PEREKAYASAAN MAJLIS PEMBANDARAN AMPANG JAYA:...
Transcript of PEREKAYASAAN MAJLIS PEMBANDARAN AMPANG JAYA:...
PEREKAYASAAN
MAJLIS PEMBANDARAN AMPANG JAYA:
LESEN PENJAJA
Pendaftaran Projek : Lesen Penjaja
Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan
Pemohon tidak berpuas hati dengan tempoh masa
yang di ambil oleh MPAJ bagi mendapatkan
kelulusan Lesen Penjaja. Jika ditambahbaik
daripada segi masa dan beban kos, peniaga akan
lebih berpuas hati dan merancakkan lagi aktiviti
perniagaan dalam kawasan MPAJ. Seterusnya
dapat menarik minat peniaga kecil dalam kawasan
MPAJ.
• Mempercepat tempoh kelulusan lesen.
• Mengurangkan kos yang ditanggung pemohon.
• Komposit borang permohonan
Sasaran Projek Skop Projek
• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan
• Faedah Kewangan: Mengurangkan kos
pematuhan
• Metric : 7 hari
Proses : Lesen Penjaja
Mula : Terima permohonan
Tamat : Makluman kelulusan Lesen
Dalam Skop : MPAJ
Luar Skop : Agensi dirujuk
Carta Perbatuan Ahli Pasukan
Fasa Mula Tamat CHAMPION : TYDP TUAN ABDUL HAMID BIN HUSSAIN
(0193190323)
Penubuhan Pasukan 22 Okt’13 22 Okt’13 Ketua Projek : Puan Marlina Binti Mohamad (0192779327)
Inventori Lesen 22 Okt’13 25 Okt’13 AHLI : 1) Izzati Husna bt. Ismail
Perekayasaan (BPR) 22 Okt’13 25 Okt’13 2) Murshidah bt Mohd Nor
3) Wan Kamarinah bt Wan long
4) Ghazali bin Ab Wahab
Analisa Data 22 Okt’13 25 Okt’13
Cadangan Penyelesaian 25 Okt’13 24 Dec’13
Profil Projek
PROSES ‘AS IS’ i) Lesen Penjaja
(a) Berisiko
(b) Tidak Berisiko
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Penjaja Sementara & Beredar(Berisiko)
Jawatan / Jabatan
Aktiviti
Pemohon
PT
(kaunter)
PT (Site)
KU
KB
PENGARAH
1.Hantar
pemohonan
4.Buka fail
MP:10
Minit
3.Daftar
fail
MP:10
Minit
5.terima
semak &
tentukan
tindakan
MP:15Minit
8.Terima ulasan dan
keputusan
MP:15Minit
7.Semak
ulasan syor
lulus/tolak
MP:65Minit
11.Keluarkan
surat
lulus/tolak
MP:15Minit
10.Minit keputusan kpd
PPT / Tandatangan
MP:15Minit
Buat Bayaran
&
Terima Lesen
MM:140 minit
9.Sediakan surat
keputusan
MP:30 Minit
MM:760minit
MM:480minit
MM:240minit
MM:240minit
MM:140 minit MM:140minit
6.Terima dan jalankan
pemeriksaan
MP:100Minit
MM:90minit
2.Terima &
semak
MP:10 Minit
MM:180minit
MM:180minit
Value Analysis of Penjaja Berisiko
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate
Bil Activities
Customer Value Added (CVA)
Customer Non Value Added
Masa Proses (MP)
Masa Menunggu
(MM)
Masa Diambil
(MD) BVA NVA
1 Hantar Pemohonan / 0 0 0
2 Terima Dan Semak Permohon / / 10 140 150
3 Daftar fail / / 10 140 150
4 Buka Fail / / 15 140 155
5 Terima dan semak dan tentukan tindakan / / 15 90 105
6 Terima dan jalankan pemeriksaan / / 100 760 860
7 Semak ulasan dan keluarkan syor / / 65 480 545
8 Terima ulasan dan buat keputusan / / 15 240 255
9 Sedia surat keputusan / / 30 240 270
10 Minit keputusan dn tandatangan / / 15 180 195
11 Keluar surat lulus/tolak / / 15 180 195
JUMLAH 290 2590 2880/6hari
Proses Kerja Semasa (As-Is) Lesen Penjaja Statik(Tidak Berisiko)
Jawatan / Jabatan
Aktiviti
Pemohon
PT
(kaunter)
PT (Site)
KU
KB
PENGARAH
1.Hantar
pemohonan
4.Buka fail
MP:10
Minit
3.Daftar
fail
MP:10
Minit
5.terima
semak &
tentukan
tindakan
MP:15Minit
8.Terima ulasan dan
keputusan
MP:20Minit
7.Semak
ulasan syor
lulus/tolak
MP:25Minit
11.Keluarkan
surat
lulus/tolak
MP:15Minit
10.Minit keputusan kpd
PPT / Tandatangan
MP:15Minit
Buat Bayaran
&
Terima Lesen
MM:140 minit
9.Sediakan surat
keputusan
MP:20 Minit
MM:140minit
MM:120minit
MM:120minit
MM:240minit
MM:140 minit MM:140minit
2.Terima &
semak
MP:10 Minit
MM:140minit
MM:120minit
Tolak
Value Analysis of Penjaja Tidak berisiko
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate
Bil Activities
Customer Value Added (CVA)
Customer Non Value Added
Masa Proses (MP)
