Personali arendamise standardi ‘Investors in People’

praktiline rakendamine

Katrin Alujev

Kvaliteedi- ja personalijuht

TNT Eesti

INVESTOR IN PEOPLEINVESTOR IN PEOPLE

Eesmärk

Tutvustada teile Investors in People (IIP) põhimõtteid ning mudelit

Jagada oma kogemust standardi rakendamisest

Mis on Investors in People

Investors in People (IIP) on rahvusvaheline standard, mis aitab organisatsioonil oma eesmärkideni jõuda läbi töötajate efektiivse koolituse ja arendamise, andes soovitusi koolitus- ja arendussüsteemi välja töötamiseks ning pidevaks arendamiseks.

Standard töötati välja Inglismaal 1990.aastal.

Standard uuendati aastal 2000 ja uuesti 2005.

Millest alustada?

Esmajärjekorras muutus värbamisprotseduur, mille eesmärgiks sai ÕIGETE inimeste leidmine nii uutele kui ka vabanenud töökohtadele.

See tähendab seda, et igale töökohale on vaja teatud omadustega inimesi, kes tunneks ennast olevat õigel töökohal ja tegemas endale meelekohast tööd.

Kui tegu on millegi sellisega, mille tegemist sa armastad, siis ei peaks sa saama lisaks rahalist hüvitust?!Enamik inimesi teenib raha, tehes midagi sellist, mida nad ei salli, või siis sellist ,mis kujutab endast vähemalt rasket tööd, mitte lõputut rõõmu.

N.D Walch

Eesmärkidel põhinev juhtimine

Ühtne visioon, missioon, põhiväärtused

Eesmärkide hierarhia

Tulemuste ülevaatused

Ükski võit ega eesmärgi saavutamine pole lõppkokkuvõttes nii tähtis, kui need positiivsed

muutused Sinus endas, mis selle võidu lõpuks kätte aitasid tuua.

Eesmärgid

Ükski suur saavutus ei tule kellelegi kätte “lihtsalt tegutsedes” – sihipärane ja eesmärgistatud tegevus on see, mis teeb meist keskpärastest head ja parimatest suurepärased!

Kui inimene harjub vähe tegema, vähe pingutama, vähe saavutama, siis ta HARJUBKI, ja sellest lahti rabelemine on juba suur eesmärk omaette.

Suurimaks vaenlaseks inimese saavutuste teel on tema enda psüühikas paiknevad tõkked

Eesmärgid

Eesmärgid peavad olema piisavalt kõrged

See, millisena oma elu nähakse otsustab suurelt osalt, milliseks see kujuneb

Eesmärgid peavad olema pikaajalised

Eesmärgid peavad olema lahutatud igapäevasteks osadeks

Enne eesmärgi saavutamist on kasulik seada juba uus eesmärk

Eesmärkide peamised puudused

Ebatäpsus – kvantiteet, kvaliteet, aeg

Liiga lühike täitmistähtaeg

Vale suurus – liiga lihtsad või liiga rasked

Ebaselgus motiivides ja vähene emotsionaalne seotus

Sammuke edasi...

Indeksite süsteem FOOKUS- eesmärgiks kõigi huvipoolte rahulolu

Võimalus igapäevase tagasiside andmiseks ja saamiseks osakondade vahel

KEY INDICATOR E T K N R 40 E T K N R 41 E T K N R 42 E T K N R 43 E T K

T Faksimine ning PC, RC ja DB koodide sisestus 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

O Hilja tollitud asjade raport 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

L Tollimise kiirus ja kvaliteet 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

L Ootuste ületamine, proaktiivsus. 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

## ## ## ##

P Kättetoimetamine 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

U Pealevõtmise kellaajad 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

D Probleemidest teavitamine 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

tel 959 kättesaadavus 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

Ootuste ületamine, proaktiivsus. 4 4 4 5 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 6 4

L tel 953 kättesaadavus 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

A Vigastustest ja mittev. teavitamine ning süsteemi update. 4 4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 2 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

D Heakord ja laotehnika 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

U Sorteerimise vead 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 3

Ootuste ületamine, proaktiivsus. 4 4 4 4 4 4 6 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

E Data sisestamise täiuslikkus 4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4

