Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
-
Upload
agussomantri -
Category
Documents
-
view
113 -
download
14
description
Transcript of Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
1/156
1
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SEPEDA
MOTOR HONDA SECARA KREDIT
PADA PD BUDI MOTOR
JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III)
DEA PUTRI LESTARI
NIM: 11102733
Jurusan Komputerisasi Akuntansi
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Jakarta
2013
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
2/156
2
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Dea Putri Lestari
NIM : 11102733Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika
Alamat Kampus : Jl. Ciledug Raya No. 168 Ulujami, Jakarta Selatan
Alamat Rumah : Srengseng Rt. 001Rw. 007 No. 19, Jakarta Barat
Dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang telah saya buat dengan judul
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
Pada PD Budi Motor Jakarta adalah asli (orisinil) atau tidak plagiat (menjiplak)dan belum pernah diterbitkan/dipublikasikan dimanapun dan dalam bentuk apapun.
Demikianlah surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada
paksaan dari pihak manapun juga. Apabila dikemudian hari ternyata saya
memberikan keterangan palsu dan atau ada pihak lain yang mengklaim bahwa tugas
akhir yang telah saya buat adalah hasil karya milik seseorang atau badan tertentu,
saya bersedia diproses baik secara pidana maupun perdata dan kelulusansaya dari
Akademi Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika dicabut/dibatalkan.
Dibuat di : Jakarta
Padatanggal : 03 Juli 2013
Yang menyatakan,
Dea Putri Lestari
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
3/156
3
SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH
UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertandatangan di bawahini, saya :Nama : Dea Putri Lestari
NIM : 11102733
PerguruanTinggi : AMIK BinaSaranaInformatika
Program Studi : KomputerisasiAkuntansi
AlamatKampus : Jl. Ciledug Raya No. 168 Ulujami
AlamatRumah : Srengseng Rt. 001Rw. 007 No. 19, Jakarta Barat
Dengan ini menyetujui untuk memberikan ijin kepada pihak Akademi Manajemen
Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika, Hak Bebas Royalti Non-
Eksklusif (Non-exclusive Royalti-Free Right) ataskaryailmiah kami yang berjudul :
PerancanganSistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
Pada PD Budi Motor Jakarta, beserta perangkat yang diperlukan (apabila ada).
Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini pihak Akademi Manajemen
Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika berhakmenyimpan,
mengalih-media atauformat-kan, mengelolakannya dalam pangkalan data (database),
mendistribusikannya dan menampilkan atau mempublikasikannya di internet atau
media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari kami selama
tetap mencantumkan nama kami sebagai penulis pencipta karya ilmiah tersebut.
Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi tanpa melibatkan pihak Akademi
Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika, segala bentuk
tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Jakarta
Padatanggal : 03 Juli 2013
Yang menyatakan,
Dea Putri Lestari
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
4/156
4
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR
Tugas Akhir ini diajukan oleh :
Nama : Dea Putri Lestari
NIM : 11102733
Program Studi : KomputerisasiAkuntansi
Jenjang : Diploma Tiga (D.III)
Judul Tugas Akhir : PerancanganSistemInformasiPenjualan Sepeda Motor Honda
Secara Kredit Pada PD Budi Motor Jakarta
Untuk dipertahankan padaperiode I-2013 dihadapan penguji dan diterima sebagai
bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh Diploma Ahli Madya (A.Md)
pada Program Diploma Tiga (D.III) Jurusan Komputerisasi Akuntansi di Akademi
Manajemen Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika.
Jakarta, 03 Juli 2013
PEMBIMBING TUGAS AKHIR
Pembimbing : Eri Mardiani, M.Kom ...................................
Asisten Pembimbing : Normah, S.Kom ..................................
DEWAN PENGUJI
Penguji I : ...................................
Penguji II : ...................................
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
5/156
5
NIM : 11102733
NAMA LENGKAP : Dea Putri Lestari
Dosen Pembimbing : Eri Mardiani,M.kom
TugasAkhir : Perancangan Sistem Informasi PenjualanSepeda Motor Honda Secara Kredit Pada
PD Budi Motor Jakarta
No TanggalBimbingan PokokBahasan ParafDosenPembimbing
1. 23 April 2013 Bimbingan Perdana danPengajuan Judul
2. 02 Mei 2013 Bab I Acc, Pengajuan Bab II
3. 07Juni 2013 Bab III
4. 18Juni 2013 Acc Bab III
5. 26 Juni 2013 Pengajuan Bab IV
6. 03Juli 2013 Acc keseluruhan
7. 05Juli 2013 Simulasi
Catatanuntukdosenpembimbing.
BimbinganTugasAkhir Dimulaipadatanggal : 23 April 2013
Diakhiripadatanggal : 05Juli 2013
Jumlahpertemuanbimbingan : 7 (Tujuh) kali
Disetujui Oleh,
Dosen Pembimbing
( Eri Mardiani,M.kom )
LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR
AKADEMIK BINA SARANA INFORMATIKA
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
6/156
6
NIM : 11102733
NAMA LENGKAP : Dea Putri Lestari
Dosen Pembimbing : Normah,S.Kom
TugasAkhir : Perancangan Sistem Informasi PenjualanSepeda Motor Honda Secara Kredit Pada
PD Budi Motor Jakarta
No TanggalBimbingan PokokBahasan ParafDosenPembimbing
1. 23 April 2013 Bimbingan Perdana danPengajuan Judul
2. 27 April 2013 Pengajuan Bab I
3. 04 Juni 2013 Bab II & Bab III
4. 22Juni 2013 Bab IV
5 05 Juli 2013 Simulasi
Catatanuntukdosenpembimbing.
BimbinganTugasAkhir
Dimulaipadatanggal : 23 April 2013
Diakhiripadatanggal : 05 Juli 2013
Jumlahpertemuanbimbingan : 5 (Lima) kali
Disetujui Oleh,
Dosen Pembimbing
( Normah,S.kom )
LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR
AKADEMIK BINA SARANA INFORMATIKA
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
7/156
7
KATA PENGANTAR
Pujisyukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang
mana telah melimpahkan rahmat dan karuia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis
dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik.Dimana tugas akhir ini penulis sajikan
dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil
sebagai berikut
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
Pada PD Budi Motor,Jakarta.
Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan
Program Diploma Tiga (D.III) Akademi BSI. Sebagai bahan penulisan diambil
berdasarkan hasil penelitian, observasi dan wawancara serta beberapa sumber
literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwatanpa bimbingan
dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar.
Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan
terima kasih kepada:
1. Direktur Akademi Manajemen Informatika & Komputer Bina Sarana
Informatika.
2. PUDIR 1 BidangAkademik
3.
Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi AMIK BSI.
4. Ibu Eri Mardiani, M.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah
memberikan petunjuk dan bimbingan dalam penulisan tugas akhir ini
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
8/156
8
5. Ibu Normah, S.Kom selaku asisten pembimbing yang telah memberikan
nasihat, dan masukan dalam penulisan tugas akhir ini
6.
Staff / karyawan / dosendilingkungan AMIK BSI.
7. IbuHo Lian Hoa selaku pemilik Toko PD Budi Motorbeserta seluruh
staffPD. Budi Motoryang telah sudi memberikan ijin dan meluangkan waktu
untuk memberikan data yang diperlukan guna penyusunan tugas akhir ini.
8. Orang tua ( Bapak dan Ibu ), adik, kakak tercinta dan semua keluarga.
9. Rekan-rekan mahasiswa kelas KA-6D serta semua pihak yang telah banyak
memberikan dorongan semangat dan saran-saran yang sangat membantu
dalam penyusunan laporan ini.
Penulis sadar pasti masih banyak kekurangannya, oleh karena itu keritik
serta saran yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan penulisan
ini. Semoga penulisan ini dapat memberikan manfaat bagi ilmu pengetahuan
umumnya dan pembaca khususnya.
Jakarta, 30 Juni 2013
Penulis
Dea Putri Lestari
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
9/156
9
ABSTRAKSI
Dea Putri Lestari (11102733), Perancangan Sistem Informasi Penjualan SepedaMotor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor Jakarta.
Penulis membuat penulisan Tugas Akhir ini berdasarkan dari hasil riset di
PD Budi MotorJakarta yang beralamat di Jl. Prof.Dr.Latumeten No.16 B/C Jakarta
Barat. PD Budi motor adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang penjualanyang menyediakan motor honda.