Masa Menunggu
(MM)
Masa Diambil
(MD) BVA NVA
1 Hantar Pemohonan / 0 0 0
2 Terima Dan Semak Permohon / / 10 140 150
3 Daftar fail / / 10 140 150
4 Buka Fail / / 10 140 150
5 Terima dan semak dan tentukan tindakan / / 15 140 155
6 Semak ulasan dan keluarkan syor / / 25 120 145
7 Terima ulasan dan buat keputusan / / 20 120 140
8 Sedia surat keputusan / / 20 240 260
9 Minit keputusan dn tandatangan / / 15 140 155
10 Keluar surat lulus/tolak / / 15 120 135
JUMLAH 140 1300 1440/3hari
Proses Kerja Semasa (Cadangan Penambahbaikan) Lesen Penjaja Sementara & Beredar(Berisiko)
Jawatan / Jabatan
Aktiviti
Pemohon
PT
(kaunter)
PT (Site)
KU
KB
PENGARAH
1.Hantar
pemohonan
4.Buka fail
MP:10
Minit
3.Daftar
fail
MP:10
Minit
5.terima
semak &
tentukan
tindakan
MP:15Minit
8.Terima ulasan dan
keputusan
MP:15Minit
7.Semak
ulasan syor
lulus/tolak
MP:65Minit
11.Keluarkan
surat
lulus/tolak
MP:15Minit
10.Minit keputusan
kpd PPT /
Tandatangan
MP:15Minit
Buat Bayaran
&
Terima Lesen
MM:140 minit
9.Sediakan surat
keputusan
MP:30 Minit
MM:760minit
MM:480minit
MM:240minit
MM:240minit
MM:140 minit MM:140minit
6.Terima dan jalankan
pemeriksaan
MP:100Minit
MM:90minit
2.Terima &
semak
MP:10 Minit
MM:180minit
MM:180minit
Gabungkan
proses 3’4 & 5
: MP:1440mnt
Gabungkan NO.8 &
NO.10. Penurunan
kuasa kepada KB.
MP:1440mnt
Jawatan / Jabatan
Aktiviti
Pemohon
PT
(kaunter)
PT (Site)
KU
KB
PENGARAH
1.Hantar
pemohonan
4.Buka fail
MP:10
Minit
3.Daftar
fail
MP:10
Minit
5.terima
semak &
tentukan
tindakan
MP:15Minit
7.Terima ulasan dan
keputusan
MP:20Minit
6.Semak
ulasan syor
lulus/tolak
MP:25Minit
10.Keluarkan
surat
lulus/tolak
MP:15Minit
9.Minit keputusan
kpd PPT /
Tandatangan
MP:15Minit
Buat Bayaran
&
Terima Lesen
MM:140 minit
8.Sediakan surat
keputusan
MP:20 Minit
MM:140minit
MM:120minit
MM:120minit
MM:240minit
MM:140 minit MM:140minit
2.Terima &
semak
MP:10 Minit
MM:140minit
MM:120minit
Tolak
Proses Kerja Semasa (Cadangan Penambahbaikan) Lesen Penjaja Statik(Tidak Berisiko)
Gabungkan
proses 3,4,5 &
6 : MP:1440mnt
Keluarkan no.8
tukar kepada lesen
yang sah:
MP:1440mnt
Keluarkan no.7 dan
no.9 turun kuasa
pada PT:
MP:1440mnt
PROSES ‘TO BE’ Lesen Penjaja
(a)Berisiko
(b)Tidak Berisiko
Proses Kerja Semasa (To Be) Lesen Penjaja Sementara(Berisiko)
Jawatan / Jabatan
Aktiviti
Pemohon
PT
(kaunter)
KU
1.Hantar
pemohonan
3.Keputusan
MP:5Minit
2.terima, daftar
dan semak fail
MP:30 Minit
Terima
surat
lulus/tolak
Buat
bayaran
Terima
lesen
MP:30 minit
MM:00minit
MP:5minit
4. Keluar surat kelulusan
sementara bersyarat dan
maklum kpd pemohon
(tel/surat)
MP:30 Minit
MM:1380minit
Tolak
DIPERTIMBAGKAN
MM:1440minit
Value Analysis of Tred Berisiko
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate
Bil Activities
Customer Value Added (CVA)
Customer Non Value Added
Masa Proses (MP)
Masa Menunggu
(MM)
Masa Diambil
(MD) BVA NVA
1 Hantar Pemohonan / 0 0 0
2 Terima,daftar dan semak fail / 30 0 30
3 Keputusan / 5 1380 1385
4 Keluar surat kelulusan sementara bersyarat dan maklum kepada pemohon
/ 30 0 30
JUMLAH / 65 1380 1445/3hari
Proses Kerja Semasa (To Be) Lesen Penjaja Statik(Tidak Berisiko)
Jawatan / Jabatan
Aktiviti
Pemohon
PT
(kaunter)
1.Hantar
pemohonan
2.Terima,
daftar, buka
dan semak
fail
MP:5Minit
3.Ulasan dan
keputusan
lulus/tolak kepada
pemohon
MP:5Minit
Terima
surat
lulus/tolak
Buat
bayaran
Terima
lesen
MM:10minit MM:10minit
Value Analysis of Process
Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and Optimize
NVA – Eliminate
Bil Activities
Customer Value Added (CVA)
Customer Non Value Added
Masa Proses (MP)
Masa Menunggu
(MM)
Masa Diambil
(MD) BVA NVA
1 Hantar Permohonan / 0 0 0
2 Terima, daftar, buka dan semak fail / / 5 10 15
3 Ulasan dan keputusan lulus/tolak kepada
pemohon / / 5 10 15
JUMLAH 10 20 30Minit
No. Perkara Sebelum Selepas
1.
