Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp

8/18/2019 Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp

1/23

Bab 1

Pendahuluan

I.I Latar Belakang

Untuk dapat menata arsip dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan diperlukan

peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankan fungsi setiap sistem dan metode

dengan sebaik-baiknya.Sekarang ini banyak perlatan dan perlengkapan kearsipan yang

tersedia dan diperjualbelikan. Sehingga kebutuhan peralatan dan perlengkapan kearsiapan

pada suatu kantor dapat dengan mudah dipenuhi sesuai kebutuhan, ukuran, jenis dan

harganya. Selain tersedia ditoko, perlatan dan perlengkapan kearsipan dapat juga dipesan

sesuai dengan spesifikasi yang diperlukan.

eberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung

dipengaruhi oleh peralatan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi

pemakaian peralatan tersebut.!alam pengadaan peralatan penyimpananhendaklah

diperhatikan benar bah"a peralatan yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan yang

diinginkan.

Salah satu keuntungan dari penanganan arsip secara sentral #sentralisasi arsip$ adalah

dapat menyeragamkan peralatan yang dipergunakan dalamhal ukuran, kekuatan,

kapasitas, bentuk, dan desainnya. euntungan lain adalah dapat diaturnya temperature

yang diperlukan oleh sesuatu peralatan, khususnya peralatan yang dipergunakan bagi

penyimpanan arsip %ital dan penting.

I.II &umusan 'asalah

&umusan masalah dalam laporan ini meliputi (

- Bagaimana kriteria pemilihan Peralatan )- Bagaimana tipe peralatan penyimpan )

- Bagaimana Perlengkapan Penyimpanan #*iling Supplies$ )

I.III +ujuan dan manfaat

'akalah ini kami buat dengan tujuan sebagai pemenuhan mata kuliah 'anajemen

earsipan dan !okumentasi dan untuk menambah "a"asan pengetahuan bagi pembaca.

1


2/23

BAB II

PEMBAHASAN

A. Kriteria Pemilihan PeralatanSebelum memutuskan terhadap sesuatu peralatan yang akandiadakan atau dibeli,

beberapa kriteria perlu dipertimbangkan, yaitu(. Bentuk fisik dari arsip yang akan disimpan, hal ini untuk memastikan jenis dan

ukuran peralatan yang akan digunakan.

. *rekuensi penggunaan arsip, hal ini untuk memastikan jenis dan fasilitas lain dalam

peralatan yang akan digunakan. 'isalnya, arsip yang frekuensi penggunaannya

tinggi, maka sebaiknya menggunakan alat yang tanpa pintu, atau terbuka, sehingga

mudah dijangkau.

. Lama arsip disimpan difile aktif dan file in aktif, hal ini untuk memastikan jumlah

atau kepastian daya tampung peralatan arsip./. Lokasi dari fasilitas penyimpanan #sentralisasi dan desentralisasi$.

0. Besar ruangan yang disediakan untuk menyimpan dan kemungkinan untuk

perluasannya.

1. +ipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip inaktif.

2. Bentuk organisasi, untuk mempertimbangkan kemungkinan perkembangan jumlah

arsip yang akan disimpan.

3. +ingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan, hal ini untuk memastikan tingkat

jaminan keamanan alat yang akan digunakan.

B. Tipe Peralatan Penyimpanan

Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat

dikelompokkan dalam #tiga$ jenis alat penyimpanan(

1. Alat Penyimpanan Tegak (Vertial !ile"

Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan

arsip. 4enis ini sering disebut dengan almari arsip #filing cabinet$. 5lmari arsip yang

standar dapat terdiri dari laci, laci, / laci, 0 laci, atau 1 laci. !e"asa ini banyak

tersedia almari arsip dari berbagai model, kualitas dan ukuran. 5da dua macam

almari arsip yaitu(- 5lmari arsip untuk diisi dengan folder biasa.

- 5lmari arsip untuk folder gantung yang mempuyai tempat untuk gantungan

folder.

- 5lmari arsip untuk folder biasa mempunyai penyekat.

4enis alat penyimpanan tegak lain adalah rak arsip terbuka #open shelf file$

2


3/23

Perhitungan yang keliru hendaklah dihindarkan bilamana membeli lemari

arsip. 5lmari arsip tersedia dalam berbagai mutu. !unia bisnis sudah membuktikan

bah"a perlengkapan dengan mutu terbaik adalah yang paling ekonomis karena tahan

lama dan biasanya dapat menampung berat 16 sampai 26 pon. Laci-laci hendaknya

mempunyai penahan yang dapat membantu menahan laci bilamana ditarik penuh

keluar. Sebagai tambahan, laci-laci hendaknya dapatdidorong tarik seolah-olah diberi