Semakin berkembangnya PD Budi Motor yang ditandai dengan jumlah
transaksi penjualan yang terus meningkat, maka timbul permasalahan-permasalahandalam sistem yang masih dikerjakan secara manual. Sehingga perlu dibuatkan suatu
sistem aplikasi yang berguna untuk dapat menangani masalah yang timbul atau paling
tidak mengurangi tingkat kesalahan yang selama ini terjadi pada proses penjualan dan
sekaligus meningkatkan kinerja serta produktifitas kerja dari sumber daya yang ada.
Untuk itu penulis merancang suatu sistem pengolahan data penjualan secarakomputerisasi dari mulai proses pemesanan motor, proses kredit, sampai dengan
proses pembuatan laporan. Semuanya itu penulis tuangkan dalam sebuah judul
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda secara Kredit Pada
PD Budi Motor Jakarta. Penulis juga menggunakan Software Microsoft Visual Basic6.0 yang memiliki sarana akses lebih cepat untuk membuat aplikasi database yang
berkemampuan tinggi.
Kata Kunci : Perancangan Sistem, Sistem Penjualan Barang
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
10/156
10
ABSTRACK
Dea Putri Lestari (11102733), Information System Design Honda Motorcycle Saleson Credit in Favor PD Budi Motors Jakarta.
Authors make this thesis based on research inPD Budi Motor company with
addres Prof.Dr.latumeten No16 B/C west Jakarta . PD Budi Motor a companyengaged in the sale that provides motorcycle honda.
PD Budi Motor growing is characterized by the number of sales transactions
increased, the problems arise in a system that is still done manually. That need to be
made an application system that allows you to be able to handle problems that arise,
or at least reduce the level of error that has been happening in the sales process andsimultaneously improve the performance and productivity of existing resource.
To the outhors designed a data processing system of computerized sales star
booking engine, the credit process to preparing reports. All of the authors showcasedin a title information system design honda motorcycle sales on credit in jakarta PD
Budi Motor. I also use software microsoft visual basic 6.0 facilities that have faster
access to create database appplication are highly skilled.
Key Word : The Design System, The Goods Sell ing System
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
11/156
11
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Tugas Akhir....................................................................... iLembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ...................................................... ii
Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ................................ iiiLembar Persetujuan Dan Pengesahan Tugas Akhir ......................................... iv
Lembar Konsultasi Tugas Akhir ...................................................................... v
Kata Pengantar ................................................................................................. viiAbstraksi .......................................................................................................... ix
Daftar isi ........................................................................................................... xi
Daftar Simbol ................................................................................................... xiiiDaftar Gambar............................................................................................. xiv
Daftar Tabel ..................................................................................................... xvDaftar Lampiran................................................................................................ xvi
BAB I PENDAHULUAN1.1. Umum .................................................................................... 1
1.2. Maksud dan Tujuan ............................................................... 2
1.3. Metode Penelitian.................................................................. 21.4. Ruang Lingkup ...................................................................... 3
1.5. Sistematika Penulisan ........................................................... 4
BAB II LANDASAN TEORI2.1. Konsep Dasar Sistem ............................................................ 6
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) .................................... 15
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN3.1. Umum .................................................................................... 27
3.2. Tinjauan Perusahaan ............................................................. 283.2.1. Sejarah Perusahaan...................................................... 28
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ................................... 28
3.3. Prosedur Sistem Berjalan ...................................................... 30
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan .......................... 32
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan ................................................ 353.6. Spesifikasi Sistem Berjalan ................................................... 48
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ...................... 483.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ...................... 50
3.7. Permasalahan......................................................................... 52
3.8. AlternatifPemecahanMasalah ............................................... 53
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
12/156
12
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN4.1.Umum .................................................................................... 55
4.2.Prosedur Sistem Usulan ........................................................ 55
4.3.Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan ............................ 57
4.4.
Kamus Data SistemUsulan .................................................... 594.5.Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan .................................. 72
4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan ........................... 72
4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran ........................... 744.5.3. Normalisasi File ............................................ 78
4.5.4. Spesifikasi File .............................................. 82
4.5.5. StrukturKode ................................................. 90
4.5.6. Spesifikasi Program ...................................... 964.6.Spesifikasi Sistem Komputer ................................................ 107
4.6.1. Umum ............................................................ 107
4.6.2. Perangkat Keras ............................................ 107
4.6.3.
Perangkat Lunak............................................ 1084.7. Jadwal Implementasi ............................................................. 108
BAB V. PENUTUP5.1. Kesimpulan ........................................................................... 111
5.2. Saran ...................................................................................... 111
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
SURAT KETERANGAN RISET
LAMPIRAN-LAMPIRAN
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
13/156
13
DAFTAR SIMBOL
a. Simbol Diagram Arus Data
EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan
pada arus data.
DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan alir data yang sedang
berjalan.
PROCESS
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang
sedang berlangsung.
DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat
menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
14/156
14
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1. Gambar III.1.Struktur Organisasi ............................................................... 29
2. Gambar III.2.Diagram Konteks Sistem Berjalan ....................................... 333. Gambar III.3.Diagram Nol Sistem Berjalan .............................................. 34
4. Gambar III.4.Diagram Detail Sistem Berjalan ........................................... 35
5. Gambar IV.1.Diagram Konteks Sistem Usulan ......................................... 57
6. Gambar IV.2.Diagram Nol Sistem Usulan ................................................ 587. Gambar IV.3.Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan ....................................... 59
8. Gambar IV.4.Bentuk Tidak Normal(Unnormalized Form) ....................... 78
9.
Gambar IV.5.Bentuk Normal Kesatu(1NF/First Normal Form) ............... 7910.Gambar IV.6.Bentuk Normal Kedua(2NF/Second Normal Form) ............ 80
11.Gambar IV.7.Bentuk Normal Ketiga(3NF/Third Normal Form)............... 81
12.Gambar IV.9.Diagram HIPO ..................................................................... 97
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
15/156
15
DAFTAR TABEL
Halaman
1. Tabel II.1.Notasi Tipe Data ........................................................................ 202. Tabel II.2.Notasi Struktur Data .................................................................. 21
3. Tabel IV.1.Spesifikasi File Customer ........................................................ 824. Tabel IV.2.SpesifikasiFile User ................................................................. 83
5. Tabel IV.3.Spesifikasi File Pesanan........................................................... 846. Tabel IV.4.SpesifikasiFileStok .................................................................. 85
7. Tabel IV.5.Spesifikasi FilePO.................................................................... 86
8. Tabel IV.6.Spesifikasi File Jurnal .............................................................. 87
9.
Tabel IV.7.Spesifikasi FilePembayaran ..................................................... 8810.Tabel IV.8.Spesifikasi File Perkiraan ........................................................ 89
11.Tabel IV.9.Spesifikasi File SJ .................................................................... 89
12.Tabel IV.10. Jadwal Implementasi............................................................. 110
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
16/156
16
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
A.1. KartuTanda Penduduk.................................................................. 116
A.2. Kartu Keluarga ......................................................................................... 117
A.3.Purchase Order............................................................................... ........... 118A.4.Data Stok....................................................................................... ............ 119
B.1. Kwitansi Pembayaran ............................................................................... 120
B.2. LaporanPenjualan ..................................................................................... 121
B.3.Surat Jalan..................................................................................... ............ 122B.4.Surat Pesanan................................................................................ ............ 123
B.5.FPPI............................................................................................... ............ 124
C.1.Kartu Tanda Penduduk................................................................... ........... 125C.2.Kartu Keluarga............................................................................... ........... 126
C.3. Form Data Stok ........................................................................................ 127
C.4. Form Data PO ........................................................................................... 128D.1. Form Data Pesanan................................................................................... 129
D.2. Form Data FPPI ........................................................................................ 130
D.3.Form Data SJ ............................................................................................. 131
D.4. Form Data KW ......................................................................................... 132D.5. Form Data LP ........................................................................................... 133
D.6. Form Data LK............................................................................... ........... 134
E.1. Menu Login .............................................................................................. 135
E.2. Menu Utama ............................................................................................. 136E.3. Menu Master.................................................................................. ........... 137
E.4.MenuUser .................................................................................................. 138
E.5. Menu Data Customer ................................................................................ 139E.6. MenuData Perkiraan ................................................................................. 140
E.7. Menu Transaksi............................................................................. ........... 141
E.8. Menu Data Pesanan .................................................................................. 142E.9.MenuData PO ............................................................................................ 143
E.10. Menu Data Pembayaran .......................................................................... 144
E.11. Menu Data SJ .......................................................................................... 145
E.12.Menu Data Stok ....................................................................................... 146
E.13.Menu Data Jurnal............................................................... ...................... 147E.14.Menu Data LP............................................................................... ........... 148
E.15.Menu Data Backup........................................................................ .......... 149
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
17/156
17
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Umum
Penjualan kredit merupakan salah satu unsur penting dalam operasional
sebuah perusahaan, maka perusahaan harus bisa memberi pelayanan terbaik dan
harus memiliki SDM ( Sumber Daya manusia ) yang terampil dan teknologi yang
digunakan harus sesuai dengan zamannya. Salah satu teknologi yang memberi
kemudahan dalam kegiatan penjualan dan pengolahan data adalah menggunakan
komputer.
