Perhitungan Workload Analysis
Click here to load reader
-
Upload
seta-wicaksana -
Category
Business
-
view
16.804 -
download
17
description
Transcript of Perhitungan Workload Analysis
PERHITUNGAN BEBAN KERJA DAN PERENCANAAN KEBUTUHAN TENAGA KERJA OFFICE
Hillon I. Goa & Seta A Wicaksana
Humanika Consulting
Oktober 2008
1Case Study
PENDAHULUAN (1)PENDAHULUAN (1)2
Secara kasar kebutuhan tenaga kerja dapat dihitung berdasarkan nisbah TK terhadap volume input atau output yg diinginkan
Misalnya untuk nisbah dosen terhadap mahasiswa sebesar 1:20, maka jumlah dosen yang diperlukan oleh suatu jurusan yang mempunyai 300 mahasiswa adalah 15 orang
PENDAHULUAN (2)PENDAHULUAN (2)3
Cara perhitungan kebutuhan TK berdasarkan nisbah TK terhadap volume kurang tepat, karena sifat pekerjaan yg bermacam-macam.
(contoh: dosen tidak hanya mengajar mahasiswa, tetapi juga melakukan penelitian, pengabdian pada masyarakat, dan manajemen).
Cara yang lebih tepat untuk menghitung kebutuhan TK di suatu office adalah berdasarkan beban kerja yang dipikul oleh unit itu. Beban kerja ini tergantung pada banyaknya dan jenis program atau kegiatan yang dilaksanakan dan besarnya masing-masing program itu.
PERHITUNGAN BEBAN KERJAPERHITUNGAN BEBAN KERJA4
JENIS PEKERJAAN dan BOBOT TUGAS JENIS PEKERJAAN dan BOBOT TUGAS
5
• Menurut Ketentuan, beban kerja penuh seorang TK atau 1 FTE (full time equivalent) adalah sebesar 40 jam/minggu x 52 x (100%-%allowance) = X jam. (Mis. Allowance = 20% maka 1 FTE = 40x52x80% = 1664 jam)
• Cara ini kurang tepat karena bobot setiap jenis Task atau Tugas berbeda dalam suatu Pekerjaan.
PEKERJAAN ATUGAS 1
TUGAS 2
TUGAS 3
TUGAS 4
6
PEKERJAAN A
TUGAS
1
TUGAS
2
TUGAS
5
PEKERJAAN
BTUGAS
1
TUGAS
2
TUGAS
3
TUGAS
4
PEKERJAAN C
TUGAS
3
TUGAS
4
TUGAS
5
MATRIKS PEKERJAAN dan TUGAS
MATRIKS PEKERJAAN dan TUGAS
7
Karena jenis pekerjaan dan tugas yg bermacam-macam maka harus ditentukan satuan utk mengukur bobot beban kerja.
Disini disebut SK atau Satuan Kerja.CATATAN:1. SK= Satuan Kerja, ukuran Bobot suatu Tugas2. Bobot setiap tugas ditetapkan melalui berbagai pertimbangan3. Perlu diingat bawa setiap TUGAS membutuhkan waktu
STANDARD penyelsaian yg berbeda4. Besarnya bobot tidak identik dengan lamanya waktu
penyelesaian.5. Dengan konsep Dimension pembagian TK hendaknya
berdasarkan Pekerjaan6. Konsep Spesialisasi akan membagi TK berdasarkan Tugas.
MATRIKS PEKERJAAN dan TUGAS
8
PEKERJAAN PEKERJA
AN APEKERJA
AN BPEKERJA
AN CPEKERJA
AN DTOTA
LTUGAS BOBOT (misal)
TUGAS 1
2 SK * * - * 6 SK
TUGAS 2
3 SK * * * * 12 SK
TUGAS 3
2 SK - * * - 4 SK
TUGAS 4
1 SK - * * * 3 SK
TUGAS 5
1 SK * - * - 2 SK
TOTAL 6 SK 8 SK 7 SK 6 SK 27 SK
Tabel 1SATUAN BEBAN KERJA dan BOBOT
TUGAS
Tabel 1SATUAN BEBAN KERJA dan BOBOT
TUGAS
CATATAN:1. SK= Satuan Kerja, ukuran Bobot suatu Tugas2. Bobot setiap tugas ditetapkan melalui berbagai pertimbangan3. Perlu diingat bawa setiap TUGAS membutuhkan waktu STANDARD penyelsaian yg berbeda4. Besarnya bobot tidak identik dengan lamanya waktu penyelesaian.5. Dengan konsep Dimension pembagian TK hendaknya berdasarkan Pekerjaan6. Konsep Spesialisasi akan membagi TK berdasarkan Tugas.
