Perancangan Database Sistem Simpan Pinjam Pada Unit...
Transcript of Perancangan Database Sistem Simpan Pinjam Pada Unit...
1
1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi pada masa sekarang semakin
canggih. Teknologi informasi sangat membantu manusia dalam banyak hal, baik
untuk lingkungan usaha maupun non usaha. Dalam lingkup usaha, teknologi
informasi banyak memberikan manfaat dan memberikan informasi yang cepat,
tepat dan efisien sehingga membantu perusahaan dalam menjalankan usahanya.
Koperasi merupakan salah satu lembaga ekonomi di Indonesia yang
mempunyai peran yang positif dan besar dalam pelaksanaan pembangunan
nasional di indonesia. Koperasi merupakan sarana peningkatan kemajuan
ekonomi, yaitu bagi anggotanya dan masyarakat. Hal ini sesuai dengan tujuan
koperasi yang ingin memajukan kesejahteraan anggotanya pada khususnya dan
masyarakat pada umumnya. Oleh sebab itu koperasi harus menjalankan tugasnya
sesuai dengan misi dan visinya yaitu mensejahterakan anggotanya dan masyarakat
dalam pemenuhan kebutuhan sehari-hari dan kebutuhan penting lainnya. Dalam
mencapai tujuannya, koperasi harus selalu memperhatikan pengelolaan dalam
sistem akuntansi yang menyangkut segala macam kegiatannya. Meskipun
kemampuan manajerial didalam sebuah koperasi sudah baik namun tidak
ditunjang dengan sistem akuntansi yang baik, maka sulit untuk mengukur tingkat
keberhasilan usaha koperasi tersebut.
Salah satu bentuk koperasi di Indonesia adalah koperasi simpan pinjam.
Koperasi ini salah satu bentuk usahanya adalah memberikan pinjaman untuk
anggotanya dan memberikan layanan simpanan atau menabung untuk anggotanya.
Untuk mengelola data simpan dan pinjam anggotanya maka diperlukan suatu
sistem informasi simpan pinjam yang baik angar manajemennya dapat mengelola
dengan baik dan optimal. Adanya perkembangan teknologi informasi menuntut
unit simpan pinjam pada Koperasi Unit Desa ( KUD) Mekar Ungaran
menggunakan sistem komputerisasi dalam mengelola data simpan pinjam pada
unit tersebut
. Unit Simpan Pinjam di KUD Mekar Ungaran menjadi bagian yang paling
diandalkan oleh KUD Mekar Ungaran, namun dalam unit ini proses pencatatan
data anggota, data simpanan dan data pinjaman masih manual yaitu menggunakan
2
buku sehingga dalam pengolahan data simpan pinjam agak sulit dikarenakan
banyaknya buku yang ada. Banyaknya transaksi yang terjadi juga menyebabkan
buku data simpanan dan pinjaman tersebut menjadi semakin kompleks dan tidak
tertata. Perancangan database pada unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran ini
menggunakan Microsoft Access dan menghasilkan tabel yang lebih disesuaikan
dengan kebutuhan unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Berdasarkan uraian
di atas maka penulis mengambil judul “Perancangan Database Sistem Simpan
Pinjam pada Unit Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran”
Maka fokus dalam penelitian ini adalah perancangan database sistem simpan
pinjam pada unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Persoalan penilitian yang
diangkat adalah :
1. Bagaimana proses bisnis yang terjadi dalam sistem simpan pinjam di Unit
Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran saat ini?
2. Bagaimana rancangan yang sesuai untuk sistem simpan pinjam di Unit
Simpan Pinjam KUD mekar Ungaran?
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk merancang
database sistem simpan pinjam pada unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran.
Manfaat atau kontribusi yang diperoleh Unit Simpan Pinjam KUD Mekar
Ungaran dengan penggunaan sistem yang terkomputerisasi adalah memberikan
kemudahan dan kecepatan dalam pengelolaan data, memperkecil kesalahan serta
membantu dalam penghematan tenaga, biaya, dan waktu. Keakuratan data yang
dilakukan dengan sistem komputerisasi dapat terjamin karena adanya control
input dan control total, sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan
2. Kajian Pustaka
Perancangan Database
Menurut Jogianto (1990), tujuan utama perancangan database yaitu
memiliki kemampuan menyimpan seluruh data yang berguna dalam database.
3
Untuk tahap desain database secara umum yang perlu dilakukan adalah
mengidentifikasi terlebih dahulu file-file yang diperlukan oleh sistem informasi.
Database merupakan suatu komponen terpenting dalam sistem informasi,
karena basis dalam penyediaan informasi untuk para pemakai. Penerapan
database dalam sistem informasi disebut database system.
Sistem database adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasi
kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya.
Koperasi
Koperasi adalah salah satu bentuk usaha berbadan hukum yang berdiri di
Indonesia. Menurut undang-undang nomor 25 tahun 1992 pasal 1 ayat 1 tentang
perkoperasian, koperasi Indonesia adalah badan usaha yang beranggotakan orang-
seseorang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya
berdasarkan prinsip koperasi, sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang
berdasarkan atas asas kekeluargan. Sedangkan menurut Widayanti (2002 : 72),
koperasi sering diartikan sebagai perkumpulan orang-orang yang secara sukarela
mempersatukan diri untuk memenuhi kebutuhan ekonomi anggotanya dengan
menyelenggarakan usaha bersama melalui pembentukan suatu perkumpulan yang
diawasi secara demokratis.
Sedangkan menurut PSAK No.27, 2004 koperasi adalah badan usaha yang
mengorganisir pemanfaatan dan pendayagunaan sumber daya ekonomi para
anggotanya atas dasar prinsip-prinsip koperasi dan kaidah usaha ekonomi untuk
meningkatkan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat daerah kerja
pada umumnya. Dari beberapa pengertian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa
koperasi adalah suatu badan usaha yang terdiri dari orang-seorang dan secara
sukarela mempersatukan diri untuk memenuhi kebutuhan ekonomi anggotanya
berdasarkan atas asas kekeluargaan.
Koperasi Simpan Pinjam
Widayanti dan Sumindhi (1998 : 28) menyatakan koperasi simpan pinjam atau
koperasi kredit adalah koperasi yang bergerak dalam lapangan usaha
4
pembentukan modal melalui tabungan-tabungan para anggotanya dengan cara
yang mudah, murah, cepat, dan tepat untuk tujuan produktivitas dan
kesejahteraan. Koperasi simpan pinjam memperoleh modal dari simpanan pokok
dan simpanan wajib para anggota koperasi.
Kemudian modal yang telah terkumpul tersebut dipinjamkan kepada para anggota
koperasi dan terkadang juga dipinjamkan kepada orang lain yang bukan anggota
koperasi tapi memerlukan pinjaman uang, baik untuk keperluan konsumtif
maupun sebagai modal kerja. Koperasi Simpan Pinjam menarik uang administrasi
setiap bulan sejumlah sekian prosen dari uang pinjaman. Tujuan koperasi simpan
pinjam menurut Widayanti (1998) diantaranya adalah:
1. Membantu keperluan kredit para anggotanya yang sangat membutuhkan
dengan syarat-syarat tertentu.
2. Mendidik kepada para anggota supaya giat menyimpan secara teratur
sehingga membentuk modal sendiri.
3. Mendidik anggota untuk hidup hemat.
4. Menambah pengetahuan tentang koperasi.
Manfaat koperasi simpan pinjam diantaranya adalah :
1. Anggota dapat memperoleh modal bagi pengembangan usaha atau
berwiraswasta.
2. Dapat mencukupi kebutuhan sehari-hari antara lain membayar biaya
sekolah anak dan lain-lain.
Koperasi simpan pinjam mendapat modal dari berbagai simpanan, pinjaman,
penyisaan dari hasil usaha termasuk cadangan serta sumber-sumber lainnya,
simpanan-simpanan tersebut diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Simpanan Pokok yaitu simpanan yang diberikan anggota pada awal
setoran dan menjadi simpanan yang berbentuk permanen.
2. Simpanan Wajib (sekarang berubah menjadi Sertifikat Modal Koperasi)
yaitu simpanan yang dapat diambil sewaktu-waktu dalam jangka waktu
tertentu sedangkan setoran awal adalah simpanan yang diberikan anggota
pada awal anggota tersebut menabung.
5
3. Simpanan Sukarela adalah simpanan yang diterima bukan dari anggota
koperasi itu sendiri.
Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto ( 2005 : 11) sistem informasi adalah suatu sistem di
dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang
diperlukan.
Sistem Informasi Simpan Pinjam
Menurut Jogiyanto (1999 : 54) sistem informasi simpan pinjam adalah sistem
yang melakukan fungsi-fungsi untuk mempersiapkan data-data simpan pinjam
supaya dapat digunakan untuk tujuan penerapan dan pengambilan keputusan baik
untuk manajemen maupun pihak luar yang membutuhkan. Menurut Krismiaji
(2002 : 18) sistem akuntansi simpan pinjam merupakan suatu sistem yang
berhubungan dengan sistem penerimaan dan pengeluaran yang dalam hal ini
merupakan penerimaan dan pengeluaran kas. Sistem simpan pinjam ini
merupakan suatu sistem informasi untuk pemakai akhir (end-users system) yaitu
bahwa sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.
Selain itu, sistem ini dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas serta
sarana latihan bagi pemakai informasi untuk merancang informasi yang lebih
besar.
