PERATURAN MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN NOMOR …jdih.kkp.go.id/peraturan/per-18-men-2005.pdf · 1...
Transcript of PERATURAN MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN NOMOR …jdih.kkp.go.id/peraturan/per-18-men-2005.pdf · 1...
1
PERATURAN
MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN NOMOR PER.18/MEN/2005
TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
BERKAT RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN,
Menimbang : a.
bahwa sebagai tindak lanjut pelaksanaan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor KEP/72/ M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, dipandang perlu meninjau kembali Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.32/MEN/2002 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan;
b. bahwa untuk itu perlu mengatur Tata Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan yang ditetapkan dengan Peraturan Menteri;
Mengingat :
1.
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;
3. Keputusan Presiden Nomor 187/M Tahun 2004 sebagaimana diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 8/M Tahun 2005;
4. Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2004 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 62 Tahun 2005;
5. Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2004 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara Republik Indonesia, sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 63 Tahun 2005;
2
6. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor KEP/72/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
7. Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.24/MEN/2002 tentang Tata Cara dan Teknik Penyusunan Peraturan Perundang-undangan di Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan;
8. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor PER.07/MEN/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Kelautan dan Perikana.
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN
TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN.
PERTAMA : Memberlakukan Tata Naskah Dinas di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan sebagaimana tersebut dalam Lampiran Peraturan ini.
KEDUA : Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud diktum PERTAMA merupakan acuan bagi pejabat dan/atau pegawai di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan dalam melaksanakan administrasi tata naskah dinas.
KETIGA : Dengan ditetapkannya Peraturan ini, maka Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 32/MEN/2003 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan dinyatakan tidak berlaku.
KEEMPAT : Pelaksanaan Peraturan ini diatur lebih lanjut oleh unit kerja Eselon I dengan tetap berpedoman pada Peraturan ini.
KELIMA : Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 1 Desember 2005
MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN,
ttd.
FREDDY NUMBERI
4
Lampiran: Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan NOMOR PER.18/MEN/2005 Tentang Pedoman Umun Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Tata naskah dinas yang seragam dan berlaku secara nasional akan
sangat mendukung kelancaran arus komunikasi dan informasi antarinstansi
Pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan
pembangunan.
Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara telah mengeluarkan Keputusan Nomor
72/KEP/M.PAN/07/2003 Tanggal 24 Juli Tahun 2003 tentang Pedoman Umum
Tata Naskah Dinas untuk digunakan sebagai acuan umum penyelenggaraan
administrasi umum dan penyusunan pedoman tata naskah dinas yang
disesuaikan dengan keperluan instansi masing-masing.
Pada saat ini penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan
Departemen Kelautan dan Perikanan (DKP) mengacu kepada ketentuan yang
tercantum dalam Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor
KEP.32/MEN/2002.
Untuk memutakhirkan dan mengaktualkan sistem tata naskah dinas di
lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan, telah dibentuk Tim
Peninjauan Kembali yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Kelautan dan
Perikanan Nomor KEP.24/MEN/SJ/2005. Tim dimaksud bertugas untuk
melakukan revisi terhadap KEP.32/MEN/2002 dengan mengacu kepada
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
72/KEP/M.PAN/07/2003, yang dapat digunakan baik untuk keperluan internal
Departemen Kelautan dan Perikanan maupun dalam berkoordinasi dengan
instansi atau pihak lain di luar Departemen Kelautan dan Perikanan.
5
B. Maksud dan Tujuan
Pedoman tata naskah dinas ini merupakan hasil peninjauan terhadap
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang telah ditetapkan berdasarkan
Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.32/MEN/2002.
1. Maksud
Maksud penyusunan Pedoman Umum ini adalah memutakhirkan dan
mengaktualkan substansi yang berkaitan dengan penyelenggaraan tata
naskah dinas yang akan digunakan sebagai pedoman bagi seluruh jajaran
DKP sesuai dengan ketetentuan terakhir dari Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara sebagai institusi pembina
ketatalaksanaan.
2. Tujuan
Tujuan penyusunan Pedoman Umum ini adalah tercapainya kelancaran
komunikasi kedinasan, khususnya dalam tata persuratan, baik di dalam
lingkungan DKP maupun di instansi lain, sehingga dapat mendukung
pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan
dengan lebih efektif dan efisien.
C. Sasaran
Sasaran penyusunan Pedoman Umum ini adalah
1. tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran mengenai
penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh unit kerja di lingkungan DKP
baik di kantor pusat maupun di daerah;
2. terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur
lainnya dalam lingkup administrasi umum;
3. tercapainya kelancaran komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan
dalam pengendalian;
4. tercapainya daya guna dan hasil guna penyelenggaraan tata naskah dinas;
5. terwujudnya efisiensi dalam penyelenggaraan tata naskah dinas.
6
D. Asas-Asas
1. Asas Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan
efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas,
spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang
baik, benar, dan lugas.
2. Asas Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang
telah dibakukan. Petunjuk teknis tata naskah dinas di lingkungan DKP,
baik di kantor pusat maupun di daerah, mengacu kepada Pedoman Umum
Tata Naskah Dinas yang membakukan jenis dan penyusunan naskah
dinas, serta tata cara penyelenggaraannya.
3. Asas Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari
segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.
4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan
administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan
organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan secara tepat waktu
dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional,
kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian, dan distribusi.
6. Asas Keamanan
Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansinya mulai dari
penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan,
kearsipan, dan distribusi. Dalam rangka mewujudkan tata naskah dinas
7
yang efektif dan efisien, pengamanan naskah dan aspek legalitasnya
perlu dilihat sebagai penentu yang paling penting.
E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Tata Naskah Dinas di Lingkungan DKP meliputi
1. Pendahuluan;
2. Tata Naskah Dinas;
3. Prosedur dan Pengelolaan Naskah Dinas;
4. Persuratan Elektronis;
5. Pengangkatan Pelaksana Tugas, Pelaksana Harian, dan Serah Terima
Jabatan;
6. Penutup.
8
BAB II
TATA NASKAH DINAS
A. Pengelompokan
Jenis tata naskah dinas yang digunakan di lingkungan DKP dibedakan
sebagai berikut.
1. tata naskah dinas yang berfungsi sebagai sarana penyampaian informasi
dan sejenisnya, antara lain
a. surat dinas,
b. nota dinas,
c. memorandum,
d. surat edaran,
e. surat undangan,
f. surat panggilan,
g. surat pengantar,
h. surat peringatan, dan
i. pengumuman;
2. tata naskah dinas yang berfungsi memberi keterangan, petunjuk
tugas/perintah, hak dan kewajiban, dan sejenisnya, antara lain
a. surat keterangan,
b. surat izin,
c. surat kuasa,
d. surat perintah,
e. surat tugas,
f. surat pernyataan,
g. surat perjanjian, dan
h. piagam penghargaan,
9
3. tata naskah dinas yang isinya harus segera disampaikan kepada yang
berhak menerima, antara lain
a. telegram,
b. teleks,
c. radiogram,
d. faksimile, dan
e. Surat Elektronik/Sur-el (Electronic Mail/E-Mail);
4. tata naskah dinas yang berupa catatan/naskah yang bersifat alat
pembuktian, antara lain
a. berita acara,
b. berita acara pemeriksaan (diatur sendiri),
c. risalah,
d. laporan,
e. naskah serah terima,
f. lembar disposisi (disesuaikan dengan struktur unit organisasi yang
bersangkutan), dan
g. kartu kendali;
5. tata naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk peraturan
perundang-undangan yang diatur dalam Keputusan Menteri Kelautan
dan Perikanan tersendiri;
6. tata naskah dinas yang mempunyai tingkat kerahasiaan, yaitu
a. surat sangat rahasia,
b. surat rahasia, dan
c. surat terbatas,
Surat yang mempunyai tingkat kerahasiaan sebagaimana poin a,b, dan
c tidak menggunakan format Tata Naskah Dinas Memorandum dan
Nota Dinas.
7. tata naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,
memerlukan pengesahan pertanggungjawaban berupa paraf disamping
10
kiri nama pejabat yang berwenang, baik materi maupun teknis, dari
pejabat yang menyusun konsep.
B. Pengertian
1. Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang
mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan serta media yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan.
2. Naskah dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan
DKP dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan
pembangunan.
3. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan
bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo,
dan cap dinas.
4. Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak dan kewajiban
yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai
dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
5. Surat dinas adalah naskah dinas yang digunakan secara tertulis, bersifat
kedinasan, berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan/penawaran,
anjuran, saran, dan sebagainya yang ditujukan kepada instansi atau
pihak lain di luar DKP sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
6. Nota dinas adalah bentuk naskah dinas intern yang dibuat oleh seorang
pejabat antarunit Eselon I yang berbeda dalam melaksanakan tugas
untuk menyampaikan petunjuk, pemberitahuan, pernyataan atau
permintaan kepada pejabat lain, serta memuat hal yang bersifat rutin,
catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan
dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
7. Memorandum adalah bentuk naskah dinas intern antara Menteri dan
pejabat Eselon I atau antarpejabat dalam unit kerja Eselon I yang sama
yang bersifat mengingatkan suatu masalah dan menyampaikan
saran/pendapat kedinasan.
11
8. Surat edaran adalah naskah dinas yang berisi penjelasan dan petunjuk
lebih lanjut sehubungan dengan ditetapkannya peraturan, perundang-
undangan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, dan petunjuk teknis.
9. Surat undangan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan
tentang adanya suatu acara/kegiatan, pertemuan, atau upacara dengan
harapan penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang
telah ditetapkan. Surat undangan dapat dibedakan menjadi
a. surat undangan kenegaraan, yaitu surat undangan yang dikeluarkan
oleh Ketua MPR/DPR, Presiden, Menteri, Sekretaris Negara, atau
Panitia Negara untuk menghadiri upacara kenegaraan;
b. surat undangan resmi, yaitu surat undangan yang resmi dikeluarkan
oleh Ketua MPR/DPR, Menteri, atau pemimpin lembaga pemerintah
nondepartemen untuk menghadiri upacara resmi, baik yang dihadiri
oleh maupun yang tidak dihadiri oleh Presiden/Wakil Presiden.
c. surat undangan biasa, yaitu surat undangan yang dikeluarkan oleh
pejabat untuk menghadiri acara resmi.
10. Surat panggilan adalah naskah dinas yang berisi panggilan dari pejabat
yang berwenang agar orang yang dipanggil melaksanakan sesuatu
sesuai dengan isi surat yang dimaksud.
11. Surat pengantar adalah surat dinas yang digunakan untuk
menyampaikan/mengantar pengiriman dokumen atau barang dan pada
umumnya tidak memerlukan penjelasan.
12. Surat peringatan adalah naskah dinas yang berisikan suatu
teguran/peringatan atas kealpaan/kelalaian/kekeliruan yang telah
dilakukan oleh seorang pejabat/pegawai, yang bertentangan dengan
ketentuan/peraturan yang berlaku.
13. Pengumuman adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan atau
informasi tertentu untuk diketahui oleh intern organisasi masyarakat.
14. Surat keterangan adalah naskah dinas tentang pernyataan dari pejabat
yang berwenang sebagai tanda bukti kebenaran atas sesuatu hal untuk
memperoleh kelancaran dan kemudahan dalam pelaksanaan tugas atau
untuk kepentingan tertentu.
12
15. Surat izin adalah naskah dinas yang berisikan keterangan yang diberikan
kepada seorang pejabat tentang izin untuk melakukan sesuatu kegiatan,
menggunakan fasilitas, dan/atau pembebasan dari suatu kewajiban
dalam batas waktu tertentu.
16. Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisikan pernyataan tentang
pemberian wewenang/kuasa dari seorang pejabat kepada
pejabat/pegawai atau orang lain untuk melakukan sesuatu untuk dan
atas nama pejabat yang memberi kuasa.
17. Surat perintah adalah naskah dinas yang dibuat oleh pimpinan/pejabat
atasan kepada bawahan dan memuat perintah apa yang harus dilakukan.
18. Surat tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan kepada
bawahan dan memuat apa yang harus dilakukan.
Perbedaan Surat Perintah dengan Surat tugas yaitu terletak pada inti
tugas. Pada Surat Perintah, tugas bukan menjadi lingkup kewajiban yang
menerima perintah, sedangkan pada Surat tugas adalah lingkup
kewajiban menerima tugas.
19. Surat pernyataan adalah surat yang berisi pernyataan tentang suatu hal
yang sifatnya harus dipertanggungjawabkan dan mendapat sanksi jika
isinya tidak benar.
20. Surat perjanjian adalah naskah yang memuat persetujuan antar dua
pihak atau lebih mengenai suatu hal (harta, pendidikan, pekerjaan, dan
sebagainya) yang menimbulkan hak dan kewajiban pada masing-masing
pihak.
21. Telegram adalah tulisan yang memuat berita penting yang perlu segera
disampaikan dalam waktu terbatas, disusun dengan gaya tersendiri
(gaya telegram), dikirim dengan alat telegram.
22. Teleks adalah tulisan berita penting yang dengan mengingat waktunya
harus segera disampaikan kepada si alamat dengan dikirim.
23. Faksimili adalah berita yang dikirim melalui mesin faksimile.
24. Perkantoran elektronis (Electronic Office, e-Office) adalah aplikasi
perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke
proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas LAN.
13
25. Persuratan elektronis/Sur-el (Electronic Mail/e-Mail) adalah sistem
korespondensi yang menggunakan media elektronis, baik dalam lingkup
internal maupun eksternal.
26. Penelusuran surat (Mail Tracking) adalah sistem yang menelusuri dan
memantau seluruh aliran korespondensi secara elektronis untuk
memastikan korespondensi diproses dengan benar dan transparan.
27. Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses
pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh beberapa
pihak dan saksi.
28. Risalah adalah laporan mengenai jalannya suatu pertemuan yang
disusun secara sistematis dan materinya dipertanggungjawabkan oleh
pembuat dan/atau pelaksana pertemuan itu sendiri sehingga mengikat
sebagai dokumen resmi dari kejadian/peristiwa yang disebut di
dalamnya.
29. Laporan adalah uraian tertulis tentang masalah/peristiwa yang telah
terjadi sebagai telaahan/telitian pejabat/pelaksanaan tugas.
30. Naskah serah terima adalah risalah resmi mengenai penyerahan dan
penerimaan sesuatu hak/penguasaan/pertanggungjawaban yang
dimaksudkan sebagai bukti tertulis berpindahnya sesuatu hak/
penguasaan/pertanggungjawaban.
31. Surat sangat rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat dinas
yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan
keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan
yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan
negara.
32. Surat rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat dinas yang
berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika
disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan
merugikan negara.
33. Surat terbatas adalah surat dinas yang berisikan keterangan- keterangan
yang bersifat rahasia, tetapi permasalahannya perlu diketahui oleh
beberapa pejabat secara terbatas.
14
34. Papan nama instansi adalah papan yang bertuliskan nama instansi/unit
organisasi yang bersangkutan.
35. Cap dinas adalah cap yang digunakan untuk mengesahkan suatu naskah
dinas dan kertas berharga lainnya setelah ditandatangani oleh pejabat
yang bersangkutan.
36. Cap jabatan adalah cap yang dalam tulisannya menyebutkan nama
jabatan pejabat yang menandatangani surat. Cap jabatan hanya
digunakan untuk Menteri dan pejabat struktural Eselon I.
37. Cap dinas departemen adalah cap yang dalam tulisannya menyebutkan
nama instansi atau unit organisasi dan digunakan untuk menyertai
tanda tangan pejabat yang bertindak atas nama instansi atau unit kerja
yang bersangkutan.
38. Prosedur tetap (Protap) adalah naskah dinas yang memuat serangkaian
petunjuk pemimpin tentang tata cara serta urutan suatu kegiatan
operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh seluruh
pegawai/pejabat atau unit organisasi tertentu.