Setelah penulis mengadakan riset di PD Budi Motor, penulis menyadari
bahwa sistem penjualannya masih bersifat manual. Mulai dari pemesanan barang,
pencatatan dalam buku stok, pembuatan kwitansi, sampai dengan pembuatan laporan.
Masalah yang timbul dari sistem berjalan yang ada di PD Budi Motor adalah lambat
dalam membuat kwitansi pembayaran karena masih di tulis tangan dan proses laporan
penjualan masih berbentukprint excel, dengan begitu banyak waktu yang dikeluarkan
untuk membuat laporan. Dalam pencatatan buku stok juga masih dalam tulis tangan
maka sering terjadi kesalahan pencatatan barang masuk dan barang keluar.
Semakin cepat tersaji sebuah laporan yang tepat dan akurat bagi sebuah
perusahaan merupakan hal yang baik bagi efisiensi dan aktifitas dalam menjalankan
operasional perusahaannya.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
18/156
18
Pencatatan penjualan sepeda motor honda di PD Budi Motor ini masih
bersifat manual, maka sudah seharusnya perusahaan tersebut memperhatikan
keakuratan laporan dengan cepat dan akurat. Judul penulisan tugas akhir yang
penulis ambil adalah sebagai berikut
PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN SEPEDA MOTOR HONDA
SECARA KREDIT PADA PD BUDI MOTOR JAKARTA
1.2. Maksud dan Tujuan Penulisan
Adapun maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah:
1. Untuk mengetahui penjualan kredit pada PD Budi Motor dan mempelajari
kelemahan sistem berjalan.
2. Mencari solusi terhadap permasalahan sistem berjalan penjualan kredit pada
PD Budi Motor.
3.
Menerapkan ilmu yang sudah didapat selama belajar di Akademi Bina
Sarana Informatika (AMIK BSI)
Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat
kelulusan pada Program Diploma Tiga (D.III) Jurusan Komputerisasi Akuntansi pada
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK
BSI).
1.3.
Metode Penelitian
Untuk memperoleh data-data guna tersusunnya Tugas Akhir ini maka
penulis menggunakan cara untuk mengumpulkan data dengan beberapa metode yaitu:
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
19/156
19
1. Metode Observasi
Data dikumpulkan langsung dengan cara melakukan pengamatan langsung
di PD Budi Motor yang berlokasi di Jl.Prof.Dr.Latumeten No.16 B/C pada
objek yang diteliti agar penulisan tugas akhir ini mudah terlaksana.
2. Metode Wawancara
Pengumpulan data dilakukan dengan mewawancarai langsung atau tanya
jawab kepada narasumber yaitu Ibu Endang selakusales counterapabila ada
sesuatu yang tidak dimengerti yang dilakukan dengan sistematis dan
berdasarkan tujuan penelitian. Cara ini dimaksudkan untuk kemudahan
mendapatkan data.
3. Metode Kepustakaan
Pengumpulan data dilakukan dengan melihat dan mengambil data-data yang
terdapat dalam buku-buku atau literatur yang berkaitan.
1.4. Ruang Lingkup
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis mengambil masalah mengenai
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada
PD Budi Motor. Dalam hal ini penulis membahas masalah pada proses penjualan
kredit yang didalamnya menyangkut proses pemesanan barang, proses pengajuan
perjanjian kredit, proses pembayaran uang muka, proses pengiriman barang, proses
pembuatan laporan penjualan perbulan.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
20/156
20
1.5. Sistematika Penulisan
Penyusunan Penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari lima bab, dimana
pembagian ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam pemikiran dan pemahaman
isi dari Tugas Akhir ini. Untuk itu penulis akan menguraikan secara garis besar
tentang bab-bab yang akan dibahas, yaitu sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Di dalam bab ini di kemukakan mengenai pokok bahasan, maksud dan
tujuan, metode penelitian, ruang lingkup, dan sistematika yang
digunakan dalam mengumpulkan data dalam menyusun laporan ini.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini akan menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang
dibahas dalam ruang lingkup penyusunan laporan ini dan memberikan
penjelasan secara teoritis tentang peralatan (tool system).
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini membahas secara secara umum dan singkat tentang profil
perusahaan, analisa sistem berjalan, struktur dan fungsi organisasi,
prosedur sistem yang sedang berjalan, diagram alir, dan sistem
akuntansi berjalan, spesifikasi sistem berjalan, permasalahan dan
alternative pemecahan masalah pada perusahaan tersebut.
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN
Dalam bab ini membahas tentang sistem usulan secara umum,
prosedur sistem yang diusulkan, diagram alir data sistem akuntansi
usulan, kamus data sistem akuntansi usulan, spesifikasi rancangan
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
21/156
21
sistem usulan yang didalamnya terdapat dokumen masukan, dokumen
keluaran, normalisasi, spesifikasi file, spesifikasi program, sistem
komputer yang dibutuhkan serta memberikan jadwal implementasi.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan yang diambil penulis dalam
pembuatan Tugas Akhir ini beserta saran-saran yang diberikan untuk
penjualan sepeda motor honda secara kredit pada PD Budi Motor.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
22/156
22
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Sistem pada dasarnya banyak memberikan manfaat dalam mengambil
keputusan, serta memahami lingkungan yang saling berhubungan satu sama lain dan
bersama-sama berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu. Terdapat dua kelompok
dalam mendefinisikan sistem yaitu menekankan pada prosedur dan menekankan pada
elemen. Yang menekankan pada prosedur sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sedangkan yang menekankan pada elemen, sistem adalah kumpulan dari elemen-
elemen yang berinteraktif mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1. Pengertian Sistem
Sistem didefinisikan bahwa sistem adalah kumpulan yang terdiri dari unsur
manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau lainnya yang terorganisasi dari unsur-
unsur tersebut, disamping berhubungan satu sama lainnya, juga berhubungan dengan
lingkungan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Berikut ini beberapa pengertian sistem yang dikemukakan oleh para ahli
antara lain:
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
23/156
23
Menurut Sutabri (2004a:3) Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan
dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi,
saling tergantung satu sama lain dan terpadu.
Menurut Narko (2004:1) Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari
interaksi elemen-elemen (dikatakan sub-sistem) yang berusaha mencapai tujuan
tertentu.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem saling
berhubungan satu dengan yang lainnya dan mempunyai fungsi dan tujuan.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini
merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat
mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Adapun karakteristik sistem adalah
sebagai berikut:
1. Komponen Sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem
tersebut dapat berupa suatu sub-sistem atau bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem (boundary)
Batasan sistem merupakan batasan suatu sistem dengan suatu sistem lainnya
atau dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu
sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Batas
suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
24/156
24
3. Lingkungan Luar Sistem (environment)
Merupakan bentuk apapun yang ada di luar sistem yang mempengaruhi
operasi sistem tersebut. Dimana lingkungan luar sistem ini bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (interface)
Adalah sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang
lainnya.
5. Masukan Sistem (input)
Adalah energi yang dimasukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan
(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input
adalah energi yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Signal
inputadalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna. Keluaran ini merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
7. Pengolah Sistem (process)
Merupakan suatu sistem yang dapat mempunyai suatu proses yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh sistem akuntansi,
sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang
dibutuhkan oleh pihak manajemen.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Sasaran sistem merupakan suatu sistem yang mempunyai tujuan dan sasaran
yang pasti dan bersifat deterministik (dapat diprediksi). Sasaran sangat
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
25/156
25
menentukan kebutuhan akan masukan dan keluaran yang diharapkan. Jika
suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuan
yang telah direncanakan.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang di antaranya
adalah sebagai berikut:
1. Sistem Abstrak (abstrak system) dan Sistem Fisik (physic system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak
tampak secara fisik, misalnya sistem teknologi yaitu sistem yang berupa
pemikiran hubungan antar manusia dengan tuhan, sedangkan sistem fisik
merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem penjualan, sistem
produksi dan sebagainya.
2. Sistem Alamiah (natural system) dan Sistem Buatan Manusia (human made
system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadi siang dan malam,
pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang
dirancang oleh manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
26/156
26
3. Sistem Tertentu (deterministic system) dan Sistem Tak Tentu (probabilistic
system)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang
dapat diprediksi atau diramalkan secara tepat, misalnya sistem komputer
contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan
program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem tak tentu
adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi atau
diramalkan secara tepat, misalnya ramalan cuaca.