Sistem Informasi Simpanan Pada Koperasi
Menurut Krismiaji (2002 :18) Dalam menjalankan sistem akuntansi simpanan
pada koperasi diperlukan fungsi yang tekait, dokumen yang bersangkutan dan
prosedur yang harus dilakukan.
a. Fungsi terkait
6
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi simpanan koperasi antara lain:
1. Fungsi kasir
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memberikan slip setoran kepada anggota
yang melakukan simpanan, menerima pembayaran, dan membuat laporan
transaksi harian
2. Fungsi simpan pinjam
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order (buku keanggotaan)
dari penyimpan, mengedit order (buku keanggotaan) dari penyimpan untuk
menambah informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi
dan menentukan tanggal transaksi
3. Fungsi keuangan
Dalam transaksi simpanan, fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status
pelanggan dan memberikan otoritas penyimpanan untuk anggota.
b. Dokumen yang digunakan
Proses simpanan koperasi pada umumnya menggunakan dokumen lengkap sesuai
dengan ketentuan yang berlaku. Dokumen-dokumen yang biasanya terkait dengan
penerimaan simpanan pada koperasi :
1) Kartu Tanda Anggota (KTA)
2) Slip setoran
3) Kwitansi
Dokumen ini sangat diperlukan pada saat proses simpanan dilakukan dengan
tujuan sebagai bukti atas transaksi yang terjadi.
c. Prosedur sistem akuntansi simpanan pada koperasi
Apabila anggota koperasi ingin melakukan simpanan, anggota harus melewati
beberapa tahap dan memenuhi dokumen yang diperlukan dalam proses
penyimpanan tersebut. Prosedur sistem akuntansi simpanan pada koperasi
kegiatannya meliputi :
1) Fungsi kasir
Memberikan slip setoran kepada anggota yang akan melakukan
simpanan.
7
Stelah slip setoran diisi oleh anggota, kasir menerima kembali
slip setoran tersebut beserta KTA. Kasir memeriksa slip setoran
dan KTA tersebut serta menyatakan benar. Kemudian slip
setoran diberikan ke bagian simpan pinjam untuk diproses lebih
lanjut sedangkan untuk KTA akan dikembalikan kepada
anggota.
Menerima kembali slip setoran dari bagian simpan pinjam dan
menerima dan menerima pembayaran dari anggota yang telah
melakukan simpanan kemudian membuat kwitansi berdasarkan
slip setoran.
Slip setoran diarsipkan oleh kasir dan kwitansi diberikan
kepada anggota.
Membuat laporan transaksi harian berdasarkan arsip slip
setoran anggota dan dicetak kemudian diberikan ke fungsi
simpan pinjam
2) Fungsi simpan pinjam
Menerima slip setoran yang sudah dinyatakan benar oleh kasir
untuk diinput dan disimpan kedalam database
Slip setoran disetujui dan diberikan kepada kasir
Menerima laporan transaksi harian dari kasir yang selanjutnya
di input dan diperiksa kebenarannya serta dinyatakan sama
dengan database fungsi simpan pinjam kemudian dicetak
menjadi laporan simpanan yang selanjutnya diberikan ke fungsi
keuangan
3) Fungsi keuangan
Menerima laporan simpanan dari fungsi simpan pinjam
Input ke database dan dinyatakan benar selanjutnya dicetak
menjadi laporan keuangan.
Semua proses-proses yang telah diuraikan di atas harus dilewati secara berurutan
dan teliti agar proses penyimpanan dapat sesuai dengan prosedur yang ada.
8
Apabila dilakukan dengan prosedur yang ada, maka akan mempermudah transaksi
antara koperasi dan anggota.
Sistem Informasi pinjaman pada koperasi
Menurut Krismiaji (2002 : 19) Dalam menjalankan sistem akuntansi pinjaman
pada koperasi diperlukan fungsi yang terkait, dokumen yang berrsangkutan dan
prosedur yang harus dilakukan:
a. fungsi terkait
1. Fungsi kasir
Fungsi kasir fungsi ini bertanggung jawab untuk memberikan surat permohonan
pinjam uang beserta lampirannya yang akan diisi oleh anggota yang mengajukan
pinjaman serta memeriksanya.
2. Fungsi simpan pinjam
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari peminjam,
mengedit order dari peminjam untuk menambah informasi yang belum ada pada
surat order tersebut, meminta otorisasi, menentukan tanggal transaksi dan
memeriksa ketersediaan dana.
3. Fungsi pengurus
Fungsi ini hanya bertanggung jawab memberikan otorisasi pemberian pinjaman.
4. Fungsi keuangan
Fungsi ini betanggung jawab untuk memberikan dana pinjaman dan membuat
laporan keuangan.
Setiap fungsi pinjaman mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Tapi
dalam melakukan kegiatan peminjaman antara fungsi satu dengan yang lainnya
saling berhubungan.
b. Dokumen yang digunakan
Dalam proses peminjaman pada koperasi yang ada pada umumnya sesuai dengan
ketentuan yang berlaku. Dokumen yang dibutuhkan dalam pemberian pinjaman
koperasi yaitu :
9
1. Surat Permohonan untuk Pinjaman Uang (SPPU) beserta
lampirannya:
Surat Pernyataan (SP)
Surat kuasa menjual barang jaminan (SKJJ) beserta
lampirannya, Sertifikat Tanah dan BPKB
Surat Kuasa Potong Gaji (SKPG) bagi karyawan
Surat perjanjian pinjaman uang (SPJPU)
Slip pinjaman dua lembar
2. Kartu Tanda Anggota (KTA)
3. Kwitansi
c. Prosedur sistem akuntansi pinjaman pada koperasi
Anggota koperasi yang akan melakukan pinjaman wajib memenuhi syarat yang
telah ditetapkan oleh koperasi dan melewati proses peminjaman. Prosedur sistem
akuntansi pinjaman pada koperasi kegiatannya meliputi :
1. Fungsi kasir
Memberikan Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU) beserta
lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU dan slip
pinjaman 2 lembar) yang akan diisi oleh anggota yang akan
mengajukan pinjaman.
Menerima kembali Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU)
beserta lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU
dan slip pinjaman 2 lembar) yang telah diisi oleh anggota dan
KTA untuk diperiksa.
Semua dokumen dinyatakan benar dan memenuhi syarat.
Kemudian KTA dan Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU)
beserta lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU
dan slip pinjaman 2 lembar) diberikan ke pengurus untuk di
otorisasi.
Menerima kembali KTA dan Surat Permohonan Pinjam Uang
(SPPU) beserta lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan,
10
SPJPU dan slip pinjaman 2 lembar) yang telah di otorisasi oleh
pengurus dari fungsi simpan pinjam kemudian membuat
kwitansi.
SPPU, SP, SKJJ, SKPG, SPJPU, slip pinjaman lembar 1 dan
kwitansi diarsipkan oleh kasir. KTA dan slip pinjaman lembar
2 beserta dana pinjaman diberikan kepada anggota.
Membuat laporan transaksi harian berdasarkan arsip yang ada
dan dicetak selanjutnya diberikan ke fungsi simpan pinjam.
2. Fungsi simpan pinjam
Menerima KTA dan Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU)
beserta lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU
dan slip pinjaman 2 lembar) yang telah diotorisasi untuk di
input dan disimpan dalam database serta dikonfirmasikan ke
fungsi keuangan.
KTA dan Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU) beserta
lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU dan slip
pinjaman 2 lembar) diberikan kembali ke kasir.
Menerima laporan transaksi harian dari kasir yang selanjutnya
di input dan diperiksa kebenarannya serta dinyatakan sama
dengan database fungsi simpan pinjam yang kemudian dicetak
menjadi laporan pinjaman yang selanjutnya diberikan ke fungsi
keuangan.
3. Fungsi pengurus
Menerima KTA dan Surat Permohonan Pinjam Uang (SPPU)
beserta lampirannya (SP, SKJJ, SKPG bagi karyawan, SPJPU
dan slip pinjaman 2 lembar) dari kasir.
Melakukan otorisasi kemudian diberikan ke fungsi simpan
pinjam untuk proses lebih lanjut.
4. Fungsi keuangan
Terima laporan pinjaman dari fungsi simpan pinjam.
Konfirmasi database, di input dan disimpan.
11
Dinyatakan benar dan dicetak menjadi laporan keuangan.
Prosedur di atas dilaksanakan sesuai tahap yang telah ditentukan, akan lebih
mempermudah proses pemberian pinjaman yang akan dilakukan oleh anggota.
Anggota wajib mentaati semua prosedur yang ada apabila mengharapkan
pinjaman yang diajukan akan disetujui oleh pihak koperasi.
Database
Menurut Romney dan Steinbert (2006 : 95) database adalah suatu gabungan file
yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat. Sistem databse
memisahkan tampilan fisik dan logis data. Tampilan fisik menunjukan bagaimana
dan dimana data secara fisik diatur dan disimpan dalam disk tape, CD-ROOM
atau media lainnya. Tampilan logis adalah bagaimana pemakai secara konseptual
mengatur dan memahami data.
Tabel-tabel dalam database memiliki tiga jenis atribut. Kunci utama (primary key)
adalah atribut atau kombinasi dari beberapa atribut yang secara unik
mengidentifikasikan baris tertentu dalam sebuah tabel. Seringkali kunci utama
merupakan atribut tunggal. Sebagai contoh, atribut nomor anggota dan kode
barang merupakan kunci luar dalam tabel penjualan. Keduanya digunakan untuk
menghubungkan data mengenai transaksi penjualan tertentu yang mencakup
informasi mengenai penjualan dan pelanggan yang terlibat dalam kegiatan
tersebut. Atribut lainnya yang bukan berupa atribut kunci (non-key atribut) di
dalam setiap tabel, menyimpan informasi penting mengenai entitasnya. Sebagai
contoh, dalam tabel persediaan barang terdapat informasi deskripsi nama barang,
jumlah persediaaan, dan harga barang
Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan suatu teknis grafis yang menggambarkan skema database
(Romney, 2006:134). Disebut sebagai diagram E-R karena diagram tersebut
menunjukan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan (relationship)
antar emtitas tersebut. Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin
dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Diagram E-R tidak hanya
12
menunjukan isi dari suatu database , tetapi juga secara grafis merupakan model
suatu organisasi. Diagram E-R dapat terdiri dari berbagai jenis entitas dan
hubungan antar entitas. Oleh sebab itu, langkah yang penting dalam mendesain
database termasuk pula proses memutuskan entitas mana yang perlu dibuat
modelnya.