39. Kartu kendali adalah formulir untuk mencatat, menyampaikan menelusuri
lokasi dan sebagai pengganti arsip.
40. Piagam penghargaan adalah tanda atau surat keterangan/pernyataan
tertulis atau tercetak dari Menteri kepada staf/seseorang atas jasa atau
partisipasinya dalam sesuatu hal/kegiatan atau peristiwa.
15
C. Susunan dan Format
1. Surat Dinas
a. Kepala Surat Dinas
Bagian kepala surat dinas memuat keterangan tentang
1) lambang negara di tengah atas/simetris (untuk surat dinas yang
ditandatangani oleh Menteri), logo di kiri atas (untuk surat dinas
yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I atas nama Menteri), dan
kepala surat;
2) nama dan alamat instansi serta nomor telepon, faksimile, dan surat
elektroniknya jika ada (kepala naskah dinas);
3) nomor, sifat, lampiran, dan hal surat di kiri atas berurut kebawah;
4) tanggal, bulan, dan tahun di kanan atas (sebaris dengan Nomor);
5) alamat yang dituju di kiri atas.
b. Batang Tubuh Surat Dinas
Bagian batang tubuh surat dinas memuat keterangan tentang
1) pendahuluan/alinea pembuka, yang berisi latar belakang, maksud,
dan tujuan surat secara singkat dan jelas;
2) inti surat/alinea isi, yang berisi uraian tentang maksud dan tujuan
surat dinas; diuraikan dengan kalimat-kalimat yang singkat,
padat, dan jelas;
3) penutup/alinea penutup, yang berisi ucapan terima kasih.
c. Kaki Surat Dinas
Bagian kaki surat dinas memuat keterangan tentang
1) titelatur atau jabatan (dengan huruf awal kapital);
2) tanda tangan pejabat yang menandatangani surat;
3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat (dengan huruf awal
setiap unsurnya kapital), berikut NIP-nya;
4) cap dinas/jabatan;
16
5) tembusan kepada instansi atau pejabat yang dipandang perlu dan
yang terkait dengan isi surat dinas (di kiri bawah, tanpa kata Yth.
atau kata sebagai laporan).
. d. Pembuatan Surat Dinas
Surat dinas yang ditandatangani oleh
1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat dengan
lambang negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan
dan Perikanan Republik Indonesia berwarna emas dengan huruf
kapital.
2) Pejabat Eselon I atas nama Menteri Kelautan dan Perikanan
menggunakan kepala surat dengan logo DKP di sebelah kiri atas,
berwarna biru dan bertuliskan Departemen Kelautan dan Perikanan
dengan huruf kapital.
3) Pejabat Eselon I, yang karena jabatannya, menggunakan kepala
surat berlogo DKP di sebelah kiri atas dan nomenklatur unit
kerjanya yang terletak di bagian atas tengah, di sebelah kanan logo
DKP.
4) Pejabat Eselon II di lingkungan unit kerja Eselon I yang karena
jabatannya, menggunakan kepala surat berlogo DKP di sebelah kiri
atas serta nomenklatur unit kerja Eselon I.
5) Kepala UPT menggunakan kepala surat berlogo DKP di sebelah
kiri atas serta nomenklatur UPT dan unit kerja Eselon I.
17
Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Menteri Kelautan dan Perikanan
Batang
Tubuh
Surat
Kepala
Surat
Kaki
Surat
MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN
REPUBLIK INDONESIA
Nomor : ... Jakarta, 20 Januari 2005
Sifat : ... Lampiran: ... Hal : ...
Yth. ... Jalan ...
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
……………................................
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Menteri Kelautan dan Perikanan,
ttd. dan cap
Freddy Numberi
Tembusan: 1. … 2. … 3. … 4. … Keterangan:
Jika tembusan itu hanya satu, tidak dinomori
1 spasi
4 spasi
1 spasi
2 spasi spasi
10-15 ketukan 5 ketukan
4 spasi
4 spasi
1½ spasi
3 spasi
11/2 spasi
18
Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat Eselon I Atas Nama Menteri Kelautan dan Perikanan
DEPARTEMEN KELAUTAN
DAN PERIKANAN
REPUBLIK INDONESIA
Nomor : ... Jakarta, 20 Januari 2005 Sifat : ...
Lampiran: ...
Hal : ...
Yth. ... Jalan ...
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………
………………………………………………………………………….
a.n. Menteri Kelautan dan Perikanan, Sekretaris Jenderal
ttd. dan cap
Andin H. Taryoto NIP 080034569
Tembusan: 1. … 2. … 3. …
4. … 5. … Keterangan: - Gambar logo Departemen Kelautan dan Perikanan di sebelah kiri atas berwarna
- Tulisan Departemen Kelautan dan Perikanan dengan huruf besar berwarna biru
10-15 ketukan 5 ketukan
1spasi
3 spasi
4 spasi
1spasi
1½ spasi
2 spasi
4 spasi
4 spasi
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
1½ spasi
19
Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat Eselon I
Nomor : ... 20 Januari 2005 Sifat : ... Lampiran: ... Hal : ...
Yth. ... Jalan ...
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
………………………………….................
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………………………………………
Sekretaris Jenderal,
ttd. dan cap
Andin H. Taryoto NIP 080034569
Tembusan: 1. … 2. ... 3. ...
1½ spasi
11/2 spasi
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
1 spasi
3 spasi
4 spasi
1 spasi
10-15 ketukan 5 ketukan
4 spasi
4 spasi
2 spasi
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN SEKRETARIAT JENDERAL
JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
20
Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat Eselon II
Nomor : ... 20 Januari 2005 Sifat : ... Lampiran: ... Hal : ...
Yth. Kepala Dinas Perikanan dan Kelautan Provinsi Riau Jalan Pattimura No. 6, Pekanbaru 28131
………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………
1. …………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………...
2. …………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………….
3. ………………………………………………………
a. ………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………...
b. ………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………
………………………………………………………...
a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Umum dan Perlengkapan,
ttd. dan cap
Farida A. Lukman NIP 140078965
Tembusan: 1. ... 2. ...
1½ spasi
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
1 spasi
3 spasi
4 spasi
1 spasi
10-15 ketukan 5 ketukan
4 spasi
4 spasi
1½
spasi
2 spasi
21
2. Nota Dinas
a. Kepala Nota Dinas
Bagian kepala nota dinas memuat keterangan tentang
1) nama instansi, tanpa alamat dan tanpa garis bawah (kepala
naskah dinas);
2) kata nota dinas (ditulis dengan huruf kapital, tanpa garis
bawah/NOTA DINAS), yang ditempatkan di bagian tengah
atas lembar naskah/simetris;
3) nomor (dengan huruf kapital/NOMOR) diletakkan di bawah kata
nota dinas;
4) pejabat/alamat yang dituju (Yth.);
5) pejabat yang mengirim (Dari);
6) hal;
7) lampiran (apabila diperlukan);
8) tanggal, bulan, dan tahun.
b. Batang Tubuh Nota Dinas
Bagian batang tubuh nota dinas pada prinsipnya memuat
keterangan yang sama dengan surat dinas, yaitu terdiri dari
pendahuluan, inti nota dinas, dan penutup.
c. Kaki Nota Dinas
Bagian kaki nota dinas memuat keterangan tentang
1) tanda tangan pejabat;
2) nama jelas pejabat yang menandatangani nota dinas;
3) tanpa cap;
4) tembusan/salinan kepada yang dipandang perlu dan ada
kaitannya dengan isi, tanpa kata Yth.
22
d. Pembuatan Nota Dinas
1) Nota dinas ditandatangani oleh pejabat Eselon I dan Eselon II,
yang menggunakan kepala surat unit kerja masing-masing,
tanpa logo dan alamat.
2) Nota Dinas yang ditandatangani unit kerja yang tidak berada
dalam satu gedung yang sama, dalam hal ini berada di daerah,
menggunakan surat dinas.
23
Format Nota Dinas
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
NOTA DINAS NOMOR ...
Yth. : 1. ... 2. ...
3. ...
4. ...
5. ...
Dari : ... Hal : ... Lampiran: Satu berkas Tanggal : ...
……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………………………….
ttd.
Charles B. Purba
Tembusan: 1. ... 2. ...
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL
1 spasi
4 spasi
1½spasi
2 spasi
10-15 ketukan 5 ketukan
4 spasi
2 spasi
2 spasi
24
Format penulisan Nota Dinas berasal dari unit pengolah surat menggunakan atas nama
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
NOTA DINAS NOMOR ...
Yth. : 1. ... 2. ...
3. ...
4. ...
5. ...
Dari : Sekretaris Jenderal Hal : ... Lampiran: Satu berkas Tanggal : ...
……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
………………………………………………………….
a.n. Sekretaris Jenderal
ttd.
Saut Hutagalung
Tembusan: 1. ... 2. ...
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL
4 spasi
1 spasi
4 spasi
1½spasi
2 spasi
10-15 ketukan 5 ketukan
2 spasi
2 spasi
25
4. Memorandum
a. Kepala Memorandum
Bagian kepala memorandum memuat keterangan tentang
1) nama instansi, tanpa alamat dan tanpa garis bawah (kepala
naskah dinas);
2) kata memorandum (ditulis dengan huruf kapital, tanpa garis
bawah/MEMORANDUM), yang ditempatkan di bagian tengah
atas lembar naskah/simetris;
3) nomor (dengan huruf kapital, tanpa titik dua/NOMOR) surat
diletakkan di bawah kata MEMORANDUM;
4) pejabat/alamat yang dituju (Yth.);
5) pejabat yang mengirim (Dari);
6) hal;
7) lampiran (apabila diperlukan);
8) tanggal, bulan, dan tahun.
b. Batang Tubuh Memorandum
Bagian Isi memorandum pada prinsipnya sama dengan isi nota dinas
dan disusun secara singkat, jelas, dengan bahasa yang sederhana
dan efisien.
c. Kaki Memorandum
Bagian kaki memorandum memuat keterangan tentang
1) tanda tangan pejabat;
2) nama jelas pejabat yang menandatangani memorandum itu;
3) tanpa cap;
4) tembusan/salinan (tanpa kata Yth.) kepada yang dipandang perlu
dan yang ada kaitannya dengan isi.
26
d. Pembuatan Memorandum
Memorandum yang ditandatangani oleh
1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat
Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri
Kelautan dan Perikanan.
2) Pejabat Eselon I, Eselon II, dan Eselon III menggunakan kepala
surat unit kerjanya masing-masing, tanpa logo dan alamat.
3) Memorandum yang ditandatangani unit kerja yang tidak berada
dalam satu gedung yang sama, dalam hal ini berada di daerah,
menggunakan surat dinas.
27
Format Memorandum
Kepala
Surat
Batang Tubuh
Surat
Kaki
Surat
MEMORANDUM NOMOR ...
Yth. : ... Dari : ... Hal : ... Lampiran: Satu berkas Tanggal : ...
…………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………
……………………………………………………
ttd.
Riyani Indrati
Tembusan: 1. ... 2. ...
1spasi
4 spasi
2 spasi
10-15 ketukan 5 ketukan
4 spasi
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL
2 spasi
2 spasi
1½spasi
28
Format penulisan Memorandum berasal dari unit pengolah surat
menggunakan atas nama
Kepala
Surat
Batang Tubuh
Surat
Kaki
Surat
MEMORANDUM NOMOR ...
Yth. : Kepala Biro Umum dan Perlengkapan Dari : Kepala Biro Hukum dan Organisasi Hal : ... Lampiran: Satu berkas Tanggal : ...
…………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………
……………………………………………………
a.n. Kepala Biro Hukum dan Organisasi
ttd.
Tini Martini
Tembusan: 1. ... 2. ...
4 spasi
2 spasi
10-15 ketukan 5 ketukan
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL
2 spasi
2 spasi
4 spasi
1½spasi
1 spasi
29
4. Surat Edaran
a. Kepala Surat Edaran
Bagian kepala surat edaran memuat keterangan tentang
1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
2) tanggal, bulan, dan tahun;
3) pejabat/alamat tujuan;
4) kata surat edaran (ditulis dengan huruf kapital, tanpa garis
bawah/SURAT EDARAN), yang ditempatkan di bagian tengah
atas lembar naskah/simetris;
5) nomor (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR) di
bawah kata SURAT EDARAN;
6) substansi atau materi surat edaran.
b. Batang Tubuh Surat Edaran
Bagian batang tubuh surat edaran memuat keterangan tentang
1) penjelasan secara rinci mengenai cara pelaksanaan peraturan,
kebijakan, perintah, petunjuk teknis, dan lain-lain;
2) tidak adanya muatan sanksi atas dasar surat edaran itu sendiri;
3) tidak adanya muatan kekuatan instruktif/perintah.
c. Kaki Surat Edaran
Bagian kaki surat edaran memuat keterangan tentang
1) titelatur jabatan;
2) tanda tangan pejabat;
3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat dan NIP-nya;
4) cap dinas/jabatan;
5) tembusan (apabila diperlukan), tanpa kata Yth.
30
d. Pembuatan Surat Edaran
Surat edaran yang ditandatangani oleh
1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat
Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri
Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia;
2) pejabat Eselon I atas nama Menteri menggunakan kepala surat
berlogo DKP berwarna biru di sebelah kiri, dan bertuliskan
Departemen Kelautan dan Perikanan berwarna biru.
3) pejabat Eselon I dan Eselon II yang karena jabatannya
menggunakan kepala surat unit kerjanya masing-masing.
31
Format Surat Edaran
20 Januari 2005
Yth. 1. …
2. …
3. …
4. … …
SURAT EDARAN NOMOR …
TENTANG
……………………………………………………………
………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………..
1. …………………………………………………………………………………………………..
2. …………………………………………………………………………………………………..
3. ………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………..
a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Hukum dan Organisasi,
ttd. dan cap
Narmoko Prasmadji NIP 180002947
Tembusan: 1. Sekretaris Jenderal DKP
2. …
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
2 spasi
2 spasi
2 spasi
1spasi
4 spasi
1½spasi
10-15 ketukan 5 ketukan
4 spasi
4 spasi
1½
spasi
2 spasi
11/2 spasi
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
32
5. Surat Undangan
a. Kepala Surat Undangan
Bagian kepala surat undangan memuat keterangan tentang
1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
2) tanggal, bulan, dan tahun;
3) nomor;
4) sifat,
5) lampiran;
6) hal;
7) alamat yang dituju.
b. Batang Tubuh Surat Undangan
Bagian batang tubuh surat undangan memuat
1) kalimat yang berisikan tentang maksud surat undangan;
2) hari dan tanggal;
3) waktu;
4) tempat;
5) acara;
6) pemimpin rapat;
7) penutup.
c. Kaki Surat Undangan
Bagian kaki surat undangan memuat keterangan tentang
1) titelatur atau nama jabatan (dengan huruf awal setiap unsurnya
kapital);
2) tanda tangan pejabat;
3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat itu (huruf awal
setiap unsurnya kapital), berikut NIP-nya;
4) cap dinas/jabatan;
5) tembusan (apabila diperlukan), tanpa kata Yth.
33
d. Pembuatan Surat Undangan
Surat undangan yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I dan
Eselon II, yang karena jabatannya menggunakan kepala surat unit
kerjanya masing-masing.
34
Format Surat Undangan
Nomor : ... 20 Januari 2005 Sifat : ... Lampiran: ... Hal : ...
Yth. 1. ...
2. ... 3. ... 4. ...
…………………………………………………………………………………………………………
………………………………………
Hari/tanggal : ...
Waktu : ...
Tempat : ...
Acara : ...
Pimpinan Rapat: ...
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………
………………………………………………………………..
Kepala Biro Perencanaan dan KLN,
ttd. dan cap
Saut Hutagalung NIP 080066375
Tembusan: 1. Sekretaris Jenderal DKP 2. ...
