Pet Control de Gestión Parte III
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• Desarrollado por Shwhart y popularizado por Deming
• Es un ciclo dinámico que puede desarrollarse dentro de cada proceso como un todo
• Esta íntimamente asociado con la planificación, implementación y control y mejora continua tanto en la consecución de objetivos así como en la mejora de los proceso de la empresa u organización
7/11/2015 MBA. GLORIA JOYA GARCIA
La gestión basada en el Ciclo PHVA
(Deming)
Planear
Hacer Verificar
Actuar
7/11/2015 MBA. GLORIA JOYA GARCIA
Actuar: tomar decisiones para
mejorar el desempeño en los
proyectos o planes futuros;
basadas, en gran medida en los
medios de verificación e
indicadores
Planear: establecer los objetivos y
procesos necesarios para lograr
los resultados, de acuerdo con los
requisitos de las partes interesada
y de las políticas de la
organización, en esta etapa se
definen el QUÉ, EL COMO, EL
AQUIEN, EL CUANDO Y EL CON
QUE.
Verificar: monitorear y medir los
resultados obtenidos, respecto de
las políticas, objetivos y
requisitos de las partes
interesadas y presentar los
resultados
Hacer: Implementación de las
acciones determinadas en los
planes y proyectos
Eficiencia y eficacia de la gerencia
Decimos que el sistema es eficaz, en la medida en que se obtengan los resultados esperados en el entorno. El subsistema externo se focaliza en la eficacia (medida
del logro de los efectos deseados) y a la intervención gerencial que se preocupa por este ámbito, es Evaluación de Resultados.
La eficiencia se propone optimizar la relación producto/insumo. Es Control de Procesos.
Toda empresa es un gran sistema que interactúa con el medio (entorno)
Sistema de Inputs
• Recibe insumos, los procesa y entrega productos para atender las demandas de los clientes.
• Produce los bienes y/o servicios eficientemente.
• Se centra en los procesos (tránsito de insumo a producto)
• Se preocupa de verificar que los productos cumplan los procesos con una racional utilización de los insumos.
Sistema de Outputs
• Se nutre de los productos del sistema interno y su salida es la generación de los efectos en el medio externo (en la comunidad, en el ambiente).
Que implica el diseño de control interno • Comprender la cultura organizativa
• Evaluar bien los riesgos internos y externos
• Definir con claridad los procedimientos que pretenden asegurar el cumplimiento de los objetivos
Instrumentos Descripción
• Manuales organizativos y de
procedimientos
• Documentos operativos que incluyen responsabilidades y niveles de
autonomía en la toma de decisiones
• Intervención • Topes de autorización de gastos y pagos, niveles de decisión en aspectos
formales
• Inspección • Revisión posterior de actuaciones individuales
• Auditoria Interna • Acopio y revisión permanente de información y comprobación de
procedimientos, mediante personal de la propia empresa
• Contabilidad analítica • Información sobre costos, ingresos, responsabilidad en la toma de decisiones
de los centros de responsabilidad
• Control presupuestario • Estimaciones anuales de la operación de la empresa y su posterior
seguimiento por periodos de tiempo
• Análisis por ratios • Definición de set de indicadores adecuados para el diagnóstico financiero de
la empresa
• Cuadro de mando integral • Sistema de monitoreo de las acciones estratégicas propuestas, tipos de
indicadores distintos a los financieros
Los Centros de Responsabilidad (CR), como
mecanismo de control de gestión
Centro de
Inversión
Centro de gastos mesurables
Centro de gastos discrecionales Centro de Ingresos
Centros de utilidades
Centros de inversión
• Son unidades organizacionales a las cuales se les asigna un conjunto de actividades objetivos específicos, tendientes a tributar al cumplimiento de los propósitos generales de la empresa
• Pueden estar bajo la dirección de una persona o unidad, que deben responder por el curso de actividades tendientes a obtener los resultados esperados
• Son la calve para el proceso de control de gestión
Relación entre insumos producto
• La responsabilidad de los centros de responsabilidad es asegurar,
la óptima relación entre insumos y productos
• El control esta orientado a obtener el producto deseado con el
máximo de eficiencia y eficacia en el uso de los recursos.