Terdapat tiga jenis dasar hubungan antar-entitas yaitu hubungan satu-ke-satu,
hubungan satu-ke-banyak dan hubungan banyak-ke-banyak.
Relasi Gambar
Satu ke satu Kartu Anggota Anggota
Satu ke banyak Teller Anggota
Banyak ke banyak
Teller Anggota
Tabel 2.1 Gambar Tabel Relasi
3. METODE PENELITIAN
Obyek penelitian dalam penelitian ini adalah unit simpan pinjam KSP Mekar
Ungaran. Data-data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu :
Tabel 3.1 Metode Pengumpulan Data
Jenis Data Sumber
Primer Proses bisnis yang
terkait dengan
aktivitas simpan
pinjam
Pimpinan Unit Simpan
Pinjam KUD Mekar
Ungaran
13
Sekunder Data-data yang
diperlukan untuk
disimpan dalam
aktivitas simpan
pinjam
Dokumen-dokumen
dan laporan-laporan
seperti buku simpanan,
kwitansi setoran, slip
penarikan.
Staff USP-KUD
Mekar
Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara untuk memperoleh data primer.
Sedangkan data sekunder diperoleh dengan mengamati dokumen-dokumen dan
laporan-laporan. Langkah – langkah pembuatan basis data tersebut, antara lain
sebagai berikut :
1) Menggambarkan proses bisnis yang terkait di dalam sistem simpan
pinjam di KUD Mekar Ungaran
2) Mengidentifikasi entitas yang terkait dengan proses simpan pinjam
3) Menentukan ERD dan atribut simpan pinjam pada unit simpan
pinjam KUD Mekar Ungaran
4) Merancang tabel, query, form, report dan switchboard untuk unit
simpan pinjam KUD Mekar Ungaran dengan menggunakan
Microsoft access 2007 untuk menghasilkan perancangan database.
5) Membuat transaksi fiktif dan dimasukan ke dalam program aplikasi
yang telah dibuat
4. Analisis dan Pembahasan
1. Sejarah dan perkembangan KUD “MEKAR” Ungaran
Awal mula berdirinya koperasi ini dinamakan Badan Usaha Unit Desa atas dasar
Inpres No 4 tahun 1973 yang berdomisili di kecamatan ungaran Kabupaten
14
Semarang BUMD ini berdirik sejak tanggal 13 Mei 1973 dan memperoleh badan
hukum No, 8434/811/VI/1973. Pada tanggal 31 Agustus 1973 BUMD diubah
menjadi KUD ( Koperasi Unit Desa) dengan nama KUD MEKAR.
Dengan dikeluarkannya Inpres No. 4 tahun 1984 sebagai pengganti inpres No 8
tahun 1978 maka pada tanggal 25 desember 1984 diadakan Rapat Khusus
Perubahan Anggran Dasar untuk menyesuaikan dengan pelaksanakan Inpres no. 4
tahun 1984 tersebut diatas oleh karena itu KUD “ MEKAR “ yang tadinya daerah
kerjanya meliputi Wilayah Unit Desa – Wilayah Unit Desa berubah menjadi Desa
dan Kelurahan di wilayah Kecamatan yaitu kecamatan ungaran. Pada awal
berdirinya KUD “MEKAR” melayani 300 anggota saat ini telah berkembang
menjadi sekitar 6000-an anggota dengan jam pelayanan Senin – Kamis (08.00-
15.00), Jumat (08.00- 11.30) dan sabtu (08.00-14.00)
Atas dasar hasil Rapat Khusus Perubahan Anggaran Dasar, beberapa kali KUD
“MEKAR” mendapat pengesahan dan Badan Hukum terakhir yang diperoleh
adalah Nomor 021/811/KDK.11.4.VIII/2001 tanggal 2 agustus 2001.
Pada Tahun 1990 KUD “MEKAR” mendapat predikat KUD Mandiri
dengan surat keputusan menteri koperasi Nomor 264/KPTS/III/1990 dan telah
berkembang dengan baik. Tahun 1996 KUD “MEKAR” telah mendapatka
predikat sebagai KUD Mandiri dan beberapa kali memperoleh penghargaan
diantaranya:
a. Juara III Harkop ke-43 tahun 1990, kabupaten semarang.
b. Juara II Harkop ke-45 tahun 1992, kabupaten semarang.
c. Juara I Harkop ke-46 tahun 1993, kabupaten semarang.
d. KUD terbaik ke-2 tingkat nasional dari menteri koperasi dan PDK tahun
1996
e. Byasana Bhakti Upaprada dari gubernur jawa tengah karena kepeloporan
pembinaan pengusaha kecil tahun 1996.
f. KUD terbaik I bidang peternakan bidang jawa tengah dari gubernur jawa
tengah tahun 1997.
g. Piagam dari Yayasan PWI berupa Citra Adi Prestasi Koperasi atas
kesuksesan yang dicapai.
15
h. Sebagai Payment Point terbaik PLN Ranting Ungaran tahun 2002-2005.
KUD “MEKAR” Ungaran berkembang tidak hanya pelayanan kebutuhan barang
saja, namun juga pelayanan jasa, berkat keinginan yang kuat dari para anggota
dalam membina usahanya berorientasi pada pencapaian kesejahteraan anggota.
KUD “MEKAR” Ungaran memiliki delapan unit usaha yang terbagi dalam tiga
bidang usaha yaitu :
Bidang Produksi yang meliputi Unit Persusuan
Bidang Pemasaran yang meliputi Unit Warung Serba Ada 1, Warung
Serba Ada 2, Unit Sarana Produksi Ternak, Unit Sarana Produksi Padi
dan Pengadaan Beras.
Bidang Jasa yang meliputi Unit Simpan Pinjam dan Unit Kelistrikan
Koperasi Unit Desa “MEKAR” Ungaran berlokasi di Desa Bandarjo yang
beralamat di jalan Ahmad Yani no.24 Ungaran kabupaten Semarang. Bidang
Usaha KUD “MEKAR” Ungaran
a. Unit Simpan Pinjam
b. Unit Penjuakan Susu
c. Waserda
d. Unit Saprodi ( Penjualan Pupuk) dan Unit Listrik
B. Proses Bisnis pada KUD Mekar
Proses bisnis di KUD Mekar ungaran meliputi dua prosedur yaitu prosedur
melakukan simpanan dan pinjaman.
1. Prosedur Melakukan Simpanan
a) Anggota datang dengan membawa buku simpanan beserta uangnya
menuju bagian Kasir. Bagian Kasir membuat kwitansi rangkap 2.
b) Oleh bagian kasir, buku simpanan dan kwitansi rangkap 2 tersebut
ditandatangani sebagai bukti bahwa anggota telah menyetor uang
simpanan
16
c) kwitansi rangkap 2 diserahkan pada bagian pembukuan untuk dicatat
di kartu simpanan dan pembuatan laporan simpanan rangkap 3 yang
akan ditandatangani oleh Manajer jasa. Kwitansi ke-1 dan Buku
simpanan diarsip oleh anggota.
d) Kartu simpanan, kwitansi ke-2 dan laporan simpanan ke-1 d arsip
pembukuan,
e) Laporan simpanan ke-2 diarsip bagian Kasir dan Laporan simpanan
ke-3 diarsip bendahara.
2. Prosedur Melakukan Pinjaman
a) Anggota datang ke Unit Simpan Pinjam dan mengajukan permohonan
pinjaman dengan membawa syarat-syarat, seperti Kartu anggota,
Fc.Ktp, Surat permohonan pinjaman, surat bukti jaminan asli
b) Kemudian syarat-syarat tersebut diserahkan bagian Manajer Jasa
manajer Jasa menyerahkan syarat-syarat tersebut ke bendahara untuk
dipertimbangkan.
c) Jika disetujui maka berkas diserahkan ke Manajer jasa, namun jika
tidak disetujui maka akan dikembalikan ke anggota.
d) Untuk syarat-syarat yang disetujui tadi akan diserahkan ke kasir untuk
pembuatan kwitansi rangkap 2 dan akan diberikan pada bagian
pembukuan untuk pembuatan laporan Pinjaman rangkap 3, dan
pembuatan kartu angsuran.
e) Untuk bukti jaminan, Fc. KTP, surat permohonan, dan kwitansi ke-2
diarsip bagian pembukuan.
f) Kartu angsuran, kartu anggota dan kwitansi ke-1 diarsip oleh anggota
dan lapotan pinjaman rangkap 3 diajukan ke Manajer untuk
ditandatangani.
g) Setelah ditandatangani laporan rangkap 3 diarsip bendahara, kasir, dan
pembukuan
17
Gambar 4. 1 flowchart Prosedur Simpanan
Anggota kasir pembukuan Manajer Jasa bendahara
start
Membuat
kuitansi
Buku simpanan
Kwitansi 2
Kwitansi 1
Catat kartu
simpanan, buat
laporan
rangkap 3
Kartu simpanan
Buku simpanan
Kwitansi 1
Kwitansi 2
Lap. Simpanan 1
Lap. Simpanan 2
Lap. Simpanan 3
Ditanda
tangani
Lap. Simpanan 1
acc
Lap. Simpanan 2
acc
Lap simpanan 3
acc
B simpanan
Kwitansi 1
1 2 3
Lap simpanan 2
acc
Lap simpanan 1
acc
Lap simpanan 3
acc
E
E 2 3
B simpanan
B
B
B simpanan
C
C
Kwitansi 2
Kwitansi 1
D 1
Lap. Simpanan 1
Lap. Simpanan 2
Lap. Simpanan 3
D
18
Gambar 4.2 Flowchart Prosedur Pinjaman
Anggota Manajer Jasa Bendahara Kasir Pembukuan
Mulai
K. anggota
Fc. ktp
B. agunan
Surat
Permohonan
K. anggota
Fc. ktp
B. agunan
Surat
Permohonan
Ditanda
tangani
Setuju
K. anggota
Fc. ktp
B. agunan
Surat
Permohonan
tidak
Lap.pinj.3
Lap.pinj. 2
Lap.pinj. 1
K. anggota
Fc. ktp
B. agunan
Surat
Permohonan
ya
Buat
Kwitansi
K. anggota
Fc. ktp
B. agunanSurat
Permohona
nKwitansi !