roda sehingga mereka dapat dibuka dan ditutup dengan tenaga yang kecil. erangka

dari almari arsip hendaknya dibuat kuat untuk menahan tarikan dan dorongan.5lmari arsip baja banyak tersedia dalam berbagai "arna, sehingga tidak sukar

memilih "arna yang sesuai dengan "arna ruangan kantor. Banyak perusahaan

menggunakan almari arsip yang dibuat khusus tahan api untuk melindungi dokumen-

dokumen penting. 4uga tersedia almari-almari arsip yang terdiri dari 0 laci yang kira-

kira ukurannya sama dengan almari arsip / laci yang biasa.!e"asa ini kebanyakan yang dipakai adalah almari arsip yang berisi map #folder$

gantung.Bila laci-laci almari arsip folder biasa tidak diisi sampai batas kapasitasnya,

maka penyekat menahan dokumen agar tetap berdiri tegak tanpa harus bersandar ke

dinding belakang laci. Biasanya penyekat ini dapat digeser sesuai keprluan.

!isamping itu terdapat juga peralatan penyimpanan dalam bentuk kotak-kotak yang

dibuat dalam berbagai ukuran bagi penempatan kartu-kartu ukuran 0 inci 7 inci atau

1 inci 7 / inci, cek, kartu punch, kuitansi, dokumen hukum. Untuk blue print, peta,

gambar konstruksi dan bahan-bahan yang berukuran besar lainnya, biasanya disimpan

dialmari dengan cara tergantung seperti baju pada hanger. !isamping itu tentu saja

terdapat almari arsip yang sesuai untuk ukuran berbagai dokumen yang standar.

3


4/23

*ile blueprintmembantu petugas melokalisir setiap gambar dari sekian banyak gambar dengan cepat

8ontoh almari arsip

!emi fleksibilitas, terdapat pemisah yang digunakan untuk mengubah ukuran

laci agar sesuai dengan keinginan. Untuk memenuhi kebutuhan yang lebih tepat,

diperlukan almari arsip dalam berbagai ukuran dan susunan. Untuk almari dengan

satu atau dua laci ditempatkan dekat meja kerja petugas, almari dengan tiga laci

dipergunakan untuk membentuk pojokan. 5lmari dengan empat atau lima laci

dipergunakan untuk kepeluan biasa. !an almari arsip yang lebih dari satu baris laci,

dipergunakan sebagai dinding pemisah ruangan.5lmari arsip transfer dapat dibuat lebih sederhana karena dokumen tidak aktif

yang disimpan disitu jarang dipergunakan. Untuk itu peralatan yang murah dapat

dipakai, seperti yang dibuat dari bahan fiberboard atau metal, atau gabungan

keduanya. 5da almari arsip yang bermodel laci dan ada yang model terbuka atasnya

seperti kotak biasa.

4


5/23

&ak arsip terbuka #open shelf file$

+empat penyimpanan dokumen yang masih banyak dipergunakan de"asa

ini adalah map ordner. 'ap ordner dapat dipergunakan untuk penyimpanan surat,

formulir, dan laporan. ebanyakan kuitansi disimpan pada map ordner. 9ang penting

disini adalah map ordner tersebut harus dimodifikasi sesuai dengan sistem

penyimpanan yang dipergunakan.

'odel lain dari jenis file tegak #%ertical file$ yang juga sering

dipergunakan dalam kegiatan manajemen kearsipan adalah rak arsip terbuka #open

shelf file$. :alaupun model ini sangat menghemat tempat, dimana raknya dapat

dibuat mulai dari lantai sampai loteng, dan dapat menyimpan arsip secara efisien,

peralatan ini hanya sesuai bagi penyimpanan arsip yang berada dalam map atau kotak

secara bersama-sama. Pemakaian rak kurang tepat untuk arsip yang sering dipakai

dan disimpan lembar per lembar.

5


6/23

*ile tegak berputar #%ertical rotary file$

Beberapa model dari file tegak berputar #%ertical rotary file$ juga sudah

banyak terdapat dipasaran. Lantai yang diperlukan untuk tempat file ini dapat

menampung lebih banyak arsip dibanding dengan file-file standar lainnya. arenadapat berputar maka penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

*ile %ertical sering kali dipergunakan untuk penyimpanan arsip inaktif, yaitu

dengan peralatan dan tempat yang berbiaya rendah. !isitu arsip-arsip dimasukkan

dalam kotak-kotak karton dan ditempatkan di dalam rak-rak yang berdiri setinggi

lantai sampai langit-langit ruang. otak karton tersebut memindahkan arsip dari

tempat penyimpanan berbiaya tinggi ke tempat penyimpanan yang berbiaya rendah.

#. Alat Penyimpanan Menyamping ($ateral !ile"

:alaupun sebenernya arsip diletakkan juga secara %ertical, tetapi peralatan ini

tetap saja disebut file lateral, karena letak map-mapnya menyamping laci. !engan

demikian file ini lebih menghemat tempat dibanding dengan file kabinet.