4. Sistem Tertutup (closed system) dan Sistem Terbuka (open system)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh dengan lingkungan
luarnya, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang terpengaruh dengan
lingkungan luarnya.
2.1.4. Konsep Dasar Sistem Informasi
1. Definisi Sistem Informasi
Didefinisikan oleh Puspitawati (2011:14) bahwa sistem informasi adalah
suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung kegiatan operasi sehari-hari,bersifat manajerial dan kegiatan suatu organisasi dan menyediakan pihak-
pihak tertentudengan laporan-laporan yang di perlukan.
Informasi merupakan hal yang penting bagi manajemen didalam mengambil
keputusan dan merupakan proses lanjut dari data yang memiliki nilai tambah.
Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (informasi system) atau disebut juga
denganprocessing system atau information generating systems.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
27/156
27
2. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan
istilah blok bangunan (building block) yang masing-masing blok terdiri dari:
a. Blok Masukan (Input Block)
Data yang masuk kedalam sistem informasi termasuk metode-metode dan
media untuk menangkap data yang dapat berupa dokumen dasar.
b. Blok Model (Model Block)
Blok ini berupa kombinasi prosedur logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan
keluaran yang diinginkan.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna bagi pemakainya atau bagi semua
tingkatan manajemen.
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara menyeluruh.
e. Blok Basis Data (Database Block)
Database blockmerupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
sama lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat
lunak untuk memanipulasinya.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
28/156
28
f. Blok Kendali (Control Block)
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah dan bila terlanjur
terjadi kesalahan dapat segera diatasi.
2.1.5. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen merupakan penerapan sistem informasi
didalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua
tingkatan manajemen, dan merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem
informasi.
Menurut George M.Scott dalam Jogiyanto ( 2005a:14 ) mengemukakan
bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari interaksi-interaksi
sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial
maupun kebutuhan operasi.
2.1.6. Sistem Informasi Akuntansi
Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokan,
perangkuman, dan pelaporan dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari
kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan keuangan. Sistem informasi
yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah Sistem Informasi
Akuntansi.
Didefinisikan oleh Kadir (2003:97) Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
adalah sistem informasi yang menyediakan informasi yang di pakai oleh fungsi
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
29/156
29
akuntansi (departemen/bagian akuntansi). Sistem ini mencakup semua transaksi yang
berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan.
2.1.7. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit
Pada setiap perusahaan pada umumnya menerapkan akuntansi sebagai
bahasa bisnis yang dapat dijadikan alat komunikasi, salah satu sub bagian dari sistem
akuntansi adalah penjualan.
Menurut Mulyadi ( 2008:210 ) Sistem Penjualan Kredit adalah Penjualan
kredit di laksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan
order yang di terima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan
mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.
1. Fungsi Penjualan
Penjualan merupakan salah satu cara yang dimilki perusahaan, untuk mendapatkan
penerimaan kas. Adapun fungsi akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:
a. Memperlancar stabilitas operasional perusahaan.
b. Memberikan pelayanan kepada customer untuk dapat memenuhi atau
memberikan jaminan tetap akan tersedianya barang tersebut.
c. Untuk mendapatkan laba bersih atas hasil penjualan tersebut.
2. Macam-macam bentuk penjualan :
a.
Penjualan Tunai
Adalah penjualan yang dilakukan secara tunai.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
30/156
30
b. Penjualan Kredit
Adalah penjualan yang dilakukan secara kredit atau tidak langsung
dibayarkan secara tunai, biasanya dalam penjualan ini terdapat syarat-syarat
yang harus disepakati.
c. Penjualan Konsinyasi
Adalah suatu bentuk perjanjian dimana salah satu pihak yang memiliki barang
menyerahkan sejumlah barang kepada pihak tertentu untuk dijualkan dengan
memberikan komisi tertentu.
2.1.8. Jurnal Penjualan
Menurut Mega (2006:109) mendefinisikan bahwa Jurnal adalah catatan
harian yang dibuat oleh perusahaan untuk mencatat transaksi keuangan yang terjadi
secara kronologis dengan berpedoman pada mekanisme debit dan kredit.
Jurnal penjualan kredit adalah sebagai berikut:
1. Jurnal pada saat penjualan barang secara kredit
Penjualan xxx
Piutang xxx
Contoh :
Penjualan Rp 1.000.000
Piutang Rp 1.000.000
2. Jurnal pada saat terjadi retur penjualan secara kredit
Retur Penjualan xxx
Pendapatan penjualan xxx
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
31/156
31
Contoh :
Retur Penjualan Rp 250.000
Pendapatan Penjualan Rp 250.000
3. Jurnal pada saat terjadinya potongan penjualan
Piutang xxx
Potongan Penjualan xxx
Penjualan xxx
Contoh :
Piutang Rp 800.000
Potongan Penjualan Rp 200.000
Penjualan Rp 1.000.000
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Didalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat
mendukung terciptanya sebuah rancangan. Peralatan pendukung (Tools System)
merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari
suatu sistem dengan menggunakan simbol, lambang, diagram yang menunjukan
secara tepat arti fisiknya.
2.2.1. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)
Menurut Jogiyanto ( 2005b:700 ) Diagram alir data adalah diagram yang
menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem. Diagram
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
32/156
32
ini menggambarkan data yang ditransformasikan menjadi keluaran melalui
serangkaian fungsi-fungsi dan tidak membuat asumsi tentang bagaimana proses akan
dilakukan. Diagram ini disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang
saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
1. Kesatuan Luar (Eksternal Entity)
Kesatuan lingkungan luar yang berupa orang, organisasi suatu sistem lainnya
yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan inputatau outputdari
sistem. Bentuknya adalah sebuah kotak persegi.
2. Arus Data (Data Flow)
Simbol ini menunjukan arus data yang berupa masukan sistem atau hasil proses
sistem. Bentuknya adalah anak panah.
3. Proses (Processing)
Untuk menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan masukan,
keluaran atau dapat dikatakan bahwa proses menggambarkan transaksi masukan
ke dalam keluaran. Bentuknya adalah lingkaran.
4. Simpanan Data (Data Store)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flowyang sudah disimpan atau
diarsipkan. Digambarkan dengan dua garis sejajar salah satu sisi samping
terbuka.
Aturan main dalam DAD yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram
alir data untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :
1. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity yang satu
dengan external entityyang lainnya secara langsung.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
33/156
33
2. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara data storeyang satu dengan
data storeyang lainnya secara langsung.
3.
Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity
secara langsung.
4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang
keluar.
Tahapan-tahapan di dalam DAD adalah
1. Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan
diproses dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara
umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam
diagram konteks yang penjabarannya lebih terperinci.
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data lebih mendetail lagi dari
tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
2.2.2. Kamus Data (Data Dictionary)
Menurut Jogiyanto ( 2005c:725 ) Kamus data adalah katalog fakta tentang
data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data digunakan
pada tahap analisis sistem maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap
analisis kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
34/156
34
dengan pemakai sistem tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem,
sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang
input, laporan-laporan, dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang
ada di DAD (Diagram Alir Data).
Isi dari kamus data adalah sebagai berikut :
1. Nama Arus Data
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram,
maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data sehingga dalam membaca
diagram alir data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data
tertentu pada diagram alir data dapat langsung mencarinya dengan mudah di
kamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus ditulis karena data yang sama
mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan
yang lainnya.
3. Bentuk Data
Diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari kesatuan luar suatu proses, data
yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan.
Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa:
a.
Dokumen dasar atau formulir
b. Dokumen hasil cetakan computer
c. Laporan tercetak
d. Tampilan layar monitor
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
35/156
35
e. Variabel
f. Parameter
g.
Field
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data agar memudahkan mencari
arus data pada diagram alir.
5. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri
dari elemen-elemen data.
6. Volume
Volume yang dicatat adalah tentang volume rata-rata yang menunjukkan
banyaknya data yang mengalir dalam suatu periode tertentu, dan volumepuncak
yang menunjukan volume terbanyak. Volume ini digunakan untuk
mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan
jumlah input, alat proses dan alat output.
7. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat di
kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data
dapat dimasukkan, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-
laporan harus dihasilkan.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
36/156
36
8. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dan arus data yang dicatat kamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang
arus data tersebut.
Notasi dalam kamus data ada dua macam, yaitu :
1. Notasi Tipe Data
Notasi tipe data ini digunakan untuk membuat spesifikasi format inputmaupun
outputstruktur data.