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
11/2 spasi
4 spasi 10-15 ketukan 5 ketukan
4 spasi
4 spasi
1½spasi
2 spasi
1 spasi
1 spasi
35
6. Surat Panggilan
a. Kepala Surat Panggilan
Bagian kepala surat panggilan memuat keterangan tentang
1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
2) kata surat panggilan (ditulis dengan huruf kapital, tanpa garis
bawah/SURAT PANGGILAN), yang ditempatkan di bagian
tengah atas lembar naskah/simetris;
3) nomor surat (ditulis dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/
NOMOR) ditulis di bawah kata surat pangilan.
b. Batang Tubuh Surat Panggilan
Bagian batang tubuh surat panggilan memuat keterangan
tentang
a. identitas pejabat yang dipanggil;
b. maksud pemanggilan;
c. waktu (tanggal dan saat/pukul).
c. Kaki Surat Panggilan
Bagian kaki surat panggilan memuat keterangan tentang
1) tempat, tanggal, bulan, dan tahun;
2) titelatur jabatan;
3) tanda tangan pejabat;
4) nama jelas pejabat yang menandatangani surat itu;
5) cap dinas/jabatan;
6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth.
d. Pembuatan Surat Panggilan
Surat panggilan menggunakan kepala surat dan bercap dinas sesuai
dengan kewenangan pada unit kerjanya masing-masing.
36
Format Surat Panggilan
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
SURAT PANGGILAN
NOMOR ....
Yth.
a. Nama : ...
b. NIP : ...
c. Pangkat/Golongan: ...
d. Jabatan : ...
e. Unit organisasi : ...
d. Alamat rumah : ...
Guna mendapatkan penjelasan sehubungan dengan ……………………………………........
…………………………………………………………………………………………..
Untuk segera datang/menghadap pada:
a. Hari : ...
b. Tanggal: ...
c. Waktu : ...
d. Tempat : ...
………………………………………………………………………………………………………
………….................
Jakarta, 20 Januari 2005 Kepala Biro Umum dan Perlengkapan,
ttd. dan cap
Farida A. Lukman NIP 140078965
4 spasi
1½spasi
2 spasi 10-15 ketukan 5 ketukan
4 spasi
4 spasi
2 spasi
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
37
7. Surat Pengantar
a. Kepala Surat Pengantar
Bagian kepala surat pengantar memuat keterangan tentang
1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
2) tanggal, bulan, dan tahun;
3) pejabat/alamat yang dituju;
4) kata surat pengantar (dalam huruf kapital, tanpa garis bawah/
SURAT PENGANTAR), yang ditempatkan di tengah atas lembar
naskah/simetris;
5) nomor (dalam huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR) yang
ditulis di bawah kata surat pengantar.
b. Isi Surat Pengantar
Isi surat pengantar merupakan sebuah tabel yang terdiri dari kolom
nomor urut, kolom jenis yang dikirim, kolom jumlah yang dikirim, dan
kolom keterangan.
c. Kaki Surat Pengantar
Bagian kaki surat pengantar memuat keterangan tentang
1) tanggal diterima, tanda tangan, dan nama jelas penerima;
2) titelatur atau nama jabatan dengan huruf awal setiap unsurnya
kapital;
3) tanda tangan pejabat;
4) nama jelas pejabat (dengan huruf awal kapital pada setiap
unsurnya) yang menandatangani surat dan NIP-nya;
5) cap dinas.
d. Pembuatan Surat Pengantar
Kepala surat pengantar menggunakan kepala surat yang sesuai
dengan unit kerja masing-masing.
38
Format Surat Pengantar
1½ spasi
14 Nopember 2005
Yth. ...
SURAT PENGANTAR
NOMOR ...
No.
Urut Jenis yang Dikirim Banyaknya Keterangan
1.
Buku Kabinet Indonesia
Bersatu 2004 - 2009
5 (lima) buku
Untuk dipergunakan
seperlunya.
Diterima tanggal: ... Tanda tangan : ... Nama jelas : ...
a.n. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan Kabag. TU dan Persuratan,
ttd. dan cap Riyani Indrati
NIP 080069658
Tembusan: 1. ... 2. ...
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat 4 spasi
3 spasi
3 spasi
3 spasi
4 spasi
4 spasi
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
39
8. Pengantar Faksimile
a. Kepala Pengantar Faksimile
Bagian kepala pengantar faksimile memuat keterangan tentang
1) kepala surat;
2) kata pengantar berita faksimile (dalam huruf kapital, tanpa garis
bawah/PENGANTAR BERITA FAKSIMILE), yang ditempatkan di
tengah atas lembar naskah dinas/simetris;
3) nomor, tanggal, dan jumlah halaman (dalam huruf awal kapital)
yang ditulis di sebelah kanan di bawah kata pengantar faksimile;
4) ruang legalisasi pejabat Eselon II dengan nama lengkap, berikut
NIP-nya, yang ditulis di sebelah kiri di bawah kata pengantar
faksimile.
b. Batang Tubuh Pengantar Faksimile
Bagian batang tubuh pengantar faksimile memuat keterangan tentang
1) pejabat dan alamat yang dituju (Yang terhormat);
2) pejabat dan alamat yang mengirim (Dari);
3) hal yang memuat garis besar isi naskah dinas yang akan dikirim
melalui mesin faksimile (Hal);
4) penutup yang berisi ucapan terima kasih.
c. Kaki Pengantar Faksimile
Bagian kaki pengantar faksimile memuat keterangan tentang
1) titelatur atau jabatan pembuat;
2) tanda tangan pejabat yang menandatangani surat itu;
3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat dan NIP-nya;
4) cap dinas/jabatan.
d. Pembuatan Pengantar Faksimile
Kepala surat pengantar faksimile disesuaikan dengan wewenang dan
jabatan pejabat penanda tangan legalisasi.
40
Format Surat Pengantar Faksimile
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL
PENGANTAR BERITA FAKSIMILE
Yang terhormat: ... Dari : ... Hal : ... ……………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….
Pembuat,
……………………..
……………………
Nomor : … Tanggal : … Sifat : Biasa/Rahasia Jumlah Halaman: …
RUANG LEGALISASI Kepala Biro Umum dan Perlengkapan
Farida A. Lukman NIP 140078965
41
ISI BERITA
Jakarta, …………….
42
9. Surat Peringatan
a. Kepala Surat Peringatan
Bagian kepala surat peringatan memuat keterangan tentang
1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
2) kata surat peringatan (dengan huruf kapital, tanpa garis
bawah/SURAT PERINGATAN), yang ditempatkan di bagian
tengah atas lembar naskah/simetris;
3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR),
yang ditulis di bawah kata surat peringatan.
b. Batang Tubuh Surat Peringatan
Bagian batang tubuh surat peringatan memuat keterangan tentang
1) nama pejabat (dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya),
berikut NIP-nya;
2) pangkat/golongan;
3) jabatan;
4) unit organisasi;
5) isi peringatan.
c. Kaki Surat Peringatan
Bagian kaki surat peringatan memuat keterangan tentang
1) tempat, tanggal, bulan, dan tahun;
2) titelatur jabatan;
3) tanda tangan pejabat;
4) nama jelas pejabat yang menandatangani surat itu, berikut NIP-
nya;
5) cap dinas/jabatan;
6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth.
d. Pembuatan Surat Peringatan
Surat peringatan ditandatangani oleh pejabat Eselon I, Eselon II,
dan Eselon III, yang karena jabatannya, mereka menggunakan
kepala surat unit kerjanya masing-masing.
43
Format Surat Peringatan
4 spasi
1½spasi
2 spasi 10-15 ketukan 5 ketukan
4 spasi
2 spasi
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
SURAT PERINGATAN
NOMOR ...
Nama : ...
NIP : ...
Pangkat/Gol. : ...
Jabatan : ...
Unit organisasi: …
……………………………………………………………………………………………
….............................................................
………………………………………………………..…………………………………
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
………………………………………. .........
Jakarta, 20 Januari 2005
a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Kepegawaian,
ttd. dan cap
Wahyono Hadi Parmono NIP 080028472
Tembusan: 1. ... 2. ...
4 spasi
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
44
10. Lembar Pengumuman
a. Kepala Pengumuman
Bagian kepala pengumuman memuat keterangan mengenai
1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
2) kata pengumuman (dengan huruf kapital, tanpa garis
bawah/PENGUMUMAN), yang ditempatkan di tengah atas
lembar naskah/simetris;
3) nomor (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/ NOMOR)
yang ditulis di bawah kata pengumuman;
4) kata tentang;
5) nama/judul pengumuman.
b. Batang Tubuh Pengumuman
Batang tubuh pengumuman dirumuskan dalam bentuk uraian.
c. Kaki Pengumuman
Bagian kaki pengumuman memuat: keterangan tentang
1) nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun;
2) titelatur atau nama jabatan;
3) tanda tangan pejabat;
4) nama jelas pejabat yang menandatangani pengumuman itu,
berikut NIP-nya;
5) cap dinas/jabatan;
6) tembusan/salinan, dengan kata Yth., yang dibuat apabila
dipandang perlu.
d. Pembuatan Pengumuman
Pengumuman yang ditandatangani oleh
1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat
Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri
Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia dengan huruf
kapital.
45
2) Pejabat Eselon I, atas nama Menteri Kelautan dan Perikanan,
menggunakan logo DKP di sebelah kiri atas berwarna biru dan
bertuliskan Departemen Kelautan dan Perikanan.
3) Pejabat Eselon I dan Eselon II yang karena jabatannya
menggunakan kepala surat sesuai dengan unit kerjanya
masing-masing.
46
Format Pengumuman
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
PENGUMUMAN
NOMOR ...
TENTANG
…………………………………
………………………………………………………………………………………………………...
....……………………………………………………………………………………………………………...
………………………………………………………………………………………………………………...
.…………………………………………………………………………………
………………………………....................................................................................................
………………………………………………….
Jakarta, 20 Januari 2005
Kepala Biro Kepegawaian selaku
Ketua Panitia Pengadaan Calon Pegawai Negeri Sipil, Departemen Kelautan dan Perikanan Tahun Anggaran 2005
ttd. dan cap
Wahyono Hadi Parmono NIP 080028472
Tembusan: 1. ... 2. ...
4 spasi 10-15 ketukan 5 ketukan
4 spasi
4 spasi
2 spasi
2 spasi
1½spasi
2 spasi
2 spasi
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
47
11. Surat Keterangan
a. Kepala Surat Keterangan
Bagian kepala surat keterangan memuat
1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
2) kata surat keterangan (dengan huruf kapital, tanpa garis
bawah/SURAT KETERANGAN), yang ditempatkan di bagian
tengah atas lembar naskah/simetris;
3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR),
yang ditulis di bawah kata surat keterangan.
b. Batang Tubuh Surat Keterangan
Bagian tubuh surat keterangan memuat keterangan tentang
1) identitas pejabat yang membuat keterangan;
2) identitas orang/pegawai/pejabat yang diterangkan;
3) maksud pemberian keterangan;
4) penutup.
c. Kaki Surat Keterangan
Bagian kaki surat keterangan memuat: keterangan tentang
1) nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun;
2) titelatur jabatan;
3) tanda tangan pejabat;
4) nama jelas pejabat yang menandatangani dan NIP;
5) cap dinas/jabatan;
6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth.
48
d. Pembuatan Surat Keterangan
Surat keterangan yang ditandatangani oleh
1) Menteri menggunakan kepala surat Lambang Negara berwarna
emas dan bertuliskan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik
Indonesia, dengan huruf kapital.
2) Pejabat Eselon I, Eselon II, dan Eselon III, sesuai dengan
kewenangan di bidang masing-masing, menggunakan kepala
surat sesuai dengan unit kerja masing-masing.
49
Format Surat Keterangan
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
SURAT KETERANGAN NOMOR ...
Yang bertanda tangan di bawah ini:
a. Nama : ...
b. NIP : ...
c. Jabatan : ...
d. Alamat Kantor: ...
menerangkan bahwa:
a. Nama : ...
b. NIP : ...
c. Jabatan : ...
...
d. Alamat Rumah: ...
………………………………………………………………………………………………………
……………….
……………………………………………………….
Jakarta, 20 Januari 2005
Kepala Biro Keuangan,
ttd. dan cap
Charles B. Purba NIP 060042946
4 spasi
10-15 ketukan 5 ketukan
4 spasi
3 spasi
2 spasi
2 spasi
1½ spasi
1½ spasi
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
50
12. Surat Izin
a. Kepala Surat Izin
Bagian kepala surat izin memuat keterangan tentang
1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
2) kata surat izin (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/SURAT
IZIN), yang ditempatkan di bagian tengah atas lembar naskah
(simetris);
3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titi (NOMOR),
yang ditulis di bawah kata surat izin.
b. Batang Tubuh Surat Izin
Bagian batang tubuh surat izin memuat keterangan tentang
1) identitas pejabat yang diberi izin;
2) maksud pemberian izin;
3) ketentuan lain tentang izin yg diberikan.
c. Kaki Surat Izin
Bagian kaki surat izin memuat keterangan tentang
1) tempat, tanggal, bulan, dan tahun;
2) titelatur jabatan;
3) tanda tangan pejabat;
4) nama jelas pejabat (dengan huruf awal kapital di setiap unsur)
yang menandatangani surat izin itu, berikut NIP-nya;
5) cap dinas/jabatan;
6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth.
d. Pembuatan Surat Izin
Surat izin menggunakan kepala surat dinas sesuai dengan
kewenangan di unit kerjanya masing-masing.
51
Format Surat Izin
SURAT IZIN
NOMOR ...
1. Diberikan kepada:
a. Nama : ...
b. NIP : ...
c. Pangkat/Gol. : ...
d. Jabatan : ...
e. Unit organisasi: ...
2. Untuk : ...
...
...
...
3. Ketentuan lain : ...
...
...
...
Jakarta, 20 Januari 2005
Sekretaris Jenderal,
ttd. dan cap Andin H. Taryoto
NIP 080034569
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
4 spasi
1½ spasi
2 spasi
10-15 ketukan 5 ketukan
4 spasi
4 spasi
2 spasi
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
52
13. Surat Kuasa
a. Kepala Surat Kuasa
Bagian kepala surat kuasa memuat keterangan tentang
1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
2) kata surat kuasa (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/SURAT
KUASA), yang ditempatkan di tengah atas lembar naskah/simetris;
3) nomor (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR), yang
ditulis di bawah kata surat kuasa.
b. Batang Tubuh Surat Kuasa
Batang tubuh surat kuasa dirumuskan dalam bentuk uraian tentang
1) identitas pemberi kuasa;
2) identitas penerima kuasa;
3) wewenang yang dikuasakan.
c. Kaki Surat Kuasa
Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tentang
1) nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun;
2) tanda tangan pejabat;
3) nama jelas pejabat pemberi dan penerimai kuasa, dan NIP-nya;
4) materai secukupnya apabila diperlukan;
5) cap dinas/jabatan;
6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth.
d. Pembuatan Surat Kuasa
Surat kuasa yang ditandatangani oleh
1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat
Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan
dan Perikanan Republik Indonesia.
2) Pejabat Eselon I, Eselon II, dan Eselon III menggunakan kepala
surat sesuai dengan unit kerja masing-masing.
53
Format Surat Kuasa
SURAT KUASA NOMOR ...
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : ...
NIP : ...
Pangkat/golongan: ...
Jabatan : ...
Sesuai dengan kewenangan dalam jabatan memberi kuasa kepada:
Nama : ...
NIP : ...
Pangkat/Golongan: ...
Jabatan : ...
untuk …………………………………………………………………………………….............................
…………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………
………………………..
Jakarta, 20 Januari 2005
Yang diberi kuasa Kepala Biro Hukum dan Organisasi,
ttd. dan cap
…………………………. Narmoko Prasmadji
NIP 180002947 Tembusan: 1. ... 2. ...