X Uns. raport piisavalt informatiivne 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

P Ekspordi sorteerimise vead 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

O Ootuste ületamine, proaktiivsus. 4 4 5 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

## ## ## ##

4,0 4,0 4,1 4,0 3,9 4,0 4,1 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 3,9 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 3,9 4,1 3,9

6 - Ootuste ületamine, klient positiivselt üllatunud5 - kõik toimib suurepäraselt, klient väga rahul4 - kõik toimib veatult, klient rahul3- kõrvalekalded, kuid klient enamasti rahul2 - kõrvalekalded, klient osaliselt rahulolematu1 - kõrvalekalded, klient rahulolematu

Viivika Puik:STL.789128336,268654735,268654681-kuidas sai sisestada POD-i ilma , et klient oleks kauba kätte saanud???Margit:Omalt poolt ütleksin, et reedel oli tõesti suur segadus,aga kliendiga sai juba räägitud ja kõik on korras. Tegelikult arvestades seda ellmist hullumeelset nädalat, siis kõik olid sel nädalal 5+ väärt!

Risto Valkenklau:Reedel tuli NOD raportist välja, et skaneerimata on Sweconi saadetised. Mina sain Margitilt info, et Swecon käis oma saadetistel

Margit:Aitähh Kristjanile, kes tegeles ühe uue(keerulise) kliendiga laupäeval. Klient tuli kaubale järele laupäeval kell 14:00 ,maksis sularahas(arvega maksta klient ei soovinud) ja tagatipuks aitas Kristjan veel kliendil kauba

Hea arenguvestlus?! Ette valmistatud

Eesmärgistatud (mõlemad pooled saavad sellest ka aru)

Soovitavalt nelja silma all

Struktureeritud

Usalduslik ja hooliv

Dialoog

Partnerit väärtustav ja koostööle orienteeritud

Konkreetne – mõlemale poolele arusaadavalt fikseeritud tulemustega

Arenguvestlused Alates 1998

2 korda aastas kõikide töötajatega

Peamised eesmärgid

Eelmise perioodi tulemuste ülevaatus

Saavutuste ja parendusvaldkondade analüüs

Arenguplaanid ning soovid

Kompetentside hindamine

Koolitustegevuse hindamine

Koolitus – ja arenguplaanide koostamine

Eesmärkide seadmine (nii tööalased kui isiklikud)

Üldine tagasiside

Ametikirjelduse ülevaatus

Koolitus- ja arendustegevuse planeerimine

Koolitusplaan

Eelarve

Sisemised koolitajad

Asendussüsteem

Sissejuhatav koolitus

Hindamine

Iga hetk, mille sa pühendad oma sisemaailma harimisele ehk vaimse arengu redelil tõusmisele, avardab Sinu vaatevälja ja võimalusi füüsilises maailmas.

Kommunikatsioon

Avatud uste poliitika

Avatud telefonipoliitika

Üld- ja osakondade koosolekud

Teadetetahvlid

E-post

Arenguvestlused

Avalik server ja Intranet

Peakontori ajakiri

Ristfunktsionaalne tööpõhimõte

Osakondadevahelised arengugrupid

Osakondadevaheline koostöö

Infogrupp Esindajad kõikidest osakondadest

Case nr. Haldur Tähtaeg ISO1 Kristel 1JAN OK Receiver pays ja kolmandate osapoolte maksmise reeglid ebaselged2 Ivar 07NOV OK Saatjale tagasisaadetavate juhtumite käsitlemine3 Kadri 24OCT DDP tingimusega vormistuse korral kaubaarve lisaks deklarile FA-sse4 Kristel 24OCT OK Puudub ühtne ajakohastatud infoallikas lepinguliste hindade kohta ( back -up Ratecheckerile)5 Enno 05DEC NA Infogrupp testib Chat programmi otstarbekust TLL depoos6 Enno 21NOV Info ei jõua kliendini kui eksport kaup on ümber pakitud ja seega läheb mahukaal palju suuremaks, samuti Improper Packing juhtudel. 7 Enno 07NOV Puudub protseduur potentsiaalsete tollipetturite kohtlemiseks - DB refused 8 Kristel-Taavi 05DEC Probleeminfo liikumine kuller-CS-klient