Penyimpanan arsip dalam laci akan lebih mempercepat penemuan daripada

penyimpanan dalam kotak karton dirak terbuka. !isamping itu file lateral tertutup dan

dapat dikunci, dan lagi pula bentuknya lebih ber%ariasi dibanding dengan rak terbuka.

*ile Lateral

%. Alat Penyimpanan Berat & Elektrik (P'er !ile"

:alaupun bukan model baru, penggunaan file elektrik berkembang pesat

diberbagai kantor. ;arga dari file ini lebih mahal dibandingkan file-file model lain.

!engan mempergunakan file-file ini, penggunaan tenaga manusia dalam pengurusan

6


7/23

arsip atau manajemen kearsipan dapat dikurangi. !an hal itu dapat menutupi besarnya

biaya yang dikeluarkan untuk membeli peralatan.Bila ingin mempergunakan file elektrik, faktor-faktor berikut sangat perlu

untuk dipertimbangkan (

a. 5pakah fondasi lantai cukup kuat untuk menampung berat dari file tersebut) b. Bila instalasi file jenis ini dibuat permanen, maka perlu pertimbangan akan

keperluan pengembangan ruangan yang cukup di masa depan.

c. 5pakah peralatan yang digerakkan dengan listrik tersebut dapat juga digerakkan

dengan tangan #tanpa listrik$)

d. 5pakah peralatan dan ruangan dapat melindungi dan mengamankan arsip-arsip

yang disimpan)

e. 5pakah ser%is dapat dilakukan dengan mudah dengan lokasi yang dekat)

*ile elektrik terdiri dari #tiga$ model dasar (- *ile kartu yaitu file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu atau formulir

dengan ukuran tertentu.

- *ile struktural yaitu file untuk semua jenis dan ukuran formulir atau arsip.

- *ile mobil #bergerak$, yaitu file yang dapat bergerak yang terletak diatas semacam

rel yang memudahkan gerakan kedepan dan kebelakang.

*ile kartu banyak dipergunakan untuk menyimpan informasi mengenai

langganan, misalnya kartu pasien dirumah sakit atau dokter praktek. +enaga listrik

dipergunakan untuk memutar tempat file hingga bagian file yang diinginkan dekat

kepada petugas sehingga mudah mencari arsip yang diperlukan.

*ile kartu elektrik

7


8/23

*ile struktural khusus dipergunakan untuk menyimpan semua jenis arsip, tidak

hanya satu bentuk arsip seperti pada file kartu. 'odel baru dari file jenis ini

dilengkapi semacam mata listrik, dan dengan menekan sebuah tombol, lokasi kotak

yang diinginkan dapat diketahui. Suatu alat penemuan kembali kemudian bekerja

menghubungi kotak penyimpanan dan mengirimkannya kepada petugas. *ile

struktural dibuat khusus untuk dipergunakan bagi keperluan-keperluan tertentu dari

kegiatan manajemen kearsipan.

*ile struktual

Untuk kelompok arsip yang sering diperlukan, dapat menggunakan file mobil

yang elektrik, sedang kelompok arsip-arsip lainnya cukup menggunakan file yang

digerakkan dengan tangan. *ile mobil dapat menghemat pemakaian ruangan. 'ereka

terletak diatas semacam rel yang memudahkan gerakan kedepan dan ke belakang,

sehingga dapat dibuat gang diantara #dua$ rak untuk tempat berdiri petugas yang

sedang mencari informasi.

). Alat Penyimpanan *nt+k ,'r-Pr'e//ing0

Peralatan untuk menyimpan media magnetic sangat ber%ariasi, hampir sama

juga dengan peralatan untuk arsip kertas.

8


9/23

*ile mobil elektrik

*loppy disk dan kartu magnetic sering disimpan didalam kotak yang dipesan

khusus dengan disain yang sesuai dengan kepeluan pada pabrik-pabrik peralatan pada

umumnya. Peralatan ini berada diatas meja para petugas operator pada "aktu

dipergunakan.

. Alat Penyimpanan *nt+k Meia K'mp+ter

5da #dua$ macam media informasi yang merupakan hasil dari pekerjaan

computer, yaitu media computer dan cetakan computer #print out$. 4umlah media

computer yang terus berkembang banyak disuatu pusat computer merupakan masalah

yang perlu diatasi oleh setiap badan. 'enghadapi begitu banyak media computer

yang perlu disimpan dan dapat dicari dengan cepat bilamana diperlukan, banyak badan yang mempergunakan peralatan rak mobil otomatis. !engan menekan suatu

tombol, seorang petugas dapat menggerakan sederekan rak yang berisi media

computer, sehingga diperoleh suatu gang diantara rak-rak untuk menemukan media

yang dicari. 'edia bersangkutan mempunyai nomor sebagai pengenal #identitas$.

