Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

download Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

of 156

description

haha

Transcript of Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    1/156

    1

    PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SEPEDA

    MOTOR HONDA SECARA KREDIT

    PADA PD BUDI MOTOR

    JAKARTA

    TUGAS AKHIR

    Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III)

    DEA PUTRI LESTARI

    NIM: 11102733

    Jurusan Komputerisasi Akuntansi

    Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika

    Jakarta

    2013

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    2/156

    2

    SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR

    Yang bertanda tangan di bawah ini :

    Nama : Dea Putri Lestari

    NIM : 11102733Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika

    Alamat Kampus : Jl. Ciledug Raya No. 168 Ulujami, Jakarta Selatan

    Alamat Rumah : Srengseng Rt. 001Rw. 007 No. 19, Jakarta Barat

    Dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang telah saya buat dengan judul

    Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    Pada PD Budi Motor Jakarta adalah asli (orisinil) atau tidak plagiat (menjiplak)dan belum pernah diterbitkan/dipublikasikan dimanapun dan dalam bentuk apapun.

    Demikianlah surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada

    paksaan dari pihak manapun juga. Apabila dikemudian hari ternyata saya

    memberikan keterangan palsu dan atau ada pihak lain yang mengklaim bahwa tugas

    akhir yang telah saya buat adalah hasil karya milik seseorang atau badan tertentu,

    saya bersedia diproses baik secara pidana maupun perdata dan kelulusansaya dari

    Akademi Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika dicabut/dibatalkan.

    Dibuat di : Jakarta

    Padatanggal : 03 Juli 2013

    Yang menyatakan,

    Dea Putri Lestari

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    3/156

    3

    SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH

    UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

    Yang bertandatangan di bawahini, saya :Nama : Dea Putri Lestari

    NIM : 11102733

    PerguruanTinggi : AMIK BinaSaranaInformatika

    Program Studi : KomputerisasiAkuntansi

    AlamatKampus : Jl. Ciledug Raya No. 168 Ulujami

    AlamatRumah : Srengseng Rt. 001Rw. 007 No. 19, Jakarta Barat

    Dengan ini menyetujui untuk memberikan ijin kepada pihak Akademi Manajemen

    Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika, Hak Bebas Royalti Non-

    Eksklusif (Non-exclusive Royalti-Free Right) ataskaryailmiah kami yang berjudul :

    PerancanganSistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    Pada PD Budi Motor Jakarta, beserta perangkat yang diperlukan (apabila ada).

    Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini pihak Akademi Manajemen

    Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika berhakmenyimpan,

    mengalih-media atauformat-kan, mengelolakannya dalam pangkalan data (database),

    mendistribusikannya dan menampilkan atau mempublikasikannya di internet atau

    media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari kami selama

    tetap mencantumkan nama kami sebagai penulis pencipta karya ilmiah tersebut.

    Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi tanpa melibatkan pihak Akademi

    Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika, segala bentuk

    tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini.

    Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

    Dibuat di : Jakarta

    Padatanggal : 03 Juli 2013

    Yang menyatakan,

    Dea Putri Lestari

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    4/156

    4

    PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR

    Tugas Akhir ini diajukan oleh :

    Nama : Dea Putri Lestari

    NIM : 11102733

    Program Studi : KomputerisasiAkuntansi

    Jenjang : Diploma Tiga (D.III)

    Judul Tugas Akhir : PerancanganSistemInformasiPenjualan Sepeda Motor Honda

    Secara Kredit Pada PD Budi Motor Jakarta

    Untuk dipertahankan padaperiode I-2013 dihadapan penguji dan diterima sebagai

    bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh Diploma Ahli Madya (A.Md)

    pada Program Diploma Tiga (D.III) Jurusan Komputerisasi Akuntansi di Akademi

    Manajemen Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika.

    Jakarta, 03 Juli 2013

    PEMBIMBING TUGAS AKHIR

    Pembimbing : Eri Mardiani, M.Kom ...................................

    Asisten Pembimbing : Normah, S.Kom ..................................

    DEWAN PENGUJI

    Penguji I : ...................................

    Penguji II : ...................................

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    5/156

    5

    NIM : 11102733

    NAMA LENGKAP : Dea Putri Lestari

    Dosen Pembimbing : Eri Mardiani,M.kom

    TugasAkhir : Perancangan Sistem Informasi PenjualanSepeda Motor Honda Secara Kredit Pada

    PD Budi Motor Jakarta

    No TanggalBimbingan PokokBahasan ParafDosenPembimbing

    1. 23 April 2013 Bimbingan Perdana danPengajuan Judul

    2. 02 Mei 2013 Bab I Acc, Pengajuan Bab II

    3. 07Juni 2013 Bab III

    4. 18Juni 2013 Acc Bab III

    5. 26 Juni 2013 Pengajuan Bab IV

    6. 03Juli 2013 Acc keseluruhan

    7. 05Juli 2013 Simulasi

    Catatanuntukdosenpembimbing.

    BimbinganTugasAkhir Dimulaipadatanggal : 23 April 2013

    Diakhiripadatanggal : 05Juli 2013

    Jumlahpertemuanbimbingan : 7 (Tujuh) kali

    Disetujui Oleh,

    Dosen Pembimbing

    ( Eri Mardiani,M.kom )

    LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR

    AKADEMIK BINA SARANA INFORMATIKA

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    6/156

    6

    NIM : 11102733

    NAMA LENGKAP : Dea Putri Lestari

    Dosen Pembimbing : Normah,S.Kom

    TugasAkhir : Perancangan Sistem Informasi PenjualanSepeda Motor Honda Secara Kredit Pada

    PD Budi Motor Jakarta

    No TanggalBimbingan PokokBahasan ParafDosenPembimbing

    1. 23 April 2013 Bimbingan Perdana danPengajuan Judul

    2. 27 April 2013 Pengajuan Bab I

    3. 04 Juni 2013 Bab II & Bab III

    4. 22Juni 2013 Bab IV

    5 05 Juli 2013 Simulasi

    Catatanuntukdosenpembimbing.

    BimbinganTugasAkhir

    Dimulaipadatanggal : 23 April 2013

    Diakhiripadatanggal : 05 Juli 2013

    Jumlahpertemuanbimbingan : 5 (Lima) kali

    Disetujui Oleh,

    Dosen Pembimbing

    ( Normah,S.kom )

    LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR

    AKADEMIK BINA SARANA INFORMATIKA

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    7/156

    7

    KATA PENGANTAR

    Pujisyukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang

    mana telah melimpahkan rahmat dan karuia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis

    dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik.Dimana tugas akhir ini penulis sajikan

    dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil

    sebagai berikut

    Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    Pada PD Budi Motor,Jakarta.

    Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat kelulusan

    Program Diploma Tiga (D.III) Akademi BSI. Sebagai bahan penulisan diambil

    berdasarkan hasil penelitian, observasi dan wawancara serta beberapa sumber

    literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwatanpa bimbingan

    dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar.

    Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan

    terima kasih kepada:

    1. Direktur Akademi Manajemen Informatika & Komputer Bina Sarana

    Informatika.

    2. PUDIR 1 BidangAkademik

    3.

    Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi AMIK BSI.

    4. Ibu Eri Mardiani, M.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah

    memberikan petunjuk dan bimbingan dalam penulisan tugas akhir ini

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    8/156

    8

    5. Ibu Normah, S.Kom selaku asisten pembimbing yang telah memberikan

    nasihat, dan masukan dalam penulisan tugas akhir ini

    6.

    Staff / karyawan / dosendilingkungan AMIK BSI.

    7. IbuHo Lian Hoa selaku pemilik Toko PD Budi Motorbeserta seluruh

    staffPD. Budi Motoryang telah sudi memberikan ijin dan meluangkan waktu

    untuk memberikan data yang diperlukan guna penyusunan tugas akhir ini.

    8. Orang tua ( Bapak dan Ibu ), adik, kakak tercinta dan semua keluarga.

    9. Rekan-rekan mahasiswa kelas KA-6D serta semua pihak yang telah banyak

    memberikan dorongan semangat dan saran-saran yang sangat membantu

    dalam penyusunan laporan ini.

    Penulis sadar pasti masih banyak kekurangannya, oleh karena itu keritik

    serta saran yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan penulisan

    ini. Semoga penulisan ini dapat memberikan manfaat bagi ilmu pengetahuan

    umumnya dan pembaca khususnya.

    Jakarta, 30 Juni 2013

    Penulis

    Dea Putri Lestari

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    9/156

    9

    ABSTRAKSI

    Dea Putri Lestari (11102733), Perancangan Sistem Informasi Penjualan SepedaMotor Honda Secara Kredit Pada PD Budi Motor Jakarta.

    Penulis membuat penulisan Tugas Akhir ini berdasarkan dari hasil riset di

    PD Budi MotorJakarta yang beralamat di Jl. Prof.Dr.Latumeten No.16 B/C Jakarta

    Barat. PD Budi motor adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang penjualanyang menyediakan motor honda.

    Semakin berkembangnya PD Budi Motor yang ditandai dengan jumlah

    transaksi penjualan yang terus meningkat, maka timbul permasalahan-permasalahandalam sistem yang masih dikerjakan secara manual. Sehingga perlu dibuatkan suatu

    sistem aplikasi yang berguna untuk dapat menangani masalah yang timbul atau paling

    tidak mengurangi tingkat kesalahan yang selama ini terjadi pada proses penjualan dan

    sekaligus meningkatkan kinerja serta produktifitas kerja dari sumber daya yang ada.

