PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIRAPAT V2 · 2021. 1. 29. · PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIRAPAT V2...
Transcript of PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIRAPAT V2 · 2021. 1. 29. · PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIRAPAT V2...
-
PETUNJUK PENGGUNAAN
APLIKASI SIRAPAT V2
Pemerintah Kota Yogyakarta
Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian
2021
-
DAFTAR ISI
A. MENU DAN HAK AKSES ................................................................................................. 1
B. CARA MEMBUKA APLIKASI SIRAPAT ................................................................ 1
C. HALAMAN DASHBOARD ..................................................................................... 2
D. MENU MASTER ................................................................................................... 3
1. Sub Menu Master Ruang ........................................................................... 3
E. MENU DATA ......................................................................................................... 7
1. Sub Menu Jadwal ...................................................................................... 7
2. Sub Menu Pengajuan Ruang ..................................................................... 7
2.1. Pengajuan Ruang Milik Sendiri ........................................................... 8
• Pengajuan Berdasarkan Tanggal ................................................... 9
• Pengajuan Berdasarkan Ruang ................................................... 11
2.2. Pengajuan Peminjaman Ruang Antar OPD ...................................... 13
• Pengajuan Berdasarkan Tanggal ................................................. 13
• Pengajuan Berdasarkan Ruang ................................................... 26
3. Sub Menu Penggunaan Ruang ............................................................... 38
4. Pembatalan ............................................................................................. 39
5. Kalender .................................................................................................. 41
-
1
A. MENU DAN HAK AKSES
Menu dan hak akses di dalam aplikasi sirapat versi 2 adalah seperti tabel berikut :
NO MENU ADMIN OPD USER OPD
1 Dashboard √ √
2 User √
3 Master Instansi √
4 Master Ruang √
5 Jadwal √ √
6 Pengajuan Ruang √ √
7 Penggunaan Ruang √ √
8 Pembatalan √ √
9 Kalender √ √
B. CARA MEMBUKA APLIKASI SIRAPAT
Login akun Jogja Smart Service, kemudian scroll halaman pada layanan e-Government klik
menu SiRapat
-
2
Atau melalui kolom pencarian dengan mengetikkan kata kunci SiRapat :
C. HALAMAN DASHBOARD
Dashboard berisi informasi agenda rapat yang rapat yang akan segera dimulai dan agenda
rapat yang sedang berlangsung. Tampilan halaman dashboard sebagai berikut :
-
3
D. MENU MASTER
1. Sub Menu Master Ruang
Untuk membuka halaman master ruang klik menu Master Ruang seperti berikut :
a) Menambah Data Ruang
Klik tombol Tambah untuk menambah data ruang rapat :
-
4
Isikan data ruang, kemudian klik tombol Simpan
Muncul dialog konfirmasi klik tombol Ya :
Jika data ruang berhasil disimpan akan muncul notifikasi sebagai berikut :
-
5
b) Mengubah Data Ruang
Klik tombol garis tiga, kemudian klik Edit :
Isikan perubahan data ruang, klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan data ruang
-
6
Muncul dialog konfirmasi, klik Ya :
Jika perubahan data berhasil, akan muncul notifikasi sebagai berikut :
c) Menghapus Data Ruang
Klik tombol garis tiga pada data ruang yang akan dihapus, klik Delete :
-
7
Muncul dialog konfirmasi, klik Ya :
Jika proses penghapusan data ruang berhasil, akan muncul notifikasi sebagai berikut :
E. MENU DATA
1. Sub Menu Jadwal
Untuk menampilkan Jadwal Hari Ini, jadwal Telah Selesai, dan Jadwal Aktif.
