PERATURAN SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS …
Transcript of PERATURAN SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS …
-1-
PERATURAN
BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR TAHUN 2021
TENTANG
PEDOMAN MANAJEMEN PENGETAHUAN
SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI
REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan Pasal 52 ayat (5)
Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik, perlu menetapkan
Peraturan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi tentang
Pedoman Manajemen Pengetahuan Sistem Pemerintahan
Berbasis Elektronik;
Mengingat : 1. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 182);
-2-
2. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit
Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non
Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah
terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013
tentang Perubahan Kedelapan atas Keputusan Presiden
Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan
Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Kementerian
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor
11);
3. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan
Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non
Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah
terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 145 Tahun
2015 tentang Perubahan Kedelapan atas Keputusan
Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan,
Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan
Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor
322);
4. Keputusan Presiden Nomor 6/TPA Tahun 2019 tentang
Pemberhentian Pejabat Pimpinan Tinggi Madya dan
Pengangkatan Pejabat Pimpinan Tinggi Utama di
lingkungan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi;
5. Peraturan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi
Nomor 12 Tahun 2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1543);
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN
TEKNOLOGI TENTANG PEDOMAN MANAJEMEN
PENGETAHUAN SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS
ELEKTRONIK.
-3-
Pasal 1
Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:
1. Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi yang
selanjutnya disingkat BPPT adalah lembaga pemerintah
non kementerian yang dibentuk untuk melaksanakan tugas
pemerintahan di bidang pengkajian dan penerapan
teknologi sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
2. Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang selanjutnya
disingkat SPBE adalah penyelenggaraan pemerintahan
yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi
untuk memberikan layanan kepada Pengguna SPBE.
3. Pengguna SPBE adalah Instansi Pusat, Pemerintah Daerah,
pegawai Aparatur Sipil Negara, perorangan, masyarakat,
pelaku usaha, dan pihak lain yang memanfaatkan layanan
SPBE.
4. Instansi Pusat adalah kementerian, lembaga pemerintah
nonkementerian, kesekretariatan lembaga negara,
kesekretariatan lembaga nonstruktural, dan lembaga
pemerintah lainnya.
5. Pemerintah Daerah adalah kepala daerah sebagai unsur
penyelenggara pemerintahan daerah yang memimpin
pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi
kewenangan daerah otonom.
6. Kepala Badan adalah Kepala Badan Pengkajian dan
Penerapan Teknologi Republik Indonesia.
Pasal 2
(1) Manajemen pengetahuan bertujuan untuk meningkatkan
kualitas layanan SPBE dan mendukung proses
pengambilan keputusan dalam SPBE.
(2) Manajemen pengetahuan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dilakukan melalui serangkaian proses pengumpulan,
pengolahan, penyimpanan, penggunaan, dan alih
pengetahuan dan teknologi yang dihasilkan dalam SPBE.
(3) Manajemen pengetahuan sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) dilaksanakan berdasarkan pedoman manajemen
pengetahuan SPBE.
-4-
(4) Dalam pelaksanaan manajemen pengetahuan, pimpinan
Instansi Pusat dan kepala daerah berkoordinasi dan dapat
melakukan konsultasi dengan Kepala Badan.
(5) Pedoman manajemen pengetahuan SPBE sebagaimana
dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan
ini.
Pasal 3
Dalam rangka menjalankan pedoman Manajemen pengetahuan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3), BPPT
membentuk aplikasi sistem informasi manajemen pengetahuan
SPBE yang selanjutnya disebut dengan SIMPAN.
Pasal 4
Dalam hal Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah telah
memiliki sistem informasi manajemen pengetahuan SPBE
sebelum Peraturan Badan ini berlaku, dapat menggunakan
sistem informasi manajemen pengetahuan SPBE pada instansi
masing-masing.
Pasal 5
Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal Maret 2021
KEPALA BADAN PENGKAJIAN DAN
PENERAPAN TEKNOLOGI
REPUBLIK INDONESIA,
HAMMAM RIZA
Telah diperiksa oleh:
No Jabatan dan Nama Paraf
1 Sekretaris Utama Ir. Dadan Moh. Nurjaman, M.T.
2 Ka. Biro Hukum, Kerja Sama, dan Humas Dr.rer.nat. Chaidir
-5-
LAMPIRAN
PERATURAN BADAN PENGKAJIAN DAN
PENERAPAN TEKNOLOGI REPUBLIK
INDONESIA
NOMOR TAHUN 2021
TENTANG
MANAJEMEN PENGETAHUAN SISTEM
PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK
MANAJEMEN PENGETAHUAN
SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS ELEKTRONIK
-2-
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 4
1.1 Latar Belakang ............................................................................. 5
1.2 Maksud, Tujuan, dan Manfaat ..................................................... 5
1.3 Prinsip Manajemen Pengetahuan SPBE ........................................ 5
1.4 Ruang Lingkup Pedoman Manajemen Pengetahuan ...................... 6
1.5 Sistematika Manajemen Pengetahuan ......................................... 6
BAB II KERANGKA KERJA MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE ................... 7
2.1 Pembangunan Budaya Berbagi dan Meningkatkan Pengetahuan
SPBE ........................................................................................... 8
2.2 Penyelenggaraan Proses Bisnis Manajemen Pengetahuan SPBE.... 9
2.3 Pembentukan Struktur Pengelola Manajemen Pengetahuan SPBE
.................................................................................................... 9
BAB III PROSES BISNIS MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE ..................... 10
3.1 Perencanaan Manajemen Pengetahuan....................................... 12
3.2 Pelaksanaan Manajemen Pengetahuan SPBE ............................. 16
3.3 Pengendalian dan Pengawasan Manajemen Pengetahuan SPBE .. 21
3.4 Alat Bantu Manajemen Pengetahuan SPBE ................................ 21
BAB IV FAKTOR PEMBERDAYA MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE ......... 24
4.1 Organisasi .................................................................................. 24
4.1.1 Pemahaman Mengenai Organisasi dan Fungsinya ............. 24
4.1.2 Pemahaman Mengenai Kebutuhan dan Harapan Pihak yang
Berkepentingan (Stakeholder) ............................................ 25
4.1.3 Penetapan Lingkup (Scope) dari Manajemen Pengetahuan .. 26
4.1.4 Pembudayaan Manajemen Pengetahuan ............................ 26
4.2 Kepemimpinan ........................................................................... 28
4.2.1 Komitmen dan Pemimpin .................................................. 28
4.2.2 Kebijakan .......................................................................... 29
4.2.3 Peran, Tanggung Jawab, dan Kewenangan ......................... 30
4.3 Perencanaan .............................................................................. 31
4.3.1 Tindakan Mengenai Risiko dan Peluang ............................. 31
4.3.2 Cara Mencapai Risiko dan Peluang .................................... 32
- 3 -
4.4 Dukungan Manajemen Pengetahuan untuk SPBE ...................... 33
4.4.1 Sumber Daya .................................................................... 33
4.4.2 Kompetensi ........................................................................ 33
4.4.3 Awareness ........................................................................ 34
4.4.4 Komunikasi ....................................................................... 34
4.5 Informasi yang di Dokumentasi .................................................. 34
4.5.1 Umum ............................................................................... 34
4.5.2 Membuat dan Memperbarui ............................................... 35
4.5.3 Pengendalian Informasi Terdokumentasi ............................ 35
BAB V SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE ................................... 36
5.1 Perekaman Pengetahuan ............................................................ 36
5.2 Pengelolaan Pengetahuan ........................................................... 37
5.3 Forum Tanya Jawab ................................................................... 37
5.4 Mesin Pencari ............................................................................. 38
5.5 Pengelolaan Pengguna ................................................................ 38
BAB VI KOORDINASI MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE ......................... 40
BAB VI PENUTUP ........................................................................................ 41
- 4 -
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pengetahuan atau knowledge merupakan informasi yang dapat
digunakan untuk membuat keputusan atau mengambil tindakan yang
diperlukan. Dengan demikian pengetahuan di dalam organisasi sangatlah
penting karena menentukan kualitas tindakan dan keputusan yang
diambil, yang dapat mempengaruhi kinerja, daya saing, bahkan
keberlangsungan dari organisasi. Agar terhindar dari kerugian yang dapat
dialami oleh organisasi, karena sulitnya pengambilan keputusan atau
pelaksanaan tindakan sebagai akibat dari tidak tersedianya pengetahuan
yang diperlukan, maka pengetahuan di dalam organisasi haruslah dikelola
dengan baik.
Peran pegawai dalam konteks pengambilan keputusan berbasis
pengetahuan sangatlah penting, mengingat pengetahuan organisasi dapat
berasal dari individu maupun sekelompok pegawai. Pegawai merupakan
modal yang menjadi salah satu komponen utama dari intangible asset serta
strategic partner bagi organisasi. Di lain pihak, setiap pegawai cepat atau
lambat pasti akan meninggalkan organisasi, atau bermutasi ke unit kerja
lain. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk tetap menjaga agar
pengetahuan yang dimiliki tetap menjadi aset organisasi, untuk dapat
dimanfaatkan selanjutnya oleh pegawai lain atau oleh organisasi tersebut
di masa datang.
Instansi pemerintahan sebagaimana organisasi lainnya dituntut untuk
senantiasa meningkatkan kinerjanya. Dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi (TIK) saat ini, pemanfaatan TIK dalam
pemerintahan melalui Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)
pun terus meningkat. SPBE diharapkan dapat memberi peluang untuk
mendorong dan mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang terbuka,
partisipatif, inovatif, dan akuntabel; meningkatkan kolaborasi antar
instansi pemerintah dalam melaksanakan urusan dan tugas pemerintahan
untuk mencapai tujuan bersama; meningkatkan kualitas dan jangkauan
pelayanan publik kepada masyarakat luas; dan menekan tingkat
penyalahgunaan kewenangan dalam bentuk kolusi, korupsi, dan
nepotisme. Mengingat kompleksitas dari SPBE, untuk meningkatkan
keterpaduan dan efisiensi SPBE yang digunakan oleh seluruh instansi
- 5 -
pemerintah pusat maupun daerah, diperlukan tata kelola dan manajemen
SPBE.