    Untuk itu penulis merancang suatu sistem pengolahan data penjualan secarakomputerisasi dari mulai proses pemesanan motor, proses kredit, sampai dengan

    proses pembuatan laporan. Semuanya itu penulis tuangkan dalam sebuah judul

    Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda secara Kredit Pada

    PD Budi Motor Jakarta. Penulis juga menggunakan Software Microsoft Visual Basic6.0 yang memiliki sarana akses lebih cepat untuk membuat aplikasi database yang

    berkemampuan tinggi.

    Kata Kunci : Perancangan Sistem, Sistem Penjualan Barang

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    10/156

    10

    ABSTRACK

    Dea Putri Lestari (11102733), Information System Design Honda Motorcycle Saleson Credit in Favor PD Budi Motors Jakarta.

    Authors make this thesis based on research inPD Budi Motor company with

    addres Prof.Dr.latumeten No16 B/C west Jakarta . PD Budi Motor a companyengaged in the sale that provides motorcycle honda.

    PD Budi Motor growing is characterized by the number of sales transactions

    increased, the problems arise in a system that is still done manually. That need to be

    made an application system that allows you to be able to handle problems that arise,

    or at least reduce the level of error that has been happening in the sales process andsimultaneously improve the performance and productivity of existing resource.

    To the outhors designed a data processing system of computerized sales star

    booking engine, the credit process to preparing reports. All of the authors showcasedin a title information system design honda motorcycle sales on credit in jakarta PD

    Budi Motor. I also use software microsoft visual basic 6.0 facilities that have faster

    access to create database appplication are highly skilled.

    Key Word : The Design System, The Goods Sell ing System

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    11/156

    11

    DAFTAR ISI

    Halaman

    Lembar Judul Tugas Akhir....................................................................... iLembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ...................................................... ii

    Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ................................ iiiLembar Persetujuan Dan Pengesahan Tugas Akhir ......................................... iv

    Lembar Konsultasi Tugas Akhir ...................................................................... v

    Kata Pengantar ................................................................................................. viiAbstraksi .......................................................................................................... ix

    Daftar isi ........................................................................................................... xi

    Daftar Simbol ................................................................................................... xiiiDaftar Gambar............................................................................................. xiv

    Daftar Tabel ..................................................................................................... xvDaftar Lampiran................................................................................................ xvi

    BAB I PENDAHULUAN1.1. Umum .................................................................................... 1

    1.2. Maksud dan Tujuan ............................................................... 2

    1.3. Metode Penelitian.................................................................. 21.4. Ruang Lingkup ...................................................................... 3

    1.5. Sistematika Penulisan ........................................................... 4

    BAB II LANDASAN TEORI2.1. Konsep Dasar Sistem ............................................................ 6

    2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) .................................... 15

    BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN3.1. Umum .................................................................................... 27

    3.2. Tinjauan Perusahaan ............................................................. 283.2.1. Sejarah Perusahaan...................................................... 28

    3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ................................... 28

    3.3. Prosedur Sistem Berjalan ...................................................... 30

    3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan .......................... 32

    3.5. Kamus Data Sistem Berjalan ................................................ 353.6. Spesifikasi Sistem Berjalan ................................................... 48

    3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ...................... 483.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ...................... 50

    3.7. Permasalahan......................................................................... 52

    3.8. AlternatifPemecahanMasalah ............................................... 53

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    12/156

    12

    BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN4.1.Umum .................................................................................... 55

    4.2.Prosedur Sistem Usulan ........................................................ 55

    4.3.Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan ............................ 57

    4.4.

    Kamus Data SistemUsulan .................................................... 594.5.Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan .................................. 72

    4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan ........................... 72

    4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran ........................... 744.5.3. Normalisasi File ............................................ 78

    4.5.4. Spesifikasi File .............................................. 82

    4.5.5. StrukturKode ................................................. 90

    4.5.6. Spesifikasi Program ...................................... 964.6.Spesifikasi Sistem Komputer ................................................ 107

    4.6.1. Umum ............................................................ 107

    4.6.2. Perangkat Keras ............................................ 107

    4.6.3.

    Perangkat Lunak............................................ 1084.7. Jadwal Implementasi ............................................................. 108

    BAB V. PENUTUP5.1. Kesimpulan ........................................................................... 111

    5.2. Saran ...................................................................................... 111

    DAFTAR PUSTAKA

    DAFTAR RIWAYAT HIDUP

    SURAT KETERANGAN RISET

    LAMPIRAN-LAMPIRAN

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    13/156

    13

    DAFTAR SIMBOL

    a. Simbol Diagram Arus Data

    EXTERNAL ENTITY

    Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan

    pada arus data.

    DATA FLOW

    Digunakan untuk menggambarkan alir data yang sedang

    berjalan.

    PROCESS

    Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang

    sedang berlangsung.

    DATA STORE

    Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat

    menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    14/156

    14

    DAFTAR GAMBAR

    Halaman

    1. Gambar III.1.Struktur Organisasi ............................................................... 29

    2. Gambar III.2.Diagram Konteks Sistem Berjalan ....................................... 333. Gambar III.3.Diagram Nol Sistem Berjalan .............................................. 34

    4. Gambar III.4.Diagram Detail Sistem Berjalan ........................................... 35

    5. Gambar IV.1.Diagram Konteks Sistem Usulan ......................................... 57

    6. Gambar IV.2.Diagram Nol Sistem Usulan ................................................ 587. Gambar IV.3.Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan ....................................... 59

    8. Gambar IV.4.Bentuk Tidak Normal(Unnormalized Form) ....................... 78

    9.

    Gambar IV.5.Bentuk Normal Kesatu(1NF/First Normal Form) ............... 7910.Gambar IV.6.Bentuk Normal Kedua(2NF/Second Normal Form) ............ 80

    11.Gambar IV.7.Bentuk Normal Ketiga(3NF/Third Normal Form)............... 81

    12.Gambar IV.9.Diagram HIPO ..................................................................... 97

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    15/156

    15

    DAFTAR TABEL

    Halaman

    1. Tabel II.1.Notasi Tipe Data ........................................................................ 202. Tabel II.2.Notasi Struktur Data .................................................................. 21

    3. Tabel IV.1.Spesifikasi File Customer ........................................................ 824. Tabel IV.2.SpesifikasiFile User ................................................................. 83

    5. Tabel IV.3.Spesifikasi File Pesanan........................................................... 846. Tabel IV.4.SpesifikasiFileStok .................................................................. 85

    7. Tabel IV.5.Spesifikasi FilePO.................................................................... 86

    8. Tabel IV.6.Spesifikasi File Jurnal .............................................................. 87

    9.

    Tabel IV.7.Spesifikasi FilePembayaran ..................................................... 8810.Tabel IV.8.Spesifikasi File Perkiraan ........................................................ 89

    11.Tabel IV.9.Spesifikasi File SJ .................................................................... 89

    12.Tabel IV.10. Jadwal Implementasi............................................................. 110

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    16/156

    16

    DAFTAR LAMPIRAN

    Halaman

    A.1. KartuTanda Penduduk.................................................................. 116

    A.2. Kartu Keluarga ......................................................................................... 117

    A.3.Purchase Order............................................................................... ........... 118A.4.Data Stok....................................................................................... ............ 119

    B.1. Kwitansi Pembayaran ............................................................................... 120

    B.2. LaporanPenjualan ..................................................................................... 121

    B.3.Surat Jalan..................................................................................... ............ 122B.4.Surat Pesanan................................................................................ ............ 123

    B.5.FPPI............................................................................................... ............ 124

    C.1.Kartu Tanda Penduduk................................................................... ........... 125C.2.Kartu Keluarga............................................................................... ........... 126

    C.3. Form Data Stok ........................................................................................ 127

    C.4. Form Data PO ........................................................................................... 128D.1. Form Data Pesanan................................................................................... 129

    D.2. Form Data FPPI ........................................................................................ 130

    D.3.Form Data SJ ............................................................................................. 131

    D.4. Form Data KW ......................................................................................... 132D.5. Form Data LP ........................................................................................... 133

    D.6. Form Data LK............................................................................... ........... 134

    E.1. Menu Login .............................................................................................. 135

    E.2. Menu Utama ............................................................................................. 136E.3. Menu Master.................................................................................. ........... 137

    E.4.MenuUser .................................................................................................. 138

    E.5. Menu Data Customer ................................................................................ 139E.6. MenuData Perkiraan ................................................................................. 140

    E.7. Menu Transaksi............................................................................. ........... 141

    E.8. Menu Data Pesanan .................................................................................. 142E.9.MenuData PO ............................................................................................ 143

    E.10. Menu Data Pembayaran .......................................................................... 144

    E.11. Menu Data SJ .......................................................................................... 145

    E.12.Menu Data Stok ....................................................................................... 146

    E.13.Menu Data Jurnal............................................................... ...................... 147E.14.Menu Data LP............................................................................... ........... 148

    E.15.Menu Data Backup........................................................................ .......... 149

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    17/156

    17

    BAB I

    PENDAHULUAN

    1.1. Umum

    Penjualan kredit merupakan salah satu unsur penting dalam operasional

    sebuah perusahaan, maka perusahaan harus bisa memberi pelayanan terbaik dan

    harus memiliki SDM ( Sumber Daya manusia ) yang terampil dan teknologi yang

    digunakan harus sesuai dengan zamannya. Salah satu teknologi yang memberi

    kemudahan dalam kegiatan penjualan dan pengolahan data adalah menggunakan

    komputer.

    Setelah penulis mengadakan riset di PD Budi Motor, penulis menyadari

    bahwa sistem penjualannya masih bersifat manual. Mulai dari pemesanan barang,

    pencatatan dalam buku stok, pembuatan kwitansi, sampai dengan pembuatan laporan.