Tabel II.1. Notasi Tipe Data
NOTASI KETERANGAN
X Setiap karakter
9 AngkaNumericA KarakterAlphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
. Titik, sebagai pemisah ribuan
, Koma, sebagai pemisah pecahan
- Hypen, sebagai tanda penghubung
/ Slash, sebagai tanda pembagi
Sumber : Sutabri (2004b:172)
2.
Notasi Struktur Data
Notasi struktur data digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.
Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
37/156
37
Tabel II.2. Notasi Struktur Data
Sumber : Sutabri (2004c:172)
2.2.3. Normalisasi
Menurut Jogiyanto ( 2005d:403 ) Normalisasi adalah suatu file yang terdiri
dari beberapa grup elemen yang berulang-ulang perlu di organisasikan kembali.
Macam-macam fungsi kunci (key function) :
1. Kunci Kandidat (candidate key)
Kunci kandidat adalah suatu atribut atau satu set minimal atribut yang
mengindetifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entitas.
2. Kunci Primer (primary key)
Kunci primer adalah satu set atau minimal suatu atribut yang tidak hanya
mengidentifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat
mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.
Notasi Keterangan
= Terdiri dari
+ And(dan)
( ) Pilihan (Ya atau Tidak)
{ } Iterasi atau pengulangan proses
[ ] Pilih salah satu pilihan
I Pemisah pilihan didalam tanda [ ]
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk (key field)
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
38/156
38
3. Kunci Alternatif (alternative key)
Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagaiprimary key.
4. Kunci Tamu (foreign key)
Kunci tamu adalah satu atribut yang dapat melengkapi satu hubungan
(relationship) yang menunjukan induknya.
JenisJenia Kunci
1. Super Key
Super key adalah himpunan dari satu atau lebih entitas yang dapat digunakan
untuk mengidentifikasi secar unik sebuah entitas dalam entitas set.
2. Candidat Key
Adalah satu atribut atau satu set minimal attribute yang mengidentifikasikan
secara unik satu kejadian spesifik dari suatu entity.
3. Primary Key
Adalah satu atribut minimal attribute yang tidak hanya mengidentifikasikan
secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.
4. Alternatif Key
Adalah kandidat yang tidak dipakai primary key. Dimana kerap kali kunci
alternative dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.
5. Foreign Key
Adalah satu attributeatau satu set attributeyang melengkapi suatu relationship
(hubungan) yang menunjukan ke induknya.
JenisJenis Relasi :
1. One to One : Satu data berbanding dengan satu data
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
39/156
39
2. One to Many : Satu data berbanding dengan banyak.
3. Many to Many : Banyak data berhubungan dengan banyak data.
Tahapan-tahapan dalam Normalisasi
1. Bentuk Tidak Normal (unnormalized form)
Kumpulan data yang direkam, tidak akan mengikuti suatu format tertentu, dapat
saja data tidak lengkap atau terduplikasi.
2. Bentuk Normal Kesatu (1NF atauFirst Normal Form)
Setiap data dibentuk dalamflat file(file dasar atau rata),fieldberupa automatic
value, tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda (multi
value).
3. Bentuk Normal Kedua (2NF atau Second Normal Form)
Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci
yang harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atauprimary key.
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF atau Third Normal Form)
Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua dan semua atribut
bukanprimertidak mempunyai hubungan transit. Dengan kata lain setiap atribut
bukan kunci haruslah bergantung pada primary keydan pada primary keysecara
menyeluruh.
5. Boyce Code Normal Form(BNCF)
Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci
harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atauprimary key.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
40/156
40
2.2.4. Pengkodean
Kode digunakan untuk memudahkan proses pengolahan data, karena dengan
kode akan lebih mudah diidentifikasikan. Kode dapat dibuat dengan suatu kerangka
(frame work) yang menggunakan jangka angka atau huruf atau kombinasi angka dan
huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi sebelumnya dibuat. Biasanya dalam
proses akuntansi kode yang digunakan adalah angka, huruf, atau kombinasi
keduanya. Adapun tujuan pembuatan kode adalah sebagai berikut
1. Mengklasifikasikan data.
2. Memasukan data kedalam komputer.
3. Mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan.
Dalam pengkodean ada beberapa petunjuk pembuatan kode yang
menjabarkan tentang petunjuk dari struktur kode yang baik, antara lain:
1. Harus mudah diingat
Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan
kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.
2. Harus Unik
Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak
ada kode yang kembar.
3. HarusFleksibel
Kede harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau
penambahan itembaru dapat tetap diwakili oleh kode.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
41/156
41
4. HarusEfisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila
direkam di luar komputer.
5. Harus Konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.
6. Harus Distandarisasi
Untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak
standar akan mengakibatkan kebingungan.
7. Spasi Dihindari
Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat mengakibatkan kesalahan
di dalam menggunakannya.
8. Hindari Karakter Yang Mirip
Karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak
digunakan di dalam kode.
9. Panjang Kode Harus Sama
Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
2.2.5. HIPO
Menurut Jogiyanto (2005e:787) HIPO (Hierarchy plus Input-Proses-
Output) merupakan metodologi yang di kembangkan dan di dukung oleh IBM.
HIPO sebenarmya adalah alat dokumentasi program. Akan tetapi sekarang, HIPO
juga banyak di gunakan sebagai alat disain dan teknik dokumentasi dalam siklus
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
42/156
42
pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam
sistem di gambarkan oleh fungsi utamanya.
HIPO dapat di gunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik
dokumentasi program dan penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai
berikut ini.
1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem.
2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus di selesaikan oleh program,
bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang di gunakan untuk
melaksanakan fungsi tersebut.
3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus di gunakan dan
output yang harus di hasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan
dari diagram-diagram HIPO.
4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan
pemakai.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
43/156
43
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
PD Budi Motor adalah perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang
penjualan sepeda motor honda. Memasuki era perdagangan bebas yang sangat
kompetitif, menjadi harapan baru untuk membuka peluang bisnis dalam bidang
penjualan motor yang kian membanjiri pasar. Walau usaha dagang tersebut masih
berskala lokal, PD Budi Motor telah mampu bersaing dengan dealer-dealer lain,
dengan menjual barang berkualitas tinggi.
Tetapi sistem penjualannya masih bersifat manual, dari mulai pemesanan
barang, pembuatan kwitansi sampai dengan pembuatan laporan penjualan. Untuk itu
dibutuhkannya komputerisasi yang dapat mempercepat proses pengolahan data
sehingga menghasilkan data yang akurat dan cepat. Analisa sistem berjalan bertujuan
untuk mendapatkan gambaran secara jelas tentang bentuk permasalahan yang ada
organisasi dan sebagai acuan untuk penyusunan rancangan sistem yang akan
diusulkan.
Kegiatan yang dilakukan pada analisa sistem berjalan adalah sebagai berikut:
1. Kegiatan mengumpulkan data awal dokumen-dokumen yang digunakan
dalam sistem yang sedang berjalan.
2. Kegiatan menyusun dan mengklasifikasi data awal.
3. Kegiatan menginterprestasikan serta mengevaluasikan data awal.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
44/156
44
3.2. Tinjauan Perusahaan
PD Budi Motor adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan
sepeda motor honda. Adapun latar belakang dari ruang lingkup kegiatan perusahaan,
penulis akan menguraikan dibawah ini.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
PD Budi Motor merupakan jenis usaha yang bergerak dalam bidang
penjualan, yang telah memiliki satu cabang toko di wilayah Jakarta. Berdiri sejak Juni
1971 yang didirikan oleh Ibu Ho Lian Hoa sebagai pemilik toko sekaligus pendiri
dengan nomor SIUP 02085-03/PK/1.824.271.
Asal pendiriannya berawal dengan dibukanya satu toko di kawasan
Jl.Prof.Dr.Latumeten No.16 b/c Tambora Jakarta Barat yang menjual sepeda motor,
tetapi hari demi hari di karenakan omset yang di dapat melebihi target perbulannya,
dan sesuai kebutuhan pasar maka pemilik memutarkan uangnya untuk memperluas
usahanya dengan membuka cabang baru yang berkawasan di Jl.Kamal Raya No.3
Tegal Alur Jakarta Barat. Dari hal tersebut diatas timbul banyak masalah dalam hal
pencatatan, dikarenakan segala pencatatan dari mulai penjualan sampai laporan masih
manual.
3.2.2.
Struktur Organisasi dan Fungsi
Keberhasilan suatu perusahaan tidak akan tercapai apabila tidak ada
kerjasama yang baik antara fungsi dan para karyawan dengan atasan. Maka dari itu
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
45/156
45
diperlukan suatu koordinasi yang baik antar divisi, agar tugas yang dijalankan agar
bisa lebih efisien.