-
8
2. Sub Menu Pengajuan Ruang
2.1. Pengajuan Ruang Milik Sendiri
Untuk melakukan pengajuan ruang yang akan digunakan rapat, dapat dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai berikut :
a) Klik menu Pengajuan Ruang, kemudian klik Tombol Tambah
b) Pencarian bisa dilakukan berdasarkan Tanggal dan berdasarkan Ruang :
-
9
✔ Berdasarkan Tanggal
Klik tab menu Berdasarkan Tanggal :
Isikan Tanggal; Waktu; dan jumlah Peserta >> klik tombol Cari :
Klik tombol Pilih pada pilihan Ruang Tersedia :
-
10
Isikan data Form Pengajuan klik tombol Simpan
Klik tombol Ya pada konfirmasi dialog berikut
Jika pengajuan ruang berhasil mincul notifikasi seperti berikut :
-
11
Untuk pengajuan ruang milik sendiri akan langsung terkonfirmasi
✔ Berdasarkan Ruang
Klik tab menu Berdasarkan Ruang
Pilih Instansi; Ruang; dan Tanggal penggunaan >> kemudian klik tombol Cari
-
12
Isikan data form pengajuan >> klik tombol Simpan
Pada konfirmasi dialog yang muncul klik tombol Ya
Jika pengajuan ruang berhasil, akan muncul notifikasi sebagai berikut:
-
13
2.2. Pengajuan Peminjaman Ruang Antar OPD
Pengajuan menggunakan metode simulasi peminjaman ruang :
A. OPD Peminjam : Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian
B. OPD yang dipinjam : Dinas Testing
dengan 2 cara pengajuan peminjaman ruang :
❖ TAMBAH BERDASARKAN TANGGAL
❖ TAMBAH BERDASARKAN RUANG
Berikut panduan untuk pengajuan peminjaman ruang pada sirapat:
❖ TAMBAH BERDASARKAN TANGGAL
A. User OPD Peminjam (Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian)
1. Masuk Aplikasi SIRAPAT ➔ Klik Menu Pengajuan Ruang
2. Pada halaman Pengajuan Ruang ➔ Klik Tombol TAMBAH
-
14
3. Diarahkan ke halaman pengajuan ruang seperti berikut:
Pengajuan peminjaman ruang bisa dilakukan dengan dua cara yaitu berdasarkan tanggal dan
berdasarkan ruang yang akan digunakan.
4. Klik Tab berdasarkan tanggal
5. Isikan Form dibawahnya
-
15
• Tanggal : Pilih tanggal rapat akan dilaksanakan dari tanggal berapa sampai dengan
tanggal berapa
• Waktu : Pilih waktu pelaksanaan dari jam berapa sampai dengan jam berapa
• Jumlah Peserta: Isikan jumlah peserta yang diundang, untuk menentukan ruang yang
tersedia sesuai dengan kuota peserta yang akan hadir
6. Klik tombol Cari
7. Cek pada halaman bawah pada tabel Ruang Tersedia
Ada 2 (dua) tab :
a.) Ruang Milik Sendiri : ruang yang tersedia di SKPD sendiri
b.) Ruang Lain : ruang yang tersedia di SKPD lain
8. Pilih Tab Ruang Lain
-
16
9. Klik tombol Pilih untuk pilih ruang yang akan digunakan
10. Gunakan fitur search untuk mencari ruang yang akan digunakan, kemudian klik tombol Pilih
Contoh : pencarian ruang riset ➔ ketik “riset” otomatis akan muncul daftar ruang rapat yang
dicari
-
17
11. Isi form pengajuan
12. Klik Tombol SIMPAN untuk mengajukan peminjaman ruang
13. Tampil popup window konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”
14. Ada notifikasi berhasil ditambah
-
18
15. Cek Pengajuan Keluar : untuk memastikan berhasil tidaknya pengajuan peminjaman ruang
yang telah dikirim.
a.) Melalui Icon Notifikasi
✓ Klik tanda lonceng notifikasi dan klik pengajuan keluar yang baru saja dikirim
✓ Tampil popup window detail pengajuan keluar yang sudah dikirim
b.) Melalui Menu Pengajuan Ruang
✓ Klik menu Pengajuan Ruang
-
19
✓ Pada halaman Pengajuan Ruang klik TAB “Pengajuan Keluar”, pastikan tanggal mulai
dan tanggal sampai sesuai dengan tanggal peminjaman ruang maka data pengajuan
keluar akan tampil pada tabel
16. Langkah selanjutnya menunggu konfirmasi persetujuan dari OPD yang dipinjam.
17. Cek secara berkala Status Pengajuan
a. Status “BARU” artinya menunggu konfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang
dipinjam.
b. Status “TERKONFIRMASI” artinya pengajuan permohonan peminjaman ruang telah
dikonfirmasi dan diterima oleh OPD yang dipinjam.
c. Status “TIDAK TERKONFIRMASI” artinya belum dikonfirmasi diterima atau ditolak oleh
OPD yang dipinjam sampai dengan tanggal dan waktu peminjaman.
d. Status “DITOLAK” artinya pengajuan permohonan peminjaman ruang ditolak oleh OPD
yang dipinjam.
e. Status “DIBATALKAN” artinya pengajuan permohonan dibatalkan oleh OPD peminjam.