Kwitansi 2
Buat
K.angsuran dan
Lap.Pinjaman
K. anggota
K. Angsuran
Kwitansi 1
Surat
Permohonan
Fc. Ktp
B. Agunan
Kwitansi 2
K. angsuran
Lap.pinj.3
Lap.pinj.2
Lap.pinj.1
1
K.Anggota
K,.Angsuran
Kwitansi !
A
Lap.Pinj.1
acc
Lap.Pinj.2
acc
Lap.Pinj.3
acc
3 4 5
4 3 5
B
B
C
C
A
D
D
K. anggota
Fc. ktp
B. agunan
Surat
Permohonan
E
E
K. anggota
Fc. ktp
B. agunanSurat
Permohona
nKwitansi !
Kwitansi 2
2
Lap.pinj.3
Lap.pinj.2
Lap.pinj.1
B
19
C. Sistem Yang Berlaku Saat ini
Sistem simpan pinjam pada Koperasi Unit Desa ”MEKAR” Ungaran yang
dilakukan secara manual, untuk saat ini masih berjalan baik. Namun, sistem
tersebut memiliki beberapa kelemahan, antara lain :
1) Proess kerja pada unit simpan pinjam masih kurang maksimal dan
memerlukan waktu yang lama karena masih dilakukan secara
manual
2) Laporan hasil simpan dan pinjam yang kurang cepat dan tepat
D. Sasaran Sistem baru yang Diusulkan
Sasaran utama dari sistem komputerisasi simpan pinjam adalah sebagai
berikut :
1. Memperoleh proses sistem simpan pinjam sehingga kerja untuk simpan
pinjam lebih maksimal.
2. Proses sistem simpan pinjam dirancang otomatis, sehingga laporan
simpan pinjam lebih cepat dan tepat
E. Prosedur yang direkomendasiakan
Sistem simpan pinjam yang diusulkan di Koperasi Unit Desa mekar
Ungaran terdiri dari beberapa prosedur :
1. Prosedur melakukan simpanan
a) Anggota datang dengan membawa buku simpanan beserta uang ke bagian
kasir.
b) Kasir membuat kwitansi rangkap 2.
c) Buku simpanan dan kwitansi rangkap 2 diberikan kepada bagian
pembukuan yang diinput pada data simpanan untuk dibuatkan laporan
simpanan rangkap 2, output dari data simpanan menggunakan data
komputer.
d) Buku simpanan dan kwitansi ke-1 diarsip anggota.
e) Kwitansi ke-2 dan laporan ke-1 diarsip pembukuan.
f) Laporan simpanan ke-2 diarsip manajer jasa.
20
2. Prosedur melakukan Pinjaman
a) Anggota datang ke unit simpan pinjam dan mengajukan permohonan
pinjaman dengan membawa syarat-syarat seperti kartu anggota, fotocopy
KTP, surat permohonan pinjaman dan surat bukti jaminan asli.
b) Kemudian syarat-syarat tersebut diserahkan ke manajer jasa.
c) Manajer jasa mempertimbangkan syarat-syarat tersebut untuk disetujui
atau tidak.
d) Jika tidak disetujui syarat-syarat tersebut dikembalikan ke anggota.
e) Namun, jika syarat-syarat tersebut disetujui diajukan ke kasir dan dicatat
pada input data anggota secara manual dan dibuatkan kwitansi rangkap 2.
Lalu dicatat pada data pinjaman dan akan diberikan pada bagian
pembukuan yang diinput pada data pinjaman untuk dibuatkan laporan
pinjaman rangkap 2 dan kartu angsuran. output dari data pinjaman dibuat
dengan menggunakan komputer.
f) Bukti jaminan, fotocopy KTP, surat permohonan pinjaman, kwitansi ke-1,
laporan pinjaman ke-1 diarsip pada bagian pembukuan.
g) Kartu angsuran, kartu anggota dan kwitansi ke-2 diarsip oleh anggota.
h) Laporan pinjam ke-2 diarsip oleh manajer jasa.
21
Gambar 4.3 Flowchart Prosedur Simpanan Yang Direkomendasikan
Anggota Kasir Pembukuan Manajer Jasa
Mulai
Buku simpanan
Buat
Kwitansi
Buku Simpanan
Kwitansi 1
Kwitansi 2
Simpanan
Catat Buku
simpanan dan
Buat Laporan
Simpanan
Buku Simpanan
Kwitansi 1
Kwitansi 2
Laporan
Simpanan 1
Laporan
Simpanan. 2
D
1
D
Laporan Simpanan
2
Buku simpanan
Kwitansi 1
1
B
B
Buku simpanan
C
C
Buku Simpanan
Kwitansi 1
Kwitansi 2
22
Gambar 4.4 Flowchart Prosedur Pinjaman Yang Direkomendasikan
Anggota Manajer Jasa Kasir Pembukuan
Mulai
K. Anggota
B. Anggunan
S. Permohonan
Fc. KTP
Setuju
Buat K.Angsuran
dan Lap.Pinjam
Pinjaman
K. Anggota
Kwitansi 2
Kartu angsuran
Fc. KTP
Kwitansi !
1
K. Anggota
B. Anggunan
S. Permohonan
Lap. Pinjam 2
2
2 1
B.Anggunan
S.permohonan
Lap. Pinjam 1
Lap, Pinjam 2
Buat
Kwitansi
K. Anggota
B. Anggunan
S. Permohonan
Fc. KTP
Kwitansi 1
Input data anggota
Kwitansi 2
Input data
pinjaman
B
B
K. Anggota
B. Anggunan
S. Permohonan
Fc. KTP
K. Anggota
B. Anggunan
S. Permohonan
Fc. KTP
K. Anggota
B. Anggunan
S. Permohonan
Fc. KTP
tidakya
A
C
C
K. Anggota
B. Anggunan
S. Permohonan
Fc. KTP
D
D
Input data
pinjaman
23
Mengidentifikasi Entitas yang terkait dengan proses simpan pinjam
Sistem simpan pinjam pada Unit Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran
memiliki beberapa entitas, yaitu:
Tabel4.1 Tabel REA
REA Entity Atribute
Resources
Kas Nomor akun kas
sebagai primary key,
keterangan kas dan
saldo kas simpanan
sebagai atribut lain
yang mengikuti
primary key
piutang Nomor akun piutang
sebagai primary key,
keterangan kas dan
saldo piutang sebagai
atribut lain yang
mengikuti primary key
Event
Simpanan ID simpanan sebagai
primary key, nomor
anggota, nomor akun,
NIK, tanggal simpanan,
besar simpanan, dan
keterangan sebagai
atribut lain yang
mengikuti primary key
Pinjaman ID pinjaman sebagai
primary key, nomor
24
anggota, nomor akun,
NIK, tanggal
Pengajuan, tanggal
otorisasi, besar
pinjaman, jangka
waktu, angsuran,
bunga, dan keterangan
sebagai atribut lain
yang mengikuti
primary key
Angsuran ID angsuran sebagai
primary key, ID
pinjaman, nomor
anggota, NIK, nama
anggota, sisa angsuran,
tanggal bayar, angsuran
ke, jumlah angsuran,
bunga, denda, dan total
bayar serta sisa
pinjaman akhir sebagau
atribut lain yang
mengikuti primary key.
Agent
Karyawan NIK sebagai primary
key, nama karyawan,
alamat karyawan, kota,
kode pos, tempat lahir,
tanggal lahir, umur,
status karyawan, dan
nomor telepon sebagai
atribut yang mengikuti
25
primary key.
Anggota Nomor anggota sebagai
primary key, nama
anggota, kode pos, jenis
kelamin, tempat lahir,
tanggal lahir, umur,
nomor KTP, alamat,
telepon, pendidikan,
pekerjaan, jabatan,
tanggal masuk,
simpanan pokok, SMK
sebagai atribut lain
yang mengikuti
primary key
Tabel 4.2 Entitas Tabel Bantuan
Jenis kelamin ID sebagai primary key, dan jenis
kelamin sebagai atribut yang
mengikuti primary key
Status Karyawan ID sebagai primary key, dan status
karyawan sebagai atribut yang
mengikuti primary key
Bantu Keterangan ID sebagai primary key dan
keterangan sebagai atribut yang
mengikuti primary key
26
Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya. Untuk
menghubungkan entitas suatu dengan yang lain maka diperlukan kardinalitas.