Depoo ja garaazi vaegtööd kulgevad visalt HarjuEhitus Tallinna Lennujaam Tehtud

TNT reklaamid ei põle lennujaama poolel ja peavärava kõrval HE teavitatud, HE ei ole hetkel aegalubasid 18.05 õhtul tulla vaatama ok

Asfalteerimine pooleli OK

Laadimissildade ümbruse betoon mõraneb Informeeritud HE

Elektripistik el.tõstukite laadimise juurde Lubati paigaldada 09.-13.05 ok

Peaukse juures klaasseinad "mullitavad" Informeeritud HE ok

Peaukse sulgur tuleb sissepoole panna Informeeritud HE 23.05 ok

Automaatlüliti PUD silla valgustitele tehti hinnapakkumine 18.05, teostamine juulis05 ok

Väljapääsu lambid vilguvad teht 18.05, kaks valgustit jäi tegemata

Valgustite asukohta muuta Vitaly, Anton, Tõnu tehti 18.05 OK

Kabinettide uksed vaja üle reguleerida. Kabinetid ja nõupidamiste ruumid. OK

HP laos olevad lambid ümber tõsta ja lisada valgusteid juurde tehti hinnapakkumine 18.05, teostamine juulis05

3-nda korruse kilbi juurest tuleb mingit vedelikku mööda seina alla ok

Serveriruumi konitsioneer ei tööta ja elektrikatkestuse korral lülitab väljainformeeritud 24.05 ok

Lagi Taavi ja Rauli kabinetis informeeritud 24.05 ok

Angaari uks ei tööta korralikult

Respos saab pidevalt õhk otsa, st. ei ole enam midagi hingata. Lennujaama teavitatud 17.10, filtrite vahetuse asjusVajadusel saame välisukse väikese poole avadVaja muuta hapniku sisaldus mõõdetavaks!

1.korruse kontoris saab õhk otsa Lennujaama teavitatud 17.10, filtrite vahetuse asjus

Automaatvalgustid maja ees ja taga seadistada ümber varasemaks Informeeritud Tarmot 17.10, 18.10 tuleb elektrik

Laos tõstukiga posti kaitseks olev toru katki sõidetud Informeeritud 17.10,

3.korruse peaukse kõrvalt jookseb mööda seina midagi. Informeeritud Tarmot 17.10 ok

Loavalgustus ei vasta normidele. Mõõtmistulemuse list saadetud Tarmole 17.10, projekteerimise hetkel olevat soovituslik olnud 150 luksi mitte 200

Tunnustamine Uuringud näitavad, et tunnustamine on muutunud inimeste jaoks aina

tähtsamaks.

Isegi kõige pühendunumad inimesed kasutavad tavalisel tööpäeval harva üle 4-8% oma ajupotentsiaalist

Keskmised inimesed võivad oma tööviljakust mitmekordistada – enesekindlus, julgustus, parem organiseeritus, isiklik pühendumus

“Mida paremini te töötate, seda vähem aega ja tähelepanu te minult kui juhilt pälvite”

M.Buckingham, C.Coffman, “Kõiki reegleid rikkudes”

Inimesed vajavad tähelepanu!

Kiitus õige asja eest ei ole piiratud ressurss – seda jätkub maailmas kõigile ja alati!

Tunnustamine Aasta TNT-lane, Aasta uustulnuk, Aasta kuller,

Aasta kolleeg

Kampaaniate lõpetamised

Kõikidel boonussüsteemid

Saavutuste väljatoomine koosolekutel

Igapäevased “õlale patsutamised”

Enesehindamine2001

• 10 töötajat• küsimustiku vorm

2002• 15 töötajat, 3 meeskonda • hinnati ainult lähenemisviise

2003• 22 töötajat, 3 meeskonda• hinnati kogu mudeli alusel

koos skooriga2004

• 26 töötajat, 3 meeskonda• Euroopa Kvaliteediauhinna

mudeli alusel 2005

• 29 töötajat, 3 meeskonda• Euroopa Kvaliteediauhinna

mudeli alusel2006

• 18 töötajat, 2 meeskonda• Euroopa Kvaliteediauhinna

mudeli alusel

Tulemused oluliseks aluseks järgmise aasta äriplaani ja eelarve koostamisel

Edaspidi üle aasta

Ettevõttes 8 välist assessorit

Mida andis sulle enesehindamise protsessis osalemine

Andis võimalusi näha neid firma ja töötajate külgi, mida igapäevaselt vast ei näe ja omamoodi meeldetuletus oli see kõigile, et miks me siin oleme. Kõik ühe eest ja üks kõigi eest