Manajemen Pengetahuan dalam SPBE diharapkan dapat mengurangi
duplikasi upaya dalam mendapatkan suatu pengetahuan yang diperlukan
untuk mengambil keputusan, mengurangi biaya dan waktu operasional
layanan SPBE, dan meningkatkan kompetensi operator SPBE. Selain itu
dengan manajemen pengetahuan yang baik, diharapkan pegawai dan
organisasi pemerintahan dapat diberdayakan, yang pada akhirnya dapat
meningkatkan kinerja dan kualitas layanan SPBE.
1.2 Maksud, Tujuan, dan Manfaat
Pedoman Manajemen Pengetahuan SPBE dimaksudkan untuk
memberikan panduan bagi instansi pusat dan pemerintah daerah dalam
melaksanakan Manajemen Pengetahuan SPBE di lingkungannya.
Tujuan dari Manajemen Pengetahuan SPBE adalah untuk:
a) Meningkatkan kualitas layanan SPBE; dan
b) Meningkatnya kualitas pengambilan keputusan dalam SPBE melalui
penerapan Manajemen Pengetahuan (mendukung proses pengambilan
keputusan dalam SPBE).
Manfaat yang diharapkan dari penerapan Manajemen Pengetahuan
SPBE di lingkungan organisasi instansi pusat dan pemerintah daerah adalah
untuk membangun dan meningkatkan ketahanan serta keberlanjutan
proses bisnis dalam Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.
1.3 Prinsip Manajemen Pengetahuan SPBE
Prinsip utama dalam penerapan Manajemen Pengetahuan SPBE di
lingkungan Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah adalah:
a) Berorientasi pada penerapan SPBE yang sesuai dengan visi dan misi
instansi pemerintahan;
b) Merupakan bagian dari proses pengambilan keputusan dengan
memanfaatkan pengetahuan terbaik yang dikelola;
c) Memperhatikan faktor manusia, proses bisnis, teknologi, dan budaya
organisasi;
d) Berorientasi pada proses pengumpulan, pengelolaan dan bagi pakai
pengetahuan dalam SPBE;
e) Bersifat transparan, inklusif, sistematis, terstruktur, dan tepat waktu;
- 6 -
f) Mengutamakan efektifitas, keterpaduan, kesinambungan, efisiensi,
akuntabilitas, interoperabilitas dan keamanan;
g) Bersifat dinamis, berulang atau iteratif, tanggap akan perubahan dan
merupakan upaya perbaikan secara terus menerus.
1.4 Ruang Lingkup Pedoman Manajemen Pengetahuan
Ruang lingkup Pedoman Manajemen Pengetahuan SPBE meliputi
pokok bahasan sebagai berikut:
a) Kerangka kerja Manajemen Pengetahuan SPBE;
b) Proses bisnis Manajemen Pengetahuan SPBE;
c) Struktur Manajemen Pengetahuan SPBE;
d) Sistem Informasi Manajemen Pengetahuan SPBE.
1.5 Sistematika Manajemen Pengetahuan
Sistematika Pedoman Manajemen Pengetahuan disusun dalam 7
(tujuh) bagian, yaitu:
• Bab I. Pendahuluan yang memuat latar belakang, maksud dan tujuan,
manfaat, prinsip, ruang lingkup pedoman dan pengertian umum.
• Bab II. Kerangka Kerja Manajemen Pengetahuan SPBE yang memuat
tentang komponen-komponen dasar penerapan Manajemen
Pengetahuan SPBE.
• Bab III. Proses Bisnis Manajemen Pengetahuan SPBE yang memuat
tentang alur proses bisnis dalam pelaksanaan Manajemen
Pengetahuan SPBE.
• Bab IV. Faktor Pemberdaya Manajemen Pengetahuan SPBE yang
memuat tentang tugas, fungsi dan organisasi, kepemimpinan
Manajemen Pengetahuan SPBE.
• Bab V. Sistem Manajemen Pengetahuan SPBE yang memuat fitur
aplikasi yang diperlukan dalam mendukung pengelolaan pengetahuan
SPBE dan
• BAB VI. Koordinasi Manajemen Pengetahuan SPBE yang memuat
tentang upaya koordinasi pelaksanaan Manajemen Pengetahuan SPBE.
• Bab VI. Penutup.
- 7 -
BAB II
KERANGKA KERJA MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE
Setiap pemimpin dan pegawai di lingkungan Instansi Pusat dan Pemerintah
Daerah harus menerapkan Manajemen Pengetahuan SPBE dalam setiap
pelaksanaan kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan SPBE.
Penerapan Manajemen Pengetahuan SPBE dapat digambarkan dalam
ilustrasi berikut, yang menjelaskan sudut pandang dalam membangun proses
pengelolaan pengetahuan SPBE pada instansi pemerintah, yang berfokus pada
SDM sebagai sumber utama penciptaan pengetahuan SPBE, dan didorong oleh
budaya kerja yang kondusif. Untuk itu diperlukan kepemimpinan (leadership)
dan arah kebijakan (direction) di tingkat strategis, struktur dan proses di tingkat
taktis (manajerial), untuk mendorong penciptaan pengetahuan tacit dan explicit
SPBE; dengan memanfaatkan alat bantu berbasis teknologi informasi dan
komunikasi.
Gambar 1. Tingkatan dalam pembangunan Manajemen Pengetahuan SPBE
Kerangka kerja Manajemen Pengetahuan bertujuan untuk membantu
Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah dalam mengintegrasikan Manajemen
Pengetahuan SPBE dalam kegiatan dan pelaksanaan tugas dan fungsinya, yang
selanjutnya dapat dikembangkan dan disesuaikan dengan karakteristik Instansi
Pusat dan Pemerintah Daerah masing-masing.
- 8 -
Adapun komponen dasar kerangka kerja Manajemen Pengetahuan SPBE
dalam rangka mewujudkan pengelolaan pengetahuan SPBE, terdiri dari 3
komponen utama yaitu:
2.1 Pembangunan Budaya Berbagi dan Meningkatkan Pengetahuan SPBE
Pembangunan budaya yang mendukung pencapaian tujuan
manajemen pengetahuan SPBE harus dibangun dan dikembangkan dengan
menyesuaikan dengan nilai-nilai budaya di masing-masing Instansi Pusat
dan Pemerintah Daerah.
Budaya sadar berbagi menjadi hal utama dalam pengelolaan
pengetahuan SPBE di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah, mengingat
pengetahuan yang dimiliki oleh individu atau sekelompok individu harus
dapat dimanfaatkan bersama untuk kepentingan organisasi.
Budaya meningkatkan pengetahuan SPBE perlu dibangun untuk
mendorong pola pikir yang berorientasi pada pemecahan masalah,
pembangunan kompetensi individu dan peningkatan kinerja organisasi
yang dibutuhkan oleh instansi pemerintah.
Untuk itu membangun suatu lingkungan yang kondusif untuk
mendorong terciptanya budaya berbagi dan meningkatkan pengetahuan
SPBE di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah, diperlukan
kepemimpinan digital yang memiliki komitmen, mampu memberi arahan
kebijakan yang jelas dan mudah dipahami, serta memberi dukungan
secara konsisten dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk
meningkatkan pengetahuan organisasi terkait SPBE, membangun trust dan
mendorong pola pikir serta budaya kerja yang kolaboratif dan inovatif.
Kebijakan mengenai prinsip, proses, dan penugasan secara formal
sangat penting untuk memastikan keberhasilan manajemen pengetahuan
SPBE di instansi pemerintah. Selain itu, untuk mendorong penerapan
manajemen pengetahuan SPBE, perlu dibangun sistem penghargaan
terhadap kontribusi ASN dalam pembangunan basis pengetahuan SPBE,
baik dalam berbagi pengetahuan maupun berpartisipasi dalam
memecahkan masalah dan menciptakan pengetahuan-pengetahuan baru
SPBE.
- 9 -
2.2 Penyelenggaraan Proses Bisnis Manajemen Pengetahuan SPBE
Proses Bisnis Manajemen Pengetahuan SPBE dapat diterapkan dengan
berpedoman pada siklus generik manajemen pada umumnya, yang
mencakup perencanaan, pelaksanaan, pemantauan evaluasi dan
perbaikan, dan secara khusus memenuhi siklus manajemen pengetahuan
(knowledge management life cycle).
Siklus Manajemen Pengetahuan SPBE terdiri dari proses-proses
berikut sesuai Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018 tentang SPBE.
a. Pengumpulan;
b. Pengolahan;
c. Penyimpanan;
d. Penggunaan/pemanfaatan; dan
e. Alih Pengetahuan dan Teknologi.
Proses Manajemen Pengetahuan SPBE harus menjadi bagian yang
terpadu dengan proses manajemen secara keseluruhan, menyatu dalam
budaya, dan disesuaikan dengan proses bisnis organisasi masing-masing
Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah.
Penggunaan teknologi dan sistem informasi manajemen pengetahuan
SPBE yang terpusat dan terintegrasi menjadi sarana penting dalam
mendukung terselenggarakannya proses pengelolaan pengetahuan SPBE di
lingkungan Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah secara efektif dan
efisien.
2.3 Pembentukan Struktur Pengelola Manajemen Pengetahuan SPBE
Struktur Manajemen Pengetahuan SPBE di lingkungan Instansi Pusat
dan Pemerintah Daerah harus dibentuk dan ditetapkan dalam rangka
memastikan penugasan yang jelas dalam pelaksanaan manajemen
pengetahuan SPBE sesuai siklus proses manajemen pada umumnya dari
perencanaan, pelaksanaan, pemantauan pengendalian, sampai dengan
tindakan perbaikan secara berkelanjutan.
Untuk keterpaduan, struktur pengelola manajemen pengetahuan
SPBE harus menjadi bagian yang integral dalam tim koordinasi SPBE di
Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah.