    Masalah yang timbul dari sistem berjalan yang ada di PD Budi Motor adalah lambat

    dalam membuat kwitansi pembayaran karena masih di tulis tangan dan proses laporan

    penjualan masih berbentukprint excel, dengan begitu banyak waktu yang dikeluarkan

    untuk membuat laporan. Dalam pencatatan buku stok juga masih dalam tulis tangan

    maka sering terjadi kesalahan pencatatan barang masuk dan barang keluar.

    Semakin cepat tersaji sebuah laporan yang tepat dan akurat bagi sebuah

    perusahaan merupakan hal yang baik bagi efisiensi dan aktifitas dalam menjalankan

    operasional perusahaannya.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    18/156

    18

    Pencatatan penjualan sepeda motor honda di PD Budi Motor ini masih

    bersifat manual, maka sudah seharusnya perusahaan tersebut memperhatikan

    keakuratan laporan dengan cepat dan akurat. Judul penulisan tugas akhir yang

    penulis ambil adalah sebagai berikut

    PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN SEPEDA MOTOR HONDA

    SECARA KREDIT PADA PD BUDI MOTOR JAKARTA

    1.2. Maksud dan Tujuan Penulisan

    Adapun maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah:

    1. Untuk mengetahui penjualan kredit pada PD Budi Motor dan mempelajari

    kelemahan sistem berjalan.

    2. Mencari solusi terhadap permasalahan sistem berjalan penjualan kredit pada

    PD Budi Motor.

    3.

    Menerapkan ilmu yang sudah didapat selama belajar di Akademi Bina

    Sarana Informatika (AMIK BSI)

    Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu syarat

    kelulusan pada Program Diploma Tiga (D.III) Jurusan Komputerisasi Akuntansi pada

    Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK

    BSI).

    1.3.

    Metode Penelitian

    Untuk memperoleh data-data guna tersusunnya Tugas Akhir ini maka

    penulis menggunakan cara untuk mengumpulkan data dengan beberapa metode yaitu:

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    19/156

    19

    1. Metode Observasi

    Data dikumpulkan langsung dengan cara melakukan pengamatan langsung

    di PD Budi Motor yang berlokasi di Jl.Prof.Dr.Latumeten No.16 B/C pada

    objek yang diteliti agar penulisan tugas akhir ini mudah terlaksana.

    2. Metode Wawancara

    Pengumpulan data dilakukan dengan mewawancarai langsung atau tanya

    jawab kepada narasumber yaitu Ibu Endang selakusales counterapabila ada

    sesuatu yang tidak dimengerti yang dilakukan dengan sistematis dan

    berdasarkan tujuan penelitian. Cara ini dimaksudkan untuk kemudahan

    mendapatkan data.

    3. Metode Kepustakaan

    Pengumpulan data dilakukan dengan melihat dan mengambil data-data yang

    terdapat dalam buku-buku atau literatur yang berkaitan.

    1.4. Ruang Lingkup

    Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis mengambil masalah mengenai

    Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit Pada

    PD Budi Motor. Dalam hal ini penulis membahas masalah pada proses penjualan

    kredit yang didalamnya menyangkut proses pemesanan barang, proses pengajuan

    perjanjian kredit, proses pembayaran uang muka, proses pengiriman barang, proses

    pembuatan laporan penjualan perbulan.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    20/156

    20

    1.5. Sistematika Penulisan

    Penyusunan Penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari lima bab, dimana

    pembagian ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam pemikiran dan pemahaman

    isi dari Tugas Akhir ini. Untuk itu penulis akan menguraikan secara garis besar

    tentang bab-bab yang akan dibahas, yaitu sebagai berikut :

    BAB I PENDAHULUAN

    Di dalam bab ini di kemukakan mengenai pokok bahasan, maksud dan

    tujuan, metode penelitian, ruang lingkup, dan sistematika yang

    digunakan dalam mengumpulkan data dalam menyusun laporan ini.

    BAB II LANDASAN TEORI

    Bab ini akan menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang

    dibahas dalam ruang lingkup penyusunan laporan ini dan memberikan

    penjelasan secara teoritis tentang peralatan (tool system).

    BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

    Bab ini membahas secara secara umum dan singkat tentang profil

    perusahaan, analisa sistem berjalan, struktur dan fungsi organisasi,

    prosedur sistem yang sedang berjalan, diagram alir, dan sistem

    akuntansi berjalan, spesifikasi sistem berjalan, permasalahan dan

    alternative pemecahan masalah pada perusahaan tersebut.

    BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

    Dalam bab ini membahas tentang sistem usulan secara umum,

    prosedur sistem yang diusulkan, diagram alir data sistem akuntansi

    usulan, kamus data sistem akuntansi usulan, spesifikasi rancangan

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    21/156

    21

    sistem usulan yang didalamnya terdapat dokumen masukan, dokumen

    keluaran, normalisasi, spesifikasi file, spesifikasi program, sistem

    komputer yang dibutuhkan serta memberikan jadwal implementasi.

    BAB V PENUTUP

    Bab ini berisi tentang kesimpulan yang diambil penulis dalam

    pembuatan Tugas Akhir ini beserta saran-saran yang diberikan untuk

    penjualan sepeda motor honda secara kredit pada PD Budi Motor.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    22/156

    22

    BAB II

    LANDASAN TEORI

    2.1. Konsep Dasar Sistem

    Sistem pada dasarnya banyak memberikan manfaat dalam mengambil

    keputusan, serta memahami lingkungan yang saling berhubungan satu sama lain dan

    bersama-sama berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu. Terdapat dua kelompok

    dalam mendefinisikan sistem yaitu menekankan pada prosedur dan menekankan pada

    elemen. Yang menekankan pada prosedur sistem adalah suatu jaringan kerja dari

    prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

    melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

    Sedangkan yang menekankan pada elemen, sistem adalah kumpulan dari elemen-

    elemen yang berinteraktif mencapai suatu tujuan tertentu.

    2.1.1. Pengertian Sistem

    Sistem didefinisikan bahwa sistem adalah kumpulan yang terdiri dari unsur

    manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau lainnya yang terorganisasi dari unsur-

    unsur tersebut, disamping berhubungan satu sama lainnya, juga berhubungan dengan

    lingkungan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

    Berikut ini beberapa pengertian sistem yang dikemukakan oleh para ahli

    antara lain:

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    23/156

    23

    Menurut Sutabri (2004a:3) Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan

    dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi,

    saling tergantung satu sama lain dan terpadu.

    Menurut Narko (2004:1) Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari

    interaksi elemen-elemen (dikatakan sub-sistem) yang berusaha mencapai tujuan

    tertentu.

    Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem saling

    berhubungan satu dengan yang lainnya dan mempunyai fungsi dan tujuan.

    2.1.2. Karakteristik Sistem

    Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini

    merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat

    mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Adapun karakteristik sistem adalah

    sebagai berikut:

    1. Komponen Sistem (components)

    Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

    artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem

    tersebut dapat berupa suatu sub-sistem atau bagian dari sistem.

    2. Batasan Sistem (boundary)

    Batasan sistem merupakan batasan suatu sistem dengan suatu sistem lainnya

    atau dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu

    sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Batas

    suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    24/156

    24

    3. Lingkungan Luar Sistem (environment)

    Merupakan bentuk apapun yang ada di luar sistem yang mempengaruhi

    operasi sistem tersebut. Dimana lingkungan luar sistem ini bersifat

    menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

    4. Penghubung Sistem (interface)

    Adalah sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang

    lainnya.

    5. Masukan Sistem (input)

    Adalah energi yang dimasukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan

    (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input

    adalah energi yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Signal

    inputadalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

    6. Keluaran Sistem (output)

    Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

    berguna. Keluaran ini merupakan masukan untuk subsistem yang lain.

    7. Pengolah Sistem (process)

    Merupakan suatu sistem yang dapat mempunyai suatu proses yang akan

    merubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh sistem akuntansi,

    sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang

    dibutuhkan oleh pihak manajemen.

    8. Sasaran Sistem (Objective)

    Sasaran sistem merupakan suatu sistem yang mempunyai tujuan dan sasaran

    yang pasti dan bersifat deterministik (dapat diprediksi). Sasaran sangat

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    25/156

    25

    menentukan kebutuhan akan masukan dan keluaran yang diharapkan. Jika

    suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada

    gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuan

    yang telah direncanakan.

    2.1.3. Klasifikasi Sistem

    Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang di antaranya

    adalah sebagai berikut:

    1. Sistem Abstrak (abstrak system) dan Sistem Fisik (physic system)

    Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak

    tampak secara fisik, misalnya sistem teknologi yaitu sistem yang berupa

    pemikiran hubungan antar manusia dengan tuhan, sedangkan sistem fisik

    merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem penjualan, sistem

    produksi dan sebagainya.

    2. Sistem Alamiah (natural system) dan Sistem Buatan Manusia (human made

    system)

    Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat

    oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadi siang dan malam,

    pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang

    dirancang oleh manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    26/156

    26

    3. Sistem Tertentu (deterministic system) dan Sistem Tak Tentu (probabilistic

    system)

    Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang

    dapat diprediksi atau diramalkan secara tepat, misalnya sistem komputer

    contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan

    program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem tak tentu

    adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi atau

    diramalkan secara tepat, misalnya ramalan cuaca.

    4. Sistem Tertutup (closed system) dan Sistem Terbuka (open system)

    Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh dengan lingkungan

    luarnya, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang terpengaruh dengan

    lingkungan luarnya.