-
20
B. User OPD yang Dipinjam (Dinas Testing)
1. Masuk Aplikasi SIRAPAT
2. Klik Icon Notifikasi (pemberitahuan)
3. Pilih pengajuan masuk yang belum diproses (belum dikonfirmasi tolak atau terima)
4. Tampil pop up window konfirmasi pengajuan di Tolak dan Konfirmasi
5. Klik Tombol Konfirmasi untuk menerima pengajuan peminjaman ruang dan pilih tombol Tolak
untuk menolak peminjaman
-
21
6. Tampil pop up window Konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”
7. Jika berhasil akan tampil notifikasi “Konfirmasi Berhasil”
8. Jika Pengajuan DITERIMA maka status berubah menjadi “TERKONFIRMASI”
9. Jika pengajuan akan ditolak
a. Klik Tombol “TOLAK”
b. Isikan alasan penolakan
-
22
c. Klik Tombol “TOLAK”
d. Ada notifikasi Tolak Pengajuan Berhasil
10. Maka status pengajuan berubah menjadi “DITOLAK”
Selain dari icon notifikasi, OPD yang dipinjam juga dapat cek pengajuan peminjaman ruang yang
masuk melalui Menu Pengajuan Ruang seperti berikut:
1. Klik Menu Pengajuan Ruang, untuk cek pengajuan peminjaman ruang yang masuk di OPD
2. Pilih Tab Pengajuan Masuk, Pada halaman Pengajuan Ruang klik TAB “Pengajuan Masuk”,
pastikan tanggal mulai dan tanggal sampai sesuai dengan tanggal peminjaman ruang maka
data pengajuan masuk akan tampil pada tabel
-
23
3. Tampilan tabel daftar Pengajuan Masuk
Status “BARU” artinya menunggu konfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang dipinjam.
Status “TIDAK TERKONFIRMASI” artinya belum dikonfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang
dipinjam sampai dengan tanggal dan waktu peminjaman.
4. Klik icon “ “ untuk informasi detail
5. Klik icon Konfirmasi “ ” akan tampil popup window konfirmasi pengajuan ruang
-
24
6. Klik Tombol Konfirmasi untuk menerima pengajuan peminjaman ruang dan pilih tombol
Tolak untuk menolak peminjaman
7. Tampil pop up window Konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”
8. Jika berhasil akan tampil notifikasi “Konfirmasi Berhasil”
9. Jika Pengajuan Diterima maka status berubah menjadi “TERKONFIRMASI”
10. Jika pengajuan akan ditolak
a. Klik Tombol “TOLAK”
-
25
b. Isikan alasan penolakan
c. Klik Tombol “TOLAK”
d. Ada notifikasi Tolak Pengajuan Berhasil
11. Maka status pengajuan berubah menjadi “DITOLAK”
-
26
❖ TAMBAH BERDASARKAN RUANG
A. User OPD Peminjam (Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian)
1. Masuk Aplikasi SIRAPAT ➔ Klik Menu Pengajuan Ruang
2. Pada halaman Pengajuan Ruang ➔ Klik Tombol TAMBAH
-
27
3. Diarahkan ke halaman pengajuan ruang seperti berikut:
4. Pilih Tab Berdasarkan Ruang
5. Isikan Form
-
28
a. Pilih instansi yang dituju, dengan ketik nama instansi
b. Pilih Ruang yang akan dipinjam, dengan ketik nama ruang
c. Pilih Tanggal pemakaian
-
29
Contoh form yang sudah diisi lengkap :
6. Klik Tombol Cari
7. Akan tampil data penggunaan ruang yang dipilih, silakan input waktu (jam) yang tidak terdaftar
pada tabel tersebut, jika tabel kosong maka ruang tidak digunakan.
8. Isi Form Pengajuan Ruang
-
30
9. Klik Tombol SIMPAN
10. Tampil popup window konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”
11. Ada notifikasi berhasil ditambah
12. Cek Pengajuan Keluar : : untuk memastikan berhasil tidaknya pengajuan peminjaman ruang
yang telah dikirim.
a. Melalui Icon Notifikasi
✓ Klik tanda lonceng notifikasi dan klik pengajuan keluar yang baru saja dikirim
✓ Tampil popup window detail pengajuan keluar yang sudah dikirim
-
31
b. Melalui Menu Pengajuan Ruang
✓ Klik menu Pengajuan Ruang
✓ Pada halaman Pengajuan Ruang klik TAB “Pengajuan Keluar”, pastikan tanggal mulai
dan tanggal sampai sesuai dengan tanggal peminjaman ruang maka data pengajuan
keluar akan tampil pada tabel
13. Klik icon “i” untuk melihat detail
-
32
14. Langkah selanjutnya menunggu konfirmasi persetujuan dari OPD yang dipinjam.
15. Cek secara berkala Status Pengajuan
a. Status “BARU” artinya menunggu konfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang
dipinjam.