- 10 -
BAB III
PROSES BISNIS MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE
Manajemen pengetahuan SPBE merupakan salah satu aspek manajemen
SPBE sebagaimana tercantum dalam Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018,
yang terdiri dari manajemen risiko, manajemen keamanan, manajemen data,
manajemen aset TIK, manajemen sumber daya manusia, manajemen
pengetahuan, manajemen perubahan, dan manajemen Layanan SPBE. Praktik
penerapan masing-masing aspek manajemen SPBE tersebut kerap terkait satu
sama lainnya, baik keterkaitan lingkup, komponen, proses, maupun konteks
secara keseluruhan, sehingga dalam penerapannya harus saling mendukung
dan melengkapi.
Berikut contoh keterkaitan proses dalam Manajemen SPBE.
a. Keterkaitan Manajemen Pengetahuan dan Manajemen Risiko SPBE
Proses identifikasi dan analisis risiko dalam manajemen risiko SPBE,
dapat menjadi acuan dalam melakukan identifikasi kebutuhan
pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan mitigasi risiko SPBE,
serta merencanakan upaya untuk mendapatkan pengetahuan tersebut.
b. Keterkaitan Manajemen Pengetahuan dan Manajemen Keamanan SPBE
Identifikasi kerentanan (vulnerability) sistem dalam manajemen
keamanan SPBE, dapat menjadi acuan dalam melakukan identifikasi
kebutuhan pengetahuan ataupun mencari pengetahuan yang mungkin
telah dimiliki, dalam rangka melakukan proteksi, deteksi, respon
maupun recovery atau pemulihan terhadap ancaman keamanan SPBE.
c. Keterkaitan Manajemen Pengetahuan dan Manajemen Data SPBE
Pengetahuan merupakan informasi yang bermanfaat dan
memungkinkan pengambilan keputusan, yang berasal dari sejumlah
data yang memiliki makna. Keberhasilan pemanfaatan pengetahuan
dalam rangka meningkatkan layanan SPBE, akan sangat bergantung
pada kapabilitas dan kematangan (maturitas) praktek pengelolaan data
dan informasi SPBE. Semakin matang pengelolaan data dan informasi
SPBE, semakin kuat pondasi dalam pemanfaatan pengetahuan SPBE.
Oleh sebab itu manajemen data SPBE sangat kritikal bagi keberhasilan
manajemen pengetahuan SPBE.
d. Keterkaitan Manajemen Pengetahuan dan Manajemen Aset SPBE
- 11 -
Manajemen aset SPBE mencakup pengelolaan aset TIK SPBE yang
kebanyakan bersifat tangible, sedangkan manajemen pengetahuan
SPBE mencakup pengelolaan pengetahuan yang merupakan aset yang
bersifat intangible.
Pemanfaatan kedua jenis aset SPBE tersebut sering tidak dapat
dipisahkan, misalnya dalam penyediaan layanan SPBE, dimana
pengetahuan yang lengkap dan selalu tersedia tentang kondisi aset, cara
penggunaan, sampai dengan penanganan masalah perangkat baik
infrastruktur atau aplikasi SPBE, sangat penting untuk memastikan
kualitas dan keberlangsungan layanan.
e. Keterkaitan Manajemen Pengetahuan dan Manajemen SDM SPBE
Proses dalam siklus manajemen SDM dan manajemen pengetahuan
SPBE saling berkaitan erat terutama dalam konteks institusi
pemerintahan sebagai learning organization yang ditopang oleh 5 pilar
utama dalam rangka mengembangkan pengetahuan organisasi yaitu
pembelajaran (learning), organisasi, personil (people), pengetahuan
(knowledge) dan teknologi. Pengembangan SDM yang merupakan salah
satu strategi SPBE sesuai Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2018,
menjadi tantangan dalam pengimplementasian manajemen
pengetahuan SPBE dalam mendorong peningkatan kapasitas SDM,
untuk menunjang peningkatan kualitas layanan dan pengambilan
keputusan dalam SPBE.
f. Keterkaitan Manajemen Pengetahuan dan Manajemen Perubahan
SPBE
Implementasi manajemen pengetahuan dalam instansi pemerintah,
memerlukan perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture
set) aparatur untuk mencapai birokrasi dengan integritas dan kinerja
yang tinggi. Perubahan mendasar yang diperlukan terkait implementasi
manajemen pengetahuan SPBE perlu dikelola dan dikendalikan untuk
menjamin keberhasilannya, terlebih praktek manajemen pengetahuan
dalam instansi pemerintahan masih banyak yang bersifat sporadis dan
belum terintegrasi.
g. Keterkaitan Manajemen Pengetahuan dan Manajemen Layanan SPBE
Layanan pengguna yang memungkinkan pengguna SPBE untuk
menyampaikan keluhan dan permasalahan dalam penggunaan SPBE,
- 12 -
merupakan salah satu cara dalam melakukan pengumpulan,
penggunaan dan alih pengetahuan SPBE. Pelaporan masalah, pencarian
pengetahuan terkait yang telah ada dalam basis pengetahuan, diskusi
pemecahan masalah sampai dengan penciptaan pengetahuan baru
merupakan proses-proses yang terkait erat dan dapat saling
mendukung dalam manajemen layanan dan manajemen pengetahuan
SPBE.
3.1 Perencanaan Manajemen Pengetahuan
Perencanaan Manajemen Pengetahuan SPBE merupakan bagian
dalam perencanaan SPBE di lingkungan Instansi Pusat dan Pemerintah
Daerah, yang antara lain menggambarkan strategi, identifikasi
pengetahuan yang dikelola, serta program inisiatif dalam melaksanakan
Manajemen Pengetahuan SPBE.
Aspek utama dalam perencanaan penerapan Manajemen Pengetahuan
SPBE adalah sebagai berikut:
a. Penentuan Ruang Lingkup Manajemen Pengetahuan SPBE
Ruang lingkup pengetahuan SPBE yang perlu dikelola, pada
hakikatnya meliputi seluruh aspek dalam SPBE. Namun dalam
penerapannya, dapat dilakukan secara bertahap. Sebagai upaya
inisiatif, ruang lingkup Manajemen Pengetahuan SPBE dikelompokkan
sesuai muatan peta rencana Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
nasional yang antara lain terdiri dari:
- Tata Kelola SPBE;
- Manajemen SPBE;
- Layanan SPBE;
- Infrastruktur SPBE;
- Aplikasi SPBE;
- Keamanan SPBE;
- Audit Teknologi Informasi dan Komunikasi;
Ruang lingkup Manajemen Pengetahuan SPBE ini selanjutnya
dapat dievaluasi sesuai perkembangan SPBE pada umumnya dan
penerapan Manajemen Pengetahuan SPBE pada khususnya.
b. Identifikasi Kebutuhan Pengetahuan SPBE
Identifikasi pengetahuan SPBE merupakan hal penting yang
dilakukan dalam perencanaan Manajemen Pengetahuan SPBE di
- 13 -
Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah. Dalam tahap ini, dilakukan
identifikasi pengetahuan-pengetahuan apa saja yang mungkin ada,
dan yang diperlukan oleh institusi untuk menunjang pemanfaatan dan
pencapaian tujuan SPBE.
Pengetahuan tentang SPBE yang dibutuhkan Instansi Pusat dan
Pemerintah Daerah bisa berbentuk tacit atau pengetahuan yang masih
berada dalam pemikiran seseorang yang didapat dari pemahaman atau
pengalaman terkait SPBE; maupun telah berbentuk explicit dan telah
direkam atau didokumentasikan ke dalam suatu bentuk yang dapat
diakses dan dipahami oleh orang lain.
Dalam melakukan identifikasi pengetahuan SPBE, terdapat
beberapa jenis pengetahuan berdasarkan sifat penguasaannya di
instansi.
a. Pengetahuan SPBE yang telah teridentifikasi dan diketahui ada
dalam instansi (we know what we know). Pengetahuan ini yang
paling mudah untuk dikumpulkan untuk dikelola lebih lanjut.
b. Pengetahuan SPBE yang teridentifikasi dan dibutuhkan, namun
belum ada dalam organisasi (we know what we don't know).
Pengetahuan ini perlu diupayakan untuk dimiliki oleh organisasi,
misalnya dengan pelatihan, riset dan sebagainya.
c. Pengetahuan SPBE yang belum teridentifikasi namun diyakini ada
dalam organisasi (we don't know what we know). Pengetahuan jenis
ini harus terus digali untuk dapat dikelola, agar tidak kehilangan
peluang untuk pemanfaatannya lebih lanjut.
d. Pengetahuan SPBE yang belum teridentifikasi dan belum ada di
organisasi, namun kemungkinan akan penting untuk dimiliki (we
don't know what we don't know). Sebagai contoh pengetahuan
terkait peluang perbaikan atau risiko yang harus dihindari di masa
datang
Identifikasi pengetahuan terkait SPBE yang perlu dikelola oleh
instansi pemerintah, dapat dilakukan melalui beberapa pendekatan.
a. Identifikasi secara top-down dengan mengacu pada peraturan,
kebijakan dan rencana strategis sampai dengan rencana
implementasi SPBE di tingkat instansi dan pengelolaan SPBE di
tingkat instansi;
- 14 -
b. Identifikasi implementasi atau penggunaan SPBE melalui pemetaan
proses bisnis atau praktek pemanfaatan sistem dan teknologi
informasi dalam unit kerja;
c. Identifikasi permasalahan terkait SPBE, baik terkait tata kelola
sampai dengan permasalahan dalam penerapan atau penggunaan
sistem yang terjadi di lapangan;
d. Identifikasi risiko terkait penerapan SPBE di instansi, yang perlu
dihindari atau untuk diperbaiki di masa datang.
Dengan melakukan identifikasi pengetahuan SPBE yang
diperlukan, diharapkan dapat ditelusuri dan diketahui lokus praktek,
entitas atau unit kerja, serta individu yang membutuhkan,
menciptakan atau memiliki pengetahuan SPBE yang perlu dikelola.
Berikut beberapa contoh umum dari kebutuhan pengetahuan
SPBE bila dilihat berdasarkan lingkup atau aspek-aspek dalam Peta
Rencana SPBE Nasional.
KEBUTUHAN PENGETAHUAN LOKASI SDM
1. Tata Kelola SPBE
a. Pengetahuan yang
dibutuhkan dalam menyusun
perencanaan SPBE di tingkat
instansi pusat dan pemerintah
daerah secara terpadu.