1. Hubungan entitas simpanan dengan entitas kas
Setiap terjadi transaksi simpanan akan mempengaruhi satu akun yaitu kas,
sedangkan kas akan bertambah karena terjadi dari banyak transaksi simpanan
sehingga hubungan entitas simpanan dengan entitas kas adalah one-to-many.
2. Hubungan entitas pinjaman dengan entitas kas
Setiap terjadi transaksi pinjaman akan mempengaruhi satu akun yaitu kas,
sedangkan kas akan berkurang karena terjadi transaksi pinjaman sehingga
hubungan entitas pinjaman dengan entitas kas adalah one-to-many.
3. Hubungan entitas angsuran dengan entitas kas
Dalam setiap transaksi angsuran akan mempengaruhi satu akun yaitu kas,
sedangkan kas akan bertambah ketika terjadi transaksi angsuran sehingga
hubungan entitas angsuran dengan entitas kas yaitu one-to-many.
4. Hubungan entitas karyawan dengan entitas simpanan
Dalam setiap transaksi simpanan selalu dilayani oleh seorang karyawan yaitu
kasir dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi simpanan sehingga
hubungan entitas karyawan dengan entitas simpanan adalah one-to-many.
5. Hubungan entitas karyawan dengan entitas pinjaman
Dalam setiap transaksi pinjaman selalu dilayani oleh seorang karyawan yaitu kasir
dan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi pinjaman sehingga
hubungan entitas karyawan dengan entitas pinjaman adalah one-to-many.
6. Hubungan entitas karyawan dengan entitas angsuran
Dalam setiap transaksi angsuran selalu dilayani oleh seorang karyawan yaitu kasir
sedangkan setiap karyawan dapat melayani banyak transaksi angsuran sehingga
hubungan entitas karyawan dengan entitas angsuran adalah one-to-many.
7. Hubungan entitas anggota dengan entitas simpanan
Setiap anggota yang datang dapat melakukan banyak transaksi simpanan
sedangkan setiap transaksi simpanan dilakukan oleh satu anggota sehingga
hubungan antara entitas anggota dengan entitas simpanan adalah one-to-many.
27
8. Hubungan entitas anggota dengan entitas pinjaman
Setiap anggota dapat melakukan banyak transaksi pinjaman sedangkan setiap
transaksi pinjaman dilakukan oleh satu anggota sehingga hubungan antara entitas
anggota dan entitas pinjaman adalah one-to-many.
9. Hubungan entitas anggota dengan entitas angsuran
Setiap anggota dapat melakukan banyak transaksi angsuran sedangkan setiap
transaksi angsuran dilakukan oleh satu anggota sehingga hubungan antara entitas
anggota dengan entitas angsuran adalah one-to-many.
10. Hubungan entitas piutang dengan entitas pinjaman
Setiap transaksi pinjaman akan menambah piutang sedangkan setiap piutang akan
bertambah apabila terjadi transaksi pinjaman sehingga hubungan antara entitas
piutang dan entitas pinjaman adalah one-to-many.
11. Hubungan entitas piutang dengan entitas angsuran
Setiap transaksi angsuran akan mengurangi piutang sedangkan setiap piutang akan
berkurang apabila terjadi transaksi angsuran sehingga hubungan antara entitas
angsuran dengan entitas piutang adalah one-to-many
28
ERD Sistem Simpan Pinjam pada Unit Simpan Pinjam KUD Mekar
Berikut ini adalah ERD unit simpan pinjam pada KUD Mekar Ungaran :
Gambar 4.5 Rekomendasi ERD Unit Simpan Pinjam
29
Perancangan Database Menggunakan Microsoft Access
Tabel
Tabel adalah kumpulan data mengenai suatu objek atau topik tertentu, organisasi
data dalam kolom (field) dan baris (record). Berikut ini adalah tabel dari masing-
masing resources, event dan agent.
1. Resources
Pada sistem simpan pinjam unit Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran,
terdapat dua sumber daya (resources) yang datanya disimpan, yaitu tabel kas dan
tabel piutang.
1. Tabel Kas
Gambar 4.6 Desain Tabel Kas
Yang pertama adalah tabel kas, tabel ini berfungsi untuk mengetahui saldo kas
masuk dan keluar akibat aktivitas simpan pinjam pada KUD Mekar . Tabel ini
mempunyai dua atribut yaitu No_akun_kas sebagai primary key sedangkan
keterangan dan saldo saldo kas simpanan sebagai atribut lain yang mengikuti.
Berikut ini adalah contoh tabel kas setelah klik Datasheet View:
30
Tabel 4.3 Tabel Kas
2. Tabel Piutang
Gambar 4.7 Desain Tabel Piutang
Selanjutnya adalah tabel piutang, tabel ini digunakan untuk mengetahui besarnya
piutang anggota unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Sedangkan sebagai
primary key adalah No_akun_piutang. Berikut ini adalah desain tabel piutang:
Berikut ini adalah contoh tabel piutang:
Tabel 4.4 Tabel Piutang
31
2. Events
1. Tabel Simpanan
Gambar 4.8 Desain Tabel Simpanan
Tabel simpanan digunakan untuk mengetahui informasi tentang simpanan yang
dilakukan anggota. Tabel ini terdiri dari ID simpanan, nomor anggota, nama
anggota, nomor akun kas, NIK, tanggal simpanan, setoran, penarikan, dan
keterangan. Tabel simpanan ini memiliki primay key yaitu ID simpanan. Berikut
ini adalah contoh tabel simpanan:
Tabel 4.5 Tabel Simpanan
32
2. Tabel Pinjaman
Gambar 4.9 Desain Tabel Pinjaman
Tabel pinjaman berfungsi sebagai informasi pinjaman yang dilakukan anggota.
Tabel ini berisi ID pinjaman, nomor anggota, nomor akun piutang, NIK, tanggal
pengajuan, tanggal otorisasi, besar pinjaman, jangka waktu, angsuran pokok,
bunga/tahun, bunga/bulan dan jumlah angsuran sedangkan sebagai primary key
adalah ID pinjaman. Berikut ini adalah desain tabel pinjaman. Berikut ini adalah
contoh tabel pinjaman:
Tabel 4.6 Tabel Pinjaman
33
3. Tabel Angsuran
Tabel 4.10 Desain Tabel Angsuran
Tabel angsuran digunakan untuk mengetahui informasi tentang angsuran dari
anggota. Tabel ini berisi ID angsuran, ID pinjaman, nomor anggota, nama
anggota, NIK, sisa pinjaman, tanggal angsuran, tanggal bayar, angsuran ke,
jumlah angsuran, denda, total bayar dan sisa pinjaman akhir sedangkan sebagai
primary key adalah ID angsuran. Berikut ini adalah contoh tabel angsuran:
Tabel 4.7 Tabel Angsuran
34
3. Agents
Pada sistem simpan pinjam unit Simpan Pinjam KUD Mekar Ungaran
mempunyai dua Agents yang disimpan, yaitu tabel anggota dan tabel karyawan.
1. Tabel Anggota
Gambar 4.11 Desain Tabel Anggota
Tabel anggota berisi informasi tentang anggota yang melakukan kegiatan simpan
pinjam dalam unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Tabel anggota ini terdiri
dari berbagai atribut seperti nomor anggota, nama, jenis kelamin, kota, kode pos,
tempat/tanggal lahir, umur, nomor KTP, alamat, nomor telepon, pendidikan,
pekerjaan, jabatan, tanggal masuk, simpanan pokok dan Sertifikat Modal
Koperasi. Primary key yang digunakan dalam tabel ini adalah Nomor anggota.
Berikut ini adalah desain tabel anggota Berikut ini adalah contoh tabel anggota:
Tabel 4.8 Tabel Anggota
35
2. Tabel Karyawan
Tabel 4.12 Desain Tabel Karyawan
Tabel karyawan digunakan sebagai informasi tentang identitas karyawan yang
bekerja dalam unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Tabel ini memiliki
atribut NIK, nama karyawan, alamat, kota, kode pos, tempat/tanggal lahir, umur,
status dan nomor telepon karyawan. Sedangkan NIK digunakan sebagai primary
key. Berikut ini adalah contoh tabel karyawan:
Tabel 4.9 Tabel Karyawan
36
4. Tabel Bantuan
1. Tabel Jenis Kelamin
Gambar 4.13 Desain Tabel Jenis Kelamin
Tabel jenis kelamin ini digunakan untuk membantu penentuan jenis kelamin
anggota di dalam tabel anggota. Tabel ini mempunyai atribut yaitu ID dan jenis
kelamin dengan ID sebagai primary key. Berikut ini adalah contoh tabel
angsuran:
Tabel 4.10 Tabel Jenis Kelamin
37
2. Tabel Status Karyawan
Gambar 4.14 Desain Tabel Status Karyawan
Tabel status karyawan digunakan untuk membantu mengetahui status karyawan
apakah seorang karyawan tersebut sudah menikah atau masih lajang. Tabel ini
mempunyai atribut ID dan status karyawan dengan ID sebagai primary key.
Berikut ini adalah contoh tabel status karyawan:
Tabel 4.11 Tabel Status Karyawan
3. Tabel Bantu Keterangan
Gmabar 4.15 Desain Tabel Bantu Keterangan
38
Tabel bantu keterangan berfungsi untuk membantu mengetahui jenis simpanan
yang akan dilakukan anggota. Apakah itu setoran awal atau tabungan. Tabel ini
mempunyai atribut ID dan keterangan dengan ID sebagai Primary Key. Berikut
ini adalah contoh tabel bantu keterangan :
Tabel 4.12 Bantu Keterangan
Query
Query adalah sebuah pernyataan yang digunakan untuk mengambil informasi
berdasarkan data-data yang disimpan dalam tabel yang kemudian diolah menjadi
sebuah data yang baru. Pada unit Simpan Pinjam terdapat beberapa query yang
dapat digunakan di dalam kegiatan simpan pinjamnya. Berikut ini adalah query
dimana sebagian data yang disimpan di dalam tabel diambil dan diproses menjadi
sebuah data yang baru.