Adapun struktur organisasi di PD Budi Motor adalah sebagai berikut:
Pimpinan
Manager
Bagian
Gudang
Bagian
Penjualan
Gambar III.1. Struktur Organisasi PD Budi Motor
Untuk lebih jelasnya, di bawah ini penulis berusaha untuk menjelaskan fungsi dari
organisasi PD Budi Motor (seperti terlihat pada gambar III.1.) secara garis besar
adalah sebagai berikut :
1. Pimpinan
Bertugas sebagai pimpinan diperusahaan, menentukan langkah-langkah
pengambilan keputusan yang harus dilakukan oleh perusahaan, menerima
laporan dari seluruh bagian, mengatur setiap langkah yang akan dilakukan
perusahaan.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
46/156
46
2. Manager
Mengontrol setiap jalannya kegiatan yang berlangsung di dalam perusahaan,
bertanggungjawab atas kelancaran pengelolahan dan pengendalian terhadap
Sumber Daya Manusia di seluruh bagian perusahaan, mengurus setiap
pelaksanaan kegiatan yang berlangsung untuk mencapai target kinerja sesuai
tujuan perusahaan, memeriksa kembali laporan dari setiap bagian di dalam
perusahaan, ikut dalam menentukan keputusan dan bertanggungjawab atas
keputusan tersebut.
3. Bagian Gudang
Mencatat setiap keluar masuknya barang, memasukkan dan mengeluarkan
barang sesuai dengan kegiatan yang berlangsung, bertanggungjawab atas
barang-barang yang ada di gudang, mengirim barang pesanan customer.
4. Bagian Penjualan
Menjual barang ke customer, mencapai target penjualan perusahaan,
bertanggungjawab atas setiap penjualan yang berlangsung.
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Suatu prosedur atau tahap-tahapan yang dilakukan sebelum memulai suatu
kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut prosedur sistem. Sesuai
dengan yang dibahas dalam Tugas Akhir ini, maka prosedur sistem berjalan yang
diambil dari PD Budi Motor, Jakarta yaitu sistem penjualan sepeda motor honda yang
selama ini telah melewati beberapa proses.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
47/156
47
Prosedur sistem akuntansi berjalan penjualan kredit secara umum pada PD
Budi Motor dan proses penjualan barang yang dilakukan secara kredit adalah:
1.
Prosedur Pemesanan Barang
Customer datang langsung ke dealer Budi Motor dengan membawa KK,
KTP, kemudian customer memesan barang ke bagian penjualan. Bagian
penjualan mengecek barang ke buku stok, jika barang yang dipesan ada,
maka bagian penjualan membuatkan surat pesanan tiga rangkap, warna
putih untuk bagian gudang, kuning untuk customer, merah untuk di arsipkan.
2. Prosedur Pengajuan Perjanjian Kredit
Bagian penjualan mengisi formulir permohonan pembiayaan individu dari
data KK, KTP dan SP merah customer, lalu mengajukan proses kredit ke
Federal International Finance (FIF). Kemudian FIF memberikan kabar
approve dengan mengeluarkan Purchase Order (PO) di berikan kebagian
penjualan.
3. Prosedur Pembayaran Uang Muka
Setelah PO di keluarkan, customer bisa langsung membayar uang muka ke
bagian penjualan dan PO di arsip. Bagian penjualan membuatkan kwitansi
rangkap dua, kwitansi warna putih di berikan ke customer dan kwitansi
merah untuk di arsipkan.
4.
Prosedur Pengiriman Barang
Berdasarkan SP (Surat Pesanan) yang di terima oleh bagian gudang, maka
bagian gudang membuatkan surat jalan dan menyiapkan barang pesanan.
Lalu surat jalan dan barang pesanan di cek berdasarkan data kwitansi merah
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
48/156
48
oleh bagian penjualan, setelah sesuai maka barang pesanan dan surat jalan di
berikan ke customer , setelah di tandatangani oleh customer , surat jalan
warna merah untuk customer dan surat jalan warna putih untuk di arsipkan.
5. Proses pembuatan Laporan
Bagian penjualan membuat laporan penjualan berdasarkan data surat jalan
putih dan data kwitansi merah, setelah data lengkap maka bagian penjualan
membuat laporan penjualan bulanan untuk di serahkan kepadamanager.
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Diagram alir data sistem bejalan dari beberapa diagram yang masing-masing
menggambarkan tingkatan proses dalam sistem yang digambarkan antara lain,
diagram konteks yang menggambarkan sistem secara umum dari seluruh sistem yang
ada, diagram nol menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks
dan penjabarannya lebih terperinci dan yang terakhir diagram detail yang
menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada
dalam diagram nol.
Adapun penggambaran dari diagram alir data sistem berjalan, sebagai
berikut :
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
49/156
49
Customer
Sistem Informasi
Penjualan Sepeda Motor
Honda Secara Kredit
pada PD Budi Motor
KK,KTP
SP (kuning),
KW (putih),SJ
Gudang
FIF
FPPI
POManager
LP
SP (putih)
SJ
Gambar III.2. Diagram Kontek Sistem Berjalan
Keterangan
- KK : Kartu Keluargaa
- KTP : Kartu Tanda Penduduk- SP : Surat Pesanan
- FPPI : Formulir Permohonan Pembiayaan Individu
-
PO :Purchase Order- KW : Kwitansi- SJ : Surat Jalan
- LP : Laporan Penjualan
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
50/156
50
1.0
Pemesanan
Barang
Customer
KK,KTP
SP (kuning)
GudangSP (putih)
KK,KTP,
SP (merah)
2.0
Pengajuan
Perjanjian
Kredit
Data KK,KTP,
SP (merah)
FIF
FPPI
3.0
Pembayaran
Uang Muka
PO
KW (putih)
KW (merah)
PO
4.0
Pengiriman
BarangSJ
SJ
SJ (putih)
5.0
Pembuatan
Laporan
Data KW (merah)
ManagerLP
Data stok
Acc. SJ (Putih)
Acc. SJ (putih)
Arsip stokArsip KK,KTP,
SP (merah)
Arsip KW
(merah)
Arsip PO
Data KW (merah)
Data SJ (putih)
Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
51/156
51
1.1
Penyerahan KK
Arsip Stok
Customer
1.2
Penyerahan
KTP
Arsip
KK,KTP,SP(merah)
Gudang
KK
Data stok
SP (kuning)
SP (merah)
SP (putih)
KTP
1.3
Pembuatan SP
KK
KTP
Gambar III.4. Diagram Detail Sistem Berjalan
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan
Kamus data sistem berjalan adalah katalog data dan kebutuhan informasi
dari satu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analis untuk mengindentifikasi
data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Adapun kamus data sistem berjalan
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
52/156
52
terdapat sebuah formulir masukan dan keluaran dengan berbagai tampilan.
Pembentukan kamus data pada tahap analis dan perancangan.