Bagian Perencanaan Pejabat terkait,
Perencana
b. Pengetahuan yang
dibutuhkan dalam menyusun
dan menetapkan kebijakan
turunan, prosedur/SOP SPBE.
Bagian Hukum;
Bagian Organisasi
dan Tatalaksana
Pejabat terkait,
Analis Kebijakan
c. Pengetahuan tentang
penyusunan enterprise
architecture SPBE di tingkat
instansi pusat dan pemerintah
daerah.
Bagian Organisasi
dan Tatalaksana;
Bagian Pengelolaan
Data dan Informasi;
Bagian Komunikasi
dan Informasi
Pejabat terkait,
Perencana,
Perekayasa,
Pranata Komputer,
dll.
d. Pengetahuan tentang praktik
baik (best practices) dalam tata
kelola SPBE di tingkat instansi
pusat dan pemerintah daerah.
Bagian Komunikasi
dan Informasi;
Pejabat terkait,
Perekayasa,
Pranata Komputer,
Administrator
Jaringan dll.
2. Manajemen SPBE
a. Pengetahuan yang
dibutuhkan dalam menerapkan
Bagian Pengolahan
Data dan Informasi;
Bagian Komunikasi
Pejabat terkait,
Pranata Komputer,
Auditor
- 15 -
KEBUTUHAN PENGETAHUAN LOKASI SDM
aspek-aspek manajemen SPBE
secara efisien dan terpadu.
dan Informatika;
Bagian Kepegawaian;
Inspektorat
b. Pengetahuan tentang praktik
baik (best practices) manajemen
SPBE.
Bagian Pengolahan
Data dan Informasi;
Bagian Komunikasi
dan Informatika;
Bagian Kepegawaian;
Inspektorat
Pejabat terkait,
Pranata Komputer,
Auditor
3. Layanan SPBE
a. Pengetahuan yang
dibutuhkan dalam mengatasi
permasalahan yang timbul
dalam penyediaan atau
penggunaan layanan SPBE.
Bagian Komunikasi
dan Informasi;
Pejabat terkait,
Administrator/pen
gelola basis data,
pengelola aplikasi,
operator
b. Pengetahuan yang
dibutuhkan untuk mengukur
tingkat layanan SPBE.
Bagian Komunikasi
dan Informasi;
Pejabat terkait,
Administrator/pen
gelola basis data,
pengelola aplikasi,
operator
4. Infrastruktur SPBE
a. Pengetahuan yang
dibutuhkan dalam mengelola,
memelihara atau
mengembangkan infrastruktur
jaringan intra pemerintah.
Bagian Komunikasi
dan Informasi;
Pejabat terkait,
Pengelola jaringan
b. Pengetahuan yang
dibutuhkan untuk melakukan
integrasi perangkat SPBE
Bagian Komunikasi
dan Informasi;
Pejabat terkait,
Pengembang
aplikasi
5. Aplikasi SPBE
a. Pengetahuan yang
dibutuhkan dalam mengatasi
permasalahan dalam
pengoperasian aplikasi SPBE.
Bagian Komunikasi
dan Informasi; Bagian
pengelola probis
terkait
Pejabat terkait,
Operator sistem
b. Pengetahuan yang
dibutuhkan dalam melakukan
perencanaan dan
pengembangan aplikasi khusus
SPBE.
Bagian Komunikasi
dan Informasi; Bagian
pengelola probis
terkait
Pejabat terkait,
Pranata Komputer
6. Keamanan SPBE
- 16 -
KEBUTUHAN PENGETAHUAN LOKASI SDM
a. Pengetahuan yang
dibutuhkan untuk
mengidentifikasi potensi
kelemahan (vulnerability)
keamanan SPBE.
Bagian Komunikasi
dan Informasi;
Pejabat terkait,
Pengelola
Jaringan, CCIRT
b. Pengetahuan yang
dibutuhkan untuk mengatasi
permasalahan keamanan
informasi dalam penerapan
SPBE.
Bagian Komunikasi
dan Informasi;
Pejabat terkait,
Pengelola
Jaringan, CCIRT
7. Audit TIK SPBE
a. Pengetahuan yang diperlukan
dalam melakukan perencanaan
dan pelaksanaan audit TIK.
Inspektorat/Bagian
Komunikasi dan
Informasi;
Pejabat terkait,
Auditor
b. Pengetahuan yang diperlukan
untuk menindak-lanjuti hasil
temuan audit TIK.
Inspektorat/Bagian
Komunikasi dan
Informasi;
Pejabat terkait,
Auditor
Dalam melakukan identifikasi pengetahuan SPBE yang harus
dikelola, terkadang perlu dilakukan kategorisasi dan prioritasi untuk
menghindari overload atau kebanjiran pengetahuan yang dapat
menghalangi pengambilan keputusan secara efektif. Pendekatan yang
dapat dilakukan misalnya dengan menentukan beberapa area fokus
tertentu yang sifatnya kritikal dalam mencapai tujuan spesifik
penerapan SPBE di instansi. Untuk itu pengetahuan yang diperlukan
dalam penerapan dan pemanfaatan SPBE untuk masing-masing
instansi pemerintah dapat berbeda.
3.2 Pelaksanaan Manajemen Pengetahuan SPBE
Manajemen pengetahuan SPBE dilaksanakan melalui serangkaian
proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penggunaan, dan alih
atau pemindahan dan pertukaran pengetahuan dan teknologi terkait SPBE.
- 17 -
Gambar 2. Siklus Manajemen Pengetahuan
a. Pengumpulan Pengetahuan
Pengetahuan SPBE yang telah diidentifikasi, baik yang bersifat
konseptual, operasional/prosedural sampai dengan permasalahan
SPBE, perlu dikumpulkan untuk kemudian disimpan, dikelola dan
dirawat dalam bentuk atau media yang memungkinkan kemudahan
penggunaannya kembali.
Proses pengumpulan pengetahuan baru terkait SPBE dapat
dilakukan di seluruh lini proses bisnis di instansi pemerintahan yang
menggunakan SPBE, untuk kemudian diletakkan dalam suatu
repository atau tempat penyimpanan yang disebut basis pengetahuan
(knowledge base) SPBE dalam bentuk terpusat.
Proses pengumpulan pengetahuan SPBE dapat dilaksanakan
dalam berbagai cara, antara lain sebagai berikut.
i. Proses pengumpulan pengetahuan secara formal dan terintegrasi
dalam proses pencatatan atau dokumentasi yang terdapat dalam
proses atau prosedur kerja sehari-hari, misalnya yang terkait
pengoperasian, pelayanan sampai dengan pengembangan SPBE.
Sebagai contoh, pencatatan penanganan insiden atau
permasalahan sistem oleh petugas pelayanan SPBE, dokumentasi
pengembangan sistem, atau dokumentasi hasil rapat yang
menghasilkan keputusan pemecahan masalah. Proses
pengumpulan jenis ini sangat bergantung dari kematangan proses
terkait di dalam organisasi;
PENGUMPULAN
PENGOLAHAN
PENYIMPANANPENGGUNAAN
ALIHPENGETAHUAN
DAN TEKNOLOGI
- 18 -
ii. Proses pengumpulan pengetahuan yang terjadi secara informal
atau sukarela, melalui diskusi, konsultasi atau tanya jawab
permasalahan dengan praktisi atau pakar terkait. Hal ini dapat
difasilitasi oleh sistem manajemen pengetahuan, misalnya melalui
fasilitas Forum Diskusi SPBE untuk mendorong pengumpulan
serta penciptaan pengetahuan SPBE yang dibutuhkan.
Proses pengumpulan pengetahuan SPBE merupakan tahap lanjut
dari proses pengelolaan data dan informasi di instansi pemerintah, oleh
sebab itu proses pengumpulan pengetahuan sebaiknya difasilitasi
sejak awal.
Pengumpulan pengetahuan dapat distimulasi sejak awal atau
saat pengetahuan masih berbentuk intangible. Dengan alat bantu
aplikasi Knowledge Management System, informasi yang didapat dalam
proses pengumpulan, dapat direkam untuk menjadi bahan penciptaan
pengetahuan lebih lanjut. Sebagai contoh, fitur forum diskusi dalam
KMS dapat merekam masukan atau informasi dari berbagai pihak yang
memiliki pengetahuan tertentu selama proses diskusi, yang dapat
menjadi masukan atau menstimulir penciptaan pengetahuan baru
terkait topik diskusi.
b. Pengolahan Pengetahuan
Pengetahuan SPBE yang dikumpulkan, harus diubah dari bentuk
intangible, tacit atau masih berupa data, informasi atau pemahaman
yang tidak terstruktur atau belum didefinisikan dalam bahasa formal;
menjadi pengetahuan yang berbentuk tangible dan explicit. Dengan
kata lain pengetahuan yang dikumpulkan harus dicatat, diartikulasi,
dan direpresentasikan dengan baik.
Pengolahan pengetahuan, dapat pula berasal dari pengetahuan
lama yang telah ada, yang diolah, dimodifikasi atau dibentuk menjadi
pengetahuan baru.
Representasi pengetahuan SPBE yang baik sangat penting agar
dapat dipahami oleh orang lain, serta dapat menjamin pemanfaatan
kembali pengetahuan tersebut dalam mendukung pengambilan
keputusan dan melakukan tindakan dalam SPBE.
Pengetahuan eksplisit SPBE yang dikumpulkan dalam basis
pengetahuan (knowledge base), perlu dikodifikasi, disusun (organize),
serta dilengkapi dengan metadata pengetahuan, untuk memudahkan
- 19 -
pencarian dan penggunaannya kembali. Dengan perkembangan
teknologi saat ini hal tersebut dapat dilakukan dengan dukungan tools
alat bantu sistem informasi manajemen pengetahuan untuk
memudahkan pengolahan pengetahuan SPBE.
Pengolahan pengetahuan SPBE dalam instansi pemerintah dapat
dilakukan oleh pihak-pihak yang ditunjuk, sesuai dengan bidang
kepakaran atau tugas pokok dan fungsi SPBE terkait yang
diembannya.