TRABAJO
Insumos Productos
Recursos usados
medidos por costo
Bienes o servicio
Susceptibles de medidas de control
Preventivas insitu Correctivas
Las claves para medir el desempeño de un
CR
Eficiencia: se mide en relación a la
comparación; un centro de
responsabilidad es mas eficiente que
otro cuando, (1) CONSUME MENOS
RECURSOS U ARROJA LA MISMA
PRODUCCIÓN o (2) CONSUME LOS
MISMOS RECURSOS Y ARROJA
MAYOR PRODUCCIÓN
Eficacia: se mide e relación entre los
productos consumidos de un centro
de responsabilidad y los resultados
obtenidos
Relación entre insumos producto por tipo de
centro
TRABAJO
Insumos Productos
Unidades
monetarias Fisicos
Puede establecerse una relación óptima
Ejemplo:
función de
manufactura
TRABAJO
Insumos Productos
Unidades
monetarias Fisicos
No Puede establecerse una relación óptima
Ejemplo:
función de
investigación
y desarrollo
Relación entre insumos producto por tipo de
centro
TRABAJO
Insumos Productos
Unidades
monetarias Ingreso de
unidades
monetarias
Los insumos no se relacionan con productos
Ejemplo: función
de
comercialización
TRABAJO
Insumos Productos
Costo en
Unidades
monetarias
Utilidades en
unidades
monetarias
Los insumos se relacionan con productos
Ejemplo: Unidad
comercial
Relación entre insumos producto por tipo de
centro
TRABAJO
Insumos Productos
Costos en
Unidades
monetarias
Utilidades en
unidades
monetarias
Las utilidades se relacionan con el capital invertido
Ejemplo: Unidad
Comercial
El centro de ingresos
Centro de ingresos
• Un centro de ingresos es un centro en el cual el otput a medir es el
ingreso
• Se puede cumplir solo para ciertas actividades en la empresa que
generan ingresos
• Su contrastación se debe hacer frente a la estimación de los
ingresos proyectados
• El responsable debe encargarse de la planificación de los ingresos,
su responsabilidad recae sobre aquellas variables o factores que
determinan la obtención de la cifra de ingresos
Ejemplo: movistar y su servicio de llamadas para apoyo comercial y
técnico es un centro de ingreso
Centro de costos
Centro de costos
• Son centros en los que se miden en términos monetarios los insumos PERO NO LOS PRODUCTOS
• Se encarga de la planificación, control y proyección de la cantidad de costo de los recursos consumidos y su discriminación, en especial de los costos indirectos de fabricación
• Estas actividades deben considerar el tipo de costeo mas apropiado para el control
• Absorbente, tradicional fijos o variables
• Directos o indirectos
• Costo promedio ponderado
• Costeo por actividades
Centro de costos mensurables
Características
Sus insumos pueden medirse en términos
monetarios
Sus productos pueden medirse en términos físicos
Es posible determina e montos óptimos la cantidad
de insumo requerido
Tareas mas frecuentes
Tareas de manufactura, almacenamiento
distribución y transporte
Objetivo
Establecer los estándares óptimos
Hacer mediciones para identificar desviaciones y
brechas
Centro de costos discrecionales
Características
Sus insumos pueden medirse
en términos monetarios, mas
esta no es la medida de
eficiencia de este tipo de centros
Tareas mas frecuentes
Tareas de investigación y
desarrollo, mercadeo, y
administración en general
Objetivo
Establecer las medidas de control mas efectivas sin
frenar la productividad
Medidas de control para centros
de costo discrecional
Centros administrativos y
de apoyo
Centros de investigación y
desarrollo
Centros de marketing
Centros administrativos y de apoyo
Problemas de control
Dificultades para medir la producción
Imposibilidad de determinación de un
estándar
Falta de congruencia con las metas
Preparación del presupuesto
Discriminación por tipos de costos, aquellos con o
sin autorización previa
Justificación de actividades discrecionales
del centro, con tipo de aumento propuesto
Centros de investigación y
desarrollo
Dificultad para relacionar resultados con insumos
Aun si se puede relacionar los resultados con los
insumos el producto seria invendible
Divorcio entre el grupo de investigadores y los
propósitos de la investigación
Determinación de etapas del proyecto de desarrollo
y comparación de las brechas
Determinación de resultados por fase, que permitan suspender el
proyecto si no llega a los resultados esperados
Centros de marketing
Gastos mesurables en su gran mayoria
Corresponden a actividades previas a la
venta – logística de salida
Factor crucial, lograr la metas de venta
Actividades con controles previos, sujetas a plan de
mercadeo
Centro de beneficios utilidades
• Unidad organizacional que se evalúa con respecto a los beneficios que consigue
• Busca identificar el aporte de margen de cada uno de los centros de responsabilidad al margen total de la empresa
• Depende de los resultados financieros de la unidad
• Las unidades estratégicas de Negocios deben ser centros de beneficios
• Otras unidades también deben ser centros de beneficios como, marketing, producción
• El pilar fundamental de este centro es la descentralización de las funciones
Condiciones para delegar la responsabilidad
sobre las utilidades
El gerente debe tener acceso a información relevante
Establecimiento de medidas de eficacia del centro
Ventajas de los centros de
beneficios • La calidad de las decisiones puede mejorar, porque se delega este
proceso a los directores mas cercanos al problema
• La velocidad de las decisiones operativas pueden aumentar, dado que no tiene que ser consultadas con la dirección corporativa
• La alta dirección , relevada de tomar decisiones rutinarias puede concentrarse en asuntos de mayor importancia y proyección de la empresa
• Los directores de unidades organizativas, sujetos a restricciones corporativas, se encuentran libres para utilizar su imaginación e iniciativa
• Los centro de responsabilidad funcionan como empresas independientes, proporcionan un ámbito de formación excelente para la dirección general
Desventajas de los Centros de
Beneficios • Perdida de Control de las Unidades Estratégicas de
Negocios
• Reducción de la calidad de las decisiones tomadas
• Choque de autoridad entre las dependencias y el nivel central
• Competencia malsana entre unidades por cumplir a varios centros de beneficios, en caso de existir mas de uno a quien deba servir
• Incremento de Costos por la funcionalidad de los centros de costos
Un ejemplo
• Estimación de medidas de
rentabilidad esperadas
• Desecho de productos no
redituables ( Cuentas para
estudiantes)
• Medición de la rentabilidad de las
sucursales, clientes monitoreados
en el uso de productos en
distintas sucursales
• Identificación de mercados
pequeños
• Introducción del segmento étnico
de mercado
• GRACIAS…..