    2.1.4. Konsep Dasar Sistem Informasi

    1. Definisi Sistem Informasi

    Didefinisikan oleh Puspitawati (2011:14) bahwa sistem informasi adalah

    suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

    pengolahan transaksi harian, mendukung kegiatan operasi sehari-hari,bersifat manajerial dan kegiatan suatu organisasi dan menyediakan pihak-

    pihak tertentudengan laporan-laporan yang di perlukan.

    Informasi merupakan hal yang penting bagi manajemen didalam mengambil

    keputusan dan merupakan proses lanjut dari data yang memiliki nilai tambah.

    Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (informasi system) atau disebut juga

    denganprocessing system atau information generating systems.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    27/156

    27

    2. Komponen Sistem Informasi

    Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan

    istilah blok bangunan (building block) yang masing-masing blok terdiri dari:

    a. Blok Masukan (Input Block)

    Data yang masuk kedalam sistem informasi termasuk metode-metode dan

    media untuk menangkap data yang dapat berupa dokumen dasar.

    b. Blok Model (Model Block)

    Blok ini berupa kombinasi prosedur logika dan model matematik yang akan

    memanipulasi data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan

    keluaran yang diinginkan.

    c. Blok Keluaran (Output Block)

    Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

    berkualitas dan dokumentasi yang berguna bagi pemakainya atau bagi semua

    tingkatan manajemen.

    d. Blok Teknologi (Technology Block)

    Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan

    dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu

    pengendalian dari sistem secara menyeluruh.

    e. Blok Basis Data (Database Block)

    Database blockmerupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu

    sama lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat

    lunak untuk memanipulasinya.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    28/156

    28

    f. Blok Kendali (Control Block)

    Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan

    bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah dan bila terlanjur

    terjadi kesalahan dapat segera diatasi.

    2.1.5. Sistem Informasi Manajemen

    Sistem Informasi Manajemen merupakan penerapan sistem informasi

    didalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua

    tingkatan manajemen, dan merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem

    informasi.

    Menurut George M.Scott dalam Jogiyanto ( 2005a:14 ) mengemukakan

    bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari interaksi-interaksi

    sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial

    maupun kebutuhan operasi.

    2.1.6. Sistem Informasi Akuntansi

    Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokan,

    perangkuman, dan pelaporan dari kegiatan transaksi perusahaan. Tujuan akhir dari

    kegiatan akuntansi adalah penerbitan laporan-laporan keuangan. Sistem informasi

    yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah Sistem Informasi

    Akuntansi.

    Didefinisikan oleh Kadir (2003:97) Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

    adalah sistem informasi yang menyediakan informasi yang di pakai oleh fungsi

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    29/156

    29

    akuntansi (departemen/bagian akuntansi). Sistem ini mencakup semua transaksi yang

    berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan.

    2.1.7. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit

    Pada setiap perusahaan pada umumnya menerapkan akuntansi sebagai

    bahasa bisnis yang dapat dijadikan alat komunikasi, salah satu sub bagian dari sistem

    akuntansi adalah penjualan.

    Menurut Mulyadi ( 2008:210 ) Sistem Penjualan Kredit adalah Penjualan

    kredit di laksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan

    order yang di terima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan

    mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut.

    1. Fungsi Penjualan

    Penjualan merupakan salah satu cara yang dimilki perusahaan, untuk mendapatkan

    penerimaan kas. Adapun fungsi akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut:

    a. Memperlancar stabilitas operasional perusahaan.

    b. Memberikan pelayanan kepada customer untuk dapat memenuhi atau

    memberikan jaminan tetap akan tersedianya barang tersebut.

    c. Untuk mendapatkan laba bersih atas hasil penjualan tersebut.

    2. Macam-macam bentuk penjualan :

    a.

    Penjualan Tunai

    Adalah penjualan yang dilakukan secara tunai.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    30/156

    30

    b. Penjualan Kredit

    Adalah penjualan yang dilakukan secara kredit atau tidak langsung

    dibayarkan secara tunai, biasanya dalam penjualan ini terdapat syarat-syarat

    yang harus disepakati.

    c. Penjualan Konsinyasi

    Adalah suatu bentuk perjanjian dimana salah satu pihak yang memiliki barang

    menyerahkan sejumlah barang kepada pihak tertentu untuk dijualkan dengan

    memberikan komisi tertentu.

    2.1.8. Jurnal Penjualan

    Menurut Mega (2006:109) mendefinisikan bahwa Jurnal adalah catatan

    harian yang dibuat oleh perusahaan untuk mencatat transaksi keuangan yang terjadi

    secara kronologis dengan berpedoman pada mekanisme debit dan kredit.

    Jurnal penjualan kredit adalah sebagai berikut:

    1. Jurnal pada saat penjualan barang secara kredit

    Penjualan xxx

    Piutang xxx

    Contoh :

    Penjualan Rp 1.000.000

    Piutang Rp 1.000.000

    2. Jurnal pada saat terjadi retur penjualan secara kredit

    Retur Penjualan xxx

    Pendapatan penjualan xxx

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    31/156

    31

    Contoh :

    Retur Penjualan Rp 250.000

    Pendapatan Penjualan Rp 250.000

    3. Jurnal pada saat terjadinya potongan penjualan

    Piutang xxx

    Potongan Penjualan xxx

    Penjualan xxx

    Contoh :

    Piutang Rp 800.000

    Potongan Penjualan Rp 200.000

    Penjualan Rp 1.000.000

    2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

    Didalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat

    mendukung terciptanya sebuah rancangan. Peralatan pendukung (Tools System)

    merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari

    suatu sistem dengan menggunakan simbol, lambang, diagram yang menunjukan

    secara tepat arti fisiknya.

    2.2.1. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)

    Menurut Jogiyanto ( 2005b:700 ) Diagram alir data adalah diagram yang

    menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem. Diagram

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    32/156

    32

    ini menggambarkan data yang ditransformasikan menjadi keluaran melalui

    serangkaian fungsi-fungsi dan tidak membuat asumsi tentang bagaimana proses akan

    dilakukan. Diagram ini disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang

    saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.

    1. Kesatuan Luar (Eksternal Entity)

    Kesatuan lingkungan luar yang berupa orang, organisasi suatu sistem lainnya

    yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan inputatau outputdari

    sistem. Bentuknya adalah sebuah kotak persegi.

    2. Arus Data (Data Flow)

    Simbol ini menunjukan arus data yang berupa masukan sistem atau hasil proses

    sistem. Bentuknya adalah anak panah.

    3. Proses (Processing)

    Untuk menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan masukan,

    keluaran atau dapat dikatakan bahwa proses menggambarkan transaksi masukan

    ke dalam keluaran. Bentuknya adalah lingkaran.

    4. Simpanan Data (Data Store)

    Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flowyang sudah disimpan atau

    diarsipkan. Digambarkan dengan dua garis sejajar salah satu sisi samping

    terbuka.

    Aturan main dalam DAD yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram

    alir data untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :

    1. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity yang satu

    dengan external entityyang lainnya secara langsung.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    33/156

    33

    2. Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara data storeyang satu dengan

    data storeyang lainnya secara langsung.

    3.

    Di dalam DAD tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity

    secara langsung.

    4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang

    keluar.

    Tahapan-tahapan di dalam DAD adalah

    1. Diagram Konteks

    Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan yang akan

    diproses dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara

    umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.

    2. Diagram Nol

    Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam

    diagram konteks yang penjabarannya lebih terperinci.

    3. Diagram Detail

    Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data lebih mendetail lagi dari

    tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.

    2.2.2. Kamus Data (Data Dictionary)

    Menurut Jogiyanto ( 2005c:725 ) Kamus data adalah katalog fakta tentang

    data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data digunakan

    pada tahap analisis sistem maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap

    analisis kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    34/156

    34

    dengan pemakai sistem tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem,

    sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang

    input, laporan-laporan, dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang

    ada di DAD (Diagram Alir Data).

    Isi dari kamus data adalah sebagai berikut :

    1. Nama Arus Data

    Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram,

    maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data sehingga dalam membaca

    diagram alir data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data

    tertentu pada diagram alir data dapat langsung mencarinya dengan mudah di

    kamus data.

    2. Alias

    Alias atau nama lain dari data yang harus ditulis karena data yang sama

    mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan

    yang lainnya.

    3. Bentuk Data

    Diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari kesatuan luar suatu proses, data

    yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan.

    Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa:

    a.

    Dokumen dasar atau formulir

    b. Dokumen hasil cetakan computer

    c. Laporan tercetak

    d. Tampilan layar monitor

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    35/156

    35

    e. Variabel

    f. Parameter

    g.

    Field

    4. Arus Data

    Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

    Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data agar memudahkan mencari

    arus data pada diagram alir.

    5. Struktur Data

    Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri

    dari elemen-elemen data.

    6. Volume

    Volume yang dicatat adalah tentang volume rata-rata yang menunjukkan

    banyaknya data yang mengalir dalam suatu periode tertentu, dan volumepuncak

    yang menunjukan volume terbanyak. Volume ini digunakan untuk

    mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan

    jumlah input, alat proses dan alat output.

    7. Periode

    Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat di

    kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data

    dapat dimasukkan, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-

    laporan harus dihasilkan.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    36/156

    36

    8. Penjelasan

    Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dan arus data yang dicatat kamus

    data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang

    arus data tersebut.

    Notasi dalam kamus data ada dua macam, yaitu :

    1. Notasi Tipe Data

    Notasi tipe data ini digunakan untuk membuat spesifikasi format inputmaupun

    outputstruktur data.