Representasi pengetahuan SPBE yang baik sangat penting agar
dapat dipahami oleh orang lain, serta dapat menjamin pemanfaatan
kembali pengetahuan tersebut dalam mendukung pengambilan
keputusan dan melakukan tindakan dalam SPBE.
Pengetahuan eksplisit SPBE yang dikumpulkan dalam basis
pengetahuan (knowledge base), perlu dikodifikasi, disusun (organize),
serta dilengkapi dengan metadata pengetahuan, untuk memudahkan
pencarian dan penggunaannya kembali. Dengan perkembangan
teknologi saat ini hal tersebut dapat dilakukan dengan dukungan tools
alat bantu sistem informasi manajemen pengetahuan untuk
memudahkan pengolahan pengetahuan SPBE.
Pengolahan pengetahuan SPBE dalam instansi pemerintah dapat
dilakukan oleh pihak-pihak yang ditunjuk, sesuai dengan bidang
kepakaran atau tugas pokok dan fungsi SPBE terkait yang
diembannya.
c. Penyimpanan Pengetahuan
Pengetahuan SPBE yang telah dikumpulkan atau yang telah
diolah, memerlukan suatu tempat penyimpanan (knowledge base
repository). Tempat dan struktur penyimpanan pengetahuan SPBE
tersebut perlu didesain sedemikian rupa sehingga memenuhi
kebutuhan, baik dari sisi kebutuhan kapasitas, fungsionalitas
penyimpanan, maupun dari kebutuhan performansi sistem saat
pencarian dan pengaksesan pengetahuan di tempat penyimpanan
pengetahuan.
Perkembangan teknologi saat ini memungkinkan penyimpanan
media pengetahuan secara elektronik yang tidak terbatas pada bentuk
text, tetapi juga bentuk gambar dan suara, bentuk statis maupun
dinamis (video animasi), yang dapat digunakan untuk
- 20 -
merepresentasikan informasi dan pengetahuan yang telah
dikumpulkan.
d. Penggunaan Pengetahuan
Pengetahuan SPBE yang dikelola dapat digunakan untuk
berbagai kebutuhan sesuai tujuan nya, yaitu untuk mendukung
efektifitas dan efisiensi dalam penyediaan dan penggunaan layanan
SPBE; maupun untuk mendukung pengambilan keputusan terkait
SPBE. Untuk itu pengetahuan SPBE bisa digunakan sebagai
pembelajaran, penanganan masalah sampai dengan berinovasi dalam
pengoperasian sistem, perawatan, evaluasi, perencanaan serta
pengembangan sistem atau layanan baru SPBE. Pengetahuan SPBE
yang telah ada pun dapat digunakan kembali, dilengkapi, diperbaiki
atau dikombinasikan dengan pengetahuan SPBE lainnya untuk
menjadi pengetahuan baru.
Proses penggunaan pengetahuan merupakan proses penting
dalam internalisasi pengetahuan SPBE oleh individu, atau dengan kata
lain upaya mempelajari pengetahuan tentang SPBE yang telah bersifat
ekplisit untuk dapat dipahami dan digunakan untuk melakukan
tindakan atau keputusan.
Untuk mendorong proses internalisasi ini berbagai cara atau alat
dapat digunakan untuk mendukung penggunaan pengetahuan, antara
lain akses yang memadai, informasi/publikasi pengetahuan yang tepat
sesuai kebutuhan, fasilitas pencarian pengetahuan yang cerdas,
representasi atau media pembelajaran pengetahuan yang deskriptif
dan mudah dimengerti, sampai dengan fasilitas tanya jawab, diskusi
atau forum berbagi pengetahuan dengan individu lain atau para ahli
(subject matter expert).
Pengukuran efektifitas penggunaan pengetahuan perlu
dilakukan, dan menjadi masukan dalam pemantauan dan evaluasi
penerapan manajemen pengetahuan yang dilaksanakan di Institusi
Pusat dan Pemerintah Daerah.
e. Alih Pengetahuan dan Teknologi
Proses alih pengetahuan dan teknologi, atau transfer technology
terkait SPBE adalah proses pemindahan pengetahuan dan tatacara
(know-how) terkait SPBE dari satu atau sekelompok individu ke
- 21 -
individu lainnya. Proses transfer teknologi SPBE tersebut bertujuan
untuk memastikan pengetahuan dan teknologi tersebut dapat diserap
atau dipahami oleh penerima nya, sedemikian rupa sehingga
pengetahuan tersebut dapat digunakan untuk mengambil keputusan
atau melakukan aksi.
3.3 Pengendalian dan Pengawasan Manajemen Pengetahuan SPBE
Pengendalian dan pengawasan Manajemen Pengetahuan SPBE
merupakan bagian integral dalam penyelenggaraan SPBE di Instansi Pusat
dan Pemerintah Daerah. Untuk itu pelaksanaan nya harus terintegrasi
dalam proses Pemantauan dan Evaluasi SPBE maupun Audit TIK SPBE,
sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Pengendalian dan pengawasan Manjemen Pengetahuan SPBE
dilakukan dengan memperhatikan pencapaian tujuan, pelaksanaan
prinsip-prinsip Manajemen Pengetahuan SPBE untuk perbaikan yang
berkelanjutan, serta peningkatan kapabilitas dan kematangan Instansi
Pusat dan Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan manajemen
pengetahuan SPBE.
3.4 Alat Bantu Manajemen Pengetahuan SPBE
Proses-proses dalam Manajemen Pengetahuan SPBE dapat dilakukan
dengan memanfaatkan alat bantu yang dapat untuk mendorong,
menstimulir, memperlancar, dan mempercepat proses-proses dalam
penerapan manajemen pengetahuan. Berikut beberapa contoh alat bantu
dalam Manajemen Pengetahuan.
a. Forum Diskusi
Forum Diskusi SPBE adalah suatu wadah atau media bagi
sekelompok individu untuk berinteraksi, bertanya-jawab dan berdiskusi
tentang berbagai topik atau bidang terkait SPBE.
Forum diskusi SPBE dapat digunakan untuk mendukung
pengambilan keputusan terkait suatu permasalahan yang
membutuhkan informasi atau pengetahuan tertentu. Dalam suatu forum
diskusi para individu dapat mengajukan pertanyaan atau permasalahan,
berbagi pengetahuan, pengalaman atau best practices, yang mendukung
proses alih pengetahuan dan teknologi SPBE.
- 22 -
Dalam rangka pemecahan permasalahan, dapat dilakukan moderasi
dalam diskusi, untuk memastikan diskusi berjalan dengan lancar dan
menghasilkan jawaban atau pengetahuan yang diperlukan. Selain itu
peran para ahli yang dapat memberikan petunjuk atau jawaban terkait
topik tertentu, menjadi sangat penting dalam upaya pemecahan masalah
dan penciptaan pengetahuan baru dalam SPBE.
b. Layanan Servicedesk
Layanan Servicedesk untuk Pengguna SPBE merupakan media atau
wadah komunikasi antar penyedia layanan dengan pelanggan atau
pengguna SPBE, dalam rangka mendukung pemanfaatan produk atau
layanan SPBE yang diberikan.
Layanan ini dapat digunakan untuk memantau dan memastikan
bahwa kinerja sistem telah memenuhi standar layanan yang ditetapkan,
dan memastikan kepuasan dan kesetiaan pengguna. Selain itu, layanan
Servicedesk bisa berfungsi sebagai pengumpul pertanyaan, kebutuhan,
permasalahan (insiden) yang terjadi; memfasilitasi komunikasi dan
diskusi yang diperlukan dengan teknisi, pengembang atau pihak tertentu
lainnya. Untuk selanjutnya dapat dilakukan penanganan dan
penyelesaian masalah; dan menjadi masukan untuk perbaikan dan
penyempurnaan sistem, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja
dan kualitas layanan SPBE.
Sebagai contoh Layanan Servicedesk SPBE, antara lain Layanan
Servicedesk Aplikasi SPBE, yang menangani pengaduan permasalahan
pengguna aplikasi; atau Layanan Servicedesk Jaringan SPBE yang
menangani pengaduan permasalahan koneksi jaringan di suatu lokasi
tertentu.
Penanganan pengaduan permasalahan dalam layanan SPBE, dapat
menstimulir alih pengetahuan dan teknologi antara pengguna dan
penyedia layanan, maupun di internal penyedia layanan, yang dapat pula
mendorong penciptaan pengetahuan baru serta perbaikan layanan SPBE
c. Webinar
Webinar atau seminar yang dilakukan secara online, dan merupakan
salah satu cara penyebaran informasi dan alih pengetahuan dengan
menggunakan media internet. Webinar dapat digunakan sebagai alat
untuk melakukan alih pengetahuan dan teknologi SPBE melalui
- 23 -
penyampaian materi paparan yang efektif, terstruktur dan termoderasi,
dengan didukung fasilitas webinar yang mendukung tanya-jawab dan
diskusi antar pemapar dan peserta, untuk memastikan penyerapan
pengetahuan oleh peserta webinar.
Beberapa fasilitas webinar untuk mendukung transfer pengetahuan
berjalan secara efektif, antara lain penayangan materi (screen sharing),
tanya jawab baik secara lisan maupun tulisan (chat), sharing media,
papan tulis elektronik (electronic board) dan sebagainya.
- 24 -
BAB IV
FAKTOR PEMBERDAYA MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE
Manajemen pengetahuan SPBE selayaknya dilaksanakan di seluruh unit
kerja di lingkungan Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah dan menjadi
tanggung-jawab bersama. Beberapa hal yang perlu menjadi pemikiran agar
manajemen pengetahuan SPBE dapat dilaksanakan di Instansi Pemerintah dan
Pemerintah Daerah, yaitu: Organisasi, Kepemimpinan, Perencanaan dan
Dukungan Manajemen Pengetahuan SPBE.