Kecekapan Kerja
a) Berisiko
b) Tidak Berisiko
a) 10.1%
b) 9.7%
a) 4.5%
b) 33.3%
2.
Jumlah aktiviti
a) Berisiko
b) Tidak Berisiko
a) 11
b) 10
a) 4
b) 3
3.
Masa keseluruhan proses
a) Berisiko
b) Tidak Berisiko
a) 6 hari
b) 3 hari
a) 3 hari
b) 30 minit
Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek
LESEN PENJAJA
Lesen Penjaja
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
1. Asas Undang-
undang (nyatakan
akta/peraturan)
- Undang-Undang Kecil
Pengendali Makanan
- Establishment Makanan
- Undang-undang Kecil
Penjaja (Majlis
Perbandaran Ampang
Jaya)
sama
2. Piagam Pelanggan
(Masa Kelulusan)
a) Berisiko - 14 hari
b) Tidak Berisiko –
Segera/Serta Merta
a) 3 hari
b) 30 minit
Penurunan kuasa
1) KU&KB (Berisiko)
2) PT (Tidak Berisiko)
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Lesen Penjaja
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
3. Caj/bayaran
• Borang
• Proses
• Kelulusan
a) Borang – RM 0.00
b) Proses - RM 6.00
c) Kelulusan – Mengikut Aktiviti
Perniagaan
a) Borang – percuma
b) Proses - RM 15.00
c) Kelulusan – Mengikut
Aktiviti Perniagaan
1) Muat turun borang
dari laman web
(MPAJ.GOV.MY)
4. Nama Borang
• Komposit
• Contoh
a)Borang Permohonan Lesen
Lesen Penjaja Borang Lesen Penjaja Komposit borang
5. Tempoh sahlaku 1tahun 1 -3tahun
6. Pembaharuan 1 tahun 1- 3tahun
7. Agensi yang
dirujuk Tiada Tiada
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
Lesen Penjaja
Item / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu
8. Keperluan
Dokumen sokongan
a)Salinan Kad Pengenalan
b) Pelan Lokasi
c) Salinan SSM
d) Salinan cukai pintu/Salinan
geran tanah
e) Salinan surat kebenaran tuan
bangunan
f) Salinan CF (jika bangunan baru
sahaja)
g) 2 keping gambar
Sekiranya premis makanan
a) Sijil/ kad Suntikan typhi
b) Sijil kursus pengendali
makanan
a) Salinan kad pengenalan
b)Pelan Lokasi
c) Salinan SSM
d) Salinan cukai
pintu/Salinan geran tanah
e) Salinan surat kebenaran
tuan bangunan
f) Salinan CF (jika
bangunan baru sahaja)
Sekiranya premis makanan
a) Sijil/ kad Suntikan typhi
b) Sijil kursus pengendali
makanan
-
9. Kaedah
Permohonan Manual Online
Sistem e - PBT /
BLESS
Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan
7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN
1. Overproducing Tiada Tiada
2. Waiting Proses menunggu yang lama di
antara satu Proses dengan yang
lain
Dikeluarkan Aktiviti yang tidak tambah
Nilai
3. Transport Tiada Tiada
4. Over-processing Semakan yang berulang-ulang Gabung Aktiviti mengikut kesesuaian
5. Inventory
6. Motion
Pergerakan fail yang lama lama
di antara satu Proses yang lain
Dihapuskan aktiviti yang diambil kira
melambatkan Proses.
7. Defects
Tiada Tiada
8. Others (Nyatakan)
Kelulusan Lesen oleh Pengarah Penurunan kuasa kelulusan kepada
Ketua Unit/Bahagian(KU/KB) untuk
Berisiko. Tidak Berisiko kepada PT
ISU DAN CABARAN