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
2 spasi
3 spasi
4 spasi
2 spasi
10-15 ketukan 5 ketukan
4 spasi
11/2 spasi
2 spasi
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN SEKRETARIAT JENDERAL
JALAN MEDAN MERDEKA TUIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
54
14. Surat Perintah
a. Kepala Surat Perintah
Bagian kepala surat perintah memuat keterangan tentang
1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas), dengan huruf
kapital, tanpa garis bawah;
2) kata surat perintah (dengan huruf kapital, tanpa garis
bawah/SURAT PERINTAH), yang ditempatkan di bagian tengah
atas lembar naskah/simetris;
3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/ NOMOR),
yang ditulis di bawah kata surat perintah.
b. Batang Tubuh Surat Perintah
Bagian batang tubuh surat perintah memuat keterangan tentang
1) pertimbangan dikeluarkannya surat perintah;
2) dasar/landasan pengeluaran surat perintah;
3) kata diperintahkan (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/
DIPERINTAHKAN), yang dicantumkan di tengah lembar naskah;
4) diktum yang memuat nama pejabat, pangkat/golongan, dan jabatan
penerima perintah;
5) jenis tugas atau kegiatan yang diperintahkan;
6) penutup.
c. Kaki Surat Perintah
Bagian kaki surat perintah memuat keterangan tentang
1) tempat dikeluarkannya surat perintah;
2) tanggal, bulan, dan tahun;
3) titelatur jabatan;
4) tanda tangan pejabat;
5) nama jelas (dengan huruf awal setiap unsurnya kapital) pejabat
yang menandatangani surat itu, berikut NIP-nya;
6) cap dinas/jabatan;
7) tembusan (apabila diperlukan), tanpa kata Yth.
55
d. Pembuatan Surat Perintah
Surat perintah yang ditandatangani oleh
1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat
Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan
dan Perikanan Republik Indonesia.
2) Pejabat Eselon I atas nama Menteri, menggunakan kepala surat
berlogo Departemen Kelautan dan Perikanan di sebelah kiri
berwarna biru dan di bawahnya bertuliskan Departemen Kelautan
dan Perikanan.
3) Pejabat Eselon I dan Eselon II, yang karena jabatannya,
menggunakan kepala surat unit kerjanya masing-masing.
56
Format Surat Perintah
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
4 spasi
2 spasi
10-15 ketukan 5 ketukan
4 spasi
2 spasi
3 spasi
1½ spasi
SURAT PERINTAH
NOMOR ...
Pertimbangan : …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………….
Dasar : ………………………………………………………………………………
DIPERINTAHKAN
Kepada : ………………………………………..............................................................
…………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………...
.…………………………………
Untuk : 1 ………………………………………………………………………………..
…….……………………………………….
2. ………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………...
..…………………………………………………………………..
Pembiayaan : …………………………………………………………………………………
……………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………
Dikeluarkan di Jakarta pada tanggal 20 Januari 2005 Kepala Biro Perencanaan KLN, ttd.dan cap
Saut Hutagalung NIP 080066375
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
57
15. Surat Tugas
a. Kepala Surat Tugas
Bagian kepala surat tugas memuat keterangan tentang
1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas), dengan huruf
kapital, tanpa garis bawah;
2) kata surat tugas (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/SURAT
TUGAS), yang ditempatkan di bagian tengah atas lembar
naskah/simetris;
3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/ NOMOR),
yang ditulis di bawah kata surat tugas.
b. Batang Tubuh Surat Tugas
Bagian batang tubuh surat tugas memuat keterangan tentang
1) pendahuluan/alinea pembuka, memuat alasan penugasan, diikuti
perintah penugasan;
2) nama lengkap, NIP, pangkat/golongan, dan jabatan
pejabat/pegawai penerima tugas, apabila penerima tugas kolektif;
2) inti surat memuat uraian penugasan yang harus dilaksanakan dan
jadwal waktu;
3) penutup berisi penegasan perintah tugas dan pelaporannya.
c. Kaki Surat Tugas
Bagian kaki surat tugas memuat keterangan tentang
1) tempat dikeluarkannya surat perintah;
2) tanggal, bulan, dan tahun;
3) titelatur jabatan;
4) tanda tangan pejabat;
5) nama jelas (dengan huruf awal setiap unsurnya kapital) pejabat
yang menandatangani surat itu, berikut NIP-nya;
6) cap dinas/jabatan;
7) tembusan (apabila diperlukan), tanpa kata Yth.
58
c. Pembuatan Surat Tugas
Surat tugas yang ditandatangani oleh
1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat
Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri
Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia;
2) Pejabat Eselon I atas nama Menteri menggunakan kepala surat
berlogo Departemen Kelautan dan Perikanan di sebelah kiri
berwarna biru dan di bawahnya bertuliskan Departemen Kelautan
dan Perikanan.
3) Pejabat Eselon I dan Eselon II, yang karena jabatannya,
menggunakan kepala surat unit kerja masing-masing.
59
Format Surat Tugas
SURAT TUGAS NOMOR ...
Dalam rangka melaksanakan tugas.............................................................., dengan ini kami
menugasi: 1. Nama : ... Pangkat/Golongan : ... Jabatan : ... 2. Nama : ... Pangkat/Golongan : ... Jabatan : ...
untuk melaksanakan................................................................................................................
pada: 1. ... 2. . ... mulai tanggal...............s.d.............................
Demikian untuk dilaksanakan dan setelah selesai dilaksanakan, agar menyampaikan
laporan. Kepada instansi terkait kami minta bantuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas tersebut.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal ...
Sekretaris Jenderal,
ttd. dan cap Andin H. Taryoto NIP 080034569
Tembusan: 1. ... 2. ...
1 spasi
1 spasi
2 spasi
4 spasi
4 spasi
2 spasi
4 spasi 5 ketukan 10-15 ketukan
Kepala
Surat
Kaki
Surat
Batang
Tubuh
Surat
11/2 spasi
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
60
16. Berita Acara
a. Kepala Berita Acara
1) lambang negara berwarna kuning emas;
2) Kata BERITA ACARA (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah),
yang ditempatkan di bagian tengah atas (simetris) dari lembar
naskah.
b. Batang Tubuh Berita Acara
Bagian batang tubuh berita acara dirumuskan dalam bentuk uraian.
c. Kaki Berita Acara
Bagian kaki berita acara memuat keterangan tentang
1) nama terang pegawai/orang yang berhubungan dengan isi berita
acara;
2) saksi.
d. Pembuatan Berita Acara
Berita acara ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan dan saksi
menggunakan lambang negara berwarna kuning emas.
61
Format Berita Acara Sumpah Jabatan di Lingkungan Departemen Kelautan
dan Perikanan
1spasi
DEPARTEMENI KELAUTAN DAN PERIKANAN
REPUBLIK INDONESIA
NASKAH BERITA ACARA SERAH TERIMA JABATAN .................................................................................. DEPARTEMENI KELAUTAN DAN PERIKANAN
Pada hari ini Jumat tanggal Sepuluh bulan Juni tahun Dua ribu lima, bertempat di Kantor Departemen Kelautan dan Perikanan Jalan Medan Merdeka Timur Nomor 16 Jakarta, berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 47/M Tahun 2005 tanggal 29 Maret 2005 dilakukan serah terima jabatan antara : 1. Nama : ... NIP : ... Jabatan : ... Selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama
2. Nama : ...
NIP : ... Jabatan : ... Selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua
menyatakan sebagai berikut :
Pasal 1
Pihak Pertama menyerahan kepada Pihak Kedua, jabatan, wewenang, tugas dan tanggung jawab ................ Pihak Kedua menerima kepada Pihak Kedua, jabatan, wewenang, tugas dan tanggung jawab ................ Demikian naskah Berita Acara Serah Terima Jabatan ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak pada tanggal tersebut di atas.
Pihak Kedua Pihak Pertama Yang menerima Yang menyerahkan
…………………. ...………………….
Mengetahui/Menyaksikan :
...………………
1 spasi
1 spasi
2 spasi
2 spasi
1 spasi
10-15 ketukan 5 ketukan
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
4 spasi
4 spasi
1 spasi
62
17. Laporan
a. Kepala Laporan
1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
2) Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang seluruhnya
ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan di tengah-tengah
(simetris).
b. Batang Tubuh Laporan
Bagian tubuh laporan berisi keterangan tentang
1) pendahuluan yang memuat penjelasan umum, maksud, dan tujuan,
ruang lingkup, serta sistematika laporan;
2) materi laporan terdiri dari kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang
mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang
dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;
3) simpulan dan saran yang perlu disampaikan sebagai bahan
pertimbangan;
4) penutup merupakan akhir laporan yang memuat harapan dan
ucapan terima kasih.
c. Kaki Laporan
Bagian kaki laporan memuat keterangan tentang
1) tempat dan tanggal pembuatan laporan;
2) nama jabatan/pejabat pembuat laporan yang ditulis dengan huruf
awal kapital pada setiap unsurnya;
3) tanda tangan dan cap unit kerja;
4) nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital setiap
unsurnya.
63
Format Laporan
LAPORAN NOMOR …
TENTANG …………………………………………………………….
Pendahuluan 1. Umum 2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup 4. Dasar
Tugas yang Harus Dilaksanakan ……………………………………………………………………………………………………….......……………………………………………………………………………………………………... dan seterusnya
Hasil yang Dicapai ………………………………………………………………………………………………………............................................................................................................................……………….………………………………………………………………………………………………………...
Kesimpulan dan Saran ………………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………...
Penutup ………………………………………………………………………………………………………...
Dibuat di : ...
pada tanggal: ...
Kepala Biro Umum dan Perlengkapan,
ttd. dan cap
Farida A. Lukman
Kaki Surat
Batang
Tubuh
Surat
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3529070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
Kepala
Surat 11/2 spasi
2 spasi
1 spasi
2 spasi
1 spasi
4 spasi
4 spasi
64
18. Kartu Kendali
Format Kartu Kendali terdiri beberapa kolom antara lain kolom untuk
nomor urut surat, kode klasifikasi, tanggal, indek surat, asal atau tujuan
surat, ringkasan perihal, nomor surat, dari lampiran, unit pengolah, unti
kerja yang dituju serta kolom paraf penerima surat.
Kartu Kendali terdiri dari 3 (tiga) lembar yang masing-masingnya
digunakan sebagai :
a. lembar I berwarna putih digunakan sebagai penganti buku agenda;
b. lembar II berwarna kuning digunakan sebagai arsip atau buku ekspedisi
/ bukti penerima serta pengendali surat di unit pengolah;
c. lembar III berwarna merah digunakan sebagai pengendali surat dan
harus menyatu dengan surat di unit pengolah/kerja yang dituju.
Untuk penerima surat, membubuhkan paraf dan nama jelas pada kolom
paraf.
65
Format Kartu Kendali
66
19. Piagam Penghargaan
a. Kepala Piagam Penghargaan
Bagian kepala Piagam Penghargaan memuat keterangan tentang
1) lambang negara berwarna kuning emas;
2) kata Piagam Penghargaan (dengan huruf kapital, dengan garis
bawah/ PIAGAM PENGHARGAAN), yang ditempatkan di bagian
tengah atas lembar naskah/simetris;
3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/ NOMOR),
yang ditulis di bawah kata Piagam Penghargaan.
b. Batang Tubuh Piagam Penghargaan
Bagian batang tubuh surat tugas memuat keterangan tentang
1) kalimat “Menteri Kelautan dan Perikanan memberikan Penghargaan
yang sebesar-besarnya kepada”;
2) nama lengkap, pangkat, jabatan pejabat/pegawai penerima
penghargaan dan unit kerja;
3) kalimat penghargaan yang disesuaikan dengan latar belakang
pemberian penghargaan.
c. Kaki Surat Piagam Penghargaan
Bagian kaki surat tugas memuat keterangan tentang
1) tempat dikeluarkannya Piagam Penghargaan;
2) tanggal, bulan, dan tahun;
3) titelatur jabatan;
4) tanda tangan pejabat;
5) nama jelas (dengan huruf awal setiap unsurnya kapital) pejabat
yang menandatangani surat itu, berikut NIP-nya;
6) cap dinas/jabatan;
d. Pembuatan Piagam Penghargaan
Piagam Penghargaan ditandatangani oleh Menteri Kelautan dan
Perikanan, menggunakan kepala surat dengan lambang negara
berwarna kuning emas.
67
Format Piagam Penghargaan
PIAGAM PENGHARGAAN NOMOR ...
Menteri Kelautan dan Perikanan memberikan penghargaan yang sebesar-besarnya
kepada :
Nama : ...
Pangkat : ...
Jabatan : ...
Unit Kerja : ...
Atas jasa dan darmabaktinya yang telah diberikan selama bertugas sebagai
............................ sejak tanggal ....................... sampai dengan saat diberhentikan dengan hormat dari dinas ....................... dengan hak pensiun pada tanggal .....................
Diberikan di : ... Pada tanggal : ...
MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN
ttd. dan cap
FREDDY NUMBERY
Kepala
Surat
Batang
Tubuh
Surat
Kaki
Surat
1 ½ spasi
4 spasi
4 spasi
4 spasi
2 spasi
68
D. Pembuatan
1. Papan Nama Instansi
a. Macam Papan nama Instansi
Papan nama instansi di lingkungan DKP terdiri dari papan nama
kantor di pusat dan di daerah.
1) Papan Nama Kantor di Pusat
Papan nama kantor di pusat adalah
(i) Departemen Kelautan dan Perikanan;
(ii) Badan Riset Kelautan dan Perikanan;
(iii) Pusat Pengembangan Aparatur Kelautan dan Perikanan;
(iv) Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kelautan
dan Perikanan;
(v) Pusat Data, Statistik, dan Informasi;
(vi) Pusat Karantina Ikan.
2) Papan Nama Kantor di Daerah
Jenis papan nama kantor di daerah adalah
(i) pelabuhan-pelabuhan perikanan;
(ii) balai-balai besar;
(iii) balai-balai;
(iv) stasiun-stasiun;
(v) loka-loka;
(vi) Sekolah Tinggi Perikanan, akademi, dan Sekolah Usaha
Perikanan Menengah.
b. Bentuk dan Ukuran
Bentuk papan nama adalah empat persegi panjang dengan ukuran
1) 250 x 100 cm,
2) 200 x 75 cm, dan
3) 150 x 70 cm.
Ukuran tersebut dapat disesuaikan dengan luas tanah dan
bangunan dengan memperhatikan segi estetika.
69
c. Warna dan Huruf
Warna dasar papan nama adalah putih dengan warna tulisan biru
dicetak dengan huruf kapital berukuran sama dan diatur sedemikian
rupa sehingga mudah dibaca. Besarnya huruf/angka disesuaikan
dengan ukuran papan nama dan jumlah huruf/angka yang
digunakan.
d. Logo
Logo yang digunakan adalah logo Keputusan Menteri Kelautan dan
Perikanan Nomor KEP.17/MEN/2001 tanggal 6 Maret 2001, dengan
lambang laut dan gelombang, lingkaran tiga dimensional dan garis
larikan, stilasi ikan, serta tulisan Departemen Kelautan dan
Perikanan, yang ditempatkan di sebelah kiri atas. Besar logo
disesuaikan dengan besarnya ukuran papan nama kantor.
e. Bahan
Papan nama kantor/instansi terbuat dari bahan yang tahan lama.
f. Pemasangan
Papan nama kantor/instansi ditempatkan di lokasi yang strategis
dan mudah dibaca.
CONTOH PAPAN NAMA KANTOR UPT
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN SEKRETARIAT JENDERAL
SEKOLAH TINGGI PERIKANAN
JALAN AUP PASAR MINGGU, PO.BOX 7239/JKPSM
TELEPON (021) 7805030, FAKSIMILE (021) 7806874
JAKARTA SELATAN
70
2. Sarana Surat-Menyurat
a. Pengetikan dalam bentuk semi block style dengan
menggunakan jenis huruf
1) Pica,
2) Arial 12, dengan
3) spasi 1 atau 1,5 disesuaikan dengan kebutuhan.
d. Ukuran Kertas
1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS
maksimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat,
penggandaan, dan dokumen pelaporan.