3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan
1. Nama Arus Data : KTP
Alias : Kartu Tanda Penduduk
Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer
Arus Data : CustomerProses 1.0
Proses 1.0Arsip KK,KTP,SP(merah)
Penjelasan : Identitas Customer
Periode : Setiap terjadi pemesanan barang
Volume : Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan
Struktur Data = Header+ Isi +Footer
Header = Nama_Provinsi + Nama_Kota
Keterangan :
Nama_Provinsi *Nama provinsi*
Nama_Kota *Wilayah*
Isi = 1 {NIK+Nama+Tempat_Tanggal_Lahir+
Jenis_Kelamin+Alamat+Agama+
Status_Perkawinan + Pekerjaan + kewarganegaraan
+ Berlaku_Hingga }n
Keterangan :
Nik *16 digit bertipe string*
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
53/156
53
Nama *Nama customer*
Tempat_Tanggal_Lahir *Tempat Tanggal
Tahun*
Jenis_Kelamin *Jenis kelamin*
Alamat *Alamat tinggal*
Agama *Kepercayaan*
Status_Perkawinan *Status perkawinan*
Pekerjaan *Pekerjaan*
Kewarganegaraan *Bangsa*
Berlaku_Hingga *Masa berlaku kartu penduduk*
Footer = Tanda_Tangan_Pemegang
Keterangan :
Tanda_Tangan_Pemegang *Tanda tangan
pemilik*
2. Nama Arus Data : KK
Alias : Kartu Keluarga
Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer
Arus Data : CustomerProses 1.0
Proses 1.0Arsip KK,KTP,SP(merah)
Penjelasan : IdentitasCustome
Periode : Setiap terjadi pemesanan barang
Volume : Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan
Struktur Data : Header+ Isi + Footer
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
54/156
54
Header = No + Nama_Kepala_Keluarga + Alamat
Keterangan :
No *No identisas kartu keluarga*
Nama_Kepala_Keluarga *Nama orang tua yang
bertanggung jawab*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
Isi = 1{Nama_Lengkap + NIK + Jenis_Kelamin +
Tempat_Lahir + Agama + Pendidikan +
Jenis_Pekerjaan + Status_Pernikahan +
Status_Hubungan_dalam_Keluarga +
Dokumen_Imigrasi + Nama_Orang_Tua } 10
Keterangan :
Nama_Lengkap * Nama customerdan keluarga*
NIK *16 digit bertipe string*
Jenis_Kelamin *Jenis kelamin*
Tempat_Lahir *Tempat tanggal tahun*
Agama *Kepercayaan*
Pendidikan *Status pendidikan*
Jenis_Pekerjaan *Status pekerjaan*
Status_Pernikahan *Status perkawinan*
Status_Hubungan_Dalam_Keluarga *Status
kekeluargaan*
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
55/156
55
Dokumen_Imigrasi *Mempunyai paspor atau
tidak*
Nama_Orang_Tua *Nama ibu bapak kandung*
Footer = Dikeluarkan_Tanggal + Tanda_Tangan
Keterangan :
Dikeluarkan_Tanggal *Tanggal dibuat*
Tanda_Tangan *Tanda tangan camat,kepala
keluarga dan RT setempat*
3. Nama Arus Data : PO
Alias : Purchase Order
Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer
Arus Data : FIFProses 3.0
Proses 3.0Arsip PO
Penjelasan : Buktiapprovedata customer
Periode : Setiap terjadi permintaan barang
Volume : 1 lembar
Struktur Data : Header+ Isi + Footer
Header = Judul
Keterangan :
Judul *Persetujuan pembiayaan*
Isi = 1 {Tanggal + Nomor + Perihal + Kepada_yth +
Nama + Alamat + Merk + Harga + Uang_Muka +
Angsuran + TOP } n
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
56/156
56
Keterangan :
Tanggal*Tanggal PO dibuat*
Nomor *Nomor PO*
Perihal *Nomor aplikasi customer*
Kepada_Yth *Ditujukan untuk dealer*
Nama *Nama Permohonan Kredit*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
Merk *Type motor*
Harga *Harga On The Road*
Uang_Muka *Tanda jadi customer*
Angsuran *Jumlah angsuran*
TOP *Jangka waktu masa kredit*
Footer = Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanda_Tangan *Tanda tangan persetujuan
pembiayaan*
4. Nama Arus Data : Data Stok
Alias : -
Bentuk Data : Dokumen Manual
Arus Data : Arsip stokProses 1.0
Penjelasan : Dokumen yang di gunakan untuk melihat stok
barang
Periode : Setiap terjadi permintaan barang
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
57/156
57
Volume : 1 Buku
Struktur Data : Header+ Isi + Footer
Header = Bulan_Tanggal
Keterangan :
Bulan_Tanggal *Bulan dan tanggal stok barang*
Isi = 1 { No_Rangka + No_Mesin + Warna +
Merk_Motor + Tanggal_jual + Nama_Customer+
Alamat} 25
Keterangan :
No_Rangka *Nomor rangka motor*
No_Mesin *Nomor mesin motor*
Warna *Warna motor*
Merk_Motor *Type motor*
Tanggal_jual *Tanggal barang yang terjual*
Nama_Customer*Nama pembeli motor*
Alamat *Alamat pembeli motor*
Footer = Halaman
Keterangan :
Halaman *Halaman buku*
3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran
1.Nama Arus Data : Kw Pembayaran
Alias : Kwitansi Pembayaran
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
58/156
58
Bentuk Data : Dokumen Cetak Manual
Arus Data : Proses 3.0Customer
Proses 3.0Arsip KW(merah)
Penjelasan : Dokumen yang digunakan sebagai bukti
pembayaran sepeda motor honda
Periode : Setiap terjadi penjualan sepeda motor
Volume : Rangkap 2
Struktur Data : Header+ Isi +Footer
Header = Identitas_Counter
Keterangan :
Identitas_Counter = *Nama_counter+ Alamat +
Telepon*
Isi = 1 {Sudah_diterima_dari + Banyaknya_Uang +
Untuk_Pembayaran } n
Keterangan :
Sudah_diterima_dari *Nama customer*
Banyaknya_Uang *Jumlah uang yang dibayar*
Untuk_Pembayaran *Pembayaran 1 unit motor*
Footer = Tanggal + Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanggal *Tanggal+bulan+tahun pembayaran*
Tanda_Tangan *Tanda tangan pembuat kwitansi*
2.Nama Arus Data : LP
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
59/156
59
Alias : Laporan Penjualan
Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer
Arus Data : Proses 5.0Manager
Penjelasan : Untuk mengetahui jumlah barang yang di jual
Periode : Setiap bulan
Volume : Perlembar untuk masing-masing bagian
Struktur Data : Header + Isi +Footer
Header = Identitas_Counter + Tanggal
Keterangan :
Identitas_Counter *Nama counter +
alamat + No_Telp*
Tanggal *Tanggal pembuatan laporan*
Isi = 1 {No + No_Mesin + No_Rangka + Telp + Alamat
} n
Keterangan :
No *Nomor penjualan*
No_Mesin *No mesin motor*
No_Rangka *No rangka motor*
Telp *Telp customer*
Alamat *Alamat customer*
Footer = Dibuat_Oleh + Mengetahui
Keterangan :
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
60/156
60
Dibuat_Oleh *Nama dan tanda tangan
bagian penjualan*
Mengetahui *Nama dan tanda tangan
manager*
3. Nama Arus Data : SJ
Alias : Surat Jalan
Bentuk Data : Dokumen Cetak Manual
Arus Data : GudangProses 4.0
Proses 4.0Customer
Proses 4.0Arsip SJ(putih)
Penjelasan : Untuk mengetahui jumlah barang yang dibeli dan
sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim
Periode : Setiap terjadi pengiriman barang
Volume : Rangkap 2
Struktur Data : Header + Isi +Footer
Header = Identitas_Counter+ Tanggal + Kepada
Keterangan :
Identitas_Counter *Nama + Alamat_Counter
+No_Telepon*
Tanggal *Tanggal pengiriman barang*
Kepada *Nama dan alamatcustomer*
Isi = 1 {Banyaknya + Type + Tahun + Warna +
No_Rangka + No_mesin } 4
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
61/156
61
Keterangan :
Banyaknya *Jumlah barang di ambil*
Type *Merk motor*
Tahun *Tahun pembuatan barang*
Warna *Warna barang yang di pesan*
No_Rangka *No rangka motor*
No_Mesin *No mesin motor*
Footer = Hormat_Kami + Tanda_Terima
Keterangan :
Hormat_Kami *Nama dan tanda tangan
bagian gudang*
Tanda_Terima *Nama dan tanda tangan
customer*
4.
Nama Arus Data : SP
Alias : Surat Pesanan
Bentuk Data : Dokumen Cetak Manual
Arus Data : Proses 1.0Customer
Proses 1.0Gudang
Proses 1.0Arsip KK,KTP,SP(merah)
Penjelasan : Buktipemesanan barang
Periode : Setiap terjadi permintaan barang
Volume : Rangkap 3
Struktur Data : Header+ Isi + Footer
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
62/156
62
Header = Tanggal
Keterangan :
Tanggal *Tanggal+bulan+tahun pemesanan*
Isi = 1 {Nama + Alamat + No_Telp + Merk +
Uang_Muka + Angsuran + TOP } n
Keterangan :
Nama *Nama customer*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
No_Telp *No telp customer*
Merk *Type motor yang dipesan customer*
Uang_Muka *Tanda jadi customer*
Angsuran *Jumlah angsuran*
TOP *Jangka waktu masa kredit*
Footer = Tanda_Tangan
Keterangan :
Tanda_Tangan *Tanda tangan bagian penjualan*
5. Nama Arus Data : FPPI
Alias : Formulir Permohonan Pembiayaan Individu
Bentuk Data : Dokumen Cetak Manual
Arus Data : Proses 2.0FIF
Penjelasan : Untuk proses pengajuan kredit
Periode : Setiap terjadi pemesanan barang
Volume : 1 Lembar
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
63/156
63
Struktur Data : Header+ Isi + Footer
Header = Identitas_perusahaan
Keterangan :
Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*
Isi = 1 {Nama + alamat + no_telp + no_ktp +
data_perusahaan + penghasilan + pengeluaran +
data_keluarga + harga_barang + merk_motor +
uang_muka + angsuran + top } n
Keterangan :
Nama *Nama customer*
Alamat *Alamat tempat tinggal*
No_Telp *No telp customer*
No_ktp *no kartu penduduk*
Data_perusahaan *nama perusahaan dan alamat*
Penghasilan *penghasilan_customer*
Pengeluaran *pengeluaran customer*
Data_keluarga *nama alamat dan telp keluarga*
Harga_barang *harga motor*
Merk_motor *type motor*
Uang_Muka *Tanda jadi customer*
Angsuran *Jumlah angsuran*
TOP *Jangka waktu masa kredit*
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
64/156
64
Footer = Tanda_Tangan_pemohon +
tanda_tangan_counter_sales
Keterangan :
Tanda_Tangan_pemohon *Tanda tangan customer*
Tanda_tangan_counter_sales*tanda tangan bagian
penjualan*
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi sistem berjalan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk
pemprosesan data, adapun dokumen yang ada dalam sistem penjualan sepeda motor
honda pada PD Budi Motor seperti data-data masukan dan keluaran pada sistem
berjalan. Spesifikasi dari dokumen-dokumen tersebut adalah:
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen yang berasal dari
lingkungan luar sistem yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam suatu
proses agar dapat menghasilkan keluaran yang dinginkan. Adapun dokumen-
dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Spesifikasi Dokumen Masukan
a.