8etakan komputer yang berukuran besar biasanya disimpan pada folder-folder

yang sesuai dan diletakkan didalam rak-rak almari. Untuk memperkecil rak, cetakan

komputer yang berukuran besar dapat difotokopi menjadi ukuran kecil, misalnya

ukuran kuarto.

2. Alat Penyimpanan Vi/ible

5lat penyimpanan jenis ini yang banyak dipergunakan adalah jenis

karde7.arde7 terbuat dari metal dalam bentuk almari kecil dengan laci-laci tipis

yang banyak. artu-kartu informasi dimasukkan dalam holder yang berada dalam

9


10/23

laci sedemikian sehingga pinggir ba"ah dari kartu dapat terlihat #%isible$. Pada

pinggir ba"ah tersebut dicantumkan kata tangkap informasi bersangkutan. !engan

menarik laci, informasi dapat dicari dengan cepat.

Penyimpanan %isible sering dipergunakan untuk informasi yang diperlukan

dengan cepat, misalnya untuk in%entaris, kartu penjualan dan pembelian, data

karya"an, dan lain-lain.

3. Perlengkapan Penyimpanan (!iling S+pplie/"

Selain peralatan utama untuk penyimpanan arsip perlu juga disediakan perlengkapan-

perlengkapan dalam penyimpanan arsip.

1. Penyekat

Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks yang

digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan. 5rsip ini umumnya dalam

bentuk kartu-kartu , sehingga tidak perlu dimasukkan dalam map. !an pada penyekat ini

ditempatkan label yang bersikan kata tangkap sebagai penunjuk #guide$ sesuai dengan

sistem penyimpanan yang dipergunakan. +ujuan dari penunjuk atau guide yang terdapat

pada penyekat adalah sama pada semua sistem, yaitu membimbing mata dalam

menemukan dan menyimpan dokumen. Penyekat tersedia dalam berbagai ukuran dan

bentuk, bahkan untuk sistem-sistem khusus seperti dokumen sidik jari, kartu-kartu rumah

sakit, dan file asuransi. Penyekat yang terbuat dari karton manila harganya tidak mahal

dan digunakan pada file transfer atau lainnya yang penggunaannya sedikit. +etapi

bilamana dokumen yang di file agak berat, maka hendaklah penyekat dibuat dari kayu

press. ayu atau pressboard tersebut cukup kaku dan tahan lama sebagai bahan penopang

pada laci folder biasa #bukan folder gantung$. Penyekat dibuat dengan tempat label #tab$

yang letaknya ber%ariasi untuk berbagai macam system penyimpanan. Pada kasus-kasus

tertentu tempat guide #tab$dibuat dari bahan yang sama seperti penyekat, dengan kata

tangkap tercetak atau dengan tempat untuk label, sedang lainnya terdapat tempat untuk

menyiapakan kata tangkap baik dengan atau tanpa sampul kertas plastic. +ab model sisip

#diselipkan$ dibuat dari bermacam jenis bahan dan ditempelkan pada penyekat dengan

berbagai cara. +ab-tab tersebut hendaklah dilengketkan dengan benar sehingga tidak

menggores atau melukai tangan petugas file atau kertas dokumen. 5da tab-tab yang

dipasang miring agar mudah kelihatan, bahkan ada tab yang kata tangkap labelnya besar-

besar.

10


11/23

#. Map (4'ler"

*older dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan. 4umlah dan jenis

dokumen yang di file, serta cara pemuatan didalamnya hendaknya dijadikan pedoman

dalam menentukan pilihan. *older karton manila dalam pemakaian biasa mempunyai

berat yang bermacam-macam. 5dalah mungkin memiliki folder tersebut dengan

pinggiran yang rata atau dengan tab diberbagai posisi. Bagian atas folder biasanya dibuat

kuat karena sering terjadi tarikan-tarikan. *older-folder biasanya berlipat dibagian ba"ahuntuk memungkinkan membesar. Sebagaimana perkembangan jumlah dokumen, lipatan

baru dapat dibuat sepanjang dasar folder agar dasar folder lebih besar.

*older gantung yang diletakkan menggantung pada tempat gantungan yang

terdapat pada kedua pinggir laci file biasa, menyimpan dokumen agar tetap bersih dan

rata, dapat dimuat banyak, dan tidak memerlukan penyekat sebagaimana pada folder

biasa #map letak$ yang hanya terletak berdiri pada lantai laci. Untuk file sistem rak

terbuka dipergunakan folder-folder dan guide-guide khusus yang biasanya mempunyai

tab #tonjolan$ yang terletak dipinggiran dan bukan seperti biasa terletak diatas.