    Tabel II.1. Notasi Tipe Data

    NOTASI KETERANGAN

    X Setiap karakter

    9 AngkaNumericA KarakterAlphabet

    Z Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong

    . Titik, sebagai pemisah ribuan

    , Koma, sebagai pemisah pecahan

    - Hypen, sebagai tanda penghubung

    / Slash, sebagai tanda pembagi

    Sumber : Sutabri (2004b:172)

    2.

    Notasi Struktur Data

    Notasi struktur data digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.

    Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    37/156

    37

    Tabel II.2. Notasi Struktur Data

    Sumber : Sutabri (2004c:172)

    2.2.3. Normalisasi

    Menurut Jogiyanto ( 2005d:403 ) Normalisasi adalah suatu file yang terdiri

    dari beberapa grup elemen yang berulang-ulang perlu di organisasikan kembali.

    Macam-macam fungsi kunci (key function) :

    1. Kunci Kandidat (candidate key)

    Kunci kandidat adalah suatu atribut atau satu set minimal atribut yang

    mengindetifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entitas.

    2. Kunci Primer (primary key)

    Kunci primer adalah satu set atau minimal suatu atribut yang tidak hanya

    mengidentifikasi secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat

    mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.

    Notasi Keterangan

    = Terdiri dari

    + And(dan)

    ( ) Pilihan (Ya atau Tidak)

    { } Iterasi atau pengulangan proses

    [ ] Pilih salah satu pilihan

    I Pemisah pilihan didalam tanda [ ]

    * Keterangan atau catatan

    @ Petunjuk (key field)

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    38/156

    38

    3. Kunci Alternatif (alternative key)

    Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagaiprimary key.

    4. Kunci Tamu (foreign key)

    Kunci tamu adalah satu atribut yang dapat melengkapi satu hubungan

    (relationship) yang menunjukan induknya.

    JenisJenia Kunci

    1. Super Key

    Super key adalah himpunan dari satu atau lebih entitas yang dapat digunakan

    untuk mengidentifikasi secar unik sebuah entitas dalam entitas set.

    2. Candidat Key

    Adalah satu atribut atau satu set minimal attribute yang mengidentifikasikan

    secara unik satu kejadian spesifik dari suatu entity.

    3. Primary Key

    Adalah satu atribut minimal attribute yang tidak hanya mengidentifikasikan

    secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.

    4. Alternatif Key

    Adalah kandidat yang tidak dipakai primary key. Dimana kerap kali kunci

    alternative dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.

    5. Foreign Key

    Adalah satu attributeatau satu set attributeyang melengkapi suatu relationship

    (hubungan) yang menunjukan ke induknya.

    JenisJenis Relasi :

    1. One to One : Satu data berbanding dengan satu data

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    39/156

    39

    2. One to Many : Satu data berbanding dengan banyak.

    3. Many to Many : Banyak data berhubungan dengan banyak data.

    Tahapan-tahapan dalam Normalisasi

    1. Bentuk Tidak Normal (unnormalized form)

    Kumpulan data yang direkam, tidak akan mengikuti suatu format tertentu, dapat

    saja data tidak lengkap atau terduplikasi.

    2. Bentuk Normal Kesatu (1NF atauFirst Normal Form)

    Setiap data dibentuk dalamflat file(file dasar atau rata),fieldberupa automatic

    value, tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda (multi

    value).

    3. Bentuk Normal Kedua (2NF atau Second Normal Form)

    Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci

    yang harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atauprimary key.

    4. Bentuk Normal Ketiga (3NF atau Third Normal Form)

    Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua dan semua atribut

    bukanprimertidak mempunyai hubungan transit. Dengan kata lain setiap atribut

    bukan kunci haruslah bergantung pada primary keydan pada primary keysecara

    menyeluruh.

    5. Boyce Code Normal Form(BNCF)

    Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci

    harus bergantung secara fungsi pada kunci utama atauprimary key.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    40/156

    40

    2.2.4. Pengkodean

    Kode digunakan untuk memudahkan proses pengolahan data, karena dengan

    kode akan lebih mudah diidentifikasikan. Kode dapat dibuat dengan suatu kerangka

    (frame work) yang menggunakan jangka angka atau huruf atau kombinasi angka dan

    huruf untuk memberi tanda terhadap klasifikasi sebelumnya dibuat. Biasanya dalam

    proses akuntansi kode yang digunakan adalah angka, huruf, atau kombinasi

    keduanya. Adapun tujuan pembuatan kode adalah sebagai berikut

    1. Mengklasifikasikan data.

    2. Memasukan data kedalam komputer.

    3. Mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan.

    Dalam pengkodean ada beberapa petunjuk pembuatan kode yang

    menjabarkan tentang petunjuk dari struktur kode yang baik, antara lain:

    1. Harus mudah diingat

    Agar kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan

    kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.

    2. Harus Unik

    Kode harus unik untuk masing-masing item yang diwakilinya. Unik berarti tidak

    ada kode yang kembar.

    3. HarusFleksibel

    Kede harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau

    penambahan itembaru dapat tetap diwakili oleh kode.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    41/156

    41

    4. HarusEfisien

    Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila

    direkam di luar komputer.

    5. Harus Konsisten

    Kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.

    6. Harus Distandarisasi

    Untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak

    standar akan mengakibatkan kebingungan.

    7. Spasi Dihindari

    Spasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat mengakibatkan kesalahan

    di dalam menggunakannya.

    8. Hindari Karakter Yang Mirip

    Karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak

    digunakan di dalam kode.

    9. Panjang Kode Harus Sama

    Masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

    2.2.5. HIPO

    Menurut Jogiyanto (2005e:787) HIPO (Hierarchy plus Input-Proses-

    Output) merupakan metodologi yang di kembangkan dan di dukung oleh IBM.

    HIPO sebenarmya adalah alat dokumentasi program. Akan tetapi sekarang, HIPO

    juga banyak di gunakan sebagai alat disain dan teknik dokumentasi dalam siklus

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    42/156

    42

    pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam

    sistem di gambarkan oleh fungsi utamanya.

    HIPO dapat di gunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik

    dokumentasi program dan penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai

    berikut ini.

    1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem.

    2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus di selesaikan oleh program,

    bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang di gunakan untuk

    melaksanakan fungsi tersebut.

    3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus di gunakan dan

    output yang harus di hasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan

    dari diagram-diagram HIPO.

    4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan

    pemakai.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    43/156

    43

    BAB III

    ANALISA SISTEM BERJALAN

    3.1. Umum

    PD Budi Motor adalah perusahaan dagang yang bergerak dalam bidang

    penjualan sepeda motor honda. Memasuki era perdagangan bebas yang sangat

    kompetitif, menjadi harapan baru untuk membuka peluang bisnis dalam bidang

    penjualan motor yang kian membanjiri pasar. Walau usaha dagang tersebut masih

    berskala lokal, PD Budi Motor telah mampu bersaing dengan dealer-dealer lain,

    dengan menjual barang berkualitas tinggi.

    Tetapi sistem penjualannya masih bersifat manual, dari mulai pemesanan

    barang, pembuatan kwitansi sampai dengan pembuatan laporan penjualan. Untuk itu

    dibutuhkannya komputerisasi yang dapat mempercepat proses pengolahan data

    sehingga menghasilkan data yang akurat dan cepat. Analisa sistem berjalan bertujuan

    untuk mendapatkan gambaran secara jelas tentang bentuk permasalahan yang ada

    organisasi dan sebagai acuan untuk penyusunan rancangan sistem yang akan

    diusulkan.

    Kegiatan yang dilakukan pada analisa sistem berjalan adalah sebagai berikut:

    1. Kegiatan mengumpulkan data awal dokumen-dokumen yang digunakan

    dalam sistem yang sedang berjalan.

    2. Kegiatan menyusun dan mengklasifikasi data awal.

    3. Kegiatan menginterprestasikan serta mengevaluasikan data awal.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    44/156

    44

    3.2. Tinjauan Perusahaan

    PD Budi Motor adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan

    sepeda motor honda. Adapun latar belakang dari ruang lingkup kegiatan perusahaan,

    penulis akan menguraikan dibawah ini.

    3.2.1. Sejarah Perusahaan

    PD Budi Motor merupakan jenis usaha yang bergerak dalam bidang

    penjualan, yang telah memiliki satu cabang toko di wilayah Jakarta. Berdiri sejak Juni

    1971 yang didirikan oleh Ibu Ho Lian Hoa sebagai pemilik toko sekaligus pendiri

    dengan nomor SIUP 02085-03/PK/1.824.271.

    Asal pendiriannya berawal dengan dibukanya satu toko di kawasan

    Jl.Prof.Dr.Latumeten No.16 b/c Tambora Jakarta Barat yang menjual sepeda motor,

    tetapi hari demi hari di karenakan omset yang di dapat melebihi target perbulannya,

    dan sesuai kebutuhan pasar maka pemilik memutarkan uangnya untuk memperluas

    usahanya dengan membuka cabang baru yang berkawasan di Jl.Kamal Raya No.3

    Tegal Alur Jakarta Barat. Dari hal tersebut diatas timbul banyak masalah dalam hal

    pencatatan, dikarenakan segala pencatatan dari mulai penjualan sampai laporan masih

    manual.

    3.2.2.

    Struktur Organisasi dan Fungsi

    Keberhasilan suatu perusahaan tidak akan tercapai apabila tidak ada

    kerjasama yang baik antara fungsi dan para karyawan dengan atasan. Maka dari itu

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    45/156

    45

    diperlukan suatu koordinasi yang baik antar divisi, agar tugas yang dijalankan agar

    bisa lebih efisien.