Kartu Tanda Penduduk
Nama dokumen : Kartu Tanda Penduduk
Fungsinya : Syarat Pemesanan Barang
Sumber : Customer
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
65/156
65
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Tujuan : Bagian Penjualan
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lihat Lampiran A.1.
b. Kartu Keluarga
Nama dokumen : Kartu Keluarga
Fungsinya : Syarat Pemesanan Barang
Sumber : Customer
Tujuan : Bagian Penjualan
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lihat Lampiran A.2.
c. Purchase Order
Nama dokumen : Purchase Order
Fungsinya : Tandaapprovedata customer
Sumber : FIF
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Tujuan : Bagian Penjualan
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lihat Lampiran A.3.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
66/156
66
d. Data Stok
Nama dokumen : Data stok
Fungsinya : Untuk mengetahui stok barang
Sumber : Buku stok barang
Jumlah : Satu buku
Media : Kertas
Tujuan : Bagian Penjualan
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan
Bentuk : Lihat Lampiran A.4.
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa
dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajeman serta merupakan
dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut
adalah sebagai berikut:
1. Spesifikasi Dokumen Keluaran
a. Kwitansi Pembayaran
Nama dokumen : Kwitansi Pembayaran
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran motor
Sumber : Bagian Penjualan
Tujuan : Customer, arsip toko
Jumlah : Dua lembar
Media : Kertas
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
67/156
67
Frekuensi : Setiap ada transaksi penjualan
Bentuk : Lihat lampiran B.1.
b. Laporan Penjualan
Nama dokumen : Laporan Penjualan
Fungsi : Untuk mengetahui penjualan motordicounter
Sumber : Arsip kwitansi dan surat jalan
Tujuan : Manager
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi Closing counterperbulan
Bentuk : Lihat lampiran B.2.
c. Surat Jalan
Nama dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Untuk pengiriman motor
Sumber : Bagian Gudang
Tujuan : customer
Jumlah : Dua lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi permintaan barang
Bentuk : Lihat lampiran B.3.
d. Surat Pesanan
Nama dokumen : Surat Pesanan
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
68/156
68
Fungsi : Untuk bukti pemesanan
Sumber : Bagian penjualan
Tujuan : Customer, gudang dan arsip
Jumlah : Tiga lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lihat lampiran B.4.
e. Formulir Permohonan Pembiayaan Individu
Nama dokumen : FPPI
Fungsi : Untuk bukti pengajuan kredit
Sumber : Bagian penjualan
Tujuan : FIF
Jumlah : Satu lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lihat lampiran B.5.
3.7. Permasalahan
Dari hasil analisa dan pengamatan pada PD Budi Motor maka penulis dapat
mengemukakan beberapa permasalahan pokok yang khususnya terjadi pada sistem
penjualan yang sedang berjalan, antara lain:
1. Proses pembayarannya lambat, karena kwitansi penjualan motor masih
ditulis tangan oleh kasir.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
69/156
69
2. Pembuatan Laporan lambat, karena dibutuhkan waktu untuk mengumpulkan
arsip penjualan yang diperlukan serta sering terjadi kesalahan perhitungan
karena kurangnya ketelitian.
3. Dalam surat pesanan tidak adanya nomor pesanan sehingga menyulitkan
bagian penjualan dalam melakukan pencarian data-data jika mengalami
masalah dalam pengecekan dan kertas pesanan masih belum berbentuk form.
4. Pencatatan dalam buku stok masih tulis tangan.
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Dari permasalahan-permasalahan tersebut diatas maka penulis menyarankan
bahwa sudah saatnya dibuat sistem penjualan yang sudah terkomputerisasi pada PD
Budi Motor dengan harapan permasalahan tersebut dapat dikurangi dan diatasi
dengan baik.
Maka penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah yaitu sistem
penjualan kredit pada PD Budi Motor adalah sebagai berikut :
1. Kwitansi pembayaran seharusnya diketik komputer, agar lebih cepat dan
akurat.
2. Pembuatan laporan seharusnya dilihat dari file, tidak perlu mencari arsip,
karena akan membutuhkan waktu yang cukup lama.
3.
Surat pesanan diganti dengan data pesanan, karena akan sangat memudahkan
dalam melakukan transaksi saat customer melakukan order ke bagian
penjualan. Dan bagian penjualan akan melakukan penginputan data customer
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
70/156
70
terlebih dahulu tanpa khawatir datanya hilang. Dan dalam surat pesanan juga
dicantumkan nomor pesanan.
4.
Seharusnya pencatatan dalam buku stok harus berbentuk data stok, agar
tidak terjadi kesalahan dalam mencatat barang keluar dan barang masuk.
Dalam pemecahan masalah diatas di PD Budi Motor, penulis berharap
kedepannya tidak ada lagi kekeliruan dalam perhitungan, keterlambatan dalam
pemesanan atau pembuatan laporan atau complain dari customerke bagian penjualan.
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
71/156
71
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Setelah penulis mempelajari sistem yang sedang berjalan dan mengetahui
masalah-masalah yang ada pada sistem berjalan, maka penulis mencoba menjelaskan
lebih lanjut mengenai sistem komputerisasi. Dalam sistem usulan akan dijelaskan
mengenai prosedur sistem usulan, proses alir data, spesifikasi sistem, usulan yang
berisikan dokumen masukan, dokumen keluaran, normalisasi file, spesifikasi
program, spesifikasi program komputer.
Pembentukan sistem yang baru bertujuan dalam mengumpulkan data dan
pengolahan datanya dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat dalam
menghasilkan data dan informasi yang dapat dipertanggung jawabkan.
Secara umum rancangan sistem usulan diharapkan dapat menyelesaikan
permasalahan yang ada sekarang ini. Secara khusus rancangan sistem usulan
digunakan untuk meningkatkan mutu kerja karyawan dan citra perusahaan menjadi
lebih meningkat.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Sistem usulan yang penulis ajukan mungkin tidak terlalu berbeda jauh
dengan yang berjalan. Perbedaanya mungkin sedikit dan ditambah dengan adanya
penggunaan komputer pada sistem yang baru, sehingga dalam penyimpanan data dan
-
5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit
72/156
72
pembuatan laporan lebih terkontrol. Prosedur sistem yang penulis coba usulkan
terdiri dari beberapa proses antara lain sebagai berikut :
1.
Prosedur Pemesanan Barang
Customerdatang langsung ke dealer Budi Motor dengan membawa KK,KTP
dan memesan barang ke bagian penjualan. Bagian penjualan mengecek
barang berdasarkanfile stok, jika barang yang di pesan ada maka bagian
penjualan menginput file customerdan menginputfilepesanan dua rangkap.
Warna kuning untuk customer, putih untuk gudang dan KK,KTP di arsip.
2. Prosedur Pengajuan Perjanjian Kredit
Bagian penjualan mencetak formulir permohonan pembiayaan individu
berdasarkanfilepesanan lalu mengajukan proses kredit keFederal
International Finance (FIF). Kemudian FIF memberikan kabar
approvedengan mengeluarkanPurchase Order(PO) di berikan ke bagian
penjualan.
3. Prosedur Pembayaran Uang Muka
Setelah PO di keluarkan, customerbisa langsung membayar uang muka ke
bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan menginput kwitansi
berdasarkanf