4.1 Organisasi
Dalam rangka koordinasi, pengendalian dan pemantauan, perlu
ditetapkan organisasi dan struktur Manajemen Pengetahuan SPBE yang
menjadi pendorong penerapan Sistem Manajemen Pengetahuan SPBE di
lingkungan Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah. Oleh karena itu sesuai
dengan konteks organisasi perlu memahami hal berikut:
4.1.1 Pemahaman Mengenai Organisasi dan Fungsinya
Organisasi yang dibentuk harus dapat menentukan masalah
eksternal dan internal yang relevan dengan tujuannya karena akan
mempengaruhi kemampuannya untuk mencapai hasil yang
diinginkan dari sistem manajemen pengetahuannya. Hasil dari
sistem manajemen pengetahuan merupakan sarana untuk
mencapai hasil organisasi, dan bukan tujuan itu sendiri.
Organisasi dan Struktur Manajemen Pengetahuan SPBE di
Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah terdiri dari 2 komponen
utama yaitu:
1. Komite Pengarah Manajemen Pengetahuan SPBE;
Komite Pengarah terdiri dari pimpinan yang bertugas dan
bertanggung jawab untuk:
a. Menetapkan kebijakan penerapan manajemen pengetahuan
SPBE;
b. Memberikan arahan dalam penerapan manajemen
pengetahuan SPBE;
c. Memantau dan mengawasi pelaksanaan Manajemen
Pengetahuan SPBE di lingkungan Instansi Pusat dan
Pemerintah Daerah.
- 25 -
2. Pelaksana Manajemen Pengetahuan SPBE.
Pelaksana Manajemen Pengetahuan SPBE dapat berupa unit
kerja yang bertugas dan bertanggung-jawab dalam:
a. Melaksanakan proses bisnis manajemen pengetahuan SPBE
di instansi, dan melakukan koordinasi dalam pengumpulan,
pengolahan dan penggunaan pengetahuan SPBE dalam
instansi;
b. Melakukan pengelolaan dan memastikan tersedianya
layanan aplikasi sistem manajemen pengetahuan SPBE
untuk instansi.
Organisasi dan Struktur Manajemen Pengetahuan SPBE dapat
berupa struktur ex-officio yang menjalankan tugas tambahan terkait
penyelenggaraan SPBE di instansi, namun hendaknya pelaksanaan
Manajemen Pengetahuan SPBE menjadi bagian dari tugas dan
fungsi unit kerja di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah. Unit
kerja pelaksana Manajemen Pengetahuan SPBE dapat berbeda satu
sama lain, bergantung pada karakteristik masing-masing Instansi
Pusat dan Pemerintah Daerah.
4.1.2 Pemahaman Mengenai Kebutuhan dan Harapan Pihak yang
Berkepentingan (Stakeholders)
Pihak yang berkepentingan (Stakeholders) disini adalah para
pengambil keputusan untuk kemajuan ataupun berjalannya
organisasi dalam melaksanakan proses bisnisnya. Oleh karena itu
organisasi harus menentukan:
- pihak berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen
pengetahuan;
- persyaratan yang relevan dari pihak yang berkepentingan ini.
Persyaratan ini harus dianalisis, dengan memprioritaskan
bidang utama dan konteks yang relevan dengan organisasi dan
sistem manajemen pengetahuan. Oleh karena itu, kebutuhan dan
harapan harus dibuat secara terstruktur dalam hal kinerja bisnis
dan organisasi, daripada kebutuhan manajemen pengetahuan.
Juga, persyaratan pihak yang berkepentingan perlu dinilai dalam
konteks organisasi (misalnya: budaya, lingkungan, infrastruktur).
- 26 -
4.1.3 Penetapan Lingkup (Scope) dari Manajemen Pengetahuan
Organisasi harus menentukan jangkauan dan penerapan
sistem manajemen pengetahuan untuk menetapkan ruang
lingkupnya. Dalam ruang lingkup ini, dan sehubungan dengan
tujuan organisasi, organisasi harus mengidentifikasi, mengevaluasi
dan memprioritaskan domain pengetahuan yang memiliki nilai
terbesar bagi organisasi dan pihak yang berkepentingan, dan di
mana sistem manajemen pengetahuan harus diterapkan. Saat
menentukan ruang lingkup ini, organisasi harus
mempertimbangkan:
- masalah dan konteks eksternal dan internal sebagaimana
dimaksud dalam 4.1.1;
- persyaratan sebagaimana dimaksud dalam 4.1.2
Ruang lingkup harus tersedia sebagai informasi yang
terdokumentasi.
4.1.4 Pembudayaan Manajemen Pengetahuan
Menanamkan budaya manajemen pengetahuan di seluruh
organisasi sangat penting untuk penerapan manajemen
pengetahuan yang berkelanjutan. Budaya di mana koneksi dan
aktivitas pengetahuan perlu didorong, dan pengetahuan dihargai
dan digunakan secara aktif, akan mendukung pembentukan dan
penerapan sistem manajemen pengetahuan dalam organisasi.
Budaya manajemen pengetahuan merupakan elemen
pendukung dari budaya organisasi. Budaya dimana perilaku
mencari, berbagi, mengembangkan dan menerapkan pengetahuan
didorong dan diharapkan mendukung pembentukan dan penerapan
sistem manajemen pengetahuan dalam organisasi.
Budaya manajemen pengetahuan mengakui nilai individu dan
pengetahuan bersama, karena itu menguntungkan organisasi.
Budaya manajemen pengetahuan mencerminkan sejauh mana
orang:
- merasa nyaman mendiskusikan masalah secara terbuka dan
menawarkan nasihat;
- berbagi pengetahuan dan informasi secara terbuka dan jujur
untuk meningkatkan sosialisasi dan aliran pengetahuan melalui
organisasi;
- 27 -
- melindungi pengetahuan organisasi;
- merasa diberdayakan untuk bertindak secara mandiri
berdasarkan pengetahuan;
- menunjukkan akuntabilitas atas pembelajaran dan hasil mereka
sendiri;
- menawarkan pengetahuan mereka kepada orang lain daripada
menyimpannya untuk diri mereka sendiri;
- berkolaborasi dengan, daripada bersaing dengan, rekan mereka;
- menginvestasikan waktu untuk refleksi dan pembelajaran;
- menghargai perolehan pengetahuan baru melalui pengalaman
mereka sendiri (sukses atau gagal).
Banyak dari elemen-elemen ini yang saling bergantung dan
mungkin saja mereka terbukti di berbagai bagian organisasi. Dalam
kasus seperti itu, penerapan sistem manajemen pengetahuan
mungkin saja tidak konsisten. Perkembangan budaya manajemen
pengetahuan tidak terjadi secara kebetulan, atau dalam waktu
singkat, tetapi membutuhkan program intervensi yang disengaja
dan aktif untuk mengelolanya menuju keadaan yang diinginkan.
Ketika elemen-elemen ini dikelola secara harmonis maka akan
menghasilkan hasil yang positif, termasuk kemampuan organisasi
untuk beradaptasi dengan situasi yang berubah.
Faktor utama yang mempengaruhi perilaku dan sikap yang
diinginkan yang membentuk budaya manajemen pengetahuan
meliputi:
a) perilaku dan sikap kepemimpinan;
b) kepercayaan;
c) keterlibatan;
d) keragaman;
e) adat istiadat dan norma;
f) kebijakan dan prosedur;
g) tingkat pelatihan dan kompetensi;
h) insentif;
i) lingkungan fisik dan digital;
j) teknologi;
k) struktur organisasi.
- 28 -
Selain hal diatas juga perlu untuk melakukan pendekatan yang
memungkinkan untuk mempromosikan budaya pengetahuan
meliputi:
a) mendefinisikan budaya pengetahuan yang diinginkan;
b) menjalankan analisis kesenjangan;
c) membuat rencana untuk mengatasi kesenjangan;
d) bertindak berdasarkan rencana ini;
e) meninjau kembali dan memperbarui semua langkah sebelumnya
pada interval yang ditentukan.
4.2 Kepemimpinan
Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi dan
memotivasi orang lain untuk melakukan sesuatu sesuai tujuan bersama.
Kepemimpinan meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan
organisasi, memotivasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan,
mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok dan budayanya. Manajemen
pengetahuan mungkin merupakan hal baru di suatu organisasi sehingga
dalam penerapannya akan banyak terjadi kendala, oleh karena itu perlunya
kepemimpinan yang dapat mengarahkan dengan cara yang sistematis agar
tujuan implementasi manajemen pengetahuan ini dapat terlaksana sesuai
yang sudah direncanakan.
Ada 3 hal yang tercakup pada kepemimpinan, yaitu:
• Komitmen dari Pemimpin;
• Kebijakan;
• Peran, Tanggungjawab, dan Kewenangan.
4.2.1 Komitmen dari Pemimpin
Manajemen puncak harus menunjukkan kepemimpinan dan
komitmen sehubungan dengan pengetahuan sistem manajemen
dengan cara:
- memupuk nilai-nilai organisasi yang meningkatkan kepercayaan
sebagai elemen kunci untuk manajemen pengetahuan;
- memastikan bahwa kebijakan manajemen pengetahuan dan
tujuan manajemen pengetahuan ditetapkan, kompatibel dan
selaras dengan arah strategis organisasi dan dapat dievaluasi;
- memastikan integrasi persyaratan sistem manajemen
pengetahuan ke dalam bisnis organisasi dan proses proyek;
- 29 -
- memastikan bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk sistem
manajemen pengetahuan tersedia;
- mengkomunikasikan pentingnya manajemen pengetahuan yang
efektif dan menyesuaikan dengan, atau melebihi, persyaratan
sistem manajemen pengetahuan;
- mengelola proses perubahan menuju adopsi dan penerapan
sistem manajemen pengetahuan, dan menuju penanaman budaya
yang menghargai, mendukung, dan memungkinkan manajemen
pengetahuan;
- memastikan bahwa sistem manajemen pengetahuan mencapai
hasil yang diinginkan;
- mengarahkan, memotivasi, menginspirasi, memberdayakan dan
mendukung orang-orang untuk berkontribusi pada efektivitas
sistem manajemen pengetahuan;
- mempromosikan peningkatan berkelanjutan dari sistem
manajemen pengetahuan;
- mendukung peran manajemen lain yang relevan untuk
mendemonstrasikan kepemimpinan mereka yang berlaku untuk
bidang tanggung jawab mereka.