%. Pen+n5+k (6+ie"

Penunjuk mempunyai fungsi ( sebagai tanda untuk membimbing dan melihat

cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file. Penunjukkan terdiri dari

11


12/23

tempat label #tab$ yang menjorok ke atas dibuat dalam berbagai bentuk, yang disebut

tonjolan.Bilamana tonjolan dibuat sepanjang seperlima dari panjang pinggiran atas, maka

disebut tonjolan penunjuk seperlima. 5kan disebut tonjolan penunjuk sepertiga bilamana

tonjolan menempati sepertiga dari panjang pinggiran atas, dan disebut tonjolan penunjuk

setengah bilamana tonjolan menempati separuh dari panjang pinggiran atas. Pinggiran

atas adalah pinggiran atas dari map atau penyekat.Letak tonjolan diberbagai tempat sepanjang pinggiran atas penyekat atau map

disebut posisi. Posisi-posisi ini disebut berdasarkan letak mereka dilihat dari kiri ke

kanan. +onjolan seperlima berada pada pinggir atas pinggir atas paling kiri disebut

tonjolan seperlima posisi pertama. Bilamana tonjolan sepertiga berada pada pinggir atas

tengah disebut tonjolan sepertiga posisi tengah. Penunjuk disebut berada pada


13/23

4udul yang terdapat pada tonjolan disebut dengan kata tangkap. Untuk membantu

kata tangkap baik berupa huruf abjad, nama maupun subjek haruslah dibuat sesingkat

mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat. Umumnya terdapat penunjuk

dengan kata tangkap tunggal dan pasangan.

Sebagaimana disebutkan pada istilahnya, kata-tangkap tunggal berarti bah"a

hanya terdapat satu huruf atau satu kombinasi huruf pada tiap tonjolan. !an disebut kata-

tangkap pasangan bilamana kata-tangkap tersebut menunjuk pengertian mulai huruf ini

sampai dengan huruf itu atau mulai kata ini sampai dengan kata itu.

Pada kata tangkap pasangan, kata-tangkap tidak hanya menunjuk dari mana file

dimulai, tetapi juga sampai dimana file berakhir.

adang-kadang kata tangkap pasangan ditulis pada satu baris dengan dipisahkan

oleh strip-datar #hyphen$, seperti misalnya 5-5L, 5L>-5LL,. 5dakalanya ditulis satu

diatas dan satunya diba"ah.ata tangkap tunggal mempunyai keuntungan mudah

diperluas, karena tambahan penunjuk dapat disisipkan disembarang tempat dimana

subdi%isi mungkin dipergunakan. ata-tangkap tunggal juga mudah dibaca dan sering

mudah diperluas dengan huruf pasangan #berangkai$ pada tonjolan.ata-tangkap pasangan mempunyai keuntungan dapat memperlihatkan

keseluruhan abjad yang dicakup oleh penunjuk. Pada kata-tangkap tunggal petugas harus

melihat penunjuk yang satu dan berikutnya untuk memastikan folder apa yang berada

diantaranya.

Laci file %ertical yang biasa #standar$ yang berukuran dalam kira-kira 1 inci,

mempunyai kapasitas maksimum 0.666 lembar kertas dokumen, termasuk penunjuk dan

folder-folder yang perlu. +etapi kapasitas tersebut tidak perlu dicapai di dalam praktek.

Untuk memperoleh efisiensi, kapasitas maksimum sebaiknya /.666 lembar. 4umlah yang

umum dari penunjuk didalam sebuah laci file sebaiknya berada antara 6 dan /6 buah.

;al ini akan membuat distribusi surat yang layak, dan alat-alat penopang. ebutuhan-

kebutuhan kantor dengan sendirinya menentukan jumlah penunjuk yang dipergunakan.

ata tangkap mungkin dibuat dikantor bersangkutan, atau penunjuk alfabetis tercetak

dapat diperoleh dengan pembelian. Penunjuk-penunjuk tercetak ini dibuat dalam berbagai

huruf dari alphabet dari suatu set 0 penunjuk untuk kantor kecil sampai suatu set dari

66.666 penunjuk untuk kantor-kantor besar.

13


14/23

ata tangkap

. Perlengkapan $ain

Perlengkapan lainnya diantaranya adalah label, yaitu sejenis stiker yang dipakaiuntuk membuat kode kemudian stiker itu ditempelkan pada bagian-bagian tertentu.

2. Alat Bant+ Kear/ipan

Label-label untuk laci, penyekat, dan folder tersedia dalam berbagai model.

'ereka tersedia dalam bentuk tercetak atau kosong, sudah dengan lem dan tidak.

Bermacam "arna tersedia untuk keperluan penggolongan dan pengelompokkan.Untuk

memudahkan persiapan, label-label tersebut digulung dalam bentuk rol didalam bungkus

khusus yang sesuai dengan rol mesin tulis.

Sesudah diketik, label-label tersebut tinggal diputus-putus sesuai dengan garis

putus yang ada. Sebagai tambahan "arna label, dibuatkan tanda-tanda ber"arna yang

dapat ditempatkan didalam berbagai posisi sebagai pembimbing mata kepada informasi-

informasi yang tepat. 'ereka mungkin tersedia dalam bentuk yang tetap atau dapat

diubah-ubah terbuat dari kertas, plastic atau metal.