1. Query Transaksi Simpanan
Query transaksi simpanan berfungsi untuk mengetahui informasi tentang
transaksi simpanan yang dilakukan oleh anggota. Query ini terdiri dari beberapa
fields antara lain ID simpanan, nomor anggota, tanggal simpanan, NIK, dan
nomor akun kas yang berasal dari tabel simpanan, Keterangan kas berasal dari
tabel Kas, sedangkan nama anggota berasal dari tabel anggota dan nama karyawan
berasal dari tabel karyawan. Berikut ini adalah desain query transaksi simpanan:
Gambar 4.16 Desain Query Transaksi Simpanan
Berikut ini adalah contoh tabel query transaksi simpanan:
39
Tabel 4.13 Query Transaksi Simpanan
2. Query Transaksi Pinjaman
Query selanjutnya adalah query transaksi Pinjaman, query ini berfungsi untuk
mengetahui besarnya transaksi pinjaman yang dilakukan oleh anggota dan jatuh
tempo pelunasan pinjaman tersebut. Query ini terdiri dari ID pinjaman, nomor
anggota, NIK, tanggal pengajuan, tanggal otorisasi, nomor akun piutang, besar
pinjaman dan jangka waktu yang semuanya diambil dari tabel pinjaman.
Sedangkan nama anggota diambil dari tabel anggota dan nama karyawan diambil
dari tabel karyawan. Field jangka waktu menggunakan hitungan bulan sedangkan
field jatuh tempo, angsuran pokok, bunga/tahun dan bunga/bulan menggunakan
expression builder sebagai berikut:
Jatuh_tempo: DateAdd(“m”;[Jangka_waktu];[Tgl_otorisasi])
Angsuran_pokok: [Besar_pinjaman] / [Jangka_waktu]
Bunga/tahun: 0,24 * [Besar_pinjaman]
Bunga/bulan: [Bunga/tahun] / 12
Jumlah_angsuran: [Angsuran_pokok] + [Bunga/bulan]
Berikut ini adalah desain query transaksi pinjaman:
Gambar 4.17 Desain Query Transaksi Pinjaman
40
Berikut adalah contoh tabel query transaksi pinjaman :
Tabel 4.14 Query Transaksi Pinjaman
3. Query Transaksi Angsuran
Query selanjutnya yang digunakan adalah query transaksi angsuran. Query ini
berfungsi untuk mengetahui besarnya angsuran yang dibayarkan setelah ditambah
dengan denda. Query ini terdiri dari beberapa field seperti ID angsuran, ID
pinjaman, nomor anggota, NIK, tanggal angsuran, sisa pinjaman, angsuran ke, dan
denda yang semuanya berasal dari tabel angsuran. Nomor anggota berasal dari
tabel pinjaman, nama anggota dan jumlah angsuran berasal dari query transaksi
pinjaman dan nama karyawan berasal dari query bantu karyawan. Field denda dan
total bayar pada query ini dihitung menggunakan rumus:
Denda:
IIf(DateDiff("y";[Tanggal_angsuran];[Tanggal_bayar])>0;DateDiff("y";[Tanggal_
angsuran];[Tanggal_bayar])*0,0025*10000,0)
Total_bayar: [Jumlah_angsuran] + [Denda]
41
Berikut ini adalah desain query transaksi angsuran:
Gambar 4.18 Query Transaksi Angsuran
Berikut ini adalah contoh tabel query transaksi angsuran:
Tabel 4.15 Query Transaksi Angsuran
4. Query Saldo Kas
Query saldo kas berfungsi untuk mengetahui jumlah saldo kas yang masuk
dari transaksi simpanan anggota. Query ini terdiri dari beberapa fields yaitu
nomor akun kas dan keterangan yang berasal dari tabel kas sedangkan ID
simpanan, nomor anggota, nama anggota dan setoran berasal dari query transaksi
simpanan. Berikut ini adalah desain query saldo kas:
42
Gambar 4.19 Desain Query Saldo Kas
Berikut ini adalah contoh tabel query saldo kas:
Tabel 4.16 Query Saldo Kas
5. Query Saldo Piutang
Query saldo piutang digunakan untuk mengetahui informasi saldo piutang
masing-masing anggota yang melakukan pinjaman. Query ini terdiri dari beberapa
fields yaitu nomor akun piutang dan keterangan yang diambil dari tabel piutang
sedangkan ID pinjaman, nomor anggota, nama anggota dan besar pinjaman
diambil dari query transaksi pinjaman. Berikut ini adalah desain query saldo
piutang:
Gambar 4.20 Desain Query Saldo Piutang
Berikut ini adalah contoh tabel query saldo piutang
43
Tabel 4.17 Query Saldo Piutang
6. Query Bantu Karyawan
Query ini berfungsi untuk membantu query transaksi angsuran dalam
menentukan nama karyawan. Atribut di dalam query ini adalah NIK dan nama
karyawan yang keduanya berasal dari tabel karyawan. Berikut ini adalah desain
query bantu karyawan:
Gambar 4.21 Desain Query Bantu Karyawan
Berikut ini adalah contoh tabel query bantu karyawan:
Tabel 4.18 Query Bantu Karyawan
7. Query Saldo Simpanan Anggota
Query Saldo Simpanan anggota berfungsi untuk mengetahui saldo masing-
masing anggota yang melakukan simpanan. Query ini terdiri dari nomor anggota,
nama anggota dan jumlah dari setoran dari tiap-tiap anggota. Berikut ini adalah
desain query saldo simpanan anggota:
44
Gambar 4.22 Desain Query Saldo Simpanan Anggota
Berikut ini adalah contoh tabel query saldo simpanan anggota:
Tabel 4.19 Query Saldo Simpanan Anggota
Form
Form digunakan untuk memasukan suatu data ke dalam tabel atau query.
Keuntungan menggunakan form untuk memasukan, mengedit, dan menampilkan
data yaitu untuk memudahkan membuat tampilan layar yang dimodifikasi dan
memudahkan pemakai lain untuk menampilkan data pada basisdata tanpa
membuat perubahan. Form yang digunakan oleh Unit Simpan Pinjam KUD
Mekar Ungaran antara lain adalah sebagai berikut.
1. Form Anggota
Manfaat form ini untuk memudahkan pengguna menginput data anggota.
Data anggota ini terdiri dari mainform yaitu nomor anggota, nama anggota,
alamat, kota, kode pos, tempat lahir, tanggal lahir, umur, no KTP, jenis kelamin,
telepon, pendidikan, pekerjaan, jabatan, tagal masuk, simpanan pokok, dan
sertifikat modal koperasi (SMK).
Pengguna menginputkan nomor anggota terlebih dahulu yang terdiri dari
gabungan angka dan huruf, contoh “ANG.2014.1” yang merupakan kode dari
nomor anggota, kemudian mengisikan nama, jenis kelamin dll. Setelah semua data
di input lalu klik tombol bertuliskan “simpan” untuk menyimpan data. Untuk
menambah data anggota klik tombol yang bertuliskan “Tambah”. Apabila ingin
45
menghapus data klik tombol bertuliskan “Hapus”. Apabila pengguna ingin
menampilkan data sebelumnya klik tombol bergambar panah ke kiri, sebaliknya
untuk menampilkan data selanjutnya klik tombol bergambar panah ke kanan
sedangkan untuk menampilkan data yang pertama klik tombol first page dan
untuk menampilkan data terakhir klik tombol last page. Untuk keluar dari form
anggota klik tombol bertuliskan “Keluar”. Berikut ini adalah gambar form
anggota:
Gambar 4.23 Form Data Anggota
2. Form Karyawan
Form karyawan berfungsi untuk memudahkan dalam menginput data
karyawan unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Form ini mempunyai
mainform yang terdiri dari NIK, nama karyawan, alamat karyawan, tempat lahir,
tanggal lahir, umur, status karyawan dan nomor telepon.
Langkah pertama yaitu pengguna menginputkan Nomor Induk Karyawan
yang terdiri dari kombinasi angka dan huruf, setelah itu mengisi nama karyawan,
alamat karyawan, kota tempat karyawan tinggal, kode pos wilayah, tempat lahir
karyawan, tanggal lahir karyawan, umur karyawan, status karyawan dan nomor
telepon karyawan. Setelah itu anggota dapat menyimpan data dengan klik tombol
yang bertuliskan “simpan”, sedangkan apabila pengguna ingin menghapus data
46
klik bertuliskan “hapus”. Pengguna juga dapat menambah data yang baru dengan
klik tombol bertuliskan “Tambah” dan klik tombol bertuliskan “keluar” untuk
keluar dari form. Apabila ingin melihat data sebelumnya klik tombol arah panah
ke kiri dan sebaliknya apabila ingin melihat data selanjutnya klik tombol arah
panah kanan. Sedangkan untuk menampilkan data yang pertama klik first page
dan untuk menampilkan data paling akhir klik last page. Berikut adalah gambar
untuk form karyawan :
Gambar 4.24 Form Data Karyawan
3. Form Transaksi Simpanan
Form transaksi simpanan digunakan untuk menginput data simpanan dari
anggota unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran, form ini mempunyai mainform
yang terdiri dari ID simpanan, nomor anggota, nama anggota, tanggal simpanan,
nama karyawan, NIK, nomor akun kas, keterangan kas, setoran dan keterangan
simpanan.