    Adapun struktur organisasi di PD Budi Motor adalah sebagai berikut:

    Pimpinan

    Manager

    Bagian

    Gudang

    Bagian

    Penjualan

    Gambar III.1. Struktur Organisasi PD Budi Motor

    Untuk lebih jelasnya, di bawah ini penulis berusaha untuk menjelaskan fungsi dari

    organisasi PD Budi Motor (seperti terlihat pada gambar III.1.) secara garis besar

    adalah sebagai berikut :

    1. Pimpinan

    Bertugas sebagai pimpinan diperusahaan, menentukan langkah-langkah

    pengambilan keputusan yang harus dilakukan oleh perusahaan, menerima

    laporan dari seluruh bagian, mengatur setiap langkah yang akan dilakukan

    perusahaan.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    46/156

    46

    2. Manager

    Mengontrol setiap jalannya kegiatan yang berlangsung di dalam perusahaan,

    bertanggungjawab atas kelancaran pengelolahan dan pengendalian terhadap

    Sumber Daya Manusia di seluruh bagian perusahaan, mengurus setiap

    pelaksanaan kegiatan yang berlangsung untuk mencapai target kinerja sesuai

    tujuan perusahaan, memeriksa kembali laporan dari setiap bagian di dalam

    perusahaan, ikut dalam menentukan keputusan dan bertanggungjawab atas

    keputusan tersebut.

    3. Bagian Gudang

    Mencatat setiap keluar masuknya barang, memasukkan dan mengeluarkan

    barang sesuai dengan kegiatan yang berlangsung, bertanggungjawab atas

    barang-barang yang ada di gudang, mengirim barang pesanan customer.

    4. Bagian Penjualan

    Menjual barang ke customer, mencapai target penjualan perusahaan,

    bertanggungjawab atas setiap penjualan yang berlangsung.

    3.3. Prosedur Sistem Berjalan

    Suatu prosedur atau tahap-tahapan yang dilakukan sebelum memulai suatu

    kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan disebut prosedur sistem. Sesuai

    dengan yang dibahas dalam Tugas Akhir ini, maka prosedur sistem berjalan yang

    diambil dari PD Budi Motor, Jakarta yaitu sistem penjualan sepeda motor honda yang

    selama ini telah melewati beberapa proses.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    47/156

    47

    Prosedur sistem akuntansi berjalan penjualan kredit secara umum pada PD

    Budi Motor dan proses penjualan barang yang dilakukan secara kredit adalah:

    1.

    Prosedur Pemesanan Barang

    Customer datang langsung ke dealer Budi Motor dengan membawa KK,

    KTP, kemudian customer memesan barang ke bagian penjualan. Bagian

    penjualan mengecek barang ke buku stok, jika barang yang dipesan ada,

    maka bagian penjualan membuatkan surat pesanan tiga rangkap, warna

    putih untuk bagian gudang, kuning untuk customer, merah untuk di arsipkan.

    2. Prosedur Pengajuan Perjanjian Kredit

    Bagian penjualan mengisi formulir permohonan pembiayaan individu dari

    data KK, KTP dan SP merah customer, lalu mengajukan proses kredit ke

    Federal International Finance (FIF). Kemudian FIF memberikan kabar

    approve dengan mengeluarkan Purchase Order (PO) di berikan kebagian

    penjualan.

    3. Prosedur Pembayaran Uang Muka

    Setelah PO di keluarkan, customer bisa langsung membayar uang muka ke

    bagian penjualan dan PO di arsip. Bagian penjualan membuatkan kwitansi

    rangkap dua, kwitansi warna putih di berikan ke customer dan kwitansi

    merah untuk di arsipkan.

    4.

    Prosedur Pengiriman Barang

    Berdasarkan SP (Surat Pesanan) yang di terima oleh bagian gudang, maka

    bagian gudang membuatkan surat jalan dan menyiapkan barang pesanan.

    Lalu surat jalan dan barang pesanan di cek berdasarkan data kwitansi merah

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    48/156

    48

    oleh bagian penjualan, setelah sesuai maka barang pesanan dan surat jalan di

    berikan ke customer , setelah di tandatangani oleh customer , surat jalan

    warna merah untuk customer dan surat jalan warna putih untuk di arsipkan.

    5. Proses pembuatan Laporan

    Bagian penjualan membuat laporan penjualan berdasarkan data surat jalan

    putih dan data kwitansi merah, setelah data lengkap maka bagian penjualan

    membuat laporan penjualan bulanan untuk di serahkan kepadamanager.

    3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

    Diagram alir data sistem bejalan dari beberapa diagram yang masing-masing

    menggambarkan tingkatan proses dalam sistem yang digambarkan antara lain,

    diagram konteks yang menggambarkan sistem secara umum dari seluruh sistem yang

    ada, diagram nol menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks

    dan penjabarannya lebih terperinci dan yang terakhir diagram detail yang

    menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada

    dalam diagram nol.

    Adapun penggambaran dari diagram alir data sistem berjalan, sebagai

    berikut :

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    49/156

    49

    Customer

    Sistem Informasi

    Penjualan Sepeda Motor

    Honda Secara Kredit

    pada PD Budi Motor

    KK,KTP

    SP (kuning),

    KW (putih),SJ

    Gudang

    FIF

    FPPI

    POManager

    LP

    SP (putih)

    SJ

    Gambar III.2. Diagram Kontek Sistem Berjalan

    Keterangan

    - KK : Kartu Keluargaa

    - KTP : Kartu Tanda Penduduk- SP : Surat Pesanan

    - FPPI : Formulir Permohonan Pembiayaan Individu

    -

    PO :Purchase Order- KW : Kwitansi- SJ : Surat Jalan

    - LP : Laporan Penjualan

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    50/156

    50

    1.0

    Pemesanan

    Barang

    Customer

    KK,KTP

    SP (kuning)

    GudangSP (putih)

    KK,KTP,

    SP (merah)

    2.0

    Pengajuan

    Perjanjian

    Kredit

    Data KK,KTP,

    SP (merah)

    FIF

    FPPI

    3.0

    Pembayaran

    Uang Muka

    PO

    KW (putih)

    KW (merah)

    PO

    4.0

    Pengiriman

    BarangSJ

    SJ

    SJ (putih)

    5.0

    Pembuatan

    Laporan

    Data KW (merah)

    ManagerLP

    Data stok

    Acc. SJ (Putih)

    Acc. SJ (putih)

    Arsip stokArsip KK,KTP,

    SP (merah)

    Arsip KW

    (merah)

    Arsip PO

    Data KW (merah)

    Data SJ (putih)

    Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    51/156

    51

    1.1

    Penyerahan KK

    Arsip Stok

    Customer

    1.2

    Penyerahan

    KTP

    Arsip

    KK,KTP,SP(merah)

    Gudang

    KK

    Data stok

    SP (kuning)

    SP (merah)

    SP (putih)

    KTP

    1.3

    Pembuatan SP

    KK

    KTP

    Gambar III.4. Diagram Detail Sistem Berjalan

    3.5. Kamus Data Sistem Berjalan

    Kamus data sistem berjalan adalah katalog data dan kebutuhan informasi

    dari satu sistem informasi. Dengan kamus data sistem analis untuk mengindentifikasi

    data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Adapun kamus data sistem berjalan

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    52/156

    52

    terdapat sebuah formulir masukan dan keluaran dengan berbagai tampilan.

    Pembentukan kamus data pada tahap analis dan perancangan.

    3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan

    1. Nama Arus Data : KTP

    Alias : Kartu Tanda Penduduk

    Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer

    Arus Data : CustomerProses 1.0

    Proses 1.0Arsip KK,KTP,SP(merah)

    Penjelasan : Identitas Customer

    Periode : Setiap terjadi pemesanan barang

    Volume : Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan

    Struktur Data = Header+ Isi +Footer

    Header = Nama_Provinsi + Nama_Kota

    Keterangan :

    Nama_Provinsi *Nama provinsi*

    Nama_Kota *Wilayah*

    Isi = 1 {NIK+Nama+Tempat_Tanggal_Lahir+

    Jenis_Kelamin+Alamat+Agama+

    Status_Perkawinan + Pekerjaan + kewarganegaraan

    + Berlaku_Hingga }n

    Keterangan :

    Nik *16 digit bertipe string*

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    53/156

    53

    Nama *Nama customer*

    Tempat_Tanggal_Lahir *Tempat Tanggal

    Tahun*

    Jenis_Kelamin *Jenis kelamin*

    Alamat *Alamat tinggal*

    Agama *Kepercayaan*

    Status_Perkawinan *Status perkawinan*

    Pekerjaan *Pekerjaan*

    Kewarganegaraan *Bangsa*

    Berlaku_Hingga *Masa berlaku kartu penduduk*

    Footer = Tanda_Tangan_Pemegang

    Keterangan :

    Tanda_Tangan_Pemegang *Tanda tangan

    pemilik*

    2. Nama Arus Data : KK

    Alias : Kartu Keluarga

    Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer

    Arus Data : CustomerProses 1.0

    Proses 1.0Arsip KK,KTP,SP(merah)

    Penjelasan : IdentitasCustome

    Periode : Setiap terjadi pemesanan barang

    Volume : Rata-rata puncak 30 kali dalam sebulan

    Struktur Data : Header+ Isi + Footer

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    54/156

    54

    Header = No + Nama_Kepala_Keluarga + Alamat

    Keterangan :

    No *No identisas kartu keluarga*

    Nama_Kepala_Keluarga *Nama orang tua yang

    bertanggung jawab*

    Alamat *Alamat tempat tinggal*

    Isi = 1{Nama_Lengkap + NIK + Jenis_Kelamin +

    Tempat_Lahir + Agama + Pendidikan +

    Jenis_Pekerjaan + Status_Pernikahan +

    Status_Hubungan_dalam_Keluarga +

    Dokumen_Imigrasi + Nama_Orang_Tua } 10

    Keterangan :