14


15/23

Bilamana diperlukan pengamanan dokumen, maka berbagai jenis alat pengikat

mengelompokkan dokumen secara kompak dan menghindarkan goresan atau karat yang

umumnya dibuat oleh jepitan kertas, stapler, atau jenis pengikat biasa lainnya.Seandainya

diperlukan formulir yang tercetak, baik itu yang sudah standar seperti lembar penunjuk

silang maupun lain situasi-situasi khusus, telah tersedia atau dibuat khusus oleh

perusahaan-perusahaan peralatan filing.

+ak terhingga banyaknya perlengkapan yang disediakan untuk memperingan

pekerjaan-pekerjaan filing seperti ( kursi sandar untuk mengurangi kelelahan pada "aktu

memfile dilaci terba"ah? papan yang dapat digeser kesamping laci sebagai tempat

menaruh dokumen-dokumen sebelum difile di laci? bermacam-macam peralatan sortir

untuk mempercepat pengelompokkan pertama bahan-bahan sebelum penyimpanan

sesungguhnya? berbagai jenis talam dan standar.Perusahaan-perusahaan peralatan filing memiliki keterampilan, pengetahuan,

peralatan, dan keinginan untuk membantu. 'ereka akan bersenang hati menerima

pertanyaan-pertanyaan yang memerlukan saran-saran mereka, "alaupun perusahaan

bersangkutan bukan merupakan penjual langsung. !isarankan agar mempunyai

sedikitnya satu almari arsip diruang-ruang perkantoran.

2. 5lat Sortir

5lat sortir adalah yang digunakan memisahkan surat@"arkat yang diterima, diprosesdikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing. 5lat sortir mempunyai beragam

bentuk dan bahan. 5da yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya.

3. Ardner

15


16/23

Ardner adalah map besar dengan ukuran punggung 0 cm yang didalamnya terdapat besi

penjepit. 5rsip akan disimpan didalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan

menggunakan perforator.

Ardner terbuat dari karton yang sangat tebal sehinggga cukup kuat jika diletakkan secara

lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ardner dapat memuat kurang lebih 066 lembar

arsip@surat.

7. 8+ang Ar/ip

&uang tempat penyimpanan arsip hendaklah selalu dalam keadaan bersih dan

kering agar arsip dapat aman dari berbagai jenis akibat kerusakan.Pengamanan #konser%asi$ arsip dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu

pencegahan sebelum terjadi kerusakaan #pre%enti%e$ dan perbaikan sesudah kerusakan

terjadi #restoration$.

!asar pikiran dari pencegahan adalah menciptakan lingkungan dimana musuh-

musuh bahan arsip seperti kutu buku, rayap, serangga, jamur, cahaya matahari, dan lain-

lain tidak dapat secara leluasa merusak fisik arsip.

Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperature, kelembaban udara,

polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya matahari, pengaturan penerangan

buatan #lampu$, pemeliharaan ruangan, dan fumigasi.Untuk restorasi arsip, dilakuakn

dengan berbagai jenis obat dan dilaminasi.Pengaturan udara ruang arsip yang terbaik adalah menggunakan 58 #air

conditioner $. 58 memang memerlukan biaya tinggi, tetapi bisnis yang berkembang pesat

de"asa ini sudah umum mempergunakan 58, dan mungkin saja bias menjalar masuk ke

ruang arsip.

+emperature ruang arsip yang ideal adalah antara 16 - 20 * dengan kelembaban

relati%e antara 06 C 16 D.

+empat arsip #almari arsip, rak, dan lain-lain$ yang berada bersama-sama dalam

satu ruangan dengan para karya"an sering kali sudah tertata dengan rapi, terutama

tempat arsip yang berada pada para sekretaris pribadi. +empat arsip pada front office

diberbagai kantor seperti pada bank, asuransi, hotel, dan lain-lain pun kebanyakan sudah

ditata dengan rapi dan menarik.

+etapi kebanyakan arsip pada bagian-bagian #desentralisasi$ di perkantoran masih

juga belum tertata rapi dan menariik. 5rsip-arsip disimpan didalam map-map ordner yang

disusun dirak-rak yang mencerminkan kesemra"utan dalam sistem penyimpanan dan

tidak pernah mendapat sentuhan seleksi antara arsip yang masih aktif dipergunakan dan

16


17/23

arsip yang sudah boleh dipindahkan ketempat lain sebagai arsip inaktif. 5rsip-arsip claim

dan kanasemen diperusahaan-perusahaan pelayaran sering bertambah banyak dari hari

kehari tanpa adanya perhatian untuk melaksanakan seleksi untuk keperluan pemindahan

arsip yang sudah inaktif.