4.2.2 Kebijakan
Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi
pedoman dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan,
kepemimpinan, dan cara bertindak. Istilah ini dapat diterapkan
pada pemerintahan, organisasi dan kelompok sektor swasta, serta
individu. Kebijakan berbeda dengan peraturan dan hukum. Jika
hukum dapat memaksakan atau melarang suatu perilaku (misalnya
suatu hukum yang mengharuskan pembayaran pajak penghasilan),
kebijakan hanya menjadi pedoman tindakan yang paling mungkin
memperoleh hasil yang diinginkan.
Kebijakan atau kajian kebijakan dapat pula merujuk pada
proses pembuatan keputusan-keputusan penting organisasi,
termasuk identifikasi berbagai alternatif seperti prioritas program
atau pengeluaran, dan pemilihannya berdasarkan dampaknya.
Kebijakan juga dapat diartikan sebagai mekanisme politis,
manajemen, finansial, atau administratif untuk mencapai suatu
tujuan eksplisit.
- 30 -
Manajemen puncak harus menetapkan kebijakan manajemen
pengetahuan yang:
a) sesuai dengan tujuan organisasi;
b) memberikan kerangka kerja dan prinsip pedoman untuk
menetapkan, meninjau dan mencapai tujuan manajemen
pengetahuan;
c) mencakup komitmen untuk memenuhi peraturan yang berlaku
dan persyaratan lainnya;
d) menetapkan ekspektasi untuk semua pekerja terkait dengan
penggunaan sistem manajemen pengetahuan dan penanaman
budaya yang menghargai pengetahuan;
e) mencakup komitmen untuk terus meningkatkan sistem
manajemen pengetahuan;
f) mengelola keseimbangan antara berbagi pengetahuan dan
perlindungan pengetahuan.
Kebijakan manajemen pengetahuan harus:
- tersedia sebagai informasi terdokumentasi;
- dikomunikasikan, dipahami dan diterapkan dalam organisasi;
- tersedia untuk pihak yang berkepentingan, jika sesuai.
4.2.3 Peran, Tanggung Jawab, dan Kewenangan
Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab
dan wewenang untuk peran yang relevan dalam sistem manajemen
pengetahuan ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi
dan dengan pemangku kepentingan eksternal sebagaimana
diperlukan. Manajemen puncak harus menetapkan tanggung jawab
dan wewenang untuk:
a) memastikan bahwa sistem manajemen pengetahuan sesuai
dengan persyaratan dokumen ini;
b) memastikan keterlibatan orang dan penerapan yang efektif dari
sistem manajemen pengetahuan dalam organisasi;
c) melaporkan kinerja sistem manajemen pengetahuan kepada
manajemen puncak.
- 31 -
4.3 Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses. Proses perencanaan merupakan
rangkaian urutan rasional di dalam penyusunan rencana. Proses
mempunyai sifat-sifat sebagai berikut:
• Dapat disesuaikan dengan tujuan;
• Dapat disesuaikan dengan keterbatasan yang ada;
• Dapat dikembangkan sesuai dengan teknik dan kebutuhan tertentu
Proses perencanaan pada awalnya merupakan proses yang
konvensional, yang merupakan proses terbuka yang menghasilkan produk
yang terbuka (tanpa feedback).
Dalam perencanaan, input merupakan data-data atau informasi,
output merupakan produk perencanaan atau rencana, sedangkan proses
atau analisis merupakan keterkaitan data atau informasi untuk
menghasilkan produk rencana.
Beberapa tujuan dari perencanaan adalah sebagai berikut:
a. untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan
nonmanajerial.
b. untuk mengurangi ketidakpastian.
c. untuk meminimalisir pemborosan.
d. untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi
selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian.
Perencanaan diperlukan untuk penerapan manajemen pengetahuan,
karena perencanaan ini diperlukan untuk melakukan tindakan dalam
mengatasi resiko dan peluang, selain itu juga cara untuk mencapai tujuan
dari manajemen pengetahuan.
4.3.1 Tindakan Mengatasi Resiko dan Peluang
Saat merencanakan sistem manajemen pengetahuan,
organisasi harus mempertimbangkan masalah yang dirujuk dalam
4.1.1 dan persyaratan yang dirujuk dalam 4.1.2 dan menentukan
risiko dan peluang yang perlu ditangani untuk:
- memberikan jaminan bahwa sistem manajemen pengetahuan
dapat mencapai hasil yang diinginkan;
- mencegah, atau mengurangi, efek yang tidak diinginkan;
- mencapai peningkatan berkelanjutan.
Organisasi harus merencanakan:
a) tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang ini;
- 32 -
b) bagaimana:
- mengintegrasikan dan menerapkan tindakan ke dalam proses
sistem manajemen pengetahuannya;
- mengevaluasi keefektifan tindakan ini.
4.3.2 Cara Mencapai Tujuan Manajemen Pengetahuan
Organisasi harus menetapkan tujuan manajemen pengetahuan
pada fungsi dan tingkat yang relevan. Tujuan manajemen
pengetahuan harus:
a) melayani kebutuhan bisnis dan sejalan dengan tujuan bisnis
(lihat 4.1.1);
b) memenuhi persyaratan prioritas dari pihak yang berkepentingan
(lihat 4.1.2);
c) konsisten dengan kebijakan manajemen pengetahuan;
d) mempertimbangkan persyaratan yang berlaku;
e) dapat diukur (jika dapat dilakukan), dalam hal manfaat dan
dampak;
f) dipantau;
g) dikomunikasikan;
h) diperbarui sebagaimana mestinya.
Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi
tentang tujuan manajemen pengetahuan. Tujuan dapat bersifat
kuantitatif atau kualitatif, dan berhubungan dengan masalah
seperti keselamatan, waktu, risiko, kualitas, biaya, pangsa pasar,
pengalaman pelanggan. Sasarannya mungkin dari berbagai jenis,
sebagai hasil bisnis, hasil organisasi, hasil terkait pelanggan, dan /
atau hasil sosial dan lingkungan.
Ketika merencanakan bagaimana mencapai tujuan manajemen
pengetahuannya, organisasi harus menentukan:
- apa yang akan dilakukan dan oleh siapa;
- siapa yang akan bertanggung jawab;
- sumber daya apa yang akan dibutuhkan;
- siapa yang akan bertanggung jawab;
- kapan itu akan selesai;
- bagaimana hasil akan dievaluasi.
- 33 -
4.4 Dukungan Manajemen Pengetahuan untuk SPBE
Dukungan untuk terlaksananya Manajemen pengetahuan untuk
SPBE meliputi beberapa hal berikut:
4.4.1 Sumber Daya
Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber
daya (misalnya pendanaan, tenaga kerja, teknologi, komitmen
manajemen) yang diperlukan untuk pembentukan,
implementasi, pemeliharaan, pengukuran, pelaporan dan
peningkatan berkelanjutan dari sistem manajemen
pengetahuan.
4.4.2 Kompetensi
Organisasi harus:
- menentukan kompetensi yang diperlukan dari orang-orang
yang melakukan pekerjaan di bawah kendalinya yang
memengaruhi kinerja pengetahuannya;
- pertimbangkan tingkat kompetensi yang dibutuhkan untuk
berbagai jenis pekerja, jika sesuai, termasuk:
a) mereka yang bertanggung jawab atas desain,
penyampaian dan peningkatan berkelanjutan dari sistem
manajemen pengetahuan dan perubahan budaya
pendukung terkait;
b) mereka yang memiliki peran akuntabel dalam sistem
manajemen pengetahuan;
c) peserta yang terlibat dan menggunakan sistem
manajemen pengetahuan sebagai bagian dari
menyelesaikan tugas dan pekerjaan mereka.
- memastikan bahwa orang-orang ini kompeten atas dasar
pendidikan, pelatihan, atau pengalaman yang sesuai;
- jika memungkinkan, ambil tindakan untuk memperoleh
kompetensi yang diperlukan, dan evaluasi efektivitas tindakan
yang diambil;
- menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai sebagai
bukti kompetensi.
- 34 -
4.4.3 Awareness
Orang yang melakukan pekerjaan di bawah kendali
organisasi dan pihak berkepentingan lainnya, jika relevan,
harus mengetahui:
- kebijakan manajemen pengetahuan;
- kontribusi dan akuntabilitas mereka terhadap efektivitas
sistem manajemen pengetahuan, termasuk manfaat dari
peningkatan kinerja pengetahuan;
- implikasi dari ketidaksesuaian dengan persyaratan sistem
manajemen pengetahuan.
4.4.4 Komunikasi
Organisasi harus menentukan komunikasi internal dan
eksternal yang relevan dengan sistem manajemen
pengetahuan, termasuk:
- tentang apa yang akan dikomunikasikannya;
- kapan harus berkomunikasi;
- dengan siapa untuk berkomunikasi;
- bagaimana berkomunikasi.
Komunikasi akan melayani semua tahapan, termasuk
membangun sistem manajemen pengetahuan, mengelola
perubahan untuk menyematkannya, dan memelihara berbagi
dan penggunaan.
4.5 Informasi yang Didokumentasi
4.5.1 Umum
Sistem manajemen pengetahuan organisasi harus
mencakup:
a) informasi terdokumentasi yang dibutuhkan oleh dokumen
ini;
b) informasi terdokumentasi yang ditentukan oleh organisasi
sebagai hal yang diperlukan untuk efektivitas sistem
manajemen pengetahuan.
Tingkat informasi yang terdokumentasi untuk sistem
manajemen pengetahuan dapat berbeda dari satu organisasi ke
organisasi lainnya karena:
- 35 -
- ukuran organisasi dan jenis kegiatan, proses, produk dan
jasanya;
- kompleksitas proses dan interaksinya;
- kompetensi orang.
4.5.2 Membuat dan Memperbarui
Saat membuat dan memperbarui informasi
terdokumentasi, organisasi harus memastikan sesuai:
- identifikasi dan deskripsi (misalnya judul, tanggal, penulis,
atau nomor referensi);
- format (misalnya bahasa, versi perangkat lunak, grafik) dan
media (misalnya kertas, elektronik);
- review dan persetujuan untuk kesesuaian dan kecukupan.