Pengguna menginput data simpanan dengan mengisi ID simpanan terlebih
dahulu, setelah itu menginput nomor anggota yang melakukan simpanan, nama
anggota yang melakukan simpanan akan keluar secara otomatis. Setelah itu
pengguna menginput tanggal simpanan, NIK, nomor akun kas, setoran dan
keterangan jika diperlukan.
47
Apabila semua data telah terisi, pengguna dapat menyimpan data
simpanan tersebut dengan klik tombol bertuliskan “simpan” dan klik tombol
bertuliskan “hapus” untuk menghapus data simpanan yang telah dibuat. Apabila
pengguna ingin menambah data baru klik tombol bertuliskan “tambah’ sedangkan
klik tombol bertuliskan “keluar” untuk keluar dari aplikasi. Berikut ini adalah
gambar form transaksi simpanan:
Gambar 4.25 Form Transaksi Simpanan
4. Form Transaksi Pinjaman
Form selanjutnya adalah form transaksi pinjaman, form ini berasal dari
query transaksi simpanan dan berfungsi untuk menginput data pinjaman dari
anggota. Form pinjaman memiliki mainform yang terdiri dari ID pinjaman, nomor
anggota, nama anggota, NIK, nama karyawan, nomor akun piutang, tanggal
pengajuan, tanggal otorisasi, besar pinjaman, jangka waktu, jatuh tempo, angsuran
pokok, bunga/tahun, bunga/bulan dan jumlah angsuran.
Pengguna menginput data pinjaman dengan mengisi ID pinjaman terlebih
dahulu, setelah itu diikuti dengan mengisi nomor anggota, NIK, nama karyawan,
nomor akun piutang, tanggal pengajuan, tanggal otorisasi, besar pinjaman, jangka
waktu, angsuran pokok, bunga dan jumlah angsuran. Pada saat mengisi nomor
akun piutang, pengguna mengisi jenis pinjaman sesuai keinginan peminjam, jenis
48
pinjaman itu ada tahunan, bulanan, taupun mingguan. Angsuran pokok dan
bunga/tahun akan terisi otomatis setelah pengguna menginput data besar pinjaman
dan jangka waktu karena angsuran pokok memiliki fungsi besar pinjaman dibagi
jangka waktu sedangkan bunga/tahun memiliki fungsi besar pinjaman dikalikan
24%. Bunga/bulan memiliki fungsi bunga/tahun dibagi 12 (dua belas bulan) dan
jumlah angsuran: angsuran pokok ditambah bunga/bulan.
Pengguna dapat menyimpan data pinjaman yang telah diisi tersebut
dengan klik tombol bertuliskan “Simpan”. Apabila ingin menghapus data
simpanan klik tombol bergambar bertuliskan “Hapus”, sedangkan ingin
menambah data yang baru klik tombol bertuliskan “Tambah” dan klik tombol
bertuliskan “Keluar” untuk keluar dari aplikasi. Berikut ini adalah gambar form
transaksi pinjaman:
Gambar 4.26 Form Transaksi Pinjaman Tahunan
49
Gambar 4.27 Form Transaksi Pinjaman Bulanan
Gambar 4.28 Form Transaksi Pinjaman Harian
5. Form Transaksi Angsuran
Form yang terakhir adalah form transaksi angsuran, form ini berfungsi
untuk menginput data angsuran pinjaman dari anggota. Form ini mempunyai
mainform yang terdiri dari ID Simpanan, nomor anggota, nomor akun, NIK, nama
50
anggota, sisa anggota, tanggal angsuran, angsuran ke, besar angsuran, bunga,
denda dan total bayar.
Pertama-tama pengguna memasukan data ID angsuran, ID pinjaman,
nomor anggota, nama anggota, NIK, nama karyawan, tanggal angsuran, tanggal
bayar, angsuran pokok, angsuran bunga, jumlah angsuran, denda, total bayar dan
angsuran ke. Sisa pinjaman dilihat dari laporan angusran dan sisa pinjaman,
jumlah angsuran akan muncul secara otomatis sedangkan denda akan terisi
otomatis jika tanggal pembayaran melebihi tanggal angsuran yang sudah
ditetapkan. Besar denda dihitung menggunakan rumus
[Sisa_pinjaman]*0,2%*Jumlah hari yang terkena denda. Total bayar dihitung
menggunakan rumus [Jumlah_angsuran]+[Denda].
Setelah itu pengguna dapat menyimpan data simpanan anggota tersebut
dengan klik tombol bertuliskan “Hapus’ sedangkan apabila ingin menghapus data
yang telah dibuat klik tombol bertuliskan “Hapus”. Apabila pengguna ingin
menambah data klik tombol bertuliskan tambah dan klik tombol bertuliskan
“Keluar” untuk keluar dari aplikasi. Berikut ini adalah gambar form transaksi
angsuran:
Gambar 4.29 Form Transaksi Angsuran
51
Report/Laporan
Report digunakan untuk menampilkan data dengan format yang bisa diatur
atau dirancang sesuai dengan keinginan sehingga tampilannya menjadi lebih baik
dan digunakan sebagai laporan kepada pemilik atau manajer. Report yang
digunakan dalam perancangan database sistem simpan pinjam Unit Simpan
Pinjam KUD Mekar Ungaran adalah sebagai berikut.
1. Report/Laporan Data Anggota
Report ini beguna untuk mengetahui data-data anggota yang melakukan
transaksi simpan pinjam di unit Simpan Pinjam KUD Mekar ungaran. Report ini
diambil dari tabel anggota. Report data anggota dibuat oleh bagian kasir lalu
diberikan kepada ketua sebagai informasi mengenai jumlah anggota unit simpan
pinjam KUD Mekar. Berikut ini adalah gambar report data anggota unit simpan
pinjam KUD Mekar Ungaran:
Gambar 4.30 Report/Laporan Data Anggota
2. Report/Laporan Data Karyawan
Report data karyawan berasal dari tabel data karyawan sedangkan yang
bertugas membuat report ini adalah bagian kasir. Report ini berfungsi sebagai
informasi mengenai data-data karyawan yang bekerja di unit simpan pinjam KUD
52
Mekar Ungaran. Berikut ini adalah gambar report data karyawan unit simpan
pinjam KUD Mekar Ungaran:
Gambar 4.31 Report/Laporan Data Karyawan
3. Report/Laporan Data Pinjaman Anggota
Report data pinjaman befungsi untuk mengetahui data-data tentang
pinjaman yang dilakukan oleh anggota unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran.
Report ini berasal dari query transaksi pinjaman anggota dan yang bertugas
membuat report ini adalah bagian kasir. Berikut adalah gambar report data
pinjaman:
Gambar 4.32 Report/Laporan Pinjaman Anggota
\
53
4. Report/Laporan Data Simpanan Anggota
Report data simpanan anggota berasal dari query transaksi simpanan.
Report ini dibuat oleh bagian kasir dan berfungsi untuk mengetahui informasi
tentang besarnya saldo simpanan setiap anggota unit simpan pinjam KUD Mekar
Ungaran. Berikut ini adalah gambar report data simpanan anggota unit simpan
pinjam KUD Mekar Ungaran:
Gambar 4.33 Report/Laporan Simpanan Anggota
5. Report/Laporan Piutang Anggota
Report yang terakhir adalah report piutang anggota. Report ini berfungsi
untuk mengetahui besarnya piutang masing-masing anggota yang melakukan
pinjaman. Berikut ini adalah gambar report piutang anggota:
Gambar 4.34 Laporan Piutang Pinjaman
54
6. Report/Laporan Saldo Kas
Report saldo kas digunakan untuk mengetahui besarnya saldo kas yang
berasal dari simpanan anggota. Report ini diambil dari query saldo kas. Berikut
adalah gambar laporan saldo kas:
Gambar 4.35 Laporan Saldo Kas Simpanan
7. Report/Laporan Total Bayar Angsuran
Report data sisa pinjaman anggota berasal dari query sisa pinjaman dan
berfungsi untuk mengetahui informasi tentang jumlah angsuran yang telah
dibayarkan anggota dan sisa pinjaman yang harus dibayarkan oleh anggota unit
simpan pinjam KUD Mekar Ungaran. Berikut ini adalah gambar report data sisa
pinjaman anggota:
55
Gambar 4.36 Laporan Angsuran Pinjaman
Switchboard
Switchboard berguna untuk memudahkan pengguna dalam menjalankan
program access yang telah dibuat sebelumnya. Karena dengan switchboard
pengguna dapat memanggil seluruh aplikasi, baik form atau report secara
interaktif. Di dalam menu utama switchboard unit simpan pinjam KUD Sumber
Karya Pabelan terdapat tiga bagian yaitu :
1. Input
2. Output
3. Keluar (digunakan untuk keluar dari aplikasi)
Berikut ini adalah gambar menu utama:
56
Gambar 4. 37 Menu Utama Pada Switchboard
Menu input sendiri terdiri dari beberapa menu seperti form anggota, form
karyawan, form simpanan, form pinjaman, form angsuran dan pilihan kembali ke
menu utama. Berikut adalah gambar menu input:
Gambar 4.38 Input Pada Switchboard
Sedangkan menu ouput pada switchboard unit simpan pinjam KUD Mekar
Ungaran terdiri dari beberapa pilihan seperti report/laporan data anggota,
report/laporan data karyawan, report/laporan data simpanan, report/laporan data
pinjaman, report/laporan angsuran dan data sisa pinjaman, report/laporan saldo
57
kas, report/laporan piutang anggota dan kembali ke menu utama. Berikut ini
adalah gambar menu output:
Gambar 4.39 Output Pada Switchboard
Berikut ini hierarki menu pada tampilan switchboard unit Simpan Pinjam
KUD Mekar Ungaran
- Menu Utama
- Input
- Form Anggota
- Form Karyawan
- Form Transaksi Simpanan
- Form Transaksi Pinjaman
- Form Transaksi Angsuran
- Kembali Ke Menu Utama
- Output
- Laporan Data Anggota
- Laporan Data Karyawan
58
- Laporan Data Simpanan Anggota
- Laporan Data Pinjaman Anggota
- Laporan Data angsuran dan Sisa Pinjaman
- Laporan Saldo Kas
- Laporan Piutang Anggota
- Kembali Ke Menu Utama
- Keluar
5. Kesimpulan dan Saran
Kesimpulan
Mempertimbangkan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya,
maka dapat ditarik kesimpulan bahwa untuk mengetahui proses bisnis yang terjadi
dalam sistem simpan pinjam di Unit Simpan pinjam KUD Mejar Ungaran saat ini
adalah Proses kerja pada unit simpan pinjam pada KUD Mekar Ungaran masih
kurang maksimal dan memerlukan waktu yang lama dan Laporan hasil simpan
dan pinjam yang kurang cepat dan tepat. Sedangkan rancangan yang sesuai untuk
sistem simpan pinjam di Unit Simpan Pinjam KUD Mejar Ungaran adalah
Pengolahan data simpan pinjam pada KUD Mekar Ungaran dengan menggunakan
sistem komputerisasi karena dapat memberikan kemudahan dan kecepatan dalam
pengelolaan data, memperkecil kesalahan serta membantu dalam penghematan
tenaga, biaya, dan waktu. Keakuratan data yang dilakukan dengan sistem
komputerisasi dapat terjamin karena adanya control input dan control total,
sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan
Saran
Dengan memperhatikan hasil penelitian yang peneliti lakukan, maka dapat
disarankan beberapa hal penting, yaitu:
1. Unit Simpan Pinjam pada KUD Mekar Ungaran sebaiknya mengubah sistem
pencatatan transaksi simpan pinjam yang sebelumnya manual menjadi
59
terkomputerisasi. Manfaat dari sistem terkomputerisasi tersebut antara lain
adalah proses kerja pada unit simpan pinjam KUD Mekar Ungaran bisa
maksimal dan hanya memerlukan waktu yang singkat.