Lain lagi dengan arsip cek bekas yang disimpan di bank-bank. 8ek bekas tersebut

ditempelkan pada halaman kasstukken-kasstukken #semacam buku berukuran besar

seperti halaman oran$ yang disusun secara kronologis #menurut urutan "aktu$. arena

berkembangnya jumlah cek bekas demikian pesat, maka masalah mencari kembali

#retrie%al$ menjadi sukar, terutama disebabkan oleh sistem penyimpanan kronologis yang

dipergunakan. !an ironisnya, cek bekas tersebut sesuai peraturan harus disimpan di file

inaktif sampai 0 tahun. Suatu penyimpanan yang hampir tidak mungkin dapat

ditemukan kembali, kendati dalam "aktu pencarian yang lama sekalipun.Untuk file inaktif dapat digunakan peralatan sederhana yaitu dalam boks-boks

yang ber%entilasi #lubang$ dan disusun dirak-rak almari terbuka.

&ak arsip inaktif

17


18/23

E. PE8S9NA$IA

Personil yang diperlukan untuk kegiatan manajemen kearsipan dipengaruhi oleh dua

faktor yaitu(

. Bentuk organisasi yang dipergunakan

. Besar kecilnya ukuran organisasi.

Pengorganisasian yang berdasarkan asas sentralisasi menghendaki personil

yang bekerja khusus untuk perkerjaan kearsipan saja, sedangkan pada asas

desentralisasi personil dapat melakukan pekerjaan lain disamping mengerjakan juga

pekerjaan kearsipan. ;al tersebut dalam contoh yangn nyata dapat kita lihat pada

petugas-petugas di pusat arsip suatu kantor dan sekertaris atau karya"an lain pada

tiap-tiap unit kerja desentralisasi.

Sebagaimana pernah dibahas sebelumnya bah"a kebanyakan kantor-kantor

#organisasi$ yang besar mempergunakan asas kombinasi desentralisasi sentralisasi

arsip. 'aksudnya adalah bah"a selama arsip masih aktif dipergunakan #disebut arsip

aktif$, maka arsip-arsip tersebut dikelola dan disimpan pada masing-masing unit kerja

yang berkepentingan dengan arsip bersangkutan. !an bila arsip sudah kurang banyak

dipergunakan #disebut arsip inaktif$, maka arsip-arsip tersebut dipindahkan ke pusat

arsip, yang biasanya berada diba"ah kesekretariat atau tata usaha pusat.

!ibandingkan dengan desentralisasi arsip, pada sentralisasi arsip dipergunakan

lebih banyak personil untuk mengerjakan pekerjaan manajemen kearsipan untuk

seantero kantor #organisasi$. Lama kelamaan personil ahli dan spesialis bidang

kearsipan yang dipekerjakan akan menimbulkan biaya tinggi.Pada organisasi kecil biasanya menganut asas sentralisasi arsip, pengelolaan

manajemen kearsipannya diba"ah tanggung ja"ab manajer administrasi kantor.

+etapi pelaksaan kegiatan sehari-sehari dikerjakan oleh seorang karya"an, biasanya

penanggung ja"ab penyimpanan #file clerk$. Semakin organisasi berkembang

menjadi besar, maka spesialisasi personil semakin diperlukan. +anggung ja"b

program memang masih berada pada manajer administrasi kantor, tetapi pelaksanaan

pekerjaan sehari-hari berada diba"ah tangguung ja"ab penga"as #file super%isor$,

dibantu oleh penanggung ja"ab penyimpaanan, penanggung ja"ab layanan, dan

personil-personil biasa. Penanggung ja"ab penyimpanan bertanggung ja"ab terhadap

masalah penyimpanan dan pencarian arsip. Penanggung ja"ab penyimpanan

melayani permintaan pelayanan arsip. Penanggung ja"ab pelayanan juga

18


19/23

bertanggung ja"ab terhadap pengembalian arsip. Personil biasa bertugas mengambil

arsip dan mengembalikannya ketempat penyimpanan.Pada organisasi yang sangat besar, terdapat seorang manajer arsip sebagai

pengganti manajer administrasi kantor, yang bertanggung ja"ab atas keseluruhan

pekerjaan manajemen arsip, sedangkan aspek teknisnya dipegang oleh masing-

masing penanggung ja"ab.

Untuk organisasi yang mengembangkan sistem pengolahan data #elektronik$

personil manajemen kearsipannya berkembang menjadi dekat dan intim dengan

pengolahan data dan jenis pekerjaan-pekerjaan otomatisasi #misalnya computer$,

terutama bilamana peralatan tersebut dipergunakan untuk pencarian informasi.

Perlindungan dan penyimpanan informasi yang direkam pada berbagai jenis peralatan

media magnetis yang dipergunakan dalam sistem pengolahan data #elektronik$

disuatu kantor adalah termasuk dalam penanggungja"ab kegiatan manajemen

kearsiapan.