2) Penggunaan kertas HVS di atas 70 gram atau jenis lain hanya
terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai
keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama.
3) Penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi,
dicetak di atas kertas 70 gram.
4) Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yang
berukuran 297 x 210 mm.
5) Folio ganda (420 x 330 mm) di samping kertas A4 untuk
kepentingan tertentu korespondensi dapat menggunakan kertas
dengan ukuran
(a) A3 kuarto ganda (297 x 420 mm),
(b) A5 setengah kuarto (210 x 148 mm), dan
(c) folio (210 x 330 mm).
71
c. Ukuran Blangko/Formulir
No. Blangko/Formulir Ukuran Jenis Kertas
Keterangan
1. 2. 3. 4.
5. 6. 7.
Model A1 digunakan untuk a. berita acara,surat keputusan b. surat edaran, pidato, pelantikan Model A2 digunakan untuk naskah dinas Model A3 digunakan untuk surat dinas berbahasa Inggris Model B1 digunakan untuk surat dinas Model B2 digunakan untuk surat dinas, surat keterangan, surat izin, pengumuman, surat peringatan, berita acara, surat perintah, surat pengantar, edaran Model B3 digunakan untuk surat keputusan dan mutasi pegawai Model B4 digunakan untuk surat dinas a.n. Menteri berbahasa Inggris
Folio/70 gram 210 x 330- Folio/70 gram 210 x 330 A4/ 70 gram 297 x 210 mm A4/ 70 gram 297 x 210 mm A4/ 70 gram 297 x 210 mm A4/ 70 gram 297 x 210 mm A4/ 70 gram 297 x 210 mm Folio/70 gram 210 x 330 A4/ 70 gram 297 x 210 mm
HVS
HVS
HVS
HVS
HVS
HVS
HVS
HVS
HVS
bergantung pada kebutuhan
72
Keterangan:
i. Model A1 : Blangko/formulir dengan lambang negara di tengah (simetris),
di bawahnya tanpa tulisan MENTERI KELAUTAN DAN
PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA; warna tulisankuning
emas. Blangko tersebut digunakan untuk jenis tulisan dinas
berupa berita acara, sambutan, keputusan, surat edaran, atau
pidato yang ditandatangani oleh Menteri.
ii. Model A2 : Blangko/formulir dengan lambang negara di tengah (simetris)
berwarna kuning emas yang di bawahnya bertuliskan
MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN. Blangko tersebut
digunakan untuk tulisan dinas yang ditandatangani oleh
Menteri untuk surat yang tidak diatur dalam Model A1.
iii. Model A3 : Blangko/formulir dengan lambang negara di tengah (simetris)
berwarna kuning emas yang bertuliskan MINISTRY OF
MARINE AFFAIRS AND FISHERIES REPUBLIC OF
INDONESIA. Blangko tersebut digunakan untuk surat dinas
internasional yang ditandatangani oleh Menteri. Pada catatan
kaki surat bertuliskan alamat lengkap (nomor telepon,
faksimile/surat elektronik).
iv. Model B1 : Blangko/formulir dengan gambar logo departemen di sisi kiri,
bertuliskan DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
REPUBLIK INDONESIA, warna tulisan biru. Blangko tersebut
digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh
pejabat Eselon I atas nama Menteri.
v. Model B2 : Blangko/formulir dengan gambar logo departemen di sisi kiri,
bertuliskan DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERlKANAN
dan unit kerja Eselon I/pusat/UPT di tengah (simetris), warna
tulisan biru. Blangko/formulir tersebut digunakan untuk
semua naskah dinas yang ditandatangani baik oleh pejabat
73
Eselon I/kepala pusat/kepala UPT atas wewenang jabatannya
maupun oleh pejabat eselon di bawahnya, atas nama pejabat
Eselon I/kepala pusat/kepala UPT tersebut.
vi. Model B3 : Blangko/formulir (berukuran folio) dengan gambar garuda
hitam di tengah (simetris). Blangko/formulir tersebut diperlukan
untuk naskah dinas atas nama Menteri yang berkaitan dengan
surat keputusan, misalnya surat keputusan tentang
pembentukan tim dan mutasi kepegawaian.
vii. Model B4 : Blangko/formulir (berukuran A4) dengan gambar logo
departemen di sisi kiri, bertuliskan (bahasa Inggris) MINISTRY
OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES REPUBLIC OF
INDONESIA, warna tulisan biru. Blangko/formulir tersebut
digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh
pejabat Eselon I atas nama Menteri.
74
d. Ukuran sampul surat (amplop) adalah sebagai berikut.
No. Sampul Surat Ukuran Sampul
Warna Sampul
Keterangan
1. MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN 105 x 227 250 x 353 270 x 400
Putih Coklat Coklat
Model A2
2. MINISTER OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES REPUBLIC OF INDONESIA
105 x 227
Putih
Model A3
3. DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
105 x 227 250 x 353 270 x 400
Putih Coklat Coklat
Model B1
4. MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES REPUBLIC OF INDONESIA
105 x 227 250 x 353 270 x 400
Putih Coklat Coklat
Model B4
5. SEKRETARIAT JENDERAL DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
105 x 227 250 x 353 270 x 400
Putih Coklat Coklat
Model B2
6. MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES SECRETARIAT GENERAL
105 x 227 250 x 353
Putih Coklat
Model B3
75
3. Cap Dinas
1. Bentuk dan Ukuran Cap Dinas Tata Cara Penggunaannya
Cap jabatan di lingkungan DKP dibuat untuk Menteri Kelautan dan
Perikanan Republik Indonesia serta Departemen Kelautan dan
Perikanan Republik Indonesia. Bentuk dan ukuran cap dinas di
lingkungan DKP tersebut adalah bulat, seperti tampak pada contoh
gambar, yang terdiri dari dua lingkaran: lingkaran luar/terbesar
berdiameter empat cm.
2. Penggunaan Cap Dinas
Penggunaan cap dinas ditentukan sebagai berikut.
1) Jenis cap dinas, yang dibedakan menjadi dua, yaitu
(i) cap dinas jabatan untuk Menteri dan pejabat struktural
Eselon I;
(ii) cap dinas departemen, unit kerja Eselon I, pusat, dan UPT.
2) Ukuran Cap Dinas
40 mm
39 mm
30 mm
MENTERI
LAMBANG NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
76
3) Bentuk Cap Dinas
a. Cap dinas jabatan Menteri digambarkan dengan
(i) lingkaran luar yang berisi tulisan MENTERI KELAUTAN
DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA, dengan
huruf kapital;
(ii) ingkaran dalam berisi gambar burung garuda;
cap dinas ini digunakan untuk naskah dinas yang
ditandatangani oleh Menteri atau Menteri ad interim;
contohnya,
Jabatan Cap
Menteri
Kelautan dan
Perikanan
b. Cap dinas jabatan struktural Eselon I digambarkan dengan
(i) lingkaran luar yang berisi tulisan DEPARTEMEN
KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA,
dengan huruf kapital;
(ii) lingkaran dalam yang bertuliskan nama jabatan
struktural Eselon I dengan menggunakan huruf kapital
yang dibatasi dengan dua garis horizontal.Cap dinas ini
digunakan untuk naskah dinas keluar yang
ditandatangani oleh pejabat struktural Eselon I.
Urutan Direktorat Jenderal (sesuai dengan Permen 07) adalah
1. Sekretaris Jenderal;
2. Inspektur Jenderal;
3. Direktur Jenderal Perikanan Tangkap;
77
4. Direktur Jenderal Perikanan Budidaya;
5. Direktur Jenderal Pengawasan dan Pengendalian Sumber Daya Kelautan
dan Perikanan;
6. Direktur Jenderal Kelautan, Pesisir, dan Pulau-Pulau Kecil;
7. Direktur Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan;
8. Badan Riset Kelautan dan Perikanan.
Contohnya,
Titelatur atau Nama
Jabatan Contoh Cap
Sekretaris Jenderal
Inspektur Jenderal
Direktur Jenderal
Perikanan Tangkap
78
Titelatur atau Nama
Jabatan Contoh Cap
Direktur Jenderal
Perikanan Budidaya
Direktur Jenderal
Pengolahan dan
Pemasaran
Hasil Perikanan
Direktur Jenderal
Kelautan, Pesisir, dan
Pulau-Pulau Kecil
Direktur Jenderal
Pengawasan dan
Pengendalian Sumber
Daya Kelautan dan
Perikanan
Kepala Badan Riset
Kelautan dan Perikanan
79
c. Cap dinas organisasi departemen digambarkan dengan
(i) lingkaran luar yang berisi tulisan DEPARTEMEN
KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA,
dengan huruf kapital;
(ii) lingkaran dalam yang berisi gambar burung garuda.
Cap dinas ini digunakan untuk naskah dinas yang
ditandatangani oleh pejabat struktural Eselon I atas
nama Menteri.
Contohnya,
Nomenklatur atau
Nama Organisasi Contoh Cap
Departemen
Kelautan dan
Perikanan
d. Cap dinas unit organisasi Eselon I digambarkan dengan
(i) lingkaran luar yang berisi tulisan DEPARTEMEN
KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA
(dengan menggunakan huruf kapital);
(ii) lingkaran dalam bertuliskan nama unit organisasi Eselon
I dengan menggunakan huruf kapital yang dibatasi dua
garis horizontal;
Cap dinas ini digunakan untuk naskah dinas keluar yang
ditandatangani oleh pejabat Eselon II atas nama pejabat
Eselon I.
80
Contohnya,
Nomenklatur atau Nama
Organisasi Unit Kerja Contoh Cap
Sekretariat Jenderal
Inspektorat Jenderal
Direktorat Jenderal
Perikanan Tangkap
Direktorat Jenderal
Perikanan Budidaya
81
Nomenklatur atau Nama
Organisasi Unit Kerja Contoh Cap
Direktorat Jenderal
Pengolahan dan Pemasaran
Hasil Perikanan
Direktorat Jenderal
Kelautan, Pesisir, dan
Pulau-Pulau Kecil
Direktorat Jenderal
Pengawasan dan
Pengendalian Sumber Daya
Kelautan dan Perikanan
Badan Riset Kelautan dan
Perikanan
82
e. Cap dinas pusat digambarkan dengan
(i) lingkaran luar yang berisi tulisan DEPARTEMEN
KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA
(dengan menggunakan huruf kapital);
(ii) lingkaran dalam yang bertuliskan nama pusat (dengan
menggunakan huruf kapital), yang dibatasi dengan dua
garis horizontal.
Cap dinas unit organisasi pusat digunakan untuk naskah
dinas keluar yang ditandatangani kepala pusat atas
wewenang jabatannya atau pejabat struktural Eselon III
atas nama kepala pusat.
Contohnya,
Nomenklatur
atau Nama
Organisasi Unit
Kerja
Contoh Cap
Pusat di bawah
Sekretariat
Jenderal
1. 2.
3. 4.
83
f. Pembuatan dan Pengamanan/Penanggung Jawab Cap
Dinas
Pembuatan cap dinas jabatan Menteri, a.n. Menteri,
Sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, Direktur Jenderal,
Kepala Badan, dan Sekretariat Jenderal merupakan
kewenangan Biro Umum dan Perlengkapan, Sekretariat
Jenderal.
Untuk pertimbangan keamanan, penggantian cap dinas
harus dilakukan oleh Biro Umum dan Perlengkapan dengan
menyerahkan cap dinas yang lama dan dibuatkan Berita
Acara Serah Terima.
Untuk pengamanan dan mencegah penyalahgunaan cap
dinas dari pengguna yang telah ditetapkan, penyimpanan cap
dinas diatur sebagai berikut.
(i) Cap dinas jabatan Menteri, a.n. Menteri, Sekretaris
Jenderal, dan Sekretariat Jenderal disimpan di Biro
Umum dan Perlengkapan, Sekretariat Jenderal.
(ii) Cap dinas Jabatan Direktur Jenderal, Inspektur
Jenderal, dan Kepala Badan disimpan pada Sekretariat
Direktorat Jenderal/Inspektorat Jenderal/Badan dan
sebagai penanggung jawab adalah masing-masing
Kepala Bagian Umum.
g. Penempatan Cap Dinas
(i) Penempatan cap dinas disesuaikan dengan
penggunaan kepala surat dan berada di sebelah kiri
tanda tangan pejabat yang berwenang
menandatanganinya seraya sedikit menimpa tanda
tangan tersebut. Tidak dibenarkan penempatan cap
dinas tepat di tengah-tengah atau di atas tanda tangan
pejabat yang berwenang. Apabila terdapat lebih dari
satu pejabat yang menandatangani suatu naskah dinas,
84
cap dinas itu ditempatkan di sebelah kiri tanda tangan
pejabat yang lebih tinggi tingkatnya.
(ii) Naskah dinas yang ada hubungannya dengan kerja
sama pemerintah dengan luar negeri (berbahasa
Inggris) tidak menggunakan cap dinas.
(iii) Naskah kerja sama DKP dengan instansi lain di dalam
negeri menggunakan cap jabatan masing-masing
pejabat penanda tangan.
E. Kewenangan dan Paraf
Pada hakikatnya, setiap surat ke luar menjadi tanggung jawab
pimpinan instansi yang bersangkutan. Surat ditandatangani oleh pejabat
yang mempunyai kewenangan atau yang mendapat pelimpahan wewenang,
sesuai dengan tanggung jawabnya berdasarkan ketentuan kedinasan yang
berlaku.
Kewenangan dalam penandatanganan surat harus memperhatikan
kesesuaian dengan jenjang struktural pejabat yang dituju.
Surat dinas, sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,
memerlukan pengesahan pertanggungjawaban, baik materi maupun teknis,
dari pejabat yang bersangkutan.
1. Pelimpahan Wewenang Penandatanganan dan Paraf dalam
Naskah Dinas
Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan
perundang-undangan yang berlaku, kewenangan penandatanganan
dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahan. Pelimpahan wewenang
hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di
bawahnya.
Pelimpahan wewenang dimaksudkan untuk menunjang kelancaran
tugas dan ketertiban jalur komunikasi yang bertanggung jawab.
85
Pelimpahan wewenang harus mengikuti jalur struktural dan paling
banyak dua rentang jabatan struktural di bawahnya.
Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar
lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan ditentukan sebagai
berikut.
a. Surat Menteri yang ditujukan kepada pempinan instansi di luar
lingkungan DKP ditandatangani oleh Menteri dan diparaf oleh
Sekretaris Jenderal, sebagai penanggung jawab administrasi Kantor
DKP, dan oleh pejabat Eselon I yang bersangkutan dengan materi
sebagai penanggung jawab teknis.
b. Apabila Menteri mendelegasikan penandatanganan surat kepada
pejabat setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan oleh
pejabat tersebut dengan penyebutan a.n. (atas nama).
c. Apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani surat
tersebut beralangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada
pejabat yang setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. (untuk
beliau) setelah pencantuman a.n. (atas nama).
d. Surat pimpinan unit kerja Eselon I yang ditujukan kepada pimpinan
instansi di luar DKP ditandatangani oleh yang bersangkutan, dan
sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf oleh Sekretaris
Inspektorat Jenderal/Sekretaris Direktorat Jenderal/Sekretaris
Badan dan/atau penanggung jawab materi dengan tembusan
kepada Menteri. Surat Sekretaris Jenderal, sebelum ditandatangani,
harus diparaf terlebih dahulu oleh Kepala Biro/Kepala Pusat yang
menjadi penanggung jawab materi.
e. Apabila pejabat Eselon I mendelegasikan penandatanganan surat
kepada pejabat setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan
oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n. (atas nama).
f. Apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani surat
tersebut beralangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada
pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. (untuk
beliau) setelah pencantuman a.n. (atas nama).