2. Menjalankan database simpan pinjam yang telah dirancang melalui program
Microsoft Access 2007, agar proses pencatatan transaksi dan penyimpanan
data-data simpanan dan pinjaman dapat dilakukan dengan mudah, aman dan
cepat.
3. Diperlukannya pelatihan kepada karyawan untuk dapat menjalankan
Microsoft Access 2007 dengan adanya batasan batasan tertentu. Dengan
adanya batasan tersebut, diharapkan karyawan tidak dapat mengubah sistem
yang ada.
4. Untuk menerapkan sistem diatas diperlukannya perangkat komputer minimal
4 unit komputer dengan standar spesifikasi menggunakan Windows Xp dan
Microsoft Accses 2007.
60
Daftar Pustaka
HM Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur,
Andi Offset, Yogyakarta. 1989.
Krismiaji, Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta : Unit Penerbit dan Percetakan
AMP YKPN, 2002.
Mulyadi, Sistem Akuntansi, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta,
2002.
Romney, B. Marshall dan Steinbart, Paul John, Accounting Information System,
9th
edition, Salemba Empat, Jakarta, 2006..
Widiyanti, Ninik, 1996, Manajemen Koperasi, Rineka Cipta : Jakarta.
Widiyanti, Ninik dan Sumindhia YW, 1998, Koperasi dan Perekonomian
Indonesia, Rineka Cipta : Jakarta.
61
LAMPIRAN
62
63
Lampiran Kepengurusan KUD Mekar Ungaran
Kepengurusan KUD “MEKAR” Ungaran sebagai berikut :
a) Pengawas
Ketua : Mulyono
Anggota : Sobari
: Mashuri
b) Pengurus
Ketua I : H.S. Moesdaan
Sekretaris : Hadi Wuryanto
Bendahara : Yuasroi
c) Manajer Umum : Nova widjajanto, SE.
d) Adm Umum : Fa. Ariyadi
e) Juru Buku : Parmiati dan Bunarti
f) Juru bayar/Kasir : Prawigati, SH.
g) Bid. Produksi : (Persusuan)
- Rustiyanto
- Luhur B
- Heri S
- Ay. Soemanto
- Buncono
h) Bid. Pemasaran :
1) Waserda 1 : - Emilia RE
- Hery Susilo
- Winarta
2) Waserda 2 : - Supriyatun
- Sumarjono
3) Waserda 3 : - Sudarminingsih
- Karyanto
i) Bid. Jasa :
64
1) USP : - Joko Budiyanto
- Sugeng P
- Saryanti
- Isnaningsih
- Untung Yarkoni
2) Listrik : - Titik Syavitri
- Agus Sutanto
- Widyaningsih
65
Lampiran Struktur Oragnisasi KUD Mekar Ungaran
RAPAT ANGGOTA
PENGURUS
MANAJER UMUM
ADM ANGGOTA JURU BUKUADM UMUM JURU BAYAR
BIDANG
PRODUKSIBIDANG JASA
BIDANG
PEMASARAN
ANGGOTA
PENGAWAS
66
Lampiran Job Description
b) Rapat Anggota
Rapat Anggota merupakan kekuasaan tertinggi dalam kehidupan koperasi dan
tugasnya adalah :
1. Menetapkan anggaran dasar koperasi
2. Menetapkan kebijaksanaan umum serta melaksanakan keputusan koperasi
yang lebih tinggi.
3. Memilih, mengangkat, dan memberhentikan pengurus dan badan pemeriksa
c) Badan Pengawas
Badan Pengawas bertugas ;
1. Melakukan pemeriksaan terhadap tata kehidupan dalam koperasi termasuk
organisasi dan usaha-usaha pelaksanaan kebijaksanaan pengurus.
2. Sewaktu-waktu mengadakan pemeriksaaan terhadap segala catatan tentang
seluruh harta kekayaan koperasi dan kebenaran pembukuan serta mengumpulkan
segala keterangan yang diperlukan dari siapapun.
d) Pengurus
Pengurus bertugas ;
1. Melaksanakan keputusan rapat anggota
2. melaksanakan tugas yang ditentukan dalam anggran dasar dan anggran rumah
tangga
3. Mewakili koperasi dihadapan dan luar pengadilan serta sekali dalam setahun
memberikan pertanggung jawaban dalam rapat anggota
67
4. Bersama – sama atau sendiri, pengurus menganggung kerugian yang
dilakukan oleh anggota pengurus.
Komponen – komponen dari pengurus adalah :
No Bidang Tugas dan Tanggung Jawab
1. Ketua
a. Memimpin, mengawasi, dan mengkoordinir pelaksanaan
tugas pengurus lain manajer dan karyawan.
b. Memimpin rapat – rapat pengurus dan rapat anggota serta
atas nama pengurus memberikan laopran pertanggung
jawaban di dalam rapat anggotA dan memberikan keputusan
terakhir dalam kepengurusan dengan memperhatikan usul,
saran, pertimbangan, dari pemegang fungsi dibawahnya
seperti manajer Umum.
2. Sekretaris
a. Menyelenggarakan dan memelihara buku-buku koperasi
b. Menyelenggarakan persiapan rapat pengurus.
c. Memelihara tata kerja, merencanakan peraturan – peraturan
khusus serta ketentuan – ketentuan lain.
d. Menyusun laopran organisasi untuk kepentingan rapat
anggota.
4. Bendahara
a. Merencanakan anggaran pendapatan dan belanja koperasi
b. Mencari dana permodalan baik dari dalam maupun luar
serta mengatur dan mengawasi penggunaannya sesuai
dengan anggaran.
c. Mempersiapkan informasi di bidangnya dalam rapat
koperasi
d. Sewaktu – waktu mengadakan pengecekan atas uang
kas/bank dalam persediaan buku
5. Manajer
a. Mewakili ketua I bila berhalangan hadir.
b. Bertanggung jawab atas kegiatan yang dilakukan oleh
Manajer Jasa, Manajer Produksi, dan Manajer Pemasaran
c. Mengadakan penyuluhan, penerangan dalam
mempromosikan koperasi dan mengadakan koordinasi
dengan pengurus dan karyawan dalam melaksanakan tugas
masing – masing dan melaporkan kepada Ketua I bila tidak
ada kepastian.
6. Adm.
Umum
a. Melakukan pembukuan seluruhnya yaitu kegiatan –
kegiatan seluruh unit – unit yang ada
7. Adm.
Keanggota
an
a. Melayani anggota yang akan mendaftar maupun anggota
yang akan keluar serta bertanggung jawab dengan hal – hal
yang bersifat keanggotaan.
68
8. Juru Buku
a. Membuat laporan keuangan
b. Sebelum melakukan transaksi/kejadian, memeriksa
kebenaran perhitungan laporan kasir.
9. Juru Bayar
a. Melaksanakan pembayaran/angsuran
b. Melaksanakan penerimaan uang
c. Menyetorkan uang ke kas bank yang ditunjuk
d. Bertanggung jawab atas keamanan uang kas yang ada
10. Manajer
Jasa
a. Menyusun rencana kegiaan simpan pinjam jangka pendek
maupun jangka panjang dan lisrik
b. Melaporkan dan memperanggung jawabkan kegiaan simpan
pinjam dan listrik
11. Manajer
Pemasaran
a. Dibidang pemasaran barang – barang kebutuhan ataupun
barang yang berhubungan dengan keperluan rumah tangga
12. Manajer
Produksi
a. Di bidang jasa produksi seperti pertanian dan produksi susu.