b. Status “TERKONFIRMASI” artinya pengajuan permohonan peminjaman ruang telah
dikonfirmasi dan diterima oleh OPD yang dipinjam.
c. Status “TIDAK TERKONFIRMASI” artinya belum dikonfirmasi diterima atau ditolak oleh
OPD yang dipinjam sampai dengan tanggal dan waktu peminjaman.
d. Status “DITOLAK” artinya pengajuan permohonan peminjaman ruang ditolak oleh OPD
yang dipinjam.
e. Status “DIBATALKAN” artinya pengajuan permohonan dibatalkan oleh OPD peminjam.
B. User OPD yang Dipinjam (Dinas Testing)
1. Masuk Aplikasi SIRAPAT
-
33
2. Klik Icon Notifikasi (pemberitahuan)
3. Pilih pengajuan masuk yang belum diproses (belum dikonfirmasi tolak atau terima)
4. Tampil pop up window Konfirmasi Pengajuan
5. Klik Tombol Konfirmasi untuk menerima pengajuan peminjaman ruang dan pilih tombol Tolak
untuk menolak peminjaman
6. Tampil pop up window Konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”
7. Jika berhasil akan tampil notifikasi “Konfirmasi Berhasil”
-
34
8. Jika Pengajuan Diterima maka status berubah menjadi “TERKONFIRMASI”
9. Jika pengajuan akan ditolak
a. Klik Tombol “TOLAK”
b. Isikan alasan penolakan
c. Klik Tombol “TOLAK”
d. Ada notifikasi Tolak Pengajuan Berhasil
10. Maka status pengajuan berubah menjadi “DITOLAK”
-
35
Selain dari icon notifikasi, OPD yang dipinjam juga dapat cek pengajuan peminjaman ruang yang
masuk melalui Menu Pengajuan Ruang seperti berikut:
1. Klik Menu Pengajuan Ruang, untuk cek pengajuan peminjaman ruang yang masuk di OPD
2. Pilih Tab Pengajuan Masuk, Pada halaman Pengajuan Ruang klik TAB “Pengajuan Masuk”,
pastikan tanggal mulai dan tanggal sampai sesuai dengan tanggal peminjaman ruang maka
data pengajuan masuk akan tampil pada tabel
3. Tampilan tabel daftar Pengajuan Masuk
Status “BARU” artinya menunggu konfirmasi diterima atau ditolak oleh OPD yang dipinjam.
-
36
4. Klik icon “ “ untuk informasi detail
5. Klik icon Konfirmasi “ ” akan tampil popup window konfirmasi pengajuan ruang
6. Klik Tombol Konfirmasi untuk menerima pengajuan peminjaman ruang dan pilih tombol Tolak
untuk menolak peminjaman
7. Tampil pop up window Konfirmasi ➔ Klik Tombol “Ya”
-
37
8. Jika berhasil akan tampil notifikasi “Konfirmasi Berhasil”
9. Jika Pengajuan Diterima maka status berubah menjadi “TERKONFIRMASI”
10. Jika pengajuan akan ditolak
a. Klik Tombol “TOLAK”
b. Isikan alasan penolakan
c. Klik Tombol “TOLAK”
d. Ada notifikasi Tolak Pengajuan Berhasil
11. Maka status pengajuan berubah menjadi “DITOLAK”
-
38
3. Sub Menu Penggunaan Ruang
a. Klik menu Pengajuan Ruang
b. Filter pencarian penggunaan ruang
-
39
4. Pembatalan
a. Klik menu Pembatalan, tampilan menu Pembatalan seperti berikut :
b. Isikan filter untuk memudahkan pencarian agenda rapat yang akan dibatalkan :
-
40
c. Klik tombol Pembatalan pada kolom agenda yang akan dibatalkan
d. Isikan alasan pembatalan pada form Konfirmasi Pembatalan >> klik tombol Batalkan
e. Klik tombol Ya
-
41
f. Jika pembatalan berhasil, muncul notifikasi seperti berikut :
5. Kalender
Menampilkan agenda di setiap tanggal sesuai kalender. Agenda yang tampil bisa difilter
berdasarkan instansi ataupun ruangnya.