86
g. Staf Ahli Menteri, sesuai dengan tugas dan fungsinya,
memberikan telaahan, pertimbangan, dan saran pemecahan
masalah secara konseptual mengenai hal-hal tertentu menurut
keahliannya yang berkaitan dengan kelautan dan perikanan kepada
Menteri Kelautan dan Perikanan. Oleh karena itu, Staf Ahli Menteri
tidak berwenang untuk membuat dan menandatangani surat dinas
yang ditujukan kepada pemimpin/pimpinan instansi di luar DKP.
h. Staf Ahli Menteri hanya berwenang untuk membuat dan
menandatangani Memorandum dan Nota Dinas kepada Menteri dan
Pejabat Eselon I di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan
sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.
Contoh lembar pengesahan untuk surat Menteri
Lembar Pengesahan Menteri Kelautan dan Perikanan
No. Nama Pejabat Paraf
1. Penanggung Jawab Materi
2. Penanggung Jawab Teknis
… ………………………. ……………………………………….
Tembusan:
1. Presiden Republik Indonesia
2. ………….. dan seterusnya
a.n. Menteri Kelautan dan Perikanan RI
Sekretaris Jenderal,
…………………………………. Tembusan: 1. Menteri Kelautan dan Perikanan RI 2. ……………….. dan seterusnya
87
a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Keuangan,
…………………………………. Tembusan: 3. Sekretaris Jenderal 4. ……………….. dan seterusnya
a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Umum dan Perlengkapan
u.b. Kepala Bagian Perlengkapan,
………………………………………. Tembusan: 1. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan 2. ……………….. dan seterusnya
a.n. Menteri Kelautan dan Perikanan RI
Sekretaris Jenderal u.b. Kepala Biro Kepegawaian,
………………………………. Tembusan: 1. Sekretaris Jenderal 2. ............. dan seterusnya
a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Keuangan,
…………………………………. Tembusan: 1. Sekretaris Jenderal 2. ……………….. dan seterusnya
88
BAB III
PROSEDUR DAN PENGELOLAAN NASKAH DINAS
A. Penanganan Naskah Dinas
1. Naskah Dinas Masuk
a. Penerima Surat
Penerima surat bertugas
1) menerima surat (dinas, pribadi, atau yang salah alamat)
yang masuk ke DKP;
2) memilah (surat biasa, surat rahasia, surat pibadi);
3) membuka dan memeriksa kelengkapan surat;
4) menyampaikan kepada pengarah.
b. Pengarah Surat
Tugas pengarah surat adalah
1) membaca surat dan menentukan kategori surat (kecuali surat
rahasia):
(i) surat dengan kategori penting dicatat dalam kartu kendali
(KK), rangkap tiga;
(ii) surat dengan kategori biasa diberi lembar pengantar -
surat biasa (PSB), rangkap dua;
(iii) surat rahasia diberi Lembar Pengantar Surat Rahasia
(PSR), rangkap dua;
2) mengembalikan dengan segera surat-surat yang salah alamat
kepada pengirimnya atau meneruskannya ke alamat yang
semestinya;
3) mengirimkan surat-surat yang bersifat pribadi ke alamat yang
bersangkutan, tanpa dibuka;
4) meneruskan surat tertutup/rahasia kepada alamat yang dituju
sesuai dengan prosedur penerimaan surat rahasia;
89
5) mencantumkan pengarahan dan kode klasifikasi pada Lembar
Disposisi;
6) menyerahkan surat-surat kepada pencatat.
c. Pencatat Surat
Pencatat surat bertugas
1) mencatat surat pada Lembar PSB;
2) meneruskan surat beserta Lembar PSB atau PSR pada unit
tata usaha yang dituju;
3) menerima kembali Lembar PSB atau PSR asli yang sudah
diparaf oleh unit tata usaha yang dituju sebagai arsip pada unit
tata usaha departemen.
d. Unit Tata Usaha
Unit tata usaha bertugas
1) menandatangani atau memaraf lembar PSB atau PSR dan
mengembalikannya kepada pencatat;
2) memeriksa jumlah dan kelengkapan surat sesuai dengan
Lembar PSB atau PSR;
3) menyampaikan surat yang disertai lembar disposisi kepada
pimpinan pengolah;
4) menyimpan surat rahasia dalam berkas khusus surat rahasia.
e. Proses Naskah Dinas Masuk
Proses naskah dinas sangat rahasia, rahasia, dan terbatas masuk
adalah sebagai berikut:.
1) Penerima surat menandatangani tanda terima dengan
memberikan nama jelas, tanggal, dan waktu.
2) Pengarah surat melengkapi baju surat dengan menggunakan
Lembar PSR rangkap dua dengan mengisi
(i) Unit Pengolah/Unit Kerja penerima surat;
(ii) tanggal disampaikan;
(iii) nomor urut;
(iv) tanggal dan nomor surat.
90
3) Surat dalam keadaan masih tertutup bersama dengan Lembar
PSR secara langsung disampaikan sesuai dengan alamat
surat yang dituju.
4) Setelah Lembar PSR ditandatangani oleh penerima surat,
dengan nama jelas, tanggal, dan waktunya di bagian Lembar
PSR,
(i) lembar pertama sebagai pengganti buku agenda dan
bukti penerimaan disimpan di Unit Kearsipan (Bagian
Tata Usaha dan Persuratan, Biro Umum dan
Perlengkapan);
(ii) lembar kedua menempel pada surat (dalam keadaan
tertutup) dan disimpan pada unit pengolah.
2. Naskah Dinas Keluar
a. Penyiapan Surat Dinas Biasa/Penting
1) Pengolahan Surat
(i) Pembuatan konsep surat dinas dapat dilakukan oleh
pejabat yang berhak menandatangani surat tersebut atau
oleh pejabat/petugas yang ditunjuk sesuai dengan
pedoman yang telah ditetapkan.
(ii) Batas waktu jawaban disesuaikan dengan sifat pengiriman
surat yang bersangkutan
Amat segera/kilat dengan batas waktu 24 jam setelah
surat diterima;
Segera dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat
diterima;
Biasa dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.
(iii) Konsep surat yang telah dibuat selanjutnya diperiksa oleh
atasan langsung pengonsep surat.
(iv) Bagian persuratan unit tata usaha dan/atau sekretaris
pimpinan memeriksa konsep surat dari aspek tata
persuratan dan teknis penulisan.
91
(v) Konsep surat diajukan kepada pejabat yang berhak
menandatanganinya untuk pemeriksaan substansi.
(vi) Setelah diperiksa dan disetujui sebagaimana tersebut
pada Butir 2) sampai dengan Butir 4), dilakukan
pengetikan surat bersih, dengan jumlah lembar sesuai
dengan tujuan, ditambah satu lembar yang diparaf, untuk
selanjutnya ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
(vii) Konsep naskah disimpan dalam berkas bersama arsip
surat bersih. Surat bersih yang telah ditandatangani dan
yang sudah dibubuhi paraf oleh pengonsep surat
disimpan sebagai arsip.
2) Pengiriman Surat Dinas
Apabila surat dinas ke luar telah siap, surat dinas tersebut
harus segera dikirim ke alamat yang dituju setelah dicatat oleh
petugas pengendali surat keluar.
Prosedur pencatatan surat oleh pengendali surat dilakukan
sebagai berikut:
(i) surat dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga;
(ii) surat asli beserta tembusan arsip dikirim ke bagian tata
usaha untuk diberi nomor surat pada KK;
(iii) surat asli beserta KK Lembar Ke-3 diteruskan kepada
pengolah surat, sedangkan KK Lembar Ke-1 sebagai
nomor urut, dan KK Lembar Ke-2 beserta arsip surat
disimpan di bagian tata usaha departemen.
(iv) Kecepatan Penyampaian
Amat segera/kilat: surat yang sudah harus
diselesaikan/ dikirim/disampaikan pada hari yang
sama dengan batas waktu 24 jam;
Segera: surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/
disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; dan
Biasa: surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/
disampaikan menurut urutan yang diterima oleh
92
bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan
caraka/kurir, batas waktu lima hari
b. Proses Naskah Dinas Keluar
Proses naskah dinas sangat rahasia, rahasia, dan terbatas keluar
adalah sebagai berikut.
1) Konsep surat harus dibuat sendiri oleh pejabat yang akan
menandatangani atau pejabat yang ditunjuk menangani surat
rahasia itu dan langsung menentukan tingkat keamanannya
(sangat rahasia, rahasia, atau terbatas).
2) Setelah ditentukan tingkat keamanannya dan disetujui, konsep
itu diparaf oleh pengonsep dan langsung diserahkan ke
petugas sandi negara untuk diproses, kemudian
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang menandatangani
surat tersebut.
3) Petugas sandi negara meminta nomor kepada petugas
penomoran surat dengan menggunakan Kartu Kendali
Rangkap tiga dan petugas mengisi
(i) nomor urut,
(ii) tanggal permintaan nomor surat,
(iii) kode klasifikasi,
(iv) hal,
(v) alamat yang dituju,
(vi) unit pengolah, dan
(vii) paraf petugas sandi negara.
Arsip surat sangat rahasia, rahasia, dan terbatas berada di
kamar sandi dan menjadi tanggung jawab petugas sandi
negara, sedangkan unit kearsipan hanya menyimpan kartu
kendali lembar pertama dan lembar kedua.
4) Kegiatan pengamplopan dilakukan oleh petugas sandi negara
dengan menggunakan amplop. Untuk tingkat keamanan
Naskah Dinas Sangat Rahasia digunakan tiga amplop sebagai
berikut.
93
(i) Amplop pertama, setelah ditutup dengan lem, dibubuhkan
lak segel pada tiga tempat bagian sambungan amplop,
kemudian dicap segel di atasnya. Apabila tidak terdapat
cap segel, setelah amplop ditutup dengan lem,
dibubuhkan cap jabatan pada tiga tempat bagian
sambungan amplop. Pada amplop dibubuhi alamat
lengkap, nomor kode surat, cap dinas dan cap SANGAT
RAHASIA (dengan huruf kapital), kemudian dimasukan ke
dalam amplop kedua.
(ii) Amplop kedua ditangani dengan cara yang sama, seperti
menangani amplop pertama, kemudian dimasukan
kedalam amplop ketiga.
(iii) Amplop ketiga ditutup dengan lem, seperti halnya surat
biasa. Pada muka amplop dibubuhkan alamat lengkap,
nomor surat, cap dinas tanpa dibubuhi cap SANGAT
RAHASIA.
(iv) Untuk tingkat keamanan naskah dinas rahasia dan
Terbatas, digunakan dua amplop dengan pengaturan
amplop pertama yang ditangani dengan cara yang sama,
hanya tidak perlu dibubuhi lak segel, lalu dimasukan ke
dalam amplop kedua, kemudian ditutup dengan lem;
pada muka amplop dibubuhi alamat lengkap, nomor surat,
dan cap dinas, tanpa dibubuhi cap RAHASIA atau
TERBATAS.
(v) Pengiriman naskah dinas sangat rahasia, rahasia, dan
terbatas memerlukan perlakuan khusus dan dilakukan
oleh caraka/kurir atau perusahaan jasa ekspedisi.
5) Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan
Pada sampul surat selalu harus dicantumkan alamat pengirim
dan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak atau dituliskan
pada bagian kanan atas sampul dengan susunan dan bentuk
huruf yang sama dengan yang tertulis atau tercetak pada
94
kepala surat, yaitu lambang negara/logo instansi, nama
instansi/jabatan, dan alamat instansi. Alamat tujuan ditulis
sama seperti alamat yang tercantum pada kepala surat, alinea
pertama alamat tujuan dimulai pada baris di bawah bagian
tengah sampul.
6) Melipat Surat dan Memasukkannya ke dalam Sampul
Surat/Amplop
Surat yang sudah siap mau dikirim dapat kehilangan
penampilannya apabila cara melipatnya dan memasukkannya
ke dalam sampul surat/amplop kurang cermat dan tidak hati-
hati. Surat yang sudah dilipat sudut-sudutnya harus bertemu
dan lipatannya harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat itu
dilipat, terlebih dahulu perlu dipertimbangkan sampul surat
yang akan dipergunakannya.
7) Contoh Melipat Surat yang akan Dimasukkan ke dalam
Sampul Surat Dinas
1. 2.
………..
………
……….
………………………..
………………………..
………………..
……….
…….
………..
………
………
………………………..
…..
…
95
3.
4. 5.
Keterangan Gambar:
1. Lembar kertas surat
2. Sepertiga bagian bawah kertas surat dilipat ke depan.
3. Sepertiga bagian atas lembaran kertas surat dilipat ke belakang ke bawah.
4. Surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap
ke depan.
5. Pada sampul, semua keterangan yang ada dalam alamat tujuan surat ditulis
sama seperti alamat yang tercantum pada kepala surat, kata pertama
alamat/tujuan surat dimulai pada baris di bawah bagian tengah sampul.
B. Penomoran Naskah Dinas Keluar
Nomor surat keluar dinyatakan dengan huruf dan angka sebagai berikut:
1234/ABC/PQ.00/XY/0000.
Penjelasan:
1234 : Nomor urut surat.
ABC : Kode unit kerja asal surat atau pejabat yang menandatangani.
PQ.00 : Digit yang digunakan untuk kode klasifikasi surat sebagaimana pedoman klasifikasi surat (dengan huruf kapital) diatur dalam ketentuan tersendiri.
……….
………
………
………………………..
…….
………….
……………
………
……….
………..
………………………..
………
96
XY : Digit yang digunakan untuk membubuhkan bulan penerbitan surat (dengan angka Romawi).
0000 : Digit yang digunakan untuk membubuhkan tahun penerbitan surat.
Kode nomenklatur unit kerja Eselon I di lingkungan Direktorat Jenderal dan
Inspektorat Jenderal dapat dikembangkan sesuai dengan jumlah unit kerja
Eselon II, yaitu
1. Sekretariat Direktorat Jenderal
2. Direktorat atau Inspektorat I
3. Direktorat atau Inspektorat II
4. Direktorat atau Inspektorat III
5. Direktorat atau Inspektorat IV
Klasifikasi Surat:
Surat Biasa B–1234
Surat Rahasia R–1234
Surat Sangat Rahasia SR–1234
Lain-Lain:
a. Penomoran naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I
atas nama Menteri mengikuti penomoran a.n. Menteri.
b. Penomoran naskah dinas lain, seperti nota dinas dan surat edaran,
menggunakan kode tersendiri untuk membedakan satu dengan yang
lain.
Contohnya,
INS Instruksi
SE Surat Edaran
ST Surat Tugas
ND Nota Dinas
SP Surat Perintah
M Memorandum
c. Penomoran keputusan pengangkatan dalam jabatan struktural
dilakukan oleh Biro Kepegawaian.
97
C. Pengendalian Surat dan Penataan Arsip
1. Pengendalian Surat
Pengendalian surat adalah proses kegiatan pengelolaan surat sejak
diterima, diarahkan, dicatat di unit kearsipan sampai diterima dan
ditangani oleh unit pengolah hingga dikirim oleh unit kearsipan.
a. Pengendalian terhadap surat masuk penting/biasa dilakukan
sebagai berikut:
1) surat penting dengan menggunakan kartu kendal;
2) surat biasa dengan menggunakan lembar pengantar biasa.
b. Pengendalian terhadap surat masuk penting/biasa rahasia
dilakukan sebagai berikut
1) naskah dinas masuk yang tingkat kerahasiaannya sangat
tinggi ditujukan langsung kepada Menteri Kelautan dan
Perikanan.
2) naskah dinas ke luar yang tingkat kerahasiaannya sangat
tinggi yang ditujukan kepada Presiden dan Menteri langsung
ditandatangani oleh Menteri Kelautan dan Perikanan,
sedangkan yang tingkat kerahasiaannya kurang tinggi
ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal.
3) Untuk naskah dinas rahasia mengenai kepegawaian, hanya usul
mutasi pejabat Eselon II ke atas disampaikan langsung kepada
Menteri Kelautan dan Perikanan, sedangkan usul mutasi
pejabat Eselon III ke bawah disampaikan kepada Sekretaris
Jenderal.