    Nama_Lengkap * Nama customerdan keluarga*

    NIK *16 digit bertipe string*

    Jenis_Kelamin *Jenis kelamin*

    Tempat_Lahir *Tempat tanggal tahun*

    Agama *Kepercayaan*

    Pendidikan *Status pendidikan*

    Jenis_Pekerjaan *Status pekerjaan*

    Status_Pernikahan *Status perkawinan*

    Status_Hubungan_Dalam_Keluarga *Status

    kekeluargaan*

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    55/156

    55

    Dokumen_Imigrasi *Mempunyai paspor atau

    tidak*

    Nama_Orang_Tua *Nama ibu bapak kandung*

    Footer = Dikeluarkan_Tanggal + Tanda_Tangan

    Keterangan :

    Dikeluarkan_Tanggal *Tanggal dibuat*

    Tanda_Tangan *Tanda tangan camat,kepala

    keluarga dan RT setempat*

    3. Nama Arus Data : PO

    Alias : Purchase Order

    Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer

    Arus Data : FIFProses 3.0

    Proses 3.0Arsip PO

    Penjelasan : Buktiapprovedata customer

    Periode : Setiap terjadi permintaan barang

    Volume : 1 lembar

    Struktur Data : Header+ Isi + Footer

    Header = Judul

    Keterangan :

    Judul *Persetujuan pembiayaan*

    Isi = 1 {Tanggal + Nomor + Perihal + Kepada_yth +

    Nama + Alamat + Merk + Harga + Uang_Muka +

    Angsuran + TOP } n

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    56/156

    56

    Keterangan :

    Tanggal*Tanggal PO dibuat*

    Nomor *Nomor PO*

    Perihal *Nomor aplikasi customer*

    Kepada_Yth *Ditujukan untuk dealer*

    Nama *Nama Permohonan Kredit*

    Alamat *Alamat tempat tinggal*

    Merk *Type motor*

    Harga *Harga On The Road*

    Uang_Muka *Tanda jadi customer*

    Angsuran *Jumlah angsuran*

    TOP *Jangka waktu masa kredit*

    Footer = Tanda_Tangan

    Keterangan :

    Tanda_Tangan *Tanda tangan persetujuan

    pembiayaan*

    4. Nama Arus Data : Data Stok

    Alias : -

    Bentuk Data : Dokumen Manual

    Arus Data : Arsip stokProses 1.0

    Penjelasan : Dokumen yang di gunakan untuk melihat stok

    barang

    Periode : Setiap terjadi permintaan barang

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    57/156

    57

    Volume : 1 Buku

    Struktur Data : Header+ Isi + Footer

    Header = Bulan_Tanggal

    Keterangan :

    Bulan_Tanggal *Bulan dan tanggal stok barang*

    Isi = 1 { No_Rangka + No_Mesin + Warna +

    Merk_Motor + Tanggal_jual + Nama_Customer+

    Alamat} 25

    Keterangan :

    No_Rangka *Nomor rangka motor*

    No_Mesin *Nomor mesin motor*

    Warna *Warna motor*

    Merk_Motor *Type motor*

    Tanggal_jual *Tanggal barang yang terjual*

    Nama_Customer*Nama pembeli motor*

    Alamat *Alamat pembeli motor*

    Footer = Halaman

    Keterangan :

    Halaman *Halaman buku*

    3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran

    1.Nama Arus Data : Kw Pembayaran

    Alias : Kwitansi Pembayaran

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    58/156

    58

    Bentuk Data : Dokumen Cetak Manual

    Arus Data : Proses 3.0Customer

    Proses 3.0Arsip KW(merah)

    Penjelasan : Dokumen yang digunakan sebagai bukti

    pembayaran sepeda motor honda

    Periode : Setiap terjadi penjualan sepeda motor

    Volume : Rangkap 2

    Struktur Data : Header+ Isi +Footer

    Header = Identitas_Counter

    Keterangan :

    Identitas_Counter = *Nama_counter+ Alamat +

    Telepon*

    Isi = 1 {Sudah_diterima_dari + Banyaknya_Uang +

    Untuk_Pembayaran } n

    Keterangan :

    Sudah_diterima_dari *Nama customer*

    Banyaknya_Uang *Jumlah uang yang dibayar*

    Untuk_Pembayaran *Pembayaran 1 unit motor*

    Footer = Tanggal + Tanda_Tangan

    Keterangan :

    Tanggal *Tanggal+bulan+tahun pembayaran*

    Tanda_Tangan *Tanda tangan pembuat kwitansi*

    2.Nama Arus Data : LP

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    59/156

    59

    Alias : Laporan Penjualan

    Bentuk Data : Dokumen Cetak Komputer

    Arus Data : Proses 5.0Manager

    Penjelasan : Untuk mengetahui jumlah barang yang di jual

    Periode : Setiap bulan

    Volume : Perlembar untuk masing-masing bagian

    Struktur Data : Header + Isi +Footer

    Header = Identitas_Counter + Tanggal

    Keterangan :

    Identitas_Counter *Nama counter +

    alamat + No_Telp*

    Tanggal *Tanggal pembuatan laporan*

    Isi = 1 {No + No_Mesin + No_Rangka + Telp + Alamat

    } n

    Keterangan :

    No *Nomor penjualan*

    No_Mesin *No mesin motor*

    No_Rangka *No rangka motor*

    Telp *Telp customer*

    Alamat *Alamat customer*

    Footer = Dibuat_Oleh + Mengetahui

    Keterangan :

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    60/156

    60

    Dibuat_Oleh *Nama dan tanda tangan

    bagian penjualan*

    Mengetahui *Nama dan tanda tangan

    manager*

    3. Nama Arus Data : SJ

    Alias : Surat Jalan

    Bentuk Data : Dokumen Cetak Manual

    Arus Data : GudangProses 4.0

    Proses 4.0Customer

    Proses 4.0Arsip SJ(putih)

    Penjelasan : Untuk mengetahui jumlah barang yang dibeli dan

    sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim

    Periode : Setiap terjadi pengiriman barang

    Volume : Rangkap 2

    Struktur Data : Header + Isi +Footer

    Header = Identitas_Counter+ Tanggal + Kepada

    Keterangan :

    Identitas_Counter *Nama + Alamat_Counter

    +No_Telepon*

    Tanggal *Tanggal pengiriman barang*

    Kepada *Nama dan alamatcustomer*

    Isi = 1 {Banyaknya + Type + Tahun + Warna +

    No_Rangka + No_mesin } 4

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    61/156

    61

    Keterangan :

    Banyaknya *Jumlah barang di ambil*

    Type *Merk motor*

    Tahun *Tahun pembuatan barang*

    Warna *Warna barang yang di pesan*

    No_Rangka *No rangka motor*

    No_Mesin *No mesin motor*

    Footer = Hormat_Kami + Tanda_Terima

    Keterangan :

    Hormat_Kami *Nama dan tanda tangan

    bagian gudang*

    Tanda_Terima *Nama dan tanda tangan

    customer*

    4.

    Nama Arus Data : SP

    Alias : Surat Pesanan

    Bentuk Data : Dokumen Cetak Manual

    Arus Data : Proses 1.0Customer

    Proses 1.0Gudang

    Proses 1.0Arsip KK,KTP,SP(merah)

    Penjelasan : Buktipemesanan barang

    Periode : Setiap terjadi permintaan barang

    Volume : Rangkap 3

    Struktur Data : Header+ Isi + Footer

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    62/156

    62

    Header = Tanggal

    Keterangan :

    Tanggal *Tanggal+bulan+tahun pemesanan*

    Isi = 1 {Nama + Alamat + No_Telp + Merk +

    Uang_Muka + Angsuran + TOP } n

    Keterangan :

    Nama *Nama customer*

    Alamat *Alamat tempat tinggal*

    No_Telp *No telp customer*

    Merk *Type motor yang dipesan customer*

    Uang_Muka *Tanda jadi customer*

    Angsuran *Jumlah angsuran*

    TOP *Jangka waktu masa kredit*

    Footer = Tanda_Tangan

    Keterangan :

    Tanda_Tangan *Tanda tangan bagian penjualan*

    5. Nama Arus Data : FPPI

    Alias : Formulir Permohonan Pembiayaan Individu

    Bentuk Data : Dokumen Cetak Manual

    Arus Data : Proses 2.0FIF

    Penjelasan : Untuk proses pengajuan kredit

    Periode : Setiap terjadi pemesanan barang

    Volume : 1 Lembar

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    63/156

    63

    Struktur Data : Header+ Isi + Footer

    Header = Identitas_perusahaan

    Keterangan :

    Identitas_perusahaan *Nama perusahaan*

    Isi = 1 {Nama + alamat + no_telp + no_ktp +

    data_perusahaan + penghasilan + pengeluaran +

    data_keluarga + harga_barang + merk_motor +

    uang_muka + angsuran + top } n

    Keterangan :

    Nama *Nama customer*

    Alamat *Alamat tempat tinggal*

    No_Telp *No telp customer*

    No_ktp *no kartu penduduk*

    Data_perusahaan *nama perusahaan dan alamat*

    Penghasilan *penghasilan_customer*

    Pengeluaran *pengeluaran customer*

    Data_keluarga *nama alamat dan telp keluarga*

    Harga_barang *harga motor*

    Merk_motor *type motor*

    Uang_Muka *Tanda jadi customer*

    Angsuran *Jumlah angsuran*

    TOP *Jangka waktu masa kredit*

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    64/156

    64

    Footer = Tanda_Tangan_pemohon +

    tanda_tangan_counter_sales

    Keterangan :

    Tanda_Tangan_pemohon *Tanda tangan customer*

    Tanda_tangan_counter_sales*tanda tangan bagian

    penjualan*

    3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

    Dalam spesifikasi sistem berjalan ini sangat diperlukan suatu dokumen untuk

    pemprosesan data, adapun dokumen yang ada dalam sistem penjualan sepeda motor

    honda pada PD Budi Motor seperti data-data masukan dan keluaran pada sistem

    berjalan. Spesifikasi dari dokumen-dokumen tersebut adalah:

    3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

    Dokumen masukan adalah segala bentuk dokumen yang berasal dari

    lingkungan luar sistem yang berupa dokumen-dokumen yang akan diolah dalam suatu

    proses agar dapat menghasilkan keluaran yang dinginkan. Adapun dokumen-

    dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:

    1. Spesifikasi Dokumen Masukan

    a.