4.5.3 Pengendalian Informasi Terdokumentasi
Informasi terdokumentasi yang dibutuhkan oleh sistem
manajemen pengetahuan dan oleh dokumen ini harus
dikendalikan untuk memastikan:
a) tersedia dan cocok untuk digunakan, di mana dan kapan
diperlukan;
b) dilindungi secara memadai (misalnya dari kehilangan
kerahasiaan, penggunaan yang tidak benar, kehilangan
integritas).
Untuk pengendalian informasi terdokumentasi, organisasi
harus menangani kegiatan berikut, sebagaimana berlaku:
- distribusi, akses, pengambilan dan penggunaan;
- penyimpanan dan pelestarian, termasuk pelestarian
keterbacaan;
- kontrol perubahan (misalnya kontrol versi);
- penyimpanan dan pembuangan.
Informasi terdokumentasi yang berasal dari luar yang
ditentukan oleh organisasi akan diperlukan untuk
perencanaan dan pengoperasian sistem manajemen
pengetahuan harus diidentifikasi, sesuai, dan dikendalikan.
- 36 -
BAB V
SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE
Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi merupakan hal yang
tidak terelakkan dalam Manajemen Pengetahuan SPBE. Sistem Informasi
Manajemen Pengetahuan (SIMPAN) yang dikelola oleh BPPT, merupakan
perangkat lunak untuk mendukung pelaksanaan proses bisnis manajemen
pengetahuan di seluruh Kementerian, Lembaga dan Pemerintah Daerah. Dalam
rangka mendukung keterpaduan dalam penyelenggaraan SPBE, SIMPAN perlu
diimplementasikan di seluruh Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah sebagai
suatu aplikasi tunggal untuk membangun basis pengetahuan SPBE nasional.
Gambar 3. Arsitektur SIMPAN.
SIMPAN SPBE dikembangkan sesuai arsitektur berikut yang terdiri dari
berbagai komponen dan fitur pendukung pengelolaan pengetahuan SPBE, yang
antara lain terdiri perekaman, pengolahan, forum diskusi atau tanya-jawab,
mesin pencari serta pengelolaan pengguna pengetahuan SPBE.
Untuk mendukung interoperabilitas, SIMPAN dilengkapi dengan API
(application programming interface) yang memungkinkan SIMPAN berkomunikasi
dengan aplikasi lain yang telah ada.
- 37 -
5.1 Perekaman Pengetahuan
Perekaman pengetahuan dalam SIMPAN adalah fitur yang digunakan
untuk merekam informasi yang telah disepakati sebagai pengetahuan.
Pengetahuan yang direkam mencakup:
1. Pengetahuan eksplisit, yang dapat berasal dari pelaksanaan tugas
pokok dan fungsi instansi pemerintahan dalam SPBE, yang
diungkapkan dalam suatu bentuk representasi pengetahuan, seperti
Artikel yang berupa narasi dalam bentuk tulisan, gambar, atau bentuk
lain yang memudahkan pemahaman pengetahuan oleh pihak lain.
2. Pengetahuan implisit, yang dapat berasal dari pengalaman dan
kreatifitas pengguna SPBE, yang dapat distimulasi pengungkapannya
antara lain melalui suatu contoh aksi, tanya-jawab atau diskusi
kelompok.
Perekaman pengetahuan SPBE dilakukan oleh unit kerja pengelola
manajemen pengetahuan sesuai dengan tugas dan wewenang dalam
SPBE, untuk disimpan dalam suatu basis pengetahuan SPBE secara
terpusat.
5.2 Pengolahan Pengetahuan
Pengolah pengetahuan adalah fitur yang digunakan untuk
menambahkan data karakteristik spesifik pada informasi yang ada. Salah
satu cara pengolahan pengetahuan adalah menentukan Lingkup bidang
atau penerapan dari suatu pengetahuan.
Ruang lingkup pengetahuan SPBE dalam SIMPAN untuk tahap awal
dikelompokkan sesuai muatan Peta Rencana SPBE Nasional untuk
selanjutnya dievaluasi sesuai perkembangan dan penerapan Manajemen
Pengetahuan SPBE. Ruang lingkup tersebut terdiri dari:
1. Tata Kelola SPBE
2. Manajemen SPBE
3. Layanan SPBE
4. Infrastruktur SPBE
5. Aplikasi SPBE
6. Keamanan SPBE
7. Audit Teknologi Informasi dan Komunikasi.
Selain itu, pengolahan pengetahuan SPBE dilakukan dengan mengisi
meta data yang disediakan oleh aplikasi SIMPAN. Meta data pengetahuan
- 38 -
SPBE berguna untuk memudahkan pencarian dan pemanfaatan
pengetahuan oleh pihak yang membutuhkannya.
5.3 Forum Tanya Jawab
Forum Tanya Jawab adalah fitur yang memungkinkan pengguna
mengajukan pertanyaan terkait pengetahuan yang dibutuhkan, menjawab
pertanyaan, atau berdiskusi terkait pertanyaan atau topik tertentu. Dalam
Forum tersebut masing-masing peserta dapat memberikan jawaban atau
komentar sesuai pengalaman dan bidang kepakarannya, dalam rangka
menjawab pertanyaan atau mencari solusi permasalahan yang
didiskusikan. Solusi maupun masukan yang didapat dari forum tanya
jawab, dapat dirangkum menjadi suatu pengetahuan baru, dan disimpan
dalam basis data pengetahuan SPBE.
5.4 Mesin Pencari
Mesin pencari adalah fitur yang memungkinkan pengguna mencari
informasi terkait pengetahuan yang dibutuhkannya, dengan bantuan kata
kunci yang terkait dengan konteks pengetahuan. Untuk itu, mesin pencari
memiliki kemampuan untuk melakukan penelusuran kata kunci dalam
artikel maupun forum diskusi, serta merekomendasikan hasil pencarian.
5.5 Pengelolaan Pengguna
Pengelola pengguna adalah fitur yang digunakan untuk mengatur
hak akses pengguna terhadap fitur–fitur yang ada dalam SIMPAN.
Pengguna SIMPAN secara garis besar dapat dikategorikan dalam
beberapa kelompok penggunan dengan hak akses yang berbeda, antara
lain administrator, manajer, pengguna terdaftar sampai dengan pengguna
umum.
1. Administrator adalah pengguna yang mempunyai hak akses dan
mempunyai otoritas untuk melakukan pengelolaan teknis yang
diperlukan untuk berfungsinya SIMPAN,
2. Manajer adalah pengguna yang mempunyai otoritas tertinggi atas
suatu Lingkup pengetahuan, dan mempunyai otoritas untuk, dan
tidak terbatas pada,
a. melakukan semua yang dapat dilakukan pengguna terdaftar; dan
b. mengelola Forum
- 39 -
c. memindahkan Topik Tanya Jawab dari satu Forum ke Forum
lainnya
d. melaksanakan pengolahan informasi
e. merekam informasi yang telah diolah
Manajer berasal dari Unit Kerja yang melaksanakan tugas Manajemen
Pengetahuan SPBE.
3. Pengguna terdaftar adalah pengguna yang setidaknya mempunyai
hak untuk :
a. melakukan semua yang dapat dilakukan oleh pengguna umum.
b. membuat pertanyaan atau menyampaikan usulan topik baru
dalam Forum untuk didiskusikan.
c. menyampaikan artikel berisi pertanyaan, jawaban maupun
komentar ke dalam suatu topik.
4. Pengguna umum adalah pengguna yang dapat mengakses
pengetahuan umum dalam SIMPAN dengan menggunakan fasilitas
mesin pencari berdasarkan kata kunci yang dimasukkan.
- 40 -
BAB VII
KOORDINASI MANAJEMEN PENGETAHUAN SPBE
Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi melakukan koordinasi
pelaksanaan Manajemen Pengetahuan melalui Forum Pengelola Pengetahuan
Instansi Pemerintah dan Forum Pengguna SIMPAN yang dilaksanakan secara
berkala
Forum Pengelola Pengetahuan Instansi Pemerintah, beranggotakan para
Pengelola Pengetahuan di Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah, yang
bertujuan untuk berdiskusi dan memberi masukan dalam rangka perbaikan
proses manajemen pengetahuan SPBE.
Forum Pengguna SIMPAN beranggotakan para pengguna sistem informasi
manajemen pengetahuan SIMPAN SPBE, yang bertujuan untuk:
a. Menjadi sarana untuk mendorong penggunaan SIMPAN secara terpadu oleh
seluruh ASN
b. Memberi masukan dalam rangka penyempurnaan perangkat lunak SIMPAN
dalam rangka membangun basis pengetahuan dan alat bantu yang
mendorong bagi pakai pengetahuan SPBE antar ASN dan institusi
pemerintahan.
- 41 -
BAB VII
PENUTUP
Penerapan Manajemen Pengetahuan SPBE sangat diperlukan untuk menjamin
pencapaian tujuan dan keberlangsungan dari SPBE. Untuk itu perlu dibangun
ekosistem yang mendukung penerapan Manajemen Pengetahuan SPBE yang
terpadu dan berkelanjutan.
Pedoman Manajemen Pengetahuan SPBE diharapkan dapat digunakan sebagai
acuan pelaksanaan penerapan Manajemen Pengetahuan SPBE di lingkungan
Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah. Dan untuk keberhasilan
implementasinya, diperlukan dukungan dan peran serta seluruh pihak, baik di
internal instansi maupun antar Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah.
Koordinasi dan pelaksanaan Manajemen Pengetahuan SPBE secara terintegrasi
dalam seluruh elemen SPBE termasuk sistem dan proses bisnis yang telah
berjalan menjadi kunci keberhasilan pelaksanaan Manajemen Pengetahuan
SPBE.
KEPALA BADAN PENGKAJIAN DAN
PENERAPAN TEKNOLOGI
REPUBLIK INDONESIA,
HAMMAM RIZA
Telah diperiksa oleh:
No Jabatan dan Nama Paraf
1 Sekretaris Utama
Ir. Dadan Moh. Nurjaman, M.T.
2 Ka. Biro Hukum, Kerja Sama, dan Humas
Dr.rer.nat. Chaidir