Dasar yg digunakan9
Untuk Menghitung beban kerja dan mengalokasikannya secara merata dapat dilakukan dengan 2 pendekatan yang berbeda.1. Pendekatan Dimensi2. Pendekatan Job Description
• Job role• Teamwork• Empowered• Job Enrichment• Target = Fungsi
kerjasamaQp x Qs
CV = -------------P x H x T
Semuanya variabel
• Job Description• Individual• Command & Control• Rutin & Statis• Target = TK x waktu
Qp x QsCV = -------------
P x H x TSemuanya fixed
Oktober 2008
10
KONSEP DIMENSI KONSEP SPESIALISASI
DIMENSI vs SPESIALISASIDIMENSI vs
SPESIALISASI
CATATAN:CV = Customer Value Qp = Kualitas Produk Qs = Kualitas Service P = Price H =
Hassle atau kerewelan T = waktu
Disini Kita Memilih Dimensi
Pola kerja yg teamwork Pekerjaan yg berbagai
macam Nilai yang dianut TAM Sebaiknya Bukan
spesialisasi
11
Karena
PERHITUNGAN BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (1)
PERHITUNGAN BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (1)
12
Lihat lagi tabel 1• Target SK (misalnya) =27 (per minggu atau
bulan)• Jumlah TK ditentukan:
Berdasarkan salah satu atau kombinasi dr: jenis Pekerjaan (mis= 4 Pek = 4 orang) kapasitas (saat ini) utk menyelesaikan 27
SK benchmarking Target dalam satu tahun
KITA PILIH BERDASAR BENCHMARK (why?)
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (2) BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (2)
13
Lihat tabel 1Maka dalam hal ini ada kelebihan kapasitas 3 SK/minggu.Bagaimana anda mengalokasikan beban pekerjaan di unit itu?(usahakan setiap orang = 9 SK)Apa masalah yg timbul/perlu diperhatikan?
Misal• Kapasitas 1
orang =10 SK/minggu
(sesuai benchmark)
• Mis. Jumlah TK saat ini = 3 orang
Kasus 1
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (3)
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (3)
14
PEKERJAAN PEKERJA
AN APEKERJA
AN BPEKERJA
AN CPEKERJA
AN DTOTA
LTUGAS BOBOT
TUGAS 1 2 SK BEJO LIMBUK PAILUL 6 SK
TUGAS 2 3 SK PAILUL LIMBUK BEJO PAILUL 12 SK
TUGAS 3 2 SK LIMBUK BEJO 4 SK
TUGAS 4 1 SK LIMBUK BEJO PAILUL 3 SK
TUGAS 5 1 SK LIMBUK BEJO 2 SK
TOTAL 6 SK 8 SK 7 SK 6 SK 27 SKMisalnya anda mengalokasikan spt diatas:• BEJO = 9 SK• PAILUL = 9 SK• LIMBUK = 9 SKSudah seimbang bukan? Diskusikan apa saja yg harus
diperhatikan
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (4)UTK TARGET 1 TAHUN
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (4)UTK TARGET 1 TAHUN
15
1. Hitung berapa besar Target dalam satuan SK (mis=x)
2. Hitung kapasitas unit dlm 1 tahun(mis=y)
3. Kebutuhan TK = x/y orang = z orang4. Apakah z = atau > atau < dari 3
orang?5. Bagaimana kalau z > besar dari 3
orang?
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (5)
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (5)
16
CONTOH BILA KEKURANGAN TK
Misalnya :• TK = 2 orang• Target = 27 SK• Kapasitas sesuai BenchmarkMaka,Kapasitas saat ini = 2x10 SK = 20 SKBagaimana anda memenuhi 7 SK lagi?Diskusikan!
Kasus 2
17
PEKERJAAN PEKERJA
AN APEKERJA
AN BPEKERJA
AN CPEKERJA
AN DTOTAL
TUGAS BOBOT (misal)
TUGAS 1
2 SK PAILUL BEJO - PAILUL 6 SK
TUGAS 2
3 SK PAILUL BEJO BEJO PAILUL 12 SK
TUGAS 3
2 SK - BEJO BEJO - 4 SK
TUGAS 4
1 SK - BEJO BEJO PAILUL 3 SK
TUGAS 5
1 SK PAILUL - PAILUL - 2 SK
TOTAL 6 SK 8 SK 7 SK 6 SK 27 SK
Mungkin anda mengalokasikan spt ini (dr Tabel 1)
SATUAN BEBAN KERJA dan BOBOT TUGAS
Mungkin anda mengalokasikan spt ini (dr Tabel 1)
SATUAN BEBAN KERJA dan BOBOT TUGAS
Misalnya anda mengalokasikan spt di atas:• BEJO = 13 SK• PAILUL = 14 SKSudah seimbang kah?Diskusikan apa saja yg harus diperhatikan
Konsiderasi
Oktober 2000Barizi: Kebutuhan Tenaga Dosen
18
Tidak serta merta lembur karena hrs diukur lebih dahulu apakah sudah optimal atau belum
Kalau pun harus lembur, perlu didukung oleh treatment system yg menunjang.