    Kartu Tanda Penduduk

    Nama dokumen : Kartu Tanda Penduduk

    Fungsinya : Syarat Pemesanan Barang

    Sumber : Customer

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    65/156

    65

    Jumlah : Satu lembar

    Media : Kertas

    Tujuan : Bagian Penjualan

    Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang

    Bentuk : Lihat Lampiran A.1.

    b. Kartu Keluarga

    Nama dokumen : Kartu Keluarga

    Fungsinya : Syarat Pemesanan Barang

    Sumber : Customer

    Tujuan : Bagian Penjualan

    Jumlah : Satu lembar

    Media : Kertas

    Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang

    Bentuk : Lihat Lampiran A.2.

    c. Purchase Order

    Nama dokumen : Purchase Order

    Fungsinya : Tandaapprovedata customer

    Sumber : FIF

    Jumlah : Satu lembar

    Media : Kertas

    Tujuan : Bagian Penjualan

    Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang

    Bentuk : Lihat Lampiran A.3.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    66/156

    66

    d. Data Stok

    Nama dokumen : Data stok

    Fungsinya : Untuk mengetahui stok barang

    Sumber : Buku stok barang

    Jumlah : Satu buku

    Media : Kertas

    Tujuan : Bagian Penjualan

    Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan

    Bentuk : Lihat Lampiran A.4.

    3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

    Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen perusahaan berupa

    dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajeman serta merupakan

    dokumen hasil pencatatan atau laporan. Adapun dokumen-dokumen keluaran tersebut

    adalah sebagai berikut:

    1. Spesifikasi Dokumen Keluaran

    a. Kwitansi Pembayaran

    Nama dokumen : Kwitansi Pembayaran

    Fungsi : Sebagai bukti pembayaran motor

    Sumber : Bagian Penjualan

    Tujuan : Customer, arsip toko

    Jumlah : Dua lembar

    Media : Kertas

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    67/156

    67

    Frekuensi : Setiap ada transaksi penjualan

    Bentuk : Lihat lampiran B.1.

    b. Laporan Penjualan

    Nama dokumen : Laporan Penjualan

    Fungsi : Untuk mengetahui penjualan motordicounter

    Sumber : Arsip kwitansi dan surat jalan

    Tujuan : Manager

    Jumlah : Satu lembar

    Media : Kertas

    Frekuensi : Setiap terjadi Closing counterperbulan

    Bentuk : Lihat lampiran B.2.

    c. Surat Jalan

    Nama dokumen : Surat Jalan

    Fungsi : Untuk pengiriman motor

    Sumber : Bagian Gudang

    Tujuan : customer

    Jumlah : Dua lembar

    Media : Kertas

    Frekuensi : Setiap terjadi permintaan barang

    Bentuk : Lihat lampiran B.3.

    d. Surat Pesanan

    Nama dokumen : Surat Pesanan

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    68/156

    68

    Fungsi : Untuk bukti pemesanan

    Sumber : Bagian penjualan

    Tujuan : Customer, gudang dan arsip

    Jumlah : Tiga lembar

    Media : Kertas

    Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang

    Bentuk : Lihat lampiran B.4.

    e. Formulir Permohonan Pembiayaan Individu

    Nama dokumen : FPPI

    Fungsi : Untuk bukti pengajuan kredit

    Sumber : Bagian penjualan

    Tujuan : FIF

    Jumlah : Satu lembar

    Media : Kertas

    Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang

    Bentuk : Lihat lampiran B.5.

    3.7. Permasalahan

    Dari hasil analisa dan pengamatan pada PD Budi Motor maka penulis dapat

    mengemukakan beberapa permasalahan pokok yang khususnya terjadi pada sistem

    penjualan yang sedang berjalan, antara lain:

    1. Proses pembayarannya lambat, karena kwitansi penjualan motor masih

    ditulis tangan oleh kasir.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    69/156

    69

    2. Pembuatan Laporan lambat, karena dibutuhkan waktu untuk mengumpulkan

    arsip penjualan yang diperlukan serta sering terjadi kesalahan perhitungan

    karena kurangnya ketelitian.

    3. Dalam surat pesanan tidak adanya nomor pesanan sehingga menyulitkan

    bagian penjualan dalam melakukan pencarian data-data jika mengalami

    masalah dalam pengecekan dan kertas pesanan masih belum berbentuk form.

    4. Pencatatan dalam buku stok masih tulis tangan.

    3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

    Dari permasalahan-permasalahan tersebut diatas maka penulis menyarankan

    bahwa sudah saatnya dibuat sistem penjualan yang sudah terkomputerisasi pada PD

    Budi Motor dengan harapan permasalahan tersebut dapat dikurangi dan diatasi

    dengan baik.

    Maka penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah yaitu sistem

    penjualan kredit pada PD Budi Motor adalah sebagai berikut :

    1. Kwitansi pembayaran seharusnya diketik komputer, agar lebih cepat dan

    akurat.

    2. Pembuatan laporan seharusnya dilihat dari file, tidak perlu mencari arsip,

    karena akan membutuhkan waktu yang cukup lama.

    3.

    Surat pesanan diganti dengan data pesanan, karena akan sangat memudahkan

    dalam melakukan transaksi saat customer melakukan order ke bagian

    penjualan. Dan bagian penjualan akan melakukan penginputan data customer

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    70/156

    70

    terlebih dahulu tanpa khawatir datanya hilang. Dan dalam surat pesanan juga

    dicantumkan nomor pesanan.

    4.

    Seharusnya pencatatan dalam buku stok harus berbentuk data stok, agar

    tidak terjadi kesalahan dalam mencatat barang keluar dan barang masuk.

    Dalam pemecahan masalah diatas di PD Budi Motor, penulis berharap

    kedepannya tidak ada lagi kekeliruan dalam perhitungan, keterlambatan dalam

    pemesanan atau pembuatan laporan atau complain dari customerke bagian penjualan.

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    71/156

    71

    BAB IV

    RANCANGAN SISTEM USULAN

    4.1. Umum

    Setelah penulis mempelajari sistem yang sedang berjalan dan mengetahui

    masalah-masalah yang ada pada sistem berjalan, maka penulis mencoba menjelaskan

    lebih lanjut mengenai sistem komputerisasi. Dalam sistem usulan akan dijelaskan

    mengenai prosedur sistem usulan, proses alir data, spesifikasi sistem, usulan yang

    berisikan dokumen masukan, dokumen keluaran, normalisasi file, spesifikasi

    program, spesifikasi program komputer.

    Pembentukan sistem yang baru bertujuan dalam mengumpulkan data dan

    pengolahan datanya dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat dalam

    menghasilkan data dan informasi yang dapat dipertanggung jawabkan.

    Secara umum rancangan sistem usulan diharapkan dapat menyelesaikan

    permasalahan yang ada sekarang ini. Secara khusus rancangan sistem usulan

    digunakan untuk meningkatkan mutu kerja karyawan dan citra perusahaan menjadi

    lebih meningkat.

    4.2. Prosedur Sistem Usulan

    Sistem usulan yang penulis ajukan mungkin tidak terlalu berbeda jauh

    dengan yang berjalan. Perbedaanya mungkin sedikit dan ditambah dengan adanya

    penggunaan komputer pada sistem yang baru, sehingga dalam penyimpanan data dan

  • 5/19/2018 Perancangan Sistem Penjualan Sepeda Motor Honda Secara Kredit

    72/156

    72

    pembuatan laporan lebih terkontrol. Prosedur sistem yang penulis coba usulkan

    terdiri dari beberapa proses antara lain sebagai berikut :

    1.

    Prosedur Pemesanan Barang

    Customerdatang langsung ke dealer Budi Motor dengan membawa KK,KTP

    dan memesan barang ke bagian penjualan. Bagian penjualan mengecek

    barang berdasarkanfile stok, jika barang yang di pesan ada maka bagian

    penjualan menginput file customerdan menginputfilepesanan dua rangkap.

    Warna kuning untuk customer, putih untuk gudang dan KK,KTP di arsip.

    2. Prosedur Pengajuan Perjanjian Kredit

    Bagian penjualan mencetak formulir permohonan pembiayaan individu

    berdasarkanfilepesanan lalu mengajukan proses kredit keFederal

    International Finance (FIF). Kemudian FIF memberikan kabar

    approvedengan mengeluarkanPurchase Order(PO) di berikan ke bagian

    penjualan.

    3. Prosedur Pembayaran Uang Muka

    Setelah PO di keluarkan, customerbisa langsung membayar uang muka ke

    bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan menginput kwitansi

    berdasarkanf