!. KA8T* T*N:*K SI$AN6

Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu

indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. artu tunjuk silang adalah

petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan

tempat #map$ dari suatu dokumen@arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. artu

tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran ,0 7 2,0 cm. 4ika suatu arsip mempunyai

lebih dari satu judul@caption@nama.

4oko "idodo sering dipanggil dengan 4oko"i. edua nama tersebut sama-sama populer,

maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya

Lim liem tek menjadi ;alim +edy. Surat-surat lim lim tek tidak dipindahkan ke surat-

surat ;alim +edy. ;al ini dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.

Indeks bagian atas ( Lim, Lim +ek

Indeks bagian ba"ah ( +ed, ;alim

ode ( +e

19


20/23

6. $EMBA8 PIN:AM A8SIP

Lembar pinjam arsip #out slip$ adalah lembaran@formulir yang digunakan untuk mencatat

setiap peminjaman arsip. 5dapun keguanaan dari lembar pinjam arsip antara lain sebagai

berikut (

. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip

. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas "aktu pengembalian arsip yang

dipinjam.

. Sebagai tanda bah"a arsip tersebut sedang dipinjam

/. 'encegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjam yang tidak dikembalikan.

0. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap, antara lain sebgai berikut (

. Lembar ke untuk ditempatkan pada tepat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai

tanda bah"a arsip tersebut sedang dipinjam

. Lembar ke untuk peminjam arsip sebagi bukti peminjaman.

. Lembar ke untuk petugas arsip #arsiparis$ yang disimpan pada tickler file sebagai bahan

ingatan.

H. MAP PEN66ANTI (9*T !9$7E8"

4ika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan

seluruhnya surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti #out folder$dan

menempatkannya di tempat map yang telah dipinjam.

I. KA8T* IN7EKS

artu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip@ "arkat yang disimpan,

gunanya sebagai alat bantu untuk meneukan arsip. artu indekss dapat dibuat dengan

ukuran ,0 7 2,0 cm. artu indeks mencatat tentang (

20


21/23

4udul@ caption

Eomor surat

;al surat

+anggal surat

ode surat

ode kartu indeks

BAB III

Pen+t+p

A. Ke/imp+lan

Penyelenggaraan kegiatan kearsipan suatu kantor tidak akan nerjalan dengan baik apabila

tidak didukung sarana yang memadai. sarana penanataan arsip adalah

peralatan@perlengkapan yang di pergunakan dalam menata atau menyimpan arsip. !alam

pengadaan sarana penataan arsip hendaklah di perhatikan benar bah"a peralatan yang di

pilih dapat memenuhi kenutuhan yang diinginkan. Setiap perusahaan yang baik selalu

memperhatikan kerapihan arsip, sebagai asset perusahaan. !ata atau arsip-arsip yang

dimiliki perusahaan merupakan document yang menjadi kekayaan perusahaan karena itu

arsip-arsip tersebut harus di jaga dan dilindungi secara baik oleh perusahaan. 5rsip-arsip

tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu system yang memudahkan

dalam penyimpanan dan menemukan kembali. egiatan penyimpanantersebutmembutuhkan perlengkapan dan peralatan arsip yang cukup dari segi jumlah

kualitas yang baik pula. ;al ini penting agar arsip-arsip tersebut terlindungi dari bahaya

yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip, seperti bahaya banjir,kebakaran,

pencurian, dan sebagainya.

21


22/23

B. Saran

!alam memilih bahan dan alat kearsipan harus memenuhi kriteria sebagai berikut (

. Sesuai dengan ruang lingkup organisasi?. Sesuai dengan luas ruangan yang tersedia?

. Sesuai dengan bentuk dan ukuran arsip?

/. !apat menjamin keselamatan fisik arsip.!isetiap kantor tentu saja perlengkapan dan peralatan yang digunakanbermacam-macam

sehingga semakin besar kantor dan arsip yang dikelola,maka semakin banyak dan

beragam pula peralatan yang digunakan.

7a4tar p+/taka

Fulkifli 5msyah, 'anajemen earsipan. P+ Gramedia Pustaka Utama. 660. 4akarta.

5gus Sugiarto,Spd. +eguh :ahyono,Skom. 'anajemen earsipan 'odern. Penerbit Ga%a

'edia. 660. 4akarta.

5nggra"ati, !e"i 66. 'engelola Sistem earsipan Smk. Bandung. Penerbit 5&'I8A

Bandung.

>ndang &, Sri dkk 66H, 'odul 'engelola dan 'enjaga Sistem earsipan untuk S' dan

'ak, 4akarta ( >rlangga.

""".google.com.

22


23/23

23

Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp

Documents

Transcript of Peralatan Dan Perlengkapan Arsipp