Lisainfot teistest osakondadest sai väga palju, nende muredest ja probleemidest ning kuidas üks probleem mõjutab teist

Hea meeskonnatöö kogemus

Võimalust midagi ettevõtte arenguks head teha, tuua välja firma ja osakonna kitsas kohti .Kuulata ja mõista ka teiste muresi.

Tegelikult osutus väga huvitavaks ja eriti teiste töö eripärasustest sai natuke selgema ülevaate

Sain oma arvamuse kirja panna ja teistele öelda

Palju erinevaid arvamusi, näiteid, mille taustal on nii mõnigi situatsioon selgem.

Aitas mul aru saada firmas toimuvatest või toimumatutest protsessidest, mis oma osakonna piires jäävad hoomamatuks

Rohkem teadmisi meie ettevõttest ja ka sellega kaudselt seonduvast

Parenduste tabel

KR Valdkond Teema Täiendav kommentaarLahendus/Kommentaar Vastutaja Kuupäev

1a Koolitused

Suhteliselt vähe on teada juhtide koolitusest. Kindlastirakendavad nad uusi teadmisi oma töös, kuid õpitutvõiks jagada ka töötajatega. (M2) Everyone võiks luuakataloogi, kus oleks ülevaade juhtide poolt läbitudkoolitustest koos nende kommentaaridega, samutiülevaade juhtide poolt läbiviidavatest koolitustest/esinemistest. (M3) ulgustada töötajaid erinevatelseminaridel ja koolitustel saadud teadmisi, uusi mõtteidja ideid jagama firma siseselt teiste töötajatega, keda seepuudutada võiks (M1) Igast koolitusest võiks andalühiülevaate seal käsitletud teemadest (Depoo- võiolenevalt spetsiifikast osakondade koosolekutel). (M2,M3) Koolitusel või seminaril käinud töötaja võitöötajate esindaja võiks depookoosolekutel andalühiülevaate, kus koolitusel käidi, mida kasulikku õpitining mida edaspidi teisiti või paremini hakatakse tegema(M3)

Luua keskkond kuhu kirjutad millisel koolitusel osalesid ja mida õppisid. Alustame juhtidest Osalejad peaksid tegema ka kokkuvõtteid osakonna koosolekutel Katrin 31.07.2003

1a Eesmärgid

Juhid võiksid aidata töötajaid püstitada isiklikketööalaseid eesmärke lisaks osakonna KPI-dele, mislähtuksid osakonna ja firma visioonist, missioonist jaeesmärkidest. See peab olema isiklik tööalane eesmärk,mis ei ole otseselt seotud boonussüsteemiga vaid arengutja õppimist innustavad eesmärgid. (M3) Rakendame Vainu koolitusel õpitud eesmärkide süsteemi, lisades selle PM blanketile Katrin 30.08.2003

Miks enesehindamine?

organisatsiooni edusamme saab efektiivsemalt mõõta

annab võimaluse pöörata tähelepanu väljapaistvatele saavutustele

aitab koolitada inimesi tervikliku kvaliteedijuhtimise põhimõtteid praktiliselt rakendama

suureneb tähelepanu pidevale parendamisele ning töötajate osalus selles

paranevad tegevuste planeerimise fokusseeritus ja strateegilisus

paraneb organisatsiooni tulemuslikkus

Hindamine

Töötajate arvamused

Võtmenäitajad

Enesehindamine

Välised uuringud ja konkursid

Kuidas alustada standardi rakendamist?

Enesehindamine standardi põhjal

Sisemised auditid

Järelauditid

Väline audit!?

Auditeerimine

Ettevõtte äriplaani, osakondade plaanide, rahulolu uuringu tulemuste ja teiste töötajatega seotud tulemuste ülevaatus

Intervjuud

Tõlkimine

Põhjalik raport

http://www.investorsinpeople.co.uk/IIP/Web/default.htm