4) Untuk menjaga kerahasiaan, berkas-berkas surat sangat
rahasia, rahasia, dan terbatas dikelola oleh petugas sandi
negara dan disimpan di kamar sandi.
5) Penggandaan naskah dinas rahasia, rahasia, dan terbatas
hanya dilakukan apabila ada perintah dari unit pengolah
(pencipta) atau pejabat yang ditunjuk.
c. Untuk proses pengolahan surat digunakan kartu disposisi.
98
2. Penataan Arsip
a. Dosir adalah pengelompokan arsip yang saling berkaitan dalam
satu kegiatan pekerjaan, disatukan dalam satu himpunan.
b. Rubrik adalah pengelompokan arsip yang penyusunannya diurutkan
atas dasar kesatuan masalah.
c. Seri adalah pengelompokan arsip yang disusun berdasarkan
kesamaan jenis permasalahan.
D. Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah kegiatan penyelamatan, baik fisik maupun
informasi, yang terkandung dalam naskah/surat dinas dari pihak-pihak yang
tidak berhak. Faktor pengamanan arsip dinas perlu diperhatikan, dengan
mengingat sering terjadi kebocoran informasi yang disebabkan oleh petugas
pengelola surat kurang berhati-hati baik disengaja maupun tidak. Untuk
mengatasi masalah tersebut, pengamanan informasi dan naskah/surat dinas
adalah sejak pembuatan konsep sampai dengan pengetikan,
penandatanganan, penomoran, dan pengiriman yang harus dilakukan dengan
hati-hati. Perlakuan khusus diperlukan bagi surat-surat yang bersifat rahasia,
sangat rahasia, dan terbatas. Untuk keperluan tersebut, pemimpin unit kerja
dapat memproses surat dinas tersebut secara tersendiri atau mempercayakan
kepada staf yang dapat dipercaya integritasnya.
Pada prinsipnya pengamanan arsip bermula dari pembuatan konsep,
pengetikan, penomoran, penggandaan, dan pendistribusian, serta
pengarsipan.
1. Pembuatan Konsep Naskah/Surat Dinas
Kebocoran informasi naskah/surat dinas sering kali terjadi pada tahap
pembuatan konsep. Oleh karena itu, upaya-upaya sebagai berikut harus
dilakukan.
a. Konsep naskah/surat dinas dibuat secara tersendiri oleh pejabat yang
akan menandatangani atau pejabat lain yang ditunjuk, sedangkan untuk
99
konsep yang tidak dibuat oleh penandatanganan surat, konsep tersebut
harus disetujui terlebih dahulu oleh pejabat penandatanganan surat.
b. Apabila materi naskah/surat dinas menyangkut lebih dari satu unit kerja,
konsep terlebih dahulu disampaikan kepada unit-unit terkait untuk disetujui
dengan membubuhkan paraf pada naskah/surat dinas dimaksud.
c. Khusus untuk naskah/surat dinas yang mempunyai tingkat ke rahasia
yang tinggi, perlu dilakukan hal-hal berikut.
(i) Konsep harus dibuat sendiri oleh pejabat yang menandatangani atau
pejabat yang ditunjuk.
(ii) Konsep dibuat dalam bentuk formulir tersendiri yang dibedakan
dengan surat yang lain (bukan rahasia).
d. Setelah dibubuhi paraf oleh pejabat yang berwenang, konsep naskah/surat
dinas tersebut diserahkan kepada petugas yang mempunyai integritas
yang tinggi terhadap ke rahasiaan dokumen di lingkungan DKP atau diketik
sendiri oleh pejabat yang bersangkutan.
2. Pengetikan Naskah/Surat Dinas
Yang dimaksud dengan pengetikan dalam hal ini adalah pengetikan
konsep akhir surat yang akan ditandatangani. Pengetikan dapat dilakukan
dengan komputer. Hal-hal yang harus diperhatikan, antara lain, adalah
bahwa
a. pengetikan dengan menggunakan komputer akan menghasilkan produk
yang sama; jadi untuk membedakan yang asli dan tembusan dapat
dipergunakan cap/stempel yang menyebutkan asli dan tembusan;
b. sebaiknya, naskah/surat dinas yang sifatnya rahasia, apabila diketik
dengan menggunakan komputer, setelah proses pembuatan selesai, fail
yang berisi surat tersebut dihapus atau dapat disimpan dalam disket
khusus dan penyimpanannya dilakukan secara tersendiri.
3. Penomoran Naskah/Surat Dinas
Pada prinsipnya, penomoran naskah/surat dinas yang bersifat rahasia
tersebut sama dengan surat biasa. Namun, pemberian nomor harus tertutup.
100
4. Penggandaan Naskah/Surat Dinas
Penggandaan naskah/surat dinas harus disesuaikan dengan kebutuhan,
dan dapat dilakukan dengan fotokopi atau percetakan. Naskah/surat dinas
hasil penggandaan dianggap asli apabila diberi tanda tangan dan stempel
basah oleh pejabat yang berwenang. Khusus penggandaan surat rahasia
tidak boleh lebih dari jumlah alamat yang dituju.
5. Pendistribusian dan Pengarsipan Naskah/Surat Dinas
a. Setiap naskah surat dinas disampaikan sesuai dengan ketentuan dan
prosedur yang sudah ditetapkan.
b. Naskah/surat yang bersifat rahasia disampaikan sesuai dengan ketentuan
dan prosedur yang sudah ditetapkan.
c. Naskah/surat dinas yang telah disampaikan, arsipnya disimpan dan diatur
melalui ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan sebagaimana
Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.88/MEN/SJ/2002,
tetapi diperlakukan secara khusus.
d. Mekanisme pengamanan surat sebagai arsip, pada hakikatnya, akan
berakhir pada penyusutan arsip yang meliputi proses pemindahan arsip
inaktif dan unit pengolah kepada unit kearsipan dalam lingkungan DKP.
101
BAB IV
PERSURATAN ELEKTRONIS
Persuratan elektronis, adalah suatu sistem korespondensi yang
menggunakan media elektronis. Penggunaan persuratan elektronis berakibat
DKP dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat,
transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien, khususnya bagi
kegiatan pemerintahan sebagai fasilitator utama untuk melancarkan dan
mendukung semua kegiatan. Kegiatan ini sejalan dengan pergeseran paradigma
dari regulasi menghambat (wall regulation) menuju regulasi mendorong (enabling
regulation).
Persuratan elektronis lingkup DKP melalui intranet, merupakan salah
satu jawaban untuk mewujudkan penyelenggaraan kepemerintahan yang baik
(good governance) dan pemerintahan yang bersih (clean government), sekaligus
meningkatkan kinerja aparatur dalam rangka meningkatkan transparansi dan
akuntabilitas, sehingga masyarakat mendapatkan pelayanan yang baik.
A. STATUS
Persuratan elektronis lingkup DKP digunakan sebagai pengganti nota
dinas yang merupakan suatu bentuk naskah dinas resmi mengenai hal-hal
yang berhubungan dengan masalah kedinasan intern antar unit kerja eselon I
yang berbeda dalam lingkungan DKP. Selain nota dinas persuratan elektronis
lingkup DKP digunakan sebagai pengganti memorandum yang merupakan
suatu bentuk naskah dinas resmi antara Menteri dan pejabat eselon I atau
antar pejabat unit kerja eselon I yang sama. Nota dinas dan memorandum
yang menggunakan sarana persuratan elektronis bukan merupakan dokumen
rahasia.
102
Dalam pelaksanaan persuratan elektronik lingkup DKP pengiriman nota
dinas dan memorandum telah dilakukan melalui beberapa pentahapan yaitu
(1) Proses sosialisasi di setiap lingkungan satuan kerja lingkup DKP, telah
dilaksanakan sejak tanggal 21 November 2005 sampai dengan 31
Desember 2005;
(2) Penggunaan persuratan elektronik dan naskah dinas tertulis yang
merupakan masa transisi di setiap lingkungan satuan kerja lingkup DKP,
dilakukan sejak tanggal 02 Januari 2006 sampai dengan 31 Maret 2006;
(3) Penggunaan resmi nota dinas dan memorandum melalui persuratan
elektronis, harus sudah dimulai terhitung mulai tangal 01 April 2006.
B. SUSUNAN DAN FORMAT
A. Sistem Dokumen Internal merupakan suatu sistem informasi
berbasis Web atau sering disebut sebagai Situs atau Site. Dengan
demikian, pada dasarnya sistem dapat diakses oleh semua orang dari
komputer di mana saja asalkan terhubung dengan Komputer Server
tempat Situs ini disimpan. Dalam memanfaatkan fungsi-fungsi yang
disediakan oleh Situs ini, setiap orang harus memiliki otoritas tertentu.
Dengan kata lain, semua orang dapat mengunjungi situs ini
(http://persuratan.dkp.go.id) dan dapat melihat halaman muka
(Cover Page seperti Gambar 1 di bawah ini) yang menyediakan form
pengisian Nama Login dan Password untuk mendapatkan otoritas
penggunaan fungsi-fungsi yang tersedia.
B.
103
Gambar 1. Login User
C. Dalam aplikasi persuratan elektronik sebagai system dokumen
internal Departemen Kelautan dan Perikanan, memiliki fungsi-fungsi
dasar yang dikelompokkan menjadi 6 (enam) menu, yaitu
1. Menu Inbox yaitu menu untuk melihat surat yang diterima;
2. Menu Buat Dokumen yaitu menu untuk membuat surat/dokumen yang
akan dikirim sesuai tujuan;
3. Menu Sent yaitu menu untuk melihat status surat yang telah dikirim
apakah telah dibaca atau belum;
4. Menu Ubah Profil yaitu menu untuk merubah identitas sesuai dengan
profil pengguna dan otoritas yang dimiliki oleh masing-masing pengguna;
5. Menu Daftar Anggota DKP yaitu menu daftar identitas anggota pengguna
system dokumen internal ini, berupa nama, alamat, jabatan dan nomor
pesawat/hp/tlp;
6. Menu Hubungi Administrator yaitu menu untuk menghubungi
administrator sebagai pengelola sistem.
Setiap orang (pejabat struktural) akan dapat dimasukkan ke dalam daftar pengguna
dan memperoleh otoritas untuk dapat menggunakan fungsi di atas atau kombinasinya.
Fungsi-fungsi secara lengkap yang tersedia pada Administrasi Persuratan dapat dilihat
pada penjelasan berikut ini:
1. MENU INBOX
D. Menu Inbox ini khusus untuk menampilkan daftar surat
masuk dengan identitas pengirim, subyek surat dan tanggal surat
diterima. Tampilan menu ini, seperti terlihat pada gambar berikut ini:
E. Dalam menu Inbox ini, kelompok pengguna memiliki
fasilitas sebagai otoritas pengguna yaitu melihat daftar surat dan
Gambar 2. Menu Inbox
104
mencetak isi surat yang ditujukan pada dirinya serta menghapus
surat yang telah dibaca. Fungsi-fungsi selengkapnya, adalah
Melalui daftar keseluruhan surat masuk (seperti terlihat pada menu
inbox pada Gambar 2 di atas), dapat dipilih surat yang akan dibaca dengan
cara “klik” judul surat pada kolom Subyek yang tersedia di daftar surat
seperti yang tertera di layar Gambar 2. Hyper-text pada kolom “Subyek”
akan menampilkan informasi tentang atribut dan isi surat, termasuk
lampiran (jika ada). Tampilan yang akan terlihat seperti Gambar 3 di
bawah ini.
Gambar 3. Atribut dan isi surat
“Cetak dokumen”
Untuk mencetak (print) dokumen surat yang masuk dapat dilakukan
dengan ”klik” cetak dokumen, sehingga terlihat tampilan seperti berikut
105
Gamber 4. Menu Cetak Dokumen
Kemudian dengan memilih tombol “cetak” maka dokumen siap tercetak
(print), dan untuk menutup tampilan tersebut dapat memilih tombol ”tutup” yang
terdapat di sebelahnya.
Menghapus daftar surat yang tidak digunakan lagi oleh pengguna (seperti
terlihat pada menu inbox pada Gambar 2 di atas). Fungsi penghapusan surat ini
dapat dilakukan dengan cara “klik” kolom check list pada kotak kosong surat yang
akan dihapus seperti pada Gambar 5, selanjutnya “klik” pada kolom “hapus”.
“Check list”
“hapus”
Gambar 5. Kolom hapus surat
106
2. MENU MEMBUAT DOKUMENT
F. Menu Buat Dokumen ini adalah untuk melakukan
pembuatan surat dan melakukan pengiriman atas nama pengguna,
seperti terlihat pada Gambar 6 berikut ini
Gambar 6. Menu buat dokumen
Untuk membuat surat yang akan dikirim, dilakukan dengan mengisi
kolom-kolom yang telah disediakan dalam aplikasi seperti pada Gambar 6,
sebagai berikut :
a. Kirim Untuk : Ini merupakan kolom isian untuk memilih tujuan surat
keluar dengan memilih/klik alamat yang sudah ada seperti pada
Gambar 7;
Gambar 7. Kolom pilihan alamat surat
107
b. Subyek : Kolom Subyek merupakan kolom isian judul surat tujuan;
c. Pesan : Kolom Pesan merupakan kolom isian pesan yang akan
disampaikan dengan mengisi kolom yang telah disediakan;
d. Header : Kolom Header merupakan kolom isian identitas unit kerja
dengan cara memilih/klik nama unit kerja pengirim seperti yang telah
tersedia;
e. Dokumen : Kolom Dokumen merupakan kolom isi / berita surat (Sesuai
dengan format “Microsoft Word”) dengan cara mengetik isi
surat/beritanya sesuai keinginan;
f. File Attachment 1 – 5 : Kolom ini merupakan kolom lampiran apabila
ingin mengirim surat di sertakan lampiran data lainnya baik berupa file
gambar maupun teks dengan jumlah file maksimal dapat dikirim sampai
dengan 5 file lampiran. Kolom file lampiran ini dapat di isi dengan “klik”
pada kolom “browse” dan memasukkan sesuai dengan nama file yang
akan dilampirkan.
g. Kirim : Ini merupakan kolom untuk mengirim surat apabila telah di isi
kolom-kolom pada point a – f, untuk mengirim surat tersebut “klik”
tombol “kirim” seperti pada Gambar 8.
Gambar 8. Tombol kirim surat
108
3. MENU SENT G.
H. Menu Sent adalah menu untuk melihat status surat yang
telah dikirim apakah telah dibaca si penerima atau belum, maupun
melihat kembali isi surat yang telah dikirim sebelumnya, seperti
terlihat pada Gambar 9 berikut ini
4. MENU UBAH PROFIL
Menu Ubah Profil yaitu menu untuk melengkapi maupun merubah
identitas sesuai dengan profil pengguna dan otoritas yang dimiliki oleh
masing-masing. Seperti terlihat pada Gambar 10 di bawah ini.
Gambar 9. Menu sent
109
Gambar 10. Menu ubah profil
Pada menu Ubah Profil identitas juga terdapat fasilitas mengganti
password. Penggantian password ini adalah untuk alasan keamanan surat
yang anda gunakan. Langkah-langkah dalam mengganti identitas adalah
sebagai berikut
a. Password Baru : Ini kolom isian untuk mengganti password lama
menjadi password baru sesuai keinginan pengguna.
b. Ketik Lagi Password Baru : Ini merupakan kolom isian password
kedua, untuk pengisiannya sama dengan password pada point a.
c. Untuk kolom isian berikutnya diisi sesuai dengan identitas yang
diinginkan.
d. Apabila telah melengkapi/mengganti identitas sesuai dengan yang
diinginkan, untuk selanjutnya “klik” tombol “Update Profile” yang
terdapat pada bagian bawah menu seperti pada gambar 10 di atas.