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (6)
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (6)
19
CONTOH BILA KEKURANGAN TK & BELUM OPTIMAL
Misalnya :• TK = 2 orang• Target = 27 SK• Kapasitas Benchmark = 10
• Kapasitas Bejo = 8 SK• Kapasitas Pailul = 9 SK
Kasus 3
Maka,Kapasitas saat ini = 8+9 SK = 17 SKBagaimana anda memenuhi 10 SK
lagi?Diskusikan!
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (7)
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (7)
20
A. Normalisasi1. Pengukuran dimensi setiap TK (Teknis & karakter)2. Merumuskan rekomendasi utk pemenuhan
dimensi3. Pemenuhan kekurangan dalam dimensi (training,
konseling dll)4. Penataan ulang sistem treatment (bila
diperlukan)5. Pengukuran mental workload6. Merumuskan rekomendasi mental treatment7. Pemulihan mental workload8. Pengukuran Kapasitas ybs dibandingkan dgn
benchmark
Kasus 3
Oktober 2000Barizi: Kebutuhan Tenaga Dosen
21
B. Pemenuhan Target SK1. Perataan beban kerja (secara
konvensional, kasus 1 atau 2)2. Pemanfaatan Allowances3. Penambahan TK
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (8)
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (8) BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (8)
22
A. NORMALISASI Misal Bejo:
Kasus 3
8 SKBenchmark 10 SK
Training, dll
10 SK
Counseling dll
Karakter 80%
Sistem Treatment
Kapasitas saat ini
Dimensi dibanding Standard
Rumusan & Treatment
Dimensi dibanding Standard
Kapasitas saat ini
Mis.Pailul juga berhasil mencapai kapasitas Benchmark
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (8) BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (8)
23
Kasus 3
B. PERATAAN BEBAN KERJA (konvensional)
Maka,Kapasitas sekarang = 2x10 SK = 20 SKBagaimana anda memenuhi 7 SK lagi?1. Pemanfaatan Allowances (25% =
5SK)2. Peningkatan Karakter yg baru
mencapai 80%3. Peningkatan Motivasi kerja berdasar
rumus Qp x Qs CV = ------------- dimana P nya Variabel P x H x T(artinya : Peningkatan nilai P dng sistem Bonus dll)
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (9)
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (9)
24
BILA TARGET 1 TAHUN TIDAK MERATA DAN > KAPASITAS
Kondisi sekarang (setelah perbaikan sebelumnya)Kapasitas sekarang sudah =27 SK/bulanTK = 2 orangTarget 1 tahun = 450 SKDistribusi beban:
• J=18• F=22
40
• M=23• A=33
56• S=32• O=40
72
Kasus 3 Lanjutan
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (9)
BEBAN KERJA BERDASARKAN DIMENSI (9)
25
Maka:Kelebihan beban = 450 - (27X12)= 126 SK setara
dengan rata2 = 10,5 SK/bulanApa yg akan anda lakukan?a. Rekrut TK baru sekelas Benchmark?b. Hire pd peak time?Ingat PAILUL & BEJO sudah menghabiskan allowancenya!
• J=18• F=22
40
• M=23• A=33
56• S=32• O=40
72J = Januari F = Februari …….D = Desember
Kasus 3 Lanjutan
KESIMPULANKESIMPULAN26
1. Perhitungan beban kerja harus dilakukan secara komprehensif terkait dengan visi, values, paradigma dan treatment system yg dianut.
2. Pola baru dengan berdasar pada job dimension tidak serta merta merupakan perkalian dan pembagian faktor-faktor waktu dengan jumlah Tenaga Kerja
3. Treatment system yg mengarah kepada konsep Customer value (CV) memungkinkan peningkatan kapasitas secara siknifikan tanpa repot merekrut tenaga kerja baru.
4. Diperlukan kemampuan mengukur beban kerja mental dan treatmentnya
27
TERIMA KASIH