tất cả”

- B4: Nếu muốn làm lại: nhấp chuột vào nút “ Điềukiện mới”

- B5: Nhấp chuột vào “Tìm kiếm” để tiến hành tìm.

Tìm kiếm nâng cao

- B1: chọn tab: nâng cao

- B2: nhập nhãn trường chính và trường con cần tìm

+ có thể tìm theo trường chính: bỏ trống trường con $

+ tìm theo trường con thì phải nhập trường con vào trường $

- B3: Lựa chọn giới hạn tìm kiếm:

+ Dấu bằng (=): tìm các giá trị bằng

+ Bắt đầu bằng: tìm xâu có giá trị bắt đầu bằng một giá trị nào

đó

+ Kết thúc bằng: tìm xâu có giá trị kết thúc bằng một giá trị

nào đó

+ Có chứa: tìm giá trị trong xâu mà xâu không quan tâm đến

giá trị của nó

- B4: Nếu muốn làm lại: nhấp chuột vào nút “ Điều kiện mới”

- B5: Nhấp chuột vào nút “Tìm kiếm” để tiến hành tìm

Xem biểu ghi biên mục

- Cho phép xem biểu ghi biên mục dưới các

dạng chuẩn khác nhau: MARC, ISBD

- B1: nhấp chuột vào nút “ Hiện thị”

- B2: Chọn kiểu hiển thị:

+ Kiểu ISBD

+ Kiểu bản ghi MARC21

+ Kiểu nhãn trường MARC21

5, Tham số biên mục

Có 6 tham số trong chương trình:

1, Danh mục dữ liệu MARC

2, Danh mục phân loại

3, Danh mục trường dữ liệu

4, Danh mục trường điều khiển

5, Từ khóa

6, Cấu hình loại tài liệu

(hình)

6, Một số chú ý trong quá trình biên mục

- Chỉ có thể xóa được ws khi ws chưa nhập thôngtin

- Khi người dùng chọn các tình trạng biểu ghi là: đang biên mục, chờ duyệt, duyệt, không duyệt thìsẽ không sửa được chi tiết tài liệu đã nhập bênphâ hệ bổ sung

- Khi người dùng chọn tình trạng biểu ghi là Duyệtthì thông tin biểu ghi đó mới được đưa lên thôngbáo sách mới trên OPAC

- Đánh chỉ mục cho biểu ghi sau quá trình làm việc

III) Phân hệ quản lý kho

1, Tổ chức kho:

- Module quản lý kho cho phép tạo lập, tổ chức

và quản lý kho theo yêu cầu của từng thư viện.

Người dùng có thể tự định nghĩa cấu trúc kho

mới phù hợp với các cấp quản lý kho: kho chính,

kho phụ, kho chức năng, phòng, giả, ngăn,…

Các chức năng cơ bản của module:

- Tổ chức, sắp xếp kho theo yêu cầu của từng thưviện với nhiều mô hình khác nhau

- Quản lý các thông tin về hệ thống kho: cấp lưutrữ, hệ thống lưu trữ

- Hỗ trợ tối đa công tác kiểm kê kho

- Xử lý mất trong quá trình kiểm kê

- Xếp giá tự động

- Đánh lại số ĐKCB

- Thống kê và in sách tài liệu có trong kho

- Thanh lý

- In nhãn tài liệu

2, Thông tin hệ thống lưu trữ

a, Thao tác với thông tin cấp lưu trữ

- Tại màn hình chính của module quản lý kho ->

nhấp vào “ Thông tin cấp lưu trữ” để xem

thông tin về các cấp lưu trữ có tại thư viện

- Tại đây có thể thêm mới hoặc hủy bỏ 1 cấp lưu

trữ

b, Thao tác với thông tin hệ thống lưu trữ

- Nhấp chuột vào “ Thông tin hệ thống lưu trữ”

(chèn hình)

- Các chức năng:

+ tạo mới một cấp kho

+ Xóa một cấp kho

+ Xem thông tin kho dưới dạng biểu đồ

+ Chuyển kho

+ Xem thông tin chi tiết của một kho

3, Kiểm kê

- Đây là công tác thường xuyên của một thưviện

- Khi kiểm kê kho, tất cả các tài liệu có trongkho sẽ được lưu lại dưới dạng một file text sẽđược mô tả thành 2 cột:

+ 1 là mã đăng kí

+ 2 là mã kho

- Nhằm mục đích để so sánh thực với các dữliệu nhập trong hệ thống

Quy trình kiểm kê:

- Tạo một đợt kiểm kê mới

- Thu thập dữ liệu mã vạch của kho tài liệu: dùng máy quét

mã vạch di động để quét mã vạch của từng cuốn sách

- Kết thúc đợt kiểm kê

- Thực hiện các báo cáo kết quả

a, Tạo đợt kiểm kê mới:

- B1: Nhấp chuột vào “Tạo đợt kiểm kê”

- B2: nhập tên đợt kiểm kê

- B3: nhập ngày bắt đầu kiểm kê

- B4: nhấp chuột vào “ Bắt đầu”

- B5: đợi chương trình xử lý tạo ra một đợt kiểm

kê mới

- B6: nhấp chuột vào “ Thoát”

b, Tiến hành quét mã vạch các tài liệu có

trong kho:

- Cán bộ kiểm kê dùng máy quét mã vạch di

động, đến từng giá sách để quét mạch các cuốn

sách

c, Lấy dữ liệu mã vạch và tổng hợp

- B1: nhấp chuột vào “Lấy dữ liệu mã vạch va

tổng hợp

-Hình

- B2: nhập đường dẫn và tên file lưu mã vạch

hình

d, Kết thúc đợt kiểm kê

- Nhấp chuột vào “Kết thúc đợt kiểm kê”

- Tên đợt kiểm kê:chương trình sẽ tự động nhập

vào ngày bắt đầu kiêm kê

- Ngày kết thúc: ngầm định là ngày hiện tại,

hoặc có thể nhập vào

- Nhấp chuột vào “Kết thúc”

- Đợi chương trình xử lý dữ liệu

- Nhấp chuột vào “Thoát”

e, In các kết quả kiểm kê:

Đưa ra các kết quả của quá trình kiểm kê

- Thống kê mã đăng kí sai vị trí

- Thống kê mượn

- Thống kê mất

4, Thanh lý

a, Thanh lý tài liệu

b, Xem danh sách tài liệu đã được thanh lý

c, Khôi phục thanh lý

d, Báo cáo thống kê thanh lý

a, Thanh lý tài liệu

- B1: nhấp chuột vào “Thanh lý”

- B2: nhập “ Số ĐKCB” của cuốn sách cầnthanh lý: nhập bằng tay hoặc quét mã vạch

- B3: khi mã ĐK đã được nhập thì lúc này mãkho của danh sách đó cũng sẽ xuất hiện cùngvới trạng thái của sách

- B4: nhập lý do thanh lý tài liệu

- B5: nhấp chuột vào nút “ thực hiện”

- B6: trả lời thông báo thanh lý “Có” hoặc“Không”

b, Xem danh sách tài liệu đã được thanh lý

- B1: nhấp chuột vào “Thanh lý”

- B2: nhấp chuột vào “Liệt kê thanh lý”

- B3: danh sách thanh lý được liệt kê

c, Khôi phục thanh lý

- B1: nhấp chuột vào “Khôi phục thanh lý”

- B2: nhấp chuột vào “Liệt kê thanh lý” : để liệt kê

danh sách các tài liệu đã thanh lý

- B3: nhấp chuột vào tài liệu cần khôi phục thanh lý

trong danh sách tài liệu thanh lý

- B4: nhập “Số ĐKCB” của cuốn sách cần khôi

phục thanh lý: nhập bằng tay hoặc quét mã vạch

- B5: nhấp chuột vào “Thực hiện”

- B6: trả lời thông báo khôi phục thanh lý: “Có”

hoặc “Không”

d, Báo cáo thống kê thanh lý

- Nhấp chuột vào nút “In báo cáo”

- Bấm nút “In” nếu muốn in

- Nhấp chuột “Bỏ qua” nếu không muốn in

- Nhấp chuột vào “Thoát” để thoát khỏi báo cáo