5. MENU DAFTAR ANGGOTA
I. Menu Daftar Anggota ini untuk menampilkan data
identitas anggota yang telah terdaftar di dalam system aplikasi ini,
seperti terlihat pada Gambar 11 berikut ini
Gambar 11. Menu Daftar Anggota
110
Untuk melihat/menampilkan identitas anggota yang lebih lengkap
“klik” kolom nama yang dimaksud, selanjutnya contoh kolom tampilan
identitas anggota secara detil seperti pada Gambar 12.
Gambar 12. Kolom Identitas
Untuk daftar anggota/pengguna baru dalam system aplikasi surat ini
dapat menghubungi Administrator di PUSDATIN pada Ext. 1638 atau
alamat e-mail [email protected].
6. MENU HUBUNGI ADMINISTRATOR
Menu ini khusus untuk fasilitas memberikan saran, kritik, pertanyaan
dan keluhan bagi pengguna/pemakai ybs dengan pengelola aplikasi
(Administrator) melalui fasilitas pada Gambar 13 berikut ini
111
Untuk menghubungi administrator isilah kolom-kolom yang telah
disediakan selengkap mungkin, selanjutnya kirim dengan “klik” tombol
“kirim”, selanjutnya pertanyaan, keluhan maupun saran akan terkirim dan
dijawab/ditanggapi oleh Administrator/pengelola aplikasi ini melalui
identitas yang telah diisi pengguna.
C. PENGELOLAAN
1. Penomoran
Pada prinsipnya penomoran naskah nota dinas dan memorandum yang
dikirim melalui persuratan elektronik sama dengan surat biasa.
2. Pengarsipan dan pengamanan (storage)
a. Setiap naskah surat nota dinas/memorandum disampaikan sesuai
dengan ketentuan dan prosedur yang sudah ditetapkan;
b. Arsip surat nota dinas/memorandum dapat disimpan dan diatur melalui
ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan sebagaimana keputusan
Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP 88/MEN/SJ/2002, namun
diperlakukan secara khusus;
c. Mekanisme pengamanan surat sebagai arsip pada hakekatnya akan
berakhir pada penyusutan arsip yang meliputi proses pemindahan arsip
inaktif dan unit pengolah kepada unit kearsipan dalam lingkungan DKP.
D. KONDISI DARURAT
Dalam Keadaan sistem informasi berbasis web atau sering disebut
sebagai situs atau site http://persuratan.dkp.go.id tidak dapat digunakan akibat
adanya gangguan teknis, maka sistem persuratan manual/non – elektronis
digunakan sebagaimana biasa.
Gambar 13. Menu Administrator
112
BAB V
PENGANGKATAN PELAKSANA TUGAS, PELAKSANA HARIAN, DAN SERAH TERIMA JABATAN
Pada dasarnya, penyelenggaraan tugas di lingkungan DKP harus berjalan
lancar dan secara fungsional harus ada pejabat yang
mempertanggungjawabkannya. Oleh karena itu, dalam hal seorang pejabat
Eselon I dan Eselon II, karena suatu hal beralangan dan tidak dapat
melaksanakan tugasnya, demi kelancaran pelaksanaan tugas dapat diangkat
pejabat pelaksana tugas atau pejabat pelaksana harian dari pejabat yang
kedudukannya sejajar atau setingkat lebih rendah dari pejabat yang digantikan,
dengan ketentuan sebagai berikut.
A. Pengangkatan Pelaksana Tugas
1. Pengangkatan seorang pegawai negeri sipil (PNS) sebagai pelaksana
tugas apabila di lingkungan instansi terdapat kekosongan jabatan yang
diakibatkan antara lain karena meninggal dunia, diberhentikan dari
jabatan, pensiun, maka untuk menjamin kelancaran pelaksanaan tugas
ditunjuk pejabat lain di lingkungannya sebagai pelaksana tugas (Plt).
2. Ketentuan pengangkatan pelaksana tugas
1) ditetapkan dengan surat perintah;
2) tidak perlu dilakukan pelantikan;
3) tidak diberikan tunjangan jabatan;
4) tidak menyebabkan pemberhentian dari jabatan definitif PNS yang
bersangkutan;
5) dapat diangkat PNS yang menduduki jabatan struktural sebagai
Pelaksana Tugas dalam jabatan struktural yang setara atau
setingkat lebih tinggi dalam lingkungan kerjanya;
113
6) yang tidak menduduki jabatan struktural PNS itu hanya dapat
diangkat sebagai Pelaksana Tugas dalam jabatan setinggi-tingginya
Eselon IV.
3. Pejabat yang memberi Surat Perintah Tugas
1) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon I, Menteri menunjuk
seorang pejabat Eselon I lainnya atau seorang pejabat Eselon II di
lingkungan pejabat yang kosong;
2) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon II, pejabat Eselon I
yang membawahkan pejabat yang beralangan tersebut menunjuk
seorang pejabat Eselon II lain di lingkungannya atau seorang
pejabat Eselon III di lingkungan pejabat yang berhalangan kosong;
3) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon III, pejabat Eselon II
yang membawahkan pejabat yang beralangan tersebut menunjuk
seorang pejabat Eselon III lain di lingkungannya atau seorang
pejabat Eselon IV di lingkungan pejabat yang kosong;
4) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon IV, pejabat Eselon III
yang membawahkan pejabat yang beralangan tersebut menunjuk
seorang pejabat Eselon IV lain di lingkungannya atau seorang staf
di lingkungan pejabat yang kosong.
4. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat sebagai pelaksana tugas tidak
memiliki kewenangan mengambil kebijakan atau menetapkan putusan
yang mengikat, antara lain pembuatan DP-3, penetapan surat putusan,
surat perizinan, surat penyidikan, laporan keuangan, dan penjatuhan
hukuman disiplin.
5. Kewenangan yang mengikat sebagaimana angka 4 dilakukan oleh pejabat
di atasnya.
114
B. Pengangkatan Pelaksana Harian
1. Pengangkatan seorang PNS sebagai pelaksana harian dilakukan
apabila di lingkungan unit kerja terdapat pejabat yang beralangan,
antara lain karena sedang melakukan kunjungan ke daerah atau ke luar
negeri, mengikuti pendidikan dan pelatihan/kursus, menunaikan ibadah
haji, dirawat di rumah sakit, cuti, atau alasan lain yang serupa dengan
itu.
2. Sehubungan dengan hal tersebut, apabila terdapat pejabat yang tidak
dapat melaksanakan tugas sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja,
maka untuk tetap menjamin kelancaran pelaksanaan tugas, agar setiap
atasan dari pejabat yang tidak dapat melaksanakan tugas segera
menunjuk pejabat lain di lingkungannya sebagai Pelaksana Harian.
3. Ketentuan pengangkatan Pelaksana Harian
a) ditetapkan dengan surat perintah;
b) tidak perlu dilakukan pelantikan;
c) tidak diberikan tunjangan jabatan;
d) tidak menyebabkan pemberhentian dari jabatan definitif PNS yang
bersangkutan;
e) dapat diangkat PNS yang menduduki jabatan struktural sebagai
Pelaksana Harian dalam jabatan struktural yang setara atau
setingkat lebih tinggi dalam lingkungan kerjanya;
f) yang tidak menduduki jabatan struktural PNS itu hanya dapat
diangkat sebagai Pelaksana Harian dalam jabatan setinggi-
tingginya Eselon IV.
4. Ketentuan pejabat yang memberi perintah sebagai Pelaksana Harian
adalah sebagai berikut:
a) Apabila yang beralangan tersebut adalah pejabat Eselon I, Menteri
mengangkat Pejabat Eselon I lainnya atau pejabat Eselon II di
lingkungan unit kerjanya.
115
b) Apabila yang beralangan tersebut adalah pejabat Eselon II, pejabat
Eselon I mengangkat pejabat Eselon II lainnya atau pejabat Eselon
III di lingkungan unit kerjanya;
c) Apabila yang beralangan tersebut adalah pejabat Eselon III pejabat
Eselon II mengangkat pejabat Eselon III lainnya atau pejabat Eselon
IV di lingkungan unit kerjanya.
d) Apabila yang berhalangan tersebut adalah pejabat Eselon IV, maka
pejabat Eselon III mengangkat pejabat Eselon IV atau Staf yang
berpengalaman sesuai bidangnya di lingkungan unit kerjanya.
5. PNS atau pejabat yang ditunjuk sebagai Pelaksana Harian tidak memiliki
kewenangan untuk mengambil atau menetapkan keputusan yang
mengikat, seperti pembuatan DP-3, penetapan surat keputusan,
penjatuhan hukuman disiplin, dan sebagainya.
6. Pejabat Eselon III yang ditunjuk sebagai Pelaksana Harian Eselon II,
tidak berwenang untuk menandatangani surat dinas yang ditujukan
kepada pimpinan instansi di luar DKP yang mempunyai kedudukan
jabatan lebih tinggi dari jabatanya, terkecuali kepada pejabat yang
mempunyai kedudukan jabatan yang setara.
C. Serah Terima Jabatan
1. Serah terima jabatan dilakukan dalam hal pejabat lama diberhentikan
karena pensiun atau karena mutasi ke jabatan lain atau karena
dibebaskan dari jabatan dihadapan/disaksikan oleh atasan langsung
jabatan yang bersangkutan.
2. Serah terima jabatan dimaksudkan agar tugas jabatan dilaksanakan
dengan berkesinambungan dan untuk memperjelas pelaksanaan tugas.
116
3. Pelaksanaan serah terima jabatan segera setelah pejabat penggantinya
dilantik/diambil sumpah (selambat-lambatnya 2 hari setelah pelantikan).
4. Apabila pejabat penggantinya belum ditetapkan, pelaksanaan serah
terima jabatan dilakukan oleh pejabat lama kepada atasan langsung atau
kepada pejabat lain yang diserahi tugas.
5. Yang perlu melakukan serah terima jabatan adalah jabatan Eselon I, II,
kepala UPT, dan apabila dipandang perlu untuk jabatan Eselon III.
6. Serah terima jabatan diselenggarakan dalam upacara khidmat dan
dihadiri oleh pejabat yang menyerahkan, pejabat yang menerima dan
pejabat atasan langsung sekaligus sebagai saksi serta undangan.
7. Upacara serah terima jabatan dihadiri oleh
1) yang menyerahkan jabatan;
2) yang menerima jabatan;
3) atasan langsung;
4) undangan.
117
BAB VI
PENUTUP
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas ini disusun untuk digunakan dan dijadikan
acuan oleh seluruh pejabat dan/atau pegawai di lingkungan DKP.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 1 Desember 2005
Menteri Kelautan dan Perikanan
ttd.
Freddy Numberi
118
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL A1
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL A2
Keterangan : Lambang negara berwarna kuning emas khusus untuk SK Menteri dan untuk berita acara yang ditandatangani hanya oleh Menteri Kelautan dan Perikanan
119
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL A2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL A3
MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN
REPUBLIK INDONESIA
Keterangan : Lambang negara dan tulisan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia berwarna kuning emas
120
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL A3
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B1
MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES
REPUBLIC OF INDONESIA
Keterangan : Lambang negara dan tulisan Ministry of Marine Affairs and Fisheries Republic of Indonesia berwarna kuning emas
ADDRESS : JL. MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16 JAKARTA 10110 PHONE : (021) 3519070 (HUNTING), FAX. : (021) 3520351, E-MAIL : [email protected]
PO. Box : 4130 JKP 10041
121
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B1
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
DEPARTEMEN KELAUTAN
DAN PERIKANAN
REPUBLIK INDONESIA
122
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
SEKRETARIAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
123
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
..
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
INSPEKTORAT JENDERAL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520336
SURAT ELEKTRONIK ..........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041
124
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN TANGKAP JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520356
SURAT ELEKTRONIK .........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041
125
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN BUDIDAYA JALAN HARSONO R.M. NO. 3 GEDUNG B RAGUNAN PS. MINGGU, JAKARTA 1250
TELEPON (021) 7890552 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 78835853
SURAT ELEKTRONIK .................................., ........................................
126
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
DIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN
DAN PEMASARAN HASIL PERIKANAN JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520844
SURAT ELEKTRONIK ........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041
127
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
DIREKTORAT JENDERAL KELAUTAN, PESISIR
DAN PULAU-PULAU KECIL JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520357
SURAT ELEKTRONIK .........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041
128
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
DIREKTORAT JENDERAL PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
SUMBERDAYA KELAUTAN DAN PERIKANAN JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520346
SURAT ELEKTRONIK ..........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041
129
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
BADAN RASET KELAUTAN DAN PERIKANAN JALAN M.T. HARYONO KAVLING 52 - 53, JAKARTA 12770
TELEPON (021) 79180303 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 79180458
SURAT ELEKTRONIK ..............................., KOTAK POS 4130 JKP 10041
130
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
PUSAT PENGEMBANGAN APARATUR KELAUTAN DAN PERIKANAN JALAN M.T. HARYONO KAVLING 52 - 53, JAKARTA 12770
TELEPON (021) 79180303 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 79180464
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
131
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KELAUTAN DAN PERIKANAN JALAN M.T. HARYONO KAVLING 52 - 53, JAKARTA 12770
TELEPON (021) 79180303 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 7987525
SURAT ELEKTRONIK ............................., KOTAK POS 4130 JKP 10041
132
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
PUSAT DATA, STATISTIK DAN INFORMASI JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3519133
SURAT ELEKTRONIK [email protected], KOTAK POS 4130 JKP 10041
133
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN TANGKAP
PELABUHAN PERIKANAN SAMUDERA JAKARTA JALAN MUARA BARU UJUNG JAKARTA 14440
TELEPON (021) 6617865 FAKSIMILE (021) 6617868
SURAT ELEKTRONIK ......................., ........................
134
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
PUSAT KARANTINA IKAN JALAN RAYA SETU NO. 1 CILANGKAP, JAKARTA TIMUR 13880
TELEPON (021) 8448506 FAKSIMILE (021) 8448679
SURAT ELEKTRONIK ............................, ......................................
135
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
BALAI KARANTINA IKAN SOEKARNO HATTA JALAN ............................................................
TELEPON .......................... FAKSIMILE. .................................
KOTAK POS ..........................
136
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B3
WILAYAH KERJA BANDAR LAMPUNG
Jalan........................... BANDAR LAMPUNG Telepon ................ Fax. ................
DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
BALAI KARANTINA IKAN SOEKARNO HATTA JALAN ............................................................
TELEPON .......................... FAKSIMILE .................................
KOTAK POS ..........................
137
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B3
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B4
Lambang negara berwarna hitam, yang diperlukan untuk naskah dinas atas nama Menteri yang berkaitan dengan surat keputusan.
138
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B4
MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES
SECRETARIAT GENERAL ADDRESS : JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
PHONE (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
E-MAIL : [email protected], PO. BOX 4130 JKP 10041
139
NAMA-NAMA UNIT KERJA (ESELON I) DALAM BAHASA INGGRIS DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
1. SECRETARIAT GENERAL
: SEKRETARIAT JENDERAL
2. INSPECTORAT GENERAL
: INSPEKTORAT JENDERAL
3. DIRECTORATE GENERAL OF CAPTURE FISHERIES
: DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN TANGKAP
4. DIRECTORATE GENERAL OF AQUACULTURE
: DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN BUDIDAYA
5. DIRECTORATE GENERAL OF SURVEILLANCE AND CONTROL OF MARINE RESOURCES AND FISHERIES
: DIREKTORAT JENDERAL PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN SUMBER DAYA KELAUATAN DAN PERIKANAN
6. DIRECTORATE GENERAL OF MARINE COASTAL, AND SMALL ISLANDS
: DIREKTORAT JENDERAL KELAUTAN, PESISIR DAN PULAU-PULAU KECIL
7. DIRECTORATE GENERAL OF FISHERIES PRODUCT PROCESSING AND MARKETING
: DIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN DAN PEMASARAN HASIL PERIKANAN
8. AGENCY FOR MARINE AND FISHERIES RESEARCH
: BADAN RISET KELAUTAN DAN PERIKANAN